Banner Financial Aid 2013 New version that supports Banner Financial Aid 8.17 software. Banner Financial Aid User Guide ... Financial Aid system process flow. . . . . . . . . .

Banner Financial AidUser Guide

Release 8.17March 2013

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Revision History

Publication Date SummaryMarch 2013 New version that supports Banner Financial Aid 8.17 software.

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Contents

System Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Application summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Module integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Financial Aid system process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Naming conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Applicant processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Applicant processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Need Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Need Analysis online recalculation process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Requirements Tracking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Requirements Tracking process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Aid Year budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Aid Year budgeting control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Period budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Period budgeting control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Budgeting process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Packaging and Disbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Packaging and Disbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Packaging and Disbursement control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Packaging process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

3nner Financial Aid User Guide | Contents

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Athletics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Athletics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Athletics control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Funds Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Funds Management process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Electronic Data Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Electronic Data Exchange process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

History and Transcripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

History process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Financial Aid Common Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Common Functions process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Student System Shared Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Student System Shared Data process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Short-Term Credit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Short-Term Credit process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Student Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Student Employment process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Loan Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Manual Loan process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Return of Title IV Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Return of Title IV Funds process flow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73


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Financial Aid Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Data Load procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Understanding Data Load. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

EDE ISIR Data Load process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

CSS PROFILE Data Load process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Setting up rule and validation forms for Data Load. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Build the Interface Data Code Validation (RTVINFC) form.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Build the Interface Data Translation Rules (RCRTPTR) form. . . . . . . . . . . . . . . . . 81Build the Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) form. . . . . . . . . . . . . 82Build the User-Defined Variables Description (RORUSER) form. . . . . . . . . . . . . . . 82Define the Common Matching Source Code Validation (GTVCMSC) form. . . . . . . 83Build the Common Matching Source Rules (GORCMSC) form. . . . . . . . . . . . . . . . 83Build the Common Matching Rules (GORCMRL) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Build the Name Translation Rules (GORNAME) form Optional. . . . . . . . . . . . . . 84Create a Parameter Set for Online FA Dataload Part 3 (RCRTPxx). . . . . . . . . . . . 85Build the Data Source Rules (RCRDTSR) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Preparing the data to load into Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Default file names. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86File Concatenation Process (FILECAT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Running the Data Load process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88Run the FA EDE Dataload Pt 1 (RCBTPxx or RCPTPxx) process.. . . . . . . . . . . . . 88Run FA CSS Data Load Part 1 (RCPCTxx). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Run the Financial Aid Dataload Part 2 (RCPMTCH) process. . . . . . . . . . . . . . . . . 92Run FA Dataload Part 3 (RCRTPxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96Review the records on the Financial Aid Suspended Records Maintenance (RCRSUSP) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102Run the RCRTPxx process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Run the FA Data Load Table Deletes (RCPDTMP) process . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Additional Data Load topics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Loading and storing of ISIR records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106New Person versus Existing Person . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Dataload Pt 1 (RCBTPxx, RCPTPxx, or RCPCTxx) temporary tables . . . . . . . . . . . . . 109

Common Matching algorithm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Field Length values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Primary Match logic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112Secondary Match logic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Examples of matching algorithm and results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114


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Audit logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Viewing logging records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Logging archive and purge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

EDE correction logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Processing EDE corrections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Methodology specific changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Setting a students dependency codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Overriding the student's dependency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

EFC proration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Estimated vs official contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Recalculate Need Analysis Indicator functionality updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

FM Need Analysis solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Benefits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Prerequisite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Project Based Parameter Setup (RORPARM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Parameter configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Job submission vs. servlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Calculation flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Online processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

FM Need Analysis solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Batch processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

FM Need Analysis solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130FM Need Analysis (RNPFMxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

FM Need Analysis reporting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Need Analysis Report (RNRNAxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Output Format and Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131


