Upload
others
View
14
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
7
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Tinjauan Penelitian Terdahulu
Dalam penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Endang (2016),
yang melakukan penelitian di PT. Perkebunan Mitra Ogan (Kebun
Batanghari Leko) menghasilkan temuan bahwa PT. Perkebunan Mitra
Ogan (Kebun Batanghari Leko) ditinjau dari sistem pengotorisasian,
prosedur pencatatan dan unsur karyawan yang mutunya sesuai dengan
tanggungjawab terhadap sistem pengendalian internal atas sistem
penggajian yang diterapkan telah dilaksanakan dengan baik. Namun bila
dilihat dari unsur struktur organisasi terhadap sistem pengendalian internal
terdapat perangkapan jabatan. Selain itu dilihat dari unsur praktik yang
sehat PT. Perkebunan Mitra Ogan (Kebun Batanghari Leko) tidak
melakukan verifikasi atas dokumen penggajian kepada bagan akuntansi.
Berbeda dengan penelitian yang dilakukan oleh Putra (2015) di PT
Bara Dinamika Muda Sukses di Malinau. Tujuan penelitian ini untuk
mengetahui sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah karyawan dan
untuk mengetahui mengenai penerapan unsur-unsur pengendalian internal
dalam sistem dan prosedur akuntansi pembayaran gaji yang diterapkan.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa PT Bara Dinamika Muda Sukses
belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian internal yang
diterapkan dalam sistem dan prosedur akuntansi penggajian dan
8
pengupahan karyawan, tidak ada pemisahan antara fungsi pembuat daftar
gaji dan upah dengan fungsi pembayaran.
Devi, dkk. (2015) juga melakukan penelitian pada Perusahaan
Kacang Shanghai “Gangsar” Ngunut Tuluangung. Tujuan penelitiannya
yaitu untuk mengetahui sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan
pada Perusahaan Kacang Shanghai “Gangsar” Tuluangung. Hasil dari
penelitian diketahui pada fungsi yang terkait belum menjalankan tugasnya
dengan baik terlihat dari fungsi pencatat waktu tidak melakukan
pengawasan saat proses check clock. Struktur organisasi sudah dilakukan
dengan baik sebagai bukti ada pemisahkan antara bagian gaji dengan
keuangan. Sistem otorisasi belum sepenuhnya menunjukkan tandatangan
pertanggungjawaban seluruh fungsi yang terkait.
Penelitian yang dilakukan Setiawan (2013) di PT. Sarana Utama di
Surabaya. Tujuan peneliti ini adalah untuk menganalisis pelaksanaan
sistem pengendalian internal atas penggajian karyawan pada PT. Sarana
Utama Surabaya dan untuk menganalisis seberapa jauh kelemahan-
kelemahan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan sistem pengendalian
internal penggajian serta memberi saran-saran guna perbaikan. Hasil
penelitian menyatakan bahwa pada PT. Sarana Utama Surabaya
menunjukkan adanya kelemahan terkait dengan mencatat kehadiran
karyawan perusahaan menggunakan kartu hadir karyawan secara manual
serta pada struktur organisasi belum memisahkan tanggungjawab
fungsional secara tegas. Hal ini terkait dengan adanya perangkapan fungsi
9
gaji dan pembayaran gaji yang dilakukan oleh satu fungsi yaitu bagian
personalia menunjukkan kurang internal cek sehingga data yang dihasilkan
kurang dapat dipercaya sehingga sistem informasi akuntansi pengendalian
dan perencanaan berpengaruh terhadap lemahnya fungsi pengawasan yang
dilakukan.
Penelitian yang dilakukan oleh Deigo, dkk. (2017) melakukan
penelitian di Pabrik Gula Lestari Patianrowo Kabupaten Nganjuk. Tujuan
penelitian ini untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan dan untuk mengetahui apakah sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan telah mendukung pengendalian
internal Pabrik Gula Lestari. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan pada Pabrik Gula Lestari sudah
cukup baik, namun masih terdapat kelemahan yaitu adanya perangkapan
fungsi di dalam fungsi pencatat waktu dan fungsi keuangan dan karyawan
borongan tidak menerima slip upah pada saat menerima upah.
Penelitian yang dilakukan oleh Wulandari (2013) di CV. Telung
Abad Furniture Banjaran Bangsri. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui
bagaimana penerapan sistem pengendalian internal penggajian dan
pengupahan yang terjadi pada perusahaan. Hasil dari penelitian ini
menunjukkan bahwa tidak ada pemisahan fungsional terutama dalam
fungsi pemberi gaji dan upah yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji dan
upah karyawan.
