Auditoria sena

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METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES

METODOLOGÍA PARA AUDITAREL SISTEMA DE EVALUACIÓN

Y CERTIFICACIÓNDE COMPETENCIAS LABORALES

Dirección Sistema Nacional de Formación Profesional

Bogotá, D.C. Octubre de 2003

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METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMADE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN

DE COMPETENCIAS LABORALES

Elaboró

William Darío Riaño BarónMariam G. Zgaib Aburad

Asesores División Aprendizaje y Reconocimiento

Revisó

Jair Ospina PachecoJefe División Aprendizaje y Reconocimiento

Aprobó

Juan Bayona FerreiraDirector del Sistema Nacional de Formación Profesional

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RECONOCIMIENTOS

Las siguientes personas aportaron su conocimiento y expe-riencia acerca de la metodología para auditar el sistema deevaluación y certificación de competencias laborales y susprocesos.

Doris Cenelia Galindo ÁlvarezLuz Marina Hincapié López

Luis Carlos Leiva CobosMario Javier Rincón Triana

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TABLA DE CONTENIDO

1.0 Introducción .................................................................................................................... 9

2.0 Alcance del documento ................................................................................................ 10

3.0 Objetivos del documento .............................................................................................. 11

4.0 Concepto básico de la auditoría ................................................................................... 12

5.0 Principios de la auditoría .............................................................................................. 13

6.0 Actores de la auditoría .................................................................................................. 15

7.0 Tipos de auditoría según aspecto auditado ................................................................. 16

8.0 Proceso general para auditar ....................................................................................... 18

9.0 Informe de la auditoría y su seguimiento ..................................................................... 24

10.0 Requisitos fundamentales para realizar una auditoría efectiva ................................... 26

11.0 Definición de términos .................................................................................................. 28

12.0 Referencias bibliográficas ............................................................................................ 30

Anexos

1. "PLAN DE AUDITORÍA" ............................................................................................... 31

2. "PROPÓSITO Y ALCANCE" ........................................................................................ 32

3. "GUÍA DE REUNIONES" .............................................................................................. 33

"LISTADO DE PARTICIPANTES" ................................................................................. 34

4. "LISTA DE VERIFICACIÓN" ......................................................................................... 35

5. "INFORME DE AUDITORÍA" ........................................................................................ 36

6. "SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA -SAC" ......................................................... 37

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1.0INTRODUCCIÓN

El Sistema Nacional de Formación para el Trabajo, se define como una estructura funcionalque articula e integra gremios, empresas, centros de investigación y desarrollo tecnológico,instituciones educativas técnicas, tecnológicas y de formación profesional, y al estado con elfin de definir e implementar políticas, directrices y estrategias para el desarrollo y cualificaciónde los recursos humanos del país y el aprendizaje permanente.

El sistema se fundamenta en procesos de normalización de las competencias laborales delos trabajadores, administrando, orientando y operando la elaboración y actualización de nor-mas colombianas, la formación por competencias, la evaluación y certificación, y la auditoría atodos los aspectos del sistema de evaluación y certificación.

La competencia laboral en este contexto, es descrita como la capacidad de una personapara desempeñar funciones productivas en diferentes contextos, con base en los estándaresde calidad establecidos por el sector productivo.

En este orden de ideas, la metodología para auditar el sistema de evaluación y certificaciónde competencias laborales y sus procesos, ha tenido procesos de validación medianteauditorías realizadas en conjunto por el SENA y el sector productivo entre 1999 y 2002 enexperiencias piloto.

El proceso de auditoría se desarrolla sobre el sistema de evaluación y certificación de com-petencias laborales para revisar todos sus aspectos y corroborar de forma sistemática si se hamantenido al día o no y así poder establecer su fiabilidad, y será ejecutado por los Centros deFormación del SENA y la Dirección del Sistema Nacional de Formación Profesional.

