Embed Size (px)
Citation preview
Banking for better, de handleiding
Onze Gedragscode
ACT. RIGHT. NOW.
Living our purpose, staying true to our values.
Beste collega’s,
Een bericht van de Executive Committee
Deze Gedragscode is geïnspireerd door de purpose van onze bank: ‘Banking for better,
for generations to come’. Dat is onze intentie, ons grotere doel. Maar het roept natuurlijk
ook vragen op. Banking for better, hoe doen we dat? Hoe doe ik dat? De vraag ‘How can we
Bank for better?’ kan eigenlijk op twee manieren worden beantwoord. Er is een gezamenlijk antwoord
en er is een individueel antwoord.
Het gezamenlijke antwoord is
‘By Accelerating the Sustainability Shift’.
De omschakeling naar duurzaamheid versnellen,
waarin we zorgvuldig omgaan met energie en
milieu maar ook bijdragen aan een duurzame
samenleving met eerlijke kansen voor iedereen.
Dat is de rol die we willen innemen in de wereld
van vandaag en morgen. Dat is waar we met meer
dan 20.000 collega’s de komende jaren invulling
aan geven. Door een toekomst bestendige bank
te bouwen, onze klantbeleving steeds opnieuw
te verbeteren en te doen wat we kunnen om
onze klanten te helpen in hun omschakeling naar
duurzaamheid.
Dat heeft niet alleen een wettelijk, maar ook een groot maatschappelijk belang, dat zal
iedereen begrijpen. We willen - we moeten - laten zien dat we het vertrouwen van klant-
en en de samenleving meer dan waard zijn.
Deze Gedragscode is onze dagelijkse handleiding: Banking for better, the manual. Een hand leiding,
zo overzichtelijk mogelijk. Niet bedoeld om uit het hoofd te leren, maar om snel te kunnen vinden wat
je zoekt, op ieder moment, bij iedere afweging. Want zo moet het zijn: snel handelen, in beweging
blijven en toch het goede doen. Daarom geven we onze Gedragscode een motto mee. Een idee dat
ons inspireert om er actief en positief mee om te gaan: Act right, right now.
Namens de ExCo,
Robert Swaak
CEO ABN AMRO
Er is ook een individueel,
– persoonlijk – antwoord op de vraag
How can we Bank for better. Ieder van
ons kan, iedere dag opnieuw, gestalte
geven aan de purpose. Ieder van ons
kan, iedere dag opnieuw, laten zien wat
Banking for better is. Met ons eigen
gedrag. Wat we doen en wat we niet
doen - en de afwegingen die we daarbij
maken. De Gedragscode laat veel van
die afwegingen zien en inspireert ons om
het goede te doen.
ACT. RIGHT. NOW.6
Inhoudsopgave
Een bericht van de Executive Committee 4
Purpose, Strategie en Gedragscode 8
Banking for better, de handleiding 10
Act right 12
Hoe gebruik je deze handleiding? 14
Wat verwachten we van jou? 16
Houd je aan de Gedragscode 18
Speak up 22
Omgaan met (morele) dilemma’s 24
Stel je vragen 26
Praat mee 27
Onze gedragsregels 28
Onze organisatie 30
Leef de wet- en regelgeving en het beleid van de bank na 32
Voorkom witwassen van geld en terrorisme financiering 34
Voorkom fraude, omkoping en corruptie 36
Voorkom cybercriminaliteit 38
Ga verantwoor delijk om met eigendommen van de bank 40
Draag bij aan een verantwoord belastingbeleid 42
Bevorder eerlijke concurrentie 44
Wees zorgvuldig met externe communicatie en sociale media 46
Onze mensen 48
Toon respect in de omgang met collega‘s 50
Voorkom belangen-verstrengeling 54
Wees zorgvuldig in het verrichten van externe zakelijke activiteiten 56
Wees voorzichtig met het geven en aannemen van geschenken 58
Voorkom handel met voorkennis en marktmanipulatie 60
Ga verantwoor delijk om met zakenreizen en kostendeclaraties 62
Onze klanten 64
Denk vanuit het belang van de klant 66
Geef duidelijk en passend advies 68
Erken problemen en handel klachten zorgvuldig af 70
Onze data 72
Bevorder informatie beveiliging 74
Waarborg privacy en zorgvuldigheid in het gebruik
van persoonlijke informatie 76
Draag zorg voor een verantwoordelijk documentbeheer 78
Onze impact 80
Duurzaamheid 81
Toepassing van de Gedragscode 82
Schending van de Gedragscode 83
Speak up kanalen 84
7ACT. RIGHT. NOW.
Banking for better, for generations to come. Een positieve bijdrage leveren, ook
voor toekomstige generaties. Dat is onze purpose, ons hogere doel. Het geeft
richting aan alles wat we doen.
Dat doel is het kompas voor de strategie, het plan voor de toekomst, waarin we
werken aan een bank die beter is voor klanten, beter voor werknemers en beter voor de
maatschappij.
De purpose is ook het kompas voor ons individuele gedrag. Wat we doen en juist niet doen.
Over dat gedrag, over hoe ieder van ons, hier en nu, iedere dag weer, invulling geeft aan
Banking for better, gaat deze Gedragscode.
PURPOSEBANKING FOR BETTER,FOR GENERATIONSTO COME
ONZE GEDRAGSREGELSACT. RIGHT. NOW.
STRATEGIEACCELERATINGTHE SUSTAINABILITYSHIFT
BUILDINGA FUTURE-PROOF
BANK
REINVENTINGTHE CUSTOMER
EXPERIENCE
SUPPORTING OUR CLIENTS’
TRANSITION TOSUSTAINABILITY
WIJ IK
Drie richtinggevende elementen:
Purpose, Strategie en Gedragscode
Drie elementen die samen richting geven aan de toekomst van ABN AMRO en onze
positieve impact op de wereld.
9ACT. RIGHT. NOW.
Banking for better? Als bank de wereld beter maken. Hoe doe je dat? Wat te doen -
en wat niet te doen? Vaak spreekt het vanzelf en volstaan gezond verstand en goed
luisteren naar je eigen morele kompas. Toch zijn er steeds weer situaties waarin
we een serieuze afweging moeten maken over wat het goede is.
Belangrijk om te onthouden: het is een handleiding, gebaseerd op
onze waarden, ideeën en overtuigingen. Het is onze Gedragscode,
het resultaat van intensieve en succesvolle samenwerking tussen
heel veel collega’s in verschillende bedrijfsonderdelen en functies
over de hele wereld.
Banking for better, de handleiding
Onze Gedragscode is in die situaties eigenlijk een hand leiding.
Deze helpt ons bij het maken van de juiste afwegingen.
Een handleiding voor het omgaan met alledaagse zakelijke beslissingen
of juist grote dilemma’s. Daarom: Banking for better, the manual.
11ACT. RIGHT. NOW.
ACT. RIGHT. NOW.12
Gebruik de Gedragscode als handleiding, als gids. Gebruik de Gedragscode als
inspiratiebron, als stimulans om met elkaar in gesprek te gaan, te reflecteren op wat
we wel en juist niet doen. Niet als keurslijf of beperking, maar juist om met zelfvertrouwen actief,
onderzoekend en vernieuwend te zijn en te blijven.
De Gedragscode helpt ons om, hier en nu, te werken aan een sociaal bedrijf, met een
open werkklimaat, een bedrijf om trots op te zijn en te blijven. Act right … right now!
Eén ding is zeker, een bank die zich voorneemt om een bijdrage te leveren aan een betere wereld zal
worden beoordeeld op haar daden, niet op woorden. We bouwen onze reputatie, iedere dag opnieuw,
door het goede te doen. Maar hoe bepalen we eigenlijk wat goed is – en wat niet?
Die vraag wordt beantwoord door ons allemaal. Door onze gedeelde waarden en overtuigingen, door
normen, wetten en regelgeving. Vaak spreekt het voor zich en is het goede doen heel voor de hand
liggend.
De Gedragscode richt zich vooral op situaties waarin het niet zo eenvoudig of vanzelfsprekend is om
te bepalen wat goed is en wat niet. Soms moeten we aan onze gemeenschappelijke waarden en
principes herinnerd worden. Soms zoeken we inspiratie of houvast om tot een beslissing te komen.
