18
Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai,
menjadikanakuntanperusahaan dapat menyediakan informasi keuangan
bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau
pemegangsaham,krediturdan para pemakai laporan keuangan lain.
Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk
merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat
mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan
yang tepat.Gaji dan upah merupakan bagian dari
kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan
sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini
merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator
dalam bekerja. Sedangkan bagi perusahaan jasa,gaji dan upah
merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam
mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi
pengelolaannya.Kewjiban karyawan meliputi tanggung jawab dalam
menyelesaikan pekerjaannya di perusahaan, sedangkan hak karyawan
adalah penermaan suatu bentuk kompensasi atas penyelesaian
pekerjaan yang telah dilakukan, yangmana salah satu bentuk
kompensasi adalah gaji atau upah.Gaji dan upah merupakan hal yang
sangat penting dalam meninjau hubungan dan kepentingan antara
perusahaan dan karyawan. Gaji dan upah dapat dijadikan alat untuk
mendorong karyawan melaksanakan tugasnya dengan baik. Untuk
perusahaan, gaji dan upah merupakan salah satu faktor biaya yang
cukup besar mempengaruhi laba perusahaan sehingga perlu dilakukan
usaha-usaha untuk memperkecil biaya upah dan gaji, seangkan untuk
karyawan, gaji dan upah merupakan kebutuhan hidupnya sehingga
merekan akan beruaha maksimal untuk memperbesar gaji dan upah
mereka.Dengan adanya perbedaan kepentingan tersebut, perusahaan
harus memiliki suatu parameter seperti tingkat pendidikan, masa
kerja, jabatan, dan keahlian tenaga kerja yang bersangkutan.
Informasi mengenai parameter tersebut yang di dengan benar di dalam
perusahaan dapat membantu pimipinan perusahaan mencegah terjadinya
kecurangan dalam penggajian dan pengupahan. Di samping itu, masalah
gaji dan upah adalah masalah yang sangat sensitif karena menyangkut
masalah kesejahteraan dan semangat kerja karyawan yang akan
mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan. Oleh karena itu,
perusahaan harus dapat menciptakan suatu sistem pembayaran gaji dan
upah yang tepat. Dengan adanya sistem yang tepat tentunya akan
lebih memudahkan memperoleh informasi yang terperinci mengenai :
(1) besarnya gaji dan upah yang harus dibayarkan kepada setiap
karyawan, (2) besarnya tunjangan yang harus diberikan kepada setiap
karyawan, (3)besarnya potongan potongan yang dikenakan pada setiap
karyawan.Dengan adanya sistem yang baik, diharapkan dapat mengatur
dan menjaga kelancaran aktivitas perusahaan dan dapat memberikan
ketepatan perlakuan akuntansinya. Begitu pula pada PT. Prima Diesel
Nusantara yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di
bidang penjualan dan mesin mesin diesel untuk pembangkit
listrik.PT. Prima Diesel Nusantara yang menjalankan usaha
perdagangan dan pemeliharaan mesin pembangkit listrik sangat
bergantung pada kuaitas dan kemamuan dari kerja karyawannya.
Semakin baik kualitas kerja karyawannya, maka pelanggan akan
semakin puas terhadap pelayanan PT. Prima Diesel Nusantara.
Kualitas pekerjaan karyawannya tersebut sangat dipengarihu oleh hak
hak yang mereka peroleh selama mereka menjalankan keajiban mereka.
Untuk menjaga hubungan yang baik dalam hal pemberian hak berupa
gaji dan upah tersebut, makasangat penting disusun suatu sistem
penggajian dan pengupah yang mampu memberikan hasil yang maksimal
untuk kepentingan perusahaan dan karyawan.
B. Pokok PermasalahanBerdasarkan latar belakang di atas, maka
yang menjadi pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah :1.
Bagaiman sistem akuntansi penggajian yang ditetapkan pada PT. Prima
Diesel Nusantara?2. Bagaimana sistem pengupahan yang ditetapkan
pada PT. Prima Diesel Nusantara?
C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian1. Tujuan PenelitianUntuk
mengetahui dan menilai sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
pada Pt. Prims Diesel Nusantara.
2. Kegunaan Penelitiana. Bagi khasanah ilmu
pengetahuanPenelitian ini diharapkan dapat memberikan wawasan dan
gambaran yang lebih luas mengenai sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan pada Pt. Prima Diesel Nusantara.b. Bagi
PerusahaanPenelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan
pemikiran pada Pt. Prima Diesel Nusantara dalam menciptakan sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan yang tepat sesuai dengan
kondisi perusahaan.c. Bagi Politeknik Negeri BaliPenelitian ini
diharapkan dapat digunakan sebagai referensi dan tambahan koleksi
bacaan bagi yang memerlukan untuk penelitian yang sejenis.3. Metode
Penulisana. Lokasi dan obyek penelitian1) Lokasi
penelitianPenelitian ini dilakukan di PT Prima Diesel Nusantara
yang beralamat di Jalan By Pass I Gusti Ngurah Rai Pertokoan
Segitiga Emas Kav. 23 Kuta Badung Bali 80361.
