Banner Financial Aid / User Guide / 8 · Without limitation: Ellucian®, Banner®, Colleague®, and Luminis® are trademarks of the Ellucian group of companies that are registered

Banner Financial AidUser Guide

Release 8.28September 2016

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Ellucian4375 Fair Lakes CourtFairfax, VA 22033United States of America

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Contents

System Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Documentation corrections/clarifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Banner Financial Aid Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Chapter layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Application summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Module integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Financial Aid system process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Naming conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Applicant processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Applicant processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Need Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Need Analysis online recalculation process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Requirements Tracking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Requirements Tracking process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Aid Year budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Aid Year budgeting control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Period budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Period budgeting control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Budgeting process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

3nner Financial Aid User Guide | Contents

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Packaging and Disbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Packaging and Disbursement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Packaging and Disbursement control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Packaging process flow narrative. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Athletics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Athletics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Athletics control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Funds Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Funds Management process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Electronic Data Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Electronic Data Exchange process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

History and Transcripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66History process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Financial Aid Common Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Common Functions process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Student System Shared Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Student System Shared Data process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Short-Term Credit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Short-Term Credit process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Student Employment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Student Employment process flow narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73


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Loan Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Manual Loan process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Return of Title IV Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78Return of Title IV Funds process flow. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Financial Aid Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Data Load procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Understanding Data Load. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81EDE ISIR Data Load process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81CSS PROFILE Data Load process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Setting up rule and validation forms for Data Load. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Build the Interface Data Code Validation (RTVINFC) form.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Build the Interface Data Translation Rules (RCRTPTR) form. . . . . . . . . . . . . . . . . 85Build the Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) form. . . . . . . . . . . . . 86Build the User-Defined Variables Description (RORUSER) form. . . . . . . . . . . . . . . 86Define the Common Matching Source Code Validation (GTVCMSC) form. . . . . . . 87Build the Common Matching Source Rules (GORCMSC) form. . . . . . . . . . . . . . . . 87Build the Common Matching Rules (GORCMRL) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Build the Name Translation Rules (GORNAME) form Optional. . . . . . . . . . . . . . 88Create a Parameter Set for Online FA Dataload Part 3 (RCRTPxx). . . . . . . . . . . . 89Build the Data Source Rules (RCRDTSR) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Preparing the data to load into Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Default file names. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90File Concatenation Process (FILECAT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Running the Data Load process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Run the FA EDE Dataload Pt 1 (RCBTPxx or RCPTPxx) process.. . . . . . . . . . . . . 92Run FA CSS Data Load Part 1 (RCPCTxx). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Run the Financial Aid Dataload Part 2 (RCPMTCH) process. . . . . . . . . . . . . . . . . 96Run FA Dataload Part 3 (RCRTPxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Review the records on the Financial Aid Suspended Records Maintenance (RCRSUSP) form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Run the RCRTPxx process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Run the FA Data Load Table Deletes (RCPDTMP) process . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Additional Data Load topics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Loading and storing of ISIR records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111New Person versus Existing Person . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113


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Dataload Pt 1 (RCBTPxx, RCPTPxx, or RCPCTxx) temporary tables . . . . . . . . . . . . . 114Common Matching algorithm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Field Length values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116Primary Match logic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Secondary match logic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Examples of matching algorithm and results. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Audit logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Viewing logging records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Logging archive and purge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

EDE correction logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Processing EDE corrections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Methodology specific changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Setting a students dependency codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Overriding the student's dependency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

EFC proration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Estimated vs official contributions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Recalculate Need Analysis Indicator functionality updates. . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

FM Need Analysis solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

Benefits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Project Based Parameter Setup (RORPARM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Parameter configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Job submission vs. servlet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Calculation flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

Processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Online processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

FM Need Analysis solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Batch processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

FM Need Analysis solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135


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Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136FM Need Analysis (RNPFMxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

FM Need Analysis reporting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136Need Analysis Report (RNRNAxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Output Format and Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Period based processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Period creation and setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Period Base Data (RORPRDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Period creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Crossover periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Using periods for different cohorts of students . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

Disbursement tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Disbursement Locks Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Funds Management (ROAMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Tracking Requirements Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Disbursement Lock Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Additional Disbursement Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Period processing vs. term based processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

