39

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Sejarah P.T Hybro Indonesia

PT. Hybro Indonesia didirikan pada tanggal 28 Juni 1985 di Jakarta

berdasarkan akte notaris No. 162 dari Winarto Wiryomartani. PT. Hybro Indonesia

didirikan oleh tiga pihak, yaitu PT. Peternakan Ayam Manggis, PT. Anwar Sierad dan

Eubribrid BV, Belanda sebagai penyuplai Ayam Grand Parent Stock pada tahun 1987

PT. Peternakan Ayam Manggis membeli saham perusahaan dari PT. Anwar Siierad

dan kemudian menjadi pemegang saham tunggal PT. Hybro Indonesia, sedangkan

pihak Euribrid B.V Belanda hanya sebagai penyuplai ayam Bibit Grand Parent Stock.,

kemudian kerja sama antara PT.Hybro Indonesia dan Euribrid B,V dituangkan dalam

bentuk Perjanjian Ekslusif sebagai satu-satunya pemegang hak franchise strain Hybro

di Indonesia., PT. Peternakan Ayam Manggis merupakan bagian dari Group Argo

Manunggal .

PT. Hybro Indonesia berkantor pusat di Pintu Kecil No. 42 , Jakarta 11230 dan

Lokasi Farm Peternakan berada di Cianjur , Jawa Barat.

Perusahaan bergerak di bidang Pembibitan ayam Ras ( Grand Parent Stock

Operation Farm ) . Kapasitas Farm Grand Parent Stock adalah 40.000 ekor dan

kapasitas produksi Parent Stock setahun berkisar ± 900.000 ekor. Dari total produksi

tersebut sekitar 40 % untuk menyuplai kebutuhan bibit bagi group sendiri yaitu PT.

Peternakan Ayam Manggis, sisanya sebesar 60 % dijual ke pihak luar yang tersebar di

Jawa, Sumatra, dan Kalimantan.

40

Pada bulan April 2005, perjanjian ekslusive antara PT. Hybro Indonesia dan

Eubribrid B.V berakhir, sehingga kedua belah pihak tidak terikat satu sama dalam

pembelian atau penjualan GPS strain Hybro. Kemudain pada bulan Mei 2008 ,

PT.Hybro Indonesia menghentikan import Grand Parent Stock dari Euribrid B.V

Belanda dan mengambil Strain lain yaitu Cobb dari Amerika Serikat sebagai pengganti

strain Hybro.dan sampai sekarang semua produk Parent Stock PT.Hybro Indonesia

adalah berasal dari Strain Cobb , Amerika Serikat

3.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan merupakan hal penting pada suatu perusahaan

dalam menjalin hubungan kerja sama dengan pihak luar seperti supplier dan customer.

Dengan struktur organisasi, perusahaan juga dapat menentukan batasan masing-masing

divisi dalam mengerjakan tugas.

Pada gambar berikut akan terlihat struktur organisasi yang ada pada PT. Hybro

Indonesia.

41

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Hybro Indonesia

3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

Berikut tugas dan wewenang dari masing – masing unit yang terdapat di P.T

Hybro Indonesia :

1. Direktur

• Mengawasi keseluruhan kinerja P.T Hybro Indonesia

2. GM

• Mengintegrasikan dan menyelaraskan aktivitas dari divisi – divisi yang

berbeda dalam upaya untuk memastikan bahwa setiap divisi saling

mendukung atau melengkapi.

42

• Mempersiapkan konsolidasi budget operasi tahunan baik mengenai

produksi maupun keuangan untuk unit usaha & mengusahakan pendanaan

yang diperlukan untuk operasinya.

• Merencanakan, memodernisir, dan menyelaraskan kebijakan dan system

management, accounting, marketing, production, dan kepersonaliaan

organisasi sehingga dapat beroperasi pada tingkat performa dan efisiensi

yang tinggi.

• Menyelenggarakan secara teratur review dari hasil produksi dan penjualan,

dan menentukan tindakan perbaikan atau penyempurnaan yang akan

meningkatkan operasi penjualan dan volume penjualan sesuai dengan

perkembangan pasar.

• Mengumpulkan informasi mengenai aktifitas pesaing yang dapat berguna

dalam menyusun langkah dalam penyempurnaan produk, penjualan, atau

volume produksi dalam upaya mencapai atau mempertahankan tingkat

persaingan di pasar.

