BASES ESTÁNDAR DE LICITACIÓN PÚBLICA PARA …zonasegura.seace.gob.pe/mon/docs/procesos/2013/001952/... · Web viewLey Nº 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información

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ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO – OSCELICITACIÓN PÚBLICA N° 003-2013-OSCE - “ADQUISICIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (ST) VERSIÓN 2.0.0 Y SISTEMA DE ARCHIVO VERSIÓN 3.0.0” – PRIMERA CONVOCATORIA

BASES ESTÁNDAR DE LICITACIÓN PÚBLICA PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES

BASES

LICITACIÓN PÚBLICA Nº 003-2013-OSCE

PRIMERA CONVOCATORIA

CONTRATACIÓN DE BIENES:

ADQUISICIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (ST) VERSIÓN 2.0.0 Y SISTEMA DE

ARCHIVO VERSIÓN 3.0.0

2013

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SECCIÓN GENERAL

DISPOSICIONES COMUNES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

(ESTA SECCIÓN NO DEBE SER MODIFICADA EN NINGÚN EXTREMO, BAJO SANCIÓN DE NULIDAD)

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CAPÍTULO IETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

1.1. BASE LEGAL

− Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.− Decreto Legislativo N° 1017 - Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la

Ley.− Decreto Supremo N° 184-2008-EF - Reglamento de la Ley de Contrataciones

del Estado, en adelante el Reglamento.− Directivas del OSCE.− Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.− Código Civil.− Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.− Decreto Supremo Nº 007-2008-TR - Texto Único Ordenado de la Ley de

Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del acceso al empleo decente, Ley MYPE.

− Decreto Supremo Nº 008-2008-TR - Reglamento de la Ley MYPE.

Las referidas normas incluyen sus respectivas modificaciones, de ser el caso.

Para la aplicación del derecho deberá considerarse la especialidad de las normas previstas en las presentes Bases.

1.2. CONVOCATORIA

Se efectuará de conformidad con lo señalado en el artículo 51 del Reglamento, en la fecha señalada en el cronograma.

1.3. REGISTRO DE PARTICIPANTES

El registro de participantes se efectuará desde el día siguiente de la convocatoria y hasta un (1) día hábil después de haber quedado integradas las Bases. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se registre uno (1) de sus integrantes, de conformidad con el artículo 53 del Reglamento.

La persona natural o persona jurídica que desee participar en el proceso de selección deberá contar con inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores (RNP) conforme al objeto de la convocatoria. La Entidad verificará la vigencia de la inscripción en el RNP y que no se encuentra inhabilitada para contratar con el Estado.

Al registrarse, el participante deberá señalar la siguiente información: Nombres, apellidos y Documento Nacional de Identidad (DNI), en el caso de persona natural; razón social de la persona jurídica; número de Registro Único de Contribuyentes (RUC); domicilio legal; teléfono y fax.

IMPORTANTE:

Para registrarse como participante en un proceso de selección convocado por las Entidades del Estado Peruano, es necesario que los proveedores cuenten con inscripción vigente ante el Registro Nacional de Proveedores (RNP) que administra el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE). Para obtener mayor información, podrá ingresarse a la siguiente dirección electrónica: www.rnp.gob.pe.

http://www.rnp.gob.pe/

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1.4. FORMULACIÓN DE CONSULTAS A LAS BASES

Las consultas a las Bases serán presentadas por un periodo mínimo de cinco (5) días hábiles, contados desde el día siguiente de la convocatoria, de conformidad con lo establecido en el artículo 55 del Reglamento.

1.5. ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS A LAS BASES

La decisión que tome el Comité Especial con relación a las consultas presentadas constará en el pliego absolutorio que se notificará a través del SEACE, de conformidad con lo establecido en el artículo 54 del Reglamento, en la fecha señalada en el cronograma del proceso de selección.

El plazo para la absolución no podrá exceder de cinco (5) días hábiles contados desde el vencimiento del plazo para recibir las consultas.

IMPORTANTE:

No se absolverán consultas a las Bases que se presenten extemporáneamente o que sean formuladas por quienes no se han registrado como participantes.

1.6. FORMULACIÓN DE OBSERVACIONES A LAS BASES

Las observaciones a las Bases serán presentadas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de haber finalizado el término para la absolución de las consultas, de conformidad con lo establecido en el artículo 57 del Reglamento.

1.7. ABSOLUCIÓN DE OBSERVACIONES A LAS BASES

El Comité Especial notificará la absolución de las observaciones a través del SEACE, de conformidad con lo establecido en el artículo 56 del Reglamento, en la fecha señalada en el cronograma del proceso de selección.

