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AUDITORÍA OPERACIONAL
INSTITUTO MEXICANO DE AUDITORES INTERNOS A.C. / 2014
LIC. YOLANDA GUZMAN REYES
TEMAS DEL PROGRAMA
Unidad 1 – Introducción
Unidad 2 – Definición de Auditoría Operacional
Unidad 3 – Asuntos, Preocupaciones y Funciones de la Gerencia
Unidad 4 – Marcos de Control
Unidad 5 – Estructura de las Auditorías y Marketing de la Auditoría Operacional
TEMAS DEL PROGRAMA (continuación)
Unidad 6 – Enfoque Basado en Riesgos
Unidad 7 – Enfoque de Relación Costo-Beneficio
Unidad 8 – Enfoque de Procesos: Cuatro Características de los Procesos Eficaces
Unidad 9 – Enfoque de Procesos: Mejora en los Costos
Unidad 10 – Otras Aplicaciones
OBJETIVOS
Comprender el concepto y los beneficios de la auditoría operacional.Trabajar con la gerencia en una asociación positiva y constructiva.Analizar riesgos e incrementar la eficiencia, economía y eficacia de las operaciones.Practicar las técnicas presentadas en este curso.
AUDITORÍA OPERACIONAL
UNIDAD I
INTRODUCCIÓN
PRESENTACIÓN
La Práctica de la Auditoría Operacional reviste
particular importancia en virtud de que:
Es fundamental el punto de vista de la Gerencia o
los Directivos.
Tiene que ver con los Objetivos, Operaciones,
Controles , Comunicaciones y Sistemas de
Información de la Organización.
DEFINICIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
¿Qué esperan los auditores al
realizar una Auditoría Operativa?
OPINIÓN DEL AUDITOR
AUDITORÍA OPERACIONAL
UNIDAD II
DEFINICIÓN DE AUDITORÍA OPERACIONAL
DEFINICIÓN DE AUDITORÍA OPERACIONAL
La Auditoría Operacional es una revisión y evaluación de la eficacia y eficiencia de las operaciones y procedimientos operativos, tiene relación con los resultados de la Organización.
Proveer un medio para evaluar el desempeño de una Organización
Evaluar la Eficacia, Eficiencia y Economía de las operaciones.
Coadyuvar a lograr la mejora continua.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
Destacan:
DIFERENCIAS ENTRE AUDITORÍA FINANCIERA, DE CUMPLIMIENTO Y OPERACIONAL
Financiera De Cumplimiento Operativa
Objetivo Avalar la imparcialidad de los estados financieros.
Determinar el cumplimiento de políticas,
procedimientos, leyes y reglamentaciones.
Evaluar y mejorar la eficacia, eficiencia y
economía de las operaciones.
Información primordialmente para:
Accionistas Reguladores Gerencia
Auditorías basadas en:
Objetivos de información financiera tales como los
Principios Contables Generalmente Aceptados
(GAAP).
Normas corporativas de la conducción del negocio, políticas internas, leyes y
reglamentaciones específicas.
Misión, visión y objetivos de la organización y su
administración.
Ejemplos de Auditorías
Auditorías anuales realizadas por
contadores públicos, algunas respaldadas por
auditorías internas específicas.
Auditorías de contratos, normas de revisiones de conducción del negocio, auditorías realizadas por
bancos y otros entes reguladores.
Todas las otras auditorías, tales como las de
departamentos, procesos, sistemas de información y
otras funciones.
NORMAS DEL IIA
En las normas para el ejercicio profesional de la auditoria interna se reconoce la importancia del control interno y la gestión de riesgos. Lo anterior lleva implícito que los auditores emitan juicios cada vez mas precisos y objetivos.