10
B. Tinjauan Pusataka
1. Penggajian dan Pengupahan
Menurut Mulyadi (2016:309), Gaji merupakan suatu pembayaran
atas penyerahan jasa yang telah dilakukan oleh karyawan yang
memiliki jenjang jabatan manajer, sedangkan upah pada umumnya
merupakan suatu pembayaran atas penyerahan jasa yang telah
dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Pada umumnya gaji
dibayarkan secara tetap perbulan sesuai dengan jabatan, masa kerja
dan lain-lain. Sedangkan upah dibayarkan sesuai dengan hari kerja,
jam kerja, atau jumlah satuan produk yang telah dihasilkan oleh
karyawan.
2. Sistem Akuntansi
Sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling
terkait dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Romney &
Steinbart, 2015:3). Menurut Mulyadi (2016:4), sistem terdiri dari
jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan
klerikal. Sedangkan menurut Widjajanto (2001:3), sesuatu yang dapat
disebut sistem apabila memenuhi dua syarat, yaitu yang pertama
adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan
maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Bagian-bagian itu disebut
subsistem atau prosedur. Syarat yang kedua adalah suatu sistem harus
memiliki tiga unsur, yaitu input, proses dan output.
11
Menurut Harahap (2011:5) akuntansi merupakan proses
mengidentifikasikan, mengukur, dan menyampaikan informasi
ekonomi sebagai bahan informasi dalam hal mempertimbangkan
berbagai alternatif dalam mengambil kesimpulan oleh para
pemakainya. Akuntansi merupakan bahasa atau alat komunikasi bisnis
yang dapat memberikan informasi tentang kondisi keuangan berupa
posisi keuangan terutama dalam jumlah kekayaan, utang dan modal
dari suatu bisnis.
Menurut Mulyadi (2016:3), Sistem akuntansi merupakan suatu
organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna mempermudah dalam mengelolah
perusahaan. Mulyadi (2016:8) juga berpendapat bahwa sistem
akuntansi adalah salah satu sistem informasi yang digunakan oleh
manajemen dalam mengelola perusahaan. Komponen bangunan sistem
informasi terdiri dari enam blok, yaitu masukan, model, keluran,
teknologi, basis data, dan pengendalian.
3. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Menurut Mulyadi (2016:13), sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan dirancang untuk menangani sebuah transaksi perhitungan
gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur pencatatan
12
waktu hadir dan waktu kerja, pembuatan daftar gaji dan upah,
pembayaran gaji dan upah, dan distribusi gaji dan upah.
Jadi, Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk
menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan
pembayarannya. Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk
melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi
karyawan yang dibayar tetap bulanan. Sistem akuntansi pengupahan
digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan
pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari kerja,
jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.
Adapun informasi-informasi yang diperlukan oleh setiap
manajemen dari suatu kegiatan penggajian dan pengupahan dalam
perusahaan yaitu :
a. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama
periode akuntansi tertentu.
b. Jumlah Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap
pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
c. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama
periode akuntansi tertentu.
d. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan
dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi
tertentu.
13
Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2016:310) adalah :
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah yang
dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian. Dokumen ini berupa surat-
surat keputusan yang terkait dengan karyawan. Dokumen ini
digunakan untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
b. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan sebagai fungsi pencatat waktu
untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan
jam hadir ini biasanya berupa daftar hadir biasa, dapat juga
berbentuk kartu hadir yang telah diisi dengan mesin pencatat
waktu.
c. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan sebagai pencatat waktu yang
dipergunakan oleh tenaga kerja pabrik langsung untuk mengerjakan
pesanan tertentu. Dokumen diisi oleh mandor dan diserahkan
kepada fungsi pembuat daftar gaji dan upah yang kemudian
dibandingkan dengan kartu jam hadir untuk distribusi biaya upah
langsung kepada setiap jenis produk.
d. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi suatu informasi tentang rincian jumlah
gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan
14
berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi
karyawan, dan lain-lain.
e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan atau rekapan gaji dan
upah per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
Pada perusahaan yang memproduksi berdasarkan pesanan, rekap
daftar gaji dan upah dibuat untuk membebankan upah langsung
dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang
bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh
fungsi akuntansi biaya dengan menggunakan rekap daftar gaji dan
upah.
f. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh bagian fungsi pembuat daftar gaji
dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau
dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.