El plazo para la absolución no debe exceder de los cinco (5) días hábiles desde el vencimiento del plazo para recibir observaciones.

El Comité Especial debe incluir en el pliego de absolución de observaciones el requerimiento de pago de la tasa por concepto de elevación de observaciones al OSCE.

IMPORTANTE:

No se absolverán observaciones a las Bases que se presenten extemporáneamente o que sean formuladas por quienes no se han registrado como participantes.

1.8. ELEVACIÓN DE OBSERVACIONES AL OSCE

El plazo para solicitar la elevación de observaciones para el pronunciamiento del OSCE es de tres (3) días hábiles, computados desde el día siguiente de la notificación del pliego absolutorio a través del SEACE.

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Los participantes pueden solicitar la elevación de las observaciones para la emisión de pronunciamiento, en los siguientes supuestos:

1. Cuando las observaciones presentadas por el participante no fueron acogidas o fueron acogidas parcialmente;

2. Cuando a pesar de ser acogidas sus observaciones, el participante considere que tal acogimiento continúa siendo contrario a lo dispuesto por el artículo 26 de la Ley, cualquier otra disposición de la normativa sobre contrataciones del Estado u otras normas complementarias o conexas que tengan relación con el proceso de selección; y

3. Cuando el participante considere que el acogimiento de una observación formulada por otro participante resulta contrario a lo dispuesto por el artículo 26 de la Ley, cualquier otra disposición de la normativa sobre contrataciones del Estado u otras normas complementarias o conexas que tengan relación con el proceso de selección. En este caso, el participante debe haberse registrado como tal hasta el vencimiento del plazo para formular observaciones.

El Comité Especial, bajo responsabilidad, deberá remitir la totalidad de la documentación requerida para tal fin por el TUPA del OSCE, a más tardar al día siguiente de vencido el plazo para que los participantes soliciten la elevación de observaciones.

La emisión y publicación del pronunciamiento en el SEACE, debe efectuarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de recibido el expediente completo por el OSCE.

1.9. INTEGRACIÓN DE LAS BASES

Las Bases integradas constituyen las reglas definitivas del proceso de selección por lo que deberán contener las correcciones, precisiones y/o modificaciones producidas como consecuencia de la absolución de las consultas y de las observaciones, las dispuestas por el pronunciamiento, así como las requeridas por el OSCE en el marco de sus acciones de supervisión.

Una vez integradas, las Bases no podrán ser cuestionadas en ninguna otra vía ni modificadas por autoridad administrativa alguna, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad. Esta restricción no afecta la competencia del Tribunal para declarar la nulidad del proceso por deficiencias en las Bases.

El Comité Especial integrará y publicará las Bases teniendo en consideración los siguientes plazos:

1. Cuando no se hayan presentado observaciones, al día siguiente de vencido el plazo para formularlas.

2. Cuando se hayan presentado observaciones, al día siguiente de vencido el plazo para que los participantes soliciten la elevación de dichas observaciones para la emisión de pronunciamiento, siempre que ningún participante haya hecho efectivo tal derecho.

3. Cuando se haya solicitado la elevación de observaciones, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de notificado el pronunciamiento respectivo en el SEACE.

Corresponde al Comité Especial, bajo responsabilidad, integrar las Bases y publicarlas en el SEACE, conforme lo establecen los artículos 59 y 60 del Reglamento.

De conformidad con el artículo 31 del Reglamento, el Comité Especial no podrá efectuar modificaciones de oficio al contenido de las Bases, bajo responsabilidad.

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1.10. FORMA DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y ACREDITACIÓN

Todos los documentos que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación se presentarán en idioma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción oficial o certificada efectuada por traductor público juramentado o traductor colegiado certificado, según corresponda, salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que podrá ser presentada en el idioma original. El postor será responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.

Las propuestas se presentarán en dos (2) sobres cerrados, de los cuales el primero contendrá la propuesta técnica y el segundo la propuesta económica.

Si las propuestas se presentan en hojas simples se redactarán por medios mecánicos o electrónicos y serán foliadas correlativamente empezando por el número uno.

Asimismo, cuando las propuestas tengan que ser presentadas total o parcialmente mediante formularios o formatos, éstos podrán ser llenados por cualquier medio, incluyendo el manual.

