8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-Teori Umum

2.1.1 Pengertian Proses

Menurut Harrington, Esseling, dan Nimwegen (1997, p1):

1. Proses merupakan sekelompok aktivitas yang logis, berhubungan, dan

berurutan dimana masukan untuknya berasal dari supplier, melalui proses

penambahan nilai, dan menghasilkan keluaran berupa produk atau jasa untuk

pelanggan.

2. Proses Mayor (Proses besar) merupakan proses yang biasanya melibatkan

lebih dari satu fungsi yang ada di dalam struktur organisasi, dan operasinya

berdampak secara signifikan terhadap fungsi organisasi. Proses mayor yang

terlalu kompleks untuk digambarkan dalam bentuk flowchart, akan dibagi

menjadi subproses-subproses.

3. Subproses merupakan sebagian dari proses mayor, dimana dilakukan

penyelesaian suatu objek tertentu untuk mendukung proses mayor.

4. Aktivitas merupakan hal-hal yang terjadi atau dilakukan pada suatu proses

ataupun subproses. Biasanya dilakukan oleh satu unit saja (satu orang atau

satu departemen). Aktivitas biasanya didokumentasikan pada sebuah

instruksi. Instruksi mendokumentasikan tugas-tugas yang dilakukan dalam

aktivitas.

9

5. Tugas merupakan elemen individu dan/atau subset dari suatu aktivitas.

Proses merupakan urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara

alami atau dirancang, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau

sumber daya lainnya, yang dapat menghasilkan suatu hasil. Suatu proses

mungkin dikenal dengan perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu

atau lebih objek di bawah pengaruhnya.

(Sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Proses).

2.1.2 Pengertian Proses Bisnis

Menurut Hammer dan Champy (1994, p35), Proses Bisnis merupakan

sekumpulan aktivitas yang memerlukan satu atau lebih masukan (input) dan

membentuk suatu keluaran (output) yang memiliki nilai yang diinginkan oleh

pelanggan.

Menurut Indrajit (2002, p3), proses bisnis adalah sejumlah aktivitas yang

mengubah sejumlah input menjadi sejumlah output (barang dan jasa) untuk

orang lain atau proses yang menggunakan orang dan alat.

Menurut Indrajit (2002, p16), di dalam proses bisnis terdapat empat

aliran entitas yang harus dikelola dengan baik, yaitu:

1. Flow of goods (aliran produk)

2. Flow of information (aliran informasi)

3. Flow of money (aliran uang)

4. Flow of documents (aliran dokumen).

10

Menurut El Sawy (2001, p108), sebuah proses bisnis adalah suatu

perangkat koordinasi dari aktivitas kerja dan kesatuan sumber daya yang

memproduksi sesuatu yang bernilai untuk seorang pelanggan.

Menurut El Sawy (2001, p16), proses bisnis memiliki properti-properti

berikut ini:

1. Customer-facing: proses bisnis harus menyediakan beberapa nilai untuk

seorang penerima (orang, organisasi, proses) yang dipandang sebagai

pelanggan dari proses itu. Hasil dari suatu proses dapat digunakan oleh

pelanggan eksternal atau pelanggan internal. Pelanggan eksternal adalah

orang-orang atau entiti luar organisasi yang membeli produk atau menerima

layanan dari organisasi. Pelanggan internal adalah para pekerja dalam suatu

organisasi yang menambah lebih banyak nilai untuk produk atau layanan

untuk pelanggan akhir. Pelanggan dapat juga melakukan beberapa tugas

dalam proses bisnis ketika teknik layanan-sendiri digunakan.

2. Cross-functional, cross-departmental, dan cross-enterprise: suatu proses

bisnis secara khas cross-functional dan melintasi banyak perbedaan

departemen. Contohnya, suatu proses penjualan dapat merupakan beberapa

subproses seperti menghubungi pelanggan, pemenuhan pesanan, pengiriman,

invoicing, dan pengumpulan. Masing-masing proses tersebut dapat

dilakukan oleh satu atau lebih unit organisasi. Suatu proses bisnis tidak dapat

dibatasi untuk satu bagian dari hirarki fungsi organisasi (penjualan, R&D,

teknik mesin, pabrik) tetapi secara horizontal melintasi mereka.

11

3. Hand-offs: terjadi ketika suatu tugas selesai ditangani orang lain dan

kemudian dilanjutkan untuk melakukan tugas urutan berikutnya. Hand-offs

merupakan elemen kunci dari proses bisnis dan merupakan alat koordinasi

antara tugas-tugas yang berbeda. Hal ini dapat juga menyebabkan kesalahan,

keterlambatan serta kesulitan dalam mengelolanya. Keefektifan manajemen

hand-offs adalah kritis untuk keefektifan rekayasa ulang proses.

4. Aliran informasi di sekitar proses: ini merupakan aliran informasi yang

dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran dari proses, dan informasi juga

penting untuk memonitor proses. Penyusunan aliran informasi dinamik

merupakan satu cara dari rekayasa ulang proses bisnis.

5. Knowledge diciptakan di sekitar proses: termasuk knowledge untuk

keperluan bersama mengenai proses dimana pengikutnya telah mampu untuk

melakukan proses secara efektif di bawah berbagai kondisi. Hal ini juga

termasuk knowledge mengenai proses (trends, pengecualian baru,

pertanyaan yang sering kali ditanyakan, ide peningkatan) yang dapat diteliti

melalui waktu dengan pengumpulan informasi dari yang berinteraksi dengan

proses (pekerja, pelanggan, supplier). Perluasan kapasitas proses pembuatan

knowledge merupakan cara lain dari rekayasa ulang suatu proses melalui

kemampuan proses untuk belajar dan menjadi sumber daya ”smarts” untuk

pengikutnya.

6. Multiple versions rather than one-size-fits all: suatu proses bisnis memiliki

berbagai versi (juga disebut kasus), masing-masing versi dilakukan

12

berdasarkan pada kondisi tertentu (pemicu, tipe pelanggan). Setiap versi

dilakukan sesering mungkin.

7. Gabungan proses-proses penambahan nilai: suatu proses bisnis dibuat untuk

pekerjaan yang menambah nilai (secara langsung menambah nilai untuk

pelanggan), ataupun pekerjaan yang tidak menambah nilai (mampu

menambah nilai tetapi tidak menambahnya secara langsung, seperti proses

manajemen, akuntansi). Keseimbangan antara penggabungan 2 elemen

(penambahan nilai dan tidak menambah nilai) ini rumit. Hal ini merupakan

parameter rancangan yang harus dipertimbangkan antara menjual biaya dan

nilai dari kontrol manajemen.

8. Struktur tingkatan suatu proses: beberapa tipe proses bisnis distrukturkan

dalam proses.

Menurut Hollander, Denna dan Cherrigton (2000, p4), proses bisnis

adalah suatu urutan kegiatan yang menyelesaikan suatu tujuan bisnis. Suatu

proses bisnis yang baik tidak hanya merupakan suatu proses bisnis yang

menghasilkan biaya yang lebih murah, proses yang lebih cepat, dan hasil yang

lebih terpercaya. Afiliasi perusahaan dengan pihak lain juga memegang peranan

dalam proses bisnis, afiliasi yang baik akan menunjang proses bisnis yang

semakin baik, afiliasi yang buruk akan memberikan nilai negatif terhadap proses

bisnis yang bernilai positif.

13

2.1.2.1 Pengertian Proses Bisnis Produk

Menurut Harrington, Esseling, dan Nimwegen (1997, p3), Proses bisnis

produk adalah proses-proses yang mencakup proses menghasilkan barang atau

jasa yang akan didistribusikan ke pelanggan.

2.1.2.2 Pengertian Proses Bisnis Administratif

Menurut Harrington, Esseling, dan Nimwegen (1997, p3), Proses bisnis

administratif merupakan sekelompok aktivitas yang berurutan dimana tugas-

tugas administratif dilakukan. Proses bisnis administratif menyatukan database

dan organisasi itu sendiri.

2.1.3 Rekayasa ulang

2.1.3.1 Pengertian Rekayasa Ulang

Menurut Hammer dan Champy (1994, p32), Business Process

Reengineering adalah pemikiran ulang secara fundamental dan perancangan

ulang secara radikal atas proses bisnis untuk mencapai perbaikan-perbaikan

dramatis dalam ukuran kritis dari performance, seperti biaya, kualitas, layanan,

dan kecepatan.

Menurut Indrajit (2002, p69), rekayasa ulang adalah pemikiran dasar dan

rancangan proses bisnis yang radikal untuk mencapai peningkatan yang dramatis

dalam kondisi kritis, seperti biaya, kualitas, kecepatan pelayanan.

Banyak persepsi salah yang beredar di masyarakat, khususnya kalangan

bisnis mengenai rekayasa ulang. Seringkali suatu organisasi atau perusahaan

14

melakukan perombakan organisasi secara besar-besaran dan menyebutnya

sebagai rekayasa ulang atau kesalahan lainnya adalah pengurangan sumber daya

manusia secara besar-besaran sering juga disebut sebagai rekayasa ulang.

Menurut Indrajit (2002, p71-72), konsep rekayasa ulang tidak sama

dengan berbagai konsep seperti:

1. Rekayasa ulang bisnis tidak sama dengan automation, karena automation

sekedar berarti menggunakan peralatan yang lebih canggih yang digerakkan

oleh komputer, menggantikan cara kerja yang sudah kuno yang digerakkan

oleh tenaga manusia.

2. Rekayasa ulang bisnis tidak sama dengan downsizing, karena downsizing

sekedar pengurangan kapasitas karena dipaksa oleh pasar atau permintaan.

Downsizing adalah melakukan hal yang lebih sedikit dengan peralatan atau

organisasi yang lebih sedikit (doing less with less).

3. Rekayasa ulang bisnis tidak sama dengan reorganizing, karena ini hanya

mengenai pengaturan kembali organisasi, pengelompokan kembali pekerjaan,

dan penataan kembali rentang kendali.

4. Rekayasa ulang bisnis tidak sama dengan Total Quality Management (TQM).

Karena TQM hanya merupakan perbaikan mutu dalam menggunakan proses

yang sekarang.

15

2.1.3.2 Tujuan Rekayasa ulang

Tujuan rekayasa ulang adalah untuk membentuk infrastruktur

perusahaan yang efisien, sehat dan produktif. Proses dalam organisasi sifatnya

tidak statis, seirama dengan perubahan perilaku bisnis. Apalagi, terjadi revolusi

besar-besaran di sektor teknologi. Rekayasa ulang ditujukan pada perbaikan

terhadap proses organisasi dengan menggunakan fasilitas–fasilitas atau enabler

yang mendukung.

(Sumber:http://www.swa.co.id/sekunder/kolom/manajemen/sdm/details.php?cid

=2&id=4&)

2.1.3.3 Faktor Kunci Keberhasilan Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2002, p64-68), faktor-faktor kunci

keberhasilan rekayasa ulang proses bisnis adalah sebagai berikut:

1. Visi

Visi diperlukan agar semua orang dapat dan akan menuju serta mengarah

pada tujuan yang sama. Visi adalah gambaran tentang apa yang dikehendaki

dimana menyangkut orang, produk, layanan, proses, fasilitas, budaya, dan

pelanggan.

Semua orang dalam organisasi perusahaan harus mampu mengerti,

memahami, menjiwai, serta menggambarkan visi tersebut sehingga semua

tindakan dan keputusan penting selalu membawa perusahaan semakin dekat

pada visi yang dimaksud. Tanpa visi, perusahaan akan mengalami

kebingungan dan tidak memiliki suatu fokus.

16

2. Skills

Skills atau keterampilan diperlukan agar orang mampu melakukan tugas-

tugas yang perlu pada proses yang baru. Keterampilan tersebut dapat bersifat

teknis, dapat mengenai kepemimpinan atau hubungan interpersonal. Tanpa

kemampuan dan keterampilan tersebut, orang mungkin menginginkan

perubahan tetapi tidak mampu melaksanakannya sampai tingkat yang

dibutuhkan.

