Click here to load reader
Upload
ramos-marthin
View
106
Download
12
Embed Size (px)
DESCRIPTION
bab3
Citation preview
Informasi Dan Proses Bisnis (SI0003)
Bab 3: Systems Documentation
Tujuan Pembelajaran Menjelaskan pentingnya dokumentasi sistem dalam
organisasi Menjelaskan bagaimana dokumentasi sistem
digunakan dalam business process redesign dan business process re-engineering
Menjelaskan bagaimana akuntan dan auditor dapat terlibat dalam dokumentasi sistem
Memahami jenis jenis teknik dokumentasi sistem Simbol masing masing teknik Aturan penggambaran masing masing teknik
2
Pengenalan Jika sebuah sistem tanpa adanya peta (alat / media) untuk
memahami cara kerjanya, maka akan menimbulkan madalah Sebagai seorang akuntan, untuk memahami kegiatan
operasional dari proses bisnis, aliran data, aliran dokumen memerlukan media yang disebut sebagai dokumentasi sistem (system documentation)
Dokumentasi sistem merupakan road map untuk memahami dan mengawasi jalannya kegiatan bisnis serta mengawasi jalannya sistem
Dalam melakukan proses audit atau mendesain ulang, harus memahami dan memastikan sistem telah sesuai dengan ruang lingkup dari kegiatan operasional sebuah sistem informasi
3
Pengenalan Teknik yang digunakan untuk memetakan proses
bisnis antara lain: Process Map Data Flow Diagram (DFD), meliputi diagram konteks
sampai level detail dan juga DFD logis dan DFD fisik Sistem Flowchart
Tujuan dari memahami pemetaan proses tersebut adalah: Memahami cara / alur kerja sistem Mampu mempersiapkan / membuat dokumentasi sistem Melihat keterhubungan / interaksi antara beberapa bagian
dan dokumen dalam dokumentasi sistem 4
1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi
5
Proses bisnis (business process) adalah serangkaian aktivitas yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis
Sistem informasi adalah kumpulan data, proses, penyimpanan data untuk menghasilkan output yang didukung oleh manusia, proses, teknologi, hardware dan software
Sistem informasi digunakan untuk mendukung proses bisnis Sebuah proses bisnis dapat terdiri dari berbagai jenis sistem
informasi yang saling berinteraksi Seperti: sistem informasi penjualan, pemasaran dan keuangan
Ketika membicarakan dokumentasi proses bisnis sebenarnya kita sedang memperhatikan interaksi antara sistem informasi dengan proses
Dokumentasi sistem merupakan cara untuk menggambarkan secara visual mengenai operasi dalam sebuah sistem
1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi
6
Dokumentasi dapat berupa berbagai jenis form yang digunakan, tergantung kepada kebutuhan yang direpresentasikan
Kesimpulanya pada saat menyiapkan dokumentasi sistem sebenarnya kita menyiapkan dokumen yang akan menjawab beberapa pertanyaan berikut: Siapa yang terlibat? Apa kegiatan yang dilaksanakan? Dimana kegiatan tersebut yang dilaksanakan? Mengapa kegiatan tersebut terjadi? Dimana kegiatan tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi?
