Upload
trantuong
View
232
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
9
BAB 2
LANDASAN TEO RI
2.1 Teori – Teori Dasar / Umum
2.1.1 ERP
ERP adalah sebuah sistem yang mengatur proses bisnis seperti
marketing, produksi, pembelian dan accounting dalam suatu kesatuan yang
terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi ke dalam suatu database yang
digunakan oleh perusahaan dan menyediakan manajemen reporting tools
(Brady, Monk, Wagner, 2001,p153).
Sedangkan menurut O’Brien, ERP merupakan tulang punggung
organisasi yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi semua proses bisnis
internal dan sistem informasi pada fungsi penjualan dan distribusi, produksi,
logistik, accounting dan human resources (O’Brien, 2005, p194).
Menurut penulis, ERP adalah sebuah sistem terintegrasi yang
menghubungkan semua proses bisnis perusahaan yang ada di setiap bagian
agar menjadi satu kesatuan sistem yang terpadu data dan informasinya.
10
2.1.2 Pendekatan umum produksi
Pendekatan umum produksi dapat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu:
1. Make to stock
Di mana barang atau item yang diproduksi untuk
mengantispasi pesanan yang dilakukan dari pelanggan.
Biasanya digunakan untuk barang konsumsi.
2. Make to order
Di mana barang atau item diproduksi untuk memenuhi
pesanan dari pelanggan biasanya mempunyai kekhususan
atau ciri khas yang unik.
3. Assembly to order
Produksi yang menggunakan kombinasi antara proses make
to stock dan make to order.
(Brady, Monk, Wagner, 2001, p64)
2.1.3 Pengertian Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan kumpulan aktivitas yang membawa satu atau
lebih bermacam – macam input dan membuat output yang memberi nilai
pada pelanggan (Brady, Monk, Wagner,2001,p3). Di mana dapat
digambarkan seperti di bawah ini
Gambar 2.1 Proses Bisnis
11
Proses bisnis tersebut melibatkan beberapa area fungsional dan fungsi
dengan area tersebut sehingga menghasikan suatu output yang memiliki nilai
yang lebih.
Sedangkan menurut Burlton, ia mendefinisikan proses bisnis sebagai
suatu organisasi yang memiliki tujuan untuk menciptakan nilai akhir pada
seseorang yang peduli terhadap hasil akhir tersebut. Bisnis dapat
dianalogikan sebagai kendaraan menuju transformasi. Dengan kata lain,
tujuan utama setiap bisnis yang ada adalah menjadi pelaku dalam sebuah
mekanisme transformasi (Burlton, 2001, p67).
2.1.4 Area Fungsional dari O perasional
Perusahaan mempunyai area fungsional utama dari operasional yang
harus diikuti. Beberapa area fungsional terdiri dari bermacam – macam
fungsi bisnis, aktivitas bisnis dengan area fungsional dari operasionalnya
(Brady, Monk, Wagner 2001, p2).
• Marketing and sales
Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari pemasaran,
pemrosesan sales order, customer relationship management,
customer support, sales forecasting dan periklanan.
• Financial and accounting
Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari akuntansi
keuangan, alokasi biaya dan kontrol, perencanaan dan budgeting serta
cash flow management.
12
• Human resource
Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari perekrutan dan
hiring, pelatihan, penggajian, dan benefit
• Production and material management
Area fungsional ini termasuk fungsi bisnis dari pembelian,
penerimaan, transportasi/logistik, jadwal produksi, manufacturing dan
plant maintenance.
2.1.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview
(wawancara), kuesioner (angket), observasi (pengamatan), dan gabungan
ketiganya (Sugiyono, 2004, p129).
2.1.5.1 Interview (Wawancara)
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila
peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan
permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin
mengetahui hal – hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah
respondennya sedikit / kecil.
Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak
terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face)
maupun dengan menggunakan telepon.
13
Wawancara terdiri dari :
a. Wawancara terstruktur
Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknnik
pengumpulan data, bagi peneliti atau pengumpul data telah
mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan
diperoleh.
b. Wawancara tidak terstruktur
Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang
bebeas di mana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara
yang telah tersusun secara sistematis dan lengkapuntuk
pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan
hanya berupa garis – garis besar permasalahan yang akan
ditanyakan.
2.1.5.2 O bservasi
Obeservasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri
yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara
dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner secara berkomunikasi
dengan orang maka observasi tidak terbatas pada orang tetapi juga
objek – objek alam yang lain.
Observasi terbagi menjadi :
o Observasi terstruktur
Observasi terstruktur adalah observasi yang telah
dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, di
mana tempatnya. Jadi observasi terstruktur dilakukan apabila
14
peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan
diamati
o Observasi tidak terstruktur
Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak
dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan
diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara
pasti tentang apa yang akan diamati.
2.2 Teori - Teori Khusus
2.2.1 Business Process Management (BPM)
Business process management adalah pencapaian objektif organisasi
melalui proses improvement, manajemen dan kontrol proses bisnis yang
esensial (Jeston dan Nelis, 2006, p11).
Kunci sukses dari Business Process Management ( BPM ) atau
disebut BPM success stool, dipengaruhi oleh tiga komponen berikut ini :
1. Proses
Dimana harus memiliki inovasi proses bisnis pada level yang sesuai
atau mendesain ulang strategi organisasi dan tujuan proses, dan
sebuah persetujuan pengakuan dari pentingnya proses yang terjadi di
dalam organisasi.