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ALCANCE DEL DOCUMENTO

El presente documento define y describe el proceso general y las fases para realizar laauditoría al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales, y establece parael SENA, organismo certificador, los formatos para realizar la auditoría y efectuar los registroscorrespondientes.

Está dirigido a las personas responsables de realizar la auditoría al sistema de evaluación ycertificación de competencias laborales desarrollado por los Centros de Formación del SENAy por las empresas mediante alianzas con la entidad.

2.0

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OBJETIVOS DEL DOCUMENTO

Objetivo General

Ofrecer a las partes interesadas, la metodología para planear, preparar, ejecutar, y presentarinforme y hacer seguimiento a la auditoría realizada al sistema de evaluación y certificación decompetencias laborales.

Objetivos Específicos

1. Establecer el proceso para realizar la auditoría al sistema de evaluación y certificación decompetencias laborales.

2. Establecer los documentos soporte para la ejecución de la auditoría y sus registros.

3. Establecer la funciones y responsabilidades del auditor y auditado

4. Presentar los requisitos fundamentales para realizar una auditoría efectiva.

3.0

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CONCEPTO BÁSICO DE LA AUDITORÍA

La auditoría es un examen sistemático e independiente que determina si las actividades ylos resultados del sistema de evaluación y certificación de competencias laborales cumplecon las disposiciones establecidas y si éstas se han aplicado en forma efectiva permitiendoalcanzar los objetivos.

La NTC-ISO 19011 de 2002, "Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de lacalidad y/o ambiental", define auditoría como el "proceso sistemático, independiente y docu-mentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin dedeterminar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría".

La auditoría verifica lo que se hace y los resultados de lo que se hace. Para ello tiene encuenta tres elementos:

w Lo que se debe hacer (referenciales)w Lo que se hace (real), yw Lo que se quiere hacer (objetivo).

La discrepancia entre estos elementos constituyen las desviaciones.

4.0

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PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA

Como quiera que los principios de la auditoría son universales, es decir se aplican de igualmanera a los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, como al sistema de evaluacióny certificación de competencias laborales, se toman literalmente los principios de la auditoríaque establece la NTC - ISO 19011:2002:

"La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Éstos hacen de la auditoríauna herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionan-do información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño. Laadhesión a estos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoríaque sean pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores trabajar independientemen-te entre sí para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.

Los principios siguientes se refieren a los auditores:

w Conducta ética: El fundamento de la profesionalidad.

La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar.

w Presentación Ecuánime: La obligación de informar con veracidad y exactitud.

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitudlas actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontradosdurante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y elauditado.

w Debido Cuidado Profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar.

Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tareaque desempeñan y la confianza depositada en ello por el cliente de la auditoría y por otraspartes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.

Los principios que siguen se refieren a la auditoría, la cual es por definición independientey sistemática.

w Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las con-clusiones de la auditoría.

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Los auditores son independientes de la actividad que es una auditoría y están libres desesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo delproceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoríaestarán basados sólo en la evidencia de la auditoría.

w Enfoque basado en la Evidencia: El método racional para alcanzar conclusiones de laauditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría a sistemático.

La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la informacióndisponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un periodo de tiempo de limitadoy con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo esta estrechamente relacionado conla confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría."

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ACTORES DE LA AUDITORÍA

En la auditoría al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales y a susprocesos, existen tres actores fundamentales:

w El Cliente

Persona u organización que solicita la auditoría. Para este contexto los Centros de Forma-ción del SENA y las empresas que estén en el proceso se consideran los clientes.

w El Auditor

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría al sistema de evaluación ycertificación de competencias laborales y sus procesos.

w El Auditado

Organización o área sobre la cual se realiza la auditoría. El área auditada es la que desarro-lla los procesos de evaluación y certificación de competencias laborales.

