Upload
others
View
31
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
AUDIT PENGURUSAN PEMANTAUAN KEHADIRAN STAF
Hasil Pemerhatian Dan Cadangan Tindakan
Oleh : Bahagian Audit Dalam21 Disember 2017
PERATURAN YANG BERKAITAN
Surat Pekeliling Am Bil.1
Tahun 2004,
Penggunaan Sistem
Perakam Waktu
Elektronik di Agensi-
Agensi Kerajaan yang
dibaca bersama
Pekeliling Am Bil 11
tahun 1981 (Penggunaan
Kad Perakam Waktu).
Pekeliling Pendaftar Bil
1 Tahun 2005
Pengendalian &
Pengurusan kes-kes
ketidakhadiran
Surat Pekeliling Pejabat
Pendaftar UPM/PEND-
3.10 Bertarikh 3 Jul
2007 Merakam
Kehadiran ke Pejabat
Surat Pejabat
Pendaftar Bertarikh 15
Dis 2011
Panduan Mengurus
Staf Tidak Hadir
Bertugas Tanpa Cuti @
terlebih dahulu
mendapat kebenaran
Pekeliling Perkhidmatan
UPM Bil 1 Tahun 2012,
Pengendalian Dan
Pengurusan Kes-Kes
Ketidakhadiran Bertugas
Pegawai UPM.
Kit Panduan
Mengguruskan Staf
Tidak Hadir Bertugas
Tanpa Cuti Atau Tanpa
Terlebih Dahulu
Mendapat KebenaranKemaskini tahun 2013
Peraturan 21 (1), Jadual
Kedua, Peraturan 26,
Akta Badan Berkanun
(Tatatertib dan Surcaj)
2000 , Akta 605.
36 SAMPEL PTJ YANG DIPILIH
1 Bahagian Hal Ehwal Pelajar
2 Bahagian Kaunseling UPM
3 Bahagian Kemasukan Dan Bahagian Urus Tadbir Akademik
4 Bahagian Keselamatan Universiti
5 Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi
6 Fakulti Bioteknologi Dan Sains Biomolekul
7 Fakulti Ekologi Manusia
8 Fakulti Ekonomi & Pengurusan
9 Fakulti Kejuruteraan
10 Fakulti Pengajian Alam sekitar
11 Fakulti Pengajian Pendidikan
12 Fakulti Perhutanan
13 Fakulti Pertanian
14 Fakulti Perubatan Dan Sains Kesihatan
15 Fakulti Perubatan Veterinar
16 Fakulti Rekabentuk & Senibina
17 Fakulti Sains
18 Fakulti Sains & Teknologi Makanan
19 Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat
20 Kolej Kesepuluh
21 Pejabat Bursar
22 Pejabat Naib Canselor
23 Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Aset
24 Pejabat Pendaftar
25 Pejabat Pengurusan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan
26 Pejabat Strategi Korporat & Komunikasi (CosComm)
27 Penerbit
28 Perpustakaan Abdul Samad
29Pusat Kebudayaan Dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz
Shah
30 Pusat Kesihatan
31 Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa
32 Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi
33 Pusat Sukan
34 Pusat Transformasi Komuniti Universiti (UCTC)
35 Sekolah Pengajian Siswazah
36 Taman Pertanian Universiti
Bilangan PTJ Staf Pelaksana
Staf Pengurusan dan
Profesional Bukan
Akademik
Staf Pengurusan dan
Profesional Akademik
36 168 59 75
HASIL SEMAKAN KE ATAS 302 SAMPEL STAF
BIL RINGKASAN PEMERHATIAN PTJ STAF HARI
1
PTJ tidak memantau dengan teratur menyebabkan tidak dapat memberi
justifikasi terus mengenai ketidakhadiran staf semasa semakan di PTJ
dilakukan.
32 196 4,524
2
Staf didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti / tanpa mendapat
kebenaran terlebih dahulu/ tanpa sebab yang munasabah dan boleh
diambil tindakan mengikut perkara 26 Akta 605.
28 140 4,425
3Staf yang lewat hadir ke pejabat tanpa justifikasi dan boleh diambil
tindakan tatatertib mengikut para 2.5 pekeliling 1981.32 87 6,424
4
PTJ membuat semakan dan mengambil tindakan melucut hak
emolumen ke atas staf yang didapati tidak hadir tanpa cuti/justifikasi
selepas laporan awal diedarkan oleh Audit Dalam.