3. Incentives

Incentives biasanya adalah elemen yang paling akhir mengalami

perubahan. Tanpa incentives, orang tidak mau berubah atau mungkin hanya

mau berubah sedikit saja. Incentives disini termasuk penghargaan dan

pengakuan. Apabila seseorang dapat memahami dan merasakan bahwa

perubahan perusahaan yang begitu drastis membawa perbaikan yang cukup

besar bagi mereka, maka mereka yang berada dalam organisasi perusahaan

dapat melakukan perubahan yang direncanakan secara lebih serius.

4. Resources

Resources atau sumber daya yang dimaksud disini adalah orang, dana,

informasi, data, fasilitas, dan setiap peralatan yang diperlukan untuk

melakukan perubahan. Tanpa sumber daya yang cukup, orang dapat frustasi

dan menganggap bahwa rencana perubahan mungkin dilakukan kurang

serius atau perubahan tidak akan dapat dilakukan dengan baik.

17

5. Action Plan

Action plan adalah perencanaan dari serangkaian aktivitas, penanggung

jawab, jadwal waktu serta target yang dibuat secara cukup terperinci. Tanpa

action plan, perubahan dilakukan seolah-olah atas dasar permulaan yang

semu, tidak tahu menuju ke arah mana, dan orang tidak mengetahui apa yang

seharusnya dilakukan kemudian, serta tidak mengetahui bagaimana

tindakan-tindakan yang berbeda dapat menuju ke arah dan tujuan yang sama.

2.2 Teori- Teori Khusus

2.2.1 Pengertian Peningkatan Kinerja Proses Bisnis (Business Process

Improvement)

Menurut Harrington, Esseling, dan Nimwegen (1997, p5), Business

Process Improvement (BPI) merupakan suatu metodologi yang dirancang untuk

membahas mengenai perbaikan secara bertahap pada proses-proses administrasi

dan proses pendukung lainnya dengan menggunakan pendekatan seperti FAST,

process benchmarking, process redesign, dan process reengineering.

Business Process Improvement (BPI) merupakan suatu pendekatan

sistematis yang bertujuan untuk membantu perusahaan melakukan perubahan

yang signifikan dalam caranya menjalankan bisnis.

(Sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_improvement)

18

2.2.2 Karakteristik Peningkatan Kinerja Proses Bisnis (Business Process

Improvement)

Proyek BPI memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Yang digerakkan adalah proses bukan perangkat lunak.

2. Terdiri dari organization-wide teams.

3. Mengikuti metode yang umum.

4. Sasarannya adalah menentukan best business practice.

5. Hasilnya adalah seperangkat rekomendasi.

(Sumber : http://asg.nebraska.edu/projects/businessProcessImprovement.shtml)

Karakteristik BPI lainnya adalah sebagai berikut:

1. BPI bukanlah Total Quality Management (TQM), dimana mengacu kepada

program dan prakarsa yang menekankan pada peningkatan secara

inkremental terhadap proses yang bekerja dan output yang dihasilkan selama

waktu awal sampai akhirnya. BPI, berbeda dengan perujukan prakarsa

dimana diharapkan untuk mencapai rancangan ulang yang radikal dan proses

yang fundamental dalam batasan waktu yang ada.

2. BPI bukanlah Organizational Transformation (OT), dimana merujuk pada

isu-isu terhadap strategi organisasi, struktural dan perubahan bisnis. BPI

dapat memfasilitasi dan memberikan kontribusi kepada Organizational

Transformation.

3. BPI bukanlah Change Management, dimana merujuk pada sesuatu yang

direncanakan, dimanajemen, dan perubahan kondisi yang sistematis-sering

19

kali merujuk kepada perubahan eksternal di sekitar penggunaan kecil

organisasi atau tanpa kendali. BPI menggambarkan variasi strategi Change

Management dan teknik yang bertujuan untuk mengimplementasikan hasil-

hasilnya.

(Sumber:http://www.une.edu.au/unesis/pdfs/bpi_methodology.pdf)

2.2.3 Prinsip Peningkatan Kinerja Proses Bisnis (Business Process Improvement)

Prinsip-prinsip BPI adalah sebagai berikut:

1. Penyelarasan antara proses dan business goals

Goal dari suatu organisasi harus menjadi kunci penggerak untuk setiap

proses bisnis. Keseluruhan proses, orang-orang, dan sumber daya harus

diselaraskan dengan business goals. Hal ini akan menfasilitasi perubahan-

perubahan terhadap proses sejalan dengan tujuan organisasi.

2. Fokus terhadap pelanggan

Kebutuhan pelanggan yang berubah merupakan penekanan terhadap betapa

pentingnya proses bisnis harus diselaraskan untuk mencapai kepuasan

pelanggan yang lebih tinggi.

3. Proses merupakan yang utama

Proses BPI dapat menghasilkan perbaikan teknologi, otomatisasi ataupun

pengurangan staff. Tetapi hal ini bukan berarti BPI selalu menuju terhadap

otomatisasi atau IT budgeting.

20

4. Benchmarks secara teratur

Suatu organisasi yang melakukan BPI harus secara terus-menerus dan

sesering mungkin menentukan apakah biaya-biaya dalam melakukan proses

bisnis melebihi keuntungan yang diperoleh untuk itu organisasi harus

membangun benchmarks, atau seperangkat standar yang ditentukan untuk

mengukur proses. Benchmarks tersebut harus bersifat kuantitatif, dapat

dicapai dan realistis.

5. Menetapkan siapa yang memiliki proses bisnis

Orang tertentu, pemilik proses, harus ditempatkan di dalam mengelola

proses bisnis, bertanggung jawab terhadap kinerja dan perubahan proses-

proses tersebut, dan bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan

proses tersebut. Tanpa tanggung jawab personal maka proses akan gagal.

6. Membangun titik kendali terhadap proses

Harus ada terdapat point-point kontrol yang dilakukan sesering mungkin

dimana pemilik proses dan pelanggan atau stakeholders memutuskan apakah

proses tersebut mencapai benchmarks yang telah ditentukan dan apakah

yang harus mereka lakukan dengan proses tersebut. Hal ini termasuk

menghentikan proses yang bersangkutan apabila proses tersebut gagal

mencapai benchmarks yang realistik.

7. Membakukan proses yang sama

Banyak organisasi menggunakan pendekatan ad hoc dalam proses bisnis.

Mereka membuat proses tersebut sejalan dengan waktu dan mengubah

21

proses tanpa perencanaan yang matang. Sistem yang terstandarisasi dalam

mempersiapkan proses dapat menghemat waktu, usaha, jam kerja dan uang.

8. Buatlah perubahan sekarang

Proses yang berubah seharusnya dilakukan berulang-ulang, tidak cukup

hanya sekali. Menunggu solusi yang sempurna berarti tidak ada solusi.

9. Gunakan ukuran yang tepat

Jangan membuang waktu dalam pengukuran proses apabila kita tidak ingin

menggunakannya dalam peningkatkan kinerja proses. Slogan proses adalah

berharga mengingat: “Tidak ada proses tanpa pengukuran, tidak ada

pengukuran tanpa analisa, tidak ada analisa tanpa tindakan“.

(Sumber:http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_improvement)

2.2.4 Hal-hal yang mendukung dilakukannya BPI

Menurut Gaspersz (2007, p141), ada beberapa jenis pemborosan yang

dapat timbul dalam perusahaan. Berikut adalah jenis-jenis pemborosan yang

diidentifikasi dan dirangkum olehnya dari berbagai sumber, termasuk diskusi

dengan para manajer:

1. Pemborosan pada input

a. Kelebihan persediaan (overstocking)

b. Material-material yang tidak terpakai (cacat atau usang)

2. Pemborosan pada proses

a. Scrap dan pekerjaan ulang

b. Proses yang tidak efisien

22

c. Proses yang kuno atau usang

d. Proses yang tidak handal

3. Pemborosan pada output

a. Kelebihan produksi yang tidak terjual (overproduction)

b. Produk cacat

c. Produk usang

4. Pemborosan pada lini produksi

a. Pengerjaan ulang (rework)

b. Scrap

c. Inventori untuk pengaman

d. Lini produksi terhenti karena kegagalan mesin dan atau peralatan

e. Lini produksi terhenti karena kekurangan material

f. Tata letak pabrik yang tidak baik

g. Waktu setup mesin yang lama

h. Tingkat absensi karyawan bagian produksi yang tinggi

5. Pemborosan yang terkait dengan Supplier

a. Kualitas parts yang jelek

b. Keterlambatan pengiriman

c. Pengiriman dalam jumlah besar

d. Kesalahan-kesalahan dalam pengiriman

6. Pemborosan dalam Departemen Akuntansi dan Keuangan

a. Keterlambatan pembuatan laporan-laporan keuangan

b. Kesalahan pemasukan data ke komputer

23

c. Ketiadaan laporan biaya kualitas (cost of quality) perusahaan

d. Kesalahan melakukan penagihan kepada pelanggan

e. Ketidaktepatan dalam melakukan prediksi anggaran

7. Pemborosan dalam Kantor

a. Menghasilkan laporan-laporan yang tidak diperlukan

b. Membuat extra copies dari laporan

c. Pencetakan, e-mail, pengiriman, atau faks dokumen yang sama

d. Pemasukan informasi berulang pada dokumen kerja atau formulir

e. Persetujuan atau tanda tangan dari banyak orang (berlebihan)

f. Ketergantungan pada bagian lain untuk menyelesaikan tugas-tugas

g. Penyerahan dokumen kerja ke proses yang lain

h. Penyerahan dokumen yang tidak dibutuhkan

i. Pengarsipan dokumen-dokumen kerja yang berlebihan

j. Dokumen yang menunggu persetujuan atau TTD

k. Dokumen-dokumen yang tidak dipakai lagi (usang)

l. Kehilangan dokumen atau catatan-catatan

2.2.5 Metodologi BPI

Metodologi di bawah ini merupakan metodologi yang disarankan oleh

Harrington, Esseling, dan Nimwegen (1997, p31). Metodologi perbaikan proses

bisnis:

24

1. Organisasi: mengorganisasikan untuk perbaikan proses

Pada tahap ini, anggota tim proyek diorganisasikan dan terdiri dari beberapa

tim, antara lain:

a. Project Management Team (PMT), dibentuk untuk mengkoordinasikan

dan mengatur aktivitas perbaikan proses bisnis yang berlangsung di

perusahaan tersebut. PMT merupakan unit tertinggi dimana eksekutif

manajemen mendelegasikan tanggung jawab dalam manajemen proyek

BPI kepada PMT serta memiliki otoritas penuh dalam mengambil

keputusan. Tugas-tugas penting PMT, antara lain:

1) Mengorganisasikan proyek.

2) Merencanakan tahapan-tahapan proyek.

3) Membuat keputusan akhir terhadap proposal yang dihasilkan oleh

PIT pada tahap-tahap proyek yang berbeda.

4) Menyetujui proposal proyek akhir.

5) Mendistribusikan informasi mengenai proyek ke dalam organisasi.

6) Menginstalasi dan mengatur PIT dan contact group.

7) Memonitor jalannya proyek.

8) Mengatur ketersediaan anggota staff untuk proyek.

9) Menentukan budget dan melakukan audit budget.

10) Menyetujui solusi proses bisnis baru yang direkomendasikan.

11) Menjadikan proyek sebagai aktivitas operasional setiap hari dan

proyek-proyek lain dalam organisasi.

25

b. Process Improvement Team (PIT), adalah tim proyek yang ditugaskan

untuk memperbaiki suatu proses yang spesifik. Anggota-anggota tim ini

biasanya terdiri dari orang-orang yang mewakili sejumlah departemen

yang berbeda dan yang terlibat dalam proses bisnis administratif. Jumlah

anggota tim PIT tergantung pada ukuran perusahaan serta waktu

penyelesaian proyek. Tugas-tugas PIT, antara lain:

1) Mentabulasi proses bisnis dan dokumentasi yang terasosiasi sesuai

dengan teknik dokumentasi dan standar dokumentasi yang dipilih.

