51

BAB 4

PEMBAHASAN DAN ANALISIS PENELITIAN

4.1 Penerapan Pengendalian Internal

4.1.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir

Pencatatan waktu hadir PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dilakukan

dengan mesin tapping sidik jari. Setiap karyawan cukup melakukan

penempelan sidik jari pada mesin tapping hingga menghasilkan bunyi. Mesin

akan mencatat jam hadir, tanggal, bulan dan tahun.

Perawatan mesin akan di monitor langsung oleh bagian teknologi

informasi. Jika mesin mengalami kerusakan, absensi dilakukan secara manual

yaitu para karyawan yang hadir harus menandatangani daftar hadir

karyawan.Setiap melakukan absen karyawan, diawasi oleh para

pengawas.Dan daftar hadir karyawan secara manual tersebut, diberikan ke

bagian SDM setiap selesai melakukan absensi. Lalu data tersebut dibantu oleh

bagian IT untuk mengirim data tersebut ke kantor pos pusat. Tapi jika data

kehadiran melakukan tapping sidik jari, data yang ada di mesin langsung

tersambung ke web kantor pos pusat. Lalu dari data tersebut, barulah dikirim

ke kantor pos Jakarta Selatan. Manajer SDM setiap minggunya mendata

untuk mencocokkan data kehadiran karyawan yang dikirim oleh kantor pos

pusat dengan data master karyawan kantor pos Jakarta Selatan.Dan setiap

bulan, dirangkum dan dihitung jumlah kehadiran karyawan beserta waktu

lembur yang dijalankan.Prosedur penghitungan ini diperlukan untuk

menentukan apakah karyawan tersebut berhak mendapatkan tunjangan secara

penuh atau harus dipotong karena ketidakhadiran mereka.

52

4.1.2 Prosedur Lembur

Prosedur lembur yang diterapkan oleh PT Pos Indonesia Jakarta Selatan

adalah setelah jam pulang kerja atau pada saat libur nasional / tanggal merah.

Jika lembur pada hari kerja, dilakukan setelah jam pulang kerja. Karyawan

yang kerja shift 1, maka karyawan pulang jam 15.00 dan karyawan kerja shift

2, maka karyawan pulang jam 19.00. Karyawan yang melakukan lembur,

harus memiliki surat tugas lembur dari atasan. Kemudian surat tugas lembur,

diberikan ke bagian SDM untuk diotorisasi. Karyawan yang lembur, dapat

melakukan absensi pada mesin tapping yang diawasi oleh wakil kepala

kantor. Setelah selesai melakukan lembur, karyawan harus melakukan

tapping ulang agar mesin mencatat jam pulang karyawan.

4.1.3 Prosedur IjinTidak Kerja

Perusahaan telah menerapkan kebijakan ijin tidak kerja untuk karyawan

yang mempunyai alasan yang tepat untuk ijin.Karyawan yang diperbolehkan

untuk ijin tidak kerja adalah karyawan yang pergi haji, mengantar anak

berobat, sanak keluarga ada yang meninggal dunia (medical check up), sakit,

dll. Jika dilihat dari wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM,

karyawan dapat dengan mudah meminta ijin tidak kerja dengan berbagai

macam alasan.

4.1.4 Prosedur Perhitungan Gaji

Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan, manajer SDM akan

membuat rincian gaji karyawan berdasarkan dari absen melalui data

kehadiran karyawan yang telah dirangkum diakhir bulan. Perhitungan data

53

kehadiran akan dilakukan dalam bentuk Microsoft Excel. Dalam kolom

Microsoft Excel manajer SDM akan menghitung besarnya gaji karyawan

berdasarkan :

1. Gaji pokok

Gaji pokok dihitung berdasarkan golongan (Grade) tiap karyawan.Golongan

(grade) di PT Pos Indonesia Jakarta Selatan, terdiri dari 3 golongan.Golongan

1 sampai dengan golongan 3. Di PT Pos Indonesia Jakarta Selatan, tidak ada

karyawan harian. Karyawan di PT Pos Indonesia terbagi atas 4golongan.

a) Karyawan outsourcing : karyawan yang diperkerjakan hanya selama 1

tahun.

b) Pekerja Kontrak Waktu Tertentu (PKWT)/ Pekerja Harian Lepas (PAL):

karyawan yang dipekerjakan selama 3 bulan dan dikontrak hanya diwaktu

tertentu.

c) Karyawan Transforable : karyawan yang memiliki jabatan di kantor pos

pusat atau dikantor pos lain, tetapi dipekerjakan di kantor pos yang

berbeda dan mendapatkan pendidikan. Dan biasanya, karyawan antara 3-5

tahun sekali selalu dipindah-pindahkan tempat kerja. Contohnya : salah

satu karyawan transforable memiliki jabatan Teknologi Informasi di

kantor pos pusat, tetapi dia bekerja di kantor pos cabang.

d) Karyawan tetap / lokal : karyawan yang telah bekerja lama dan menetap

di perusahaan atau kantor tersebut.

54

2. Upah lembur

Karyawan akan mendapatkan upah lembur jika karyawan mempunyai surat

penugasan lembur dari atasan. Dibawah ini adalah tarif untuk lembur tiap

golongan.

- Tarif lembur pada hari kerja :

a) Golongan I : Rp25.000,- / jam

b) Golongan II : Rp50.000,- / jam

c) Golongan III : Rp75.000,- / jam

- Tariff lembur pada hari libur nasional atau tanggal merah :

a) Golongan I : Rp40.000,- / jam

b) Golongan II : Rp50.000,- / jam

c) Golongan III : Rp60.000,- / jam

3. PPh 21

Perusahaan melakukan potongan PPh 21 dengan menggunakan pajak

progresif yang dikalikan dengan gaji yang sudah dipotong premi jamsostek.

