BAB III PEMBAHASAN - repository.bsi.ac.id...dengan range product yaitu: Hair Spray, Styling Foam, Hair Gel, dan Natural Creambath. Diformulasikan dalam 7 macam creambath yang masing-masing

26

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Tinjauan terhadap perusahaan secara umum adalah untuk mendukung

jalannya suatu sistem perusahaan supaya sistem dapat berjalan dengan baik,

terencana, terarah dan sesuai dengan prosedur yang harus dipenuhi oleh sistem itu

sendiri. Sedangkan secara khusus adalah untuk menjalankan tugas-tugas operasional

organisasi dengan lebih efektif dan efisien sesuai dengan yang diinginkan.

Penelitian yang Penulis lakukan ini mengenai sistem gaji karyawan pada PT.

Cedefindo – Contract Manufacturer yang merupakan bagian dari Martha Tilaar

Group. PT. Cedefindo adalah sebuah perusahaan toll manufaktur yang memproduksi

aneka kosmetika, produk spa, dan parfum, juga turut berpartisipasi dalam pameran

ICI. PT. Cedefindo telah banyak bekerja sama dengan beragam perusahaan kosmetik

lokal maupun international dalam menciptakan produk-produk kecantikan

berkualitas dan diminati di pasaran.

Keikutsertaan PT. Cedefindo dalam ICI diharapkan dapat lebih

memperkenalkan service yang ditawarkan serta mempermudah calon konsumen yang

ingin membuat brand kosmetik sendiri untuk langsung berkonsultasi dan mencari

referensi tren dan bahan baku kosmetik. Melalui pameran ini, PT. Cedefindo juga

berharap dapat lebih meningkatkan daya saing di pasar global. Sebagai salah satu

perusahaan manufakturing lokal, PT. Cedefindo juga ingin membuktikan bahwa anak

bangsa juga dapat menghasilkan produk yang berkualitas dan pantas disejajarkan

dengan produk luar negeri.

27

PT. Cedefindo melayani pembuatan produk kosmetik, baik produk untuk

Martha Tilaar maupun pesanan atau jasa manufakturing dari pesanan produk

kosmetik lain, seperti contract manufacturing atau job order. Jasa produksi yang

dilakukan dalam produk kosmetik diantaranya dapat berupa jasa formulasi,

pengadaan raw material.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Gambar III.1.

Graha PT. CEDEFINDO

PT. Cedefindo berdiri pada tanggal 11 Maret 1981 dengan berkedudukan di

Jalan Cokroaminoto No. 115 Menteng, Jakarta. Awal bisnisnya adalah agen atau

distributor produk-produk kosmetik (Perawatan kecantikan) ex Paris antara lain:

Lancome, Borjuis, Perfumeries, Adidas, Pollo, Drakkar dan Annaiso.

Pada tanggal 23 Agustus 1985 nama perseroan PT. Cedefindo berubah

menjadi CEDEFINDO dan jenis usaha berkembang dibidang impor dan eksport.

Pembangunan pabrik dan kantor. Pembangunan Pabrik dan Kantor PT. Cedefindo

28

diatas tanah seluas 20.600 M² terletak di Jalan Raya Narogong Km.4, Kelurahan

Bojong Rawa Lumbu, Bekasi Timur, Pembangunan selesai dan secara resmi dibuka

oleh Menaker (Soedomo) dan memperindah (Hartanto) pada tanggal 9 Februari

1988.

Pada tahun 1989 Nama Perseroan kembali diubah seperti semula yaitu PT.

CEDEFINDO dan seluruh saham milik PT. INFUSOL UTAMA yang kemudian

pada tahun 1990 Beralih ke PT. KALBE FARMA, Tahun 1992 beralih ke PT.

ENVESAL dan pada tahun 1993 beralih kepada PT. FIRST PURAJAYA. Pada

tanggal 1 Maret 1993 PT. CEDEFINDO Merger dengan PT. ERKA PRIMASTA

INCORPORATED, Produk-produk Ex. CEDEFINDO dialihkan Ke PT.

PARCOSINDO dan PT. CEDEFINDO memproduksi produk RUDY

HARDISUWARNO COSMETIC, MADONNA dan U FOR MEN, TAHITI dan

AMALIA. Untuk keperluan direct selling PT. CEDEFINDO memproduksi AMALIA

dan AYU LESTARI.

CONTRACT MANUFACTURING (JOB ORDER) Sudah ada sejak Tahun

1991 PT. CEDEFINDO sudah melayani perusahaan terkemuka dengan menghasilkan

kualitas produk yang baik dan bermutu. Sarana yang tersedia mulai formulasi,

produksi dan registrasi produk. Yang menyediakan fasilitas produksi untuk semua

jenis produk kosmetik antara lain: Hair Care, Hair Styling, Skin care dan Decorative

/ make Up. Pada Maret 1996 Saham - saham yang dimiliki oleh Kalbe Farma dibeli

oleh PT. MARTHA TILAAR GROUP yang sejak itu pula seluruh penduduk yang

dihasilkan oleh PT. CEDEFINDO menjadi tanggung jawab PT. MARTHA TILAAR

GROUP. Untuk keperluan Direct Selling PT. CEDEFINDO memproduksi produk

Amalia dan Ayu Lestari. Selain memproduksi produk sendiri PT. CEDEFINDO juga

merupakan perusahaan Contract Manufacturing dan Eksport.

29

Pada tahun 1996 Brand MADONNA dikembangkan menjadi produk ACNE

SERIES dengan produk unggulan seperti: Facial Foam, Acne Cream, Acne Lotion,

dan Acne Gel. Pada Tahun 1998 PT. CEDEFINDO kembali mengembangkan produk

RUDY HADISUWARNO (Pakar Penata Rambut) dengan GINSENG SERIES Hair

Tonic Ginseng + Pythantriol, untuk mendukung produk yang sudah ada yaitu

Shampoo Ginseng, Conditioner Ginseng, Hair Tonic Ginseng, Hair Mask Ginseng,

dan Creambath Ginseng. Pada Tahun 1999 PT. CEDEFINDO kembali product-

product unggulan seperti:

Hair Styling dikembangkan dalam hal peningkatan mutu dan kemasan

dengan range product yaitu: Hair Spray, Styling Foam, Hair Gel, dan Natural

Creambath. Diformulasikan dalam 7 macam creambath yang masing-masing dibuat

dari bahan yang bersifat natural yang terkandung dalam: Ginseng, Aloe Vera (Lidah

Buaya), Tea Tree Oil, Rumput Laut dan Jeruk nipis, Avocado, Wortel, Kemiri dan

Orang aring. Pengembangan Product, produk unggulan PT. CEDEFINDO adalah:

RUDI HADISUWARNO yang berfokus kepada ACNE TREATMENT sedangkan U

FOR MEN dan TAHITI berfokus kepada FRAGRANCE

Kini, Martha Tilaar Group terdiri atas PT Martina Berto Tbk yaitu :

1. PT. CEDEFINDO (strategi pemasaran dan produksi),

2. PT. SAI Indonesia (distributor produk-produk Martha Tilaar Group),

3. PT. Martha Beauty Gallery (pelayanan konsultasi dan pendidikan

kecantikan, seperti Puspita Martha School of Beauty),

4. Martha Tilaar Spa,

5. Cipta Busana,

6. Art and Beauty Martha Tilaar,

30

7. PT. Cantika Puspa Pesona (manajemen waralaba domestik dan internasional

untuk Martha Tilaar Salon Day Spa, Easter Garden Spa Martha Tilaar),

8. PT. Creative Style (perusahaan agensi periklanan),

9. PT. Kreasi Boga Primatama (agensi tenaga kerja), dan

10. PT Mahligai Citra Bangsa (jasa wedding organizer dan produksi majalah).

3.1.2. Profil Resmi Perusahaan

Gambar III.2.

Logo PT. CEDEFINDO

Sumber: http://www.cedefindo.co.id/

Berikut ini data profil resmi Perusahaan PT. CEDEFINDO:

1. Nama Perusahaan : PT. CEDEFINDO – Martha Tilaar Group

2. Alamat : Jl. Raya Narogong Km. 4 Kel. Bojong

Rawa Lumbu, Bekasi 17116.

Jawa Barat, Indonesia.

3. Telp. : (021) 8215710 (Hunting)

4. Fax : (021) 8204107

5. Website : Martha Tilaar Group

http://www.marthatilaargroup.com/id

Sejarah MarthaTilaar

http://www.marthatilaargroup.com

PT. CEDEFINDO

http://www.cedefindo.co.id/

6. Bidang Usaha : Contract Manufacturing Kosmetika

7. Badan Hukum : Persero Terbatas (PT)

31

3.1.3. Visi dan Misi Perusahaan

1. VISI

a. Menjadi perusahaan kosmetik dunia terdepan dengan nuansa ketimuran

dan alami yang memanfaatkan penelitian, pengembangan riset dan

teknologi modern untuk memberikan nilai tambah pada konsumen.

b. Menjadi salah satu perusahaan jasa manufaktur produk kosmetika dan

herbal terkemuka didunia melalui pemanfaatan teknologi modern,

sebagai saran peningkatan nilai tambah bagi klien.

2. MISI

a. Mengoperasikan sebuah perusahaan kelas dunia dalam bidang kosmetik

dan industri terkait berdasarkan inovasi, yang akan menciptakan

lapangan kerja dan meningkatkan sumber daya manusia dengan konsep

bisnis dan manajemen modern yang sesuai untuk orang-orang Asia.

b. Untuk mengembangkan dan memproduksi kosmetik dan produk herbal

yang sesuai dengan standar kualitas internasional untuk memenuhi

kepuasan klien.

3.1.4. Filosofi DJITU PT. Cedefindo bersama dengan Marthatilaargroup

Manajemen Martha Tilaar Group, yaitu PT Martina Berto Tbk memiliki

sebuah sebuah filosofi kebijakan yang dikenal dengan sebutan DJITU di dalam

perusahannya. DJITU merupakan sebuah akronim dari Disiplin, Jujur, Inovatif,

Tekun, dan Ulet. Filosofi ini berlaku bagi segenap karyawan untuk mencapai visi dan

misi yang telah digariskan oleh perusahaan.

1. DISIPLIN

Menjadi sebuah sikap yang menunjukkan komitmen setiap karyawan dalam

menepati waktu demi efisiensi jalannya setiap kegiatan dalam perusahaan.

32

2. JUJUR

Dari sikap jujur para karyawannya, sebuah perusahaan dapat tumbuh

menjadi sebuat perusahaan yang sehat dan mampu terus berkembang.

