Upload
others
View
15
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Administrasi
2.1.1. Pengertian Administrasi
Menurut Sondang dalam (Wijaya & Irawan, 2018) mendefinisikan bahwa
“Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau
lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya”.
Menurut George R. Terry dalam (Suyetty, Mulyani, & Endang, 2017) “
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan
yang telah ditetapkan".
Menurut The Liang Gie dalam (Hamali & Budihastuti, 2019) menyatakan
sebagai berikut “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai
tujuan tertentu”.
Sehingga dapat disimpulkan dari pengertian diatas bahwa administrasi adalah
merupakan suatu proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk
mencapai tujuan bersama.
2.1.2. Fungsi Administrasi
Menurut Quible dalam (Saggaf, Salam, Kahar, & Akib, 2014) terdapat lima
jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yakni sebagai berikut:
8
1. Fungsi rutin
Fungsi administrasi jika dalam perkantoran yang membutuhkan pemikiran
minimal seperti pencatatan, pendokumentasian, pengarsipan, dan lain-lain.
2. Fungsi teknis
Fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan
perkantoran yang memadai seperti familieritas dengan beberapa software.
Pelayanan administrasi berkenaan dengan pemanfaatan teknologi yang
terintegrasi.
3. Fungsi analisis
Fungsi yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk
mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun
membuat keputusan.
4. Fungsi interpersonal
Fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan
keputusan, serta keterampilan berhubungan dengan orang lain, seperti
mengkoordinasikan tim.
5. Fungsi manajerial
Fungsi manajerial dalam organisasi berkaitan antara lain dengan pelaksanaan
sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi.
2.1.3. Unsur-unsur Administrasi
Faktor penyebab terjadinya administrasi yaitu mengandung empat pokok
pikiran yakni sekelompok orang, usaha kerja sama, proses penataan atau
penyelenggaraan dan tujuan tertentu. Adapun tentang unsur-unsur administrasi itu
dapat diikuti penjelasannya yang berikut (Gaol, 2015):
9
1. Organisasi
Unsur pertama dari administrasi yang merupakan wadah di mana kegiatan-
kegiatan administrasi dijalankan. Dalam organisasi dikelompokkan orang-orang,
tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta hubungan di antara para pekerja
atau unit-unit tugas. Organisasi juga sebagai salah satu unsur administrasi yang
menunjukkan adanya suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian
kerja dari usaha kerja sama. Pengertian ini lebih tepat dinamakan pengorganisasian
(organizing).
2. Manajemen
Unsur kedua administrasi ini mempunyai pengertian sebagai aktivitas
menggerakkan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh
sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Komunikasi
Unsur ketiga adalah komunikasi. Proses tentang penyampaian berita dari sumber
berita ke suatu tujuan tertentu. Komunikasi administrasi ialah suatu proses
penyampaian berita dari sumber berita ke penerima berita yang terjadi dalam suatu
organisasi tertentu dan dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut.
4. Kepegawaian
Unsur keempat dari adminstrasi. Merupakan suatu kegiatan yang mengurus tenaga
kerja tertentu. Perinciannya meliputi sejak penerimaan, kemudian diikuti dengan
penempatan, pembimbingan, peningkatan sampai dengan pemberhentian.
Perincian kegaiatan dari menerima ingga memberhentikan dinamakan administrasi
kepegawaian.
10
5. Keuangan
Unsur kelima dari administrasi adalah keuangan. Penataan, pengaturan atau
pengelolaan yang mulai dari saat menentukan dari mana sumber biaya atau uang
didapat, kemudian cara menggunakan uang jika sudah didapat, dan cara
mempertanggungjawabkan secara sah dan efisien dapat dinamakan administrasi
keuangan. Secara sah itu berarti bahwa kegiatannya sesuai dan mengikuti
peraturan yang ada dan berlaku, adapun efisien berarti kegiatan-kegiatannya
dilakukan dengan perhitungan yang teliti sehingga apa yang dikorbankan dan apa
yang diperoleh merupakan imbangan yang wajar dan terbaik.
6. Perbekalan
Perbekalan merupakan unsur keenam dalam administrasi adakalanya disebut
materil, perlengkapan, logistik, peralatan, dan lain-lain nama. Suatu proses yang
mengurus barang-barang perbekalan dan mulai dari saat menentukan pemikiran
berapa besar dan banyaknya barang-barang yang dibutuhkan mengadakan atau
menyediakan barang tersebut di tempat, kemudian pemakaian, pemeliharaan dan
sampai dengan penyingkirannya dinamakan administrasi perbekalan.
7. Tata usaha
Unsur ketujuh dari administrasi adalah kegiatan yang bersasaran bahan-bahan
keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Penataan bahan keterangan mulai dari
saat menghimpun, mencatat bahan-bahan keterangan sampai dengan mengolah,
menggadakan, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan tersebut
dinamakan tata usaha. Keenam aktivitas tersebut dapat berdiri sendiri dan tidak
merupakan urutan waktu.