6.0

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TIPOS DE AUDITORÍAS SEGÚN ASPECTO AUDITADO

7.1 Tipos de Auditoría

Existen tres tipos de auditorías según aspecto a auditar: Auditoría del Sistema, Auditoría deProcesos y Auditoría de Productos.

w Auditoría del Sistema

La Auditoría del Sistema de Evaluación y Certificación de competencias laborales examinaen el Centro de Formación del SENA y en las empresas que estén en el proceso, si el sistemafunciona y sirve, examinando el grado de adecuación entre los objetivos formulados y losresultados obtenidos, la organización y las prácticas que realizan.

w Auditoría de Proceso

La Auditoría de Proceso examina las etapas o fases del proceso de evaluación que permi-ten obtener total o parcialmente un producto o servicio.

Evalúa las acciones desarrolladas, función por función, y la aplicación de lo dispuesto en la"Metodología para evaluar competencias laborales", la eficacia de los procedimientos con-templados y lo que se hace y cómo se hace para evaluar la competencia laboral de las perso-nas; igualmente se examinan los elementos o equipos utilizados y requeridos en el rango deaplicación de la norma, y las técnicas e instrumentos de evaluación utilizados.

w Auditoría de Producto

La Auditoría de Producto en el sistema de evaluación y certificación de competencias labo-rales, recae fundamentalmente en los resultados del proceso de evaluación y certificaciónque están acopiados en el Portafolio de Evidencias.

7.2 Aspectos a verificar por el auditor

El auditor y su equipo deben verificar que el sistema de evaluación y certificación es apto yestá funcionando eficazmente, igualmente el cumplimiento de los procesos y procedimientosde evaluación y certificación desarrollados por los evaluadores de competencias laboralesconforme a lo establecido en la metodología.

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Como consecuencia de lo anterior verifican en forma aleatoria la existencia y pertinencia delos productos resultantes del proceso evaluativo como son las evidencias aportadas y recogi-das del candidato y que reposan en el Portafolio de Evidencias, así como el completodiligenciamiento de cada uno de los seis (6) registros:

w Autodiagnósticow Inscripciónw Valoración de Evidencias Previasw Plan de Evaluaciónw Evidencias Actuales Recogidas y Valoradas, yw Juicio.

La auditoría debe realizarse para el mejoramiento continuo del sistema; como mínimo elauditor tiene dos momentos claves en los que debe efectuar la auditoría:

w Cuando el evaluador ha valorado las evidencias previas.

w Cuando el evaluador ha valorado las evidencias actuales y emite el juicio sobre la compe-tencia laboral del candidato.

Los procesos de evaluación y certificación que realizan los Centros de Formación del SENAson auditados por el Sistema Nacional de Formación Profesional, y los desarrollados por lasempresas en alianza con la entidad son auditados por el Centro de Formación Profesional.

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PROCESO GENERAL PARA AUDITAR

Para desarrollar la auditoría al sistema de evaluación y certificación de competencias labo-rales se debe tener en cuenta tres (3) pasos fundamentales:

8.1 Planeación de la Auditoría

8.2 Ejecución de la Auditoría

8.3 Informe y seguimiento de la Auditoría realizada

Para llevar a cabo una auditoría efectiva se debe tener en cuenta la respuesta a los ítemQué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo, Por Qué, Para Qué y Con Quién, lo cual orienta al auditorpara:

w formular el objetivow delimitar la auditoríaw elaborar el cronogramaw establecer las técnicas e instrumentos necesarios a aplicar, yw establecer los recursos necesarios.

Se sugiere tener en cuenta el Anexo "Items a tener en cuenta para planear una auditoríaefectiva".

8.1 Planeación de la Auditoría

8.1.1 Carta de Designación.

La auditoría se inicia con la Carta de Designación, que debecontener:

w fecha y duración de la auditoríaw tipo de auditoría a realizarw nombre de la persona a contactar

El auditor debe soportarse en la norma o Titulación de competencia laboral colombianacomo criterio de auditoría, en la "Metodología para evaluar y certificar competencias labora-les", en la "Guía para seleccionar técnicas y elaborar instrumentos de evaluación de compe-tencias laborales", y en el número de candidatos evaluados en su competencia laboral.