NORMAS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA
• Normas sobre Atributos• Normas sobre Desempeño
Propósito, autoridad y responsabilidad
Independencia y objetividad
Pericia y debido cuidado profesional
Programa de aseguramiento de calidad y mejora
Propósito, autoridad y responsabilidad
Independencia y objetividad
Pericia y debido cuidado profesional
Programa de aseguramiento de calidad y mejora
NORMAS SOBRE ATRIBUTOS
NORMAS IIA
Administración de la actividad de auditoría interna
Naturaleza del trabajo
Planificación del trabajo
desempeño del trabajo
Administración de la actividad de auditoría interna
Naturaleza del trabajo
Planificación del trabajo
desempeño del trabajo
NORMAS SOBRE DESEMPEÑO
NORMAS IIA
Comunicación de resultados
Supervisión del progreso
Aceptación de riesgos por la dirección
Comunicación de resultados
Supervisión del progreso
Aceptación de riesgos por la dirección
NORMAS SOBRE DESEMPEÑO
NORMAS IIA
www.theiia.org/Training1-[18]
Marco para el Ejercicio Profesional
P
AUDITORÍA OPERACIONAL
UNIDAD III
ASUNTOS , PREOCUPACIONES Y FUNCIONES DE LOS DIRECTIVOS
O LA GERENCIA
EN GENERAL:
• Reestructurar / Redimensionar
• Recursos Humanos• Iniciativas de Valores y Visión• Entornos con Poderes
Otorgados en contraposición con Estructuras Tradicionales
• Comunicación
• Cambios e Innovaciones Tecnológicos
• Rentabilidad y Contención de Costos
• Competencia• Satisfacción del
Cliente
La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos y metas serán alcanzados.
La dirección también establece y mantiene una cultura de la organización, incluyendo un ambiente ético que favorezca el control.
ASUNTOS…
FUNCIONES ….
Planeación - fijar metas y objetivos, desarrollar estrategias, crear políticas, determinar prioridades, comunicar.
Organización - estructurar la organización, delegar responsabilidades, contratar personal, coordinar entre departamentos.
Dirección - usar recursos de manera eficaz, tomar decisiones, motivar a los empleados, capacitar, comunicar, proveer liderazgo.
Control – establecerlos y diseñarlos , mejorar la organización.
Definición y comprensión de :
LA MISIÓN
LA VISIÓN
LOS OBJETIVOS
24
MISIÓN
RESPONDE A LAS PREGUNTAS
1.- ¿PARA QUÉ EXISTE LA ORGANIZACIÓN
2.- ¿CUÁL ES SU PROPÓSITO?
3.- ¿A QUIÉN SIRVE?
4.- ¿A QUÉ SE DEDICA ?
5.- ¿CUÁL ES SU CARACTERÍSTICA DISTINTIVA?
VISIÓN
Características:
• Representa la aspiración básica de la organización vista a futuro.
• Define el rumbo de la organización: ¿Hacia dónde quiere llegar la organización? ¿Cómo se ve la organización a futuro?
Es el estado deseado en el futuro para la organización.
Esfuerzo Situacióndeseada
Visión2030
2018Tiempo
Largo plazo
2012
Situaciónactual
2024 2030
Objetivos 2008-2012
Estrategias
Objetivos 2012-2018
Estrategias
EXPRESIÓN DE LOS FINES ÚLTIMOS
ALINEADOS CON EL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO
ORIENTADOS A LA EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMÌA Y CALIDAD
JUSTIFICACIÓN DE CADA OBJETIVO EN FUNCIÓN DE
LAS NECESIDADES Y PROBLEMAS A SOLVENTAR
CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS
INDICADORES DE RESULTADOS POR CADA
OBJETIVO
ESPECIFICACIÓN DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS
QUE SE GENERAN
IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS/USUARIO
S
NORMATIVIDAD APLICABLE
MARCO PARA LA FIJACIÓN DE OBJETIVOSEficacia y Eficiencia de las Operaciones
Calidad de los productosMaximización de ingresosPrevención del fraudeCiudadanía corporativaPlaneación para el futuro
Servicio al clienteMinimización de gastosSalvaguarda de activosFlujos de trabajo eficientesSeguridad
Exactitud de los informes internosExactitud de los informes operativos
Requisitos externos de información
Confiabilidad de los Informes
CumplimientoDe leyes y regulacionesRespaldo de los valores de la compañía
De políticas y procedimientos internos
CONOCER EL ENTORNO
DISPONIBILIDAD DE RECURSOS.