3. INOVASI

Karyawan dengan pola pikir yang inovatif dan sikap yang proaktif adalah

aset berharga bagi perusahaan, yang penting untuk terus dijaga. Dari pola

pikir inovatif inilah akan tercipta terobosan-terobosan baru dalam

perusahaan.

4. TEKUN

Sikap tekun dan selalu fokus dalam melakukan dan mengembangkan hal-hal

yang berkaitan dengan tanggung jawab akan memungkinkan pencapaian

target perusahaan sesuai waktu yang telah ditentukan, dan ketekunan juga

akan meningkatkan kualitas karyawan.

5. ULET

Mau bekerja keras, berkomitmen, dan gigih dalam menggali setiap tugas

yang belum terselesaikan menunjukkan bahwa seseorang memiliki rasa

tanggung jawab pada pekerjaannya. Hal ini penting bagi keberlangsungan

dan kemajuan perusahaan.

33

3.1.5. Struktur Organisasi & Fungsi

Struktur Organisasi merupakan format dengan organisasi yang dikelola,

struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola dengan

hubungan antara fungsi–fungsi, bagian-bagian, posisi maupun orang-orang yang

menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda

dalam suatu organisasi data atau perusahaan. Struktur Organisasi suatu perusahaan

menunjukkan kerangka susunan dan hubungan-hubungan yang terjadi antar bagian,

sehingga menghasilkan suatu koordinasi dalam membuat setiap keputusan yang akan

diambil oleh perusahaan menjadi tanggung jawab bersama.

Struktur Organisasi yang menangani bagian penggajian PT. Cedefindo sebagai

berikut :

Tabel III.1. Struktur Organisasi Perusahaan

Sumber : http://www.cedefindo.co.id

34

Dari Penggambaran struktur organisasi diatas, dari masing – masing bagian memiliki

tanggung jawab dan tugasnya yaitu sebagai berikut:

1. Direktur

Tugas dan tanggung jawab Direktur di PT. Cedefindo yaitu:

a. Pemilik perusahaan yang berwenang dalam memberikan pengarahan

dan mengawasi seluruh kinerja pegawai.

b. Bertanggung jawab dalam semua aktivitas atau kegiatan usaha

diperusahaan terbatas.

c. Bertugas memberikan keputusan dalam semua kegiatan usaha.

d. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi

perusahaan.

e. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.

f. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk

juga keuntungan perusahaan.

g. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan

dunia luar perusahaan mengangkat dan memberhentikan karyawan

perusahaan.

h. Memimpin perubahan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan

perusahaan.

i. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja

perusahaan.

j. Memimpin penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahaan.

k. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bahannya.

l. Memilih menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala

bagian (manajer).

35

2. Plant Manager

Tugas dan tanggung jawab Plant Manager di PT. Cedefindo yaitu:

a. Menyampaikan laporan kepada Direktur utama.

b. Memimpin penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahaan.

c. Memotivasi karyawan dengan memberi insentif yang sesuai dengan

peraturan perusahaan.

d. Menanamkan kedisiplinan dengan memberikan hukuman yang sesuai

dengan kesalahan bawahan.

e. Membuat keputusan-keputusan yang vital dan fundamental bagi

perusahaan.

f. Memberikan pelimpahan tugas kepada semua masing-masing Manager

tiap departemen.

g. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja kepada Direktur.

h. Bertanggung jawab atas data dan semua pengarsipan data perusahaan.

i. Membantu Direktur dalam mengelola sumber daya perusahaan.

j. Membantu Direktur melakukan kontrol arus kekayaan perusahaan.

k. Mengkoordinasikan semua bagian dalam perusahaan dengan

membentuk sistem kerjasama dantara para manager perusahaan.

3. Commercial Support

a) Purchasing

Tugas dan tanggung jawab Dept. Purchasing di PT. Cedefindo yaitu:

1. Membuat surat penawaran harga.

2. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban

administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.

36

3. Menginput data surat masuk berupa softcopy.

4. Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan

material yang dibutuhkan.

5. Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan

memastikan tanggal pengiriman material.

6. Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai

kelengkapan dokumen.

7. Berkoordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan jumlah

material yang akan diorder.

8. Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor.

9. Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang ( inventory,

material, dan lain-lain.

10. Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan

secara sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP )

11. Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan

kelancaran operasional perusahaan.

12. Memastikan kesedian barang atau material melalui mekanisme

audit / control stock.

b) PPIC (Production Planning and Inventory Control)

Tugas dan tanggung jawab Dept. PPIC (Production Planning and

Inventory Control) di PT. Cedefindo yaitu:

1. Melakukan pengecekan stok barang dikomputer setiap bulan.

2. Bertanggung jawab dalam hal membuat jadwal produksi.

3. Menjaga ketersediaan stok material bahan baku.

4. Membuat schedule pengiriman ke konsumen.

37

5. Membuat rencana produksi dengan berpedoman dengan rencana

dari sales dan marketing

6. Membuat rencana pengadaan bahan atau material berdasarkan

rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material

produksi menurut standart stock yang ideal.

7. Memantau semua inventory, baik untuk proses produksi, stock

yang ada digudang maupun yang akan didatangkan sehingga

terlaksana proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan

seimbang.

8. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan, maupun kondisi

inventory.

9. Mengelolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi

produksi dan sales serta data inventory.

10. Menghitung standart kerjaa karyawan tiap tahun.

11. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak sehingga diperoleh data

yang akurat atau up to date.

12. Membuat laporan harian, dan bulanan, pada hasil perencanaan

produksi.

c) Marketing

Tugas dan tanggung jawab Dept. Marketing di PT. Cedefindo yaitu:

1. Membentuk kepercayaan pelanggan terhadap kualitas produk yang

dijual.

2. Menjawab setiap pertanyaan pelanggan dan melayani complain

dengan baik.

38

3. Menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara menjual

produk perusahaan.

4. Sebagai bagian memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat,

melalui produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut.

5. Melakukan rekap untuk proteksi penjualan produk atau barang .

6. Menetapkan tujuan dan sasaran jalannya operasional perusahaan

dan strategi penjualan kepada konsumen.

7. Membuat analisa terhadap pangsa pasar dan menentukan strategi

penjualan terhadap konsumen atau pelanggan.

8. Manajer pemasaran bertanggung jawab terhadap perolehan hasil

penjualan dan penggunaan dana promosi.

d) Adm. Support

Tugas dan tanggung jawab seorang Adm. Support di PT. Cedefindo

yaitu:

1. Mendistribusi surat–surat atau mengirimkan fax untuk counter baik

yang diterima dari Business Retail atau Business Data Analys

termasuk kenaikan harga , retur, dan lain-lain.

2. Mengajukan usul pengembangan metode kerja yang lebih baik dan

efisien, kepada supervisor Adm.

3. Menciptakan suasana kerja yang kondusif, saling membantu dan

memotivasi serta mendukung pencapaian target kerja tim

marketing sebagai satu kesatuan.

39

4. Plant Production

a) R & D (Research And Development)

Tugas dan tanggung jawab Dept. R & D (Research And Development)

di PT. Cedefindo yaitu:

1. Bertanggung jawab atas pembuatan formula produk kosmetik yang

akan dihasilkan.

2. Bertanggung jawab atas pengembangan produk baru terkait sistem

keamanan pangan, jaminan mutu dan kehalalan produk.

3. Bertanggung jawab untuk memegang kerahasiaan (confidentiality)

di lingkungan seksi R&D, serta menjaga kredibilitas.

4. Melakukan identifikasi kebutuhan dan pengembangan produk baru

dan diversifikasi.

5. Mengajukan ide-ide pengembangan produk.

6. Melakukan research pengembangan produk baru dan diversifikasi,

untuk skala laboratorium.

7. Melakukan pengecekan terhadap bahan-bahan yang digunakan

sesuai aspek legal dan halal.

8. Mencari ingredients dan informasi untuk pengembangan produk

baru.

9. Menyusun draft spesifikasi bahan baku, untuk bahan baku baru.

b) Production

Tugas dan tanggung jawab Dept. Production di PT. Cedefindo yaitu:

1. Melakukan koordinasi dalam segala kegiatan produksi.

2. Bertanggung jawab atas pesanan customer dalam skala besar.

40

3. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proses produksi dan

merupakan departemen yang melaksanakan mutu terhadap produk.

c) QA (Quality Assurance)

Tugas dan tanggung jawab Dept. QA (Quality Assurance) di PT.

Cedefindo yaitu:

1. Mengawasi kualitas produk yang dihasilkan.

2. Memiliki tugas pokok dalam perencanaan prosedur penjaminan

kualitas suatu produk.

3. Memastikan produk memenuhi standar yang ditetapkan termasuk

keandalan, utility, kinerja dan standar kualitas umum yang

ditetapkan oleh perusahaan.

4. Menerapkan standar jaminan kualitas

5. Mengevaluasi kecukupan standar jaminan kualitas.

6. Merancang sample prosedur dan petunjuk untuk mencatat dan

melaporkan data berkualitas.

7. Melakukan peninjauan pelaksanaan dan efisiensi kualitas dan

inspeksi sistem agar berjalan sesuai rencana, melaksanakan dan

memantau pengujian dan inspeksi bahan dan produk untuk

memastikan kualitas produk jadi.

8. Mendokumentasikan audit internal dan kegiatan jaminan kualitas

lainnya.

9. Menyelidiki keluhan pelanggan dan masalah ketidaksesuaian.

10. Mengumpulkan dan menyusun data kualitas statistik.

11. Menganalisis data untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan

dalam sistem mutu.

41

12. Mengembangkan, merekomendasikan dan memantau tindakan

perbaikan dan pencegahan.

13. Menyiapkan laporan untuk berkomunikasi hasil dari kegiatan

kualitas.

14. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan mengatur intervensi

pelatihan untuk memenuhi standar mutu.

15. Mengkoordinasikan di tempat audit yang dilakukan oleh penyedia

eksternal.

16. Mengevaluasi temuan audit dan menerapkan tindakan koreksi yang

tepat.

17. Mengelola dan memeriksa kegiatan manajemen risiko

18. Bertanggung jawab untuk sistem manajemen dokumen

19. Memastikan kepatuhan continyu dengan persyaratan peraturan

kualitas dan industri yang ditetapkan perusahaan

d) QC (Quality Control)

Tugas dan tanggung jawab Dept. QC (Quality Control) di PT.

Cedefindo yaitu:

1. Memantau perkembangan semua produk yang diproduksi oleh

perusahaan.

2. Bertanggung jawab untuk memonitor, menganalisis, meneliti,

menguji suatu produk.