8.0

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METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEM

A DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES

PROPÓSITO JUSTIFICA-CIÓN

RESPONSA-BLE

CRONOGRAMAMetodología.

Técnicas.Instrumentos.

RECURSOS

ITEMS A TENER EN CUENTA PARAPLANEAR UNA AUDITORÍA EFECTIVA

QUÉ

POR QUÉ

QUIÉN

DÓNDE

CUÁNDO

CÓMO

CON QUÉ

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8.1.2 Plan de Auditoría.

El auditor elabora el Plan de Auditoría, el cual debe ser aprobado por el cliente y comunica-do a los auditados. (Ver Anexo 1)

El Plan de Auditoría debe contener:

w Alcance de la auditoría. (Ver Anexo 2)w Identificación de las personas que tengan responsabilidades directas respecto al alcance

de la auditoría.w Identificación de los documentos en referencia (tales como la norma o Titulación de com-

petencia laboral, los documentos "Metodología para Evaluar y Certificar competencias la-borales" y "Guía para seleccionar técnicas y elaborar instrumentos de evaluación").

w Identificación de los miembros del equipo de auditoría (si se llegase a necesitar su confor-mación).

w Fecha y lugar donde se va a realizar la auditoría.w Identificación del número de candidatos evaluados, para determinar el número en forma

aleatoria.w Hora y duración esperados por cada actividad principal de la auditoría.w Programación de reuniones a realizar con la Dirección del Centro de Formación y con la

empresa que esté en el proceso.w Requisitos de confidencialidad.w Fecha de entrega del informe de la auditoría.

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

OBSERVACIÓNDE ACTITUDES

Y CONDICIONESDE LAS ÁREAS

DE INTERÉS

ANÁLISISDOCUMENTOS

ENTREVISTA

REUNIÓNCIERRE

RECOLECCIÓNPRUEBAS

REUNIÓNAPERTURA

INFORME YSEGUIMIENTO

EJECUCIÓN

PLANEACIÓN

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8.2 Ejecución de la Auditoría

La ejecución de la auditoría tiene tres etapas:

w Reunión de Aperturaw Recolección de Pruebasw Reunión de Cierre

8.2.1. Reunión de Apertura

La reunión de apertura es la etapa o momento decisivo. En ella se debe establecer unaatmósfera de confianza y en su defecto hay que buscarla y consolidarla.

En la Reunión de Apertura se aclara lo que es la auditoría (evaluación del sistema) y lo queno es la auditoría (evaluación de los actores del sistema).

En la Reunión de Apertura se:

w Presentan los asistentesw Hace la lista de asistentes / recoge lista de asistenciaw Ratifica el alcance de la auditoríaw Explica la metodología a utilizarw Explica la técnica de muestreo a utilizarw Explica sobre las no-conformidades y su clasificaciónw Explica el formato de SAC's (Mayores y Menores)w Confirma la programación de entrevistasw Se confirma el programa /itinerariow Confirma la reunión de cierrew Explica sobre el informe y el seguimientow Confirma el principio de confidencialidadw Agradece al clientew Se toman decisiones y se concluye

8.2.2 Recolección de Pruebas

La Recolección de Pruebas consiste en obtener evidencias tangibles, es decir objetivas, deque el sistema de evaluación y certificación de competencias laborales funciona correcta yeficazmente.

La Recolección de Pruebas se hace a través de:

w Entrevistasw Análisis de Documentosw Observación de Actitudes y condiciones de las áreas de interés

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Para llevar a cabo la Recolección de Pruebas, el auditor se apoya en una Lista de Verifica-ción que tiene como finalidad asegurar que los objetivos y alcance de la auditoría se cumplan,y que cada una de las partes de la auditoría esté completa.