Award status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Mixed award status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Setting up funds for Period Based Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

Processing Awards by Period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Creating and maintaining the awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Fund tracking requirements - period eligible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Offer Expiration Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Updating award status when fund is locked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154TEACH Grant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Award batch posting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154All awards - calculating declined and cancelled amounts . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Frequently Asked Questions (FAQs) - period processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Requirements tracking procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Requirements tracking implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Budgeting procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158

Budget implementation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Aid year budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160


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Period based and algorithmic budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161Set-up and configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Period Budgeting Setup Diagram. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Applicant Period Budgeting Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Validation forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Period Budget Type Validation (RTVPBTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Period Budget Group Validation (RTVPBGP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Period Budget Component Validation (RTVPBCP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Budget Component Category Validation (RTVBCAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Algorithmic Budgeting Rule Validation (RTVABRC). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Rules forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Period Budgeting Aid Year Rules (RBRPBYR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Period Budget Group Aid Year Rules (RBRPBGR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Period Budget Detail Rules (RBRPBDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Algorithmic Support (RORALGS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Algorithmic Budgeting Rules (RBRABRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169Financial Aid Selection Rules (RORRULE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Message Code Validation (RTVMESG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Fund Management (RFRMGMT) and Funds Management (ROAMGMT) . . . . . 170Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Assigning period budget groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171Period Budget Grouping Process (RBRPBGP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Applicant processing using period based/algorithmic budgeting. . . . . . . . . . . . . . . 172Applicant Period Budget (RBAPBUD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172Applicant Budget by Period (RBIABPR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Period Budget Category Inquiry (RBIPBCT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Period Budget Group Detail (RBAPBGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Applicant Status (ROASTAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Award Maintenance Forms (RPAAWRD, RPAAPMT, and ROARMAN). . . . . . . 176Group Inquiry (ROIGRPI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176Period Budget Simulation Inquiry (RBISIMI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Period Budget Simulation (RBRSIMR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Period Budget Recalc Process (RBRPBRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Financial Aid Status page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Cost of Attendance page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Award Overview page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178


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Satisfactory Academic Progress (SAP) processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

SAP forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Satisfactory Academic Progress Validation (RTVSAPR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Financial Aid Selection Rules (RORRULE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Applicant Status (ROASTAT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182SAP Translation Rules (RORSTRF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Group Inquiry (ROIGRPI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Determining satisfactory academic progress using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

SAP processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185SAP Assignment Process (ROPSAPR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

Process flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188Sample rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

Funds Management procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Funds Management implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Fund balance reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Calculating fund balances and the remaining Available to Offer Amount. . . . . . . . . . . 193

Option 1: Use only offered aid to calculate the amount available to offer . . . . . . . . 193Option 2: Use aid which is Offered, Cancelled, and Declined with an Over Commitment Percent greater than 100% to calculate the amount available to offer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Reviewing Fund Balances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

Banner Financial Aid Fund Specific Packaging options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

Banner Financial Aid Global Packaging options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Repeat coursework processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Financial Aid Repeat Course Exclusion (RORRPCX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Enrollment Rule Validation (RTVENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Enrollment Rules (RORENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Repeat/Multiple Course Rules (SHARPTR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Course Detail Information (SCADETL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Grade Code Maintenance (SHAGRDE). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Course Registration Status Code Validation (STVRSTS) . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Transfer Course (SHATRNS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Additional institutional setup considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Repeat course checking functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Multiple enrollment calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Non U.S. institutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Calculation of repeated coursework for SAP & transfer credits applied towards the students academic program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211


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Student enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Course in program of study . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Enrollment Rules (RORENRR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Financial Aid Enrollment (ROAENRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Enrollment calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Sample course in program of study calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

Display and maintenance of student enrollment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227Financial Aid Enrollment (ROAENRL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Financial aid hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Current hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Financial aid hours by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Financial aid attending by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Current hours by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Current attending by period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Calculating enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Financial Aid Selection Rules (RORRULE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Hints for RORRULE form use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

Algorithmic packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Algorithmic packaging features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

