AUDITORIA INTERNA FECHA ELABORACIÓN: DIRECTIVO …

DEPARTAMENTO DE RISARALDA Despacho del Gobernador

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

Versión: 3 Vigencia: 08-2013

Auditoria: Evaluación y seguimiento al manejo destrucción y disposición final de los Residuos generados por la administración departamental Página 1

ASPECTOS GENERALES

OBJETIVO(S): Realizar evaluación y seguimiento a las acciones, actividades conducentes para la destrucción de elementos bienes o de consumo de la administración Departamental

ALCANCE: todos los considerados bienes, elementos a dar de baja, elementos de consumo de los diferentes procesos de la administración Departamental.

CRITERIOS: Decreto 4741 de Diciembre de 2005 (Residuos Peligrosos): Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y manejó de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral, Constitución Política de 1991 Articulo 79: “el derecho a un ambiente sano y limpio, Decreto 2676 de Diciembre de 2000 (Residuos Hospitalarios): Por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares, Decreto 1669 de Agosto 2002 (Residuos Hospitalarios): Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2676 de 2000, - Resolución 1164/2002. Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de los residuos hospitalarios y similares, del Ministerio del Medio Ambiente y el Ministerio de Salud. Resolución 1446 de 2005. Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 415 del 13 de marzo de 1998, que establece los casos en los cuales se permite la combustión de aceites de desecho o usados y las condiciones técnicas para realizar la misma” Resolución 0349 31 de Diciembre de 2015Por medio de la cual se crea el comité evaluador de bajas de los bienes muebles propiedad del Departamento, Ley 1457 del 25 de Julio de 2010. Resolución 001 de enero de 2015 por la cual se unifica y actualiza la normatividad sobre el control de sustancias y productos químicos

AUDITORIA INTERNA Evaluación y seguimiento al manejo destrucción y disposición final de los Residuos generados por la administración departamental

FECHA ELABORACIÓN: 31 de mayo de 2017.

DIRECTIVO RESPONSABLE: Ruby lucia Aguirre torres. AUDITOR(ES): Pilar rojas Marulanda.

DESTINATARIO: Secretaría Administrativa. Secretarías de Infraestructura, Secretarías de Salud. Secretarías de Desarrollo Agropecuario.






METODOLOGIA: Revisión documental. Entrevista. Revisión ocular Verificación de la información recolectada Análisis de la información obtenida.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

1. Secretaría de infraestructura Procedimiento para dar de baja la generación de llantas.

Contexto general. El sector transporte puede considerarse en la actualidad como uno de los ejes centrales de la economía a pequeña a mediana y gran escala, ya que a través de este medio se movilizan productos de alimentos para suplir las necesidades básicas, suntuarios y, naturalmente, pasajeros así como de otro lado y no menos importante en uso de maquinaria pesada en el país es constante. En Colombia esta actividad económica del transporte, asociada al desplazamiento y uso de maquinaria pesada, independiente de crear gran cantidad de empleos y ser el sustento de miles de familias, también ocasiona un grave impacto sobre los recursos naturales, ya que es el sector donde más se consumen derivados del petróleo como combustibles y lubricantes, se industrializan gran cantidad de residuos como baterías, aceites y llantas, además de generar –según estudios del DAMA– cerca del 80% de la contaminación atmosférica. Las llantas usadas, como todo bien de consumo, requieren para su fabricación de materias primas y procesos industriales multitud de insumos de múltiples orígenes como agua, energía, hidrocarburos, textiles, acero, azufre, pigmentos entre otros, lo cual implica necesariamente un impacto sobre el medio ambiente. La cantidad de recursos requeridos para la fabricación de las llantas y los impactos que generan su inadecuado manejo y disposición, hacen necesario revisar la manera como se emplean las mismas, con el propósito de maximizar su tiempo de vida útil, para beneficiar al usuario al permitirle recorrer más kilómetros por el mismo dinero, y al medio ambiente, al disminuir los requerimientos de materia prima y la cantidad de llantas en uso. El ciclo de vida de estas, están asociadas a las buenas prácticas de operación con la finalidad de extender su vida útil; la problemática ambiental asociada con la disposición inadecuada; este ciclo de vida puede entenderse como cada una de las etapas por las cuales pasa un producto desde su concepción hasta su disposición final






Las llantas usadas no son consideradas en Colombia como un residuo peligroso, sin embargo requieren ser devueltas a los productores para favorecer el reciclaje, aprovechamiento como agregado asfáltico o el reencauche, así como evitar que sean quemadas en espacios a cielo abierto y como combustible en actividades informales. Estas se componen de un gran número de sustancias con connotaciones peligrosas, las cuales tienen un impacto en la salud si no se da el manejo apropiado.