2) Melakukan analisa dan riset lebih jauh serta melaporkan hasil dari

analisa dan riset.

3) Membuat naskah proposal yang mendefinisikan solusi proses bisnis

yang baru dan mengimplementasikan proposal-proposal proses yang

telah disetujui.

c. Contact group, bukan merupakan tim dari BPI tetapi membantu anggota

tim PIT. Contact group akan mengulas solusi bisnis baru yang

dikembangkan oleh PIT serta membantu memberikan nasehat teknis

terhadap enabler khusus. Tugas-tugas Contact group:

1) Memberikan informasi kepada anggota PIT sebagai bagian dari

prosedur identifikasi.

2) Menyetujui dokumentasi proses bisnis yang dibuat oleh anggota PIT.

3) Mendiskusikan dan memberikan komentar terhadap proses-proses

yang dianalisa oleh PIT.

26

4) Mendiskusikan dan memberi komentar terhadap proposal yang

dibuat oleh anggota PIT untuk kepentingan modifikasi dan

perancangan proses yang baru.

5) Mengatur modifikasi proses yang sedang berlangsung sekarang dan

memperkenalkan proses baru yang akan dikembangkan.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Peningkatan Proses Bisnis Administratif

(Sumber: Harrington, Esseling, dan Nimwegen (1997, p32))

2. Dokumentasi: memilih pendekatan dokumentasi.

Teknik dokumentasi merupakan metode dimana deskripsi mengenai sistem

informasi, proses atau organisasi diberikan, umumnya dalam bentuk diagram.

Contoh : diagram proses, diagram struktur organisasi dan lain sebagainya.

BPI Project Management Team

Etc.

PIT # 1 (Project Team 1)

PIT # 2 (Project Team 2)

PIT # 3 (Project Team 3)

Contact group 3.2

Contact group3.3

Contact group 3.1

Executive Management Team

27

Berikut ini adalah tahap-tahap dalam mendeskripsikan proses bisnis yang

sedang berjalan:

a. inventorying the existing documentation. Pada tahap ini segala sesuatu

material yang berhubungan dengan proses bisnis dikumpulkan. Material

seperti sistem akuntansi, fungsi dan deskripsi tugas-tugas, instruksi,

formulir-formulir, dokumentasi proses harus dipertimbangkan.

b. Examining the current procedures. Pada awal tahap analisa, perhatian

dicurahkan pada area-area yang bermasalah dan permasalahan-

permasalahan di berbagai proses seperti waktu yang dihabiskan pada

setiap proses. Prosedur awal diidentifikasi dengan cara wawancara.

c. Documenting according to the selected techniques.

Memilih teknik dokumentasi yang tepat, direkomendasikan agar

menggunakan teknik yang umum, setelah dokumentasi disetujui

(approved), perinciannya dapat ditentukan.

d. Giving feedback to the involved individuals and getting approval by the

involved individuals.

Dokumentasi yang telah disetujui akan dipresentasikan kepada setiap

departemen untuk persetujuan lebih lanjut dan juga kepada contact

group. Dokumentasi akan dimodifikasi apabila terdapat komentar dari

pihak-pihak tersebut.

e. Recording the process descriptions in the documentation set.

Dokumentasi proses akhir akan diberikan penomoran dokumen dan

direkam dalam documentation sets. Perangkat dokumentasi ini akan

28

dibedakan berdasarkan proses-prosesnya ataupun departemen-

departemen yang terasosiasi.

f. Definitively choosing the processes to be analyzed in the next phase.

Pada tahap ini, masalah-masalah proses administratif yang telah

dispesifikasikan dalam proposal proyek, akan didefinisikan lebih lanjut.

g. Choosing the final analysis objectives and the analysis techniques.

Memilih teknik analisa yang tepat sesuai dengan masalah yang akan

diinvestigasi.

h. Planning the analysis phase.

Setelah menentukan proses yang akan dianalisa dan memilih teknik

analisa, maka individu-individu yang terlibat dalam aktivitas-aktivitas

tersebut ditentukan dan kemudian rencana pelaksanaan aktivitas analisa

dapat ditulis.

i. Reporting to the project management team.

Proses dokumentasi diakhiri dengan laporan yang ditujukan kepada tim

manajemen proyek.

Sebelum mendokumentasikan proses bisnis administratif perlu

diketahui untuk apa informasi-informasi tersebut digunakan, setiap tujuan

atau goal yang ingin dicapai memerlukan isi dari dokumentasi yang berbeda

satu sama lainnya, untuk itu pemilihan kombinasi teknik dokumentasi harus

disesuaikan dengan tujuan atau goal yang hendak dicapai.

Karakteristik umum dari teknik dokumentasi antara lain dapat

berupa konsep diagram. Konsep diagram merupakan representasi visual

29

yang menggambarkan organisasi secara keseluruhan yang terdiri dari

komposisi, proses-proses, sistem dan prosedur serta hubungan eksternal dari

item yang dianalisa. Diagram terdiri dari simbol-simbol yang mengandung

bentuk, garis, tanda dan anotasi.

Terdapat 2 macam diagram antara lain :

1. Free diagrams

Pada free diagrams tidak ada batasan maupun peraturan dalam format

diagram. Free diagram biasa digunakan karena sugestif, compact dan

dapat mentransfer knowledge secara cepat, biasanya pada free diagrams

terdapat sedikit simbol. Klasifikasi dan penggunaan simbol ditentukan

oleh pengguna. Kekurangan diagram ini adalah ketika diagram ini tidak

dimengerti oleh pembaca karena simbol-simbol yang tidak

terstandarisasi. Diagram jenis ini cocok digunakan untuk

mengilustrasikan atau mengklarifikasi teks atau penjelasan-penjelasan.

2. Bound diagrams

Pada bound diagrams format, klasifikasi dan simbol yang digunakan

telah dideskripsikan terlebih dahulu di awal. Konstruksi dari bound

diagrams terdiri dari sejumlah kolom vertikal dan horizontal dimana

merupakan representasi dari departemen, dokumen, alur data dan

prosedur.

Contoh dari bound diagrams antara lain : bentuk dari diagram alir,

bentuk dari diagram manajemen, diagram sistem akuntansi.

30

Teknik dokumentasi dapat dibedakan menjadi 3 macam antara lain :

a. Overview techniques, terdiri dari:

1. Hierarchical overview diagram

Diagram ini memberikan gambaran jelas mengenai struktur dan

komposisi dari keseluruhan sistem administratif. Struktur hirarki

dari proses bisnis administratif dapat dilihat secara jelas pada

diagram ini. Konstruksi diagram ini dimulai dari atas ke bawah

dan dari general ke bagian yang spesifik sehingga subdivisi dapat

dikembangkan.

2. Global overview diagram

Diagram ini memperlihatkan hubungan dari keseluruhan proses

bisnis administratif yang akan dianalisa beserta unit-unit

organisasinya. Keterlibatan divisi-divisi dari setiap proses bisnis

administratif serta data-data dipresentasikan dalam bentuk umum.

Diagram ini dipresentasikan dalam bentuk matriks dimana kolom

vertikalnya merupakan proses dan kolom horizontalnya

merupakan unit-unit organisasi. Diagram ini sangat membantu

dalam analisa, pengelompokan aktivitas-aktivitas, routing dan

control internal dalam organisasi.

3. Global process diagram

Diagram ini digunakan untuk mempresentasikan bentuk umum

dari proses bisnis administratif dan tidak cocok untuk

mempresentasikan prosedur, alur data tetapi dapat digunakan

31

untuk mendeskripsikan komponen-komponen dari proses bisnis

administratif. Diagram ini menggambarkan pola utama

hubungan berbagai komponen dalam proses bisnis administratif.

Diagram ini memegang peran penting dalam menganalisa control

internal, routing dan pengelompokan aktivitas, tetapi tidak

menggambarkan hubungan antar prosedur dan divisi.

b. Detail techniques, terdiri dari:

1. Form management diagram

Diagram ini menggambarkan penggunaan dan peralihan

dokumen-dokumen pada proses bisnis adminstratif. Diagram ini

menggambarkan sirkulasi dokumen dalam organisasi.

2. Form circulation diagram

Diagram ini memberikan informasi mengenai penggunaan dan

peralihan dokumen pada proses bisnis administrartif. Susunan

diagram ini berupa simbol-simbol dan bentuk-bentuk yang

dikategorikan perkolom berdasarkan departemen dan anggota

staff. Diagram ini memegang peranan penting dalam analisa

peralihan, fungsi organisasi administratif dan struktur tugas serta

akurasi dari pemrosesan data dalam organisasi. Penekanan

diagram ini adalah pada sirkulasi dokumen dan pendistribusian

dokumen ke berbagai departemen.

32

3. Detailed process diagram

Diagram ini memberi gambaran akurat mengenai urutan dari

instruksi kerja dan alur dokumen dalam proses bisnis

administratif. Diagram ini cocok digunakan pada analisa proses

bisnis administratif, peralihan serta pengelompokan aktivitas-

aktivitas.

4. Instruction diagram

Diagram ini digunakan untuk memberikan gambaran jelas kepada

anggota staff organisasi mengenai aktivitas-aktivitas organisasi

dan instruksi-instruksi yang harus diikuti dan dilaksanakan.

Diagram ini merupakan knowledge transfer enabler.

c. Help techniques

1. Accounting system diagram

Diagram ini digunakan untuk mendapatkan informasi rinci secara

cepat mengenai sistem pencatatan akuntansi dalam organisasi.

Diagram ini digambarkan dalam bentuk tabel.

2. Organizational structure diagram

Diagram ini menggambarkan struktur organisasi perusahaan.

Diagram ini berfokus pada hubungan-hubungan formal antar

departemen yang dapat berupa hubungan secara hirarki maupun

fungsional.

3. Diagram of administrative business process principles

33

Diagram ini dirancang untuk mempresentasikan proses bisnis

administratif utama, sistem maupun entitas lainnya.

Pada praktiknya, teknik–teknik dokumentasi di atas biasanya

dikombinasikan satu dengan lainnya. Kombinasi teknik-teknik yang

biasanya digunakan adalah sebagai berikut:

Overview techniques Detail

techniques

Help

techniques

Hierarchical

overview

techniques

Global over view

techniques

Global process

diagram

Form

management

diagram

Form

circulatiom

diagram

Detailed

process diagram

Instruction

diagram

Accounting

system

diagram

Organizational

structure

diagram

Diagram of

administrative

process

principle

Gambar 2.2 Kombinasi Teknik Dokumentasi

(Sumber: Harrington, Esseling, dan Nimwegen (1997, p106))

34

3. Analisa: mendefinisikan kesempatan-kesempatan perbaikan.

Pada tahap sebelumnya telah dilakukan dokumentasi proses bisnis

yang ditujukan untuk keperluan pada tahap analisa terhadap proses bisnis

administratif. Pemilihan teknik dokumentasi tidak dapat dipisahkan dari

alasan menganalisa proses dan teknik analisanya. Kedua faktor tersebut

merupakan pertimbangan yang sangat penting untuk memperoleh hasil

analisa yang baik.

Tiga langkah dalam tahap analisa :

a. Melakukan analisa

Analisa dilakukan dengan keterlibatan anggota staff, mereka adalah

orang-orang yang terlibat secara langsung terhadap proses yang sedang

berlangsung dan dapat memberikan saran-saran yang membantu. Pada

tahap ini, anggota PIT membuat point-point yang akan didiskusikan

dengan anggota staff, hasil dari diskusi kemudian akan

didokumentasikan.

b. Mendiskusikan hasil analisa dengan anggota staff yang terlibat.

Hasil analisa didiskusikan dengan anggota staff dan manager

departemen. Setiap anggota berhak memberikan komentar dan membuat

kesimpulan.

c. Melaporkan kepada PMT

Setelah diskusi dilakukan, PIT akan memberikan laporan akhir kepada

PMT. Hasil analisa tersebut berisi pengajuan bagaimana proses baru

35

yang seharusnya dibuat dan mengindikasikan bagaimana proses yang

berlangsung sekarang diubah.