Sommige dilemma’s zijn zelfs zo complex dat we daar meer hulp bij nodig hebben. Ook in dat opzicht is
de Gedragscode een handleiding. Met praktische handvatten voor het omgaan met (morele) dilemma’s
en verwijzingen naar ondersteuning bij het maken van een goede keuze. We moedigen iedereen aan
om dilemma‘s met elkaar te bespreken. En bij iedere serieuze twijfel ondersteuning in de organisatie
te zoeken.
ACT RIGHT De Gedragscode gaat over gedrag. De Gedragscode is bedoeld om te laten
zien wat we zouden moeten doen - of juist niet. Niet dat er in iedere situatie een
pasklaar antwoord is - we moeten uiteindelijk altijd zelf een afweging maken.
We zijn allemaal verantwoordelijk voor onze eigen keuzes.
RIGHT NOW We gebruiken deze nieuwe Gedragscode meteen, vanaf nu. We vragen om je
betrokkenheid, we vragen je om de Gedragscode na te leven. We vragen je de
Gedragscode te gebruiken in je, zo zichtbare, dagelijkse werk. Vandaag. Morgen.
Iedere dag.
ACT. RIGHT. NOW.ACT. RIGHT. NOW.
13ACT. RIGHT. NOW.
De handleiding
Hoe gebruik je deze handleiding? Lezen. Toepassen. Paraat houden.
Op intuitie niet zwart of wit, luister naar je gevoel
No brainer vanzelfsprekend, maar erg belangrijk
Banking for Better waar we het verschil maken, ook buiten de bank
Kijk uit! moeilijke dilemma’s, denk twee keer na
Symbolen
15ACT. RIGHT. NOW.
Wat verwachten we van jou?
Op intuitie No brainer Banking for BetterKijk uit!
In dit onderdeel van de Gedragscode gaan we in op wat jouw verantwoordelijkheden zijn
met betrekking tot de volgende onderwerpen:
17ACT. RIGHT. NOW.
ABN AMRO wil een betere bank zijn, voor alle generaties die na ons komen.
Beter voor de wereld, beter voor onze klanten en beter voor onze eigen mensen.
Dit betekent dat we echt een positieve impact op de samenleving willen hebben.
Bovendien is bankieren een uiterst gereguleerde tak van sport. Want klanten vertrouwen
hun geld aan ons toe en we hebben een belangrijke verantwoordelijkheid naar de
samenleving als poortwachter van het financiële stelsel. Wij móeten ons werk doen in lijn
met wetten en regels. Niet alleen bij het bestrijden van financiële criminaliteit. Ook als het
gaat om onze zorgplicht, bijvoorbeeld bij hypotheken, consumentenkredieten, beleggingen
en verzekeringen. Commercie en compliance gaan hand in hand. We moeten onze
klantdossiers op orde krijgen en houden, nieuwe klanten zorgvuldig screenen én elke dag
alert blijven op met wie we zaken doen.
Doet de bank het goed, dan doen de ruim 20.000 medewerkers van de bank het ook goed.
Een voorwaarde is dat iedereen vanuit zijn of haar eigen achtergrond meedoet, actief
meedenkt en persoonlijke verantwoordelijkheid neemt.
Je kunt deze Gedragscode pas écht naleven als je je aan het volgende houdt:
Houd je aan de Gedragscode
Wat verwachten we van jou? Ken en begrijp de Gedragscode en hoe die op jou van toepassing is
Leef onze gedragsregels na in je dagelijkse werk
Houd je aan de letter en geest van het beleid dat binnen jouw bedrijfs onderdeel of op jouw functie van toepassing is
Zorg ervoor dat je verplichte opleidingen en trainingen die op jou en jouw functie van toepassing zijn tijdig en met succes afrondt
Ga naar je collega’s of je leidinggevende als je: • vragen hebt over de regels in deze Gedragscode of daar vraagtekens bij zet
• niet zeker weet hoe je de regels in deze Gedragscode moet interpreteren • denkt dat bestaande procedures wellicht afwijken van de regels in deze
Gedragscode
Ga het gesprek aan met je collega’s over wat je in een bepaalde situatie het beste kunt doen;
Denk na voordat je iets doet. Gebruik bij alles wat je doet je gezonde verstand, wees eerlijk en integer. Als je gevraagd wordt om iets te doen dat in strijd is met de Gedragscode, doe het dan niet
Draag bij aan een open, eerlijke werkomgeving en bedrijfscultuur
Spreek je uit wanneer je denkt dat er iets niet klopt of vermoedt dat iets in strijd is met onze regels
Op de volgende pagina vind je de verantwoorde lijk heden van onze leidinggevenden
19ACT. RIGHT. NOW.
ACT. RIGHT. NOW.20
Zorg ervoor dat je team bekend is met de geldende gedragsregels en die ook begrijpt
Zorg ervoor dat deze Gedragscode wordt nageleefd
Stimuleer integer handelen binnen je team en zorg ervoor dat er geen belemmeringen in de werkomgeving zijn die correct handelen in de weg staan
Help je team bij het nemen van de juiste beslissingen
Zorg ervoor dat je teamleden zich bewust zijn van de risico’s die met hun rol samenhangen en weten waar zij voor advies en steun terechtkunnen
Voer regelmatig het gesprek met je team over ieders verantwoordelijkheid om verplichte opleidingen en trainingen tijdig te volgen en met succes af te ronden
Informeer nieuwe teamleden over de Gedragscode, de risico’s die met hun rol samenhangen en waar zij voor advies en steun terecht kunnen
Creëer een transparante en veilige werkomgeving waar medewerkers zich vrij voelen om voor hun waarden op te komen, fouten durven te melden en daarvan kunnen leren en problemen of zorgen durven te uiten zonder angst voor repercussies
Als je weet hebt van een mogelijke schending van onze normen, waarden of beleid, dan vragen we jou om dit te melden en afdoende actie te ondernemen
Onze leidinggevendenWij verwachten van onze leidinggevenden dat zij onze normen en waarden hoog houden. Zij fungeren
als rolmodel bij de naleving van deze Gedragscode. Leidinggevenden hebben tegenover hun team een
extra verantwoordelijkheid:
Volgende pagina
21ACT. RIGHT. NOW.
Deze Gedragscode omarmen gaat over meer dan alleen het naleven van de daarin
vastgelegde regels. ABN AMRO moedigt iedereen aan (morele) dilemma’s in een vroeg
stadium bespreekbaar te maken en (mogelijke) schendingen van de Gedragscode tijdig te
melden.
Het met elkaar bespreken van (morele) dilemma’s en uiteenlopende standpunten helpt jou
en je team zorgvuldige beslissingen te nemen en draagt op die manier bij aan onze purpose
‘Banking for better, for generations to come’.
Door je uit te spreken over (mogelijke) schendingen help je de organisatie om risico’s te
beperken en te voorkomen dat een klein vergrijp een groot probleem wordt.
Speak Up: je uitspreken over dilemma’s en (mogelijke) schendingen geeft jou en de
organisatie de mogelijkheid om zaken aan te pakken en te veranderen.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Gerelateerde policy’s Whistleblowing Policy
Speak up Maak morele dilemma’s die je tegenkomt in je werk of in de omgang met je collega’s of leidingevende, bespreekbaar.
Bespreek ongewenst gedrag met de persoon in kwestie of met je leidinggevende
Maak melding van (mogelijke) schendingen van onze Gedragscode
Belet anderen niet om melding te maken van een (mogelijke) schending van de Gedragscode
Neem vragen of zorgen over een schending van deze Gedragscode of ander beleid altijd serieus
Zoek hulp en lever een constructieve bijdrage bij het bespreken van (morele) dilemma’s en oplossen van problemen
Bespreek een (mogelijke) schending waarnaar een onderzoek loopt nooit met anderen, tenzij het onderzoeksteam hiervoor toestemming heeft gegeven
Neem geen represailles tegen een collega die melding maakt van een (mogelijke) schending van deze Gedragscode
We realiseren ons dat het moed vergt om je uit te spreken, vooral als je loyaliteit
in het geding is of als je bang bent voor consequenties voor je werk of privé.