1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi
7
3 jenis teknik sistem dokumentasi yang digunakan dalam buku ini: Process Map Data Flow Diagram System Flowchart
1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi
8
Process Map Representasi grafis sederhana dari sebuah proses bisnis,
merincikan aktivitas yang terjadi, area bisnis yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan kegiatan tersebut dan keputusan yang perlu dibuat sebagai bagian dari proses
Data Flow Diagram Representasi grafis dari aliran data yang terjadi dalam sistem DFD Terdiri dari:
Diagram Konteks DFD Level detail
Terdapat 2 jenis DFD: DFD Logis DFD Fisik
1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi
9
Data Flow Diagram Diagram Konteks (Context Diagram) Representasi dari sebuah sistem sistem (system of interest) dan
entitas yang memberikan input kepada sistem atau menerima output dari sistem
System interest ialah sistem atau proses yang merupakan fokus dari dokumentasi yang mempunyai runag lingkup atau batasan yang jelas
DFD Logis (Logical Data Flow Diagram) Diagram yang mengilustrasikan proses yang terjadi dalam sistem,
aliran data antar proses, dan bagaimana proses berinteraksi dengan eksternal entitas yang memberikan input kepada sistem atau menerima output dari sistem
DFD Fisik (Physical Data Flow Diagram) Diagram yang menjelaskan rincian entitas yang terlibat dalam proses
dan aliran data antar entitas
1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi
10
System Flowchart Flowchart yang mengilustrasikan sistem beserta input, proses
dan output yang lebih detail / rinci serta menyediakan informasi tentang dokumen dan proses yang dilakukan sistem termasuk siapa saja pelaku yang terlibat
Teknik teknik diatas terdiri dari notasi notasi yang digunakan dan ketentuan penggambaran yang berlaku pada masing masing teknik
2. ReDesign dan Re-engineering Proses dan Dokumentasi Sistem
11
Langkah langkah dalam Redesign dan Re-engineering proses: Memahami terlebih dahulu bagaimana proses yang digunakan sekarang di
organisasi Mengidentifikasi aktivitas bisnis yang terjadi Siapa yang terlibat Bagian organisasi yang berinteraksi dengan proses dan alur data yang
berpindah dalam proses tersebut Cara tersebut bisa dilakukan dengan melihat kedalam proses bisnis
organisasi tersebut Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memahami dan
meninjau kembali dokumentasi sistem yang digunakan dalam proses tersebut
Dokumentasi sistem memberikan gambaran tentang aktivitas yang berurut dalam proses bisnis
2. ReDesign dan Re-engineering Proses dan Dokumentasi Sistem
12
Menurut Booth, dengan menganalisis dokumentasi proses merupakan bagian dari kegiatan redesign yang dapat: Mengidentifikasi aspek aktivitas yang berjalan pararlel Bagian mana yang penggunaan kertasnya dapat dieliminasi Pengumpuland ata yang tidak dibutuhkan dapat dihilangkan Beberapa aktivitas dapat dilaksanakan secara berulang ulang
Dengan mamahami dokumentasi sistem merupakan salah satu cara trimming the fat, maksudnya adalah dengan memahami kegiatan operasi suatu proses melalui teknik dokumentasi sistem maka dapat organisasi dapat melakukan redesign dan re-engineering terhadap proses bisnisnya
3. Peran akuntan dan auditor Dalam Dokumentasi Sistem
13
Bagi seorang akuntan yang baru direkrut oleh perusahaan, hal pertama yang dibutuhkan adalah dokumentasi sistem untuk memahami bagaimana cara kerja sistem (sudah mengimplementasi ERP) dan juga apabila perusahaan baru melakukan re-engineering proses bisnis
Pengetahuan akuntan diperlukan oleh organisasi dalam hal jika organisasi sedang mengimplementasikan sistem baru, mengembangkan sistem baru, atau organisasi mengadopsi penerapan sistem baru yang telah dimodifikasi dan ingin memastikan kontrol terhadap alur kerja sistem
Artinya informasi ini dapat digunakan untuk mengkomunikasikan kegiatan pengembangan sistem melalui dokumentasi sistem
Ketika kegiatan pengembangan sistem dilaksanakan maka dalam hal ini akuntan dan auditor akan dibutuhkan untuk mengkaji dokumentasi dan bagaimana sistem baru ini beroperasi, fokusnya pada kegiatan perancangan dan pemberlakukan kontrol internal