4. Perancangan: merancang proses bisnis yang baru

Pada tahap ini proses bisnis administratif yang baru akan dirancang

dan juga meliputi bagaimana proses sebelumnya diperbaiki. Dengan hasil

analisa dari proses sebelumnya, deskripsi mengenai area-area bermasalah

dalam organisasi dapat mengindikasi apakah organisasi tersebut perlu

melakukan perubahan secara keseluruhan (reengineering) atau hanya

memperbaiki kinerja proses yang sedang berjalan sekarang (improvement).

Dalam perancangan proses yang baru perlu pemahaman mengenai

proses yang sedang berjalan sekarang beserta dokumentasi yang mendukung

proses-proses tersebut sehingga aktivitas-aktivitas berikut dapat

dikembangkan:

a. Pengembangan terhadap proses-proses yang akan diubah sesuai dengan

metode dokumentasi.

b. Spesifikasi mengenai persyaratan-persyaratan dalam organisasi tersebut

yang harus dipenuhi dan perubahan-perubahan organisasional yang

perlu dilakukan.

c. Spesifikasi mengenai perubahan antara proses yang sedang berjalan

sekarang dan proses baru yang diusulkan.

36

Perancangan proses yang baru harus dilakukan secara analitis.

Starting point dari perancangan diperoleh dari tujuan yang telah

diformulasikan dalam tahap analisa.

Pendekatan yang digunakan dalam merancang proses bisnis baru

terdiri dari 4 aktivitas, antara lain :

a. Menentukan organizational starting point.

Pada tahap ini, prinsip-prinsip dasar organisasi dispesifikasikan,

yang meliputi bagaimana informasi-informasi digunakan dalam

aktivitas-aktivitas perusahaan sehari-hari, penggunaan informasi

tergantung pada: proses-proses utama yang merupakan proses yang

sangat kritis terhadap keberhasilan operasional dan performa dari

keseluruhan organisasi, metode manajemen yang meliputi bagaimana

proses-proses utama diatur, serta struktur organisasi yang harus dijadikan

pertimbangan dimana dalam struktur ini digambarkan bagaimana

pendelegasian otoritas dan peraturan-peraturan diberlakukan.

b. Spesifikasikan aplikasi dari informasi.

Manajemen sistem informasi dapat dispesifikasikan berdasarkan

pilihan dari manajemen, struktur organisasi dan metode manajemen serta

operasional. Hal ini meliputi:

a) Aplikasi informasi meliputi informasi yang digunakan untuk operasi,

pemenuhan dan manajemen dari aktivitas sehari-hari.

b) Kriteria kualitas dari informasi.

c) Serangkaian tools yang digunakan untuk kontrol internal.

37

Informasi-informasi yang diperlukan dalam setiap fungsi sangat

penting dalam pengambilan keputusan strategik, taktis , dan operasional.

Untuk itu sangat penting aspek dimana informasi dibutuhkan

didefinisikan dengan baik. Untuk menentukan informasi-informasi yang

dibutuhkan dapat dilakukan metode yang terdiri dari 5 aktivitas sebagai

berikut:

a) Identifikasi critical success factor (CSF)

b) Identifikasi proses bisnis

c) Tentukan hubungan antara proses bisnis dan CSF

d) Spesifikasikan dan buat variabel kontrol operasional

e) Menentukan form dan frekuensi pelaporan terhadap manajemen

38

Gambar 2.3 Lima Langkah Metode Menspesifikasikan Aplikasi Informasi

(Sumber: Harrington, Esseling, dan Nimwegen (1997, p175))

Dalam membuat perubahan terhadap proses bisnis perusahaan,

dokumentasi global dalam proses tidak perlu dimodifikasi. Modifikasi

hanya dilakukan pada dokumentasi rinci (detailed documentation),

Strategy Structure

1 Identity Critical Success Factor

2 Identity Business Processes

3 Compare CSFs to business processes

4 Make control variables operational

5 Determine form of management reports

39

perubahan yang terjadi tergantung pada bagaimana proses tersebut

dimodifikasi.

c. Merancang struktur logikal.

Pada tahap ini, model data konseptual dirancang, yang meliputi

bagaimana definisi data dibuat serta atribut-atribut yang diperlukan dan

juga struktur hirarki dari proses bisnis administratif yang meliputi

komposisi dari sistem administratif dimana struktur hirarki internal

ditunjukan dari proses bisnis administratif. Hubungan antara model data

dan proses bisnis administratif membentuk sistem informasi secara

keseluruhan. Pada tahap perancangan logikal hubungan antara keduanya

harus jelas dispesifikasikan. Proses terdiri dari input dari data mentah

menjadi output berupa data yang telah diproses. Proses ini dapat

digambarkan pada diagram alir yang memperlihatkan secara jelas

bagaimana data output dihasilkan dari data dasar yang dihasilkan oleh

proses sebelumnya.

d. Merancang struktur fisik

Rancangan struktur fisik dari proses bisnis administratif meliputi :

1) Unit-unit organisasi mana saja yang melakukan aktivitas-aktivitas

data processing. Di dalam struktur organisasi telah digambarkan

unit-unit organisasi secara hirarki. Hal-hal yang harus diperhatikan

antara lain:

a) Di dalam proses bisnis administratif terdapat aktivitas tertentu

yang melibatkan lebih dari satu unit organisasi.

40

b) Terdapat aktivitas-aktivitas tertentu yang harus dikombinasikan

satu sama lainnya di dalam satu depatermen.

c) Terdapat proses bisnis administratif yang memerlukan

sekumpulan data yang harus selalu diupdate.

2) Aktivitas-aktivitas apa saja yang termasuk dalam proses bisnis

administratif serta urutan dari aktivitas-aktivitas tersebut yang telah

dispesifikasikan pada rancangan logikal.

3) Menspesifikasikan data-data dan formulir apa saja yang penting.

4) Deskripsi rinci dari setiap proses dapat digambarkan dalam diagram

alir serta layout dari form dan data dibangun secara lebih rinci pada

tahap ini.

5) Biaya dan cycle time dari proses yang dirancang.

Estimasi waktu terdiri dari:

a) Waktu yang diperlukan dalam penyelesaian aktivitas tertentu.

b) Penundaan-penundaan yang mungkin muncul akibat kerja lembur.

c) Waktu yang diperlukan untuk komunikasi antara dua aktivitas.

Hal ini termasuk waktu yang diperlukan dalam komunikasi

internal serta otorisasi dari pihak eksternal.

Dari estimasi-estimasi tersebut dapat ditentukan durasi cycle time

dari proses-proses.

41

5. Implementasi: Installation of future state solution

Tahap ini merupakan tahap dimana semua hasil analisa data dan ide-

ide kreatif yang termasuk dalam pengembangan future state solution

ditransformasikan dalam bentuk yang nyata. Tahap ini merupakan tahap

yang paling rawan yang sering menyebabkan kegagalan proyek BPI. Faktor

lain yang menyebabkan proyek BPI gagal selama aktivitas implementasi

adalah individu yang terlibat pada proses yang sedang berjalan tidak benar-

benar dipersiapkan untuk mengikuti perubahan yang direncanakan.

Proses baru atau proses yang dimodifikasi akan diperkenalkan oleh

manajer departemen yang dipercaya atau contact groups. Kepala proyek

akan berperan sebagai pendukung selama tahap ini.

Aktivitas-aktivitas pada tahap implementasi :

a. Aktivitas 1: membentuk tim implementasi future state solution

Tim implementasi future state solution mungkin saja sama

ataupun berbeda dari individu-individu yang merancang future state

solution. Seringkali diperlukan spesialis-spesialis dalam tim ini.

Tim implementasi future state solution bertanggung jawab atas 3 tugas:

1) Mengimplementasikan future state solution.

2) Mengimplementasikan rencana organizational change management

(OCM).

3) Mengukur dampak perubahan.

42

b. Aktivitas 2: mengembangkan rencana implementasi

Tim implementasi harus fokus pada pengembangan detil rencana

untuk 90 hari pertama. Perencanaan implementasi dan detil rencana dari

OCM harus saling terintegrasi dan dikoordinasikan dengan baik dalam

setiap lintas fungsional dalam organisasi.

c. Aktivitas 3: implementasi rencana 90-hari pertama

Aktivitas ini merupakan bagian yang paling penting pada proyek

implementasi, karena akan membentuk langkah pertama untuk proses

implementasi selanjutnya. Biasanya perbaikan yang diimplementasikan

selama 90 hari pertama merupakan hal yang dapat dengan cepat

diperbaiki dan solusi peningkatan dengan tingkat kerumitan rendah

sedangkan untuk pengimplementasian perubahan teknologi jarang

dilakukan dalam 90 hari karena perubahan teknologi memerlukan

perencanaan ekstensif, penjadwalan, dan pemodelan.

d. Aktivitas 4: implementasi perbaikan jangka panjang

Rencana implementasi peningkatan jangka panjang

menitikberatkan pada bagian teknis dari future state solution dimana

peralatan baru dan perangkat lunak baru diperkenalkan dalam proses

bisnis. Aplikasi IT baru, aplikasi komputer lainnya, dan teknik

otomatisasi membutuhkan evaluasi dan permodelan yang sangat teliti

sebelum diadaptasikan untuk memastikan kompabilitas dengan aktivitas

yang ada sebelumnya serta budaya organisasi.

43

e. Aktivitas 5: pengukuran dan hasil laporan

Tim implementasi harus mengeluarkan laporan dalam jangka

waktu atau interval yang dijadwalkan (biasanya sekali dalam sebulan).

Laporan tersebut meliputi:

1) Bagaimana progress yang telah berjalan sekarang dibandingkan

dengan jadwal rencana pelaksanaan.

2) Rencana implementasi 90 hari yang telah diupdate.

3) Hasil peningkatan yang diimplementasikan.

4) Pengeluaran-pengeluaran dibandingkan dengan budget.

5) Hasil dari beberapa survei OCM.

6) Masalah-masalah yang tidak diharapkan.

Laporan status-status di atas kemudian didistribusikan pada tim eksekutif

dan sustaining sponsor.

f. Aktivitas 6: hold periodic reviews

Tim implementasi harus mengadakan rapat yang membahas short

periodic progress review dengan para anggota tim eksekutif dan

sustaining sponsor. Pada awal proses implementasi, review seharusnya

dilakukan setiap bulan. Setelah 90 hari pertama, review dilakukan

minimal setiap 90 hari. Rapat-rapat ini difokuskan pada kemajuan yang

terjadi dalam implementasi future state solution berdasarkan hasil

pengukurannya.

44

g. Aktivitas 7: compare result to goals

Pada penyelesaian proses implementasi, hasil yang dicapai

dibandingkan ke sasaran dan tujuan peningkatan proyek. Ini juga

merupakan waktu untuk PIT dan tim implementasi melakukan

postmortem pada proyek BPI. Postmortem dikonsentrasikan pada

pendefinisian pendekatan-pendekatan kreatif yang digunakan oleh tim

yang dapat diaplikasikan pada proses bisnis administratif lain serta

kesalahan yang dibuat selama proses implementasi. Hasil dari

postmortem tersebut harus didokumentasikan.

h. Aktivitas 8: memberi penghargaan anggota tim

Pemberian penghargaan terhadap desired behaviour yang telah

dicapai organisasi sangatlah penting, jika manajemen ingin melihat pola

behavior yang sama. Kebanyakan buku-buku TQM berbicara mengenai

memberi penghargaan ke orang-orang menggunakan 3 P, yaitu:

1) Plaques on the wall

2) Pats on the back

3) Presentation to management

Pada proyek BPI, seharusnya ditambahkan P yang keempat- Pat on the

wallet (pemeberian penghargaan secara financial kepada pihak-pihak

yang berkecimpung dalam proyek BPI).

