Upload
others
View
14
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Administrasi
2.1.1 Pengertian Administrasi
Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis menulis
belaka. Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara fisik
kegiatan administrasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis,
baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. Padahal banyak
teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Kegiatan
administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketatausahaan di sebuah
lembaga mempunyai output yang sangat penting, sehingga tidak bisa dipandang
kurang penting fungsinya.
Menurut The Liang Gie dalam Akadun (2009:36) menyatakan bahwa
administrasi adalah “Segenap rangkaian perbuatan penyelanggaraan dalam setiap
usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Soetarto dalam Akadun (2009:36) menyatakan bahwa
administrasi adalah “Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap
tindakan kegiatan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk
mencapai tujuan”.
Menurut Sondang P. Siagian dalam Akadun (2009:37) mengemukakan
bahwa administrasi adalah “Keseluruhan proses kerja sama antara dua orang
manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai
tujuan yang lebih ditentukan sebelumnya.”
Sedangkan menurut Ordway Tead dalam Akadun (2009:37) mengatakan
“Admnistrasi adalah meliputi kegiatan-kegiatan individu-individu (eksekutif)
dalam suatu organisasi yang bertugas mengatur, memajukan dan menyediakan
fasilitas usaha kerja sama sekelompok individu-individu untuk merealisasikan
tujuan yang ditujukan”.
Di samping pengertian administrasi diatas, kalau ditinjau dari content-nya,
Prajudi Atmusudirjo dalam Akadun (2009:39-40) memberikan pemahaman
administrasi sebagai berikut :
1. Administrasi sebagai proses maka administrasi diartikan sebagai keseluruhan
proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengatura-
pengaturan mulai dari penentuan tujuan, pengelenggaraan gingga tercapainya
tujuan.
2. Administrasi sebagai fungsi maka administrasi diartikan sebagai kegiatan dan
tindakan yang secara sadar dilakukan untuk mencapai tujuan dan termasuk
penentuan tujuan itu sendiri.
3. Administrasi sebagai institusi maka adminsitrasi diartikan sebagai keseluruhan
orang dalam satu kesatuan menjalankan kegiatan-kegiatan kea rah tercapainya
tujuan.
Berdasarkan dari definisi di atas dapat diambil satu kesimpulan bahwa
administrasi adalah suatu usaha pemberian jasa kepada manajemen yang bersifat
melayani dan aktivitas-aktivitas kelompok yang bekerja sama untuk mencapai
tujuannya, segenap rangkaian pembuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha
kerja sama kelompok individu-individu.
2.1.2 Kriteria Administrasi
Selain pengertian di atas, adapun kriteria-kriteria administrasi. Berikut
adalah kriteria Administrasi menurut Sutopo dalam Mulyono (2009:47), adalah :
1. Efisien
Efisien adalah perbandingan terbaik antara input (sumber-sumber yang
dipergunakan) dengan output (hasil), dalam arti output lebih besar daripada
input.
2. Efektivitas
Pengertian efektivitas disini adalah mencapai hasil sepenuhnya seperti yang
benar-benar diinginkan, atau setidak-tidaknya berusaha mencapai hasil
semaksimal mungkin. Biasanya efektivitas dikaitkan dengan faktor waktu.
3. Rasionalitas
Rasionalitas ini terkait dengan rasio/pikiran/akal sehat. Dengan demikian,
kegiatan dalam administrasi harus berdasarkan rasio/pikiran/akal sehat.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan. Keefektifan adalah melakukan pekerjaan
yang benar (doing the right thing) dan Efesiensi adalah melakukan pekerjaan
dengan benar (doing thing right). Jadi yang terpenting bagi para manajer adalah
bagaimana menemukan pekerjaan yang benar untuk dilakukan dan memusatkan
sumber daya dan usaha pada pekerjaan tersebut bukan melakukan pekerjaan
dengan benar. Apabila seorang manajer (pimpinan) mempunyai pengetahuan
dasar manajemen dan mengetahui cara menerapkannya pada situasi yang ada
nmaka akan memiliki kemampuan untuk melakukan fungsi-fungsi manajerial
dengan efisien dan efektif.
