Upload
others
View
24
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAB IV ANALISA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SUMBER DAYA MANUSIA P.T. "X"
1. SISTEM AWAL
Analisa sistem informasi manajemen SDM P.T. "X" bertujuan untuk
mengetahui, memahami, serta membantu pemecahan masalah yang
diidentifikasi dalam investigasi sistem. Dalam proses ini dilakukan
pengumpulan data sistem yang ada dan kebutuhan sistem yang baru, dan
untuk mempertimbangkan solusi alternatif (Stair, 1996:454).
Pengumpulan data sistem yang ada dilakukan dengan teknik
wawancara dan pemeriksaan catatan. Wawancara yang dilakukan adalah
wawancara terstruktur dengan menggunakan panduan wawancara (interview
guide) yang terdapat dalam lampiran A. Catatan-catatan yang diperiksa juga
terdapat dalam lampiran A.
Dari hasil wawancara, data-data sistem yang ada yang terkumpul
dirangkum, disusun secara sistematis berdasarkan tiap-tiap proses
manajemen, sebagai berikut:
Pada perusahaan kontraktor P.T."X", manajemen SDM perusahaan
ditangani oleh departemen khusus yaitu departemen PAGA (Personnel and
General Affair). Departemen ini bertanggung jawab dalam melakukan
pengadaan, pengembangan, dan pemutusan SDM.
76
1.1 Klasifikasi Pegawai
Di perusahaan kontraktor konstruksi ini, secara umum SDM
perusahaan dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu
- Staff
Yang termasuk kategori ini adalah tenaga pengawasan dan
administratis yang direkrut oleh perusahaan dan digaji bulanan.
Tanggung jawab manajemen sumber daya pekerja ini sepenuhnya
berada ditangan perusahaan.
Ditinjau dari statusnya, staff dapat dibedakan menjadi dua
yaitu pegawai tetap dan pegawai tidak tetap (kontrakan). Pegawai
tetap mencakup tenaga manajemen, teknis, dan tenaga administrasi
kantor pusat. Pegawai tidak tetap merupakan staff yang dikontrak
selama proyek berlangsung.
Ditinjau dari lokasinya, staff dibagi menjadi dua yaitu staff
yang bekerja di kantor pusat perusahaan dan staff yang bekerja di
proyek-proyek perusahaan.
Antara pegawai tetap dan tidak tetap terdapat perbedaan
dalam proses-proses manajemennya, yaitu dalam proses pelatihan,
promosi, dan pemutusan. Karena sifatnya yang sementara, pegawai
tidak tetap tidak mendapat promosi jabatan. Selain itu, pelatihan tidak
diberikan kepada pegawai ini karena biasanya pegawai ini dikontrak
jika perusahaan memerlukan keahlian khusus yang tidak dapat
dipenuhi perusahaan. Dalam hal pemutusan kerja, proses pada
pegawai tidak tetap lebih sederhana, yaitu sesuai dengan kontrak
77
yang disepakati. Perusahaan tidak mempunyai tanggung jawab
apapun terhadap pegawai ini setelah kontrak selesai.
- Tenaga harian
Yang termasuk kategori ini adalah pekerja-pekerja manual seperti
tukang batu, tukang kayu, yang tidak mempunyai hubungan tetap
dengan perusahaan. Kelompok pekerja ini dikepalai oleh seorang
mandor. Mandor dan tenaga harian ini direkrut oleh manajer proyek,
dan dikontrak per proyek. Manajer proyek biasanya mempunyai
mandor-mandor kepercayaan, yaitu mandor-mandor yang sudah lama
menjalin kerjasama dengan perusahaan. Perekrutan mandor ini
didasarkan pada proyek yang akan dilaksanakan yang disesuaikan
dengan kemampuan masing-masing mandor. Karena sifatnya yang
tidak terikat dengan perusahaan, kantor perusahaan tidak menyimpan
dokumen mengenai pekerja kelompok ini.
1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan dapat dibagi menjadi dua bagian
yaitu struktur organisasi kantor perusahaan dan struktur organisasi
proyek peaisahaan. Kedua-duanya memakai struktur organisasi
tradisional yaitu struktur organisasi vertikal. Perbedaan kedua struktur
organisasi adalah bahwa struktur organisasi kantor perusahaan bersifat
permanen, sedangkan struktur organisasi proyek perusahaan bersifat
sementara dan besarnya tergantung pada proyek yang dikerjakan.