En ambos supuestos, las propuestas deben llevar el sello y la rúbrica del postor o de su representante legal o mandatario designado para dicho fin, salvo queel postor sea persona natural, en cuyo caso bastará que éste o su apoderado, indique debajo de la rúbrica sus nombres y apellidos completos.

Las personas naturales podrán concurrir personalmente o a través de su apoderado debidamente acreditado ante el Comité Especial, mediante carta poder simple (Formato N° 1). Las personas jurídicas lo harán por medio de su representante legal acreditado con copia simple del documento registral vigente que consigne dicho cargo o a través de su apoderado acreditado con carta poder simple suscrita por el representante legal, a la que se adjuntará el documento registral vigente que consigne la designación del representante legal, expedido con una antigüedad no mayor de treinta (30) días calendario a la presentación de propuestas. (Formato Nº 1)

En el caso de consorcios, la propuesta puede ser presentada por el representante común del consorcio, o por el apoderado designado por éste, o por el representante legal o apoderado de uno de los integrantes del consorcio que se encuentre registrado como participante, conforme a lo siguiente:

1. En el caso que el representante común del consorcio presente la propuesta, éste debe presentar copia simple de la promesa formal de consorcio.

2. En el caso que el apoderado designado por el representante común del consorcio presente la propuesta, este debe presentar carta poder simple suscrita por el representante común del consorcio y copia simple de la promesa formal de consorcio.

3. En el caso del representante legal o apoderado de uno de los integrantes del consorcio que se encuentre registrado como participante, la acreditación se realizará conforme a lo dispuesto en el sexto párrafo del presente numeral, según corresponda.

1.11. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

La presentación de propuestas se realiza en acto público, en la fecha y hora señaladas en el cronograma del proceso.

El acto se inicia cuando el Comité Especial empieza a llamar a los participantes en el orden en que se registraron para participar en el proceso, para que entreguen sus propuestas. Si al

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momento de ser llamado el participante no se encuentra presente, se le tendrá por desistido. Si algún participante es omitido, podrá acreditarse con la presentación de la constancia de su registro como participante.

Los integrantes de un consorcio no podrán presentar propuestas individuales ni conformar más de un consorcio.

IMPORTANTE:

En caso de convocarse según relación de ítems, los integrantes de un consorcio no podrán presentar propuestas individuales ni conformar más de un consorcio en un mismo ítem, lo que no impide que puedan presentarse individualmente o conformando otro consorcio en ítems distintos.

En el caso que el Comité Especial rechace la acreditación del apoderado, representante legal o representante común, según corresponda en atención al numeral 1.10, y este exprese su disconformidad, se anotará tal circunstancia en el acta y el Notario (o Juez de Paz) mantendrá la propuesta y los documentos de acreditación en su poder hasta el momento en que el participante formule apelación. Si se formula apelación se estará a lo que finalmente se resuelva al respecto.

Después de recibidas las propuestas, el Comité Especial procederá a abrir los sobres que contienen la propuesta técnica de cada postor, a fin de verificar que los documentos presentados por cada postor sean los solicitados en las Bases.

En el caso que de la revisión de la propuesta se adviertan defectos de forma, tales como errores u omisiones subsanables en los documentos presentados que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica, o la omisión de presentación de uno o más documentos que acrediten el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos —siempre que se trate de documentos emitidos por autoridad pública nacional o un privado en ejercicio de función pública, tales como autorizaciones, permisos, títulos, constancias y/o certificados que acrediten estar inscrito o integrar un registro, y otros de naturaleza análoga, para lo cual deben haber sido obtenidos por el postor con anterioridad a la fecha establecida para la presentación de propuestas—, se actuará conforme lo dispuesto en el artículo 68 del Reglamento. Este es el único momento en que puede otorgarse plazo para subsanar la propuesta técnica.

En el caso de advertirse que la propuesta no cumple con lo requerido por las Bases, y no se encuentre dentro de los supuestos señalados en el párrafo anterior, se devolverá la propuesta, teniéndola por no admitida, salvo que el postor exprese su disconformidad, en cuyo caso se anotará tal circunstancia en el acta y el Notario (o Juez de Paz) mantendrá la propuesta en su poder hasta el momento en que el postor formule apelación. Si se formula apelación se estará a lo que finalmente se resuelva al respecto.

Después de abierto cada sobre que contiene la propuesta técnica, el Notario (o Juez de Paz) procederá a sellar y firmar cada hoja de los documentos de la propuesta técnica. A su vez, si las Bases han previsto que la evaluación y calificación de las propuestas técnicas se realice en fecha posterior, el Notario (o Juez de Paz) procederá a colocar los sobres cerrados que contienen las propuestas económicas dentro de uno o más sobres, los que serán debidamente sellados y firmados por él, por los miembros del Comité Especial y por los postores que así lo deseen, conservándolos hasta la fecha en que el Comité Especial, en acto público, comunique verbalmente a los postores el resultado de la evaluación de las propuestas técnicas.