Dokumen surat pernyataan gaji dan upah dibuat sebagai catatan
bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima
setiap karyawan serta berbagai potongan yang menjadi beban setiap
karyawan.
g. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan langsung kepada
setiap karyawan dan amplop gaji dan upah. Di halaman depan
amplop gaji dan upah berisi informasi keterangan nama karyawan,
15
nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang akan
diterima karyawan dalam setiap bulan tertentu.
h. Bukti kas kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh bagian fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan
berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang telah
diterima dari bagian fungsi pembuatan daftar gaji dan upah.
Menurut Mulyadi (2016:317), catatan-catatan akuntansi yang
digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah :
a. Jurnal umum
Pada pencatatan gaji dan upah, jurnal umum merupakan
catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat distribusi biaya
tenaga kerja dalam tiap departemen di dalam perusahaan.
b. Kartu harga pokok produksi
Kartu harga pokok produksi ini digunakan untuk mencatat
upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan
tertentu.
c. Kartu biaya
Kartu biaya ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga
kerja tidak langsung dan biaya tenaga non-produksi pada setiap
departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan
kartu biaya ini adalah bukti memorial.
16
d. Kartu penghasilan karyawan
Kartu penghasilan karyawan ini digunakan untuk mencatat
penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap
karyawan. Informasi yang ada dalam kartu penghasilan ini dipakai
atas dasar penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap
karyawan. Kartu penghasilan karyawan juga digunakan untuk tanda
terima gaji dan upah karyawan yang ditandatanganinya oleh
karyawan yang bersangkutan. Tanda tangan yang ada pada kartu
penghasilan karyawan ini sebagai rahasia penghasilan karyawan
tertentu sehingga tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
Adapaun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2016:317) adalah :
a. Fungsi kepegawaian
Fungsi kepegawaian bertanggungjawab untuk mencari
karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan
penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan
upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan dan pemberhentian karyawan. Pada struktur organisasi
fungsi kepegawaian berada di tangan Bagian Kepegawaian
Departemen Personalia dan Umum.
b. Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggungjawab
menyelenggarakan catatan waktu kehadiran bagi semua karyawan
17
peusahaan. Sistem pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi
pencatatan waktu hadir karyawan tidak diperkenankan oleh fungsi
lain seperti fungsi operasi dan fungsi pembuatan daftar gaji dan
upah. Pada struktur organisasi fungsi pencatat waktu berada di
bawah Departemen Personalia dan Umum.
c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggungjawab
membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang
menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap
karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar
gaji dan upah diserahkan pada fungsi pembuatan daftar gaji dan
upah kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar
yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada
karyawan. Pada struktur organisasi fungsi pembuatan daftar gaji dan
upah berada ditangan Bagian Gaji dan Upah, di bawah Departemen
Personalia dan Umum.
d. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat
kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran
gaji dan upah karyawan misalnya utang gaji dan upah karyawan,
utang pajak dan utang dana pensiun. Pada struktur organisasi fungsi
akuntansi berada di tangan Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan
Bagian Jurnal.
18
e. Fungsi keuangan
Fungsi keuangan bertanggungjawab untuk mengisi cek
guna pembayaran gaji dan upah serta menguangkan cek ke bank.
Uang tunai selanjutnya dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah
pada setiap karyawan untuk dibagikan kepada karyawan yang
berhak. Pada struktur organisasi fungsi keuangan berada di tangan
Bagian Kasa.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan
pengupahan menurut Mulyadi (2016:319) adalah :
1. Sistem penggajian terdiri atas jaringan prosedur :
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
c. Prosedur distribusi biaya gaji
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
e. Prosedur pembuatan gaji
2. Sistem pengupahan terdiri atas jaringan prosedur :
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pencatatan waktu kerja
c. Prosedur pembuatan daftar upah
d. Prosedur distribusi biaya upah
e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
f. Prosedur pembayaran upah
19
Prosedur pencatatan waktu hadir merupakan prosedur yang
bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan
oleh fungsi pencatatan waktu dengan menggunakan daftar hadir pada
pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir
dapat menggunakan daftar hadir yang ditandatangani oleh setiap
karyawan yang hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat
menggunakan kartu hadir seperti (clock card) yang diisi secara otomatis
dengan menggunakan mesin pencatat waktu.