Algorithms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Algorithmic packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Algorithmic packaging definition. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Algorithmic Packaging Rules (RPRALGR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Algorithmic Packaging Rule Code Validation (RTVALGR). . . . . . . . . . . . . . . . . 242Algorithmic Support (RORALGS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Packaging functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Awarding based on other funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Award a fund based on a percentage of another fund . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Simplification of rules creation and maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Ability to store and reference internal interim values in packaging rules. . . . . . . . . 244Packaging simulation options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244


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Related fund features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Packaging Group Fund Category Maximums Rules (RPRFCAT) . . . . . . . . . . . 244Fund Category Validation (RTVFCAT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Fund Award Inquiry (RPIFAWD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Fund Award Period Inquiry (RPIFTRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Group fund limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245Ability to apply a percentage to all the funds in the package as a group. . . . . . . . . 245Rounding options for awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245Ability to inactivate fund codes, groups, and rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245Ability to override a fund rule for a specific student . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245Fund category and fund cross-reference fields for packaging and reporting . . . . . 246Fund Balance Roll Process (RFPFBRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246Ability to display all recipients of a particular fund code by aid year or period . . . . 246

Sample algorithmic packaging rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Columns defined on the Temporary Packaging Need Table (RPTNEED) . . . . . . . . . . 269RPTNEED_SIMULATE_SW Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

Functions defined in the rpkalgr package. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271F_GET_FUND_OFFER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271F_GET_FFID_OFFER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272F_GET_PRIOR_YEAR_FUND_OFFER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272F_GET_PRIOR_YEAR_FFID_OFFER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

Packaging process definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Initialization process (run as part of RPEPCKG) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Simulated packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

Actual packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Awarding dependent student without parental support. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Award validation processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Processing sequence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Processing sequence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

Using NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277Award validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277Award validation prior to receipt of NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Award validation after receipt of NSLDS data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278Original awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

Modifying existing Stafford, Direct or Perkins awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278Stafford/Direct loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278Perkins loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Default/refund information and financial aid eligibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279Validating awards against defaults/refunds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

Validating disbursements against defaults/refunds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280


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Packaging and disbursement procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Packaging implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280Packaging/simulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282

Federal Shopping Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

Shopping Sheet Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283Generated Federal Shopping Sheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

FAQs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288Federal Shopping Sheet Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

Advance Queuing (AQ) Setup for the Shopping Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Pell processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289Year Round Pell Discontinued - 2011 - 2012 aid year. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290Pell setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290Pell procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290Pell process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Pell setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Fund Base Data (RFRBASE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Detail Code Control Form - Student (TSADETC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Aid year specific data - Packaging Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Aid year specific data - Disbursement Options window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292Disbursement Locks window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Aid period Base Rules (ROBAPRD). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293Examples: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Semester based . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293Quarter based . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

Period Base Data (RORPRDS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

COD Entity ID Rules (RORCODI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295

Cross-Over Pell enhancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295Options tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295Credit Hours tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296

U.S. Specific Institution Financial Aid Options (ROAUSIO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Institutional Defaults tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Grant and EDE Options tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Campus Defaults tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297


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Packaging Options (RPROPTS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298Main window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298Enrollment Cutoff Date Rules window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298Grant Options window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298Grant Options window - Enrollment Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

Aid Period Rules (RORTPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301Examples: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Trailer School . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302Header School . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Default Award and Disbursement Schedule Rules (RFRDEFA). . . . . . . . . . . . . . . . . . 302Fund Award and Disbursement Schedule Rules (RFRASCH) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302

Academic Year Rules (RORACYR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303Key block. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303Rules block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Applicant Pell Grant (ROAPELL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303Budget Component Validation (RTVCOMP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304Period Budgeting Aid Year Rules (RBRPBYR). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Period Budget Group Aid Year Rules (RBRPBGR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304Applicant Immediate Process (ROAIMMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305Federal Rules Inquiry (RPIFEDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Pell procedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Batch Pell Awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Override a Bachelors Degree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305Manual adjustments to Pell grants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305Why and how to lock Pell grants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306

