Upload
ngothu
View
233
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN, PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS
PT. SURYA WARFA KHARISMA
4.1 Analysis Document
4.1.1 The Task
4.1.1.1 Purpose
Sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dan penerimaan kas yang
dikembangkan secara keseluruhan guna membantu dan memudahkan PT. Surya Warfa
Kharisma dalam mengintegrasikan data-data dan informasi yang dibutuhkan untuk
melakukan proses operasi penjualannya yang dimulai dengan penawaran harga,
penerimaan pesanan, pengiriman barang, pencatatan penjualan, penerimaan retur,
penagihan, dan penerimaan pembayaran serta data-data yang diperlukan bagi proses
penjualan termasuk di dalamnya penilaian terhadap kredibilitas pelanggan. Sistem ini
juga memudahkan PT. Surya Warfa Kharisma dalam penyusunan dan pembuatan
laporan dengan lebih mudah atas data dan informasi terintegrasi tersebut secara akurat.
4.1.1.2 System Definition
Sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas ini dirancang
untuk membantu pemrosesan transaksi bisnis PT. Surya Warfa Kharisma yang
berhubungan dengan kegiatan operasional penjualan, piutang, dan penerimaan kas
sehari-hari. Selain itu, perancangan sistem ini digunakan untuk mendukung proses
101
pembuatan laporan yang terkait dengan aktivitas penjualan, piutang dan penerimaan kas
secara tepat dan akurat. Sistem ini dibangun menggunakan platform PC (Personal
Computer) yang didukung oleh jaringan LAN (Local Area Network) untuk
mempermudah proses aliran data. Pengembangan sistem ini dilakukan berdasarkan
usulan perbaikan untuk mengatasi permasalahan yang ditemui pada sistem berjalan.
System definition dari sistem informasi akuntansi penjualan, piutang dan
penerimaan kas ini dapat dijelaskan dan diringkas pada tabel 4.1 kriteria FACTOR
berikut:
Tabel 4.1 System Definiton dengan kriteria FACTOR Functionality Mendukung kegiatan penjualan dan pemrosesan transaksi mulai
dari penawaran harga, penerimaan pesanan, pengiriman barang, penerimaan retur, penagihan, dan penerimaan pembayaran, serta proses pencatatan, pengendalian internal dan pembuatan laporan yang reliable terkait dengan aktivitas penjualan, piutang dan penerimaan kas.
Application Domain
Karyawan Bagian Administrasi (Penjualan), Bagian Gudang, Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi, Manajer Administrasi (Penjualan), dan Manajer Keuangan.
Conditions Sistem ini dikembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi permasalahan yang ditemui guna menangani kebutuhan sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada PT. Surya Warfa Kharisma dimana aplikasinya dijalankan oleh user yang terkait dan berwenang.
Technology Menggunakan beberapa PC (Personal Computer) yang terhubung dengan jaringan LAN (Local Area Network) ditambah device umum lainnya seperti printer dan fax.
Objects Bagian Administrasi, Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi, Manajer Keuangan, Pelanggan, Barang, Surat Penawaran Harga, Sales Contract, Delivery Order, Invoice, Kuitansi, Surat Retur.
Responsibility Menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat agar dapat membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat serta mengatasi permasalahan yang ada.
102
4.1.1.3 Context
4.1.1.3.1 Problem Domain
Prosedur yang diusulkan terhadap sistem informasi akuntansi penjualan,
piutang dan penerimaan kas pada PT. Surya Warfa Kharisma adalah sebagai berikut:
Prosedur Penjualan diusulkan:
Kegiatan penjualan berawal ketika bagian administrasi menerima permintaan
penawaran harga dari klien atau calon pelanggan, baik yang datang langsung, melalui
telepon atau fax. Bagian administrasi melakukan pengecekan terhadap status pelanggan,
apabila pelanggan baru maka bagian administrasi perlu mendata pelanggan dan
mencatatnya ke dalam database pelanggan untuk disimpan sebagai arsip.
Jika barang dan jumlah yang diinginkan pelanggan tersedia, maka bagian
administrasi membuat Surat Penawaran Harga yang didasarkan atas daftar harga barang
standar yang ada di database barang. Setelah diotorisasi direktur, bagian administrasi
mendistribusikan Surat Penawaran Harga (SPH) sebagai berikut:
SPH rangkap 1 dikirimkan kepada pelanggan
SPH rangkap 2 untuk arsip bagian administrasi
Dalam melakukan kesepakatan harga, biasanya calon pembeli akan melakukan
penawaran harga. Pelanggan menghubungi perusahaan, untuk melakukan negosiasi
harga yang telah diberikan perusahaan. Setelah terjadi kesepakatan harga, pelanggan
akan mengirimkan Surat Pemesanan Barang atau Purchase Order kepada perusahaan
yang menyatakan bahwa pelanggan setuju untuk membeli sejumlah barang tertentu
dengan harga yang telah disepakati. Berdasarkan Purchase Order yang diterima, bagian
administrasi membuat Sales Contract antara dua pihak yang melampirkan kesepakatan
103
harga, serta mencantumkan cara pembayaran, jangka waktu pembayaran dan jangka
waktu penyerahan barang.
Pada saat pembuatan Sales Contract, sistem melakukan pengecekan limit kredit
pelanggan yang tersedia. Apabila kredit tersedia tidak memenuhi untuk dilakukan
transaksi, sistem akan menolak untuk memproses Sales Contract dan memerlukan
otorisasi direktur dalam melanjutkan transaksi. Direktur juga dapat mengubah limit
kredit pelanggan agar transaksi dapat dilanjutkan.
Setelah meminta otorisasi direktur, Sales Contract dikirimkan kepada pelanggan.
Distribusi dokumen yang dibuat sebanyak 3 rangkap ini adalah sebagai berikut:
Sales Contract rangkap 1 untuk pelanggan
Sales Contract rangkap 2 untuk bagian keuangan
Sales Contract rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi
Selanjutnya bagian administrasi membuat Delivery Order (DO) sebanyak 4
rangkap yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Berdasarkan Sales Contract
dan Delivery Order yang diterima, bagian keuangan mencatat pesanan pelanggan
tersebut ke dalam invoice sebanyak 4 rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut:
invoice rangkap 1 untuk pelanggan (setelah melakukan pembayaran)
invoice rangkap 2 diserahkan kepada pelanggan bersamaan dengan pengiriman barang
invoice rangkap 3 untuk arsip bagian keuangan
invoice rangkap 4 untuk bagian akuntansi
Jika transaksi dilakukan secara kredit, invoice rangkap 1 akan diarsip ke dalam
arsip sementara oleh bagian keuangan. Sedangkan untuk transaksi penjualan tunai,
invoice rangkap 1 diserahkan bersamaan dengan invoice rangkap 2 dan barang pada saat
pengiriman barang.
104
Bagian keuangan meneruskan DO sebanyak 4 rangkap dan invoice rangkap 2
(beserta invoice rangkap 1 jika transaksi penjualan secara tunai) kepada bagian
perbekalan. Surat Delivery Order ini merupakan pernyataan yang digunakan sebagai
perintah pengeluran barang dari gudang. Berdarkan DO, bagian perbekalan mencatat
pengeluaran barang pada database persediaan. Dengan demikian, barang pun telah siap
untuk dikirimkan kepada pelanggan.
Pada saat penyerahan barang, bagian perbekalan melampirkan invoice rangkap 2
(beserta invoice rangkap 1 jika transaksi penjualan secara tunai) dan DO 4 rangkap
untuk ditanda-tangani pelanggan. Invoice rangkap 2 (beserta invoice rangkap 1 jika
transaksi penjualan secara tunai) dan DO rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan
sebagai bukti bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pelanggan.
DO rangkap 1 untuk pelanggan
DO rangkap 2 untuk bagian keuangan
DO rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi
DO rangkap 4 untuk bagian perbekalan
Setelah pengiriman barang selesai, bagian pengiriman mendistribusikan DO
rangkap 2 yang telah ditanda-tangani pelanggan kepada bagian keuangan sebagai
laporan pengiriman barang. Sedangkan DO rangkap 3 dikembalikan pada bagian
administrasi dan mengarsip DO rangkap 4 sebagai bukti tertulis pengeluaran barang.
Bagian keuangan mencocokkan DO rangkap 2 yang telah ditanda-tangani
pelanggan dengan invoice rangkap 3 yang ada di arsip sementara. Berdasarkan invoice
rangkap 4 yang diterima, bagian akuntansi mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal
penjualan dan sistem menambahkan piutang pelanggan apabila penjualan dilakukan
secara kredit. Kemudian dokumen-dokumen tersebut diarsipkan berdasarkan tanggal.
105
Prosedur Retur Penjualan
Pelanggan dapat melakukan claim terhadap barang yang rusak atau kondisi lain
yang tidak sesuai dengan pesanan. Jangka waktu pengembalian berbeda-beda tergantung
kesepakatan yang tertera dalam perjanjian dengan masing-masing pelanggan. Dalam hal
ini, pelanggan harus melampirkan barang yang di-retur dengan invoice serta DO rangkap
1 yang diterima ketika pengiriman barang.
Bagian administrasi menangani keluhan pelanggan, dan menghubungi bagian
perbekalan untuk memeriksa kondisi barang. Apabila keluhan yang ada sesuai dengan
kebijakan retur perusahaan, maka bagian administrasi akan mencatatnya ke dalam Surat
Retur (SR) sebanyak 4 rangkap sebagai berikut:
SR rangkap 1 untuk pelanggan
SR rangkap 2 untuk bagian akuntansi
SR rangkap 3 untuk bagian perbekalan
SR rangkap 4 untuk arsip bagian administrasi
Berdasarkan retur yang terjadi, bagian perbekalan menerima barang retur.
Sedangkan SR rangkap 2 yang diterima bagian akuntansi dicocokkan dengan invoice
rangkap 4 yang ada diarsip. Surat Retur ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur
penjualan dan pengurangan piutang pelanggan.
Barang yang diretur dapat dikembalikan tanpa penukaran atau dengan penukaran
barang sejenis. Apabila atas permintaan pelanggan yang menginginkan bahwa barang
yang diretur agar ditukarkan dengan barang pengganti dengan jenis dan tipe barang yang
sama, bagian administrasi membuat Delivery Order–Retur (DO-Retur) sebanyak 4
rangkap. Surat DO-Retur diserahkan kepada bagian perbekalan untuk selanjutnya akan
dilakukan pengiriman barang seperti prosedur pengiriman standar. Berdasarkan DO-
106
Retur ini, bagian perbekalan menyiapkan sejumlah barang yang dibutuhkan kemudian
kembali melakukan pengiriman barang kepada pelanggan dan melampirkan DO-Retur
untuk ditanda-tangani pelanggan. Setelah pengiriman barang retur selesai, bagian
perbekalan mendistribusikan DO-Retur yang telah ditanda-tangani pelanggan sebagai
berikut:
DO-Retur rangkap 1 untuk pelanggan
DO-Retur rangkap 2 untuk bagian keuangan
DO-Retur rangkap 3 untuk arsip bagian administrasi
DO-Retur rangkap 4 untuk bagian perbekalan
Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan
Secara berkala, bagian keuangan akan memeriksa Daftar Piutang untuk
mengetahui invoice yang segera jatuh tempo. Bila terdapat piutang telah jatuh tempo
telah dibayarkan pelanggan, bagian keuangan menghubungi pelanggan dan melakukan
penagihan.
Dengan adanya konfirmasi pembayaran dari pelanggan, bagian keuangan
membuat Faktur Pajak Standard (FPS) sebanyak 3 rangkap dan Kuitansi sebanyak 3
rangkap kemudian meminta otorisasi direktur. Pelanggan yang melakukan pembayaran
dengan cara transfer, harus menyerahkan bukti transfer kepada perusahaan. Sedangkan
pembayaran yang dilakukan dengan cek atau giro, maka bagian keuangan harus
memastikan kepada pelanggan dan bank yang bersangkutan bahwa cek atau giro tersebut
dapat dicairkan pada tanggal jatuh tempo.
Ketika melakukan pembayaran, pelanggan menandatangani FPS dan Kuitansi
yang masing-masing berangkap 3. Bagian keuangan juga melampirkan invoice rangkap
107
1 kepada pelanggan, kemudian menyerahkannya beserta FPS rangkap 1 dan Kuitansi
rangkap 1 yang telah ditanda-tangani kepada pelanggan. Dokumen-dokumen yang
diterima pelanggan ini merupakan bukti pembayaran yang lengkap dan sudah lunas.
FPS rangkap 1 untuk pelanggan
FPS rangkap 2 untuk diarsip bagian keuangan
FPS rangkap 3 untuk bagian akuntansi
Kuitansi rangkap 1 untuk pelanggan
Kuitansi rangkap 2 untuk arsip bagian keuangan
Kuitansi rangkap 3 untuk bagian akuntansi
Sedangkan untuk transaksi penjualan yang dilakukan secara tunai, FPS sebanyak
2 rangkap dan Kuitansi 2 rangkap yang dibuat bagian keuangan akan didistribusikan
kepada bagian perbekalan untuk dilampirkan pada saat pengiriman barang beserta
invoice, dan DO. Bagian perbekalan menerima pembayaran dari pelanggan, kemudian
memberikan FPS rangkap 1 dan Kuitansi rangkap 1 yang sudah dicap lunas kepada
pelanggan. Untuk FPS rangkap 2 dan Kuitansi rangkap 2 yang telah ditanda-tangani
pelanggan, dikembalikan ke bagian keuangan untuk diarsip.
Berdasarkan FPS rangkap 3 dan Kuitansi rangkap 3 yang diterima, bagian
akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas dan mengurangi
piutang pelanggan. Kemudian rangkap FPS dan rangkap Kuitansi akan diarsip permanen
berdasarkan tanggal.