Semakin besar dan kompleks maka struktur organisasi proyek
7S
perusahaan semakin besar pula. Bagan struktur organisasi perusahaan
dan proyek dapat dilihat pada lampiran A.
1.3 Proses-Proses Manajemen Sumber Daya Manusia di P.T. "X"
1.3.1. Perencanaan dan analisa pekerjaan proyek
Perencanaan dan analisa pekerjaan proyek bertujuan untuk
mengumpulkan informasi mengenai pekerjaan dengan menentukan
pekerjaan, kewajiban, dan tanggung jawab Perencanaan dan analisa
pekerjaan proyek dilakukan oleh manajer proyek secara tidak rutin
tergantung adanya proyek baru. Perencanaan dan analisa pekerjaan
proyek membutuhkan informasi tentang proyek yang akan dilaksanakan.
Manajer proyek mulai melakukan perencanaan pekerjaan
dengan mengklasifikasikan pekerjaan-pekerjaan proyek menjadi
kelompok-kelompok tugas beserta jadwalnya. Dalam melakukan
perencanaan pekerjaan, manajer proyek memerlukan informasi tentang
proyek yang akan dilaksanakan, seperti lokasi proyek, jenis proyek, lama
proyek, alat-alat yang dipakai dalam proyek dan informasi proyek
lainnya secara detail tentang proyek akan dilaksanakan. Setelah itu
manajer proyek membuat struktur organisasi proyek dan menentukan
tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing posisi
(deskripsi dan spesifikasi pekerjaan). Dengan deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan ini, perekrutan dapat segera dilakukan.
79
Perencanaan dan analisa pekerjaan proyek menghasilkan
klasifikasi pekerjaan proyek, struktur organisasi, deskripsi dan spesiflkasi
pekerjaan yang digunakan departemen PAG A untuk perekrutan.
1.3.2. Perencanaan dan analisa pekerjaan kantor pusat
Perencanaan dan analisa pekerjaan kantor pusat dilakukan oleh
kepala departmen masing-masing.
Mula-mula, tugas-tugas utama, aktivitas, perilaku dan kewajiban
yang dilakukan dalam pekerjaan harus ditentukan. Setelah tugas dan
aktivitas diidentifikasi, kemudian pengetahuan, kemampuan, ketrampilan
dan karakteristik yang lain yang diperlukan dalam melakukan tugas-tugas
diidentifikasi. Selanjutnya, karakteristik lain yang termasuk faktor
pribadi, sikap dan kemampuan atau fisik atau halangan dalam melakukan
pekerjaan didefinisikan.
Dari proses di atas dihasilkan suatu deskripsi dan spesiflkasi
pekerjaan, yang digunakan departemen PAGA untuk perekrutan.
1.3.3. Pengadaan sumber daya manusia internal untuk proyek
Pengadaan SDM internal untuk proyek bertujuan untuk
membawa atau merekrut SDM ke dalam perusahaan dan menyeleksi
SDM tersebut yang memenuhi persyaratan.
Pengadaan SDM internal untuk proyek dilakukan oleh
dilakukan departemen PAGA, manajer-manajer proyek atau kepala
departemen dan pimpinan perusahaan yang dalam prosesnya
HO
memerlukan data-data seperti: pemberitahuan perniintaan personil
(telepon atau memo), daftar personnel avaibility, daftar lowongan
pekerjaan, skill inventory personil dan informasi pendukung lain.
Lamanya pengadaan SDM internal kurang lebih seminggu setiap adanya
permintaan personil dari manajer proyek atau kepala departemen.
