Auditoria Sostenibilidad Financiera Contabilidad Agosto 2014

8/21/2019 Auditoria Sostenibilidad Financiera Contabilidad Agosto 2014

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ACTA DEVALIDACiÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA

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ódigo: GCI-FO-140-002

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GESTiÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL

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Proceso

Auditoría:

Proceso Gestion de la Sostenibilidad Financiera - Contabilidad

Fecha de la Auditoria : Mes de Agosto de 2014

Fecha del Acta:

14 de abr de 15

Asistentes a la reunión: Rafael Mauricio Sopo, Orinecer Acosta, Yolanda Salgado, Mary Luz Muñoz

Auditor:

Yolanda Salgado

Objetivo:

E l objet ivos de laact ividad de audi tor ia es evaluar s i son adecuados los cont roles que se ident if iquen en e l proceso de Contabi li dad, que se cumpla con locorrespondiente del SGI

respecto a ladocumentación que soporta e l sistema en el proceso y evaluar si son efect ivos los controles respecto a la muestra seleccionada.

Alcance:

Muestra seleccionada del periodo comprendido entre 01-Ene-2014 y 30-Jun-2014.

Temas a t ratar en la reunión:

1. Los auditores le explican a los asistentes de la reunión que las observaciones a discuti r corresponden a hal lazgos de auditoria y/u oportun idades de mejora detectados.

2. Los auditores hacen la presentación de las pruebas de auditorias rea lizadas en el mes de Agosto de 2014 a los servidores implicados directamente con el área/proceso/actividades

auditadas.

3. Los auditores exponen la recomendaciones generadas producto de la auditora a ser consideradas por la admin istración.

4. Los servidores públicos implicados directamente identif ican y se comprometen a realizar los p lanes de acción necesarios para prevenir y/o corregir las observaciones generadas

producto de las auditorias, estableciendo las fecha limite de remediación.

1. En la pagina web http://www.esesimonbolivar.gov.co/ se evidenció que los último estados de actividad financieros / económica /social/amBiental

publ icados corresponden al t rimest re 1-2013. No se observa evidenc ia del cumpl imiento de la Ley 734 de 2002, Art . 34. Num. 36 .

1 Observación 2. Se evidenció en el sistema Hipocrates que a 18 de Septiembre de 2014 no se han generado saldos en el cierre contable del mes de Julio de

2014 , po r loque es pos ible que la informac ión no este comple tamente actual izada según informa el s is tema med ian te mensaje de error . Es to

s igni fi ca que el p roceso de c ier re contable t iene una durac ión super ior a mes y medio poster ior al úl timo dia de dicho per iodo.

1. Ley 734 de 2002 . Ar t. 34. Num. 36. Publ icar mensualmente en las dependenc ias de la respecti va ent idad , en luga r v is ible y públ ico, los informes

de gestión, resul tados, f inancieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control socia l de que trata la Ley 489

de 1998 y demás normas vigentes.

2. Resolución 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: Num. 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiab il idad, relevancia

Criterio y comprensibilidad de la información. Actividad: Elaboración de estados contables y demás informes:

Situaciones: . ..Numeral 4 . Elaboración de estados contables y demás informes. Subnumera l 4 . No generación de estados, informes y reportes ...

Subnumera l 5 . Generación inoportuna delos estados, informes y reportes contables a l representante legal y demás usuarios ...

Situaciones: . ..Numeral 5 . Análisis, interpretación y comunicación de la información ...SubnumeraI4. No publicación de los estados contables en

sit ios visib les a la comunidad ... Subnumera l10. Omiti r la uti lización de la información contable para la toma de decisiones ...

Tipo de Observación Hallazgo

1. Se recomienda dar cumpl imiento a la Ley 734 de 2002. Ar t. 34. Num. 36. Respeto a lapubl icac ión mensual los informes de gestión, resultados,

Recomendación

financieros y contables.

2 . Se recomienda ident if icar , anal izar , ava lua r y valorar los pos ibles r iesgos que se puedan ocas ionar por incumpl ir con la Ley 734 de 2002 Art . 43,

Num.36.

I ~Ian de Acción

1.

Se espera poder subir lo en forma trimestra l.

~

2. No se real iza c ier re porque se hace en forma t rimestral para el repor te de informes a CGNs

¡

http://www.esesimonbolivar.gov.co/http://www.esesimonbolivar.gov.co/


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Finales mes de abril de 2015 publicación de informes.

Lider Grupo Funcional de Contabilidad

2 Observación

No se obtuvo evidencia documentada de las pol ít icas

y

demás práct icas contables implementadas en el Hospi ta l Simón Bol ivar en cumpl imiento

con el Procedimiento de Control Interno Contable CGN adoptado mediante Resolución 357 de 2008.

Resolución 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: ...Deben documentarse las pol it icas y demás práct icas contables que se

han implementado en el ente público y que están en procura de lograr una información confiab le , relevante y comprensible ...

Entre otras, son práct icas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de información defin it iva, métodos de

depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, periodos de amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes

uti lizados, fechas de publicación o exhib ición de información contable, periodos de actua lización de valores, forma de conservar l ibros y demás

soportes contables, l ib ros auxil ia res considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de

presentación de información contable a la Contaduria General de la Nación (CGN), cri terios de identif icación, clasi ficación, medición, reg istro

y

ajustes, elaboración,

y

análisis e interpretación de los estados contables

y

demás informes, as i como la respuesta a las consul tas formuladas a la

Criterio CGN ...

También deben elaborarse manuales donde se describan las d iferentes formas de desarro llar las act ividades contables en los entes públicos, asi

como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.

Los manuales que se elaboren deben permanecer ac tual izados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con e l

propósi to de informar adecuadamente a sus usuarios d irectos ...

En ningún caso las pol it icas internas y demás práct icas contables de las entidades públicas estarán en contravía de lo d ispuesto en el Régimen de

Contabilidad Pública.