3. Senior Manager Perusahaan

• Merencanakan penciptaan program yang akan meningkatkan

professionalisme dalam hubungan kegiatan perusahaan melalui pelatihan

keahlian, system informasi manajemen, logistic, dan penjualan.

• Merumuskan perencanaan yang mengarah ke operasi yang terintegrasi

melalui proses integrasi baik vertical, horizontal, ke muka atau ke

43

belakang sebagai tujuan perusahaan jangka panjang maupun jangka

pendek.

• Merencanakan dan menyempurnakan struktur organisasi sesuai dengan

kebutuhan pengembangan dan diversifikasi perusahaan.

4. Finance Manager

• Melakukan analisa profitabilita bulanan dari operasi dalam upaya untuk

menentukan faktor – faktor yang mengakibatkan Retorn of Investment

(ROI) dan efektivitas penggunaan dana.

• Menyusun laporan produksi dan keuangan untuk periode bulanan,

semester maupun tahunan untuk membandingkan hasil antara performance

sekarang dan periode sebelumnya dalam upaya untuk menentukan

tindakan yang akan diambil.

5. HRD Manager

• Menilai bawahan secara teratur dalam bidang performance kerja, dalam

upaya untuk mempertahankan tingkat motivasi dan loyalitas mereka yang

tinggi terhadap perusahaan.

• Melakukan review tahunan terhadap performance pekerjaan karyawan,

untuk menilai apakah mereka melakukan tugas, tanggung jawab, dan

tujuan pekerjaan mereka, yang akhirnya bertujuan untuk meningkatkan

motivasi dan loyalitas mereka yang tinggi terhadap perusahaan dan

penyesuaian kompensasi mereka.

44

• Merencanakan pengembangan karier dan program training yang akan

meningkatkan kemampuan teknis dan manajemen karyawan.

6. Accounting Manager

• Melakukan analisa laporan rugi laba bulanan dalam upaya untuk

menentukan tindakan untuk mengurangi atau menghindari kerugian selama

periode berjalan.

• Membentuk dan menyempurnakan system accounting yang akan

memproyeksikan gambaran keuntungan sesungguhnya dari operasi.

• Menganalisa perbandingan budget dan realisasi produksi.

7. Marketing Manager

• Merencanakan strategi penjualan produk – produk P.T Hybro kepada

customer seperti DOC, Parent Stock.

• Mengumpulkan informasi mengenai kualitas produk – produk yang akan

dijual kepada customer.

• Mencari customer yang akan membeli produk P.T Hybro Indonesia.

8. Purchasing Manager

• Menerima laporan dari bagian Farm mengenai bahan – bahan yang

diperlukan.

• Memilih supplier yang sesuai dengan kebutuhan baik dari segi harga

maupun kualitas.

45

• Memberikan laporan kepada bagian finance dan accounting mengenai

budget yang dikeluarkan untuk membeli bahan – bahan tersebut.

• Memberikan laporan kembali pada divisi – divisi bersangkutan apabila

bahan – bahan yang dibeli telah diterima.

9. Senior Manager Peternakan

• Mengintegrasikan dan menyelaraskan aktivitas utama dari seluruh unit

operasi produksi untuk dapat diperhatikan bahwa seluruhnya berjalan

dengan baik sesuai rencana.

• Mempersiapkan budget operasi tahunan baik mengenai produksi maupun

keuangan dalam upaya untuk menentukan besarnya dana yang dibutuhkan

dan keuntungan yang dapat diharapkan dari operasi.

• Secara teratur melakukan review terhadap budget produksi dengan Farm

Manager dalam upaya untuk mengetahui realisasinya, variance dan

penyebab dari variance atau penyimpangan tersebut dan menentukan

tindakan perbaikan dari penyimpangan tersebut.

• Membangun aturan, pengaturan, dan kebijakan dalam kondisi kerja,

penggunaan mesin dan kendaraan, tingkat keselamatan dari perlindungan

manusia, dan kekayaan perusahaan, dan mengupayakan disiplin yang

tinggi dari para karyawan.

• Merencanakan pengembangan atau program jangka panjang yang sesuai

dengan proyeksi perusahaan terhadap pasar DOC.

• Secara teratur melakukan inspeksi pada seluruh unit operasi.