Secara berkala, manajer keuangan akan melakukan penilaian pelanggan agar
sistem dapat meng-update nilai kredibilitas pelanggan. Bagi pelanggan baru, penilaian
ini tidak berlaku karena belum ada data historis pembelian yang dilakukan pelanggan.
108
Untuk menghindari pemberian kredit yang tidak potensial, pelanggan baru diwajibkan
melakukan transaksi secara tunai saja.
Penilaian pelanggan ini dapat dilakukan ketika sudah terdapat data historis
transaksi penjualan (lima transaksi pertama atau 6 bulan sejak pelanggan didaftarkan).
Penetapan kriteria yang dipakai ditentukan berdasarkan kebijakan manajemen
perusahaan dan kriteria 5 C (Character, Capacity, Capital, Collateral, dan Condition),
dimana pengukurannya menggunakan data historis penjualan per bulan, pembayaran
pelanggan, jumlah retur penjualan pelanggan, dan lama langganan. Berikut tabel yang
menunjukkan pengukuran kriteria dimaksud, dapat dilihat pada tabel 4.2:
Tabel 4.2 Kriteria penetapan limit kredit pelanggan Kriteria Grade A Grade B Grade C Grade D Grade E Bobot
Nilai transaksi per bulan > 80 juta60-80 juta
40-60 juta
20-40 juta
0-20 juta
40
Ketepatan membayar 1-30 hari
31-60 hari
61-90 hari
91-120 hari
> 120 hari
30
Jumlah retur per bulan 0% 1-5 % 6-10 % 10-14% > 14% 15
Lama langganan > 8
tahun 6-8
tahun 4-6
tahun 2-4
tahun 0-2
tahun 15
Pertama-tama pelanggan dikategorikan ke beberapa grade, yaitu Grade A yang
memiliki 5 poin, Grade B dengan 4 poin, Grade C dengan 3 poin, Grade D dengan 2
poin, dan Grade E dengan 1 poin. Kemudian poin atas grade dikalikan dengan bobot
masing-masing kriteria yang menghasilkan range nilai dengan jumlah limit kredit
disarankan sebagai berikut:
Kredit poin:
100 – 200 poin = limit kredit disarankan Rp. 20.000.000
201 – 300 poin = limit kredit disarankan Rp. 50.000.000
301 – 400 poin = limit kredit disarankan Rp. 70.000.000
401 – 500 poin = limit kredit disarankan Rp. 100.000.000
109
Berikut adalah flowchart yang menggambarkan sistem informasi akuntansi
penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada PT. Surya Warfa Kharisma yang
diusulkan, dapat dilihat pada gambar 4.1 sampai gambar 4.5 dan rich picture diusulkan
pada gambar 4.6:
Gambar 4.1 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pesanan
110
Gambar 4.2 Flowchart Sistem Prosedur Pengiriman Barang
111
Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Penjualan Kredit
Bagian AkuntansiBagian Keuangan
Kuitansi (signed)Memeriksa
Invoice jatuh
tempo
1
Membu-at FPS
dan Kuitansi
Bukti Transfer / Cek
1
Disetor ke bank
21
Meminta otorisasi direktur
1
1
2
3
Invoice
Masukan data pembayaran
Menringkas data pembayaran
Kuitansi
Cetak FPS dan Kuitansi
1
21
2
1
Membandingkan dengan invoice
Bukti Transfer / Cek
Meneri-ma Bukti Trasfer /
Cek
Melaku-kan
penagihan
Mengecek Daftar Piutang
Meringkas data piutang Invoice
1
Invoice
3
1
2
invoice
3Bukti Transfer /
Cek
1
2
22
1
3
111
33
T
1
2
pelanggan
1
Kuitansi
FPS1
2
3
1
23
3
FPS (signed)
invoice
3
1
1
2
3
3
3
Kuitansi (signed)
FPS (signed)
3
3
Membu-at
laporan jurnal
Jurnal
T
Memasukkan tanggal
Meringkas data penerimaan kas
selesai
Kuitansi
Kuitansi (signed)
FPS (signed)
3
3
Laporan Jurnal Penerimaan Kas
Keterangan:
FPS = Faktur Pajak Standar
Barang
Pelang-gan
Gambar 4.3 Flowchart Sistem Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Penjualan Kredit
112
Gambar 4.4 Flowchart Sistem Prosedur Retur Penjualan (tanpa penukaran)
113
Gambar 4.5 Flowchart Sistem Prosedur Retur Penjualan (dengan penukaran)
114
PelangganBaru
PelangganTetap
BagianAdministrasi
Bagian Perbekalan
Pelanggan
Bagian Administrasi
SR
Board of Directors
DO
MICROSOFT CORPORATION
invoice+
+
+
+
FormPelanggan
DO (signed)
MICROSOFT CORPORATION
invoice DO (signed)
DO (signed)
Bagian Keuangan
Cek
Bukti Transfer
atau
KuitansiMICROSOFT
CORPORATION
invoice
+
DO
SR
Tagih piutang FPS
1a
2
1b
3
4
5
678
9
10
11
1213a
13b
1
2a2b
12
3
SPH = Surat Penawaran HargaPO = Purchase OrderSC = Sales ContractDO = Delivery OrderInvoice = Faktur PenjualanSR = Surat ReturFPS = Faktur Pajak Standard
Bagian Perbekalan
SPH
SPH (signed)
SC
PO
SPH (signed)
SC (signed)
SC (signed)
SC(signed)
DO
DO+
+
Bagian Keuangan
Bagian Keuangan
MICROSOFT CORPORATION
invoice
Laporan Jurnal
Bagian Akuntansi
DO (signed)
Bagian Akuntansi
KuitansiFPS
+
Bagian Akuntansi
+
MICROSOFT CORPORATION
invoice+
SR
4
2c
13c
14
Membuat SPH, SC, DO
Membuat Invoice
Laporan Bulanan
Membuat SR
Membuat Kuitansi
Gambar 4.6 Rich Picture sistem yang diusulkan
115
4.1.1.3.2 Application Domain
Sistem yang diusulkan ditujukan untuk mendukung tugas dan tanggung
jawab karyawan-karyawan Bagian Administrasi (Penjualan), Bagian Gudang, Bagian
Keuangan, Bagian Akuntansi, Manajer Administrasi (Penjualan), dan Manajer
Keuangan. Tugas-tugas utama dalam application domain yaitu melakukan penawaran
harga, penerimaan pesanan, pengiriman barang, penerimaan retur, penagihan,
penerimaan pembayaran, serta pencetakan laporan penjualan, pencetakan laporan
piutang, pencetakan laporan penerimaan kas, pencetakan laporan analisis umur
piutang, pencetakan laporan retur, pencetakan laporan jurnal penjualan, pencetakan
laporan jurnal penerimaan kas, dan pencetakan laporan jurnal retur.
4.1.2 Problem Domain
4.1.2.1 Cluster
Model sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada
PT. Surya Warfa Kharisma secara keseluruhan terdiri dari delapan cluster yaitu: Barang,
Pelanggan, Pemesanan, User, Pengiriman, Penjualan, Pembayaran, dan Retur. Berikut
adalah gambaran model sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan
kas PT. Surya Warfa Kharisma, dapat dilihat pada gambar 4.7.
116
Gambar 4.7 Model sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas
PT. Surya Warfa Kharisma
4.1.2.2 Structure
Gambar berikut menunjukkan struktur Barang yang merupakan aggregation
share bertingkat dari Merek dan Tipe. Tipe mempunyai hubungan aggregation share
satu sampai banyak kepada Merek, dan Merek mempunyai hubungan aggregation share
satu sampai banyak kepada Barang.
Gambar 4.8 Struktur Barang
Gambar berikut menunjukkan struktur Pelanggan yang memiliki hubungan
aggregation share dengan Piutang, dimana Pelanggan dapat memiliki satu sampai
banyak Piutang.
pkg Cluster
Barang
+ Barang+ Merek+ Tipe
Pelanggan
+ Pelanggan+ Piutang
Pemesanan
+ detail SC+ deti l SPH+ Sales Contract+ SPH
Pengiriman
+ Delivery Order+ detil DO
Pembayaran
+ detil Kuitansi+ Kuitansi
Retur
+ detil DO-Retur+ detil Surat Retur+ DO-Retur+ Surat Retur
Penjualan
+ Invoice
User
+ Bag. Admin+ Bag. Akuntansi+ Bag. Keuangan+ Karyawan+ Manajer Keuangan+ Password
pkg Barang
Barang TipeMerek
1..* 1 1..* 1
117
Gambar 4.9 Struktur Pelanggan
Gambar berikut menunjukkan struktur User yang memiliki hubungan
generalization dengan Bagian Admin, Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi, dan
Manajer Keuangan.
Gambar 4.10 Struktur User
Gambar berikut menunjukkan struktur Pemesanan, dimana SPH mempunyai
hubungan aggregation composite dengan detil SPH, dan SPH dapat memiliki satu
sampai banyak detil SPH. Dalam gambar berikut juga menunjukkan hubungan
association antara Sales Contract Sales Contract dengan SPH, dimana SPH dapat
memiliki nol sampai satu Sales Contract. Selain itu, Sales Contract mempunyai
hubungan aggregation composite dengan detil Sales Contract, dan Sales Contract dapat
memiliki satu sampai banyak detil Sales Contract.
pkg Pelanggan
Pelanggan Piutang
1..*1
pkg User
Bag. Admin Bag. AkuntansiBag. Keuangan Manajer Keuangan
KaryawanPassword
118
Gambar 4.11 Struktur Pemesanan
Gambar berikut menunjukkan struktur Pengiriman, dimana Delivery Order
mempunyai hubungan aggregation composite dengan detil Delivery Order, dimana
Delivery Order dapat memiliki satu sampai banyak detil Delivery Order.
Gambar 4.12 Struktur Pengiriman
Gambar berikut menunjukkan struktur Penjualan, yang merupakan struktur
tunggal dan hanya terdiri dari Invoice tanpa pola hubungan.
Gambar 4.13 Struktur Penjualan
Gambar berikut menunjukkan struktur Pembayaran, dimana Kuitansi mempunyai
hubungan aggregation composite dengan detil Kuitansi, dimana Kuitansi dapat memiliki
satu sampai banyak detil Kuitansi.
pkg Pemesanan
SPHdetil SPH Sales Contract detail SC
1..* 1 0..11 1..*1
pkg Pengiriman
Deliv ery Order detil DO
1..*1
pkg Penjualan
Inv oice
119
Gambar 4.14 Struktur Pembayaran
Gambar berikut menunjukkan struktur Retur yang terdiri dari Surat Retur, detil
Surat Retur, DO-Retur, dan detil DO-Retur. Surat Retur mempunyai hubungan
aggregation composite dengan detil Surat Retur, dimana Surat Retur dapat memiliki satu
sampai banyak detil Surat Retur. Surat Retur juga mempunyai hubungan association
dengan DO-Retur dimana Surat Retur dapat memiliki satu sampai banyak DO-Retur,
dan DO-Retur mempunyai hubungan aggregation composite dengan detil DO-Retur,
dimana DO-Retur dapat memiliki satu sampai banyak detil DO-Retur.
Gambar 4.15 Struktur Retur
pkg Pembayaran
Kuitansi detil Kuitansi
1..*1
pkg Retur
Surat Returdetil Surat Retur DO-Retur detil DO-Retur
1..* 1 1 1..* 1..*1
120
Gambar 4.16 Class Diagram sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas
PT. Surya Warfa Kharisma
class System
Merek
Keterangan: SPH = Surat Penawaran Harga DO = Delivery Order
Tipe
Barang
detail SPHSPH
Sales Contract Pelanggan
Inv oice
Surat Retur
Deliv ery Order - Retur
detail KuitansiKuitansi
detail Sales Contract
detail DO
detail Surat Retur
detail Deliv ery Order - Retur
Piutang
Karyawan
Bag. AdministrasiBag. KeuanganBag. AkunManajer Keuangan
DO
Password
1
1..* 1..*
1
1..*
1
1..*
1
1
1..*
1..*1
1
0..1
1..*
1
11..*
1..*1
11..*1..*1
1..* 1
1..* 1
1..*
1
1
1..*
1
1..*
1
1..*
1 1
1
1..*
10..1
1
1..*
1
1..*
121
4.1.2.3 Classes
Karyawan
Class Karyawan merupakan kumpulan dari objek-objek karyawan dan
merupakan actor dan sebagai user dalam sistem yang memiliki hak akses
otorisasi yang berbeda. Class karyawan menggambarkan event dimana karyawan
pertama kali didaftarkan, dan berstatus Active hingga karyawan tidak lagi bekerja
di perusahaan.
Gambar 4.17 class Karyawan
Password
Class Password merupakan kumpulan dari objek-objek passsword dari
user yang digunakan untuk membatasi hak akses user yang berbeda-beda
terhadap sistem. Class password menggambarkan event dimana password
pertama kali didaftarkan, kemudian melakukan login dan berstatus Active,
mengubah password yang dapat dilakukan berulang-ulang hingga user logout
dari sistem.
Gambar 4.18 class Password
class Karyawan
Karyawan
- kd_karyawan: char- nama_karyawan: varchar- divisi: char- jabatan: char- user_name: char
class Password
Password
- user_name: char- user_password: char
122
Gambar 4.19 behavioral pattern dari class Password
Tabel 4.3 Keterangan Behavioral Pattern Class Password Behaviors Attributes
mendaftar user_name, password login user_name, password logout user_name, password mengubah user_name, password
Bagian Administrasi
Class Bagian Administrasi merupakan kumpulan objek-objek dari user Bagian
Administrasi. Class Bagian Administrasi menggambarkan event dimana Bagian
Administrasi menawarkan harga kepada pelanggan dan berstatus Active, kemudian
melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan fungsinya secara berulang-ulang,
dengan menawarkan, mengontrak, mengirim barang, dan meretur.