2.1.3 Fungsi Administrasi
Menurut Quible dalam Haryadi (2009:3-4) ada lima jenis fungsi
pendukung administrasi, yaitu :
1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal
mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan
oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi
sehari-hari.
2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,
keputusan dan keterampilan yang memadai, seperti bisa menggunakan
beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf
administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.
3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif di sertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan
menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasnaya
dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support
keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.
4. Fungsi internasional, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan sebagai
dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan
orang lain, seperti mengkoordinasikan tim. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh
staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada
suatu organisasi.
5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan
pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran
dan pengevaluasian karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf
setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan
prosedur administrasi.
2.2 Pengiriman Barang
2.2.1 Pengertian Pelayanan Jasa Pengiriman Barang
Pengertian pelayanan jasa pengiriman barang menurut Moenir
dalam Yudha (2012:24) pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang
atau sekelompok orang dengan landasan faktor materiel melalui sistem, prosedur
dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai
dengan haknya.
Menurut Tjiptono dalam Yudha (2012:24) jasa merupakan aktivitas,
manfaat atau kepuasan yang di tawarkan untuk dijual. Secara umum pelayanan
jasa pengiriman barang adalahsegala upaya yang diselenggarakan atau
dilaksanakan secara sendiri atau secara bersama-sama dalam suatu organisasi
untuk memberikan pelayanan secara efektif dan efisien.
Secara umum pelayanan jasa pengiriman barang adalah segala upaya yang
diselenggarakan atau dilaksanakan secara sendiri atau secara bersama-sama dalam
suatu organisasi untuk memberikan pelayanan secara efektif dan efisien.
2.2.2 Strategi Pengiriman Barang
Menurut Martono (2015:290-294) ada beberapa macam strategi
pengiriman barang :
1. Direct Shipping
Pelayanan point-to-point, yaitu pengirman langsung dari produsen ke
konsumen sehingga tidak membutuhkan titik perantara seperti gudang dan
pusat distribusi. Jenis barang yang cocok untuk dikirim dengan strategi ini
adalah barang-barang yang mudah rusak, jumlah banyak, produk special.
2. Pergudangan (Warehousing) atau pusat distribusi (Distributin Center)
Produk disimpan terlebih dahulu di gudang atau pusat distribusi sebelum
dikirim ke konsumen. Pusat distribusi bisa berupa tempat penyimpanan barang
untuk melayani konsumen di area yang luas, speerti tingkat provinsi. Sistem
pergudangan biasa dipakai oleh perusahaan yang menjual barang tahan lama
(masa kadaluwarsa lama atau tidak ada sama sekali), jumlah besar, dan risiko
ketidakpastian antara pasokan dan permintaan tinggi.
3. Cross Docking
Yaitu proses pengiriman barang dari beberapa sumber penerimaan barang,
kemudian langsung dipilah dan dikelompokkan lagi menuju lokasi pengiriman,
tanpa memerlukan fasilitas penyimpanan sementara. Strategi ini banyak
dipakai oleh produsen bahan pokok, truk LTL (less-than-truckload), dan
carrier pada jasa kargo penerbangan. Alat bantunya berupa teknologi conveyor,
bar code.
2.2.3 Pelayanan/Solusi Jasa Logistik
Menurut Martono (2015:316-322) ada beberapa macam pelayanan/solusi
jasa logistik, yaitu :
1. Pengiriman domestik
Yaitu pengiriman dalam negri dengan pelayanan :
a. Pengiriman untuk ketibaan di hari yang sama dengan pengiriman.
b. Pengiriman pada malam hari untuk ketibaan keesokan hari.
c. Pengiriman pada hari libur dan/atau hari raya.
d. Pengiriman dengan biaya ekonomis, namun waktu pengiriman lebih lama.
Biasanya untuk pengiriman yang tidak mendesak.
2. Pengiriman internasional : paket, dokumen, atau barang diantar ke seluruh
Negara.
Pengiriman disesuaikan dengan jadwal penerbangan pesawat komersial secara
internasional sehingga pengiriman terjamin dan fleksibel. Jasa logistik memilik
jaringan distribusi global tersendiri sehingga menjamin prosedur dan
mendukung penggabungan barang yang efektif.