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Period based processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Period creation and setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132Period Base Data (RORPRDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Period creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Crossover periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Using periods for different cohorts of students . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Disbursement tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Disbursement Locks Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Funds Management (ROAMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Tracking Requirements Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Disbursement Lock Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Additional Disbursement Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Period processing vs. term based processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Frequently Asked Questions (FAQs) - period processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Requirements tracking procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Requirements tracking implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Budgeting procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Budget implementation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Aid year budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Period based and algorithmic budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Set-up and configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Period Budgeting Setup Diagram. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Applicant Period Budgeting Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Validation forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Period Budget Type Validation (RTVPBTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Period Budget Group Validation (RTVPBGP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Period Budget Component Validation (RTVPBCP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Budget Component Category Validation (RTVBCAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Algorithmic Budgeting Rule Validation (RTVABRC). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Rules forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Period Budgeting Aid Year Rules (RBRPBYR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Period Budget Group Aid Year Rules (RBRPBGR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Period Budget Detail Rules (RBRPBDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Algorithmic Support (RORALGS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154Algorithmic Budgeting Rules (RBRABRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Financial Aid Selection Rules (RORRULE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156Message Code Validation (RTVMESG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156Fund Management (RFRMGMT) and Funds Management (ROAMGMT) . . . . . 156Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156


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Assigning period budget groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Period Budget Grouping Process (RBRPBGP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Applicant processing using period based/algorithmic budgeting. . . . . . . . . . . . . . . 158Applicant Period Budget (RBAPBUD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Applicant Budget by Period (RBIABPR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161Period Budget Category Inquiry (RBIPBCT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161Period Budget Group Detail (RBAPBGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161Applicant Status (ROASTAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161Award Maintenance Forms (RPAAWRD, RPAAPMT, and ROARMAN). . . . . . . 162Group Inquiry (ROIGRPI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Period Budget Simulation Inquiry (RBISIMI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Period Budget Simulation (RBRSIMR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Period Budget Recalc Process (RBRPBRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Financial Aid Status page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Cost of Attendance page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Award Overview page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Satisfactory Academic Progress (SAP) processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

SAP forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Satisfactory Academic Progress Validation (RTVSAPR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Financial Aid Selection Rules (RORRULE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Applicant Status (ROASTAT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168SAP Translation Rules (RORSTRF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Group Inquiry (ROIGRPI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Determining satisfactory academic progress using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

SAP processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171SAP Assignment Process (ROPSAPR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

Sample rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Funds Management procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Funds Management implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Fund balance reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

Calculating fund balances and the remaining Available to Offer Amount. . . . . . . . . . . 179Option 1: Use only offered aid to calculate the amount available to offer . . . . . . . . 179Option 2: Use aid which is Offered, Cancelled, and Declined with an Over Commitment Percent greater than 100% to calculate the amount available to offer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Reviewing Fund Balances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182


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Banner Financial Aid Fund Specific Packaging options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

Banner Financial Aid Global Packaging options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

Repeat coursework processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Financial Aid Repeat Course Exclusion (RORRPCX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Enrollment Rule Validation (RTVENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Enrollment Rules (RORENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Repeat/Multiple Course Rules (SHARPTR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Course Detail Information (SCADETL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Grade Code Maintenance (SHAGRDE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Course Registration Status Code Validation (STVRSTS) . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Transfer Course (SHATRNS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195Additional institutional setup considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

Repeat course checking functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195Multiple enrollment calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195Non U.S. institutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196Calculation of repeated coursework for SAP & transfer credits applied towards the students academic program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Display and maintenance of student enrollment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Financial Aid Enrollment (ROAENRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Financial aid hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198Current hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198Financial aid hours by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198Financial aid attending by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198Current hours by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199Current attending by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199Calculating enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Standard Enrollment Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199Repeat Enrollment Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199Enrollment calculation using rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200Enrollment calculation using repeat course check . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200Enrollment calculation using attendance verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201Enrollment calculation using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201Determining time enrollment (required for Federal loan disbursement) . . . . . 202Enrollment calculation using periods for consortium students . . . . . . . . . . . . . . 203Attending hours functionality using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204Using the +/- number of days for attending hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Financial Aid Selection Rules (RORRULE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Using parentheses in selection statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Hints for RORRULE form use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208


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Algorithmic packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209