Setelah melakukan perencanaan pekerjaan, manajer proyek atau
kepala departemen mengajukan permintaan personil kepada departemen
PAGA, baik secara lisan (telepon) maupun tertulis (memo) yang berisi
jabatan yang akan diisi dan jumlah yang dibutuhkan (tidak disebutkan
deskripsi dan spesifikasi pekerjaannya). Perlu diketahui bahwa di dalam
perusahaan ini sudah ada standar deskripsi dan spesifikasi pekerjaan,
sehingga hanya dengan menyebut jabatan, sudah dapat diketahui
deskripsi dan spesifikasi pekerjaannya. Departemen PAGA mulai
mencari personil-personil yang diminta dengan menghubungi manajer-
manajer proyek lain atau kepala-kepala departemen lain, untuk
mengetahui siapa saja yang sesuai dan dapat ditugaskan dalam proyek
yang baru. Selanjutnya departemen PAGA membuat daftar personil-
personil yang disarankan manajer-manajer proyek atau kepala-kepala
departemen. Dari daftar ini departemen PAGA kemudian menghubungi
personil yang bersangkutan untuk ditanyai kesiapan dan kesediaan
personil tersebut jika ditugaskan pada pekerjaan yang baru. Dari sini
departemen PAGA mencatat nama-nama personil yang benar-benar
mampu dan mau ditempatkan pada pekerjaan yang baru.
SI
Manajer-manajer proyek, departemen PAGA, dan pimpinan perusahaan
kemudian melakukan rapat untuk menentukan personil-personi] internal
perusahaan yang dapat dimasukkan menjadi tim proyek yang akan
dikerjakan. Dalam rapat ini, departemen PAGA mengajukan daftar
personil internal perusahaan yang dapat ditugaskan kembali. Manajer
proyek, departemen PAGA, dan pimpinan perusahaan kemudian
melakukan pemilihan terhadap personil-personil tersebut. Personil-
personil internal perusahaan yang dipilih kemudian dicatat untuk proses
selanjutnya. Departemen PAGA menindak lanjuti hasil rapat dengan
membuat surat mutasi bagi personil-personil yang ditunjuk.
Pengadaan SDM internal untuk proyek menghasilkan data-data,
antara lain: daftar calon, daftar lowongan pekerjaan yang belum terisi,
daftar personil internal yang dipilih, pemberitahuan perubahan status dan
surat mutasi personil yang dipilih, yang digunakan oleh departemen
PAGA, pimpinan perusahaan, departemen keuangan, dan personil yang
dipilih, sesuai dengan kepentingannya masing-masing.
1.3.4. Pengadaan SDM internal untuk kantor pusat
Pengadaan SDM internal untuk kantor pusat bertujuan untuk
menemukan dan menarik pelamar yang sesuai untuk bekerja pada jabatan
atau pekerjaan tertentu dari personil-personil yang sekarang bekerja
dalam perusahaan. Pengadaan SDM internal untuk kantor pusat
dilakukan di kantor pusat oleh pimpinan perusahaan setiap ada daftar
lowong yang dilakukan kurang lebih seminggu.
82
Untuk pekerjaan kantor, tidak dilakukan rapat dalam menyeleksi
calon, tetapi langsung diajukan kepada pimpinan perusahaan dan
diputuskan sendiri oleh pimpinan perusahaan.
1.3.5. Pengadaaan SDM eksternal
Pengadaan SDM eksternal bertujuan untuk menemukan dan
menarik pelamar yang sesuai untuk bekerja pada jabatan atau pekerjaan
tertentu dari luar perusahaan.
Pengadaan SDM eksternal dilakukan oleh departemen PAGA,
manajer proyek atau kepala departemen, pimpinan perusahaan di kantor
pusat bila pengadaan SDM internal tidak memenuhi lowongan. Data-data
yang diperlukan dalam perekrutan eksternal, antara lain: daftar lowongan
pekerjaan, surat lamaran dan CV. Perekrutan eksternal umumnya
dilakukan melalui iklan lowongan kerja pada surat-surat kabar yang
lamanya kurang lebih dua minggu.
Departemen PAGA membuat konsep iklan lowongan, dimana
konsep ini kemudian diberikan kepada biro iklan. Proses selanjutnya
adalah proses seleksi. Proses seleksi ini dilakukan oleh departemen
PAGA bersama manajer proyek yang bersangkutan. Proses seleksi yang
dilakukan tidak berbeda dengan seleksi yang dilakukan di perusahaan-
perusahaan pada umumnya.
Pertama, pelamar yang berminat mengajukan surat lamaran
kerja yang disertai dengan curriculum vitae (CV). Pelamar diwajibkan
S3
mengisi formulir lamaran kerja yang disediakan oleh departemen PAGA
(lampiran A).
Selanjutnya dilakukan penyaringan awal. Surat lamaran dan CV
yang masuk diseleksi, hanya yang memenuhi persyaratan pekerjaan saja
yang dipanggil untuk mengikuti wawancara awal dan tes. CV, surat
lamaran, dan formulir lamaran kerja yang sudah diisi disimpan dan
dipakai untuk proses berikutnya.
