AUDITORIA EXTERNA 3M COLOMBIA

CREADO POR:

ROGERS ANDRES ANGULO ARGUELLO LINA MARCELA CARDONA DAVILA

PROFESOR: NELSON ESPINEL

FACULTAD DE CONTADURIA PBLICA NOCTURNO GRUPO I AULA L 401 BOGOTA D.C. Mayo DE 2011

CARTA PROPUESTAMayo de 2011

ANA MARIA NOREA. GERENTE GENERAL 3M COLOMBIA

Agradecemos la distincin que nos han conferido al solicitar nuestros servicios, nos permitimos someter a su consideracin la propuesta de servicios profesionales para llevar a cabo la auditora externa de las cuenta por cobrar, por la empresa 3M Colombia por el periodo 2011 Estamos convencidos de que las Compaas requieren una firma de especialistas en el apoyo de su desarrollo, que trabaje en equipo con sus clientes y que ofrezca valor agregado a sus servicios. Nuestra misin es contribuir a la excelencia de nuestros clientes y de nuestro personal apoyndolos a aumentar continuamente su capacidad para agregar valor a s mismas y a su entorno. En Consulting Acount ofrecemos a nuestros clientes no slo servicios profesionales, sino tambin de consultora empresarial de la ms alta calidad. Nuestro equipo de profesionales comparte una filosofa comn que nos distingue. Constantemente ofrecemos ideas creativas y soluciones innovadoras, y nuestro compromiso con nuestros clientes es el de estar siempre presentes cuando se nos necesite, para lo cual hemos asignado un equipo de trabajo con amplia experiencia. Nuestro examen se llevar a cabo bajo la ms estricta confidencialidad. Al mismo tiempo estaremos atentos para detectar oportunidades que beneficien a la Compaa, y ofrecer recomendaciones tiles y oportunas a su negocio. Esperamos que la presente propuesta cumpla con los objetivos que ustedes han fijado para sus Compaas. Estamos a sus rdenes para aclarar cualquier duda que pudiera existir en torno a esta propuesta. Atentamente,

Rogers Andrs Angulo Arguello Lina Marcela Cardona Dvila

ANTECEDENTES Nuestra Firma ofrece servicios de apoyo en el desarrollo de las organizaciones no gubernamentales de la sociedad civil. Enfocamos nuestros servicios para ayudarlos a que ustedes puedan concentrar su potencial en la mejor administracin y desarrollo del negocio, para concretar sus expectativas con un adecuado respaldo en materia de asesora de negocios. Nuestra misin es, simplemente, apoyar a otras organizaciones a aumentar continuamente su capacidad para agregar valor a s mismas y a su entorno. 1.- Ofrecemos nuestros servicios a las organizaciones no gubernamentales de la sociedad (ONGs); es decir, organizaciones no lucrativas que principalmente apoyan a sectores desprotegidos o promueven y defienden los derechos de individuos, grupos o de la sociedad en su conjunto. Para todos. 2.- Enfatizamos intervenciones de consultora que aumentan la efectividad de la organizacin al aumentar la efectividad de las personas y grupos que trabajan en ella, con frecuencia pero no necesariamente a travs del uso de tecnologa informtica. Estas intervenciones suelen etiquetarse bajo los rubros de organizacional development, human capital development y similares. Favorecemos tambin intervenciones que promueven organizaciones aprendientes (OA) que administran el conocimiento, cuando stas estn dirigidas a incrementar el valor y desarrollo del capital humano. 3.- El respeto por el valor de las personas se manifiesta en enfatizar, aunque no exclusivamente, un tipo de consultora que Schein denomina process consultation, con referencia a los procesos humanos de las organizaciones. Somos una organizacin aprendiente que administra su conocimiento y cuenta con sucursales en 6 pases y ms de 30 ciudades diferentes.