Al terminar el acto público, se levantará un acta, la cual será suscrita por el Notario (o Juez de Paz), por todos sus miembros, así como por los veedores y los postores que lo deseen.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 64 del Reglamento, en los actos de presentación de propuestas y otorgamiento de la Buena Pro se podrá contar con la presencia de un representante del Sistema Nacional de Control, quien participará como veedor y deberá

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suscribir el acta correspondiente, su inasistencia no viciará el proceso.

1.12. CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONÓMICA

La propuesta económica (Sobre Nº 2) deberá incluir obligatoriamente lo siguiente:

La oferta económica, en la moneda que corresponda, incluidos todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el costo del biena contratar; excepto la de aquellos postores que gocen de exoneraciones legales. La Entidad no reconocerá pago adicional de ninguna naturaleza.

El monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen deberán ser expresados con dos decimales. Los precios unitarios podrán ser expresados con más de dos decimales.

IMPORTANTE:

Tratándose de un proceso según relación de ítems, cuando los postores se presenten a más de un ítem, deberán presentar sus propuestas económicas en forma independiente.1

1.13. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

La evaluación de propuestas se realizará en dos (2) etapas: La evaluación técnica y la evaluación económica.

Los máximos puntajes asignados a las propuestas son los siguientes:

Propuesta Técnica : 100 puntosPropuesta Económica : 100 puntos

1.13.1. EVALUACIÓN TÉCNICA

Se verificará que la propuesta técnica cumpla con los requerimientos técnicos mínimos contenidos en las presentes Bases. Las propuestas que no cumplan dichos requerimientos no serán admitidas.

Sólo aquellas propuestas admitidas y aquellas a las que el Comité Especial hubiese otorgado plazo de subsanación, pasarán a la evaluación técnica.

En aquellos casos en los que se hubiese otorgado plazo para la subsanación de la propuesta, el Comité Especial deberá determinar si se cumplió o no con la subsanación solicitada. Si luego de vencido el plazo otorgado, no se cumple con la subsanación, el Comité Especial tendrá la propuesta por no admitida.

Una vez cumplida la subsanación de la propuesta o vencido el plazo otorgado para dicho efecto, se continuará con la evaluación de las propuestas técnicas admitidas, asignando los puntajes correspondientes, conforme a la metodología de asignación de puntaje establecida para cada factor.

Las propuestas técnicas que no alcancen el puntaje mínimo de sesenta (60) puntos, serán descalificadas en esta etapa y no accederán a la evaluación económica.

1 Luego de efectuada la evaluación técnica, cabe la posibilidad que dicho postor haya obtenido el puntaje necesario para acceder a la evaluación económica únicamente en algunos de los ítems a los que se presentó, por lo que, de acuerdo con el artículo 71 del Reglamento, correspondería devolver las propuestas económicas sin abrir, lo que no resultaría posible si la totalidad de las propuestas económicas del postor se incluyen en un solo sobre.

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1.13.2. EVALUACIÓN ECONÓMICA

Si la propuesta económica excede el valor referencial, será devuelta por el Comité Especial y se tendrá por no presentada, conforme lo establece el artículo 33 de la Ley.

La evaluación económica consistirá en asignar el puntaje máximo establecido a la propuesta económica de menor monto. Al resto de propuestas se les asignará un puntaje inversamente proporcional, según la siguiente fórmula:

Pi = Om x PMPEOi

Donde:i = PropuestaPi = Puntaje de la propuesta económica i Oi = Propuesta Económica i Om = Propuesta Económica de monto o precio más bajoPMPE = Puntaje Máximo de la Propuesta Económica

IMPORTANTE:

En caso el proceso se convoque bajo el sistema de precios unitarios, tarifas o porcentajes, el Comité Especial deberá verificar las operaciones aritméticas de la propuesta que obtuvo el mayor puntaje total y, de existir alguna incorrección, deberá corregirla a fin de consignar el monto correcto y asignarle el lugar que le corresponda. Dicha corrección debe figurar expresamente en el acta respectiva.