Dalam wawancara awal ini, manajer proyek dan departemen
PAGA berusaha mendapatkan informasi tambahan yang tidak terdapat
dalam formulir lamaran kerja. Wawancara yang dilakukan adalah
wawancara yang tidak terstruktur, dimana tidak ada panduan khusus.
Selain itu hasil wawancara dicatat seperlunya (dalam sebuah catatan
kecil).
Setelah wawancara dilakukan, manajer proyek beserta staff
pengujinya memberikan tes sesuai dengan bidang pekerjaan yang akan
diisi kepada masing-masing pelamar. Dari hasil penilaian wawancara dan
tes ini, departemen PAGA menyeleksi lagi pelamar yang potensial untuk
wawancara akhir. Selanjutnya departemen PAGA membuat surat
panggilan untuk wawancara akhir bagi pelamar-pelamar yang potensial.
Wawancara akhir dilakukan pimpinan perusahaan, untuk melihat
kemampuan serta kelebihan pelamar potensial yang diusulkan oleh
departemen PAGA dan manajer proyek. Berdasarkan informasi dari
formulir lamaran kerja, hasil wawancara, hasil tes, dan wawancara akhir,
pimpinan perusahaan memilih calon yang diterima.
84
Departemen PAGA kemudian memberikan surat pengangkatan
kepada calon yang dipilih dan melakukan orientasi terhadap pegawai
baru ini. Data pelamar potensial yang tidak dipilih, disimpan departemen
PAGA dalam jangka waktu dua tahun untuk dipergunakan dalam
perekrutan selanjutnya.
Pengadaan SDM eksternal menghasilkan data-data, antara lain:
iklan lowongan pekerjaan, surat panggilan, daftar calon, formulir
lamaran kerja, hasil tes dan wawancara, daftar pelamar yang dipilih,
pemberitahuan pengangkatan dan surat pengangkatan yang digunakan
oleh manajer proyek atau kepala departemen, departemen keuangan dan
pelamar yang dipilih sesuai dengan kepentingannya masing-masing.
1.3.6. Orientasi
Setelah personil diseleksi, maka personil diorientasi supaya
dapat melakukan pekerjaannya dengan memuaskan. Orientasi dilakukan
oleh departemen PAGA dan pengawas atau atasan personil tersebut di
kantor pusat ataupun di proyek selama tiga bulan, dalam masa tersebut
pelamar berhak untuk mengundurkan diri. Data-data yang digunakan
dalam orientasi adalah deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, formulir
lamaran kerja dan dokumen-dokumen asli personil, sedangkan data yang
dihasilkannya adalah update skill inventory.
Orientasi ini tergantung pada personil yang diterima. Orientasi
bagi personil yang pengalaman sangat cepat sehingga dapat langsung
85
ditempatkan, sedangkan personil yang belum pengalaman orientasi
berjalan lambat.
Dalam orientasi, pengawas atau atasan staff baru ini
menjelaskan pekerjaan yang akan dikerjakan, memperkenalkan kepada
rekan kerja, memberitahu tempat kerjanya, dan sebagainya. Departemen
PAGA memberikan informasi tentang jam kerja, upah, tunjangan,
insentif, bonus dan etika perusahaan.
Pada tahap ini departemen PAGA melakukan pengecekan
terhadap data personil baru (dari formulir lamaran kerja) dengan
menyuruh personil baru tersebut untuk membawa dokumen-dokumen
asli untuk dicocokkan. Kemudian dilakukan update data personil
perusahaan dengan membuat data personil yang baru berdasarkan
formulir lamaran kerja, juga dilakukan update skill inventory personil.
1.3.7. Pelatihan
Pelatihan dilakukan dengan tujuan memperlengkapi personil
dengan pengetahuan dan ketrampilan seiring dengan cepatnya
perkembangan teknologi dan pengetahuan. Proses pelatihan
menggunakan pengumuman pelatihan, skill inventory personil dan
informasi pendukung lain. Pelatihan dapat dilakukan di tempat kursus,
pelatihan ataupun lokakarya oleh penyelenggara pelatihan yang lamanya
tergantung dari materi yang disampaikan.