3. Melakukan verifikasi kualitas produk.

4. Bertanggung jawab melakukan monitoring setiap proses yang

terlibat dalam produksi produk.

5. Memastikan kualitas barang produksi sesuai standar.

42

6. Merekomendasikan pengolahan ulang produk-produk berkualitas

rendah atau melakukan perbaikan.

7. Bertanggung jawab untuk dokumentasi inspeksi dan tes yang

dilakukan pada produk dari perusahaan.

8. Membuat analisys catatan sejarah perangkat dan dokumentasi

produk sebelumnya untuk referensi di masa mendatang.

9. Memastikan barang hasil proses produksi di kroscek dengan baik.

10. Memastikan barang yang tidak lolos cek diketahui kesalahan dan

cara menanggulanginya.

11. Memastikan koordinasi dengan shift lain sudah terlaksana dengan

baik.

12. Memastikan laporan kerja dibuat tepat waktu.

13. Memastikan target produksi tercapai dengan maksimal.

e) Gudang Raw Material & Gudang Finishgood

Tugas dan tanggung jawab Dept. Gudang Raw Material & Gudang

Finishgood di PT. Cedefindo yaitu:

1. Melaksanakan penerimaan barang ketika terjadi pembelian barang

untuk stok.

2. Mengecek quantity pengeluaran produk finishgood yang akan

dikirim ke customer.

3. Menyimpan barang dengan baik dan benar sesuai pengelompokkan

kategori barang untuk memudahkan dalam stock opname.

4. Mencatat barang pada kartu stock setiap harinya.

5. Menyiapkan barang untuk diserahkan kepada pelanggan ketika

terjadi penjualan

43

6. Melakukan pengiriman barang sesuai dengan instruksi dari kepala

gudang dan berdasarkan faktur dan surat jalan.

5. Bussiness Support

a) HRD (Human Resources Development)

Tugas dan tanggung jawab Dept. di PT. Cedefindo yaitu:

1. Mengidentifikasi lowongan staf.

2. Merekrut dan mewawancarai sekaligus memilih calon karyawan

atau pelamar yang masuk dengan kriteria atau kemampuan yang

diinginkan.

3. Melakukan pencatatan karyawan dan mengelola prosedur disiplin

kerja karyawan. Menyiapkan karyawan untuk bertugas dengan

melakukan program pelatihan kerja atau program magang.

4. Menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan.

5. Menjaga kedisiplinan kerja karyawan.

6. Mengatur keperluan dan kepentingan umum perusahaan.

7. Mempower atau Tenaga kerja sesuai perubahan dan

perkembangannya.

8. Memperbaharui sekaligus update record data schedule cuti

karyawan, ijin, sakit, atau masuk tanpa keterangan, data karyawan

yang mendapat peringatan, data karyawan yang keluar.

44

b) Finance & Accounting

Tugas dan tanggung jawab Dept. di PT. Cedefindo yaitu:

1. Mengelola dokumen masuk dan dokumen keluar, juga sebagai

accounting yang bertanggung jawab terhadap penggajian karyawan

dan membuat laporan keuangan.

2. Menginput data yang berupa pengeluaran dan pemasukan uang

pada perusahaan.

3. Melakukan pencairan dana setelah mendapat persetujuan dari pihak

Direktur.

4. Mendapatkan dana perusahaan.

5. Mencari dana yang dibutuhkan perusahaan meliputi berbagai

kegiatan, menganalisis, serta memutuskan sumber data yang dipilih

dari beberapa jumlahnya.

6. Mengkoordinasi perencanaan dan pencatatan anggaran.

7. Mengembangkan format-format pengajuan dan pertanggung

jawaban keuangan.

8. Melakukan rekonsialisi keuangan.

9. Mengkoordinasi pelaksanaan audit.

10. Melakukan sistem pencatatan keuangan.

11. Merencanakan dan memelihara sistem kompensasi.

12. Melakukan rapat kordinasi ditingkat unit kerja atau antar bidang

kerja.

13. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, Slip dan

pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat

waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.

45

14. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus

kasperusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan

hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional

perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.

15. Privare slip gaji karyawan setiap bulan.

16. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan

rekapitulasi absensi karyawan, perhitungan gaji, tunjangan-

tunjangan.

17. Mencatat dan menghitung jumlah gaji yang akan dibayarkan

kepada karyawan.

18. Membuat slip gaji yang didapat dari daftar gaji yang telah di acc.

19. Membuat laporan bulanan gaji karyawan.

20. Membuat laporan jamsostek setiap bulan.

21. Menginput penerimaan pembayaran dari owner tepat waktu dan

akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan

penerimaan maupun pembayaran.

22. Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat ada atau

tidaknya selisih jumlah barang digudang dan catatan di keuangan.



c) Kasir

Tugas dan tanggung jawab Kasir di PT. Cedefindo yaitu:

1. Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan

dan ketersediaan kas kecil yang efektif.

2. Melakukan proses pembayaran dalam semua kas.

46

3. Melakukan pencatatan atas semua transaksi.

4. Membuat pencatatan laporan kas fisik dan melaporkannya setiap

hari kepada kepala Finance.

5. Controling Budget pengeluaran setiap departemen.

6. Membuat laporan secara periodik kepada managing direktor

pertanggung jawaban masing-masing bidang kerja.

7. Melakukan rekonsialisi keuangan.

8. Mengkoordinasi pelaksanaan audit.

9. Melakukan sistem pencatatan keuangan.

10. Mengkoordinasi perencanaan dan pencatatan anggaran.

11. Menginput penerimaan pembayaran dari owner tepat waktu dan

akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan

penerimaan maupun pembayaran.



d) IT – EDP (Electronic Data Processing)

Tugas dan tanggung jawab Dept. IT – EDP (Electronic Data

Processing) di PT. Cedefindo yaitu:

1. Merawat Hardware dan Software dan hal-hal lain yang

berhubungan dengan IT.

2. Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permasalahan

yang berhubungan dengan IT.

3. Memeriksa dan Memastikan bahwa komputer yang dipakai user

dapat digunakan.

47

4. Memeriksa bahwa komputer yang dipakai dapat terhubung ke

jaringan .

5. Mengatasi masalah jaringan tanpa melalui googling.

6. Memastikan bahwa aplikasi yang akan digunakan user dapat

digunakan.

7. Mengembalikan sistem yang berjalan pada komputer user yang

bermasalah dalam waktu singkat.

8. Melakukan update system operasi maupun system aplikasi secara

berkala.

9. Melakukan backup data pada komputer user.

10. Merestore data dari backup system jika terjadi masalah.

11. Memperbaiki jaringan komputer yang bermasalah

12. Membuat laporan dokumentasi teknis

e) Kurir / Driver

Tugas dan tanggung jawab seorang Kurir di PT. Cedefindo yaitu:

1. Menerima surat/dokumen yang telah dibukukan dalam buku

ekspedisi untuk dikirim agar dapat diproses lebih lanjut.

2. Menyortir surat atau dokumen sesui dengan jenis dan ketentuan

yang akan dikirim sesuai dengan wilayah, untuk mempermudah

pengiriman pada pihak terkait.

3. Menghitung dan menyesuaikan alamat surat kerja atau dokumen

yang tercantum dalam buku ekspedisi untuk dikirim ke alamat yang

dituju.

4. Membuat rencana perjalanan pengiriman surat atau dokumen

sesuai surat perintah untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

48

5. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang

berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban.

f) Maintenance & General Affair

Tugas dan tanggung jawab Dept. Maintenance & General Affair di PT.

Cedefindo yaitu:

1. Melakukan proses pra instalasi produk, melakukan proses instalasi

atau pemasangan, perakitan produk.

2. Melakukan perbaikan atau service barang yang mengalami

kerusakan.

3. Bertanggung jawab dalam maintenance setiap produk atau barang.

4. Bertanggung jawab terhadap stock spare part produk

menghubungkan dengan pihak pabrik apabila ada masalah

mengenai alat yang memerlukan penanganan dari pabrik.

5. Melaksanakan kegiatan dalam melakukan tugas teknis perusahaan

terutama dalam operasionalnya.

6. Mengawasi setiap pekerjaan yang dilakukan oleh koordinator

tenaga ahli.

7. Mengawasi jalur proses pengolahan agar terjamin kelancaran kerja.

8. Membuat laporan pertanggung jawaban atas perbaikan dan

pengontrolan pabrik.

9. Menyusun penempatan kerja tenaga ahli dalam setiap proyek.

10. Mengawasi kegiatan teknis dan operasional dari setiap pekerjaan

yang dilaksanakan oleh tenaga ahli melalui koordinator tenaga ahli.

11. Melakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap fasilitas

produksi seperti mesin untuk produksi, dan alat-alat lainnya.

49

6. Bussiness Development

a) Sales Marketing

Tugas dan tanggung jawab Dept. Sales Marketing di PT. Cedefindo

yaitu:

1. Bertangggung jawab atas strategi pemasaran.

2. Meningkatkan pembelian.

3. Melakukan penawaran kepada customer.

4. Mencapai target penjualan.

5. Memberikan pelayanan yang prima kepada setiap konsumen atau

pelanggan.

b) Adm. Marketing

Tugas dan tanggung jawab Dept. Marketing di PT. Cedefindo yaitu:

1. Membuat perencanaan kerja, Harian mingguan bulanan dan

tahunan

2. Membantu mempersiapkan, dan memperbaharui Sales &

Marketing manual.

3. Melakukan negosisiasi dengan client

4. Menjaga hubungan kerja sama dengan client

5. Menjaga hubungan dengan pihak media travel agen atau pihak

pihak lain yang berhubungan

50

3.2. Tinjauan Kasus

Penulis menjelaskan prosedur sistem penggajian berjalan pada PT.

Cedefindo-MTG group, dokumen – dokumen apa saja selama sistem penjualan

berjalan, permasalahan yang terjadi selama sistem penggajian berjalan dan alternatif

pemecahan masalah tersebut.