46

10. Hatchery Manager

• Merencanakan organisasi hatchery dan tindakan aktifitas dalam upaya

untuk mengusahakan alur operasi yang lancar.

• Mempersiapkan rencana produksi ayam dan melakukan penyesuaian yang

perlu sehingga marketing DOC dapat diinformasikan.

• Menyusun sistem dan prosedur atau program kerja yang akan

meningkatkan produksi DOC yang berkualitas.

• Menjadwalkan pemeliharaan incubator dan dan peralatan lain agar dapat

digunakan secara optimal.

11. Farm Manager

• Memperhatikan operasi Farm dan Hatchery untuk menjamin bahwa

mereka akan beroperasi dengan optimal secara efisien dan efektif.

• Membuat perencanaan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka

panjang farm secara keseluruhan dan memonitor agar pelaksanaannya

sesuai dengan perencanaan tersebut.

• Membuat rencana organisasi di masing – masing farm, menentukan

karyawan kunci, membuat uraian pekerjaan dengan tujuan untuk

menghindari fungsi yang tumpang tindih dan ketidak jelasan yang

mengakibatkan ketidak efisienan.

47

• Mempersiapkan budget untuk operasi dan produksi, dan melakukan review

secara teratur untuk mencari permasalahan yang timbul dalam

pelaksanaannya, serta melaksanakan tindakan perbaikan yang diperlukan.

• Menentukan sistem dan prosedur yang tepat untuk menjamin kelancaran

pengiriman DOC ke langganan.

12. Healthty Manager

• Merencanakan dan melaksanakan program vaksinasi, pengobatan, sanitasi,

karantina yang menjamin status kesehatan dari bibit.

• Memonitor dan mengevaluasi status kesehatan bibit melalui tes darah dan

prosedur biologi lainnya.

• Merencanakan prosedur standard kebersihan dan sanitasi di dalam maupun

di luar kandang.

• Memastikan bahwa bangkai ditangani dengan benar untuk mencegah

penyebaran penyakit.

3.4 Sistem yang Sedang Berjalan

3.4.1 Prosedur Pembelian

Dari hasil wawancara dengan pihak PT. Hybro Indonesia, sistem

pembelian pada PT. Hybro Indonesia terdiri dari sistem pembelian rutin dan

sistem pembelian tidak rutin.

48

3.4.1.1 Prosedur Pembelian Rutin

Prosedur pembelian rutin pada PT. Hybro Indonesia adalah

sebagai berikut :

1. Farm mengeluarkan surat permintaan pembelian yang akan

dikirim ke bagian purchasing.

2. Bagian purchasing mengeluarkan surat order berdasarkan surat

permintaan pembelian yang akan dikirim ke supplier.

3. Supplier akan menerima surat order tersebut lalu mengirimkan

barang yang dipesan. Barang yang dipesan bisa langsung dikirim

ke farm atau bisa juga dikirim terlebih dahulu ke pusat.

a. Barang langsung dikirim ke farm

Farm akan membuat laporan penerimaan barang empat

rangkap yang akan diarsipkan oleh farm, dikirim ke bagian

accounting, dikirim ke bagian purchasing, dan diarsipkan di

pusat. Contoh barang yang langsung dikirim ke farm seperti

pakan ayam dan bibit ayam.

b. Barang dikirim terlebih dahulu ke pusat

Pusat akan membuat surat jalan yang akan dikirim ke farm

lalu farm membuat laporan penerimaan barang empat rangkap

yang terdiri dari :

1. Satu rangkap diarsipkan oleh farm

2. Satu rangkap dikirim ke bagian accounting

3. Satu rangkap dikirim ke bagian purchasing,

4. Satu rangkap diarsipkan di pusat.

49

Contoh barang yang dikirim melalui pusat seperti makanan

karyawan dan peralatan yang dibutuhkan oleh farm.

4. Bagian purchasing akan menerima surat tagihan dari supplier dan

membuat bukti pembelian yang akan dikirim ke bagian

accounting.

5. Bagian accounting akan membandingkan laporan penerimaan

barang yang diterima dari farm dengan bukti pembelian yang

diterima dari bagian purchasing. Lalu bagian accounting akan

membuat surat tagihan yang dikirim ke bagian finance.

6. Bagian finance akan membayar tagihan tersebut via transfer ke

supplier.