Gambar 4.20 class Bag. Administrasi
Gambar 4.21 behavioral pattern dari class Bag. Administrasi
stm Password
Registered Activ e/mendaftar /login
/mengubah
/logout
class Bag. Administ...
Bag. Administrasi
stm Bag. Administrasi
Activ e
/meretur/mengirim
/megontrak/menawarkan
/menawarkan
123
Tabel 4.4 Keterangan Behavioral Pattern Class Bag. Administrasi Behaviors Attributes
menawarkan no. SPH, tgl akhir berlaku, nama pelanggan, kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, jumlah barang, harga
mengontrak no. Sales Contract, tgl SC, no. SPH, durasi pembayaran, kode barang, jumlah, harga, kode pelanggan, status
mengirim no. DO, tgl pengiriman, no. SC, tujuan pengiriman, alamat pengiriman, kode pelanggan, kode barang, jumlah, no. DO-R
meretur no. SR, no. Invoice, kode pelanggan, kode barang, jumlah retur, tipe retur, keterangan
Bagian Keuangan
Class Bagian Keuangan merupakan kumpulan objek-objek dari user Bagian
Keuangan. Class Bagian Keuangan menggambarkan event dimana Bagian Keuangan
melakukan penjualan dan berstatus Active, kemudian melakukan pekerjaan yang
berhubungan dengan fungsinya secara berulang-ulang, dengan menjual, dan menerima
pembayaran.
Gambar 4.22 class Bag. Keu Gambar 4.23 behavioral pattern dari class Bag. Keu
Tabel 4.5 Keterangan Behavioral Pattern Class Bag. Keuangan
Behaviors Attributes
menjual no. Invoice, jenis pembayaran, tgl jatuh tempo, no. DO, kode pelanggan
membayar no. Kuitansi, tgl bayar, no. Invoice, kode pelanggan, no. SR, cara pembayaran, no. cek/giro, bank, jumlah pembayaran
class Bag. Keuangan
Bag. Keuangan
stm Bag. Keuangan
Activ e
/membayar/menjual
/menjual
124
Bagian Akuntansi
Class Bagian Akuntansi merupakan kumpulan objek-objek dari user Bagian
Akuntansi. Class Bagian Akuntansi menggambarkan event dimana Bagian Akuntansi
menjurnal dan berstatus Active, kemudian melakukan pekerjaan yang berhubungan
dengan fungsinya secara berulang-ulang, yaitu menjurnal.
Gambar 4.24 class Bag.Akuntansi Gambar 4.25 behavioral pattern dari class Bag.Akun
Tabel 4.6 Keterangan Behavioral Pattern Class Bag. Akuntansi
Behaviors Attributes
menjurnal kd_pelanggan, no. tnvoice, tgl_invoice, total_invoice, no. kuitansi, tgl_kuitansi, total_kuitansi, tgl_retur, no. Surat Retur, total_retur, saldo_piutang.
Manajer Keuangan
Class Manajer Keuangan merupakan kumpulan objek-objek dari user Manajer
Keuangan. Class Manajer Keuangan menggambarkan event dimana Manajer Keuangan
melakukan penilaian terhadap pelanggan dan berstatus Active, kemudian melakukan
pekerjaan yang berhubungan dengan fungsinya secara berulang-ulang, yaitu menilai dan
mengotorisasi transaksi pending.
Gambar 4.26 class Manajer Keu. Gambar 4.27 behavioral pattern dari class Manajer Keu.
class Bag. Akuntansi
Bag. Akuntansi
stm Bag. Akuntansi
Activ e
/menjurnal
/menjurnal
class Manajer Keu...
Manajer Keuangan
stm Manajer Keuangan
Activ e
/menyetujui/menilai
/menilai
125
Tabel 4.7 Keterangan Behavioral Pattern Class Manajer Keuangan Behaviors Attributes
menilai nama pelanggan, limit kredit
menyetujui no. SC, total harga, kode pelanggan, limit kredit tersedia, status
Pelanggan
Class Pelanggan merupakan kumpulan objek-objek dari pelanggan yang sudah
terdaftar di perusahaan. Class Pelanggan menggambarkan event dimana pelanggan
didaftarkan pertama kali sebagai pelanggan baru untuk kemudian berstatus Registered.
Pelanggan berstatus Active, dapat dimulai dengan event menawarkan harga, kemudian
mengontrak, menjual, membayar, meretur, dan menilai.
Gambar 4.28 class Pelanggan
Gambar 4.29 behavioral pattern dari class Pelanggan
class Pelanggan
Pelanggan
- kode_pelanggan: char- nama_pelanggan: varchar- no.NPWP: char- alamat: varchar- kota: char- no_telp: char- fax: char- tgl_saldo_awal: date- saldo_piutang_awal: long- saldo_piutang: long- limit_kredit: long- contact_person: varchar- email: varchar- mobille_no: char- tgl_daftar: date- lama_langganan: int
stm Pelanggan
Activ eRegistered/menilai
/menjual
/mengontrak
/menawarkan
/meretur/membayar
/mendaftar /menawarkan_harga
126
Tabel 4.8 Keterangan Behavioral Pattern Class Pelanggan Behaviors Attributes
mendaftar
kode pelanggan, nama pelanggan, no. NPWP, alamat, kota, no. Telp, fax, tgl saldo awal, saldo piutang awal, saldo piutang, limit kredit, kredit tersedia, contact person, email, mobile no., tgl daftar, lama langganan
menawarkan no. SPH, tgl akhir berlaku, kode pelanggan, kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, jumlah barang, harga
mengontrak no. Sales contract, tgl SC, durasi pembayaran, kode barang, jumlah, total harga
menjual no. Invoice, jenis pembayaran, tgl jatuh tempo, no, DO, kode pelanggan, total invoice
membayar no. Kuitansi, tgl pembayaran, no. Invoice, kode pelanggan, cara pembayaran, no. Cek/ giro, bank, jumlah pembayaran
meretur no. Surat retur, tgl retur, no, invoice, kode pelanggan, tipe barang, merek barang, nama barang, jumlah retur, total retur, tipe retur, keterangan
menilai nama pelanggan, limit kredit
Barang
Class Barang merupakan kumpulan dari objek-objek barang yang dijual di
perusahaan. Class Barang menggambarkan event dimana barang diterima dan berstatus
Available dan ketika berstatus Active, barang dapat dilakukan event menawarkan,
mengontrak, mengirim barang, dan meretur.
Gambar 4.30 class Barang
class Barang
Barang
- kode_barang: char- kd_tipe: char- kd_merek: char- nama_barang: varchar- satuan: char- harga: long- tgl_saldo_awal: date- saldo awal: long- jumlah_tersedia: int
127
Gambar 4.31 behavioral pattern dari class Barang
Tabel 4.9 Keterangan Behavioral Pattern Class Barang
Behaviors Attributes
mendaftar kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, satuan, harga barang, tgl saldo awal, saldo awal, jumlah tersedia
menerima kode barang, kode tipe, merek barang, nama barang, jumlah tersedia
menawarkan no. SPH, kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, harga barang, jumlah tersedia
mengontrak no. SC, kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, harga barang, jumlah tersedia
mengirim no. DO, kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, harga barang, jumlah tersedia, no. DO-R
meretur no. SR, kode barang, kode tipe, kode merek, nama barang, harga barang, jumlah tersedia
Tipe
Class Tipe merupakan kumpulan dari objek-objek tipe barang yang dijual di
perusahaan. Class Tipe menggambarkan event dimana tipe pertama kali didaftarkan dan
berstatus Active.
Gambar 4.32 class Tipe Gambar 4.33 behavioral pattern dari class Tipe
stm Barang
Activ eAv ailable
Pending
/meretur/mengirim
/mengontrak
/menawarkan
[barang_habis]/menerima
/mendaftar
/menawarkan
[barang_baru]
class Tipe
Tipe
- kd_tipe: char- nama_tipe: char
stm Tipe
Activ e/mendaftar
128
Tabel 4.10 Keterangan Behavioral Pattern Class Tipe Behaviors Attributes
mendaftar kode tipe, nama tipe
Merek
Class Merek merupakan kumpulan dari objek-objek merek barang yang dijual di
perusahaan. Class Merek menggambarkan event dimana merek pertama kali didaftarkan
dan berstatus Active.
Gambar 4.34 class Tipe Gambar 4.35 behavioral pattern dari class Tipe
Tabel 4.11 Keterangan Behavioral Pattern Class Tipe Behaviors Attributes
mendaftar kode merek, nama merek, kode tipe
SPH (Surat Penawaran Harga)
Class SPH merupakan kumpulan dari objek-objek dokumen penawaran harga
yang telah dibuat oleh perusahaan untuk pelanggan. Class SPH menggambarkan event
dimana SPH pertama kali yaitu menawarkan harga dan berstatus Waiting hingga barang
tersedia, kemudian SPH akan berstatus Active ketika event menerima kontrak, dan status
Active akan selesai apabila SPH ditolak pelanggan atau masa berlaku SPH lewat tanggal
akhir berlaku.
class Merek
Merek
- kd_merek: char- nama_merek: char- kd_tipe: char
stm Merek
Activ e/mendaftar
129
Gambar 4.36 class SPH
Gambar 4.37 behavioral pattern dari class SPH
Tabel 4.12 Keterangan Behavioral Pattern Class SPH
Behaviors Attributes
menawarkan no. SPH, tgl akhir berlaku, nama pelanggan, subtotal, PPN, total harga
mengontrak no. SPH, nama pelanggan, subtotal, PPN, total harga
Detail SPH
Gambar berikut menunjukkan class detail SPH dan behavioral pattern-nya.
Gambar 4.38 class detail SPH
class SPH
SPH
- no.SPH: char- tgl_akhir_berlaku: date- nama_pelanggan: varchar- subtotal: long- PPN: long- total_harga: long
stm SPH
Waiting Activ e
Proceed
[barang_tidak_tersedia]
/mengontrak
[menolak]
/menawarkan
[barang_tersedia]
[lewat_tgl_akhir_berlaku]
class detail SPH
detail SPH
- no.SPH: char- kode_barang: char- tipe_barang: char- merek: char- nama_barang: varchar- jumlah_tersedia: int- jumlah_pesan: int- harga_barang: long
130
Gambar 4.39 behavioral pattern dari class detail SPH
Tabel 4.13 Keterangan Behavioral Pattern Class detail SPH Behaviors Attributes
menawarkan no. SPH, kode barang, tipe barang, merek, nama barang, jumlah tersedia, jumlah pesan, harga barang
Sales Contract
Class Sales Contract merupakan kumpulan objek-objek dari dokumen kontrak
penjualan yang telah dibuat oleh perusahaan. Class Sales Contract ini menggambarkan
event mengontrak yang pertama kali dengan status Waiting hingga kredit pelanggan
memenuhi/ mencukupi untuk melakukan transaksi kontrak. Kemudian status Sales
Contract menjadi Active ketika dilakukan hingga event mengirim barang.
Gambar 4.40 class Sales Contract
stm detil SPH
Waiting
Proceed
[barang_tidak_tersedia]
[menolak]/menawarkan
[barang_tersedia]
class System
Sales Contract
- no.SC: char- no.SPH: char- durasi_pembayaran: int- kode_pelanggan: char- l imit_kredit_tersedia: long- status: boolean- subtotal: long- PPN: long- total_harga: long
131
Gambar 4.41 behavioral pattern dari class Sales Contract
Tabel 4.14 Keterangan Behavioral Pattern Class Sales Contract Behaviors Attributes
mengontrak no. SC, no. SPH, durasi pembayaran, kode pelanggan, limit kredit tersedia, status, subtotal, PPN, total harga
mengirim no. SC, durasi pembayaran, kode pelanggan
Detail Sales Contract
Gambar berikut menunjukkan class detail Sales Contract dan behavioral
pattern-nya.
Gambar 4.42 class detail Sales Contract
Gambar 4.43 behavioral pattern dari class detail Sales Contract
stm Sales Contract
Waiting
Pending
[kredit_memenuhi][kredit_tidak_memenuhi]
/mengontrak /mengirim
class detail Sales Contract
detail Sales Contract
- no.SalesContract: char- kode_barang: char- jumlah_barang: int- harga_satuan: long
stm detil SC
Waiting /mengirim/mengontrak
132
Tabel 4.15 Keterangan Behavioral Pattern Class detail Sales Contract Behaviors Attributes
mengontrak No. SC, kode barang, jumlah barang, harga satuan mengirim No. SC, kode barang, jumlah barang, harga satuan
Delivery Order
Class Delivery Order merupakan kumpulan dari objek-objek dokumen Delivery
Order yang telah dibuat oleh perusahaan. Class Delivery Order ini menggambarkan
event mengirim barang dan berstatus Active hingga dilakukan penagihan penjualan atau
dalam hal ini membuat invoice.
Gambar 4.44 class Delivery Order
Gambar 4.45 behavioral pattern dari class Delivery Order
Tabel 4.16 Keterangan Behavioral Pattern Class Delivery Order
Behaviors Attributes mengirim no. DO, kode barang, jumlah dikirim menagih no. DO, kode barang, jumlah dikirim meretur no. DO, kode barang, jumlah retur
class DO
DO
- no.DO: char- tgl_pengiriman: date- no.SC: char- tujuan_pengiriman: varchar- alamat_pengiriman: varchar- kode_pelanggan: char
stm DO
Activ e
Returned
/menagih/mengirim
/meretur[tercatat]
133
Detail DO
Gambar berikut menunjukkan class detail Delivery Order dan behavioral
pattern-nya.