Gaji dihitung setahun terlebih dahulu oleh perusahaan dikalikan PKP 5% dan

dibagikan 12 bulan. Dengan perhitungan ini maka karyawan akan menerima

gaji bersihnya.

Bagian SDM memiliki tugas untuk melakukan perhitungan gaji karyawan

berdasarkan tunjangan dan potongan yang telah ditetapkan. Dan jika karyawan

memiliki peminjaman uang, maka akan dikenakan pemotongan gaji pada saat

perhitungan gaji.

55

4.1.5 Prosedur Distribusi Pembayaran Gaji

Dari hasil wawancara yang penulis lakukan, prosedur distibusi pembayaran

gaji untuk penggajian pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dilakukan setelah

perhitungan gaji yang dilakukan oleh bagian SDM.Lalu bagian keuangan mengecek

jumlah uang di bank apakah mencukupi untuk membayar gaji para karyawan.Setelah

uang yang tersedia sesuai, barulah bagian keuangan membuat cek ke bank untuk di

transfer ke rekening masing-masing karyawan. Namun karena keterbatasan informasi

penulis tidak dapat mengetahui dengan pasti data apa saja yang dikeluarkan mulai

dari perhitungan gaji karyawan sampai mentransfer uang ke rekening karyawan dari

bagian keuangan ke bank.

Setelah transfer selesai, barulah bagian keuangan memberikan bukti transfer

ke bagian akuntansi untuk pencocokkan data rekening yang ditransfer dengan daftar

perhitungan gaji karyawan. Setelah cocok, maka bagian akuntansi mengotorisasi dan

mencatat di pembukuan. Kemudian bagian SDM akan membuat dan mencetak 2

rangkap slip gaji, 1 untuk karyawan, dan 1 lagi untuk dokumentasi. Dari bagian

SDM, slip gaji akan dibagikan kepada karyawan.

Karyawan yang telah mengambil slip gaji, harus menandatangani daftar

pengambilan slip gaji yang telah disediakan oleh bagian SDM untuk bukti bahwa slip

gaji telah diambil oleh karyawan yang bersangkutan.

Namun dalam observasi yang penulis lakukan, penulis mendapatkan kendala

keterbatasan informasi untuk memastikan kebenaran atas hasil wawancara yang

didapat.

56

4.1.6 Sistem Penggajian

Menurut Saifuddin Bachrun (2011:10) terdapat tida sistem penggajian, yaitu :

1. Sistem penggajian berdasarkan posisi

2. Sistem penggajian berdasarkan kompetensi

3. Sistem penggajian berdasarkan kinerja

Berdasarkan ruang lingkup yang penulis angkat, target penggajian yang

diterapkan perusahaan jelas kepada karyawan.Karyawan pada PT Pos Indonesia

Jakarta Selatan ada empat jenis yaitu karyawan outsourcing, PKWT/PAL, karyawan

tetap/lokal dan karyawan transforable. Karyawan yang baru masuk di PT Pos

Indonesia disebut karyawan outsourcing, yaitu karyawan yang direkomendasi oleh

anak perusahaan PT Pos Indonesia yaitu DTU dan hanya dipekerjakan maksimal 1

tahun kerja. Gaji yang diterima karyawan outsourcing adalah minimal UMR yang

berlaku di tahun yang bersangkutan dan tidak mendapatkan tunjangan.Jika karyawan

melewati dari 3 tahun masa kerja dengan memiliki kinerja yang baik, barulah

karyawan bisa disebut sebagai karyawan tetap perusahaan / karyawan lokal.

4.2 Pengendalian Intern atas Sistem Penggajian PT Pos Indonesia Jakarta

Selatan berdasarkan komponen yang dikeluarkan oleh COSO

4.2.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian

Pengendalian internal yang efektif terdapat dari perilaku

manajemen.Manajemen puncak dapat mempengaruhi kinerja unit organisasi lain

salah satunya kebijakan yang dikeluarkan dapat mempengaruhi kinerja atau perilaku

dari organisasi secara keseluruhan. Lingkungan pengendalian merupakan komponen

57

pertama dari komponen pengendalian internal menurut COSO dan mencakup

beberapa sub komponen sebagai berikut :

1. Integritas dan nilai etika

a) Sikap manajer yang berkaitan dengan penggajian sudah cukup baik dalam

menanggapi keluhan dan menjelaskan kewajiban dan hak karyawan.

Jika karyawan memiliki keluhan terhadap kewajiban, pihak SDM akan

menjelaskan dan memberikan solusi agar kinerja dari karyawan tersebut menjadi

lebih baik. Manajemen akan bersikap professional jika ada pelanggaran-pelanggaran

yang terjadi dari karyawan.

b) Perusahaan telah menerapkan kebijakan sesuai dengan yang diharapkan.

Kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan pada proses penggajian yaitu

dengan mengharuskan adanya otorisasi oleh kepala kantor atau manajer SDM. Hal

ini dilakukan untuk menjamin keabsahan dan keakuratan dari proses penggajian dan

otorisasi dari manajer akuntansi, SDM dari hasil print-out perhitungan gaji, dan data

kehadiran karyawan.

Informasi ini didapat penulis berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan

manajer SDM.Namun penulis mengalami kesulitan kembali untuk membuktikan

validasi dari hasil wawancara tersebut.