ALCANCE DE NUESTRA AUDITORIA Nuestro examen se efectuar de conformidad con las normas de auditora generalmente aceptadas emitidas por Colombia y en consecuencia, incluir todas las pruebas que juzguemos oportunas en vista de las circunstancias. Dichas

pruebas son de carcter selectivo y no necesariamente servirn para detectar todas las irregularidades que pudieran existir en las Compaas sin embargo, tendramos en mente esa posibilidad, que de presentarse las haramos de su conocimiento inmediatamente. Nuestra opinin con respecto a los estados financieros en su conjunto, se emitir con plena independencia de las Compaas y ser el resultado de la aplicacin de las normas de auditora antes mencionadas

METODOLOGA DEL TRABAJO El trabajo se llevara a cabo de acuerdo al siguiente programa: a) Debido a que requerimos la informacin del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010 e inclusive parte del ejercicio 2009, es necesario que los libros oficiales de contabilidad se encuentren debidamente actualizados (siendo que la informacin se procesa por medio de sistemas electrnicos de datos es necesario que se encuentre capturada e impresa y pasada a libros oficiales) b) El trabajo a desarrollar y el tiempo a emplear por personal de esta Firma, depender en forma primordial y definitiva de la cooperacin que tengamos por parte del personal encargado de la contabilidad de la Compaa y de su direccin, incluyendo la localizacin de comprobantes y la preparacin de algunos anlisis y cdulas analticas que estimamos no justifiquen inversin de tiempo por nuestra parte. En su oportunidad, fijaramos de comn acuerdo la forma y plazos en que nos seran proporcionados los datos e informes necesarios para el desarrollo de nuestro trabajo profesional, con el propsito de estar en condiciones de entregar nuestro informe con la mayor oportunidad. c) Contando con los elementos anteriores, nuestras visitas se llevarn a cabo en el siguientes orden: Visita Preliminar

Visita Final

Se llevar a cabo en el mes de Se llevar a cabo en el mes de agosto del 2009, fecha en la que febrero del 2011, fecha en la que consideramos ya se tendr la consideramos ya se tendr la balanza definitiva al 31 de julio balanza definitiva del ejercicio 2010. 2010, debidamente depurada y nuestros "Requisitos Mnimos De

Informacin" satisfechos.

INFORMES Como resultado de nuestra revisin se entregara la siguiente informacin de las Compaas del Grupo: a) Un cuaderno en el nmero de ejemplares que el Grupo solicite, y que contendr: I. Dictamen de Contador Pblico. II. Estados Financieros bsicos de la Compaa (responsabilidad de la administracin del Grupo cliente,) que se identifican como sigue:

-Estado de Situacin Financiera -Estado de Resultados -Estado de Cambios en la Situacin Financiera -Estado de Variaciones en las Cuentas de Inversin de los Accionistas -Notas a los Estados FinancierosIII.

Disco magntico que contendr el Dictamen Fiscal (responsabilidad de la administracin del Grupo cliente,) presentado va internet, ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y su impresin.

Una carta de observaciones y sugerencias para el mejoramiento de los procedimientos de contabilidad, impuestos fiscales federales y controles internos establecidos.

INFORMES A PRESENTAR La empresa Nombre de la empresa visitada. Obtendr de nuestra firma, derivados de nuestro servicio profesional, los siguientes documentos: Carta de sugerencias y recomendaciones.- Consideramos de vital importancia presentar este informe, ya que es la conclusin de nuestro

trabajo donde emitiremos nuestros comentarios en relacin a las observaciones encontradas en cuanto a omisiones de cuotas. NUESTRO EQUIPO DE TRABAJO El equipo de asesores que hemos seleccionado para su Compaa incluye profesionales con amplia experiencia para brindarles el mejor servicio.

Lina marcela Cardona Contador Publico Rogers Andrs Angulo Contador Publico

HONORARIOS Por el servicio de auditora financiera-fiscal de las sociedades, nuestros honorarios profesionales ascenderan a: Por el servicio de auditora financiera-fiscal, de las Compaas, nuestros honorarios profesionales ascendern a $5.000.000 (cinco millones de pesos.) ms impuesto al valor agregado, pagaderos en tres pagos iguales, el primer pago a la aceptacin de la presente, el segundo pago en diciembre de 2010 y el ultimo pago a la entrega de los dictmenes financieros, todos estos al inicio de cada mes. Cabe sealar que los honorarios no incluyen los gastos generados por transportes, hospedaje y alimentacin, los cuales seran cubiertos por las Compaas. Nuestros honorarios tuvieron un incremento del 11% y estn basados en el incremento del volumen de operaciones con relacin al ejercicio anterior y al actual de cada una de las Compaas.