3.2.1. Prosedur Sistem Berjalan

Pegawai setiap harinya pada saat datang dan pulang kerja wajib melakukan

absen dengan menggunakan mesin fingerprint, setiap tanggal 25 bulan yang berjalan,

bagian personalia mengaudit dan memeriksa rekap absen kehadiran karyawan,

kemudian bagian personalia akan tarik absensi finger tersebut sesuai dengan absen

yang sudah diperiksa awalnya oleh masing-masing departemen, setelah disetujui oleh

kepala personalia, rekapitulasi absensi kehadiran karyawan yang sudah dicek

tersebut nantinya akan diberikan ke bagian keuangan, setelah bagian keuangan

menerima rekap absen, bagian keuangan langsung menghitung gaji karyawan sesuai

dengan rekapitulasi kehadiran, direktur wajib approval laporan absensi karyawan

untuk mengetahui pengeluaran yang akan dijurnal, setelah di approval dan ditanda

tangani, bagian keuangan membuatkan rekapitulasi gaji karyawan, bagian keuangan

menghitung gaji masing-masing karyawan, kemudian bagian keuangan mengajukan

permohonan transfer uang di bank (melalui penerbitan giro) untuk pembayaran gaji

karyawan ke direktur. Bagian keuangan mengirim uang ke karyawan sesuai giro

yang telah disetujui oleh direktur. Setelah itu Bagian keuangan membuat jurnal

umum. setiap karyawan yang akan menerima gaji masing-masing bisa di cek di ATM

yang sudah ditransfer. Sebagai bukti pengesahan penerimaan Karyawan wajib

menandatangani bukti penerimaan gaji atau dikenal dengan slip gaji. Bagian

keuangan mengecek kembali bukti penerimaan gaji karyawan untuk dibuatkan

51

laporan kepada direktur. Laporan penerimaan gaji yang awalnya telah disetujui dan

diajukan kepada direktur.

Berikut penjelasan prosedur yang berisikan urutan proses penggajian,

prosedur waktu hadir karyawan, prosedur perhitungan gaji, prosedur pembayaran

gaji dan prosedur pembuatan laporan

1. Prosedur Waktu Hadir Karyawan

a. Setiap karyawan pada saat datang dan pulang kerja wajib melakukan

absen dengan menggunakan mesin fingerprint.

b. Setiap tanggal 25 bulan yang berjalan, bagian personalia mengaudit

atau memeriksa rekap absen kehadiran karyawan

c. Personalia akan tarik absen finger sesuai dengan absen yang sudah

diperiksa per masing-masinh departemen

d. Setelah disetujui oleh kepala personalia, rekapitulasi kehadiran

karyawan akan di serahkan ke bagian keuangan

Gambar III.3.

Prosedur Waktu hadir Karyawan

52

2. Prosedur Perhitungan Gaji karyawan

a. Bagian keuangan menerima rekapitulasi absensi karyawan

b. Bagian keuangan menghitung gaji karyawan sesuai dengan rekapitulasi

kehadiran

c. Bagian keuangan mengajukan permohonan transfer uang di bank

(melalui penerbitan giro) untuk pembayaran gaji karyawan ke direktur.

d. Bagian keuangan mengirim uang sesuai giro yang telah disetujui oleh

direktur.

e. Bagian keuangan membuat jurnal umum.

Gambar III.4.

Prosedur Perhitungan Gaji

53

3. Prosedur Pembayaran Gaji

a. Setiap karyawan mengambil gaji melalui ATM masing-masing

b. Karyawan wajib menandatangani bukti penerimaan gaji.

Gambar III.5.

Prosedur Pembayaran Gaji

4. Prosedur Pembuatan Laporan

a. Bagian keuangan mengecek kembali bukti penerimaan gaji karyawan

untuk dibuatkan laporan kepada direktur.

b. Laporan penerimaan gaji setelah disetujui kepala keuangan diajukan

kepada direktur.

Gambar III.6.

Prosedur Pembuatan Laporan Gaji

54

3.2.2. Prosedur and Use case Sistem penggajian berjalan

Urutan prosedur ini berisikan urutan dari input data karyawan, input gaji

pokok, input daftar tunjangan, input daftar lembur, input absensi karyawan, input

jumlah uang transport, input potongan pajak ppH, input perhitungan gaji, cetak gaji

dan pembuatan laporan gaji perbulan.

1. Prosedur input data karyawan

Terlebih dahulu ketika ingin akses, Personalia harus memasukan username

dan password, kemudian Personalia membuka sistem ATAS (Administrasi

tanpa kertas), ketika username dan password valid maka selanjutnya akan

masuk ke home Administrasi HRD, jika ingin input atau update data

karyawan, pilih menu “Data Karyawan” kemudian akan muncul seluruh

data dan nama-nama para karyawan, data-data karyawan yang dimaksud

yaitu ada no. Nik karyawan, nama karyawan, departemen, jabatan dan

tanggal masuk karyawan. Jika ingin update karyawan maka pilih view, dan

simpan dengan pilih update, serta hapus jika ingin hapus data karyawan.

Gambar III.7.

Prosedur input data karyawan, pemilihan menu data karyawan

55

Gambar III.8. Update data karyawan

2. Prosedur Input Gaji Pokok

Bagian keuangan sebelum merekap data penggajian pada sistem, terlebih

dahulu akses login dengan cara memasukkan username dan password,

ketika ingin menginput buka sistem penggajian karyawan dan Memilih

Menu Master kemudian pilih menu gaji pokok untuk menginput gaji pokok

berdasarkan jabatan.

3. Prosedur Input Tunjangan

Setelah menginput gaji pokok bagian keuangan menginput tunjangan yang

merupakan bagian dari perhitungan gaji karyawan yang berisikan jabatan

karyawan, uang jabatan, uang makan, Medical reimburstment, tunjangan

jamsostek, dan lain-lain

4. Prosedur Input Daftar Lembur

Bagian keuangan menginput lembur jika ada karyawan yang melakukan

lembur yaitu berisikan jabatan, uang lembur per jam, uang makan lembur,

uang transport lembur.

56

5. Prosedur Input Absensi Karyawan

Setelah data-data diatas diinput yang merupakan sebagai data awal dari

sistem penggajian karyawan kemudian bagian keuangan memilih menu

absensi dimana pada menu ini sudah merupakan perhitungan gaji karyawan

yang berdasar dari jumlah hadir karyawan, yang berisikan NIK, bulan,

tahun, jumlah hadir karyawan, telat, absen, sakit, cuti.

Jika ingin tarik rekapitulasi absensi pilih menu “Tarik absensi finger”

kemudian akan muncul Absensi karyawan seluruh departemen, pilih

periode, pilih departemen kemudian pilih tombol “Tampilkan”, maka akan

keluar rekap absensi sesuai dengan periode yang diinginkan, pilih print

absensi jika ingin diprint.

Gambar III.9.

Pemilihan menu pada absensi untuk tarik absensi finger

57

Gambar III.10.

pemilihan periode dan depatemen pada menu absensi karyawan

Gambar III.11.

pemilihan tampilan pada menu absensi karyawan

Gambar III.12.

Pemilihan pilihan print absensi pada menu absensi karyawan

58

6. Prosedur Input Jumlah Uang Transport

Bagian keuangan menginput jumlah uang transport karyawan sesuai dengan

hari masuknya kerja.

7. Prosedur Input Potongan Pajak ppH

Bagian keuangan menghitung potongan pajak penghasilan karyawan sesuai

dengan gaji yang diterima dan ditentukan sesuai ketentuan dari pihak pajak,

jika karyawan memang sudah memiliki NPWP maka pajak penghasilan

akan bernilai „0‟

8. Prosedur Cetak Slip Gaji

Setelah bagian keuangan melakukan penghitungan gaji karyawan, kemudian

memilih menu cetak gaji yang berupa slip gaji untuk diserahkan kepada

karyawan. Sebelum bagian keuangan mencetak Slip gaji, Direktur harus

terlebih dahulu meng‟approval data yang sudah di link yang dikirimkan via

email, jika sudah approve bagian keuangan baru bisa mencetaknya.

9. Prosedur Laporan Rekapitulasi Gaji Perbulan

Bagian keuangan memilih menu laporan untuk menghasilkan laporan

rekapitulasi gaji karyawan perbulan kemudian pilih tahun dan bulan setelah

itu cetak laporan rekapitulasi gaji perbulan, kemudian ACC kedirektur dan

pilih Logout jika sudah selesai.

59

Gambar III.13.

Use Case Diagram Sistem Penggajian

Berdasarkan gambar III.13. usecase Diagram sistem penggajian terdapat :

1. Satu sistem yang mencakup kegiatan sistem penggajian karyawan.

2. 2 Actor yang melakukan kegiatan didalam sistem yaitu: personalia dan

Keuangan.

3. 20 usecase yang dapat dilakukan oleh actor tersebut diantaranya:

Melakukan login, kemudian masukan username dan passwrod, pilih menu

master karyawan, input jabatan, input bagian, input data karyawan, save

data karyawan, upload + cek absen finger, Cetak data karyawan, approval

sistem, cetak Slip gaji, cetak laporan rekapitulasi gaji perbulan, melakukan

logout.

4. 6 Include, Yaitu: masuk home, Input gaji pokok, input daftar tunjangan,

input daftar lembur, input absensi, input jumlah uang transport, input

potongan pajak ppH.

uc UseCase Sistem Penggaj ian

Personalia

Direksi

Keuangan

Melakukan

Login

User Name Password

Masuk Home

Pilih Menu

Master

KaryawanInput Jabatan

Input Bagian

Input Data

Karyawan

Sav e Data

Karyawan

Upload + Cek

Absen Finger

Input Gaj i

PokokInput Daftar

Tunjangan

Input Daftar

LemburInput Absensi

Input Jumlah

Uang Transport

Input

Potongan

Pajak PPH

Cetak Slip Gaj i

Karyawan

Cetak Laporan

Rekapitulasi Gaj i

Karyawan

Terima Email

Approv al

Sistem

Logout

«include»«include»

«include»«include»«include»«include»

60

3.2.3. Activity Diagram proses penggajian berjalan

Gambar III.14.

Activity Diagram prosedur proses penggajian berjalan

Berdasarkan gambar III.14. Activity diagram prosedur yang berjalan saat ini terdiri

dari :

1. 1 (satu) initial node, objek diawali.

2. Swimlane yaitu karyawan, personalia, keuangan, direktur.

act Prosedur Proses Penggaj ian

DirekturKeuanganPersonaliaKaryawan

Mulai

Melakukan Absen Audit/ Menerima Rekap

Absen Kehadiran

Karyawan

Menyerahkan Absensi

Kehadiran Karyawan

Menerima Rekapitulasi

Absensi Karyawan

Menandatangani Laporan

Absensi Karyawan

Membuat Rekapitulasi

Gaj i Karyawan

Menghitung Gaj i

Karyawan

Mengajukan

Permohonan Pengiriman

Transfer Uang ke Bank

Mengirim Uang Sesuai

Giro yang telah disetujui

Membuat Jurnal Umum

Membuat Slip Gaj i

Membuat Pembayaran

Gaj i Karyawan Menerima Gaj i

Arsip Laporan

Pembayaran Gaj i

Mengecek Bukti

Penerimaan Gaj i

Membuat Laporan

Penerimaan Gaj i

Menyerahkan Laporan

Penerimaan Gaj i

Menerima

Permohonan

Menerima Laporan

Penerimaan Gaj i

Selesai

Disetujui

Tdk Disetujui

61

3. 1 (satu) Decission node digunakan untuk pilihan kondisi.