Proses pelatihan dimulai dari evaluasi pengawas terhadap
bawahannya. Jika seorang personil dinilai oleh manajer proyek
86
memerlukan pelatihan, maka manajer proyek tersebut mengajukan usulan
pelatihan kepada departemen PAGA. Dalam mengajukan usulan, tidak
dilakukan analisa yang lebih detail untuk menentukan kebutuhan
pelatihan. Departemen PAGA kemudian mengajukan usulan pelatihan
tersebut kepada pimpinan perusahaan serta mengusulkan siapa yang
memberi pelatihan. Jika pimpinan perusahaan menyetujui maka personil
yang bersangkutan diberitahu.
Jika pelatihan dilakukan oleh pihak luar, perusahaan biasanya
mengirimkan beberapa personil saja untuk mengikuti pelatihan tersebut.
Penentuan siapa-siapa yang akan dikirim didasarkan pada kemampuan
yang dimiliki dan tersedia atau tidaknya personil ini, dalam arti tidak
sedang mengerjakan pekerjaan yang tidak dapat ditinggal.
Departemen PAGA kemudian membuat surat penugasan kepada
personil yang ditunjuk. Setelah pelatihan selesai personil tersebut
membuat laporan tentang pelatihan yang diikutinya beserta sertifikat-
sertikat yang diperolehnya. Hal ini ditindak lanjuti oleh departemen
PAGA dengan mengupdate data personil.
Dalam proses pelatihan dihasilkan data-data seperti: usulan
pelatihan, daftar personil yang dipilih untuk pelatihan, pemberitahuan
keputusan pelatihan, laporan hasil pelatihan, surat penugasan pelatihan,
dan update skill inventory, yang digunakan departemen PAGA untuk
mengupdate data personil.
87
1.3.8. Penilaian kinerja
Penilaian kinerja bertujuan untuk mengevaluasi kinerja personil
berdasarkan pekerjaan-pekerjaan yang telah dilakukannya. Penilaian
kinerja menggunakan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang digunakan
oleh pengawas atau atasan personil tersebut di kantor pusat dan proyek.
Proses penilaian kinerja diawali dengan menentukan tujuan
yang ingin dicapai. Kemudian personil diinformasikan apa yang
diharapkan dari pekerjaan mereka. Akhirnya atasan menilai kinerja
mereka, mengevaluasinya melalui pengamatan yang berdasarkan
penilaian pribadi tanpa ada kriteria-kriteria yang standar, dan
memberikan hasil penilaian kinerja kepada personil yang bersangkutan.
Penilaian kinerja menghasilkan data-data, antara lain: laporan
penilaian kinerja. Hasil penilaian kinerja digunakan oleh departemen
keuangan dan departemen PAGA sebagai bahan pertimbangan dalam
melakukan pelatihan, promosi, ataupun mutasi serta untuk memberikan
reward berupa bonus.
1.3.9. Promosi
Promosi dilakukan perusahaan ini berdasarkan masa kerja,
prestasi, dan kemampuan kerja personil dalam melaksanakan segala
tugas dan kewajibannya, yang diberikan sebagai penghargaan atas
pekerjaannya.
Promosi dilakukan oleh manajer proyek atau atasan personil
yang bersangkutan dan departemen PAGA atas pertimbangan skill
inventory personil setiap ada lowongan pekerjaan. Bila seorang personil
KS
dinilai potensial oleh manajer proyek atau atasan personil yang
bersangkutan maka personil ini diusulkan untuk promosi kepada
pimpinan perusahaan. Biasanya personil ini diberi diuji kemampuannya
dengan diberi tanggung jawab yang sesuai dengan jabatan promosi.
Kemampuan dan kinerja personil dalara melaksanakan tugas ini dinilai
oleh manajer proyek atau atasan yang bersangkutan sebagai bahan
pertimbangan untuk promosi. Jika personil tersebut dinilai tidak dapat
melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya,
personil tidak jadi dipromosikan. Jika ternyata personil tersebut dinilai
baik dalam melakukan tugasnya maka ia akan dipromosikan oleh
pimpinan perusahaan. Keputusan promosi ini ditindaklanjuti dengan
membuat surat pengangkatan dan pemberitahuan dari departemen PAGA
perihal pengangkatan ini kepada pihak-pihak lain seperti departemen
keuangan.