2) Obyek penelitian Adapun obyek penelitian ini adalah sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh
perusahaan.b. Identifikasi variableVariable-variabel yang
dipergunakan dalam penelitian ini adalah : (1) Sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan, (2) Gaji, (3) Upah.c. Definisi
operasional variable1) Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
adalah sekumpulan formulir, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang
digunakan dalam pelaksanaan pembayaran gaji dan upah di Pt. Prima
Diesel Nusantara, yang terdiri atas bagian-bagian yang trlibat dan
saling berhubungan antara bagian yang satu dengan yang lain.2)
Gajin adalah imbalan yang diberikan dalam bentuk uang dan dibagikan
setiap bulan kepada karyawanPt. Prima Diesel Nusantara.3) Upah
adalah imbalan yang diberikan Pt. Prima Diesel Nusantara utnuk
karyawan yang tergantung paada jam kerja karyawan dari jam kerja
normal dikalikan standar upah yang telah ditetapkan perusahaan.d.
Jenis dan sumber data1) Jenis dataData kualitatif yaitu data yang
tidak bebentuk angka-angka dan tidak dapat dihitung yaitu sejarah
berdirinya perusahaan, struktur organisasi, uraian pekerjaan,
prosedur kerja, dan sistem pengajian ddan pengupahan yang ada di
PT. Prima Diesel Nusantara.2) Sumber dataSeluruh data yang
dipergunakan dalam penelitian ini diperoleh dari PT. Prima Diesel
Nusantara.e. Metode pengumpulan dataMetode pengumpulan data yang
digunakan dalam memperoleh data dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut :1) Interview, yaitu cara atau teknik pengumpulan data
dengan cara melakukan wawancara langsung dengan orang-orang yang
mengetahui obyek yang diteliti. Interview dilakukan tehadap
direktur, staf administrasi, staf keuangan, dan Manager Operasional
untuk mengumpulkan data tentang sejarah berdirinya perusahaan,
uraian pekerjaan, bentuk struktur organisasi, serta informasi
mengenai prosedur pekerjaan dan penerapan sistem penggajian dsan
pengupahan yang dilakukan di PT. Prima Diesel Nusantara.2)
Observasi, yaitu cara atau teknik pengumpulan data dengan
pengamatan secara langsung terhadap proyek yang diteliti untuk
memperoleh data yang menyeluruh terhadap perusahaan. Observasi
digunakan terhadap penggunaan formulir, buku-buku catatan yang
dipakai, alat-alat kerja yang digunakan, interaksi yang terjadi
antar fungsi atau bagian-bagian kerja yang terkait serta penerapan
prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan oleh masing-masing
bagian kerja.3) Studi kepustakaan, yaitu cara atau teknik
pengumpulan data dengan cara membaca buku-buku atau teori-teori
sebagai landasan teori dalam melaksanakan penelitian serta analisis
maslah dan data. Metode ini dilakukan pada buku-buku yang
berhubungan dengan sistem akuntansi, sistem penggajian dan
pengupahan, manajemen sumber daya manusia serta buku tentang
penyusunan laporan KPM.f. Teknik Analisis DataUntuk menjawab
permasalahan yang ada, maka teknik analisis data yang digunakan
adalah teknik analisis deskriptif komparatif yaitu dengan
menguraikan data kualitatif mengenai sistem akuntansi penngajian
dan pengupahan PT. Prima Diesel Nusantara kemudian dibandingkan
dengan teori yang ada yang mencakup adanya dokumen atau formulir
penggajian dan pengupahan, catatan-catatan akuntansi pengajian dan
pengupahan, alat-alat yang digunakan dalam pelaksanaan akuntansi
penggajian dan pengupahan, dan bagian yang 8terlibat dalam sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan sehingga dapat dibuat
simpulkan.4. Sistematika PenyajianSistematika penyajian merupakan
urutan bab-bab dalam laporan sehinggamemudahkan pembaca untuk
memahaminya. Adapun laporan ini terdiri dari empat bab di mana
setiap bab terdiri dari sub-sub bab yang secara garis besaradaah
sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUANDalam Bab Pendahuluan ini diuraikan mengenai
latar belakang masalah, tujuan dan keguanaan penelitian, lokasi dan
obyek penelitian, identifikasi variabel, definisi operasional
variabel, jenis dan sumber data, metode pengumpuan data, teknik dan
teknik analisis data, dan sistematika penyajian.