4. 1 (satu) Final node, objek yang diakhiri.

5. 19 Activity yaitu :

a. Melakukan absen.

b. Audit / memeriksa rekap absen kehadiran karyawan.

c. Menyerahkan absensi kehadiran karyawan.

d. Penerimaan laporan / absensi karyawan.

e. Membuat rekapitulasi gaji Karyawan.

f. Menghitung gaji karyawan.

g. Mengajukan permohonan transfer uang di bank (melalui Penerbitan

Giro).

h. Penerimaan Permohonan.

i. Mengirim uang sesuai dengan giro yang telah disetujui.

j. Membuat jurnal umum.

k. Melakukan pembayaran gaji karyawan..

l. Menerima gaji.

m. Mengecek bukti penerimaan gaji.

n. Membuat laporan penerimaan gaji.

o. Menyerahkan laporan penerimaan gaji.

p. Menerima laporan penerimaan gaji.

62

3.2.4. Activity Diagram Sistem Penggajian pada saat proses penginputan Gaji

Gambar III.15.

Activity Diagram Sistem Penggajian pada saat proses penginputan Gaji

act Sistem Input Gaj i

DirekturKeuanganSistemPersonalia

Mulai

Update Data

Karyawan

Input Data, NIK

karyawan, BagianRequest

Sav e Data

Karyawan

Upload + Cek Absen

Finger

Masuk Ke "MENU

MASTER KARYAWAN"

Input "DATA GAJI POKOK

KARYAWAN"

Input "Data Tunjangan"

Input "Data Lembur

Karyawan"

Input "Jumlah Uang

Transport Karyawan"Request

Eksekusi

SAVE Data Approv al Gaj i

CETAK Slip Gaj i

Karyawan

CETAK LAPORAN Rekap

Gaj i PerbulanACC Laporan

Selesai

Batal

Proses

63

3.2.5. Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan dalam sistem penggajian pada PT. Cedefindo –

MTG Group antara lain:

a. Update data karyawan

Nama Dokumen : Data Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : HRD

Media : Layout Monitor

Jumlah : 1 rangkap

Frekuensi : Setiap ada karyawan baru

Format : Lampiran A.1 & A.2

b. Tarik absensi finger

Nama Dokumen : Data finger

Fungsi : Informasi data finger semua karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : HRD

Media : Layout Monitor/finger

Jumlah : 17 rangkap/17 lembar

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Format : Lampiran A.3, A4, A5

c. Rekapitulasi absensi

Nama Dokumen : Rekapitulasi absensi karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan

Sumber : Karyawan

64

Tujuan : HRD

Media : Kertas/Layout Monitor

Jumlah : 17 lembar/17 rangkap

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Format : Lampiran A.6

3.2.6. Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran selama dalam sistem penggajian pada PT.

Cedefindo – MTG Group antara lain:

a. Laporan Rekap Gaji

Nama Dokumen : Laporan Rekap Gaji

Fungsi : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan

pembagian gaji karyawan

Sumber : HRD

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap setelah merekap absen karyawan

Format : Lampiran B.1

b. Slip Gaji

Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran gaji karyawan

Sumber : HRD

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

65

Frekuensi : Setiap penyerahan gaji


c. Acc. Laporan Rekap Gaji

Nama Dokumen : Acc. Laporan rekap gaji

Fungsi : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan

pembagian gaji karyawan yang telah ditandatangani

Sumber : Direktur

Tujuan : HRD

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap setelah laporan rekap gaji ditandatangani


d. Bukti Serah Terima Gaji

Nama Dokumen : Bukti serah terima gaji

Fungsi : Sebagai bukti/laporan bahwa karyawan telah

menerima gaji

Sumber : Karyawan

Tujuan : HRD

Media : Kertas

Jumlah : Dua lembar

Frekuensi : Setiap pembagian gaji karyawan


66

3.2.7. Permasalahan Pokok

Setelah mengamati sistem penggajian pada PT. Cedefindo – MTG Group,

kami menemukan beberapa permasalahan terkait sistem penggajiannya antara lain:

1. Penerimaan gaji masih manual

Tidak adanya program khusus penerimaan gaji, Penerimaan gaji yang

diberikan kepada karyawan masih berupa selembaran hardcopy tembusan,

hardcopy tembusan yang diberikan bagian keuangan fungsinya sebagai

tanda bukti bahwa perusahaan tersebut sudah melaksanakan kewajibannya

dalam membayar gaji kepada karyawannya.

Penerimaan gaji yang masih berupa kertas tersebut menyebabkan karyawan

sulit membaca, sulit membuktikan jika diperlukan dan akibatnya tulisannya

tidak terbaca, slip gaji tersebut sobek atau kotor bahkan bisa saja hilang.

Dengan penerimaan gaji yang masih manual menyebabkan karyawan

menjadi kurang efektif.

2. Belum adanya sistem informasi karyawan pribadi

Karyawan belum mempunyai website pribadi akhirnya menyebabkan bagian

HRD (Human Resource Development) sulit mendapatkan informasi update

jika ada perubahan alamat atau no. Handphone. Begitu juga sebaliknya

karyawan juga tidak dapat mengetahui informasi apapun yang up to date

mengenai PT. Cedefindo.

67

3.2.8. Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem penggajian

yang sudah berjalan, maka penulis menganjurkan alternatif pemecahan masalah

berupa perancangan sistem informasi slip gaji karyawan berbasis web yaitu antara

lain:

1. Pengembangan sistem penggajian dengan dibuatkannya Web HR Portal

pribadi untuk masing-masing karyawan

Dengan adanya web HR Portal pribadi, karyawan dapat lebih mudah

merubah data karyawan itu sendiri jika memang ada perubahan profile data

karyawan. karyawan dapat langsung editing di web tersebut, karna data-data

ini bersifat confidential maka, oleh tim EDP sudah disediakan masing-

masing user serta password yang berbeda-beda tentunya agar tetap dapat

menjaga kerahasiaan mengenai data – data lain dan data gaji karyawan.

Karyawan yang ingin mengecek slip gaji tidak perlu lagi bingung, karna

bisa langsung dicek lewat web HR portal masing-masing, web HR portal

tersebut dihubungkan dengan aplikasi manufaktur, dan dapat diakses lewat

banyak media seperti: computer, handphone atau media apapun, dengan

begitu slip bisa terlihat jelas, slip gaji tidak lagi robek, slip gaji tidak hilang,

dan mudah dibaca.

jadi saat nantinya dibutuhkan ada arsip nya di web.

Tujuan dari perancangan web HR Portal karyawan ini ialah guna mampu

menjadikan sebuah sistem informasi yang lebih efektif dan efisien serta

mempermudah karyawan khususnya dalam melihat data gaji yang terperinci

dan jika dibutuhkan sewaktu-waktu.

68

3.3. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

Analisa kebutuhan perangkat lunak (software requirements analysis)

merupakan aktivitas awal dari siklus hidup pengembangan perangkat lunak. Pada

analisa kebutuhan software dilakukan tahap analisa kebutuhan yang berfungsi

sebagai tahapan pengumpulan kebutuhan-kebutuhan dari semua elemen sistem

perangkat lunak yang nantinya akan dibangun, didalam tahapan ini mulai

membentuk spesifikasi kebutuhan perangkat lunak diantaranya yaitu rancangan use

case diagram, rancangan activity diagram serta rancangan program dan dokumen

yang diusulkan.

3.3.1. Tahap Analisis Kebutuhan Fungsional

Berdasarkan proses penggajian yang sudah berjalan pada PT. Cedefindo –

MTG Group, maka tahapan berikutnya adalah analisis kebutuhan. Berikut ini

spesifikasi kebutuhan (System Requirement) dari sistem informasi slip gaji karyawan

berbasis web pada PT. Cedefindo – MTG Group.

Kebutuhan untuk pengembangan perangkat lunak pada Sistem Informasi

Slip gaji karyawan berbasis Web HR Portal ini, yaitu sebagai berikut:

A1. Mengelola Menu Utama

A1.1. Memilih Menu Home

A1.2. Memilih Menu About Us

A1.3. Memilih Menu Capabilites

A1.4. Memilih Menu Service

A1.5. Memilih Menu News

A1.6. Memilih Menu Contact

A1.7. Memilih Menu Employee

69

A2. Melakukan Log In

A2.1. Memilih Menu Employee

A2.2. Mengakses Login Employee

A3. Masuk ke Home web HR Portal

A4. Mengakses Sub Menu pada Home

A4.1. Mengakses Sub Menu Profile

A4.1.1 Mengelola Data Profile

A4.1.2 Mengelola Edit Ubah profile

A4.1.3 Mengelola Update/simpan

A4.2. Mengakses Sub Menu Salary Slip

A4.2.1. Memilih Ubah Periode Slip

A4.2.2. Mengelola Tampilan Priview Slip Gaji

A4.2.3. Mengunduh Slip Gaji

A4.2.4. Mencetak Slip Gaji

A4.3. Mengelola Sub Menu Change Password

A4.3.1. Mengelola Data User [Pengguna]

A4.3.2. Mengubah Data User [Pengguna]

A4.4. Mengetahui Info User

A4.4.1. Melihat Informasi Data User

A.5. Mengakses Keluar

A5.1. Melakukan Keluar Akun Logout

70

3.3.2. Rancangan Use Case Diagram

Didalam rancangan sistem, dibuatlah sebuah diagram agar dapat melihat

proses yang terjadi dengan mudah dan dapat dipahami oleh semua pihak. Adapun

gambaran dari use case diagram dibawah ini yang menggambarkan secara sederhana

fungsi-fungsi utama dari sistem dan aktor yang akan berinteraksi dengan sistem

tersebut.

1. Use Case Diagram Mengelola Menu Utama

Gambar III.16. Use Case Diagram Mengelola Menu Utama

Tabel III.2.

Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Menu Utama

Use Case Narative Menu Utama

Tujuan

Karyawan dapat melihat berbagai informasi yang ada pada

tampilan Menu utama web yaitu melihat menu home, menu

about us, menu capabilities, melihat service, menu news,

menu contact dan login employee untuk login karyawan

Deskripsi

web ini memungkinkan aktor (karyawan) untuk melihat

berbagai informasi mengenai PT. Cedefindo

Skenario Utama

uc Usecase Diagram Mengelola Menu Utama Sistem Informasi Slip Gaj i Karyawan berbasis web

Karyawan

Masuk Web HR Portal

PT. Cedefindo

Masuk Menu

Utama WebMengakses Menu

Home

Mengakses Menu

About Us

Mengakses Menu

Capabilities

Mengakses Menu

Serv ice

Mengakses Menu

News

Mengakses Menu

Contact

Mengelola Menu

Employee

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

71

Aktor Karyawan

Kondisi Awal

Aktor membuka web HR Portal PT. Cedefindo selanjutnya

akan masuk ke menu utama

Aksi Aktor Reaksi Sistem

1. Aktor Memilih

Menu Home

- web akan menampilkan gambar tulisan besar

Logo Cedefindo pada Menu Utama

2. Aktor Memilih

Menu About Us

- web akan menampilkan informasi mengenai

visi misi dan history PT. Cedefindo.

3. Aktor Memilih

Menu Capabilities

- web akan menampilkan informasi kategori

kategori produk yang dibuat pada PT. Cedefindo.

4. Aktor Memilih

Menu Service

- web akan menampilkan pemberitahuan

mengenai pembuatan produk sesuai yang diinginkan

customer dari hanya Full Contract Manufacturing, Semi

Contract Manufacturing, sampai hanya Filling & Packing.

5. Aktor Memilih

Menu News

- web akan menampilkan berita yang sedang

aktif mengenai perkembangan produk produk

terbaru yang launching

6. Aktor Memilih

Menu Contact

- web akan menampilkan info mengenai

keberadaan aamat PT. Cedefindo serta telepon atau fax

yang bisa dihubungi

7. Aktor Memilih

Menu Employee

- web akan menampilkan form untuk Log In

employee untuk dapat masuk ke home dengan

mengisi Username dan password.

Kondisi Akhir

Jika perintah sesuai maka web akan menampilkan

informasi seperti yang diinginkan oleh si aktor (karyawan)

72

2. Use Case Diagram Mengakses Sub Menu pada Home

Gambar III.17. Use Case Diagram Mengakses Sub Menu pada Home

Tabel III.3.

Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Sub Menu Home

Use Case Narative Home Web

Tujuan

Karyawan dapat mengelola Sub Menu yang ada pada

Home Web

Deskripsi

web ini memungkinkan aktor (karyawan) untuk

melihat berbagai informasi mengenai PT. Cedefindo

Skenario Utama

Aktor Karyawan

Kondisi Awal

Aktor melakukan Log in dengan cara memasukan

Username dan masukan Password


1. Aktor Mengakses Sub

Menu Profile

web ini membuat aktor dapat mengedit dan

mengubah data profile seperti nama lengkap, tempat

tanggal lahir, jenis kelamin, status, agama, golongan

darah, alamat, no. telp, email, no.ktp dan pendidikan

2. Aktor Mengakses Sub

Menu Salary Slip

web ini membuat aktor dapat melihat slip gaji,

mencetak, serta menyimpan data slip gaji

3. Aktor Mengelola Sub

Menu Change Password

web ini membuat aktor dapat melihat username, NIK,

nama lengkap, action dan edit password

4. Aktor Melihat Informasi

data user

web ini membuat aktor dapat melihat informasi data

user, siapa usernya.

5. Aktor Melakukan

Logout

web ini memungkinkan aktor (admin) untuk keluar

dari sistem informasi HR Portal

Kondisi Akhir

Jika perintah sesuai maka web akan menampilkan

informasi seperti yang diinginkan oleh si aktor

(karyawan)

uc Usecase Diagram Mengakses Sub Menu pada Home web

Karyawan

Melakukan Login

(Sub Menu

Employee)

Masuk ke Home

Web HR PortalMengakses Sub

Menu Profile

Mengakses Sub

Menu Salary Slip

Mengelola Sub

Menu Change

Password

Melakukan Logout

Melihat Informasi

Data User

«include»

«include»

«include»

«include»

«include»

73

3. Use Case Diagram Melakukan Log In

Gambar III.18. Use Case Diagram Melakukan Log In

Tabel III.4.

Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Menu Log In

Use Case Narative Log In

Tujuan

Aktor melakukan Log in dengan cara memasukan

Username dan masukan Password

Deskripsi

web ini memungkinkan aktor (karyawan) untuk

log in dan dapat masuk ke web Home profil karyawan

Skenario Utama

Aktor Karyawan

Kondisi Awal

Aktor memilih sub menu login Employee pada Menu

utama


1. Aktor Memilih

Sub Menu

Login Employee

web terlebih dahulu akan menampilkan form untuk mengisi

Username dan Password, jika password benar maka akan

masuk ke halaman Home web.

Kondisi Akhir

Jika perintah sesuai maka akan masuk ke dalam Home

profil web dan aktor dapat mengakses web tersebut

uc Usecase Diagram Melakukan Login

Karyawan

Pilih Sub Menu

(Employee)

Melakukan Login

Melakukan Logout

Kembali Ke Menu

Utama

Masukan Username

Masukan Password

«include»

«extend»

«include»

74

4. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu profile

Gambar III.19. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu Profile

Tabel III.5.

Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Sub Menu Profile

Use Case Narative Data Profile

Tujuan

Aktor dapat mengubah data profile pada sub menu Profile

Deskripsi

web ini membuat aktor dapat mengedit dan mengubah data

profile seperti nama lengkap, tempat tanggal lahir, jenis

kelamin, status, agama, golongan darah, alamat, no. telp,

email, no.ktp dan pendidikan

Skenario Utama

Aktor Karyawan

Kondisi Awal

Aktor membuka Home HR portal PT. Cedefindo dan

memilih sub menu profile lalu tampil form ubah profile


1. Aktor memilih

tombol Edit

web akan menampilkan form ubah profile untuk mengedit

profile sesuai dengan perubahan yang diinginkan

2. Aktor memilih

tombol Update

web akan memproses data profile yang sudah dirubah

Kondisi Akhir

Jika perintah sesuai maka akan menampilkan data profile

yang sudah dirubah sesuai yang diinginkan si aktor

uc Usecase Diagram Mengelola Sub Menu Profile

Karyawan

Tampil Data Profile EditTampil Form Ubah

ProfileUpdate

Pilih Sub Menu

(Profile)«include»«include» «include»«include»

75

5. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu Salary Slip

Gambar III.20. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu Salary Slip

Tabel III.6.

Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Sub Menu Salary Slip

Use Case Narative Salary Slip

Tujuan Aktor dapat melihat slip gaji pada sub menu Salary Slip

Deskripsi

web ini membuat aktor dapat melihat slip gaji, mencetak,

serta menyimpan data slip gaji

Skenario Utama

Aktor Karyawan

Kondisi Awal


memilih sub menu Salary slip lalu tampil pilihan periode

slip


Aktor memilih

Salary slip

1. Aktor memilih

tombol Periode

bulan dan tahun

web akan menampilkan halaman baru yaitu dengan

memilih periode bulan dan tahun sesuai yang priview slip

diinginkan karyawan

2. Aktor memilih

tombol Tampil

web akan menampilkan priview slip gaji berbentuk jsp

PDF.

3. Aktor memilih

tombol cetak

web akan menampilkan pilihan printer, jika ingin mencetak,

pilih printer baru file slip gaji onprosess berhasil dicetak.

4. Aktor memilih

tombol download

web akan menampilkan warning opening document, jika

ingin mencetak lalu pilih Save file, lalu pilih OK baru file

slip berhasil diunduh.

Kondisi Akhir

Jika perintah sesuai maka akan memproses slip gaji sesuai

yang diinginkan si aktor

uc Usecase Diagram Mengelola Sub Menu Salary Slip

Karyawan

Pilih Sub Menu

(Salary Slip)

Tampil Priv iew

Salary Slip

Cetak Salary Slip

Unduh Simpan

Salary Slip

Tampil Pilihan

Periode Slip

«include»

«include»

«include»

«include»

76

6. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu Change Password

Gambar III.21. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu Change Password

Tabel III.7.

Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Sub Menu Change Password

Use Case Narative Change Password

Tujuan

Aktor dapat mengedit atau merubah password pada sub

menu Change Password

Deskripsi

web ini membuat aktor dapat melihat username, NIK, nama

lengkap, action dan edit

Skenario Utama

Aktor Karyawan

Kondisi Awal


memilih sub menu Change Password lalu tampil form ubah

password


1. Aktor memilih

tombol Edit

web akan menampilkan form ubah password untuk

merubah data password sesuai dengan yang diinginkan.

2. Aktor memilih

tombol Update

web akan menampilkan loading proses untuk perubahan

data user [pengguna] sesuai yang diinginkan.

Kondisi Akhir

Jika perintah sesuai maka akan menyimpan password

dalam bentuk blackbox testing (bulat hitam) sesuai yang

diinginkan si aktor

uc Usecase Diagram Mengelola Sub Menu Change Password

Karyawan

Pilih Sub Menu

(Change Password)

Tampil Data User

[Pengguna]Username

NIK

Nama Lengkap

Action Update«include»

«extend»

«extend»

«extend»

«include»

«extend»

77

7. Use Case Diagram Melihat Informasi Data User

Gambar III.22. Use Case Diagram Melihat Data User

Tabel III.8.

Deskripsi Use Case Diagram Melihat informasi Data User

Use Case Narative Info user

Tujuan Aktor dapat melihat data informasi user

Deskripsi

web ini membuat aktor dapat melihat username, NIK, nama

lengkap, departemen

Skenario Utama

Aktor karyawan

Kondisi Awal


memilih sub menu Info User lalu tampil detail informasi

data user


Aktor memilih Search

web akan menampilkan informasi data user sesuai dengan

yang diinginkan.

Kondisi Akhir

Jika perintah sesuai maka akan sesuai yang diinginkan si

aktor

uc Usecase Diagram Melihat Informasi Data User

Karyawan

Pilih Sub Menu Info

User

Tampil Informasi Data

User

Username

NIK

Nama Lengkap

Departemen

Cari data User«include»

«extend»

«extend»

«include»

«extend»

«extend»

78

8. Use Case Diagram Melakukan Log Out

Gambar III.23. Use Case Diagram Melakukan Log Out

Tabel III.9.

Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Menu Log Out

Use Case Narative Logout

Tujuan

Aktor Melakukan log out atau keluar dari web HR Portal

untuk mengakhiri kegiatan yang terjadi didalam sistem

Deskripsi

web ini memungkinkan aktor (admin) untuk keluar dari

sistem informasi HR Portal

Skenario Utama

Aktor Karyawan

Kondisi Awal Aktor akan mengakhiri web HR Portal


1. Aktor memilih

keluar dengan

memilih tombol

(Logout)

web akan mengakhiri serta menutup home dari sistem

informasi Slip gaji karyawan berbasis web HR Portal,

kemudian akan kembali keawal menu utama seperti

sebelum melakukan login

Kondisi Akhir

Jika perintah sesuai maka sistem akan keluar dari web dan

aktor dapat mengakhiri aktivitas yang terdapat didalam

sistem

uc UseCase Diagram Melakukan Logout

Karyawan

Logout Keluar dari Sistem«include»

79

3.3.3. Rancangan Activity Diagram

Activity diagram adalah suatu cara untuk memodelkan event-event yang

terjadi didalam use case. Berikut ini adalah hasil gambaran dari activity diagram

yang berkaitan dengan proses sistem yang berjalan pada web HR portal, yaitu :

1. Activity Diagram Mengelola Menu Utama

Gambar III.24.

Activity Diagram Mengelola Menu Utama

act Activ ity Diagram Mengelola Menu Utama Sistem Informasi Slip Gaj i Karyawan berbasis web

SistemKaryawan

Mulai

Membuka Web HR Portal

PT. CedefindoMemproses

Menampilkan Menu

Utama

Memilih

Menu Home

Memilih Menu

About Us

Memilih Menu

Capabilities

Memilih Menu

Serv ice

Memilih

Menu NewsMemilih

Menu Contact

Memilih Menu

Employee

Keluar Sistem

Selesai

80

2. Activity Diagram Mengelola Home Web

Gambar III.25.

Activity Diagram Mengelola Home web

act Activ ity Diagram Mengelola Home Web Sistem Informasi Slip Gaj i Karyawan berbasis web

SistemKaryawan

Mulai

Melakukan Login

EmployeeMemproses

Menampilkan Home Web

HR Portal

Mengakses Sub

Menu Profile

Mengakses Sub

Menu Salary Slip

Mengelola Sub Menu

Change Password

Memilih Sub Menu

Logout

Keluar Sistem

Selesai

Melihat Informasi

Data User

81

3. Activity Diagram Melakukan Log In

Gambar III.26.

Activity Diagram Melakukan Log In

act Activ ity Diagram Melakukan Login

SistemKaryawan

Mulai

Memilih Menu Employee Tampil Form Login

Employee

Melakukan Login

Masukan

Username

Masukan

Password

Cek Validasi Username

dan Password

Masuk ke Home web

Menampilkan Home Web

Keluar Sistem

Selesai

82

4. Activity Diagram Mengelola Sub Menu Profile

Gambar III.27.

Activity Diagram Megelola Sub Menu Profile

act Activ ity Diagram Mengelola Sub Menu Profile

SistemKaryawan

Mulai

Memilih Sub Menu

Profile

Menampilkan Data

Profile

Memberikan Pilihan

Action "Edit"

Menentukan Pilihan

Edit

A

Update/

SimpanMemproses

Tampil

Form Ubah

Profile

Klik Tombol "Update" Update

Tampil Data

yang sudah di

Update

Selesai

Edit Profile

83

5. Activity Diagram Mengelola Sub Menu Salary Slip

Gambar III.28.

Activity Diagram Mengakses Sub Menu Salary Slip

act Activ ity Diagram Mengelola Sub Menu Salary Slip

SistemKaryawan

Mulai

Memilih Sub Menu

Salary Slip

Tampil Prev iew Salary

Slip

Tampil Simbol

"Download" & "Simpan"

Menentukan Pilihan

Memilih

Simbol "Print"

Memilih

Simbol

"Download"

Tampil Form Unduh

Simpan Salary Slip

Sav e FileMemilih Sav e

File [OK]

Proses

Download File

File Salary Slip

Berhasil Diunduh

Selesai

CancelMemilih Cancel

Tampil Pilihan Cetak

Printer

Memilih Printer

Yang Dipilih

Klik OK

Memproses

File Berhasil

Diprint

Selesai

Cancel

Tampil pilihan Periode

Slip

Pilih Periode Bulan dan

Tahun

Pilih Tombol "Tampil"

Unduh

Batal Unduh

Batal Print

Print ?

84

6. Activity Diagram Mengelola Sub Menu Change Password

Gambar III.29.

Activity Diagram Mengelola Sub Menu Change Password

act Activ ity Diagram Mengelola Sub Menu Change Password

SistemKaryawan

Mulai

Memilih Sub Menu

Change Password

Menampilkan Data User

[Pengguna]

Menampilkan Form

Username NIK Nama

Lengkap

Action

Edit

Edit/ Ubah Password

Memilih Update Proses Update

Data Tersimpan

Selesai

Memilih Tombol "Edit"

Cancel

Tampil Form Ubah

Password

Edit

Batal Edit

85

7. Activity Diagram Melihat Informasi Data User

Gambar III.30.

Activity Diagram Melihat Informasi Data User

act Activ ity Diagram Melihat Informasi Data User

SistemKaryawan

Mulai

Memilih Sub Menu (Info

User)

Menampilkan Detail

informasi Data User

Menampilkan Form

Username NIK Nama

Lengkap

Search

Cari data

user

Selesai

Memilih Search

Cancel

Tampil Data user

Dept.

Batal Edit

Edit

86

8. Activity Diagram Melakukan Log Out

Gambar III.31.

Activity Diagram Melakukan Log Out

act Activ ity Diagram Logout

SistemKaryawan

Mulai

Melakukan Logout

Memilih Sub Menu

Logout

Keluar dari Home

Kembali Ke Menu

Utama

Melakukan Login

Selesai

87

3.3.4. Struktur Navigasi

Keberadaan struktur navigasi pada sebuat website akan sangat berguna

manfaatnya, karena dengan adanya struktur navigasi dapat mempermudah dalam

mengakses halaman-halaman yang tersedia pada website tersebut. Struktur Navigasi

website digunakan untuk menggambarkan secara garis besar isi dari web dan

menggambarkan bagaimana hubungan antara isi-isi tersebut. Dibawah ini merupakan

gambaran struktur navigasi halaman website dari sistem informasi slip gaji karyawan

berbasis web.

1. Struktur Navigasi Halaman Menu Utama Karyawan sebelum Login

Gambar III.32.

Struktur Navigasi Halaman Menu Utama

Sistem Informasi Slip Gaji Karyawan sebelum Login

88

2. Struktur Navigasi Halaman Home Karyawan setelah Login

Gambar III.33.

Struktur Navigasi Halaman Home Karyawan setelah Login

3.3.5. Rancangan Dokumen Masukan (Input)

Bentuk dokumen masukan merupakan dokumen atau data yang dibuat

sebagai acuan dalam pembuatan atau pengisian data pada perancangan sistem

informasi slip gaji karyawan berbasis web pada PT. Cedefindo ini.

Adapun dokumen masukan yang dirancang yaitu sebagai berikut:

1. Form ubah profile

Nama Masukan : Form ubah profile

Fungsi : Sebagai form untuk merubah data profile

Sumber : Karyawan

Tujuan : Untuk konfirmasi data profile

Jumlah : 1 rangkap

89

Frekuensi : Setiap kali karyawan ingin merubah data profile

Media : Monitor Komputer

Bentuk : Lampiran A.7.

2. Form ubah periode slip

Nama Masukan : Form ubah periode slip

Fungsi : Sebagai form untuk memilih periode slip

Sumber : Karyawan

Tujuan : Untuk konfirmasi periode data slip gaji

Jumlah : 1 rangkap

Frekuensi : Setiap kali karyawan ingin membuka slip gaji



3. Form data user [pengguna]

Nama Masukan : Form data user [pengguna]

Fungsi : Sebagai form untuk merubah data user

Sumber : Karyawan

Tujuan : Untuk konfirmasi data user

Jumlah : 1 rangkap

Frekuensi : Setiap kali karyawan ingin merubah data user



3.3.6. Rancangan Dokumen Keluaran (Output)

Bentuk dokumen keluaran merupakan dokumen atau data yang dibuat

berdasarkan data keluaran pada sistem informasi slip gaji berbasis web yang sudah

dirancang, yang berupa data profile, slip gaji, dan data user [pengguna].

90

Adapun dokumen keluaran yang digunakan yaitu sebagai berikut:

a. Data profile

Nama Keluaran : Data profile

Fungsi : Berisi tentang data profile karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : Untuk menampilkan data karyawan yang update

Jumlah : 1 rangkap

Frekuensi : Setiap ada perubahan data profile karyawan


Bentuk : Lampiran B.5.

b. Periode slip

Nama Keluaran : Periode Slip

Fungsi : Berisi tentang pilihan periode slip

Sumber : Karyawan

Tujuan : Untuk menampilkan priview salary slip

Jumlah : 1 rangkap

Frekuensi : Setiap kali karyawan membutuhkan slip



c. Priview slip gaji

Nama Keluaran : Slip Gaji

Fungsi : Berisi tentang penerimaan pendapatan yang

diperoleh

Sumber : Karyawan

Tujuan : Untuk melihat, mencetak dan menampilkan

91

salary slip jika dibutuhkan

Media : Kertas

Jumlah : ± Satu Lembar

Frekuensi : Setiap kali karyawan membutuhkan slip


d. Data user [pengguna]

Nama Keluaran : Data user [pengguna]

Fungsi : Berisi tentang data user karyawan tersebut

Sumber : Karyawan

Tujuan : Untuk melihat data user [pengguna] yang sesuai

Jumlah : 1 rangkap

Frekuensi : Setiap ada perubahan data user



3.4. Desain

Desain adalah tahapan setelah analisa kebutuhan perangkat lunak dari siklus

pengembangan sistem yang dirancang guna memberikan gambaran secara jelas,

lengkap dan terperinci untuk kemudian digunakan dalam pembuatan program

komputer.

3.4.1. Database

3.4.1.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Komponen utama ERD adalah entitas, atribut dan relasi. Entitas merupakan

individu yang mewakili sesuatu yang nyata dapat dibedakan dari yang lain. Relasi

merupakan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari entitas yang

92

berbeda. Entity Relationship Diagram pada perancangan sistem informasi slip gaji

karyawan ini, yaitu:

Gambar III.34.