11
8. Perwakilan atau hubungan masyarakat
Unsur terakhir ini merupakan suatu aktivitas yang berusaha untuk menjaga
hubungan hubungan baik atau jalinan baik antara organisasi yang satu dengan
organisasi yang lain.
2.1.4. Ciri-Ciri Administrasi
Ada beberapa ciri pokok administrasi yang harus diketahui. Ciri-ciri pokok
menurut (Pratama, 2019) tersebut dapat dilihat sebagai berikut:
1. Terdiri dari sekelompok orang
Ciri pokok ini berarti kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi apabila kegiatan
dilakukan oleh lebih dari satu orang.
2. Kerja sama
Arti ciri pokok ini adalah suatu kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi
apabila dalam kegaiatan ini ada dua orang atau lebih yang bekerja sama.
3. Pembagian tugas
Berarti suatu kegiatan administrasi yang tidak sekedar kegiatan kerja sama. namun,
harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.
4. Administrasi berupa kegiatan yang runut dalam suatu proses
Arti ciri ini yakni suatu kegiatan administrasi yang berlangsung dalam tahapan-
tahapan tertentu secara berkesinambungan.
5. Tujuan
Tujuan artinya segala sesuatu yang telah direncanakan dan dijalankan, sehingga
dapat terlaksana perencanaan tersebut. Karakteristik pokoknya yaitu dengan
melakukan kegiatan kerja sama, maka sesuatu yang diingikan akan tercapai.
12
2.2. Perjalanan Dinas
2.2.1. Pengertian Perjalanan Dinas
Menurut (Wati & Selfiana, 2016) menyimpulkan bahwa “Perjalanan dinas
adalah kegiatan dinas yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan yang bertujuan untuk
melakukan transaksi bisnis, yaitu meninjau perusahaan di luar kota, bernegosiasi
dengan klien, membuka pasar baru, atau untuk menghadiri seminar dan konferensi”.
Menurut (Lestari & Purnama Dewi, 2016) menyimpulkan bahwa “Perjalanan
dinas adalah sebuah kegiatan perjalanan yang dilakukan untuk mewakili sebuah
lembaga atau perusahaan, dengan maksud dan tujuan tertentu, yang dibiayai oleh
lembaga atau perusahaan”.
Sehingga dari pendapat tersebut diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan atau pimpinan suatu
lembaga atau perusahaan yang berhubungan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas
meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun perjalanan dinas luar
negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan lebih dari satu hari.
2.2.2. Macam-macam Perjalanan Dinas
Menurut (Rachmawati, Retnasari, & Sunarto, 2018) perjalanan dinas pimpinan
dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Tujuan
Klasifikasi tujuan dibedakan menjadi perjalanan dinas pimpinan untuk
pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar,
diklat, tender, janji temu, pertemuan atau rapat, penjajakan kerjasama, menghadiri
13
acara seremonial ataupun kegiatan sosial.
2. Sarana transportasi
Dapat dibedakan menjadi perjalanan dinas melewati darat, udara dan laut.
3. Waktu
Lamanya waktu dibedakan menjadi perjalanan dinas dalam 1 hari dan perjalanan
dinas lebih dari 1(satu ) hari.
4. Wilayah
Wilayah negara tujuan dibedakan menjadi perjalanan dinas dalam negeri dan luar
negeri.
2.2.3. Membuat Perencanaan Perjalanan Dinas
Perencanaan perjalanan dinas memuat agenda perjalanan yang akan dilakukan
oleh pimpinan, meliputi semua jenis perjalanan, baik perjalanan antar kota dalam satu
provinsi, sampai dengan perjalanan ke luar negeri. Dalam menyusun rencana
perjalanan, sekretaris mengatur supaya pimpinan merasa nyaman dalam
perjalanannya.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun perencanaan
perjalanan dinas pimpinan (Sedianingsih, Soetanto, & Mustika, 2017) adalah:
1. Perencanaan Transportasi
Menurut wursanto dalam (Sedianingsih et al., 2017) yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan rencana transportasi, yaitu:
a. Prinsip efisiensi dan efektifivitas, penentuan jenis transportasi yang akan
digunakan oleh pimpinan harus didasarkan pada prinsip efisien dan efektif.
b. Transportasi, meliptui transportasi kebernagkatan, transportasi
14
kepulangan, transportasi lokal selama menjalankan tugas kedinasan.
c. Menentukan beberapa alternative tranasportasi
d. Sekretaris harus mengetahui secara pasti tempat tujuan perjalanan dinas.
e. Lama perjalanan dinas. Untuk perjalanan dinas yang cukup lama akan
efektif jika menggunakan kendaraan pribadi, jasa biro perjalanan, dengan
kereta api, dan sebagainya.
f. Untuk menyusun rencana transportasi, sebaiknya sekretaris memiliki daftar
lengkap antara lain tentang:
1) Nama agen biro perjalanan.
2) Nama maskapai atau agen maskapai penerbangan.