3. Peran akuntan dan auditor Dalam Dokumentasi Sistem
14
Kegiatan dokumentasi sistem dibutuhkan pada saat menciptakan proses bisnis yang baru tujuannya untuk merekam hasil rancangan terhadap proses bisnis yang baru tersebut
Sehingga hasil rekaman / dokumentasi tetap tercatat dalam organisasi
Hal ini digunakan untuk mengantisipasi jika orang orang yang melakukan perancangan tersebut tidak lagi berada di organisasi (misal: keluar, mengundurkan diri, bahkan meninggal dunia)
4. Menggambar Dokumentasi Sistem
15
Beberapa istilah yang perlu dipahami dalam membaca berbagai jenis teknik dokumentasi sistem: Entitas (Entities) Entitas merepresentasikan hal yang ada di dunia nyata atau
objek yang terlibat dalam proses Mengidentifikasikan siapa dan apa (benda) yeng terlibat
dalam dokumentasi sistem Terdapat 2 jenis entitas: Entitas Internal Entitas Eksternal
4. Menggambar Dokumentasi Sistem
16
Perbedaannya terletak pada: Proses yang didokumentasikan Area fungsional dan tugas yang dilakukan masing masing
entitas Entitas Internal (internal entity) Entitas yang melakukan proses atau mentransformasikan data
dalam proses bisnis Entitas Eksternal (external entity) Entitas yang menyediakan input ke dalam proses atau
menerima output dari proses
4. Menggambar Dokumentasi Sistem
17
Dalam mempersiapkan dokumentasi sistem, maka terlebih dahulu harus memahami proses / kegiatan yang dilaksanakan dalam sistem
Hal yang harus diperhatikan yaitu: Siapa orang yang terlibat (orang atau benda) dalam melaksanakan
kegiatan (entitas) Pahami bagian / divisi spesifik yang terlibat dalam sistem yang disebutkan
dalam narasi (Structure narration) Benda seperti komputer yang menerima dan mengirim dan memproses
data Aktivitas / kegiatan apa yang dilakukan oleh entitas
Fokuskan pada kata kerja yang disebutkan dalam narasi Seperti: mempersiapkan dokumen, menginput data, mengirimkan
dokumen, menerima dokumen, mengotorisasi / mengkonfirmasi pesanan Apa yang menjadi input dan output dari setiap proses
Data pesanan, faktur penjualan dll
18
19
20
21
5. Jenis Jenis Dokumentasi Sistem
22
Sebelum membahas jenis jenis dokumentasi sistem, langkah pertama yang perlu dipahami terlebih dahulu adalah structure narration
Structure narration Adalah deskripsi tertulis tentang bagaimana sebuah proses
dioperasikan / dilaksanakan serta bagian yang terlibat Setelah akuntan mendapatkan informasi, maka akuntan
mempersiapkan deskripsi tertulis tentang bagaimana proses dilaksanakan
Keuntungan dari teknik ini adalah menyediakan informasi kepada bagian yang memerlukannya
Kelemahan dari teknik ini adalah dalam hal mempersiapkan dan kemampuan memahaminya bergantung pada gaya penulisan penulis
Dalam mempersiapkan structure narration, sebagian orang menuliskannya dengan bertele tele sedangkan bagi sebagian orang menuliskannya secara singkat dan naratif
a. Structure narration
23
Contoh structure narration yang ditulis dalam bentuk narasi
b. Structured narrative table
24
Structured narrative table Digunakan untuk meringkas narasi ke dalam tabel yang meliputi: siapa yang
terlibat dalam proses, apa yang digunakan dalam proses (data, dan dokumen), aktivitas apa yang terjadi dalam proses dan tujuan dari proses untuk menghasilkan output apa
Hal hal yang perlu diperhatikan tentang penggunaan Structured narrative table: Kolom Entitas (entities) mewakili siapa yang terlibat dalam proses tersebut Entitas dapat saja muncul lebih dari sekali dalam sebuah proses Kolom input mewakili input data atau dokumen yang digunakan atau diterima
oleh entitas dalams ebuah kegiatan Kolom proses mewakili kegiatan yang dilaksanakan yang merupakan kegiatan
yang spesifik yang dilakukan oleh entitas Kolom ouput mewakili tujuan produk atau proses Proses di dalam tabel harus berurut sesuai dengan urutan kegiatan yang terjadi Pada kolom input dan output terdapat beberapa sel yang kosong
25
26
c. Process Maps
27
Process Maps Merupakan representasi grafis sederhana dari proses bisnis,
merincikan aktivitas yang terjadi, di area mana terjadinya kegiatan, hubungan antara beberapa area yang berbeda, dan keputusan yang butuh dibuat yang merupakan bagian dari proses