ATENTAMENTE

CONSULTING ACOUNT

ACEPTACIN NOMBRE: FIRMA: FECHA:

OBJETIVO SOCIAL 3M3M es una compaa donde la ciencia tiene un papel fundamental. Produce miles de productos innovadores, y son lderes en mercado de: Salud, Seguridad Vial, Productos de Oficina, Abrasivos y Adhesivos. El xito de la compaa se apoya en la habilidad de combinar la tecnologa, para satisfacer las necesidades de los clientes, sin olvidar el capital humano.

MISION3M Colombia es una empresa centrada en el cliente y nuestra misin es agregar valor a sus negocios, a travs de un profundo conocimiento de los procesos, problemas y necesidades.

VISIONLa visin es ser reconocidos como parte integral de nuestra organizacin en la consecucin de sus objetivos y mediante el liderazgo en la orientacin y administracin del talento humano, proporcionando las ms vanguardistas tcnicas y los servicios necesarios para lograr los ms altos estndares de calidad de vida y productividad.

CONSTITUCINLa Minnesota Mining and Manufacturing Co. se funda en 1902 en la cuidad de Two Harbors, Minnesota, EEUU. Al descubrir que los depsitos minerales de la compaa resultaron de poco valor, los fundadores de la 3M deciden no darse por vencidos y se centraron en la produccin de papel de lija, el negocio ms antiguo de la compaa. En la actualidad, 3M cuenta con ms de 70 mil empleados, ms de la mitad trabajando en nuestras 62 subsidiarias y 80 Centros de Investigacin alrededor del mundo. Gracias a ello, 3M avanza hacia un nuevo siglo de innovacin. Subsidiaria de Colombia NIT: 860.002.693-3 Naturaleza Jurdica: Persona Jurdica

PRESUPUESTO1. Presupuesto de ventas Enero Unidades Precio de venta TOTAL 100 20 2000 febrero 110 20 2200 marzo 121 20 2420 Abril 133 20 2662

Nota: las ventas empiezan en 100 unidades en enero y luego van aumentando en un 10%. 2. Presupuesto de cobros (de cuentas por cobrar) Enero Contado (60%) Crdito (40%) TOTAL 1200 1200 febrero 1320 800 2120 marzo 1452 880 2332 Abril 1597.2 968 2565.2

Nota: de las ventas de US$2 000 hechas en enero, cobramos US$1 200 (60%) al contado, y US$800 (40%) al mes siguiente (crdito a 30 das); lo mismo para los dems meses. 3. Presupuesto de compras Enero Unidades Precio de compra TOTAL 100 14 1400 febrero 110 14 1540 marzo 121 14 1694 Abril 133 14 1863.4

Nota: cada mes se compra la misma cantidad que se vente (no hay inventario final).

ESTADOS FINANCIEROSBalance General Estado resultados

OBJETIVO 3MPosicionar la marca ya que 3M no es una empresa conocida con lo cual se debe realizar alianza estratgicas con los proveedores , con acuerdos comerciales que nos permitan pautar en los diferente entidades para crecimiento de las relaciones comerciales , incluir nuevas caractersticas al producto, por ejemplo, darle nuevas mejoras, nuevas utilidades, nuevas funciones, nuevos usos. Esto lo podramos lograr con incluir nuevos servicios al cliente, que les brinden al cliente un mayor disfrute del producto, por ejemplo, incluir la entrega a domicilio, el servicio de instalacin, nuevas garantas, nuevas facilidades de pago, una mayor asesora en la compra,

CONTITUCION3M Colombia S.A. fue constituida el 7 de Marzo de 1961 mediante escritura pblica No.654. Su objeto social es la produccin importacin, venta y distribucin de productos abrasivos, adhesivos y decorativos. Su domicilio principal se encuentra en la ciudad de Bogot. El trmino de duracin de la compaa expira en el ao 2069.