50

Gambar 3.2 Diagram Alir Sistem Pembelian Rutin

51

3.4.1.2 Prosedur Pembelian tidak Rutin

Prosedur pembelian rutin pada PT. Hybro Indonesia adalah

sebagai berikut :

1. Farm mengeluarkan surat permintaan pembelian yang akan

dikirim ke bagian purchasing.

7. Bagian purchasing mengeluarkan surat order berdasarkan surat

permintaan pembelian yang akan dikirim ke supplier.

8. Supplier akan mengirimkan surat penawaran ke bagian

purchasing.

9. Bagian purchasing akan mengkonfirmasikan jika barang dan

harga sudah sesuai.

10. Supplier akan mengirimkan barang yang dipesan. Barang yang

dipesan bisa langsung dikirim ke farm atau bisa juga dikirim

terlebih dahulu ke pusat.

a. Barang langsung dikirim ke farm

Farm akan membuat laporan penerimaan barang empat

rangkap yang akan diarsipkan oleh farm, dikirim ke bagian

accounting, dikirim ke bagian purchasing, dan diarsipkan di

pusat. Contoh barang yang langsung dikirim ke farm seperti

pakan ayam dan bibit ayam.

b. Barang dikirim terlebih dahulu ke pusat

52

Pusat akan membuat surat jalan yang akan dikirim ke farm

lalu farm membuat laporan penerimaan barang empat rangkap

yang terdiri dari :

1. Satu rangkap diarsipkan oleh farm

2. Satu rangkap dikirim ke bagian accounting

3. Satu rangkap dikirim ke bagian purchasing,

4. Satu rangkap diarsipkan di pusat.

Contoh barang yang dikirim melalui pusat seperti makanan

karyawan dan peralatan yang dibutuhkan oleh farm.

5. Bagian purchasing akan menerima surat tagihan dari supplier dan

membuat bukti pembelian yang akan dikirim ke bagian

accounting.

6. Bagian accounting akan membandingkan laporan penerimaan

barang yang diterima dari farm dengan bukti pembelian yang

diterima dari bagian purchasing. Lalu bagian accounting akan

membuat surat tagihan yang dikirim ke bagian finance.

7. Bagian finance akan membayar tagihan tersebut via transfer ke

supplier.

53

Gambar 3.3 Diagram Alir Sistem Pembelian Tidak Rutin

54

3.4.2 Prosedur Penjualan

Prosedur penjualan pada PT. Hybro Indonesia adalah sebagai berikut :

1. Bagian farm akan membuat laporan produksi mengenai perkiraan produksi

yang akan dikirim ke bagian marketing.

2. Bagian marketing akan mencari pembeli dan melakukan kontrak produksi

dengan customer.

3. Bagian marketing akan membuat surat perjanjian kontrak yang akan

ditanda tangani customer. Untuk pembatalan kontrak, minimal dilakukan

dua bulan sebelum tanggal kontrak yang tercantum pada surat perjanjian

kontrak.

4. Jika sudah mendapatkan pembeli, maka bagian hatchery akan melakukan

penetesan parent stock yang diminta oleh customer.

5. Setelah proses penetasan yang memakan waktu kurang lebih 21 hari,

bagian hatchery akan mengeluarkan surat jalan sebanyak lima rangkap.

Lima rangkap surat jalan tersebut terdiri dari :

1. Satu rangkap diarsipkan oleh bagian hatchery

2. Satu rangkap dikirim ke customer

3. Satu rangkap dikirimkan ke bagian marketing

4. Satu rangkap dikirim ke bagian finance

5. Satu rangkap dikirim ke customer disertai surat tagihan

6. Bagian hatchery juga akan membuat surat tagihan yang dikirim ke bagian

finance.

7. Bagian finance akan melakukan penagihan ke customer.

55

Gambar 3.4 Diagram Alir Sistem Penjualan

56

3.5 Diagram Alir Data Sistem yang sedang Berjalan

3.5.1 Diagram Konteks

Proses pembelian dan penjualan pada PT. Hybro Indonesia

digambarkan dengan Diagram Konteks berikut ini :

Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Penjualan pada PT.

Hybro Indonesia

57

Gambar 3.5 merupakan diagram konteks dari sistem basis data pembelian

dan penjualan yang sedang berjalan yang terdiri dari 9 entiti, yaitu Farm,

Customer, Supplier, Accounting, Finance, Hatchery, Purchasing, Marketing, dan

Manager.