ABN AMRO zal echter geen sancties toestaan, opleggen aan of tolereren tegen
personen die een mogelijke schending van de Gedragscode of van ander beleid van
ABN AMRO melden. Represailles na een melding vormen een ernstige overtreding onder
deze Gedragscode en daar wordt ook naar gehandeld.
Jouw verantwoordelijkheid is:
23ACT. RIGHT. NOW.
Integer handelen in je dagelijks werk vraagt dat je elke dag opnieuw zorgvuldige
afwegingen maakt die recht doen aan alle betrokkenen (bijvoorbeeld onze
klanten, aandeelhouders, de bank, je collega’s, de samenleving etc.). Soms zul je
twijfelen over een te nemen beslissing, al is het maar omdat er situaties zijn waarbij het
niet altijd (meteen) duidelijk is hoe je moet handelen. Bijvoorbeeld als regels ontbreken,
meerdere waarden in het geding zijn, meerdere regels van toepassing en/of strijdig zijn met
elkaar etc. Dan kan het in de praktijk best lastig zijn om een goede afweging te maken.
Het stappenplan helpt je bij het maken van zorgvuldige afwegingen als je een dilemma
ervaart.
Als je niet precies weet waar je goed aan doet, stel jezelf dan de volgende vragen van het stappenplan:
Heb je het goede gewicht gegeven aan de ver-schillende argumenten?
Kan je beslissing als regel worden ingevoerd?
Heb je de schade aan de kant die je niet kiest voldoende beperkt?
Past je besluit bij de maatschappelijke norm, onze purpose en onze Gedragscode?
Ga je het besluit ook echt uitvoeren of wat is daar (nog) voor nodig? Soms zie je wel wat het moreel juiste is om te doen maar is er veel moed voor nodig om het te doen!
Blijf je twijfelen na het doorlopen van het stappenplan deel je dilemma dan vooral met anderen! Wat vinden je collega’s of je leidingge-vende ervan? De Speak Up kanalen kunnen je daarbij ook helpen.
Twijfel je nog steeds na het doorlopen van het stappen-plan? Bedenk dan dat het ook een lastige keuze is! Stel
jezelf ter controle nog de volgende vragen:
Heb je een vraag met ‘nee’
beantwoord?
Omgaan met (morele) dilemma’s Di
lem
ma
Inventarisatie BesluitvormingOverweging
2. Wie zijn alle betrokke-nen met mogelijk een recht, belang of wens ten aanzien van dit dilemma?
1. Wat is de morele vraag/keuze waarvoor je staat?
3. Welke waarden staan op het spel? En heb je alle overige relevante informatie?
4. Wat zijn de argumenten voor de verschillende keuzemogelijk-heden en hoe zwaar wegen de argumenten?
5. Neem op basis van de weging in stap 4 een besluit
Refle
ctie
25ACT. RIGHT. NOW.
ACT. RIGHT. NOW.26
Hulp en begeleiding zijn altijd beschikbaar. We verwachten niet van je dat je ingewikkelde situaties en/of
morele dilemma’s in je eentje oplost. Probeer dat dus ook niet te doen.
Heb je vragen over de toepassing van het stappenplan ‘omgaan met (morele) dilemma’s’ of ben je op zoek
naar begeleiding bij het gebruik hiervan, stuur dan een email naar [email protected].
Als je advies wilt over een onderwerp dat betrekking heeft op de Gedragscode of een policy, stap dan
naar je leidinggevende, raadpleeg je collega’s of neem contact op met de Business Compliance Officer.
Je kunt ook gebruik maken van ondersteunende tools/initiatieven waaronder de Toolkit Dilemma
Dialogue of Ethische Commissie.
Kijk voor meer informatie over de Gedragscode op de volgende intranetpagina of stuur een e-mail naar
Naar intranet [email protected]
Stel je vragen Praat mee
We beseffen dat onze Gedragscode een levend document is, dat moet meebewegen met
veranderende maatschappelijke standpunten en voortschrijdende inzichten bij ons of onze
stakeholders. Met behulp van onze Ethische Commissie, Speak Up café’s en andere initiatieven,
zoals het bespreken van dilemma’s, houden we onze vinger aan de pols voor ontwikkelingen die
invloed kunnen hebben op onze gedragsnormen. We moedigen je aan om aan deze initiatieven
mee te doen en je feedback over de Gedragscode te delen via onze Connections-pagina.
Naar Connections page
27ACT. RIGHT. NOW.
Onze organisatie
Onze mensen
Onze klanten
Onze data
Onze impact
Onze gedragsregels
We zijn een doelgerichte organisatie die verantwoord handelt. Bij het bou-
wen aan een succesvolle toekomst leunen wij op drie pijlers. (1) We bouwen een
toekomstbestendige bank die ruimte geeft aan energieke, betrokken medewerkers die
kansen creëren om echt een impact te hebben op de samenleving. (2) We verbeteren
de klantbeleving steeds opnieuw door te anticiperen op de behoeften van onze klanten
en digitale technologie in te zetten ten behoeve van een soepele interactie.
En (3) we helpen onze klanten bij de omschakeling naar duurzaamheid.
Deze strategie betekent dat we eigenlijk altijd te maken hebben met meerdere belangheb-
benden. En dat we daarin dus een balans moeten zien te vinden tussen de belangen van
onze medewerkers, onze klanten en de samenleving als geheel. In de praktijk brengt dit
ongetwijfeld dilemma’s met zich mee. Het is daarom erg belangrijk dat we deze Ge-
dragscode als moreel kompas hanteren.
Onze organisatie
In dit onderdeel van de Gedragscode gaan we in op wat je wel of juist niet moet doen wanneer je
binnen de organisatie op dilemma’s stuit met betrekking tot de volgende onderwerpen:
Op intuitie No brainer Banking for BetterKijk uit!
31ACT. RIGHT. NOW.
Als groot internationaal bedrijf hebben we een voorbeeldfunctie als het gaat om het
naleven van de wet- en regelgeving.
Daarom moeten we ons niet alleen houden aan de letter van alle wetten en regels die op ons
van toepassing zijn – we moeten ook hun geest volgen. Daarnaast moeten we ons aan de
beleidslijnen en procedures van de bank houden.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Werk volgens de letter en geest van de wet, in lijn met regelgeving
Vraag bij internationale bankactiviteiten advies aan lokale collega’s en Compliance & Country Risk Management
Houd vast aan de noodzakelijke specialistische expertise, training en interne controle voor je zakelijke activiteiten
Werk volgens de juiste procedures, mee aan interne onderzoeken of wettige onderzoeken van overheidsinstanties die rechtsmacht over de bank hebben
Informeer je leidinggevende en compliance officer schriftelijk over elk onderzoek door overheidsinstanties waarbij jij of je klant betrokken bent
Niet doen • De officiële procedures van een intern onderzoek of onder zoek door
overheidsinstanties verstoren, belemmeren of proberen te beïnvloeden • Misbruik maken van je bancaire kennis
Leef de wet- en regelgeving en het beleid van de bank na
Onze organisatie
Gerelateerde policy’s: Contacts with Regulators Policy Cross-border Banking Policy Global Policy on Whistleblowing
33ACT. RIGHT. NOW.
Helaas krijgen we als financieel dienstverlener soms te maken met middelen
die uit illegale activiteiten zijn verkregen. Of met geld dat is bedoeld om illegale
activiteiten te financieren, zoals terrorisme.