TECNOLOGIA E INFORMACION
CALIDAD DEL SERVICIO
DIAGNÒSTICO DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES
ESTADÌSTICAS
MARCO JURIDICO APLICABLE
PLANES DE CONTINGENCIA ALTERNOS
ANTECEDENTES
¿QUÉ ESPERAN LOS DIRECTIVOS AL APOYARSE
EN EL RESULTADO DE UNA AUDITORÍA
OPERACIONAL?
PREOCUPACIONES DE LOS DIRECTIVOS
Promover mecanismos de transparencia, rendición de cuentas y combate a la corrupción.
Promover la mejora continua
Impulsar la atención y disminución de observaciones.
Opinar e informar en los COCOAS sobre las oportunidades de mejora y los seguimientos.
INFORMACIÓN QUE LES PERMITA
INFORMACIÓN QUE LES PERMITA: CONTINUACIÓN….
Comprender y analizar los riesgos críticos para prevenirlos, administrarlos y/o corregirlos.
Impulsar el establecimiento y fortalecimiento de control dónde se requiera.
Impulsar el establecimiento de indicadores de desempeño.
Reforzar la integridad y valores éticos institucionales.
Disminuir los errores e irregularidades.
Error: Falla involuntaria en la información financiera:
A. Errores aritméticos que los empleados cometen en los registros y en la información contable.
B. Equivocaciones en la aplicación de las normas de información financiera mexicanas.
C. Falta de criterio o mala interpretación de los hechos existentes a la fecha en que se preparan los estados financieros, por parte del empleado, funcionario o encargado.
Irregularidad: Distorsión intencional en la información financiera provocada por cualquier persona o miembro de la administración. Ejemplos:
A. Falseamiento de los estados financieros por la manipulación, falsificación o alteración de los registros o documentos.
B. Malversación de activosC. Omisión de información significativa en los
registros o documentos.D. Registro de transacciones ficticiasE. Aplicación indebida de las normas de
información financiera mexicanas.
RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR ANTE ERRORES E IRREGULARIDADES
El auditor tiene la responsabilidad de informar a la Organización de los errores e irregularidades y cerciorarse de que éstos están debidamente fundamentados.
El auditor deberá considerar el probable impacto de los errores e irregularidades y las consecuencias de no tomar las medidas oportunas y preventivas.
Situaciones que incrementan el riesgo de un error o irregularidad
A. Dudas con respecto a la integridad o competencia de la administración.
B. Situaciones extraordinarias tanto externas como internas tales como:
Crisis en la industria Insuficiente capital de trabajo y falta de liquidez Deterioro en la generación de utilidades Falta de crédito accesible Baja en el precio de su acción en el mercado
Cambio de accionistas o desacuerdo entre ellos.
Obsolescencia del producto o servicio. Alta dependencia de un solo cliente o
proveedor. Presión sobre el personal solo para dar
cumplimiento a requerimientos Tiempos muy reducidos para la emisión de
información para la toma de decisiones Malas relaciones laborales Desactualización
C. Operaciones extraordinarias en fechas próximas al cierre del período que repercuten en forma importante en los estados financieros.
D. Problemas para obtener evidencia suficiente y competente en la auditoria.
Registros inadecuados, archivos incompletos, ajustes excesivos, transacciones no registradas, cuentas de control o auxiliares no depurados.
Demasiadas diferencias entre los registros contables y las confirmaciones de terceras personas.
Respuestas evasivas, poco razonables o contradictorias por parte de la administración a las interrogantes planteadas en la auditoria.
E. Incapacidad para obtener información de las bases de datos, debido a una documentación insuficiente u obsoleta de programas o del contenido de registro.
Irregularidad: Distorsión intencional en la información financiera provocada por cualquier persona o miembro de la administración.
Ejemplos:
A. Falseamiento de los estados financieros por la manipulación, falsificación o alteración de los registros o documentos.
B. Malversación de activos
C. Omisión de información significativa en los registros o documentos.
D. Registro de transacciones ficticias
E. Aplicación indebida de las normas.
AUDITORÍA OPERACIONAL
UNIDAD IV
MODELOS DE CONTROLCOSO Y COCO
NORMAS DEL IIA EN MATERIA DE CONTROL. N.2120 CONTROL:
La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua.