2. Komitmen terhadap kompetensi

Yang dimaksud kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan

yangdiperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang mendefinisikan pekerjaan

individu.Setiap calon karyawan sebelum mulai bekerja untuk PT Pos Indonesia

Jakarta Selatan diberikan informasitentang hak dan kewajibannya dari manajer SDM.

Manajer SDMakan melakukaninterview kepada karyawan seputar keahlian dan

kesanggupannya dalam menjalankantugasnya. Jika dinilai calon karyawan tersebut

58

tidak dapat menjalankan tugas tertentu, bagian SDM akan memberikan pertanyaan

seputar tugas lain. Jika calon karyawan sudah memenuhi kriteria yang dibutuhkan,

pihak SDM akan meminta komitmen karyawan dalam bentuk kertas kontrak kerja.

Kertas kontrak kerja merupakan hal penting untuk menilai keabsahan karyawan

tersebut berkomitmen, dan loyalitas terhadap perusahaan sebelum memulai tugasnya.

3. Filosofi dan gaya operasi perusahaan

Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya

tidak dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dalam

proses penggajian adalah memberikan hak karyawan secara profesional dan

proporsional. PT Pos Indonesia akan memberikan gaji kepada karyawannya sesuai

dengan perhitungan yang didasari oleh absensi karyawan itu sendiri.

4. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia

a. Kebijakan merekrut karyawan

PT Pos Indonesia Jakarta Selatan mempunyai kebijakan dan praktik sumber

daya manusia untuk merekrut karyawan sampai dengan pembayaran gaji.Bagi calon

karyawan yang belum memiliki pengalaman pekerjaan di PT Pos Indonesia, melamar

pekerjaan melalui anak perusahaan PT Pos Indonesia yaitu DTU. Jika DTU telah

merekomendasikan calon karyawan tersebut, barulah calon karyawan ditempatkan di

kantor pos yang ditunjuk untuk masa kerja 1 tahun. Setelah mampu bekerja dengan

baik selama 1 tahun, barulah karyawan diberhentikan dan karyawan bisa melamar

pekerjaan di kantor pos yang membutuhkan tenaga kerja. Perekrutan karyawan yang

telah mempunyai pengalaman kerja tersebut dilakukan di kantor pos yang

bersangkutan dan manajer SDM akan melakukan wawancara kepada calon

karyawan. Calon karyawan akan diberikan penjelasan tentang gaji pokok, upah

59

lembur, dan tugas yang harus dilakukan. Penjelasan ini merupakan prosedur yang

harus disampaikan sebelum calon karyawan menandatangani kontrak kerja.

Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan, proses perekrutan telah

menghasilkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya.

b. Kebijakan perubahan status kerja

Melalui wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM, status kerja

pada karyawan dari status karyawan menjadi staf berdasarkan kinerja dan

pertimbangan setelah waktu kerja yang ditentukan. Melalui pertimbangan itu

manajer SDM akan melihat catatan kinerja karyawan tersebut. Jika sesuai yang

diharapkan, maka manajer SDM akan merekomendasikan kenaikan jabatan ke kantor

pos pusat. Jika kantor pos pusat telah memverifikasi karyawan tersebut naik pangkat

dengan melihat bukti kinerja yang dikirimkan oleh manajer SDM, maka karyawan

tersebut telah sah untuk naik pangkat dan gaji.

5. Struktur organisasi dan pelimpahan wewenang

Setelah melakukan studi dokumentasi dan wawancara atas struktur organisasi

perusahaan, penulis menemukan beberapa evaluasi yang diberikan terkait dengan

struktur organisasi secara umum :

Sebaiknya bagian pekerjaan yang dilakukan oleh bagian SDM yang membuat

perhitungan gaji dilakukan oleh 2 orang atau bagian SDM menggunakan payroll

software dan ada otorisasi atas data perhitungan tersebut dari kepala kantor atau

manajer SDM.

4.2.2 Evaluasi Penilaian Risiko

Risiko adalah suatu konsep yang digunakan untuk mengekspresikan

ketidakpastian tentang kejadian dan atau dampaknya yang memiliki efek atas

pencapaian tujuan organisasi.Risiko merupakan kendala dalam pengoperasian

60

perusahaan dalam melakukan praktik bisnisnya.Perusahaan harus melakukan

tindakan yang tepat untuk meminimalisir risiko yang ada.

Penilaian risiko adalah suatu proses mengidentifikasi dan menganalisis risiko

yang relevan terhadap pencapaian tujuan organisasi dan menentukan respon yang

sesuai dalam menghadapi risiko tersebut.

Penilaian risiko dibagi dalam beberapa tahapan, yaitu:

a) Perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan

b) Perumusan tujuan organisasi pada tingkat kegiatan

c) Identifikasi risiko

d) Analisis risiko

e) Mengelola risiko

Dari wawancara dan analisis yang dilakukan penulis, terdapat beberapa risiko pada

perusahaan, yaitu:

1. Overstated (Kelebihan catat pembebanan gaji karyawan)

Kelebihan catat beban gaji merupakan risiko yang sering ditemukan pada

perusahaan, ini disebabkan ketelitian dan pengendalian internal yang kurang

maksimal.