Algorithmic packaging features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Algorithms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Algorithmic packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Algorithmic packaging definition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Algorithmic Packaging Rules (RPRALGR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Algorithmic Packaging Rule Code Validation (RTVALGR). . . . . . . . . . . . . . . . . 211Algorithmic Support (RORALGS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Packaging functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Awarding based on other funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Award a fund based on a percentage of another fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Simplification of rules creation and maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Ability to store and reference internal interim values in packaging rules. . . . . . . . . 212Packaging simulation options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Related fund features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Packaging Group Fund Category Maximums Rules (RPRFCAT) . . . . . . . . . . . 212Fund Category Validation (RTVFCAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Fund Award Inquiry (RPIFAWD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Fund Award Period Inquiry (RPIFTRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Group fund limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Ability to apply a percentage to all the funds in the package as a group. . . . . . . . . 213Rounding options for awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Ability to inactivate fund codes, groups, and rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Ability to override a fund rule for a specific student . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214Fund category and fund cross-reference fields for packaging and reporting . . . . . 214Fund Balance Roll Process (RFPFBRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214Ability to display all recipients of a particular fund code by aid year or period . . . . 214

Sample algorithmic packaging rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

Columns defined on the Temporary Packaging Need Table (RPTNEED) . . . . . . . . . . 237RPTNEED_SIMULATE_SW Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Functions defined in the rpkalgr package. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239F_GET_FUND_OFFER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239F_GET_FFID_OFFER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240F_GET_PRIOR_YEAR_FUND_OFFER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240F_GET_PRIOR_YEAR_FFID_OFFER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Packaging process definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Initialization process (run as part of RPEPCKG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Simulated packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Actual packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241


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Using NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Award validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Award validation prior to receipt of NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Award validation after receipt of NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Original awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Modifying existing Stafford, Direct or Perkins awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Stafford/Direct loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Perkins loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Default/refund information and financial aid eligibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Validating awards against defaults/refunds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Validating disbursements against defaults/refunds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Packaging and disbursement procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Packaging implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Packaging/simulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Federal Shopping Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Shopping Sheet Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Generated Federal Shopping Sheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

FAQs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253Federal Shopping Sheet Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Advance Queuing (AQ) Setup for the Shopping Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Pell processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Year Round Pell Discontinued - 2011 - 2012 aid year. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Pell setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Pell procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Pell process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Pell setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Fund Base Data (RFRBASE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Detail Code Control Form - Student (TSADETC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Aid year specific data - Packaging Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Aid year specific data - Disbursement Options window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257Disbursement Locks window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Aid Period Validation (RTVAPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257Examples: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Semester based . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258Quarter based . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258


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Period Base Data (RORPRDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

COD Entity ID Rules (RORCODI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260Two Pell Grants in an Award Year enhancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Options tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260Credit Hours tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

U.S. Specific Institution Financial Aid Options (ROAUSIO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260Institutional Defaults tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260Grant and EDE Options tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261Campus Defaults tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

Packaging Options (RPROPTS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262Main window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262Enrollment Cutoff Date Rules window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262Grant Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263Grant Options window - Enrollment Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

Aid Period Rules (RORTPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265Examples: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

Trailer School . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265Header School . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

Aid Period/Period Code Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Default Award and Disbursement Schedule Rules (RFRDEFA). . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Fund Award and Disbursement Schedule Rules (RFRASCH) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Academic Year Rules (RORACYR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267Key block. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267Rules block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Applicant Pell Grant (ROAPELL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Budget Component Validation (RTVCOMP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Period Budgeting Aid Year Rules (RBRPBYR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Period Budget Group Aid Year Rules (RBRPBGR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Federal Rules Inquiry (RPIFEDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Pell procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Batch Pell Awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Override a Bachelors Degree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Manual adjustments to Pell grants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Why and how to lock Pell grants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Lock types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Fund locks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Period locks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Lock functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271