• Cualquier medida que tome la dirección, el consejo y otros,
para mejorar la gestión de riesgos y aumentar la
probabilidad de alcanzar los objetivos y metas
establecidos. la dirección planifica, organiza y dirige las
acciones suficientes para proporcionar una seguridad
razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas.
¿ QUÉ ES EL CONTROL INTERNO?
AICPA AAA FEI IIA IMA
• Lo define de manera amplia como un proceso llevado a
cabo por el consejo de administración, la gerencia y el
demás personal de la organización, diseñado para
proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de
los objetivos de la organización clasificados en:
COSO
COSO Continuación…..
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento con las leyes, reglamentos, normas y políticas
El control interno es un proceso. es un medio utilizado para la consecución de un fin, no un fin en sí mismo.
No se trata solamente de manuales de políticas y formularios, sino de personas en cada nivel de la organización. el control interno lo llevan a cabo las personas.
ANÁLISIS DEL CONCEPTO DE CONTROL INTERNO
El control interno sólo puede aportar un grado de aseguramiento razonable, no el aseguramiento total a la gerencia y al consejo directivo de la entidad.
El control interno está pensado para facilitar el logro de objetivos en una o más de las diferentes categorías señaladas.
ANÁLISIS DEL CONCEPTO DE CONTROL INTERNO….
EVALUAR SE REFIERE A:
ESTA DO DOCUMENTADO
ESTA FORMALIZADO
SE ESTA APLICANDO CONSTANTEMENTE
ES EFECTIVO
SI NO SE CUMPLE CON TODOS ESTOS REQUISITOS EL CONTROL ES DEFICIENTE
Tipos de controlSe diseñan para cumplir varias funciones.
Preventivos: Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan
Detectivos: Identifican los eventos en el momento en que se presentan
Correctivos: Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado.
ALGUNOS DE ÉSTOS SON:
Favorece la administración de riesgos. Contribuye al logro de metas y objetivos
institucionales. Coadyuva en la eficiencia operacional.
BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO
Son múltiples en la medida en que el personal se involucre y contribuya en su diseño y mantenimiento.
Coadyuva en el cumplimiento a la normatividad. Permite la salvaguarda de recursos. Propicia orden y disciplina. Genera buena imagen. Disminuye el porcentaje de error y las posibles
irregularidades. Contribuye a evitar el fraude. Facilita a los directivos el manejo de información y la
adecuada toma de decisiones.
Continuación……
IMPLEMENTANDO COSO
Eficacia y Eficiencia de las
operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de leyes y normas
Supervisión
Información y comunicación
Actividades de control
Evaluación de riesgos
Entorno de control
INFORME COCO
Definición de Control
El control comprende aquellos elementos de una organización (inclusive sus recursos, sistemas, procesos, cultura, estructura y tareas) que juntos respaldan a las personas en el logro de los objetivos de la organización. Dichos controles pueden pertenecer a una o más de las siguientes categorías generales:• Eficacia y eficiencia de las operaciones• Confiabilidad de los informes internos y externos• Cumplimiento con las leyes y reglamentaciones y las
políticas internas aplicables.
DIAGRAMA COCO
Propósito
Capacidad
CompromisoSupervisión & aprendizaje
Acción
AUDITORÍA OPERACIONAL
UNIDAD V
ESTRUCTURA DE LAS AUDITORÍAS Y MARKETING DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
FASES DE UNA AUDITORÍA
Planeación
Realización de la auditoría
Comunicación de los resultados
Supervisión del progreso
FASES DE UNA AUDITORÍA
Planeación
N.2010. El plan de trabajo de la auditoría interna
debe estar basado en una evaluación de riesgos, realizada al menos anualmente. En este proceso deben tenerse en cuenta los comentarios de la alta dirección y del Consejo
EN LA PLANEACIÓN EL AUDITOR DEBE CONSIDERAR
Los objetivos bien determinados sobre los que trabajará
La evaluación de riesgos por parte de los Directivos.