Gambar 4.46 class detail Delivery Order
Gambar 4.47 behavioral pattern dari class detail Delivery Order
Tabel 4.17 Keterangan Behavioral Pattern Class detail Delivery Order Behaviors Attributes
mengirim no. DO, kode barang, jumlah dikirim meretur no. DO, kode barang, jumlah retur
Invoice
Class Invoice merupakan kumpulan dari objek-objek dokumen Invoice yang
telah dibuat oleh perusahaan. Class Invoice ini menggambarkan event yang dimulai dari
menagih dan berstatus Active, kemudian setelah event membayar yang juga dapat
dilakukan berkali-kali, Invoice akan berstatus Paid hingga dilakukan pembayaran lunas
oleh pelanggan.
class detail DO
detail DO
- no.DO: char- kode_barang: char- jumlah_dikirim: int
stm detil DO
Activ e Returned/mengirim_barang/meretur
[tercatat]
134
Gambar 4.48 class Invoice
Gambar 4.49 behavioral pattern dari class Invoice
Tabel 4.18 Keterangan Behavioral Pattern Class Invoice
Behaviors Attributes
menagih no. Invoice, jenis pembayaran, tgl jatuh tempo, no. DO, kode pelanggan, subtotal, PPN, total harga
membayar no. Invoice, jenis pembayaran, tgl jatuh tempo, kode pelanggan, total harga
menjurnal no. Invoice, kode pelanggan, tgl invoice, total invoice
Kuitansi
Class Kuitansi merupakan kumpulan dari objek-objek dokumen kuitansi yang
telah dibuat oleh perusahaan sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan pelanggan.
Class Kuitansi ini menggambarkan event menerima pembayaran dan berstatus Active,
dimana event menrima pembayaran dapat dilakukan berkali-kali dan selesai ketika
transaksi pembayaran dicatat di jurnal.
class Inv oice
Inv oice
- no.Invoice: char- jenis_pembayaran: boolean- tgl_jatuh_tempo: date- no.DO: char- kode_pelanggan: char- subtotal: long- PPN: long- total_harga: long
stm Inv oice
Activ e Paid
/membayar
/menjurnal/membayar/menagih
135
Gambar 4.50 class Kuitansi
Gambar 4.51 behavioral pattern dari class Kuitansi
Tabel 4.19 Keterangan Behavioral Pattern Class Kuitansi Behaviors Attributes
menerima pembayaran
no. Kuitansi, tgl bayar, no. Invoice, kode pelanggan, no. SR, cara pembayaran, no. cek/giro, bank, jumlah pembayaran
menjurnal no. Kuitansi kode pelanggan, tgl bayar total bayar
Detail Kuitansi
Gambar berikut menunjukkan class detail Kuitansi dan behavioral pattern-nya.
Gambar 4.52 class detail Kuitansi
class Kuitansi
Kuitansi
- no.Kuitansi: char- tgl_bayar: date- no.Invoice: char- kdoe_pelanggan: char- no.SR: char- cara_pembayaran: char- no.cek/giro: char- bank: char- jumlah_pembayaran: long
stm Kuitansi
Activ e /menjurnal
/membayar
/membayar
class detail Kuitansi
detail Kuitansi
- no.Kuitansi: char- no.Invoice: char- total_invoice: long- no.SR: char- total_retur: long- total_tagihan: long- total_bayar: long- sisa: long
136
Gambar 4.53 behavioral pattern dari class detail Kuitansi
Tabel 4.20 Keterangan Behavioral Pattern Class detail Kuitansi Behaviors Attributes
membayar no. Kuitansi, no. Invoice, total invoice, no. SR, total retur, total tagihan, total bayar, sisa
Surat Retur
Class Surat Retur merupakan kumpulan dari objek-objek dokumen Surat Retur
yang telah dibuat oleh perusahaan. Class Surat Retur ini menggambarkan event yang
pertama kali yaitu menerima retur dengan status Active, dan berakhir ketika tipe retur
mengurangi puitang dicatat di jurnal. Apabila pelanggan menginginkan untuk tukar
barang, dilakukan event mengirim barang retur dan status menjadi Proceed hingga
barang terkirim.
Gambar 4.54 class Surat Retur
stm detail Kuitansi
Activ e
/membayar
/membayar
class Surat Retur
Surat Retur
- no.SR: char- no.Invoice: char- kode_pelanggan: char- jumlah_retur: int- tipe_retur: char- keterangan: varchar
137
Gambar 4.55 behavioral pattern dari class Surat Retur
Tabel 4.21 Keterangan Behavioral Pattern Class Surat Retur Behaviors Attributes
meretur no. SR, no. Invoice, kode pelanggan, jumlah retur, tipe retur, keterangan
mengirim no. SR, kode pelanggan, jumlah retur, tipe retur menjurnal no. SR, kode pelanggan, tgl retur, total retur
Detail Surat Retur
Gambar berikut menunjukkan class detail Surat Retur dan behavioral pattern.
Gambar 4.56 class detail Surat Retur Gambar 4.57 behavioral pattern dari class detail SR
Tabel 4.22 Keterangan Behavioral Pattern Class detail Surat Retur Behaviors Attributes
meretur no. SR, kode barang, jumlah retur, harga satuan, total harga, tipe retur, keterangan
stm Surat Retur
Activ e Proceed/mengirim
/menjurnal
/meretur
class detail Surat Retur
detail Surat Retur
- no.SR: char- kode_barang: char- jumlah_retur: int- harga_satuan: long- total_harga: long- tipe_retur: char- keterangan: varchar
stm detil Surat Retur
Activ e/meretur
138
DO-Retur
Class DO-Retur merupakan kumpulan objek-objek dari dokumen Delivery
Order-Retur yang telah dibuat oleh perusahaan. Class DO-Retur ini menggambarkan
event mengirim barang retur dan berstatus Active hingga barang yang dikirim telah
sampai ke pelanggan.
Gambar 4.58 class DO-Retur
Gambar 4.59 behavioral pattern dari class DO-Retur
Tabel 4.23 Keterangan Behavioral Pattern Class DO-Retur Behaviors Attributes
mengirim no. DO-R, tgl pengiriman, no. SR, tujuan pengiriman, alamat pengiriman, kode pelanggan
Detail DO-Retur
Gambar berikut menunjukkan class detail DO-Retur dan behavioral pattern-nya.
Gambar 4.60 class detail DO-Retur
class Deliv ery Order - Retur
Deliv ery Order - Retur
- no.DO-R: char- tgl_pengiriman: date- no.SR: char- tujuan_pengiriman: varchar- alamat_pengiriman: varchar- kode_pelanggan: char
stm Deliv ery Order - Retur
Activ e Send/mengirim [terkirim]
class detail Deliv ery Ord...
detail Deliv ery Order - Retur
- no.DO: char- kode_barang: char- jumlah_dikirim: int
139
Gambar 4.61 behavioral pattern dari class detail DO-Retur
Tabel 4.24 Keterangan Behavioral Pattern Class detail DO-Retur
Behaviors Attributes mengirim no. DO, kode barang, jumlah dikirim
Piutang
Class Piutang merupakan kumpulan dari objek-objek Piutang masing-masing
pelanggan yang ada dimiliki perusahaan. Class Piutang ini menggambarkan event
melakukan penjualan yang pertama kali membuat status piutang menjadi Active dan
dapat berubah menjadi Reduced apabila terdapat event menerima retur. Setelah event
menerima pembayaran, dimana pembayaran ini dapat dilakukan berkali-kali, maka
status berubah menjadi Settled, dan dapat berakhir apabila pelanggan telah melunasi
saldo piutangnya.
Gambar 4.62 class Piutang
stm detail DO-R
Activ e/mengirim
class Piutang
Piutang
- no.Invoice: char- tgl_invoice: date- no.Kuitansi: char- tgl_kuitansi: date- no.SR: char- tgl_retur: int- kode_pelanggan: char- saldo_piutang: long
140
Gambar 4.63 behavioral pattern dari class Piutang
Tabel 4.25 Keterangan Behavioral Pattern Class Piutang Behaviors Attributes
menagih no. Invoice, total invoice, tgl invoice, kode pelanggan, saldo piutang
membayar no. Kuitansi, total pembayaran, tgl bayar, kode pelanggan, saldo piutang
meretur no. SR, total retur, tgl retur kode pelanggan, saldo piutang menjurnal kode pelanggan, tgl jurnal, saldo piutang
4.1.2.4 Events
Berikut merupakan event table dari sistem informasi akuntansi penjualan,
piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma:
stm Piutang
Activ e
SettledReduced /membayar
/membayar
[lunas]
/meretur
/menagih
141
Tabel 4.26 Event Table sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma
Class
Pass
wor
d
Bag
ian
Adm
inis
trasi
Bag
ian
Keu
anga
n
bagi
an A
kunt
ansi
Man
ajer
Keu
anga
n
pela
ngga
n
bara
ng
tipe
mer
ek
SPH
Sale
s Con
tract
Del
iver
y O
rder
Invo
ice
Kui
tans
i
Sura
t Ret
ur
Del
iver
y O
rder
-Ret
ur
SPH
det
ail
SC d
etai
l
DO
det
ail
Kui
tans
i det
ail
SR d
etai
l
DO
-R d
etai
l
piut
ang
Event login * logout * mengubah * mendaftar + + + + + menerima + menawarkan * * * + * mengontrak * * * + + * mengirim * * * + + + * * menjual * * + + + membayar * * * + * + meretur * * * + + * + menjurnal * + + + + menilai * * menyetujui * +
142
4.1.3 Application Domain
4.1.3.1 Usage
4.1.3.1.1 Actor Table
Terdapat 4 actor dalam sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan
penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma, yaitu: Bagian Administrasi, Bagian
Keuangan, Bagian Akuntansi, dan Manajer Keuangan.
Tabel 4.27 Actor Table sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas
PT. Surya Warfa Kharisma
Actor Bagian Administrasi
Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
Manajer KeuanganUse Case
mendata pelanggan √ mendata barang √
mendata tipe √ mendata merek √ membuat SPH √
membuat Sales Contract √ membuat Delivery Order √ membuat Invoice
√
membuat Kuitansi
√ membuat Faktur Pajak Standar
√ membuar Surat Retur √
membuat DO-Retur √ membuat laporan penjualan
√ membuat laporan penerimaan kas
√
membuat laporan piutang
√ membuat laporan analisis umur piutang
√ membuat laporan retur
√
membuat laporan jurnal penjualan
√ membuat laporan jurnal penerimaan kas
√ membuat laporan jurnal retur
√
mengupdate piutang
√ melakukan penilaian pelanggan
√ mengotorisasi transaksi pending
√
143
4.1.3.1.2 Actors
Berikut ini adalah actor specification dari sistem informasi akuntansi penjualan,
piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma:
Tabel 4.28 Actor Specification dari karyawan Bagian Administrasi Bagian Administrasi
Tujuan
Karyawan ini bertanggung jawab dalam kegiatan penawaran harga kepada pelanggan, menangani kontrak penjualan, membuat surat Delivery Order sebagai perintah pengiriman barang kepada bagian perbekalan (gudang), menerima retur, dan membuat surat Delivery Order-Retur yang digunakan sebagai dasar pengiriman barang retur. Karyawan bagian ini juga bertanggung jawab mendata pelanggan baru, barang, tipe, dan merek barang yang dijual oleh perusahaan.
Karakteristik
Karyawan ini harus memiliki kemampuan berkomunikasi pada pelanggan dengan baik, terutama dalam menawarkan harga dan menerima kontrak penjualan, memiliki pengetahuan mengenai barang dengan baik, dan memiliki pengalaman administratif lainnya yang mendukung proses penjualan.
Contoh Bagian administrasi membuat SPH berdasarkan permintaan pelanggan, membuat Sales Contract, membuat DO, membuat Surat Retur, membuat DO-Retur dan mendistribusikannya ke bagian terkait.
Tabel 4.29 Actor Specification dari karyawan Bagian Keuangan
Bagian Keuangan
Tujuan
Karyawan ini bertanggung jawab dalam kegiatan pencatatan penjualan, penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan dalam pembuatan laporan terkait. Selain itu bagian keuangan bertanggung jawab untuk memantau piutang pelanggan yang akan jatuh tempo dan terlambat.
Karakteristik Karyawan ini harus memiliki ketelitian yang baik dalam mengatur arus kas, beritikad baik dan jujur, serta memiliki pengalaman administratif keuangan yang bagus.
Contoh Bagian keuangan membuat invoice, mencatat pembayaran pelanggan dalam Kuitansi, membuat laporan bulanan, melakukan penagihan dan mengingatkan pelanggan atas piutangnya yang terlambat bayar.
144
Tabel 4.30 Actor Specification dari karyawan Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi
Tujuan Karyawan ini bertanggung jawab dalam pencatatan akuntansi dan membuat laporan jurnal penjualan, laporan jurnal penerimaan kas, dan laporan jurnal retur.
Karakteristik Karyawan ini harus memiliki latar belakang pendidikan di bidang akuntansi dan teliti dalam menjalankan tugasnya, serta berpengalaman di bidangnya.
Contoh Bagian Akuntansi membuat laporan jurnal penjualan, laporan jurnal penerimaan kas, laporan jurnal retur penjualan yang dilakukan setiap bulannya.
Tabel 4.31 Actor Specification dari Manajer Keuangan
Manajer Keuangan
Tujuan Karyawan ini bertanggung jawab dalam melakukan penilaian terhadap pelanggan, menentukan limit kredit pelanggan, dan membuat keputusan otorisasi transaksi pelanggan yang melebihi limit.
Karakteristik Karyawan ini harus memiliki kemampuan analisis kredibilitas, bersifat objektif, dan dapat mengambil keputusan yang tepat bagi kesehatan keuangan perusahaan.
Contoh Manajer Keuangan menentukan jumlah limit kredit yang dimiliki pelanggan, dan melakukan otorisasi limit kreditnya.