3) Daftar perjalanan kereta api
4) Nama bandara di Indonesia atau luar negeri.
2. Perencanaan Akomodasi
Perencanaan yang berhubungan dengan tempat penginapan selama pimpinan
menjalankan perjalanan dinas. Sekretaris perlu mengetahui hal-hal sebagai berikut:
a. Tempat tujuan perjalanan dinas
Hal ini penting untuk menghubungi hotel yang akan digunakan oleh
pimpinan untuk menginap.
b. Lama tugas perjalanan dinas
Untuk tugas yang lebih dari satu hari tentu membutuhkan penginapan.
c. Acara perjalanan dinas
Untuk perjalanan dinas seperti seminar, rapat kerja, dan sejenisnya,
biasanya biaya sudah termasuk biaya akomodasi dan konsumsi.
15
3. Perencanaan keuangan
Semua biaya perjalanan dinas yang harus dibayarkan kepada pihak yang bepergian
dibuatkan suatu daftar yang disebut dengan Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas.
2.2.4. Macam-macam Dokumen Perjalanan Dinas
Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus
dimiliki oleh pimpinan atau karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas.
Menurut Wursanto dalam (Sedianingsih et al., 2017) dokumen perjalanan
dinas terdiri atas:
1. Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau
perusahaan yang bersangkutan, meliputi:
a. Surat tugas atau Surat Perintah Jalan
Adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada
seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan.
b. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Adalah surat perintah dari pejabat berwenang kepada seseorang untuk
mengadakan perjalanan dinas.
2. Dokumen eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau
perusahaan yang terkait. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda
tergantung pada jenis transportasi yang digunakan dalam perjalanan dinas dan
wilayah perjalanan dinas.
16
Menurut Wursanto dalam (Sedianingsih et al., 2017) jenis dokumen eksternal
antara lain:
1. Kartu Tanda Penduduk ( KTP ), Kartu Keluarga, dan ijazah pendidikan terkahir.
Dokumen-dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor.
2. Paspor
Paspor merupakan tanda bukti kewarganegaraan atau tanda bukti diri di negara
lain. Tanpa paspor seseorang tidak bisa bepergian keluar negeri.
3. Fiskal
Fiskal merupakan pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah sehubungan
dengan perjalanan seseorang ke luar negeri.
4. Visa
Visa adalah surat izin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan
perjalanan ke luar negeri atau ke negara lain.
2.2.5. Menangani Dokumen Perjalanan Dinas
Untuk melakukan perjalanan dinas lingkup dalam negeri, tidak ada dokumen
perjalanan yang bersifat khusus. Jika akan melakukan perjalanan luar negeri, sekretaris
perlu mengurus dokumen perjalanan yang bersifat khusus seperti paspor dan visa.
Dalam (Sedianingsih et al., 2017) syarat-syarat yang diperlukan untuk
mengurus paspor adalah:
1. Kartu Tanda Pengenal pimpinan.
2. Kartu Keluarga pimpinan.
3. Ijazah dari pendidikan terakhir pimpinan.
17
4. Pas foto.
5. Surat tugas dari perusahaan yang menginformasikan tujuan pimpinan atau surat
dari sponsor yang mengundang pihak perusahaan tersebut untuk melakukan
perjalanan dinas.
6. Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai
7. Surat Keterangan Kelakuan Baik sehubungan dengan tujuan perjalanan ke luar
negeri.
8. Akta Kelahiran.
Setelah persyaratan dilengkapi, kemudian proses pembuatan paspor baru yaitu,
dapat membuat paspor baru secara manual, yaitu dengan datang ke kantor imigrasi
untuk mengisi formulir yang disediakan dan menyerahkan persyaratan di atas.
Kemudian formulir tersebut diserahkan ke loket untuk mendapatkan bukti tanda terima
serta jadwal pengambilan sidik jari dan foto. Setelah tahap tersebut selesai, selanjutnya
tahap wawancara, dilakukan untuk memverikasi dokumen asli dan maksud tujuan
pembuatan paspor. Setelah tahapan ini selesai, proses selanjutnya adalah melakukan
pembayaran. Selanjutnya menunggu informasi kapan paspor akan selesai dan bisa
diambil. Pembuatan dengan cara online, yaitu sebelumnya mendaftarkan permohonon
formulir pembuatan paspor baru yang telah tersedia di aplikasi antrian paspor. Dengan
mengisi sesuai tanggal dan jam yang diinginkan oleh pimpinan untuk datang ke
imgirasi. Tidak lupa pula pimpinan membawa bukti kode booking yang sudah dibuat
di aplikasi antrian paspor untuk ditunjukkan kepada petugas imigrasi yang akan
ditukarkan dengan nomer urut panggilan pembuatan paspor. Untuk kemudian proses
selanjutnya sama dengan pembuatan paspor secara manual.
18
Sedangkan visa baru bisa diurus apabila paspor telah jadi. Pengurusan visa
dilakukan di kedutaan negara yang akan dikunjungi yang ada di Indonesia. Pengurusan