Quema a cielo abierto 1 Las emisiones por la quema de llantas a cielo abierto representan un serio impacto negativo a la salud y el medio ambiente. Las emisiones al aire que produce la quema de llantas a cielo abierto incluyen contaminantes de referencia, tales como material particulado, monóxido de carbono (CO), óxidos de azufre (SOx), óxidos de ni trógeno (NOx), y compuestos orgánicos volátiles (COVs). Incluyen también contaminantes peligrosos tales como hidrocarburos policíclicos aromáticos (PAHs), dioxinas, furanos, cloruro de hidrógeno, benceno, bifenilos policlorados (PCBs), y metales pesados como arsénico, cadmio, níquel, zinc, mercurio, cromo, y vanadio. Los compuestos volátiles más abundantes pertenecen a los aromáticos así como los alifáticos, olefínicos, o acetílnicos-sustituidos. Se presentan también compuestos cíclicos, alcanos, alquenos, y dienos. La exposición de las personas a este tipo de emisiones genera impactos significativos a la salud, tanto agudos (de corta duración). Como crónicos (de larga du ración). Estos efectos pueden incluir irritación de la piel, ojos, y membranas mucosas, depresión del sistema nervioso central, efectos respiratorios y cáncer (efectos mutagénicos). El factor mutagénico para las emisiones provenientes de la quema de llantas a cielo abierto es mayor al de cualquier otro tipo de combustión; por ejemplo, es 3-4 grados de magnitud más grande que los factores de mutagenicidad para la combustión de petróleo, carbón, o leña en las calderas de centrales térmicas. Se debe resaltar que un compuesto mutagénico es una sustancia que ocasiona un cambio en el material genético de una célula del cuerpo humano. Estas mutaciones pueden encaminarse a defectos al nacer, abortos espontáneos, cáncer, o podrían causar un incremento en la incidencia de enfermedades genéticas en las generaciones futuras y contribuir a enfermedades somáticas de células. Estos efectos también se producen en sistemas artesanales donde la llanta se emplea como combustible alterno, debido a que se trata de emisiones no controladas en ambientes con escasa ventilación y con exposición continua como el caso de las hornillas paneleras en la región andina colombiana, donde la llanta resulta un energético atractivo debido a su bajo costo y alto poder calorífico. El uso de llantas como energético tiene un agravante adicional y sobre el cual no se tienen estudios concretos, y es el efecto de la transferencia de componentes gaseosos a alimentos como la panela y su posterior absorción en los consumidores habituales del producto.

Almacenamiento inadecuado






Existen básicamente cuatro impactos asociados con el inadecuado almacenamiento de este tipo de residuos:

A. Proliferación de vectores como mosquitos y roedores debido al estancamiento de las aguas y la inaccesibilidad de zonas de almacenamiento (se recomienda perforar las llantas antes de almacenarlas a la intemperie)

B. Riesgo de incendios incontrolables en lugares donde se apilan gran cantidad de llantas sin la apropiada distribución y medidas de control mínimas.

C. Riesgos de derrumbe cuando se apilan gran cantidad de llantas de manera inadecuada.

D. Deterioro del entorno y del paisaje debido al apilamiento inadecuado.

Es importante hacer énfasis en que el manejo adecuado a las llantas, implica su reintegro a una cadena de gestión, con el fin de evitar que se utilicen en actividades inadecuadas como quema al aire libre, uso como combustible entre otros en este orden de ideas y después de realizar una breve exposición de la problemática de las llantas en el contexto nacional y local se procede a realiza un análisis de la información que arroja el contrato celebrado por el Departamento de Risaralda Descripción del contrato. Modalidad de contratación: Selección Abreviada Subasta Inversa Tipo de contrato suministro Contratista CONSORCIO SURJO (integrado por surtillantas la guaca S.A.S y TRANSESPECIALES JOMAR CAFÉ ORIENTE S.A.S) VALOR: 297.755.902

OBEJTO Suministro de llantas y lubricantes para el parque automotor y maquinaria pesada adscrita a la Secretaría de Infraestructura. Del Departamento de Risaralda. Contrato No1481 del 27 de Diciembre de 2016.

Alcance 1 Entregar las llantas y lubricantes de acuerdo a las especificaciones técnicas entregadas de acuerdo al requerimiento de cada una de las maquinas y/o volquetas






Referencia: las especificaciones técnicas de las que trata el alcance anterior deben estar establecidas en algún tipo de metodología, procedimiento entre otras que permita identificar la llantas que pasada su vida útil se pasara a darles disposición final.

Alcance 2. Entregar las llantas instaladas en perfecto estado las cuales se deberán entregar marcadas de acuerdo a la placa de cada equipo o volqueta Referencia: Este alcance hace alusión a la instalación y su marcación respectiva a la placa de cada equipo y volqueta, este mismo debería permitir identificar su trazabilidad al momento de realizar su disposición final. Descripción de acciones La solicitud de las llantas se realiza basada en su vida útil. No se identifican de manera documental los criterios específicos establecidos desde la Secretaría de Infraestructura para determinar su vida útil desde el ámbito ambiental se deben considerar los criterios que conducen a la vida útil de los bienes de consumo para definir el nivel de importancia y significancia en la evaluación de impactos ambientales. Descripción de acciones Para este contrato se tiene como referencia 116 llantas se ingresan por medio de encargado de almacén este ingreso no se evidencia físico en términos de almacenamiento temporal, quien realiza el cambio de estas llantas es directamente el consorcio, de esta manera no se identifica de manera precisa la trazabilidad que conduzca al cambio de llantas que luego se pueda soportar para la debida disposición final de las llantas que terminen su vida útil. A la fecha de revisión estaban pendientes 10 cambio de llantas por realizar. Descripción de acciones El uso de llantas que terminan su vida útil, para obras de bioingeniería es una alternativa que de contar con los análisis, criterios y condiciones que se requieran para ser establecidas de manera responsable con el medio ambiente son válidas.