Prosedur pencatat waktu kerja dalam perusahaan manufaktur yang
memproduksi sesuai pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi
karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi
biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa
karyawan tersebut. Waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan
biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah berfungsi sebagai
pembuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang digunakan sebagai
dasar pembuatan daftar gaji berupa surat-surat keputusan mengenai
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian
karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar
hadir. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan
upah.
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah, dalam prosedur ini biaya
tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang
20
menikmati manfaat dari tenaga kerja. Tujuan distribusi biaya tenaga
kerja ini untuk pengendalian biaya perhitungan harga pokok produksi.
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi
dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran
kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek sebagai pembayaran
gaji dan upah. Fungsi keuangan ini kemudian menguangkan cek
tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika
karyawan perusahaan banyak yang biasanya pembagian amplop gaji
dan upah dibagikan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan
upah bisa dilakukan dengan cara membagikan cek gaji dan upah kepada
karyawan.
4. Sistem Pengendalian Internal
a. Pengertian sistem pengendalian internal
Menurut Romney & Steinbart (2016:226), pengendalian
internal adalah sebuah proses karena ia menyebar ke seluruh
aktivitas pengoperasian perusahaan dan merupakan bagian integral
dari aktivitas manajemen. Pengendalian internal memberikan
jaminan-jaminan menyeluruh yang sulit dicapai dan terlalu mahal.
Selain itu, sistem pengendalian internal memiliki keterbatasan yang
melekat seperti kelemahan terhadap kekeliruan dan kesalahan
sederhana, pertimbangan dan pembuatan keputusan yang salah,
pengesampingan manajemen serta kolusi.
21
Menurut Mulyadi (2016:129), Sistem pengendalian internal
yaitu suatu pengendalian internal yang terdiri struktur organisasi,
metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
aset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen. Definisi sistem pengendalian internal menekankan
pada tujuan yang ingin dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang
membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, definisi
pengendalian internal berlaku untuk perusahaan yang mengolah
informasi secara manual, dengan mesin pembukuan maupun
dengan komputer.
Selain itu, menurut James Hall (2011:180), pembuatan dan
pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah kewajiban pihak
manajemen yang penting. Aspek mendasar dari tanggungjawab
penyedian informasi pihak manajemen adalah untuk memberikan
jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan
dikendalikan dengan baik. Selain itu pihak manajemen
bertanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham serta
investor dengan informasi keuangan yang andal dan tepat waktu.
Pengendalian internal akuntansi yang baik akan menjamin
kekayaan para investor dan kreditor yang ditanamkan dalam
perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat
dipercaya. Pengendalian administrative meliputi struktur
22
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan
manajemen (Mulyadi, 2016:130).
b. Tujuan sistem penggendalian internal
Adapun tujuan sistem pengendalian internal menurut Mulyadi
(2016:129) adalah :
1) Menjaga aset organisasi
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3) Mendorong efisiensi
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Berdasarkan tujuannya, sistem pengendalian internal dibagi
menjadi 2 yaitu :
1) Pengendalian internal akuntansi
Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
terutama untuk menjaga aset organisasi dan mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian internal
yang baik akan menjamin keamanan dan kekayaan para
investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan
akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
2) Pengendalian internal administratif
Pengendalian internal administratif meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
23
terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Adapuan rincian tujuan pengendalian internal akuntansi adalah :
1. Menjaga aset perusahaan
a. Penggunaan aset perusahaan hanya melalui sistem otorisasi
yang ditetapkan :
1) Pembatasan akses langsung terhadap aset
2) Pembatasan akses tidak langsung terhadap aset
b. Pertanggungjawaban aset perusahaan yang dicatat
dibandingkan dengan aset yang sesungguhnya ada :
1) Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi
dengan aset yang sesungguhnya ada.
2) Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang
diselenggarakan.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah
ditetapkan :
1) Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang.
2) Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang
diberikan oleh pejabat yang berwenang.
b. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi :
1) Pencatatan semua transaksi yang terjadi.
2) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi.
24
3) Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.
4) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang
seharusnya.
5) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang
seharusnya.
6) Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.
c. Unsur-unsur sistem pengendalian
Menurut Mulyadi (2016:130), Adapun unsur-unsur sistem
pengendalian internal sebagai berikut:
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab
fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tugas
atau tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi
yang telah dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
pokok yang ada pada perusahaan, misalnya pada perusahaan
manufaktur yang kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan
menjual produk. Untuk melakukan kegiatan pokok perusahaan
tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran,
departemen keuangan, dan departemen umum. Pembagian
tanggungjawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada
prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan
dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi yaitu fungsi yang
25
memiliki hak atau wewenang untuk melaksanakan suatu
kegiatan. Fungsi penyimpanan yaitu fungsi yang memiliki
hak untuk menyimpan aset perusahaan. Fungsi akuntansi
adalah fungsi yang memiliki hak untuk mencatat peristiwa
keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan
beban.
Dalam organisasi, setiap transaksi yang terjadi hanya atas
dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
menyetujui terjadinya transaksi. Oleh sebab itu dalam
organisasi wajib membuat sistem yang mengatur wewenang
untuk menyetujui terjadinya transaksi. Di lain pihak, formulir
adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan
transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang
baik akan menjamin data yang disimpan dalam formulir dicatat
dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan
keandalannya yang tinggi sehingga akan menghasilkan
informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai aset, utang,
pendapatan, dan beban suatu organisasi.
26
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem
wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak
akan berjalan dengan baik jika tidak diciptakan cara untuk
menjamin praktik yang sehat dalam pelaksaannya.
Cara yang biasanya ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah :
a. Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang
pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang
berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit) dilaksanakan
tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan
diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Pemeriksaan
mendadak akan mendorong karyawan dalam melaksanakan
tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan jika
suatu organisasi melaksanakan pemeriksaan mendadak
terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai
akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada
campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Jika perputaran jabatan
diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi
27
pejabat dalam melaksanakan tugasnya untuk menghindari
persekongkolan diantara mereka.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
Karyawan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi
haknya sehingga selama cuti jabatan karyawan yang
bersangkutan akan digantikan untuk sementara oleh pejabat
lain sehingga jika terjadi kecurangan dalam departemen
dapat diungkapkan oleh pejabat yang menggantikannya.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik aset dengan
catatannya yang memiliki tujuan untuk menjaga aset
organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan
akuntansi. Sebagai contoh secara periodik diadakan
perhitungan kas, perhitungan fisik persediaan, dan
perhitungan aset tetap. Hasil perhitungannya digunakan
untuk mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
yang dicatat dalam jurnal kas, buku pembantu persediaan,
dan buku pembantu aset tetap.
g. Pembentuk unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang
lain. Unit organisasi disebut sebagai satuan pengawasan
intern atau staf pemeriksaan intern (SPI). Agar efektif
menjalankan tugasnya, satuanpengawas intern harus tidak
melaksanakan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan
28
fungsi akuntansi serta bertanggungjawab langsung kepada
manajemen puncak. Dengan adanya satuan pengawasan
intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas unsur-
unsur sistem pengendalian internal sehingga aset
perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan
terjamin ketelitian dan keandalannya.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Bagaimana pun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi
dan prosedur pencatatan serta berbagai cara untuk menciptakan
praktik yang sehat, semuanya tergantung kepada manusia yang
melaksanakannya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur
yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang
kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat
dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat
diandalkan. Ada beberapa cara yang dapat ditempuh untuk
mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya
adalah :
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang
dituntut oleh pekerjaanya. Untuk mendapatkan karyawan
yang memiliki kecakapan yang sesuai dengan tuntutan
tanggungjawab yang akan dipikulnya, manajemen harus
mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan
29
dan menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh
karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi
karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan
perkembanganpekerjaannya.
Adapun komponen pengendalian internal COSO menurut
Romney & Stainbart, (2015:231) yaitu :
1) Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup
seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya
pengendalian. Manajemen harus menekankan pentingnya
pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan
pengendalian untuk menciptakan lingkungan pengendalian
yang efektif. Lingkungan pengendalian yang lemah
kemungkinan besar diikuti dengan kelemahan dalam komponen
pengendalian internal yang baik. Adapun Faktor-faktor
lingkungan pengendalian internal yang meliputi sebagai
berikut:
a. Filosophi manajemen dan gaya operasi
Manajer harus mengambil tindakan aktif untuk menjadi
contoh berperilaku etis dengan bertindak sesuai dengan
kode etik personal. Manajer juga harus menekankan
pentingnya pengendalian internal.