Cuando el auditor va a preparar una Lista de Verificación debe tener en cuenta la metodolo-gía del proceso de evaluación y certificación de competencias laborales, los procedimientosestablecidos y los registros completamente diligenciados que quedan de cada fase y queestán conservados en el Portafolio de Evidencias, y la norma o Titulación de competencialaboral colombiana frente a la cual el candidato se está evaluando.

8.2.2.1 Las Entrevistas

Las Entrevistas permiten al auditor procesar datos de entrada en datos de salida buscandosiempre el mejoramiento continuo del sistema. La información suministrada son los datos deentrada; durante el proceso se debe preguntar, escuchar, reformular, escribir y agradecer, ylas conclusiones son los datos de salida.

Elementos del Proceso de Entrevista:

w En las entrevistas el lenguaje debe ser claro, sencillo, conciso y concreto.

w En las entrevistas la escucha debe mostrar interés en entender y se debe estar atentopara reformular.

w En las entrevistas las preguntas se deben hacer una a una, deben ser cortas, no son decuestionarios, no incluyen mentiras, no deben ser cerradas ni interrumpir al auditado ydeben evitarse formularlas al primer contacto con el auditado.

w En las entrevistas los silencios deben señalar interés y atención, y expresar actitud deescucha a la vez que se toman notas.

En las entrevistas se debe tener en cuenta la "Regla de los 3 D": Dominio de sí Mismo,Dominio del Tema y Dominio del Auditorio o entrevistado(s).

8.2.2.2 Análisis de los Documentos

El análisis de los documentos se practica por muestreo teniendo en cuenta que sobre ellosse debe examinar:

w El Fondow La Formaw La Aplicación

El Fondo: Se debe examinar el cubrimiento del tema de evaluación y certificación de com-petencias en la organización o área y la exactitud de la referencia a otros documentos como:

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w "Metodología para evaluar y certificar competencias laborales"w "Guía para seleccionar técnicas y elaborar instrumentos de evaluación"w La norma o Titulación de competencia laboral colombiana.

La Forma: Organización de los registros del proceso de evaluación que se conservan en elPortafolio de Evidencias.

La Aplicación: La efectiva implementación o uso de la documentación (Metodología deevaluación y certificación de competencias laborales, Norma o Titulación de competencia la-boral colombiana y Portafolios de Evidencias del candidato)

MUESTRA A EXAMINAR: El auditor debe seleccionar directamente del universo de candi-datos en proceso de evaluación, una muestra al azar de Portafolios de Evidencias, según lossiguientes parámetros:

Número de Candidatos Número de Portafolios a Examinar

Hasta 20 5Entre 20 y 50 7

Entre 50 y 100 10

Dependiendo de los hallazgos encontrados el auditor debe incrementar la muestra a examinar.

8.2.2.3 Observación de Actitudes y condiciones de las áreas de interés

El auditor debe observar actitudes de las personas auditadas para que ello le permita inda-gar más o reformular reflejando lo que no se comprendió o bien para sintetizar.

La observación de las condiciones de las áreas de interés le permiten al auditor conocercómo se realiza el proceso de evaluación y cómo se salvaguarda la documentación o Portafoliosde Evidencias.

8.2.3 Reunión de Cierre

La reunión de cierre de la auditoría traduce que ésta ha concluido.

En ella se:

w Expresan los agradecimientosw Verifica la lista de asistenciaw Ratifica el alcance de la auditoría realizadaw Presentan en forma general los resultadosw Explican las SACs Mayores / Menoresw Obtiene la firma del responsable de las SAC's si existiesenw Informa sobre las observacionesw Explica sobre el informe y el seguimientow Define fecha de entrega del informe

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INFORME DE LA AUDITORÍA Y SU SEGUIMIENTO

Al finalizar la auditoría el auditor debe realizar una revisión cuidadosa de los hallazgos en-contrados. Para esto debe revisar que la lista de verificación esté concluida, igualmente deberevisar las notas y apuntes tomados para compararlos, y relacionar las no-conformidadesencontradas.

9.1 Informe de Auditoría

Finalizada la auditoría, el auditor debe preparar su informe que debe ser conciso, de fácillectura y que debe contener la:

w Descripción del alcance de la auditoría efectuadaw Identificación del auditor (y del equipo auditor)w Descripción de las deficiencias encontradas y de las evidencias soporte. (Ver Anexo 5)

9.2 Presentación de los Hallazgos

Los hallazgos encontrados por el auditor y su equipo deben ser presentados a la gerencia dela organización auditada. (Centro de Formación del SENA y empresa que esté en el proceso)

El auditor debe:

w hacer una reunión formal con la gerencia siendo conciente que la organización auditadaes su cliente.

w explicar en forma detallada y de manera constructiva los hallazgos encontrados, justifican-do con evidencia.

w obtener de la gerencia la aprobación de la Solicitud de Acción Correctiva.

9.3 No-Conformidades

Generalmente una no-conformidad se refiere a deficiencias encontradas o hallazgos.

Una no-conformidad puede ser una falla encontrada en:

w La implementación de la metodología para evaluar y certificar competencias laborales.

w La implementación de los procedimientos u otros requisitos de documentación (registros)

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w La implementación de la guía para seleccionar técnicas y elaborar instrumentos de eva-luación.

Frente a una no-conformidad el auditor solicita una Acción Correctiva. (Ver Anexo 6) Esteformato es usado para describir una no-conformidad y para consignar una solicitud de accióncorrectiva.

La Solicitud de Acción Correctiva - SAC, señala el nivel de clasificación de la no-conformidad.Usualmente la clasificación de no-conformidades no es necesaria para las auditorías internas,pues éstas se soportan en recomendaciones que corrigen y mejoran el sistema continuamente.

Las No-Conformidades más usuales se clasifican en: MAYOR y MENOR.

Una Solicitud de Acción Correctiva MAYOR ocurre cuando hay una falla total en el siste-ma de evaluación y certificación de competencias laborales, o cuando se suman rompimien-tos pequeños en los procedimientos y ocasionan un rompimiento total o importante.

Una Solicitud de Acción Correctiva MENOR ocurre cuando se identifica una o más deficien-cias en el proceso de evaluación y certificación, y que puede corregirse a la mayor brevedad.

Las Solicitudes de Acciones Correctivas MAYOR o MENOR, deben ser corregidas y verifica-das en la primera visita de seguimiento que se acuerde entre las partes.

Así mismo la gerencia de la organización y el auditor deben dar claridad sobre los responsa-bles y las responsabilidades que les competen.

La gerencia de la organización auditada debe:

w Identificar, investigar y apropiar claramente la deficiencia encontrada.w Proponer un programa de acción correctiva a largo plazo.w Acordar la fecha límite de terminación.w Hacer los cambios correspondientes.

El auditor debe:

w Verificar la efectividad de las acciones correctivas, realizando una auditoría de la evidenciaobjetiva.

9.4 Seguimiento y cierre

Se denomina "seguimiento de la auditoría" al proceso que determina que la Acción Correctivaha sido implementada.

Se denomina "cierre de la auditoría" al proceso de verificación y aceptación de la accióncorrectiva. El "cierre" incluye segunda auditoría, observación de evidencia física, y/o revisiónde documentación nueva o usada.