Menurut Jones dan Lancaster, process map menjadi elemen penting yang butuh di kuasai oleh akuntan dan mahasiswa akuntansi yang memberikan manfaat tentang bagaimana memetakan proses bisnis
Munurut Burns, bahwa dengan perbaikan proses bisnis maka process map menjadi komponen kunci dari perbaikan proses dimana mudah untuk dimengerti dan diterapkan
c. Process Maps
28
Process Maps Elemen elemen dari process map: Simbol Persegi panjang (rectangle) mewakili proses atau kegiatan
yang terjadi Simbol tanda panah (arrow) menghubungkan proses yeng mewakili
aliran dokumen atau informasi diantara kegiatan yang ada Simbol kegiatan dan aliran informasi ditempatkan pada peta
berdasarkan divisi atau area fungsional yang melaksanakan kegiatan tersebut
Nama dari divisi atau area fungsioanl organisasi diletakkan pada area horizontal (garis mendatar) di diagram
Untuk membedakan masing masing area fungsional atau divisi maka dapat ditarik garis pemisah diantaranya
Simbol belah ketupa (diamond) mewakili keputusan (decision)
c. Process Maps
29
Process Maps Yang perlu diperhatikan pada saat membaca sebuah process map: Area fungsional diletakkan pada area sebelah kiri secara horizontal Masing masing area fungsional dipisahkan dengan menggunakan
garis utuh (solid line) Area subfungsional dipisahkan dengan menggunakan garis putus
putus (dashed line) Simbol persegi panjang (rectangle) mewakili proses atau aktivitas
yang bukan merupakan dokumen Garis penghubung yang menghubungkan proses mewakili dokumen
dan diberi nama sesuai dengan nama dokumen Process map dibaca dari sebelah kiri ke kanan bukan dari atas ke
bawah
c. Process Maps
30
c. Process Maps
31
Process Maps 4 tahapan dalam penyususnan Process Maps:
Pengumpulan Data (data gathering) Memahami proses dari dokumentasi yang ada Kemudian melakukan wawancara kepada ahli (expert) tentang proses yang
sekarang Menyusun peta (map structuring)
Menyusun diagram awal (preliminary diagram) berdasarkan informasi yang telah dikumpulkan sebelumnya
Mendokumentasikan peta (map documentation) Menyusun deskripsi dari proses yang akan dibuat, beserta versi terakhir (final
version) diagram yang dibuat Umpan balik (feedback interaction)
Masukan / komentar dari orang / bagian yang meninjau kembali isi dari process map dapat didokumentasikan juga
c. Process Maps
32
Process Maps 4 Tahapan dalam pengembangan process map:
1. Mengidentifikasi entitas dan divisi organisasi yang terkait Menyusun urutan proses yang melibatkan entitas dan aktivitas dalam
sebuah proses Pemrosesan data berarti menggunakan atau mentransformasikan
informasi dalam beberapa cara 2. Menggambar swim lane untuk setiap divisi
Mulailah menggambarkan sebuah persegi panjang (rectangle) Kemudian bagi persegi panjang menjadi beberapa bagian secara
horisontal / mendatar Kemudian berilah nama pada masing masing entitas pada bagian yang
terletak di sebelah kiri diagram
c. Process Maps
33
c. Process Maps
34
Process Maps 4 Tahapan dalam pengembangan process map (lanjutan):
3. Mengidentifikasi sub divisi (subfunction) Jika terdapat 2 entitas yang berbeda yang berada dalam 1 divisi yang
terlibat dalam proses, perlu dimasukkan dalam peta Maka berilah garis pembatas berupa garis putus putus (dashed line) Contoh: pada figure 6.13 bagian warehouse clerk dan dispatch officer
berada pada 1 divisi (yaitu inventory control) sehingga dipisahkan dengan garis putus putus
4. Mengilustrasikan aktivitas dalam setiap entitas / divisi Tentukan aktivitas ke dalam masing masing swim lane: masukkan
aktivitas, hubungan masing masing aktivitas, dan dokumen dan informasi yang mengalir diantara entitas
Ringkaslah aktivitas aktivitas tersebut kedalam tahapan utama (major stages) seperti pada table 6.6.
c. Process Maps
35
c. Process Maps
36
d. Data Flow Diagram (DFD)
37
Data Flow Diagram (DFD) Ialah jenis dari dokumentasi sistem yang mengilustrasikan sebuah
sistem dan komponen yang membentuk sistem, serta arus data diantara komponen tersebut
User mengidentifikasi entitas eksternal yang terlibat di sistem, proses yang dapat terjadi dalam sistem dan aliran data yang terjadi diantara enskternal entitas dengan proses