Entitas Customer, Supplier, Accounting, Finance, Farm, Marketing,

Hatchery, dan Purchasing bertindak sebagai sumber dan tujuan karena entiti

tersebut memberikan masukkan ke sistem dan menerima keluaran dari sistem.

Entitas Manager bertindak sebagai tujuan karena menerima keluaran dari sistem.

Entitas Farm bertindak sebagai sumber dengan memberikan laporan

perkiraan produksi, surat permintaan pembelian, dan laporan penerimaan barang.

Entitas Farm juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima pengiriman barang.

Entitas Customer bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat

kontrak produksi yang telah disetujui. Entitas Customer juga bertindak sebagai

tujuan dengan menerima surat jalan penetasan, penagihan penetasan, dan surat

perjanjian kontrak.

Entitas Marketing bertindak sebagai sumber dengan memberikan kontrak

produksi dan surat perjanjian kontrak. Entitas Marketing juga bertindak sebagai

tujuan dengan menerima surat kontrak produksi yang telah disetujui dan laporan

perkiraan produksi.

Entitas Accounting bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat

tagihan. Entitas Accounting juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat

tagihan, bukti pembelian, dan laporan penerimaan barang.

Entiti Purchasing bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat

permintaan pembelian, surat konfirmasi barang dan harga, dan bukti pembelian.

58

Entitas Purchasing juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat

penawaran dan surat permintaan pembelian.

Entitas Hatchery bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat

tagihan penetasan. Entitas Hatchery juga bertindak sebagai tujuan dengan

menerima surat tagihan penetasan dan kontrak produksi.

Entitas Finance bertindak sebagai sumber dengan memberikan penagihan

penetasan dan pembayaran tagihan. Entitas Finance juga bertindak sebagai tujuan

dengan menerima surat tagihan, surat tagihan penetasan, dan surat jalan penetasan.

Entitas Supplier bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat

penawaran barang, bukti transfer, dan pengiriman barang. Entitas Supplier juga

bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat konfirmasi barang dan harga,

surat tagihan, dan surat permintaan pembelian.

Entitas Manager bertindak sebagai tujuan dengan menerima laporan

penerimaan barang dan laporan perkiraan produksi.

59

3.5.2 Diagram Nol

Gambar 3.6 Diagram Nol Sistem Pembelian dan Penjualan pada PT. Hybro

Indonesia

Gambar 3.6 merupakan gambar diagram nol sistem pembelian dan

penjualan pada PT. Hybro Indonesia. Proses 1.0 merupakan proses Order,

berhubungan dengan entitas Farm. Entitas Farm memberikan masukkan ke

60

sistem berupa surat permintaan pembelian. Selanjutnya data inputan tersebut

disimpan ke dalam file TrPermintaan.

Proses 2.0 merupakan proses Pembelian, berhubungan dengan entitas

Purchasing. Entitas Purchasing memberikan masukkan ke sistem berupa surat

permintaan pembelian dan bukti pembelian. Selanjutnya data-data inputan

tersebut disimpan ke dalam file TrPemesanan dan TrBukti.

Proses 3.0 merupakan proses Approval, berhubungan dengan entitas

Customer, Purchasing, Supplier, Marketing, dan Hatchery. Entitas Customer

memberikan masukkan ke sistem berupa ttd kontrak produksi. Entiti Purchasing

memberikan masukkan ke sistem berupa surat konfirmasi barang dan harga.

Entitas Supplier memberikan masukkan ke sistem berupa surat penawaran.

Entitas Marketing memberikan masukkan ke sistem berupa surat kontrak

perjanjian. Entitas Hatchery memberikan masukkan ke sistem berupa surat

tagihan penetesan. Selanjutnya data-data inputan tersebut disimpan ke dalam

file Pelanggan.

Proses 4.0 merupakan proses Pengiriman, berhubungan dengan entitas

Supplier. Entitas Supplier memberikan masukkan ke sistem berupa pengiriman

barang. Selanjutnya data-data inputan tersebut akan disimpan ke dalam file

Barang,Srt_Jalan, dan Pemasok.