Bagian SDM telah mengidentifikasi risiko ini dan meminimalisirnya dengan

cara memeriksa berulang pada setiap pencatatan gaji karyawan. Pada saat

perhitungan gaji karyawan manajer SDM akan menghitung besar gaji yang akan

diterima karyawan sesuai dengan kehadiran/absensi karyawan tersebut. Tahap awal

yang dilakukan manajer SDM adalah membuat daftar nama karyawan, golongan

karyawan, jumlah kehadiran dalam bentuk Microsoft Excel sesuai dengan keterangan

kehadiran yang sudah masuk secara komputerisasi, lalu manajer SDM akan membuat

rincian gaji yang akan diterima setiap karyawan. Namun dalam wawancara yang

61

penulis lakukan, penulis menganalisa risiko dalam perhitungan penggajian pada PT

Pos Indonesia Jakarta Selatan rentan terjadi kesalahan, ini dikarenakan data

kehadiran yang masih di data ulang manual saat melakukan perhitungan penggajian.

2. Fictive Employee (Karyawan fiktif, untuk memperbesar beban gaji

danmengurangi keuntungan perusahaan)

Melalui wawancara dengan bagian SDM, risiko karyawan fiktif pada PT Pos

Indonesia Jakarta Selatan tidak ditemukan, hal ini terjadi karena kebijakan

perusahaan yang selalu membukukan dan memperbaharui nama-nama karyawan

yang masih bekerja dan memberitahukan ke kantor pos pusat jika ada karyawan

yang berhenti bekerja atau meninggal dunia. Bagian SDM juga memiliki catatan

nama-nama karyawan yang pernah bekerja di perusahaan. Ini dilakukan untuk

menghindari risiko karyawan fiktif.

3. Risiko karyawan dalam melakukan absensi dapat terjadi fraud dengan cara

menitip absen kepada karyawan lain.

Dalam wawancara yang dilakukan penulis dengan manajer SDM, risiko

karyawan menitipkan absen tidak ditemukan karena absen dilakukan dengan

menempelkan sidik jari ke mesin tapping. Akan tetapi penulis tidak bisa

memastikan adanya fraud atau tidak saat absen manual dilakukan ketika mesin

tapping tersebut mengalami kerusakan atau dalam perbaikan karena adanya

keterbatasan informasi yang diberikan.

4.2.3 Evaluasi Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu

untuk meyakinkan bahwa yang diperlukan telah dilaksanakan untuk menghadapi

risiko dalam mencapai tujuan perusahaan.

62

Evaluasi aktivitas pengendalian mencakup 4 tipe, yaitu :

1. Otorisasi

PT Pos Indonesia Jakarta Selatan menerapkan proses otorisasi oleh bagian

akuntansi setelah bagian keuangan mentransfer uang ke rekening masing-masing

karyawan. Jika sudah melalui manajer akuntansi, akan diberikan ke kepala kantor

untuk diperiksa ulang. Jika sudah sesuai prosedur, data tersebut akan diberikan ke

bagian SDM untuk membuatkan slip gaji tiap karyawan. Namun penulis hanya

mendapatkan informasi melalui wawancara.

2. Pemisahan tugas

Pemisahan tugas memastikan bahwa seseorang tidak melaksanakan tugas

dengan tidak seimbang. Tugas yang tidak seimbang adalah jiika mungkin bagi

seorang karyawan untuk melakukan kecurangan dan mempunyai kemampuan untuk

menutupi kecurangan yang dilakukannya dalam tugas normal.

Melalui wawancara dan studi dokumentasi berdasarkan uraian tugas yang

penulis lakukan, terdapat beberapa fungsi penggajian yang sudah mendapat

pemisahan tugas yang baik dan memenuhi kriteria, yaitu:

a. Fungsi perhitungan absensi terpisah dengan pengeluaran kas.

Dari hasil wawancara dengan manajer SDM dan studi dokumentasi, penulis

menemukan pemisahan fungsi antara perhitungan absensi dengan

pengeluaran kas. Fungsi pencatatan dan perhitungan gaji karyawan dikelola

oleh manajer SDM dan yang mengelola pengeluaran kas adalah bagian

keuangan.

Hal ini untuk menghindari penggelapan kas yang keluar. Sebagai contoh jika

fungsi ini disatukan dapat terjadi pengeluaran kas yang tidak semestinya yang

dilakukan oleh salah satu manajer yang memegang fungsi tersebut.

63

b. Fungsi pencatatan beban gaji terpisah dengan fungsi pembayaran gaji

Fungsi pencatatan beban gaji terpisah dengan fungsi pembayaran gaji.Fungsi

pencatatan beban gaji dilakukan oleh bagian akuntansi.Sedangkan fungsi

pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan.

Hal ini menghindari kecurangan terhadap pembayaran beban gaji ke

karyawan, seperti contoh fungsi pencatatan beban gaji memasukkan jumlah

gaji yang tidak seharusnya dibayarkan ke karyawan.

3. Pengendalian Pengolahan Informasi

Pengendalian proses informasi merupakan risiko yang terkait dengan

otorisasi, kelengkapan dan akurasi transaksi. Kontrol ini sangat relevan dengan audit

laporan keuangan. Kebanyakan entitas, terlepas dari ukuran, sekarang menggunakan

komputer untuk memproses informasi secara umum dan untuk sistem akuntansi pada

khususnya. Hal ini berguna untuk lebih mengkategorikan kontrol pengolahan

informasi sebagai pengendalian umum dan pengendalian aplikasi yang dibahas

dibawah ini:

a) Pengendalian Umum (General Controls)

Tujuan pengendalian umum adalah untuk mengontrol pengembangan

program, perubahan program, operasi komputer, dan akses yang aman untuk

program dan data.

Melalui wawancara dan keterbatasan penulis untuk mengobservasi aplikasi

yang digunakan pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan, Pengendalian umum

atas software yang digunakan untuk data kehadiran karyawan di awasi oleh

bagian IT.Ketika software mengalami kerusakan atau terjadi masalah, selalu

diperiksa oleh bagian IT.Misalnya seperti mesin tapping sidik jari yang selalu

diperiksa atau mengadakan perbaikan setiap bulannya.