DFD Terdiri dari: Diagram Konteks DFD Level detail
Terdapat 2 jenis DFD: DFD Logis DFD Fisik
d. Data Flow Diagram (DFD)
38
Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks (Context Diagram) Menjelaskan sistem / proses dan interaksi diantara proses dengan
entitas eksternal DFD Logis (Logical Data Flow Diagram) Menunjukkan proses dilakukan dalam sistem Fokusnya pada proses utama (major process) yang terjadi
DFD Fisik (Physical Data Flow Diagram) Mengidentifikasi orang, tempat dan benda yang melakukan proses
dan menunjukkan siapa / bagian yang terlibat dalam sistem aliran data fisik diantara proses dan eksternal entitas
Fokusnya pada siapa yang terlibat, realitas fisik dari sebuah sistem, serta entitas yang melaksanakan kegiatan
d. Data Flow Diagram (DFD)
39
Simbol DFD
d. Data Flow Diagram (DFD)
40
Data Flow Diagram (DFD) Simbol DFD
Entitas eksternal (external entity) o Menggambarkan perwakilan / yang memberikan data input ke
sistem atau menerima output dari sistem / proses o Biasanya tergolong dalam: kantor/departemen/divisi, organisasi
eksternal, sistem bisnis/informasi lain, pemakai, atau manajer o Merupakan entitas yang hanye menerima dan atau
mengirimkan aliran data ke proses lain Proses (system of interest)
o Aksi yang dilakukan pada data sehingga data tersebut ditransformasi, disimpan, atau didistribusikan
Data Flow o Menggambarkan perpindahan data / informasi
Data Store o Tempat menyimpan data
d. Data Flow Diagram (DFD)
41
Diagram Konteks (Context Diagram) Aturan penggambaran diagram konteks
Merupakan level yang paling tinggi Hanya terdiri dari 1 buah proses, dan diberi nama dengan nama sistem
yang digambarkan Tentukan entitas eksternal yang terlibat (sumber data atau tujuan
informasi) Tentukan aliran data yang menghubungkan entitas eksternal dengan proses
d. Data Flow Diagram (DFD)
42
Contoh Diagram Konteks
d. Data Flow Diagram (DFD)
43
DFD Level Detail Dekomposisi (decomposing) atau stepwise refinement ialah proses
pemecahan sebuah level DFD ke dalam level yang lebih detail Misal: dari diagram konteks dipecah ke DFD Level 0 Kemudian dari DFD Level 0 dipecah ke DFD Level 1 dsn seterusnya
DFD Level 0 Merupakan pecahan dari Diagram konteks yang menjelaskan tentang sema proses
yang terjadi dalam organisasi Aturan penomoran proses diakhiri dengan 0
Misal: proses 1.0, proses 2.0 dll
DFD Level 1 Merupakan pecahan dari DFD level 0, proses yang terdapat di level 0 dapat
diperjelas lebih lanjut Aturan penomoran proses
Nomor proses sesuai dengan prefiks nomor prosesnya di Level 0 (Bila Nomor Prosesnya 3.0), maka di level 1 menjadi 3.1,3.2, dan 3.3 dan seterusnya
d. Data Flow Diagram (DFD)
44
DFD Fisik Merupakan representasi grafis dari orang, tempat dan benda yang
terlibat dalam sistem Aturan penggambaran DFD Fisik (Level 0)
Identifikasi entitas eksternal yang terlibat. Gambarkan dengan menggunakan simbol persegi panjang
Identifikasi entitas internal dan urutkan menurut urutan terjadinya proses tersebut dalam sistem
Gambarkan entitas internal tersebut dengan menggunakan simbol proses (simbol lingkaran) dan beri nomor untuk masing masing proses (entitas internal)
Identifikasi aliran data yang mengalir diantara eksternal entitas dengan proses dan berilah nama untuk masing masing aliran data tersebut
Identifikasi aliran data yang mengalir diantara proses yang menunjukkan perpindahan data / informasi / dokumen yang dikirimkan atau yang diterima
Identifikasi penyimpanan data (data store) yang dibutuhkan sebagai tempat penyimpanan data
45
d. Data Flow Diagram (DFD)
46
DFD Logis Menjelaskan aktivitas yang terjadi dalam sebuah sistem Sumber dalam menggambarkan DFD logis dapat diambil dari
structured narrative table Sebelum menggambar DFD Logis ada baiknya dilakukan
pengelompokkan terlebih dahulu terhadap serangkaian kegiatan yang terdapat dalam structured narrative table supaya lebih mudah dalam menentukan jumlah proses pada DFD
Pengelompokkan dapat dilakukan dengan cara menentukan aktivitas yang terdapat dalam structured narrative table yang terjadi dalam waktu yang sama dan yang memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan yang sama dari proses tersebut