Ook kunnen onze diensten misbruikt worden om geld wit te wassen. We laten ons
niet in met belastingontduiking, financiering van terrorisme, witwassen van geld
en elke andere illegale activiteit. Niet alleen omdat het wettelijk verboden is om
deze strafbare feiten te faciliteren, maar ook omdat we willen meehelpen met het
bestrijden ervan. Daarom vermijden we elke betrokkenheid bij deze criminele
activiteiten, en zullen we alles binnen onze macht doen om ze te helpen voorkomen.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Volg zeer strikt de ‘due diligence’-procedures bij contact met klanten en derden
Voeg alle vereiste ‘due diligence’-documentatie toe aan klantendossiers, zodat er bewijs is voor de stappen die zijn ondernomen
Meld iedere verdenking van witwassen, financiering van terrorisme of andere strafbare (financiële) feiten aan je compliance officer
Beëindig een relatie (of wijs een potentiële relatie af) met klanten die een onaanvaardbaar risico vormen met betrekking tot (financiële) misdrijven, witwassen of financiering van terrorisme
Blijf waakzaam en alert bij ongebruikelijke transacties of verdacht gedrag – ‘bewust wegkijken’ kan op zich ook al strafbaar zijn
Niet doen • Meehelpen aan het witwassen van geld of aan andere strafbare feiten • Een klant accepteren als je weet, of goede redenen hebt om aan te nemen,
dat deze: - zijn/haar geld heeft ontvangen via criminele activiteiten; - onze bankdiensten gebruikt voor criminele doelen of het financieren
Een klant of derden vertellen over een verdachte transactie of kennis over een onderzoek naar criminele activiteiten bekendmaken – ‘tippen’ kan op zich ook al strafbaar zijn.
Gerelateerde policy’s: CAAML Policy Sanctions Policy
Voorkom witwassen van geld en terrorisme financiering
Onze organisatie
35ACT. RIGHT. NOW.
Fraude, omkoping en corruptie zijn strafbaar. Bovendien schaden ze op de lange
termijn onze organisatie – en daarmee onze medewerkers, klanten, zakelijk
partners en de hele gemeenschap waarvan we deel uitmaken.
Daarom zijn we integer als we zakendoen, en vermijden we elke vorm van fraude, omkoping
en corruptie. Van onze klanten en zakelijk partners verwachten we hetzelfde.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Zorg ervoor dat documenten en (financiële) rapportages juist, compleet en nauwkeurig zijn
Beoordeel het risico op omkoping en corruptie door je klant met behulp van passende ‘due diligence’-processen en regelmatige beoordelingen van bestaande klanten
Herken en meld alle bekende of verdachte gevallen van fraude, omkoping en corruptie bij je leidinggevende en compliance officer
Beëindig een relatie met klanten (of wijs potentiële klanten of zakelijke partners af), die een onaanvaard baar risico vormen op fraude, omkoping of corruptie
Niet doen • Rapportages, accounts en documenten van onze
organisatie verbergen, veranderen of vervalsen • Bewerkelijke, interne processen of targets als
excuus gebruiken voor het omzeilen van beleid of werkinstructies
• Smeergeld accepteren, aanbieden, betalen, geven, vragen of goedkeuren
• Wegkijken bij fraude, omkoping of corrupt gedrag • Betalingen verwerken als bekend is dat deze te maken
hebben met fraude, omkoping of corruptie of als je redelijkerwijs kunt aannemen dat dit het geval is
Voorkom fraude, omkoping en corruptie
Onze organisatie
Gerelateerde policy’s: Anti-Bribery and Corruption Policy Procurement and Outsourcing Policy Reporting and Prevention of Security Incidents and Compliance Breaches
37ACT. RIGHT. NOW.
Cybercriminaliteit kan leiden tot grote financiële verliezen, verlies van data en
reputatieschade, bij onze klanten en bij onszelf. Het brengt de vertrouwelijkheid,
integriteit en beschikbaarheid in gevaar van de informatie die we nodig hebben
om ons werk te doen.
Voorbeelden van cybercriminaliteit zijn identiteitsfraude, ongeoorloofde open baar making
van vertrouwelijke informatie, besmetting met een virus, computers
hacken en DDos-aanvallen. Specifieke gevallen van cybercriminaliteit die wij en onze
klanten meemaken, zijn valse e-mailberichten (phishing) en schadelijke software (malware).
Jouw verantwoordelijkheid is:
Stuur verdachten e-mailberichten altijd door naar [email protected] en verwijder ze daarna uit je mailbox
Neem alle redelijke stappen om te voorkomen dat virussen en malware onze systemen kunnen binnendringen
Rapporteer alle gevallen waarbij klanten (waarschijnlijk) slachtoffer zijn van cybercriminaliteit bij SIM
Niet doen Antwoord of informatie geven op
verdachte vragen die binnenkomen via e-mail, telefoon of sociale media
Voorkom cyber- criminaliteit
Onze organisatie
Gerelateerde policy’s: Information Security Awareness and Secure Behaviour Policy Information Security Management policy
39ACT. RIGHT. NOW.
De bank stelt computers, laptops, telefoons en andere voorzieningen beschikbaar
zodat we ons werk kunnen doen.
Het is belangrijk dat we hier efficiënt en verantwoordelijk mee omgaan, onder meer
met het oog op onze bedrijfscontinuïteit. Ook voorkomen we zo verlies, beschadiging en
ongeoorloofde toegang tot bankeigendom en -informatie.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Behandel eigendom van de bank zorgvuldig
Zorg ervoor dat persoonlijk gebruik van apparatuur niet in strijd is met jouw verantwoor-delijkheden, of met het beleid en de regels van de bank voor het gebruik van e-mail, intranet en internet
Niet doen Apparatuur die eigendom is van de bank gebruiken voor illegale praktijken, het uitvoeren van transacties voor persoonlijk voordeel of voor ongewenste activiteiten, zoals gokken, gaming of het bekijken van pornografie
Ga verantwoor-delijk om met eigendommen van de bank
Onze organisatie
Gerelateerde policy’s: Group Information Security Policy
41ACT. RIGHT. NOW.
We zijn van mening dat belasting betalen er gewoon bij hoort en dat transparant
zijn over belastingen een onderdeel is van onze maatschappelijke rol.
Daarom leven we de belastingwetten na naar letter en geest, proberen we het evenwicht
te vinden tussen de belangen van verschillende stakeholders en spannen we ons in om
niet betrokken te raken bij belastingontduiking of structuren met een verhoogd fiscaal
integriteitsrisico (agressieve tax planning of belastingontwijking). We stimuleren dezelfde
hoge normen bij onze klanten.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Beoordeel je klanten op mogelijke fiscale (integriteits)risico’s in lijn met het door Group Tax uitgedragen fiscale beleid zoals verwoord in de Tax policy
Bespreek het standpunt van onze bank over fiscale integriteitsrisico’s met je klanten
Niet doen • Klanten accepteren van wie je weet of vermoedt
dat ze belasting ontduiken • Zelf meewerken aan belastingontduiking • Gebruikmaken van of actief meedoen
aan structuren die een verhoogd fiscaal integriteitsrisico hebben
Draag bij aan een verantwoord belastingbeleid
Onze organisatie
Gerelateerde policy’s: Tax Policy
43ACT. RIGHT. NOW.
We geloven in stevige, maar eerlijke concurrentie. Om eerlijke concurrentie te
bevorderen, houden we ons overal waar we actief zijn aan de wet- en regelgeving die van
toepassing is. Ook volgen we altijd ons interne beleid op dit gebied.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Maak onmiddellijk bezwaar als tijdens het contact met concurrenten ongepaste onderwerpen worden besproken, zoals onkosten, marges, prijzen of kortingen, en verlaat de vergadering als het ongepaste gesprek doorgaat
Vraag advies aan de juridische afdeling als je twijfelt of een activiteit waar een concurrent bij betrokken is, legaal is
Zorg ervoor dat sociale of branche-evenementen niet worden gebruikt voor concurrentiebeperkend gedrag
Meld ongepaste gesprekken met concurrenten onmid-dellijk bij je leidinggevende en Compliance en informeer de juridische afdeling
Niet doen • Afspraken maken of informatie uitwisselen met
concurrenten die oneerlijke zakelijke praktijken of concurrentiebeperkend gedrag ondersteunen
• Uitspraken doen over concurrenten of hun diensten, tenzij die uitspraken gebaseerd zijn op openbaar beschikbare informatie
Bevorder eerlijke concurrentie
Onze organisatie
Gerelateerde policy: Competition Policy
45ACT. RIGHT. NOW.
Onze communicatie met de media loopt altijd via onze persvoorlichters en
via zogenoemde ‘authorised spokespeople’, terwijl onze communicatie met
investeerders en analisten altijd via medewerkers van Investor Relations loopt.