Objet ivos de control interno contable: . .. ff Admin istrar los riesgos de indole contable de la entidad a fin de preservar la confiab il idad, relevancia y

comprensibi lidad de la información como producto del proceso contable ... .

Tipo de Observación

Hallazgo

1. Se recomienda dar cumpl imiento a la Resolución 357 de 2008, en especia l respecto a la documentación de las pol it icas y demás practicas

contables que se han implementado en el Hospi ta l Simón Bol ivar, con la que se asegure que sea confiab le , relevante y comprensible la

información que se publique mensualmente, inclu ida en los l ibros de contabi lidad

y

presentada en los Estados Financieros certificados.

Recomendación

2. Se recomienda que en la documentación de Pol it icas

y

demás práct icas contables se estab lezca claramente una adecuada segregación de

funciones ind icando el cargo del funcionario responsable de ejecutar cada control .

3. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posib les riesgos que se puedan ocasionar por incumpl ir con lo estab lecido en el

Procedimiento de Control Interno Contable CGN adoptado mediante Resolución 357 de 2008.

Plan de Acción

1. Esta en proceso de implementación junto con normas internacionales, se paso plan de acción a la Junta para ser enviado a la Superin tendencia

de Salud

Fecha de remediación Julio de 2015

~esponsable de la remediación



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1. En el procedimiento GSF-PR-430-002 Conci liaciones Bancarias, del proceso de Tesorería , no se estab lece cuál es el área encargada

y

los

responsables de la elaboración

y

revisión de la conci liaciones bancarias de las cuentas de ahorro

y

corriente del Hospi ta l Simón Bol ivar. De

acuerdo con las conci liaciones bancarias observadas, se conoce que se estas son elaboradas

y

revisadas mensualmente por personal del área de

Tesorería.

2 . En las conci liaciones bancarias observadas se evidencia que no se uti liza e l formato GSF-FO-480-001 versión 1 - Conci liación Bancaria,

publicado en la Intranet en Mapa de Procesos - Proceso de Contabi lidad.

3 . Se observa que en laconc il iac ión bancar ia de lacuenta de ahorros 450769999852 del banco Davivienda del mes de Abr il de 2014 existen

partidas conciliatorias de cheques girados y no cobrados por mas de seis meses. No obstante, no se observa evidencia del seguimiento rea lizado

sobre estas partidas identif icando lagestión adelantada para lograr su cobro o para realizar un plan de acción de depuración de estas partidas.

3 Observación

Fecha

Cheque Valor

22/01/13

68401-0

514,520

18/04/13

75342-6

524

13/06/13 35064-7 520,955

14/07/13 35151-1 520,955

14/08/13

34295-6

526,394

12/09/13

68096-6

521,870

13/09/13

68135-9 536,074

1611 13

68247-5 529,040

08/11/13

68/348-6 556,400

13/05/14

34898-1

520,955

1.GSF-PR-430-002 Conciliaciones bancarias. Actividad 1 Realizar conciliación bancaria

2.Código de comercio. Art 721 PAGO DEL CHEQUE DENTRO DE LOS SEIS MESES SIGUIENTES A SU FECHA DE EXPEDICiÓN. Aún cuando

el cheque no hubiere sido presentado en tiempo, e l l ib rado deberá pagarlo si t iene fondos suficientes del l ib rador o hacer laoferta de pago parcial ,

s iempre que se presente dent ro de los seis meses que s igan a su fecha.

Criterio

3.Código de comercio Ar t 730 PRESCRIPCiÓN DE LAS ACCIONES CAMBIARlAS DERIVADAS DEL CHEQUE>. Las acc iones cambiar ías

derivadas del cheque prescriben: Las del ú lt imo tenedor, en seis meses, contados desde la presentación; las de los endosantes

y

avalistas, en el

mismo término, contado desde el día s iguiente a aquel en que paguen el cheque .

4. Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. A. Identif icación de Riesgos de Corrupción: Concentración

de información de determinadas actividades o procesos en una persona ...


Oportunidad de Mejora

1. Se recomienda actua lizar e l procedimiento de Conci liaciones Bancarias estab leciendo una adecuada segregación de funciones en cuanto al

encargado del rea lizar e l control de conci liación con respecto a las funciones propias del área de Tesoreria , con la f inal idad evi tar posib les

Recomendación

confl ictos de interés. Adicionalmente, se sugiere inclu ir en el procedimiento e l tra tamiento que se le dan a las partidas conci liatorias encontradas de

acuerdo con su naturaleza y antigüedad.

2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posib les riesgos que se puedan ocasionar por asignar la responsabil idad de realizar

conci liaciones a personal que también maneja los recursos a conci liar.

Plan de Acción

1. El proceso de conci liación se esta rea lizando también en contabi lidad, donde se cuenta con el formato estab lecido

y

las firmas de revisión.

2. Se revisara el proceso de conci liaciones bancarias con Tesoreria , Contabi lidad y Calidad.

Fecha de remediación

1

0

'

semana de mayo de 2015

~esponsable de la remediación

Líder Grupo Funcional Tesoreria, Líder Grupo Funcional Contabilidad y Lider Grupo Funcional Calidad


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1. Se ev idenc ia acta de conc il iac ión de lacaja menor a 30 -Jun-2014 s in ind icar el código de cuenta contable conc il iada por valor d 85.035 .069 de

saldo de cuenta por pagar de caja menor . La conc ili ac ión t iene fecha de 16 -Jul -2014 con f irma de Nelson Pérez - Aux. área Con table, s in f irma del

Contador.