45

6. Manajemen: Mengatur proses bisnis administratif organisasi untuk

peningkatan yang berkelanjutan.

Tahap ini berfokus pada cara-cara bagaimana keseluruhan proses

bisnis administratif diatur. Empat elemen yang penting untuk

dipertimbangkan agar menjadi well-managed administrative organization,

yaitu:

a. Pembentukan dari sistem dokumentasi.

b. Pemeliharaan terhadap dokumentasi tersebut.

c. Prosedur-prosedur untuk perkenalan perubahan.

d. Kejelasan tanggung jawab dalam manajemen administratif organisasi

bagi anggota karyawan yang terlibat.

46

2.2.6 BPI vs BPR

Imperative Radical High IT- Degree Based Risk of Need change Low Small Minor Low Expectation of result Dramatic Short/Low Time and cost to Long/High Improvement Low Executive involvement Very high

Gambar 2.4 Perbedaan BPI, Process Redesign, BPR. John MacDonald,

TQM Magazine.

Menurut Davenport (1993, p 11) perbedaan BPI dan BPR adalah sebagai berikut

Tabel 2.1 Perbedaan BPI dan BPR

Karakteristik Business Process

Improvement

Business Process

Reengineering

Tingkat

Perubahan

Perubahan secara bertahap Perubahan secara radikal

Titik Permulaan

Perancangan

Merancang dari proses

yang sedang berjalan

Merancang dari awal

Process Re-engineering

Process Re-design

Process improvement

47

Frekuensi

Perubahan

Berkelanjutan Sekali

Waktu yang

dibutuhkan

Pendek (kurang lebih dua

tahun)

Panjang (kurang lebih 5 –

10 tahun)

Partisipasi Bottom – Up Top – Down

Keahlian yang

dibutuhkan

Membutuhkan tim atau

group kerja yang efektif

Membutuhkan pemimpin

yang inovatif

Dampak pada

Karyawan

Mendukung dan

membangun keahlian

karyawan

Perubahan secara dramatis

pada keahlian karyawan

Dampak

Perubahan

Kecil Besar

Tipe Perubahan Perubahan disesuaikan

dengan budaya perusahaan

Perubahan disesuaikan

dengan budaya dan

struktural perusahaan

Ruang Lingkup Sempit Luas

Investasi Kecil Besar

Resiko Rendah, umumnya tidak

terjadi kesalahan besar

Tinggi, jika terjadi

kesalahan besar

(Sumber : http://www.kmbook.com/bpr.htm)

48

2.2.7 Teknologi Informasi dalam Peningkatan Kinerja Proses Bisnis (Business

Process Improvement)

Teknologi informasi merupakan salah satu enabler yang potensial dalam

peningkatan kinerja proses bisnis. Teknologi informasi memegang peranan

penting dalam peningkatan kinerja proses bisnis baik sebagai enabler atau

mendukung keberhasilan pengimplementasian. Teknologi informasi

memungkinkan organisasi untuk melakukan proses bisnis yang lebih efisien

(Sumber: http://www.ebizzasia.com/0111-2003/focus,0111,06.htm)

2.2.8 Pengertian Pemenuhan Pesanan Pelanggan (Order Fulfilment)

Pemenuhan pesanan pelanggan merupakan suatu proses yang dimulai

dari titik penjualan (penerimaan pesanan) sampai pengiriman pesanan ke

pelanggan.

Penelitian pertama terhadap pengertian strategi pemenuhan pesanan

pelanggan didasarkan pada rasio P:D, dimana P didefinisikan sebagai waktu

tunggu produksi (berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu

produk), dan D adalah waktu tunggu permintaan (berapa lama pelanggan

bersedia menunggu).

(Sumber : http://en.wikipedia.org/wiki/Order_fulfillment)

49

2.2.9 Pengertian Simulasi

Menurut Kakiay (2004, p1-2), simulasi dapat diartikan sebagai suatu

sistem yang digunakan untuk memecahkan atau menguraikan persoalan-

persoalan dalam kehidupan nyata yang penuh dengan ketidakpastian dengan

tidak atau menggunakan model tertentu dan lebih ditekankan pada pemakaian

komputer untuk mendapatkan solusinya.

Menurut Kelton dan Law (2000, p1), simulasi adalah teknik

menggunakan komputer untuk menggambarkan atau menirukan operasi dari

berbagai macam fasilitas atau proses yang sebenarnya. Fasilitas atau proses yang

disebut sebagai suatu sistem, dan di dalam simulasi adalah bagaimana cara

untuk mempelajari secara khusus sistem tersebut. Dimana simulasi membuat

suatu asumsi tentang bagaimana suatu sistem bekerja.

Gambar 2.5 Cara Untuk Mempelajari Suatu Sistem

(Sumber: Kelton dan Law (2000, p1))

Percobaan dengan sistem sebenarnya

Model secara fisik

Percobaan dengan model dari sistem

Model matematis

Solusi secara analitikal Simulasi

Sistem

50

1. Percobaan dengan sistem sebenarnya vs Percobaan dengan model dari

sistem

Adalah sangat menguntungkan jika membuat percobaan dengan

menggunakan model dari sistem, dimana tidak mengeluarkan biaya

berlebihan. Membuat model dari sistem sebagai representasi dari sistem

sebenarnya dan mempelajari seperti halnya mengalami kesamaan dengan

sistem sebenarnya.

2. Model secara fisik vs Model secara matematis

Model secara fisik sebagai contoh adalah model dari pelatihan pilot. Model

secara fisik adalah mempelajari sistem atau manajemen sistem; tetapi

sebagian besar model dibangun untuk suatu tujuan secara matematis.

Mempresentasikan sistem dalam istilah logikal dan hubungan yang

kuantitatif dimana kemudian dimanipulasi dan diubah untuk dilihat

bagaimana model bereaksi, dan kemudian bagaimana sistem akan bereaksi

jika model matematis adalah valid.

Contoh: d = r.t

d = jarak perjalanan

r = kecepatan perjalanan

t = waktu selama perjalanan

3. Solusi secara analitikal vs Simulasi

Saat membangun model matematis, adalah harus melihat bagaimana model

bisa digunakan dalam menjawab pertanyaan mengenai sistem yang

seharusnya diperlihatkan. Jika terdapat model sederhana, adalah sangat

51

mudah untuk model bekerja dengan hubungan dan kuantitas yang ada

dalam mendapatkan hasilnya.

Contoh: d = r.t, dengan solusi secara analitikal kita bisa membuat model

analitikal t = d/r, dimana waktu dibutuhkan. Tetapi beberapa solusi secara

analitikal menjadi sangat rumit, dimana membutuhkan sumber perhitungan

yang cepat; maka model harus dipelajari dengan menggunakan simulasi.

Contoh: Pelatihan dengan model perhitungan untuk menginput pertanyaan

dan melihat bagaimana mereka mempengaruhi ukuran keluaran kinerja

dari suatu sistem.

Menurut Kelton dan Sadonovski (1998, p3), simulasi adalah teknik

untuk menggambarkan dan mempelajari perilaku suatu sistem dengan bantuan

suatu model dari sistem tersebut. Simulasi mengacu pada penampilan koleksi

metode dan aplikasi untuk meniru tingkah dari sistem nyata. Biasanya simulasi

dilakukan pada komputer dengan software yang tepat.

2.2.9.1 Kelebihan Simulasi

Dengan penekanan pada persaingan berbasis waktu, zaman sekarang ini,

pengambilan keputusan berdasarkan metode tradisional Trial-and-Error tidak

lagi mencukupi. Dengan menggunakan simulasi, perubahan yang biasanya

memakan waktu bulanan dan bahkan tahunan untuk dapat berjalan dengan baik,

dapat dicapai dalam hitungan hari bahkan jam. Karakteristik simulasi yang

membuatnya menjadi alat bantu perencanaan dan pengambilan keputusan yang

sangat berguna, yaitu:

52

1. Dapat mengetahui keterkaitan antar sistem.

2. Serbaguna untuk mensimulasikan sistem apapun.

3. Menghitung faktor ketidaktetapan dalam sistem.

4. Menunjukan tingkah laku sistem dalam satu satuan waktu.

5. Memakan biaya dan waktu yang lebih kecil daripada penerapan dalam

sistem nyata.

6. Menghasilkan informasi dalam pengukuran multi performa.

7. Secara visual menarik perhatian orang.

8. Menghasilkan hasil yang mudah dimengerti dan dikomunikasikan.

9. Berjalan di waktu padat, waktu nyata dan waktu tunda.

10. Memperhatikan detil rancangan.

Karena simulasi memperhatikan saling ketergantungan dan keragaman,

maka disediakan pengamatan untuk sistem yang dinamis dan kompleks yang

tidak dapat dilakukan oleh teknik analisa yang lain.

Simulasi memberikan perencanaan sistem kebebasan yang tidak terbatas

untuk mencoba berbagai ide berbeda dalam melakukan peningkatan, bebas

resiko, tanpa biaya, tanpa membuang waktu, dan tanpa gangguan terhadap

sistem yang sedang berjalan. Lebih jauh lagi, hasilnya berupa visual dan

kuantitatif dengan statistik unjuk kerja yang secara otomatis tercatat pada semua

bidang yang diuji.

53

Menurut Kakiay (2004, p3-4), keuntungan yang dapat diperoleh dari

menggunakan simulasi adalah:

1. Menghemat waktu (compressed time)

Kemampuan di dalam menghemat waktu ini dapat dilihat dari pekerjaan

yang bila dilakukan akan memakan waktu tahunan tetapi dapat

disimulasikan hanya dalam beberapa menit, bahkan dalam beberapa kasus

hanya dalam hitungan detik.

Kemampuan ini dapat dipakai oleh para peneliti untuk melakukan berbagai

pekerjaan rancangan operasi dimana juga memperhatikan bagian terkecil

dari waktu untuk kemudian dibandingkan dengan yang terdapat pada sistem

nyata yang berjalan.

2. Dapat memperluas waktu (expand time)

Hal ini terlihat terutama dalam dunia statistik dimana hasil yang diinginkan

dapat disajikan dengan cepat. Simulasi dapat digunakan untuk menunjukkan

perubahan struktur dari suatu sistem yang nyata (real system) yang tidak

dapat diteliti pada waktu yang seharusnya (realtime). Dengan demikian

simulasi dapat membantu mengubah real sistem hanya dengan memasukkan

sedikit data.

3. Dapat mengawasi sumber-sumber yang bervariasi (control source of

variation)

Kemampuan pengawasan dalam simulasi ini terlihat terutama apabila analisa

statistik digunakan untuk meninjau hubungan antara variabel bebas dengan

variabel terkait dimana merupakan faktor-faktor yang akan dibentuk dalam

54

percobaan. Hal ini dalam kehidupan sehari-hari merupakan suatu kegiatan

yang harus dipelajari, ditangani dan tidak dapat diperoleh dengan cepat.

4. Mengoreksi kesalahan-kesalahan perhitungan (error of measurement

correction)

Pada prakteknya, suatu kegiatan ataupun percobaan dapat terjadi kesalahan

dalam mencatat hasil-hasilnya. Sebaliknya, pada simulasi komputer jarang

ditemukan kesalahan perhitungan terutama nilai angka-angka diambil dari

komputer secara teratur dan bebas. Komputer mempunyai kemampuan untuk

melakukan perhitungan dengan akurat.

5. Dapat dihentikan dan dijalankan kembali (stop simulation and restart)

Simulasi komputer dapat dihentikan untuk kepentingan peninjauan ataupun

pencatatan semua keadaan yang relevan tanpa berakibat buruk terhadap

program simulasi tersebut. Pada dunia nyata, percobaan tidak dapat

dihentikan begitu saja. Pada simulasi komputer, setelah dilakukan

penghentian kemudian dapat dijalankan kembali dengan cepat (restart).