Proses 5.0 merupakan proses Laporan, berhubungan dengan entitas

Farm. Entitas Farm akan memberikan masukkan ke sistem berupa laporan

penerimaan barang dan laporan perkiraan produksi. Selanjutnya data-data

inputan tersebut akan disimpan ke dalam file Barang_Jual.

61

Proses 6.0 merupakan proses Pembayaran, berhubungan dengan entitas

Supplier, Accounting, dan Finance. Entitas Supplier akan memberikan

masukkan ke sistem berupa surat tagihan. Entitas Accounting akan memberikan

masukkan ke sistem berupa surat tagihan. Entitas Finance memberikan

masukkan ke sistem berupa penagihan penetasan dan pembayaran tagihan.

Selanjutnya data-data inputan akan disimpan ke dalam file Otorisasi,

TrKeuangan, Rekening, dan TrPembayaran.

Proses 7.0 merupakan proses Penjualan, berhubungan dengan entitas

Marketing. Entitas Marketing akan memberikan masukkan ke sistem berupa

kontrak produksi. Selanjutnya data-data inputan akan disimpan ke dalam file

Faktur dan Cn_Barang.

3.6 Definisi Sistem

3.6.1 Mission Statement

Sebagai perusahaan yang memiliki data penjualan dan data pembelian

yang sangat banyak, PT. Hybro Indonesia menyadari perlunya perusahaan ini

untuk menggunakan suatu sistem yang terintegrasi berbasis data dan aplikasi

desktop yang terhubung menggunakan LAN perusahaan. Sistem tersebut juga

harus terintegrasi dengan penggunaan perangkat keras sekarang ini.

Walaupun sudah memiliki sistem pembelian berbasis DOS, perusahaan

menyadari banyaknya masalah ketika menggunakan sistem tersebut seperti

tidak sesuai dengan penggunaan perangkat keras dan sering terjadi redudansi

data. Hal ini menyebabkan perusahaan ingin membuat sistem baru di mana

62

tidak hanya mendukung sistem pembelian tetapi juga mendukung sistem

penjualan perusahaan.

3.6.2 Mission Objectives

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrPermintaan

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Pemasok

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrPemesanan

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrBukti

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Otorisasi

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Rekening

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Srt_Jalan

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Barang

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Barang_Jual

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Cn_Barang

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Faktur

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Pelanggan

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrPembayaran

Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrKeuangan

Untuk melakukan search di TrPermintaan

Untuk melakukan search di TrBukti

Untuk melakukan search di TrPemesanan

Untuk melakukan search di Otorisasi

Untuk melakukan search di Rekening

63

Untuk melakukan search di Faktur

Untuk melakukan tracking pada Rekening

Untuk menghasilkan report dari TrBukti

Untuk menghasilkan report dari Barang

Untuk menghasilkan report dari TrPermintaan

Untuk menghasilkan report dari TrPemesanan

Untuk menghasilkan report dari Pemasok

Untuk menghasilkan report dari Faktur

Untuk menghasilkan report dari Barang_Jual

Untuk menghasilkan report dari Pelanggan

3.6.3 Batasan Sistem

Batasan sistem pada PT. Hybro Indonesia mencakup permintaan

pembelian, finance, purchasing, accounting, surat kontrak, bukti pembayaran,

laporan penerimaan barang, dan surat order. Batasan sistem pada PT. Hybro

Indonesia dapat digambarkan seperti pada gambar 3.6 berikut.

64

Gambar 3.7 Batasan Sistem pada PT. Hybro Indonesia

3.6.4 Analisa User View

Terdapat 7 major user view dalam sistem basis data PT. Hybro

Indonesia, yaitu Marketing, Purchasing, Accounting, dan Finance.

Penggambaran kebutuhan data untuk setiap user view dijelaskan pada tabel 3.1

berikut :

Data Marketing Purchasing Accounting Finance

Rekening X X X

65

Srt_Jalan X X

TrPermintaan X X

Pemasok X X

TrPemesanan X X

TrBukti X X

Barang X X

Barang_Jual X X

Cn_Barang X X X

Otorisasi X X X X

TrPembayaran X X X

Faktur X X X

Pelanggan X X X

TrKeuangan X X

Tabel 3.1 Cross User View

Berdasarkan tabel 3.1 di atas, maka dapat digambarkan secara lebih

detail tentang kebutuhan masing-masing user view dengan menjelaskan proses

atau akses yang dilakukan. Proses manipulasi data dibagi atas 3 jenis, yaitu

Maintain, Query (insert, update, delete, view), dan report. Berikut

penggambaran Major user view dengan detail tipe akses yang dilakukan :