Las oportunidades de mejora en la gestión de riesgos y control de calidad.
Las asignación de recursos para el trabajo.
Aunado a lo anterior es conveniente que también considere el:
MARKETING DE LA AUDITORÍA OPERATIVA, es decir:
Comprender los objetivos de negocio de la dirección.
Involucrar a la dirección en el proceso de planeación.
Hacer que sea un proceso de aprendizaje para los empleados.
Involucrar a la dirección en el proceso del informe.
EL ENFOQUE HACIA LAS RECOMENDACIONES
Cinco atributos
Condición.- Identificar lo que se esta haciendo ahoraCriterios.-Identificar lo que debería ocurrir,Causa.- Identificar la razón por la cual se da la situación actual, identificar quién no esta haciendo algo y que es lo que no esta haciendo.
EL ENFOQUE HACIA LAS RECOMENDACIONES
Cinco atributos
Efecto.-Identificar el riesgo y sus efectos y lo que sucedería si no se modifica la condición actual.
Recomendación.- Identificar que debería hacerse y atacar directamente la causa
Cinco atributos continuación….
Efecto.- Identificar y cuantificar si es posible los beneficios de cambiar la situación actualRecomendación.-clara, precisa y orientada a la mejora continua
Calidad de la comunicación
PrecisaObjetivaClaraConcisaConstructivaCompleta yOportuna
N. 2440 IIA
Supervisión del Progreso
La actividad de auditoría interna debe supervisar la disposición de los resultados de los trabajos de consultoría hasta el grado de alcance acordado con el cliente.
N. 2500 IIA
AUDITORÍA OPERACIONAL
UNIDAD VI
ENFOQUE BASADO EN RIESGOS
AUDITORÍA OPERACIONAL BASADA EN RIESGOS
Comienzan con los objetivos de una organización.
Se centran en una evaluación de riesgos y controles operativos relacionados a esos objetivos.
Ayudan a proteger la organización de que ocurran cosas malas o indeseables.
AUDITORÍA OPERACIONAL BASADA EN RIESGOS CONTINUACIÓN…..
Ayudan a reducir la probabilidad de perder oportunidades.
Contribuyen a la mejora de los sistemas de gestión y control de riesgos.
Brindan sugerencias de mejora en los controles diseñados para mitigar los riesgos asociados con el logro de los objetivos operativos.
N 2110 GESTIÓN
DE RIESGOS
N. 2110 GESTIÓN DE RIESGOS:
La actividad de auditoría interna debe asistir a la organización mediante la identificación y evaluación de las exposiciones significativas a los riesgos, y la contribución a la mejora de los sistemas de gestión de riesgos y control.
RIESGOS Continuación…
Cualquier organización, sin importar su estructura o complejidad, están expuestas a riesgos que pueden impedir el logro de las metas y objetivos.
Los riesgos son cosas que podrían impedir que una organización alcance sus objetivos.
Diez riesgos de negocio universales
Registros o información erróneosPrincipios contables inaceptablesInterrupción del negocioCrítica gubernamental o acción legalAltos costosIngresos no obtenidos o perdidos Pérdida o destrucción de activosDesventaja competitiva o insatisfacción públicaFraude o conflicto de interesesInapropiada política de la gerencia o proceso de toma de decisiones
Otras definiciones de riesgo
La proximidad de un daño.
Una medida de incertidumbre.
Una posibilidad de sufrir una pérdida.
El potencial de resultados negativos.
Es la incertidumbre de que ocurra un
acontecimiento que pueda afectar el logro de los
objetivos. el riesgo se mide en términos de
consecuencias, efectos o impactos y
probabilidad.
No existe ninguna forma práctica de reducir el riesgo a cero
El riesgo es inherente a las actividades, procedimientos, programas y personas
La identificación de objetivos es una condición previa a la evaluación de los riesgos
CONSIDERACIONES RESPECTO A LOS RIESGOS
Fórmula de evaluación de riesgos
Objetivo Riesgos Controles
Identificación de Objetivos
Los objetivos son las cosas que una organización quiere lograr.
