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I
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA
TEMA:
“LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y LA ADMINISTRACIÓN
DE BIENES DE LARGA DURACIÓN EN LA EMPRESA ELÉCTRICA
AMBATO REGIONAL CENTRO NORTE S.A.”
Autora: Sánchez Salinas Diana Carolina
Tutora: Dra. Tatiana Valle
AMBATO - ECUADOR
2014
II
APROBACIÓN DEL TUTOR
Yo, Dra. Tatiana Valle, con C.I. # 1802922938 en mi calidad de Tutora del Trabajo
de Investigación sobre el Tema “LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO
EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y LA
ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN EN LA EMPRESA
ELÉCTRICA AMBATO REGIONAL CENTRO NORTE S.A.”, desarrollado por
la señorita Diana Carolina Sánchez Salinas, egresada de la Carrera de Contabilidad y
Auditoría, considero que dicho informe investigativo reúne los requisitos tanto
técnicos como científicos y corresponde a normas establecidas en el Reglamento de
Graduación de Pregrado de la Universidad Técnica de Ambato y en el normativo para
la presentación de trabajos de la Facultad de Contabilidad y Auditoría.
Por tanto, autorizo la presentación del mismo ante el organismo pertinente, para que
sea sometido a evaluación por la Comisión de Calificadores designados por el H.
Consejo Directivo.
Ambato, 30 de octubre de 2014
TUTORA
Dra. Tatiana Valle
III
AUTORÍA DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN
Yo, Sánchez Salinas Diana Carolina, con C.I. # 180462107-4 , tengo a bien
indicar que los criterios emitidos en el Trabajo de Graduación: “LAS NORMAS
DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL
DEL ESTADO Y LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA
DURACIÓN EN LA EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO REGIONAL
CENTRO NORTE S.A.”, es original, auténtico y personal, en tal virtud la
responsabilidad del contenido de la investigación, para efectos legales y
académicos son de exclusiva responsabilidad de la autora y el patrimonio
intelectual de la misma Universidad Técnica de Ambato; por lo que autorizo a la
Biblioteca de la Facultad de Contabilidad y Auditoría para que haga de esta tesis
un documento disponible para su lectura y publicación según las Normas de la
Universidad.
AUTORA
Diana Sánchez
IV
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO
El Tribunal de Grado, aprueba el Trabajo de Graduación, sobre el tema: “LAS
NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA
GENERAL DEL ESTADO Y LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE
LARGA DURACIÓN EN LA EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO REGIONAL
CENTRO NORTE S.A.”, elaborado por la señorita Diana Carolina Sánchez
Salinas, el mismo que guarda conformidad con las disposiciones reglamentarias
emitidas por la Facultad de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Técnica de
Ambato.
Para constancia firman:
Dr. Mg. Marco Altamirano Dra. Carmen Guamanquispe
………… ……
Econ. Diego Proaño
Presidente del tribunal
V
DEDICATORIA
A mis padres, que han sido el pilar
fundamental en el transcurso de mi vida, por
todo el apoyo y amor que han sabido
brindarme, por motivarme y darme la mano
cuando sentía que el camino se terminaba.
A mi familia en general, que influyeron con
sus lecciones y experiencias en formarme
como una persona de bien y preparada para
los retos que la vida me pone.
VI
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios, por protegerme durante
todo el camino y darme fuerzas para
superar los obstáculos y dificultades que se
presentaron, por permitirme llegar a
culminar esta etapa de mi vida con salud y
bienestar.
A mi tutora Dra. Tatiana Valle, a quien le
estoy inmensamente agradecida, por su
valiosa ayuda apoyo y orientación en el
desarrollo y culminación de este trabajo.
Gracias a todas las personas que directa e
indirectamente me ayudaron en la
realización de este proyecto.
VII
Índice General de Contenidos
Contenido
APROBACIÓN DEL TUTOR .............................................................................................................. II
AUTORÍA DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN ..................................................................................... III
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO ...................................................................................... IV
DEDICATORIA ............................................................................................................................... V
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... VI
Índice General de Contenidos ..................................................................................................... VII
Índice de Gráficos .......................................................................................................................... X
Índice de Tablas ............................................................................................................................ XI
Índice de Anexos ......................................................................................................................... XII
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................................. XIII
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I .................................................................................................................................... 3
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................................................. 3
1.1 Tema de investigación ......................................................................................................... 3
1.2 Planteamiento del problema ................................................................................................ 3
1.2.1 Contextualización ......................................................................................................... 3
1.2.2 Análisis crítico............................................................................................................. 16
1.2.3 Prognosis .................................................................................................................... 18
1.2.4 Formulación del problema .......................................................................................... 20
1.2.5 Interrogantes (subproblemas) .................................................................................... 20
1.2.6 Delimitación del objeto de investigación .................................................................... 20
1.3 Justificación ....................................................................................................................... 21
1.4 Objetivos .......................................................................................................................... 24
1.4.1 Generales ................................................................................................................... 24
1.4.2 Específicos .................................................................................................................. 24
CAPÍTULO II ................................................................................................................................. 25
MARCO TEÓRICO ......................................................................................................................... 25
2.1. Antecedentes Investigativos ............................................................................................. 25
VIII
2.2. Fundamentación Filosófica ............................................................................................... 29
2.3. Fundamentación Legal ...................................................................................................... 30
2.4. Categorías Fundamentales ............................................................................................... 34
2.4.1. Marco conceptual variable independiente: Normas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General del Estado. ........................................................................................... 34
2.4.2 Marco conceptual variable dependiente Administración de Bienes de larga duración.
........................................................................................................................................... 49
2.5. Hipótesis ........................................................................................................................... 69
2.6. Señalamiento de variables ................................................................................................ 69
CAPÍTULO III ................................................................................................................................ 70
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ........................................................................................ 70
3.1 Modalidad Básica de la Investigación ................................................................................ 70
3.1.1 Investigación de Campo .............................................................................................. 70
3.1.2 Investigación Bibliográfica – Documental ................................................................... 70
3.2 Nivel o Tipo de investigación .............................................................................................. 71
3.2.1 Asociación de variables .............................................................................................. 71
3.2.2 Descriptivo ................................................................................................................. 72
3.2.3Explicativo ................................................................................................................... 72
3.2.4 Exploratorio................................................................................................................ 73
3.3 Población y Muestra .......................................................................................................... 73
3.3.1 Población ................................................................................................................... 73
3.3.2 Muestra ...................................................................................................................... 74
3.4 Operacionalización de Variables ........................................................................................ 77
3.4.1 Operacionalización de la variable dependiente: Administración de Bienes de larga
duración .............................................................................................................................. 77
3.4.2 Operacionalización de la variable independiente: Normas de Control Interno emitidas
por la Contraloría General del Estado .................................................................................. 79
3.5 Plan de recolección de información .................................................................................... 81
3.6 Plan de procesamiento de la información .......................................................................... 82
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................ 83
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ............................................................................ 83
4.1 Análisis de los Resultados ................................................................................................. 83
4.2 Interpretación de datos ................................................................................................... 109
4.3 Verificación de la hipótesis............................................................................................... 118
4.3.1 Planteo de la hipótesis.............................................................................................. 118
4.3.2 Modelo Estadístico ................................................................................................... 119
4.3.3. Regla de decisión ..................................................................................................... 119
4.3.4 Grados de libertad .................................................................................................... 120
4.3.5 Frecuencias observadas ............................................................................................ 120
IX
Fuente: Resultados de la encuesta aplicada ...................................................................... 121
4.3.6 Frecuencias esperadas.............................................................................................. 121
Fuente: Resultados de la encuesta aplicada ...................................................................... 121
4.3.7 Cálculos del Chi cuadrado ......................................................................................... 122
Fuente: Resultados de la encuesta aplicada ...................................................................... 122
4.3.8 Gráfico de comprobación ......................................................................................... 122
4.3.9 Interpretación de la hipótesis ................................................................................... 122
CAPÍTULO V ............................................................................................................................... 123
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................................... 123
5.1 Conclusiones .................................................................................................................... 123
5.2 Recomendaciones ............................................................................................................ 126
CAPÍTULO VI .............................................................................................................................. 129
PROPUESTA ............................................................................................................................... 129
6.1 Datos informativos .......................................................................................................... 129
6.2 Antecedentes de la Propuesta .......................................................................................... 130
6.3 Justificación ..................................................................................................................... 132
6.4 Objetivos ......................................................................................................................... 133
6.4.1 Objetivo General ...................................................................................................... 133
6.4.2 Objetivos Específicos ................................................................................................ 133
6.5 Análisis de Factibilidad..................................................................................................... 134
6.5.1 Socio - Cultural ......................................................................................................... 134
6.5.2 Económico – Financiero ............................................................................................ 134
6.5.3 Tecnológico .............................................................................................................. 134
6.5.4 Organizacional .......................................................................................................... 135
6.5.5 Legal ......................................................................................................................... 135
6.6 Fundamentación .............................................................................................................. 135
6.7 Metodología Modelo Operativo ....................................................................................... 140
6.8 Administración ................................................................................................................ 225
6.9 Previsión de la evaluación ................................................................................................ 231
Bibliografía ................................................................................................................................ 234
ANEXOS ................................................................................................................................. 237
X
Índice de Gráficos
Gráfico 1: Árbol de problemas ................................................................................................... 16
Gráfico 2: Clasificación de las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General
del Estado ........................................................................................................................... 41
Gráfico 3: Supraordinación ........................................................................................................ 66
Gráfico 4: Infraordinación Variable Independiente .................................................................... 67
Gráfico 5: Infraordinación Variable Dependiente ...................................................................... 68
Gráfico 6: Plan anual de contratación ........................................................................................ 83
Gráfico 7: Adquisición de bienes ................................................................................................ 84
Gráfico 8: Diagnóstico sobre los procesos de almacenamiento y distribución de bienes .......... 85
Gráfico 9: Procedimiento utilizado para clasificar los bienes en las bodegas ............................ 86
Gráfico 10: Frecuencia con la que se realizan los registros de movimientos de la existencia de
bienes ................................................................................................................................. 87
Gráfico 11: Bienes de larga duración .......................................................................................... 88
Gráfico 12: Procedimiento utilizado para el etiquetado de los bienes ....................................... 89
Gráfico 13: Sistema de registro utilizado para la identificación de bienes ................................. 90
Gráfico 14: Procedimientos para conservación de los bienes .................................................... 91
Gráfico 15: Procedimientos que se realizan para la revisión y fiscalización de las bodegas....... 92
Gráfico 16: Utilización de los bienes .......................................................................................... 93
Gráfico 17: Constataciones físicas .............................................................................................. 94
Gráfico 18: Aspectos a considerarse en las constataciones físicas de los bienes ....................... 95
Gráfico 19: Venta ocasional de bienes de larga duración........................................................... 96
Gráfico 20: Baja de bienes de larga duración ............................................................................. 97
Gráfico 21: Trámites escritos de la Dirección financiera ............................................................ 98
Gráfico 22: Objetivos de control interno .................................................................................... 99
Gráfico 23: Ambiente de confianza .......................................................................................... 100
Gráfico 24: Sistema de información ......................................................................................... 101
Gráfico 25: Indicadores de gestión ........................................................................................... 102
Gráfico 26: Adaptación a los cambios externos ....................................................................... 103
Gráfico 27: Evaluación del Control Interno .............................................................................. 104
Gráfico 28: Actitud hacia el control interno ............................................................................. 105
Gráfico 29: Procedimientos actuales de control interno .......................................................... 106
Gráfico 30: Instructivo sobre procesos de bienes..................................................................... 107
Gráfico 31: Desconocimiento de las normas de control interno .............................................. 108
Gráfico 32: Comprobación de la hipótesis................................................................................ 122
Gráfico 33: Organigrama Estructural EEASA ............................................................................. 226
XI
Índice de Tablas
Tabla 1: Población Empresa Eléctrica Ambato S.A. ....................................................................... 74
Tabla 2: Detalle de la población y universo a observar ................................................................. 74
Tabla 3: Operacionalización de la variable dependiente .............................................................. 77
Tabla 4: Operacionalización de la variable independiente............................................................ 79
Tabla 5: Plan anual de contratación ............................................................................................. 83
Tabla 6: Adquisición de bienes ..................................................................................................... 84
Tabla 7: Diagnóstico sobre los procesos de almacenamiento y distribución de bienes ................. 85
Tabla 8: Procedimiento utilizado para clasificar los bienes en las bodegas ................................... 86
Tabla 9: Frecuencia con la que se realizan los registros de movimientos de la existencia de bienes
........................................................................................................................................... 87
Tabla 10: Bienes de larga duración .............................................................................................. 88
Tabla 11: Procedimiento utilizado para el etiquetado de los bienes ............................................. 89
Tabla 12: Sistemas de registro utilizado para la identificación de bienes...................................... 90
Tabla 13: Procedimientos para conservación de los bienes .......................................................... 91
Tabla 14: Procedimientos que se realizan para la revisión y fiscalización de las bodegas ............. 92
Tabla 15: Utilización de los bienes ............................................................................................... 93
Tabla 16: Constataciones físicas ................................................................................................... 94
Tabla 17: Aspectos a considerarse en las constataciones físicas de los bienes ............................. 95
Tabla 18: Venta ocasional de bienes de larga duración ................................................................ 96
Tabla 19: Baja de bienes de larga duración .................................................................................. 97
Tabla 20: Trámites escritos de la Dirección financiera .................................................................. 98
Tabla 21: Objetivos de control interno ......................................................................................... 99
Tabla 22: Ambiente de confianza ............................................................................................... 100
Tabla 23: Sistema de información .............................................................................................. 101
Tabla 24: Indicadores de gestión................................................................................................ 102
Tabla 25: Adaptación a los cambios externos ............................................................................. 103
Tabla 26: Evaluación del Control Interno ................................................................................... 104
Tabla 27: Actitud hacia el control interno .................................................................................. 105
Tabla 28: Procedimientos actuales de control interno ............................................................... 106
Tabla 29: Instructivo sobre procesos de bienes .......................................................................... 107
Tabla 30: Desconocimiento de las normas de control interno .................................................... 108
Tabla 31: Tabla de frecuencias observadas ................................................................................ 121
Tabla 32: Tabla de frecuencias esperadas .................................................................................. 121
Tabla 33: Cálculos del chi cuadrado ........................................................................................... 122
Tabla 34: Inversión de la ejecución de la propuesta ................................................................... 130
Tabla 35: Simbología para diagramas de flujo ............................................................................ 140
Tabla 36: Modelo operativo ....................................................................................................... 141
Tabla 37: Personal del departamento de Presidencia................................................................. 227
Tabla 38: Personal del departamento de Planificación ............................................................... 227
Tabla 39: Personal del departamento de Auditoría Interna ........................................................ 228
Tabla 40: Personal del departamento Financiero ....................................................................... 230
Tabla 41: Matriz de evaluación y seguimiento de la propuesta .................................................. 232
XII
Índice de Anexos
Contenido Página
1 Matriz de evaluación del control Interno…………………………………………………………… 240
2 Ficha de observación…………………………………………………………………………………………… 242
3 Detalle de bienes y porcentajes de depreciación………………………………………………… 243
4 Recepción e ingreso de bienes de larga duración ……………………………………………… 244
5 Adquisiciones con previos planes de compra…………………………………….................... 245
6 Transferencia de bienes entre bodegas ……………………………………………………………… 246
7 Retiro de bienes de instalación…………………………………………………………………………… 247
8 Donaciones de bienes a la empresa …………………..................................................... 248
9 Egresos y despachos parciales de bienes en bodegas………………………………………… 249 10 Egreso de bienes de larga duración mediante actas…………………………………….......... 250 11 Cuestionario de la encuesta ………………………………………………………………………………… 251 12 Lista de chequeo…………………………………………………………………………………………………. 253 13 Reglamento General para el Manejo y Administración de Bienes del Sector
Público ………………………………………………………………………………………………………………. 254
XIII
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación fue realizada en la Empresa Eléctrica Ambato Regional
Centro Norte S.A. (EEASA), siendo el objetivo principal estudiar las Normas de
Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado y su impacto en
Administración de los bienes de larga duración en la Empresa Eléctrica Ambato
S.A.; para lo cual se realizó una investigación de campo analizando la realidad del
entorno para conocer más a fondo el problema existente acerca del control y
registro de los bienes de larga duración en la institución, y además se propusieron
alternativas de solución mediante la Elaboración de un manual de procesos de
adquisición, mantenimiento y baja de bienes de larga duración.
En la investigación, la población comprendió 40 funcionarios que forman parte de
las diferentes áreas de la institución y se trabajó con una muestra de 36 personas a
las cuales se les realizó una encuesta la misma que contenía 26 preguntas
referentes a las variables objeto de estudio.
De igual manera se realizaron fichas de observación, con las cuales se pudo
evaluar de que manera se está llevando a cabo el control interno y por medio de
las mismas se pudieron determinar las falencias existentes motivo por las cuales
se dificultan los procesos de administración de bienes de larga duración.
Con los resultados obtenidos surge la necesidad de desarrollar una alternativa de
solución acorde a las necesidades de la institución, con lo cual se pretende mejorar
los procesos de administración de los bienes de larga duración y así asegurar que
cada uno de ellos sea efectuado correctamente y de manera oportuna, evitando así
futuros inconvenientes que afecten significativamente la situación de la empresa.
Mediante este manual se contribuye para que todo el personal de la institución
este constantemente actualizado acerca de los cambios que se dan en el entorno de
la empresa y conozca las actividades y procedimientos que deben realizar
dependiendo del cargo que ocupen, considerando que la administración de bienes
de larga duración es un factor de gran importancia por cuanto requiere que se
tomen todas las medidas pertinentes para su eficiente administración.
1
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, es importante que tanto las empresas públicas y privadas cuenten
con políticas y procedimientos de control interno, que les permitan evaluar el
desarrollo de las acciones diarias que realizan a fin de que las mismas sean
desempeñadas eficientemente, para lo cual es importante que dichos
procedimientos sean actualizados conforme a las necesidades de la empresa y a
los cambios que surgen con el transcurrir del tiempo.
Al actualizar constantemente los procedimientos de control interno
específicamente para el caso de la Administración de bienes de larga duración, se
podrá determinar la cantidad exacta de bienes con los que cuenta la institución
para el desarrollo de sus actividades, además de establecer mecanismos que
permitan que dichos bienes sean conservados de manera óptima y tomar medidas
que contribuyan a evitar falencias en la administración que pueden desencadenar
en conflictos que afecten la estabilidad de la institución.
Por lo expuesto anteriormente surge el presente trabajo de investigación
denominado: “LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y LA ADMINISTRACIÓN DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN EN LA EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.”, el desarrollo de esta investigación se
enmarca en los aspectos establecidos por las Normas de Control Interno que
deben ser considerados para mantener un adecuado y eficiente control interno en
la institución y también en los diferentes procedimientos que deben utilizarse para
la administración y control de los bienes de larga duración.
Para la realización del presente trabajo de investigación, partimos de los
fundamentos de control interno que están establecidos en las Normas de Control
Interno emitidas por la Contraloría General del Estado, en el cual se destacan los
objetivos de control interno, el ambiente de confianza, el contenido flujo y calidad
de la información, indicadores de gestión, actitud hacia el cambio, evaluación del
control interno, actitud hacia el control interno y los tipos de controles que son
2
necesarios aplicar para el adecuado desenvolvimiento de las actividades de la
institución.
Tomando en consideración los aspectos mencionados anteriormente se pudo
determinar que existen falencias en los controles establecidos por la institución,
por cuanto no cuenta con todos y cada uno de los fundamentos establecidos y
aquellos si se toma en consideración no están bien definidos o se hace caso omiso
a los mismos.
En cuanto a los procedimientos para la administración de bienes de larga duración
se pudo determinar que la empresa aplica siete procedimientos los cuales no están
muy definidos ni cuentan con documentos que respalden el proceso o actividad
que se realiza, por ello surge la necesidad de implementar nuevos procedimientos
que garanticen procesos que permitan salvaguardar los bienes de larga duración
de la institución.
Con la investigación se propone buscar y determinar un adecuado control interno
referente a los distintos procesos involucrados en la administración de los bienes
de larga duración, permitiendo así que la empresa pueda tomar decisiones
adecuadas de manera eficaz y oportuna, para lo cual se propone un manual
diseñando en base a la situación y necesidades actuales de la institución, en el
mismo que se detalla los objetivos a ser cumplidos, políticas y procedimientos a
efectuarse así como también el personal responsable de cada actividad y los
documentos necesarios que sirven de respaldo del proceso efectuado.
3
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1 Tema de investigación
“LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO Y LA ADMINISTRACIÓN DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN EN LA EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.”
1.2 Planteamiento del problema
1.2.1 Contextualización
1.2.1.1 Contexto Macro
La evolución económica de las diferentes regiones del mundo es un factor que
influye fuertemente sobre el consumo eléctrico de cada país. Según datos del
Fondo Monetario Internacional y de la Agencia Internacional de Energía, el PIB y
el consumo de electricidad a nivel mundial presentaron un coeficiente de
correlación de 0.96 durante el periodo 1999-2009. En los últimos años, los países
en desarrollo de las regiones de Asia, han mostrado un crecimiento económico
sostenido. Así, sus consumos de electricidad presentaron tasas crecimiento
superiores al promedio anual, con 9.0%. A su vez, las economías de los países
desarrollados mostraron un menor dinamismo, con consumos de electricidad que
crecieron con tasas medias anuales inferiores al 2.0%, por debajo del 3.0% anual
característico de estos países.
Las estimaciones de capacidad de generación eléctrica en el mundo, realizadas por
el Departamento de Energía de Estados Unidos (DOE, por sus siglas en inglés),
indican un crecimiento de 1.7% promedio anual en un horizonte a 2035. Se espera
que dicha capacidad aumente principalmente con tecnologías que usan como
fuente de generación el carbón y gas natural. Sin embargo, la diversificación del
parque de generación mediante la introducción de energías no fósiles, seguirá
4
siendo un factor clave en el combate al cambio climático. Actualmente, estas
fuentes suministran alrededor de una quinta parte del consumo mundial de
electricidad y se espera que dicha participación continúe aumentando. En el
periodo 2000-2010, la capacidad de generación Eolo-eléctrica presentó un
crecimiento de 27.5% en promedio anual (Fernández, Navarrete, & Guillermo,
2012).
Más de 11.000 empresas de electricidad en todo el mundo participan en la
generación, transmisión, distribución y venta de energía eléctrica. La
desregulación del mercado, el desarrollo de fuentes de energía renovables, la
introducción masiva de tecnologías de la información y la creciente importancia
del desarrollo sostenible están creando una serie de oportunidades de crecimiento
que requieren la administración eficaz de estos servicios. (Fernández, Navarrete,
& Guillermo, 2012)
En la actualidad las centrales hidroeléctricas más grandes del mundo son: Presa de
las Tres Gargantas (República Popular China), Represa de Itaipú (Brasil y
Paraguay), Central Hidroeléctrica Simón Bolívar (Venezuela), Presa de Tucurui
(Brasil), Presa Grand Coulee (Estados Unidos). (Fernández, Navarrete, &
Guillermo, 2012)
Los principales países productores de energía hidroeléctrica en el mundo son, en
este orden, Canadá, Brasil, EEUU y China. Si estudiamos la cuota en la
producción eléctrica los primeros países en el mundo son Noruega (99%), Zaire
(97%) y Brasil (96%). (Fernández, Navarrete, & Guillermo, 2012)
La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores- INTOSAI,
fundada en el año 1953, y que reúne a 192 miembros de pleno derecho y 5
miembros asociados o Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS), aprobó en el
año 1992 las “Directrices para las Normas de Control Interno”. Este documento
establece los siguientes lineamientos generales para la formulación de las Normas
de Control Interno:
5
Se define al control interno como un instrumento de gestión que se
utiliza para proporcionar una garantía razonable del cumplimiento de
los objetivos establecidos por el titular o funcionario designado.
Se precisa que la estructura de control interno es el conjunto de los
planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud
de Dirección, que posee una institución para ofrecer una garantía
razonable de que se cumplen los siguientes objetivos:
Promover las operaciones metódicas, económicas, eficientes y
eficaces así como los productos y servicios con calidad, de acuerdo
con la misión de la institución.
Preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro,
abuso, mala gestión, error y fraude.
Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas de la Dirección.
Elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables
presentados correcta y oportunamente en los informes.
Debe formularse y promulgarse una definición amplia de la estructura
de control interno, de los objetivos a alcanzar, y de las normas a seguir
en la concepción de tales estructuras.
La necesidad de hacer una clara distinción entre dichas normas y los
procedimientos específicos a ser implantados por cada institución.
La responsabilidad de la Dirección por la aplicación y vigilancia de los
controles internos específicos necesarios para sus operaciones, por ser
éstos un instrumento de gestión, para los cuales se debe disponer de
planes de evaluación periódica.
La competencia de la Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) en la
evaluación de los controles internos existentes en las entidades
6
fiscalizadas (Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores, 1953)
De los 192 países pertenecientes a la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), podemos destacar que en Perú se aplica las
“Normas de Control Interno para una Cultura de Integridad, Transparencia y
Responsabilidad en la Función Pública”, incorporadas mediante R.C. N° 123-
2000-CG del 23 de junio de 2000. En estas normas se resalta que han sido
elaboradas en armonía con los conceptos y enfoques modernos esbozados por las
principales organizaciones mundiales especializadas sobre la materia, resaltándose
de las mismas su carácter orientador, técnico, integral y dinámico; las cuales
tienen como objetivo principal propiciar el fortalecimiento de los sistemas de
control interno y mejorar la gestión pública, en relación a la protección del
patrimonio público y al logro de los objetivos y metas institucionales.
En la República de Argentina se encuentran vigentes las “Normas Generales de
Control Interno" emitidas según R.C.Nº 107-98 del 10 de agosto de 1998. Las
mismas que son tomadas de referencia para la implantación y mantenimiento de
un eficiente y eficaz sistema de control interno normativo, financiero, económico
y de gestión sobre sus propias operaciones, comprendiendo la práctica del control
previo y posterior y de la auditoría interna y los procedimientos adecuados que
aseguren la conducción económica y eficiente de las actividades institucionales y
la evaluación de los resultados de los programas, proyectos y operaciones de los
que es responsable la Jurisdicción o Entidad.
En cuanto a la Administración de bienes de larga duración podemos mencionar
que cada país se encuentra regido por diferente leyes, normas y reglamentos en los
que se describe y detalla cada uno de los procedimientos internos que son
requeridos para el funcionamiento del proceso de abastecimiento en las entidades,
así como respecto al uso, conservación, custodia y protección de bienes de larga
duración.
En el caso de Perú tenemos la Norma para el área de Abastecimiento de Activos
Fijos, en la que se destaca el abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión
7
institucional, la misma que contribuye al empleo racional y eficiente de los
recursos que requieren las entidades. Su actividad se orienta a proporcionar los
elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades. La
verificación periódica de los bienes, con el objeto de establecer si son utilizados
para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas
que no signifique riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen prácticas que
salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen los controles
internos de esta área. En esta norma se destacan los siguientes procesos:
Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de
servicios.
Unidad de almacén.
Toma de inventario físico.
Baja de bienes de activo fijo.
Mantenimiento de bienes de activo fijo.
Acceso, uso y custodia de los bienes.
Control sobre vehículos oficiales del Estado.
Protección de bienes de activo fijo.
1.2.1.2Contexto Meso
El 10 de Octubre de 1996, se publica la Ley de Régimen del Sector Eléctrico
(LRSE) como respuesta a la necesidad de reformular el grado de participación
estatal en este sector. Plantea como objetivo proporcionar al país un servicio
eléctrico de alta calidad y confiabilidad, para garantizar su desarrollo económico y
social, dentro de un marco de competitividad en el mercado de producción de
electricidad. (CONELEC, 2013)
Las empresas Eléctricas distribuidoras, tienen como función principal suministrar
energía a los clientes dentro de su área de concesión, para la cual deben proveerse
de la energía ya sea por medio de la compra en el Mercado Eléctrico (utilizando
las subestaciones y líneas de transmisión y subtransmisión de CELEC-
Transelectric), o por aprovisionamiento con generación propia (CONELEC,
2013).
8
A partir de Enero del 2009, tras la fusión de 10 regionales para conformar la
Corporación Nacional de Electricidad (CNEL), las 11 empresas de distribución de
energía eléctrica del Ecuador son:
•Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A.
•Empresa Eléctrica Azogues C.A.
•Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A.
•Empresa Eléctrica Provincial Cotopaxi S.A.
•Empresa Eléctrica Provincial Galápagos S.A.
•Empresa Eléctrica Regional Norte S.A.
•Empresa Eléctrica Quito S.A.
•Empresa Eléctrica Riobamba S.A.
•Empresa Eléctrica Regional de Sur S.A.
•Unidad Eléctrica de Guayaquil.
•Corporación Nacional de Electricidad CNEL S.A. Conformada por diez
regionales. (CONELEC, 2013)
En el caso de Ecuador, en noviembre del año 1997, con Acuerdo 000971, la
Contraloría General del Estado expidió las primeras Normas Técnicas de Control
Interno conjuntamente con las Políticas de Contabilidad, Normas Técnicas de
Contabilidad y Políticas de Auditoría del Sector Público. Esta normatividad fue
actualizada en abril de 1994, con la expedición del Acuerdo 017-CG.
La Contraloría General del Estado, frente a los cambios en la legislación
ecuatoriana que se han producido a partir de la emisión de la nueva Constitución
de la República del Ecuador, reformas a la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado y otras disposiciones legales y normativas para los sectores
ambiental, eléctrico, administrativo, talento humano, información pública,
finanzas públicas, contratación pública, entre otras; y, los avances y mejores
prácticas en la administración pública moderna emitidos por las organizaciones
internacionales encargadas de su investigación y divulgación, consideró necesario
9
actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a las entidades, organismos
del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos, de un importante marco normativo a través del cual puedan
desarrollarse para alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios públicos que
deben proporcionar a la comunidad.
La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, dispone a este organismo,
la regulación del funcionamiento del sistema de control, con la adaptación,
expedición, aprobación y actualización de las Normas de Control Interno. A partir
de este marco regulador, cada institución del Estado dictará las normas, políticas y
manuales específicos que consideren necesarios para su gestión.
Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras
específicas relacionadas con la administración financiera gubernamental, talento
humano, tecnología de la información y administración de proyectos y recogen la
utilización del marco integrado de control interno emitido por el Comité de
Organizaciones que patrocina la Comisión Treadway (COSO), que plantea cinco
componentes interrelacionados e integrados al proceso de administración, con la
finalidad de ayudar a las entidades a lograr sus objetivos.
Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y
están diseñadas bajo principios administrativos, disposiciones legales y normativa
técnica pertinente.
Específicamente en Ecuador la Administración de bienes de larga duración se
encuentra normada por el Reglamento General de Bienes del Sector Público,
mediante Acuerdo 918, publicado en el Registro Oficial No. 258 de agosto 27 de
1985, en el cual se establecen los criterios para la administración y el control de
los Bienes de larga duración, en el que se incorpora además los procedimientos
que deben aplicarse para los ingresos y egresos de bienes originados en la compra
- venta, fabricación, remate, transferencias gratuitas (donación), traspasos
internos, así como para el mantenimiento, entrega-recepciones, constataciones
físicas de los bienes.
10
Complementariamente, trata de los aspectos vinculados con los diferentes niveles
de autoridad y responsabilidad, relacionados con la custodia y manejo de los
bienes, con lo cual se propende al robustecimiento de los controles internos
establecidos.
1.2.1.3Contexto Micro
La Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A. fue constituida como
entidad de derecho privado, el 29 de Abril de 1959, con fines de electrificación
para beneficio social y económico de la ciudad de Ambato y su cantón, siendo su
capital inicial de noventa y siete millones de sucres, sus socios fundadores: el
Ilustre Municipio de Ambato y la Junta de Reconstrucción de Tungurahua y sus
primeros personeros, el Ing. Rodolfo Paredes, Gerente General y el Sr. Víctor
Hugo Oviedo, Presidente del Directorio; sin embargo, su aniversario es el 2 de
julio, en razón de que en el año 1959 en esa fecha, los doctores Ruperto Camacho
y Germánico Holguín, Alcalde de Ambato y Presidente de la H. Junta de
Reconstrucción de Tungurahua, en su orden, hicieron la entrega de los bienes a
los directivos de la naciente Empresa (EEASA, 2013).
La Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A., es una empresa
pública y brinda el servicio de energía eléctrica en su área de concesión superior a
los 40.805 Km2 a sus 220.000 clientes distribuidos en las provincias de
Tungurahua, Pastaza, Morona Santiago y Napo (EEASA, 2013).
Cuenta con la participación mayoritaria de acciones del Estado, a través del
Ministerio de Electricidad y Energías Renovables (MEER) con el 63.5%,
actualmente sus accionistas son 22, su manejo administrativo se rige bajo la Ley
de Régimen del Sector Eléctrico, Ley de Compañías así como también los
estatutos y reglamentos internos de la empresa, Código de Trabajo, Ley Orgánica
de Defensa del Consumidor, Ley Orgánica de Empresas Públicas y marco legal
dictado por el Consejo Nacional de Electricidad (CONELEC) (EEASA, 2013).
La estructura orgánica funcional de la Empresa Eléctrica Ambato S.A., es
jerárquica y consta de los departamentos de: Comercialización, Diseño y
11
Construcción, Operación y Mantenimiento, Relaciones Industriales, Planificación,
Financiero, Zona Oriental Pastaza y Zona Oriental Napo, todos regidos bajo la
Presidencia Ejecutiva y con la revisión permanente de Auditoria Interna.
Cada uno de estos departamentos trabaja y se interrelaciona por procesos los
cuales están declarados en el Sistema de Gestión de la Calidad de Empresa
Eléctrica Ambato S.A. (EEASA, 2013).
Su misión es “Suministrar Energía Eléctrica, con las mejores condiciones de
calidad y continuidad, para satisfacer las necesidades de los clientes en su área de
concesión, a precios razonables y contribuir al desarrollo económico y social”.
(EEASA, 2013)
Entre los principios que rigen su accionar podemos destacar los siguientes:
Disponer de recursos humanos capacitados, motivados y
comprometidos con los objetivos constitucionales.
Practicar una gestión gerencial moderna, dinámica, participativa,
comprometida en el mejoramiento continuo.
Disponer de un sistema eléctrico confiable, utilizando tecnología
adecuada.
Tener procesos automatizados e integrados. (EEASA, 2013)
En todo tipo de empresas surge la necesidad de implementar nuevos y
actualizamos sistemas de información y control de cada uno de los bienes que se
encuentran bajo su responsabilidad, con la finalidad de proponer alternativas y
mecanismos, por medio de los cuales se puedan alcanzar cada una de las metas y
objetivos propuestos por los diferentes departamentos y áreas que conforman la
empresa y especialmente de aquellos que se encuentran directamente ligados con
la administración de los bienes de larga duración. Es importante recalcar que a
través de esto se mejora y facilita la comunicación interna y externa y a su vez
12
esta se la efectúa deforma dinámica, permitiéndole a cada departamento ejecutar
con mayor eficacia las actividades que realiza.
En el caso de las instituciones públicas como es el de la Empresa Eléctrica
Ambato, los mecanismos de información y control de los bienes deben ser más
avanzados por el hecho de que la empresa está en obligación de regirse tanto a los
parámetros previstos en los principios fundamentales de la gestión y el control
administrativo impuestos por la misma institución, así como también a lo que se
encuentra establecido en las leyes y reglamentos que rigen el manejo de los bienes
y recursos de la administración de las entidades del sector público, como es el
caso de las Normas de Control Interno emitidas por la contraloría general del
Estado.
Actualmente, se puede evidenciar que existen fallas en los sistemas internos de la
institución, por tal motivo resulta difícil asegurar el cumplimiento de las normas
legales dictadas para garantizar una administración eficiente y eficaz de los bienes
de larga duración con los que cuenta actualmente la empresa.
Se puede afirmar que en los procedimientos de adquisición, mantenimiento y baja
de los bienes de larga duración, que actualmente lleva a cabo la empresa, no se
aprecia un manejo eficiente, situación que permite verificar la existencia de un
problema significativo en lo referente a la gestión de administración y control de
bienes de larga duración.
La Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A., al ser una empresa
pública que presta servicios de electricidad, posee gran cantidad de bienes los
mismos que le sirven para brindar un adecuado servicio a la ciudadanía, sin
embargo se puede detectar que existen algunas aspectos que muestran la
existencia de un problema en cuanto al manejo de los bienes tales como:
El desconocimiento de políticas y procesos de manejo de bienes
por parte de los funcionarios encargados de esta actividad
Escaso control de documentación en las bodegas.
13
Constataciones físicas por muestreo y solo cuando existe cambio
de bodeguero.
Dificultades para la identificación, ubicación, control y registro de
los bienes.
Algunas de las adquisiciones que se realizan no corresponden a las
necesidades técnicas de la empresa.
Los procedimientos control y registro de los bienes presentan
limitaciones en cuanto actualización permanente de la información.
Desconocimiento de las Normas de Control Interno emitidas por la
contraloría General del Estado.
Estos y otros múltiples inconvenientes plantean la necesidad de que la Empresa
Eléctrica Ambato S.A. cuente con un manual sobre los procesos que permita
identificar claramente cada uno de los procesos a seguir desde su adquisición,
conservación, mantenimiento y hasta la baja de los bienes de larga duración,
aplicando las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del
Estado.
Las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público
y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos,
expedidas por la Contraloría General del Estado, mediante Acuerdo 039-CG-2009
de 16 de noviembre de 2009, publicado en Registro Oficial 78 de 1 de diciembre
de 2009 y Suplemento de Registro Oficial 87 del 14 de diciembre de 2009, tienen
por objeto, propiciar con su aplicación, el mejoramiento de los sistemas de control
interno y la gestión pública, en relación a la utilización de los recursos estatales y
la consecución de los objetivos institucionales.
Constituyen el marco que regula y garantiza las acciones de titulares, servidoras y
servidores de cada entidad u organismo según su competencia y en función de la
naturaleza jurídica de la entidad para que desarrollen, expidan y apliquen los
14
controles internos que provean una seguridad razonable en salvaguarda de sus
recursos.
La aplicación de las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría
General del Estado parten de los conceptos básicos, cuales son los objetivos,
responsables, componentes y aspectos específicos de los controles de la ética en
las entidades bajo control.
Las Normas de Control Interno se encuentran agrupadas por áreas, sub-áreas y
títulos. Las áreas de trabajo constituyen campos donde se agrupan un conjunto de
normas relacionadas con criterios a fines y se clasifican en:
100 Normas Generales de Control Interno
200 Ambiente de Control
300 Evaluación del Riesgo
400 Actividades de Control
500 Información y Comunicación
600 Seguimiento
Estas normas promueven la existencia de un control interno sólido y efectivo,
cuya implantación constituye responsabilidad de las máximas autoridades y de los
niveles de dirección. La combinación de las normas establecen el contexto
requerido para el control interno apropiado en la empresa.
La presente investigación se enfocará principalmente en el grupo referente a las
Normas Generales de Control Interno debido a que ahí se muestran los criterios
básicos para mantener un efectivo y eficiente control interno en la entidad;
partiendo del primer subgrupo que abarca los fundamentos del control interno los
mismos que están encaminadas a lograr una adecuada administración de los
recursos.
Entre los fundamentos que presentan estas normas tenemos los siguientes:
15
100-01 Objetivos generales del control interno
100-02 Ambiente de confianza mutua
100-03 Contenido, flujo y calidad de la información
100-04 Indicadores de gestión
100-05 Actitud hacia el cambio
100-06 Flexibilidad al cambio
100-07 Evaluación del control interno
100-08 Actitud hacia el control interno
100-09 Control interno previo
100-10 Control interno concurrente
100-11 Control interno posterior
100-12 Auditoría interna
Cada uno de estos fundamentos contienen métodos y pautas que permitirán lograr
un eficiente y adecuado control de los distintos procesos para la administración de
los bienes de larga duración con los que cuenta actualmente la Empresa Eléctrica
Ambato S.A.
16
1.2.2 Análisis crítico
1.2.2.1 Árbol de Problemas
Gráfico 1: Árbol de problemas
DESACTUALIZACIÓN DE PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
Desconocimiento de
políticas y procesos de
manejo bienes.
Inaplicabilidad de
procedimientos
estipulados en el
reglamento.
Constataciones físicas
de bienes por
muestreo.
Perdidas económicas.
Desconocimiento de
Normas de Control
Interno emitidas por
la Contraloría
General del Estado.
Adquisición de bienes
que no corresponden a
las necesidades técnicas
de la empresa.
Determinación
inexacta de bienes.
Escaso control de
documentación en
bodega.
Uso indebido de los
bienes.
Administración
inadecuada de bienes
de larga duración.