4.1.3.1.3 Use Cases
Berikut ini digambarkan use case diagram dari sistem informasi akuntansi
penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada PT. Surya Warfa Kharisma:
145
Gambar 4.64 Use Case Diagram dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT. Surya Warfa Kharisma
uc Use Cases Model
Mendata Pelanggan
Bagian Administrasi
Membuat SPH
Mendata Barang
Mendata Tipe
Mendata Merek
Membuat Sales Contract
Membuat Deliv ery Order
Membuat Inv oice
Membuat Kuitansi
Membuat Surat Retur
Membuat DO-Retur
Membuat Laporan Penjualan
Membuat Laporan Penerimaan Kas
Membuat Laporan Piutang
Membuat Laporan Retur
Membuat Laporan Analisis Umur
Piutang
Membuat Laporan Jurnal Penjualan
Membuat Laporan Jurnal Retur
Penjualan
Membuat Laporan Jurnal Penerimaan
Kas
Melakukan penilaian pelanggan
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas
PT. Surya Warfa Kharisma
Membuat FPS
Mengotorisasi transaksi pending
Bagian Keuangan
Manajer Keuangan
Bagian Akuntansi
Keterangan: SPH = Surat Penawaran Harga FPS = Faktur Pajak Standar DO-R= Delivery Order Retur
Mengupdate Piutang
«extend»
«extend»
«extend»
146
Berikut adalah Use Case Specification dari sistem informasi akuntansi
penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma:
Tabel 4.32 Use Case Specification “Mendata pelanggan”
Tabel 4.33 Use Case Specification “Mendata barang” Mendata barang
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi ketika terdapat barang baru sebagai barang yang dijual perusahaan. Bagian administrasi akan menginput data-data mengenai deskripsi barang secara lengkap kemudian menyimpan data barang baru tersebut ke dalam master barang.
Objects Barang, Tipe, Merek
Functions
get_data_barang, get_last_record, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_tipe_barang, get_merek_barang, calculate_jumlah_tersedia, remove, save
Tabel 4.34 Use Case Specification “Mendata tipe” Mendata tipe
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian adminstrasi ketika dalam pendataan barang, perusahaan memutuskan penambahan tipe barang baru yang akan dijual di perusahaan. Bagian administrasi menginput data tipe barang baru ke dalam master tipe kemudian menyimpannya dan mengupdate tipe barang dalan master barang.
Objects Barang, Tipe
Functions get_data_tipe, get_last_record, get_last_code, generate_kode_tipe, remove, save
Mendata pelanggan
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi ketika dalam proses penjualan, pelanggan yang bersangkutan adalah pelanggan baru yang belum pernah didata oleh perusahaan. Bagian administrasi akan menginput data-data mengenai pelanggan ke dalam master pelanggan kemudian menyimpannya.
Objects Pelanggan
Functions
get_data_pelanggan, get_last_record, get_piutang, calculate_kredit_tersedia, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_to_last_code, generate_no.pelanggan, calculate_saldo_piutang, get_limit_kredit, calculate_lama_langganan, remove, save
147
Tabel 4.35 Use Case Specification “Mendata merek” Mendata merek
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian adminstrasi ketika dalam pendataan barang, perusahaan memutuskan penambahan merek barang baru yang akan dijual di perusahaan. Bagian administrasi menginput data merek barang baru ke dalam master tipe kemudian menyimpannya dan mengupdate merek barang dalan master barang.
Objects Barang, Merek, Tipe
Functions get_data_merek, get_kode_tipe, get_last_record, get_last_code, generate_kode_merek, remove, save
Tabel 4.36 Use Case Specification “Membuat SPH” Membuat SPH
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi dalam rangka memberikan penawaran harga kepada pelanggan. Bagian administrasi mengecek ketersediaan barang atas pesanan pelanggan, apabila tersedia maka bagian administrasi mendata barang-barang yang akan ditawarkan kepada pelanggan. Sistem mengecek ketersediaan barang dan apabila jumlah yang dipesan melebihi ketersediaan barang, sistem akan memberikan informasi bahwa ketersediaan barang tidak mencukupi dan SPH tidak dapat diproses.
Objects SPH, detil SPH, pelanggan, barang, tipe, merek
Functions
get_last_record, get_last_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_data_pelanggan, get_last_code, generate_no.SPH, get_tipe_barang, get_merek_barang, get_nama_barang, get_kode_barang, calculate_total_harga, calculate_subtotal, calculate_PPN, calculate_grand_total, remove, save, print
Tabel 4.37Use Case Specification “Membuat Sales Contract” Membuat Sales Contract
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi yang dimulai ketika perusahaan menerima kontrak penjualan. Bagian administrasi menginput data term penjualan yang akan dilakukan dan memasukkan data SPH yang terkait. Sistem akan mengecek limit kredit pelanggan, dan apabila total kontrak melebihi dari kredit tersedia maka sistem akan men-generate status Sales Contract menjadi pending. Untuk itu, diperlukan otorisasi oleh Manajer Keuangan untuk memproses transaksi pending. Bila limit kredit memenuhi maka kontrak dapat dilanjutkan.
Objects Sales Contract, detail Sales Contract, SPH, detail SPH, pelanggan, barang, tipe, merek
Functions get_last_record, get_last_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_last_code, generate_no.SC, get_data_SPH, get_limit_kredit_tersedia,
148
get_detail_SPH, get_kode_barang, calculate_total_harga, calculate_subtotal, calculate_PPN, calculate_grand_total, generate_status, remove, save, print
Tabel 4.38 Use Case Specification “Membuat Delivery Order”
Membuat Delivery Order
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi yang diproses setelah Sales Contract disetujui. Pembuatan DO ini dapat dilakukan berkali-kali sesuai kesepakatan dengan pelanggan terhadap pengiriman barang. Bagian administrasi memasukkan data Sales Contract terkait, dan menyesuaikan jumlah barang yang akan dikirim dengan kesepakatan/ permintaan pelanggan.
Objects DO, detil DO, SC, SPH, pelanggan, detil SPH, barang, tipe, merek
Functions
get_last_record, get_last_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_data_pelanggan, get_last_code, generate_no.DO, get_data_SC,get_detail_SC, remove, save, print
Tabel 4.39 Use Case Specification “Membuat Invoice” Membuat Invoice
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan setelah menerima DO dari bagian administrasi. Bagian keuangan memilih jenis pembayaran yang akan dilakukan pelanggan, yaitu secara tunai atau kredit. Kemudian bagian keuangan memasukkan data invoice dengan memilih DO yang bersangkutan. Sistem secara otomatis akan menghitung subtotal, PPN, dan total harga.
Objects Invoice, DO, detil DO, SC, SPH, pelanggan, detil SPH, barang, tipe, merek
Functions
get_last_record, get_invoice_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_data_pelanggan, get_last_code, generate_no.Invoice, get_data_DO, get_data_SC, calculate_subtotal, calculate_PPN, calculate_grand_total, remove, save, print
Tabel 4.40 Use Case Specification “Membuat Faktur Pajak Standar”
Membuat Faktur Pajak Standar
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pembuatan invoice. Setelah data-data invoice terisi, bagian keuangan dapat memilih cetak invoice atau dan cetak Faktur Pajak Standar.
Objects Invoice, DO, detil DO, SC, SPH, pelanggan, detil SPH, barang, tipe, merek
149
Functions get_data_invoice, get_invoice_record_detail, get_data_pelanggan Tabel 4.41 Use Case Specification “Membuat Kuitansi”
Membuat Kuitansi
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan ketika menerima pembayaran dari pelanggan. Bagian keuangan menginput data-data pembayaran, meliputi tanggal bayar, cara pembayaran, no. Cek/giro, nama bank, dan jumlah pembayaran. Kemudian bagian keuangan memilih invoice yang akan dibayar, dan sistem akan melakukan perhitungan besarnya sisa tagihan atas invoice dikurangi retur penjualan (bila ada).
Objects Kuitansi, detail Kuitansi, Invoice, Surat Retur, DO, SC, SPH, pelanggan
Functions
get_last_record, get_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_data_pelanggan, get_last_code, generate_no.Kuitansi, get_jumlah_pembayaran, get_no.Invoice, get_data_invoice, get_no.Surat_Retur, get_data_retur, calculate_tagihan, calculate_total_pembayaran, calculate_sisa, remove, save, print
Tabel 4.42 Use Case Specification “Membuar Surat Retur”
Membuar Surat Retur
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi yang dimulai ketika menerima retur dari pelanggan. Bagian administrasi memasukkan data invoice terkait, dan memilih barang yang di-retur, menginput jumlah retur, tipe retur, dan alasan retur barang. Pelanggan dapat memilih untuk melakukan retur dengan tukar barang atau tidak, yang berarti bagi bagian administrasi untuk mendata tipe retur dengan kurangi piutang.
Objects Surat Retur, detail Surat Retur, DO, detail DO, SC, SPH, pelanggan, detil SPH, barang, tipe, merek
Functions
get_last_record, get_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_data_pelanggan, get_last_code, generate_no.Surat_Retur, calculate_total_harga, remove, save, print
Tabel 4.43Use Case Specification “Membuat DO-Retur”
150
Tabel 4.44 Use Case Specification “Membuat laporan penjualan” Membuat laporan penjualan
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan secara berkala atau sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian keuangan memilih jenis sorting laporan penjualan, berdasarkan tanggal, berdasarkan pelanggan, atau berdasarkan barang. Selanjutnya pilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak.
Objects Invoice Functions get_data_invoice, get_invoice_record_detail, calculate_total, print
Tabel 4.45 Use Case Specification “Membuat laporan penerimaan kas”
Membuat laporan penerimaan kas
Use Case Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan secara berkala atau sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian keuangan memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak.
Objects Kuitansi Functions get_data_kuitansi, calculate_total, print
Tabel 4.46 Use Case Specification “Membuat laporan piutang”
Membuat laporan piutang
Use Case Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan secara berkala atau sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian keuangan memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak.
Objects Invoice, Surat Retur, Kuitansi Functions get_data_pelanggan, get_data_piutang, calculate_total, print
Tabel 4.47 Use Case Specification “Membuat laporan analisis umur piutang”
Membuat laporan analisis umur piutang
Use Case Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan secara berkala atau sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian keuangan memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak.
Objects Invoice, Kuitansi, Pelanggan
Membuat DO-Retur
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian administrasi ketika penerimaan retur disertai dengan tukar barang. Bagian administrasi memasukkan data barang dan mencocokkan jumlah barang yang akan dikirim dengan memilih Surat Retur terkait, kemudian menginput tujuan dan alamat pengiriman.
Objects DO-Retur, detail DO-Retur, Surat Retur, detail Surat Retur, DO, SC, SPH, detil SPH, barang, tipe, merek
Functions
get_last_record, get_last_record_detail, go_to_first_record, go_to_previous_record, go_to_next_record, go_to_last_record, get_nama_pelanggan, get_last_code, generate_no.DO-R, get_data_Surat_Retur, get_detail_Surat_Retur, remove, save, print
151
Functions get_data_piutang, get_data_pembayaran, calculate_umur_piutang, calculate_total, print
Tabel 4.48 Use Case Specification “Membuat laporan retur”
Membuat laporan retur
Use Case Kegiatan ini dilakukan oleh bagian keuangan secara berkala atau sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian keuangan memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak.
Objects Surat Retur Functions get_data_surat_retur, get_data_detail_surat_retur, calculate_total, print
Tabel 4.49 Use Case Specification “Membuat laporan jurnal penjualan” Membuat laporan jurnal penjualan
Use Case Kegiatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi secara berkala atau sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian akuntansi memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak.
Objects Surat Retur Functions get_data_invoive,calculate_total,print
Tabel 4.50 Use Case Specification “Membuat laporan jurnal penerimaan kas”
Membuat laporan jurnal penerimaan kas
Use Case Kegiatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi secara berkala atau sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian akuntansi memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak.
Objects Kuitansi Functions get_data_kuitansi, calculate_total, print
Tabel 4.51 Use Case Specification “Membuat laporan jurnal retur”
Membuat laporan jurnal retur
Use Case Kegiatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi secara berkala atau sewaktu-waktu bila dibutuhkan oleh pihak manajemen. Bagian akuntansi memilih periode awal dan periode akhir, kemudian cetak.
Objects Surat Retur Functions get_data_surat_retur, calculate_total,print
Tabel 4.52 Use Case Specification “Mengotorisasi transaksi pending”
Mengotorisasi transaksi pending
152
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh manajer keuangan, yang memeriksa limit kredit pelanggan dan kredit tersedia berserta total harga kontrak. Setelah meng-update limit kredit pelanggan, manajer keuangan dapat mengubah status Sales Contract yang pending menjadi proceed.
Objects Sales Contract, Pelanggan Functions get_data_sales_contract,get_limit_kredit,get_status,save
Tabel 4.53 Use Case Specification “Mengupdate Piutang”
Mengupdate Piutang
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh bagian akuntansi untuk mengupdate saldo piutang pelanggan setiap terjadinya transaksi yang mempengaruhi saldo piutang, transaksi yang dimaksud yaitu ketika terjadi penjualan kredit, penerimaan pembayaran atas penjualan kredit. dan penerimaan retur dengan tipe tanpa penukaran barang sehingga perlu mengurangi saldo piutang pelanggan
Objects Piutang, Invoice, Kuitansi, Surat Retur
Functions get_data_piutang, get_data_penjualan, get_data_pembayaran, get_data_retur
Tabel 4.54 Use Case Specification “Melakukan penilaian pelanggan”
Melakukan penilaian pelanggan
Use Case
Kegiatan ini dilakukan oleh manajer keuangan secara berkala, dimana kredibilitas pelanggan dinilai berdasarkan data historis transaksi mereka. Sistem akan menghitung jumlah limit kredit disarankan berdasarkan masing-masing kriteria penilaian yaitu nilai transaksi per bulan, ketepatan membayar, jumlah retur per bulan, dan lama langganan. Manajer dapat menyetujui limit kredit seperti disarankan sistem atau input sendiri.