Referencia: Realizando énfasis en la información registrada en la imagen # 1 esta obra no se realizó en el lugar donde se indica en el memorando de relación. Esta actividad se lleva a cabo entre la vía del municipio de Santuario y Apia denominado la María






Se evidencia: El lugar para el cual se sigue generando la solicitud es para el corregimiento de Santa Cecilia entre los puntos a resaltar este indica la importancia de tener en cuenta las directrices del comité de bajas y el acompañamiento de un veedor del proceso para el desarrollo de la actividad. El estado actual que se describe en los dos memorandos no coincide con la realidad. De otro lado y no menos importante no se evidencia la trazabilidad y comunicación de la obra realizada entre la vía Apia – Santuario sitio la María.






2. Secretaría Administrativa Resolución 0349 31 de Diciembre de 2015Por medio de la cual se crea el comité evaluador de bajas de los bienes muebles propiedad del Departamento.

Comité evaluador de bajas y procedimiento. Para el desarrollo de esta actividad se cuenta con un procedimiento; el cual tiene por nombre procedimiento destinación bienes dados de baja. Como se identifica en la imagen.

El objetivo esta direccionado a, Establecer los pasos para la disposición de los bienes que son dados de baja.

Alcance: Aplica para todos los bienes dados de baja, propiedad de la Gobernación del Departamento de Risaralda.

Area Cargo

1

Realizar visita de verificación a la

bodega de bienes, con el fin de

identificar los elementos objeto de

la baja

Secretaría

Administrativa -

Dirección de

Recursos Físicos

Tecnico Operativo-

Electricista

Formato de

control de

inventario

Separar los bienes

para dar de baja de

los bienes servibles

2

Recepcionar el formato de relación

de bienes para dar de baja

Secretaría

Administrativa -

Dirección de

Recursos Físicos

Auxiliar

Administrativo

Recursos Físicos

Formato de

control de

inventario

Se verifica que los

bienes relacionados

sean propiedad de la

Gobernación del

Departamento de

Risaralda

3

Diligenciar el formato relacionando

los bienes objeto de baja

Secretaría

Administrativa -

Dirección de

Recursos Físicos

Auxiliar

Administrativo

Recursos Físicos

Formato Acta

de Baja

Verificar que el

formato acta de baja

este debidamente

firmado

4

Informar a la oficina de bienes el

peritaje y traspaso realizado (aplica

para baja de vehículos)

Secretaría

Administrativa -

Dirección de

Recursos Físicos

Auxiliar

Administrativo/

Area de

Transporte

Documento

soporte

Verificar en el RUNT

el traspaso del

vehículo

5

Recepcionar la consignación del

pago de la chatarrización o venta

realizada

Secretaría

Administrativa -

Dirección de

Recursos Físicos

Auxiliar

Administrativo

Recursos Físicos

ConsignaciónEnviar a la tesoría

departamental el pago

recibido

6

Registrar en el progrma PCT la baja

de cada elemento

Secretaría

Administrativa -

Dirección de

Recursos Físicos

Auxiliar

Administrativo

Recursos Físicos

Comprobante

de salida

Archivar el acta de

baja con los

respectivos soportes

Definiciones: Ninguna

PASOSResponsable

GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE RISARALDA

Secretaría Administrativa

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTO DESTINACIÓN DE BIENES DADOS DE BAJA

Vgencia: 04/2014Versión: 6

Objetivo: Establecer los pasos para la disposicion de los bienes que son dados de baja

Alcance: Aplica para todos los bienes dados de baja, propiedad de la Gobernación del Departamento de Risaralda

Documento o

Registro Punto de Control






Comité evaluador de bajas El comité creado denominado Evaluador de bajas de los bienes muebles propiedad del Departamento. Se crea para recomendar al ejecutivo Departamental, la necesidad de dar de baja los bienes muebles que por su antigüedad características deterioro u obsolencia no son útiles para el desarrollo de la gestión y por el contrario generan gastos de manejo y custodia. Este comité está integrado por:

El secretario administrativo que lo presidirá.

El secretario de hacienda

El director de contabilidad

El director de recursos físicos quien ejecutara la Secretaría técnica

El secretario jurídico

El auxiliar administrativo de área de almacén EN A continuación las imágenes hacen referencia al contenido de la resolución 0349 del31 de Diciembre del 2015, dentro de las cuales es importante destacar para identificar su nivel de cumplimiento y seguimiento las siguientes:

Contar con la asistencia del invitado permanente jefe de la oficina de control interno de gestión o su delegado con voz pero sin voto.

Esta acción está identificada en el acta No 1de 2017 Departamento de Risaralda Secretaría Administrativa dirección de recursos físicos acta de reunión citación comité evaluador de bajas de los bienes muebles propiedad del Departamento de Risaralda

Lugar sala de juntas Secretaría Administrativa Fecha martes 24 de enero de 2017 Hora: 7:30 Am Funciones del comité: entre las más representativas se evidencian las siguientes Estudiar la necesidad y conveniencia de dar de baja los bienes muebles tomando como criterio los siguientes aspectos.