Met toezichthouders communiceren we uitsluitend via speciaal aangewezen
medewerkers bij Legal en Compliance.
Zo treden we eensgezind en consistent naar buiten en zorgen we ervoor dat onze
communicatie aan alle juridische eisen voldoet.
Communicatie via sociale media door medewerkers van de bank is een extra uitdaging,
want ieder impulsief bericht en elke spontane reactie kunnen een groot publiek bereiken –
en kunnen gemakkelijk in verband worden gebracht met ABN AMRO. Positief of negatief.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Verwijs media naar Persvoorlichting als je wordt benaderd
Wees heel zorgvuldig als je publieke berichten op social media plaatst en denk goed na over hoe ze kunnen worden uitgelegd – zelfs als je sociale media alleen privé gebruikt
Gebruik communicatiemiddelen van ABN AMRO alleen voor zakelijke doeleinden
Gebruik communicatiemiddelen altijd professioneel en integer.
Niet doen • Namens ABN AMRO met de media, investeerders,
analisten of toezichthouders communiceren tenzij je daarvoor toestemming hebt gekregen
• Via de traditionele of sociale media uitlatingen doen die de reputatie van de bank direct of indirect kunnen schaden
• (Financiële) informatie naar buiten brengen die (nog) niet formeel gepubliceerd en/of bekend gemaakt is
• Voorkennis verstrekken, onder welke omstandigheden dan ook
Wees zorgvuldig met externe communicatie en sociale media
Onze organisatie
Gerelateerde policy: Group Media Policy Contacts with Regulators Policy Public Disclosure of ABN AMRO Inside Information Policy Reporting and Prevention of Security Incidents and Compliance Breaches Guidelines Social Media
47ACT. RIGHT. NOW.
Financiële dienstverlening is mensenwerk. ABN AMRO wil als onderdeel van haar
strategie een toekomstbestendige bank bouwen. Wij hebben de ervaring, kennis
en professionaliteit van onze mensen nodig om onze klanten optimaal te bedienen.
Een organisatie die mensen stimuleert om echt iets te betekenen. Een organisatie die
haar mensen voorziet van kennis, van IT-tools en van de processen die nodig zijn om onze
strategische ambities te realiseren.
We willen een prettige werkomgeving bieden, een cultuur creëren waarin samen werking
en een leven lang leren worden gestimuleerd, zodat we dingen gedaan krijgen. Maar
we hebben ook een cultuur nodig waarin mensen het goede doen en de goede dingen
aanpakken.
Wanneer je risico’s ziet of gedragingen tegenkomt die niet passen bij onze
purpose, cultuur en strategie, willen we dat je die meldt.
Onze mensen
In dit onderdeel van de Gedragscode gaan we in op wat je wel of juist niet moet doen wanneer je op
dilemma’s stuit met betrekking tot een van de volgende onderwerpen:
Op intuitie No brainer Banking for BetterKijk uit!
49ACT. RIGHT. NOW.
Samen zijn we verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving,
zonder seksuele intimidatie, discriminatie en pesterijen.
Ook creëren we een cultuur waarin respect voor gelijke kansen centraal staat en waarin
medewerkers zich betrokken en in hun kracht gezet voelen.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Toon respect in de omgang met collega‘s
Onze mensen Behandel je collega’s professioneel en met respect. Onthoud dat wat jij grappig of leuk vindt, misschien niet door iedereen zo wordt gezien
Respecteer de lichamelijke integriteit van je collega’s
Spreek je uit als iemand over jouw grenzen heen gaat
Werk samen en communiceer open, eerlijk en opbouwend met je collega’s
Werk transparant, tenzij dat onmogelijk is door het soort werk dat je doet
Toon waardering en moedig je collega’s aan om hun talenten te gebruiken voor onze klanten en de bank
Zie feedback geven en ontvangen als een kans om jezelf en je collega’s te helpen verbeteren
Wees kritisch op ongepast gedrag
Niet doen Je inlaten met of meedoen aan onprofessioneel of ongepast gedrag, zoals
(seksuele) intimidatie, discriminatie, stalken en pesterijen
Op de volgende pagina vind je de verantwoordelijkheden van onze leidinggevenden
51ACT. RIGHT. NOW.
ACT. RIGHT. NOW.52
Erken de talenten van je teamleden en bied ze kansen om te leren, te groeien en zich te blijven verbeteren
Accepteer de verantwoordelijkheden van je teamleden en bied voldoende ondersteuning aan ieder persoon en het team als geheel
Benadruk het belang van onze purpose, culture principles en deze Gedragscode
Zorg ervoor dat iedereen die een punt van zorg heeft of wangedrag heeft gemeld, ondersteuning en respect krijgt en niet met represailles te maken krijgt
Ondersteun een open cultuur, waarin teamleden worden aangemoedigd om zich uit te spreken als ze vragen of zorgen hebben, of als ze te maken krijgen met moeilijke vraagstukken
Geef het goede voorbeeld door een werkomgeving te creëren waarin al je teamleden zich gerespecteerd voelen
Niet doen Meegaan in onprofessioneel gedrag en al zeker niet ten opzichte van je teamleden. Je mag nooit misbruik maken van de machtspositie die je hebt, niet onder en niet buiten werktijd
Gerelateerde policy’s: Diversity and Inclusion Policy Global Performance Management Policy
Voor leidinggevendenLeidinggevenden dragen een extra verantwoordelijkheid naar de leden van hun teams:
ACT RIGHT…
RIGHT NOW
53ACT. RIGHT. NOW.
Door belangenverstrengeling, of de schijn daarvan, kunnen we in moeilijke
situaties terechtkomen.
Het kan voorkomen dat we moeten kiezen tussen de belangen van de bank, van
de klant(en) en de (persoonlijke) belangen van medewerkers of afdelingen.
We moeten elke schijn van zakelijke of persoonlijke belangenverstrengeling vermijden,
omdat dit het vertrouwen van onze klanten en andere stakeholders in de bank kan schaden.
En zonder vertrouwen is bankieren onmogelijk.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Gerelateerde policy’s Conflicts of Interest Policy
Working with Intermediaries Policy Personal Account Dealing Policy
Global Control Room Policy Information Barriers and Chinese
Walls Policy
Voorkom belangen- verstrengeling
Onze mensen Handel eerlijk, redelijk en professioneel, in het langetermijnbelang van onze
klanten, de bank en alle stakeholders
Probeer belangenverstrengeling (of de schijn daarvan) te vermijden
Erken, identificeer en schat belangenverstrengeling (of de schijn daarvan) op waarde en maak een inschatting van de bijbehorende risico’s
Bespreek mogelijke belangenverstrengeling (of de schijn daarvan) met je leidinggevende en/of compliance officer en leg de uitkomsten volgens ons beleid vast
Beperk de impact van een mogelijke belangenverstrengeling (of de schijn daarvan) door maatregelen te treffen die het bijbehorende risico afdoende beperken
Respecteer de scheiding van informatie stromen en maatregelen voor de scheiding van taken
Rapporteer privé-investeringen, externe (zakelijke) activiteiten of geschenken die verband houden met een bestaande of potentiële klant, leverancier of andere stakeholders
Niet doen • Mogelijke belangenverstrengelingen (of de schijn daarvan) negeren • Persoonlijke informatie (zoals rekeningen of informatie over transacties)
bekijken, tenzij dat strikt noodzakelijk is voor je werk • De interne systemen van de bank gebruiken om je eigen bankzaken of die
van familieleden of bekenden (uit nieuwsgierigheid) te raadplegen en/of te behandelen
• ‘Chinese walls’ overschrijden zonder de juiste goedkeuring
55ACT. RIGHT. NOW.
Externe zakelijke activiteiten en particuliere investeringen kunnen tot
belangenverstrengeling leiden. Dat kan ons werk voor ABN AMRO verstoren
of het kan hierdoor onduidelijk zijn voor wiens belang we nu precies werken.
Externe zakelijke activiteiten kunnen ook betrekking hebben op
vrijwilligersactiviteiten zonder dat daar een (financiële) tegenprestatie
tegenover staat.