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
17
La Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A., presenta
inconvenientes relacionados con los procesos de adquisición, mantenimiento y
baja de sus bienes de larga duración, este inconveniente se suscita por la gran
cantidad gran cantidad de bienes que tiene a su cargo, entre los que podemos
destacar: máquinas y equipos de construcción y perforación, herramientas
manuales y móviles para construcción, herramientas manuales y móviles para los
talleres de mantenimiento, herramientas y equipos para instalación y
comprobación eléctrica, unidades de transporte auto-mecánicas, equipos auto-
mecánicos de tracción y elevación, muebles y equipos de oficina; instrumentos y
equipos de ingeniería, hidrología, meteorología y de dibujo, equipos de
comunicación, computadores, etc.
El desconocimiento de políticas y procesos de manejo bienes ocasiona la
inaplicación de procedimientos estipulados en el reglamento, por parte de los
funcionarios responsables del manejo de bienes en la institución.
Debido al gran número de bienes, las constataciones físicas se las realiza por
muestreo, únicamente cuando hay cambio de custodio de la bodega, por tal
motivo la empresa no puede tener una determinación exacta de lo bienes que
realmente posee. En un examen especial realizado al inventario a noviembre 10
del 2012 en las bodegas, las diferencias establecidas por faltantes ascienden a US
$. 96.000,00.
De igual manera no se ha realizado una toma física y evaluación total de sus
propiedades, instalaciones y equipos desde el año 2005 con el objeto de
determinar su obsolescencia, eventuales pérdidas o deterioro.
La adquisición de algunos materiales no corresponde a las necesidades reales de la
institución; lo cual, estaría originando pérdidas económicas a la empresa, por tal
motivo es importante tomar acciones que permitan la depuración y reavalúo
actualizado de activos fijos (bienes en general incluyendo edificaciones y
terrenos) de la empresa, con el fin de mostrar en los balances valores justos y
reales.
18
Al existir el desconocimiento de las Normas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General del Estado y debido a la gran cantidad de bienes de larga
duración se suscitan varios problemas frecuentes en cuanto al manejo de los
dentro de la institución.
El conocimiento de las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría
General del Estado son de gran importancia ya que proporcionan fundamentos
básicos tales como: objetivos generales del control interno, ambiente de confianza
mutua, contenido, flujo y calidad de la información, indicadores de gestión,
actitud hacia el cambio, flexibilidad al cambio, evaluación del control interno,
actitud hacia el control interno, control interno previo, control interno
concurrente, control interno posterior y auditoría interna; todos estos parámetros
están encaminados a lograr una adecuada administración de los recursos
específicamente de los bienes de larga duración, puesto que al fusionar cada uno
de los elementos nombrados anteriormente con cada uno de los procesos que
intervienen en la administración de bienes de larga duración, se logrará mejorar el
sistema de control interno para la correcta administración de los bienes de larga
duración con los que cuanta actualmente la empresa.
1.2.3 Prognosis
La inadecuada administración de los bienes de larga duración en la Empresa
Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A, es un problema que se suscita
debido a la inobservancia de las Normas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General del Estado , las mismas que establecen los procedimientos y
técnicas que permiten implementar controles internos y medidas que faciliten los
distintos procesos para la administración de los bienes de larga duración partiendo
desde la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo,
enajenación, baja, conservación y mantenimiento hasta las medidas de protección
y seguridad de todos los bienes que posee actualmente la entidad.
Es importante que la empresa tenga un conocimiento más amplio de las Normas
de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado, ya que las
19
mismas proporcionan pautas que permitirán mejorar los controles internos que
actualmente utiliza la empresa para salvaguardar los bienes de larga duración.
La aplicación de las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría
General del Estado, especialmente las Normas Generales enfocadas en los
fundamentos del control interno, permitirán establecer si la Empresa Eléctrica
Ambato S.A, tiene definido claramente los objetivos tanto operacionales,
financieros y legales que le permitirán lograr una adecuada administración de los
bienes de larga duración.
El escaso control de documentación que existe en la bodega, dificulta conocer la
vida útil de los bienes, lo cual no permitiría obtener un valor razonable del mismo,
ocasionado pérdidas importantes para la empresa, ya que pueden existir bienes
que no sea necesaria su baja, sino que simplemente requieran un mantenimiento
para seguir siendo utilizados, por tal motivo es importante que en la empresa se
cree un ambiente de confianza mutua, es decir entre los empleados y el presidente
ejecutivo, de esta manera se logrará que toda la información referente a los bienes
de larga duración sea real y se la presente de manera oportuna, la misma que
servirá para tomar decisiones de manera eficaz y evitar que existan problemas
futuros que puedan afectar económicamente la situación de la empresa, esto será
posible lograrlo si se toma en consideración lo que establece la Norma de control
Interno 100 – 02 y 100 – 03.
Otro punto importante que se destaca en las Normas de Control Interno, es la
utilización de indicadores de gestión, los mismos que serán de gran ayuda y
permitirán determinar si los bienes de larga duración con los que cuenta
actualmente la empresa están siendo administrados adecuadamente.
En el caso de que no se tomen medidas correctivas, mediante la implementación
de lo que establecen las Normas de Control Interno, el problema de la
administración de bienes de larga duración dentro de la empresa podría
proyectarse en un futuro, ocasionando mayores complicaciones entre las más
relevantes estarían las pérdidas económicas que significarían para la empresa.
20
La implantación de un manual para el adecuado y correcto manejo de los bienes
de larga duración, permitirá que exista un mayor cuidado sobre ellos, teniendo
también un dato exacto y real de los bienes que posee la empresa, al mismo
tiempo permitirá establecer cuales son los bienes que se pueden seguir utilizando
y aquellos que deben ser dados de baja y así se podrá evitar que existan pérdidas a
futuro, esto ayudará a mejorar también el desenvolvimiento por parte del personal
encargado de su custodia ya que permitirá que se forme en ellos hábitos de control
y cuidado así como también debe existir capacitación constante al personal de las
bodegas y custodia de los bienes y de esta manera evitar problemas futuros.
1.2.4 Formulación del problema
¿El desconocimiento de Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría
General del Estado influye en la deficiente administración de los bienes de larga
duración de la Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A?
Variable independiente: Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría
General del Estado.
Variable dependiente: Administración de Bienes de larga duración.
1.2.5 Interrogantes (subproblemas)
¿Cómo influyen las Normas del Control Interno emitidas por la Contraloría
General del Estado en la administración de los bienes de la Empresa Eléctrica
Ambato S.A. Regional Centro Norte?
¿Cuáles son las consecuencias de la inadecuada administración de bienes de larga
duración en la Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A.?
¿De qué manera se pueden mejorar los procesos para la administración de bienes
de la Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A.?
1.2.6 Delimitación del objeto de investigación
Campo: Ciencias Sociales, Educación Comercial y Derecho
21
Área: Educación Comercial y Administración
Aspecto: Normas de Control Interno y Administración de bienes
de larga duración.
Espacial: La investigación se llevó a cabo en la Empresa Eléctrica
Ambato Regional Centro Norte S.A.
Se encuentra ubicada en:
Provincia: Tungurahua
Cantón: Ambato
Parroquia: Huachi Loreto
Calle: Av. 12 de Noviembre #11-29,
Intersección: Espejo
Edificio: Empresa Eléctrica,
Referencia de ubicación: Junto al Mercado de las Flores.
Temporal:
Del problema: Años 2013 y 2014
De la investigación: 01 de abril de 2014 al 30 de
noviembre de 2014
Unidades de Observación: Documentación contable, Informes de
auditoría, manuales de funcionamiento, reglamentos internos,
normativa legal para el sector público.
1.3 Justificación
La presente investigación en la Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte
S.A., se realizó con el objeto de proponer una solución al problema existente de la
22
inadecuada administración de los bienes de larga duración, ocasionado por la
inobservancia de las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría
General del Estado.
El desarrollo de este trabajo, buscó proponer mecanismos que ayuden y sirvan
como sustento para la administración adecuada de los bienes, por tal motivo se
propuso elaborar un instrumento de consulta y guía para los funcionarios de la
entidad, en el que se explica de manera detallada los distintos procesos para la
administración de los bienes de larga duración en función con los parámetros que
señalan las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del
Estado para lograr un sistema de control interno eficiente.
El primer procedimiento a seguir es la planificación, para lo cual la empresa
deberá elaborar el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente,
estableciendo cuales son los bienes de larga duración a adquirirse y si los mismos
son estrictamente necesarios.
En cuanto a la contratación, la empresa debe tener en claro que este procedimiento
lo debe realizar mediante el Sistema Nacional de Contratación Pública, tomando
en consideración los procedimientos precontractuales, pliegos y comisión técnica.
El almacenamiento y la distribución de los bienes de larga duración, son
procedimientos de gran importancia que deben ser considerados por parte de la
empresa lo cual permitirá tener un control eficiente de los bienes adquiridos.
Al existir un adecuado sistema de registro de los bienes de larga duración, se
facilitará el control de los diferentes retiros, traspasos o bajas de los bienes, y de
igual manera la empresa contará con información actualizada de los bienes de
larga duración que posee actualmente.
Es importante además que todos los bienes de larga duración de la empresa estén
claramente identificados, que contengan un código y además que estén protegidos
contra los diferentes riesgos que se puedan suscitar.
23
Por todo lo expuesto anteriormente, puedo decir que esta investigación es de gran
utilidad para la Empresa Eléctrica Ambato S.A, ya que se profundizarán los cada
uno de los procesos para la administración eficiente de los bienes de larga
duración de la empresa.
De igual manera, la presente investigación se sujetará a las Normas de Control
Interno emitidas por la Contraloría General del Estado, específicamente las
normas generales, las mismas que presentan los fundamentos que permitirán
mejorar los sistemas de control interno con los que cuenta actualmente la empresa
para los procesos de administración de los bienes de larga duración.
Entre los fundamentos que presentan las Normas de Control Interno se encuentran
el establecimiento de objetivos, lo cual es gran importancia que la empresa tenga
bien definidos sus objetivos específicamente para la administración de los bienes
de larga duración, considerando que tienen bajo su poder gran cantidad de bienes
que requieren de especial atención.
Igualmente, la empresa al sujetarse a lo que establecen las Normas de Control
Interno especialmente a los puntos referentes a la Actitud hacia el control interno
y a la Evaluación del control interno, se creará un ambiente entre todo el personal
de la empresa para lograr una mayor eficiencia en los controles internos
establecidos y de esta manera solucionar el problema de la administración de los
bienes de larga duración.
Otro punto importante a destacar dentro de las Normas de Control Interno es el
establecimiento de indicadores de gestión dentro de la empresa para la
administración de los bienes de larga duración, ya que mediante estos se podrá
evaluar cada uno de los procesos de administración, y así tomar medidas que
contribuyan a mejor cada uno de los procesos y en sí la situación de la empresa.
Cabe mencionar que esta investigación es factible realizarla, ya que se cuenta con
el apoyo y colaboración del personal que labora en la empresa, los mismos que
proporcionan toda la información y documentación necesaria que ayude al
sustento de este trabajo, basado en datos reales y fiables, a más de contar con los
24
recursos económicos necesarios y el tiempo suficiente para poder llevar con
eficiencia esta investigación.
La solución del problema existente permitirá que el personal de la empresa
desarrolle su trabajo y actividades de una manera eficiente y oportuna.
La principal beneficiara de esta investigación, será la Empresa Eléctrica Ambato
Regional Centro Norte S.A., ya que al conocer a profundidad los inconvenientes
en cuanto al manejo de bienes, le permitirá adoptar la medidas necesarias para
salvaguardar sus bienes, verificar la exactitud de la información y evitarse
problemas futuros.
1.4 Objetivos
1.4.1 Generales
Estudiar las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del
Estado y su impacto en Administración de los bienes de larga duración en la
Empresa Eléctrica Ambato S.A, para la determinación del grado de cumplimiento
de la normativa legal.
1.4.2 Específicos
1) Analizar el Control Interno en función de las Normas de Control Interno
emitidas por la Contraloría General del Estado aplicadas en la Empresa
Eléctrica Ambato S.A. a la administración de bienes de larga duración
para la verificación de su cumplimiento y aplicación de manera eficiente.
2) Evaluar los procesos de Administración de bienes de larga duración en la
Empresa Eléctrica Ambato S.A. mediante la utilización de flujogramas
para la identificación de problemas y la proposición de mejoras o acciones
correctivas.
3) Diseñar un manual de procesos de adquisición, mantenimiento y baja para
la adecuada Administración de bienes de larga duración de la Empresa
Eléctrica Ambato S.A en función de lo que establecen las Normas de
Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado.
25
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes Investigativos
El presente trabajo de investigación tiene relación con algunos trabajos referidos
al control interno. Según investigaciones realizadas referentes al tema de estudio
se puede mencionar los siguientes criterios:
En Ecuador, el trabajo realizado por Wilson Medina Cuzco en el año 2010,
estudiante de la Universidad Técnica de Ambato, con el tema: “LOS
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS ACTIVOS FIJOS
EN EL DEPARTAMENTO DE BODEGA DE LA EMAPA AMBATO Y SU
INCIDENCIA EN LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS”.
Previo a la obtención del Título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría CPA.
Manifiesta lo siguiente:
El control interno es una herramienta que no requiere de grandes inversiones y
que incluye el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de la información
financiera y administrativa, promover la eficiencia de las operaciones, estimular
la observación de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos programados (Medina, 2010:11).
Los beneficiarios de este proyecto de investigación será la Empresa en general
quienes mediante este análisis profundizará las consecuencias a las que llevará
un inadecuado proceso de control interno de activos fijos y así su incidencia
dentro de la EP-EMAPA-A; Esto permitirá que las medidas adoptadas tengan
buenos resultados en la salvaguarda de los recursos, y así verificar la exactitud
de la información (Medina, 2010:12).
Según Medina (2010:13), el propósito de la investigación es “Buscar un camino
claro y preciso que ayude a manejar de excelente manera los activos fijos, es así
que la investigación está enmarcada con una metodología inductiva, deductiva y
analítica”.
En cuanto a la metodología utilizada en esta investigación el autor expresa lo
siguiente: “El presente proyecto servirá para recolectar y ordenar información
26
primaria para lo cual se acudirá a la empresa para realizar entrevistas, encuestas a al
personal administrativo ya que son quienes integran la empresa”(Medina, 2010:107).
El mencionado trabajo de investigación, sugiere mantener un seguimiento
continuo sobre los procesos, pues permite un mejor análisis en el desarrollo de las
actividades sobre todo en el rubro de activos fijos pues es una de las cuentas más
significativas económicamente para la entidad.
Otra importante investigación realizada por José Gregorio Guerra Tobaren en el
año 2008, de la Universidad Nacional Experimental de Guayana - Venezuela
desarrolló el siguiente tema: “SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS
BIENES”, en el que expresa lo siguiente:
Los procedimientos de control que se desarrollan en cada una de las áreas de las
organizaciones de la administración pública o privada deben estar en
permanente proceso de revisión y renovación, pues de su eficacia depende en
buena medida la estabilidad financiera y económica de estas instituciones,
pudiendo significar, en algunos casos, un factor que influye en su permanencia
o extinción. Una de las ventajas fundamentales que tienen las organizaciones
exitosas, se encuentra en el manejo óptimo de los mecanismos de control de sus
inventarios, pues con ellos se logra determinar la cantidad de bienes y
materiales con que se cuenta para el proceso de producción o generación de
servicios, así como calcular los costos de mantenimiento, a los fines de
garantizar su equilibrio financiero (Guerra, 2008:1).
En esta investigación el autor manifiesta:
Los planteamientos expuestos son pertinentes en el caso específico de las
instituciones de la administración pública, que tienen la responsabilidad de
mantener un control interno efectivo de los ingresos, movimientos, salidas y
reingresos de sus bienes y materiales, tanto desde el punto de vista de lo que
corresponde a la administración de sus recursos materiales y financieros como
lo que tiene que ver con su responsabilidad ante la ley en cuanto a la
administración de estos recursos de acuerdo con los principios de honestidad,
participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas
y responsabilidad establecidos constitucionalmente. La investigación realizada
se planteó como objetivo general proponer un Sistema de Control y Registro de
los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de
Geología y Minería de Venezuela (Guerra, 2008:1-2).
En cuanto a la metodología utilizada en esta investigación el autor expone lo
siguiente:
El diseño fue de campo, porque se desarrolló y aplicó en el propio ámbito donde
se presentó la realidad objeto de estudio; el tipo de investigación en modalidad
27
proyecto factible, ya que no sólo se hizo un diagnóstico acerca del control y
registro de los bienes en el marco de la institución, sino que también se
propusieron alternativas de solución que se expresaron a través de un Sistema
de Control y Registro de los Bienes Nacionales. La población del estudio estuvo
representada por catorce funcionarios que laboran en las áreas administrativas
de control interno de la institución. Para la recolección de los datos se utilizó un
cuestionario conformado por veinticuatro ítems. De los resultados obtenidos, se
infiere la necesidad de desarrollar una alternativa de solución que comprenda un
proceso de planificación ajustado a las necesidades del control de inventario y la
implementación de un sistema de inventario, donde se controlen con efectividad
los procesos de almacenamiento, niveles de inventario, movimiento de los
materiales y los dispositivos de supervisión para verificar el cumplimiento de
cada una de estas actividades (Guerra, 2008:30).
De lo mencionado anteriormente se puede concluir la importancia que tiene el uso
permanente y sistematizado de los mecanismos y recursos de control y registro, a
través de los cuales se puedan mantener identificados y clasificados los bienes de
una determinada institución, con el fin de garantizar una gestión eficaz, eficiente y
transparente de dichos bienes que coadyuve en un manejo financiero con las
mismas características.
Finalmente se revisó el trabajo de José Antonio Hernández publicado en la
Revista Contable Española, en el año 2004 con el Tema “EL CONTROL
INTERNO: LA GARANTÍA DEL SISTEMA CONTABLE PARA LA GESTIÓN
Y LA AUDITORÍA” en el que se establece lo siguiente:
El control interno ha sido objeto de estudio y revisión por numerosos autores en
el ámbito de la contabilidad, de la auditoría de cuentas y la auditoría interna,
desde su reconocimiento de forma explícita en 1949 por medio del AICPA,
hasta nuestros días (AICPA, SAS nº 1, 1983; Johnson, y Jaenicke, 1980: 7;
Coopers & Lybrand, 1984: 18; Cushing y Romney, 1990: 49)
Ha sido la definición expresada por el informe COSO (Coopers & Lybrand,
1997: 4) la que se ha aceptado, de una forma genérica por la profesión. Lo
define como sigue:
Un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto
del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las
siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Fiabilidad de la
información financiera. Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
(Hernández, 2004:101-102).
28
De la definición anterior el autor resalta tres ideas fundamentales como son:
El control interno debe comprenderse como un proceso, en tanto en cuanto
abarca una serie de acciones que se extienden por todas las actividades
operativas de una entidad, y no como controles añadidos a la organización.
A este respecto, "una entidad debe contener una estructura organizativa y
contener procesos de planificación, ejecución y supervisión. El control
interno es parte de esos procesos, permitiendo su funcionamiento adecuado
y supervisando su comportamiento. Constituye una herramienta útil para la
gestión, pero no un sustituto de ésta" (Coopers & Lybrand, 1997: 17).
Afecta a todo el personal. Es un hecho que la comunicación de la
información debe llegar a todos los miembros de una compañía,
estableciendo controles de superposición. De esta manera se intentará
conseguir la eficacia y eficiencia empresarial.
Esta definición incorpora la necesidad de que el sistema de control interno
sea supervisado a lo largo del tiempo, mediante evaluaciones periódicas.
(Hernández, 2004:102)
Según el autor los objetivos que se persigue el control interno son los siguientes:
La veracidad, fiabilidad y oportunidad de la información financiera. Este
objetivo se conseguirá cuando se tenga la certeza de que se ha procesado
todas las transacciones que llegan a la empresa, cuando la información
contable se obtenga en tiempo real y que carezca de errores e
irregularidades.
La salvaguarda y protección de los activos y recursos. Esta finalidad es
consecuencia de la anterior, siendo su propósito, además de la protección
física y económica, que las cuentas representen realmente a los activos
existentes en la compañía. En este sentido, evitar el fraude constituye, hoy
día, una preocupación para la Dirección. Estos dos objetivos engloban el
denominado control interno contable.
El control administrativo u operativo es consecuencia de que en el
cumplimiento de sus funciones directivas la gerencia deberá desarrollar
políticas y procedimientos para promover la eficiencia en cada área de
actividad; así como implementar medidas destinadas al cumplimiento de
las directrices, políticas y procedimientos establecidos por la Dirección
(Hernández, 2004:102).
29
De esta investigación se puede destacar que la aplicación e implementación del
control interno dependen esencialmente de las actividades particulares que
desarrollan cada una de las empresas, por tal motivo se debe conocer e identificar
claramente las actividades y procesos de la empresa bajo análisis, lo cual
proporcionará la seguridad necesaria, para de esta manera alcanzar de mejor
forma los objetivos planteados.
2.2. Fundamentación Filosófica
La presente investigación estuvo fundamentada en el paradigma positivista o
cuantitativo, debido a que se estudió la situación actual de la empresa con la
finalidad de observar y medir todos los elementos que influyen en el problema
planteado.
Jeannette Quesada en su libro Didácticas de las ciencias experimentales define al
paradigma positivista como:
Ha sido la corriente intelectual más importante en el pensamiento occidental
desde la segunda mitad del siglo XIX. Se sustenta en la corriente filosófica del
realismo. Desde el punto de vista positivista la realidad se presenta como
simple, tangible, convergente y fragmentable. Esta concepción supone la
legitimidad de estudiar la realidad en sus manifestaciones externas con la
posibilidad de observar y medir sus elementos.
La finalidad de la ciencia es conocer y explicar la realidad con el objeto de
dominarla y controlarla. Este paradigma ha sido muy influenciado por el auge
de las Ciencias Naturales y Exactas, y el método científico como fuente válida
del conocimiento. Además al positivismo le interesa explicar los hechos o
causas de los fenómenos sociales, con una ligera referencia a los estados
subjetivos.
El método cuantitativo se caracteriza por su interés en medir, en relacionar las
partes, más que comprender el todo, tampoco enfatiza en las causas. El
investigador no interviene durante el proceso, se basa en resultados objetivos
que dan los instrumentos de análisis. (Quesada, 2007:34-35).
Floria Díaz y Rosa Rosales en su libro Los Resultados de la Evaluación, definen
al paradigma positivista como:
Este paradigma de análisis educativo es conocido, también, como el modelo
empírico – analítico, cuantificable porque le da importancia al carácter empírico
de la investigación y se apoya en las normas, criterios y postulados de las
ciencias naturales. Sólo cuando el conocimiento se obtiene según las reglas del
método científico puede considerarse como tal, y sus leyes utilizarse en la
explicación y predicción de los fenómenos. La investigación aspira a crear
conocimiento y, eventualmente, su predicción (Díaz & Rosales, 2003:9-10).
30
De acuerdo con Dobles y García (1998) el positivismo se caracteriza por postular
lo siguiente:
1. El sujeto descubre el conocimiento.
2. El sujeto tiene acceso a la realidad mediante los sentidos, la razón y los
instrumentos que utilice.
3. El conocimiento válido es el científico.
4. Hay una realidad accesible al sujeto mediante la experiencia. El positivismo
supone la existencia independiente de la realidad con respecto al ser humano
que la conoce.
5. Lo que es dado a los sentidos puede ser considerado como real.
6. La verdad es una correspondencia entre lo que el ser humano conoce y la
realidad que descubre.
7. El método de la ciencia es el único válido.
8. El método de la ciencia es descriptivo. Esto significa, según Abagnaro, que la
ciencia describe los hechos y muestra las relaciones constantes entre los hechos,
que se expresan mediante leyes y permiten la previsión de los hechos.
9. Sujeto y objeto de conocimiento son independientes: se plantea como
principio la neutralidad valorativa. Esto es: que el investigador se ubique en una
posición neutral con respecto a las consecuencias de sus investigaciones.
(Dobles, Zúñiga, & García, 1998:1)
2.3. Fundamentación Legal
Para el desarrollo de la presente investigación se tomó en consideración diferentes
leyes y normas legales utilizadas en entidades que conforman el Sector público
ecuatoriano, para la administración, manejo, custodia y control de los bienes, que
son utilizados en el desarrollo sus actividades administrativas y financieras, por tal
motivo el trabajo investigativo propuesto se desarrollará tomando como base la
normativa que se detalla a continuación.
Según la Constitución de la República del Ecuador, publicada en el Registro
Oficial N° 449 del 20 de Octubre de 2008. En la sección tercera relacionada con
las servidoras y servidores públicos, en el Art. 233 manifiesta:
Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por
los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y
31
serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y
administración de fondos, bienes o recursos públicos.
Las servidoras o servidores públicos y los delegados o representantes a los
cuerpos colegiados de las instituciones del Estado, estarán sujetos a las
sanciones establecidas por delitos de peculado, cohecho, concusión y
enriquecimiento ilícito. La acción para perseguirlos y las penas
correspondientes serán imprescriptibles y, en estos casos, los juicios se iniciarán
y continuarán incluso en ausencia de las personas acusadas. Estas normas
también se aplicarán a quienes participen en estos delitos, aun cuando no tengan
las calidades antes señaladas (Asamblea Nacional Constituyente, 2008:46).
El mencionado artículo permitirá determinar las responsabilidades que tienen los
encargados del manejo y custodia de todos los bienes que forman parte de la
Empresa Eléctrica Ambato S.A. y de igual manera las sanciones a las que estarán
sujetos en caso de incumplimiento con lo estipulado.
El Reglamento para la Administración y Control de Bienes de larga Duración,
publicado en el registro oficial 873 del 17 de enero de 2013, en el capítulo II
referente a los bienes de larga duración en el Art.4 establece:
Bienes de larga duración, son aquellos bienes muebles o inmuebles, utilizados
de manera permanente en la gestión administrativa, sujetos a contabilización,
que se reflejan como tales en los estados financieros y que reúnen las siguientes
características: constituyen bienes de propiedad privativa institucional; están
destinados a actividades administrativas y/o productivas; su vida útil estimada
es mayor a un año y su costo de adquisición es igual o mayor a cien dólares
(Contraloría General del Estado, 2013:2).
Al tomar en cuenta lo que estable el presente reglamento se podrá identificar
claramente cuales son los bienes con que cuenta la empresa actualmente y cuales
serán objeto de estudio y revisión en el desarrollo de la presente investigación.
El Reglamento General para el manejo y administración de Bienes del Sector
Público, publicado en el registro oficial Nº 378 del 17 de Octubre de 2006, en el
capítulo I, Art.3 Del procedimiento y cuidado establece:
Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el orientar y
dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido
adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a
cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de
acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría
General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrará un Custodio -
Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la estructura organizativa y
disponibilidades presupuestarias de la institución, que será responsable de su
recepción, registro y custodia.
32
La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de
responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de
sus funciones y labores oficiales. Para la correcta aplicación de este artículo,
cada institución emitirá las disposiciones administrativas internas
correspondientes, que sin alterar las normas de este reglamento permitan:
a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y su
destinación y uso;
b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes o quien
haga sus veces, al Jefe de cada unidad administrativa; y,
c) Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de sus
funciones, mediante la suscripción de la recepción a través del formulario
diseñado para el efecto.
El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal
uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del
servidor que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera
tienen acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o reparación
por requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la
identidad de la persona causante de la afectación al bien.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los
registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener información sobre
los bienes y mantener un inventario actualizado de éstos; además es su
obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o
tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con
sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja.
En el registro de la vida útil del bien se anotará su ingreso, y toda la
información pertinente, como daños, reparaciones, ubicación y su egreso.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregará copia de la parte
pertinente del inventario y de los bienes a cada Jefe de sección o unidad, en la
cual se encuentren los bienes para el uso respectivo; además entregará a cada
usuario, custodio directo, copia de las características y condiciones de los bienes
entregados a su uso y custodia para el cumplimiento de las labores inherentes a
su cargo (Contraloría General del Estado, 2006:2).
La revisión del mencionado reglamento y en general del artículo citado
anteriormente, permitirá identificar claramente cada uno de los requerimientos y
condiciones que deben cumplir las instituciones del sector público como es el caso
de la Empresa Eléctrica Ambato S.A en cuanto al manejo y custodia de los bienes
de larga duración que se encuentran bajo su poder.
La Guía para las Normas de control interno del sector público de 1992 emitidas
por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI) establecen:
33
Las Normas de control interno del sector público fueron concebidas como un
documento vital reflejando la visión que las normas pueden ser promovidas para
el diseño, implementación y la evaluación del control interno. (Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, 1992:4)
La Guía para las Normas de control interno del sector público de la INTOSAI
ve al control interno como:
Un proveedor de un importante marco conceptual a través del cual una entidad
puede manejarse para alcanzar sus objetivos. El marco integrado ERM del
COSO y otros modelos similares, toman a este aspecto como un escenario
entero en el que la entidad se pueda dirigir en base a la identificación de futuros
riesgos y oportunidades para mejorar objetivos y diseñar controles internos que
minimicen los riesgos y maximicen las oportunidades (Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, 1992:7)
Las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de
las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos,
publicada en el registro oficial N°78 el 01 de diciembre de 2009. La Norma 100-1
referente al Control Interno establece:
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y
tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la
dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable
para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos
públicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control,
la evaluación de riesgos, las actividades de control, los sistemas de información
y comunicación y el seguimiento.
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico
y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad
y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la
adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control
(Contraloría General del Estado, 2009:1).
La revisión de los artículos mencionados anteriormente son de mucha utilidad e
importancia para determinar claramente el tratamiento de los bienes que se
encuentran en la Empresa y las prácticas de control interno a efectuarse para el
adecuado manejo y administración de los mismos, ya que mediante la aplicación
de estos procedimientos se podrá lograr la óptima administración y control de los
distintos bienes de tal manera que se posibilite su localización, la identificación de
34
los custodios y usuarios de los bienes y la apropiada interrelación entre el control
contable y físico.
2.4. Categorías Fundamentales
2.4.1. Marco conceptual variable independiente: Normas de Control Interno
emitidas por la Contraloría General del Estado.
2.4.1.1 Auditoría de Gestión
El Manual de la Auditoría de Gestión define al a la auditoría de gestión como:
Es el examen sistemático y profesional, efectuado por un equipo
multidisciplinario, con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus
resultados, así como la eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto
u operación, en relación a sus objetivos y metas; de determinar el grado de
economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos disponibles;
establecer los valores éticos de la organización y, el control y prevención de la
afectación ecológica; y medir la calidad de los servicios, obras o bienes
ofrecidos, y , el impacto socio-económico derivado de sus actividades
(Andrade, Rodigo, 2001:36).
La auditoría de gestión a toda la entidad o a parte de ella, en este último caso
por ejemplo un proyecto, un proceso, una actividad, un grupo de operaciones,
etc., también comprende la cobertura a operaciones recientemente ejecutadas o
en ejecución, denominadas operaciones corrientes (Andrade, Rodrigo, 2001:37).
De las definiciones anteriores podemos destacar que la auditoría de gestión es de gran
importancia porque nos permite evaluar la situación real tanto de la empresa o como de
un proceso específicamente, para de esta manera determinar como se están empleando los
recursos y si los mismos están acordes a las metas y objetivos que se esperan alcanzar y
de igual manera se podrán tomar decisiones que permitan aplicar medidas correctivas en
aquellos procesos o actividades que no se los esté efectuando correctamente.
La auditoría de gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo,
administrativo y financiero de la organización, por lo que, en la determinación del
alcance debe considerarse principalmente lo siguiente:
Logro de los objetivos institucionales, nivel jerárquico de la entidad, la
estructura organizativa y la participación individual de los integrantes de
la institución.
Verificación del cumplimiento de la normativa tanto general como
específica y de procedimientos establecidos.
35
Evaluación de la eficacia y economía en el uso de los recursos, entendido
como rendimiento efectivo, o sea operación al mínimo costo posible sin
desperdicio innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los
objetivos y metas, en relación a los recursos utilizados.
Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la
información financiera y operativa.
Atención a la existencia de procedimientos ineficaces o más costosos;
duplicación de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades
de mejorar la productividad con mayor tecnificación; exceso de personal
con relación al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial
que ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios económicos.
Control sobre la identificación, de riesgos, su profundidad e impacto y
adopción de medidas para eliminarlos o atenuarlos,
Control de legalidad, del fraude y de la forma como se protegen los
recursos.
Evaluación del ambiente y mecanismos de control interno sobre el alcance
de la auditoría, debe existir acuerdo entre los administradores y auditores;
el mismo debe quedar bien definido en la fase de Conocimiento
preliminar, porque permite delimitar el tamaño de las pruebas o sea la
selección de la muestra y el método aplicable, además medir el riesgo que
tiene el auditor en su trabajo (Andrade, Rodrigo, 2001:37-38).
Entre los propósitos de la auditoría de gestión el autor da a conocer los siguientes:
Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son
necesarios y si es necesario desarrollar nuevos; así como, efectuar sugerencias
sobre formas más económicas de obtenerlos
Determinar lo adecuado de la organización dela entidad; la existencia de
objetivos y planes coherentes y realistas, la existencia y cumplimiento de
políticas adecuadas; la existencia y eficiencia de todos y procedimientos
adecuados; y la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.
Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera
económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.
Cerciorarse si la entidad alcanzo los objetivos y metas previstas de manera
eficaz y si son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos
Conocer las causas de ineficiencia y prácticas antieconómicas (Andrade,
Rodrigo, 2001:36-37)
En cuanto a los principales objetivos el autor destaca los siguientes:
Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía,
calidad e impacto de la gestión publica
36
Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas
Verificar el manejo eficiente de los recursos
Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta
administración del patrimonio publico
Satisfacer las necesidades de la población (Andrade, Rodrigo, 2001:37).
La Oficina Nacional de Auditoría define a la auditoría de gestión de la siguiente
manera:
La Auditoría de Gestión consiste en el examen y evaluación que se realiza en
una entidad, para establecer el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la
planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las
disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional
de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas (Oficina
Nacional de Auditoría, 2003:39).
Esta auditoría tiende, entre otros propósitos, a determinar:
Si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y
eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades o funciones;
Si la entidad alcanzó los objetivos y metas previstos de manera eficaz y si son
eficaces los procedimientos de operación y de controles internos; y las causas de
ineficiencias o prácticas antieconómicas (Oficina Nacional de Auditoría,
2003:42).
Otro concepto que podemos tomar en consideración es el emitido por el Consejo
Técnico de la Contaduría Pública, en el que se define a la auditoria de gestión de
la siguiente forma:
La auditoría de gestión es el examen que se realiza a una entidad con el
propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los
recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el Ente (Consejo
Técnico de la Contaduría Pública, 2001:7).
El examen crítico, sistemático y detallado de las áreas y Controles
Operacionales de un ente, realizado con independencia y utilizando técnicas
específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia
eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos, para la toma de
decisiones que permitan la mejora de la productividad del mismo (Consejo
Técnico de la Contaduría Pública, 2001:7).
Los principales objetivos de la auditoría de gestión que se menciona son:
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad
37
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos
Comprobar la utilización adecuada de los recursos. (Consejo
Técnico de la Contaduría Pública, 2001:7)
2.4.1.2 Control Interno
En el Manual de la Auditoría de Gestión define al Control Interno como:
Es un instrumento de gestión, por consiguiente, la responsabilidad en
cuanto a la idoneidad, eficacia y estructura del control interno incumbe
en primera instancia al personal directivo. El control interno gerencial es
importante para los ejecutivos o administradores de entidades públicas
por cuanto proporciona condiciones para poder confiar en la solidez de
las operaciones y actividades realizadas en distintos niveles y lugares;
cuanto mayor es el tamaño de la entidad pública, aún más importante es
su sistema de control interno para las funciones que tienen encomendadas
su administración (Andrade, Rodrigo:42).
De lo anterior se deduce que el control interno es un proceso por medio del cual
se puede determinar el grado de eficiencia y eficacia con el que se realizan las
actividades en los diferentes departamentos de la entidad, por tal motivo es
importante que dentro de la institución el personal directivo sea el encargado de
establecer los planes, métodos y procedimientos que garanticen la consecución de
los deferentes objetivos y metas que pretende alcanzar la entidad.
Mauricio León Lefcovich establece:
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y
preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de
fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin
autorización. Es el sistema conformado por un conjunto de
procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas
entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización
(Lefcovich, 2003:28).
38
Entre los objetivos del control interno tenemos que destaca el autor tenemos:
Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la
toma de decisiones.
Promover la eficiencia de la explotación.
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua (Lefcovich, 2003:32).
Según las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector
Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de
Recursos Públicos establece:
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y
de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos
públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio
del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima
autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona
seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la
protección de los recursos públicos. Constituyen componentes del control
interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las actividades
de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento.
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico,
técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las
operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de
la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir
las deficiencias de control (Contraloría General del Estado, 2009:1).
El control interno de las entidades, organismo del sector público y personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la
misión institucional, deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes
objetivos:
39
1) Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo
principios éticos y de transparencia.
2) Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.
3) Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para
otorgar bienes y servicios públicos de calidad.
4) Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro,
uso indebido, irregularidad o acto ilegal (Contraloría General del Estado,
2009:1).
El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento,
perfeccionamiento, y evaluación del control interno es responsabilidad de
la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de
la entidad, de acuerdo con sus competencias. Los directivos, en el
cumplimiento de su responsabilidad, pondrán especial cuidado en áreas
de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la
consecución de los fines institucionales.
Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las
acciones y atender los requerimientos para el diseño, implantación,
operación y fortalecimiento de los componentes del control interno de
manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica (Contraloría
General del Estado, 2009:2).
La Guía para las normas de control interno del sector público, emitida por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)
define al control interno de la siguiente manera:
El control interno es un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal,
y está diseñado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable
de que en la consecución de la misión de la entidad se alcanzarán los siguientes
objetivos gerenciales:
Ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones.
Cumplimento de las obligaciones de responsabilidad.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Salvaguarda de los recursos para evitar perdidas, mal uso y daño. El control interno es un proceso integral, dinámico que se adapta
constantemente a los cambios que enfrenta la organización. La gerencia y
el personal de todo nivel tienen que estar involucrados en este proceso
para enfrentarse a los riesgos y para dar seguridad razonable del logro de
la misión de la institución y de los objetivos generales (Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, 1992:15).
40
2.4.1.3 Normas de Control Interno
La Contraloría General del Estado define a las Normas de Control Interno como:
Las Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del
Ecuador constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del
Estado, orientadas a promover una adecuada administración de los recursos
públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las
entidades y organismos del sector público ecuatoriano, con el objeto de buscar
la efectividad, eficiencia y economía en la gestión institucional (Contraloría
General del Estado, 2009:7).
Se instrumentan mediante procedimientos encaminados a proporcionar una
seguridad razonable, para que las entidades puedan lograr los objetivos
específicos que se trazaron; tienen soporte técnico en principios administrativos,
disposiciones legales y normativa técnica pertinente (Contraloría General del
Estado, 2009:7).
Los titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener, revisar y
actualizar la estructura de control interno, que debe estar en función a la
naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones, considerando en todo
momento el costo – beneficio de los controles y procedimientos implantados
(Contraloría General del Estado, 2009:10).
Las normas de control interno se fundamentan en principios y prácticas de
aceptación general, así como en aquellos criterios y fundamentos que con mayor
amplitud se describen en el marco general de la estructura de control interno
para el sector público que forma parte de este documento (Contraloría General
del Estado, 2009:12).
Estas normas promueven la existencia de un control interno sólido y efectivo,
cuya implantación constituye responsabilidad de las máximas autoridades y de
los niveles de dirección. La combinación de las normas establece el contexto
requerido para el control interno apropiado en cada entidad pública (Contraloría
General del Estado, 2009:12).