Lock types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306Fund locks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306Period locks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307Lock functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Package Maintenance (RPAAPMT) and Award Maintenance (RPAAWRD) . . . . . . . . 307Award Maintenance tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307Summary tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308Pell and Loan tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Additional Eligibility Indicator (RORSTAT_ADDL_PELL_ELIG_IND). . . . . . . . . 309Post 9/11 Pell Eligibility indicator (RORSTAT_POST_911_PELL_ELIG) . . . . . . 309Processing Post 9/11 Students who do not have a Pell eligible EFC (IASG): . . 310

Post 9/11 eligibility processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310Department of Education Eligibility Processing for 2010-2011 and beyond . . . . . . 311

Financial Aid Record Maintenance (ROARMAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312Batch Posting Rules (RORPOST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312

Updating award amounts to agree with actual disbursement amounts . . . . . . . . . . . . 315Reducing an award for Pell paid at another school in the same aid year. . . . . . . . . . . 317


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Handling less-than-half time for Pell more efficiently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317Controlling when the Pell calculation process is run . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

ROASTAT student level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . . . . 319ROAINST campus level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . . . . 319ROAINST institutional level prevent automatic Pell calculation is checked: . . . . . . 319

Setup procedure for multiple Pell fund codes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319Pell Calculation Process (RPEPELL) for Pell processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320

Option to delete zero Pell awards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320Recognizing co-existence of multiple Pells for same student simultaneously. . . . . 321Locked records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322Rounding 0ption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322Offered or auto accepted. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322Award schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322Award change letter indicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322

Disbursement Process (RPEDISB) for Pell processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322Recognizing multiple Pell funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323Back out of memo, authorizations, and disbursements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323Use disbursement enrollment edits for memo option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323RPEDISB process reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324Disbursement Results (ROIDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Pell Edit/Error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Pell processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

Pell Calculation Process (RPEPELL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327Processing Modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329

Crossover period logic and calculation to determine most beneficial aid year . . . . 330Pell Lifetime Eligibility Used (LEU) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Current Year Pell Already Used . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332Beginning LEU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332Beginning Remaining Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332Current Year Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

Pell grant award calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339100% Pell grant award calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339100% Pell percentage awarding example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Pell grant disbursement calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342100% Pell percentage disbursement example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342

Pell grant award and disbursement processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343


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TEACH grant processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345TEACH awarding and disbursing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346

Criteria for awarding and disbursing a TEACH grant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346The following will be checked to determine if the student is eligible. . . . . . . . . . . . 347The following is NOT required for TEACH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

TEACH grant setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348COD TEACH Calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348

Calculations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349Student packaged full-time, enrolled time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350Student packaged full-time, enrolled < time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350Student packaged time, enrolled full-time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350Student receiving more than one TEACH grant scheduled award within the aid year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351Student with prior enrollment and payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351TCHU1 is batch posted to a student using the F batch posting type . . . . . . . . . 351TCHU1 is batch posted to a student using FN batch posting type. . . . . . . . . . . 351Student in a 150% aid period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352Student in a 50% aid period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352Awards are locked on the period window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352

Additional examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352RPROPTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353RFRDEFA/RFRASCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353RNANAxx . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353ROAENRL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353Manually enter a $4000 TEACH award on RPAAWRD (not recommended) . . . 353Batch post a $4000 TEACH award using RORBPST (not recommended) . . . . 354Use the RPEPCKG or RPRGRNT process to calculate the TEACH award (recommended) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354Use the RPAAWRD Reschedule Indicator to reschedule the periods when aid period did not change (not recommended) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354Use the RPAAWRD Reschedule Indicator to reschedule the periods when aid period changed (not recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355Use the RPRGRNT process to recalculate the award when aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355Use the RPRGRNT process to recalculate the award when aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356Use the RPRGRNT process to recalculate the award when the aid period changed (recommended). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356

State grant award processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357


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Resources, contracts, and exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358Exemptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359Excluding contracts and exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360

Maintaining resources and calculation in unmet need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361Resource Maintenance (RPAARSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361

Other Resources block. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361Summary block . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Resource calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363Exemptions and contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Adding periods to an award schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Rescheduling disbursement date using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365Setting up funds for Period Based Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Updating awards for enrollment changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Manually scheduling awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370

Updating awards when locked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Global Institution Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371Award lock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Identifying students needing new or revised award letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371