Kortom: externe functies kunnen ons verschillende kanten op trekken. Soms is het
alleen een kwestie van schijn; anderen kunnen al vrij snel vraagtekens zetten bij
onze onafhankelijkheid. Om belangenverstrengeling te vermijden of beheersen,
is transparantie essentieel.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Wees zorgvuldig in het verrichten van externe zakelijke activiteiten
Onze mensen Houd je externe zakelijke activiteiten tegen het licht in verband met je werk
voor ABN AMRO
Bespreek iedere twijfel met je leidinggevende en registreer je externe zakelijke activiteiten ter beoordeling en goedkeuring
Bevestig jaarlijks dat je registraties van externe zakelijke activiteiten bijgewerkt zijn
Neem contact op met je compliance officer voor extra advies als je twijfels hebt over mogelijke belangenverstrengeling
Niet doen Je onafhankelijkheid of werk voor ABN AMRO nadelig laten beïnvloeden door externe zakelijke activiteiten
Voor leidinggevenden
Leidinggevenden dragen extra
verantwoordelijkheden bij het
goed- of afkeuren van externe
zakelijke activiteiten van hun
teamleden.
Overleg met je compliance officer als je twijfelt of activiteiten kunnen leiden tot belangen verstrengeling of tot schade aan de reputatie van ABN AMRO of medewerkers van de bank
Niet doen Externe zakelijke activiteiten goed-keuren die leiden tot (een schijn van) belangen verstrengeling of tot schade aan de reputatie van ABN AMRO of medewerkers van de bank
Gerelateerde policy’s: Outside Business Activity Policy
57ACT. RIGHT. NOW.
Soms worden er in zakelijke relaties geschenken gegeven.
Vaak als blijk van waardering, maar het kan ook een manier zijn om invloed te krijgen. Door een
geschenk aan te nemen of te geven, kunnen we de indruk wekken dat we niet onafhankelijk
zijn. Bovendien kunnen mensen het ongepast vinden of er zelfs omkoping in zien. Dit kan
schadelijk zijn voor het vertrouwen dat klanten in ons en ABN AMRO hebben. Reden temeer
om heel goed na te denken voordat we geschenken aannemen óf geven.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Wees voorzichtig met het geven en aannemen van geschenken
Onze mensen Wees terughoudend in het geven en aannemen van geschenken en denk goed na over de bedoeling van het geschenk en de verwachtingen die er misschien uit voortvloeien
Beoordeel of de aard, timing en waarde van het geschenk gepast zijn en of het je onafhankelijkheid in gevaar brengt
Denk na over hoe het geven of accepteren van een geschenk door anderen kan worden gezien
Registreer in overeenstemming met het beleid van de bank geschenken en zorg voor de vereiste goedkeuring
Niet doen • Contant geld of reis-/verblijfkosten als geschenk
geven of aannemen • Proberen om anderen te beïnvloeden met geschenken
Gerelateerde policy’s: Gifts Policy
59ACT. RIGHT. NOW.
Handelen op basis van voorkennis is illegaal; er staan boetes of zelfs
gevangenisstraffen op.
Ook handelen op basis van vertrouwelijke klantinformatie kan schadelijk zijn voor onze
klanten, ABN AMRO en is bovendien schadelijk voor het vertrouwen in de markt als geheel.
Het is namelijk niet eerlijk als niet alle spelers op de markt dezelfde informatie hebben.
Verder mogen we de markt niet beïnvloeden om hier persoonlijk voordeel uit te halen,
bijvoorbeeld door de prijs van financiële instrumenten kunstmatig te verhogen of verlagen.
Zelfs een poging daartoe is strafbaar. Om markten eerlijk en ordelijk te houden, laten we
ons nooit in met voorkennis en marktmanipulatie.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Voorkom handel met voorkennis en marktmanipulatie
Onze mensen Ken en respecteer de beperkingen die van toepassing
zijn als je handelt in financiële instrumenten (zoals de eis voor bepaalde medewerkers om hiervoor vooraf goed-keuring te vragen of het verbod op het in privé handelen in financiële instrumenten van zakelijke klanten van de bank)
Vermijd elke schijn van handel met voorkennis, ook als je niet met voorkennis handelt: de schijn is net zo belangrijk als de realiteit
Niet doen • Handelen in financiële instrumenten als dit leidt tot een
verstrengeling van jouw belangen en die van de bank of klanten van de bank
• Voorkennis gebruiken bij het handelen in financiële instrumenten of bij het adviseren van anderen (bijv. collega’s, familie, klanten) om te handelen
• Op een illegale manier voorkennis openbaar maken
Gerelateerde policy’s: Personal Account Dealing Policy Information Barriers and Chinese Walls Policy Handling of Inside Information Policy Prevention and detection of Market Abuse Policy Public Disclosure of ABN AMRO Inside Information Policy
61ACT. RIGHT. NOW.
Kosten besparen is een belangrijk onderdeel van zakendoen; we investeren onze
middelen verstandig en op een manier die voor zo veel mogelijk opbrengst zorgt.
We verwachten dat alle medewerkers goed nadenken over de noodzaak van hun zakelijke
onkosten.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Ga verantwoor-delijk om met zakenreizen en kostendeclaraties
Onze mensen
Beoordeel of reizen noodzakelijk is en vermijd onnodige reis- en verblijfkosten
Wees verstandig en verantwoordelijk bij het maken van zakelijke kosten
Declareer onkosten tijdig en volgens ons beleid
Gerelateerde policy: Global Travel and Travel Restrictions Policy
63ACT. RIGHT. NOW.
ABN AMRO streeft ernaar om de klantbeleving steeds opnieuw te verbeteren
in het kader van de strategische keuzes die we hebben gemaakt. We willen dat
klanten altijd en bij alle contacten met ABN AMRO zeer tevreden zijn over hoe het contact
is verlopen.
Dit betekent dat we de belangen van onze klanten centraal moeten stellen en hun een
optimale service moeten bieden. Het is dus van groot belang dat we helder en professioneel
advies verlenen en goed omgaan met eventuele feedback of klachten.
Onze klanten
In dit onderdeel van de Gedragscode gaan we in op wat je wel of juist niet moet doen wanneer
je bij klantcontacten op dilemma’s stuit met betrekking tot een van de volgende onderwerpen:
Op intuitie No brainer Banking for BetterKijk uit!
65ACT. RIGHT. NOW.
We adviseren onze klanten zodat ze in hun financiële behoeften kunnen voorzien.
Tegelijkertijd bouwen en onderhouden we een vertrouwensrelatie. We kunnen onze
werk als bank alleen doen als onze klanten erop vertrouwen dat hun belang op de eerste
plaats komt.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Behandel klanten met hetzelfde respect waarmee je je eigen familie en vrienden zou behandelen
Leer je klanten grondig kennen: hoe werken ze, wat motiveert ze en wat hebben ze echt nodig, nu en in de toekomst
Ontwikkel en bied producten en diensten aan die bij je klanten passen
Zorg ervoor dat zakelijke partners goed zijn geëvalueerd en voldoen aan onze professionele normen
Zet in het belang van onze klanten nét dat stapje extra
Niet doen Automatisch akkoord gaan met wat een klant zegt of hun instructies blindelings opvolgen; het is jouw taak om klanten te adviseren over wat in hun eigen belang is
Denk vanuit het belang van de klant
Onze klanten
Gerelateerde policy’s: Client Categorisation, Suitability and Appropriateness Policy Working with Intermediaries Policy
67ACT. RIGHT. NOW.
Onze klanten vertrouwen erop dat we hen goed en deskundig advies geven.
Onze langdurige relaties met klanten zijn gebaseerd op vertrouwen; dat is de basis van
bankieren. Duidelijke en volledige communicatie en advisering zijn hierbij cruciaal.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Beoordeel of de producten en diensten die je aan je klanten aanbiedt, geschikt en passend zijn
Geef eerlijke, volledige en transparante informatie en adviezen, in duidelijke en begrijpelijke taal – zowel schrifte-lijk als in gesprekken
Geef duidelijk aan als er sprake is van relevante risico’s
Neem alle redelijke stappen om ervoor te zorgen dat klanten jouw informatie en advies begrijpen
Niet doen • Advies geven als je daartoe niet bevoegd of
gekwalificeerd bent • Ongeschikte producten of diensten aan je klant verkopen
Geef duidelijk en passend advies
Onze klanten
Gerelateerde policy’s: Client Categorisation, Suitability and Appropriateness Policy Investment Recommendations Policy Best Execution Policy Conflicts of Interest Policy Inducements Policy
69ACT. RIGHT. NOW.