2. Orang
Sebagaimana sebuah manajemen di organisasi mencapai tahap
kedewasaan, akan dipahami bahwa orang merupakan kunci untuk
mengimplementasikan proses baru yang diinginkan. Organisasi harus
15
memiliki penilaian kinerja yang sesuai dan struktur manajemen untuk
lintas proses kunci. Proses pengaturannya haruslah proaktif dan juga
dapat memprediksikan apa yang akan terjadi, dan bukannya reaktif.
Di antara semua hal, aspek orang yang terlibat merupakan poin yang
paling penting dari proyek BPM.
3. Teknologi
Dalam hal ini mengacu pada tools pendukung semua proses dan
orang yang terlibat dalam proyek BPM.
4. Pengaturan proyek
Komponen terakhir ini menggabungkan keseluruhan komponen
proses, orang dan teknologi. Apabila tanpa proyek yang berjalan baik
maka implementasi akan mengarah pada kegagalan.
16
2.2.2 Produk ERP
Berikut ini adalah beberapa daftar produk ERP :
Microsoft Business Solutions Dynamics AX
Microsoft Business Solutions Dynamics GP
Microsoft Business Solutions Dynamics NAV
Microsoft Business Solutions Dynamics SL
Microsoft Business Solutions Small Business Manager
MYOB AccountEdge
MYOB BusinessEssentials
MYOB Premier Accounting Small Business Suite
Oracle Corporation JD Edwards EnterpriseOne & World
Oracle Corporation NetLedger
Oracle Corporation Oracle E-Business Suite
Oracle Corporation PeopleSoft Enterprise
SAP Business One
SAP mySAP All-in-One
SAP mySAP ERP
SAP R/3
Tabel 2.1 Produk - Produk ERP
17
2.2.3 Modul SAP
Modul pada SAP antara lain:
1. Sales order management
Mendukung fitur back-office proses seperti inquiries,
quotation order generation, contract, billing cycle management,
dan juga mendukung penjualan melalui internet.
2. Material management
Menyediakan alat untuk manajemen hubungan dengan
supplier, memungkinkan pemilihan supplier dan kualifikasi,
negosiasi kontrak dan evaluasi vendor, serta kemampuan
meyediakan pelaporan dari semua aktivitas procurement.
3. Human capital management
- Dapat memaksimalkan nilai dari karyawan, kemampuan
karyawan, aktivitas dan keuntungan dengan tujuan bisnis dan
strategi.
- Menyediakan alat untuk mengatur, mengukur, dan memberikan
hadiah individual serta kontribusi dari tim.
4. Financial and controlling
Pada unit ini terdapat dua area fungsional yaitu
Financial accounting
Menyediakan laporan untuk kepentingan pembaca
(eksternal view).
Management accounting
18
Menyediakan laporan untuk kepentingan internal.
Komponennya seperti cost center accounting, profit
center accounting dan internal orders.
5. Production planning
Penjadwalan, perencanaan produksi dan informasi serta
aktivitas yang berkaitan dengan produksi.
6. Quality management
Merencanakan dan menyimpan aktivitas control kualitas
seperti pemeriksaan produk dan keterangan material.
7. Plant maintenance
Perencanaan perawatan mesin pabrik dan perawatan
sumber daya dalam upaya meminimalisasi kerusakan
perlengkapan.
8. Asset management
Berkaitan dengan pembelian asset tetap (pabrik dan mesin)
dan hubungan depresiasi.
9. Project system
Memungkinkan perencanaan dan mengontrol kelebihan
R&D, konstruksi, proyek pemasaran. Modul ini memungkinkan
agar biaya dikumpulkan pada proyek ini dan sering digunakan
untuk mengatur implementasi dari system SAP R/3.
10. Modul work flow
o Untuk mengotomatisasi aktivitas dalam R/3.
19
o Menampilkan analisis alur tugas dan mendorong karyawan
(via email) jika mereka membutuhkan untuk menerima aksi.
11. Industry solution
Pengaturan konfigurasi R/3 yang ada di SAP adalah tepat
untuk fakta – fakta industri. Pengaturan ini mempermudah
implementasi R/3 dan membiarkan pembeli mendapatkan
keuntungan dari pengalaman industri SAP.
(Brady, Monk, Wagner, 2001, p24-25)
2.2.4 Modul O racle
1 Oracle CRM
Aplikasi Oracle CRM menyediakan fungsi “front office” yang
membantu sebuah bisnis untuk meningkatkan loyalti pelanggan
dan kepuasannya. Fungsi dasar meliputi marketing, pemesanan,
kontrak, field service, manajemen waktu senggang, dan layanan
call center. Aplikasi CRM ini juga meliputi produk – produk
berbasis internet, seperti katalog, content management, serta
pengaturan penawaran dan pemesanan.
2 Oracle Financials
Aplikasi financial meliputi General Ledger, Cash Management,
Payables, Receivables, Fixed Assets, Treasury, Property
Management, Financial Analyzer dan sebuah fungsi pelayanan
perhitungan pengeluaran.