4 8 100
Pemerhatian
Ke atas 302
Sampel Staf
Staf didapati tiada
isu ketidakhadiran
PTJ tiada isu
ketidakhadiran
Staf didapati mempunyai hari
yang tidak hadir tanpa dokumen
sokongan dan penjelasan
semasa semakan kerana PTJ
tidak membuat pemantauan
4 106
196• 56 staf mempunyai justifikasi ketidakhadiran dan
disahkan oleh Ketua Jabatan/ disokong oleh
dokumen;
• 8 orang staf (daripada status selesai) telah
dikenakan tindakan lucut emolumen dengan
jumlah hari ketidakhadiran 100hari.
• 140 staf dengan jumlah keseluruhan hari yang
tidak hadir 4,425 hari tanpa penjelasan yang
munasabah/ dokumen sokongan.
Peraturan 26 (Bahagian III Ketidakhadiran Tanpa
Cuti ) Akta 605 :- (1)
Jika seseorang pegawai didapati bersalah kerana
tidak hadir untuk bertugas tanpa cuti atau terlebih
dahulu mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang
munasabah, dia tidak berhak kepada apa-apa
emolumen bagi tempoh ketidakhadirannya dan
segala emolumen sedemikian hendaklah disifatkan
telah terlucut hak walaupun Jawatankuasa Tatatertib
yang berkenaan tidak mengarahkan pelucuthakan
itu. (3) Pelucuthakan emolumen oleh subperaturan
(1) bukanlah suatu hukuman tatertib.
PELUCUTHAKAN EMOLUMEN
2
1KEPUTUSAN MESYUARAT JAWATANKUASA
PENGURUSAN UNIVERSITI 622 & 623
3
Universiti akan melaksanakan
Mengeluarkan teguran
melalui pekeliling kepada
semua warga UPM.
Menyediakan dan
mengemaskini polisi
melibatkan kehadiran &
ketidakhadiran staf
Semua pegawai perlu
merakam kehadiran melalui
system perakam waktu serta
memberi kenyataan
sebagaimana yang
diperlukan sekiranya terdapat
perkara yang tidak
membenarkan pegawai
berbuat demikian
Bahagian Audit Dalam
membuat susulan ke atas
tindakan yang telah diambil
oleh PTJ dan melaporkan
hasil semakan di mesyuarat
pertama tahun 2018.
Bersetuju Laporan Statistik
Kehadiran (tidak termasuk 302
staf yang telah dipilih sebagai
sampel) ke semua PTJ untuk
semakan dan memberi
maklumbalas hasil semakan dan
tindakan yang akan diambil
selewat-lewatnya pada 31
Januari 2018
Memandang serius hasil
pengauditan yang dibentangkan dan
bersetuju ianya perlu diambil
tindakan pembetulan dengan
segera. Jawatankuasa juga
mengkaitkan hasil pemerhatian
dengan kes-kes tatatertib yang telah
dibawa ke Jawatankausa Tatatertib
yang mana tempoh mengetahui
ketidakhadiran staf adalah lewat.
2
1KEPUTUSAN MESYUARAT
JAWATANKUASA AUDIT
PADA
24 NOV 2017
3
HASIL PERBINCANGAN
DENGAN YBHG DATIN
PADUKA NAIB CANSELOR
PADA 19 DISEMBER 2017
YBhg. Datin Paduka Naib Canselor Bersetuju Supaya PTJ Memberi
Maklumbalas Segera Selewat-lewatnya Pada 3 Januari 2018 Untuk
Dibentangkan Di Mesyuarat Pegawai Kanan.
LAPORAN STATISTIK KEHADIRAN BULANAN
KAEDAH SEMAKAN
Telah berpindah PTJ Nov 2016
Meletak Jawatan Tahun 2000
Tamat Kontrak Sept 2015
Pelajar PraktikalMeletak Jawatan Tahun 2004
Meletak Jawatan Tahun 2012
Telah berpindah PTJ Tahun 2015
Staf Audit Dalam Bertukar ke
Fakulti Sains & Maklumat Boleh di
akses di PTJ tersebut
KEHADIRAN LEWAT
Tatacara Pemantauan Kelewatan Staf dan Tindakan Mengikut para
2.5 SPA Bil 11/1981
Bil Catatan merahTindakan yang perlu diambil
Tukar warna kad Amaran/penjelasan
13 kali dalam bulan yang sama Bulan seterusnya ditukar ke
kad hijau
Staf diminta memberi penjelasan dan
diberikan amaran
2
2 kali merah dalam bulan
berikutnya Kekal warna hijau
Staf diminta memberi penjelasan dan
diberikan amaran
3
2 kali merah dalam bulan
berikutnya Tukar ke merah Staf diminta memberi penjelasan
41 kali merah di atas kad
merah
Tindakan tatatertib mengikut
Akta 605 -
TINDAKAN KEHADIRAN LEWAT
JUMLAH HARI KELEWATAN/BULAN
Terima Kasih | Thank You
Q & A