66

Data

Tipe

Akses

Marketin

g

Purchasi

ng Accounting Finance

Rekening Maintain X

Query X X

Report X X

Srt_Jalan Maintain

Query X X

Report X X

TrPermintaan Maintain X

Query X X

Report X

Pemasok Maintain X

Query X X

Report X

TrPemesanan Maintain X

Query X X

Report X

TrBukti Maintain X

Query X X

Report X

Barang Maintain X

Query X X

Report X X

67

Barang_Jual

Maintain

Query

Report

X

X

X

X

X

Cn_Barang

Maintain

Query

Report

X

X X

X

X

X

Otorisasi Maintain X

Query X X X X

Report X

TrPembayaran Maintain X

Query X X X

Report X

Faktur Maintain X

Query X X X

Report X X

Pelanggan Maintain X

Query X X X

Report X X

TrKeuangan Maintain X

Query X X

Report X

Tabel 3.2 Major User View untuk Sistem Basis Data PT. Hybro Indonesia

68

Berdasarkan tabel Cross Reference dari user views dengan tipe data

utama yang digunakan dalam basis data dan tabel Major User View di atas,

maka disimpulkan hanya user view finance yang mewakili semua user view

yang ada karena semua user view yang disebutkan di atas merupakan bagian

dari finance serta finance merupakan sumber dari semua kebutuhan informasi

tersebut.

3.7 Analisa Masalah dan Kebutuhan Sistem

Data-data yang dibutuhkan oleh PT. Hybro Indonesia dalam aplikasi sistem

perusahaan adalah :

3.7.1 Kebutuhan Data

1. Barang

Data-data mengenai barang yang dibeli oleh PT. Hybro Indonesia.

2. Barang_Jual

Data-data mengenai barang yang dijual oleh PT. Hybro Indonesia.

3. TrBukti

Data-data mengenai bukti pembelian pada proses pembelian oleh

purchasing.

4. TrKeuangan

Data-data pengeluaran dan penerimaan kas pada PT.Hybro Indonesia.

5. Cn_Barang

Data-data mengenai kredit nota barang yang dijual PT.Hybro Indonesia

6. Pelanggan

69

Data-data pelanggan pada PT. Hybro Indonesia.

7. Faktur

Data-data mengenai faktur yang berkaitan dengan proses penjualan PT.

Hybro Indonesia.

8. TrPemesanan

Data-data mengenai pemesanan pembelian yang dilakukan oleh PT.

Hybro Indonesia.

9. Srt_Jalan

Data-data mengenai surat jalan yang dibuat oleh PT. Hybro Indonesia.

10. Otorisasi

Data-data pembayaran pada proses penjualan PT. Hybro Indonesia.

11. TrPembayaran

Data-data mengenai pembayaran atau pengeluaran biaya oleh

PT.Hybro Indonesia.

12. TrPermintaan

Data-data mengenai permintaan pembelian oleh PT. Hybro Indonesia.

13. Rekening

Data-data mengenai rekening yang dimiliki oleh PT.Hybro Indonesia.

14. Pemasok

Data-data pemasok pada PT. Hybro Indonesia.

15. Unit

Data-data mengenai unit yang dimiliki oleh PT.Hybro Indonesia.

70

3.7.2 Kebutuhan Transaksi

Data entry

Enter the details nomor pembelian pada setiap permintaan

pembelian

Enter the details tanggal dibuatnya permintaan pembelian dan

tanggal diperlukannya barang

Enter the details nomor pemesanan pembelian pada setiap

pemesanan pembelian

Enter the details tanggal dibuatnya pemesanan pembelian dan

tanggal dikirimnya barang.

Enter the details nomor bukti penerimaan barang

Enter the details tanggal bukti penerimaan barang

Enter the details nomor otorisasi setiap transaksi yang dilakukan

Enter the details tanggal otorisasi dibuat

Enter the details tanggal jatuh tempo dari otorisasi yang telah

dibuat

Enter the details kode barang untuk setiap barang.

Enter the details harga satuan setiap barang.

Enter the details nomor faktur untuk setiap faktur.