Entity Relationship Diagram

Sistem Informasi Slip Gaji Karyawan berbasis web

erd ERD Perancangan Sistem Informasi Slip Gaj i Karyawan berbasis web

user

nik

[FK]

nama_user

password

Username

[PK]

pelaporan_gaji

grad

gapok

medical

departemen

tunjangan_pph

periode

[PK]

nama

potongan_lain

total_diterima

nik

[FK]

pendidikan

bank

email

ktp

profile

tempat_tanggal_lahir

status

agama

golongan_darah

alamat

telephone

nama_lengkap

[FK]

Gaji

nik

[PK]

rekening

tunjangan_jamsostek

uang_transport

jamsostek_4,24%

jamsostek

medical_claim

potongan_koperasi

periode

[PK]nik

[FK]

nama

departemen

grad

gapok

medical

tunjangan_pph

tunjangan_jamsostek

uang_transport

jamsostek

jamsostek_4,24%

medical_claim

potongan_koperasi

potongan_laintotal_diterima

Mengelola

Memiliki

Memiliki

Memiliki

93

3.4.1.2. Logical Record Structure (LRS)

Logical Record Structure (LRS) merupakan representasi dari struktur

record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas, maka LRS

yang berhasil dibentuk, yaitu:

Gambar III.35.

Logical Record Structure

Sistem Informasi Slip Gaji Karyawan berbasis Web

User Profile User

username [PK] nik [PK]

nik [FK] nama_lengkap [FK]

nama_user tempat_tanggal_lahir

password jenis_kelamin

status

agama

golongan_darah

Gaji alamat

periode [PK] telephone

nik [FK] email

nama_lengkap ktp

departement bank

grad rekening

gapok pendidikan

medical

tunjangan_pph Pelaporan Gaji

tunjangan_jamsostek periode [PK]

uang_transport nik [FK]

jamsostek nama

jamsostek_4,24% departement

medical_claim grad

potongan_koperasi gapok

potongan_lain medical

total_diterima tunjangan_pph

tunjangan_jamsostek

uang_transport

jamsostek

jamsostek_4,24%

medical_claim

potongan_koperasi

potongan_lain

total_diterima

1 M

M

M

1

M

1

1

1

M

94

3.4.1.3. Spesifikasi File

File merupakan kumpulan dari item yang diatur dalam suatu record.

Spesifikasi file dibuat sebagai pendukung agar pemakai sistem mengetahui segala hal

yang berkaitan dengan file ataupun dengan fieldname pengolah database. File-file

yang digunakan dalam perancangan sistem informasi slip gaji karyawan berbasis

web ini adalah sebagai berikut:

1. Spesifikasi File User

Nama File : File User

Fungsi File : Menyimpan data user

Akronim : User

Tipe File : File Master

Media File : Harddisk

Organisasi File : Index Sequential

Akses File : Random

Ukuran Record : 56 byte

Field Key : username

Software : PhpMyAdmin

Tabel III.10.

Spesifikasi File User

No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1. Nama Karyawan username Varchar 10 Primary Key

2. Nik Karyawan nik int 11 Foreign Key

3. Nama User nama_user Varchar 25

4. Password password Varchar 10

95

2. Spesifikasi File Profile

Nama File : File Profile

Fungsi File : Mengubah dan menyimpan data Profile User

Akronim : Profile




Akses File : Random


Field Key : nik


Tabel III.11.

Spesifikasi File Profile


1. Nik nik Int 11 Primary

Key

2. Nama Lengkap nama _lengkap Varchar 20 Foreign Key

3. Tempat tanggal

lahir

tempat_tanggal_lahir Varchar 40

4. Jenis Kelamin jenis_kelamin Varchar 10

5. Status status Int 10

6. Agama agama Varchar 10

7. Golongan Darah golongan_darah Varchar 2

8. Alamat alamat Varchar 50

9. Telephone telephone Varchar 12

10. Email email Varchar 20

11. Ktp ktp Varchar 20

12. Bank bank Varchar 20

13. Rekening rekening Int 11

14. Pendidikan pendidikan Varchar 20

96

3. Spesifikasi File Gaji

Nama File : File Gaji

Fungsi File : menyimpan data slip Gaji

Akronim : Gaji




Akses File : Random


Field Key : periode


Tabel III.12.

Spesifikasi File Gaji


1. Periode periode Varchar 20 Primary

Key

2. Nik nik Int 11 Foreign Key

3. Nama nama Varchar 30

4. Departement departement Varchar 30

5. Grad grad Varchar 30

6. Gapok gapok Int 11

7. Medical medical Int 11

8. Tunjangan PPH tunjangan_pph Int 11

9. Tunjangan

Jamsostek

tunjangan_jamsostek Int 11

10. Uang Transport uang_transport Int 11

11. Jamsostek jamsostek Int 11

12. Jamsostek 4,24% jamsostek_4,24% Int 11

13. Medical Claim medical_claim Int 11

14. Potongan

Koperasi

potongan_koperasi Int 11

15. Potongan Lain potongan_lain Int 11

16. Total Diterima total_diterima Int 11

97

3.4.2. User Interface

User Interface pada perancangan web sistem informasi Slip gaji karyawan

ini adalah sebagai berikut:

2. Halaman Menu Utama web setelah memasukkan alamat website

Halaman ini merupakan tampilan menu utama saat sudah berhasil membuka

web dengan memasukkan alamat website yang sesuai.

Gambar III.36. Menu Utama web setelah memasukkan alamat website

5. Halaman Memilih Menu About Us

Halaman ini akan menampilkan informasi mengenai visi misi dan history

by precident Direktur PT. Cedefindo.

Gambar III.37. Halaman Memilih Menu About Us

98

6. Halaman Memilih Menu Capabilities

Halaman ini akan menampilkan informasi kategori-kategori produk yang

didevelop pada PT. Cedefindo

Gambar III.38. Halaman Memilih Menu Capabilities

7. Halaman Memilih Menu Services

Halaman ini akan akan menampilkan pemberitahuan mengenai pembuatan

produk, sesuai yang diinginkan customer dari hanya Full contract Manufacturing,

Semi contract Manufacturing, sampai hanya Filling & packing.

Gambar III.39. Halaman Memilih Menu Services

99

8. Halaman Memilih Menu News

Halaman ini akan menampilkan berita yang sedang aktif mengenai

perkembangan produk-produk terbaru yang launching pada PT. Cedefindo.

Gambar III.40. Memilih Menu News

9. Halaman Memilih Menu Contact

Halaman ini akan menampilkan info mengenai keberadaan alamat PT.

Cedefindo serta telepon atau fax yang bisa dihubungi.

Gambar III.41. Halaman Memilih Menu Contact

100

10. Halaman Melakukan Log In

Halaman ini akan menampilkan Login Employee. pada proses login ini

karyawan terlebih dahulu memasukan username serta password yang sebelumnya

sudah ditentukan oleh tim EDP PT. Cedefindo yang berdasarkan dengan database.

Gambar III.42. Halaman Melakukan Log In

11. Memilih Menu Home setelah Log In

Halaman ini merupakan tampilan Menu Home saat karyawan sudah berhasil

melakukan proses log in.

Gambar III.43. Halaman Memilih Menu Home setelah Log In

101

12. Halaman Tampilan Sub Menu pada Home

Berikut ini adalah menu-menu yang disediakan dalam Home web HR Portal

karyawan pada sistem informasi Slip gaji karyawan berbasis web.

Gambar III.44. Halaman Tampilan Sub Menu pada Home

13. Halaman Tampilan Mengakses Menu Profile

Halaman ini merupakan tampilan pemilihan menu profile jika karyawan ingin

mengedit dan mengubah data profile.

Gambar III.45. Halaman Tampilan Mengakses Menu Profile

102

14. Halaman Tampilan Mengelola Data Profile

Berikut ini adalah data-data dari profile pengguna yang sudah berhasil diinput

ke database.

Gambar III.46. Halaman Tampilan Mengelola Data Profile

15. Halaman Ubah profile

Halaman ini merupakan form yang berfungsi untuk merubah data profile

seperti nama lengkap, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, status, agama, golongan

darah, alamat, no. telp, email, no.ktp dan pendidikan. form Ubah profile tersebut

akan tersimpan ke dalam database yang telah tersedia.

Gambar III.47. Halaman Ubah profile

103

16. Halaman Tampilan Mengelola Menu Salary Slip

Halaman ini merupakan tampilan pemilihan menu Salary Slip jika karyawan

ingin melihat Slip gaji perperiode.

Gambar III.48. Halaman Tampilan Mengelola Menu Salary Slip

17. Halaman Tampilan Ubah periode slip

Halaman ini akan menampilkan pemilihan sub menu periode Slip slip. Slip

slip bisa dilihat perperiode berdasarkan keinginan user/karyawan.

Gambar III.49. Halaman Tampilan Ubah periode slip

104

18. Halaman Tampilan Priview Salary Slip

Berikut ini adalah tampilan priview Slip slip gaji yang sudah berhasil di input

ke database.

Gambar III.50. Halaman Tampilan Priview Salary Slip

19. Halaman Tampilan Cetak Salary Slip

Berikut ini adalah tampilan cetak Slip slip gaji. Dari tampilan tersebut jika

karyawan membutuhkan slip, bisa mencetaknya dengan pilih tombol pilihan printer,

jika printer sudah dipilih baru file slip gaji berhasil tercetak.

Gambar III.51. Halaman Tampilan Cetak Salary Slip

105

20. Halaman Tampilan Unduh simpan Salary Slip

Berikut ini adalah tampilan unduh atau simpan Slip slip gaji. Dari tampilan

tersebut jika karyawan ingin menyimpan Slip slip, bisa meyimpan dengan pilih

tombol pilihan (download), maka file slip gaji berhasil tersimpan.

Gambar III.52. Halaman Tampilan Unduh simpan Salary Slip

21. Halaman Tampilan Mengelola Change Password

Halaman ini merupakan tampilan pemilihan menu change password jika ingin

mengedit atau merubah data password.

Gambar III.53. Halaman Tampilan Mengelola Change Password

106

22. Halaman Tampilan Data User [Pengguna]

Berikut ini adalah data user pengguna yang sudah berhasil diinput ke

database.

Gambar III.54. Halaman Tampilan Data User [Pengguna]

23. Halaman Edit Data User [Pengguna]

Halaman ini merupakan form yang berfungsi untuk merubah password data

pengguna user (karyawan).

Gambar III.55. Halaman Edit Data User [Pengguna]

107

24. Halaman Tampilan Info User

Berikut ini adalah informasi data user pengguna yang sudah berhasil diinput

ke database.

Gambar III.56. Halaman Tampilan informasi Data User

25. Halaman Informasi Data User

Halaman ini merup

Documents

BAB III PEMBAHASAN - repository.bsi.ac.id...dengan range product yaitu: Hair Spray, Styling Foam, Hair Gel, dan Natural Creambath. Diformulasikan dalam 7 macam creambath yang masing-masing