41
Gráfico 2: Clasificación de las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado
NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA
GENERAL DEL ESTADO
500
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
600
SEGUIMIENTO
200
AMBIENTE DE CONTROL
300
EVALUACIÓN DEL RIESGO
100
NORMAS GENERALES
400
ACTIVIDADES DE CONTROL
Control Interno
Objetivos del control interno
Responsables del control interno
Rendición de cuentas
Ambiente de confianza mutua
Contenido, flujo y calidad de la información
Indicadores de gestión
Actitud hacia el cambio
Flexibilidad al cambio
Evaluación del control interno
Integridad y valores éticos
Administración estratégica
Políticas y prácticas de talento humano
Estructura organizativa
Delegación de autoridad
Competencia Profesional
Coordinación de
acciones organizacionales
Adhesión a las políticas
institucionales
Unidad de Auditoría Interna
Identificación de riesgos
Plan de mitigación de riesgos
Valoración de los riesgos
Respuesta al riesgo
Supervisión
403
Administración financiera - TESORERÍA
401GENERALES
Separación de
funciones y rotación de labores
Autorización y aprobación de transacciones y
operaciones
402
Administración Financiera
PRESUPUESTO
Responsabilidad del control
Control previo al compromiso
Control previo al devengado
Control de la
evaluación en la ejecución del
presupuesto por resultados
404
Administración Financiera - DEUDA
PÚBLICA
Controles sobre
sistemas de información
Controles sobre
sistemas de información
Seguimiento continuo o en
operación
Evaluaciones periódicas
407
ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO
HUMANO
Determinación y
recaudación de los ingresos
Constancia documental de la
recaudación
Especies valoradas
Verificación de los ingresos
Medidas de protección de las
recaudaciones
Cuentas corrientes
bancarias
Conciliaciones
bancarias
Control previo al pago
405
Administración Financiera -
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Gestión de la deuda
Organización de la oficina de deuda
pública
Políticas y manuales de procedimientos
Contratación de créditos y límites de
endeudamiento
Evaluación del
riesgo relacionado con operaciones de
la deuda pública
Contabilidad de la deuda pública
Registro de la deuda pública en entidades
Pasivos Contingentes
Control y seguimiento
Aplicación de los principios y normas
técnicas de Contabilidad
Gubernamental
Organización del sistema de
Contabilidad Gubernamental
Integración contable de las operaciones
financieras
Documentación de respaldo y su
archivo
Plan de talento humano
Manual de clasificación de
puestos
Incorporación de personal
Evaluación del desempeño
Promociones y ascensos
Capacitación y entrenamiento
continuo
Medio Ambiente
408
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
409
GESTIÓN AMBIENTAL
Proyecto
Estudios de pre inversión de los
proyectos
Diagnóstico e Idea de un proyecto
Perfil del proyecto
Estudio de prefactibilidad
Organización de la unidad ambiental
Gestión ambiental en proyectos de
obra pública
Gestión ambiental
en proyectos de saneamiento
ambiental
Gestión ambiental en la preservación
del patrimonio natural
Gestión ambiental
en el ambiente físico o natural, agua
Gestión ambiental en el ambiente físico o natural, minerales
410
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Organización informática
Segregación de funciones
Plan informático estratégico de
tecnología
Políticas y procedimientos
Modelo de información
organizacional
Administración de proyectos
tecnológicos
Desarrollo y adquisición de
software aplicativo
Firmas electrónicas
Actitud hacia el control interno
Control interno previo, concurrente
y posterior
Auditoría Interna Fuente: Normas de control Interno emitidas
por la Contraloría General del Estado R.O. #
78, 01-12-2009
Elaborado por: Diana Sánchez
42
Características
Las Normas de Control Interno se caracterizan por ser:
Concordantes con el marco legal vigente, disposiciones y normativa de
los Sistemas de Contabilidad Gubernamental, Presupuesto, Tesorería,
Endeudamiento Público y con otras disposiciones relacionadas con el
control interno.
Compatibles con los Principios de Administración, las Normas de
Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del
Estado y la Normativa de Contabilidad Gubernamental emitida por el
Ministerio de Economía y Finanzas.
Sencillas y claras en su presentación y referidas a un asunto específico.
Flexibles, ya que permiten su adaptación y actualización periódica de
acuerdo con las circunstancias, según los avances en la modernización
de la administración gubernamental.
Este grupo de normas constituyen los criterios básicos para mantener un efectivo y
eficiente control interno en las entidades del sector público y están estructuradas de
la siguiente manera:
CÓDIGO: Se compone de cinco dígitos: Los tres primeros dígitos, que
conforman el primer campo, indican el área y subárea y el cuarto y
quinto dígitos, que constituyen el segundo campo, señalan el título.
TÍTULO: Corresponde a la denominación de la norma.
Como se puede observar la Contraloría General del Estado clasifica a las Normas
de Control Interno en seis grupos como son: Normas Generales, Ambiente de
Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control, Información y
Comunicación, y Seguimiento.
En cuanto a las actividades de control existe una subdivisión dentro de las cuales
se establecen mecanismos para administrar varias áreas como son: Presupuesto,
Tesorería, Deuda Pública, Contabilidad gubernamental, Talento Humano,
Proyectos, Gestión Ambiental, Tecnología de la Información.
Para el caso de la presente investigación, se toman como referencia aquellas
normas que son aplicables en la empresa objeto de estudio, estas son las normas
generales, las mismas que se detallan a continuación:
43
1. Título: Objetivos Generales del Control Interno
Las entidades y organismos del sector público tienen una misión que cumplir,
para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. La
consecución de los objetivos depende del grado de seguridad que proporcione el
control interno de la entidad.
La máxima autoridad dispondrá la formulación, aprobación y divulgación de los
objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para sus proyectos y
actividades.
Los objetivos pueden formularse para la organización como conjunto o dirigirse
a determinados proyectos o actividades dentro de la misma institución,
clasificándose en tres categorías:
Operacionales:- Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos
financieros, materiales y humanos.
Financieros:- Referente a la elaboración y publicación de reportes y estados
financieros internos y externos oportunos, de calidad, actualizados y confiables.
Legalidad:- Referente al cumplimiento de disposiciones y normativas que le
sean aplicables.
La consecución de los objetivos depende del grado de seguridad que
proporcione el sistema de control interno de la entidad. La máxima autoridad
dispondrá la formulación, aprobación y divulgación de los objetivos del control
interno, tanto para la entidad, como para sus proyectos y actividades.
2. Título: Ambiente de Confianza Mutua
Debe fomentarse un ambiente de confianza mutua para respaldar el flujo de
información entre los empleados y su desempeño eficaz hacia el logro de los
objetivos de la organización.
La confianza mutua entre los empleados, basada en la seguridad, integridad y
competencia de las personas, respalda el flujo de la información que los
usuarios necesitan para tomar decisiones y accionar. Además, respalda la
cooperación y la delegación que se requiere para un desempeño eficaz,
tendiente al logro de los objetivos y metas de la organización.
3. Título: Contenido, Flujo y Calidad De La Información
El sistema de información se diseñará atendiendo a la estrategia y al programa
de operaciones de la entidad, el mismo que servirá para los siguientes
propósitos:
a) Tomar decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas en
todos los niveles,
b) Evaluar el desempeño de la entidad, en cuanto se refiere al cumplimiento de
metas y objetivos, de sus programas, proyectos, procesos y actividades; y,
44
c) Rendir cuenta a los organismos pertinentes y a la ciudadanía de la gestión
encomendada.
La información que emita la entidad será clara y con un grado de detalle
ajustado al nivel de decisión que utilice, que se refiera tanto a situaciones
financieras como operacionales, cumpliendo varios atributos, tales como:.
Contenido apropiado;
Calidad;
Oportunidad;
Actualización;
Exactitud; y,
Accesibilidad.
Para el caso de los niveles directivos y de jefatura, los informes guardarán
relación con el desempeño de la entidad o componente, con los objetivos y con
las metas fijadas. El flujo informativo circulará en todos los sentidos,
ascendentes, descendentes, horizontal y transversal.
4. Título: Indicadores De Gestión
Un indicador es la unidad que permite medir el alcance de una meta. La
planificación estratégica y la planificación operativa anual de cualquier entidad
pública, se evaluará mediante la aplicación de indicadores en términos
cualitativos y cuantitativos.
Se entiende por indicadores de gestión a los criterios que se utilizan para
evaluar el comportamiento de las variables. El indicador es la identificación de
la realidad que se pretende transformar. Los indicadores pretenden valorar las
modificaciones (variaciones, dinámicas) de las características de la unidad de
análisis establecida, es decir, de los objetivos institucionales y programáticos.
Si la máxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores
que permitan valorar los avances y logros de la acción institucional, será
necesario desarrollar sus propios indicadores, aportando a la conformación de
un banco de indicadores y a su mayor seguridad en los procesos de valoración y
evaluación de planes, programas y proyectos sociales.
Cada uno de los objetivos, independientemente del nivel de planificación a que
pertenezca, serán descompuestos en variables relevantes, y a cada variable se le
formulará al menos un indicador a través del cual se pueda valorar y evaluar la
dinámica de dichas variables, dando origen así a la trilogía para el desarrollo de
cualquier indicador social: objetivos, variables e indicadores.
Existe una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la
focalización de los objetivos tanto institucionales como programáticos y de
proyectos, convirtiéndose éstos en las unidades de análisis, los que a su vez,
desglosados, arrojan las variables relevantes que caracterizan el objetivo, el
último paso será establecer el o los objetivos que permita identificar y
seleccionar variables relevantes.
Para formular el indicador, característica o variable relevante seleccionada,
correspondiente a cada tema, sólo basta convertir y expresar el objetivo y sus
45
variables en patrón o categoría de valoración y evaluación, haciéndose las
preguntas. ¿Al finalizar el período qué resultado concreto queremos entregar?
¿Cómo sabremos que ya hemos logrado el objetivo?
Como los indicadores son los patrones de valoración del comportamiento de las
variables relevantes, dentro del sistema de seguimiento y evaluación se requiere
explicar las diferentes clases de indicadores que dependiendo de la pertenencia
a la variable relevante a que hace alusión, se pueden distinguir dos tipos de
indicadores:
1) Indicadores de Gestión o Eficiencia.- También se les denomina como: de
seguimiento, de control, de monitoreo, de actividades, de tarea, de metas
intermedias, de adelantos, de avances, de progresos, indicadores internos.
Pertenecen al sub - sistema de seguimiento y sirven para valorar el rendimiento
(producción física) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener
objetivos con tiempos y costos registrados y analizados.
Dentro del sistema de seguimiento y evaluación, los indicadores de gestión,
permiten la valoración de al menos los siguientes elementos:
o La utilización de los recursos humanos, físicos, financieros, ecológicos y de
tiempo.
o El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias.
o El rendimiento físico promedio (productividad) medido éste como la
relación que existe entre los logros y los recursos utilizados.
o El costo promedio/efectividad o mejor, esfuerzo/resultado o costo/beneficio.
o El grado de eficiencia.
o El tiempo
2) Indicadores de Logro o Eficacia.- Son también conocidos como indicadores
de éxito, externos, de impacto, o de objetivos, los cuales facilitan la valoración
de los cambios en las variables socioeconómicas propiciados por la acción
institucional.
Los indicadores de logro son hechos concretos, verificables, medibles,
evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al sub -
sistema de evaluación permitiendo la valoración de la eficacia de los planes,
programas y proyectos sociales de la institución para resolver los problemas y
necesidades del grupo y la región con quien se adelanta el proyecto.
5. Título: Actitud Hacia El Cambio
Toda entidad dispondrá de procedimientos capaces de captar e informar
oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y
externo, con las posibilidades de alcanzar sus objetivos en las condiciones
deseadas.
46
A continuación se señalan algunas condiciones que merecen particular atención:
o Cambios en el contexto externo: legislación, reglamentos, programas de
ajuste, tecnología, cambios de autoridades, entre otros.
o Crecimiento acelerado: Una entidad que crece a un ritmo demasiado rápido
está sujeta a muchas tensiones internas y a presiones externas.
o Nuevas líneas de productos o servicios: la inversión en la producción de
nuevos bienes o servicios, generalmente ocasiona desajustes en el sistema de
control interno, el que debe ser revisado.
o Reorganización o Reingeniería: Generalmente significa reducción de
personal que ocasiona, si no son racionalmente practicadas, alteraciones en
la separación de funciones y en el nivel de supervisión.
o Creación del sistema de información o su reorganización: Puede llegar a
generar un período de exceso o defecto en la información producida,
ocasionando en ambos casos la probabilidad de decisiones incorrectas.
o El proceso de gestión de cambio es crítico para el control interno y no será
obviado en ninguna circunstancia.
6. Título: Flexibilidad Al Cambio
El sistema de información será permanentemente analizado y, de ser necesario,
rediseñado cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento y/o
producción de bienes o servicios. Cuando la entidad cambie su estrategia,
misión, política, objetivos, programa de trabajo, entre otros, se contemplará el
impacto en el sistema de información.
Si el sistema de información se diseña orientado en una estrategia y un
programa de trabajo, es natural que al cambiar éstos, tenga que adaptarse a las
nuevas necesidades institucionales.
Por otra parte, es necesario una atención especial para evitar que la información
que dejó de ser relevante siga fluyendo en detrimento de otra que pasó a serlo.
7. Título: Evaluación Del Control Interno
La máxima autoridad de cada entidad dispondrá por escrito que cualquier
funcionario que tenga a su cargo un programa, proceso o actividad,
periódicamente evalúe la eficiencia del control interno y comunicará los
resultados ante quien es responsable.
Un análisis periódico de la forma en que ese sistema está operando le
proporcionará al responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o
la oportunidad de su corrección y fortalecimiento.
Si bien la Unidad de Auditoría Interna lleva a cabo revisiones sobre la eficacia
del sistema, son fundamentales los controles efectuados por los funcionarios
que tienen bajo su responsabilidad un segmento organizacional, programa,
47
proceso o actividad, los que deben efectuar auto evaluaciones periódicas al
sistema de control interno.
8. Título: Actitud Hacia El Control Interno
La competencia técnica, la honestidad y el esmero que cada servidor ponga en
el cumplimiento de sus funciones, son los factores fundamentales para definir
los controles preventivos y de detección que deban ponerse en práctica.
Cada uno de los servidores propiciará con su actitud la incorporación de todos
los elementos de control interno dentro de las operaciones a su cargo.
La máxima autoridad de cada entidad pública establecerá en forma clara y por
escrito las líneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los
objetivos de la institución de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos
del gobierno y demás organismos, crear y mantener un ambiente de honestidad
y de respaldo hacia el control interno, garantizar el uso eficiente de los recursos
y proteger el medio ambiente.
Los componentes de control interno serán incorporados dentro de cada una de
las fases del proceso administrativo, esto es planificación, organización,
dirección, coordinación y control. La estructura orgánica funcional incorporará
los componentes de control interno necesarios para asegurar el cumplimiento de
la misión y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y ejecute
eficientemente las funciones asignadas. En esta estructura se cuidará
especialmente de definir las líneas de comunicación entre los distintos niveles
de la organización y de separar en unidades organizativas diferentes las
actividades financieras, administrativas y operativas o de gestión.
9. Título: Control Interno Previo
Las entidades y organismos del sector público establecerán mecanismos y
procedimientos para analizar las operaciones y actividades que hayan
proyectado realizar, antes de su autorización, o de que ésta surta sus efectos, con
el propósito de determinar la propiedad de dichas operaciones y actividades, su
legalidad y veracidad y finalmente su conformidad con el presupuesto, planes y
programas.
El control previo será ejecutado por el personal responsable del trámite normal
de las operaciones y actividades.
10. Título: Control Interno Concurrente
Los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de
servidores, establecerán y aplicarán mecanismos y procedimientos de
supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones, con el objeto
de asegurar:
o El logro de los resultados previstos;
o La ejecución eficiente y económica de las funciones encomendadas a
cada servidor;
o El cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas;
48
o El aprovechamiento eficiente de los recursos humanos, materiales,
tecnológicos y financieros;
o La protección al medio ambiente;
o La adopción oportuna de las medidas correctivas necesarias.
11. Título: Control Interno Posterior
La máxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesoría de su unidad
de auditoría interna, establecerá los mecanismos para evaluar periódicamente y
con posterioridad a la ejecución de las operaciones:
o El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas;
o Los resultados de la gestión;
o Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economía en la utilización y
aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales,
tecnológicos y naturales; y,
o El impacto que han tenido en el medio ambiente.
12. Título: Auditoría Interna
La Unidad de Auditoría Interna dependerá directamente de la máxima autoridad
o del titular de la entidad pública y estará ubicada orgánicamente en el nivel
asesor.
Las instituciones del Estado, contarán con una Unidad de Auditoría Interna,
cuando se justifique. El personal auditor será nombrado, removido o trasladado
por el Contralor General del Estado y las remuneraciones y gastos para su
funcionamiento serán cubiertos por las propias instituciones a las que ellas
sirven y controlan, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Es un elemento importante del control interno de una entidad u organismo del
sector público y su labor consiste en el examen de las operaciones
administrativas y/o financieras efectuadas por sus propios auditores como un
servicio a la alta dirección.
Será responsable del examen posterior de las operaciones de la entidad u
organismo, mediante los mecanismos señalados en las leyes pertinentes.
Para ser nombrado y ejercer las funciones de dirección o jefatura de esa Unidad
se requerirá ser profesional con título universitario y formación compatible con
el ejercicio y práctica de la auditoría financiera y experiencia en materia de
auditoría de gestión.
Lo podrán conformar también los estudiantes de contabilidad y auditoría por lo
que su nombramiento como auditor estará condicionado hasta la obtención de
su título profesional conferido por un centro de estudios superior legal y
debidamente reconocido por los organismos oficiales.
Las funciones que realice la Unidad de Auditoría Interna serán completamente
independientes de las funciones de línea.
49
Con el fin de realizar la evaluación integral de la institución, esta Unidad
también realizará auditorías de gestión para asegurar la eficiencia de las
operaciones; la asesoría a todos los niveles de la institución; la evaluación de la
estructura y ambiente de control interno; el seguimiento continuo y posterior de
las actividades financieras, operativas, ambientales y técnicas y el logro de los
objetivos institucionales.
Para cumplir con este objetivo se requerirá de profesionales en otras disciplinas,
es decir, la Unidad de Auditoría Interna estará integrada por personal
multidisciplinario.
Los auditores de la Unidad de Auditoría Interna actuarán, individual o
colectivamente, con criterio independiente respecto a la operación o actividad
auditada; y no intervendrán en la autorización o aprobación de los procesos
financieros, administrativos, operativos y ambientales.
Los informes de las unidades de auditoría, suscritos por el Jefe de la Unidad,
serán dirigidos a la máxima autoridad de la institución a la que pertenezcan, la
que será responsable de adoptar las medidas pertinentes para implantar las
recomendaciones emitidas.
Las unidades de auditoría interna, en concordancia con lo establecido en las
disposiciones legales vigentes, enviarán a la Contraloría General del Estado,
ejemplares de sus informes, en el término de 8 días contados desde la fecha de
suscripción, conjuntamente con la documentación probatoria de los hechos
informados, para los trámites administrativos correspondientes (Contraloría
General del Estado, 2009:15-27).
2.4.2 Marco conceptual variable dependiente Administración de Bienes de larga
duración.
2.4.2.1 Administración
Michael Porter define a la administración como: “Proceso de estructurar y utilizar
conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas para llevar a cabo las
tareas en un entorno organizacional”.
Por su parte esta definición se subdivide en cuatro partes fundamentares:
Administración es un proceso: consiste en una serie de actividades y
operaciones, como planear, decidir y evaluar.
Administración implica estructurar y utilizar conjuntos de recursos: es el
proceso que reúne y pone en funcionamiento una variedad de tipos de
recursos: humanos, financieros, materiales y de información.
Administración significa actuar en dirección hacia el logro de una meta
para realizar las tareas: por consiguiente, no efectúa actividades elegidas
50
al azar, sino actividades con un propósito y una dirección bien definidos.
Este propósito y dirección podrían ser los del individuo, la organización
o, lo más usual, una combinación de ambos. Comprende los esfuerzos
necesarios para completar las actividades propuestas y para que los
resultados correspondan a los niveles deseados.
La administración implica llevar a cabo actividades en un entorno
organizacional: es un proceso que tiene lugar en las organizaciones y que
realizan personas con funciones diferentes intencionalmente
estructuradas y coordinadas para lograr propósitos comunes. (Porter,
2006:8)
Idalberto Chiavenato define a la administración como: “El proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos
organizacionales" (Chiavenato, 2004:22).
De las definiciones anteriores podemos destacar que la administración es un
conjunto de procesos que se deben seguir para determinar y alcanzar los objetivos
de una empresa, los mismos que se logran mediante la utilización de diferentes
recursos como financieros, materiales y humanos con el esfuerzo coordinado de
los mismos para obtener resultados con la mayor eficiencia. Idalberto Chiavenato
define a la administración como: “El proceso de planear, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales"
(Chiavenato, 2004:22).
De las definiciones anteriores podemos destacar que la administración es un
conjunto de procesos que se deben seguir para determinar y alcanzar los objetivos
de una empresa, los mismos que se logran mediante la utilización de diferentes
recursos como financieros, materiales y humanos con el esfuerzo coordinado de
los mismos para obtener resultados con la mayor eficiencia. Idalberto Chiavenato
define a la administración como: “El proceso de planear, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales"
(Chiavenato, 2004:22).
De las definiciones anteriores podemos destacar que la administración es un
conjunto de procesos que se deben seguir para determinar y alcanzar los objetivos
de una empresa, los mismos que se logran mediante la utilización de diferentes
recursos como financieros, materiales y humanos con el esfuerzo coordinado de
los mismos para obtener resultados con la mayor eficiencia. 2.4.2.2 Procesos
Administrativos
Stoner, Freeman y Gilbert en su libro Administración definen a los Procesos
administrativos como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
51
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la
que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra
operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo
establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases se les llama:
mecánica y dinámica de la administración, la mecánica administrativa es la parte
teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la
dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.
Los procesos administrativos comprenden la planificación, organización,
dirección y control (Stoner, Freeman, & Gilbert, 1990:22).
2.4.2.3 Administración de bienes
Manuel Velázquez define a la Administración de Bienes de la siguiente manera:
“Consiste en gobernar, dirigir, ordenar, disponer u organizar los recursos tangibles
(bienes) que posee una empresa” (Velázquez, 2013:3).
“La administración de bienes es un conjunto de normas, principios, organismos,
recursos y procedimientos que se aplican al adquirir, ingresar, registrar, conservar,
mantener, proteger y eventualmente reasignar bienes” (Velázquez, 2013:3).
“La administración de bienes de larga duración, contempla el conjunto de
principios, normas y procedimientos que intervienen en los distintos procesos
desde su adquisición hasta baja” (Velázquez, 2013:4).
“Una correcta gestión de Bienes de Larga Duración puede constituir la base de
grandes cambios estructurales que traduce a una optimización de los recursos
financieros” (Velázquez, 2013:4).
Dentro de las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del
sector Público y de las Personas Jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos existe la norma 406 Administración financiera - Administración
de bienes, se establece los procesos que intervienen en la administración de bienes
de bienes de larga duración, los mismos que se van a tomar en cuenta para el
desarrollo de la presente investigación.
Según la Contraloría General del Estado (2010:32-39), establece los
siguientes procedimientos:
52
1) Planificación
Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los
objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de
Contratación con el presupuesto correspondiente.
El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los
servicios incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en
concordancia con la planificación de la Institución asociada al Plan Nacional
de Desarrollo. En este plan constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el
régimen general como por el régimen especial, establecidos en la ley.
El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de
cada entidad y publicado en el portal de compras públicas
www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al menos la siguiente información: los
procesos de contratación a realizarse, la descripción del objeto a contratarse, el
presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del Plan.
La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma
que las compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en
cantidades apropiadas (Contraloría General del Estado, 2010:32).
2) Contratación
Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones
para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de
servicios incluidos los de consultoría, a través del Sistema Nacional de
Contratación Pública.
La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las
adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los
lineamientos que servirán de base para una adecuada administración de las
compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:
Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la
anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas.
La ejecución de las compras programadas para el año se realizará
tomando en consideración el consumo real, la capacidad de
almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que
regularmente toma el trámite.
La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y
otros, se la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en
tiempo menor al de caducidad del principio activo.
Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias
para garantizar una adecuada y oportuna provisión.
El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio
institucional frente a la alternativa de adquisición.
53
La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la
existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las
obligaciones derivadas de la contratación (Contraloría General del
Estado, 2010:32).
En lo referente a los procesos de planificación y contratación la Empresa
Eléctrica Ambato se rige a lo que establece el reglamento interno para compra
de materiales en el cual se destaca los siguientes aspectos:
Los bienes normalizados, se adquieren en su orden por
procedimientos de Catálogo Electrónico y de Subasta Inversa y solo
en el caso de que no puedan aplicar dichos procedimientos o que
estos hayan sido declarados desiertos se optarán por los demás
procedimientos de contratación previstos en la LOSNCP, su
reglamento y las resoluciones emitidas por el INCOP.
De acuerdo con la naturaleza y/o urgencia de un proceso para la
compra de bienes o materiales, Presidencia Ejecutiva autorizará para
que un determinado departamento se responsabilice del mismo,
independientemente de la cuantía.
Los procesos para la compra de bienes o materiales que se publiquen
en el Portal de Compras Públicas deben estar debidamente
numerados en coordinación con secretaría de archivo.
El director del departamento requirente de bienes o materiales,
deberá disponer al delegado técnico la subida al Portal de Compras
Públicas de la información calificada como relevante, con lo cual se
cierra el ciclo del proceso.
Si el valor del contrato es menor a US $ 200.000,00 se hará constar
que las controversias deberán ser resueltas por un árbitro designado
por el Centro de Mediación y Arbitraje. Si el valor del contrato es
igual o superior a US $ 200.000,00 las controversias serán resueltas
por un Tribunal Arbitral integrado por tres miembros, designados de
acuerdo al Reglamento del Centro de Mediación y Arbitraje citado
en el contrato.
Para efectos de convocatoria y demás trámites relacionados con el
proceso de contratación pública, se aplicará lo dispuesto en el
artículo 13 del reglamento a la LOSNCP y las resoluciones emitidas
por el INCOP.
Para todo lo no previsto en este procedimiento, se debe aplicar lo
dispuesto en la LOSNCP, su Reglamento General de aplicación y
las disposiciones emitidas por el INCOP (EEASA, 2008).
3) Almacenamiento y distribución
Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén
o bodega, antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los
54
mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita,
lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas,
estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán
el espacio físico necesario.
El guardalmacén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con
documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si
se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las
dependencias de la institución, así como de los bienes que egresan.
Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se
comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al servidor delegado para
el efecto; dichos bienes no serán recibidos hasta que cumplan con los
requerimientos institucionales.
Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación,
seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro
permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por
grupos de bienes de iguales características. Sólo las personas que laboran en el
almacén o bodega tendrán acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados
en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su
utilización. En estos casos, el encargado de almacén efectuará la verificación
directa y la tramitación de la documentación correspondiente (Contraloría
General del Estado, 2010:32-33).
4) Sistema de registro
El catálogo general de cuentas del sector público, contendrá los conceptos
contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las
existencias y los bienes de larga duración.
Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados
con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes,
a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la
normativa contable vigente.
La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los
saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica,
proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la
toma de decisiones adecuadas.
Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos
fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según
corresponda y simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden,
conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental vigente.
55
5) Identificación y protección
Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación,
organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga
duración.
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente
en una parte visible, permitiendo su fácil identificación.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá
registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados
y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e
identificación de los mismos.
La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones,
será de responsabilidad de cada servidor público.
La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro
necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se
verificarán periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia
(Contraloría General del Estado, 2010:34).
6) Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente
los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área;
también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos,
si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro.
La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva,
será responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los
procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de
las existencias y bienes de larga duración.
Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su
propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de
salvaguardar los bienes del Estado (Contraloría General del Estado, 2010:35).
7) Uso de los bienes de larga duración
En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente
en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales,
políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la
institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y
conservación.
Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de
los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño
de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún
motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales.
56
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es
responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos
relativos a su uso, custodia y verificación, de manera que estos sean utilizados
correctamente.
El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso,
no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del
servidor que lo tiene a su cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los
bienes, serán reportados a la dirección correspondiente, por el personal
responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los
correctivos que cada caso requiera (Contraloría General del Estado, 2010:36).
8) Control de vehículos oficiales
Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que
disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso
oficial, es decir, para el desempeño de funciones públicas, en los días y horas
laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales, ni familiares,
ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.
Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el
personal de una entidad del sector público. Su cuidado y conservación será una
preocupación constante de la administración, siendo necesario que se
establezcan los controles internos que garanticen el buen uso de tales unidades.
Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los
vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo,
donde debe constar: la fecha, motivo de la movilización, hora de salida, hora
de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.
Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o
aéreos, (buses, busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera
de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicópteros, etc.,) que
por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los días y
horas laborables, requieren la autorización expresa del nivel superior.
Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean
utilizados en actividades distintas a los fines que corresponde,
obligatoriamente contarán con la respectiva orden de movilización, la misma
que tendrá una vigencia no mayor de cinco días laborables. Por ningún
concepto la máxima autoridad emitirá salvo conductos que tengan el carácter
de indefinidos (Contraloría General del Estado, 2010:37).
9) Constatación física de existencias y bienes de larga duración
La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin
de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga
duración.
Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga
duración por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma
57
física, será independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de
los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.
Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y
serán formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos
fácilmente por el personal que participa en este proceso.
De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan
durante el proceso de constatación física y conciliación con la información
contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos,
previa autorización del servidor responsable; también se identificarán los
bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate
según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la
toma física de las existencias y bienes de larga duración, el informe final
presentado así como la base de datos, tendrá la conformidad del área contable
en forma previa a la cancelación de dichos servicios (Contraloría General del
Estado, 2010:38).
10) Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o
hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera
oportuna.
Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos
administrativos que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando
evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación,
obsolescencia, pérdida, robo o hurto, se observarán las disposiciones del
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes
del Sector Público, del Manual General de Administración y Control de los
Activos Fijos del Sector Público, la normativa de contabilidad emitida por el
Ministerio de Finanzas y demás reglamentación interna emitida por la entidad
Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el
Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el
acta de baja correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros
contables disminuyendo del inventario respectivo
Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir
las condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la
autorización del responsable de la unidad de administración financiera.
Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor
responsable se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y cuando
el caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual
naturaleza o la reposición de su valor a precio de mercado (Contraloría
General del Estado, 2010:38).
11) Venta de bienes y servicios
58
Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los
procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia.
Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y
demás procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalúos de
ventas y adjudicar los bienes, cumplirán sus funciones resguardando los
intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones
reglamentarias.
Las entidades públicas que vendan regularmente mercaderías, bienes o
servicios, emitirán su propia reglamentación que asegure la recuperación al
menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a
las mercaderías despachadas o servicios prestados, la documentación de los
movimientos y la facturación según los precios y modalidades de ventas
(Contraloría General del Estado, 2010:39).
12) Mantenimiento de bienes de larga duración
El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que
permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga
duración.
La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y
correctivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo
de funcionamiento y prolongar su vida útil.
Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a
fin de no afectar la gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección
establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la
eficiencia de tales programas, así como que se cumplan sus objetivos.
La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de
mantenimiento, estará debidamente justificada y fundamentada por el
responsable de la dependencia que solicita el servicio (Contraloría General del
Estado, 2010:39).
Para la recepción, almacenamiento y despacho de los materiales la Empresa
Eléctrica se rige a lo establecido en el manual de Procedimientos para la
administración de bodegas en el cual se establece los siguientes aspectos:
Funciones y responsabilidades del bodeguero
Recibir los bienes adquiridos, comprobando la cantidad y
especificaciones solicitas.
Identificar, codificar, y custodiar, los materiales, equipos, herramientas
y suministros ingresados a bodega de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos.
Llevar registros actualizados de las existencias, únicamente en
cantidades.
59
Entregar los materiales, equipos, herramientas, etc., en base a la
solicitud autorizada.
Controlar los niveles máximos y mínimos previamente establecidos, de
las existencias de materiales.
Solicitar la adquisición de materiales, en base a la solicitud de bodega o
cuando las existencias lleguen a su nivel mínimo.
Mantener actualizado el registro de tenencia de bienes de inventario y de
control.
Presentar informes mensuales del movimiento de bodegas.
Preparar y remitir a contabilidad, al final del primer semestre, los saldos
de las existencias en bodega, en base a sus registros de Kardex y
anualmente el inventario físico (EEASA, 2004).
Procesos realizados
Los ingresos realizan los bodegueros y son responsables de la recepción,
registro, control de bienes de propiedad de la empresa, a fin de lograr mayor
agilidad y precisión en los trámites, así como la oportuna presentación de los
reportes o informes necesarios para la unidad de Costos de la Sección
Contabilidad. Dentro de este grupo tenemos:
Recepción e ingreso
Para efectuar la recepción e ingreso de materiales y bienes en
general, el bodeguero inspeccionará los materiales, verificará
cantidad y calidad, condiciones, características, accesorios y
componentes, etc. En base a los documentos que para dichos fines,
le serán entregados.
Cuando la bodega recibe equipo técnico, la sección compras y el
bodeguero solicitará la intervención de un técnico en la materia, del
área solicitante para el asesoramiento en la revisión y chequeo de
dichos equipos.
Adquisiciones con previos planes de compra
Las adquisiciones mediante orden de compra, las efectúan la sección
compras, según reglamentación pertinente.
Cada departamento realiza una lista de requerimientos su plazo es
desde Septiembre a Noviembre.
El Plan de Compras Presupuestado Anual es elaborado por el
Departamento de Adquisiciones. Se efectúa 2 veces al año las
adquisiciones en el Portal de Compras Públicas: 1) en Noviembre
del año anterior para el 18 siguiente y 2) en Agosto del año en curso
puede aumentar cantidades a las ya presupuestadas, esto lo ejecuta el
responsable del proceso que pertenece al Área Técnica.
60
Las compras se realizan de acuerdo a los cronogramas de
adquisición establecidos en el Portal de Compras Públicas.
Los documentos de soporte son los contratos y los pliegos que
contienen varios formularios tanto para bienes como para servicios.
Efectuada la compra, el empleado encargado de estas adquisiciones
entrega los materiales a bodega, adjuntando copia de la Orden de
Compra no valorada, en que se detallan los materiales adquiridos.
El bodeguero recibe y chequea los materiales, en base a lo que
especifica la orden para la compra.
Procede la recepción únicamente de los materiales que reúnan las
características requeridas.
Elabora el informe de recibo por los materiales recibidos y los
legaliza con el recibí conforme, el delegado de la sección compras
firmará con el entregué conforme.
Registra en el Sistema.
Transferencias
Una transferencia se produce cuando los materiales o bienes en
general son egresados y remitidos por una bodega de la empresa a
otra.
Con los materiales se entregará a la bodega receptora, la copia del
formulario Egreso de Bodega en base a cuyos documentos el
bodeguero procederá al chequeo e ingreso de los materiales.
Una vez recibidos los materiales transferidos, el bodeguero receptor
procede a legalizar con el recibí conforme en el documento de
egreso de bodega; entregando el original y copia al bodeguero, una
copia retiene para su registro y archivo.
Elabora el informe de recibo, por los materiales transferidos y
registra.
Retiro de materiales de instalaciones
Cuando se realiza el retiro de materiales, ampliaciones de la red,
cambio de posterío, transformadores y reparaciones en general, es
necesario que exista una orden de trabajo.
Cuando una obra o instalación es desmantelada total o parcialmente,
y son retirados los materiales para su entrega a bodega, de acuerdo a
la calificación correspondiente y su ingreso se efectuará con el
siguiente procedimiento:
61
Los materiales retirados serán entregados a bodega por un trabajador
de la empresa o contratista, la calificación estimativa de su estado
físico será dado por el Departamento Técnico.
El bodeguero, una vez que recibe los materiales a satisfacción,
ordena su almacenamiento y registro.
Elabora el informe de recibo que será legalizado con el recibí
conforme del bodeguero y entregué conforme de quien entrega los
materiales.
Reporta en el movimiento mensual.
Donaciones
Si la empresa recibe de parte de personas o instituciones bienes y
materiales en calidad de donaciones, la Dirección Financiera
designará un delegado, a fin de que con el bodeguero a cuyo cargo
se va a recibir los materiales proceda a elaborar el Informe de
Recibo.
Egresos de bienes
Para la entrega o egreso de un bien, de existencia sea esté material,
equipo, muebles, herramientas, etc., deberá efectuarse previa la
presentación en bodega de la Solicitud a Bodega, debidamente
elaborada por el área interesada, y con las firmas de responsabilidad
autorizadas, en la que incluirá el aprobado de la Dirección
Departamental.
El bodeguero verificará previamente que los datos especificados en
los documentos que se relacionan con los egresos de bodega, así
como las firmas de responsabilidad, estén correctamente registrados.
Despachará los materiales de acuerdo a las referencias y
especificaciones que estén registrados en el sistema de bodega.
Previo retiro de materiales obtendrá el Recibí Conforme mediante
firma y nombres de quien lleva los bienes, que permita una posterior
confrontación. En el caso de firmas ilegibles se hará constar los
nombres y apellidos.
Elabora el Egreso de bodega, únicamente por los bienes que al
momento son retirados.
Ningún egreso realizará sin la documentación pertinente de sustento
(EEASA, 2008).
62
Según la Contraloría General del Estado (2006:32-39), establece los siguientes
lineamientos:
Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima autoridad
de cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y
cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y
que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia,
préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás
disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o entidad.
Con este fin nombrará un Custodio - Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la
estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que
será responsable de su recepción, registro y custodia.
La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de
responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de
sus funciones y labores oficiales.
Para la correcta aplicación de este artículo, cada institución emitirá las
disposiciones administrativas internas correspondientes, que sin alterar las
normas de este reglamento permitan:
a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y su
destinación y uso;
b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes o quien
haga sus veces, al Jefe de cada unidad administrativa; y,
c) Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de sus
funciones, mediante la suscripción de la recepción a través del formulario
diseñado para el efecto.
El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal
uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del
servidor que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera
tienen acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o reparación
por requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la
identidad de la persona causante de la afectación al bien.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los
registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener información sobre
los bienes y mantener un inventario actualizado de éstos; además es su
obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o
tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con
sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja.
En el registro de la vida útil del bien se anotará su ingreso, y toda la
información pertinente, como daños, reparaciones, ubicación y su egreso.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregará copia de la parte
pertinente del inventario y de los bienes a cada Jefe de sección o unidad, en la
cual se encuentren los bienes para el uso respectivo; además entregará a cada
usuario, custodio directo, copia de las características y condiciones de los bienes
63
entregados a su uso y custodia para el cumplimiento de las labores inherentes a
su cargo (Contraloría General del Estado, 2006:2-3).
Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevará el registro contable de
sus bienes de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el
Ministerio de Economía y Finanzas.
Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y organismos del
sector público sólo se emplearán para los fines propios del servicio público. Es
prohibido el uso de dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o
religiosos o para actividades particulares y/o extrañas al servicio público
(Contraloría General del Estado, 2006:3).
Art. 6.- De las formas de adquirir.- Para la adquisición de cualquier tipo de
bienes que no consten en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones se requiere
de la resolución de la más alta autoridad de la entidad u organismo o del
funcionario delegado para este fin, con sujeción a las disposiciones legales
pertinentes.
Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector público
emitirán su correspondiente reglamento interno y/o disposiciones
administrativas, de conformidad a sus requerimientos y en concordancia con las
disposiciones legales que fueren aplicables (Contraloría General del Estado,
2006:3).
Art. 10.- Inspección y recepción.- Los bienes adquiridos, de cualquier
naturaleza que fueren, serán recibidos y examinados por el servidor público,
Guardalmacén de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de
conformidad a la normatividad interna de cada entidad deban hacerlo, lo que se
dejará constancia en una acta con la firma de quienes los entregan y reciben.
Adquirido el bien el Guardalmacén de Bienes, hará el ingreso correspondiente y
abrirá la hoja de vida útil o historia del mismo, en la que se registrarán todos sus
datos; y en los casos pertinentes, información adicional sobre su ubicación y el
nombre del servidor a cuyo servicio se encuentre.
Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se las
comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al funcionario delegado
para el efecto. No podrán ser recibidos los bienes mientras no se hayan
cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales (Contraloría General del
Estado, 2006:4-5).
Art. 11.- Uso y conservación de bienes.- Una vez adquirido el bien el
Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, previa comunicación al Jefe
de la unidad a la cual se destina el bien lo entregará al servidor que lo va a
mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepción,
quien velará por la buena conservación de los muebles y bienes confiados a su
guarda, administración o utilización, conforme las disposiciones legales y
reglamentarias correspondientes.
Art. 12.- Obligatoriedad de inventarios.- El Guardalmacén de Bienes o quien
haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a
efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información
64
correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, estado
de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta información con
la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentará un
informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en la primera quincena de
cada año. El incumplimiento de esta obligación será sancionado por la máxima
autoridad de conformidad a las normas administrativas pertinentes y lo
dispuesto en la Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera
Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del
Sector Público, pero se podrá otorgar un plazo máximo de treinta días para que
cumpla con esa obligación.
De igual manera en la Fuerza Pública se dará aplicación a lo dispuesto en este
artículo, para lo cual los ministros de Gobierno y de Defensa emitirán las
disposiciones administrativas correspondientes, las cuales deberán contar con la
aprobación previa del Contralor General del Estado (Contraloría General del
Estado, 2006:5).
Art. 13.- Inspección previa.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus
veces, en concordancia con el artículo anterior, informará por escrito a la
máxima autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes que se hubieren vuelto
inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse. El Jefe Financiero designará
a uno de los servidores de control previo, distinto del encargado de la custodia o
uso de los bienes, para que realice la inspección de los mismos.
Si del informe de inspección apareciere que los bienes todavía son necesarios en
la entidad u organismo, concluirá el trámite y se archivará el expediente. Caso
contrario se procederá de conformidad con las normas que constan en los
siguientes artículos de este capítulo.
Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se
observará lo preceptuado en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y
su reglamento (Contraloría General del Estado, 2006:5).