El valor del mantenimiento

El nivel de uso






El concepto técnico sobre su estado y su funcionalidad Se evidencia estudio técnico de conveniencia para dar de baja bienes muebles no útiles por obsolescencia referidos con el nombre del elemento cantidad y estado de funcionamiento, ubicación espacial y su respectivo registro fotográfico, lo que concuerda con la necesidad manifestada para dar de baja los elemento relacionados en el estudio técnico. De otro lado es pertinente manifestar que en el Acta #2 que tiene por nombre procedimiento para dar de baja bienes muebles por encontrarse obsoleto y en mal funcionamiento fue comunicado al comité de bajas, por medio de oficio memorando 13329 del 7 de Septiembre de 2016, el Secretario de Infraestructura Departamental solicita dar de baja la relación de 175 llantas que se encontraban ubicadas en la sede de mercados del municipio de Dosquebradas, en esta misma acta se hace referencia al lugar y obra a realizar con las llantas ya mencionadas. Estas no se encuentran registradas por medio de un inventario que permita identificar sus características condiciones y no se evidencia soporte que relacione las llantas para la destinación solicitada de manera escrita, lo cual coincide de manera correcta con la información que no fue posible evidenciar en la revisión del procesos de destrucción, reutilización entre otros de la actividad de la Secretaría de Infraestructura. Los tiempos establecidos están indicados en el artículo quinto de la Resolución 0349 de 2015, en este se describe que se reunirán quienes conformen el comité evaluador de bajas en sesiones ordinarias en forma semestral y en forma extraordinaria cada vez que sea necesario. Hasta la fecha existe constancia soportada en las actas de reunión. Se evidencia que el comité ha hecho acciones enmarcadas en el parágrafo uno del artículo quinto (A las sesiones del Comité evaluador de bajas podrán ser invitados personas que a juicio del comité o de alguno de sus miembros contribuyan a informar, explicar o dar claridad a los temas a tratar en la reunión respectiva.) caso específico del área de informática.






Evidencia de la muestra tomada.




































3. Secretaría de Salud Departamental

La secretaría de Salud Departamental de Risaralda, Cuenta con un documento llamado PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS QUÍMICOS DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS VENCIDOS, PARCIALMENTE CONSUMIDOS Y/O AVERIADOS O CON APLICACIÓN DE MEDIDA SANITARIA. Objetivo: Determinar las actividades encaminadas a la disposición final de los residuos químicos de medicamentos y dispositivos médicos detectados en las visitas de inspección vigilancia y control programadas por la Secretaría de Salud de Risaralda, programas especiales de salud pública, centro regulador de emergencias y desastres, incautaciones realizadas por la Policía u otros Entes de Vigilancia, con el fin de minimizar los riesgos para la salud y el medio ambiente. Alcance: Este procedimiento inicia con la identificación de los residuos químicos de medicamentos y dispositivos médicos a través de las visitas de inspección, vigilancia y control a los diferentes sujetos de inspección (Droguerías, depósitos de drogas, servicios farmacéuticos, tiendas naturistas, entre otros) y la detección de los medicamentos vencidos y/o averiados de los diferentes programas especiales de salud pública (Tuberculosis, lehismaniasis, lepra, VIH, ETV, influenza, entre otros) y/o incautaciones y finaliza con la disposición y/o tratamiento final de dichos residuos, dejando como evidencia las actas de toma de medidas sanitarias y las actas de destrucción (manifiesto de transporte) y el certificado de disposición final por parte de los prestadores del servicio público especial de aseo (emitido un mes después de entregados los residuos) debidamente firmados y archivados. Este procedimiento se puede aplicar en su totalidad siempre y cuando la Gobernación establezca un Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos Actividades






Detección: Detectar los residuos químicos de medicamentos y dispositivos médicos en el proceso de visitas de inspección, vigilancia y control a los diferentes sujetos de inspección sanitaria (Droguerías, farmacia-droguerías, depósitos de drogas, servicios farmacéuticos, tiendas naturistas), programas especiales de salud pública (Tuberculosis, lehismaniasis, lepra, VIH, ETV e influenza, entre otros), incautaciones, centro regulador de emergencias y desastres, mediante la revisión visual de los productos y la revisión de la información de las etiquetas de los productos: Lote, Fecha de vencimiento y registro sanitario)

Recepción y almacenamiento de residuos químicos de sujetos de inspección: Si los residuos químicos de medicamentos y dispositivos médicos son detectados en visitas de inspección, vigilancia y control, se debe proceder a levantar el acta de aplicación de medida sanitaria e Informar al sujeto de inspección infractor que estos residuos químicos deben ser separados de las estanterías, almacenados y sellados y que bajo ningún motivo podrán ser comercializados y/o ubicados en un espacio diferente al área de cuarentena hasta que se realice su adecuada disposición final presentando la correspondiente acta de destrucción (manifiesto de transporte) a la Secretaría de Salud de Risaralda y posteriormente el certificado de disposicion final

Recepción y empaque de residuos químicos de organismos Judiciales y/o sanitarios: Si los residuos químicos de medicamentos y dispositivos médicos recibidos, son de parte de programas especiales, Policía, otras entidades o usuarios, deben recibirse con su correspondiente acta de entrega y deben ser empacados en bolsas rojas resistentes y posteriormente en cajas o cualquier otro empaque que permita su transporte adecuadamente hasta el área de almacenamiento. Respecto a los empaques y envases que no hayan estado en contacto directo con los residuos de fármacos, podrán ser reciclados previa inutilización de los mismos, con el fin de garantizar que estos residuos no lleguen al mercado ilegal.