20
3 Oracle Human Resource Management System (HRMS)
Aplikasi HRMS membantu perusahaan untuk mengatur proses
perekrutan hingga pemberhentian. Aplikasi ini memberikan
pengguna sebuah tampilan real-time dari semua aktivitas dari
HR, meliputi perekrutan, pengaturan waktu, pelatihan,
kompensasi, manfaat dan penggajian. HRMS mengintegrasikan
secara keseluruhan dengan aplikasi EBS lainnya dan menyajikan
user dengan sebuah paket analisis yang memudahkan pemantauan
data HR
4 Oracle Logistics
Modul logistics digunakan user untuk merencanakan, mengatur,
dan menjaga aliran dan penyimpanan barang dan jasa di dalam
sebuah bisnis. Modul ini menyediakan informasi untuk
merencanakan permintaan kedepannya dan keamanan
penyimpanan di dalam gudang. Aplikasi ini dapat membuat
jadwal produksi yang detil dan perencanaan material.
5 Oracle Supply Chain
Aplikasi supply chain memperkokoh informasi bisnis. Perusahaan
dapat memperkirakan kebutuhan pasar, berinovasi dalam
merespon kondisi pasar yang berubah – ubah, dan menyelaraskan
operasi melalui jaringan global. Oracle menawarkan solusi
industri khusus yang mencakup pengembangan produk,
21
pengaturan permintaan, penjualan dan perencanaan operasi,
manajemen transportasi, dan persediaan.
6 Oracle Order Management
Aplikasi order management dapat memudahkan keseluruhan
proses bisnis penjualan, dari persetujuan pemesanan ke
transportasi dan pengiriman. Order management juga mencakup
EDI, XML, telesales, dan situs toko. Beberapa manfaat bisnis
yang dapat diambil yaitu mengurangi biaya pemenuhan,
pengurangan waktu siklus pemesanan, peningkatan ketepatan
pemesanan dan pengiriman tepat waktu.
7 Oracle Transportation Management System
Transportation management (TMS) menyediakan perencanaan
transportasi dan kemampuan eksekusi untuk pengirim dan pihak
ketiga penyedia logistic. m provides transportation planning and
execution capabilities to shippers and third party logistics
providers. Modul ini mengintegrasikan perencanaan transportasi,
pembayaran ongkos kirim. Manfaat yang didapatkan adalah
pengurangan biaya transportasi, peningkatan layanan pelanggan,
dan pengaturan asset yang lebih mudah.
8 Oracle Warehouse Management System
Sistem Oracle Warehouse Management System mengatur
pergerakan barang dan informasi melalui proses distribusi. Modul
22
ini menyediakan proses bisnis yang dapat memberikan pengaturan
efisien dari karyawan, perlengkapan, dan ruang di dalam proses
distribusi
2.2.5 Accelerated SAP (ASAP)
ASAP atau Accelerated SAP merupakan metode implementasi yang
digunakan oleh perusahaan SAP. Anggota – anggota yang terlibat dalam
implementasi SAP All-in-One ini adalah :
Anggota Tim
SAP All-in-One Project Manager
SAP All-in-One Consultant
SAP All-in-One Account Manager
Client Project Manager
Client IT Administrator
Client Lead – Sales
Client Executive Steering Committee
Tabel 2.2 Anggota Tim Implementasi ASAP
Implementasi ini dibagi menjadi lima tahapan proyek. Berikut penjelasan
dan aktivitas dari setiap fase – fase yang ada.
• Tahap 1 : Project Preparation
Tujuan dari tahap ini adalah menyediakan perencanaan dan persiapan
awal untuk SAP All-in-One. Meskipun setiap proyek SAP All-in-One
23
mempunyai lingkup tujuan dan prioritas tersendiri yang unik, langkah
– langkah dalam tahap persiapan membantu mengidentifikasi dan
merencanakan fokus utama area – area yang perlu untuk
dipertimbangkan. Hal ini juga mencakup masalah teknikal seperti
topik manajemen proyek. Sebagai tambahan, software SAP All-in-
One ini diberikan selama tahap ini dan pre-installation dari sebuah uji
sistem diselesaikan.
.
• Tahap 2 : Business Blueprint
Tujuan dari tahap ini adalah memperoleh sebuah pemahaman umum
tentang bagaimana keinginan klien dalam menjalankan SAP All-in-
One untuk mendukung bisnis mereka. Satu atau lebih persyaratan
dikumpulkan melalui workshop selama penentuan dan analisis proses
bisnis dan kebutuhan fungsional individual dari klien. Sebagai
tambahan, penyajian workshop untuk menyempurnakan tujuan awal
proyek sebagaimana untuk merevisi keseluruhan jadwal proyek, jika
perlu. Hasil dari Business Blueprint, dimana sebuah dokumentasi
mendetil dari hasilnya dikumpulkan selama workshop kebutuhan.
Business Blueprint menyajikan sebuah panduan teknikal dan
fungsional selama tahap sub urutan dari implementasi proyek SAP
All-in-One.
24
• Tahap 3 : Project Realization
Tujuan dari tahap ini untuk mengimplementasikan semua kebutuhan
proses bisnis berdasarkan pada Business Blueprint. Kunci area
lainnya dari tahap ini yaitu melakukan uji integrasi dan
penggambaran dokumentasi end-user
Fase ini merupakan yang paling signifikan dari tahapan pelaksanaan.