SECCION II DE LA VENTA DE BIENES MUEBLES
Art. 45.- Procedencia.- Podrá efectuarse la venta directa de bienes muebles
cuando se hubiere llamado por dos veces a remate y no hubiere postores o las
posturas presentadas no fueren admitidas por contravenir las disposiciones de
este reglamento o los bienes fueren de tan poco valor que el remate no satisfaga
los gastos del mismo.
La venta directa será dispuesta por la máxima autoridad, a base del informe del
Jefe Financiero que indique haber ocurrido el supuesto señalado en el inciso
anterior
Cuando se trate de bienes pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado se
observará lo preceptuado en la Codificación a la Ley de Patrimonio Cultural y
su reglamento.
Art. 46.- Precio de venta y aviso en carteles.- La venta directa de los bienes se
efectuará por unidades o por lotes, según lo resuelva la máxima autoridad y
servirá como base el cincuenta por ciento del avalúo, cuando se hubiese
65
intentado previamente el remate, y el ciento por ciento de su valor, en caso
contrario. El pago del precio será siempre de contado o cheque certificado.
Para el efecto, se anunciará la venta por carteles que se fijarán en los lugares
que señale la máxima autoridad.
Los carteles indicarán el lugar al que se remitirán las ofertas, la fecha y la hora
hasta las cuales se las recibirá, el lugar, la fecha y la hora en que tendrá lugar la
apertura de los sobres y los demás particulares relativos a la clase y estado de
los bienes, el lugar, fecha y hora en que los mismos pueden ser conocidos, y la
base de las ofertas se presentarán en sobre cerrado, acompañadas de cuando
menos el diez por ciento de su valor en dinero efectivo o cheque certificado a la
orden de la entidad u organismo que haga la venta. Toda oferta será
incondicional y no podrá ofrecer el pago a plazos (Contraloría General del
Estado, 2006:13).
Tipos de bienes
13) Bienes Duraderos: Son aquellos que pueden utilizarse más de una vez y que
pueden seguir usándose por periodos más o menos largos; por ejemplo:
coches, casas, muebles, ropa, etc.
14) Bienes no duraderos: Son los que se consumen en un solo acto; por ejemplo:
los alimentos, la gasolina, los cigarrillos, los fósforos, etc.
15) Bienes de Capital: Son aquellos bienes que se utilizan para la producción de
otros, y no satisfacen las necesidades del consumidor final. Entre estos bienes
se encuentran los edificios, la maquinaria y el equipo.
16) Bienes Públicos: Bienes cuyo uso está sujeto al principio de exclusión y que
las empresas privadas suministran a quienes están dispuestos a pagar por él.
17) Bienes Privados: Son bienes o servicios que tienen la característica de no
poder excluir a nadie de su uso y no existir rivalidad en el consumo, por estas
características es generalmente proporcionado por el gobierno (Ávila & Lugo,
2004:139-142).
66
Auditoría de Gestión
Control Interno
Normas de Control Interno emitidas por
la Contraloría General del Estado
Administración
Procesos Administrativos
Administración de Bienes de larga
duración
Supraordinación Gráfico 3: Supraordinación
Fuente: Normas de control interno y Libro Introducción a la Administración
Elaborado por: Diana Sánchez
VARIABLE INDEPENDIENTE VARIABLE DEPENDIENTE
67
Infraordinación Variable Independiente
Gráfico 4: Infraordinación Variable Independiente
NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL
ESTADO
Contenido, flujo y calidad de la información
Tipos de controles
Indicadores de gestión
Actitud hacia el cambio
Actitud hacia el control interno
Auditoría Intena
Objetivos del control interno
Ambiente de confianza
Contenido apropiado
CalidadOportunidad
Actualización
Accesibilidad
Indicadores de eficiencia
Indicadores de eficacia
Cambios en el contexto
externo
Crecimiento acelerado
Reorganización
Creación del sistema de
información
Competencia técnica
Honestidad y esmero
Control interno
posterior
Control interno
concurrente
Control interno
preventivo
Examen operaciones
administrativas
Examen operaciones financieras
Legalidad
Financieros
Operacionales
Competencia de los empleados
Seguridad e integridad
Fuente: Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del EstadoElaborado por: Diana Sánchez
68
Infraordinación Variable Dependiente
Gráfico 5: Infraordinación Variable Dependiente
ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
Tipos de bienesDe capital
Públicos
Privados
No duraderos
Duraderos
Procesos
Planificación
ContrataciónAlmacenamiento
DistribuciónSistema de
registro
Identificación y protección
Custodia
Utilización
Control de vehículos oficiales
Constatación físicaVenta
Mantenimiento
Baja
Preventivo Correctivo
Obsolescencia
Pérdida
Robo
Fuente: Adaptado del Reglamento General de Bienes del Sector Público y las Normas de Control Interno para entidades, organismos del sector público; norma 406 Administración financiera - Administración de bienes.Elaborado por: Diana Sánchez
Plan anual de contrataciones
Sistema nacional de
contratación pública
69
2.5. Hipótesis
Las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado
inciden en la administración de bienes de larga duración en la Empresa Eléctrica
Ambato Regional Centro Norte S.A.
2.6. Señalamiento de variables
2.6.1 Variable Independiente: Normas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General del Estado.
2.6.2 Variable Dependiente: Administración de Bienes de Larga Duración.
2.6.3 Unidad de observación: Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte
S.A
Venta
70
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Modalidad Básica de la Investigación
Para realizar la presente investigación se han empleado distintas modalidades, las
mismas que se detallan a continuación:
3.1.1 Investigación de Campo
Roberto Sampieri se refiere a la Investigación de campo de la siguiente manera:
“La investigación de campo se presenta mediante la manipulación de una variable
externa no comprobada, en condiciones rigurosamente controladas, con el fin de
describir de qué modo o porque causas se produce una situación o acontecimiento
particular”. (Sampieri, 1998)
Según Herrera E. Luis, Medina F. Arnaldo y Naranjo L. Galo “Investigación de
Campo es el estudio sistemático de los hechos en el lugar en donde se producen
los acontecimientos. En esta modalidad el investigador toma contacto en forma
directa con la realidad, para obtener información de acuerdo con los objetos del
proyecto”. (Herrera, Medina, & Naranjo, 2008:95)
La presente investigación realizó en la Empresa Eléctrica Ambato S.A. se adoptó
este tipo de investigación que permitió acceder a los datos reales mediante la
consulta a fuentes primarias, utilizando técnicas como: encuestas, cuestionarios;
que permitieron conocer la situación de la empresa, con el propósito de describir,
interpretar, y entender su naturaleza, por lo cual fue necesario acudir al objeto de
estudio para realizar la investigación directamente con el personal involucrado en
el manejo y control de bienes de larga duración.
3.1.2 Investigación Bibliográfica – Documental
Según. Herrera E. Luis, Medina F. Arnaldo y Naranjo L. Galo “Investigación
bibliográfica – documental tiene el propósito de detectar, ampliar y profundizar
71
diferentes enfoques, teorías, conceptualizaciones y criterios de diversos autores
sobre una cuestión determinada, basándose en documentos (fuentes primarias), o
en libros, revistas, periódicos y otras publicaciones (fuentes secundarias)”
(Herrera, Medina, & Naranjo, 2008:95).
Así mismo Rodríguez, Manuel manifiesta: La investigación bibliográfica consiste
en la revisión de documentos y el análisis de los diferentes criterios de otros
autores serán de gran apoyo en el desarrollo de la presente investigación, ya que
me permitirá ampliar los conocimientos y profundizar la información sobre el
tema de estudio, y de esta manera conceptualizar y emitir un criterio propio sobre
las variables planteadas en el tema de estudio” (Rodríguez, 2013:19).
La utilización de esta modalidad de investigación me permitió obtener
información de diferentes autores tanto de investigaciones anteriores, revistas,
libros, publicaciones, las mismas que fueron de gran ayuda ya que me permitió
obtener información de interés para ampliar y profundizar el conocimiento acerca
las variables que están siendo objeto de estudio.
3.2 Nivel o Tipo de investigación
La modalidad de la investigación es muy importante en el marco de estudio, para
ello se consideran los siguientes tipos de investigación: Asociación de variables,
descriptivo, explicativo y exploratorio.
3.2.1 Asociación de variables
Según Herrera E. Luis, Medina F. Arnaldo y Naranjo L. Galo “Asociación de
variables es aquella que permite tener predicciones estructuradas, un valor
explicativo parcial, un análisis de correlación y la medición de relación de
variables en los mismos sujetos de un contexto determinado” (Herrera, Medina, &
Naranjo, 2008:97).
Este tipo de investigación permitió medir el grado de relación que existe entre las
variables objeto de estudio en la presente investigación como son: Normas de
Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado y Administración
72
de Bienes de Larga Duración. Además ayudó a conocer porque ocurre el problema
e identificar cuáles fueron los factores determinantes para ello, así como en la
identificación de la hipótesis planteada, y responder el motivo por el cual se
realizó la investigación.
3.2.2 Descriptivo
Según. Herrera E. Luis, Medina F. Arnaldo y Naranjo L. Galo “Investigación
descriptivo es aquel que permite tener predicciones rudimentarias, medición
precisa, requiere de conocimiento suficiente y muchas investigaciones de este
nivel tienen interés social” (Herrera, Medina, & Naranjo, 2008:95).
Vásquez, Isabel (2005) define al método descriptivo de la siguiente manera:
“Describe situaciones o eventos, así mismo buscan especificar las propiedades
importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea
sometido a análisis. Miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o
componentes del fenómeno o fenómenos a investigar” (Vásquez, 2005).
Este método de estudio permitió describir los hechos más sobresalientes y las
características de cada una de las variables, con la finalidad de establecer y
conocer a profundidad cual fue la principal causa que origina el problema
planteado para la presente investigación.
3.2.3Explicativo
Vásquez, Isabel (2005) define al método explicativo de la siguiente manera:
Buscan encontrar las razones o causas que ocasionan ciertos fenómenos. Su
objetivo último es explicar por qué ocurre un fenómeno y en que condiciones se
da éste. Están orientados a la comprobación de hipótesis causales de tercer grado;
esto es, identificación y análisis de las causales (variables independientes) y sus
resultados, los que se expresan en hechos verificables (variables dependientes).
Los estudios de este tipo implican esfuerzos del investigador y una gran capacidad
de análisis, síntesis e interpretación. Asimismo, debe señalar las razones por las
73
cuales el estudio puede considerarse explicativo. Su realización supone el ánimo
de contribuir al desarrollo del conocimiento científico (Vásquez, 2005).
Al utilizar el método explicativo en la presente investigación se pudo determinar
las distintas causas que ocasionaron el problema actualmente estudiado y de igual
manera al ser estos identificados y analizados sirvió de base para proponer
soluciones que sean beneficiosas y ayuden a contrarrestar el problema.
3.2.4 Exploratorio
Según. Herrera E. Luis, Medina F. Arnaldo y Naranjo L. Galo, definen a la
investigación exploratoria como: “Es la metodología más flexible, mayor
amplitud y dispersión en la cual realiza un estudio poco estructurado para
desarrollar nuevos métodos, generando una hipótesis, reconoce variables de
interés investigativa, sondeando un problema poco investigativo o desconocido
del contexto particular”. (Herrera, Medina, & Naranjo, 2008:95)
El tema de estudio también fue exploratorio, ya que brindó una amplitud y
dispersión para poder establecer nuevos métodos de selección, que sean necesarias
dentro de la institución, siendo de vital importancia la estructura organizativa que
sea utilizada en la Institución.
3.3 Población y Muestra
3.3.1 Población
Según Levin & Rubin “Una población es un conjunto de todos los elementos que
estamos estudiando, acerca de los cuales intentamos sacar conclusiones” (Levin &
Rubin, 2004:10)
La población o universo que se consideró en la presente investigación estaba
conformando por todos los empleados y principales funcionarios que actualmente
forman parte de la entidad objeto de estudio como lo es la Empresa Eléctrica
Ambato S.A., la misma que está conformada por 40 funcionarios entre directivos
y administrativos, los mismos que están directamente relacionados con el
74
problema a ser estudiado en la presente investigación, excluyendo al personal
operativo y técnico de la entidad.
Tabla 1: Población Empresa Eléctrica Ambato S.A.
Nº DEPARTAMENTOS EMPLEADOS
1 PRESIDENCIA EJECUTIVA 1
2 ADMINISTRACIÓN GENERAL 4
3 AUDITORÍA INTERNA 2
4 FINANCIERO 25
5 PLANIFICACIÓN 8
TOTAL 40
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Tabla 2: Detalle de la población y universo a observar
UNIDADES DE OBSERVACIÓN
POBLACIÓN
TOTAL
Personal de la
empresa
Departamento Financiero 25
40
Presidente Ejecutivo 1
Administración General 4
Auditoría Interna 2
Departamento de
Planificación
8
Documentos
Informe de Auditoría 2
48
Detalle de Inventario 1
Documentos de
adquisiciones de bienes
35
Actas de baja de bienes 10
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
3.3.2 Muestra
Según Levin & Rubin (2004) definen a la muestra como:
La muestra es la parte seleccionada de una población en la que los elementos que
la componen no tienen ninguna característica esencial que los distinga de los
restantes. Una muestra puede ser elegida al azar (muestreo aleatorio), o realizando
75
una selección de acuerdo con ciertas reglas fijadas con anterioridad (muestreo no
aleatorio). La muestra está definida como un subconjunto fielmente representativo
de la población. El tipo de muestra que se seleccione dependió de la calidad y
cuán representativo se requirió sea el estudio de la población (Levin & Rubin,
2004:10).
Para el presente trabajo de investigación el cálculo de la muestra se lo realizará
aplicando la formula de poblaciones finitas debido a que conocemos que en este
caso la población está conformada por 40 personas.
( )
Simbología:
N= Población
P= Probabilidad de ocurrencia.
Q = Probabilidad de no ocurrencia
E = Error de muestreo
Z = Nivel de Confianza
Datos:
N = 40
P = 0.5
Q = 0.5
Z = 1.96 nivel de confianza 95%
E = 5% 0.05
76
( )
Como resultado de la aplicación de la fórmula se obtuvo que n = 36, es decir que
la encuesta se aplicará a 36 personas que trabajen en la Empresa Eléctrica Ambato
S.A.
77
3.4 Operacionalización de Variables
3.4.1 Operacionalización de la variable dependiente: Administración de Bienes de larga duración
Tabla 3: Operacionalización de la variable dependiente
CONCEPTUALIZACIÓN
CATEGORÍAS/
DIMENSIONES
INDICADORES
ÍTEMS
TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS
Proceso que se encarga
de controlar la correcta
conservación y
cuidado de los bienes
públicos que han sido
adquiridos o asignados
para uso y que se
hallan en poder de la
institución.
Proceso de
planificación,
contratación,
almacenamiento y
distribución
Planificación ¿Se realiza y cumple con el plan anual de contratación?
* Encuesta Cuestionario
aplicado a 36
empleados de la
Empresa Eléctrica
Ambato Regional
Centro Norte S.A.
*Observación
Ficha de
observación
Contratación
¿Para la adquisición de bienes de larga duración, la entidad se sujeta
a los procedimientos de selección establecidos por el INCOP?
Almacenamiento/ distribución
¿El guardalmacén acredita con documentos, su conformidad con los
bienes que ingresan, y verifica si se ajustan a los requerimientos y
especificaciones técnicas solicitadas?
¿Con que frecuencia en la institución se llevan a cabo diagnósticos
sobre los procesos de almacenamiento y distribución de los bienes
de larga duración?
¿Se realiza algún procedimiento para clasificar los bienes de larga
duración que se encuentran en bodega?
Sistemas de
registro,
identificación,
protección y
custodia
Sistema de registro
¿Se realiza la actualización permanente, la conciliación de saldos y
la verificación física periódica de los bienes de larga duración?
¿Con qué frecuencia se realizan los registros de movimientos de la
existencia de bienes de larga duración?
* Encuesta Cuestionario
aplicado a 36
empleados de la
Empresa Eléctrica
Ambato Regional
Centro Norte S.A.
Identificación y protección
¿Los bienes de larga duración se encuentran codificados y llevan
impreso el código correspondiente?
¿El procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los
bienes es de tipo numérico, alfanumérico o no está establecido?
¿La identificación utilizada se encuentra registrada en algún tipo de
sistema?
Custodia y supervisión
¿Existen procedimientos que garanticen la conservación, seguridad
y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración?
¿Qué procedimientos se realizan para la revisión y fiscalización de las bodegas?
* Encuesta Cuestionario
aplicado a 36
78
empleados de la
Empresa Eléctrica
Ambato Regional
Centro Norte S.A.
*Observación
Ficha de
observación
Programas de
utilización,
control y
constatación física
Utilización y Control
¿Solo el personal autorizado tiene acceso a los bienes de la
institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y
conservación?
¿Los vehículos son utilizados exclusivamente para el desempeño de
funciones públicas, en los días y horas laborables?
Constatación física ¿Con qué frecuencia se efectúan constataciones físicas de los bienes
de larga duración?
¿Qué aspectos comprenden las constataciones físicas de los bienes
de larga duración?
Procesos de venta,
mantenimiento y
baja de bienes
Venta ¿Las ventas ocasionales de bienes de larga duración se realiza de
acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes, reglamentos y
resguardando los intereses institucionales?
Mantenimiento ¿Se ha diseñado y ejecutado programas de mantenimiento
preventivo y correctivo, a fin de no afectar la gestión operativa de la
entidad?
Baja de bienes por
obsolescencia, pérdida, robo o
hurto
¿La baja de los bienes de larga duración se realiza una vez
cumplidas las diligencias y procesos administrativos que señalen las
disposiciones legales vigentes?
¿La Dirección Financiera, emite institucionalmente por escrito el trámite de bienes de larga duración que están destinados para la
baja?
Clases de bienes
De capital ¿Se tiene claramente identificado cuales son los bienes de capital
que posee la empresa? * Encuesta Cuestionario
aplicado a 36
empleados de la
Empresa Eléctrica
Ambato Regional
Centro Norte S.A.
No duraderos ¿Existen cuidados específicos para los bienes no duraderos?
Privados ¿Existe una distinción entre los bienes públicos y privados que
mantiene actualmente? Públicos
Fuente: Reglamento General de Bienes del sector Publico y Normas
de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado.
Elaborado por: Diana Sánchez
79
3.4.2 Operacionalización de la variable independiente: Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado
Tabla 4: Operacionalización de la variable independiente
CONCEPTUALIZACIÓN
CATEGORÍAS/D
IMENSIONES
INDICADORES
ÍTEMS
TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS
Lineamientos emitidos para
entidades del sector público,
cuya aplicación propiciará el
mejoramiento de los
sistemas de control interno y
la administración pública, en
relación a la utilización de
los recursos estatales y la
consecución de los objetivos
institucionales.
Objetivos
Operacionales ¿Se formulan, aprueban y dan a conocer los objetivos del control
interno, tanto para la entidad, como para sus proyectos y actividades
relacionadas con los bienes de larga duración?
* Encuesta Cuestionario
aplicado a 36
empleados de la
Empresa Eléctrica
Ambato Regional
Centro NorteS.A.
*Observación
Ficha de
observación
Financieros
Legalidad
Ambiente de
confianza
Seguridad e integridad ¿Existe un ambiente de confianza mutua para respaldar el flujo de
información entre los empleados y su desempeño eficaz hacia el
logro de los objetivos referente a los bienes de larga duración?
Competencia de los
empleados
Contenido, flujo y
calidad de la
información
Contenido apropiado
¿El sistema de información que utiliza la entidad permite tomar decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas
relacionados con los bienes de larga duración?
Calidad
Oportunidad
Actualización
Accesibilidad
Indicadores de
gestión
Indicadores de eficiencia
¿Utiliza indicadores de eficiencia para medir el cumplimiento de
actividades, tareas y metas planteadas para el manejo de bienes de
larga duración?
Indicadores de eficacia ¿Utiliza indicadores para la valoración de la eficacia de los planes,
programas y proyectos relacionados con los bienes de larga
duración?
Actitud hacia el
cambio
Cambios en el contexto
externo
¿La empresa se adapta a los cambios externos, tales como las
actualizaciones de las leyes y normativas para el manejo de los
bienes de larga duración?
¿La empresa dispone de procedimientos capaces de captar e
informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el
ambiente interno y externo que influyan en el control de bienes de
Crecimiento acelerado
Reorganización
Creación del sistema de
información.
80
larga duración?
Evaluación del
control interno
Análisis periódico ¿Se realiza evaluaciones periódicas de la eficiencia del control
interno en los procesos de administración de bienes de larga
duración y se comunica los resultados oportunamente?
Unidad de Auditoría Interna
Actitud hacia el
control interno
Medidas de control ¿Se presenta por escrito las líneas de conducta y las medidas de
control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con
las disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos?
Componentes de control
interno
Tipos de
controles
Control Interno Preventivo ¿Considera que los bienes de larga duración han sido afectados por
los procedimientos actuales de control interno?
Control Interno Concurrente
Control Interno Posterior
Fuente: Normas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General del Estado.
Elaborado por: Diana Sánchez
81
3.5 Plan de recolección de información
Este plan contempla estrategias metodológicas requeridas por los objetivos e
hipótesis de investigación, de acuerdo con el enfoque escogido, considerando los
siguientes elementos:
1) Definición de los sujetos: personas u objetos que van a ser investigados.
En este caso, las personas a ser investigadas comprenderán una muestra
de 36 funcionarios entre directivos y administrativos de la Empresa
Eléctrica Ambato S.A, relacionados directamente con el problema de
investigación planteado.
2) Selección de las técnicas a emplear en el proceso de recolección de
información.
Las técnicas a empleadas en el proceso de recolección de información para
la presente investigación serán dos: la encuesta aplicada a los trabajadores
de la Empresa Eléctrica Ambato S.A, y la ficha de observación para
verificar el grado de credibilidad de las respuestas que dieron los
funcionarios en la encuesta aplicada.
3) Instrumentos seleccionados o diseñados de acuerdo con la técnica escogida
para la investigación.
Los instrumentos que se aplicarán en el desarrollo de la presente
investigación serán: para el caso de la encuesta se utilizará un
cuestionario el mismo que constó de 26 preguntas.
4) Explicación de los procedimientos para la recolección de información, cómo
se va a aplicar los instrumentos, condiciones de tiempo y espacio, etc.
La recolección de la información se la realizará aplicando el cuestionario a los 36
empleados seleccionados como muestra de la Empresa Eléctrica Ambato S.A,
dicha actividad será realizada en las instalaciones de la Empresa Eléctrica Ambato
Regional Centro Norte S.A.
82
3.6 Plan de procesamiento de la información
Una vez aplicado el cuestionario a los funcionarios, fue necesario revisar la
información obtenida por los mismos para detectar errores u omisiones, de cada
una de las variables en estudio, tales como información contradictoria o
incompleta.
En caso de ser pertinente y de encontrarse con errores relevantes que pueden
afectar los resultados de la investigación se procederá a aplicar nuevamente la
encuesta.
Posteriormente se procedió a la tabulación de cada una de las preguntas del
cuestionario utilizando una matriz de datos de doble entrada; además se realizó la
medición de los mismos, por medio de la distribución de frecuencia y
porcentualización, destacando tendencias o relaciones fundamentales de acuerdo
con los objetivos e hipótesis, este procedimiento se lo realizará de manera
computarizada utilizando hojas de cálculo de Microsoft Excel, Toda la
información recopilada y los resultados obtenidos serán representados en gráficos
de tipo circular, con la finalidad de facilitar su interpretación y análisis.
Una vez realizado todo el proceso descrito anteriormente se realiza la
interpretación de los resultados contrastando con el marco teórico, en las
categorías correspondientes.
Finalmente se procedió a la comprobación de la hipótesis mediante la utilización
del estadígrafo de prueba chi cuadrado y con los resultados obtenidos se procederá
a establecer las pertinentes conclusiones y recomendaciones.
83
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
4.1 Análisis de los Resultados
A continuación se presentan los resultados obtenidos de la encuesta aplicada a 36
empleados de la Empresa Eléctrica Ambato S.A.
1. ¿Se realiza y cumple con el plan anual de contratación?
Tabla 5: Plan anual de contratación
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 6: Plan anual de contratación
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 100% de los empleados encuestados afirman que si se realiza y cumple con el
plan anual de contrataciones.
100%
0%
SI
NO
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 36 100%
No 0 0%
TOTAL 36 100%
84
2. ¿Para la adquisición de bienes de larga duración, la entidad se sujeta
a los procedimientos de selección establecidos por el INCOP?
Tabla 6: Adquisición de bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 7: Adquisición de bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 81% de los empleados encuestados afirman que las adquisiciones de los bienes
se las realiza siguiendo los procedimientos establecidos por el INCOP, el 8%
manifiesta que no se lo realiza, y el 11% dice que no conoce como se realiza este
proceso.
81%
8% 11%
Si
No
No sabe
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 29 81%
No 3 8%
No conoce 4 11%
TOTAL 36 100%
85
3. ¿Con que frecuencia en la institución se llevan a cabo diagnósticos
sobre los procesos de almacenamiento y distribución de los bienes de
larga duración?
Tabla 7: Diagnóstico sobre los procesos de almacenamiento y distribución de bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 8: Diagnóstico sobre los procesos de almacenamiento y distribución de bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 69% de los empleados encuestados afirman que en la institución se llevan a
cabo diagnósticos sobre los procesos de almacenamiento y distribución de los
bienes de larga duración cada dos años, y el 31% manifiesta que este
procedimiento se lo realiza con una frecuencia mayor a 2 años.
0% 0%
69%
31%
0% Cada seis meses
Anualmente
Cada dos años
Con frecuencia mayor a dosaños
No se realizan diagnósticos
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Cada seis meses 0 0%
Anualmente 0 0%
Cada dos años 25 69%
Con frecuencia mayor
a dos años 11 31%
No se realizan
diagnósticos 0 0%
TOTAL 36 100%
86
4. ¿El procedimiento utilizado para clasificar los bienes de larga
duración que se encuentran en bodega es?
Tabla 8: Procedimiento utilizado para clasificar los bienes en las bodegas
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 9: Procedimiento utilizado para clasificar los bienes en las bodegas
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 100% de los empleados encuestados afirman que no existe un procedimiento
definido para clasificar los bienes de larga duración que se encuentran en las
bodegas.
0% 0% 0%
100%
Localización
Utilización
Tiempo depermanencia
No existe unprocedimiento definido
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Localización 0 0%
Utilización 0 0%
Tiempo de
permanencia 0 0%
No existe un
procedimiento
definido 36 100%
TOTAL 36 100%
87
5. ¿Con qué frecuencia se realizan los registros de movimientos de la
existencia de bienes de larga duración?
Tabla 9: Frecuencia con la que se realizan los registros de movimientos de la existencia de
bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 10: Frecuencia con la que se realizan los registros de movimientos de la existencia
de bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 33% de los empleados encuestados afirman que el registro de los movimientos
de las existencias de bienes de larga duración se los realiza cada 15 días, mientras
que el 67% de los mismos afirman que dicho procedimiento se los realiza cada 20
días.
0% 0%
33%
67%
Cada día
Cada dos días
Cada 15 días
Cada 20 días
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Cada día 0 0%
Cada dos días 0 0%
Cada 15 días 12 33%
Cada 20 días 24 67%
TOTAL 36 100%
88
6. ¿Los bienes de larga duración se encuentran codificados y llevan
impreso el código correspondiente?
Tabla 10: Bienes de larga duración
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 11: Bienes de larga duración
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 100% de los empleados encuestados afirman que todos los bienes que posee la
institución se encuentras codificados y que en cada uno de ellos mantiene impreso
el respectivo código.
100%
0%
Gráfico 10. Bienes de larga duración
Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 36 100%
No 0 0%
TOTAL 36 100%
89
7. ¿El procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los
bienes es de tipo?
Tabla 11: Procedimiento utilizado para el etiquetado de los bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 12: Procedimiento utilizado para el etiquetado de los bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
Los resultados de la encuesta aplicada al personal de la institución objeto de
estudio acerca del tipo de procedimiento utilizado para realizar el etiquetado de
los bienes de larga duración, indican que el 100% de las personas encuestadas
respondió que se utiliza el etiquetado alfa-numérico.
100%
0% 0%
Alfanumérico
Numérico
No está definido
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Alfanumérico 36 100%
Numérico 0 0%
No está definido 0 0%
TOTAL 36 100%
90
8. ¿La identificación de los bienes de larga duración se encuentra
registrada en sistemas?
Tabla 12: Sistemas de registro utilizado para la identificación de bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 13: Sistema de registro utilizado para la identificación de bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 100% de los empleados encuestados afirman que todos los bienes que posee la
institución se encuentras registrados tanto en sistemas informáticos y también de
forma manual.
100%
0% 0% 0% Informáticos y manuales
Informáticos
Manuales
No se encuentraregistrada
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Informáticos y
manuales 36 100%
Informáticos 0 0%
Manuales 0 0%
No se encuentra
registrada 0 0%
TOTAL 36 100%
91
9. ¿Existen procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y
mantenimiento de los bienes de larga duración. ?
Tabla 13: Procedimientos para conservación de los bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 14: Procedimientos para conservación de los bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 33% de los encuestados afirma que si existen y se realizan procedimientos que
garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes
de larga duración, el 11% manifiesta que no existen tales procedimientos, y el
56% de los empleados dicen desconocer sobre este tema.
33%
11%
56% Si
No
No conoce
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 12 33%
No 4 11%
No conoce 20 56%
TOTAL 36 100%
92
10. ¿Qué procedimientos se realizan para la revisión y fiscalización de
las bodegas
Tabla 14: Procedimientos que se realizan para la revisión y fiscalización de las bodegas
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 15: Procedimientos que se realizan para la revisión y fiscalización de las bodegas
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 69% de los empleados encuestados afirman que el procedimiento utilizado para
realizar la revisión y fiscalización de las bodegas es mediante la observación
directa, mientras que el 14% dice que se lo realiza mediante entrevistas al
personal y el 17% de los encuestados afirman que se lo realiza mediante
auditorías.
69%
14%
17%
0% 0%
Observación directa
Entrevista con elpersonal
Auditoria
Todas las anteriores
No se realizan
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Observación directa 25 69%
Entrevista con el
personal 5 14%
Auditoria 6 17%
Todas las anteriores 0 0%
No se realizan 0 0%
TOTAL 36 100%
93
11. ¿Solo el personal autorizado tiene acceso a los bienes de larga
duración de la institución, debiendo asumir la responsabilidad por su
buen uso y conservación. ?
Tabla 15: Utilización de los bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 16: Utilización de los bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 100% de los encuestados afirman que solo el personal autorizado tiene acceso a
los bienes de la institución, y los mismos asumen la responsabilidad por su uso y
conservación.
100%
0%
Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 36 100%
No 0 0%
TOTAL 36 100%
94
12. ¿Con qué frecuencia se efectúan constataciones físicas de los bienes
de larga duración?
Tabla 16: Constataciones físicas
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 17: Constataciones físicas
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 19% de los encuestados afirman que las constataciones físicas se las realiza
anualmente, mientras que el 81% de los encuestados afirma que este
procedimiento se los realiza cada dos años.
0% 0%
19%
81%
0%
Cada tres meses
Cada seis meses
Anualmente
Cada dos años
Más allá de dos años
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Cada tres meses 0 0%
Cada seis meses 0 0%
Anualmente 7 19%
Cada dos años 29 81%
Más allá de dos
años 0 0%
TOTAL 36 100%
95
13. ¿Qué aspectos comprenden las constataciones físicas de los bienes de
larga duración?
Tabla 17: Aspectos a considerarse en las constataciones físicas de los bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 18: Aspectos a considerarse en las constataciones físicas de los bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 20% de los encuestados afirman que el aspecto a considerarse al momento de
efectuar las constataciones es la revisión de las condiciones de las bodegas,
mientras que el 69% afirman que se efectúa una revisión de la localización e
identificación de los bienes, y el 11% de los encuestados manifiestan que no
existe una secuencia definida para este proceso.
20%
69%
0% 11%
Revisión de lascondiciones físicas de lasbodegas
Revisión de la localizacióne identificación de losbienes
Todas las anteriores
No existe una secuenciadefinida
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Revisión de las condiciones
físicas de las bodegas 7 20%
Verificación del registro y la
existencia real 25 69%
Todas las anteriores 0 0%
No existe una secuencia definida 4 11%
TOTAL 36 100%
96
14. ¿Las ventas ocasionales de bienes de larga duración se realiza de
acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes, reglamentos y
resguardando los intereses institucionales?
Tabla 18: Venta ocasional de bienes de larga duración
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 19: Venta ocasional de bienes de larga duración
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 33% de los empleados a quienes se les realizó la encuesta afirman que las
ventas ocasionales de bienes se realiza de acuerdo con los procedimientos fijados
en las leyes, reglamentos y resguardando los intereses institucionales, mientras
que el 17% manifestó que no es así, y el 50% dijeron no conocer sobre el tema.
33%
17%
50% Si
No
No conoce
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 12 33%
No 6 17%
No conoce 18 50%
TOTAL 36 100%
97
15. ¿La baja de los bienes de larga duración se realiza una vez cumplidas
las diligencias y procesos administrativos que señalen las
disposiciones legales vigentes?
Tabla 19: Baja de bienes de larga duración
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 20: Baja de bienes de larga duración
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 39% de los empleados encuestados afirman que la baja de los bienes de larga
duración se realiza una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos
que señalen las disposiciones legales vigentes, mientras que el 8% manifiesta que
no se lo realiza así, y el 53% de los encuestados indica no conocer como se
efectúa este procedimiento.
39%
8%
53% Si
No
No conoce
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 14 39%
No 3 8%
No conoce 19 53%
TOTAL 36 100%
98
16. ¿La Dirección Financiera, emite institucionalmente por escrito el
trámite de bienes de larga duración que están destinados para la
baja?
Tabla 20: Trámites escritos de la Dirección financiera
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 21: Trámites escritos de la Dirección financiera
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 83% de los trabajadores a quienes se les realizó la encuesta afirman que la
Dirección Financiera emite por escrito el trámite de bienes de larga duración que
están destinados para la baja, mientras que el 17% manifiestan que no se realizan
estos trámites.
83%
17%
Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 30 83%
No 6 17%
TOTAL 36 100%
99
17. ¿Se formulan, aprueban y dan a conocer los objetivos del control
interno, para los proyectos y actividades relacionadas con los bienes
de larga duración?
Tabla 21: Objetivos de control interno
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 22: Objetivos de control interno
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 31% de los trabajadores a quienes se les realizó la encuesta afirman que si
formulan, aprueban y dan a conocer los objetivos del control interno, mientras que
el 69% manifiestan que no se los da a conocer.
31%
69%
Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 11 31%
No 25 69%
TOTAL 36 100%
100
18. ¿Existe un ambiente de confianza mutua para respaldar el flujo de
información entre los empleados y su desempeño eficaz hacia el logro
de los objetivos referente a los bienes de larga duración?
Tabla 22: Ambiente de confianza
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 23: Ambiente de confianza
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 83% de los trabajadores encuestados afirman que si existe un ambiente de
confianza que respalde el flujo de información, mientras que el 17% manifiesta
que no existe un ambiente de confianza que respalde el flujo de información.
83%
17%
Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 30 83%
No 6 17%
TOTAL 36 100%
101
19. ¿El sistema de información que utiliza la entidad permite tomar
decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas
relacionados con los bienes de larga duración?
Tabla 23: Sistema de información
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 24: Sistema de información
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 37% de los trabajadores que fueron encuestados respondieron que el sistema de
información que utiliza la entidad si permite tomar decisiones anticipadas y
corregir eventuales problemas relacionados con los bienes de larga duración,
mientras que el 63% manifiestan todo lo contrario.
37%
63% Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 15 37%
No 26 63%
TOTAL 36 100%
102
20. ¿Utilizan indicadores de gestión para medir el cumplimiento de
actividades, tareas y metas planteadas para el manejo de bienes de
larga duración?
Tabla 24: Indicadores de gestión
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 25: Indicadores de gestión
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 83% de los trabajadores encuestados concuerdan en que la empresa no utiliza
indicadores de gestión para medir el cumplimiento de actividades, tareas y metas
planteadas para el manejo de bienes de larga duración, mientras que el 17%
manifiestan no conocer de la existencia de dichos indicadores.
0%
83%
17%
Si
No
No conoce
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 0 0%
No 30 83%
No conoce 6 17%
TOTAL 36 100%
103
21. ¿La empresa se adapta a los cambios externos, tales como las
actualizaciones de las leyes y normativas para el manejo de los bienes
de larga duración?
Tabla 25: Adaptación a los cambios externos
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 26: Adaptación a los cambios externos
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 56% de los trabajadores que fueron encuestados manifestaron que la empresa si
se adapta a los cambios externos tanto en las normativas y leyes para el manejo de
los bienes de larga duración, mientras que el 44% concuerda en que la empresa no
se adapta a los cambios externos.
56%
44%
Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 20 56%
No 16 44%
TOTAL 36 100%
104
22. ¿Se realiza evaluaciones periódicas de la eficiencia del control
interno en los procesos de administración de bienes de larga duración
y se comunica los resultados oportunamente?
Tabla 26: Evaluación del Control Interno
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 27: Evaluación del Control Interno
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 33% de los trabajadores que fueron encuestados manifestaron que si se realiza
evaluaciones periódicas de la eficiencia del control interno en los procesos de
administración de bienes de larga duración y se comunica los resultados
oportunamente, mientras que el 67% manifiestan que no se realizan evaluaciones
periódicas de la eficiencia del control interno.
33%
67%
Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 12 33%
No 24 67%
TOTAL 36 100%
105
23. ¿Se presenta por escrito las líneas de conducta y las medidas de
control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con
las disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos?
Tabla 27: Actitud hacia el control interno
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 28: Actitud hacia el control interno
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 44% de los encuestados afirman que se presenta por escrito las líneas de
conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de
acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás
organismos, mientras que el 56% concuerdan en que no se presenta por escrito las
líneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos.
44%
56% Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 16 44%
No 20 56%
TOTAL 36 100%
106
24. ¿Qué tipos de control interno realiza la institución para evaluar los
procesos relacionados con la administración de bienes de larga
duración?
Tabla 28: Procedimientos actuales de control interno
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 29: Procedimientos actuales de control interno
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 100% de los trabajadores que fueron encuestados manifestaron que en la
institución únicamente se realiza en control interno posterior en los
procedimientos relacionados con la administración de los bienes de larga
duración.
0% 0%
100%
Control interno previo
Control internoconcurrente
control internoposterior
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Control interno
previo 0 0%
Control interno
concurrente 0 0%
Control interno
posterior 36 100%
TOTAL 36 100%
107
25. ¿Considera que un instructivo relacionado a los procesos de los
bienes de larga duración mejorará la administración de los mismos
en la empresa?
Tabla 29: Instructivo sobre procesos de bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 30: Instructivo sobre procesos de bienes
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 100% de los empleados encuestados afirman que un instructivo relacionado a
los procesos de los bienes mejorará la administración de los mismos en la
empresa.
100%
0%
Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 36 100%
No 0 0%
TOTAL 36 100%
108
26. ¿Considera usted que el desconocimiento de las normas de control
interno relacionadas a los bienes afecta a las actividades de la
institución?
Tabla 30: Desconocimiento de las normas de control interno
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Gráfico 31: Desconocimiento de las normas de control interno
Fuente: Encuesta aplicada a los trabajadores de la EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
Análisis
El 89% de los trabajadores encuestados afirman que el desconocimiento de las
normas de control interno relacionadas a los bienes de larga duración afecta a las
actividades de la institución, mientras que el 11% opina que este desconocimiento
no afecta las actividades de la empresa.
89%
11%
Si
No
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 32 90%
No 4 10%
TOTAL 36 100%
109
4.2 Interpretación de datos
En la pregunta Nº 1, se puede determinar que todos los trabajadores encuestados
afirman que en la institución si se realiza y cumple con el plan anual de
contratación, sin embargo al revisar el mismo se pudo determinar que existen
algunas observaciones en cuanto a este por parte de la unidad de Auditoría
Interna, en la que destacan que la empresa realizó reformas a las partidas
presupuestarias del plan anual de contrataciones, sin que sea expedida la debida
resolución que dispone para estos casos el reglamento de la ley orgánica del
sistema nacional de contratación pública, de igual manera se efectuaron compras
mediante órdenes de pago y fondos rotativos mismas que no estaban incluidas en
el plan anual de contratación. Por tal motivo se está incumpliendo con el capítulo
III, artículo 6 del Reglamento de bienes del sector público que establece: “De las
formas de adquirir.- Para la adquisición de cualquier tipo de bienes que no consten
en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones se requiere de la resolución de la
más alta autoridad de la entidad u organismo o del funcionario delegado para este
fin, con sujeción a las disposiciones legales pertinentes”.