2 . Se evidencia la ú lt ima conci liación bancaria rea lizada a lafecha de la auditoria de la Cuenta Corriente No 450769999829 de May-2014 contra

una cuenta por pagar contable cuyo código no es defin ido en la conci liación realizada por la Subgerencia Admin istrat iva (Isabel Ruiz, Ma. Victoria

A lfaro, Dra. Sonia E. Sánchez - Cuentadante) . Esta conc il iac ión fue remi tida al área de Contab il idad. Fal tan te por valor d 690.150 a cor te mayo

de 2014, anexando copia del extracto bancario Cuenta Corriente No 450769999829 que esta a nombre del Hospi ta l Simón Bol ivar donde se ref le ja

un saldo en bancos de 48.535.859.86. No se observa evidencia de identif icación de las partidas y soportes correspondientes al valor fal tante, n i

de las correspondientes medidas defin idas por los responsables de la caja menor para su depuración.

4 Observación

3. Se ev idenc ia en el l is tado de cuentas contables de Bancos de l Hospi tal S imón Bol ívar que no ex is te una cuenta contable relac ionada con la

Cuenta Corriente No 450769999829:

111.10

BANCOS YCORPORAQONES

111005

CLE TA CORPJENTEBANCARJA

I 11100501 B ANC O B BVA C TA 309- 156107

I

11100503

DAVIVIENDA CTA 053-99:)23-0

11100504

DAVIVIENDA HSB 4507- El399-5852

11100505

DAVIVIE

DA 4507-0003-3761

I

11100506 DAVIVIE DA 4507-6999-9324

1. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: Numeral 3 .16. Cierre Contable: De acuerdo con el Régimen de Contabi lidad Pública, las

entidades contables públicas deben adelantar todas las acciones de orden admin istrat ivo gue conlleven a un cierre integra l de la información

~roducida en todas las áreas gue generan hechos financieros, económicos, socia les ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y

presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, e laboración de inventario de bienes, legal ización de cajas

menores, viá ticos y gastos de via je , ant icipos a contrat istas y proveedores, conci liaciones, verif icación de operaciones reciprocas, a justes por

provisiones, depreciaciones, amort izaciones, sentencias y conci liaciones, pasivos pensiona les y cálcu lo actuarial , los l imites estab lecidos para los

Criterio

saldos de las cuentas o tros , las cuentas de o rden y lap resentac ión de las notas a los es tados contables , ent re ot ros aspectos , apl icando los

procedimientos contenidos en el Régimen de Contabi lidad Pública ...

2. Libro

Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo de Cuentas. Cuenta 1110 Depósitos en Insti tuciones Financieras: . .. Representa e l valor de

los fondos disponibles depositados en insti tuciones f inancieras ...La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1105 -

Caja.. . Cuenta 1105 Caja - Dinámica ..

3. Resoluc ión 0001 del2 de enero de 2014 por lacual se crea lacaja menor y se reglamenta su func ionamien to para lav igenc ia 2014

4. Estra tegias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. A. Identif icación de Riesgos de Corrupción: Concentración

de información de determinadas actividades o procesos en una persona ...


1. Se recomienda que re-evaluar lac lasi fi cac ión y contabi li zac ión de las cuen ta bancar ia que cont iene los fondos de la Caja Menor creada de

conformidad a la Dinámica de las cuentas def inido en el Catalogo de Cuen tas establec ida por laCGN.

Recomendación

2. Se recomienda adelantar las acciones de o rden administ rat ivo necesar ias para depu rar del saldo s in concil iar de Caja Menor por valor de

690.150.

3. Se recomienda que se establezca un cont rol prevent ivo de conc il iac ión de los valores de Caja Menor de laCuenta Bancar ia por personal

d iferente a l que tiene funciones de admin istración y/o custodia de la misma, estab leciendo una adecuada segregación de funciones.

1.Aclaración de la partida conci liatoria pendiente según conci liación y se analizara e l procedimiento para hacer e l control contable de la cuenta.

Plan de Acción

2. Se revisara el proceso de conci liaciones bancarias con Tesoreria , Contabi lidad y Cal idad.


1

er


Responsab le de la remediac ión Lider Grupo Func ional Tesorer ia, L ide r Grupo Func ional Contabi li dad y L ide r Grupo Func ional Ca lidad


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5

Se evidencia e l panta llazo del archivo Excel Hospi ta l Simón Bol ivar Retención Fuente Mayo del 2014 e laborado por e l auxil ia r de admin istrat ivo

de contabi lidad según lo informa el Sr. Luis Fajardo. Este panta llazo es el soporte de la relación para pago de impuesto de Mayo 2014 evidenciado

en Tesorer ía. Eneste se relac íona el concepto, la cuenta, el nombre de lacuenta y el valo r de los impuestos por pagar , pero no se observa las

Observación firmas de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de la orden de pago para ser remitida al área de tesoreria para la cancelación

de los impuestos. Adicionalmente, no se observa donde esta documentado quién debe realizar, revisar y aprobar cada pago de impuesto. Además,

e l sopor te de pago de impuesto de May-2014 no cuenta con el respecti vo aux ili ar de Hipocrates de la Cuenta de Retenc ión en la Fuente ni se

evidencia e l soporte del impuesto declarado ante la DIAN, para asegurar que los valores declarados sean los efect ivamente pagados.

1. Decreto 1020 de 2014 expedido por la DIAN

2. Plan general de lacontab il idad pub li ca. Numeral 126 Para el regist ro y comparación en el t iempo, la informac ión repor tada por el SNCP debe

considerar mediciones apropiadas a las característ icas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones, hechos y operaciones de la

entidad contable pública. El reg istro adecuado de los hechos permite reconocer y revelar a través de los estados contables la situación, los

resul tados y la capacidad de servicio o generación de flu jos de fondos de la entidad contable pública en forma confiab le , durante e l periodo

contable.

Criterio

3. Régimen de contabi lidad publica - Manual de procedimientos. Capitulo Procedimiento para laestructuración y presentación de los Estados

Contables basicos. Numeral 23 Consistencia y razonabil idad de las cifras

4. Procedimiento de Control Interno Contable CGN. Numeral 3 .13. Actua lización permanente y continuada ...Los funcionarios de las entidades

deben estar informados acerca de los procesos de capacitación permanente que desarro lla la Contaduría General de la Nación, en virtud del p lan

anual de capacitación, con el objet ivo de participar act ivamente en los eventos que se realizan.