BAB II TINJUAN TEORITISDalam Bab ini diuraikan berbagai teori
mengenai teori yang dipakai sebagai landasan menganalisis data,
membahas mengenai pengertian sistem dan prosedur, pengertian sistem
akuntansi, tujuan sistem akuntansi, sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan.
BAB III PEMBAHASANDalam Bab ini membahas mengenai gambaran umum
perusahaan tempay Kerja Profesi Mahasiswa yang terdiri dari sejarah
singkat berdirinya PT.Prima Diesel Nusantara, struktur organisasi
perusahaan, Uraian pekerjaan(job description)dari asing-masing
bagian, deskripsi pekerjaan selama KPN, dan analisis sesuai dengan
judul laporan.
BAB IV PENUTUPDalam Bab ini penulis menyimpilkan hasil dari
pembahasan yang telah dilakukan pada bab III, sekaligus mencoba
memberikan saran yang kiranya bermanfaat bagi PT.Prima Diesel
Nusantara.
Dari semua pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem
merupakan suatu kumpulan atau rangkaian dari aktifitas perusahaan
untuk mencapai suatu tujuan yang dikehendaki, sedangkan prosedur
dapat disimpulkan sebagai kegiatan tulis menulis atau catat
mencatat dengan melibatkan beberapa orang atau bagian guna menjamin
perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang
terjadi.Menurut Howard F. Stepler, dikutip oleh Zaki Baridwan (2002
: 4) mengatakan bahwa sistem auntansi adalah formulir-formulir,
catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan
untuk mengolah data mengenai usaha eknomis dengan bentuk-bentuk
lapora yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahaya, dan
bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan serta pemegang saham,
kreditur dan lembaga pemerintahan untuk menilai usahanya.Menurut
Mulyadi (2001 : 3), sistem akuntansi adalah organisasi dari
formuli-formulir, catatan-catatan dan laporan yang dikoordinasikan
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi ang dibutuhkan oleh
pihak manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.Sedangkan
menurut Haryono Yusuf (1992 : 63), sistem akuntansi terdiri atas
dokumen-dokmen, bukti transaksi, alat-alat, prosedur-prosedur yang
digunakan perusahaan untuk mencari transaksi serta melaporkan
hasilnya.Dari definisi sistem akuntansi di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa sistem akuntansi terdiri dari beberapa elemen
yaitu :
a) FormulirMerupakan unsur pokok dalam sisitem akuntansi yang
dipergunakan untuk mencatat transaksi yang terjadi, sehingga
menjadi bukti tertulis dan digunakan sebagai dasar pencatatan dalam
akuntansi.b) Buku catatanDalam melaksanakan sisitem akuntansi
seperti halnya dengan buku jurnal dan buku besar, pencatatan
dilakukan dalam transaksi-transaksi yang terjadi dalam periode
tertentu.c) ProsedurMerupakan urutan atas kegatan tulis-menulis
atau catat-mencatat dengan melihatkan beberapa bagian atau lebih
guna menjamin perlakuan seragam terhadap transaksi perusahaan.d)
Alat-alat yang digunakanAlat-alat yang dimaksud disini adalah semua
alat-alat yang dipergunakan untuk melakukan pencatatan terhadap
transaksi perusahaan sehinggan dapat dihasilkan
laporan-laporan.
B. Tujuan Penyusunan Sistem AkuntansiMenurut Mulyadi (2001 : 19)
tujuan sistem akuntansi adalah :a) Untuk menyediakan informasi bagi
pengelolaan kegiatan usaha baru ; kebutuhan pengembangan sistem
akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu
perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang
telah dijalankan selama ini. Perusahaan baru biasanya memerlukan
pengembangan sistem akuntansi lengkap sejak dari sistem akuntansi
piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem
akuntansi persediaan, sistem akuntansi aktiva tetap, dan sistem
akuntasi pokok.b) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh
sistem yang sudah ada ; adakalanya sistem akuntansi yang berlaku
tidak memenuhi kebutuhan manajemen baik dalam hal mutu, ketepatan
penyajian, maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan
sehingga menuntut sistem akuntansi dapat menghasilkan laporan degan
mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan
struktur yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.c) Untuk
memperbaiki pengawasan sistem akuntansi dan pengecekan intern ;
Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu
organisasi. Pengemba gan sistem akuntansi seringkali ditujukan
untuk memperbaiki pengecekan intern, agar informasi yang dihasilkan
oleh sistem tersebut dapat dipercaya.d) Untuk mengurangi biaya
klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi ; pengembangan
sistem akuntansi sering ditujukan untuk mengehemat biaya informasi,
jika pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan
lebih besar dibandingkan manfaat yang diperoleh, maka sistem yang
sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan
sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut.Zaki Baridwan (2002
: 7) mengatakan bahwa penyusunan sistem akuntansi untuk suatu
perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor sebagai berikut
:a) Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip-prinsip
cepat yaitu, sistem akuntansi harus menyediakan informasi-informasi
yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan
kualitas yang sesuai.b) Sistem akuntansi yang dibutuhkan harus
memenuhi prinsip aman, berarti bahwa sistem akuntasi harus dapat
membantu menjaga harta milik perusahaan sehingga sistem akuntansi
harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengendalian
intern.c) Sistem akuntani yang disusun harus memenuhi prinsip
murah, yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem
akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif mahal.
C. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan.Mulyadi
(2001 : 373), mengatakan bahwa pembayaran kepada karyawan biasanya
dibagi menjadi dua, yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan seperti manajer, sedangkan upah umumnya
merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan pelaksana. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan,
sednagkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau
jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.Meurut Hani
Handoko (1995 : 118), mengatakan bahwa upah merupakan suatu
pembayaran atas dasar jam kerja untuk kelompok-kelompok karyawan
seperti produksi dan pemeliharaan, sedangkan gaji merupakan
pembayaran secara bulanan atau mingguan untuk karyawan
administrasi, manajerial, dan professional.Kesimpulan yang ditarik
dari pengertian diatas adalah gaji dan upah sama-sama pembayaran
balas jasa untuk karyawan, hanya gaji ditentukan oleh tingkat
pendidikan, jabatan , pengalaman, dan ukuran besarnya perusahaan,
yang dibagi dalam jumlah yang pasti. Sedangkan upah didasarkan pada
jam kerja dan dipengaruhi oleh output yang dihasilkan dan jumlahnya
tidak pasti.Menurut Mulyadi (2001 : 407), sistem akuntansi
penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas
penyerahan jasa untuk karyawan yang mempunyai jabatan manajer.
Sistem akuntansi pengupahan digunakan untuk menangani transaksi
pembayaran atas penyerahan jasa untuk karyawan pelaksana.Menurut
Mulyadi (2001 : 374), dokumen atas formulir yang diperlukan dalam
sistem akuntansi penggajian dan pengupahanm adalah :a. Dokumen
pendukung perubahan gaji dan upahDokumen ini umumnya dikeluarkan
oleh fungsi kepegawaian berupa surat surat keputusan yang
bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan
karyawan baru, perubahan tarif upah, penrunan pangkat,
pemberhentian sementara dan lain lain. Tembusan dokumen ini dikirim
ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah.b. Kartu jam hadirDokumen
ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir ini berupa daftar
biasa, dapat pula berbentuk hartu hadir yang diisi dengan mesin
pencatat waktuc. Daftar gaji dan upahDokumen ini berisi jumlah gaji
dan upah bruto setiap karyawan, tunjangan tunjangan dikurangi
potongan potongan berupa pajak penghasilan pasal 21, utang karyawan
dan lain sebagainya.d. Rekapitulasi daftar gaji dan upahDokumen ini
merupakan ringkasan daftar gaji dan upah per departemen yang dibuat
berdsarkan daftar gaji dan daftar.e. Amplop gaji dan upahUang gaji
dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop
gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji danupah setiap karyawan
berisi informasi mengenai nama kayawan, nomor identifikasi karyawan
dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan
tertentu.f. Bukti kas keluarDokumen ini merupakan perintah
pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi
keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah.Menurut
Mulyadi (2001 : 382), catatan-catatan yang digunakan dalam sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :a) Jurnal umumPada saat
buktikas keluar dibuat oleh bagian kasir, maka bagian accounting
akan menjurnalkan sebagai berikut :Biaya gaji dan upahRp
xxKas/BankRp xxb) Buku besarBerdasarkan jurnal biaya gaji dan
upah,jurnal tersebut akan diposting ke buku besar sesuai dengan
urutan rekening masing-masing.c) Buku besar pembantuBerdasarkan
jurnal yang dibuat, selain memposting ke buku besar, juga mengisi
buku besar pembantu yang memperlihatan gaji dan upah karyawan tiap
bulannya.Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan,
alat-alat yang digunakan dalam menunjang sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :a) Mesin
hitungAlat ini digunakan untuk membantu proses
perhitungan-perhitungan baik untuk meghitung jumlah uang maupun
data keuangan lainnya.b) Alat-alat tulisAlat tulis ini digunakan
untuk membantu proses pencatatan dan pelaporan data keuangan.c)
KomputerDigunakan untuk menghitung jumlah potongan gaji san uang
karywan, tunjangan-tunjangan dan membantu rekapitulasi gaji dan
upah karyawan.d) Mesin pencatat waktuAlat ini digunakan untuk
mencatat waktu hadir dar karywan yang diletakkan pada pos
satpam.Untuk menggambarkan sistem dan prosedur gaji dan upah, maka
melibatkan beberapa bagian yaitu, (Mulyadi, 2001 : 382) :a) Bagian
pencatat waktuPerencanaan waktu penting untuk menetapkan beebrapa
pendapatan