En la pregunta Nº 2, se puede observar que la mayoría de los trabajadores
encuestados afirman que la institución si se sujeta a los procedimientos de
selección establecidos por el INCOP para realizar la adquisición de bienes de
larga duración, sin embargo se pudo determinar que si existen algunas falencias
en cuanto a este procedimiento tal como lo establecen las observaciones
realizados por la unidad de Auditoría Interna de la institución, en las que se da a
conocer que no fueron ingresados en el portal de compras públicas los datos de los
documentos relacionados con las ofertas técnicas presentadas por los proveedores.
Por tal motivo se puede evidenciar que la empresa no se sujeta plenamente a lo
que determina el artículo 13, numeral 5 del reglamento de la ley orgánica del
sistema nacional de contratación pública que establece lo siguiente: “Para efectos
de publicidad de los procedimientos de contratación en el Portal
www.compraspublicas.gov.ec se entenderá como información relevante las
ofertas presentadas por los oferentes, con excepción de la información calificada
como confidencial por la entidad contratante conforme a los pliegos”.
110
En la pregunta Nº 3, se puede observar que la mayoría de los trabajadores
encuestados concuerdan que los diagnósticos sobre los procesos de
almacenamiento y distribución de los bienes de larga duración se los realiza cada
dos años, de eso podemos inferir que existe un manejo deficiente de los
diagnósticos sobre los bienes de larga duración de la institución, ya que estos
deberían realizarse por lo menos una vez al año a fin de detectar errores y
corregirlos a tiempo tal como lo establece el reglamento general de bienes del
sector público en el artículo 12 que expresa lo siguiente: “Obligatoriedad de
inventarios.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una
vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin
de actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad
relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación
que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o
historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la
entidad, en la primera quincena de cada año”.
En la pregunta Nº 4, se puede observar que todos los trabajadores que fueron
encuestados afirman que no existen procedimientos definidos para clasificar los
bienes que se encuentran en las bodegas, estas respuestas confirman la deficiencia
en la realización de la clasificación que se debe llevar a cabo en la institución
objeto de estudio, a los efectos de lograr un manejo y control eficiente de los
bienes de larga duración en existencia y desarrollar un sistema que se adecue a las
exigencias que actualmente se le plantean a la organización desde el punto de
vista administrativo y financiero; para responder a ellas con un control adecuado
de sus bienes y un manejo racional de los costos implicados en los mismos.
En la pregunta Nº 5, se puede apreciar que la mayor parte de los empleados
encuestados afirman que cada 20 días se realiza el registro de los movimientos de
las existencias de los bienes de larga duración, estas tendencias verifican las fallas
presentes en la realización de la actualización de los registros como parte
fundamental del registro de los movimientos de los bienes. Esto viene a ser un
hecho contraproducente respecto a la ejecución de un efectivo control de este
elemento fundamental y, por lo tanto, la consolidación de un manejo de bienes de
111
larga duración, que podría estar afectando la obtención de mejores niveles de
eficacia de la institución en lo relativo a las funciones que le corresponden.
Motivo por el cual podemos manifestar que existe un incumplimiento por parte de
la empresa en cuanto a lo que establece el artículo 3 del Reglamento general de
bienes del sector público en que expresa lo siguiente: “El Guardalmacén de
Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la
contabilidad de la entidad, debe tener información sobre los bienes y mantener un
inventario actualizado de éstos; además es su obligación formular y mantener
actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su
naturaleza en la cual constará su historial, con sus respectivos movimientos,
novedades, valor residual y baja”.
En la pregunta Nº 6, todos los trabajadores a quienes se les aplicó la encuesta
afirman que todos los bienes de larga duración se encuentran codificados y llevan
impreso el código correspondiente, sin embargo al revisar algunos de ellos si
mantienen el código impreso pero el mismo ya no es muy legible debido al tiempo
transcurrido desde el momento en que dichos códigos fueron puestos, lo cual
podría ocasionar inconvenientes en cuanto a la especificación de cada bien. Es así
como se puede evidenciar que se está incumpliendo con lo que establece las
normas de control interno sección 406-06 Identificación y protección que expresa
lo siguiente: “Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil
identificación, organización y protección de las existencias de suministros y
bienes de larga duración. Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el
código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación”.
En la pregunta Nº 7, todos los trabajadores encuestados afirman que los bienes se
encuentran etiquetados con un código alfanumérico, esta tendencia en las
respuestas refleja que dentro de la organización objeto de estudio, no se utiliza un
procedimiento de identificación estandarizado, a través del cual se asegure la
realización de una adecuada identificación de los bienes de larga duración que
están en existencia en las bodegas, de tal manera que no haya la necesidad de
adquirirlos nuevamente.
112
En la pregunta Nº 8, todos los trabajadores a quienes se les aplicó la encuesta
concuerdan que el registro de los bienes se lo realiza tanto de forma manual como
en sistemas informáticos, es decir que la institución se ha actualizado en la
utilización de los sistemas informáticos, como componentes necesarios para la
ejecución de los procesos de registro y control de bienes de larga duración,
concretamente en la fase de identificación de los mismos.
En la pregunta Nº 9, se puede apreciar que la mayoría de los encuestados
establecen que no conocen si existen procedimientos que garanticen la
conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga
duración, debido a que ellos únicamente se limitan a conocer las funciones que
deben desempeñar en su puesto de trabajo, sin tomar en consideración que es
también su responsabilidad velar por los bienes que mantienen en su área de
trabajo, tal como lo establece el reglamento general de bienes del sector público
en el capitulo I, artículo 3 del procedimiento y cuidado que expresa lo siguiente:
“La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de
responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de sus
funciones y labores oficiales”.
En la pregunta Nº 10, la mayor parte de los empleados encuestados afirman que la
revisión y fiscalización de las bodegas se la realiza mediante la observación
directa, esto permite inferir que el único procedimiento usado para llevar a cabo la
revisión del lugar donde se almacenan los bienes de larga duración, es el de la
observación, evidenciándose un procedimiento limitado, que no garantiza la
detección de todas las variables que afectan el proceso de almacenamiento.
En la pregunta Nº 11, todos los trabajadores encuestados manifiestan que solo el
personal autorizado tiene acceso a los bienes de larga duración de la institución,
sin embargo existen algunas observaciones por parte de algunos trabajadores que
manifiestan que se debe tener más cuidado o establecer mas controles con los
vehículos de la institución, debido a que algunos circulan fueran del horario de
trabajo, es así como podemos identificar que en institución no se está cumpliendo
con lo que establece el reglamento general de bienes del sector público en su
capítulo II, artículo 5 referente al empleo de los bienes, en el que expresa lo
113
siguiente: “Los bienes de las entidades y organismos del sector público sólo se
emplearán para los fines propios del servicio público. Es prohibido el uso de
dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para
actividades particulares y/o extrañas al servicio público”.
En la pregunta Nº 12, la mayoría de los trabajadores encuestados afirman que las
constataciones físicas se la realiza cada dos años, de ello se deduce que la
institución no realiza las constataciones físicas, dentro de la frecuencia mínima
aceptada para su ejecución como lo es cada año, situación que indudablemente,
puede ser factor de descontrol y bajo seguimiento de este aspecto fundamental de
la administración de los bienes de larga duración de la entidad, se esto podemos
evidenciar que la empresa no se sujeta a lo que establece el capitulo III del
reglamento general de bienes del sector público en su artículo 12 que expresa lo
siguiente: “El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, al menos una vez
al año, en el último trimestre, procederá a efectuar la toma de inventario, a fin de
actualizarlo y tener la información correcta, conocer cualquier novedad
relacionada con ellos, su ubicación, estado de conservación y cualquier afectación
que sufra, cruzará esta información con la que aparezca en las hojas de vida útil o
historial de los bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la
entidad, en la primera quincena de cada año”.
En la pregunta Nº 13, la mayoría de los trabajadores encuestados manifiestan que
se realiza una revisión correspondencia de lo que se tiene en los registros con lo
que existe realmente, de estos resultados se puede deducir que el proceso de
realización del control de los bienes de larga duración se lleva a cabo en forma
deficiente, pues se consideran algunas variables, cuando en realidad se deben
tomar en cuenta todos y cada uno de los aspectos que componen el manejo de
bienes de larga duración, tal cual lo estable el capítulo I del reglamento general de
bienes de larga duración en su artículo 3 que expresa: “El Guardalmacén de
Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de la
contabilidad de la entidad, debe tener información sobre los bienes y mantener un
inventario actualizado de éstos; además es su obligación formular y mantener
actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su
114
naturaleza en la cual constará su historial, con sus respectivos movimientos,
novedades, valor residual y baja”.
En la pregunta Nº 14, la mayor parte de los trabajadores encuestados afirman no
conocer si las ventas ocasionales de bienes se realiza de acuerdo con los
procedimientos fijados en las leyes, reglamentos y resguardando los intereses
institucionales, por tal motivo es importante que a más de contar con los manuales
y reglamentos los mismos sean puestos en conocimiento de todos los trabajadores
de la institución para así mejorar los controles de los bienes, sobre todo tomar en
consideración lo que establece el reglamento general de bienes de larga duración
en su capítulo IV, sección II , artículo 45 “Podrá efectuarse la venta directa de
bienes muebles cuando se hubiere llamado por dos veces a remate y no hubiere
postores o las posturas presentadas no fueren admitidas por contravenir las
disposiciones de este reglamento o los bienes fueren de tan poco valor que el
remate no satisfaga los gastos del mismo. La venta directa será dispuesta por la
máxima autoridad, a base del informe del Jefe Financiero que indique haber
ocurrido el supuesto señalado en el inciso anterior”.
En la pregunta Nº 15, la mayor parte de los trabajadores a quienes se les realizó la
encuesta manifiestan que no conocen los procedimientos y requisitos que se deben
cumplir para dar de baja de los bienes de larga duración que se encuentran en mal
estado, de igual manera aquí se puede apreciar que el principal inconveniente
suscitado se da por falta de conocimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias por parte de los empleados de la institución, entre los que podemos
citar están los mencionados en el capitulo VIII del reglamento general de bienes
del sector público, artículo 79.- “Si los bienes fueren inservibles, esto es, que no
sean susceptibles de utilización conforme el Art. 13 de este reglamento, y en el
caso de que no hubiere interesados en la venta ni fuere conveniente la entrega de
estos en forma gratuita, se procederá a su destrucción de acuerdo con las normas
ambientales vigentes. En forma previa a la destrucción de los bienes, se procederá
a su desmantelamiento para fines de reciclaje. Los desechos resultantes de dicha
destrucción serán depositados finalmente en los rellenos sanitarios designados
para el efecto, en cada jurisdicción”.
115
En la pregunta Nº 16, en su mayoría los trabajadores encuestados afirman que la
Dirección Financiera, emite institucionalmente por escrito el trámite de bienes que
están destinados para la baja, sin embargo al solicitar las copias de dicha
documentación se pudo observar, que no se contaba con esa información a la
mano, por lo que denota que si existen algunas falencias en cuanto a este aspecto,
dando incumplimiento así a lo establecido en el reglamento de general de bienes
del sector público en el capítulo VIII, artículo 80, segundo párrafo que manifiesta:
“La orden de destrucción de los bienes muebles será dada por escrito al Jefe
Financiero y al servidor que realizó la inspección y notificada al Guardalmacén de
Bienes encargado de aquellos. En la orden se hará constar un detalle
pormenorizado de los bienes que serán destruidos y el lugar y la fecha en que
debe cumplirse la diligencia”.
En la pregunta Nº 17, la mayor parte de los trabajadores encuestados concuerdan
en que en la empresa no se formulan, aprueban y dan a conocer los objetivos del
control interno, para los proyectos y actividades relacionadas con los bienes de
larga duración, por tal motivo podemos inferir que en esta parte la empresa no
está cumplimiento en su totalidad lo que establecen las Normas de Control Interno
emitidas por la Contraloría General del Estado, debido a que solo cuentan con
objetivos financieros y objetivos referente a la actividad de suministrar energía
eléctrica, por lo cual es importante que a más de esos objetivos se formulen
objetivos para cada uno de los diez procesos que intervienen en la administración
de bienes de larga duración, considerando que los mismos servirán de guía para
mantener una eficiente administración de los bienes de larga duración y realizar
un seguimiento para determinar si dichos objetivos están siendo cumplidos de
manera oportuna.
En la pregunta Nº 18, en su mayoría los trabajadores que fueron encuestados,
afirmaron que si existe un ambiente de confianza mutua para respaldar el flujo de
información entre los empleados y el desempeño eficaz hacia el logro de los
objetivos referente a los bienes de larga duración, por tal motivo se puede decir
que en la empresa si se da cumplimiento a uno de los aspectos tomados en
consideración dentro de las normas de control interno, las mismas que permitirán
116
que dicha información sea presentada de forma oportuna para la correcta toma de
decisiones que contribuyan a mejorar los procesos dentro de la institución.
En la pregunta Nº 19, la mayor parte de las personas que fueron encuestadas
afirman que el sistema de información que utiliza la entidad no permite tomar
decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas relacionados con
los bienes de larga duración, por tal motivo es importante que la empresa se sujete
a lo que establecen las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría
General del Estado, específicamente en lo que se refiere a los fundamentos del
control interno, en la norma 100-02 Ambiente de confianza mutua que establece
lo siguiente: “La confianza mutua entre los empleados, basada en la seguridad,
integridad y competencia de las personas, respalda el flujo de la información que
los usuarios necesitan para tomar decisiones y accionar. Además, respalda la
cooperación y la delegación que se requiere para un desempeño eficaz, tendiente
al logro de los objetivos y metas de la organización”.
En la pregunta Nº 20, referente a los indicadores de gestión, podemos observar
que todos los trabajadores que fueron encuestados concuerdan que en la empresa
no se utiliza estos indicadores para medir las actividades relacionadas con los
bienes de larga duración, de cual podemos establecer que existen deficiencias en
cuanto a los controles internos actuales que utiliza la institución, considerando que
los indicadores de gestión son fundamentales para medir y evaluar el
comportamiento de los procesos que se realizan tanto en términos cuantitativos y
cualitativos y de esta manera tomar decisiones que contribuyan a mejorar o
resolver eventuales problemas que puedan suscitarse en los diferentes procesos
concernientes a la administración de los bienes de larga duración.
En la pregunta Nº 21, referente a la actitud hacia los cambios externos, la mayor
parte de los trabajadores encuestados concuerdan en que la empresa si se adapta a
los cambios que surgen tanto en las leyes y normativas que rigen los
procedimiento de administración de los bienes de larga duración, por lo que
podemos establecer que si se está tomando en consideración lo que establecen las
Normas de Control Interno en la sección 100-05, lo que contribuye de manera
117
positiva para que la empresa pueda adaptarse y actualizarse a los inminentes
cambios y de esta manera lograr alcanzar los objetivos previstos.
En la pregunta Nº 22, que hace referencia a la evaluación del control interno, en
base a los datos obtenidos podemos inferir que en la empresa no se realiza
evaluaciones periódicas de la eficiencia del control interno en los procesos de
administración de bienes de larga duración, lo cual puede afectar
significativamente las actividades de la misma, ya que al no conocer si los
procedimientos actuales de control interno son eficientes y están contribuyendo de
alguna manera al cumplimiento de las metas propuestas, no se podrán tomar
decisiones que contribuyan a mejorar dichos controles, por lo cual se está
incumpliendo con lo que establece la norma 100-07 que establece lo siguiente:
“La máxima autoridad de cada entidad dispondrá por escrito que cualquier
funcionario que tenga a su cargo un programa, proceso o actividad,
periódicamente evalúe la eficiencia del control interno y comunicará los
resultados ante quien es responsable. Un análisis periódico de la forma en que ese
sistema está operando le proporcionará al responsable la tranquilidad de un
adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su corrección y fortalecimiento”.
En la pregunta Nº 23, que se refiere a la actitud hacia el control interno, los
trabajadores encuestados concuerdan en que no existen por escrito las líneas de
conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de
acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás
organismos, de lo cual podemos inferir que al no existir líneas de conducta como
competencia técnica, honestidad y el esmero que cada servidor para cumplimiento
de sus funciones, no es posible definir controles tanto preventivos y de detección
para que sean puestos en práctica, razón por la cual cada trabajador actúa en base
a lo que considera conveniente y no existe trabajo en conjunto ni una actitud para
establecer y mejorar los controles internos.
En la pregunta Nº 24, referente a los procedimientos actuales de control interno,
podemos destacar que no se aplican todos los tipos de controles internos, por tal
motivo en parte se está omitiendo lo que establecen las Normas de Control
Interno, debido a que únicamente se aplica el control posterior y no los controles
118
preventivos y concurrente, razón por lo cual no se puede determinar con
anterioridad si alguno de los procesos o actividades a efectuarse están
encaminadas y relacionadas con los planes y programas de la institución, por
consiguiente es importante que la empresa aplique los tres tipos de controles lo
cual permitirá evaluar y de ser necesario corregir cada proceso para así para lograr
un control interno óptimo.
En la pregunta Nº 25, todos los trabajadores encuestados manifiestan que un
instructivo relacionado a los procesos de los bienes mejorará la administración de
los mismos en la empresa, y que a más de que exista este instructivo por escrito se
de a conoce a todos los empleados y que el mismo sea de fácil entendimiento y de
acuerdo a cada uno de los bienes de larga duración que posee actualmente la
empresa.
En la pregunta Nº 26, se puede observar que gran porcentaje de los trabajadores
encuestados creen que el desconocimiento de normas de control interno, limita y
afecta a las actividades de la institución, ya que al no contar con un registro
histórico de los distintos bienes provoca daños que pueden ser evitados mediante
un control preventivo y correctivo a los distintos procesos relacionados con los
bienes de larga duración.
4.3 Verificación de la hipótesis
En el presente trabajo investigativo para verificar la hipótesis planteada se
procedió a utilizar la prueba del Ji cuadrado (x²), considerando que este método
estadístico es recomendado para trabajar con datos mayores o iguales a 30.
4.3.1 Planteo de la hipótesis
a) Modelo lógico:
Ho: No hay diferencia estadística significativa entre las Normas de Control
Interno y la Administración de Bienes de larga duración de la Empresa
Eléctrica Ambato S.A.
119
H1: Si hay diferencia estadística significativa entre las Normas de Control
Interno y la Administración de Bienes de larga duración de la Empresa
Eléctrica Ambato S.A.
b) Modelo matemático:
Ho: O = E
H1: O ≠ E
4.3.2 Modelo Estadístico
Para la prueba de hipótesis en la que se tiene frecuencias y datos mayores o
iguales a 30, es recomendable utilizar la prueba de Ji cuadrado(X2) que permite
determinar si el conjunto de frecuencias observadas f(o), se ajusta a un conjunto
de frecuencias esperadas f(e) o teóricas.
Actualmente contamos con los datos de la encuesta aplicada a 36 trabajadores de la
Empresa Eléctrica Ambato S.A, por lo cual aplicamos la prueba del Chi Cuadrado
cuya fórmula es la siguiente:
( )
4.3.3. Regla de decisión
La investigación realizada es un planteamiento a 1 cola por lo que se está
trabajando con un nivel de confianza de 95% que corresponde a 1.96 dentro de la
curva normal con un margen de error del 5% o 0.05.
1 - 0,05 = 0,95
α = 0,05
120
4.3.4 Grados de libertad
Fórmula:
gl = (c-1) (r-1)
Simbología:
gl = Grado de libertad
c = número de columnas (del cuadro de frecuencias observadas)
r = número de filas (del cuadro de frecuencias observadas)
Datos:
c = 3
r = 3
Aplicación de la Formula:
Al 95% y con 4 grados de libertad, tenemos un valor de la tabla estadística de 9,48
Se acepta la hipótesis nula Ho si el valor a calcularse de X2c es menor al valor de
X2t
tabular = 9.48; en caso contrario se rechaza la hipótesis nula Ho, aceptándose
la hipótesis alternativa H1.
4.3.5 Frecuencias observadas
Se selecciona preguntas básicas que fundamentan la comprobación de hipótesis de
las encuestas realizadas al personal directivo y administrativo, dando un total de
36 encuestados.
gl = (3-1) (3-1)
gl = (2) (2)
gl = 4
121
Preguntas:
Al seleccionar las preguntas claves de la encuesta realizada, se debe tomar en
cuenta que éstas tengan relación con las variables de la investigación propuesta.
14. ¿Las ventas ocasionales de bienes de larga duración se realiza de acuerdo con
los procedimientos fijados en las leyes, reglamentos y resguardando los intereses
institucionales?
20. ¿Utilizan indicadores de gestión para medir el cumplimiento de actividades,
tareas y metas planteadas para el manejo de bienes de larga duración?
Tabla 31: Tabla de frecuencias observadas
P. 14
P.20
Administración de bienes de larga duración
Normas de
control
interno
Si No No conoce Total
Si 0 0 0 0
No 6 6 18 30
No conoce 6 0 0 6
Total 12 6 18 36
Fuente: Resultados de la encuesta aplicada
Elaborado por: Diana Sánchez
4.3.6 Frecuencias esperadas
Tabla 32: Tabla de frecuencias esperadas
P. 14
P.20
Administración de bienes de larga duración
Normas de
control
interno
Si No No conoce Total
Si 0 0 0 0
No 10 5 15 30
No conoce 2 1 3 6
Total 12 6 18 36
Fuente: Resultados de la encuesta aplicada
Elaborado por: Diana Sánchez
122
4.3.7 Cálculos del Chi cuadrado
Tabla 33: Cálculos del chi cuadrado
O
E
O - E
(O – E)2
0 0 0 0 0
6 10 -4 16 1,6
6 2 4 16 8
0 0 0 0 0
6 5 1 1 0,2
0 1 -1 1 1
0 0 0 0 0
18 15 3 9 0,6
0 3 -3 9 3
X2c 14,4
Fuente: Resultados de la encuesta aplicada
Elaborado por: Diana Sánchez
4.3.8 Gráfico de comprobación
4.3.9 Interpretación de la hipótesis
Como el valor del Chi cuadrado calculado (X2c) 14,4 es mayor a 9,48 con 4
grados de libertad y un α de 0,05 se rechaza la hipótesis nula Ho y se acepta la
hipótesis alternativa H1, es decir, si hay diferencia estadística significativa, lo que
significa que si están asociadas las Normas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General del Estado y la Administración de Bienes de larga duración
de la Empresa Eléctrica Ambato S.A.
X2t = 9,48 X
2c = 14,4
Rechazo
Ho Acepto
Ho
Gráfico 32: Comprobación de la hipótesis
123
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Los resultados obtenidos en la presente investigación permitieron establecer las
siguientes conclusiones:
1. Después de analizar las Normas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General del Estado, se pudo determinar que en la Empresa
Eléctrica Ambato S.A se aplican algunas de las normas en su totalidad,
mientras que otras son aplicadas parcialmente, motivo por el cual es
importante definir con claridad aquellas que necesitan ser reforzadas para
su correcta aplicación. De los resultados de la encuesta aplicada al
personal directivo y administrativo de la institución, entre las normas que
se están omitiendo podemos destacar las siguientes: la norma que hace
referencia a los objetivos del control interno, en la cual podemos
determinar que la empresa tiene establecidos objetivos financieros y
objetivos entorno a la finalidad que tiene la institución como es el de
suministrar energía eléctrica, pero no cuenta con objetivos de control
interno para cada uno de los doce procesos que intervienen en la
administración de bienes de larga duración, al no contar con estos
objetivos no se puede tener una guía para determinar si la administración
de los bienes se está realizando de manera eficiente o si se necesita realizar
algún cambio que permita mejorar la agilidad de cada procedimiento.
Otro aspecto a considerar es el referente a los indicadores de gestión, esto
podemos observar en la pregunta Nº 20, en la cual todo el personal
encuestado concuerda en que no se hace uso de los mismos para medir el
desempeño de las funciones que realizan y en especial las relacionadas con
los bienes de larga duración, cabe destacar que la empresa utiliza
únicamente indicadores de gestión técnica- financiera como son: Precio
medio de compra de energía, nivel de satisfacción del cliente, porcentaje
124
de cumplimiento de pagos, porcentaje de pérdidas de energía, Frecuencia
de actualización del diseño y contenido de la página Web, Utilidad Bruta
obtenida, Cumplimiento de regulación y normativa de impacto ambiental,
entre otros, por ello es importante destacar que la implementación y uso de
indicadores de gestión para cada uno de los doce procesos permitirá que la
empresa evalúe el grado de cumplimiento de esos objetivos y valore el
avance de los procesos que intervienen en la administración de los bienes
de larga duración.
Se encontraron además inconvenientes referentes a la evaluación del
control interno, cuyos resultados podemos verificar en la pregunta Nº 22
de la encuesta aplicada, en la que sale a relucir que en la empresa no se
realiza evaluaciones periódicas de la eficiencia del control interno en los
procesos de administración de bienes de larga duración, lo cual puede
afectar significativamente las actividades de la misma, ya que al no
conocer si los procedimientos actuales de control interno son eficientes y
están contribuyendo de alguna manera al cumplimiento de las metas
propuestas, no se podrán tomar decisiones que contribuyan a mejorar
dichos controles, por lo cual se está incumpliendo con lo que establece la
norma Evaluación del control interno.
Finalmente, en las pregunta Nº 24, concerniente a los tipos de controles
internos podemos determinar que se omiten algunos aspectos como son
los referentes al control interno previo y concurrente, puesto que la
empresa no establece algún mecanismo que le permita analizar las
actividades que se desean realizar antes de que las mismas sean
autorizadas, por tal motivo no se puede establecer si las mismas están
formuladas de acuerdo a los planes, presupuesto, metas y objetivos que
persigue la institución, y de igual manera tampoco se realiza un control
concurrente que permita ir evaluando como se va ejecutando cada
actividad o proceso y si los mismos conllevan a conseguir los resultados
previstos. La institución únicamente realiza el control posterior, es decir
una vez que dichas actividades fueron efectuadas y de esto se encarga
125
auditoría interna quien da a conocer los resultados de dicha evaluación y
propone recomendaciones a ser implementadas.
2. En cuanto a los procesos que intervienen en la administración de bienes de
larga duración en la empresa, resultado de la encuesta aplicada podemos
observar que algunos de ellos no se cumplen en su totalidad y otros se
cumplen parcialmente, como lo podemos observar en la pregunta N° 3 que
se refiere a las constataciones físicas, las mismas que la empresa las realiza
cada dos años, incumpliendo con lo que establece el Reglamento General
de bienes del sector público en el que expresa que este procedimiento se lo
debe efectuar por lo menos una vez al año en el ultimo trimestre, con la
finalidad de mantenerlo actualizado y de esta manera facilitar y mejorar
los demás procesos relacionados con los bienes de larga duración.
Otro inconveniente que se suscita es la ausencia procedimientos definidos
para clasificar los bienes de larga duración que se encuentran en las
bodegas, las fallas existentes no permiten tener un control efectivo y
permanente de los bienes de larga duración en existencia dentro de las
bodegas. Es importante señalar que estos resultados permitieron
determinar que los mecanismos de identificación y clasificación de los
bienes de larga duración con los que cuenta la institución, no son aplicados
en forma permanente y organizada.
Los mecanismos utilizados por la institución para el control del
movimiento de los bienes de larga duración existentes, no se implementan
en forma adecuada debido a que los registros de dichos movimientos se los
realiza cada veinte días, tal como lo afirman los empleados que fueron
encuestados, dichos resultados se pueden apreciar en la pregunta Nº 5, por
tal motivo se afecta el seguimiento correcto de las entradas y salidas de los
bienes de larga duración, y el procesamiento de los datos relativos a los
mismos, y de igual manera se está incumpliendo con lo que establece el
reglamento interno funcional de la empresa en el cual se destaca que entre
las funciones a cumplir por parte de los bodegueros están: mantener
actualizado el registro de tenencia de bienes de inventario y de control y
126
presentar informes mensuales del movimiento de bodegas, como dicho
proceso se lo efectúa transcurrido bastante tiempo no se puede hablar de
un registro actualizado y que dicho informe mensual sea presentado
oportunamente.
3) Considerando los puntos mencionados anteriormente, la empresa omite
algunos de los criterios considerados en las Normas de Control Interno
emitidas por la Contraloría General del Estado, por tal motivo los
procedimientos de control interno que actualmente utiliza la empresa deben
ser adaptados a las necesidades y condiciones de la misma, y de igual
manera se pudo determinar algunos inconvenientes en varios de los procesos
que intervienen en la administración de bienes de larga duración debido a
que los mismos no se ejecutan adecuadamente a pesar de estar establecidos
los mecanismos y funciones en el reglamento interno de la institución y
otros que requieren ser más específicos de tal manera que permitan agilizar
los trámites a seguir, por tal motivo es importante que sean corregidos e
implementar algunos mecanismos que permitan determinar si se están
efectuado tal como lo establecen los reglamentos y manuales de la
institución y en observancia a las disposiciones legales que direccionan el
accionar de la institución.
5.2 Recomendaciones
En atención a las conclusiones de esta investigación se plantean las siguientes
recomendaciones:
1. Adaptar al reglamento interno de la institución los aspectos más relevantes
que establecen las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría
General del Estado, para que el mismo sirva como instrumento esencial
para el desempeño eficiente de las funciones que realizan el personal
directivo, administrativo y operativo de la institución, a fin de evaluar y
mejorar los controles internos actuales, partiendo básicamente en motivar
la comunicación entre los empleados creando así un ambiente de confianza
127
mutua por medio del cual se logrará cumplir con los objetivos y metas
planteadas.
Diseñar e implantar dentro de la institución indicadores de gestión, para
cada uno de los doce procesos que intervienen en la administración de
bienes de larga duración, los mismos que permitirán medir el desempeño
de las actividades realizadas, evaluar el grado de cumplimiento de las
metas propuestas y en caso de ser necesario corregir los procesos que así
lo requieran.
Monitorear constantemente los sistemas de control interno, para
determinar si se están cumpliendo en forma adecuada o si es necesario
hacer algunas modificaciones, que garanticen la efectividad de los
procesos de administración de bienes de larga duración.
Informar a todo el personal de manera eficiente sobre la importancia que
tienen los controles internos en desarrollo de cada una de las actividades
que se realizan dentro de la institución, con la finalidad de obtener
resultados óptimos que contribuyan al buen desempeño de las funciones
institucionales.
2. Incorporar y adaptar los procesos que establece el Reglamento General de
Bienes de larga duración, a los procesos que actualmente utiliza la
institución en la administración de bienes de larga duración, adecuándolos
a las necesidades de la misma, a fin de cumplir en su totalidad las
disposiciones generales para la correcta utilización de dichos bienes.
Definir por escrito los procedimientos a seguir para clasificar los bienes de
larga duración que se encuentran en las bodegas, y dar a conocer los
mismos a todo el personal involucrado, a fin de evitar inconvenientes
suscitados por el desconocimiento de los mismos.
Implementar procedimientos de actualización para los movimientos de los
bienes de larga duración de la institución, considerando que actualmente la
institución tiene establecidos siete procesos como son: recepción e ingreso
128
de bienes, adquisición con previos planes de compra, transferencia de
bienes entre bodegas, retiro de bienes de instalación, donaciones de bienes
a la empresa, egresos y despachos parciales de bienes en bodegas, egreso
de bienes mediante actas; en los cuales se pueden establecer actividades
mas detalladas con la finalidad de poder determinar cuáles son en realidad
los bienes con los cuales cuenta la institución. A tal efecto, es pertinente
que los resultados obtenidos sean considerados como una de las fuentes de
información, en función de la cual las personas a quienes competen las
decisiones en materia gerencial y administrativa en la empresa, determinen
las acciones pertinentes a ser ejecutadas.
3. Es necesario y de vital importancia que la empresa tome en consideración
y adapte a lo que establecen las Normas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General del Estado, cada uno de los doce procesos que
intervienen en la administración de bienes de larga duración, por lo cual es
indispensable que actualice los procedimientos y que los mismos sean más
amplios y concordantes con lo que establecen las Normas de Control
Interno emitidas por la Contraloría General del Estado, para de esta
manera garantizar la eficiencia de todas las operaciones y facilitar la
correcta ejecución de las mismas y el punto de partida para conocer la
eficacia del sistema de control interno y poder evaluarlo.
129
CAPÍTULO VI
PROPUESTA
6.1 Datos informativos
6.1.1Título: MANUAL DE PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN DE LA
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
6.1.2 Institución Ejecutora: Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte
S.A.
6.1.3 Beneficiarios:
Presidencia ejecutiva
Departamento de auditoría
Departamento financiero
Área de costos
6.1.4 Ubicación: Provincia: Tungurahua, Cantón: Ambato, Parroquia: Huachi
Loreto, Calle: Av. 12 De Noviembre 11-29 y Espejo, Referencia Ubicación: Junto
al Mercado de las Flores, Teléfono 032998600, Apartado Postal: 18010445, Fax:
032421265, Email: [email protected].
6.1.5 Tiempo estimado para la ejecución:
Inicio: 25 septiembre de 2014
Fin: 30 de noviembre de 2014
6.1.6 Equipo técnico responsable:
Presidente Ejecutivo: Ing. Jaime Astudillo
Directora Departamento Auditoría: Ing. Rosa Elena Merino
Director Departamento de Planificación: Ing. Luis Marcial
Director Departamento Financiero: Ing. Roberto Salazar
Contabilidad: Dra. Silvia Garcés
Presupuesto: Dra. María Elena Guevara
Compras: Ing. Ricardo Ríos
130
Bodega: Ing. Mauricio Zurita
Sr. Santiago Proaño
Sra. Jessica Paz
Sr. Antonio Márquez
Investigadora: Diana Sánchez
6.1.7 Costo
Tabla 34: Inversión de la ejecución de la propuesta
DETALLE CANTIDAD PRECIO
UNITARIO TOTAL
Textos y material bibliográfico 90 $ - $ -
Fotocopias 130 $ 0,02 $ 2,60
Resmas de papel 3 $ 4,50 $ 13,50
Anillados 2 $ 2,80 $ 5,60
Impresiones 520 $ 0,10 $ 52,00
Movilización (transporte) 80 $ 0,25 $ 20,00
Subtotal $ 93,70
Imprevistos 10% $ 9,37
TOTAL $ 103,07
Elaborado por: Diana Sánchez
6.2 Antecedentes de la Propuesta
Los resultados de la investigación realizada acerca de la administración de bienes
de larga duración en la Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A,
demostraron que algunos de los procesos que tiene la empresa estipulado en sus
reglamentos y manuales no se cumplen a cabalidad y de igual manera se requiere
que adopte nuevos procesos los mismos que permitan dar a conocer la situación
actual de la empresa referente al manejo y administración de los bienes de larga
duración.
Entre los aspectos más relevantes resultantes de la aplicación de la encuesta a 36
funcionarios entre directivos y administrativos; y observaciones realizadas
podemos recalcar que la empresa realiza constataciones físicas cada dos años,
131
incumpliendo con lo que establece el Reglamento General de bienes del sector
público en el que expresa que este procedimiento se lo debe efectuar por lo menos
una vez al año en el último trimestre, con la finalidad de mantenerlo actualizado y
de esta manera facilitar y mejorar los demás procesos relacionados con los bienes
de larga duración.
Otro inconveniente que se suscita es en cuanto a los procedimientos para clasificar
los bienes de larga duración que se encuentran en las bodegas, puesto que algunos
de ellos no tienen un lugar específico para ser acomodados sino que esto se lo
realiza dependiendo del espacio disponible en las bodegas, lo cual dificulta al
momento de realizar las constataciones físicas por parte del personal encargado de
esta actividad, esto dificulta e impide que se realice un control efectivo y
permanente de los bienes de larga duración en existencia dentro de las bodegas.
Es importante señalar que estos resultados permitieron determinar que los
mecanismos de identificación y clasificación de los bienes de larga duración con
los que cuenta la institución, no son aplicados en forma permanente ni en su
totalidad..
Los mecanismos utilizados por la institución para el control del movimiento de los
bienes de larga duración existentes, no se implementan en forma adecuada debido
a que los registros de dichos movimientos se los realiza cada veinte días, por tal
motivo se afecta el seguimiento correcto de las entradas y salidas de los bienes de
larga duración, y el procesamiento de los datos relativos a los mismos además que
se está incumpliendo con lo que establece el manual funcional de la institución en
cuanto a las funciones que deben cumplir los bodegueros en el que se establece
que tienen que mantener un registro actualizado de los movimientos de los bienes
y presentar mensualmente un informe, y al no ejecutarse esta actividad los
informes mensuales no concuerdan con los resultados reflejados en toma física del
inventario por cuanto se presentan faltantes, los mismos que no son debidamente
justificados y por lo tanto dichas perdidas deben ser asumidas por los bodegueros
que estaban a cargo.
Los resultados obtenidos de la investigación realizada permiten confirmar que las
técnicas y procedimientos que se utilizan en la administración de bienes de larga
132
duración, presentan falencias y mientras que otros a pesar de estar claramente
definidos no se los ejecuta completamente, por tal motivo los controles internos
que se emplean actualmente no están sujetos completamente a lo que establecen
las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado por
lo tanto, no se puede lograr una optimización de los recursos tanto administrativos
como operacionales y no se hace buen uso de los bienes de larga duración con los
que cuenta actualmente la empresa.
Por los aspectos mencionados anteriormente, surge la necesidad de que la
Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A cuente con un manual
actualizado de los procesos de adquisición, mantenimiento y baja de bienes de
larga duración, el mismo que será de gran utilidad y servirá de material de
consulta, constituyéndose como una herramienta para el aseguramiento de la
calidad en cada uno de los procesos intervinientes en la administración de bienes
de larga duración; así mismo, permite identificar a los responsables y usuarios
para la protección y cuidado de cada uno de los bienes de larga duración.
6.3 Justificación
Los resultados obtenidos de la investigación mostraron que existen varios
inconvenientes relacionados con la administración de bienes de larga duración,
debido a la inobservancia de las normas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General del Estado, motivo por el cual una de las recomendaciones es
que la empresa cuente con un manual de los procesos de adquisición,
mantenimiento y baja de bienes de larga duración.
Con la elaboración del manual, se contribuirá al establecimiento de controles
adecuados que ayuden a minimizar el impacto principalmente de los faltantes en
bodega los mismos que se reflejan en los estados financieros por cuanto la
empresa asume dichos gastos.
El presente manual será de gran utilidad para la empresa, considerando que
mediante el mismo se logrará primeramente estandarizar los criterios para la
administración de los bienes de larga duración, asegurando así la continuidad y
133
coherencia en los procedimientos, amas de servir como un instrumento de
capacitación para el personal nuevo que ingresa a la empresa.
La propuesta, será de gran impacto ya que se obtendrán beneficios, tales como la
organización en el manejo de los Bienes de Larga Duración, alcanzando un
análisis minucioso sobre las políticas y procedimientos del Control Interno, de
igual forma la aplicación de cada uno de los procesos para cada bien que se
encuentra dentro de la empresa.
Este manual proporcionará a los diferentes departamentos de la entidad como son:
Planificación, Auditoría Interna, Contabilidad, Área de Costos y Bodegueros
información que requieran conocer para sustentar una toma de decisiones
adecuadas en base a los procedimientos y políticas descritas en el mismo, el
impacto de su aplicación se verá reflejado en los Estados Financieros
observándose la reducción de gastos y pérdidas económicas que la empresa
asumía.
Es importante también mencionar que con el presente instrumento estamos dando
cumplimiento a la normativa vigente en cuanto a la administración de bienes de
larga duración tal como lo señala el Reglamento General de Bienes de Larga
Duración y las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del
Estado.
6.4 Objetivos
6.4.1 Objetivo General
Diseñar un manual de procesos de adquisición, mantenimiento y baja de bienes
de larga duración de la Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A.
6.4.2 Objetivos Específicos
1) Definir de forma ordenada, secuencial y detallada las actividades que se
desarrollan en cada uno de los procesos que intervienen en la
administración de bienes de larga duración.
134
2) Especificar la normativa legal en la cual se sustenta cada uno de los
procesos que involucran la administración de bienes de larga duración.
3) Delimitar las responsabilidades operativas para la ejecución, control y
evaluación de cada proceso.
4) Describir los canales de comunicación, los mecanismos y medios
utilizados (oficios, memorándum, actas), para el trámite de los asuntos
respectivos en cada proceso.
5) Diseñar indicadores de gestión para cada uno de los procesos que
intervienen en la administración de bienes de larga duración.
6.5 Análisis de Factibilidad
6.5.1 Socio - Cultural
La Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A, al ser una institución
que presta servicios de transmisión y distribución de energía eléctrica a toda la
ciudadanía, debe desarrollar sus actividades de manera oportuna, para lograr la
satisfacción de todos sus clientes, por tal motivo al contar con un manual
actualizado de procesos para la administración de bienes de larga duración se
lograrán disminuir los inconvenientes que puedan afectar el diario accionar de la
entidad.
6.5.2 Económico – Financiero
En este aspecto la propuesta es factible, considerando que se cuentan con los
recursos materiales, tecnológicos y humanos necesarios para su implementación,
motivo por el cual la empresa deberá incurrir en gastos mayores que afecten su
liquidez.