Objects Pelanggan
Functions get_data_pelanggan,get_saldo_piutang,calculate_kredit_poin,calculate_nilai_kredit,calculate_limit_disarankan,save
4.1.3.2 Functions
Berikut ini merupakan Function List dari sistem informasi akuntansi penjualan,
piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa Kharisma:
Tabel 4.55 Function List sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas
PT. Surya Warfa Kharisma
153
Function Type Complexity
Mendata pelanggan read, compute, update medium
get_data_pelanggan read simple get_last_record read simple get_piutang read simple calculate_kredit_tersedia compute simple go_to_first_record read simple go_to_previous_record read simple go_to_next_record read simple go_to_last_record read simple get_to_last_code read simple generate_no.pelanggan compute simple calculate_saldo_piutang compute simple get_limit_kredit read simple calculate_lama_langganan compute simple remove update simple save update simple
Mendata barang read, compute, update medium
get_data_barang read simple get_last_record read simple go_to_first_record read simple go_to_previous_record read simple go_to_next_record read simple go_to_last_record read simple get_tipe_barang read simple get_merek_barang read simple calculate_jumlah_tersedia compute simple remove update simple save update simple
Mendata tipe read, compute, update medium
get_data_tipe read simple get_last_record read simple get_last_code read simple generate_no.urut compute simple remove update simple
154
save update simple
Mendata merek read, compute, update medium
get_data_merek read simple get_last_record read simple get_last_code read simple generate_no.urut compute simple remove update simple save update simple
Membuat SPH read, compute, update complex
get_last_record read simple get_last_record_detail read simple go_to_first_record read simple go_to_previous_record read simple go_to_next_record read simple go_to_last_record read simple get_last_code read simple generate_no.SPH compute simple get_tipe_barang read simple get_merek_barang read medium get_nama_barang read medium get_kode_barang read medium calculate_total_harga compute simple calculate_subtotal compute simple calculate_PPN compute simple calculate_grand_total compute simple remove update simple save update medium print read simple
Membuat Sales Contract read, compute, update complex
get_last_record read simple get_last_record_detail read simple go_to_first_record read simple go_to_previous_record read simple go_to_next_record read simple
155
go_to_last_record read simple get_last_code read simple generate_no.SC compute simple get_data_SPH read medium get_limit_kredit_tersedia read medium get_detail_SPH read medium get_kode_barang read medium calculate_total_harga compute simple calculate_subtotal compute simple calculate_PPN compute simple calculate_grand_total compute simple generate_status read medium remove update simple save update medium print read simple
Membuat Delivery Order read, compute, update complex
get_last_record read simple get_last_record_detail read simple go_to_first_record read simple go_to_previous_record read simple go_to_next_record read simple go_to_last_record read simple get_last_code read simple generate_no.DO compute simple get_data_SC read medium get_detail_SC read medium remove update simple save update medium print read simple
Membuat Invoice read, compute, update complex
get_last_record read simple get_record_detail read simple go_to_first_record read simple go_to_previous_record read simple go_to_next_record read simple go_to_last_record read simple
156
get_last_code read simple generate_no.Invoice compute simple get_data_DO read medium get_data_SC read medium calculate_subtotal compute simple calculate_PPN compute simple calculate_grand_total compute simple remove update simple save update medium print read simple
Membuat Kuitansi read, compute, update complex
get_last_record read simple get_record_detail read simple go_to_first_record read simple go_to_previous_record read simple go_to_next_record read simple go_to_last_record read simple get_last_code read simple generate_no.Kuitansi compute simple get_jumlah_pembayaran read medium get_no.Invoice read medium get_data_invoice read medium get_no.Surat_Retur read medium get_data_retur read medium calculate_tagihan compute simple calculate_total_pembayaran compute simple calculate_sisa compute simple remove update simple save update medium print read simple
Membuat Surat Retur read, compute, update complex
get_last_record read simple get_record_detail read simple go_to_first_record read simple go_to_previous_record read simple go_to_next_record read simple
157
go_to_last_record read simple get_last_code read simple generate_no.Surat_Retur compute simple get_data_DO read medium calculate_total_harga compute simple remove update simple save update medium print read simple
Membuat DO-Retur read, compute, update complex
get_last_record read simple get_last_record_detail read simple go_to_first_record read simple go_to_previous_record read simple go_to_next_record read simple go_to_last_record read simple get_last_code read simple generate_no.DO-R compute simple get_data_Surat_Retur read medium get_detail_Surat_Retur read medium remove update simple save update medium print read simple
Membuat laporan penjualan read, compute complex get_data_invoice read medium calculate_total compute medium print read simple
Membuat laporan penerimaan kas read, compute complex get_data_kuitansi read simple get_data_detail_kuitansi read simple calculate_total compute medium print read simple
Membuat laporan piutang read, compute complex get_data_piutang read medium calculate_total compute medium print read simple
158
Membuat laporan analisis umur piutang read, compute complex
get_data_piutang read medium get_data_pembayaran read medium calculate_umur_piutang compute medium calculate_total compute medium print read simple Membuat laporan retur read, compute complex get_data_surat_retur read simple get_data_detail_surat_retur read simple calculate_total compute medium print read simple
Membuat laporan jurnal penjualan
read, compute
complex
get_data_invoive read medium calculate_total compute medium print read simple
Membuat laporan jurnal penerimaan kas read, compute complex
get_data_kuitansi read medium calculate_total compute medium print read simple
Membuat laporan jurnal retur read, compute complex get_data_surat_retur read medium calculate_total compute medium print read simple
Mengotorisasi transaksi pending read, update complex get_data_sales_contract read medium get_limit_kredit read medium get_status read medium save update medium
Melakukan penilaian pelanggan read, compute, update very complex
get_data_pelanggan read medium
159
get_saldo_piutang read medium calculate_kredit_poin compute medium calculate_nilai_kredit compute complex calculate_limit_disarankan compute simple save update medium Mengupdate piutang read, update complex get_data_piutang update medium get_data_pembayaran read medium get_data_penjualan read medium get_data_retur read medium
4.1.3.3 User Interface
Sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya
Warfa Kharisma dirancang dengan user friendly dan menggunakan Bahasa Indonesia dan
Bahasa Inggris yang umum digunakan. Berikut adalah gambaran desain user interface
sistem informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa
Kharisma.
4.1.3.3.1 Dialogue Style
Setiap user interface memiliki sejumlah windows yang dapat digunakan untuk
mendukung pencatatan transaksi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya
Warfa Kharisma. Selain itu, sistem ini juga menyediakan fasilitas pencetakan informasi
yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dalam perusahaan. Untuk lebih
jelasnya, daftar windows interface dan hasil pencetakaannya dapat dilihat pada tabel
4.56 berikut.
160
Tabel 4.56 Dialogue Style User Interface Windows Printouts
Login Menu Utama File Change Password Log out Exit Master Pelanggan Barang Tipe Merek Transaction Surat Penawaran Harga Surat Penawaran Harga Sales Contract Sales Contract Delivery Order Delivery Order Invoice Invoice Kuitansi Kuitansi Surat Retur Surat Retur Delivery Order-Retur Delivery Order-Retur Transaksi Kontrak Pending Daftar Piutang Penilaian Pelanggan Report Penjualan Laporan Penjualan Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas Piutang Laporan Piutang Analisis Umur Piutang Laporan Analisis Umur Piutang Retur Laporan Retur Journal Jurnal Penjualan Laporan Jurnal Penjualan Jurnal Penerimaan Kas Laporan Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Retur Laporan Jurnal Retur
4.1.3.3.2 Navigation Diagram
161
Gambar berikut adalah Navigation Diagram yang menyediakan overview
windows user interface dan hubungan antar windows beserta penjelasan dari sistem
informasi akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa
Kharisma, dapat dilihat pada gambar 4.65.
162
Gambar 4.65 Navigation Diagram
163
4.1.3.3.3 User Interface
Gambar 4.66 Window Login
Pertama-tama setiap user harus melakukan login terlebih dahulu dengan
mengentri user name dan password yang sesuai. User menekan tombol “OK”,
kemudian sistem mengecek hak akses user berdasarkan posisinya. Bila ingin
membatalkan proses login, user dapat menekan tombol “Cancel”.
Gambar 4.67 Window Change Password
Tiap user juga dapat melakan pengubahan password nya yang
direkomendasikan oleh sistem untuk diganti setiap beberapa bulan sekali untuk alasan
keamanan. User menginput password sekarang, kemudian menginput password baru
sebanyak dua kali untuk konfirmasi. Setelah menekan tombol “OK”, sistem akan meng-
update data password baru ke dalam database.
164
Gambar 4.68 Window Main Menu
Setelah melakukan login, tampilan user adalah Main Menu dimana submenu
yang dapat diakses user berbeda-beda tergantung dari posisi jabatan user. Dalam hal ini
terdapat lima Main Menu antara lain “File”, “Master”, “Transaction”, “Report”, dan
“Journal”. Di main menu ini, pada menu File, tiap user dapat melakukan Log Out dan
Change Password.
Bagian administrasi dapat mengakses ke menu Master: Pelanggan, Barang,
Tipe, dan Merek. Selain itu bagian administrasi juga memiliki akses pada menu
Transaksi: Surat Penawaran Harga, Sales Contract, Delivery Order, Surat Retur, dan
Delivery Order-Retur.
165
Bagian keuangan memiliki hak akses pada menu Transaksi: Invoice, Kuitansi,
dan Daftar Piutang untuk mengecek piutang pelanggan yang jatuh tempo setiap harinya.
Tugas dan tanggung jawab bagian keuangan yang mencakup pembuatan laporan
memberikan akses bagian keuangan pada semua menu Report, antara lain: Laporan
Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, Laporan Piutang, Laporan Analisis Umur Piutang,
dan Laporan Retur.
Bagian akuntansi hanya memiliki akses ke menu Journal, yang antara lain:
Laporan Jurnal Penjualan, Laporan Jurnal Penerimaan Kas, dan Laporan Jurnal Retur.
Sedangkan manajer keuangan mempunyai akses menu Transaksi yang meliputi:
Transaksi Kontrak Pending dan Penilaian Pelanggan.
Gambar 4.69 Window Master Pelanggan
166
Window ini diakses oleh bagian administrasi untuk menambahkan data
pelanggan baru ke dalam database pelanggan, sehingga pada saat mulai proses
penjualan, data pelanggan dapat tampil secara generate oleh sistem. Pendataan
pelanggan meliputi deskripsi nama, no. NPWP, alamat, kota, telp, fax, data piutang,
contact person, dan registrasi pelanggan.
Selain mendaftarkan pelanggan baru, bagian administrasi dapat meng-update
data pelanggan yang sudah ada. Dalam hal ini pemakaian fasilitas tombol navigasi First,
Previous, Next, Last, dan Search dimanfaatkan untuk mencari data pelanggan yang
diinginkan. Pencarian pelanggan yang dimaksud antara lain berdasarkan kode
pelanggan, nama pelanggan, atau kota.
Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data pelanggan, penyimpanan
data pelanggan baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk
membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data pelanggan
perlu dihapus, dapat menekan tombol Delete.
167
Gambar 4.70 Window Master Barang
Window ini diakses oleh bagian administrasi untuk menambahkan data barang
baru yang dijual oleh perushaan. Pendataan barang ini meliputi input kode barang
dengan ketentuan tiga karakter pertama mendeskripsikan tipe barang, tiga karakter
kedua mendeskripsikan merek barang, tiga karakter selanjutnya mendeskripsikan
rincian barang dengan tipe bersangkutan, dan empat karakter angka terakhir
mendesksipsikan urutan rincian barang.
User memilih tipe barang yang akan didata, apabila tipe barang dimaksud
belum ada, perlu dilakukan penambahan tipe barang dengan menekan tombol “Add
Tipe”, yang menunjuk pada Window Master Tipe. Hal yang sama berlaku untuk
pendataan merek barang yang belum ada, dimana tombol “Add Merek” menunjuk pada
Window Master Merek.
168
Selanjutnya user menginput nama barang, pilih satuan (kilogram, meter, atau
buah), dan harga barang. Tanggal saldo awal dan saldo awal hanya dilakukan sekali
ketika proses konversi sistem lama ke sistem baru untuk mendata jumlah stok barang
terakhir sebelum sistem baru diimplementasi. Sedangkan perhitungan jumlah barang
tersedia dilakukan oleh sistem.
Selain pendataan barang baru, edit atau update data barang dilakukan dengan
menekan tombol Edit. Data barang yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih
berdasarkan kode barang, tipe, atau merek barang. User mengentri keyword pencarian
dan menekan tombol Find. Pencarian data barang dapat juga dilakukan menggunakan
fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last.
Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data barang, penyimpanan
data barang baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk
membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data barang perlu
dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.71 Window Master Tipe
169
Window ini diakses oleh bagian administrasi yang dapat dilakukan bersamaan
ketika pendataan barang baru hasil penunjukkan tombol Add Tipe di Master Barang
atau dari Main Menu: Master Tipe. Penambahan tipe baru dilakukan dengan menekan
tombol Add, dimana nomor tipe di-generate oleh sistem, kemudian user menginput
nama tipe.
Untuk update data tipe, dilakukan dengan menekan tombol Edit. Setelah
menambah atau mengubah data tipe, penyimpanan atau perubahannya diproses dengan
menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dilakukan dengan menekan tombol Cancel.
Bila data tipe perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.72 Window Master Merek
Window ini diakses oleh bagian administrasi yang dapat dilakukan bersamaan
ketika pendataan barang baru hasil penunjukkan tombol Add Merek di Master Barang
atau dari Main Menu: Master Merek. Penambahan merek baru dilakukan dengan
menekan tombol Add, dimana nomor merek di-generate oleh system setelah user
memilih tipe yang diingnkan, kemudian user menginput nama merek.