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REQUISITOS FUNDAMENTALESPARA REALIZAR UNA AUDITORÍA EFECTIVA

Para realizar una auditoría efectiva se debe tener en cuenta los siguientes requisitos funda-mentales:

w Contar con el soporte de la gerencia

w Tener auditores formados y entrenados

w El auditor (y el equipo auditor) debe tener independencia de los aspectos auditados.

w El auditor (y el equipo auditor) debe tener acceso concertado a las oficinas, documentos,Portafolios de Evidencias y al personal requerido a tiempo.

w El auditor (y el equipo auditor) debe tener acceso a los niveles gerenciales.

w El auditor (y el equipo auditor) debe contar con procedimientos de auditoría definidos: Parala programación, para el cumplimiento y para la entrega de informes.

Un auditor y su equipo para llevar a cabo la auditoría deben garantizar que conocen lasacciones claves, como son:

Ofrecer Seguridad

w Explicar el objetivo de la auditoríaw Explicar el métodow Tomar notasw Reformular

Ofrecer Efectividad

w Mostrar cordialidadw Saber escucharw Dedicar tiempow Estar a disposiciónw Saber agradecer

10.0

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Generar Actividad

w Ayudar a hablarw Permitir hablarw Ayudar a explicarw Ayudar a resumir

Generar Consideración

w Saber presentarsew Permitir hablar al auditado de su trabajo, de lo que hacew No juzgar al auditadow Mostrar respeto por el auditado

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DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Las siguientes definiciones se encuentran en la NTC-ISO 9000:2000 "Sistemas de Gestiónde la Calidad. Fundamentos y Vocabulario", y la NTC-ISO 19011:2002 "Directrices para laauditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental" y son aplicables al sistema deevaluación y certificación de competencias laborales.

1. AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener eviden-cias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensiónen que se cumplen los criterios de auditoría.

2. AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

3. AUDITADO: Organización que es auditada.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Extensión y límites de una auditoría.

5. CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

6. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: Resultado de una auditoría, que proporciona elequipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de laauditoría.

7. CLIENTE DE LA AUDITORÍA: Organización o persona que solicita una auditoría.

8. EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo,si es necesario, de expertos técnicos.

9. EXPERTO TÉCNICO: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos alequipo auditor.

10. EVIDENCIAS DE LA AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otrainformación que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

11. EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan losresultados planificados.

12. EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

11.0

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13. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia de laauditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

14. LISTA DE VERIFICACIÓN: Herramienta que permite estructurar la evaluación que seefectuará, el auditor la utiliza para corroborar que lo que está establecido se hace.

15. MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir losrequisitos.

16. ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de respon-sabilidades, autoridades y relaciones.

17. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, lascuales transforman elementos de entrada en resultados.

18. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

19. PRODUCTO: Resultado de un proceso.

20. PROGRAMA DE AUDITORÍA: Conjunto de una o más auditorías planificadas para unperíodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

21. PLAN DE AUDITORÍA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados deuna auditoría.

22. SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. INSTITUTO NACIONAL DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ICONTEC, NTC-ISO 19011:2002. "Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/oambiental". Bogotá, Colombia.

2. INSTITUTO NACIONAL DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ICONTEC, NTC-ISO 9000 :2000 «Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario". Bogo-tá, Colombia.

3. Documentos "Auditorías de la Calidad II". Especialización en Administración y Gerenciade Sistemas de la Calidad. ICONTEC, 2001. Bogotá, Colombia.

4. Documentos Curso "Auditor Interno ISO 9000" SGS-ICS, 1999. Bogotá, Colombia.

12.0

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PLAN DE AUDITORÍA

ANEXO 1

CENTRO DE FORMACIÓN Ó EMPRESA:

REPRESENTANTE: CARGO:

FECHA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

OBJETIVO:

ALCANCE:

METODOLOGÍA:

NOMBRE AUDITOR:

ADJUNTO REMITO EL PLAN DE AUDITORÍA QUE SE REALIZARÁ AL SISTEMA DE EVALUACIÓN YCERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Y SUS PROCESOS..