6.5.3 Tecnológico
En el ámbito tecnológico, la implementación del manual resulta factible
considerando que en institución se cuenta con los equipos informáticos necesarios
en cada área y departamento, lo cual facilitará la difusión del manual.
135
6.5.4 Organizacional
La implementación del manual de procesos de adquisición, mantenimiento y baja
de bienes de larga duración en la Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro
Norte S.A, es de gran utilidad, considerando que el mismo se convertirá en un
instrumento de consulta para los funcionarios de la institución, contribuyendo al
desempeño de las funciones encomendadas a cada uno, de manera eficiente y
evitando retrasos en los diferentes procesos, logrando así alcanzar las metas y
objetivos propuestos por la institución.
6.5.5 Legal
La implementación de la propuesta en el aspecto legal es factible, considerando
que la misma está estructurada en base a leyes, reglamentos y disposiciones que
rigen el accionar de las instituciones públicas como son: Reglamento General
Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público;
Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y
Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos;
Reglamento de Chatarrización de Bienes Inservibles del Sector Público, por lo
cual podemos decir que al aplicar la propuesta en la institución se está dando
cumplimiento a cada una de las leyes que rigen a la empresa.
6.6 Fundamentación
Para tener un enfoque más claro acerca de la utilidad e importancia de los
manuales de procedimientos, se expone a continuación lo que expresan algunos
autores sobre este tema.
Los manuales se procedimientos se definen como:
Una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y
experiencias porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese
momento sobre un tema.
Dentro del ámbito de los negocios se descubre más la necesidad e importancia
de tener y usar Manuales, sobre todo, Manuales de Políticas y Procedimientos
que le permitan a una organización formalizar sus sistemas de trabajo, y
multiplicar la tecnología que le permita consolidar su liderazgo y su posición
competitiva.
136
Los manuales son una de las mejores herramientas administrativas porque le
permiten a cualquier organización normalizar su operación. La normalización
es la plataforma sobre la que se sustenta el crecimiento y el desarrollo de una
organización dándole estabilidad y solidez (Álvarez, 2006:24-26).
6.6.1 Manuales de procedimientos
Según Franklin (1997:23), un manual de procedimientos es:
El documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en
la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de
ellas, además incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación.
Para Franklin (1997:25), entre las utilidades que proporcionan los manuales de
procedimientos se destacan las siguientes:
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su
evaluación.
Los manuales de procedimientos constituyen guías para llevar a cabo diferentes
procesos a través de los cuales se da a conocer el funcionamiento interno de una
institución, en los mismos se especifica claramente las actividades y tareas que se
deben efectuar y los responsables de su ejecución. El contar con un manual de
procedimientos facilita que los empleados cumplan a cabalidad las funciones
asignadas y se agiliten los procesos.
137
Entre las ventajas que proporcionan los manuales de procedimientos tenemos las
siguientes:
Se visualiza en conjunto a la organización.
Los empleados tienen conocimiento de su función dentro del
organismo
El trabajo se realiza mejor.
Permite la uniformidad en el trabajo.
Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos.
Facilita la integración del personal de nuevo ingreso.
Determina responsabilidades tanto humanas como de cada unidad.
Establece grados de autoridad.
Promueve el aprovechamiento de recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos (Franklin, 1997:27).
6.6.2 Elementos que integran el manual
Según la Secretaría de Relaciones Exteriores (2004:6-7), los Manuales de
Procedimientos se definen como:
Los Manuales son medios valiosos para la comunicación, y sirven para registrar
y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la
Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene,
en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre
historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se
consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesión cronológica o
secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la
forma de realizar una función o un aspecto de ella.
El Manual de Procedimientos es, por tanto, un instrumento de apoyo
administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que
describe en su secuencia lógica las distintas actividades de que se compone cada
uno de los procedimientos que lo integran, señalando generalmente quién,
cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.
A través del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepción
clara y sistemática de las operaciones que se realizan en la dependencia o
unidad administrativa; es importante que al emprender un estudio de esta
naturaleza, se aplique una metodología que garantice la descripción de los
procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-
138
administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las etapas
necesarias para desarrollar la identificación, el análisis y el diseño de los
procedimientos.
La Secretaría de Relaciones Exteriores (2004:12-13), determina los siguientes
elementos que forman parte del manual de procedimientos:
Elementos que integran el manual
En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de
procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste
varía según los objetivos y propósitos de cada dependencia, así como con su
ámbito de aplicación.
A continuación se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un
manual de procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se
persiguen con su elaboración:
Identificación: Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella
deberán aparecer y/o anotarse los datos siguientes:
1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la dependencia.
3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su
elaboración o actualización.
4. Título del Manual de Procedimientos.
5. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.
Índice.- En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada,
los apartados principales que constituyen el manual.
Introducción.- Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el
panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines
y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye
información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones
y actualizaciones, así como la autorización del titular de la Dependencia.
Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un
vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento
Objetivos.- El objetivo deberá contener una explicación del propósito
que se pretende cumplir con el procedimiento.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en
párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá
expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
Responsables.- Unidades administrativas y/o puestos laborales que
intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
139
Políticas o normas de operación.- En esta sección se incluyen los
criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma
explícita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas
instancias que participan en los procedimientos.
Procedimiento (descripción de las actividades).- Es la presentación
por escrito de cada una de las operaciones, en forma narrativa y
secuencial que se realiza en un procedimiento, señalando los
responsables de llevarlas a cabo. Si se trata de una descripción detallada
dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operación.
Flujogramas.- Consisten en la representación gráfica de la sucesión en
que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de
formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas
(procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento
detallado), en cada operación descrita.
Cada uno de los símbolos utilizados para las rutinas de procedimientos
cumple determinadas funciones en el diagrama, a la vez que tienen su
propio significado.
140
Tabla 35: Simbología para diagramas de flujo
Símbolo Nombre Descripción
Inicio o término Señala donde inicia o termina un procedimiento
Actividad Representa la ejecución de una o más tareas de un procedimiento.
Decisión Indica las opciones que se puedan seguir en caso de que sea necesario tomar caminos alternativos.
Conector
Mediante el símbolo se pueden unir, dentro de la misma hoja, dos o más tareas separadas físicamente en el diagrama de flujo, utilizando para su conexión el número arábigo; indicando la tarea con la que se debe continuar.
Conector de página
Mediante el símbolo se pueden unir, cuando las tareas quedan separadas en diferentes páginas; dentro del símbolo se utilizará un número arábigo que indicará la tarea a la cual continua el diagrama.
Documento Representa un documento, formato o cualquier escrito que se recibe, elabora o envía.
Nota Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones adicionales a una tarea y se puede conectar a cualquier símbolo del diagrama en el lugar donde la anotación sea significativa.
Dirección de flujo o línea de unión
Conecta símbolos, señalando la secuencia en que deben realizarse las tareas.
Fuente: Manual de procedimientos de la Secretaría de Relaciones Exteriores
Elaborado por: Diana Sánchez
6.7 Metodología Modelo Operativo
La propuesta consiste en la elaboración del manual de procesos de adquisición,
mantenimiento y baja de bienes de larga duración, en el cual se reflejan varias
actividades y procedimientos a cumplir por parte del personal de la Empresa
141
Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A. para la correcta administración de
los bienes de larga duración.
El modelo operativo para la elaboración del manual está determinado por 5 fases,
las mismas que se muestran en el siguiente cuadro:
Tabla 36: Modelo operativo
FASES ACTIVIDADES METAS
FASE 1: Conocimiento general de las actividades que se desarrollan en cada uno de los procesos que intervienen en la administración de bienes de larga duración.
Realizar flujogramas para cada uno de los procesos que intervienen en la administración de bienes de larga duración. Establecer objetivos de control interno en cada uno de los procesos para la administración de bienes de larga duración.
Alcanzar el aseguramiento de la continuidad y coherencia en cada procedimiento efectuado por los funcionarios de la empresa para la administración de bienes de larga duración.
FASE 2: Especificación de la normativa legal relacionada con los bienes de larga duración.
Recopilar y sistematizar información primaria y secundaria, relacionada a la administración de los bienes de larga duración.
Lograr que todo el personal de la empresa conozca claramente la normativa legal que sustenta la administración de bienes de larga duración.
FASE 3: Identificación de responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de cada proceso.
Definir las actividades a desarrollarse en las áreas directamente relacionadas con la administración de bienes de larga duración como son: Contabilidad, Presupuestos, Compras y Bodega.
Cumplimiento al 100% de las funciones encomendadas a cada funcionario de la institución.
FASE 4: Establecimiento de los documentos que respalden las actividades a desarrollarse en cada uno de los procesos.
Realizar formatos de los documentos que se utilizan en cada proceso y departamento, para identificar el origen y el destino de cada uno de ellos.
Conseguir que todas las actividades desarrolladas estén debidamente respaldadas con documentos que justifiquen el accionar de cada funcionario.
Fase 5: Diseñar
indicadores de gestión
para cada uno de los
procesos que
intervienen en la
administración de
bienes de larga
duración.
Elaborar indicadores de gestión para
cada uno de los procesos de la
administración de bienes de larga
duración.
Lograr la eficiencia
completa en desarrollo de
cada uno de los procesos.
Medir el desarrollo de
cada proceso por medio
de los indicadores de
gestión.
Elaborado por: Diana Sánchez
142
EMPRESA ELÉCTRICA
MANUAL DE PROCESOS DE
ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA
DE BIENES DE LARGA
DURACIÓN
EMPRESA ELÉCTRICA
AMBATO REGIONAL
CENTRO NORTE S.A
143
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
ÍNDICE
1. Introducción
2. Objetivo del Manual de Procedimientos
3. Alcance
4. Base Legal
5. Procedimientos
5.1. Planificación - Contratación
5.2. Recepción, Almacenamiento y Distribución
5.3. Registro
5.4. Identificación y protección
5.5. Utilización y Control de Vehículos
5.6. Constataciones Físicas
5.7. Venta
5.8. Mantenimiento
5.9. Baja de bienes
6. Indicadores de Gestión
7. Documentación
8. Flujogramas
144
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
INTRODUCCIÓN
El Manual de Procesos de Adquisición, Mantenimiento y Baja de Bienes de Larga Duración de
es una herramienta necesaria para la correcta administración de los bienes con los que cuenta
actualmente la institución, se constituye como material de consulta, ya que contiene los
elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad de los
procedimientos que intervienen en la administración de bienes de larga duración. Además, es
importante señalar que en el manual se proporciona indicadores de gestión para cada proceso,
los mismos que servirán de instrumento de medición permanente de los distintos procesos, a
fin de alcanzar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa.
OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos que regirán las actividades diarias de los funcionarios
de la institución referente a la administración de bienes de larga duración, con el fin de servir
como instrumento de información, decisión y control en el nivel de desempeño de sus
funciones.
ALCANCE
Está dirigido a normalizar y estandarizar las distintas actividades que desarrollan la EEASA en
materia de Administración de bienes de larga duración.
145
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
BASE LEGAL
El presente manual se rige por un conjunto de disposiciones legales, tales como: leyes,
reglamentos y resoluciones, los mismos que se detallan a continuación:
Constitución Política de la República del Ecuador, (Registro Oficial 449, 20-X-2008)
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector
Público (Acuerdo No. 025-CG) (Registro Oficial 378, 17-X-2006).
Reglamento de Chatarrización de Bienes Inservibles del Sector Público. Acuerdos
Ministeriales Nos. 330 RO 244 de 27/07/2010 y 376 RO 278 de 14/09/2010.
Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y
Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos, Acuerdo
de la Contraloría General del Estado No. 39 (RO Suplemento No. 87, 14 DIC 2009)
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MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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1. Objetivo de Control Interno:
Definir un procedimiento claro y preciso para adquirir los bienes de larga duración
requeridos por la empresa, en el momento oportuno y en las mejores condiciones técnico –
económicas.
2. Responsables:
Departamento de Planificación : Ing. Luis Marcial
Departamento Financiero: Ing. Roberto Salazar
3. Descripción General:
Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y
necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto
correspondiente.
4. Políticas:
4.1. Formular el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente, de
conformidad a la planificación. El Plan será publicado obligatoriamente en la página Web de la
Entidad Contratante dentro de los quince (15) días del mes de enero de cada año e interoperará
con el portal COMPRAS PÚBLICAS. El Plan Anual de Contratación podrá ser reformado por
la máxima autoridad o su delegado, mediante resolución debidamente motivada, la misma que
junto con el plan reformado serán publicados en el portal de compras públicas.
4.2. Ingresar a un navegador de Internet y digitar la dirección Web
www.compraspublicas.gob.ec.
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MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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4.3 Seleccionar la opción Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE).
4.4 Ingresar su “RUC, Nombre de usuario y Contraseña”, luego de registrar estos datos
hacer clic en el botón “Entrar”
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MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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4.5 Cuando haya ingresado al portal con sus datos, diríjase al menú “Entidad Contratante”,
submenú “Plan de Compra” y haga clic en el submenú “Ingresar‐Actualizar PAC”.
4.6 Para registrar el Plan Anual de Contratación en el sistema debe primero descargar el
formato establecido por el INCOP, el tipo de formato a descargarse dependerá de Sí maneja
Esigef o No.
En la pantalla que se muestra a continuación del Paso 1 de Registro del Plan Anual de
Contratación deberá descargar el archivo “formato_pac_con_esigef” o
“formato_pac_sin_esigef”, este tipo de formato le permitirá descargar el sistema
dependiendo del manejo del ESIGEF.
4.7 Hacer clic en el detalle que dice “Formato PAC”.
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MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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4.8 Hacer clic en la opción “Aceptar” ya sea para abrir o guardar el archivo.
4.9 Abrir el archivo del formato y diríjase a la celda B6 e ingrese el número de RUC de la
empresa.
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PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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4.10 Registrar la INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA, ingresar los códigos de la
partida presupuestaria para la contratación que requiere realizar.
4.11 Ingresar los datos para la contratación de bienes, obras, servicios o consultoría, a
continuación la descripción de los datos a ingresar.
CODIGO CPC A NIVEL 8 TIPO DE COMPRA DETALLE DEL
PRODUCTO
CANTIDAD ANUAL
Debe ingresar una categoría de
producto del CPC de 8
dígitos. Ej: 63210.00.1
Recuerde que esta categoría
está separada por el punto (.)
no por la coma (,).
No olvide ingresar una
categoría de 8 dígitos, no
menos ni más de los dígitos
indicados.
Si no encontrara una
categoría exacta, ingrese una
categoría afín a lo que está
contratando.
El tipo de compra es
lo que va a
contratar ya sea un
“BIEN”, “SERVICIO”,
“OBRA” o
“CONSULTORIA”.
Recuerde ingresar el
tipo de compra en
“singular” no en
plural.
El tipo de compra
puede ir en letras
mayúsculas o
minúsculas.
Descripción de la
contratación que se
va a realizar. Ej:
Muebles de oficina.
Remodelación de
oficinas.
Computadoras.
No ingrese comillas
(“) en la descripción.
Ingrese la cantidad de la
contratación que va a realizar
al año.
En esta celda puede ingresar
números ya sea decimales o
enteros.
Ej: En el año se va a adquirir
1550 resmas de papel,
entonces ingreso la cantidad
1550 en la celda cantidad
anual, como puede observar
no se detalla el punto para
separar los miles.
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PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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UNIDAD COSTO UNITARIO CUATRIMESTRE
En este campo debe ingresar
las UNIDADES DE MEDIDA que
permite el sistema, las unidades
de medida permitidas son las
siguientes: unidad, centímetro,
metro, kilometro, kilometro
cuadrado, metro cuadrado,
metro cubico, yarda, litro,
galón, gramo, kilogramo,
tonelada, quintal y libra.
El costo unitario es el
monto de la contratación
que va a hacer en el año.
Este monto puede ser
ingresado en números
enteros o decimales. Ej:
125600, 8345.70
Recuerde para poner
decimales debe ingresar el
punto (.) no la coma.
Para separar los miles no
ingrese ni puntos ni comas
póngalo seguido.
Para el cuatrimestre usted tiene 3 cabeceras puesto que en el año tenemos 3 cuatrimestres. En las celdas correspondientes deberá ingresar la letra S (mayúscula), con la cual indicará el cuatrimestre en el que se va a realizar la contratación. Recuerde que por lo menos la
letra S debe estar ingresada en
al menos una celda del
CUATRIMESTRE, no puede
dejar en blanco las tres celdas,
esto dependerá del
cuatrimestre en el que se
realizará la contratación.
4.12 Una vez que haya llenado el formato PAC proceda a registrarlo a través de la
herramienta correspondiente, para ello vuelva a ingresar a través del menú “Entidad
Contratante” submenú “Plan de Contratación” y haga clic en “Ingresar o Actualizar
PAC”.
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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4.13 Para adjuntar el archivo haga clic primero en el botón “Examinar”, esta opción le
permitirá buscar el archivo “formato PAC”.
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PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
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PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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4.14 Seleccionado el archivo PAC.zip, dar clic en el botón “SUBIR PAC”
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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4.15 Una vez que se hayan subido los datos y que el valor referencial asignado, cuadre con
el total que aparece al final de la pantalla, haga clic en “Continuar”.
4.16 Adjuntar el archivo de la Resolución de Aprobación del PAC, para ello escanee la
Resolución elaborada por la Entidad contratante y adjúntela al sistema. Para subir el archivo
haga clic en “Examinar”, esta opción le permitirá ubicar y seleccionar el archivo que desea
adjuntar.
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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4.17 Luego ingrese en el campo “Descripción” el nombre con el que requiere que se
adjunte el archivo, finalmente haga clic en el botón “Subir”.
A continuación podrá observar en pantalla el archivo que se adjuntó al sistema
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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4.18 Una vez subido el archivo haga clic en el botón “Finalizar”. Así quedará concluido el
proceso en el Portal de Compras Públicas.
Al momento de la contratación se deben considerar algunos lineamientos que servirán de
base para una adecuada administración de las compras de bienes, considerando, entre otras,
los siguientes:
Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación
suficiente y en las cantidades apropiadas.
La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en
consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia
financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite.
Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar
una adecuada y oportuna provisión.
El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional frente a
la alternativa de adquisición.
La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente
o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la
contratación.
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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Procedimientos precontractuales:
Para la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios, incluidos los de consultoría,
las entidades se sujetarán a distintos procedimientos de selección de conformidad a la
naturaleza y cuantía de la contratación, a los términos y condiciones establecidas en la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento general y las
resoluciones del Instituto Nacional de Contratación Pública, INCOP, respecto de cada
procedimiento de contratación. En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se
observarán los procedimientos dinámicos, es decir: compras por catálogo y compras por
subasta inversa.
Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para la ejecución de obras,
serán aplicables los procedimientos de: licitación, cotización y menor cuantía, ferias
inclusivas, ínfima cuantía, a más de los procedimientos especiales del régimen especial. Los
procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratación de servicios de
consultoría son: contratación directa, contratación mediante lista corta y mediante concurso
público.
Pliegos:
Para la adquisición de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborará los pliegos
pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional
de Contratación Pública que apliquen según el procedimiento de contratación a utilizar. La
entidad contratante podrá modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su
responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de
contratación, siempre que se cumpla con la ley. Los pliegos deben ser aprobados por la
máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, bajo los criterios de austeridad,
eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economía y responsabilidad ambiental y social,
debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales.
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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Comisión Técnica:
La máxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista
corta, concurso público, subasta inversa, licitación o cotización de conformidad con lo
dispuesto por la ley, conformará y nombrará para cada procedimiento la pertinente comisión
técnica que estará integrada de la siguiente manera:
1. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo presidirá.
2. El titular del área que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la máxima autoridad o su
delegado.
Los miembros de la comisión técnica serán servidoras o servidores de la entidad contratante
y no podrán tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, será causa de
excusa.
5. Indicadores de Gestión:
Monto utilizado en la compra de bienes Valor invertido en la adquisición de bienes = Monto presupuestado para compra de bienes
Número de bienes comprados Cantidad de bienes adquiridos = Número de bienes programados
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PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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6. Documentación:
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
LISTA DE BIENES A INCLUIR EN EL PAC
ÁREA: ___________________________________________
SERVIDOR: ______________________________________
CARGO: _________________________________________
CANTIDAD UNIDAD DE
MEDIDA
DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES:
FIRMA DE AUTORIZACIÓN:
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
CERTIFICACIÓN DE LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA
La Dirección Financiera de la Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro
Norte S.A., CERTIFICA que existe la disponibilidad de recursos en el
presupuesto anual para la adquisición directa de los bienes
…………………………, que serán adquiridos a través del portal
www.compraspublicas.gob.ec.
El egreso respectivo se aplicará a la partida presupuestaria….........………….
(Número de partida).
Ciudad y fecha
………………………………..
…………………………………..
Ing. Roberto Salazar
DIRECTOR FINANCIERO
EEASA
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
PEDIDO DE COMPRA
Proveedor:
Domicilio:
Código proveedor:
RUC:
Cuidad:
Teléfono:
CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
OBSERVACIONES:
TOTAL
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PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN
CONTRATACIÓN
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7. Actividades:
PLANIFICACIÓN - CONTRATACIÓN
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Solicita a Presidencia Ejecutiva autorización para adquisición de bienes, adjuntando el Pedido de Compra y Certificación Presupuestaria
Director Departamental Requirente
2 Autoriza la iniciación del proceso con sumilla en memorando.
Presidente Ejecutivo
3 Elabora y publica los pliegos en el Portal de Compras Públicas
Jefe del Área de Compras
4 Recepta en forma física la documentación correspondiente a las ofertas técnicas.
Jefe del Área de Compras
5 Elabora actas de convalidación y calificación de ofertas técnicas y las publica en el Portal de Compras Públicas.
Jefe del Área de Compras
6 Supervisa subasta electrónica en el Portal de Compras Públicas y presenta a Presidencia Ejecutiva el informe de resultado de la puja electrónica.
Jefe del Área de Compras
7 Emite resolución motivada para la adjudicación o declaratoria del desierto del proceso.
Presidente Ejecutivo
8 Publica resolución motivada en el Portal de Compras Públicas.
Jefe del Área de Compras
9 Compra los bienes y solicita el pago a Dirección Financiera.
Jefe del Área de Compras
10 Realiza el pago por la adquisición de bienes, con el respaldo de la factura e informe de recibo.
Jefe Departamento Financiero
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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8. Flujograma: Director Departamental
Requirente Presidente Ejecutivo Jefe del Área de Compras Jefe Departamento
Financiero
INICIO
Solicita a Presidencia
Ejecutiva autorización para
adquisición de bienes,
adjuntando el Pedido de
Compra y Certificación
Presupuestaria.
Pedido de Compra
Certificación Presupuestaria
1
1
Recepta solicitud de
autorización para
adquisición de bienes.
Autoriza la iniciación del
proceso con sumilla en
memorando.
Memorando
2
2
Recepta la autorización de iniciación del proceso
Elabora y publica los pliegos en el Portal de Compras Públicas
Recepta en forma física la documentación correspondiente a las ofertas técnicas.
Documentación de Ofertas Técnicas
Elabora actas de
convalidación y calificación
de ofertas técnicas y las
publica en el Portal de
Compras Públicas.
Actas de convalidación y
calificación de ofertas
Supervisa subasta electrónica en el Portal de Compras Públicas y presenta a Presidencia Ejecutiva el informe de resultado de la puja electrónica.
3
3
Recepta el informe de
resultado de la puja
electrónica.
Emite resolución
motivada para la
adjudicación o
declaratoria del desierto
del proceso.
4
5
1
Recepta solicitud de
pago
Realiza el pago por la
adquisición de bienes,
con el respaldo de la
factura e informe de
recibo.
Factura
Informe de recibo
FIN
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PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
PLANIFICACIÓN CONTRATACIÓN
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Director Departamental Requirente
Presidente Ejecutivo Jefe del Área de Compras
Jefe Departamento
Financiero
4
Recepta resolución motivada de adjudicación del proceso
Publica resolución
motivada en el Portal de
Compras Públicas.
Resolución
Compra los bienes y solicita
el pago a Dirección
Financiera
5
1
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PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
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1. Objetivo de Control Interno:
Definir la metodología y actividades que permitan controlar y asegurar la correcta recepción de los
bienes de larga duración nuevos, almacenarlos y preservarlos en las bodegas de la institución.
2. Responsables:
Departamento Financiero: Ing. Roberto Salazar
Jefe Área de compras: Ing. Ricardo Ríos
Bodeguero: Sr. Santiago Proaño
3. Descripción General:
Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega, antes de
ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el
lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes
adquiridos.
4. Políticas:
4.1 El bodeguero, receptará los bienes en las dependencias donde funciona la bodega, actualmente
en el Complejo Catiglata, la cual cuenta con la infraestructura adecuada es decir instalaciones
seguras, espacio físico necesario. Todos los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a
través de bodega, antes de ser utilizados.
4.2 Emitida la orden de compra y elaborado o legalizado el contrato, se remite a los bodegueros,
para el control y recepción de los bienes de larga duración, los mismos que deberán planificar con
los proveedores para efectuar la entrega recepción de los bienes de larga duración.
4.3 Los bienes de larga duración son contados, clasificados, inspeccionados por el fiscalizador
de acuerdo a cada contrato y ubicados en el espacio provisional señalado para el efecto.
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MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
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4.4 Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y
control de los bienes almacenados, para lo cual es necesario que los mismos sean debidamente
agrupados y ubicados por clases, tipos, volumen, peso, en los sitios asignados para el efecto.
4.5 Si los bienes de larga duración no son conformes, de acuerdo a la especificación técnica, o
tienen defectos, emitirá el Informe de Novedades, comunicando del particular al Área de Compras,
para que solicite el cambio o reposición respectiva, mientras tanto los materiales permanecerán en
custodia.
4.6 El bodeguero deberá comunicar a los diferentes departamentos de la institución que los bienes
de larga duración se encuentran disponibles para su uso.
4.7 Si los bienes almacenados por cualquier circunstancia no están en condiciones de uso, se
consideran productos no conformes, al efecto se procede a la identificación respectiva y si es
necesario a su separación para posteriormente destinarle a la venta, baja, donación, remate o
destrucción.
4.8 Posterior del ingreso a bodega y su correspondiente registro, se procederá a la entrega del
bien al servidor o servidora de la EEASA, que haya sido designado para su uso y custodia, lo
que se dejará constancia en un acta de entrega – recepción en la que constarán todos los datos
necesarios para su fácil ubicación e identificación, el momento que el servidor reciba el bien
para su utilización deberá firmar el acta de entrega recepción del bien, el egreso de bodega y la
tarjeta de control del bien.
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MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
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4.9 Es obligación del servidor o servidora que va responsabilizarse del bien adquirido, verificar
junto con el Guardalmacén, todos los datos del acta de entrega recepción del bien, previa firma de
conformidad y responsabilidad. Además se le entregará un instructivo o manual para el manejo o
uso eficiente y efectivo del bien con la finalidad de optimizar el recurso existente en la institución.
NOTA:
El cuidado y conservación de los bienes es de responsabilidad exclusiva del servidor o
servidora, a quien se le haya entregado para su uso y la misma termina una vez producida la
devolución o transferencia del bien.
El servidor o servidora responsable de los bienes elaborará una lista ordenada de los bienes
que están bajo su responsabilidad, que contiene entre otros, el número de identificación y la
descripción de los bienes que le han sido asignados.
Es obligación del custodio del bien su adecuado mantenimiento, cuidado, conservación y
buen, por lo cual, cuando notare que éstos requieran de reparaciones menores o se hallaren
en mal estado, solicitará a su Jefe inmediato la respectiva reparación.
5. Indicadores de Gestión
Espacio Físico Utilizado Espacio Físico = Espacio Físico Total
Bienes correctamente clasificados y ordenados Clasificación de bienes= Total Bienes en Bodega
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MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES DE
LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
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6. Documentación:
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN DE BIENES
PROVEEDOR - BODEGUERO
En la ciudad de (nombre de la ciudad),los (Día, Mes, Año), comparecen:
(Nombre del servidor que recibe) en representación de la EEASA según el documento habilitante adjunto, y
(Nombre del representante de la Empresa Proveedora) en representación de (Nombre del proveedor) según el documento habilitante adjunto.
Quienes, en cumplimiento del inciso final del artículo 55 del Reglamento General de la LOSNCP, suscriben la presente ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN de los siguientes bienes:
CANTIDAD BIEN MARCA CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
OBSERVACIONES
Se deja constancia que los bienes que se reciben cumplen con las características técnicas señaladas en el proceso del portal www.compraspublicas.gov.ec; además, se recibe la Garantía Técnica correspondiente (u otra Garantía, de ser el caso).
BODEGUERO EEASA REPRESENTANTE PROVEEDOR
169
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
PÁGINA 24 DE 79
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
INGRESO DE BIENES A BODEGA
RECIBO DE: FECHA: ORDEN DE COMPRA Nº:
CÓDIGO CONTABLE
CANTIDAD UNIDAD DE
MEDIDA
DESCRIPCIÓN VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
TOTAL
OBSERVACIONES:
FACTURA Nº:
RECIBIDO POR: FECHA:
170
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
PÁGINA 25 DE 79
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN DE BIENES
BODEGUERO - SERVIDOR
En la ciudad de Ambato, a los ………………………………………………….., el señor bodeguero de la institución, entrega al señor/ra ……………………………………………, los activos que a continuación se detallan:
CANTIDAD DESCRIPCIÓN MARCA SERIE ESTADO
En consecuencia, por la demostración que antecede el Señor/ra ………………………………, es responsable de los activos fijos antes descritos, los cuales toman parte integrante del acta. Si estos bienes fueren objeto de pérdida, destrucción injustificada, sin perjuicios de otras responsabilidades a que pudiere haber lugar por tal hecho, el servidor deberá responder el bien con otro de igual naturaleza y características o pagarlo a su valor actual de mercado. De no hacerlo se le descontará este valor de sus remuneraciones o de cualquier otro valor que tuviera a su favor en la entidad, de acuerdo al Reglamento General de Bienes del Sector Público. Para constancia de lo actuado y en fe de conformidad y aceptación, suscribe la presente acta en dos ejemplares de igual tenor y efecto las personas que han intervenido en esta diligencia. Entregué conforme Recibí conforme
BODEGUERO EEASA SERVIDOR DE LA EEASA
171
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
PÁGINA 26 DE 79
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
EGRESO DE BODEGA
FECHA:
ORDEN DE PEDIDO Nº:
DEPARTAMENTO REQUIRENTE:
CODIGO CONTABLE
CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
CONTABILIZADO:
AUTORIZADO: DESPACHADO: ANOTADO EN KARDEX:
OBERVACIONES: RECIBIDO: NOMBRE: Nº DE CÉDULA:
172
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
PÁGINA 27 DE 79
7. Actividades:
RECEPCIÓN
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Una vez emitida la orden de compra y elaborado o legalizado el contrato, se remite a los bodegueros, para el control y recepción de los bienes de larga duración.
Departamento Financiero
2 Coordina con proveedores y bodegueros la entrega - recepción de los bienes de larga duración.
Área de Compras
3 Planifica anticipadamente el espacio físico para la recepción de los bienes.
Bodeguero
4
Recibe del transportista la Guía de Remisión o Nota de Entrega y las compara con los documentos habilitantes, sea orden de compra o contrato y si hay conformidad, los bienes de larga duración son contados, clasificados, inspeccionados por el fiscalizador de acuerdo a cada contrato y ubicados en el espacio provisional señalado para el efecto. Si los bienes de larga duración no son conformes, de acuerdo a la especificación técnica, o tienen defectos, emitirá el Informe de Novedades, comunicando del particular al Área de Compras, para que solicite el cambio o reposición respectiva, mientras tanto los materiales permanecerán en custodia. Si los bienes de larga duración corresponden a las especificaciones, pero no guardan relación con las cantidades, se realiza la recepción parcial con la emisión del informe de recibo correspondiente.
Bodeguero
173
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
PÁGINA 28 DE 79
ALMACENAMIENTO
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1
Cumplida la verificación de las
características de los bienes de larga
duración. Ubica los mismos
debidamente agrupados por clases,
tipos, volumen, peso, en los sitios
asignados para el efecto.
Bodeguero
2
Registra la información de los bienes
de larga duración en el Sistema
Informático Financiero, SIF, Modulo de
Bodegas.
Bodeguero
3
Comunica a las Áreas que los bienes
de larga duración se encuentran
disponibles para su uso.
Bodeguero
4
Si los bienes almacenados por
cualquier circunstancia no están en
condiciones de uso, se consideran
productos no conformes, al efecto se
procede a la identificación respectiva y
si es necesario a su separación para
posteriormente destinarle a la venta,
baja, donación, remate o destrucción
Bodeguero
174
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
PÁGINA 29 DE 79
DESPACHO
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1
Elaboran la solicitud a bodega con firmas de responsabilidad y haciendo constar las partidas presupuestarias aprobadas.
Jefe de Departamento Solicitante
2
Verifica la conformidad de la información contenida en la Solicitud a Bodega y elabora el egreso de bodega en el Sistema Informático Financiero, Módulo de Bodegas. Las acciones realizadas permiten disminuir la existencia contable del stock.
Bodeguero
3
Verifica el estado, condición y cantidad del bien a entregar.
Bodeguero
4
Planifica previamente la entrega de los bienes para lo cual: determinan en lugar donde se encuentran aquellos y seleccionan los medios de apoyo a utilizarse en la medición, conteo, pesaje, manipuleo y traslado de los bienes hasta el lugar de retiro.
Bodeguero
5 Traslada físicamente los materiales al lugar del despacho y realiza la entrega correspondiente
Bodeguero
6 Recibe los bienes previa verificación de especificaciones
Jefe de Departamento Solicitante
7 Legaliza el egreso de bodega. Bodeguero
8
Elabora el informe del movimiento de las bodegas (egreso de bienes) y remite al Departamento Financiero para control y demás tramites.
Bodeguero
9 Realiza el control del egreso de bienes Departamento Financiero
175
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
PÁGINA 30 DE 79
8. Flujogramas: RECEPCIÓN - ALMACENAMIENTO
Departamento Financiero Área de Compras Bodega
NO SI
INICIO
Remite a los bodegueros la
orden de compra y contrato
legalizado, para el control y
recepción de los bienes de
larga duración.
Orden de Compra
Contrato Legalizado
1
2
Coordina con
proveedores y
bodegueros la entrega -
recepción de los bienes
de larga duración.
2
1
Recepta orden de compra y contrato legalizado
Planifica anticipadamente el espacio físico para la recepción de los bienes.
Guía de remisión Orden de Compra
3
Recibe la Guía de Remisión o Nota de Entrega y las compara con los documentos habilitantes, sea orden de compra o contrato.
Cuenta, clasifica los bienes y ubica en el espacio respectivo.
3
1
Orden de Compra Contrato Legalizado
¿Existe conformi
dad?
Realiza informe de
novedades y lo remite
al área de compras.
Recibe informe de
novedades
4
4
Informe de novedades
Solicita cambio o
reposición respectiva de
los bienes de larga
duración.
5
5
176
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
PÁGINA 31 DE 79
Departamento Financiero Área de Compras Bodega
5
Agrupa los bienes por clases, tipos, volumen, peso, en los sitios asignados para el efecto.
Registra la información de los bienes de larga duración en el Sistema Informático Financiero, SIF, Modulo de Bodegas.
Comunica a las Áreas que los bienes de larga duración se encuentran disponibles para su uso.
1
FIN
177
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
PÁGINA 32 DE 79
DESPACHO
Jefe Departamento Solicitante Bodeguero Jefe Departamento Financiero
INICIO
Elabora la solicitud a bodega con firmas
de responsabilidad y haciendo constar
las partidas presupuestarias aprobadas.
Solicitud de bienes
1
2
5
1
Recepta solicitud de bienes con firmas
de responsabilidad
Verifica la conformidad de la información contenida en la Solicitud a Bodega
Elabora el egreso de bodega en el
Sistema Informático Financiero,
Módulo de Bodegas.
Solicitud de bienes
Solicitud de bienes
Verifica el estado, condición y cantidad
del bien a entregar.
Planifica la entrega de los bienes para lo cual: determinan en lugar donde se encuentran aquellos y seleccionan los medios de apoyo a utilizarse en la medición, conteo, pesaje, manipuleo y traslado de los bienes hasta el lugar de retiro.
Traslada físicamente los materiales al lugar del despacho y realiza la entrega correspondiente.
2
5
Recibe los bienes previa verificación de
especificaciones
3
1
178
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
PÁGINA 33 DE 79
Jefe Departamento Solicitante Bodeguero
Jefe Departamento Financiero
3
Legaliza el egreso de bodega.
Elabora el informe del movimiento de las bodegas (egreso de bienes) y remite al Departamento Financiero para control y demás tramites.
Egreso de bienes
Recibe el informe del movimiento de las bodegas
Realiza el control respectivo del egreso de bienes
1
4
4
Egreso de bienes
FIN
179
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
SISTEMA DE REGISTRO
PÁGINA 34 DE 79
1. Objetivo de Control Interno:
Identificar y registrar todas las transacciones válidas comprobando la veracidad en los datos del
documento.
2. Responsables:
Departamento Financiero: Ing. Roberto Salazar
Contadora General: Dra. Silvia Garcés
Jefe Área de Costos: Ing. Paulina Llerena
3. Descripción General:
El Jefe del Área de Costos asumirá la obligación legal, con la información del Custodio de Bienes y
efectuará la conciliación periódica, el cálculo y registro de la depreciación de los bienes de larga
duración.
4. Políticas:
4.1 Los bienes serán registrados utilizando el catalogo general de cuentas considerando las
características generales y al valor de adquisición, años de vida útil, unidad administrativa a la
que prestará servicios, etc.
4.2 El Departamento Financiero establecerá un sistema adecuado para el control contable de los
bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los
retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente. Para el efecto se utilizará el Sistema
Informático Financiero, SIF, Módulo de Bodegas.
4.3 Se efectuará el control, identificación, destino y ubicación de los bienes de larga
duración, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor
general y la verificación física periódica, con lo cual se obtendrá seguridad de su registro y
control oportuno, y servirá para la toma de decisiones adecuadas.
180
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
SISTEMA DE REGISTRO
PÁGINA 35 DE 79
4.4 Los Bodegueros llevarán un registro de los bienes independiente del Departamento
Financiero, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de
iguales características.
4.5 En los primeros días del mes los bodegueros remitirá la cuenta de los bienes en los que
constará el detalle de los movimientos en los inventarios para su respectiva firma de
legalización del Departamento Financiero y Presidencia Ejecutiva.
5. Indicadores de Gestión:
Número de bienes registrados mensualmente Registro de bienes = Número de bienes Totales
181
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
SISTEMA DE REGISTRO
PÁGINA 36 DE 79
6. Documentación:
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
NOTA DA ENTREGA
RECIBO DE: FECHA: ORDEN DE COMPRA Nº:
CÓDIGO CONTABLE
CANTIDAD UNIDAD DE
MEDIDA
DESCRIPCIÓN VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
TOTAL
OBSERVACIONES:
FACTURA Nº:
RECIBIDO POR: FECHA:
182
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
SISTEMA DE REGISTRO
PÁGINA 37 DE 79
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
DETALLE DE DATOS PARA EL REGISTRO DE BIENES
FUNCIÓN:
NATURALEZA:
FECHA DE ADQUISICIÓN:
DESCRIPCIÓN COSTO NOMBRE DEL SERVIDOR
RESONSABLE
CARGO
OBSERVACIONES
183
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
SISTEMA DE REGISTRO
PÁGINA 38 DE 79
8. Actividades
SISTEMA DE REGISTRO Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Recibe copia de la factura o nota de entrega que respalde la adquisición del bien mueble por parte del Área de Compras.
Bodeguero
2
Verifica en sitio que las características del bien adquirido correspondan con las descritas en el documento.
En caso de no corresponderse, notifica la incongruencia al Área de Compras
En caso de corresponderse, coloca la etiqueta de identificación del bien mueble.
Bodeguero
3
Registra en el Sistema Informático Financiero SIF, Modulo Bodegas los datos del bien, tales como función, naturaleza, descripción, costo, fecha de adquisición, número de factura, nombres y cargos que desempeñan los responsables del uso.
Bodeguero
4
Genera mensualmente reportes de inventarios de bienes de larga duración que se encuentran en las bodegas.
Bodeguero
5 Remite reporte de inventarios de bienes al Área de Costos del Departamento Financiero.
Bodeguero
6 Recibe reporte de inventarios de bienes de larga duración Área de Costos
7
Efectúa la conciliación de los activos entre la información contenida en el sistema del modulo de bodegas y la reflejada por el sistema de contabilidad.
Área de Costos
8 Remite al Área de Contabilidad la conciliación de los bienes de larga duración de la institución.
Área de Costos
9 Recibe mensualmente del Área de Costos el reporte de conciliación de los bienes de larga duración.
Área de Contabilidad
10 Verifica que los saldos según el Modulo de Bodegas mostrados en la conciliación de los activos fijos coincidan con los indicados en el sistema de contabilidad.