Berdasarkan structured narrative table pada table 6.5 dapat dikelompokkan kegiatan sebagai berikut:
d. Data Flow Diagram (DFD)
47
d. Data Flow Diagram (DFD)
48
DFD Logis Aturan penggambaran DFD Logis (Level 0)
Identifikasi entitas eksternal (yang tidak melakukan proses / aktivitas dalam sistem)
Kelompokkan proses / aktivitas (yang terjadi pada saat yang sama) yang terdapat pada structured narrative table
Beri nama dan penomoran pada proses yang telah dikelompokkan Identifikasi setiap aliran data antara entitas eksternal dan proses Identifikasi aliran data yang mengalir diantara proses yang menunjukkan
perpindahan data yang dikirimkan atau yang diterima oleh proses Identifikasi penyimpanan data (data store) yang dibutuhkan sebagai tempat
penyimpanan data Pastikan DFD Logis level 0 yang digambar balance dengan Diagram
Konteks dan DFD Fisik level 0
d. Data Flow Diagram (DFD)
49
Kesalahan yang sering terjadi pada saat menggambar DFD: Black hole (proses tanpa keluaran) Miracle (proses tanpa masukan) Masukan ke proses yang tidak memadai untuk
menghasilkan keluaran Aliran data tanpa peranan proses Elemen tanpa nama/keterangan Melanggar aturan balancing sewaktu mengembangkan
DFD berlevel
50
d. Data Flow Diagram (DFD)
51
d. Data Flow Diagram (DFD)
52
53
54
55
e. System Flowchart
56
System Flowchart Merupakan kombinasi dari DFD logis dan fisik Menyediakan detail dari proses yang dilakukan (logical perspective)
seperti sumber daya fisik yang digunakan dalam melaksanakan proses tersebut (fisical perspective)
System flowchart juga sejalan dengan process map Simbol system flowchart:
57
58
e. System Flowchart
59
System Flowchart Terdapat 2 fitur yang harus dipahami pada saat membaca sebuah
system flowchart: Simbol system flowchart Divisi organisasi
Membaca system flowchart dimulai dari pojok kiri atas sampai pada pojok kanan bawah
Untuk memulai sebuah system flowchart digunakan simbol start / stop atau simbol entitas eksternal yang diberi nama silbolnya yaitu nama dari entitas eksternal tersebut
Terdiri dari beberapa kolom yang mewakili entitas internal yang terlibat dalam proses bisnis yang didokumentasikan yang dipisahkan dengan menggunakan garis utuh (solid line)
Nama dari entitas internal terletak dibagian atas kolom Simbol yang muncul dalam setiap kolom mewakili kegiatan yang
terjadi di dalam divisi organisasi tersebut Setiap simbol memiliki arti yang berbeda
e. System Flowchart
60
Contoh 1: System Flowchart yang sederhana
e. System Flowchart
61
Penjelasan contoh 1 Person A melakukan penginputan secara manual isi dari
sebuah dokumen ke dalam komputer Kemudian komputer melakukan proses data dan menyimpan
hasilnya pada penyimpanan Dokumen yang ada pada Person A diarsip secara permanen
dan diurutkan berdasarkan abjad
62
Contoh 2: System Flowchart yang lebih kompleks
e. System Flowchart
63
Penjelasan contoh 2 Departemen A mengirimkan dokumen A sebanyak rangkap 2 kepada
Person A Isi dari dokumen A diinput secara manual ke dalam komputer dan
hasilnya disimpan pada penyimpanan Rangkap pertama diberikan kepada Person B (menggunakan konektor) Rangkap kedua diarsip dan diurutkan secara abjad
Person B meneriman dokumen B dari pelanggan, kemudian dokumen B dicocokan secara manual dengan dokumen A
Isi dari dokumen B diinput secara manual ke dalam komputer Kemudian komputer melakukan proses pada input, dan menyimpan
isinya serta kemudian konfirmasinya ditampilkan lewat layar yang digunakan oleh Person B
Person B kemudian mengarsip dokumen A dan B serta diurutkan berdasarkan kronologi
64
Contoh 3: System Flowchart
e. System Flowchart
65
System Flowchart Aturan penggambaran system flowchart:
Hindari arus yang menyeberangi multiple entitas Gunakan on-page connector dalam hal ini Urutkan entitas / divisi organisasi sesuai dengan urutan terjadinya
Pastikan jika terdapat dokumen dalam sistem, harus dipastikan dimana dokumen tersebut berakhir Diberikan ke divisi lain atau diarsip atau diberikan kepada entitas
eksternal lain Jika dokumen berrangkap (disalin), maka pastikan setiap salinan / rangkap
diberikan nomor sehingga dapat di lacak Dokumen yang bergerak dari entitas ke entitas harus ditunjukkan dalam