Contratación de gestión externa de manejo de residuos especiales: Se debe establecer un contrato con una empresa recolectora de residuos especiales certificada para que sea la encargada de realizar las actividades de recolección, transporte y disposición final de los residuos químicos de los medicamentos vencidos, parcialmente consumidos y/o averiados o con aplicación de medida sanitaria. Dicho contrato siempre debe estar vigente






Almacenamiento: el área de almacenamiento de residuos químicos de medicamentos vencidos parcialmente consumidos y/o averiados, debe ser exclusiva, señalizada y con llave En el área de almacenamiento los residuos químicos peligrosos empacados en las bolsas rojas deben ser colocados en recipientes rígidos, impermeables y retornables (caneca de color rojo con tapa). Los residuos químicos es preferible manejarlos en sus propios envases, empaques y recipientes, atendiendo las instrucciones dadas en sus etiquetas y fichas de seguridad, las cuales serán suministradas por los proveedores. (ver consideraciones especiales que debe cumplir el área de almacenamiento de este tipo de residuos)

Registro de información: Cada vez que se ingresen residuos químicos de medicamentos vencidos, parcialmente consumidos y/o averiados, al área de almacenamiento se debe proceder a pesar los residuos químicos recibidos y consignar en el formulario RH1 el tipo y cantidad de residuos, en peso y unidades, que se entregará al prestador del servicio especial de aseo, para tratamiento y/o disposición final. Dicho formulario deberá ser consolidado con frecuencia mensual

Rotulación: Los residuos químicos empacados en bolsas rojas y almacenados en caneca roja con tapa, deben ser rotulados como se indica a continuación: Resto de sustancias químicas y sus empaques o cualquier otro residuo contaminado con estos. Riesgo químico






Transporte: La recolección debe efectuarse por personal conocedor y capacitado en el manejo de residuos hospitalarios; con la dotación y elementos de protección adecuados. Los residuos químicos peligrosos deben ser recogidos de la manera como son presentados por la Secretaría de Salud de Risaralda: con las bolsas dispuestas en canecas retornables. El prestador del servicio especial de aseo, verificará que la cantidad de residuos entregada por la secretaría de Salud sea la declarada, y que las condiciones en las cuales el generador entrega sus residuos cumplan con lo exigido en cuanto su empaque y rotulación. De igual manera expedirá un registro denominado manifiesto de transporte como evidencia del proceso de recepción de los residuos para su disposición final

Disposición final: La desactivación, el tratamiento y la disposición final de los residuos hospitalarios y similares se debe hacer de la siguiente manera: Residuos químicos. Los residuos químicos tales como: fármacos parcialmente consumidos, vencidos y/o deteriorados, citotóxicos, reactivos, deben ser incinerados en una planta incineradora o de producción de cemento, que posea las características técnicas determinadas por el Ministerio del Medio Ambiente y las autorizaciones ambientales pertinentes, a excepción de los mercuriales y demás metales pesados, los cuales deben ser reciclados o dispuestos en sitios de disposición final cumpliendo los procedimientos que para el efecto establezcan los Ministerios del Medio Ambiente y Salud. En el caso de la destrucción de medicamentos de control especial debe estar presente un delegado de la Secretaría de Salud para verificar su destrucción (Resolución 1478 de 2006, Capitulo XVI, Artículo 79)

Presentación de informes a las autoridades ambientales y sanitarias: La Coordinación ambiental de la Gobernación solicitará anualmente el informe de residuos químicos generados a la Secretaría de Salud. Para la elaboración de los informes se tendrá como insumo los formularios RH1 con frecuencia mensual diligenciados Dicha información deberá ser entregada antes del 15 de Marzo de cada año

Observación: con referencia a la información consignada en el procedimiento anterior y teniendo como punto de partida, las actividades relacionadas como la directriz a seguir de manera metodológica para la destrucción de medicamentos, es pertinente tomar como muestra objeto de la auditoria las destrucciones realizadas por la Secretaría de Salud Departamental; como antecedente a resaltar los medicamentos y otros que hacen parte de estas destrucciones generadas previo a Septiembre de 2015, se realizaron por medio de






(remediar) que en su momento estaba enfocado hacia de la siguiente manera: PROGRAMA REMEDIAR estaba bajo la se estructura por estrategias de sensibilización, educación, promoción y comunicación, así como las operaciones relacionadas con la recolección, transporte, almacenamiento, tratamiento de los fármacos y medicamentos capturados en los puntos de recolección con los mecanismos que permitan la gestión adecuada del medicamento, de manera que se lograra el objetivo principal, que consiste en proteger la salud humana y el ambiente. De otro lado la Secretaría de Salud Departamental realizo las gestiones pertinentes por medio de La Corporación Punto Azul la cual surge como iniciativa de la Industria Farmacéutica (laboratorios nacionales y multinacionales) , para gestionar el Programa de Posconsumo de Medicamentos Vencidos que antes lideraba la Cámara Farmacéutica de la ANDI, a través de la cual los laboratorios dan cumplimiento a la Resolución 371 de 2009. En sus momento las acciones realizadas fueron pertinentes de estas no ser tomadas a la fecha la situación de destrucción de medicamentos seria critica para la administración Departamental, Seguido de esto para los años 2015 y 2016, se realizaron destrucciones de medicamentos vencidos y similares por parte del programa de medicamentos estos contaron con el acompañamiento de la Dirección de Control Interno de Gestión. De los cuales de manera específica se generaron unos aportes referentes a:

Personal de apoyo para el desarrollo logístico de la actividad a realizar

Elementos de embalajes necesarios (bolsas, guardianes entre otros) para el almacenamiento temporal y destrucción de estos.

Elementos de protección necesarios como guantes, tapabocas y los demás que se consideren necesarios por el SST.

Lugar de almacenamiento temporal para el almacenamiento de los medicamentos destruidos.

Establecer como mínimo dos fechas al año para el proceso de destrucción y disposición final de medicamentos y dispositivos médicos.