Los responsables directos del procesamiento de la información contable en las entidades tienen el deber de sol ic itar conceptos técnico contables a

la Contaduría General de la Nación cuando no se tenga claridad respecto de la apl icación de normas contenidas en el Régimen de Contabi lidad

Pública.


Hal lazgo / Oportun idad de Mejora

1. Se recomienda estab lecer un control preventivo de revisión y seguimiento de los soportes contables min imos de impuestos que deben haber

según lodef inido prev iamente por el HSB, pa ra proceder a su pago.

Recomendación

2. Se recomienda identif icar, analizar, ava luar y valorar los posib les riesgos que se puedan ocasionar por declaración y pago inexacta y/o

inoportuna de impuestos.

3. Se recomienda documentar los controles preventivos que se definan estab leciendo una adecuada segregación de funciones en cuanto a la

e laboración de las declaraciones de impuestos, su revisión, su aprobación, su declaración oportuna y su respectivo pago.

1. Se observó ladocumentac ión que sopor ta el pago del impuesto para este mes, donde contaba con la orden de pago con sus respecti vas f irmas

Plan de Acción

y soportes de presentación ante la DIAN.

Para el pago de los impuestos es ind ispensable contar con orden de pago y demás documentación

soporte , de lo contrario e l pago no es aprobado.

Fecha de remediación N/A

Responsable de la remediación

N/A

6 Observación

No se evidencia cronograma de capacitación 2013-2014 de actua lización normativa sobre los cambios estab lecidos por la Dirección de Impuestos

y Aduanas Nacionales DIAN sobre retenciones en la fuente donde se involucre a todas las áreas responsables del proceso.

Procedimiento de Control Interno Contable CGN. Numeral 3 .13. Actua lización permanente y continuada ...Los funcionarios de las entidades deben

estar informados acerca de los procesos de capacitación permanente que desarro lla la Contaduría General de la Nación, en virtud del p lan anual

Criterio

de capacitación, con el objet ivo de participar act ivamente en los eventos que se realizan.

Los responsables directos del procesamiento de la información contable en las entidades tienen el deber de sol ic itar conceptos técnico contables a

la Contaduria General de la·Nación cuando no se tenga claridad respecto de la apl icación de normas contenidas en el Régimen de Contabi lidad

Pública.

Ti~ de Observación


f


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1. Se recomienda estab lecer un control preventivo de capacitación al personal de las áreas de la Subgerencia Financiera que se capital ice en el

desarro llo de las act ividades diarias y que mit igue en parte los riesgos que se identif iquen en el proceso de gestión de la sostenibi lidad financiera

Recomendación

del HSB. Estas act ividades de capacnacíon deben responder a l análisis rea lizado para la rea lización del Plan Anual de Capacitación por parte del

dueño del proceso y de Gestión del Talento Humano.

2. Se recomienda identif icar, analizar, ava luar y valorar los posib les riesgos que se puedan ocasionar por contar con personal no capacitado o no

actualizado.

Plan de Acción

1. El área se capac ita con las inv itac iones real izadas por la DIAN

y

se real iza constante rev is ión de la pagina de la DIAN para actual izarse en

temas tributarios.


N/A

Responsable de la r emediación N/A

1. De los servidores públicos inasistentes a la reunión del la Subgerencia Admin istrat iva del 14-Nov-2013, no se dejó tarea o compromiso

correspondiente a Plan de Salvamento 2013. No se obtuvo actas adicionales correspondientes a Plan de Salvamento 2013.

2. Se observa que las actas de conc il iac ión e laboradas po r el área de Contabi li dad de los meses de marzo y mayo de 2014 no se encuen tran

f irmadas por los l ideres de las áreas involucradas en el proceso de gestión de la sostenibi lidad financiera. No obstante, en algunos casos están

firmadas por el Contador y auxiliar de contabilidad del proceso contable que se relaciona a continuación:

A CT A D E C O NC lL lA CI ON E NT RE S l AS A Rr AS

Firma

Auxihar

lt mo

mes

de

Admini H.ltivo

de

conciliación

F~ch.1

d e l a c ta

I=irma Contador

cada ár p. 1

F ir ma l id er d el érea

AClIVOS FIJOS ~bril de .014

31-05-14

y p t n e r

Acos ta faony ROlnNO

iGabriel

t e_ rJ t o

AlMACEN

Mayo d@2014

20·06·14 ty~ o if e r I\cO to

No esta firmada

on ~~Q Medin }

FACTURACION Mar70 d. 201

Sin

fecha

Giflna i\8~i'era

Nelson Pércz No

esta

firmada

FARMI\RCII\ Mayo de 201.

01·06·14

r,oiQ~ acosra ~~fl Cario Machuca

Nelson

Peree/Carlos

CARTERA

Marzo d. 2014 27-03-1. No esta f i rmada Isánchel

No esta firrnada

S~

OSTOS

Mar

l

de 201. S i n f e ch a

lvoiner Acosta

An¡¡_éli


7/12

3. En el ac ta del 14 de nov iembre de 2013 del Comi té Técnico de Sostenibi lidad Financ iera con Tema Plan de Salvamento v igenc ia 2013 , Mar tha

7 Observación

Cec il ia Mora - Líder de car tera- informa que las act iv idades de este grupo están encaminadas a ladepurac ión y conc il iac ión del 100% de los

terceros que conforman el universo de los Deudores de se rv icios de Salud que esta di rec tamente relac ionadas con los ingresos por ident if icar y

con las cuentas de anticipos. Se manif iesta que este proceso deberá trabajarse conjuntamente con los grupos funcionales de Facturación, Glosas,

central de cuentas, tesoreria y contabilidad.