kolom masing masing, pastikan sumber dan tujuan dokumen jelas Untuk menyimpan / arsip dokumen gunakan simbol permanen atau
temporary data store Proses harus mempunyai input dan output
e. System Flowchart
66
System Flowchart Aturan penggambaran system flowchart (lanjutan):
Hanya dokumen yang berada dalam prosedur normal yang dimasukkan ke flowchart, dokumen yang berisi error routine tidak perlu dimunculkan
Gunakan simbol catatan (annotation) untuk menjelaskan isi flowchart yang dianggap mengandung arti yang ambigu
Penyimpanan data manual (manual data store) hanya dapat diakses oleh orang dan mempunyai dokumen masukan (source document) serta dokumen keluaran
Penyimpanan data elektronik hanya dapat diakses oleh komputer, setiap aliran data yang keluar atau masuk ke data store elektronik harus berhubungan dengan proses komputer
Kolom dalam flowchart harus berhubungan dengan entitas internal yang ditunjukkan dalam DFD Fisik
Pastikan penamaan dari masing masing simbol tertulis jelas dan mempunyai arti
Proses manual hanya dapat dilakukan oleh orang Proses komputer hanya dapat dilakukan oleh komputer
e. System Flowchart
67
System Flowchart Langkah langkah dalam menggambar system flowchart: Harus memahami terlebih dahulu proses bisnis yang berjalan Pahami terlebih dahulu stuctured narrative table Gambarlah Swim Lane yang mewakili divisi organisasi (lihat figure
6.21) Lengkapi kolom dengan nama yang mewakili entitas internal / divisi
organisasi yang terlibat Kemudian lengkapi dengan input dan output serta aktivitas yang
dilakukan Pahami dan mengingat kembali simbol simbol flowchart, hal yang
diperluan antara lain: Divisi organisasi yang melintasi flowchart yang terletak di bagian atas Simbol flowchart yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang
terjadi dalam sistem Sebuah flowchart, umumnya digambarkan dari kiri ke kanan (left to
right) dan dari bagian atas ke bawah (top to bottom)
e. System Flowchart
68
69
Soal Latihan
70
Soal 1
71
Semantics Limited merupakan sebuah perusahaan produksi yeng memproduksi jendela kaca yang tahan terhadap kabut dan kotoran dan kaca jendela selalu tampak jelas. Berdasarkan penjelasan pada narasi yang disediakan, maka buatlah: Structure narrative Process map Diagram Konteks DFD Fisik DFD Logis System Flowchart
Setiap akhir bulan manajer bagian penagihan (chief billing manager) memberikan kode otorisasi ke dalam komputer untuk melakukan proses tagihan piutang kepada pelanggan. Sebuah konfirmasi dan nomor penagihan ditampilkan pada layar, dan manajer memberikan otoritas dengan mengklik tombol proses maka komputer akan melakukan proses data penagihan piutang kepada pelanggan sepanjang malam.
Pada saat komputer memproses informasi penagihan piutang, komputer juga melakukan pengecekan terhadap faktur penjualan per pelanggan untuk transaksi penjualan bulan lalu. Dan juga komputer memproses piutang mana yang telah dilunasi oleh pelanggan pada file pelunasan piutang dan juga melakukan pengecekan retur penjualan dan transaksi lainnya yang mempengaruhi piutang pelanggan. Data pelanggan juga dibutuhkan pada saat melakukan proses pengecekan piutang yang belum dilunasi dan juga termasuk termin / syarat pembayaran yang telah disepakati. Data ini digunakan untuk menyiapkan tagihan kepada pelanggan yang belum melunasi piutang. Kemudian saldo piutang yang telah diupdate akan dikirimkan ke file pelanggan. Kemudian tagihan akan dicetak dan ditampilkan pada laporan piutang jatuh tempo. Kemudian besok paginya setelah manajer sampai di kantornya, laporan tagihan piutang jatuh tempo sudah tersajikan di layar komputer. Kemudian informasi tagihan piutang dan surat tagihan dikirimkan kepada bagian billing assistant (yang melakukan perekapan jumlah total tagihan piutang pelanggan sebelum surat tagihan dikirimkan ke pelanggan). Kemudian laporan tagihan piutang jatuh tempo juga dikirimkan ke bagian account manager.
72
Pelanggan memesan makanan melalui telepon kepada pelayan restoran, kemudian pelayan menanyakan nama, alamat dan nomor telepon pelanggan. Kemudian detail pesanan dituliskan pelayan pada formulir pesanan melalui telepon.