De las actividades realizadas se cuenta con actas de reunión , registros fotográficos , remisiones de recolección de residuos del operador y gestor de las recolecciones realizadas para este caso EMDEPSA, así mismo se cuenta, con los certificados de Disposición final de los residuos generados y los formulario RH1de cumplimiento obligatorio, el cual es el mecanismo mediante el cual los generadores del sector hospitalario y similar consignan la información correspondiente a las cantidades en peso y el manejo que realiza a cada uno de los residuos generados.






4. Gestión del Desarrollo Agropecuario Sanidad Agropecuaria CIDAR. (Centro Integral de Diagnostico Agropecuario de Risaralda)

Durante el desarrollo de la auditoria en mención, en un primer momento se observa que para identificar los equipos a dar de baja, se hace uso del programa de gestión de equipos anual CIDAR. El cual cuenta con las siguientes características:

Nombre

Marca

Referencia

Identificación del equipo

Proceso

Clasificación (Critico y no critico)

Mantenimiento

Calibración

Validación

Calificación

Fecha de programado

Estado. En materia de equipos el procedimiento se realiza, comunicando al proceso de bienes para ser descargado del inventario, como muestra durante el ejercicio de auditoria se pudo verificar por medio de la trazabilidad de los equipos, códigos, ficha técnica, ubicación manual de operaciones, mantenimientos. El pasado 18 de noviembre de 2016, el proceso Gestión del Desarrollo Agropecuario Sanidad Agropecuaria CIDAR. Recibió un reconocimiento por su experiencia exitosa, SIGyC en lo referente a la gestión de equipos. Es pertinente describir que este tipo de laboratorios son auditados por el ICA por tratarse de un laboratorio certificado, bajo la norma de laboratorio de bioseguridad y protección. Como segundo momento se realizó revisión del inventario de reactivos y consumibles, los cuales están consignados en KARDEX PARA EL CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE INSUMSOS CONTROLADOS, para el caso del amoniaco se pudo verificar:

Fecha

Marca

Lote






Entrada

Remanente de inicio

Salida

Balance a la fecha

Autorizado por

Estado del insumo

Uso dado al insumo autorizado. Las anteriores permiten identificar las condiciones específicas de los reactivos y consumibles. El inventario de reactivo y consumibles está actualmente 454 de estos, los cuales están clasificados en (Vigente, Indefinido, vencido) De los cuales actualmente están distribuidos así: 250 reactivos como no definidos, 118 vencidos, 86 vigentes. Paso seguido se procede a identificar las acciones evidenciadas de manera documental en las instalaciones del CIDAR. ACIDOS VENCIDOS, se identificaron almacenados de manera temporal clasificados de conformidad con el inventario, en proceso de inactivación y entrega, con su respectiva ubicación VIGENTES estos se identificaron de manera asertiva, ubicación e información pertinente. De otro lado se observan residuos sin identificar por sus largos periodos de almacenamiento y/o de generación, se encuentran almacenados y rotulados. Se encuentran inactivos debido a que se deben entregar desnaturalizados. Se identifica área con pictogramas de peligro, análisis de rombo de seguridad. Durante este, se observa el cumplimiento en el proceso del CIDAR con referencia al control de sustancias y productos químicos de conformidad con la Resolución 0001 del 08/01 de 2015. Por la cual se unifica y actualiza la normatividad sobre el control de sustancias y productos químicos.






Por último se encuentra pendiente el pago de la legalización para la recolección tratamiento y disposición final de residuos peligrosos. Para lo cual se adelantaron las acciones documentales requeridas por medio de R.H.S, S.A. y de lo cual está sin concluir para proceder con la solicitud los documentos firmados y autorizados por el representante legal con referencia al Centro Integral de Diagnostico Agropecuario de Risaralda.






HALLAZGOS

HALLAZGOS POSITIVOS: Secretaría de Infraestructura.

1. Para el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los elementos de consumo que después de su vida útil requieran de su disposición final, tratamiento entre otros como aceites grasas, lubricantes y llantas es pertinente poner a consideración del criterio ambiental del profesional con el que cuenta la secretaría para generar mejoras en el proceso.

Secretaría Administrativa

1. Como aspecto positivo se considera la consolidación y relación de los elementos dados de baja, guardando la estructura establecida por el comité evaluador de bajas de los bienes muebles de propiedad del Departamento de Risaralda.

Secretaría de Salud Departamental.

1. Se resalta las acciones lideradas bajo las destrucciones y entregas para disposición final bajo el cumplimiento del marco normativo en los periodos anteriores al año 2015 lo cual disminuyo una condición crítica a manejar por la administración Departamental.

Secretaría de Desarrollo Agropecuario. (CIDAR)

1. Se retoma las acciones alcanzadas para lograr el reconocimiento de SIGyC, como experiencia exitosa al subproceso de Sanidad Agropecuaria, el 18 de noviembre de 2016 por la gestión de equipos.






HALLAZGOS NEGATIVOS: Secretaría de Infraestructura:

1. No se evidencia cumplimiento según lo contenido en el memorando No 13329 de Septiembre de 2016, debido a que estas llantas no se encuentran reutilizadas de conformidad con el punto de ubicación que se comunica para su momento. De otro lado no se tiene comunicación indicando el traslado del lugar ni la justificación que lo soporte. Lo que no garantiza la disposición o tratamiento final de las llantas ya sin vida útil, reiterando que estas se pueden convertir en foco de contaminación o ser dispuestas por terceros mediante quemas indiscriminadas o enterramientos generando contaminación ambiental.