Surat pengangkatan dan pemberitahuan perubahan status
dihasilkan dalam proses promosi ini, umumnya digunakan oleh
departemen keuangan dan personil yang bersangkutan.
1.3.10. Demobilisasi
Demobilisasi dilakukan oleh manajer proyek, atasan personil
tersebut, departemen PAGA dan pimpinan perusahaan, dengan
menggunakan data-data seperti: pemberitahuan penyelesaian proyek,
pemberitahuan kelebihan personil, rencana demobilisasi personil dan
skill inventory personil dan informasi pendukung lain. Demobilisasi
89
terjadi jika proyek telah mencapai penyelesaian dan pindah ke proyek
yang baru.
Pada saat-saat akhir proyek departemen PAG A membuat
rencana demobilisasi personil proyek yang akan selesai tersebut. Data-
data yang dihasilkan dalam proses demobilisasi adalah permintaan
personil, rencana demobilisasi personil yang disetujui, pemberitahuan
perubahan status, data turnover dan surat keputusan perubahan status,
digunakan oleh manajer proyek, departemen PAGA, depatemen
keuangan dan personil yang bersangkutan.
Analisa ini menentukan tindakan-tindakan yang diambil
selanjutnya terhadap personil-personil tersebut. Tindakan-tindakan yang
dapat dilakukan dapat berupa, dipekerjakan kembali di proyek
perusahaan yang baru, dirumahkan dengan pemotongan gaji {lay off)
dimana personil yang bersangkutan dapat dipanggil kembali bekerja bila
perusahaan membutuhkannya, atau pemutusan hubungan kerja, jika dua
alternatif di atas tidak dapat dilakukan atau personil mengundurkan diri.
Departemen PAGA menghubungi semua manajer proyek
perusahaan untuk mengetahui apakah mereka membutuhkan tenaga
tambahan sehubungan dengan demobilisasi proyek. Posisi-posisi yang
lowong atau memerlukan tambahan tenaga dicatat oleh departemen
PAGA dan ditindaklanjuti dengan mengirim personil-personil proyek
yang hampir selesai. Departeman PAGA kemudian mencatat siapa-siapa
yang tidak dapat dipekerjakan oleh perusahaan untuk pemutusan kerja.
90
Jika pada saat akhir sebuah proyek, perusahaan memperoleh
proyek baru maka prosedurnya sama dengan perekrutan internal.
1.3.11. Kompensasi
Kompensasi bertujuan untuk menghargai personil karena
pekerjaan mereka. Data-data yang digunakan departemen keuangan
dalam proses kompensasi adalah laporan absensi personil dan laporan
penilaian kinerja.
Kompensasi tidak ditangani oleh departemen PAGA,
departemen keuangan di kantor pusat atau proyek. Departemen PAGA
hanya menyediakan informasi untuk departemen keuangan melalui
laporan absensi dan penilaian kinerja pegawai. Kompensasi di
perusahaan ini sama setiap perusahaan lain umumnya, yaitu bulanan.
1.3.12. Personnel Benefit
Personnel benefit bertujuan untuk meningkatkan efektifitas
perusahaan, dengan meningkatkan motivasi kerja personil. Personnel
benefit di perusahaan ini berupa fasilitas-fasilitas yang disediakan
perusahaan dan asuransi kesehatan dan keselamatan kerja.
Fasilitas-fasilitas yang diberikan meliputi rekreasi bersama dan
cuti. Pegawai yang ingin mendapat fasilitas cuti diharuskan mengajukan
surat permohonan cuti dengan mengisi formulir cuti (lampiran A) kepada
pimpinan perusahaan.
Kesehatan dan keselamatan kerja diperoleh dari asuransi yang
didaftarkan oleh perusahaan. Jika seorang pegawai mengalami
91
kecelakaan kerja, maka general affair atau safety officer di lapangan
membuat laporan kecelakaan kerja dengan mengisi formulir dari
jamsostek dan mengajukan klaim langsung pada jamsostek.
1.3.13. Pemutusan SDM
Dilihat dari penyebabnya pemutusan dapat dibagi menjadi pengunduran
diri, pemecatan dan pensiun.
- Pengunduran diri
Pengunduran diri terjadi bila pegawai mempunyai alasan-
alasan tertentu yang tidak dapat dicegah lagi, yang menyebabkan
pegawai tersebut meninggalkan perusahaan.