ORGANIGRAMA

DEUDORESRepresentan los recursos controlados por la Compaa, que le otorgan la facultad de reclamar a un tercero la satisfaccin del derecho que incorporan, sea en dinero, bienes o servicios, segn lo acordado entre las partes, como consecuencia de un negocio jurdico con modalidad de pago a crdito.

PRINCIPALES POLITICAS Y PRCTICAS CONTABLESPara sus registros contables y para la preparacin de sus estados financieros la Compaa por disposicin legal debe observar principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia establecidos por la Superintendencia de Sociedades y por otras normas legales; dichos principios pueden diferir en algunos aspectos de los establecidos por otros organismos de control del Estado. A continuacin se describen las principales polticas y prcticas contables que la compaa ha adoptado en concordancia con lo anterior.

RIESGO NEGOCIO1. Riesgo

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regulatorio y de cumplimiento: manejar mrgenes de rentabilidad, a pesar del cumplimiento de leyes y regulaciones. En este punto, existe una mayor presin para los bancos y las entidades financieras, igual que en el sector inmobiliario, farmacutico y de petrleo y gas. Crisis en los mercados financieros globales: se aplica sobre todo en los sectores inmobiliarios y de biotecnologa e impacta los bonos y el mercado de capitales porque son objeto de restricciones. Cambios en demanda de consumidores: en medios y entretenimiento, a los consumidores de hoy no les gusta el formato y el modelo de negocios que traen las compaas de atrs para que sean atractivas a sus intereses. Si no se renuevan, mueren. Consolidacin y transicin: este corresponde a los jugadores de la industria que quieren comprar para tener una posicin relevante. El riesgo es que no generen valor para los accionistas y que la inversin no crezca en rentabilidad. As, las industrias deben empezar a innovar y reinventar separa poder hacer una propuesta de valor para los clientes. Un ejemplo de eso son las empresas de telefona que tienen que buscar nuevas propuestas para los consumidores. Mercados emergentes: para los especialistas, las oportunidades de crecimiento estn en pases como Brasil, Mxico, Chile y Colombia, pero quienes estn dispuestos a invertir no conocen mucho de ellos, de su entorno ni de sus condiciones de operacin. Solo 10 por ciento de esas empresas buscan oportunidades en estas regiones, dice Escobar. Inflacin: las metas de control de inflacin no se estn cumpliendo, en especial en pases de economas emergentes. En Colombia, en lo que va corrido del ao la cifra es de 2,58 por ciento. Riesgos en el manejo del medio ambiente: aunque muchas empresas son conscientes de la responsabilidad que tienen con el medio ambiente, los gobiernos deben emitir una regulacin para controlarlo de manera ms estricta. Ejecucin de transacciones estratgicas: supone que las empresas identifiquen oportunidades para ser exitosas en un mercado. Pueden tener que ver con la adquisicin o el desarrollo de un nuevo producto. La innovacin es clave.