Banner Financial Aid Global Disbursement options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Banner Financial Aid Fund Specific Disbursement options . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Disbursement validation edits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385

Other disbursement considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Regulatory compliance for Stafford disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391Disbursement edits for loans to match edits for other funds. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392Memo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Loan authorization to net returned amounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393Using enrollment disbursement edits for funds in memo status . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393Recognition of Pell payment cell to disbursement process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393


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Part-Time proration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393Memos processed after scheduled disbursement date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

VA Chapter 30 - prior to the 2010-2011 aid year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395Voiding excess payments for students no longer eligible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396Disbursement validation reject messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Disbursement reports generated by disbursement process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

Final Disbursement - optional processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Rescheduling disbursement date using periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

Student employment procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Student employment implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 398

Scholarship and athletics processing by period. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399

Potential Athletic Grant Defaults (RAAPAGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Sport Aid by Period (RAASPTM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400Team Sport Period Aid (RAITMTM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401Donor and Scholarship Demographics (RFADSCD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Scholarship Period Information (RPASTRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401Athletic Aid Type Validation (RTVAATP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401Financial Aid Sport Validation (RTVFASP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

Grades to Donor Validation (RTVGRDD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401Scholarship Source Validation (RTVSSRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401Reviewed Validation (RTVREVW) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Thank You Letter Validation (RTVTYLT). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402Third Party Contract Rules (RPRCONT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Exemption Rules (RPREXPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402Resource Code Validation (RTVARSC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402Athletic Grant Period Roll (RAPAGRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Athletic Aid Discrepancy Rpt (RARATAD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402

Loan processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

Manual loans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403Disbursing manual loan checks through Banner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

U.S. Specific Institution Financial Aid Options (ROAUSIO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403Aid Period Rules (RORTPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404

Default Award and Disbursement Schedule Rules (RFRDEFA). . . . . . . . . . . . . . . . . . 404Detail Code Control Form - Student (TSADETC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404


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Fund Base Data (RFRBASE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404Funds Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Packaging Options (RPROPTS). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406Class Code Translation (RPRCLSS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407Certification Initials Validation (RTVCINT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Loan Status Validation (RTVLNST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407Lender Base Data (RPRLNDR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407Loan Period Base Data (RPRLPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Loan Options (RPRLOPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408Lender/Disbursing Agents Rules (RPRLNDA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409First-year, first-time borrower loan rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409

Crosswalk Validation (GTVSDAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410Applicant Requirements (RRAAREQ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411Award/Package Maintenance (RPAAWRD)/(RPAAPMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

Electronic Loan Application (RPRELAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411RPAELAP fields updated by RPRELAP process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413Loan Parent Inquiry (RPILPAR) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Electronic Loan Appl Extract (RPRELAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416Batch Control (RPIBATC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417RPAELAP fields updated by the RPRELAX process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

Electronic Loan Response Upload (RPRELRU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417RPAELAP fields updated by the RPRELRU process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418Disbursement/Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419

Hold/Release Process (RPRHDRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419Electronic transfer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

EFT Posting Process (RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421Disbursement form field population . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422

Disburse to student account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424Loan adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Loan reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425CommonLine loan adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426

Electronic loans as certification requests in common response file . . . . . . . . . . . . . . . 427

Alternative loans. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

Alternative loan processing flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428Global Institutional Financial Aid Options (ROAINST) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428Fund Base Data (RFRBASE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Fund Management (RFRMGMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429


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Loan Options (RPRLOPT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429Loan Period Base Data Rules (RPRLPRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429

Electronic Loan Application (RPRELAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429Electronic Loan Application (RPAELAP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430Electronic Loan Appl Extract (RPRELAX) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Electronic Loan Response Upload (RPRELRU). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430Electronic Loan Load/EFT Posting Processes (RPEFTL/RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . 431Disbursement Process (RPEDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Disbursement/adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431Disbursement Process (RPEDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431Hold/Release Process (RPRHDRL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431

Electronic transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

EFT/Disbursement Roster Upload (RPREFTL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Electronic Payment Receipt (RPAEPMT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432EFT Posting Process (RPREFTP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433RPAELAP fields populated by RPREFTP process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433

Electronic Loan Disbursement (RPAELDB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433Disbursement form field population . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434