Proses pengunduran diri menggunakan data-data, seperti:
skill inventory personil, permohonan pengunduran diri dan informasi
pendukung lain, tergantung atas persetujuan pimpinan perusahaan.
Prosedur pengunduran diri tidak berbeda dengan pensiun,
yaitu pegawai tersebut mengajukan surat permohonan berhenti yang
disertai alasan pengunduran dirinya. Pengajuan surat ini dilakukan
satu bulan sebelum tanggal berhenti. Selain surat ini, posisi yang
sedang diduduki personil tersebut harus ditinjau untuk bahan
pertimbangan. Jika posisi yang diduduki sekarang sangat vital dan
masih memerlukan waktu untuk mengisi dengan personil yang baru
maka personil yang mengajukan pengunduran diri mungkin ditolak
atau ditunda dahulu. Kadang kala departemen PAGA melakukan
92
wawancara singkat untuk mengetahui alasan pengunduran diri yang
person il tersebut.
Data-data yang dihasilkan dalam pengunduran diri adalah
daftar lowongan pekerjaan, data turnover, pemberitahuan perubahan
status, pengunduran diri disetujui, keterangan bekerja dan update
skill inventory yang digunakan departemen PAGA, pimpinan
perusahaan, departemen keuangan, manajer proyek atau kepala
departemen dan personil yang mengundurkan diri, sesuai dengan
kepentingannya masing-masing.
- Pemecatan
Pemecatan menggunakan data-data seperti: skill inventory
personil, usulan pemecatan personil dan informasi pendukung lain
oleh departemen PAGA dan pimpinan perusahaan.
Pemecatan dilakukan apabila seorang pegawai melakukan
suatu kesalahan. Personil yang bersangkutan diberi peringatan awal
yang diberikan secara lisan, bila personil tersebut tidak mengadakan
perubahan atas kesalahannya, maka diberikan peringatan tertulis
pertama. Peringatan tertulis diberikan sebanyak tiga kali, untuk
selanjutnya diberikan peringatan akhir. Peringatan akhir ini dapat
diberikan dalam bentuk pemindahtugasan pada personil tersebut. Jika
personil yang bersangkutan tidak memperhatikan peringatan akhir,
maka perusahaan melakukan pemecatan. Perusahaan mempunyai
93
kebijaksanaan untuk memberikan atau tidak, uang pesangon kepada
person il bersangkutan.
Pemecatan menghasilkan data-data, seperti: keputusan
pemecatan, data turnover, daftar lowongan pekerjaan, update skill
inventory, pemberitahuan perubahan status dan surat pemutusan kerja
yang digunakan oleh departemen PAGA, pimpinan perusahaan dan
personil yang bersangkutan sesuai dengan kepentingannya masing-
masing.
- Pensiun
Pensiun dilakukan oleh personil yang mengundurkan diri,
departemen PAGA, pimpinan perusahaan di kantor pusat dengan
menggunakan data-data seperti: skill inventory, surat permohonan
diri dan informasi pendukung yang lain, tergantung atas persetujuan
pimpinan perusahaan.
Tidak ada batasan umur pensiun dalam perusahaan ini,
selama seorang pegawai dianggap mampu dan masih mau bekerja
terus, maka pegawai tersebut diperbolehkan tetap bekerja. Pegawai
tersebut dapat mengajukan pensiun dengan membuat surat
pengunduran diri yang ditujukan pada departemen PAGA satu bulan
sebelum tanggal pengunduran diri, untuk diteruskan kepada pimpinan
perusahaan untuk persetujuan. Perusahaan memberikan uang jasa
yang besamya disesuaikan dengan kebijaksanaan perusahaan.
Departemen PAGA kemudian mengupdate data karyawan.
94
Dalam pensiun dihasilkan data seperti, data turnover, daftar
lowongan pekerjaan, pemberitahuan perubahan status, surat
keputusan, surat keterangan bekerja dan update skill inventory. Hasil
data-data pensiun tersebut digunakan oleh departemen keuangan,
manajer proyek atau kepala departemen dan personil yang
mengundurkan diri sesuai dengan kepentingannya masing-masing.