CONTROLES

A1 PROCESO ANALISIS CUENTAS BANCARIAS PROCESO CONTROL SALDOS DEUDORES Modulo de cartera AR 2000 Modulo de cartera conciliaciones Estados financieros cuenta 1305 Estados financieros 4405 Bancolombia Cta. Cte. CONTROLES 1 2011-05- 3M COLOMBIA S.A. REFERENCIA CONTROLES 1 2011- 3M COLOMBIA S.A. REFERENCIA 05-1212 A.2 A.1 PERIODO 2011 2011 PERIODO Objetivo: Objetivo: Determinar o verificar que el control 2 este adecuadamente diseado e implementado en el Determinar o verificar que el control 1 este adecuadamente diseado e implementado en el proceso contable. proceso contable. Procedimiento: Procedimiento: Se valida la periodicidad de las conciliaciones bancarias y seguimiento a las partidas que estn en A travs de los documentos se observa que la conciliacin de cartera sea oportuna, que no tenga conciliacin partidas conciliatorias, que las conciliaciones fsicas estn firmadas por la persona que lo elabora y el Gerente lo revisa. Alcance Alcance Se audita las conciliaciones bancarias de los ltimos 2 meses analizando la veracidad de los saldos Se audita la comprobacin de los saldos de las cuentas 1305, analizando sus respectivos movimientos contables registrados en sistemas vs libros Desarrollo Desarrollo MODULO MODULO Clientes nacionales $ 24.763.514 Extracto Bancolombia inicial enero 2010 $ 54.000.345.000 Compaas vinculadasenero 2010 $ 1.849.250 Extracto Bancolombia final $ 45.678.986.000 Anticipos y avances $ 143.588 Libros inicial enero 2010 $ 5.400.345.000 Anticipos de 2010 impuestos y contribuciones $ 137.735 Libros final enero $ 44.678.986.000 Reclamaciones $ 38.473 Extracto Colmena inicial marzo2010 A2 1 $ 107.741.148,17 Cuentas por final Marzo 2010 $ 1.210 Extracto Colmena cobrar a trabajadores $ 144.784.156.05 Deudores varios $ 1.229.148 Libros inicial febrero 2010 $ 107.741.148,17 TOTALfebrero 2010 $ 28.162.918 Libros final $ 144.784.156.05 Menos-Provisin para deudas de dudoso recaudo $ 584.589 Provisin para $ 512.578 partidas conciliatorias enero descuentos $ 200.000 El movimiento de la provisin para deudas de dudoso partidas conciliatorias febrero $0 recaudo. $ 27.065.751 $ 1.266.455 Saldo inicial ($ 246.546) Castigo de cartera ($ 435.320) Recuperacin provisin del ao Conclusiones Saldo los Se verifico finalsaldos con los procesos de control de la cuenta cte. $ 584.589 6401 Bancolombia y anlisis de el Conclusiones seguimiento mensual que la empresa hace a la cuenta , en el mes de enero hay diferencias que no justifican el cuadre de saldos ni registran en partida conciliatoria Se verifico los saldos con los procesos de control de los balances correspondientes y anlisis de el seguimiento mensual que la empresa hace a la cuenta deudores Elaborado por Lina Cardona Elaborado por Lina Cardona Revisado por Rogers Angulo Revisado por Rogers Angulo

CONTROL DE CARTERA CONTROL DE CARTERA

A2

CONTROL DE CARTERA A3 PROCESO Facturacin Validacin facturacin Cadena xito Facturacin realizada abril a cadenas xito CONTROLES 3 2011-04- 3M COLOMBIA S.A. REFERENCIA 12 A.3 2011 PERIODO Objetivo: Verificar que la informacin de facturacin del tercero xito corresponda la informacin contable de la empresa Procedimiento:

Se realiza verificacin de las facturas fsicas contra el sistemas AS 400 Alcance

Se Validara la informacin correspondiente de abril Desarrollo MODULO INFORMACION FACTURAS Factura No 123445 5 abril Factura No 123504 12 abril Factura No 123503 17 abril Factura No 123550 19 abril Factura No 123600 26 abril INFORMACION SISTEMAS Factura No 123445 5 abril Factura No 123504 12 abril Factura No 123503 17 abril Factura No 123550 19 abril Factura No 123600 26 abril

$ 66.789.000 $ 34.567.890 $ 23.445.678 $ 123.456.789 $ 12.345.678 $ 66.789.000 $ 34.567.890 $ 23.445.678 $ 123.456.789 $ 12.345.678

Conclusiones

Se verifico la facturacin de xito realizada por 3m sin novedad especial

Elaborado por Lina Cardona

Revisado por Rogers Angulo

HORNETCONTROL SALDOS CARTERA CUENTAS DEUDORES H: Validando la informacin del sistema O: diaria R: Riesgo de tener cuentas incobrables N: Detectivo E: El proceso lo realiza la coordinadora del rea contable T: maneja sistema AS400

CONCILIACIONES BANCARIAS H: comparar mensualmente los movimientos contables vs extractos O: fin de mes R: errores del sistema N: preventivo E: La auxiliar contable con 3 aos en la empresa se encarga de la funcin T:portales Bancolombia VS ecuenta sistema informacin libros auxiliares

FACTURACION H:Analizar la informacin de facturas fsicas vs sistema O: diaria R: error subir informacin en la plataforma N:preventivo E: realiza la funcin el analista de facturacin T: manejo programa facturas m system

PAPELES TRABAJO

Papel conciliacin bancaria A2 1