170
Untuk update data merek, dilakukan dengan menekan tombol Edit. Setelah
menambah atau mengubah data merek, penyimpanan atau perubahannya diproses
dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dilakukan dengan menekan tombol
Cancel. Bila data merek perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.73 Window Transaksi Surat Penawaran Harga
Window ini diakses oleh bagian administrasi ketika memulai proses penawaran
harga kepada pelanggan. Untuk membuat Surat Penawaran Harga baru, user menekan
tombol Add New dan memilih nama pelanggan yang akan ditawarkan. Apabila nama
pelanggan belum terdaftar, pendataan pelanggan baru dilakukan dengan menekan
tombol New yang menunjuk pada Master Pelanggan.
171
Selanjutnya, user memilih tangal akhir berlaku, dan mendata barang yang
ditawarkan. Pertama-tama, user memilih tipe barang, kemudian merek yang tampil yaitu
merek yang sesuai dengan tipe. Kemudian user memilih merek, dan nama barang yang
tampil sesuai tipe dan merek. Pemilihan barang dilanjutkan dengan memilih nama
barang, yang menghasilkan kode barang, jumlah barang tersedia, dan harga barang
standar ter-generate oleh sistem.
User mengentri jumlah pesanan dan sistem menghitung total harga, subtotal,
PPN, dan total harga. Setelah mendata penawaran, user menekan tombol Save dan
menyimpan data surat penawaran baru. Sistem juga mengecek ketersediaan barang,
apabila jumlah tidak mencukupi, status SPH yaitu pending.
Selain pendataan baru, edit atau update data SPH dilakukan dengan menekan
tombol Edit. Data SPH yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih menggunakan
fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan penambahan atau
pengubahan data SPH, penyimpanan data SPH baru atau perubahannya dilakukan
dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan
tombol Cancel. Bila data SPH perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
172
Gambar 4.74 Window Transaksi Sales Contract
Window ini diakses oleh bagian administrasi ketika mendata kontrak
berdasarkan pesanan pelanggan. Untuk membuat Sales Contract baru, user dapat
menekan tombol Add New dan mulai memasukkan data kontrak. Pertama, user memilih
No. SPH yang diinginkan kemudian sistem men-generate data pelanggan beserta data
penawaran bersangkutan.
User dapat mengentri durasi pembayaran, jumlah barang yang dipesan, dan
mengubah harga satuan. Kemudian sistem menghitung total harga, subtotal, PPN, dan
total harga. User harus mengecek limit kredit pelanggan terlebih dahulu dengan
menekan tombol “Cek Limit”, apabila total harga kontrak melebihi limit kredit tersedia,
status Sales Contract yaitu pending.
173
Selain pendataan baru, edit atau update data Sales Contract dilakukan dengan
menekan tombol Edit. Data Sales Contract yang akan di-edit atau di-update dapat
dipilih menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah
melakukan penambahan atau pengubahan data Sales Contract, penyimpanan data Sales
Contract baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk
membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Sales
Contract perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.75 Window Transaksi Delivery Order
174
Window ini diakses oleh bagian administrasi ketika pengiriman barang akan
dilakukan. Untuk membuat Delivery Order baru, user dapat menekan tombol Add New
kemudian memasukkan data pengiriman. User memilih No. Sales Contract yang
diinginkan kemudian sistem men-generate data pelanggan beserta deskripsi barang yang
ada di data kontrak bersangkutan.
Selanjutnya user mengentri pihak pengiriman yang dituju dan alamatnya.
Selain itu, user dapat mengentri jumlah barang yang dikirim. Setelah mendata
pengiriman, user menekan tombol Save untuk menyimpan data pengiriman tersebut.
Selain pendataan baru, edit atau update data Delivery Order dilakukan dengan
menekan tombol Edit. Data Delivery Order yang akan di-edit atau di-update dapat
dipilih menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah
melakukan penambahan atau pengubahan data Delivery Order, penyimpanan data
Delivery Order baru atau perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk
membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Delivery
Order perlu dihapus, user dapat menekan tombol Delete.
175
Gambar 4.76 Window Transaksi Invoice
Window ini diakses oleh bagian keuangan untuk membuat Invoice. Ketika
membuat Invoice baru, user menekan tombol Add New kemudian memasukkan data
penjualan berdasarkan pengiriman yang dilakukan. User memilih jenis pembayaran,
apakah secara tunai atau kredit, kemudian memilih tanggal jatuh tempo pembayaran.
Selanjutnya user memilih No. Delivery Order yang diinginkan dan sistem men-
generate data pelanggan beserta deskripsi barang sesuai detail pengiriman yang ada.
Selain data Delivery Order, sistem membaca data Sales Contract terkait dan sistem
menghitung total harga, subtotal, PPN, dan total harga.
176
Selain pendataan baru, edit atau update data Invoice dilakukan dengan
menekan tombol Edit. Data Invoice yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih
menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan
penambahan atau pengubahan data Invoice, penyimpanan data Invoice baru atau
perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat
dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Invoice perlu dihapus, user dapat
menekan tombol Delete.
Gambar 4.77 Window Form Print
Window ini tampil ketika user menekan tombol Print pada Winndow Invoice.
Berdasarkan data Invoice dan Faktur Pajak Standar yang sama, user dapat memilih
pencetakan surat sesuai kebutuhan.
177
Gambar 4.78 Window Transaksi Kuitansi
Window ini diakses oleh bagian keuangan ketika menerima pembayaran dari
pelanggan. Untuk membuat Kuitansi baru, user menekan tombol Add New kemudian
memasukkan data pembayaran berdasarkan penjualan yang terjadi.
User memilih No. invoice, kemudian sistem membaca tanggal jatuh tempo,
serta menghitung total invoice, total retur dan total tagihan yang terkait. Selanjutnya
user mengentri jumlah pembayaran dan sistem menghitung sisa tagihan. User juga
memilih cara pembayaran, mengentri No. Cek/giro bila ada, dan nama bank
bersangkutan.
178
Selain pendataan baru, edit atau update data Kuitansi dilakukan dengan
menekan tombol Edit. Data Kuitansi yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih
menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan
penambahan atau pengubahan data Kuitansi, penyimpanan data Kuitansi baru atau
perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat
dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Kuitansi perlu dihapus, user dapat
menekan tombol Delete.
Gambar 4.79 Window Transaksi Surat Retur
Window ini diakses oleh bagian administrasi ketika menerima retur dari
pelanggan. Untuk membuat Surat Retur baru, user menekan tombol Add New kemudian
memasukkan data retur yang terjadi. User memilih No. Invoice yang bersangkutan dan
sistem men-generate data pelanggan serta penjualan terkait. Selanjutnya user memilih
179
barang yang diretur, dan mengentri jumlahnya. User juga mengentri tipe retur yang
terjadi dan memberi catatan mengenai alasan retur di kolom keterangan.
Selain pendataan baru, edit atau update data Surat Retur dilakukan dengan
menekan tombol Edit. Data Surat Retur yang akan di-edit atau di-update dapat dipilih
menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last. Setelah melakukan
penambahan atau pengubahan data Surat Retur, penyimpanan data Surat Retur baru atau
perubahannya dilakukan dengan menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat
dilakukan dengan menekan tombol Cancel. Bila data Surat Retur perlu dihapus, user
dapat menekan tombol Delete.
Gambar 4.80 Window Transaksi Delivery Order-Retur
180
Window ini diakses oleh bagian administrasi ketika pengiriman barang retur
akan dilakukan. Untuk membuat Delivery Order-Retur baru, user dapat menekan
tombol Add New kemudian memasukkan data pengiriman. User memilih No. Surat
Retur yang diinginkan kemudian sistem men-generate data pelanggan beserta deskripsi
barang yang ada di data retur bersangkutan.
Selanjutnya user mengentri pihak pengiriman yang dituju dan alamatnya.
Selain itu, user dapat mengentri jumlah barang yang dikirim. Setelah mendata
pengiriman, user menekan tombol Save untuk menyimpan data pengiriman tersebut.
Selain pendataan baru, edit atau update data Delivery Order-Retur dilakukan
dengan menekan tombol Edit. Data Delivery Order-Retur yang akan di-edit atau di-
update dapat dipilih menggunakan fasilitas navigasi First, Previous, Next, dan Last.
Setelah melakukan penambahan atau pengubahan data Delivery Order-Retur,
penyimpanan data Delivery Order-Retur baru atau perubahannya dilakukan dengan
menekan tombol Save. Untuk membatalkan, dapat dilakukan dengan menekan tombol
Cancel. Bila data Delivery Order-Retur perlu dihapus, user dapat menekan tombol
Delete.
181
Gambar 4.81 Window Daftar Piutang Jatuh Tempo
Window ini diakses oleh bagian keuangan setiap harinya, sebagai alat bantu
user dalam memerikasa Invoice yang jatuh tempo guna melakukan penagihan. Form ini
dapat diakses dari menu utama setelah user melakukan login. User disajikan informasi
mengenai perhitungan kapan jatuh tempo oleh sistem.
Dalam window ini user tidak melakukan pendataan apapun, sehingga perintah
yang dapat dilakukan user hanya mengakses window atau keluar dengan menekan
Close.
182
Gambar 4.82 Window Transaksi Pending
Window ini diakses oleh Manajer Keuangan untuk melakukan otorisasi pada
transaksi kontrak dengan status pending. Form ini dapat diakses dari menu utama di
bagian Transaksi. User dapat melihat No. Sales Contract, tanggal, nama pelanggan
bersangkutan, limit kredit dan kredit tersedia. User dapat melakukan penilaian
pelanggan untuk melakukan pengubahan limit kredit. Setelah itu, user memilih
mengotorisasi transaksi pending, baik dengan status “Reject” atau “Proceed”. Dengan
status Sales Contract yang Proceed akan memungkinkan dilakukannya pengiriman
barang dan penjualan. Kemudian user menekan tombol Save untuk menyimpan record
dan meng-update status Sales Contract. Untuk membatalkan dapat menekan tombol
Cancel.
183
Gambar 4.83 Window Penilaian Pelanggan
Window ini diakses oleh Manajer Keuangan untuk dalam melakukan penilaian
terhadap kredibilitas pelanggan. User memilih nama pelanggan yang akan dinilai,
kemudian sistem membaca kode pelanggan, limit kredit, saldo piutang, dan kredit
tersedia.
Kemudian user mengentri nilai kriteria penilaian limit kredit pelanggan, antara
lain nilai transaksi per bulannya, ketepatan membayar, jumlah retur, dan lama
langganan. Dengan menekan tombol “Hitung Limit”, sistem melakukan kalkulasi
hingga jumlah limit kredit disarankan. Nilai jumlah limit kredit disarankan adalah
default nilai limit kredit pelanggan yang dapat diubah oleh user berwenang, dalam hal
ini manajer keuangan.
184
Setelah penilaian selesai, user menekan tombol Save untuk menyimpan record,
dan menekan tombol Cancel untuk membatalkan.
Gambar 4.84 Window Laporan Penjualan
Window ini diakes oleh bagian keuangan yang secara berkala atau sesuai
kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Penjualan. User memilih penyusunan
laporan berdasarkan tanggal, pelanggan, atau barang. Kemudian user memilih periode
awal dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol
Cetak untuk mencetak Laporan.
185
Gambar 4.85 Window Laporan Penerimaan Kas
Window ini diakes oleh bagian keuangan yang secara berkala atau sesuai
kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Penerimaan Kas. User memilih periode awal
dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak
untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.86 Window Laporan Piutang
Window ini diakes oleh bagian keuangan yang secara berkala atau sesuai
kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Piutang. User memilih periode awal dan
186
periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak untuk
mencetak Laporan.
Gambar 4.87 Window Laporan Analisis Umur Piutang
Window ini diakes oleh bagian keuangan yang secara berkala atau sesuai
kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Analisis Umur Piutang. User memilih
periode awal dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan
tombol Cetak untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.88 Window Laporan Retur Penjualan
187
Window ini diakes oleh bagian keuangan yang secara berkala atau sesuai
kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Retur Penjualan. User memilih periode awal
dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak
untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.89 Window Laporan Jurnal Penjualan
Window ini diakes oleh bagian akuntansi yang secara berkala atau sesuai
kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Jurnal Penjualan. User memilih periode awal
dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak
untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.90 Window Laporan Jurnal Penerimaan Kas
188
Window ini diakes oleh bagian akuntansi yang secara berkala atau sesuai
kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Jurnal Penerimaan Kas. User memilih
periode awal dan periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan
tombol Cetak untuk mencetak Laporan.
Gambar 4.91 Window Laporan Jurnal Retur
Window ini diakes oleh bagian akuntansi yang secara berkala atau sesuai
kebutuhan melakukan pencetakan Laporan Jurnal Retur. User memilih periode awal dan
periode akhir laporan yang diinginkan. Setelah itu, user menekan tombol Cetak untuk
mencetak Laporan.