4. No se observa conc il iaciones mensuales ent re el área de ca rtera y contabi li dad. No obstante, al mes de marzo se ev idenc ia el ac ta de

conci liación donde se ref le ja una partida conci liatoria de 5,375,413,860 sin dejar soporte de la trazabi lidad del análisis de esta partida

conc il iator ia y sus respecti vos ajus tes . El día 19 de agosto de 2014 en reunión en tre Yoiner Acosta - Contador- y Mar tha Mora,Cesar A lfonso y

Una Baquero - área de Car tera - , se establec ió un plan de t rabajo donde el asunto a t ratar fue Diagnosti co Depurac ión saldo con tables plan de

trabajo donde se determinó que el valor de total de cartera modulo contable a Jul-2014 era 158.051.275.422 y el saldo modulo de cartera era

de 163.036.204.513 con una diferencia por conciliar de 4.984.929.091.

5. La cuenta anticipos y avances recib idos pasó de -16,801,508,886.00 en 31-Dic-2013 a -22,564,901,999.42 en 30-Jun-2014, de los que las

cuentas 24500115 y 24500116 Ingresos por Ident if icar 2013 pasó del 32% en 2013 al 52% en 2014, y en general los rubros de ingresos por

ident if icar pasaron de 83% en 2013 al 88% en 2014. Estas estadist icas demuestran la fal ta de avance en ladepuración y laconc il iac ión de la

cuenta. Por otro lado, la cuenta 24500106 Abono Paciente Hospitalización tiene saldo débito por 551,810.

En e l Plan de Salvamen to 2013 se informa que son var ias las ac ti vidades que se deben adelantar en e l proceso de Factu rac ión - Lidera Marcela

Sánchez - por concepto de anticipos de pacientes, anulación de facturas, facturas sin corre lación con los costos de producción, etc.

6 . No obtuvo evidencia de conci liación de la cuenta 2450 Anticipo y Avances Recib idos.

7. En el informe Cier re a Junio de 2014, env iado a Alfonso Roa - Rev isor Fiscal - por Yoiner Acosta - Contador - , se repo rta que se presenta una

diferencia en los l ibros contables de 4.000 mil lones contra lo reportados a la CGN. Además, presenta saldos iniciales en las cuentas de resul tado

en 2014. Adicionalmente, se informa que se abrió e l mes 13 de 2014 para realizar los a justes necesarios para apl icar la técnica contable adecuada

para el proceso de cierre 2013.

8. Ningún servidor publico se envío a discipl inarios (de l HSB o Procuraduría) por incumpl imiento con el Plan de Salvamento 2013 y/o 2012.

1. P lan de salvamento v igenc ia 2013. En el desa rrol lo del ac ta reunión/comi té del 14/11/2013, el Dr. Sopo informa que el propós ito del plan de

salvamento es depurar , conc il iar y ajus tar las ci fras regis tradas en los es tados f inanc ieros de laent idad de tal manera que los saldos ref le jen la

rea lidad económica, cuya fecha l imite de cumpl imiento del Plan de Salvamento es del 31-Mar-2014, con seguimiento mensual del área de

Criterio

Contabi lidad, en la que deberán intervenir todas las áreas admin istrat ivas y f inancieras que interactuan en el proceso financiero, dejando como

salvedad que aquel los responsables de la información f inanciera que no cumplan con el p lan de salvamento se enviarán para discipl inarios.

2. Resolución 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: ...Deben documentarse las pol it icas y demás práct icas contables que

se han implementado en el ente público y que están en procura de lograr una información confiab le , relevante y comprensible.

3. Libro Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo de Cuentas.


Hallazgo

1. Se recomienda estab lecer y documentar la metodolog ia para realizar las conci liaciones entre módulos f inancieros, cuya fuente de información

sea Hipocrates o Excel uti lizado por cada área para asegurar que su información sea completa y exacta, estab leciendo una adecuada segregación

de funciones que garantice la ausencia de confl icto de interés en la identif icación, seguimiento y depuración de partidas conci liatorias.

2. Se recomienda def ini r y documentar el cont rol prevent ivo de rev is ión y anál is is de todas las cuentas prev io al c ier re. Uno de los temas a inc lui r

en este cont ro l es el cump limiento de lad inámica de las cuentas contables es tab lecido en el Libro Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo

de Cuentas.

Recomendación 3. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por definir Planes de Salvamento incompletos

o inadecuados, por incumpl imiento de los p lanes de salvamento, por inadecuada apl icación de normatividad contable, por reg istro de transacciones

sin estar adecuadamente soportada, por a justes contables a final de año sin contar con documentación soporte . - En general , posib les riesgos de

fraude y riesgos relacionados con error o irregularidades en las cifras presentadas en los estados financieros.

4. Se sugiere revisar la pertinencia y oportun idad respecto a adelantar actuaciones discipl inarias sobre los servidores públicos que incumplan los

p lanes de salvamento de la entidad, cuya final idad es depurar, conci liar y a justar las cifras reg istradas en los estados financieros de la entidad de

J

tal manera que los saldos ref le jen la rea lidad económica del HSB.


8/12

El ac ta de salvamento f inalmente se aprobo el17 de marzo de 2014, por lo que en el mismo quedraron resuel tos los temas pendientes .

Plan de Acción El proceso de conciliación entre áreas esta en proceso de creación donde se incluira los requisitos de presentación deben cumplir los documentos

de conciliación.


t




8 Observación

Criterio

1. De acuerdo con comunicación de auto-contro l emitida por e l área de Contabi lidad mediante correo electrónico del martes 19-Ago-2014 enviado

por Nelson Pérez , en donde se informa que se están pagando plani ll as de con trat is tas de lav igenc ia 2013 y 2014 por un total consol idado de

152.609.820 sin la respectiva causación (contabilización).