Tujuan Proyek Realisasi adalah untuk menerapkan semua proses
bisnis dan persyaratan teknis yang ditetapkan pada tahap sebelumnya
dan didokumentasikan dalam Business Blueprint. Selama fase ini,
para konsultan mengesahkan dan memperbarui konfigurasi dan
menunjukkan proses sementara pelanggan memperbaharui instruksi
kerja (prosedur proses bisnis : BPP) dan melakukan tes unit dan
integrasi.
• Tahap 4 : Final Preparation
Tujuan dari tahap ini yaitu melengkapi persiapan terakhir (mencakup
pelatihan user dan administrator, manajemen sistem, dan aktivitas
cutover) untuk menyelesaikan persiapan menuju go-live. Dari
kelengkapan yang berhasil pada tahap ini, SAP All-in-One siap untuk
digunakan sebagai sebuah lingkungan yang produktif.
25
• Tahap 5 : Go Live and Support
Tujuan dari tahap ini untuk berpindah dari sebuah lingkungan pra-
produksi, berorientasi proyek kepada pengoperasian produksi.
Elemen paling penting adalah pengaturan dukungan produksi,
pemantauan transaksi sistem, dan pemantapan keseluruhan kinerja
sistem.
2.2.6 O racle Applications Implementation Methodology (AIM)
Oracle AIM merupakan metodologi yang digunakan Oracle untuk
mengatur jalannya sebuah manajemen proyek dengan kerangka dokumentasi
yang mendukung siklus hidup dari sebuah implementasi. Metode implementasi
aplikasi merupakan pendekatan nyata untuk semua aktivitas yang dibutuhkan
untuk aplikasi oracle. Ada sebelas proses dari implementasi ini.
1. Business Process Architecture [BP] – Tahap ini mencakup:
• Praktisi bisnis yang ada
• Praktisi perubahan katalog
• Praktisi pengarahan
• Praktisi masa depan
2. Business Requirement Definition [RD] – Tahap ini menjelaskan
tentang penentuan kuesioner dan pengumpulan persyaratan kebutuhan.
3. Business Requirement Mapping [BR] – Dalam tahap ini persyaratan
bisnis dicocokkan dengan fungsionalitas standar dari aplikasi oracle.
26
4. Application and Technical Architecture [TA] – Menjelaskan
persyaratan infrastruktur untuk mengimplementasikan oracle
application.
5. Build and Module Design [MD] – Tahap ini menekankan fungsi atau
pengaturan baru yang didapat dari klien. Secara umum di dalamnya
menjelaskan bagaimana merancang formulir, database, dan laporan
yang dibutuhkan.
6. Data Conversion [CV] – Pengubahan data merupakan proses dari
pencocokkan dan pengiriman data dari sistem terdahulu ke oracle
application. Misalnya mengirim data pelanggan dari yang sistem
terdahulu ke Master Pelanggan.
7. Documentation [DO ] – Dokumentasi disiapkan per modul yang
meliputi panduan user dan pedoman implementasi.
8. Business System Testing [TE] – Sebuah proses memvalidasikan
pengaturan dan fungsi oleh konsultan yang bersangkutan untuk
menjamin statusnya valid atau tidak.
9. Performance Testing [PT] – Evaluasi terhadap penghematan waktu
transaksi dan waktu yang dibutuhkan, arus kerja proses dibalik layar,
kinerja database, dan lainnya.
10. Adoption and Learning [AP] – Tahap ini menjelaskan pemindahan
sistem terdahulu dan adaptasi terhadap oracle application.
11. Production Migration [PM] – Proses dari penghapusan sistem
terdahulu dan penggunaan sistem aplikasi oracle.
27
Sedangkan AIM (Application Implementation Methodology) terdiri dari
enam tahapan, yaitu:
1. Definition.
2. Operations Analysis.
3. Solution Design.
4. Build.
5. Transition.
6. Production.
Metodologi implementasi Oracle :
Gambar 2.2 Oracle Application Implementation Methodology
• Tahap 1 : Definition
Selama tahap ini, fondasi dari proyek telah ditentukan. Tahap ini
menjelaskan; ruang lingkup dan persyaratan; klarifikasi tujuan akhir dan
langkah – langkah proyek; identifikasi orang yang terlibat, sumber daya,
poin penting dan targetnya. Oracle dan manajer klien proyek bekerja
sama untuk membuat sebuah rencana kerja yang dapat dicapai. Tujuan –
28
tujuan bisnis dievaluasi dalam waktu, sumberdaya dan pembatas budget.
Manajer proyek memperkenalkan rencana kerja kepada anggota tim
bersama dengan panduan bagaimana tujuan proyek akan dicapai.
Yang dihasilkan :
1. Dokumen strategi implementasi
2. Rencana kerja
• Tahap 2 : Operations Analysis
Selama tahap ini, klien anggota tim proyek mengenalkan konsultan
Oracle yang ditugaskan pada proses operasional dan administratif serta
pelatihan dari bisnis mereka. End user, manajemen, dan persyaratan
teknikal bisnis dikumpulkan dan didokumentasi ke dalam sebuah model
bisnis.