6. Mudah diperbanyak (easy to replicate)

Dengan simulasi komputer, percobaan dapat dilakukan setiap saat dan dapat

diulang-ulang. Pengulangan dilakukan terutama untuk mengubah komponen

dan variabel-variabelnya, seperti dengan perubahan pada parameter,

perubahan pada kondisi operasi, ataupun dengan memperbanyak keluaran.

55

2.2.9.2 Kapan Simulasi Digunakan

Tidak semua permasalahan sistem harus dipecahkan dengan

menggunakan simulasi. Penting untuk memilih alat bantu yang tepat untuk

memecahkan suatu masalah. Untuk beberapa masalah, simulasi mungkin saja

berlebihan.

Simulasi memiliki beberapa keterbatasan yang harus diketahui sebelum

seseorang membuat keputusan untuk menerapkannya pada situasi tertentu.

Simulasi sesuai untuk beberapa kriteria berikut:

1. Keputusan operasional (yang bersifat logis atau kuantitatif) sedang dibuat.

2. Proses yang sedang dianalisa telah terdefinisi dengan baik dan berulang.

3. Aktivitas dan kejadian (event) menunjukkan ketergantungan dan keragaman.

4. Biaya yang disebabkan dari keputusan lebih besar dibandingkan dengan

biaya untuk melakukan simulasi.

5. Biaya untuk melakukan percobaan pada sistem yang sebenarnya lebih besar

dibandingkan biaya untuk melakukan simulasi.

2.2.10 Perangkat Lunak IGrafx Process 2006

Dalam menggambarkan dan mensimulasikan proses bisnis yang baru dan

membandingkannya dengan proses bisnis yang lama, penulis menggunakan

perangkat lunak yaitu iGrafx Process 2006 untuk mendekati data atau fakta

yang terjadi di dunia nyata dengan menggunakan blok dan waktu proses serta

memperlihatkan pendekatan data kejadian yang sebenarnya.

56

Menurut IGrafx System (2005, p21) iGrafx Process 2006 menyediakan

arus aliran data dan kemampuan permodelan untuk membantu dalam

menggambar, menganalisa, dan meningkatkan proses. Hasil dari iGrafx Process

2006 adalah data statistik dalam analisa aliran kerja sebuah organisasi. iGrafx

Process 2006 memberikan tipe diagram yang optimis untuk menciptakan

diagram yang unik, charts, dan maps.

Menurut IGrafx System (2005, p147), komponen yang dapat digunakan

secara bersama dalam menciptakan model, diantaranya:

1. Basic diagram berisi bentuk, konektor, departemen, grafik, dan teks untuk

menggambarkan ide.

2. Process diagram menampilkan fungsi seperti menambah aktivitas informasi,

menempatkan aktivitas ke dalam departemen untuk menunjukkan siapa yang

bertanggung jawab terhadap tiap aktivitas dan menghubungkan aktivitas

dengan arus aliran yang ada di dalam proses bisnis. Dengan process diagram

dapat dilakukan permodelan data dan simulasi proses.

3. Scenario berisi informasi untuk mensimulasikan model dari proses yang

dibuat dengan menggunakan iGrafx Process.

4. Report berisi hasil dari simulasi menggunakan iGrafx Process.

57

Tabel 2.2 Simbol-simbol pada iGrafx Process

START

Memulai sebuah aktivitas dalam suatu proses.

STOP atau CANCEL

Mengakhiri suatu aktivitas pada sebuah proses.

ACTIVITY

atau SUB PROCESS

Menunjukan suatu aktivitas atau suatu Subproses.

DECISION

Menunjukan aktivitas pemilihan atau pengambilan keputusan.

MANUAL

OPERATION

Menunjukan suatu aktivitas yang pengoperasiannya dilakukan secara manual.

DATABASE

Untuk menyimpan data–data.

CONNECTOR

LINE

Untuk menunjukan arus atau alur proses.

DEPARTMENT

Untuk memisahkan area operasi dengan area proses

(Sumber : iGrafx system 2006 user guides)

Start

Stop

58

2.2.10.1 Atribut iGrafx Flowcharter

Berdasarkan iGrafx flowcharter user’s guide 2006 Atribut iGrafx Flowcharter

terdiri dari:

1. Aktivitas

Aktivitas yang diwakilkan ketika membentuk diagram proses

adalah langkah-langkah pada waktu proses berlangsung. Bentuk

penghubung yang diarahkan pada aktivitas menghadirkan aliran transaksi.

Oleh karena itu, dibuat berbagai langkah dari aktivitas selama simulasi

berlangsung. Pada waktu simulasi dilakukan, kita menguraikan bagaimana

transaksi suatu aktivitas proses berlangsung pada masing-masing aktivitas.

Bagian dari suatu aktivitas adalah:

a. Tugas

Merupakan perilaku dasar di dalam suatu aktivitas. Aktivitas dapat

melakukan pekerjaan, memasukkan atau menyisipkan penundaan pada

proses, atau menghadirkan proses yang lain. Kita dapat juga

menetapkan bagaimana suatu tugas ditangani ketika akan

meninggalkan suatu aktivitas.

b. Sumber daya

Tenaga kerja, peralatan, atau sumber daya lain yang diperlukan dalam

menunjang aktivitas yang berjalan.

c. Masukan

59

Kondisi-kondisi apa yang diperlukan pada transaksi sebelum masuk

pada suatu aktivitas.

d. Komplit

Suatu tindakan berupa aktivitas, yang dapat terlengkapi dan

mengakhiri proses transaksi.

e. Keluaran

Menggambarkan bagaimana transaksi dapat mempengaruhi suatu

aktivitas dan menetapkan arus keluaran pengecualian.

2. Transaksi

Transaksi yang utama dari suatu proses model adalah suatu

model aktivitas dalam melaksanakan suatu transaksi pekerjaan. Transaksi

mengalir dari satu aktivitas ke aktivitas lain sepanjang alur yang diwakili

oleh penghubung.

Transaksi adalah suatu proses masukan dan keluaran dari suatu

aktivitas. Keluaran dari suatu aktivitas adalah transaksi masukan bagi

aktivitas berikutnya. Ketika transaksi mengalir pada suatu proses, mereka

mungkin diubah oleh aktivitas dari proses itu. Sebagai contoh, pada

perakitan mobil, diproses suatu kegiatan transaksi, seperti: memasang

mesin. Aktivitas adalah kemampuan yang diperlukan untuk memasang

mesin. Hasil dari aktivitas adalah mesin yang dirakit. Mesin yang dirakit

kemudian bertindak sebagai suatu tranksaksi masukan pada suatu aktivitas.

Aktivitas memerlukan banyak waktu untuk memproses suatu

transaksi. Waktu, uang, dan biaya-biaya adalah salah satu sasaran pokok

60

dari proses yang memperagakan dan simulasi adalah alat untuk mengukur

waktu dan biaya yang dihubungkan dengan suatu proses. Dengan

menggunakan iGrafx 2006, kita dapat menggambarkan waktu (jangka

waktu) dari masing-masing aktivitas pada proses, transaksi dan

menghitung biaya-biaya pada aktivitas serta sumber daya yang digunakan

pada aktivitas tersebut.

Kita dapat juga menetapkan pengecualian pada keluaran, seperti

melemparkan suatu kesalahan pada kondisi-kondisi yang tidak diduga.

Ketika suatu aktivitas dilengkapi secara normal, transaksi bergerak dari

satu aktivitas ke aktivitas yang berikutnya sepanjang satu atau lebih alur

keluaran yang normal, tergantung pada keputusan.

3. Waktu

Waktu merupakan salah satu dari sasaran hasil yang paling

umum dari proses yang diperagakan, simulasi digunakan untuk mengukur

waktu pelaksanaan suatu proses. Waktu pada umumnya diperlukan pada

suatu transaksi untuk berpindah atau bergerak melalui suatu proses.

Pengukuran waktu ini secara khas, meliputi waktu yang diperlukan pada

masing-masing aktivitas untuk memproses suatu transaksi. Waktu pada

suatu transaksi antri untuk masuk aktivitas, atau suatu sumber daya yang

perlu disediakan. Pada umumnya dikenal sebagai tahapan waktu. Dengan

iGrafx 2006, kita dapat menirukan suatu proses untuk menentukan hasil

keseluruhan dari tahapan waktu. Kita kemudian dapat membuat perubahan

61

model dan membuat simulasi tambahan untuk menentukan dampak dari

perubahan proses.

4. Biaya

Penilaian lain dari simulasi adalah untuk mengukur proses yang

berjalan dan biaya. Transaksi dapat menentukan biaya-biaya pada aktivitas

dan sumber daya. Biaya aktivitas umumnya adalah biaya tetap. Biaya

sumber daya dapat diterapkan, diperbaiki per jam bila akan digunakan,

atau pada suatu kombinasi dari keseluruhannya. Pada simulasi yang

berjalan, biaya-biaya dikumpulkan dan dilaporkan pada transaksi, dengan

aktivitas atau kelompok aktivitas serta oleh sumber daya. Waktu dan biaya

berhubungan erat. Sebagai contoh, jika kita ingin mengurangi waktu

proses, kita dapat menambahkan sumber daya tambahan, tetapi ini dapat

memberikan pengaruh pada peningkatan proses biaya. Pada sisi lain, kita

boleh mengurangi biaya dengan mengurangi sumber daya, tetapi ini boleh

meningkatkan waktu proses. Salah satu keuntungan iGrafx 2006 adalah

dapat dengan mudah membuat perhitungan dan menentukan akibatnya

bagi perusahaan.

62

2.2.10.2 Tracing Colors

Berdasarkan iGrafx help 2006 tracing colors dalam iGrafx terdiri dari:

Gambar 2.6 Tracing Color

(Sumber: iGrafx help 2006)

1. Warna Hijau (Moving)

Transaksi bergerak atau berpindah ke transaksi selanjutnya setelah

transaksi tersebut selesai atau lengkap. Warna hijau adalah warna default

dari state ini.

2. Warna Biru (Working)

Transaksi sedang bekerja. Warna biru adalah warna default dari state ini.

Sebagai contoh, transaksi yang ada di suatu aktivitas yang mempunyai

suatu jangka waktu pekerjaan berhubungan dengan suatu proses.

3. Warna Merah (Block)

Transaksi dihalangi atau ditahan sebab menunggu suatu kondisi untuk

berubah (selain ketersediaan sumberdaya). Warna merah adalah warna

default dari state ini.

63

4. Warna Kuning (Waiting Resource)

Transaksi sedang menunggu sumber daya. Warna kuning adalah warna

default dari state ini..

5. Warna Abu-Abu (Waiting Schedule)

Transaksi sedang menunggu karena jadwalnya non aktif. Warna abu

adalah warna default dari state ini.

2.2.10.3 Statistik Transaksi

Berdasarkan iGrafx 2006 Help statistik transaksi digunakan untuk

menganalisa waktu dan biaya dari sebuah transaksi dalam sebuah model.

Statistik transaksi hanya menghitung transaksi yang sudah mencapai proses

akhir, juga melengkapi aliran atau flow melalui peta atau gambaran proses atau

dengan mencapai aktivitas dimana tidak berhubungan lebih lanjut. Statistik

transaksi hanya dapat dihitung jika transaksi tersebut lengkap.

Jika model menggunakan 2 atau lebih proses untuk menciptakan hierarki,

statistik transaksi, secara umum mengkombinasikan hasil dari semua proses.

Sebagai contoh, hitungan transaksi adalah sama dengan jumlah dari transaksi

dalam semua proses.

Perhitungan tersedia dalam beberapa bentuk statistik transaksi

1. Total (Tot) adalah kombinasi dari keseluruhan statistik transaksi yang

lengkap.

2. Average (Avg) adalah pemisahan atau pembagian secara spesifik total

terhadap jumlah transaksi yang lengkap.

64

Perhitungan transaksi diantaranya :

a. Total#Transactions (#Trans) adalah jumlah dari transaksi yang

melengkapi proses.