RELACION DE RIESGOS Y CONTROLES
Denominación del riesgo Nivel de decisión del riesgoClasificación del riesgoFactor (es) del riesgoClasificación del factor (es)Posibles (s) efectos en caso
de materializarse el riesgoGrado de impacto y
probabilidad de ocurrencia
¿Tienen controles?
Descripción de controles existentes
Tipo de control
Determinación de suficiencia y efectividad o deficiencia en su caso de controles
RIESGOS CONTROLES
EJEMPLOS DE REDACCIÓN DE RIESGOS
CARRETERAS CONSTRUIDAS DE MALA CALIDAD.
LICENCIAS Y PERMISOS OTORGADOS IRREGULARMENTE.
PERSONAS NO ELEGIBLES BENEFICIADAS CON EL PROGRAMA X.
PAGOS REALIZADOS INDEBIDAMENTE.
Es toda circunstancia o situación
que aumenta las probabilidades de
una organización de que llegue a
materializarse un riesgo.
¿QUÉ ES UN FACTOR DE RIESGO?
SE DEBEN ANOTAR LAS CINCO PRINCIPALES CAUSAS DE LOS FACTORES DE RIESGOS E INDICAR LA CLASIFICACIÓN Y EL TIPO DE FACTOR DEL RIESGO.
EJEMPLOS DE FACTORES DE RIESGO
INEXPERIENCIA DEL PERSONAL.
POCA O NULA SUPERVISIÓN.
DESAPEGO O DESCONOCIMIENTO DE LA NORMA.
MANUALES DESACTUALIZADOS.
TABLA DE PONDERACIONES PARA LA VALORACIÓN DEL RIESGOGRADO
DE IMPACTO CRITERIO
109
CATASTRÓFICO
8
7GRAVE
65
SERIO
43
MODERADO
21
INSIGNIFICANTE
TABLA DE PONDERACIONES PARA LA VALORACION DEL RIESGO
PROBABIL DE OCURRENCIA
CRITERIO
109
RECURRENTE (MUY ALTA)
8
7PROBABLE (ALTA)
65
POSIBLE (MEDIA)
43
INUSUAL (BAJA)
21
REMOTA (MUY BAJA)
0 5 10
5
10 III
IIIIV
IMPACTO DEL RIESGO
P
R
O
B
A
B
I
L
I
D
A
D
MAPA DE RIESGOS
Número
1
2
3
4
5
ÁREA:
CLAVE DEL PROCESO
RESPONSABLE
IMPACTO PROBAB. DE OCURRENCIADESCRIPCIÓN DEL RIESGO
Número
6
7
8
9
10
ÁREA:
CLAVE DEL PROCESO
RESPONSABLEIMPACTO PROBAB.DE
OCURRENCIA
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
IDENTIFICACIÓN DE CONTROLES EXISTENTES
Número y clave
1
2
3
4
5
FACTOR DE RIESGO
OBJETIVO
IDENTIFICACIÓN DE CONTROLES FALTANTES O POR MEJORAR
Número y clave
1
2
3
4
5
FACTOR DE RIESGO
OBJETIVO
POSIBLES EFECTOS EN CASO DE MATERIALIZARCE EL RIESGO
DESCRIBIR LAS CONSECUENCIAS QUE DE MATERIALIZARCE EL RIESGO IDENTIFICADO INCIDIRÁN EN EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS O METAS INSTITUCIONALES.
AUDITORÍA OPERACIONAL
UNIDAD VII
ENFOQUE DE RELACIÓN COSTO-BENEFICIO
MEJORA EN LOS COSTOS1. Definir Objetivos/Alcance
2. Recopilar información
3. Documentar
4. Analizar
ActividadesEntrevistas
Diagrama e flujo de procesos
Diagrama espagueti
Tiempo y CostoEntrevistas, ABC, etc.