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Package Maintenance (RPAAPMT) and Award Maintenance (RPAAWRD) . . . . . . . . 271Award Maintenance tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Summary tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272Pell and Loan tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Additional Eligibility Indicator (RORSTAT_ADDL_PELL_ELIG_IND). . . . . . . . . 273Post 9/11 Pell Eligibility indicator (RORSTAT_POST_911_PELL_ELIG) . . . . . . 273Processing Post 9/11 Students who do not have a Pell eligible EFC (IASG): . . 274

Student Eligibility for the 2009-2010 award year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Department of Education Eligibility Processing for 2010-2011 and beyond . . . . . . 275

Financial Aid Record Maintenance (ROARMAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Batch Posting Rules (RORPOST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

Updating award amounts to agree with actual disbursement amounts . . . . . . . . . . . . 278

Reducing an award for Pell paid at another school in the same aid year. . . . . . . . . . . 280

Handling less-than-half time for Pell more efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Controlling when the Pell calculation process is run . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282ROASTAT student level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . . . . 282ROAINST campus level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . . . . 282ROAINST institutional level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . 283

Setup procedure for multiple Pell fund codes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Pell Calculation Process (RPEPELL) for Pell processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Option to delete zero Pell awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284Recognizing co-existence of multiple Pells for same student simultaneously. . . . . 284Locked records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Rounding 0ption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Offered or auto accepted. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Award schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Award change letter indicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

Disbursement Process (RPEDISB) for Pell processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Recognizing multiple Pell funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Back out of memo, authorizations, and disbursements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287Use disbursement enrollment edits for memo option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287RPEDISB process reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287Disbursement Results (ROIDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

Pell Edit/Error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Pell processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Pell Calculation Process (RPEPELL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Processing Modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Crossover period logic and calculation to determine most beneficial aid year . . . . 294Pell Lifetime Eligibility Used (LEU) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Current Year Pell Already Used . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295Beginning LEU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295Beginning Remaining Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295Current Year Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295


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Pell grant award calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302100% Pell grant award calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302100% Pell percentage awarding example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Pell grant disbursement calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305100% Pell percentage disbursement example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Pell grant award and disbursement processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

TEACH grant processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

TEACH awarding and disbursing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309Criteria for awarding and disbursing a TEACH grant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309The following will be checked to determine if the student is eligible. . . . . . . . . . . . 310The following is NOT required for TEACH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

TEACH grant setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

COD TEACH Calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311Calculations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Student packaged full-time, enrolled time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313Student packaged full-time, enrolled < time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313Student packaged time, enrolled full-time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313Student receiving more than one TEACH grant scheduled award within the aid year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313Student with prior enrollment and payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314TCHU1 is batch posted to a student using the F batch posting type . . . . . . . . . 314TCHU1 is batch posted to a student using FN batch posting type. . . . . . . . . . . 314Student in a 150% aid period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314Student in a 50% aid period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315Awards are locked on the period window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Additional examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315RPROPTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315RFRDEFA/RFRASCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316RNANAxx . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316ROAENRL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Manually enter a $4000 TEACH award on RPAAWRD (not recommended) . . . 316Batch post a $4000 TEACH award using RORBPST (not recommended) . . . . 316Use the RPEPCKG or RPRGRNT process to calculate the TEACH award (recommended) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317Use the RPAAWRD Reschedule Indicator to reschedule the periods when aid period did not change (not recommended) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317Use the RPAAWRD Reschedule Indicator to reschedule the periods when aid period changed (not recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317Use the RPRGRNT process to recalculate the award when aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318Use the RPRGRNT process to recalculate the award when aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318Use the RPRGRNT process to recalculate the award when the aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319


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State grant award processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Resources, contracts, and exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

Exemptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Excluding contracts and exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Maintaining resources and calculation in unmet need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324Resource Maintenance (RPAARSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Other Resources block. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324Summary block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

Resource calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325Exemptions and contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326

Adding periods to an award schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Rescheduling disbursement date using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Award by period procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

Manually scheduling awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Updating awards when locked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330Award lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Identifying students needing new or revised award letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Banner Financial Aid Global Disbursement options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Banner Financial Aid Fund Specific Disbursement options . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Disbursement validation edits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344