64

b) Pengendalian Aplikasi (Application Controls)

Tujuan pengendalian aplikasi adalah dengan menggunakan kekuatan

teknologi informasi untuk mengontrol transaksi dalam siklus transaksi secara

individual. Tiga kelompok berikut pengendalian aplikasi diakui secara luas :

1. Input Controls

Melalui hasil wawancara dan observasi, pengawasan input seperti

pengawasan terhadap verifikasi dilakukan oleh bagian IT jika data

kehadiran dilakukan manual untuk dimasukkan ke dalam web online

kantor pos pusat. Jika ada sidik jari karyawan yang tidak terbaca pada

mesin, maka bagian IT yang akan menangani hal tersebut.Dan

pengawasan untuk melakukan tapping sidik jari selalu diawasi oleh

kepala dan wakil pada tiap departemen.

2. Processing controls

Melalui hasil wawancara dan observasi, penulis menemukan data yang

diverifikasi dan diawasi oleh kepala kantor bagian SDM. Misalnya seperti

tanda tangan para pengawas kehadiran karyawan setelah melakukan

pengawasan terhadap tapping sidik jari. Data tanda tangan pengawas,

diverifikasi oleh kepala kantor bagian SDM setelah melakukan observasi

ke setiap departemen.

3. Output controls

Dari hasil wawancara, pengawasan keluaran (output controls) pada data

kehadiran karyawan yang telah masuk ke data kehadiran kantor pusat,

akan dicocokkan pada data yang masuk di bagian IT untuk memastikan

bahwa data yang masuk di kantor pusat dengan data yang ada di PT Pos

65

Indonesia Jakarta Selatan telah sesuai dan tidak dapat dirubah untuk

tindak kecurangan.

4. Dokumentasi dan catatan

Dokumen dan catatan merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan.

Pengadaan dokumen yang memadai merupakan penunjang penting dalam perusahaan

untuk menjalankan bisnisnya dengan benar. Namun dalam hal ini penulis

menemukan kendala yang berarti, yaitu tidak dapat melihat langsung validitas dari

dokumen tertentu, penulis hanya mendapatkan informasi ini melalui wawancara.

a. Dokumen perhitungan gaji telah dibuat dengan informasi yang cukup

lengkap dan penetapan tanggung jawab yang jelas.

Pada setiap hasil perhitungan penggajian yang dibuat terdapat

tangggal (lokasi dan waktu), kepala surat (nama perusahaan, nomor

telepon, alamat dan kode pos) untuk isi dari dokumen tersebut setiap

kolom nama karyawan akan dilengkapi dengan nomor NIP. Ini

dilakukan untuk menghindari double entry dan untuk menunjukkan

bahwa dokumen perhitungan pengajian telah memiliki informasi yang

cukup lengkap.

b. Slip gaji karyawan yang dicetak dengan informasi yang cukup

lengkap.

Karyawan pada PT Pos Indonesia diwajibkan mengambil slip gaji

agar tidak ada kesalahpahaman yang mungkin akan terjadi antara

karyawan dengan bagian SDM. Hal ini dimaksudkan agar karyawan

mengetahui jumlah gaji yang diterima di rekening karyawan dan dapat

mencocokkannya.

66

Setiap karyawan yang mengambil slip gaji, manajer SDM

menyediakan daftar pengambilan slip gaji untuk ditandatangani

karyawan sebagai bukti bahwa slip gaji tersebut telah diambil.

Slip gaji tersebut berisikan nama perusahaan, nama bulan, NIP

karyawan / grade, nama karyawan, rincian total gaji kotor yang

didapat (seperti gaji pokok, gaji rapel dan upah lembur), rincian total

potongan yang ditanggung karyawan (bagi karyawan yang memiliki

pinjaman terhadap perusahaan dan beban lainnya)

Dokumen ini termasuk dokumen penting yang menjaga kerahasiaan

atas rincian gaji karyawan. Penulis mendapatkan dokumen tersebut

dari manajer SDM.

5. Pengendalian fisik atas asset dan catatan

PT Pos Indonesia Jakarta Selatan telah menerapkan pengendalian fisik

atas aset dan catatannya dengan baik. Dari hasil wawancara yang penulis lakukan

dengan manajer SDM, ditemukan beberapa bentuk pengendalian fisik atas aset dan

catatan, yaitu:

a. Akses tanggung jawab memegang rekening koran perusahaan dari

pengecekan dana di bank sampai proses mentransfer gaji ke karyawan

yang dilakukan oleh bagian keuangan. Dan setiap melakukan

transaksi, harus ada persetujuan dari kepala kantor.

b. Perusahaan secara berkala membuat salinan atas data-data dari proses

penggajian.

Dari hasil wawancara yang penulis lakukan, penulis menemukan

bahwa perusahaan telah menerapkan cara untuk mengantisipasi risiko

67

yang mungkin terjadi seperti kehilangan data atau bentuk kecelakaan

lainnya.

4.2.4 Evaluasi Informasi dan Komunikasi

Informasi dan komunikasi yang harus tersampaikan dengan baik ke tiap

personel yang ada dalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Ini sebagai elemen

penting untuk mendukung keberhasilan pengendalian internal dalam perusahaan.