ES NECESARIO QUE ESTE PLAN SEA CONOCIDO POR LAS PERSONAS DEL ÁREA AUDITADA ANTESDE LA REUNIÓN DE APERTURA Y ASEGURAR SU ASISTENCIA A ELLA

SE REQUIERE DE UN ESPACIO Y EQUIPOS PARA CONSOLIDAR DIARIAMENTE LAS ACTIVIDADESDESARROLLADAS.

LA INFORMACIÓN RESULTANTE DE LA AUDITORÍA SERÁ TRATADA CONFIDENCIALMENTE ENTREEL AUDITOR Y EL AUDITADO.

REUNIÓN DE APERTURA: FECHA HORA

REUNIÓN DE CIERRE: FECHA HORA

AUDITOR APROBÓ CLIENTE

Página de

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PROPÓSITO Y ALCANCE

ANEXO 2


AUDITOR:

ASPECTO AUDITADO:

FECHA:

PROPÓSITO:

ALCANCE:

FIRMA AUDITOR

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GUÍA DE REUNIONES

ANEXO 3

CENTRO DE FORMACIÓN o EMPRESA:

REPRESENTANTE: CARGO:

AUDITOR:

FECHA:

w Agradecimientosw Lista de Asistenciaw Ratificar el Objetivo y Alcance de la Auditoría

realizadaw Presentación General de Resultadosw Explicar las SACs Mayores / Menoresw Obtener Firma del Responsable de las

SAC's si existiesenw Informar sobre las Observacionesw Explicar sobre el Informe y el Seguimientow Definir Fecha de Entrega del Informew Fecha de Seguimiento

w Presentación de Asistentesw Lista de Asistentes / Recoger Lista de

Asistenciaw Ratificación del Propósito y Alcance de la

Auditoríaw Explicación de la metodología a utilizarw Explicación de la Técnica de Muestreo a

utilizarw Explicación de Hallazgos y su clasificaciónw Explicación de No Conformidades y su

Clasificaciónw Explicación Formato SAC's (Mayores y

Menores)w Confirmación de Programación de

Entrevistasw Programa / Itinerariow Confirmación de la Reunión de Cierrew Explicación de Informe y Seguimientow Confidencialidadw Dudasw Agradecer al Clientew Decisión y Conclusiones

GUÍA REUNIÓN DE CIERREGUÍA REUNIÓN DE APERTURA

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EMPRESA:

_ FECHA

LISTADO DE PARTICIPANTES


ASPECTO AUDITADO:

AUDITOR:

FECHA:

NOMBRE CARGO FIRMA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

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LISTA DE VERIFICACIÓN

ANEXO 4


AUDITORÍA No: FECHA:

ASPECTO AUDITADO:

AUDITOR:

PREGUNTA EVIDENCIA OBJETIVA C NC ANÁLISIS

(Aspecto a auditar) M m

FIRMA AUDITOR:

C = CONFORME NC = NO CONFORME M = Mayor m = menor

Página de

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INFORME DE AUDITORÍA

ANEXO 5

Página de


AUDITOR:

ASPECTO AUDITADO:

FECHA:

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA:

FORTALEZAS:

DEBILIDADES:

HALLAZGOS:

FECHA DE SEGUIMIENTO Y CIERRE:

FIRMA AUDITOR:

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SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA

ANEXO 6


NO-CONFORMIDAD No: NCM: NCm:

OBSERVACIÓN No.

DESCRIPCIÓN:

FIRMA DEL AUDITOR REPRESENTANTE FECHA

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA:

FECHA IMPLEMENTACIÓN ACCIÓN CORRECTIVA REPRESENTANTE

VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA

NO CONFORMIDAD CERRADA: SI NO FECHA

NO CONFORMIDAD PENDIENTE: SI NO FECHA

FIRMA AUDITOR NOMBRE FECHA

AUDITOR

EMPRESA

AUDITOR

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Este libro se terminó de imprimiren los Talleres de Nuevas Ediciones Ltda.

Bogotá, D.C. - Colombia2004

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40


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Auditoria sena