Other disbursement considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Regulatory compliance for Stafford disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350

Disbursement edits for loans to match edits for other funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Memo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Loan authorization to net returned amounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Using enrollment disbursement edits for funds in memo status . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Recognition of pell payment cell to disbursement process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Part-Time proration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Memos processed after scheduled disbursement date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354


Ba

VA Chapter 30 - prior to the 2010-2011 aid year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Voiding excess payments for students no longer eligible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

Disbursement validation reject messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Disbursement reports generated by disbursement process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Final Disbursement - optional processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355

Rescheduling disbursement date using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Student employment procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Student employment implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

Scholarship and athletics processing by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

Potential Athletic Grant Defaults (RAAPAGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

Sport Aid by Period (RAASPTM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Team Sport Period Aid (RAITMTM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Donor and Scholarship Demographics (RFADSCD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Scholarship Period Information (RPASTRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Athletic Aid Type Validation (RTVAATP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Financial Aid Sport Validation (RTVFASP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Grades to Donor Validation (RTVGRDD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Scholarship Source Validation (RTVSSRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Reviewed Validation (RTVREVW) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Thank You Letter Validation (RTVTYLT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Third Party Contract Rules (RPRCONT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Exemption Rules (RPREXPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Resource Code Validation (RTVARSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Athletic Grant Period Roll (RAPAGRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Athletic Aid Discrepancy Rpt (RARATAD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Loan processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Manual loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361Disbursing manual loan checks through Banner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

U.S. Specific Institution Financial Aid Options (ROAUSIO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Aid Period Rules (RORTPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Default Award and Disbursement Schedule Rules (RFRDEFA). . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Detail Code Control Form - Student (TSADETC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363


Funds Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363


Ba

Packaging Options (RPROPTS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Class Code Translation (RPRCLSS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Certification Initials Validation (RTVCINT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Loan Status Validation (RTVLNST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Lender Base Data (RPRLNDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Loan Period Base Data (RPRLPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Loan Options (RPRLOPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 366

Lender/Disbursing Agents Rules (RPRLNDA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

First-year, first-time borrower loan rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Crosswalk Validation (GTVSDAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Applicant Requirements (RRAAREQ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Award/Package Maintenance (RPAAWRD)/(RPAAPMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Electronic Loan Application (RPRELAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

RPAELAP fields updated by RPRELAP process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Loan Parent Inquiry (RPILPAR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Unmatched COD Records (RPAUCOD). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Electronic Loan Appl Extract (RPRELAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Batch Control (RPIBATC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

RPAELAP fields updated by the RPRELAX process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Electronic Loan Response Upload (RPRELRU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

RPAELAP fields updated by the RPRELRU process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Disbursement/Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Hold/Release Process (RPRHDRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Electronic transfer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

EFT Posting Process (RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379

Disbursement form field population . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381Disburse to student account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382Loan adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

Loan reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

CommonLine loan adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Electronic loans as certification requests in common response file . . . . . . . . . . . . . . . 386

Alternative loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Alternative loan processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

Global Institutional Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387


Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388


Ba

Loan Options (RPRLOPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Loan Period Base Data Rules (RPRLPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Electronic Loan Application (RPRELAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Electronic Loan Application (RPAELAP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Electronic Loan Appl Extract (RPRELAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Electronic Loan Response Upload (RPRELRU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389

Electronic Loan Load/EFT Posting Processes (RPEFTL/RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . 389

Disbursement Process (RPEDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Disbursement/adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390


Hold/Release Process (RPRHDRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

Electronic transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

EFT/Disbursement Roster Upload (RPREFTL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Electronic Payment Receipt (RPAEPMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

EFT Posting Process (RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

RPAELAP fields populated by RPREFTP process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Electronic Loan Disbursement (RPAELDB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Disbursement form field population . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Electronic Loan Disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395


Loan adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Loan reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Loan Proceeds Aging Report (RPRLNAG). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Loan Funding Exception Report (RPRLNEX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Loan Summary Report (RPRLSUM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397CommonLine loan adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397Electronic loans received as certification requests in common response file . . . . . 398