Klanttevredenheid is voor ons een prioriteit. Daarom willen we weten hoe we
onze diensten kunnen verbeteren en nemen we actie als we feedback, vragen en klachten
van klanten krijgen.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Neem iedere klacht serieus
Doe alles om klachten zo goed en zo snel mogelijk op te lossen, in overeenstemming met het beleid en de procedures van de bank
Raadpleeg de toepasselijke procedures voor klachten van klanten
Niet doen • Zonder autorisatie akkoord
gaan met een compensatie of deze beloven aan een klant
• Een onderzoek naar jezelf behandelen
Erken problemen en handel klachten zorgvuldig af
Onze klanten
Gerelateerde policy’s: Complaints Management Policy
71ACT. RIGHT. NOW.
Technologie en IT spelen een grote rol bij de strategische route die
ABN AMRO heeft gekozen, of het nu gaat om het steeds opnieuw verbeteren
van onze klantbeleving of om het bouwen aan een toekomstbestendige bank..
Bij technologie horen gegevens. Zeker in deze tijd. De beschikbaarheid van gegevens en
informatie is ongekend. Het ontvangen en verzenden van gegevens gaat snel en simpel.
Het is dus essentieel dat we zorgvuldig met die gegevens omgaan, helemaal als het gaat
om persoonsgegevens.
Onze data
In dit onderdeel van de Gedragscode gaan we in op wat je wel of juist niet moet doen wanneer je op
dilemma’s stuit met betrekking tot een van de volgende onderwerpen:
Op intuitie No brainer Banking for BetterKijk uit!
73ACT. RIGHT. NOW.
Informatie is een van onze waardevolste bedrijfsmiddelen; we kunnen
er succesvol door concurreren en hebben informatie nodig voor onze
bedrijfsprocessen.
Met de informatie die klanten ons toevertrouwen en gegevens over onze eigen prestaties
gaan we zeer zorgvuldig om.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Ga zorgvuldig om met alle informatie, vooral als die vertrouwelijk is
Meld beveiligingsinbreuken en risico’s onmiddellijk bij SIM
Ruim je bureau op en berg alle vertrouwelijke informatie afgesloten op voordat je weggaat
Gebruik de veilige IT-oplossingen van of goedgekeurd door de bank
Neem alle redelijke stappen om verlies of diefstal van draagbare apparatuur te voorkomen
Gebruik veilige middelen en kanalen voor het delen van interne of vertrouwelijke informatie
Niet doen • Je gebruikers-ID, smartcard en wachtwoorden delen • De IT apparatuur en internetconnectie van de bank gebruiken voor andere
doeleinden dan waarvoor ze zijn bedoeld • Upload geen vertrouwelijke informatie naar online services waarvoor we
geen licentie hebben • Stuur geen bankinformatie door naar je privé mailbox • Installeer geen software waarvoor we geen licentie hebben • In het openbaar spreken over de bank of onze klanten • Vertrouwelijke informatie met collega’s delen, tenzij ze die informatie nodig
hebben voor hun werk, en ook dan alleen maar voor zover toegestaan door relevante procedures
• Informatie delen met derden, tenzij dit wettelijk of contractueel is vereist
Bevorder informatie-beveiliging
Onze data
Gerelateerde policy’s: Information Security Awareness and Secure Behaviour Policy Secure Data Handling Policy Information Security Management policy Reporting and Prevention of Security Incidents and Compliance Breaches
Public Disclosure of ABN AMRO Inside Information Policy
Records Management Policy Group Media Policy Information Barriers and Chinese Wall Policy Business Continuity Management Policy Cloud Policy
75ACT. RIGHT. NOW.
We moeten de privacy van onze klanten en collega’s beschermen. Niet alleen
omdat dit wettelijk verplicht is, maar ook omdat het een integraal onderdeel is
van het vertrouwen waar onze klanten en collega’s recht op hebben. Daarom is
het belangrijk dat we correct omgaan met persoonsgegevens van klanten en medewerkers.
Hetzelfde geldt voor de derde partijen waarmee we samenwerken.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Verzamel persoonsgegevens alleen zoals wettelijk toegestaan
Wees transparant over het doel waarvoor en de manier waarop persoonlijke gegevens worden opgeslagen en gebruikt
Blijf alert op de risico’s van privacy en de valkuilen van nieuwe technologieën en applicaties
Meld datalekken volgens de daarvoor beschikbare procedure
Bewaar persoonsgegevens veilig en waarborg vertrouwelijkheid
Niet doen • Persoonlijke informatie (zoals rekeningen of informatie over
transacties) bekijken, tenzij dat noodzakelijk is voor je werk • Persoonsgegevens delen met derden, tenzij dit vereist is
op grond van wetten, regelgeving of contracten of als de persoon in kwestie daarvoor toestemming heeft gegeven
Waarborg privacy en zorgvuldigheid in het gebruik van persoonlijke informatie
Onze data
Gerelateerde policy:
Personal Data Policy
77ACT. RIGHT. NOW.
Onze documenten zijn de basis voor onze beslissingen en dienen als bewijs voor
onze handelingen. Ook worden wij ter verantwoording geroepen op basis van onze
documenten. Daarom moeten we ervoor zorgen dat transacties, beslissingen en financiële
informatie de juiste goedkeuring krijgen en correct worden vastgelegd.
Daarmee voldoen we aan de operationele eisen en wet- en regelgeving. Onjuiste of
ontbrekende documenten, vervalsing of het opstellen van misleidende informatie kan als
fraude worden gezien.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Stel duidelijke en nauwkeurige documenten op die een compleet beeld geven van de transactie, beslissing of activiteit in kwestie
Bewaar documenten in een format dat voldoet aan wettelijke eisen, in een daartoe aangewezen (archiverings)systeem en in overeenstemming met toepasselijke Local Records Retention Schedules.
Respecteer toepasselijke Legal Hold notices
Draag zorg voor een verantwoordelijk documentbeheer
Onze data
Gerelateerde policy:
Records Management Policy
79ACT. RIGHT. NOW.
Er is een grote verandering gaande. De verduurzaming van onze samenleving
zet door. ABN AMRO wil die verschuiving versnellen door onze klanten bij hun
transitie te helpen. Door te doen waar we goed in zijn – bankieren – kunnen we laten zien
dat onze oproep ‘Accelerating the Sustainability Shift’ heel goed te realiseren valt. Door
samen het goede te doen, kunnen we een zeer positieve invloed hebben op het milieu, op de
mensenrechten en op een duurzame financiële toekomst voor iedereen.
In dit onderdeel van de Gedragscode gaan we in op de do’s and don’ts wanneer we bij de
transitie (van onze klanten) naar duurzaamheid op dilemma’s stuiten.
Duurzaamheid
Duurzaamheid gaat over de langetermijninvloed op het milieu, (groepen van) mensen, de
maatschappij en de economie. Daarom kijken we naar het effect van de activiteiten van de
bank en ons gedrag. We streven daarbij om geen negatieve impact te hebben.
Jouw verantwoordelijkheid is:
Onze impact
Werk met respect voor het milieu en mensen
Onderzoek of de activiteiten van je klanten, businesspartners en leveranciers een negatieve invloed hebben op het milieu of mensen-rechten. Bevraag ze hierop en vergeet hun waardeketens hier niet bij te betrekken
Moedig je collega’s, klanten en andere zakelijke relaties aan om zaken te doen op een manier die positieve invloed heeft op het milieu, mensen en de maatschappij
Raadpleeg je sustainability-expert als je twijfelt over de invloed van zakelijke activiteiten op het milieu of mensenrechten
Bespreek je dilemma’s en je vragen met je collega’s en managers
Niet doen • Willens en wetens omstreden activiteiten die worden genoemd in
de ABN AMRO Exclusion List financieren of daarin investeren • Je kop in het zand steken en doorgaan met business as usual
alsof de wereld niet aan het veranderen is.