2.2.10.3.1 Statistik Waktu Transaksi

Adalah waktu yang dihabiskan untuk sebuah transaksi dalam prosesnya

dapat dikategorikan sebagai berikut:

1. Working Time (Avg Work, Tot Work) merupakan durasi waktu yang

dihabiskan oleh sebuah aktivitas yang sedang bekerja.

2. Waiting for Resource Time (Avg Res Wait, Tot Res Wait) merupakan

durasi waktu yang dihabiskan oleh sebuah aktivitas untuk menunggu

sumber dari aktivitas berikutnya.

3. Blocked Time (Avg Block, Tot Block) merupakan durasi waktu yang

dihabiskan untuk memblokade suatu aktivitas. Ini dapat terjadi saat

aktivitas ditunda atau mengalami durasi keterlambatan, atau kapasitas

terbatas.

4. Inactive Time (Avg Inact, Tot Inact) merupakan durasi waktu yang

dihabiskan untuk menunggu aktivitas karena kebutuhan sumber atau

aktivitas tidak terjadwal.

5. Cycle Time (Avg Cycle, Tot Cycle) merupakan waktu yang dipakai oleh

transaksi untuk saling terlengkapi dan merupakan kombinasi antara

working time dan waiting time.

65

= +

Gambar 2.7 Cycle time

(Sumber: iGrafx help 2006)

Sebagai contoh, terdapat sebuah transaksi dimulai pukul 4 p.m,

dibutuhkan durasi waktu 2 jam untuk melengkapi transaksi. Kemudian

transaksi menunggu 1 jam untuk melanjutkan ke aktivitas berikutnya.

Karena aktivitas tidak terjadwal maka aktivitas dimulai lagi pukul 8 a.m.

Jadi cycle time adalah 18 jam (2 jam working, 1 jam waiting, 15 jam

inactive).

Tabel 2.3 Transaction statistics (hours)

# Trans Tot

cycle

Tot

serve

Tot

work

Tot rest

wait

Tot

block

Tot

inact

1 18.00 3.00 2.00 1.00 0.00 15.00

(Sumber: iGrafx help 2006)

6. Service Time (Avg Serv, Tot Serv) merupakan jumlah waktu secara tepat

dimana transaksi diproses. Ini merupakan kombinasi dari working time,

waiting for resource time, dan blocked time, tetapi tidak termasuk

inactive time. Di dalam contoh service time adalah 3 jam (2 jam working

dan 1 jam waiting).

Waiting Time Waiting for Resource

Time + Blocked Time + Inactive

Working

Time

Cycle Time

66

Gambar 2.8 Service time

(Sumber: iGrafx help 2006)

7. Waiting Time (Avg Wait, Tot Wait) merupakan tembok waktu dimana

transaksi menunggu untuk diproses.

Tot Wait = Tot Res Wait + Tot Block + Tot Inact

8. Service Waiting Time (Avg Serv Wait, Tot Serv Wait) merupakan durasi

waktu dimana transaksi menunggu sementara sedang diproses.

Tot Serv Wait = Tot Res Wait + Tot Block

Pada contoh, service waiting time adalah 1 jam (1 jam waiting for

resource).

2.2.10.3.2 Statistik Biaya Transaksi

Biaya transaksi diakumulasikan dari setiap transaksi yang melewati

aktivitas-aktivitas Biaya tersebut adalah kombinasi dari biaya tetap dan

sumber daya untuk aktivitas.

Transaksi biaya dapat dikategorikan dalam beberapa cara, diantaranya:

1. Value type costs

a. VA (Avg VA Cost, Tot VA Cost) merupakan aktivitas yang

memberikan nilai tambah.

b. BVA (Avg BVA Cost, Tot BVA Cost) merupakan aktivitas yang

memberikan nilai tambah pada bisnis (tidak pada proses).

= + +Service Time

Working Time

Waiting for Resource Time

Blocked Time

67

c. NVA (Avg NVA Cost, Tot NVA Cost) merupakan aktivitas yang

tidak memberikan nilai tambah.

Gambar 2.9 Value types cost

(Sumber: iGrafx help 2006)

2. Resource type costs

a. Labor Cost (Avg Lbr Cost, Tot Lbr Cost) merupakan biaya dari

sumber daya manusia yang melakukan transaksi.

b. Equipment Cost (Avg Eq Cost, Tot Eq Cost) merupakan biaya dari

peralatan yang digunakan untuk menjalankan transaksi.

c. Other Cost (Avg Oth Cost, Tot Oth Cost) merupakan biaya lain yang

merupakn biaya aktivitas.

Gambar 2.10 Resource types cost

(Sumber: iGrafx help 2006)

3. Time type costs

a. Standard (Avg Std Cost, Tot Std Cost) merupakan biaya standar

yang ditetapkan dari sumber biaya pekerjaan dengan jadwal waktu

yang normal.

Cost Value Added + Business Value Added + Non Value Added =

= Cost Labor + equipment + other

68

b. Overtime (Avg OT Cost, Tot OT Cost) merupakan biaya untuk

sumber pekerjaan yang berlebihan.

Gambar 2.11 Time types cost

(Sumber: iGrafx help 2006)

2.2.10.4 Statistik Aktivitas

Berdasarkan iGrafx 2006 Help statistik aktivitas digunakan untuk menganalisa

behaviour transaksi yang diproses dalam aktivitas.

Perhitungan waktu aktivitas dalam statistik terdiri dari::

1. Total (Tot) untuk statistik waktu atau biaya, total adalah jumlah dari waktu

atau biaya yang diakumulasikan oleh transaksi yang lengkap dari setiap

aktivitas. Sedangkan statistik count, total adalah jumlah dari transaksi yang

telah dihitung pada setiap aktivitas.

2. Average (Avg) untuk statistik waktu dan biaya, average adalah total waktu

atau biaya dibagi jumlah dari transaksi yang lengkap untuk setiap aktivitas.

2.2.10.4.1 Statistik Waktu Aktivitas

Adalah sama dengan waktu transaksi, kecuali waktu yang dihitung

untuk setiap aktivitas dari sebuah transaksi. Contoh:

=Cost Standard + Overtime

69

Tabel 2.4 Activity statistics (hours)

Count Avg

Cycle

Avg

Serv

Pelanggan-1-Generate Order 20 0.00 0.00

Pelanggan-4-Cancel 2 24.00 8.00

Credit & Invoicing-2-Receive Order 20 0.88 0.08

Credit & Invoicing-3-OK? 20 0.00 0.00

Credit & Invoicing-5-Prepare Order 18 0.00 0.00

Credit & Invoicing-6-Ship 17 29.65 8.00

(Sumber: iGrafx help 2006)

2.2.10.4.2 Statistik Biaya Aktivitas

Adalah sama dengan biaya transaksi, kecuali biaya dihitung untuk setiap

aktivitas individual dari transaksi yang diproses.

2.2.10.4.3 Statistik Antrian Aktivitas

Statistik antrian aktivitas terdiri dari:

1. Tot#Waiting Transactions (Tot#Wait) merupakan jumlah dari transaksi

yang akan diproses.

2. Time-weighted Average Wait Count (Tavg#Wait) merupakan jumlah

rata-rata aktivitas transaksi menungggu tergantung pada jumlah waktu

yang diamati saat transaksi terjadi atau transaksi dimulai.

70

3. Maximum#Waiting Transactions (Max#Wait) merupakan jumlah

tertinggi dari durasi waktu menunggu transaksi untuk diproses di setiap

aktivitasnya.

4. Transaction Completed Count (Count) merupakan jumlah dari transaksi

yang harus dilengkapi dalam proses.

5. Total#Transactions that Waited for Resources (Tot#Res Wait)

merupakan jumlah total transaksi yang harus diproses oleh setiap sumber.

6. Time-Weighted Average#Transactions Waiting for Resources (Tavg Res

Wait) merupakan jumlah rata-rata transaksi yang harus menunggu

sumber yang telah diberikan waktu.

7. Average Resource Waiting Time (Avg Res Wait) merupakan jumlah rata-

rata durasi waktu untuk transaksi yang menunggu sumber dari aktivitas

berikutnya.

2.2.10.5 Statistik Resource

Berdasarkan iGrafx 2006 Help Merupakan statistik yang digunakan untuk

menganalisa data yang sudah dikumpulkan mengenai sumber daya dari

aktivitas yang dibutuhkan, termasuk pekerja dan sumber lainnya yang telah

didefinisikan.

Perhitungan yang tersedia di dalam beberapa statistik resource

1. Total (Tot) pada statistik biaya atau waktu, total adalah jumlah waktu atau

biaya dari resource, pada statistik count, total adalah jumlah dari transaksi

yang telah dihitung.

71

2. Average (Avg atau Tavg) pada statistik biaya atau waktu, Average adalah

jumlah total waktu atau biaya dibagi dengan jumlah count dari resource.

3. Workers (Count) adalah jumlah dari pekerja untuk satu atau semua

departemen.

Selama simulasi, resource bisa diklasifikasikan busy, out of service,

idle, dan inactive. Jumlah dari durasi waktu yang dihabiskan resource adalah

sama dengan waktu yang dihabiskan di dalam simulasi.

Gambar 2.12 Resource time

(Sumber: iGrafx help 2006)

1. Busy Time (Avg Busy, Tot Busy) merupakan durasi waktu dimana

resource sedang bekerja, atau memproses transaksi. Durasi waktu ini

membutuhkan pengeluaran. Resource busy time dapat dibedakan:

a. Resource Waiting Time and Non-Waiting Time (Avg Res Wait, Tot

Res Wait) adalah durasi waktu yang dihabiskan resource untuk

menunggu. Ini terjadi saat memproses aktivitas transaksi. Hal ini

terjadi karena transaksi tersebut juga harus menunggu (contoh:

menunggu resource lainnya atau transaksi diblokade atau termasuk

inactive time).

b. Resource Standard Time and Resource Overtime (Avg OT, Tot OT)

adalah durasi waktu dimana resource harus memilih jadwal standard

Resource Busy Time

Resource Out of

Service Time

Resource Idle

Time

Resource Inactive

Time

Resource Time

72

atau overtime. Resource berada pada overtime jika aktivitas

membutuhkan resource dan perlu menyelesaikan pemrosesan

transaksi secepatnya, walaupun resource harus keluar dari jadwal.

2. Out of Service Time (Avg OOS, Tot OOS) merupakan durasi waktu

dimana resource aktif tetapi tidak terpakai untuk pemrosesan transaksi.

Out of service time dapat membutuhkan pengeluaran atau tidak, tergantung

dari definisi jadwal resource sendiri. Contoh out of service: lunch break.

3. Idle Time (Avg Idle, Tot Idle) merupakan durasi waktu dimana resource

dihabiskan tetapi tidak termasuk dalam pemrosesan transaksi. Idle time

juga membutuhkan pengeluaran.

4. Inactive Time merupakan durasi waktu dimana resource tidak terdapat

dalam jadwal.

2.2.10.5.1 Kombinasi dari Resource Time

Resource Utilization (Res Util%) adalah persentase dari jadwal kerja yang

aktif (dimana resource harus berada dalam jadwal), resource menjadi busy

tetapi tidak out of service.

Non-Waiting Resource Utilization (NW Util%) adalah persentase dari

jadwal kerja yang aktif, dimana resource harus ada dalam jadwal, dan

resource menjadi busy tetapi tidak menunggu dan out of service.

73

2.2.10.5.2 Statistik Biaya Resource

Biaya resource atau resource yang harus dibayar dapat dikategorikan

sebagai berikut:

1. Resource Standard Paid Time adalah resource yang secara normal

terjadwal dan dibayar. Biaya ini termasuk bagian busy time, out of

service time, dan idle time.

2. Resource Overtime (Avg OT, Tot OT) adalah resource yang bekerja

dan dibayar secara tidak terjadwalkan. Biaya untuk resource ini

sudah termasuk kombinasi dari standard cost, overtime cost, dan

setiap pengeluaran lainnya.