2. No se evidencia cumplimiento de acciones que permitan verificar lo contenido del

memorando 13918 de 16 de Septiembre de 2016. En lo referente a solicitar el respectivo acompañamiento de la contraloría Departamental, como veedor para adelantar el trámite pertinente en aras de brindar la debida legalidad del caso.

3. No se cuenta con un procedimiento detallado para el almacenamiento,

aprovechamiento y disposición final de llantas. Si bien es cierto que las llantas por si solas y en su estado tangible no se consideran como un residuo peligroso pero si espacial, cuando estas pierden su vida útil proceden a ser utilizadas de diversas maneras entre las más comunes se relacionan las asociadas con la disposición inadecuada como quemas indiscriminadas, combustibles no controlados que por la composición química generada en este tipo de actividades se presentan contaminantes que afectan el ambiente y la salud de las personas, en este orden de ideas se requiere contar con un paso a paso, procedimiento entre otros que garanticen la trazabilidad de las llantas que ingresan y salen después de su vida útil.

4. No se cuenta con hojas de seguridad de aceites y lubricantes el uso de las MSDS

está reglamentado también por la ley 55 de 1993, promulgada por el decreto 1973 de 1995, todos los productos o insumos denominados químicos o derivados del petróleo entre otras similares deben contar con hojas de seguridad las cuales deben ser aportadas por el proveedor y requeridas por medio de las necesidades de contratación.






OBSERVACIÓN: Secretaría de Infraestructura

1. En los estudios relacionados con la referencia a la elaboración contractual, no se observa información que garantice las obligaciones del consumidor (Departamento de Risaralda) en relación con el proveedor o el distribuidor según aplique el caso, Ley 1457 del 25 de Julio de 2010, articulo Décimo cuarto. Obligaciones de los consumidores, para efectos de aplicación selectiva y gestión ambiental de llantas usadas son obligación de los consumidores las siguientes.

Retornar o entregar las llantas usadas en los puntos de recolección establecidos por los productores.

Seguir las instrucciones de manejo seguro suministrada por los productores de llantas.

Por los anteriores no se observa como garantizar el cumplimiento de los artículos 79 y 80 de la constitución política el derecho colectivo a gozar de un ambiente sano.

2. No contar con un inventario de llantas con su respectiva trazabilidad, no tener definido las características de identificación de estas, no poder observar de manera palpable el ingreso y almacenamiento de las llantas nuevas y desmontaje de llantas sin vida útil son acciones conducentes que no permiten garantizar la disposición y/o métodos de aprovechamiento de estas como elementos de la administración Departamental y de manera potencial pueden ser utilizadas por terceros brindando una gestión inadecuada y poniendo en riesgo la obligación como generadores de residuos peligrosos tomando como base la composición química de las llantas según los anexos del Decreto 4741 de 2005.

Secretaría administrativa.

1. El comité de bajas del Departamento, tiene como función principal Estudiar la necesidad y conveniencia de dar de baja los bienes muebles tomando como criterio los siguientes aspectos. El valor del mantenimiento, El nivel de uso, El concepto técnico sobre su estado y su funcionalidad

2. No se observa seguimiento por parte del comité con relación a las actividades

relacionadas en el proceder de la disposición (baja de llantas realizada por la Secretaría de Infraestructura) o relación de análisis con la respuesta realizada por la Secretaría Administrativa del Departamento en el memorando 13918 de septiembre16 de 2016 donde se informa como proceder frente a la disposición de las 175 llantas, independiente de ser un elemento de consumo las llantas contienen unas características en su composición química que las convierte en residuos






especiales y/o peligrosos a la hora de darles manejo y disposición final por lo tanto se considera de importancia contar con un concepto técnico idóneo en materia que permita evaluar todas las condiciones que este tipo de elemento lo requiera.

Secretaría de Salud Departamental.

1. No se observan acciones de fortalecimiento en el programa de medicamentos con referencia a lo establecido para realizar las destrucciones, es decir las acciones necesarias se vienen realizando por parte de la Secretaría de salud Departamental en el subproceso de medicamentos de manera atenta y con los parámetros necesarios a cumplir pero las condiciones de almacenamiento temporal, elementos de protección, áreas destinadas para realizar acciones de destrucción entre otras que se consignaron como aportes durante el año 2015 no se evidencian de manera satisfactoria.

Secretaría administrativa y Secretaría de Salud Departamental.

1. Los procedimientos establecidos para la destrucción de medicamentos y elementos de baja de ambas Secretarías no son coherentes en su totalidad con el desarrollo e implementación actual que se viene realizando por parte de estos procesos como lo demuestra la información documental se encuentra más aterrizada la información operativa que las actividades de los procedimientos establecidos.

Observación general.

1. El común denominador identificado a lo largo de los procesos realizados para las respectivas destrucciones, dar de baja elementos, disposición final de residuos químicos peligrosos o similares cuenta con una observación que se asemeja y está relacionada con tener definida la estructura que permita garantizar la legalización del pago adecuado con el área administrativa de los residuos generados por la Administración Departamental, se deben asegurar como el pago de un tipo de servicio de recolección y disposición final, evitando que estos residuos se conviertan en focos de contaminación y afectación a la salud de quienes estén en contacto permanente con este tipo de actividades operativas, caso específico almacenamiento de químicos vencidos laboratorio CIDAR.