Komunikasi berfungsi untuk memastikan bahwa setiap personel yang terlibat

dalam praktik bisnis pada perusahaan tersebut memahami setiap tugas dan

kewajibannya. Setiap perusahaan harus memiliki sistem informasi / dokumen yang

valid dan lengkap dalam kegiatan bisnisnya dan dikomunikasikan dengan baik

sehingga terhindar dari kesalahan dalam pengoperasian perusahaan.

Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM

perusahaan, penulis menemukan beberapa hal terkait dengan penerapan informasi

dan komunikasi pada perusahaan, yaitu:

1. Setiap karyawan perusahaan telah mendapat pemahaman yang jelas mengenai

hak dan kewajibannya. Karyawan akan diberikan informasi mengenai peran

dan tanggung jawabnya mengenai tugas-tugas yang akan dilakukan.

Manajer SDM akan memberikan informasi kepada karyawan mengenai

kewajibannya seperti lokasi kerja, waktu hadir, waktu lembur, jam pulang kerja dan

beberapa prosedur yang harus dilakukan saat berada di tempat kerja. Mengenai hak

karyawan, manajer SDM akan menginformasikan mengenai tunjangan, gaji pokok,

dan upah lembur.

2. Proses pencatatan telah menggunakan sistem komputerisasi.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang penulis lakukan, ditemukan

pelaksanaan pencatatan dalam proses penggajian dilakukan dengan sistem

68

komputerisasi. Ini dilakukan untuk memudahkan dalam pengoperasian perusahaan

dan menghindari adanya risiko kehilangan data. Penulis juga melakukan wawancara

dengan manajer SDM, dalam wawancaratersebut penulis mendapatkan contoh

komputerisasi yang dilakukan perusahaan, yaitu: manajer SDM akan melihat hasil

hadir karyawan yang telah dikirim dari kantor pos pusat. Lalu manajer SDM

melakukan peng-copy-an data ke Ms. Excel, lalu bagian SDM akan melakukan segala

perhitungan gaji karyawan dengan Ms. Excel.

4.2.5 Evaluasi Pemantauan

Melalui wawancara yang penulis lakukan dengan manajer akuntansi. penulis

menemukan beberapa bentuk pemantauan yang diterapkan oleh perusahaan untuk

menjaga praktik bisnisnya, yaitu:

1. Pemeriksaan atas keabsahan dokumen yang dilakukan secara berkala

Bentuk pemeriksaan atas keabsahan yang dilakukan perusahaan yaitu dalam

bentuk pengecekkan yang dilakukan manajer akuntansi dari manajer SDM

dan kepala kantor dari manajer akuntansi.

Sebelum diserahkan kepada kepala kantor pemeriksaan dokumen selalu

dilakukan, ini merupakan prosedur baku perusahaan. Dengan adanya

prosedur ini risiko kecurangan dapat dihindari. Namun informasi ini hanya

penulis dapatkan melalui wawancara dengan manajer SDM. Penulis tidak

dapat membuktikan validitas dari hasil wawancara tersebut disebabkan

keterbatasan akses.

2. Perusahaan akan memberikan sanksi bagi karyawan yang melakukan

pelanggaran baik disengaja ataupun tidak disengaja

69

Perusahaan secara profesional akan memberikan sanksi bagi karyawan yang

tidak taat pada peraturan. Ini dikarenakan perusahaan ingin membentuk

karakter kedisiplinan yang kuat dalam bekerja.

a. Sanksi tertulis

Karyawan yang menerima sanksi tertulis sampai 3 kali akan diberhentikan

oleh perusahaan. Namun perusahaan tidak selalu memberikan surat

peringatan secara berurut, tetapi dapat pula langsung memberikan sanksi

tertulis ke 2 atau ke 3 dinilai dari pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.

b. Teguran lisan

Teguran lisan diberikan perusahaan bagi karyawan yang pelanggarannya

masih bersifat ringan atau dapat diperbaiki.

c. Pemotongan gaji

Sanksi ini diberikan perusahaan bagi karyawan yang dinilai melakukan

pelanggaran yang tidak seharusnya/melanggar peraturan yang ada. Karena

sebelum mulai bekerja untuk perusahaan, karyawan sudah diberikan

informasi mengenai peraturan perusahaan.

4.3 Kendala-Kendala yang Dialami Perusahaan dalam Penerapan Pengendalian

Internal atas Sistem Penggajian

4.3.1 Evaluasi Lingkungan Pengendalian

Dalam evaluasi lingkungan pengendalian, penulis menemukan beberapa

kelemahan yang digolongkan ke dalam subkomponen dari komponen tersebut, yaitu

sebagai berikut:

70

1. Integritas dan nilai etika

a. Terjadi nepotisme dalam penerimaan karyawan pada perusahaan.

Melalui wawancara dengan manajer SDM, penulis tidak menemukan

kelemahan dalam penerapan integritas dan nilai etika dalam penerimaan karyawan.

Karyawan yang diterima adalah calon karyawan yang benar-benar mempunyai

keahlian dibidangnya. Bukan karena masih kerabat dari salah satu kepala kantor atau

manajer yang menjabat diperusahaan tersebut. Ditambah lagi dengan karyawan

outsourcing, yaitu karyawan yang bekerja karena rekomendasi dari anak perusahaan

PT Pos Indonesia. Anak perusahaan tersebut merekomendasikan karena sebelumnya

ada pelatihan (training) terhadap calon karyawan tersebut.

Bagian SDM melakukan perekrutan dengan tetap mengikuti prosedur yang

ada yang dinilai dapat menghasilkan kinerja yang baik.