Direct lending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Financial Aid common functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Aid year default. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

User-defined data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Batch posting process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400Updating the Use Indicator in batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409Processing examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410


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Processing holds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412Hold Type Validation (RTVHOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412

Packaging process when holds exist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412Disbursement process when holds exist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Applicant Holds (ROAHOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Using NSLDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Student Loan Data (RNASLxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Applicant Student Loan Data Inquiry (RNINSLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Need Analysis Result (RNARSxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Award forms (RPAAWRD)/(RPAAPMT)/(ROARMAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Output population selection with financial aid Dataload Part 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Default/refund processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Levels of default/refund administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Sources of default/refund information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Title IV refund/repayment process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Financial Aid Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

Unsecured access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

Secured access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418

Set up Financial Aid on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

Financial Aid Self-Service web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421Financial Aid Links (bmenu.P_FAAUnsecMnu and bmenu.P_FAASecMnu) . . . . . 421Financial Aid Forms (bmenu.P_FAFormsMnu) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421

Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Student Tracking Requirements Channel (bwrcbre1.sql) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422Aid Year (bwrkolib.P_SelDefAidy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424


Ba

Financial Aid Status for Aid Year (bwrksumm.P_DispSumm) . . . . . . . . . . . . . . . . . 425Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Cost of Attendance (bwrkbudg.P_DispBudg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429Aid Year Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430Period Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Award Package for Aid Year (bwrkrhst.P_DispAwdAidYear). . . . . . . . . . . . . . . . . . 432General Information tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432Award Overview tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Resources/Additional Information tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437Terms and Conditions tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441Accept Award Offer tab (bwrkrhst.P_DisplayTabs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443Special Messages tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451

Award Messages (bwrkrhst.P_DispAwdMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454

Account Summary By Term (bwskoacc.P_ViewAcct) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457

Eligibility requirements for Aid Year page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457Student Requirements tab (bwrktrkr.P_DispTrkReq) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458Automatic satisfaction of Award Letter Tracking Requirement. . . . . . . . . . . . . . 458Requirement Messages tab (bwrktmsg.P_DispTrkMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464Holds tab (bwrkhold.P_DispHold) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464Academic Progress tab (bwrksaph.P_DispSAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465


Ba

Messages (bwrkamsg.P_FAAppMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 467Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468

Award Payment Schedule for Aid Year (bwrkpays.P_DispPaySched) . . . . . . . . . . 468Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

Award History (bwrkrhst.P_DispAwdHst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474

Loan Application History (bwrklhst.P_DispLoanHst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477

Withdrawal Information (bwrktivw.P_TitleIVWithdraw) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481

Title IV Fund Detail (bwrktivw.P_TitleIVDetail) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482


Ba

Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483

Web Snapshot system configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483Adding the Web Snapshot system to a menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483Managing access to the Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483WebTailor administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484

Adding a new item to an existing menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484Assigning WebTailor user roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485

Using the Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485Layout maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485Modifying a Snapshot Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486

Creating a New Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487Save a Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487Single student snapshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487Using a population selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487

Creating and updating Web Snapshot Panes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488To create a new Snapshot Pane: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488

Oracle Pipes/Advanced Queuing for COBOL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490

Listener mode online processing performance enhancement using Oracle Pipes/Advanced Queuing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490

What is the difference between Oracle Pipes and Oracle Advanced Queuing?. . . . . . 491

Configuring supported processes to use Oracle Pipes/Advanced Queuing. . . . . . . . . 492

Starting and stopping listener mode Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495Starting listeners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495Stop listeners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495

Configuring time-out for listener mode processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496

Oracle Advanced Queuing for Java . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496

Advanced Queuing for FM Need Analysis Calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497

Advanced Queuing for Shopping Sheet batch processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498

Interfaces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499

Student Employment module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499

Banner Human Resources requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501

Banner Financial Aid requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502

Setting up student employment forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503

Setting up applicant forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504

Awarding work stud

Documents

Banner Financial Aid 2013 New version that supports Banner Financial Aid 8.17 software. Banner Financial Aid User Guide ... Financial Aid system process flow. . . . . . . . . .