BASES DE DATOS1ª Parte: Creación de

tablas

ACCESS

CONCEPTO DE BASE DE DATOS

• Una gran cantidad de información que

deberá estar debidamente organizada

¿QUE ES ACCESS?

• Es un programa que gestiona bases de datos.

• Nos permite: Crear bases de datos Modificar, introducir y extraer datos de

ellas

De la forma que más nos convenga para controlar y administrar la información

Tablas : registros y campos

• Los datos se almacenan en tablas con diferentes registros y campos

CREAR UNA TABLA

• Abre Access• Elige la opción Base de datos Access

en blanco• Tienes que darle un nombre y elegir el

lugar del disco duro donde la quieres guardar

• En este caso se llama aula y la guardas en la carpeta con tu nombre

• El primer objeto es una tabla

• Vamos a crearla a nuestro gusto en la opción Crear una tabla en vista diseño

El campo

• Para crear la tabla de una base de datos hay que diseñarla

• Eso significa, definir unos CAMPOS

Tipos de campos

• Texto ...................... Son textos o combinaciones con números.Numérico .............. Son campos con números que se podránemplear para realizar cálculos.Fecha ...................... Para introducir la fecha y la hora.Sí/No ..................... Campo que sólo puede tener dos valores.

Tipos de campos II

• Autonumérico ............. Numera el campo automáticamente.Moneda ................. Datos numéricos en los que se prescinde delredondeo.Memo ..................... Son textos con muchos caracteres.Objeto OLE ........... Son imágenes, sonidos u otros documentos.Hipervínculo ....... Para direcciones de páginas web.

Los registros

• Definidos los campos, se rellenan los datos, es decir, se cubren LOS REGISTROS.

• NO se te olvide guardar los datos.

La clave principal

• Es un campo que se toma como referencia y se podrá utilizar para relacionar distintas tablas

• La condición: No es un registro que se repita

La clave principal II

• Para indicar que un campo es clave se selecciona la opción Crear una tabla en vista Diseño

• Se selecciona el campo que queremos sea principal

• Se hace clic sobre la herramienta Clave principal

Cómo modificar una tabla

• Se selecciona

• Y se elige la opción Crear una tabla en vista diseño

• O seleccionada la tabla se pulsa este botón

Haz los siguientes cambios en tu tabla

• Situándote en uno de los registros del campo “Fotografía” selecciona en la barra de menús la opción Insertar/ Objeto/ Seleccionar desde archivo. Elige la opción Examinar...

• Y busca en Mis documentos una Imagen.

Introducción de los objetos OLE

Consultas

• Una consulta selecciona solo aquellos datos contenidos en la base de datos que interesan

• Es un nuevo OBJETO, y se pueden crear utilizando la vista Diseño o el Asistente

Primera Consulta

• Abre la base de datos aula

• Abre la Tabla 1 y obsérvala

• Ciérrala, y en los Objetos Access elige Consultas

• Crear una consulta en vista Diseño

• Agrega Tabla 1 en la consulta y cierra la ventana Mostrar Tabla

Primera Consulta

• Ahora se rellenan los datos que se quiere que aparezcan en la consulta, lo único que hay que hacer es seleccionarlos y arrastrarlos

• Elige Fecha de nacimiento y Apellidos

Consultas con criterios

• Para que sólo aparezcan aquellos datos con unos requisitos determinados

• Se utilizan operadores lógicos

Consultas con criterios

Ejercicio de consulta con criterios

• Ahora elegimos los alumnos que hayan nacido entre el 1 de enero y el 1 de julio de 1993.

• En la celda Criterios escribe: Entre #01/01/93# Y #01/07/93#

• Cierra la ventana y guarda la consulta con el nombre de Fechas.

• Comprueba el resultado.

Formularios

• Ofrecen una forma más fácil de introducir datos

• Los datos de un registro aparecen en una ventana.

Formularios

• Nos permite cinco acciones:- Visualizar registro tras registro una tabla de

una base de datos.- Visualizar uno por uno los registros filtrados

de una base de datos.- Modificar los registros que ya tenemos en

una base de datos.- Introducir registros en una base de datos.- Imprimir registros.

Formulario

• Selecciona Formulario y haz clic en Crear un Formulario utilizando el asistente.

• Añade a campos seleccionados Apellido y Foto. Siguiente.

• Título del formulario: Fotos . Finalizar.

Informes

• Sirven para presentar los datos de una base de datos de forma impresa

• La forma más cómoda de realizar un informe es utilizando el Asistente

• Selecciona Informe, haz clic en Crear un formulario utilizando el Asistente.

• Añade a Campos seleccionados Clave, Apellidos y Nombre. Pulsa finalizar y guarda el trabajo.

Resultado de los ejercicios