Estimación del tiempo de actividad
Análisis de la duración total
Análisis de costos de la actividad
5. Identificar
6. Recomendar
Generadores de costo-tiempo
Mejoras de procesos
Mejora en los Costos
4. Analizar el Proceso
• Diagrama Espagueti - Para identificar el número de pasos en el proceso y el trayecto que sigue el proceso moviéndose de un departamento a otro. Se preparan dos diagramas:
– “TAL CUAL ES” – proceso actual– “DEBERÍA SER” – proceso mejorado
recomendado por los empleados
4. Analizar el Proceso (continuación)
Análisis del Costo de las Actividades: Para determinar el costo de cada paso y actividad principal
a. Determinar el costo del tiempo de empleados – Incluir salarios, beneficios, entrenamiento, etc. Determinar una tasa horaria.
b. Calcular el costo de cada paso y actividad – el tiempo directo en horas multiplicado por el costo por hora de trabajo.
4. Analizar el Proceso
• Análisis de la Duración: Identificar, para cada actividad principal en el proceso, cuánto tiempo se consume trabajando productivamente y cuanto tiempo pasa sin que se haga ningún trabajo significativo.
Diagrama Espagueti “TAL CUAL ES”
1. Los usuarios completan el formulario de solicitud.
2. Orden aprobada por el gerente del departamento
3. Se ingresa la orden en el Sistema de Compras
4. Los Inspectores revisan cada solicitud5. Las órdenes van al supervisor de
compras6. Los compradores colocan las órdenes7. El supervisor aprueba las órdenes8. Se recibe la orden9. El supervisor verifica la orden10. Se ingresa la recepción al sistema de
compras11. Se envía la orden al departamento
solicitante
Departamento
11 1
3 2
Compradores
6
Supervisor de Compras
5
7
10
Inspectores
4
Dársena de Recepción
8
9
Diagrama Espagueti “DEBERÍA SER”
1. Solicitudes ingresadas en el sistema por el usuario
2. El Supervisor de Compras aprueba las solicitudes
3. Los compradores colocan las órdenes
4. Se recibe la orden5. Orden enviada al departamento
solicitante6. El departamento solicitante
ingresa la recepción en el sistema de compras
Departamento
1
6
Compradores
3
Supervisor de Compras
2
Inspectores
Dársena de Recepción
4 5
AUDITORÍA OPERACIONAL
UNIDAD VIII
ENFOQUE DE PROCESOS: CUATRO CARACTERÍSTICAS
DE PROCESOS EFICACES
PROCESO DE NEGOCIO
Definición:
Un proceso del negocio es un grupo de tareas lógicamente relacionadas decisiones y actividades que, cuando se realizan, utilizan los recursos del negocio para producir resultados definitivos.
EJEMPLOS DE PROCESOS
Cumplimiento de las órdenes de venta. Ventas recibe una orden, Administración la procesa, Manufactura fabrica el producto, logística traslada el producto al cliente, el Personal de servicios lo instala y, luego, Finanzas factura al cliente y cobra el dinero. Al menos seis unidades participan en la ejecución de este proceso.
Conducción de una auditoría. Auditoría conduce la revisión, se desarrollan las recomendaciones junto con el Cliente de la auditoría y este las implementa. Al menos dos grupos, auditoría y el cliente, participan en este proceso de negocio.
CUATRO CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO EFICACES
Propiedad y responsabilidad
Procesos y subprocesos definidos y documentados.
CUATRO CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO EFICACES
Puntos de control y mediciones:– deben ser informativos y ejecutables– deben medir tanto la calidad como la cantidad de
las transacciones que se mueven por el proceso– deberían formar ciclos o circuitos cerrados dentro
del proceso– los controles deberían resultar económicos
Control de procesos y mejora continuos.
FASES DE UNA AUDITORÍA
Planeación – Es en esta fase cuando el auditor estudia el proceso para determinar si las Cuatro Características parecen estar presentes en el diseño del proceso. El resultado de la fase de planeación sería un programa de auditoría a ser utilizado en la fase siguiente.
Análisis y evaluación de la información – El auditor ejecuta el programa de auditoría, que se centra en probar si los puntos y mediciones de control funcionan de acuerdo con sus objetivos. Además, las pruebas ayudan a determinar si se emplea información exacta, vigente y pertinente.
FASES DE UNA AUDITORÍA
Comunicación de resultados – El auditor comunica los resultados de la auditoría a las personas apropiadas.