Yang dihasilkan:
1. Rencana proyek yang diperbaharui
2. Presentasi aktivitas Analisis Operasi
3. Dokumen Kebutuhan Bisnis
4. Fit analysis terhadap kebutuhan / persyaratan
5. Arus proses yang diajukan sebagaimana yang dibutuhkan
29
• Tahap 3 : Solution Design
Selama tahap ini, Anggota tim proyek Oracle dan klien membuat solusi
proses dengan mencocokkan fitur aplikasi dalam kebutuhan bisnis yang
diidentifikasikan selama Analisis Operasi. Perancangan solusi mungkin
mencakup prioritas pemetaan suatu kebutuhan bisnis pada fitur software
yang diberikan, membuat contoh prototype dari setiap kebutuhan di
dalam sebuah lingkungan pengujian. Tim proyek mengevaluas i semua
pilihan berdasarkan kebutuhan, pemeliharaan, keuntungan dan biaya
Yang dihasilkan:
1. Pembaharuan rencana kerja
2. Presentasi aktivitas Rancangan Solusi
3. Software yang telah terpasang
4. Pelatihan untuk Tim Proyek
5. Konfigurasi Pengujian Sistem
6. Prototype
7. Model – model Prototype
8. Dokumen pengaturan aplikasi
30
9. Daftar polis dan prosedur
10. Rencana pengujian sistem
11. Daftar permasalahan
• Tahap 4 : Build
Semua solusi bisnis yang diidentifikasi dan dirancang selama tahap
perancangan solusi akan diuji untuk memastikan apakah cocok dengan
kebutuhan bisnis.
Yang dihasilkan:
1. Rencana kerja diperbaharui
2. Presentasi aktivitas Pembangunan
3. Pengujian Ruang Konferensi
4. Hasil pengujian
5. Sertifikasi sistem
• Tahap 5 : Transition
Selama tahap ini, klien tim proyek akan melatih end user sementara tim
teknikal mengatur lingkup produksi dan mengubah data. Tahap ini selesai
dengan transisi perusahaan pada aplikasi yang baru.
31
Yang dihasilkan:
1. Rencana kerja yang diperbaharui
2. Presentasi aktivitas transisi
3. Lingkungan produksi
4. Rencana Cutover
5. Asistensi pelatihan End user
6. Daftar dari id user, menu - menu dan password
• Tahap 6 : Production
Tahap produksi dimulai dengan melakukan cut over dari tahap transisi.
Tahapan ini mencakup baik end user dan aktivitas dukungan teknis dari
sistem produksi serta mencakup tugas – tugas pemberian produksi untuk
mengkaji ulang implementasi terdahulu dan membuat perencanaan di
masa depan.
Yang dihasilkan:
1. Dukungan produksi
2. Dukungan penyetelan system
32
• Siklus hidup dan proses AIM O racle
Gambar 2.3 Siklus hidup dan proses AIM Oracle
• AIM pada Arus Bisnis : Arus Level Atas
Gambar 2.4 AIM Oracle pada arus bisnis level atas
33
2.2.7 System wide concept
Sistem wide concept yang mendasari sistem SAP merupakan konsep,
elemen organisasi, master data dan transaksi, yang merupakan elemen dasar
yang di rancang dan digunakan untuk mewakili stuktur sebuah perusahaan
dan proses bisnis dalam system SAP (SAP AG, 2006, p3-2).
Elemen organisasi (struktur perusahaan dalam aplikasi SAP)
1. Klien
Merupakan level elemen tertinggi dari seluruh elemen
organisasi, dimana menggambarkan grup organisasi.
2. Company code
Merupakan sebuah unit laporan legal yang independen yang
mewakili elemen organisasi pusat dari laporan keuangan dan
pajak yang menggambarkan organisasi, kalender fiscal, local
currency dan kebutuhan pelaporan pajak.
3. Plant
Dapat memproduksi produk, mendistribusikannya,
menyediakan sebuah jasa.
Merupakan unit organisasi pusat dari produksi.
4. Storage location
Persediaan material dalam inventory management dapat
berbeda dalam satu plant tergantung pada storage location .
34
5. Sales organization
Merupakan elemen organisasi terpusat dalam manajemen
sales order yang mengawasi hubungan penjualan ke
pelanggan.
6. Distribution Channel
Digunakan untuk mengetahui bagaimana produk yang
berbeda mencapai konsumen contohnya wholesale.
7. Organizational unit
Menggambarkan berbagai unit bisnis yang ada dalam
perusahaan.
8. Position
Merupakan tugas karyawan dalam perusahaan.
(SAP AG,2006, p3-2).
Master data dibuat terpusat dan tersedia untuk semua aplikasi dan
semua pemakai yang sah, master data juga mempunyai segi organisasi karena
informasi ini diatur dalam gambaran yang ditempatkan ke elemen organisasi.
Transaksi adalah program aplikasi yang menjalankan proses bisnis
dalam SAP contohnya membuat sales order, merubah master pelanggan, atau
menampilkan list laporan sales order (SAP AG, 2006, p3-2).
2.2.8 Fit / gap analysis
Analisis Fit/Gap adalah studi yang dibuat untuk mengidentifikasi
apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan dan apabila
diidentifikasi adanya gap, maka akan dicatat dalan format yang telah
35
ditentukan.Analisis Fit/Gap akan mengidentifikasi gap antara bagaimana
operasi bisnis diperlukan untuk melawan apa yang package tidak bisa penuhi
(Anonim, http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_Analysis).
Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user
untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam functionality pada
SAP. Alternatif akan dikembangkan ketika gap dalam functionality
ditemukan. Beberapa gap akan diubah sesuai dengan proses bisnis, laporan
atau melakukan penyesuaian terhadap software (customizing).
Tujuan Analisis Fit/Gap:
- mengumpulkan requirement dari perusahaan
- langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang
diperlukan.;
- memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis
perusahaan
- memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi ”best practice”
- mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan
kebijakan.
Langkah-langkah Analisis Fit/Gap
1. Ranking requirement
Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk
memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan dalam implementasi
sistem yang baru selain itu berfungsi untuk memastikan tim proyek
berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar
36
functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi
perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.
Rank Keterangan
H High/ mission critical requirement adalah kebutuhan yang
merupakan tugas krisis/ penting, diperlukan untuk operasi
dan tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi; termasuk
didalamnya kebutuhan laporan yang penting bagi internal
dan eksternal
M Medium/ value add requirement adalah kebutuhan yang
jika ditemukan akan secara signifikan meningkatkan proses
di perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses sistem
bisnis yang bukan merupakan tugas kritis / penting bagi
bisnis organisasi tetapi jika ditemukan akan mempengaruhi
cost benefit organisasi
L Low/ desirable requirement adalah kebutuhan yang bagus
untuk dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai yang
tidak terlalu besar bagi proses bisnis perusahaan dan
mungkin ditemukan melalui perbaikan sementara atau
perubahan pada proses bisnis.
Tabel 2.3 Rank requirements dalam analisis Fit/Gap
2. Degree of fit
Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh
sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit
37
Kode Keterangan
F Fit – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software
G Gap- software tidak dapat memenuhi kebutuhan.
Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat
akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan
customization terhadap software
P Partial fit - software mempunyai fungsional yang
memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan
khusus atau customizations, bagaimanapun akan
dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan
secara maksimal.
Tabel 2.4 Degree of fit dalam analisis fit/ gap
3. Gap resolution
Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternatif dan
merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat
beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses
bisnis, merancang lingkungan bisnis atau mengkustomisasi SAP ERP.
Namun perlu diketahui bahwa menghasilkan fungsional pada SAP
ERP All-in-One akan meningkatkan cost dalam pngimplementasian
proyek dan akan memberikan dampak negatif dalam kemampuan
untuk upgrade ke SAP baru nantinya.
38
Pilihan-pilihan untuk gap resolution :
o Package work around – pertama kali tim akan
mengidentifikasi jalan alternative untuk mencapai kebutuhan
dengan proses yang ada di SAP
o Membuat bisnis sesuai dengan package- jika package work
around ditolak mungkin , tim akan merekomendasikan
perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan
dengan proses pada SAP dan mengeliminasi gap yang terjadi.
o Customization – sebagai jalan terakhir- jika Customization
dibutuhkan , strategi yang dipilih adalah membangun
fungsionalitas baru diluar SAP dan memisahkan package
dibandingkan dengan merubah package
2.2.9 Benefit ( Manfaat)
Benefit adalah suatu istilah untuk menunjukkan kelebihan atau
kekurangan yang didapat oleh perorangan maupun organisasi. Untuk
mencapai keberhasilan sebuah projek, benefit harus diidentifikasi seawall
mungkin di dalam siklus pengembangan sistem. Idealnya, benefit harus
diidentifikasi dan dihitung sebelum projek pengembangan sistem dimulai
(Remenyi, 2001, p5)
Menurut Remenyi (2001, p7), benefit dibagi menjadi dua jenis yaitu :
• Tangible Benefits
Tangible Benefits disebut juga sebagai Hard Benefits, adalah
manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat diidentifikasi atau
39
diukur secara langsung dari segi finansial dan secara langsung dapat
meningkatkan kinerja perusahaan. Contohnya adalah pengurangan biaya,
peningkatan laba, pengembalian modal. Tangible benefits mudah untuk
diidentifikasi dan diukur. Seperti jumlah pendapatan.
• Intangible Benefits
Intangible Benefits disebut juga dengan Soft Benefits, adalah
manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara langsung
diidentifikasi atau diukur. Contohnya adalah peningkatan lingkungan
kerja bagi karyawan sehingga menciptakan suasana kerja yang lebih baik.
Umumnya Intangible Benefits sulit untuk diukur, namun dapat
memberikan kontribusi yang penting terhadap keberhasilan perusahaan.
Penelitian dan penilaian aspek manfaat dan biaya sangat penting guna
memperoleh gambaran atas manfaat yang akan diperoleh dari investasi di
bidang IT, yaitu apakah ada manfaat finansialnya atau tidak.
2.2.10 Cost (Biaya)
Cost adalah penggunaan dana untuk diinvestasikan dalam projek
baru. (Keown, 2000, p444).
Dalam analisis biaya manfaat dari investasi IT terdapat dua macam jenis
biaya yaitu :
• Tangible Cost
Tangible Cost adalah biaya yang dapat dengan mudah
diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem. Contohnya adalah biaya
peralatan, biaya software, biaya maintenance, dan lainnya.