2. Kebijakan perubahan status kerja

Melalui wawancara yang penulis lakukan, penulis menganalisa

adanyakelemahan dalam kebijakan perubahan status kerja, yaitu:

Dalam perubahan status kerja seharusnya terdapat peraturan tertulis / baku yang

menyebutkan karyawan mendapatkan kenaikan status jika telah memenuhi

persyaratan yang telah ditentukan perusahaan yaitu dengan melihat seberapa lama

masa kerja karyawan dan bagaimana kinerja dari karyawan tersebut.

Tetapi dalam praktiknya, prosedur itu telah dijalani namun yang memberikan

keputusan perubahan status kerja adalah kantor pusat yang kemungkinan besar tidak

sepenuhnya mengetahui kinerja karyawan yang ada di kantor cabang.

4.3.2 Evaluasi Penilaian Risiko

Penulis menemukan kelemahan dari evaluasi penilaian risiko yang ada dalam

perusahaan. Dari hasil wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM

71

,penulis tidak menemukan kelemahan. Karena absensi telah dilakukan secara

komputerisasi. Yaitu dengan menempelkan sidik jari ke mesin tapping yang

kemudian data tersebut akan muncul di komputer. Dan kesalahan yang mungkin

akan terjadi sangat kecil karena data dari mesin tapping pun juga langsung masuk ke

data kehadiran yang ada di web kantor pos pusat.

Tapi jika pada saat mesin dalam masa perawatan atau diperbaiki,

kemungkinan atas kecurangan dalam proses absensi sangat besar. Karena karyawan

melakukan absensi secara manual yaitu dengan menandatangani daftar kehadiran

karyawan.

4.3.3 Evaluasi Aktivitas Pengendalian

Pada komponen aktivitas pengendalian penulis menemukan adanya

kelemahan dalam penerapan komponen ini, yang digolongkan ke dalam

subkomponen sebagai berikut:

1. Pemisahan tugas

Dalam studi dokumentasi dan wawancara yang penulis lakukan terdapat

kelemahan pada pemisahan tugas, yaitu:

Perusahaan seharusnya memisahkan antara fungsi pencatatan waktu untuk

perhitungan gaji dengan fungsi penyiapan daftar gaji.Karena hal ini dapat

menimbulkan kecurangan.

2. Dokumentasi dan catatan

Dalam wawancara yang penulis lakukan pada PT. Pos Indonesia Jakarta Selatan

memiliki kelemahan dalam dokumen dan catatan yang memadai, yaitu:

PT. Pos Indonesia Jakarta Selatan tidak memiliki dokumen atas otorisasi

pendistribusian biaya gaji dari pusat. Karena keterbatasan informasi yang penulis

terima, wawancara hanya menginformasikan bahwa biaya gaji yang telah

72

dihitung dan mendapat otorisasi dari bagian akuntansi dan kepala kantor, tidak

menemukan dokumen otorisasi dari pusat.

3. Pengendalian Pengolahan Informasi

Dalam wawancara yang penulis lakukan pada PT. Pos Indonesia Jakarta Selatan

memiliki kelemahan dikomponen pengendalian aplikasi, yaitu:

PT Pos Indonesia Jakarta Selatan melakukan perhitungan gaji tidak

menggunakan Payroll Software. Dalam hal ini yang menghitung gaji adalah

bagian SDM. Bagian SDM hanya menggunakan software yang ada pada

komputer yaitu Ms.Excel yang data penginputan gaji pokoknya di masukkan

secara manual atau diketik oleh bagian SDM.

4.3.4 Evaluasi Informasi dan Komunikasi

Dalam penerapan pengendalian internal dengan komponen informasi dan

komunikasi, penulis menyimpulkan sejauh ini perusahaan telah berhasil menerapkan

praktik bisnisnya dengan baik, yaitu:

Tidak terjadi komunikasi 2 arah mengenai rincian gaji karyawan. Yang

dimaksud adalah perusahaan mewajibkan karyawan untuk mengambil slip gaji.

Dengan begitu, karyawan dapat mengetahui jumlah gaji yang akan diterima pada

bulan yang bersangkutan tanpa ada kesalahpahaman yang mungkin terjadi karena

karyawan telah melihat perincian gajinya tersebut.

4.3.5 Evaluasi Pemantauan

Melalui analisa atas wawancara, pengamatan dan studi kasus yang penulis

lakukan, dalam evaluasi pemantauan. Penulis tidak menemukan kelemahan dalam

evaluasi pemantauan karena prosedur penggajian PT Pos Indonesia Jakarta Selatan

dapat dilakukan dengan baik.

73

PT Pos Indonesia Jakarta Selatan menggunakan absensi secara komputerisasi

dan selalu diawasi setiap karyawan yang melakukan absensi.Hal ini sangat kecil

kemungkinan untuk salah catat atau tindak kecurangan. Namun mengenai proses

penghitungan gaji karyawan, penulis menemukan kelemahan yaitu peng-input-an

atas gaji pokok dimasukkan ke Ms. Excel secara manual. Hal ini dapat menyebabkan

kecurangan (fraud). Proses pembayaran gaji ke karyawan telah dilakukan dengan

baik.Karena setiap transaksi tersebut, disertai dengan otorisasi dari pihak atau bagian

yang berbeda. Dengan begitu, dapat meminimalisir segala tindak curang (fraud).

4.4 Analisis Efektivitas Pengendalian Intern

4.4.1 Evaluasi atas Efektivitas Pengendalian Intern Perusahaan.

Pada tahap ini dilakukan evaluasi atas efektivitas pengendalian intern

perusahaan terutama yang berkaitan dengan sistem penggajian karyawan tetap/lokal.