Seguimiento – Después de terminar la auditoría y de llegar a un acuerdo sobre los planes de acción, el auditor debe hacer un seguimiento para asegurarse de que la gerencia tome la acción apropiada.
AUDITORÍA OPERACIONAL
UNIDAD IX
ENFOQUE DE PROCESOS: MEJORA EN LOS COSTOS
ENFOQUES DE AUDITORÍA DE PROCESOS
Mejora en los Costos (VCI, Value Cost Improvement)- Herramienta para mejora de procesos mediante consultoría
interna.- Incluye los siguientes pasos: Documentar los procesos
existentes, identificar tiempos de agregado de valor, identificar generadores de costo y tiempo y desarrollar un nuevo proceso más eficiente.
- Algunas organizaciones, como Boise Cascade, han agregado en este enfoque encuestas al cliente.
FASES DE UNA AUDITORÍAEl Enfoque de Mejora en los Costos
Planeación – Esta fase incluiría la fijación de objetivos para la revisión, recopilación de información mediante entrevistas y otros métodos, diagramas de flujo y espagueti del proceso existente, y el análisis de tiempo de recopilación.
FASES DE UNA AUDITORÍAEl Enfoque de Mejora en los Costos
Análisis y evaluación de información – En esta fase del enfoque el auditor analizaría el proceso existente identificando los generadores de costo y tiempo, y desarrollaría un proceso rediseñado que reduzca la duración del proceso y los costos.
108
EL RESUMEN EJECUTIVO INCLUYE:
Visión global del proyecto. Problemática que se pretende resolver Necesidades a cubrir. Principales características del proyecto. Monto de inversión. Indicadores de rentabilidad y riesgos
asociados.
Comunicación de resultados – El auditor comunicaría los resultados de la revisión y el diseño mejorado de procesos a las personas apropiadas. En realidad, esta comunicación debería ser continua durante la revisión, de manera tal que los resultados no sobrepasen los límites de las expectativas de la gerencia. Es decir que si la gerencia deseara trabajar dentro de la porción computarizada existente del proceso, los revisores no deberían dedicar demasiado tiempo proponiendo un rediseño completo de los sistemas computarizados subyacentes.
FASES DE UNA AUDITORÍAEl Enfoque de Mejora en los Costos
Seguimiento – Una vez concluida la revisión, la auditoría puede participar o no en la implementación del nuevo proceso.
FASES DE UNA AUDITORÍAEl Enfoque de Mejora en los Costos
Evaluaciones de Servicio al Cliente
Agregar evaluaciones de servicio al cliente a las técnicas de mejora en los costos:
a. Ayuda a que el equipo de revisión priorice actividades para una revisión posterior
b. Puede indicar dónde se encuentra el problema
Evaluaciones de Servicio al Cliente
Los clientes pueden ser:
a. Internos o externos
b. Directos o indirectos
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN
• SUFICIENTE,
• OPORTUNA,
• CONFIABLE Y
• DE FÁCIL ACCESO
• QUE ABARQUE TODOS LOS TRAMOS DE CONTROL,
• GENERALIZADA, NO CENTRALIZADA (ASCENDENTE, DESCENDENTE Y TRANSVERSAL)
• OPORTUNA,• CONFIABLE,• ENTENDIBLE Y• CON RETROALIMENTACIÓN
CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN
• PRECISAS.
• OBJETIVAS.
• CLARAS.
• CONCISAS.
• CONSTRUCTIVAS.
• COMPLETAS.
• OPORTUNAS.
CALIDAD DE LAS COMUNICACIONES NORMA DE DESEMPEÑO 2420
1. COOPERS & LYBRAND. LOS NUEVOS CONCEPTOS DEL CONTROL INTERNO. INFORME COSO. ED. DIAZ DE SANTOS.
2. NORMAS INTERNACIONALES PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA (THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS).
3. ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS Y COMISIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA. MÉXICO.
4. CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL. IMCP.
5. SANTILLANA GONZALEZ, JUAN RAMÓN. AUDITORÍA II. EDIT. ECAFSA. MÉXICO.
ALGUNAS REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