40
• Intangible Cost
Intangible Cost adalah biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan
sulit untuk dikalkulasi dan diukur. Contohnya adalah biaya kehilangan
pelanggan, biaya untuk menambah kepuasan pelanggan, dan lain – lain.
2.2.11 Analisis Cost Benefit
Analisis Cost Benefit merupakan metode untuk mengukur hasil dari
perencanaan dengan membandingkan biaya dan manfaatnya, dimana hasilnya
dapat berupa kuantitatif maupun kualitatif. (Hilton, 2008, p882)
Analisis Cost Benefit adalah suatu proses membandingkan perkiraan
biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang diusulkan
(Alter, 1999, p404). Dengan menggunakan analisis biaya manfaat maka
dapat dilihat berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau diterima
atas sistem yang diusulkan, perbandingan dilakukan dengan membandingkan
manfaat dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat yang akan
diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan maka sistem itu
mungkin untuk diimplementasikan dan semakin besar biaya yang
dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem
tersebut tidak cocok untuk diimplementasikan. Semua biaya dan manfaat
akan dinyatakan dalam angka berupa mata uang.
Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara :
1. Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan
apakah suatu sistem layak atau tidak untuk diimplementasikan pada suatu
organisasi.
41
2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai
dengan tujuan yang diinginkan.
Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan hubungan
antara biaya dan manfaat, antara lain sebagai berikut :
1. Payback period
Payback Period adalah jumlah tahun yang dibutuhkan untuk
menutupi pengeluaran awal. Dimana hal ini mengukur seberapa cepat
sebuah proyek akan mengembalikan investasi awalnya. Oleh karena
kriteria mengukur ini mengukur kecepatan proyek dalam mengembalikan
biaya investasi awal, maka metode ini menghitung arus kas yang
dihasilkan dan bukan besarnya keuntungan akuntansi (Keown, 2000,
p308).
Di lain sisi, menurut Garrison sendiri, metode payback period
merupakan jangka waktu berapa tahun yang dibutuhkan untuk sebuah
proyek untuk mengembalikan biaya awal yang dikeluarkan dari
penerimaan kas yang dibuat, atau bisa juga disebut sebagai “waktu yang
dibutuhkan sebuah investasi untuk membayar untuk investasi tersebut”.
Dasar pikiran dari metode payback period ini adalah semakin cepat biaya
investasi dapat dikembalikan, semakin cepat titik balik keuntungan bagi
perusahaan (Garrison dan Noreen, 2003, p653).
42
Untuk menerima atau menolak proyek dalam pengambilan keputusan
berdasarkan payback period, maka dibutuhkan beberapa ketentuan
berikut :
• Jika payback period lebih kecil dari batas maksimum payback
period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah
menerima proyek.
• Jika payback period lebih besar dari batas maksimum payback
period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah
menolak proyek. Lama dari batas maksimum payback period
yang masih dapat diterima ditentukan oleh pihak manajemen.
Nilai ini ditetapkan secara subjektif berdasarkan sejumlah faktor
meliputi tipe proyek (expansion, replacement, renewal), risiko
yang diperkirakan dari proyek tersebut, dan keterikatan yang
diperkirakan antara payback period dengan nilai yang dibagikan.
2. Net Present Value (NPV)
Net Present Value (NPV) adalah perbedaan antara nilai aliran kas
masuk sekarang dengan nilai aliran kas keluar sekarang yang menentukan
apakah proyek merupakan investasi yang dapat diterima (Garrison dan
Noreen 2003, p637).
Rumus Net Present Value adalah sebagai berikut :
∑= +
=0 )1(
.t
tt
kFCNPV
43
Dimana :
• C.Ft = Arus kas tahunan setelah pajak pada periode t (nilainya
bisa positif maupun negatif)
• k = Tingkat diskonto yang tepat, yaitu tingkat pengembalian
yang disyaratkan atau biaya modal.
• t = Usia proyek yang diharapkan
Langkah-langkah dalam penerapan metode NPV yaitu: Hitung nilai
sekarang dari setiap arus kas, baik arus kas masuk maupun arus kas
keluar, dengan faktor diskonto sebesar biaya modal proyek.
a) Jumlahkan arus kas yang telah didiskontokan tersebut. Hasil dari
penjumlahan inilah yang disebut NPV proyek.
b) Jika NPV positif, proyek harus disetujui; jika NPV negatif, proyek
harus ditolak; dan jika proyek-proyek yang dikaji bersifat mutually
exclusive (memilih proyek 1 di antara beberapa proyek), maka proyek
yang menghasilkan NPV terbesar harus dipilih.
3. Internal Rate of Return (IRR)
Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of return dapat
didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan oleh suatu proyek
investasi selama umur kegunaannya. Kadang untuk penyederhanaan
disebut sebagai hasil proyek. IRR dihitung dengan menemukan tingkat
bunga yang menyamakan nilai sekarang aliran kas keluar suatu proyek
dengan nilai sekarang aliran kas masuknya. Dengan kata lain, IRR adalah
44
tingkat bunga yang akan menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek
sama dengan nol (Garrison dan Noreen, 2003, p643).