Untuk melihat sejauh mana pengendalian intern diterapkan di dalam perusahaan,

maka penulis menggunakan Internal Control Questionnaires (ICQ) dengan jawaban

“Ya” dan “Tidak”. Apabila jawaban “Ya” lebih banyak berarti perusahaan memiliki

pengendalian intern yang cukup baik. Sebaliknya, jika jawaban “Tidak” lebih banyak

berarti pengendalian intern yang dimiliki oleh perusahaan memerlukan analisa lebih

lanjut untuk mengidentifikasikan kelemahan-kelemahan yang terjadi. Kelemahan-

kelemahan tersebut merupakan temuan pemeriksaan yang perlu ditelaah lebih lanjut

guna menemukan cara untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut.

Pengendalian intern dapat dikatakan efektif jika pengendalian intern tersebut

dapat memenuhi sasaran yang telah ditentukan sebelumnya oleh manajemen

perusahaan.

Sasarannya adalah dapat meningkatkan kedisiplinan karyawan khususnya

untuk waktu kerja karyawan, dengan menggunakan mesin absensi tapping sidik jari.

74

Evaluasi atas efektivitas pengendalian intern perusahaan bersifat analisis kualitatif

yaitu dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan penggajian dengan pengendalian

intern terhadap sasaran yang ingin dicapai. Isi tentang Internal Control

Questionnaire ada pada halaman lampiran beserta jawaban yang diisi oleh manajer

SDM.

Dari jawaban dalam Internal Control Questionnaire penulis menemukan

kekuatan dan kelemahan dalam pengendalian intern penggajian perusahaan, yaitu:

a. Kekuatan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan

1. Perusahaan telah memiliki struktur organisasi yang tersusun secara layak

dengan disertai uraian tugas dan wewenang dari masing-masing fungsi

secara terperinci.

2. Secara umum, pegawai telah mengetahui dengan baik mengenai sistem dan

prosedur penggajian yang dijalankan oleh perusahaan.

3. Setiap hal yang menyangkut kehadiran, baik izin, sakit, cuti dan lainnya

harus selalu dicatat dengan lengkap oleh pegawai atau dilengkapi oleh

personalia melalui informasi yang diperolehnya.

4. Perusahaan telah mengontrol kehadiran karyawan dengan baik melalui

fungsi pengawasannya setiap hari di tiap departemen.

5. Setiap hal yang menyangkut kenaikan gaji harus diotorisasi oleh pejabat

pegawai selain personalia, dalam hal ini kepala kantor ataupun manajer

keuangan.

6. Untuk lembur, harus mendapatkan perintah dari manajer yang kemudian

akan dicatat oleh personalia karyawan mana saja yang akan lembur.

75

7. Pada saat lembur, selalu ada fungsi yang mengontrol khususnya untuk jam

dimulainya dan selesainya lembur. Dalam hal ini yang menjadi fungsi yang

mengontrol absen lembur adalah wakil kepala kantor.

8. Perusahaan selalu menerbitkan dokumen penggajian untuk pembayaran

gaji.

9. Pendistribusian dokumen telah dilakukan tepat waktu untuk menghindari

kemacetan dalam operasi perusahaan.

10. Setiap pembayaran gaji harus disertai dengan dokumen penggajian yang

telah diotorisasi secara memadai. Ketidakcukupan dalam otorisasi membuat

dokumen tidak sah dan proses tidak dapat dilanjutkan.

b. Kelemahan yang terdapat dalam pengendalian intern perusahaan

1. Jika ada kenaikan gaji atau perubahan status kerja, seharusnya perusahaan

melakukan pertimbangan menurut karyawan yang memiliki kinerja yang

bagus. Karena karyawan PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dapat

mengetahui karyawan tersebut berubah status kerja atau kenaikan gaji

diputuskan oleh kantor pos pusat yang berada di Bandung.

2. Perusahaan tidak mengadakan rotasi pegawai dalam jangka waktu tertentu

termasuk untuk fungsi personalianya.

3. Perusahaan belum memiliki pemisahan fungsi yang memadai antara fungsi

pembuatan daftar gaji dengan fungsi perhitungan gaji karyawan. Dimana

semua kegiatan tersebut menjadi wewenang dari bagian SDM.

4. Perusahaan tidak menggunakan payroll software untuk perhitungan gaji

karena perusahaan hanya memanfaatkan software yang ada di komputer

yaitu Microsoft Office.

76

Melalui jawaban Internal Control Questionnaire dan wawancara kepada

manajer SDM, dapat disimpulkan bahwa secara umum perusahaan telah memiliki

pengendalian intern penggajian yang cukup baik.

Hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya kekuatan yang dimiliki

pengendalian intern daripada kelemahan yang ditimbulkan dari pengendalian inter

tersebut. Selain itu sasaran untuk karyawan dapat memiliki kedisiplinan dalam

ketepatan waktu kerja juga telah tercapai. Karena adanya penggunaan mesin absensi

tapping sidik jari. Karyawan tidak dapat lagi melakukan kecurangan seperti titip

absen kepada karyawan lain, sehingga karyawan jadi lebih memiliki rasa tanggung

jawab terhadap ketepatan waktu kerja.

Maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern perusahaan sudah cukup

efektif. Walaupun masih ada beberapa kelemahan yang memerlukan perhatian lebih

lanjut. Namun dari kelemahan-kelemahan yang ditemukan, maka perusahaan dapat

menindak lanjuti dengan mencari cara yang baik untuk memperbaiki kelemahan

tersebut, sehingga perusahaan dapat memiliki pengedalian intern yang lebih baik lagi

khususnya dalam sistem penggajian karyawan.