Avrapportering av IHR prosjektprioriteringsøvelse

2. februar 2010

Universitetet i Oslo

22Innhold

1. Dagsorden

2. Gruppeinndeling

3. Oppgave 1• Prioriter overgripende prosjekter som bør velges ut til IHR

programmet

4. Oppgave 2• Sett prosjektene inn i ”prioriteringsmatrisen”

5. Oppgave 3• Konkretiser de konkrete problemområder / prosesser

som vurderes som avgjørende vesentlige i de prioriterte prosjekter

Bilag

Dagsorden:

1300-1310: Innledning v/univ.dir., mål og program v/Implement

1310-1410: Gruppeøvelse – prioritering av forbedringsprosjekt

1410-1430: Oppsummering i plenum

1430-1450: Presentasjon av et konkret Lean-opplegg.

1450-1500: Opplegg for møter mellom fakultetene/instituttene og universitetsdirektøren

44GruppeinndelingGruppe 1:

Sted: Rådssalen

 

Jarle Nygard (leder)

Anita Sandberg

Bjørn Haugstad

Bjørn Hol

Karsten Aase-Nielsen

Tove Langhaug

 

Gruppe 2:

Sted: Universitetsdirektørens møterom (921)

 

Bård Kjos (leder)

Anne Ma Eide

Bente Andreassen

Jenny Nornes

Monica Bakken

Siv Nordrum

Sveinung Svanberg

Gruppe 3:

Sted: Kollegierommet

 

Benedicte Rustad (leder)

Arne Laukholm

Dag Myhre-Nielsen

Frode Meinich

Lars Oftedal

Marianne Mancini

55Oppgave 1

Prioriter, ut fra de muligheter som er anført på plakaten, hvilke 3 prosjekter, som bør velges til å utgjøre ryggraden i IHR programmet

66Gruppe 1

77Gruppe 2

88Gruppe 3

99Oppgave 2

Sett de 3 (eller evt. litt flere) prosjekter inn i ”prioriteringsmatrisen”. – Hvordan vurderes disse 3 prosjekter på ”grad av effekt”, ”evne og mulighet til å gjennomføre”.

1010Gruppe 1

Evne og mulighet til å gjennomføre

Eff

ekt

/ g

evin

st

HØYLAV

HØ

YL

AV

1Grad av regelstyring

1Mange kokker, mange nivåer

2Rapporter støtter ikke

behov

4. Vi får ikke styringsinfo

- lønnskostnader, personer

3.Sentralisere arkivet

5. Bedre

driftsoppfølgnings-system

1. Kvalitetssikring

systemer/rapportering

3. Brev sendes ”alle” 70% av innpost er

irrelevant

Prioritering av prosjekter1Eksamensadmin

1Studieadmin. system op

oppfølgning FS – SUPR - SAP

Dobbel behandling

2Prosjekter følger ulik

mal

1111Gruppe 2

Evne og mulighet til å gjennomføre

Eff

ekt

/ g

evin

st

HØYLAV

HØ

YL

AV

Prioritering av prosjekter

IS ePhorte arkiv

Forskerutdanning

Forsknings-administrasjon

Økonomiadministration(budsjett, & regnskap)

rapporteringProjektstyring

Personaladministrasjon, lønn & honorar

Studieadministrasjon

1212Gruppe 3

Evne og mulighet til å gjennomføre

Eff

ekt

/ g

evin

st

HØYLAV

HØ

YL

AV

ØkonomiStudieadministrasjon”Grenseflater”

Prioritering av prosjekter

1313Oppgave 3

Konkretiser de konkrete problemområder, evt. konkrete prosesser som vurderes som avgjørende vesentlige i de 3 (eller evt. flere) prioriterte prosjekter

1414Gruppe 1

1.Studieadministrasjon

2.Prosjektstyring

Ingen idé om lønnsomhet i prosjekt

Erfaringsinnhenting

Ressursstyring

3. Elektronisk

saksbehandling

Felles postmottak

Sentralisering av funksjoner

4. Lønn & refusjon

reiser

Postmengde går ikke ned

Miljø

Lite brukervennlig saksbehandlings

system

Tungvindt fordeling av saker

Datakvalitet

Datafangst

Mye tid på hver tilsatt Mye ledertid

Regelrytteri

5. Teknisk drift

Registrering og oppf. av vedl. behov

1515Gruppe 2

Økonomiadministrasjon(budsjett, & regnskap)

rapporteringProjektstyring

Økonomirapportene/prosjektrapportene – mal ikke tilpasset vår bruk

Dvs. får ikke styringsinfo- (kun) mest nytte oppover i systemet- mye manuelt arbeid

-For mye standardisering (laget for andre)

Personaladministrasjon, lønn & honorar

Dobbeltarbeid (utfylle mange”like” skjema) fra manuelt til digitalt/ elektr. lagr.

Mangel på gjennomgående standardisering

1616Gruppe 3

”Grenseflater” Studieadministrasjon

AURA Eksamensavvikling

Økonomi

Bilag/Drift

1717Bilag: Plakater

Økonomiadministrasjon(budsjett og regnskap) Kommunikasjon Forskningsadministrasjon

Studieadministrasjon Arkivfunksjoner

Elektronisk trygdeoppgjør

Post mottak (felles postmottak)

Ressursstyring av undervisning (SUPR)

Service-erklæringer

IS - ePhorteInnkjøpssystem

Personaladministrasjon,HR portal

Økonomi- og personaleadministrasjon,

desentral datafangst

Finansieringsmodell

IT forvaltning av eiendomsdrift

Informasjon til nyansatte

Personaladministrasjon,lønn og honorarer IS - BIBSYS

Prosjektstyring

Forskningsformidling

Opptak

Sentralbord

Forvaltning – nivåer (ansvarsdeling),

samhandling, kapasitet Handlingsrom for ledelse

Fakturabehandling

Administrativ gjennomgang

MatNat 21

Kontrollfunksjoner

Personalrutineprosjekt BHT/HMS organisering

Kvalitetssystem

Samfunnskontakt

Gaver, donasjoner

Effektivisering av drift

Koncernmodellen – roller og ansvar

Økonomiadministrasjon(rapportering)

Samspil enhetene og SA

Forskerutdanning

Etter og videreutdanning, regelverk

Ansvarsfordeling mellom nivåene

IT (generelt)Studieadministrativt system

Forskningsadministrativt nettverk

Teknisk administrasjon (Teknisk avdeling)

HMS policy

Sentralt studieinformasjonssenter

Samling av elektroniske ressurser

Nettsider/Web

Kunngjøringer - godkjenning

Lederutvikling

NHM

Evne og mulighet til å gjennomføre

Effek

t / g

evin

st

HØYLAV

HØ

YLA

VPrioritering av prosjekter