189
SURAT PENAWARAN HARGA Kepada Yth: xxx‐50‐xxx No. SPH SPH/yyyy/mm/9999 Alamat xxxxxxxxxxxxxx Tanggal Dicetak dd/mm/yyyy Kota xxxxxxx Tanggal Akhir Berlaku dd/mm/yyyy No. Telp 9999999
Kode Barang Tipe Barang Merek Nama Barang Jumlah
PesananHarga Satuan Total Harga
xxx/xxx/xxx9999 xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 999.999.999 999.999.999
Subtotal 999.999.999 PPN 10% 99.999.999 Total Harga 999.999.999
Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Administrasi Direktur
Gambar 4.92 Rancangan Formulir Surat Penawaran Harga
190
SALES CONTRACT Kepada Yth: xxx‐50‐xxx No. Sales Contract SC/yyyy/mm/9999 Alamat xxxxxxxxxxxxxx Tanggal Dicetak dd/mm/yyyy Kota xxxxxxx No. SPH SPH/yyyy/mm/9999 No. Telp 9999999 Durasi Pembayaran 99 hari
Kode Barang Tipe Barang Merek Nama Barang Jumlah
Barang Harga Satuan Total Harga
xxx/xxx/xxx9999 xxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx 99 999.999.999 999.999.999
Subtotal 999.999.999 PPN 10% 99.999.999 Total Harga 999.999.999 Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Administrasi Direktur
Gambar 4.93 Rancangan Formulir Sales Contract
191
DELIVERY ORDER Kepada Yth: xxx‐50‐xxx No. Delivery Order DO/yyyy/mm/9999 Alamat xxxxxxxxxxxxxxx Tanggal Dicetak dd/mm/yyyy Kota xxxxxxxxxx Tanggal Pengiriman dd/mm/yyyy No. Telp 99999999 No. Sales Contract SC/yyyy/mm/9999 Alamat Pengiriman xxxxxxxxxxxxxxx
Kode Barang Tipe Barang Merek Nama Barang Jumlah Dikirim
xxx/xxx/xxx9999 xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx 99 Diterima oleh, Dibuat oleh, Pelanggan Bagian Administrasi
Gambar 4.94 Rancangan Formulir Delivery Order
192
INVOICE
Nama Pelanggan xxx‐50‐xxx No. Invoice INV/yyyy/mm/9999 Alamat xxxxxxxxxxxxxxx Tanggal Dicetak dd/mm/yyyy Kota xxxxxxxxxx Tanggal Jatuh Tempo dd/mm/yyyy No. Telp 99999999 No. Delivery Order DO/yyyy/mm/9999
Kode Barang Tipe Barang Merek Nama Barang Jumlah Barang Harga Satuan Total Harga
xxx/xxx/xxx9999 xxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx 99 999.999.999 999.999.999
Subtotal 999.999.999 PPN 10% 99.999.999 Total Harga 999.999.999 Diterima oleh, Dibuat oleh, Pelanggan Bagian Keuangan
Gambar 4.95 Rancangan Formulir Invoice
193
KUITANSI
No. Kuitansi KUI/yyyy/mm/9999 Tanggal Dicetak dd/mm/yyyy Telah diterima pembayaran dari : (Nama Pelanggan) , dengan rincian sebagai berikut:
No. Invoice Total Invoice Total Retur Total Tagihan Total Bayar Sisa
INV/yyyy/mm/9999 999.999.999 999.999.999 999.999.999 999.999.999 999.999.999
Total 999.999.999 Cara Pembayaran: xxxxxxxxxx Bank xxxxxxxxxxx No. Cek/ Giro: xxxxxxxxxxxx Jumlah Pembayaran: 999.999.999 Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Keuangan Direktur
Gambar 4.96 Rancangan Formulir Kuitansi
194
SURAT RETUR Nama Pelanggan xxx‐50‐xxx No. Surat Retur SR/yyyy/mm/9999 Alamat xxxxxxxxxxxxxxx Tanggal Dicetak dd/mm/yyyy Kota xxxxxxxxxx No. Invoice INV/yyyy/mm/9999 No. Telp 99999999
Kode Barang Tipe Barang Merek Nama Barang Jumlah
Retur Harga Satuan Total Harga Keterangan
xxx/xxx/xxx9999 xxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx 99 999.999.999 999.999.999 xxxxxxxxxxxxxxxxx
Total 999.999.999 Dibuat oleh, Bagian Administrasi
Gambar 4.97 Rancangan Formulir Surat Retur
195
DELIVERY ORDER ‐ Retur Kepada Yth: xxx‐50‐xxx No. Delivery Order DO/yyyy/mm/9999 Alamat xxxxxxxxxxxxxxx Tanggal Dicetak dd/mm/yyyy Kota xxxxxxxxxx Tanggal Pengiriman dd/mm/yyyy No. Telp 99999999 No. Surat Retur SR/yyyy/mm/9999 Alamat Pengiriman xxxxxxxxxxxxxxx
Kode Barang Tipe Barang Merek Nama Barang Jumlah
Dikirim
xxx/xxx/xxx9999 xxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99
Diterima oleh, Dibuat oleh,
Pelanggan Bagian Administrasi
Gambar 4.98 Rancangan Formulir Delivery Order - Retur
196
LAPORAN PENJUALAN (berdasarkan tanggal) PT SURYA WARFA KHARISMA
Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: dd/mm/yyyy
Tanggal Invoice No. Invoice Nama Pelanggan Total Harga dd/mm/yyyy INV/yyyy/mm/9999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999.999.999
Total 999.999.999
Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Keuangan Direktur
Gambar 4.99 Rancangan Laporan Penjualan (berdasarkan tanggal)
197
LAPORAN PENJUALAN (berdasarkan barang) PT SURYA WARFA KHARISMA
Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: dd/mm/yyyy Kode Barang xxx/xxx/xxx9999 Tipe xxxxxxxxxxxx Nama Barang xxxxxxxxxxxxxxxxxx Merek xxxxxxxxxxxx
No. Invoice Tanggal Invoice Nama Pelanggan Jumlah Barang
Harga Satuan Total Harga
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 999.999.999 999.999.999
Total 999.999.999 Kode Barang xxx/xxx/xxx9999 Tipe xxxxxxxxxxxx Nama Barang xxxxxxxxxxxxxxxxxx Merek xxxxxxxxxxxx
No. Invoice Tanggal Invoice Nama Pelanggan Jumlah Barang
Harga Satuan Total Harga
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99 999.999.999 999.999.999
Total 999.999.999 Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Keuangan Direktur
Gambar 4.100 Rancangan Laporan Penjualan (berdasarkan barang)
198
LAPORAN PENJUALAN (berdasarkan pelanggan) PT SURYA WARFA KHARISMA
Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: dd/mm/yyyy Kode Pelanggan xxx9999 Nama Pelanggan xxx‐50‐xxx
No. Invoice Tanggal Invoice Tanggal Jatuh Tempo Subtotal Harga
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy 999.999.999
Total 999.999.999 Kode Pelanggan xxx9999 Nama Pelanggan xxx‐50‐xxx
No. Invoice Tanggal Invoice Tanggal Jatuh Tempo Subtotal Harga
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy 999.999.999
Total 999.999.999 Kode Pelanggan xxx9999 Nama Pelanggan xxx‐50‐xxx
No. Invoice Tanggal Invoice Tanggal Jatuh Tempo Subtotal Harga
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy 999.999.999
Total 999.999.999 Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Keuangan Direktur
Gambar 4.101 Rancangan Laporan Penjualan (berdasarkan pelanggan)
199
LAPORAN PENERIMAAN KAS PT SURYA WARFA KHARISMA
Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: dd/mm/yyyy
No. Kuitansi Tanggal Kuitansi
Kode Pelanggan Nama Pelanggan Cara
PembayaranNo.
Dokumen Bank Jumlah Pembayaran
KUI/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy xxx9999 xxx‐50‐xxx xxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxx 999.999.999
Total 999.999.999
Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Keuangan Direktur
Gambar 4.102 Rancangan Laporan Penerimaan Kas
200
LAPORAN PIUTANG PT SURYA WARFA KHARISMA
Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: dd/mm/yyyy
No. Invoice Kode Pelanggan Nama Pelanggan Total
Invoice Total Retur Total Pembayaran Sisa Piutang
INV/yyyy/mm/9999 xxx9999 xxx‐50‐xxx 999.999.999 999.999.999 999.999.999 999.999.999
Total 999.999.999
Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Keuangan Direktur
Gambar 4.103 Rancangan Laporan Piutang
201
LAPORAN RETUR PT SURYA WARFA KHARISMA
Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: dd/mm/yyyy
No. SR Tgl SR Nama Pelanggan No. Invoice Total Retur Tipe
ReturKeterangan
SR/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy xxx‐50‐xxx INV/yyyy/mm/9999 999.999.999 xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Keuangan Direktur
Gambar 4.104 Rancangan Laporan Retur
202
LAPORAN ANALISIS UMUR PIUTANG PT SURYA WARFA KHARISMA
Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: dd/mm/yyyy Kode Pelanggan xxx9999
Nama Pelanggan xxx‐50‐xxx
No. Invoice Tgl Invoice Tgl Jatuh Tempo Total Invoice Sisa Piutang
Piutang lewat jatuh tempo
1‐30 hari 31‐60 hari 61‐90 hari > 90 hari
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy 999.999.999 999.999.999 Total = = = = = = Kode Pelanggan xxx9999
Nama Pelanggan xxx‐50‐xxx
No. Invoice Tgl Invoice Tgl Jatuh Tempo Total Invoice Sisa Piutang
Piutang lewat jatuh tempo1‐30 hari 31‐60 hari 61‐90 hari > 90 hari
INV/yyyy/mm/9999 dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy 999.999.999 999.999.999 Total = = = = = = Grand Total = = = = = = Dibuat oleh, Disetujui oleh,
Bagian Keuangan Direktur
Gambar 4.105 Rancangan Laporan Analisis Umur Piutang
203
LAPORAN JURNAL PENJUALAN PT SURYA WARFA KHARISMA
Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: dd/mm/yyyy
Tanggal (Invoice) No. Invoice Keterangan
Saldo Debit Saldo KreditDr Cr
dd/mm/yyyy INV/yyyy/mm/9999 xxxxxxxxxx 999.999.999 xxxxxxxxxx 999.999.999 dd/mm/yyyy INV/yyyy/mm/9999 xxxxxxxxxx 999.999.999 xxxxxxxxxx 999.999.999
Total = 999.999.999 999.999.999
Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Akuntansi Direktur
Gambar 4.106 Rancangan Laporan Jurnal Penjualan
204
LAPORAN JURNAL RETUR PENJUALAN PT SURYA WARFA KHARISMA
Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: dd/mm/yyyy
Tanggal (Retur) No. Surat Retur Keterangan
Saldo Debit Saldo Kredit Dr Cr
dd/mm/yyyy SR/yyyy/mm/9999 xxxxxxxxx 999.999.999 xxxxxxxxxx 999.999.999 dd/mm/yyyy SR/yyyy/mm/9999 xxxxxxxxx 999.999.999 xxxxxxxxxx 999.999.999
Total = 999.999.999 999.999.999
Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Akuntansi Direktur
Gambar 4.107 Rancangan Laporan Jurnal Retur Penjualan
205
LAPORAN JURNAL PENERIMAAN KAS PT SURYA WARFA KHARISMA
Periode dd/mm/yyyy to dd/mm/yyyy Dicetak tanggal: dd/mm/yyyy
Tanggal (Pembayaran) No. Kuitansi
KeteranganSaldo Debit Saldo Kredit
Dr Cr
dd/mm/yyyy KUI/yyyy/mm/9999 xxxxxxxxx 999.999.999 xxxxxxxxxx 999.999.999 dd/mm/yyyy KUI/yyyy/mm/9999 xxxxxxxxx 999.999.999 xxxxxxxxxx 999.999.999
Total = 999.999.999 999.999.999
Dibuat oleh, Disetujui oleh, Bagian Akuntansi Direktur
Gambar 4.108 Rancangan Laporan Jurnal Penerimaan Kas
206
4.1.3.3.4 Sequence Diagram
Berikut adalah sequence diagram dari masing-masing use case sistem
informai akuntansi penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Surya Warfa
Kharisma.
Gambar 4.109 Sequence Login to Main Menu
sd Login to MainMenu
User Window Login
alt
[ok]
[cancel]
Password
alt
[true]
[false]
Window MainMenu
refpilih menu Master
refpilih menu Transaksi
refpilih menu Report
refpilih menu Journal
refChange Password
alt
[File]
[Master]
[Transaksi]
[Report]
[Journal]
create()
entry_user_name
entry_password
klik_okget_validasi_user()
validasi_user
create()
pil ih_menu _change_password
pil ih menu_master
pilih_menu_transaksi
pil ih_menu_report
pil ih_menu_journal
clear_screen()
klik_cancelclear_screen()
klik_close
207
Gambar 4.110 Sequence Change Password
sd Change Password
User Window ChangePassword
Karyawan
alt
[ok]
[cancel]
alt
[true]
[false]
create()
entry_user_id
entry_current_password
entry_new_password
entry_confirm_new_password
klik_okget_data_user()
data_user
save()
close()
clear_screen()
klik_cancelclear_screen()
208
Gambar 4.111 Sequence Referensi pilih menu Master
sd pilih menu Master
User
Window MainMenu
alt Window Master
Pelanggan
refMendata pelanggan
Window MasterBarang
refMendata barang
Window Tipe
refMenambah tipe
Window Merek
refMenambah merek
pilih_menu_pelanggan
create()
pil ih_menu_barang
create()
pil ih_menu_tipe
create()
pil ih_menu_merek
create()
209
Gambar 4.112 Sequence Referensi pilih menu Transaksi
sd pilih menu Transaksi
User
Window MainMenu
alt Window SPH
refMembuat SPH
Window SalesContract
refMembuat Sales Contract
Window DeliveryOrder
refMembuat DO
Window Invoice
refMembuat Inv oice
Window Kuitansi
refMembuat Kuitansi
Window SuratRetur
refMembuat Surat Retur
Window DO-Retur
refMembuat DO-Retur
Window TrPending
Window DaftarPiutang
Window PenilaianPelanggan
refMenilai Pelanggan
pil ih_menu_SPH
create()
pil ih_menu_Sales Contract
create()
pil ih_menu_DO
create()
pil ih_menu_invoice
create()
pilih_menu_Kuitansi
create()
pil ih_menu_Surat_Retur
create()
pil ih_DO-Retur
create()
pil ih_tr_kontrak_pending
create()
pil ih_daftar_piutang
create()
pil ih_penilaian_pelanggan
create()