Gerelateerde policy:
Sustainability Risk Policy
81ACT. RIGHT. NOW.
ACT. RIGHT. NOW.82
Er wordt toezicht gehouden op de naleving van de in de Gedragscode geregelde onderwerpen.
Daarover wordt ook gerapporteerd. Iedere schending van de Gedragscode of van ons beleid kan
ernstige gevolgen hebben voor ABN AMRO, individuele personen, onze klanten en onze reputatie.
Ook kan dit leiden tot boetes voor de betrokken medewerkers. Schending van de Gedragscode of
van beleid kan leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag, in overeenstemming met
toepasselijk disciplinair beleid. Afhankelijk van de overtreding kunnen medewerkers ook worden
onderworpen aan tuchtrecht van nationale toezichthouders en/of civiele- en/of strafrechtelijke
onderzoeken.
De Gedragscode is van toepassing op alle medewerkers van ABN AMRO, inclusief haar
dochterondernemingen, kantoren, vertegenwoordigingen en rechtspersonen waarover
ABN AMRO wereldwijd zeggenschap heeft.
In aanvulling op onze gedragsnormen is er sprake van wereldwijd geldend, divisie-specifiek en
plaatselijk geldend beleid. Ook daarin staan (gedrags)regels. Dat beleid dient in samenhang
met deze Gedragscode te worden gelezen. Als onze Gedragscode of ander beleid in strijd is met
toepasselijke wet- of regelgeving, moet de wet- en regelgeving worden gevolgd wanneer deze
strenger is dan onze Gedragscode of (bijhorend) beleid.
Medewerkers dienen kennis te nemen van deze Gedragscode en ervoor te zorgen dat zij op de
hoogte zijn van het beleid en de procedures die lokaal op hun bedrijfsonderdeel en in hun land van
toepassing zijn.
Hierop aanvullend dienen medewerkers jaarlijks hun bekendheid met en naleving van de
Gedragscode te bevestigen in een hiertoe aangewezen systeem.
Toepassing van de Gedragscode
Schending van de Gedragscode
83ACT. RIGHT. NOW.
Het is belangrijk dat je iedere vraag, elk punt van zorg en dilemma’s waar je
mee te maken krijgt, benoemt en dat je iedere (mogelijke) schending van deze
Gedragscode bespreekt met je collega’s of je leidinggevende. Als dat niet mogelijk
is, neem dan contact op met de volgende Speak Up kanalen:
Nederland
Speak up kanalen
ACT. RIGHT. NOW.86
Contact via:
E-mail [email protected]
Bel +31 6 13107648
Voor een vertrouwelijk gesprek met een
van de vertrouwenspersonen of Company
Counselor van BETER:
Bel +31 (0)88 909 0200
E-mail [email protected]
Protocol ongewenste omgangsvormen: kijk
op Intranet > Medewerkers > Vitaliteit, arbo
en ziekteverzuim > Veiligheid en valkuilen >
Ongewenste omgangsvormen
Mediation OfficeHet Mediation Office van ABN AMRO
biedt medewerkers en leidinggevenden
de mogelijkheid om een arbeidsconflict
op te lossen door de inzet van media-
tion.
Mediation is het gezamenlijk, vrijwil-
lig oplossen van een conflict onder
procesbegeleiding van een neutrale,
onpartijdige en onafhankelijke derde,
de mediator. Mediation heeft een aantal
voordelen ten opzichte van andere
(vaak meer juridische) methoden van
conflictbeslechting: het is sneller,
de kosten zijn lager, de oplossing is
duurzaam en toekomstgericht en het
leidt naar verwachting tot een hogere
medewerkerstevredenheid.
Company Counselor & vertrouwenspersonen ongewenste omgangs-vormen BETERVertrouwenspersonen BETER zijn
onafhankelijke externe gesprekspart-
ners die je de mogelijkheid geven
ongewenste omgangsvormen zoals
discriminatie, pesten, agressie, geweld,
intimidatie en seksuele intimidatie op
een vertrouwelijke wijze bespreek-
baar te maken. Voor overige kwesties,
zowel zakelijk als privé, kan je contact
opnemen met de company counselor.
Zij geven steun, advies en begeleiding;
vanaf het eerste contact tot en met
follow-up en eventueel nazorg.
Stuur verdachte e-mails altijd door
naar [email protected] en
verwijder ze daarna uit je mailbox.
Heb je per abuis vertrouwelijke
informatie naar een externe partij
gestuurd, constateer je verdachte
activiteiten of ben je je laptop
verloren, meld dit dan direct bij
SIM +31 (0)20-6288688 of
Ben je het slachtoffer van een virus
of ransomware (je bestanden zijn
versleuteld), neem dan direct contact
op met [email protected]
Corporate Informa tion Security Office (CISO)CISO zorgt ervoor dat de vertrou-
welijkheid, integriteit en beschik-
baarheid van onze gegevens en
systemen inclusief die van onze
dochterondernemingen, wordt
geborgd.
Voor een vertrouwelijk gesprek met
een van de vertrouwens personen
van ABN AMRO neem contact op via
e-mail:
E-mail vertrouwenspersoon@
nl.abnamro.com
Vertrouwens-personen ABN AMROVertrouwenspersonen ABN AMRO
zijn onafhankelijke gesprekspart-
ners die medewerkers onderste-
unen, een luisterend oor bieden
en advies geven. Ze bieden je de
mogelijkheid om werkgerelateerde
kwesties en je gevoelens in ver-
trouwen te bespreken.
Ook kunnen zij, indien nodig en na
jouw akkoord, je ondersteunen bij
verdere stappen.
87ACT. RIGHT. NOW.
ACT. RIGHT. NOW.88
Voor contact met een van de medezeggen-
schapsraden van zowel de bank als van
een van de dochters, stuur je een mail naar
Alle mail wordt vertrouwelijk behandeld.
MedezeggenschapMedezeggenschap bij ABN
AMRO behartigt de belangen van
de medewerkers als groep. De
verschillende medezeggenschapsraden
behandelen kwesties die invloed kunnen
hebben op een groot aantal collega’s.
Voor contact met het klokken luiders
meldpunt: Om schriftelijk een melding
te maken moet er een formulier worden
ingevuld. Ga naar: www.abnamro.com
> Contact > Klokkenluiders. Dit kan ook
anoniem.
Je kan ook bellen: tijdens kantoortijden
naar 020-628 86 66, buiten
kantoortijden is een voicemail actief.
Bij beide kanalen kan je terecht in NL
en ENG.
Voor vragen over fraude of om een
incident te melden, kun je 7 dagen per
week, 24 per dag, contact opnemen
met het SIM Intelligence Centre:
Bel +31 (0)20 628 8688
E-mail Security.and.integrity.
Meldpunt voor klokkenluidersMisstanden kunnen ook gemeld
worden via het klokkenluiders
meldpunt. Deze meldingen worden
vertrouwelijk behandeld en melden
kan eventueel ook anoniem. Het
meldpunt is 7 dagen per week,
24 uur per dag geopend voor alle
medewerkers. Ook derden kunnen
een melding doen. Meer informatie
over de klokkenluidersregeling kan
je vinden op intranet.
Security & Integrity Management (SIM)SIM is het centrale aanspreekpunt
voor incidenten op het gebied van
criminaliteit en veiligheid die de
integriteit en het functioneren
van de bank, onze klanten en onze
medewerkers kunnen aantasten.
Neem contact op met je
leidinggevende als je vragen hebt
over de Bankierseed, de Gedragscode
of stuur een e-mail naar
Hier kun je de Business Compliance
Advisors vinden voor compliance
gerelateerde vragen: Intranet ->
Organisatie -> Risk, Compliance
SIM -> Compliance -> Organisatie &
contact Compliance
ComplianceCompliance beschermt de bank,
de dochterondernemingen, haar
klanten en medewerkers van
de bank tegen compliance- en
gedragsrisico’s en ondersteunt bij
het naleven van onze Gedragscode
en de Bankierseed.
89ACT. RIGHT. NOW.
Mei 2020