RECOMENDACIONES

Secretaría de infraestructura

1. Se recomienda, establecer y/o adaptar una metodología que permita identificar en orden cronológico las actividades a establecer para la disposición o aprovechamiento de llantas usadas, en mal estado y otros criterios que se deba contemplar en caso que aplique. Considerar las obligaciones en el marco ambiental de los residuos peligrosos y especiales con información detallada que permita identificar la trazabilidad que se requiera tipo, lote, fecha entre otras. Al momento de garantizar que las llantas que cumplieron su vida útil hacen parte de las adquiridas por la Gobernación de Risaralda y cuentan con la disposición final autorizada, evitando usos indiscriminados como quemas o fuente combustible; esta recomendación se extiende a otros elementos como aceites.

Secretaría de infraestructura

2. Se pone en consideración desde el ámbito jurídico incluir en los análisis del proveedor de las llantas nuevas las opciones de retorno según las obligaciones de los productores y las obligaciones de los distribuidores y comercializadores. Según lo establece la resolución 1457 del 21 de junio de 2010. Lo cual conduce acciones de asegurar la disposición final de estas, sin evadir la responsabilidad como generador cuando estas por sus condiciones de composición química se conviertan en residuos peligrosos Decreto 4741 de 2005.

3. Se recomienda indagar en el portal www.ruedaverde.com para instituciones o empresas Rueda Verde es una corporación que desarrolla un sistema sostenible de recolección selectiva y gestión ambiental de llantas usadas, con el propósito de prevenir los posibles impactos al ambiente, de conformidad con la regulación colombiana vigente. El primer programa posconsumo de llantas aprobado por el Gobierno Nacional.

Secretaría administrativa

1. Se recomienda que bajo las directrices del comité evaluador de bajas de los bienes muebles propiedad del Departamento, cuando sea comunicada una destrucción y/o

http://www.ruedaverde.com/






eliminación de elementos que requieran del análisis por parte de este comité, se les realice seguimiento en el desarrollo de la actividad de las recomendaciones planteadas por medio de la evaluación generada por este comité, con el fin de que no se presente lo referente a la obra realizada con las 175 llantas en sitio la maría y no en el corregimiento de santa Cecilia como se tenía indicado en los memorandos de comunicación.

Secretaría de salud.

1. Se sugiere realizar asesoría idónea en relación con lo que se viene realizando en términos de destrucción de medicamentos y lo documentado en el procedimiento establecido que permita acercarse un poco más a la realidad del desarrollo del proceso.

Secretaría administrativa.

1. Se observa que en algún momento previo a la creación del comité de bajas los elementos que se dispusieron se les dio a los que cumplían por sus características de composición aprovechamiento en temas de recuperación por lo tanto fueron comercializados como elementos recuperables lo cual no se realizó en las ultimas disposiciones finales que fueron realizadas en compañía con la empresa de aseo del municipio de Pereira, se pone a consideración si es viable identificar que residuos, elementos entre otros pueden ser dados de baja, desnaturalizados para luego ser aprovechados y de ser posible identificar si es viable destinar esos recursos que se generen a nivel económica a la disposición de residuos o elementos que después de ser dados de baja no se puedan reutilizar.

Recomendación general.

1. Una vez más es pertinente que por parte de la administración Departamental se revisen y prioricen las necesidades de almacenamiento temporal de residuos especiales, peligrosos, hospitalarios y similares contemplando lo contenido en la normatividad ambiental vigente que le compete a la administración Departamental; ya que estos son generados como el resultado de las entradas y salidas de las materias primas, insumos, entre otras de las actividades propias de los diversos procesos con los que cuenta la administración y esta como tal está en el deber de almacenarlos de manera temporal en condiciones adecuadas hasta su disposición final.






CONCLUSIONES

Con referencia al desarrollo de destrucción, dar de baja, disponer y/o realizar reutilización de las llantas no se tiene una estructura, metodología documentada que permita identificar de manera detallada entradas, salidas, almacenamiento cambio de llantas usadas respectivamente identificadas con las condiciones de la maquinaria y vehículos al momento que puedan ser identificadas y relacionadas con las que se entreguen para disposición final o algún tipo de reutilización lo cual es la ausencia de control para la gestión de un residuos peligroso. Las 175 llantas usadas que se utilizaron como insumo para la obra de muro de contención no se utilizaron inicialmente en el corregimiento de Santa Cecilia, se destinaron en el sitio la María entre Apia y Santuario de lo cual no se cuenta con soporte documental comunicado o informado por SAIA a la Dirección de Recursos Físicos. El comité creado denominado Evaluador de bajas de los bienes muebles propiedad del Departamento, realizo las recomendaciones pertinentes por medio de la Dirección de recursos físicos a la Secretaría de Infraestructura con referencia a las 175 llantas a dar de baja. El comité creado denominado Evaluador de bajas de los bienes muebles propiedad del Departamento, viene presentando el cumplimiento de las obligaciones establecidas de este según las necesidades al momento que por volúmenes significativos se hace necesario dar de baja los elementos necesarios. La Secretaría de salud Departamental tiene de manera representativa acciones y actividades que conducen de manera satisfactoria a la disposición final de residuos por destrucción de medicamentos, de estas no haberse realizado en su momento la situación seria critica. La Secretaría de Desarrollo Agropecuario, cuenta con una adecuada gestión de entradas y salidas tanto de equipos como de elementos de consumo químico realizados estos últimos por medio de Kardex (organización de entradas y salidas) para dar cumplimiento al control como lo indica la Resolución 001 de enero de 2015 por la cual se unifica y actualiza la normatividad sobre el control de sustancias y productos químicos.

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