Kemudian pelayan memproses pesanan pelanggan, yang diawali dengan pelayan memasukkan data menu yang dipesan oleh pelanggan, kuantiti dan kebutuhan tambahan (seperti: jenis kematangan daging, dan pesanan tambahan diet lainnya) yang ditulis dalam formulir pesanan melalui telepon. Kemudian setelah formulir diisi, dilengkapi dengan harga masing masing menu dan setelah dikalkulasikan (harga x kuantiti).
Pelayan bertanya kepada pelanggan mengenai metode pembayaran, yang terdiri dari 2 pilihan yaitu: Cash On Delivery atau kartu kredit. Kemudian metode pembayaran yang dipilih pelanggan dicatat dalam formulir tersebut. Jika pelanggam membayar dengan kartu kredit, maka detail dari pembayaran tersebut harus diisi (seperti: jenis kartu, pemilik kartu, nomor kartu, dan tanggal expired date). Kemudian pelayan menginputkan datail data kartu kredit ke mesin yang terintegrasi dengan bank dan detail tersebut dikirim ke bank, kemudian pihak bank membalas apakah diterima atau ditolak. Jika pembayaran diterima, maka pelanggan memberikan estimasi waktu pengiriman dan proses pemesanan selesai.
Soal 2
73
Deskripsi dibawah ini menjelaskan mengenai pemesanan makanan lewat telepon pada Restoran XYZ
Soal 2
74
Kemudian pelayan memberikan stempel dengan keterangan pay by credit. Jika pelanggan membayar secara tunai, maka stempel yang diberikan yaitu Cash to be collected. Kemudian setelah data diinput ke dalam komputer dan mencetak daftar menu pesanan (cooking list) dan mencetak bukti penerimaan penjualan (sales receipt) rangkap 2. kemudian detail pesanan disimpan ke dalam file pesanan. Formulir pesanan dan cooking slip dicocokan dan kemudian diberikan ke dapur untuk dipersiapkan. Bukti penerimaan penjualan disimpan oleh kasir.
Setelah makanan selesai dimasak dan siap untuk diantar maka bagian pengantar barang mengambil makanan tersebut, beserta formulir pesanan melalui telepon, cooking slip dan 2 rangkap bukti penerimaan penjualan untuk kemudian diantar kepada pelanggan. Pelanggan menerima pesanan dan bukti penerimaan penjualan. Kemudian pelanggan menandatangani bukti penerimaan penjualan dan mengembalikannya kepada pengantar barang beserta pembayaran. Pengantar barang memeriksa dokumen apakh sudah ditandatangani dan pembayaran ayng diterima sesuai jumlahnya dan kemudian pengantar barang kembali ke restoran. Dan kemudian menyerahkan bukti penerimaan penjualan yang telah ditandatangani kepada duty manager dan pembayaran diserahkan ke kasir. Dan cooking slip beserta formulir pesanan melalui telepon diarsip oleh kasir.
Soal 2
75
Berdasarkan penjelasan pada narasi yang disediakan, maka buatlah: Structure narrative Process map Diagram Konteks DFD Fisik DFD Logis System Flowchart
Tanya Jawab
76
Bab 3: Systems DocumentationTujuan PembelajaranPengenalanPengenalan1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi1. Peran & Tujuan Sistem Dokumentasi2. ReDesign dan Re-engineering Proses dan Dokumentasi Sistem2. ReDesign dan Re-engineering Proses dan Dokumentasi Sistem3. Peran akuntan dan auditor Dalam Dokumentasi Sistem 3. Peran akuntan dan auditor Dalam Dokumentasi Sistem 4. Menggambar Dokumentasi Sistem4. Menggambar Dokumentasi Sistem4. Menggambar Dokumentasi SistemSlide Number 18Slide Number 19Slide Number 20Slide Number 215. Jenis Jenis Dokumentasi Sistema. Structure narrationb. Structured narrative tableSlide Number 25Slide Number 26c. Process Mapsc. Process Mapsc. Process Mapsc. Process Mapsc. Process Mapsc. Process Mapsc. Process Mapsc. Process Mapsc. Process Mapsc. Process Mapsd. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)Slide Number 45d. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)Slide Number 50d. Data Flow Diagram (DFD)d. Data Flow Diagram (DFD)Slide Number 53Slide Number 54Slide Number 55e. System FlowchartSlide Number 57Slide Number 58e. System Flowcharte. System Flowcharte. System FlowchartSlide Number 62e. System FlowchartSlide Number 64e. System Flowcharte. System Flowcharte. System Flowcharte. System FlowchartSlide Number 69Soal LatihanSoal 1Slide Number 72Soal 2Soal 2Soal 2Tanya Jawab