Purwanto SE, MCs|73

BAB VISTUDI KASUS

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSISIKLUS PENGELUARAN

Gambaran Kasus Siklus Pengeluaran

Sistem pencatatan yang ada di dalam Golden Audio masih menggunakanpencatatan manual yang dilakukan oleh pemiliki toko sendiri dengan menuliskanjumlah nominal penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi di toko GoldenAudio Mobil. Toko ini menyediakan jenis item-item dan jasa untuk variasi mobil.Pada toko ini biasanya memperoleh item persediaan dari supplier luar kota sepertiV-Cent Auto Seat Cover (Jakarta), Sukses Jaya Sejahtera (Solo), TAC (Jakarta), AAA(Jakarta) dan Ristana (Semarang). Oleh karena itu, kelompok membuat sistemaplikasi buku besar siklus pengeluaran yang memiliki bagian-bagian seperti tabel,form, subform, report dan switchboard. Bagian-bagian tersebut berkaitan antarasatu dengan yang lainnya sehingga dapat menjadi sebuah aplikasi yang dapatmemudahkan aktivitas pencatatan yang dilakukan oleh toko Golden Audio VariasiMobil. Sistem yang akan diliah adalah sistem pembelian dan pengeluaran kasgolden audio variasi mobil

Rancangan Sistem Siklus Pengeluaran

1. Arus Data Siklus Pembelian dan Pengeluaran KasAktivitas utama dalam Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas GoldenAudio yaitu memesan barang, menerima barang, dan mengeluarkan kas.

Gambar 6.1 Gambar Dekomposisi sistem pengeluaran kas

74|Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Functional Decomposition Diagrams Siklus Pembelian dan Pengeluaran KasGolden Audio Variasi Mobil

Golden Audio melakukan pembelian dengan dua cara, yaitu online danlangsung kepada salesman yang datang ke toko. Ketika memesan barang,Golden Audio memberikan daftar pesanan kepada vendor. Setelah vendormengirimkan barang, karyawan yang menerima barang mengecek kesesuaianbarang yang diterima, tagihan dan daftar pesanan. Jika sudah sesuaikaryawan akan mengeluarkan kas untuk membayar tagihan dari vendor.Setiap pengeluaran kas harus dengan persertujuan pemilik.

Gambar 6.2 Gambar Data Flow Diagrams Konteks Siklus Pembelian dan Pengeluaran KasGolden Audio Variasi Mobil

Purwanto SE, MCs|75

76|Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

2. Rancangan ERDKaitan Entitas dalam Entity Relationship Diagrams

ERD (Entity Relationship Diagrams) adalah pemodelan data utama yangmembantu mengorganisasikan data dalam suatu sistem ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas. Salah satu cara menggam-barkan ERD yaitu dengan REA (Resources, Event, dan Agent). Resources danAgent merupakan data master yang akan digunakan dalam pengisian datadalam Event. Setiap entitas dalam REA memiliki hubungan atau relationshipantara satu dengan yang lain yang tercemin dari garis hubungan.

Gambar 6.4 REA Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas Golden Audio

Resources dalam siklus pembelian dan pengeluaran kas Golden Audio VariasiMobil yaitu persediaan dan kas. Persediaan sebagai acuan bagi Golden Audioketika ingin membeli barang-barang guna memenuhi stok persediaan yangakan dijual kembali. Resources yang kedua yaitu kas, yang berfungsi untukmencatat akun apa saja yang digunakan pada saat pengeluaran kas.

Event menjelaskan tentang transaksi apa saja yang dilakukan oleh agent. PadaGolden Audio tidak semua pembelian dilakukan secara tunai, oleh sebab ituevent siklus ini dibedakan antara pembelian dan pengeluaran kas.