1.3.14. Audit manajemen SDM
Audit manajemen SDM bertujuan untuk untuk memperbaiki
kinerja manajemen SDM agar lebih efektif. Data-data yang digunakan
dalam audit manajemen SDM adalah data absensi personil, data
kecelakaan kerja, data turnover dan penilaian kinerja. Audit manajemen
SDM dilakukan oleh departemen PAGA di kantor pusat selama terjadi
kecelakaan, keluar masuknya pegawai dan absensi pegawai setiap bulan.
Untuk audit manajemen SDM, yang dilakukan oleh departemen
PAGA adalah melakukan:
- pencatatan absensi bulanan, absensi personil baik personil proyek
maupun personil kantor perusahaan dikirim ke departemen PAGA
oleh bagian administrasi proyek maupun kantor perusahaan untuk
dicatat.
- pencatatan turnover, dilakukan oleh departemen PAGA dengan
mencatat setiap keluar masuknya pegawai.
- pencatatan terjadinya kecelakaan kerja, dilakukan departemen PAGA
berdasarkan informasi yang diperoleh dari general affair atau safety
personnel.
95
Data yang dihasilkan dalam audit manajemen SDM adalah
laporan audit manajemen SDM. Hasil audit manajemen SDM digunakan
oleh kepala departemen PAGA dan departemen keuangan untuk
memperbaiki proses-proses manajemen SDM yang kurang efektif.
2. "SNALISA SISTEM
Sistem informasi awal yang digunakan di P.T. "X" tetap dapat
digunakan, tetapi untuk mengoptimalkan sistem yang ada diperlukan
perbaikan-perbaikan dalam input dan proses sistemnya. Dari deskripsi sistem
informasi awal yang ada di P.T. "X" dapat dilihat bahwa:
Dari segi kriteria informasi yang dihasilkan, ternyata informasi yang
dihasilkan dari sistem informasi yang ada ini belum memenuhi tiga kriteria
penting, yaitu akurat, lengkap dan tepat waktu.
- Keakuratan dan kelengkapan
Hal ini dapat dilihat dari belum digunakannya formulir dalam
proses permintaan personil dan proses pengajuan personil untuk
mengikuti pelatihan, yang masih menggunakan memo atau secara lisan.
Departemen SDM dapat keliru memilih orang yang diperlukan manajer
proyek atau kepala departemen karena ketidakjelasan informasi kriteria
personil yang dibutuhkan dalam mencari personil yang tepat. Selain itu,
pada proses pelatihan, pengawas atau atasan personil dapat keliru dalam
memilih personil yang diajukan untuk mengikuti pelatihan karena
pemilihan bersifat subyektif, tidak didukung informasi.
%
- Ketepatan waktu
Dalam proses demobilisasi proyek, P.T. "X" belum dilakukannya
perencanaan demobilisasi proyek yang dapat mempermudah dan
mempercepat pengkoordinasian proses-proses memperkerjakan personil
disemua lokasi proyek, khususnya pada proyek yang baru. Kekeliruan
dalam mencari personil yang tepat dalam proses permintaan personil, juga
menyebabkan waktu yang diperlukan menjadi lebih lama.
Dari segi pengambilan keputusan, manajer belum menggunakan
infonnasi sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan secara
obyektif, tetapi kenyataannya pengambilan keputusan dilakukan secara
subyektif misalnya dalam pemberian pelatihan ataupun pemberian promosi.
Dari segi sistem informasi yang digunakan, ternyata sistem
informasi yang ada masih bersifat sederhana atau tradisional. Hal ini terbukti
dengan:
- belum adanya prosedur yang jelas dalam mengumpulkan data dan
penyimpanan data.
- belum digunakannya formulir di setiap proses manajemen SDM di
perusahaan ini.
- belum terintegrasinya semua penyimpanan data yaitu masih
digunakannya metode manual dalam penyimpanan data.
Dari deskripsi sistem awal di atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat
masalah pada sistem yang ada sekarang. Masalah tersebut berhubungan
dengan kelengkapan dan keakuratan informasi yang dihasilkan oleh sistem
yang ada. Informasi yang dihasilkan oleh sistem masih belum dapat
07
digunakan untuk mendukung pengambilan kuputusan terbukti dengan adanya
pengambilan keputusan-keputusan yang masih bersifat obyektif. Oleh karena
itu, perlu dirancang suatu sistem informasi yang dapat menghasilkan
informasi yang lebih lengkap dan akurat.