Internal Rate of Return adalah tingkat diskonto yang menyamakan
nilai sekarang arus kas masa depan proyek dengan pengeluaran awal
proyek. Rumus Internal Rate of Return adalah sebagai berikut :
∑= +
=n
t
t
tIRRACF
IO1 )1(
Dimana :
• ACFt = Arus kas tahunan setelah pajak pada periode t (nilainya
bisa positif maupun negatif)
• IO = pengeluaran kas awal
• n = Usia proyek yang diharapkan
• IRR = Tingkat pengembalian internal proyek
Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai
berikut :
• Jika IRR ≥ tingkat pengembalian yang disyaratkan ⇒ Terima
• Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan ⇒ Tolak
Cara untuk menghitung rumus IRR dapat dilakukan :
• Secara coba-coba
• Secara interpolasi
• Prosedur matematik
• Kalkulator atau komputer keuangan
45
4. Return On Investment (RO I)
Return on Investment (ROI) atau Rate of Return (ROR) adalah
rasio atau perbandingan dari uang yang diperoleh atau yang hilang dari
sejumlah dana yang diinvestasikan. Sejumlah uang yang diperoleh atau
yang hilang dapat diidentifikasikan sebagai bunga, laba / rugi, atau
pendapatan bersih atau rugi. Sejumlah dana yang diinvestasikan dapat
berupa harta, modal, atau dasar biaya investasi. ROI biasanya lebih sering
dalam bentuk presentase daripada nilai desimal.
Berikut ini adalah rumus untuk menghitung ROI :
i
if
VVV
arith
ROI−
=
=
γ
100*nt)])/InvestmeInvestment-[(Payback
Untuk mengkalkulasi ROI sederhana, digunakan 3 jenis kertas kerja yaitu
:
1. Development Cost Worksheet
Development Cost Worksheet terdiri dari 5 kategori, yaitu usaha
pengembangan (development effort), perangkat keras baru (new
hardware), perangkat lunak baru (new purchased
software), pelatihan user, dan biaya-biaya lainnya. Hal ini dapat dilihat
pada gambar 2.5.
46
Gambar 2.5 Development Costs Worksheet
(Gambar : Parker, Marilyn, Robert, Trainor. 1988, p96)
2. Ongoing Expense Worksheet
Ongoing Expense Worksheet dibagi menjadi 6 kategori, yaitu
pemeliharaan, aplikasi perangkat lunak (application software
maintenance), beban-beban penyimpanan data (incremental data storage
expenses), komunikasi (incremental communication), penyewaan
perangkat lunak dan perangkat keras (new software and hardware lease),
perlengkapan (supplies), dan lain-lainnya dapat dilihat pada gambar 2.6.
Year 1 A. Development Effort
1. Incremental System and Programming (eg., estimated days times $xxx/ day) _______
2. Incremental Staff Support (eg., data administration at $xxx/day) _______
B. New Hardware 1. Terminal, printers, communications _______ 2. Other___________________________ _______
C . New (purchased) software, if any 1. Packaged applications software _______ 2. Others__________________________ _______
D. User Training E. Other : _______________________________ _______ Total _______
47
Gambar 2.6 Ongoing Expense Worksheet
(Gambar : Parker, Marilyn, Robert, Trainor 1988, p96)
3. Economic Impact Worksheet
Kertas kerja ini meringkas dampak ekonomis suatu proyek. Pemberian
skor dampak ekonomis didasarkan pada perhitungan ROI dari arus kas
bersih proyek yang diaplikasikan secara periodik selama 5 periode
tahunan pada umumnya. Pertama, investasi bersih yang dibutuhkan
ditetapkan. Angka ini diperoleh dari kertas kerja biaya pengembangan.
Lalu arus kas tahunan ditetapkan. Angka ini diperoleh dari manfaat
ekonomis bersih dikurangi biaya operasi. Selisihnya, pendapatan sebelum
pajak, dikurangi dengan beban-beban berjalan, menghasilkan arus kas
bersih per tahun. ROI dihitung dengan membagi rata-rata arus kas bersih
selama 5 tahun dengan investasi yang dibutuhkan. Skor dampak
ekonomis dapat ditentukan seperti contoh pada Gambar 2.7.
Year 1-X A. Application software maintenance _______
Development effort days _______ Ratio of maintenance to development _______ (based to experience, e.g., 10 to 1) Resulting annual maintenance days _______ Daily maintenance rate _______ TOTAL application software maintenance _______
B. Incremental data storage required : (e.g., estimated MB at $xx.xx) ___MB x
C. Incremental communication _______ (lines, messages, etc.)
D. New software or hardware leases _______ E. Supplies _______ F. Other _______ TOTAL ongoing expenses _______
48
Gambar 2.7 Economic Impact Worksheet (Sumber : Parker, Marilyn,
Robert, Trainor 1988, p97)
A. Net Investment Required (From Development Cost Worksheet) B. Yearly Cash Flows : Based on five 12-month periods following
Implementation of the proposed system. Cash flow can be negative YEARS TO TAL
YEAR 1
YEAR 2
YEAR 3
YEAR 4
YEAR 5
Net Economic Benefit 0 0 0 0 0 Pengurangan Biaya xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx = Pre-tax Income xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx (-) ongoing expense from worksheet xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx = Net Cash Flow xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxx%
C . Simple RO I, calculated as B / # YRS / A D. Scoring, Economic Impact
Score Simple Return on Investment
0 Zero or less 1 1% - 299% 2 300% - 499% 3 500% - 699% 4 700% - 899% 5 over