Área de Contabilidad
11 Si la información de la conciliación de los bienes de larga duración no coincide, suministra al Área de Costos el reporte con la información rendida por esta a fin de que determine los registros que originan las diferencias.
Área de Contabilidad
12 Establecidas las diferencias, el Área de Costos procederá a realizar y rendir los registros contables a que haya lugar, a efecto de solventar las diferencias.
Área de Costos
13 Si la información de la conciliación de los bienes de larga duración coincide con la del sistema de contabilidad se da conformidad a la información contenida en el sistema.
Área de Contabilidad
184
INICIO
Envía copia de la factura o
nota de entrega que respalde
la adquisición del bien
mueble.
Genera mensualmente reportes de inventarios de bienes de larga duración que se encuentran en las bodegas los datos del bien.
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
SISTEMA DE REGISTRO
PÁGINA 39 DE 79
9. Flujograma:
Área de
Compras
Bodeguero Área de Contabilidad Área de Costos
NO
Recibe copia de la factura
o nota de entrega que
respalde la adquisición del
bien mueble.
Copia de Factura
1
Notifica
incongruencias al
área de compras
Verifica en sitio que las
características del bien
adquirido correspondan
con las descritas en el
documento
1
Copia de Factura
¿Confo
rme?
Coloca la etiqueta de identificación del bien mueble.
Registra en el Sistema Informático Financiero SIF, Modulo Bodegas los datos del bien.
1
3
Recibe mensualmente la conciliación de los bienes de larga duración de la institución.
Conciliación de bienes
Verifica que los saldos según el Modulo de Bodegas mostrados en la conciliación de los activos fijos coincidan con los indicados en el sistema de contabilidad.
Da conformidad a la información contenida en el sistema.
Remite al Área de Contabilidad la conciliación de los bienes de larga duración de la institución.
Conciliación de los bienes
Efectúa la conciliación de
los activos entre la
información contenida en
el sistema del modulo de
bodegas y la reflejada por
el sistema de contabilidad
2
Recepta reporte de
inventarios de bienes
Reporte de inventario
3
¿Confo
rme?
Remite informe para corrección
FIN
185
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
SISTEMA DE REGISTRO
PÁGINA 40 DE 79
Área de Compras Bodeguero Área de Contabilidad Área de Costos
Remite reporte de inventarios de bienes al Área de Costos del Departamento Financiero.
2
Reporte de inventario
1
186
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN
PÁGINA 41 DE 79
1. Objetivo de Control Interno:
Realizar la clasificación, codificación y etiquetado de los activos fijos.
2. Responsables:
Presidencia Ejecutiva: Ing. Jaime Astudillo
Departamento Financiero: Ing. Roberto Salazar
Bodega: Sr. Santiago Proaño
3. Descripción General:
El Custodio de Bienes realizará la codificación e identificación individual de los bienes de larga
duración. Los resultados de esta actividad se pondrán en conocimiento de la Administración
General y del Director Administrativo.
4. Procedimientos:
4.1 El bodeguero conjuntamente con el área de costos establecerán una codificación adecuada
que permita una fácil identificación, organización y protección de bienes; y todos estos
llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil
identificación.
4.2 Todo bien deberá estar etiquetados antes de ser entregado a los diferentes departamentos
de la institución.
4.3 Todos los Bienes de Larga Duración deben tener su registro de inventario (etiqueta) en un
lugar visible, con un número único que se conservará de manera permanente para fines de
control y localización física.
4.4 Para realizar la verificación de los bienes de forma rápida y efectiva se utilizará un lector
óptico, el cual estará bajo custodia del Bodeguero, una computadora portátil y una cámara
digital, a fin de realizar de forma óptima el inventario.
187
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN
PÁGINA 42 DE 79
4.5 En caso de deterioro de las etiquetas, rotura o humedad, los responsables de las diferentes
áreas Administrativas reportarán a la Bodega, a fin de que las mismas se reemplacen.
4.6 El bodeguero, mantendrá los registros actualizados, individualizados, numerados,
debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base en el control, localización e
identificación de los mismos.
4.7 Cada servidor será responsable de la protección de los bienes entregados para el
desempeño de sus funciones, por lo que deberá informar en el caso de que se necesite de
mantenimiento preventivo o correctivo.
4.8 Se gestionará la contratación de pólizas de seguro necesarias para proteger los bienes
contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, y verificará periódicamente, a fin de que las
coberturas se encuentren vigentes
5. Indicadores de Gestión:
Bienes identificados (etiquetados) Identificación de Bienes = Bienes Totales
Bienes con fallas en el etiquetado Identificación de Bienes = Bienes Totales
188
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN
PÁGINA 43 DE 79
6. Documentos:
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
TARJETA DE CONTROL DE BIENES
FECHA: DEPARTAMENTO: USUARIO:
CÓDIGO CONTABLE
CÓDIGO DE
BARRAS
DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS VALOR UNITARIO
Entrega conforme:
JEFE DEPARTAMENTAL
Recibí conforme:
USUARIO
OBSERVACIONES:
189
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN
PÁGINA 44 DE 79
7. Actividades:
IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Recibe los bienes en la bodega para abrir un historial de vida útil de cada unos de los bienes emite detalle de inventarios.
Bodeguero
2
Solicita la elaboración de etiquetas con su respectivo código de barras y lector óptico de acuerdo a las políticas establecidas.
Jefe Departamento
Financiero
3 Autoriza la emisión de las etiquetas y entrega directamente al Bodeguero.
Presidente Ejecutivo
4
Revisa listado de bienes, inventariados de acuerdo al reporte del sistema contable, y ubica las áreas donde se procederá a etiquetar.
Bodeguero
5 Procede a etiquetar todos los bienes en la parte posterior lateral derecha, para una identificación rápida
Bodeguero
6 Emite reporte de inventarios actualizado mediante lector óptico.
Bodeguero
7
Actualiza la base de datos del Sistema de Información Financiero SIF en el Módulo Bodegas.
Bodeguero
8 Elabora un acta donde se detalla la ubicación del bien, el código de barras designado y la fecha del levantamiento del inventario actualizado.
Bodeguero
190
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN
PÁGINA 45 DE 79
8. Flujogramas:
Bodeguero Jefe departamento Financiero
Presidente ejecutivo
1
1
Solicita autorización para
la elaboración de
etiquetas con su
respectivo código de
barras y lector óptico de
acuerdo a las políticas
establecidas.
2
2
Recepta la solicitud
Autoriza la emisión de las
etiquetas y entrega
directamente al
Bodeguero.
Emite reporte de inventarios
actualizado mediante lector
óptico.
3
Revisa listado de bienes,
inventariados de acuerdo al
reporte del sistema contable,
y ubica las áreas donde se
procederá a etiquetar.
Procede a etiquetar todos los
bienes en la parte posterior
lateral derecha, para una
identificación rápida.
3
1
Detalle de inventario
INICIO
Recibe los bienes en la
bodega para abrir un historial
de vida útil de cada unos de
los bienes emite detalle de
inventarios.
191
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN
PÁGINA 46 DE 79
Bodeguero Jefe departamento
Financiero Presidente ejecutivo
Actualiza la base de datos del
Sistema de Información
Financiero SIF en el Módulo
Bodegas.
Elabora un acta donde se
detalla la ubicación del bien,
el código de barras designado
y la fecha del levantamiento
del inventario actualizado.
1
Acta de detalle de inventario
FIN
192
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
UTILIZACIÓN Y CONTROL DE VEHÍCULOS
PÁGINA 47 DE 79
1. Objetivo de Control Interno:
Garantizar el buen uso por parte del responsable del vehículo, y que sea utilizado
exclusivamente para uso oficial de la entidad.
2. Responsables:
Presidencia Ejecutiva: Ing. Jaime Astudillo
Departamentos Requirentes
Jefe De transportes: Sr. José Carrasco
3. Descripción General:
Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de
recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño
de funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines
personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.
4. Políticas:
4.1 Los vehículos llevarán el logotipo de la Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro
Norte S.A, sus respectivas placas oficiales, y serán conducidos exclusivamente por choferes
profesionales, que son responsables de su cuidado, mantenimiento preventivo básico y del
cumplimiento de las leyes tránsito.
4.2 El Jefe de Transporte, está facultado para autorizar la movilización de los vehículos. Los
funcionarios que deban cumplir con una comisión que implique viáticos, o subsistencias,
deberán tramitar, con al menos cuarenta y ocho horas de anticipación la respectiva “Orden de
Movilización”, previo visto bueno del Presidente Ejecutivo.
193
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
UTILIZACIÓN Y CONTROL DE VEHÍCULOS
PÁGINA 48 DE 79
4.3 La Orden de Movilización se emitirá en formularios pres impresos y pre numerados, y en
ningún caso la Orden de Movilización tendrá carácter permanente, indefinido y sin
restricciones.
4.4 Cuando el vehículo se destine a comisión, la responsabilidad por el cuidado, protección y
mantenimiento del mismo corresponderá al jefe de la comisión y al conductor, al término de
la jornada de trabajo o de la comisión, los vehículos se guardarán en los patios de la
Institución o en los garajes autorizados.
4.5 Para la movilización de los vehículos oficiales, fuera de la sede donde los funcionarios
ejercen habitualmente sus funciones, las Órdenes de Movilización serán emitidas por la
máxima autoridad o el servidor delegado para el efecto que podrá ser el Jefe de Transportes y
tendrán una vigencia no mayor de 5 días hábiles.
4.6 En horas no laborables el guardián de turno anotará en el “Libro de novedades”, la hora
de entrada o salida de los vehículos y solicitará que el conductor registre su nombre y firma.
4.7 El cuidado y mantenimiento mecánico de los vehículos, se lo efectuará en los talleres de
la Institución y podrá ser preventivo y correctivo; el primero se lo realizará en forma
periódica y programada, antes de que ocurra el daño; el segundo se lo efectuará al ocurrir
estos eventos. Para tales fines se utilizará el formulario “Control de mantenimiento”, en el
que constarán los datos de la última revisión o reparación y el aviso de la fecha en que debe
efectuarse el siguiente.
El ingeniero mecánico de la EEASA, y el chofer designado, serán solidariamente
responsables del mantenimiento, custodia y control del parque automotor de la Institución.
194
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
UTILIZACIÓN Y CONTROL DE VEHÍCULOS
PÁGINA 49 DE 79
4.8 El conductor designado de la EEASA diariamente revisará y controlará el vehículo
asignado a su custodia, observará los niveles de aceite, agua y demás lubricantes, la presión y
estado de los neumáticos, accesorios, así como también cuidará el aseo interior y exterior del
vehículo. Además será responsable del chequeo de todas las partes mecánicas y eléctricas del
automotor.
4.9 Los vehículos de la Institución podrán repararse en talleres particulares, únicamente por
falta de personal especializado, insuficiencia de equipos herramientas y/o accesorios, y por
convenios de garantía de uso.
5. Indicadores de Gestión:
Vehículos reportados con daños Control de Vehículos = Total Vehículos
Vehículos reportados como robados Control de Vehículos = Total Vehículos
195
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
UTILIZACIÓN Y
CONTROL DE VEHÍCULOS
PÁGINA 50 DE 79
6. Documentos:
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
ORDEN DE MOVILIZACIÓN
LUGAR Y FECHA: _______________________________________________________
HORA DE EMISIÓN: _____________________________________________________
MOTIVO DE LA MOVILIZACIÓN: _________________________________________
LUGAR DE ORIGEN: ______________________ LUGAR DE DESTINO: ______________________
TIEMPO DE DURACIÓN DE LA COMISIÓN: ___________________________
NOMBRES Y APELLIDOS DEL CONDUCTOR: _________________________ C.I. _______________
NOMBRES Y APELLIDOS DEL SERVIDOR
PÚBLICO A CARGO DE QUIEN ESTA EL
VEHICULO Y NÚMERO DE CEDULA: _____________________________________
DESCRIPCIÓN DEL VEHÍCULO MARCA COLOR NÚMERO DE PLACA
NOMBRE Y APELLIDOS DEL FUNCIONARIO QUE EMITIO LA ORDEN
FIRMA DE AUTORIZACIÓN:
196
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
UTILIZACIÓN Y
CONTROL DE VEHÍCULOS
PÁGINA 51 DE 79
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE VEHÍCULOS
VEHÍCULO Nº PLACA Nº DEPARATAMENTO:
FECHA
HORA KILOMETRAJE DESCRIPCIÓN DEL
RECORRIDO
FIRMA
OBSERVACIONES SALIDA LLEGADA SALIDA LLEGADA
197
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
UTILIZACIÓN Y
CONTROL DE VEHÍCULOS
PÁGINA 52 DE 79
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
PARTE DE NOVEDADES Y ACCIDENTES
FECHA DEL ACCIDENTE HORA LUGAR
VÍCTIMAS DAÑOS MATERIALES TESTIGOS
SI NO
CIRCUNSTANCIAS DEL ACCIDENTE
No respetó el semáforo
Estaba mal estacionado
Invadió carril
Se quedó sin frenos
Otros
OBSERVACIONES:
Firma del conductor
198
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
UTILIZACIÓN Y
CONTROL DE VEHÍCULOS
PÁGINA 53 DE 79
7. Actividades:
CONTROL DE VEHÍCULOS OFICIALES
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Elabora la orden de movilización y salvoconducto no mayor
a cinco días detallando conductor, lugar de trabajo,
vehículo y asignación de combustible.
Jefe Departamento
requirente
2 Aprueba la orden de movilización vehicular y entrega al jefe
de transporte.
Presidente Ejecutivo
3 Recibe documentación con 48 horas de anticipación a la
movilización del vehículo en días no laborables.
Jefe de Trasportes
4
Emite el registro de entrada y salida de vehículos
detallando las características del vehículo, herramientas de
emergencia, matrícula vigente, Soat, y tarjeta del seguro
vehicular.
Jefe de Trasportes
5 Verifica que el vehículo que se encuentre en óptimas
condiciones para el desarrollo de las actividades asignadas
fuera del horario normal de trabajo.
Departamento
requirente
6 Autoriza la salida del vehículo del parque automotor de la
entidad.
Jefe de Trasportes
7
Cumple con las actividades exclusivamente oficiales de la
entidad.
Departamento
requirente
8 Entrega el vehículo al Jefe de Transportes Departamento
requirente
9 Verifica el estado del vehículo y si no existen novedades, lo
guarda en el lugar correspondiente, caso contrario elabora
el parte de novedades y accidentes y lo remite al
Presidente Ejecutivo.
Jefe de Trasportes
199
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
UTILIZACIÓN Y
CONTROL DE VEHÍCULOS
PÁGINA 54 DE 79
8. Flujograma: Jefe Departamento requirente Presidente ejecutivo Jefe de Transportes
INICIO
Elabora la orden de
movilización y salvoconducto
no mayor a cinco días
detallando conductor, lugar
de trabajo, vehículo y
asignación de combustible.
Orden de movilización
1
1
Recepta orden de
movilización
Aprueba la orden de
movilización vehicular y
entrega al jefe de
transporte.
Orden de movilización
2
Recibe documentación con 48 horas
de anticipación a la movilización del
vehículo en días no laborables.
Emite el registro de entrada y salida
de vehículos detallando las
características del vehículo.
Registro de entrada y salida de
vehículos
Verifica que el vehículo que
se encuentre en óptimas
condiciones para el
desarrollo de las actividades
asignadas.
3 2
Orden de movilización
Orden de movilización
3
4
4
Autoriza la salida del vehículo del
parque automotor de la entidad.
5
5
Cumple con las actividades
exclusivamente oficiales de la
entidad.
5
Entrega el vehículo al Jefe de
Transportes
Recibe y verifica el estado del
vehículo
¿Conf
orme?
Guarda vehículo
en el lugar
correspondiente
de Transportes
FIN
Elabora el parte de
novedades y accidentes
y lo remite al Presidente
Ejecutivo.
200
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
CONSTATACIONES
FÍSICAS
PÁGINA 55 DE 79
1. Objetivo de Control Interno:
Comprobar la veracidad y certeza de los bienes físicamente que se encuentran en la entidad, a fin
de mantener actualizados en forma permanente los inventarios de Bienes de Larga Duración.
2. Responsables:
Presidencia Ejecutiva: Ing. Jaime Astudillo
Departamento Financiero: Ing. Roberto Salazar
Bodeguero: Sr. Santiago Proaño
Área de Contabilidad: Dra. Silvia Garcés
3. Descripción General:
La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar
constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración.
4. Políticas:
4.1 El Bodeguero de la EEASA, tendrá la obligación de presentar los inventarios actualizados
de los bienes, que están bajo su custodia y responsabilidad cada seis meses en junio y
diciembre de cada año, o en el momento que sea requerido.
4.2 El jefe del departamento financiero de la EEASA, es el responsable del registro, control,
actualización y evaluación posterior de los inventarios, procurando mantener la información
adecuadamente archivada.
201
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
CONSTATACIONES
FÍSICAS
PÁGINA 56 DE 79
4.3 El Jefe del Departamento Financiero solicitará al, que por lo menos una vez al año, se
realice la constatación física de los bienes. Presidente Ejecutivo designará una comisión que
realice la constatación, y estará conformada por servidores independientes de aquellos que
tienen a su cargo el registro y control de los bienes. El Presidente Ejecutivo solicitará al
Departamento de Auditoría Interna de la EEASA, la designación de un delegado, para que
participe en calidad de observador, a fin que los procedimientos sean evaluados de
conformidad con las normas vigentes.
4.4 De esta diligencia se elaborará un acta, y las diferencias que se obtengan durante el
proceso de constatación física y conciliación serán investigadas, y luego se registrarán los
ajustes respectivos, previa autorización del Presidente Ejecutivo de la EEASA. Se identificará
además los bienes en mal estado o fuera de uso para proceder a la baja de estos.
4.5 Si la constatación física lo realizan empresas privadas se lo realizará siempre y cuando la
entidad cuente con partida presupuestaria correspondiente para efectuar dichos gastos.
5. Indicadores de Gestión:
Bienes Faltantes Constataciones Físicas = Bienes Registrados Totales
202
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
CONSTATACIONES
FÍSICAS
PÁGINA 57 DE 79
6. Documentos:
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
MOVIMIENTO INTEGRAL DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
SALDO
AL
ADICIONES TRANSF. DE OBRAS EN
CONSTRUCCIÓN
BAJAS Y
REINGRESO NETO
AJUSTES
COSTO TOTAL COMPRAS COSTOS LIQUIDACIONES
DEPRECIACIÓN ACUMULADA
SALDO
AL
GASTO DEPRECIACIÓN
BAJAS
AJUSTES
TOTAL
ADICIONES TRANSF. DE OBRAS EN
CONSTRUCCIÓN
DEPRECIACIÓN DEL AÑO
AJUSTES
203
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
CONSTATACIONES
FÍSICAS
PÁGINA 58 DE 79
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
ACTA DE CONSTATACIÓN FÍSICA
En la ciudad de ………., a los … días del mes de ….. del año …., los señores ……., debidamente
autorizado por ……..., Auditor General de la Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte
S.A.; el ……….., delegado del Departamento de Operación y Mantenimiento,…………..,
delegado del Departamento de Relaciones Industriales; , nos constituimos en unidad de acto en el
local en el que se encontraban los materiales objeto de la diligencia, (bodega), para efectuar la
constatación física de los bienes de larga duración, trámite que efectivamente se cumplió en
atención a la solicitud realizada por el ……………mediante memorando Nº ……, de fecha
………..
Las novedades encontradas se detallan en el documento adjunto.
Cumplida la inspección, calificación de los bienes, los intervinientes dejan constancia del
particular en la presente ACTA levantada para el efecto.
___________________________ ______________________________
D. de Relaciones Industriales D. de Operación y Mantenimiento
204
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
CONSTATACIONES
FÍSICAS
PÁGINA 59 DE 79
7. Actividades:
CONSTATACIONES FÍSICAS
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Revisa la planificación anual y elabora los ordenamientos a seguir para la constatación física de los bienes de larga duración.
Jefe Departamento
Financiero
2
Designa un equipo de trabajo independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los bienes.
Presidente Ejecutivo
3 Entrega inventario detallado de bienes de larga duración emitido por el sistema contable de la entidad al equipo de trabajo.
Jefe Departamento
Financiero
4
Proceden a revisar las áreas asignadas e identifica el bien plenamente.
Equipo de Trabajo
5 Etiqueta bienes que no estén identificados y deberá anotar las observaciones, o cualquier novedad.
Equipo de Trabajo
6 Emite un informe detallando los bienes faltantes, sobrantes, obsoletos, en desuso, e inservibles para justificarlos o se proceda a la baja de los mismos.
Equipo de Trabajo
7 Identifica los bienes faltantes, justifica la ausencia de los mismos antes de que se emita el informe definitivo.
Bodeguero
8
Dispone se proceda a dar de baja los bienes que detalla en la actividad 5.
Presidente Ejecutivo
9 Presentan los anexos de la constatación física valorados en base al costo de los bienes registrados en el respectivo inventario.
Equipo de Trabajo
10 Culmina la toma física, se entrega un listado con las observaciones definitivas y firmado por los responsables de la actividad dando fe de lo actuado.
Equipo de Trabajo
11 Emiten informe definitivo con sus correspondientes anexos debidamente legalizados, tanto por el Equipo de Trabajo como por Jefe Departamento Financiero.
Equipo de Trabajo
12 Aprueba el informe con los resultados finales y dispondrá se realicen los ajustes necesarios.
Presidente Ejecutivo
13 Consolida y ajusta los resultados con los saldos que a la fecha de corte mantenga contabilidad.
Contadora
205
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
CONSTATACIONES
FÍSICAS
PÁGINA 60 DE 79
8. Flujograma:
Jefe Departamento
Financiero Presidente Ejecutivo
Equipo de Trabajo Bodeguero Contadora
INICIO
Revisa la planificación
anual y elabora los
ordenamientos a seguir
para la constatación
física de los bienes de
larga duración.
Planificación anual
1
1
Designa un equipo de
trabajo independiente
de aquel que tiene a su
cargo el registro y
manejo de los bienes.
2
3
Recibe inventario detallado
de bienes de larga duración
Proceden a revisar las áreas
asignadas e identifica el bien
plenamente.
Etiqueta bienes que no estén
identificados y deberá
anotar las observaciones, o
cualquier novedad.
Informe detallado de bienes
Dispone se proceda a
dar de baja los bienes
que detalla en la
actividad 5.
4 3
Emite un informe detallando
los bienes faltantes,
sobrantes, obsoletos, en
desuso, e inservibles para
justificarlos o se proceda a la
baja de los mismos.
Entrega inventario
detallado de bienes de
larga duración emitido
por el sistema contable
de la entidad al equipo
de trabajo.
2
Inventario detallado
Inventario detallado
4
Identifica los bienes
faltantes, justifica la
ausencia de los
mismos antes de que
se emita el informe
definitivo.
5
5
6
6
Recibe autorización para
proceder a la baja de los
bienes.
1
8
Consolida y
ajusta los
resultados con
los saldos que a
la fecha de
corte mantenga
contabilidad.
Recibe informe
final aprobado
por presidente
ejecutivo.
Informe final
FIN
206
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
CONSTATACIONES
FÍSICAS
PÁGINA 61 DE 79
Jefe Departamento
Financiero Presidente Ejecutivo
Equipo de Trabajo Bodeguero Contadora
7
Recibe informe
definitivo de bienes
7
Presentan los anexos de la
constatación física valorados
en base al costo de los
bienes registrados en el
respectivo inventario.
Culmina la toma física, se
entrega un listado con las
observaciones definitivas y
firmado por los responsables
de la actividad dando fe de
lo actuado.
Informe definitivo de bienes
Aprueba el informe con
los resultados finales y
dispondrá se realicen
los ajustes necesarios.
Emiten informe definitivo
con sus correspondientes
anexos debidamente
legalizados, tanto por el
Equipo de Trabajo como por
Jefe Departamento
Financiero.
Anexos de constatación
física
8
1
Informe definitivo de
bienes
Envía informe final
aprobado a la
contadora.
207
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
VENTA
PÁGINA 62 DE 79
1. Objetivo de Control Interno:
Mantener actualizado los inventarios de bienes de larga duración de la entidad a través de la
depuración de los mismos, aplicando las medidas de control correspondiente.
2. Responsables:
Presidencia Ejecutiva: Ing. Jaime Astudillo
Departamento Financiero: Ing. Roberto Salazar
Área de Contabilidad: Dra. Silvia Garcés
Delegado Jurídico
Bodeguero: Sr. Santiago Proaño
3. Descripción General:
Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los procedimientos fijados en las
leyes y reglamentos sobre la materia.
4. Políticas:
4.1 Se considerará los bienes de los cuales se hubiera convocado anteriormente dos veces a
remate y no hubiere interesados. De igual forma se consideraran los bienes de tan poco valor
que el remate no satisfaga ni al menos los gastos del mismo.
4.2 La Junta de Remates, estará conformada por el Presidente Ejecutivo o su delegado, el
Director del Departamento Financiero y el Director Jurídico quien actuara como secretario de
la Junta.
4.3 Se fijara la base de la venta, el 50% del valor fijado para el remate o en el caso de los
bienes que por su reducido costo no ameritaron remate el 100% de su valor.
4.4 Los interesados en la venta directa deberán incluir el 10% del valor de la oferta en el
sobre, valor que será en efectivo o cheque certificado.
4.5 Si el adjudicatario no realiza en 24 horas el pago de la venta directa, se declara desierta
la venta en privado. En este caso aplicará la venta directamente sin ningún procedimiento.
208
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
VENTA
PÁGINA 63 DE 79
4.6 La publicidad de la venta directa se realizará localmente por medio de letreros, sin
utilizar la prensa, no podrán participar del remate empleados ni funcionarios de la EEASA, ni
sus cónyuges o convivientes, ni parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y
segundo de afinidad.
4.7 No se adjudicará a la oferta más alta si no aplicando la preferencia y orden siguiente a)
Entidades y organismos del sector público; b) Servicios sociales, asociaciones, cooperativas
o comisariatos de las entidades u organismos del sector público; c) Asociaciones o
cooperativas de trabajadores, comunidades campesinas legalmente constituidas; y, d)
Particulares.
4.8 Los registros contables derivados de las bajas de bienes, deberán ser comparados y
controlados con los movimientos de bajas de control de bienes de manera regular.
5. Indicadores de Gestión:
Total bienes vendidos Venta de Bienes = Total Bienes dados de baja
Precio de venta del bien Venta de Bienes = Valor real del bien
209
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
VENTA
PÁGINA 64 DE 79
6. Documentos:
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
ACTA DE COMPRA - VENTA
En la ciudad de _________________ , a __________de __________ de _______ comparecen por una parte, y en su calidad de vendedor ___________ Sr./ Sra. ________________________________,mayor de edad, de estado civil ___________ , con domicilio ubicado en _______________. Y por la otra, Sr./ Sra. ______________________________ y en su calidad de comprador (a/es/as),mayor de edad, de estado civil ______________ ,,con domicilio ubicado en __________________ que manifiestan estar al corriente del pago del impuesto sobre la renta, para dejar formalizado el siguiente contrato de compra venta, al tenor de las siguientes cláusulas:
CLÁUSULAS
PRIMERA.- Manifiesta el vendedor Sr./Sra.__________________________________ que es dueño único y exclusivo, en
legítima propiedad de ______________________________.
SEGUNDA.- Con los datos antes expuestos, sigue manifestando el vendedor el Sr./ Sra. ___________________________
ser su deseo de transmitir la propiedad de ___________________ citado en la cláusula anterior, al comprador el Sr.
/Sra. ____________________________ lo cual realiza por medio del presente contrato de Venta y compra o, lo que es
lo mismo, concurso de la oferta y aceptación o consenso en la cosa objeto del contrato, "con cuanto sea accesorio e
inherente a la misma, y cuya situación jurídica, física y registral conocen". Si se efectúa la venta o no libre de cargas y
gravámenes _____________________.
TERCERA.- El comprador Sr./Sra. _______________, manifiesta su conformidad con la transmisión del dominio de dicho
bien antes referido, aceptando la misma y declarando, además, que el bien de referencia satisface las condiciones
indispensables para su uso y al efecto ha sido revisado por un perito por él designado el Sr.___________________.
CUARTA.- El precio de la compraventa y forma de pago.
Y en prueba de conformidad firman el presente documento, por ___ (ejemplares cuantos sean para las partes contratantes), en el lugar y fecha al principio indicados.
210
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
VENTA
PÁGINA 65 DE 79
7. Actividades:
VENTA
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Informa al Presidente Ejecutivo de los bienes sometidos a
remate por dos ocasiones fallidas y de aquellos bienes
que por su poco valor no ameritan el remate.
Jefe Departamento
Financiero
2
Dispone la enajenación de bienes mediante Venta
Directa.
Presidente Ejecutivo
3 Emite la Resolución y delega al Director Jurídico para que actúe en representación de este en el proceso de venta directa de los bienes.
Presidente Ejecutivo
4 Señala el lugar, fecha y hora límite para la recepción de
las ofertas en sobre cerrado. Publica carteles ubicados en
lugares determinados.
Presidente Ejecutivo
5
Recibe las ofertas y registra en cada sobre la fe de
presentación con el día y hora en que los reciba. Abre los
sobres en presencia de los interesados, lee las
propuestas, las califica y adjudica la oferta que goce de
preferencia y conveniencia.
Director Jurídico
Delegado
6 Notifica la Adjudicación a todos los oferentes y al
adjudicatario. Suscriben el Acta con el Adjudicatario.
Director Jurídico
Delegado
7 Deposita los valores entregados por el adjudicatario y da
la orden de entregar los bienes vendidos al postor
adjudicado.
Jefe Departamento
Financiero
8
Entrega los bienes vendidos al adjudicatario y remite los
documentos a contabilidad.
Bodeguero
9 Contabiliza la baja del bien rematado por sobre cerrado y
el depósito de dinero por pago.
Contadora
10 Registra la baja del bien en la ficha de control de Bienes
de Larga Duración.
Bodeguero
211
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
VENTA
PÁGINA 66 DE 79
8. Flujograma:
Jefe Departamento
Financiero Presidente Ejecutivo Director Jurídico
Delegado Bodeguero Contadora
INICIO
Informa al Presidente
Ejecutivo de los bienes
sometidos a remate por
dos ocasiones fallidas y
de aquellos bienes que
por su poco valor no
ameritan el remate.
1
1
Dispone la enajenación
de bienes mediante
Venta Directa.
2
Recibe las ofertas y registra
en cada sobre la fe de
presentación con el día y
hora en que los reciba
Abre los sobres en presencia
de los interesados, lee las
propuestas, las califica y
adjudica la oferta que goce
de preferencia y
conveniencia.
Acta de compra - venta
Emite la Resolución y
delega al Director
Jurídico para que actúe
en representación de
este en el proceso de
venta directa de los
bienes.
3
2
Notifica la Adjudicación a
todos los oferentes y al
adjudicatario. Suscriben el
Acta con el Adjudicatario.
Señala el lugar, fecha y
hora límite para la
recepción de las ofertas
en sobre cerrado.
Publica carteles
ubicados en lugares
determinados.
4
Entrega los bienes
vendidos al
adjudicatario y remite
los documentos a
contabilidad.
3
Deposita los valores
entregados por el
adjudicatario y da la
orden de entregar los
bienes vendidos al
postor adjudicado.
Autoriza al bodeguero la
entrega de los bienes
vendidos.
4
Documentos de
respaldo
5
5
Contabiliza la baja
del bien rematado
por sobre cerrado
y el depósito de
dinero por pago.
6
6
Registra la baja del
bien en la ficha de
control de Bienes de
Larga Duración.
Ficha de control de
bienes
FIN
212
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
MANTENIMIENTO
PÁGINA 67 DE 79
1. Objetivo de Control Interno:
Mantener los bienes de larga duración en un estado óptimo de funcionamiento y prolongar su
vida útil.
2. Responsables:
Presidencia Ejecutiva: Ing. Jaime Astudillo
Departamento Financiero: Ing. Roberto Salazar
Departamento de Operación y Mantenimiento:
Bodeguero: Sr. Santiago Proaño
3. Descripción General:
Es obligación del custodio del bien su adecuado mantenimiento, cuidado, conservación y buen uso de
los bienes que se le hubieren encomendado, por lo que, cuando apreciare que éstos requieran los
arreglos menores o se hallare en mal estado, solicitará a Presidencia Ejecutiva disponga se realice la
respectiva reparación.
4. Políticas:
4.1 La entidad diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin
de no afectar la gestión operativa de la entidad.
4.2 Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto
de la eficiencia de tales programas, así como que se cumplan sus objetivos.
4.3 La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estará
debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el
servicio.
4.4 Deberá mantener un archivo actualizado de los registros que contienen el historial del
mantenimiento de los bienes muebles, vehículos y otros, mediante el empleo de formularios
adecuados.
213
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
MANTENIMIENTO
PÁGINA 68 DE 79
4.5 Es importante que se efectúen inspecciones de los sistemas de servicios para comprobar su
estado y las condiciones de su funcionamiento, con el propósito de agilitar las operaciones de
mantenimiento.
5. Indicadores de Gestión:
Mantenimientos realizados Gestión de mantenimientos = Mantenimientos Programados
Solicitudes Mantenimiento Atendidas Eficiencia en el mantenimiento = Solicitudes de Mantenimientos Recibidas
Mantenimientos efectuados fuera de la empresa Mantenimientos fuera de la empresa = Total Mantenimientos realizados
214
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
MANTENIMIENTO
PÁGINA 69 DE 79
6. Documentos:
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
REGISTRO DEL LICENCIAMIENTO DEL SOFTWARE DE EQUIPOS INFORMÁTICOS
CÓDIGO DE
ACTIVO FIJO
IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO
DESCRIPCIÓN DEL
CONTENIDO
NÚMERO DE
VERSIÓN
NÚMERO DE SERIE
NOMBRE DEL
PROVEEDOR
FECHA DE ADQUISICIÓN
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
NOMBRE DEL SOLICITANTE: _____________________________
DEPARATAMENTO AL QUE PERTENECE: ___________________
FECHA DE SOLICITUD: __________________________________
Código del Bien
Descripción
Inconveniente presentado
Firma del solicitante
215
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
MANTENIMIENTO
PÁGINA 70 DE 79
7. Actividades:
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Elabora el Plan Anual de Mantenimiento de Equipos con cronogramas, financiamiento y envía a Presidencia Ejecutiva para su aprobación.
Departamento de Operación y Mantenimiento
2 Revisa y aprueba el Plan Anual de Mantenimiento de Equipos. Presidencia Ejecutiva
3 Solicita al Departamento de Operación y Mantenimiento la revisión de los daños ocasionados en el equipo.
Departamento Requirente
4
Realiza el detalle de las partes o repuestos a utilizar y el trabajo a realizar, en caso de que no se pueda realizar la reparación del bien, solicita la autorización de las correspondientes unidades administrativas y del Bodeguero de la entidad, para la reparación de los equipos en talleres particulares
Departamento de Operación y Mantenimiento
5 Recibe la solicitud y recepta cotizaciones de precios para la ejecución del procedimiento. Escoge la mejor propuesta y remite a Presidencia Ejecutiva para su autorización.
Departamento Financiero
6 Revisa la solicitud y autoriza el proceso con sumilla en memorando. Presidencia Ejecutiva
7 Entrega el bien con los documentos de respaldo de la persona que ha entregado el equipo y del taller que lo recibió.
Bodeguero
8 Recepta el bien con la respectiva factura e informe del trabajo realizado, revisa que funcione correctamente y remite los documentos al Departamento Financiero para que efectúe el pago.
Bodeguero
9 Ejecuta el pago y registra la transacción. Departamento Financiero
10 Realiza trámites para la devolución del bien a la unidad que solicitó su reparación
Bodeguero
11 Recepta el bien que fue reparado con los documentos respectivos que acrediten su normal funcionamiento.
Departamento Requirente
216
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
MANTENIMIENTO
PÁGINA 71 DE 79
8. Fluograma: Departamento de
Operación y Mantenimiento
Presidencia Ejecutiva
Departamento Requirente
Departamento Financiero
Bodeguero
NO
INICIO
Elabora el Plan Anual de
Mantenimiento de
Equipos con
cronogramas,
financiamiento y envía a
Presidencia Ejecutiva
para su aprobación.
1
2
Solicita al
Departamento de
Operación y
Mantenimiento la
revisión de los daños
ocasionados en el
equipo.
Plan anual de
mantenimiento 3
3
Realiza el detalle de las
partes o repuestos a
utilizar y el trabajo a
realizar.
4
¿Puede
realizar
trabajo?
Solicita autorización
para reparación en
talleres particulares
Realiza
reparación
4
Recibe la solicitud y
recepta cotizaciones
de precios para la
ejecución del
procedimiento.
Escoge la mejor
propuesta y remite a
Presidencia Ejecutiva
para su autorización.
5
Cotizaciones
1
Recibe Revisa y
aprueba el Plan Anual
de Mantenimiento de
Equipos.
2
Plan anual de
mantenimiento
5
Revisa la solicitud y
autoriza el proceso con
sumilla en memorando
6
6
Entrega el bien con los documentos de respaldo de la persona que ha entregado el equipo y del taller que lo recibió.
Documentos de respaldo
Recepta el bien con la respectiva factura e informe del trabajo realizado, revisa que funcione correctamente y remite los documentos para que efectúe el pago
Factura Informe de trabajo
realizado
7
7
Recepta los
documentos, ejecuta
el pago y registra la
transacción.
Factura
8 8
Realiza trámites para la devolución del bien a la unidad que solicitó su reparación
9
9
Recepta el bien que
fue reparado con los
documentos
respectivos que
acrediten su normal
funcionamiento.
217
MANUAL DE
PROCESOS DE ADQUISICIÓN,
MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
BAJA DE BIENES
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1. Objetivo de Control Interno:
Ejecutar eficientemente la baja de los bienes a fin de evitar que los mismos ocasionen daños y
desperdicio del espacio físico de la bodega.
2. Responsables:
Presidencia Ejecutiva: Ing. Jaime Astudillo
Departamento Financiero: Ing. Roberto Salazar
Área de Contabilidad: Dra. Silvia Garcés
Área de Costos:
3. Descripción General:
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de
pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.
4. Políticas:
4.1 El bodeguero de la EEASA, enviará una comunicación al Jefe del Departamento
Financiero, en la que se describen los bienes que a su criterio se encuentran inservibles,
obsoletos o hubiesen dejado de usarse y si éstos son susceptibles de enajenación o baja.
4.2 Jefe del Departamento Financiero enviará comunicación al Presiden Ejecutivo, y este
delegará a un funcionario de su dirección, que no sea directamente responsable de su
custodia, para que inspeccione los bienes.
4.3 El servidor delegado, realizará la inspección, de ser necesario con la ayuda de técnicos
en la materia y elaborará el informe correspondiente, en el que describirá el estado de los
bienes y si éstos son inservibles, obsoletos o han dejado de usarse y sugerirá la baja o la
modalidad de la enajenación según corresponda.
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DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
BAJA DE BIENES
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4.4 Recibe, el informe de inspección y si éste no justifica la enajenación o baja, archivará el
pedido y comunicará del particular a bodega. Si del informe se desprende que se justifica su
enajenación, sea mediante remate al martillo, sobre cerrado, transferencia gratuita o que se
den de baja, el Presidente Ejecutivo autorizará para que se proceda con el trámite respectivo.
4.5 El bodeguero de la EEASA, con el acta de remate, transferencia o donación, legalizará el
acta de entrega-recepción, y contabilidad realizará el registro interno y el egreso del valor de
los bienes.
4.6 Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez
competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja
correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables disminuyendo del
inventario respectivo.
4.7 Si un servidor o servidora que tenga un bien y perdiera o destruyera de manera
injustificada, se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y cuando el caso lo
amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual naturaleza o la
reposición de su valor a precio de mercado.
4.8 La comisión estará integrada por el Jefe del Departamento Financiero, el encargado de
Control de Bienes, servidor o servidora que realizó la inspección de los bienes y con la
participación en calidad de observador de un delegado de la Auditoría Interna de la EEASA.
4.9 La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la entidad,
aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por haber sido expuestos a
acciones de diferente naturaleza, como las siguientes:
Obsolescencia técnica: Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y
avances tecnológicos.
Daño y/o deterioro: Desgaste o afectación de los bienes debido al uso continuo.
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DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
BAJA DE BIENES
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Pérdida, robo y/o sustracción: Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los
controles, y/o circunstancias fortuitas.
Destrucción: Afectación de los bienes por causas ajenas al manejo institucional,
(inclemencias del tiempo, actos de violencia, etc.).
Excedencia: Bienes operativos que no se utilizan y se presume que permanecerán en
la misma situación por tiempo indeterminado.
5. Indicadores de Gestión:
Bienes dados de baja por deterioro Baja de bienes = Total bienes dados de baja
Bienes dados de baja por robo Baja de bienes = Total bienes dados de baja
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
BAJA DE BIENES
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6. Documentos:
EMPRESA ELÉCTRICA AMBATO
REGIONAL CENTRO NORTE S.A.
DETALLE DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE COLOR COSTO HISTÓRICO
DEPRECIACIÓN SALDO
OBSERVACIONES:
FIRMA DE RESPONSABILIDAD
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MANTENIMIENTO Y BAJA DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
BAJA DE BIENES
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7. Actividades:
BAJA POR DETERIORO Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1
Solicita el informe técnico de las condiciones del bien de uso al área de servicios generales o área de sistemas informáticos o en caso de especialistas en la materia.
Área de Costos
2
Elabora informe técnico detallando los motivos para que el bien de uso pueda ser dado de baja o no, luego remite al área de costos.
Servicio general o sistemas
informáticos
3
Recibe el informe técnico y elabora nota interna solicitando la baja de los bienes, el mismo que es enviado conjuntamente con el informe técnico al Departamento Financiero.
Área de Costos
4
Recibe ambos documentos y procede a la inspección y verificación de los bienes de uso determinados para la baja. Estableciendo responsabilidades y notas de cargo si el caso amerita. Finalmente elabora un informe el cual es enviado a Presidencia Ejecutiva.
Departamento Financiero
5 Verifica la veracidad del informe e instruye al director financiero y de recursos humanos y jefe del área de costos realizar los ajustes contables y físicos mediante resolución administrativa.
Presidencia Ejecutiva
6 Autoriza al jefe del área de costos, proceder con la baja de los bienes de uso de los registros físicos y en sistema.
Presidencia Ejecutiva
7
Realiza la baja de bienes correspondiente en los registros físicos y en sistema. Posteriormente la documentación es firmada y sellada y remitida en dos copias al Departamento Financiero y Presidencia Ejecutiva.
Área de Costos
8 Procede a la revisión de la documentación de la baja, para luego firmar y sellar la misma es remitida al Departamento Financiero.
Presidencia Ejecutiva
9 Realiza la baja contable y remite la documentación correspondiente al Departamento Financiero.
Área de Costos
10 Recibe documentación y elabora nota de la baja de bienes, el cual es remitido a Presidencia Ejecutiva.
Departamento Financiero
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PROCESO:
BAJA DE BIENES
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BAJA POR ROBO O HURTO
Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Elabora y remite informe de hurto, robo o pérdida fortuita firmado y sellado por el jefe de área y responsable de la custodia del bien.
Responsable de la custodia del bien
2
Reciben informe de hurto, robo o pérdida fortuita y solicita al área de costos elaborar el informe de las características del bien de uso.
Departamento Financiero
3
Elabora nota interna de informe de las características del bien de uso que haya sido causa de robo, hurto o pérdida fortuita.
Área de Costos
4
Autoriza realizar la denuncia ante las instancias públicas a la Departamento Financiero y realizar una investigación interna complementaria. Ordenara al Área de Costos realizar el cargo contable al responsable de la custodia o uso del bien hasta conocer los indicios de responsabilidad o liberación de la misma.
Presidencia Ejecutiva
5 Extiende cargo contable al responsable de la custodia o uso. Área de Costos
6 Concluida la investigación levantará el acta correspondiente, el mismo que servirá de justificativo para la baja de los registros. Si existe o no indicios de suficientes de responsabilidad se elabora el informe de los mismos; mediante nota interna, ambos documentos serán enviados a Presidencia Ejecutiva.
Departamento Financiero
7
Recibe el acta de investigación concluida y nota interna sobre indicios de responsabilidad o no responsabilidad, solicita mediante nota interna el inicio de acciones legales. En caso de no existir indicios de responsabilidad emite resolución administrativa autorizando se inicie el proceso de bajas de bienes.
Presidencia Ejecutiva
8 Recibe resolución administrativa y solicita al Área de Costos proceder con la baja de bienes correspondientes.
Departamento Financiero
9 Realiza la baja de bienes correspondientes de los registros físicos y en sistema. Posteriormente la documentación es firmada y sellada y remitida en dos copias a Presidencia Ejecutiva.
Área de Costos
10 Revisa, firma y sella la documentación de baja de bienes una copia es devuelta al Área de Costos y la otra es remitida mediante nota interna al Departamento Financiero y para la correspondiente baja contable.
Presidencia Ejecutiva
11 Realiza la baja contable y remite documentación correspondiente al Departamento Financiero.
Área de Costos
12 Recibe documentación y elabora el informe de la baja de bienes, el cual es remitido a Presidencia Ejecutiva.
Departamento Financiero.
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DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
BAJA DE BIENES
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8. Flujogramas: Área de Costos Servicio general o
sistemas informáticos
Departamento Financiero
Presidencia Ejecutiva
INICIO
Solicita el informe técnico de las condiciones del bien de uso al área de servicios generales o área de sistemas informáticos o en caso de especialistas en la materia.
1
1
Elabora informe técnico
detallando los motivos
para que el bien de uso
pueda ser dado de baja
o no, luego remite al
área de costos.
3
Recibe ambos
documentos y procede
a la inspección y
verificación de los
bienes de uso
determinados para la
baja. Informe técnico
4
2
4
3
Estableciendo
responsabilidades y
notas de cargo si el caso
amerita.
Informe técnico
Elabora un informe el
cual es enviado a
Presidencia Ejecutiva.
Autoriza al jefe del área de
costos, proceder con la
baja de los bienes de uso
de los registros físicos y en
sistema.
Verifica la veracidad del
informe e instruye al
director financiero y de
recursos humanos y jefe
del área de costos realizar
los ajustes contables y
físicos mediante
resolución administrativa.
5
Informe Técnico
Nota interna
Recibe el informe técnico y elabora nota interna solicitando la baja de los bienes, el mismo que es enviado conjuntamente con el informe técnico al Departamento Financiero.
5
2
Nota interna para baja de bienes Informe
Resolución administrativa
1 FIN
8
Recibe documentación y
elabora el informe de la
baja de bienes, el cual
es remitido a
Presidencia Ejecutiva.
9
9
Recibe informe de baja
de bienes
Informe
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DE LARGA DURACIÓN
PROCESO:
BAJA DE BIENES
PÁGINA 79 DE 79
Área de Costos Servicio general o
sistemas informáticos
Departamento Financiero
Presidencia Ejecutiva
Realiza la baja de bienes correspondiente en los registros físicos y en sistema.
Firma y sella la documentación y la remite en dos copias al Departamento Financiero y Presidencia Ejecutiva.
6
7
Realiza la baja contable
y remite
documentación
correspondiente al
Departamento
Financiero.
6
Acta de baja de bienes
1
Revisa, firma y sella la
documentación de baja de
bienes una copia es
devuelta al Área de Costos
y la otra es remitida
mediante nota interna al
Departamento Financiero y
para la correspondiente
baja contable.
Acta de baja de bienes
7
8
225
6.8 Administración
Para la implementación de la propuesta, se requiere del apoyo del personal de la
institución, principalmente de los directivos de cada uno de los departamentos y áreas
involucrados en los procedimientos, por lo tanto es importante conocer como se
encuentra estructurada la EEASA para posteriormente definir exactamente el personal
que estará involucrado en el desarrollo de la propuesta.
La estructura orgánica funcional de la EEASA, es jerárquica, y consta de los
departamentos de: Comercialización, Diseño y Construcción, Operación y
Mantenimiento, Relaciones Industriales, Planificación, Financiero, Zona Oriental
Pastaza, Zona Oriental Napo, todos regidos bajo Presidencia Ejecutiva y con la revisión
permanente de Auditoría Interna.
Cada uno de estos departamentos trabajan y se interrelacionan por procesos los cuales
están declarados en el Sistema de Gestión de la Calidad de la EEASA.
A continuación se muestra el organigrama estructural de la empresa:
226
Gráfico 33: Organigrama Estructural EEASA
Fuente: EEASA
Elaborado: EEASA
COMISARIOS AUDITORÍA INTERNA JUNTA GENERAL
PRESIDENCIA EJECUTIVA COMITÉ ADMINISTRATIVO
DIRECTORIO
ASESORÍA JURÍDICA
ARCHIVO SECRETARÍA
ESTUDIOS TÉCNICOS
DRI DIRPLAN
ESTUDIOS ECONÓMICOS TRANSPORTE SERVICIOS GENERALES RECURSOS HUMANOS
DEP. DISEÑO Y
CONSTRUCCIÓN
DEP. ZONA
ORIENTAL
NAPO
DEP. ZONA
ORIENTAL
PASTAZA
DEP.
FINANCIERO
DEP.
COMERCIALIZACIÓN
DEP. OPERACIÓN Y
MANTENIMIENTO
RECURSOS
HUMANOS
ELECTRIFICACI
ÓN URBANA
SUBTRANSMICIÓ
N
GENERACIÓN
SUBTRANSMICIÓ
N Y
SUBRSTACIONES
REDES DE
DISTRIBUCIÓN
REPARACIONES
Y ALUMBRADO
PÚBLICO
TRANSF Y
LINEAS
ENERGIZADAS
CLIENTES CONTABILIDA
D
RECAUDACIÓN
ACOMETIDAS Y
MEDIDORES
AGENCIA
CONTROL DE
PÉRDIDAS
PROCESAMIENT
O
FACTURACIÓN
COMPRAS
PRESUPUEST
O
TESORÍA
BODEGA
SISTEMA Y
COMERCIALIZAC
IÓN
SECCIÓN
TÉCNICA
SISTEMA Y
COMERCIALIZACI
ÓN
SECCIÓN
TÉCNICA
227
Referente a la aplicación de la propuesta se detalla a continuación los departamentos
involucrados y los funcionarios responsables en cada área, y las funciones que
actualmente deben desempeñar cada uno de los servidores de la EEASA.
Presidencia
Tabla 37: Personal del departamento de Presidencia
NOMBRE CARGO QUE OCUPA
Ing. Jaime Astudillo Presidente Ejecutivo
Funciones:
1. Es la unidad encargada de administrar la Empresa con eficiencia, eficacia
y efectividad.
2. El Presidente Ejecutivo es el representante legal de la Compañía y el
responsable por el manejo técnico, económico y administrativo.
Departamento de Planificación
Tabla 38: Personal del departamento de Planificación
NOMBRE CARGO QUE OCUPA
Ing. Luis Marcial Jefe de Sección 3 - Estudios Económicos
Ing. Cristian Marín Jefe de Área 4 - Estudios Técnicos
Ing. René Terán Jefe de Área 4 - Dirección de Planificación
Funciones:
1. Realizar estudios de proyección económica y financiera de la Empresa.
2. Realizar estudios de proyección técnica como construcción, realización
de diseños de nuevas obras, ampliaciones y equipamiento en general, en
coordinación con los requerimientos de los departamentos operacionales
de la Empresa. Cuando no hubiere disponibilidad de hacerlo
228
directamente, recomendar la contratación de tales diseños y/o planes con
firmas especializadas.
3. Recomendar en los casos que amerite la contratación de estudios de las
diferentes proyecciones de la Empresa con firmas consultoras
especializadas, coordinar y fiscalizar su ejecución.
4. Elaborar estudios tarifarios en coordinación con los organismos
correspondientes, recomendar la implementación de nuevos pliegos
tarifarios o cambios a los vigentes.
5. Participar con las otras áreas operativas de la Empresa en la elaboración
de bases para concursos de precios y ofertas para provisión de materiales
y/o equipos, o contratación de servicios de asesoría y/o construcción.
6. Participar en los análisis para la adjudicación de concursos de precios y
ofertas para asesoría, construcción y/o provisión de equipos y materiales.
7. Recomendar a la Presidencia Ejecutiva la aplicación de planes y
programas de obras y su inclusión en el presupuesto de inversiones en
coordinación con los demás departamentos operativos de la Empresa.
8. Asesorar a los demás departamentos sobre la aplicación de los planes de
obras y la marcha económica de los mismos.
Departamento de Auditoría Interna
Tabla 39: Personal del departamento de Auditoría Interna
NOMBRE CARGO QUE OCUPA
Ing. Elena Merino Auditora – Directora Departamental
Ing. Maricela Pérez Auditora
Funciones:
1. Preparar el plan de actividades que será ejecutado en cada ejercicio y
solicitar su aprobación al Directorio.
229
2. Informar anualmente al Directorio sobre el cumplimiento del plan de
actividades.
3. Asesorar a los directivos y ejecutivos de la Empresa dentro de su campo
profesional, aportando opiniones y sugerencias tendientes a orientar las
decisiones o resoluciones.
4. Realizar los trabajos planificados de acuerdo con las normas, técnicas y
procedimientos de auditoría.
5. Programar, desarrollar y administrar las auditorías, analizar sus
resultados y formular recomendaciones a los organismos de dirección y
gobierno, con el propósito de mejorar sostenidamente los procesos
actuales de las diferentes áreas de la Empresa.
6. Ejecutar auditorías de gestión orientadas a medir la eficacia en el logro
de objetivos, metas o resultados propuestos; la eficiencia y ética en el
manejo de recursos y producción de bienes y la efectividad en lo que
respecta al grado de satisfacción de necesidades de los clientes, a fin de
impulsar el desarrollo empresarial y mejorar sus resultados.
7. Practicar exámenes especiales a cuentas o resultados financieros, con el
propósito de determinar la razonabilidad de los saldos y lo adecuado de
sus operaciones y registros contables.
8. Diagnosticar el nivel de confianza del control interno inherente
implantado por la Administración, a base de identificar los puntos clave
o de riesgo, con la finalidad de establecer la validez y efectividad del
control para sugerir mejoras o de orientar la ejecución de auditorías.
9. Participar en inspecciones físicas, bajas, remates o venta de bienes, en
coordinación con el Departamento Financiero y de ser del caso, con las
áreas técnicas.
10. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias,
reglamentarias y de los niveles de dirección y ejecución.
11. Realizar el control previo a ciertas actividades de la Compañía; es decir
revisarlas antes de que éstas sean autorizadas, previo requerimiento
específico de la Junta General de Accionistas, del Directorio o del
Presidente Ejecutivo.
230
Departamento Financiero
Tabla 40: Personal del departamento Financiero
NOMBRE CARGO QUE OCUPA
Ing. Roberto Salazar Director Departamental
Dra. Silvia Garcés Contadora General
Ing. Paulina Llerena Jefe área de Costos
Ing. Mauricio Zurita Bodeguero
Sr. Antonio Márquez Bodeguero
Sra. Jessica Paz Bodeguera
Sr. Santiago Proaño Bodeguero
Funciones:
1. Coordinar la ejecución de los planes de la Empresa a corto, mediano y largo
plazo, en cumplimiento de la política económica y financiera establecida y de
acuerdo con los recursos disponibles.
2. Procurar la obtención de los recursos previstos en los presupuestos aprobados.
3. Asegurar la correcta y oportuna utilización de los recursos materiales y
financieros.
4. Preparar la proforma presupuestaria anual, en coordinación con los demás
departamentos y secciones, así como ejecutar el control, liquidación, evaluación
presupuestaria y las reformas necesarias.
5. Mantener la contabilidad de acuerdo a los principios generalmente aceptados y
de conformidad con el sistema uniforme de cuentas establecido para el efecto.
6. Administrar y controlar los créditos contratados.
7. Establecer y ejecutar en coordinación con los demás departamentos y secciones,
el plan anual de adquisiciones.
8. Organizar, dirigir y controlar la administración de las bodegas.
9. Elaborar, analizar y evaluar la proyección económico-financiera.
231
10. Asesorar a la Presidencia Ejecutiva, Departamentos y Secciones, en aspectos
económicos y financieros.
11. Presentar trimestralmente, informes analíticos de la gestión realizada o cuando la
Presidencia Ejecutiva lo solicite.
12. Participar en inventarios, bajas, remates, etc., de los bienes de la Compañía.
13. Preparar los balances y estados de situación de la Compañía.
14. Realizar los procesos de adquisición de materiales, herramientas, equipos y
demás bienes de la empresa
6.9 Previsión de la evaluación
Para verificar la implementación del manual, se realizará un plan de seguimiento y
evaluación con la finalidad de medir el grado de cumplimiento de las metas planteadas,
y analizar los logros obtenidos mediante un periodo de tiempo, a través de este plan las
personas encargadas de la evaluación de la propuesta podrán tomar decisiones
oportunas, las mismas que pueden estar orientadas ya sea a mantener la propuesta o
realizar cambios y modificaciones que consideren convenientes.
Es importante mencionar que la ejecución de la propuesta deberá realizarse posterior a
la defensa de la tesis y se espera que los resultados se puedan ver reflejados a mediados
de marzo del próximo año, para lo cual se deberá ir midiendo los avances
mensualmente, lo cual será responsabilidad del jefe de cada uno de los departamento
involucrados.
A continuación se presenta una matriz en la cual se identifica las actividades a realizar y
a los responsables del seguimiento de la aplicación de la propuesta.
232
Tabla 41: Matriz de evaluación y seguimiento de la propuesta
Nº METAS RESPONSABLE DEL
CUMPLIMIENTO
ACCIÓN A REALIZAR ACCIONES REALIZADAS
CUMPLIMIENTO
SI PARCIAL NO OBSERVACIONES
1 Alcanzar el aseguramiento de
la continuidad y coherencia
en cada procedimiento
efectuado por los
funcionarios de la empresa
para la administración de
bienes de larga duración.
Jefe de cada
departamento
Evaluar cuanto conocen
los servidores de la
institución, acerca del
manual de
procedimiento.
2 Lograr que todo el personal
de la empresa conozca
claramente la normativa legal
que sustenta la
administración de bienes de
larga duración.
Departamento de
Recursos Humanos
Impartir cursos de
capacitación a los
servidores de la
institución, acerca de la
normativa legal vigente
que rige el accionar de
las Instituciones
Públicas.
3 Cumplimiento al 100% de las
funciones encomendadas a
cada funcionario de la
institución.
Jefe de cada
Departamento
Efectuar evaluaciones
periódicas a cada
funcionario de la
institución.
233
Elaborado por: Diana Sánchez
Nº METAS RESPONSABLE DEL
CUMPLIMIENTO
ACCIÓN A REALIZAR ACCIONES REALIZADAS
CUMPLIMIENTO
SI PARCIAL NO OBSERVACIONES
4 Conseguir que todas las
actividades desarrolladas
estén debidamente
respaldadas con documentos
que justifiquen el accionar de
cada funcionario.
Jefe de cada
Departamento
Revisar los documentos
que sustenten el
proceso que efectuó
cada funcionario.
5 Lograr la eficiencia completa
en desarrollo de cada uno de
los procesos.
Jefe de cada
Departamento
Medir el desarrollo de
cada proceso por
medio de los
indicadores de gestión
establecidos.
6 Cumplimiento de los
procesos establecidos en el
manual.
Departamento de
Auditoría de
Interna
Evaluar el desempeño
de cada funcionario en
el desarrollo de los
procesos y funciones
encomendadas.
234
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237
ANEXOS
238
ANEXO 1
MATRIZ PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO EN FUNCIÓN DE LAS
NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA
GENERAL DEL ESTADO
FUNDAMENTOS DEL CONTROL
INTERNO
DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES
Objetivos generales de
control interno
La máxima autoridad dispondrá la formulación, aprobación y divulgación de los objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para sus proyectos y actividades.
La empresa no dispone de objetivos especificados para cada proceso que interviene en la administración de bienes de larga duración, solo cuenta con objetivos generales en función de la actividad de la empresa
Ambiente de confianza
Debe fomentarse un ambiente de confianza mutua para respaldar el flujo de información entre los empleados y su desempeño eficaz hacia el logro de los objetivos de la organización.
Existen ciertos conflictos entre los servidores de la institución por cuanto no están definidas claramente las actividades y procesos a que deben desempeñar, por tal motivo las actividades no se desarrollan en un ambiente adecuado que permita lograr los objetivos planteados.
Contenido, flujo y calidad de la información
El sistema de información se diseñará atendiendo a la estrategia y al programa de operaciones de la entidad, el mismo que servirá para tomar decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas en todos los niveles.
Actualmente la empresa presenta inconvenientes debido a que no toda la información se trasmite a los diferentes departamentos involucrados en los procesos intervinientes en la administración de bienes, además no cuenta con documentos específicos que respalden el proceso realizado.
Indicadores de gestión
Si la máxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores que permitan valorar los avances y logros de la acción institucional, será necesario desarrollar sus propios indicadores, aportando a la conformación de un banco de indicadores y a su mayor seguridad en los procesos de valoración y evaluación de planes, programas y proyectos sociales.
La empresa utiliza únicamente los indicadores ya establecidos para medir de manera general el cumplimiento de sus planes y programas, y no se ha enfocado en diseñar indicadores de gestión que permitan evaluar cada uno de los procesos que intervienen en la administración de bienes de larga duración.
Actitud hacia el cambio
Toda entidad dispondrá de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, con las posibilidades de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas.
Actualmente la empresa no tiene bien definido los procedimientos que le permitan informar acerca de los cambios que se presentan en el factor externo especialmente en lo referente a actualización de leyes, reglamentos, etc.
239
ANEXO 1
MATRIZ PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO EN FUNCIÓN DE LAS
NORMAS DE CONTROL INTERNO EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA
GENERAL DEL ESTADO
FUNDAMENTOS DEL CONTROL
INTERNO
DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES
Evaluación del control interno
Si bien la Unidad de Auditoría Interna lleva a cabo revisiones sobre la eficacia del sistema, son fundamentales los controles efectuados por los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad un segmento organizacional, programa, proceso o actividad, los que deben efectuar auto evaluaciones periódicas al sistema de control interno.
La empresa cuenta con un departo de Auditoría Interna, sin embargo solo se encarga de realizar evaluaciones a los programas y proyectos que actualmente ejecutan tales como FERUM y PLANREP.
Actitud hacia el control interno
La estructura orgánica funcional incorporará los componentes de control interno necesarios para asegurar el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas. En esta estructura se cuidará especialmente de definir las líneas de comunicación entre los distintos niveles de la organización y de separar en unidades organizativas diferentes las actividades financieras, administrativas y operativas o de gestión.
La empresa cuenta con un organigrama estructural definido, sin embargo las líneas de comunicación entre los distintos departamentos no están muy definidas por cuanto existen inconvenientes que se suscitan debido a que a algún departamento no se le informó de manera oportuna la actividad o proceso que debían realizar.
Tipos de controles
Las entidades y organismos del sector público establecerán mecanismos y procedimientos para analizar las operaciones y actividades que hayan proyectado realizar, antes de su autorización, o de que ésta surta sus efectos, con el propósito de determinar la propiedad de dichas operaciones y actividades, su legalidad y veracidad y finalmente su conformidad con el presupuesto, planes y programas.
No están establecidos claramente los procedimientos para analizar las actividades que realiza la empresa, puesto que solo se realiza un control posterior a la ejecución de los proyectos y no existe un control previo y concurrente tal como lo establecen las Normas de Control Interno.
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
240
ANEXO 2
FICHA DE OBSERVACIÓN
Nº ASPECTOS SI NO OBSERVACIONES
1
Plan anual de contrataciones
x
La empresa realizó reformas a las partidas
presupuestarias del plan anual de contrataciones,
sin que sea expedida la debida resolución que
dispone para estos casos el reglamento de la ley
orgánica del sistema nacional de contratación
pública, de igual manera se efectuaron compras
mediante órdenes de pago y fondos rotativos
mismas que no estaban incluidas en el plan anual de
contratación.
2 Documentos de especificaciones técnicas de los bienes
x El formato en cual se registra las especificaciones
técnicas de los bienes es muy sencillo por tal motivo
no se puede tener un detalle exacto de cada bien.
3 Registros de movimientos de los bienes de larga duración
x El registro de los movimientos de las existencias de
los bienes de larga duración, no se los realiza en ese
momento sino cuando ya han transcurridos más de
dos días.
4 Documentos de respaldo de las salidas y entradas de los bienes de larga duración a las bodegas.
x Los documentos no se encuentran debidamente
archivados.
5 Informes de las constataciones físicas realizadas.
x Las constataciones físicas se la realiza cada dos años
6 Actas de los bienes dados de baja.
x Si existen las actas, si embargo algunas de ellas no
contienen las firmas de respaldo.
7 Documentos de los mantenimientos efectuados a los bienes
x
No fue posible observar dichos documentos.
8
Indicadores de gestión
x
La empresa no ha diseñado indicadores de gestión
que permitan medir el desempeño de cada uno de
los procesos que interviene en la administración de
los bienes de larga duración.
9
Informes de auditoría
x
En el Inventario Físico realizado a las 9 bodegas se
establecieron diferencias por (Faltante neto por
aproximadamente US $. 96.000,00)
10
Detalle del inventario
x El área de costos e inventarios mantiene un registro
denominado Movimiento Integral de la propiedad,
planta y equipo.
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
241
ANEXO 3
DETALLE DE BIENES Y PORCENTAJES DE DEPRECIACIÓN
BIEN PORCENTAJE DE DEPRECIACIÓN
Generación hidráulica Entre 2,50% y 3,33%
Generación térmica Entre 2,00% y 7,14%
Líneas y subestaciones de transmisión Entre 2,86% y 4,00%
Líneas de distribución Entre 3,33% y 6,67%
Subestaciones de distribución Entre 3,33% y 5,00%
Edificios y estructuras 3,00%
Equipos y herramientas de trabajo 10,00%
Mobiliario y equipo de oficina 10,00%
Equipos de transporte 20,00%
Equipos de computación 33,00%
Equipo de laboratorio e ingeniería 10,00%
Equipos de comunicación 10,00%
NOTA: Los bienes de la EEASA se deprecian en base a estos porcentajes los cuales
son razonables y acordes a la realidad de los activos del sector eléctrico.
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
242
ANEXO 4
PROCESOS UTILIZADOS POR LA EEASA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
RECEPCIÓN E INGRESO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
BODEGUERO
ÁREA DE COMPRAS
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
INICIO
Realiza la inspección y
verificación de los bienes
Informe de recibo
1
Solicita conjuntamente con el
área de compras, un técnico
para el asesoramiento,
revisión y chequeo del bien
1
Solicita conjuntamente con el
bodeguero, un técnico que
asesore, revise y chequee el
bien
Envía al área solicitante el
bien
2
2
Recibe el bien, previa
solicitud enviada
Solicitud de bienes
FIN
243
ANEXO 5
PROCESOS UTILIZADOS POR LA EEASA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN
ADQUISICIONES CON PREVIOS PLANES DE COMPRA
DEPARTAMENTOS SOLICITANTES
ÁREA DE COMPRAS
BODEGA
INICIO
Realiza lista de
requerimientos, plazo de
septiembre a noviembre
Lista de requerimientos
1
1
Realiza compra en el Portal de
Compras Públicas
Lista de requerimientos
Recepta lista de requerimientos de las diferentes áreas de la empresa
Elabora plan de compras presupuestados anuales
Plan Anual de Compras
Realiza compras de acuerdo al cronograma de adquisición del Portal Compras Públicas
Cronograma de adquisición
Contratos y Pliegos
Formularios para bienes
Entrega bienes a bodega
Orden de compra no valorada
2
2
Orden de compra no valorada
Recibe y chequea los bienes
Recibe únicamente los bienes que cumplan las características requeridas
Elabora informe de recibo y legaliza con el “recibí conforme”
Informe de recibo
3
3
Delegado firmará con el “entregué conforme”
Informe de recibo
4
4
Recepta informe de recibo firmada
Informe de recibo
FIN
244
ANEXO 6
PROCESOS UTILIZADOS POR LA EEASA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
BIENES DE LARGA DURACIÓN
TRANSFERENCIA DE BIENES ENTRE BODEGAS
BODEGA EMISORA
BODEGA RECEPTORA
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
INICIO
Entrega a bodega receptora
Formulario egreso de bodega
1
1
Formulario egreso de bodega
Recibe formulario, chequea e ingresa los bienes los bienes
Legaliza con el “recibí conforme”, entrega original y copia al bodeguero y retiene una copia
Egreso de bodega original
2
Elabora informe de recibo de bienes transferidos y registra
Informe de recibo de bienes FIN
Copia 1
Copia 2
2
Recepta original y copia de egreso de bodega
Original
Copia 1
245
ANEXO 7
PROCESOS UTILIZADOS POR LA EEASA PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
RETIRO DE BIENES DE INSTALACIÓN
TRABAJADOR, EMPRESA O
CONTRATISTA
BODEGA
DEPARTAMENTO TÉCNICO
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana
Sánchez
INICIO
Entrega a bodega bienes
retirados
1
1
Recibe bienes a satisfacción y
ordena su almacenamiento y
registro
Recepta los bienes y solicita al área técnica la calificación del estado físico de los bienes
Elabora informe recibe y
legaliza con “recibí conforme” y
“entregué conforme”
Realiza calificación del estado físico de los bienes
3
3
FIN
2
2
Reporta movimiento mensual
de los bienes
246
ANEXO 8
PROCESOS UTILIZADOS POR LA EEASA PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
DONACIONES DE BIENES A LA EMPRESA
DIRECCIÓN FINANCIERA
BODEGA
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
INICIO
Recibe de personas e
instituciones bienes donados
1
1
Designa un delegado
conjuntamente con el
bodeguero
Elabora informe de recibo conjuntamente con el delegado de la Dirección Financiera
FIN
Informe de recibo de bienes
247
ANEXO 9
PROCESOS UTILIZADOS POR LA EEASA PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
EGRESOS Y DESPACHOS PARCIALES DE BIENES EN BODEGAS
ÁREA INTERESADA
BODEGA
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
INICIO
Elabora solicitud a bodega
1
1
Despacha materiales
especificando con el sistema de
bodega
Verifica previamente datos de egresos y firmas de responsabilidad
FIN
Egreso de bodega
Solicitud de bienes
Documento con “recibí
conforme”
Elabora egreso de bodega de los
bienes retirados al momento
Egreso de bodega
Documentos de sustento
248
ANEXO 10
PROCESOS UTILIZADOS POR LA EEASA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
EGRESO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN MEDIANTE ACTAS
DIRECCIÓN FINANCIERA
AUDITORÍA INTERNA
BODEGA
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
INICIO
Levanta acta valorada con
Auditoría Interna
Acta valorada
1
Realiza solicitud de bienes a
ser entregados
1
Conjuntamente con el
delegado de Dirección
financiera, levantan acta
valorada de bienes
Revisan que los bienes
consten en el sistema y el
estado físico en el que se
encuentran
2
3
Recibe solicitud de bienes a
ser entregados
Solicitud
FIN
Acta valorada
2
Solicitud
3
Legaliza con “recibí
conforme” y retiene copia de
acta
Copia de acta
249
ANEXO 11
CUESTIONARIO DE ENCUESTA
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ENCUESTA
Objetivo: Investigar la situación de la empresa, en lo referente a la utilización de
las normas de control interno emitidas por la Contraloría General del Estado y los
procesos de administración de bienes de larga duración que aplican actualmente.
Instrucciones: Lea detenidamente cada pregunta y marque con una (X) su
respuesta
1. ¿Se realiza y cumple con el plan anual de contratación?
Si ……….
No ……….
2. ¿Para la adquisición de bienes de larga duración, la entidad se sujeta
a los procedimientos de selección establecidos por el INCOP?
Si ……….
No ……….
No conoce ……….
3. ¿Con que frecuencia en la institución se llevan a cabo diagnósticos
sobre los procesos de almacenamiento y distribución de los bienes de
larga duración?
Cada seis meses ……..
Anualmente …….. ……
Cada dos años ..……
Con frecuencia mayor a tres años …….
No se realizan diagnósticos …….
4. El procedimiento utilizado para clasificar los bienes de larga duración
que se encuentran en bodega es:
Localización ……
Utilización ……
Tiempo de permanencia ……
No existe un procedimiento definido ……
5. ¿Con qué frecuencia se realizan los registros de movimientos de la
existencia de bienes de larga duración?
Cada día …….
250
Cada dos días ……
Cada ocho días ……
Cada veinte días ……
6. ¿Los bienes de larga duración se encuentran codificados y llevan
impreso el código correspondiente?
Si ……….
No ……….
7. ¿El procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los
bienes es de tipo?
Alfa-numérico ……
Numérico ……
No está definido ……
8. ¿La identificación de los bienes de larga duración se encuentra
registrada en sistemas?
Informáticos y manuales …….
Informáticos …….
Manuales …….
No se encuentra registrada ……
9. ¿Existen procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y
mantenimiento de los bienes de larga duración?
Si ………
No ………
No conoce ………
10. ¿Qué procedimientos se realizan para la revisión y fiscalización de
las bodegas?
Observación directa ……
Entrevista con el personal ……
Auditoría en profundidad ……
Todos los anteriores ……
No se realiza procedimiento alguno ……
11. ¿Solo el personal autorizado tiene acceso a los bienes de larga
duración de la institución, debiendo asumir la responsabilidad por su
buen uso y conservación?
Si ……….
No ……….
12. ¿Con qué frecuencia se efectúan constataciones físicas de los bienes
de larga duración?
Cada tres meses ……
Cada seis meses ……
Anualmente ……
Cada dos años ……
251
Más allá de dos años ……
13. ¿Qué aspectos comprenden las constataciones físicas de los bienes de
larga duración?
Revisión de las condiciones físicas de las bodegas …….
Revisión de la localización e identificación de los bienes …….
Revisión correspondencia registro/existencia real …….
Todos los anteriores ……. …….
No existe una secuencia definida ……. ……
14. ¿Las ventas ocasionales de bienes de larga duración se realiza de
acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes, reglamentos y
resguardando los intereses institucionales?
Si ……….
No ……….
15. ¿La baja de los bienes se realiza una vez cumplidas las diligencias y
procesos administrativos que señalen las disposiciones legales
vigentes?
Si ………
No ………
No conoce ………
16. ¿La Dirección Financiera, emite institucionalmente por escrito el
trámite de bienes de larga duración que están destinados para la
baja?
Si ……….
No ……….
17. ¿Se formulan, aprueban y dan a conocer los objetivos del control
interno, para los proyectos y actividades relacionadas con los bienes
de larga duración?
Si ……….
No ……….
18. ¿Existe un ambiente de confianza mutua para respaldar el flujo de
información entre los empleados y su desempeño eficaz hacia el logro
de los objetivos referente a los bienes de larga duración?
Si ……….
No ……….
19. ¿El sistema de información que utiliza la entidad permite tomar
decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas
relacionados con los bienes de larga duración?
Si ……….
No ……….
252
20. ¿Utilizan indicadores de gestión para medir el cumplimiento de
actividades, tareas y metas planteadas para el manejo de bienes de
larga duración?
Si ……….
No ……….
No conoce ………
21. ¿La empresa se adapta a los cambios externos, tales como las
actualizaciones de las leyes y normativas para el manejo de los bienes
de larga duración?
Si ……….
No ……….
22. ¿Se realiza evaluaciones periódicas de la eficiencia del control
interno en los procesos de administración de bienes de larga duración
y se comunica los resultados oportunamente?
Si ……….
No ……….
23. ¿Se presenta por escrito las líneas de conducta y las medidas de
control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con
las disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos?
Si ……….
No ……….
24. ¿Qué tipos de control interno realiza la institución para evaluar los
procesos relacionados con la administración de bienes de larga
duración?
Control interno previo ……….
Control interno concurrente ……….
Control interno posterior ……….
25. ¿Considera que un instructivo relacionado a los procesos de los
bienes de larga duración mejorará la administración de los mismos
en la empresa?
Si ……….
No ……….
26. ¿Considera usted que el desconocimiento de las normas de control
interno relacionadas a los bienes afecta a las actividades de la
institución?
Si ……….
No ……….
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
253
ANEXO 12
LISTA DE CHEQUEO
LISTA DE CHEQUEO
Institución: Empresa Eléctrica Ambato Regional Centro Norte S.A
Indicar los procesos realizados por la empresa
PROCESOS SI NO OBSERVACIONES
Planificación X
Contratación
X
Existe el proceso denominado adquisiciones con previos planes de compra, en el cual intervienen el departamento solicitante, el área de compras y bodega.
Almacenamiento y Distribución
X
Existe el proceso denominado recepción e ingreso de bienes en el cual interviene bodega y el área de compras.
Despacho
X
Se utiliza el procedimiento denominado egresos y despachos parciales de bienes, el cual intervienen el área o departamento solicitante y bodega. También utiliza un proceso denominado egreso de bienes mediante actas en el cual se incluye al departamento financiero y al de auditoría interna.
Sistema de Registro X No mantiene un proceso específicamente sobre el registro, pero esto se lo realiza dentro del proceso denominado recepción e ingreso de bienes.
Identificación y protección
X
No mantiene un proceso específicamente sobre la identificación y protección, sin embargo esto se lo realiza al momento que el bien ingresa a bodega.
Control de vehículos oficiales
X No existe un procedimiento definido para el control de los vehículos.
Constatación física X Se realiza por muestreo cada tres años
Baja de bienes
X
No está definido claramente el procedimiento y para dicha actividad se rige a lo que establece el reglamento para el manejo y administración de bienes del sector público.
Venta de bienes
X No está definido claramente el procedimiento y para dicha actividad se rige a lo que establece el reglamento para el manejo y administración de bienes del sector público.
Retiro de bienes de instalación
X
Transferencia de bienes entre bodegas
X
Fuente: EEASA
Elaborado por: Diana Sánchez
254
ANEXO 13
Reglamento General para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público
REGLAMENTO GENERAL DE BIENES DEL SECTOR
PÚBLICO
CAPÍTULO II DE LOS BIENES
CAPÍTULO III DE LAS ADQUISICIONES
CAPÍTULO I
DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DE LOS
SUJETOS
CAPÍTULO V DE LOS TRASPASOS DE BIENES
MUEBLES E INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR
PÚBLICO
CAPÍTULO IV DEL EGRESO DE BIENES
SECCIÓN I ENAJENACIÓN
MEDIANTE REMATE
DEL REMATE DE BIENES MUEBLES AL
MARTILLO
DEL REMATE DE BIENES MUEBLES EN
SOBRE CERRADO
DEL REMATE DE INMUEBLES
SECCIÓN II DE LA VENTA DE BIENES MUEBLES
SECCIÓN III DE LA
PERMUTA
SECCION IV DE LAS
TRANSFERENCIAS GRATUITAS
CAPÍTULO VI COMODATO O
PRÉSTAMO DE USO
CAPÍTULO VII DE LA ENTREGA -
RECEPCIÓN
CAPÍTULO VIII DE LAS BAJAS
Art. 1.- Ámbito de
aplicación
Art. 2.- De los
sujetos
Art. 3.- Del
procedimiento y cuidado
Art. 4.- De los bienes
Art. 5.- Empleo de los bienes
Art. 6.- De las formas de adquirir
Art. 7.- Forma de los contratos
Art. 8.- Garantías
Art. 9.- Control previo y dictámenes
Art. 10.- Inspección y recepción
Art. 11.- Uso y
conservación de bienes
Art. 12.-
Obligatoriedad de inventarios
Art. 45.- Procedencia
Art. 46.- Precio de venta y aviso en
carteles
Art. 47.- Compradores
Art. 48.- Aceptación de la oferta
Art. 49.- Acta de venta desierta
Art. 50.- Venta directa
Art. 51.- Procedencia
Art. 52.- Contrato
Art. 53.- Procedencia
Art. 54.- Informe previo
Art. 55.- Valor
Art. 56.- Entrega - recepción
Art. 57.- Concepto
Art. 58.- Traspaso a tiempo fijo
Art. 59.- Acuerdo
Art. 60.- Extinción, fusión y adscripción
Art. 61.- Responsabilidades
Art. 62.- Contrato entre entidades
públicas
Art. 63.- Contrato con entidades
privadas
SECCIÓN I DE LA DEMOLICIÓN
DE EDIFICIOS
Art. 82.- Demolición de edificios
Art. 83.- Orden de demolición
SECCION II DE LA BAJA DE SEMOVIENTES
Art. 84.- Baja de semovientes
SECCIÓN III PROCEDIMIENTO PARA VENTA,
DONACIÓN, TRASPASO, BAJA DE BIENES INMUEBLES EN EL
EXTERIOR
Art. 85.- Procedimiento
SECCION I DE LA ENTREGA -
RECEPCION DE EFECTIVO
Art. 68.- Diligencias iniciales
Art. 69.-
Comprobación física
Art. 70.- Comprobantes
Art. 71.- Acta previa
Art. 72.- Inicio de la gestión
Art. 73.- Examen sin Auditor Interno
SECCION II DE LA ENTREGA -
RECEPCION DE OTROS BIENES
Art. 74.- Entrega - recepción de otros bienes
Art. 75.- Dos entidades u organismos
SECCION III ENTREGA -
RECEPCION DE REGISTROS Y
ARCHIVOS
Art. 76.- Procedencia
Art. 77.- Actualización
Art. 78.- Procedimientos
CAPÍTULO IX MANTENIMIENTO Y
CONTROL DE EQUIPOS INFORMÁTICOS
Art. 95.- Plan de mantenimiento
Art. 96.- Mantenimiento
Art. 97.- Control
Art. 98.- Reparación en talleres
particulares
Art. 99.- Clases de mantenimiento
Fuente: Reglamento General para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, R.O #378.Elaborado por: Diana Sánchez