Enter the details tanggal faktur dibuat.

Enter the details kode pelanggan dan nama untuk setiap

pelanggan.

71

Data update/ deletion

Update/ delete the details nomor pembelian pada setiap

permintaan pembelian

Update/ delete the details tanggal dibuatnya permintaan

pembelian dan tanggal diperlukannya barang

Update/ delete the details nomor permintaan pembelian pada

setiap order pembelian

Update/ delete the details tanggal dibuatnya pemesanan

pembelian dan tanggal dikirimnya barang.

Update/ delete the details nomor bukti penerimaan barang

Update/ delete the details tanggal bukti penerimaan barang

Update/ delete the details nomor otorisasi setiap transaksi yang

dilakukan

Update/ delete the details tanggal otorisasi dibuat

Update/ delete the details tanggal jatuh tempo dari otorisasi yang

telah dibuat

Update/ delete the details kode barang untuk setiap barang.

Update/ delete the details harga satuan setiap barang.

Update/ delete the details nomor faktur untuk setiap faktur.

Update/ delete the details tanggal faktur dibuat.

Update/ delete the details kode pelanggan dan nama untuk setiap

pelanggan.

72

Data query

a. Menghasilkan laporan Penerimaan penjualan berdasarkan

pelanggan yang melakukan transaksi.

b. Mengidentifikasi Jumlah uang yang masuk setiap transaksi

c. Mengidentifikasi Jumlah uang yang keluar setiap transaksi.

d. Menghasilkan laporan Penerimaan barang yang di summary dari

setiap transaksi yang terjadi setiap harinya berdasarkan data-data

yang ada pada TrKeuangan.

e. Menghasilkan laporan Perkiraan produksi dari peternakan

berdasarkan nama hatch, nama farm, dan nama unit.

f. Menampilkan Data-data transaksi penjualan.

g. Menampilkan Data-data transaksi pembelian.

h. Menampilkan Data-data transaksi pembayaran.

i. Menampilkan Data-data permintaan pembelian pada setiap

pemesanan.

j. Mengidentifikasi Status otorisasi setiap transaksi.

k. Mengidentifikasi Status pengiriman.

3.7.3 Kebutuhan Umum Sistem

Sistem yang dibutuhkan pada PT. Hybro Indonesia adalah sebagai

berikut:

1. Dibutuhkan database yang besar untuk penyimpanan data agar data dapat

terintegrasi dengan baik.

73

2. Dibutuhkan jaringan intranet agar para pegawai dapat dengan mudah untuk

mengakses kegiatan yang terdapat di PT. Hybro Indonesia.

3. Dibutuhkan backup data dan recovery data agar data tidak hilang ketika

terjadi computer error.

4. Database harus mempunyai password-protected karena tidak semua user

bisa mengakses database.

3.8 Permasalahan yang Dihadapi

Berdasarkan hasil analisis dari sistem pembelian dan penjualan yang sedang

berjalan saat ini pada PT. Hybro Indonesia, permasalahan yang dihadapi adalah sebagai

berikut :

1. Aplikasi yang digunakan pada sistem pembelian sudah tidak sesuai dengan

perangkat keras dan perangkat lunak yang ada sekarang.

2. Aplikasi yang digunakan pada sistem pembelian tidak terintegrasi dengan

baik sehingga pencatatan data tidak dapat langsung dilakukan dan harus

dicatat manual lalu dipindahkan ke dalam database.

3. Proses penjualan masih manual sehingga penyimpanan data masih berupa

dokumen yang memakan biaya yang cukup besar dan membutuhkan waktu

yang cukup lama untuk mencari data yang dibutuhkan.

4. Penyimpanan data-data dalam bentuk dokumen memiliki resiko yang lebih

besar terhadap kemungkinan terjadinya kehilangan data karena beberapa

faktor seperti karena kelalaian manusia, kondisi fisik dokumen yang

mudah rusak, dan terjadi bencana alam.

74

3.9 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisa terhadap permasalahan yang dihadapi saat ini oleh PT.

Hybro Indonesia, maka diusulkan suatu pemecahan masalah, yaitu perancangan sistem

basis data yang telah terintegrasi dengan baik antara sistem pembelian dan penjualan

untuk menggantikan aplikasi atau sistem konvensional yang memiliki permasalahan

seperti yang disebutkan di atas.