3. Jasa Konsultasi, PortofolioBea, dan perdagangan.
a. Analisis kebijakan, tariff, dan asuransi kerusakan/kehilangan barang
b. Pengambilan dan pengiriman barang di pelabuhan atau Bandar udara
konsumen.
c. Memberi layanan klaim asuransi yang baik dan cepat, menghindari
keterlambatan dan denda akibat barang tidak diambil dari pabean dalam
waktu lama.
4. Layanan pengemasan barang kiriman
a. Standardisasi prosedur pengamanan barang yang tinggi bagi barang cair,
barang pecah belah, dan kerusakan-kerusakan lain karena sifat barang
tersebut.
b. Memberikan berbagai layanan untuk desain pengemasan, menyiapkan dan
mengatur ulang tata letak produk untuk meningkatkan utilitas kubikal.
c. Standard keamanan penyimpanan barang, termasuk barang yang butuh
penanganan dan kemasan khusus, barang-barang berbahaya (contoh: pecah
belah), pengiriman dengan dry ice, gabus dan lainnya.
5. Visibilitas pengiriman
Dengan fasilitas teknologi informasi, pelanggan dapat mengecek sendiri status
dan lokasi terkini barang yang dikirimnya.
6. Pedoman dan syarat umum pengiriman barang
a. Menggunakan bukti tanda terima pengiriman barang sebagai perjanjian
yang sah dan mengikat antara pengirim dan penyedia jasa logistik.
b. Pengirim wajib memberikan informasi yang lengkap dan benar kepada
penyedia jasa logistik mengenai identitas diri, penerima, jenis dan jumlah
barang yang dikirim. Apabila dikemudian hari ditemukan bahwa barang
yang dikirm tidak sesuai dengan informasi yang diberikan sehingga
mengakibatkan pelanggaran hukum, maka pengirimlah yang harus
bertanggungjawab.
c. Pengirim dilarang mengirim barang-barang berbahaya dan terlarang sesuai
peraturan di setiap negara. Penyedia jasa logistik wajib memiliki informasi
barang-barnag yang dilarang di setiap negara tersebut.
d. Penyedia jasa logistik berhak melakukan pembulatan keatas terhadap
volume dan berat barang kiriman, serta menentukan nilai tukar mara uang
(jika pengiriman dilakukan ke luar negri) yang dapat berubah setiap hari
atau minggu.
e. Penyedia jasa logistik berhak menentukan sendiri moda transportasi yang
digunakan. Dalam prakteknya, moda transportasi yang digunakan bisa
merupakan milik sendiri atau kerjasama dengan penyedia angkutan
transportasi lain, misalnya menggunakan pesawat komersial untuk
pengiriman jarak jauh.
Semua risiko kerusakan barang, kerusakan kemasan, dan kehilangan
dinyatakan nilainya dalam asuransi. Penggantian oleh penyedia jasa logistik
sesuai nilai asuransi yang dibayarkan pengirim.
2.2.4 Faktor Faktor Keterlambatan Pengiriman
Dibawah ini adalah faktor faktor yang dapat mempengaruhi keterlambatan
pengiriman menurut Michael Dourlakis, Ilias Vlachos dan Vasileios Zeimpekis
(2011) adalah :
1. Traffic delays
Keterlambatan pengiriman dikarenakan oleh kemacetan yang terjadi di
beberapa ruas utama jalan raya merupakan salah satu faktor yang sangat
mempengaruhi Delivery time Service.
2. Road works
Kerusakan jalanan biasanya juga dapat menghambat layanan jasa antar
dikarenakan akan membahayakan server dalam melakukan pengiriman
sehingga kualitas produk yang dikirim tidak terjamin mutunya akan tiba dalam
keadaan baik kepada pelanggan.
3. Vehicle breakdown
Kerusakan kendaraan dalam pengiriman sudah biasa terjadi. Hal ini tentu akan
menghambat pengiriman dikarenakan membutuhkan waktu untuk memperbaiki
kendaraan tersebut sehingga pengiriman produk akan terhambat.
4. Weather conditions
Keadaan cuaca merupakan faktor yang amat sangat fatal dalam suatu
keterlambatan pengiriman. Banjir, hujan, badai salju dsb nya dapat
menghambat pengiriman sehingga produk yang dikirim tidak bisa tiba sesuai
dengan estimasi yang dijanjikan