No obstante, se evidencia en las p lanil las de con trat is tas pagadas que se inc luye la f irma del Contador en señal de conoc imiento de este va lo r y de

revisión de los valores l iquidados en la p lani lla por parte del área de contratación. Adicionalmente, no se evidencia procedimiento documentado en

el que se estab lezca cómo, quién, cuándo debe realizarse el trámite y control de revisión y aprobación de la adecuada l iquidación, costeo,

contabi lización y pago de las plani llas de contrat istas causadas mensualmente. Por indagación realizado a las áreas de Contratación, Costos,

Contabi lidad y Tesoreria , se encuentra que cada área tiene un conocimiento d iferente respecto a los pasos a seguir para rea lizar f inalmente el

pago de las planillas de contratistas.

2. En el acta de conci liación Contrat istas pendientes de Pago vigencia 2014 (a 30-Jun-2014) f irmado el 18-Jun-2014 por Yoiner Acosta y Nelson

Pérez - área de Contabi lidad-, no se evidencia e l código de cuenta contable revisado, n i se deja soporte de los reportes con la información

independiente por conci liar (Hipocrates, Contratación, etc). Sin embargo, en esta acta se observa una diferencia de 103.703.208 entre e l saldo de

contabi lidad y el saldo de pendientes de pago.

3.En el informe rcomay 550 4.4.2 Libro mayor generado por el programa Hipócrates al dia 30 de junio de 2014 se observa que en lacuenta

24255307 Contrat istas 2013 tiene el valor S 48.906.612 de naturaleza débito.

1 .Plan de salvamento vigencia 2013. En el desarro llo del acta reunión/comité del 14/11/2013, e l Dr. Sopo informa que el propósi to del p lan de

salvamento es depu rar , conc ili ar y ajus tar las c if ras regist radas en los es tados f inancieros de laent idad de tal mane ra que los saldos ref lejen la

rea lidad económica, cuya fecha l imite de cumpl imiento del Plan de Salvamento es del 31-Mar-2014, con seguimiento mensual del área de

Contabilidad, en la que deberán intervenir todas las áreas administrativas y f inancieras que interactuan en el proceso financiero, dejando como

salvedad que aquel los responsables de la información f inanciera que no cumplan con el p lan de salvamento se enviarán para discipl inarios.

2. Plan general de lacontab il idad publ ica. Numeral 126 Para el regist ro y comparac ión en el t iempo, la informac ión repor tada por el SNCP debe

considerar mediciones apropiadas a las caracterist icas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones, hechos y operaciones de la

entidad contable pública. El reg istro adecuado de los hechos permite reconocer y revelar a través de los estados contables la situación, los

resul tados y la capacidad de servicio o generación de flu jos de fondos de la entidad contable pública en forma confiab le , durante e l periodo

contable.

3. Plan general de la contabi lidad publica. Numeral 9 .1 .2 Normas Técnicas relat ivas a los pasivos Numero 202. Noción los pasivos corresponden a

las obl igaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pública, derivadas de hechos pasados, de las cuales se prevé que representarán para

laent idad un f lujo de sal ida de recursos que inco rporan un potenc ial de servicios o benef icios económicos , en desarrol lo de las func iones de

cometido estatal . 203. Las normas técnicas relat ivas a los pasivos están orientadas a defin ir cri terios para el reconocimiento y revelación de las

obligaciones de la entidad contable pública.


5. Plan General de Contabi lidad Pública, Num. 8. Princip ios de Contabi lidad Publica: ••. ..116. Registro: Los hechos financieros, económicos,

sociales

y

ambientales deben contabi lizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa de proceso contable relat iva a l

reconocimiento, con independencia de los n iveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida .,

}jpo de Observación Hallazgo

o


9/12

1. Se sugiere forta lecer los canales de comunicación entre las áreas f inancieras con la f inal idad de lograr que la información que emite este

art iculada oportunamente, posib il itando la entrega de información f inanciera oportuna para la toma de decisiones de la gerencia.

2 . Se recomienda que desde la Subgerencia Financiera se l idere, def ina e implemente un cronograma insti tucional mensual donde se incluya por lo

menos lo siguiente:

2.1. Defin ir e l Responsable de la consolidación del 100% de la información necesaria para asegurar un completo y oportuno cierre contable

mensual (Cargo y Área).

2 .2 . L istado de actividades necesarias para asegurar un cierre contable mensual exi toso.

2.3. Responsable (cargo y área) de la entrega de la información por cada actividad identif icada.

Recomendación

2.4. Fecha l ímite de la entrega de la información por cada actividad identif icada.

2.5. Fechas l imite para la rea lización de las act ividades de cierre contable mensual identif icando el respectivo responsable. Ejemplo: Ajustes,

comprobantes automáticos, etc.

2 .6 . Identif icación de las conci liaciones entre módulos/áreas que se realizan precierre y/o poscierre contable, identif icando las fecha l imite de

presentación.

2.7. Análisis de cifras, identif icando las fecha l imite de realización y responsable.

2.8. Act ividades de reporte de información (In terno - Externo), identif icando las fecha l imite de presentación y responsable.

2.9. Fecha de cierre defin it ivo del periodo contable mensual .

3 . Se recomienda identif icar, analizar, eva luar y valorar los posib les riesgos que se puedan ocasionar por tener ingresos no registrados y pago

menor de impuestos.

Plan de Acción

1. El proceso de conci liación entre áreas esta en proceso de creación.

2. Se realizara conci liación y ajuste de acuerdo a las situaciones que se identif iquen.

Fecha de remediación 2da semana de mayo de 2015



9 Observación

1. Revlslon,codificacion de los bienes e ingreso de la inforrrocion en el sísterra Hlpocrates, datos del activo, ubkaoón, centro de

costos, responsa ble

2. Crea cuenta de depreoacíon, generar ITOvlnento del activo, actualizar rrovtmentos - notas contables

3. Ejecutar interface

4. Recibe cormrobante, connrrra flsicarrente e identifica el activo

y

verifica el estado

5. Grava nueva ubicación, centro de costos, responsable, actualiza nueva depreclacion y actualiza rrovjrnentos

6. Soportar asientos contables, generar reporte contable, archivar soportes

7. Recibe corrorobante, conñrrre flsicarrente e Identifica el activo y recibe concepto tecnco daño del equipo.

8. Consolidar reporte, presentar para aprobacíon de retiro de los bienes

9. Autoriza realizar r rovímentos - se proyecta necesidad de ret iro de los bienes

10. Confronta acoon de ret iro y gestiona el pernso de ret iro f ls ico

1. No seevidencia ac ta de conc ili ac ión de ladeprec iac ión acumulada de los Act ivos Fi jos calculado por el s is tema Hipócrates en el Modu lo de

Activos Fijos respecto a las respectivas cifras reg istradas en el Módulo de Contabi lidad, correspondiente a las siguientes cuentas:

16850301 -Depreciación Redes, l ineas y cables, 16850401- Depreciación Otras maquinas y equipos, 168505-Depreciación Equipo Medico,

168506-Depreciación muebles y enseres, 16850701-Depreciación Equipo de comunicación, 16850702-Depreciación, 168508-Depreciación equipo

de transporte, 168509-Depreciación Equipo de comedor, 19750801-Depreciación Software.

2. El profes ional de Contabi li dad - Yoiner Acosta - informa que laconc ili ac ión de Acti vos Fi jos es real izada con el área de act ivos Fi jos .

3. De acuerdo con el li stado de cont roles reali zados en el proceso de Act ivos Fi jos , observamos que las s iguientes acti vidades de con trol a cargo

del Líder del Proceso de Activos Fijos (Profesional de Activos Fijos):

a


10/12

1. Procedimiento de Control Interno Contable CGN. Numeral 4 .1 . Controles asociados a las act ividades del proceso contable. Act ividad: 3.

Registros yajustes Subnumera l 7 . Implementar un sistema que permita verif icar periódicamente la e laboración y cálcu lo de los a justes que sean

necesarios, para revelar razonablemente la información contable, especia lmente los relacionados con depreciaciones, provisiones y

amortizaciones, entre otros.

2. Resoluc ión 001 de 2001 , manual de procedimien tos admin is trat ivos y contables para el manejo y con trol de los bienes en los entes púb li cos del

Distr ito Capital . Pág .. 121. Núm. 5.1.3. Depreciación mensual: determinada mediante la apl icación, a l costó a justado de una tasa, porcentaje o

Criterio

calculo, en func ión de lav ida út il . Pág . . 88. Núm. 4.11.5. Costo histór ico: los saldos deben estar ac tual izados de tal forma que pe rmi tan una

permanente comparación con los asientos del estado diario de bienes o el reg istro de las novedades en el inventario a cargo de los responsables.

3. Ley 87 de 1993 Art . 12 Li teral g . Ver if icar los p rocesos relac ionados con el manejo de los recursos , bienes y los s istemas de información de la

entidad y recomendar los correct ivos que sean necesarios.

4. Guia de Auditoría para entidades Pública (DAFP): Como actividad de control clave esta: Segregar: Separar las responsabil idades incompatibles

que puedan crear la posib il idad para una acción no deseada .

5 . Mapa de Riesgos Insti tucional : Retención de información para el manejo de bienes: Se presenta cuando los funcionarios de la entidad ret ienen

información vital para el manejo de los b ienes de la insti tución.

Tipo de Observación Oportunidad de Mejora

1. Se recomienda defin ir, documentar y e jecutar los controles preventivos de conci liación de las cuentas relacionadas con activos f ijos y de revisión

y aprobación de los cálcu los de depreciación de activos f ijos mensuales, def in iendo claramente la adecuada segregación de funciones en cuanto a

la custodia, admin istración, kardex de activos f ijos y contabi lización/reg istro de activos f ijos, considerando la información de los dos últ imos se

deberia manejar de manera independiente.

Recomendación

2. Se recomienda identif icar, analizar, ava luar y valorar los posib les riesgos que se puedan ocasionar por inadecuada segregación de funciones en

cuanto a:

2.1. Funciones de aprobación de las adquisiciones y ret iros de activos vs función de los reg istros de contabi lidad.

2.2. Funciones de registro y control del movimiento de los act ivos vs función de los reg istros de contabi lidad.

2.3. Funciones de registro y control del movimiento de los act ivos vs función de los reg istros de contabi lidad.

Plan de Acción

1. No se ha real izado, s in embargo se empezara a inc lui r dent ro del proceso de conc il iac ión de acti vos f ij os .

2. El p roceso de conc il iac ión ent re á reas esta en p roceso de creación.

Fecha de remediación 3ra semana de mayo de 2015

Responsable de la remediación Lider Grupo Funcional de Contabilidad

10 Observación

Considerando que el Registro Único tributario de fecha de expedición

05/12 /2012

en e l numeral 45 t iene como acti vidad pr inc ipal el código 8511, se

evidencia que no se encuentra actua lizada esta act ividad principal de acuerdo con la Resolución 139 de 2012.

1. Resolución Numero 000139 de Noviembre 21 de 2012 por la cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN adopta la clasi ficación

de Actividades Económicas CIIU

2. El art iculo 658-3 del estatuto tributario, adicionado por e l art iculo 49 de la ley 1111, contempla las siguientes sanciones relacionadas con el

Rut:Se impondrá la clausura del estab lecimiento, sede, local , negocio u oficina, por e l término de tres (3) d ias.

Criterio a. Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades

inscritas en el Registro Único Tributario, RUT.

Se impond rá una mul ta equivalente a una (1) UVT por cada dia de ret raso en laactual izac ión de la in formación . Cuando ladesactual izac ión del

RUT se ref iera a lad irección o a la ac ti vidad económica del ob ligado, lasanc ión será de dos (2) UVT por cada día de ret raso en la ac tua li zac ión de

la información.


1. Se recomienda que se actua lice inmediatamente el Registro Único Tributario del Hospi ta l Simón Bol ivar.

Recomendación 2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por falta de actualización de la

1

documentación de la entidad por lo que generen sanciones por incumpl imiento.


11/12

1. Ya se real izó ac tual izac ión del RUT en lamisma fecha de actua li zac ión del Rev isor F isca l

Plan de Acción

2. Se inclu irá dentro del procedimiento del área contable la actua lización periodica con el objeto de garantizar la actua lización de dicha

documentación.


1 ' semana de mavo de 2015



11

Se observa que las siguientes cuentas del patrimonio t ienen saldo débito:

Observación

32080103 Otros Activos se encuentra con saldo de 5317.782.376.

32080108 Amort ización Software por valor de

6.698.589.67.

1. Plan General de la contabi lidad Publica Numeral 417 Clase 3 Esta integrada por las cuentas representat ivas de bienes y derechos, deducidas

Criterio

las obl igaciones, para cumpl ir las funciones de cometido estatal . Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza crédi to .




Se recomienda def in ir y documentar el cont ro l prevent ivo de revisión y anál is is de todas las cuentas prev io al c ier re. Uno de los temas a inc lui r en

Recomendación

este cont ro l es el cump limiento de la d inámica de las cuentas contables establec ido en el L ibro Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo de

Cuentas.

Plan de Acción

1. Se ana li zara el or igen de estos regist ros y se determinara s i hay luga r a ajus te.


1· ' sema nade junio de 2015



12 Observación No se observa acta , informe o no tas de las cuentas de orden acreedoras y deudo ras donde se ref leje la compos ic ión de cada cuenta (detal le,

terceros), así como la clasi ficación y la depuración de las cuentas.

Plan General de la contabi lidad Publica CGN:

Numeral 2 .9 .1. Normas técnicas relat ivas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, socia les y

ambientales. 128. Que puedan asociar claramente los e lementos de los estados contables (activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y

Criterio

cuentas de orden), que son afectados por los hechos.

Numeral 2.9.1.5 Normas técnicas relat ivas a las cuen tas de orden. 307. Noc ión Las cuentas de orden deudo ras y acreedo ras representan la

est imación de hechos o circunstancias que pueden afectar la situación f inanciera, económica, socia l y ambiental de la entidad contable publica,

asi como el valor de los b ienes, derechos y obl igaciones que requieren ser controlados. También incluye el valor originado en las diferencias

presentadas entre la información contable publica y la uti lizada para propósi tos tributarios.


Hallazgo

Recomendación

Se recomienda que se deje documentado el análisis y detal le explicativo de los reg istrado en las cuentas de orden registrados contablemente

acorde con el Plan General de la Contabi lidad Pública.

Plan de Acción En los Estados Financ ieros a 31 de diciembre de 2013 y 2014 se observa el detal le de la compos ic ión de las cuentas de orden.


N/A


N/A

Se evidenciaron los estados financieros con cort e a 30 de junio de 2013, a 31 de diciembre de 2013 y a 30 de junio de 2014, sin embargo no se

incluyen las notas a los estados contables básicos, los cuales forman parte integra l a los mismos.

3 Observación


12/12

1. Plan General de la Contabi lidad Publica Numeral 2 .9 .3 .1.5 Notas a los Estados Financieros.

Numero 375. Nocionales notas a los estados financieros básicos corresponden a la información adicional de carácter general y especif ico, que

contemplan los estados básicos y forman parte integra l de los mismos. Tiene por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las

transacciones, hechos y operaciones financiera, económicas, socia les y ambientales que sean materia les; la d isgregación de valores contables en

términos precios y cantidades, así como aspectos que presenten dif icul tad para su medición monetaria que puedan evidenciarse en términos

cuali ta tivos y cuantitat ivos f is icos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación dela entidad contable publica. Las notas alas estados

contables básicos son de carácter general y de carácter especif ico.

Criterio Número 376 . Las notas a los es tados contables de carác ter gene ral se ref ieren a las caracter ís ti cas , pol ít icas y p rac ti cas contables de laent idad

de lacontab le publ ica as í como alas aspectos que afec tan o pueden afec tar la informac ión contable, de modo que permitan revelar una v is ión

global de laent idad contable publ ica y del p roceso contable como tales como; 1) Naturaleza jur idi ca y func iones de comet ido estatal , 2) Pol ft icas y

pract icas contables, 3)lnformación referida de proceso de agregación de la información contable publica, 4)L imitaciones y deficiencias generales

del t ipo ope rat ivo o administ rat ivo que inc iden en el normal desarro llo del p roceso con table y /o afec tan la cons is tenc ia y razonabi li dad de las

cifras y 5)Efectos y cambios signi ficativos en la información contable.

2. Ley 734 de 2002, Ar t. 34 Debe res . Son deberes de todo servidor públ ico: Numeral 36. Publ icar mensualmen te en las dependenc ias de la

respectiva entidad, en lugar visib le y público, los informes de gestión, resul tados, f inancieros y contables que se determinen por autoridad

competente, para efectos del cont rol soc ia l de que t ra ta la Ley 489 de 1998 y demás normas v igentes .


Recomendación

Se recomienda que sean elaboradas y publ icadas las notas a los es tados contables / f inanc ieros de conformidad con el Plan General de la

Contabi li dad Públ ica y a la Ley 734 de 2002.

Plan de Acción

1. Se observa ron las notas de los es tados f inanc ieros de 2013. Es un proceso que se real iza anualmente. Los Estados F inanc ieros semestrales y

trimestra les no están obl igados a l levar notas.


N/A


N/A

Los siguientes f irman en señal de revisión, compromiso y aprobación de lo contenido en el acta:

Firma del Dueño del Proceso

Firma de los responsables de remediac ,io:::_''-'-----

i _

Los s iguientes f irman en señal de ent rega de los res I tados de la audi tor ia:

e

Firma de Auditores

F irma de Jefe OGPA

Documents

Auditoria Sostenibilidad Financiera Contabilidad Agosto 2014