Gambar 2.13 Resource cost

(Sumber: iGrafx help 2006)

3. Standard Cost (Avg Std Cost, Tot std Cost)- Adalah biaya dari resource

yang bekerja selama waktu yang terjadwal.

4. Overtime Cost (Avg OT Cost, Tot OT Cost)- Adalah biaya dari resource

yang bekerja selama lebih dari waktu yang telah terjadwal.

5. Use Cost (Avg Use Cost, Tot Use Cost)- Adalah biaya dari resource yang

ditentukan dari jumlah transaksi yang diproses dalam resource overtime.

Resource Cost

Standard Cost + Overtime Cost + Per Use Cost =

74

2.2.10.5.3 Statistik Antrian Resource

Statistik antrian resource terdiri dari:

1. Total#Trans (Count)- Adalah nomor atau jumlah berapa banyak

permintaan resource dari transaksi.

2. Total#Waiting Trans (Tot#Wait)- Adalah jumlah berapa banyak

permintaan resource yang tidak bisa dilayani (contohnya: resource

sibuk) sehingga menyebabkan transaksi harus menunggu.

3. Maximum Number of Waiting Transactions (MaxWait#)- Adalah

jumlah antrian tertinggi dalam permintaan resource.

4. Average and Time-Weighted Average Number of Waiting Transactions

(AvgWait#, Tavg#Wait) adalah rata-rata sebuah transaksi harus

menunggu untuk diproses dalam hitungan waktu.

5. Transaction Waiting Time (Avg Wait, Tot Wait) adalah durasi total

waktu dimana transaksi menunggu atau tidak menunggu untuk diproses.

6. Average Non-Zero Transaction Waiting Time (Avg NZ Wait) adalah

jumlah rata-rata hitungan waktu transaksi menunggu resource untuk

diproses, yaitu tidak termasuk transaksi yang tidak menunggu resource.

2.2.11 Pengertian electronic mail (e-mail)

Electronic mail (e-mail) merupakan metode penyimpanan dan penerusan

dalam membuat, mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan melalui

sistem komunikasi elektronik. Konteks e-mail diaplikasikan dengan

menggunakan sistem e-mail berbasis internet pada simple mail transfer protocol

75

(SMTP) dan pada sistem-sistem X4.00, serta dalam sistem intranet yang

memungkinkan para pengguna dalam suatu organisasi mengirim dan menerima

e-mail. Intranet dapat menggunakan protokol-protokol internet dan protocol-

protokol X4.00 untuk layanan e-mail internal yang mendukung workgroup

collaboration.

(Sumber : http://en.wikipedia.org/wiki/Email)

2.2.12 Microsoft outlook

Menurut Tim divisi penelitian dan pengembangan MADCOMS (2005,

p3), Microsoft outlook merupakan program aplikasi e-mail yang disertakan

dalam Internet Explorer 6.0 dan merupakan salah satu media untuk

berkomunikasi secara online melalui jaringan internet atau berkomunikasi secara

offline. Aplikasi pada Microsoft outlook meliputi:

1. Mengirim dan menerima pesan e-mail

2. Membuat task

3. Membuat kalender

4. Membuat jurnal

5. Menbuat catatan (note) sebagai reminder tugas-tugas tertentu

2.2.13 Pengertian SMS (Short Message Service)

Menurut Zakaria dan Josef Widiadhi (2006, p2), SMS atau layanan pesan

singkat merupakan revolusi dalam layanan telekomunikasi, dimana layanan

tidak berbasis suara melainkan layanan berupa pengiriman pesan teks singkat

76

antar perangkat telepon selular. Layanan ini merupakan layanan tambahan

terhadap dua layanan utama (voice dan switched data) dalam sistem jaringan

komunikasi GSM. Namun, karena keberhasilan SMS yang tidak terduga

menjadikannya sebagai bagian integral dari layanan sistem standar-standar

komunikasi lainnya, seperti CDMA, UMTS bahkan jaringan telepon rumah juga

mulai mengadopsi teknologi ini.

Keberhasilan dan popularitas SMS antara lain disebabkan oleh:

1. Harga per kiriman tetap atau konstan

Apabila beban biaya telepon atau percakapan bervariasi maka beban biaya

kiriman SMS tetap.

2. Keamanan dan kesopanan

Apabila kita hendak menggunakan telepon selular di tempat umum, maka

berbicara menggunakan telepon dirasakan kurang sopan dan kurang aman.

Namun, sebaliknya mengirim pesan dengan menggunakan SMS adalah lebih

sopan dan privacy lebih terjaga.

3. Tidak menggangu penerima

Seperti halnya e-mail, SMS sebagai alat komunikasi tidak menggangu

penerima, karena penerima bisa memutuskan kapan dan dimana dia

menjawab pesan tersebut.

4. Handal (reliable)

Jaringan GSM secara umum diakui kehandalannya dalam mengirim data,

dan SMS mewarisi kehandalan tersebut.

77

SMS umumnya disukai karena 4 alasan:

1. Kepastian bahwa pesan pasti dikirimkan.

2. Kepastian bahwa pesan telah dikirimkan (Status report).

3. Mobilitas dan portabilitas.

4. Kecepatan.

Secara singkat, selain sebagai media layanan penyampaian pesan singkat,

SMS secara umum telah dikembangkan untuk:

1. Sistem pemilihan (polling) dan jajak pendapat (voting)

2. Pengiriman dalam jumlah banyak dan serentak (broadcasting)

a. Pengumuman (announcer)

b. Peringatan (warning)

c. Pengingat (reminder)

d. Penerus pesan (forwarder)

3. Alat kontrol aktivasi (remote controlled activator)

4. Penjawab umpan balik otomatis (auto respond )

a. Informasi (info)

b. Pendaftaran bertingkat (cascading digital sign)

c. Pendaftaran tersusun (smart tag digital sign)

5. Perangkat penguji jaringan (tester)

a. Flood SMS atau SMS bomb

b. Floating SMS, dan lain-lain.

78

2.2.13.1 Layanan aplikasi SMS

Menurut Zakaria dan Josef Widiadhi (2006, p10), Layanan aplikasi

SMS pada dasarnya memiliki karakteristik yang berbeda dengan aplikasi

internet dan internet bergerak pada umumnya, yaitu: layar monitor yang

berukuran kecil, keterbatasan tombol karakter pada handset yang hanya

berjumlah 12 untuk pengoperasian aplikasi.

Tiga karakteristik tersebut selalu menjadi fokus yang mendasari pada

pengembangan aplikasi ini, sehingga informasi yang disediakan pun singkat

dan jelas dengan pengoperasian aplikasi mudah dan sederhana yang

meminimalisir penggunaan tombol handset. Dengan demikian, akan dapat

dikenali aplikasi yang cocok untuk dikembangkan menjadi aplikasi berbasis

SMS. Berdasarkan mekanisme distribusi pesan SMS oleh aplikasi SMS,

terdapat 4 macam mekanisme penghantaran pesan, yaitu:

a. Pull, yaitu pesan yang dikirimkan ke pengguna berdasarkan permintaan

pengguna.

b. Push (Event based), yaitu pesan yang diaktivasi oleh aplikasi

berdasarkan kejadian yang berlangsung.

c. Push (scheduled), yaitu pesan yang diaktivasi oleh aplikasi berdasarkan

waktu yang telah terjadwal.

d. Push (personal profile), yaitu pesan yang diaktivasi oleh aplikasi

berdasarkan profil dan preference dari pengguna.

79

Telah terdapat banyak sekali layanan SMS pada saat ini, aplikasi di

pasaran pada dasarnya dibagi 2 macam :

a. Aplikasi untuk konsumen personal antara lain

1) Pesan SMS antar pengguna (person to person messaging)

2) Notifikasi suara dan fax mail

3) Notifikasi e-mail internet

4) Unified messaging

5) Pusat informasi

b. Aplikasi SMS untuk korporat

Aplikasi SMS untuk korporat adalah aplikasi SMS yang dikustomisasi

berdasarkan kebutuhan terhadap pelayanan informasi dan komunikasi

dalam sebuah perusahaan atau kelompok orang. Aplikasi ini dapat

dikembangkan berdasarkan kreatifitas pengembang berdasarkan manfaat

sepenuhnya yang dapat diberikan kepada pelanggan perusahaan yang

membutuhkannya. Aplikasi yang dapat dikembangkan antara lain :

1) E-mail korporat

2) Program Afinity

3) Mobile Banking

4) Pelayanan Pelanggan (Customer Service)

5) Penentuan lokasi (positioning)

6) Pemantauan pekerjaan (job dispatch)

7) E-Commerce

8) Remote Monitoring

80

9) Pelelangan

10) Jajak pendapat

2.2.13.2 Kemampuan jelajah SMS (SMS roaming)

Menurut Zakaria dan Josef Widiadhi (2006, p19), Kunci sukses SMS

juga terletak pada kemampuannya untuk melakukan jelajah atau roaming ke

segala penjuru daerah dan dunia. Pelanggan merasa bahwa jika mereka

mampu melakukan komunikasi suara yang menjelajah jaringan dunia, maka

komunikasi menggunakan SMS, seharusnya dapat juga dilakukan. Untuk itu,

operator jaringan dunia telah membuat berbagai kesepakatan untuk

mengeluarkan kebijaksanaan mengenai interkoneksi SMS ke seluruh negara

pemilik jaringan wireless.

2.2.13.3 SMS messaging server

SMS messaging server merupakan kerangka kerja messaging yang

memungkinkan perusahaan mengirim, menerima dan memproses SMS dan

pesan e-mail. Kerangka kerja ini dirancang untuk mendukung skenario virtual

dimana volume SMS messaging rendah dan tinggi diperlukan.

Skenario-skenario dalam SMS Messaging Server:

1. Pengguna dapat meng-query database untuk informasi mengenai

kuantitas stok, pesanan baru ataupun informasi mengenai pelanggan.

2. Pengguna dapat menerima informasi kritis ketika berada di luar kantor.

81

3. Pengguna dapat menerima notifikasi ketika terdapat pesan e-mail yang

penting.

4. Perusahaan dapat merutekan panggilan-panggilan penting kepada

personilnya.

5. Perusahaan dapat mengirim harga-harga stok harian kepada

pelanggannya.

Database pesan dan konfigurasi database memegang peranan utama

dalam SMS messaging server. Database pesan berisi pesan masuk dan pesan

keluar, biasanya berupa OLE/DB compliant database (MS Access, MS SQL

dan MySQL). Konfigurasi database berisi semua parameter-parameter

konfigurasi yang terdiri dari peralatan komunikasi, script, setting-setting

umum.

(Sumber : http://www.activexperts.com/asmssrvr/)

2.2.14 Pengertian Production Planning

Production Planning dapat didefinisikan sebagai suatu teknik untuk

melihat jangka panjang kedepan dari operasi-operasi yang berbeda, waktu dan

tempat untuk setiap operasi telah di tentukan, dan setiap operasi harus dilakukan

dengan efisiensi yang maksimum, hal ini membantu perusahaan untuk

mengelola kuantitas sumber daya, kekuasaan, mesin dan uang yang digunakan

untuk memproduksi sejumlah output yang telah ditentukan di awal dalam jangka

waktu tertentu.

82

Tahapan pada production planning:

1. Planning

Perencanaan dari setiap operasi-operasi yang berbeda dan penentuan

hasil output yang ingin dihasilkan dalam jangka waktu tertentu.

2. Routing

Dengan routing di tentukan alur dan sequence dari setiap operasi , tujuan

utama dari routing adalah untuk menentukan alur dan sequence termurah

dan terbaik serta memastikan bahwa sequence ini benar-benar diikuti.

3. Scheduling

Waktu yang diperlukan untuk mengeksekusi setiap operasi serta waktu

yang dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian operasi yang telah

dirutekan, aktivitas ini erat hubungannya dengan elemen waktu dan

prioritas dari pekerjaan.

4. Loading

Menentukan siapa yang akan melakukan operasi-operasi tersebut.

(Sumber: http://www.du.ac.in/course/material/ug/ba/esb/Lesson_8.pdf)