30
b. Komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika
Pentingnya bagi manajemen untuk menciptakan budaya
organisasi yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai
etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan karyawan
berdampak besar terhadap keseluruhan pengendalian
internal. Perilaku etis dan tidak etis ini akan menciptakan
suasana yang dapat mempengaruhi validitas proses
pelaporan keuangan.
c. Komitmen terhadap kompetensi
Perusahaan harus merekrut karyawan yang kompeten dan
dapat dipercaya guna mendorong kreativitas dan inisiatif
dalam menghadapi kondisi yang dinamis saat ini. Oleh
karena itu, penting bagi bagian personalia untuk mengisi
lowongan kerja dengan personil yang memiliki
pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan
pekerjaan yang harus dikerjakan.
d. Komite Audit dan Dewan Direksi
Dewan direksi bertanggungjawab untuk memilih komite
audit yang beranggotakan orang-orang dari luar perusahaan.
Peran komite audit adalah memantau akuntansi perusahaan
serta praktik dan kebijakan pelaporan keuangan. Komite
audit juga berperan sebagai perantara antara auditor internal
dan auditor eksternal.
31
e. Struktur organisasi
Struktur organisasi perusahaan menggambarkan pembagian
otoritas dan tanggungjawab perusahaan dalam rangka
mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi ini harus
disajikan secara ekplisit dalam bentuk grafis agar jelas
siapa bertanggung jawab atas apa.
f. Penetapan otorisasi dan tanggungjawab
Otoritas adalah hak yang dimiliki karena posisi formal
seseorang untuk memberi perintah kepada bawahan.
Tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk
menjalankan tugas tertentu dan untuk diminta
pertanggungjawabannya atas hasil yang dicapai.
g. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia
Kegiatan sumber daya manusia meliputi perekrutan
karyawan baru, orientasi karyawan baru, pelatihan
karyawan, motivasi karyawan, evaluasi karyawan, promosi
karyawan, kompensasi karyawan, konseling karyawan,
perlindungan karyawan dan pemberhentian karyawan.
2) Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian yang terkait dengan pelaporan
keuangan antara lain meliputi :
a. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut cetak
32
Desain dokumen yang baik adalah desain dokumen yang
sederhana sehingga meminimalkan kemungkinan kesalahan
mengisi. Dokumen juga harus memuat tempat untuk tanda
tangan bagi mereka yang berwenang untuk mengotorisasi
transaksi. Dokumen juga perlu bernomor urut tercetak
sebagai wujud pertanggungjawaban penggunan dokumen.
b. Pemisahan tugas
Terdapat tiga pekerjaan yang harus dipisahkan agar
karyawan tidak memiliki peluang untuk mencuri harta
perusahaan dan mamalsukan catatan akuntansi. Ketiga
pekerjaan tersebut diantaranya fungsi penyimpanan harta,
fungsi pencatat dan fungsi otorisasi transaksi bisnis.
c. Otorisasi yang memadai atas setiap transaksi bisnis
Otorisasi adalah pemberian wewenang dari manajer kepada
bawahannya untuk melakukan aktivitas atau untuk
mengambil keputusan tertentu.
d. Mengamankan harta dan catatan perusahaan
Harta perusahaan meliputi kas, persediaan, peralatan, dan
bahkan data dan informasi perusahaan. Bentuk pengamanan
tersebut seperti menciptakan pengawasan yang memadai.
Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan
karyawan lain. Pengecekan independen ini meliputi
membandingkan catatan aktual fisik.
33
3) Penaksiran risiko
Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai
resiko yang dihadapinya. Organisasi harus pula menetapkan
mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis dan
mengelola resiko-resiko terkait.
4) Informasi dan komunikasi
Informasi harus diidentifikasi, diproses dan dikomunikasikan
ke personil yang tepat sehingga setiap orang dalam perusahaan
dapat melaksanakan tanggungjawab mereka dengan baik.
5) Pengawasan kinerja
Kegiatan dalam pengawasan kinerja diantaranya, supervisi
yang efektif, akuntansi pertanggungjawaban dan pengauditan
internal.
5. Sistem Pengendalian Internal Atas Penggajian dan Pengupahan
Menurut Mulyadi (2016:321) unsur-unsur sistem pengendalian internal
dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :
1) Organisasi
a. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.
b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
operasi.
34
2) Sistem Otorisasi
a. Setiap Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji
dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan
sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh
Direktur Utama.
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga
harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan
gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3) Prosedur pencatatan
a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji dan upah karyawan.
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja
diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
35
4) Praktik yang Sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung.
b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum
dilakukan pembayaran.
d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah.