AUTOMATIZACIÓN DE PAGOS A PROVEEDORES

Más que nunca las empresas buscan nuevas estrategias que reduzcan sus costes y mejoren su balance. El pago a proveedores (AP, en sus siglas en inglés), figura entre los primeros procesos susceptibles de

modernizar. El procedimiento tradicional de gestionar facturas de proveedores en papel no ofrece el nivel de eficiencia que los directivos esperan. Falta de visibilidad, plazos de entrega demasiado largos, así como

conflictos e incidencias, son barreras que a la larga impiden el desarrollo del negocio y la rentabilidad.

Desafíos con las facturas de proveedores

Con el uso de métodos manuales para procesar y gestionar las facturas de proveedores, las posibilidades de los departamentos de pagos de cumplir sus objetivos – evitar intereses de demora, obtención de descuentos por pronto pago, minimización de disputas, mantener el buen funcionamiento de la cadena de suministros…– se ven lastradas por una serie de obstáculos:

1. Demoras del proceso: el direccionamiento manual y los procedimientos de aprobación pueden provocar la pérdida de descuentos, penalizaciones por retrasos en los pagos e incluso tensas relaciones con los proveedores.

2. Escasa precisión: errores como duplicidades de facturas y pagos o falta de procesos estandarizados para la aprobación y la gestión de proveedores, pueden impactar directamente en el capital circulante de la empresa y en su conformidad legal.

3. Ninguna visibilidad: la falta de visibilidad y control sobre el proceso hacen más difícil evaluar las operaciones de pago, optimizar el uso del efectivo de la empresa y desarrollar posibles estrategias de mejora.

4. Elevados costes: El exceso de papel y el transporte y archivo físicos cuestan dinero a las empresas. Los errores de proceso requieren soluciones que a veces también suponen un mayor coste por factura.

5. Dificultad para recuperar datos: Tanto si se trata de auditorías como de consultas del proveedor, encontrar la información con rapidez puede ser prácticamente imposible cuando las facturas están almacenadas y hay que ir a buscarlas manualmente.

La solución

La solución de Automatización de Facturas de Proveedores de Esker es compatible con cualquier ERP, y permite a las empresas automatizar todas las fases del proceso de facturas de proveedores –desde la recepción del documento original hasta la creación de un libro de entradas- a fin de agilizar la gestión de los pagos.

Utilizando la captura inteligente de datos, procesos sin intervención manual y workflow electrónico, empresas de cualquier tamaño pueden responder a los desafíos que suponen la entrada manual de datos o el hecho de distribuir las facturas con total falta de coordinación y transparencia, como ocurre en las operaciones de pago tradicionales.

¿Cómo funciona?

Cifras clavesEsker ha podido comprobar que la automatización de los pagos a proveedores puede realmente ayudar a las empresas:

§ Reciben e introducen las facturas como mínimo un 65% más rápido§ Los costes del ciclo de compra se reducen en más

de un 60%§ La precisión se incrementa hasta en un 99%§ La visibilidad se incrementa en un 100% con el

archivo electrónico.Cifras basadas en resultados de clientes de Esker

ERP

La solución encuentra y extrae del documento recibido todos los datos

relevantes de las facturas y crea el correspondiente

documento en la aplicación de gestión.

EXTRAER

Las facturas en papel, recibidas tanto localmente

como en la central, son inmediatamente

escaneadas y enviadas a Esker para su proceso.

RECIBIR Y ESCANEAR

Esker ofrece las herramientas para verificar y aprobar fácilmente el pago de facturas con o sin PO.

Hasta es posible conseguir un total proceso “sin manos”

según se van cumpliendo una serie de criterios

designados.

VERIFICAR Y GESTIONAR

Los datos de la factura se integran en el sistema de gestión, adjuntando una

copia del original y disponibles para cualquier

usuario autorizado.

ARCHIVAR

Las facturas son 100% visibles y fáciles de

encontrar en todas las fases del proceso,

permitiendo monitorizarlas

y medir la eficiencia del proceso.

SEGUIMIENTO Y ANALÍTICAS

www.esker.es

FACTURAS DE PROVEEDORES Esker on DemandFICHA DE PRODUCTO

Beneficios de la automatización de AP

Cero errores: Una solución de automatización de extremo a extremo elimina la propensión a errores y el tiempo que consumen operaciones como el tecleo a mano, revisiones, codificación y aprobación de las facturas.

Mayor visibilidad y control: dado que el proceso de pago es electrónico y visible al 100% de principio a fin, es mucho más fácil planear y prever, así como identificar áreas de mejora en el proceso.

Automatización en cada fase: Independientemente del formato, las facturas, escaneadas o electrónicas, entran en un flujo automatizado donde la tecnología de reconocimiento inteligente de imágenes de Esker extrae con precisión los datos para su verificación. La factura es seguidamente remitida para aprobación y archivada automáticamente con completa disponibilidad en cualquier momento.

Workflow de ERP externo: el workflow de AP basado en web, fuera del sistema ERP, tiene muchas ventajas: independencia del ERP, se accede en cualquier momento, es posible aprobar sin ser usuario del ERP, es más fácil la formación y la aceptación por parte de los usuarios, y simplifica la instalación de centros de servicios compartidos.

Mejora de ratios de medida de rendimiento: con el tiempo, la solución de automatización puede mejorar los índices de rendimiento (KPIs): incremento de productividad, reducción del coste por factura, descuentos obtenidos, etc…).

Opciones de implantación flexibles y paso a pasoOn-premise: Esker DeliveryWare hace más fácil la integración de la mejor solución de proceso de facturas de proveedores con la mayoría de las soluciones ERP. El personal de Cuentas a Pagar dispone de amplias funcionalidades para recibir, introducir y llevar el seguimiento de las facturas de proveedores –incluyendo captura y envío automáticos, direccionamiento con gestión de excepciones y reportes detallados.

En la nube: Sin requerimientos de hardware adicional, software o inversiones en mantenimiento, Esker on Demand es un servicio en la nube diseñado para ayudar a los responsables de Cuentas a Pagar a beneficiarse rápidamente de la solución, sin tener que pasar por un periodo de implantación. La solución en este caso reside en una plataforma en Esker, haciendo mínimo el soporte y nulo el mantenimiento de infraestructuras.

Consultoría y metodología de proyecto

El uso por parte de Esker de la metodología Agile genera un entorno de adaptación y auto-aprendizaje, de manera que los clientes y sus colaboradores están activamente involucrados a lo largo del proceso de implantación obteniendo el máximo valor en cada fase del mismo.

En oposición a los tradicionales métodos “en cascada”, la metodología Agile permite ir tomando las decisiones en función del contexto, invirtiendo recursos en las funciones de mayor valor añadido para irlas probando y usando en cortos plazos de tiempo.

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