Electronic Loan Disbursements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

Disbursement Process (RPEDISB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436Loan adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437

Loan reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

Loan Proceeds Aging Report (RPRLNAG). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438Loan Funding Exception Report (RPRLNEX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438Loan Summary Report (RPRLSUM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438

CommonLine loan adjustment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438Electronic loans received as certification requests in common response file . . . . . 440

Direct lending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441


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Financial Aid common functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Aid year default. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441User-defined data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441General Algorithmic Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

Batch Posting Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442Implementing General Algorithmic Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443

General Algorithmic Rule Validation - RTVALGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443General Algorithmic Rules - RORALGO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443Assign the General Algorithmic Rule as appropriate for the process that will use the rule. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444

Batch posting process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445Updating the Use Indicator in batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456Processing examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458

Processing holds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460Hold Type Validation (RTVHOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460

Packaging process when holds exist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460Disbursement process when holds exist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460

Applicant Holds (ROAHOLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460

Using NSLDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461

Student Loan Data (RNASLxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461Applicant Student Loan Data Inquiry (RNINSLD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461

Need Analysis Result (RNARSxx) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462Award forms (RPAAWRD)/(RPAAPMT)/(ROARMAN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463Output population selection with financial aid Dataload Part 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463

Default/refund processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463

Levels of default/refund administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463Sources of default/refund information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464Title IV refund/repayment process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465

Financial Aid Self-Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466

Unsecured access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466

Secured access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466Set up Financial Aid on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468Financial Aid Self-Service Period Based Awarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469


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Financial Aid Self-Service web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469Financial Aid Links (bmenu.P_FAAUnsecMnu and bmenu.P_FAASecMnu) . . . . . 470Financial Aid Forms (bmenu.P_FAFormsMnu) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471

Aid Year (bwrkolib.P_SelDefAidy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472

Financial Aid Status for Aid Year (bwrksumm.P_DispSumm) . . . . . . . . . . . . . . . . . 473Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477

Cost of Attendance (bwrkbudg.P_DispBudg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477Aid Year Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478Period Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479

Award Package for Aid Year (bwrkrhst.P_DispAwdAidYear). . . . . . . . . . . . . . . . . . 480General Information tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480Award Overview tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487

Resources/Additional Information tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487Terms and Conditions tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491Accept Award Offer tab (bwrkrhst.P_DisplayTabs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493Special Messages tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501

Award Messages (bwrkrhst.P_DispAwdMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504


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Account Summary By Term (bwskoacc.P_ViewAcct) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507

Eligibility requirements for Aid Year page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507Student Requirements tab (bwrktrkr.P_DispTrkReq) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508Automatic satisfaction of Award Letter Tracking Requirement. . . . . . . . . . . . . . 509Holds tab (bwrkhold.P_DispHold) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Academic Progress tab (bwrksaph.P_DispSAP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515

Messages (bwrkamsg.P_FAAppMsg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517

Award Payment Schedule for Aid Year (bwrkpays.P_DispPaySched) . . . . . . . . . . 517Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520

Award History (bwrkrhst.P_DispAwdHst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524

Loan Application History (bwrklhst.P_DispLoanHst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527


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Withdrawal Information (bwrktivw.P_TitleIVWithdraw) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 528Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

Title IV Fund Detail (bwrktivw.P_TitleIVDetail) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531Web page fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532Updates to Banner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532Links to other web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532Buttons/Icons on this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532Web menus with links to this page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532Other web pages with links to this page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 532

Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533

Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533Web Snapshot system configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533

Adding the Web Snapshot system to a menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533Managing access to the Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533WebTailor administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534

Adding a new item to an existing menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 534Assigning WebTailor user roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535

Using the Web Snapshot system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535Layout maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535Modifying a Snapshot Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536

Creating a New Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537Save a Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537Single student snapshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537Using a population selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537

Creating and updating Web Snapshot Panes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538To create a new Snapshot Pane: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538

Oracle Pipes/Advanced Queuing for COBOL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540

Listener mode online processing performance enhancement using Oracle Pipes/Advanced Queuing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540What is the difference between Oracle Pipes and Oracle Advanced Queuing?. . . . . . 541

Configuring supported proc

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