Purwanto SE, MCs|77

Entitas yang terakhir yaitu agen. Agen berkaitan dengan event karena jikatidak ada agen maka event tidak dapat dijalankan dengan baik. Agenmerupakan pihak yang terlibat dalam kegiatan operasional suatu peru-sahaan. Agen yang terlibat dalam Golden Audio yaitu karyawan danvendor. Karyawan dalam Golden Audio memiliki beberapa tugas. Pertama,karyawan bertugas untuk mengecek persediaan akhir yang dimiliki olehGolden Audio. Kedua, karyawan juga bertugas untuk menerima barangyang telah dikirimkan vendor sesuai pesanan pada saat pembelian.Ketiga, karyawan bertugas untuk melakukan transaksi pengeluaran kasatas pembelian yang dilakukan oleh karyawan. Selanjutnya, karyawanjuga bertugas untuk melayani pelanggan yang akan melakukan variasi diGolden Audio. Kemudian ada vendor yang berperan sebagai penyediabarang-barang yang dibutuhkan oleh Golden Audio.

3. Form dalam Siklus Pembelian dan Pengeluaran Kas Golden Audio

Gambar 6.5 Menu Login

Tampilan default ketika membuka aplikasi Siklus Pembelian danPengeluaran Kas adalah menu login. Dalam menu ini pengguna harusmemasukkan username dan password. Untuk memasukkan usernamedapat menggunakan tombol combo dan akan muncul pilihan user yangsudah terdaftar.

78|Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Gambar 6.6 Login gagal

Gambar 6.7 Login berhasil

Gambar 6.8 Switchboard utama

Purwanto SE, MCs|79

Setelah login, pengguna diarahkan ke switchboard utama. Menu MasterData berisi link form kas, persediaan, vendor, dan karyawan yangmerupakan master data atau dasar untuk pengisian form transaksi.

Gambar 6.9 Switchboard Master Data

Setelah diklik menu Master Data akan muncul tampilan seperti di atas.Apabila setiap menu dipilih akan muncul form mode tambah.

Gambar 6.10 Form Kas

80|Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Gambar 6.11 Form Persediaan

Gambar 6. 12 Form Vendor

Gambar 6.13 Form Karyawan

Purwanto SE, MCs|81

Gambar 6.14 Switchboard Transaksi

Pada menu ini pengguna diarahkan untuk mengisi form transaksi, yaitupembelian dan pengeluaran kas. Kedua form tersebut dipisah karenatidak semua pembelian langsung dibayar lunas. Sehingga perlu adanyaform pengeluaran kas untuk mencatat pengeluaran yang muncul.

Gambar 6. 15 Form Pembelian

Dalam form pembelian, pengguna dapat mengisi barang apa saja yangdibeli pada subform dengan memilih tombol combo di kode item makanama item dan harga item akan otomatis terisi. Kemudian ketika sudahdiinput jumlah item, total akan langsung menghitung secara otomatis.Apabila beli lebih dari satu barang maka akan otomatis ada total pembelian.

82|Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Gambar 6.16 Form Pengeluaran Kas

Form pengeluaran kas sudah terhubung dengan form pembelian kas.Ketika diklik combo pada No Faktur Penjualan yang muncul hanya NoFaktur yang Status Pembayarannya “Belum Lunas” sehingga tidak adafaktur yang dibayar lebih dari satu kali.

Gambar 6. 17 Switchboard Laporan

Gambar 6. 18 Menu Periode Laporan Pembelian

Purwanto SE, MCs|83

Menu ini ditujukan supaya pengguna dapat memilih periode kapan yangingin dilihat laporan pembeliannya. Cukup memilih tanggal awal dan akhirperiode yang diinginkan.

Gambar 6.19 Laporan Pembelian

Gambar 6.20 Menu Periode Laporan Pengeluaran Kas

Sama halnya dengan Menu Periode Laporan Pembelian, menu iniditujukan supaya pengguna dapat melihat laporan pengeluarankas sesuai kebutuhan.

Gambar 6.21 Laporan Penerimaan Kas

84|Perancangan Sistem Informasi Akuntansi