Sólo cuando se haya previsto (según el caso concreto) aceptar propuestas económicas que incluyan propuestas de financiamiento, la propuesta económica se evaluará utilizando el método del valor presente neto del flujo financiero que comprenda los costos financieros y el repago de la deuda. Se tomarán en cuenta todos los costos del financiamiento, tales como la tasa de interés, comisiones, seguros y otros, así como la contrapartida de la Entidad si fuere el caso, conforme a las disposiciones contenidas en el artículo 70 del Reglamento.

1.14. ACTO PÚBLICO DE OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO

En la fecha y hora señalada en las Bases, el Comité Especial se pronunciará sobre la admisión y la evaluación técnica de las propuestas, comunicando los resultados de esta última.

La evaluación de las propuestas económicas se realizará de conformidad con el procedimiento establecido en las presentes Bases.

La determinación del puntaje total se hará de conformidad con el artículo 71 del Reglamento.

El Comité Especial procederá a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de selección a través de un cuadro comparativo en el que se consignará el orden de prelación en que han quedado calificados los postores, detallando los puntajes técnico, económico y total obtenidos por cada uno de ellos.

En el supuesto que dos (2) o más propuestas empaten, el otorgamiento de la Buena Pro se efectuará observando lo señalado en el artículo 73 del Reglamento.

Al terminar el acto público se levantará un acta, la cual será suscrita por el Notario (o Juez de

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Paz), por todos los miembros del Comité Especial y por los postores que deseen hacerlo.

El otorgamiento de la Buena Pro se presumirá notificado a todos los postores en la misma fecha, oportunidad en la que se entregará a los postores copia del acta de otorgamiento de la Buena Pro y el cuadro comparativo, detallando los resultados en cada factor de evaluación. Dicha presunción no admite prueba en contrario. Esta información se publicará el mismo día en el SEACE.

1.15. CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO

Cuando se hayan presentado dos (2) o más propuestas, el consentimiento de la Buena Pro se producirá a los ocho (8) días hábiles de la notificación de su otorgamiento en acto público, sin que los postores hayan ejercido el derecho de interponer el recurso de apelación. En este caso, el consentimiento se publicará en el SEACE al día hábil siguiente de haberse producido.

En el caso que se haya presentado una sola oferta, el consentimiento de la Buena Pro se producirá el mismo día de la notificación de su otorgamiento en acto público, y podrá ser publicado en el SEACE ese mismo día o hasta el día hábil siguiente.

1.16. CONSTANCIA DE NO ESTAR INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO

De acuerdo con el artículo 282 del Reglamento, a partir del día hábil siguiente de haber quedado consentida la Buena Pro o de haberse agotado la vía administrativa conforme a lo previsto en el artículo 122 del Reglamento, hasta el décimo quinto día hábil de producido tal hecho, el postor ganador de la Buena Pro debe solicitar ante el OSCE la expedición de la constancia de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.

El OSCE no expedirá constancias solicitadas fuera del plazo establecido.

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CAPÍTULO IISOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS DURANTE EL PROCESO DE SELECCIÓN

2.1.RECURSO DE APELACIÓN

A través del recurso de apelación se impugnan los actos dictados durante el desarrollo del proceso de selección, desde la convocatoria hasta aquellos emitidos antes de la celebración del contrato.

El recurso de apelación se presenta ante y es resuelto por el Tribunal de Contrataciones del Estado.

Los actos emitidos por el Titular de la Entidad que declaren la nulidad de oficio o cancelen el proceso, podrán impugnarse ante el Tribunal de Contrataciones del Estado.

2.2. PLAZOS DE INTERPOSICIÓN DEL RECURSO DE APELACIÓN

La apelación contra el otorgamiento de la Buena Pro o contra los actos dictados con anterioridad a ella debe interponerse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes de haberse otorgado la Buena Pro.

La apelación contra los actos distintos a los indicados en el párrafo anterior debe interponerse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes de haberse tomado conocimiento del acto que se desea impugnar.

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CAPÍTULO IIIDEL CONTRATO

3.1. DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

Una vez que quede consentido o administrativamente firme el otorgamiento de la Buena Pro, dentro de los siete (7) días hábiles siguientes, sin mediar citación alguna, el postor ganador deberá presentar a la Entidad la documentación para la suscripción del contrato prevista en las Bases. Asimismo, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la presentación de dicha documentación, deberá concurrir ante la Entidad para suscribir el contrato.

En el supuesto que el postor ganador no presente la documentación y/o no concurra a suscribir el contrato, según corresponda, en los plazos antes indicados, se procederá de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 148 del Reglamento.

El contrato será suscrito por la Entidad, a través del funcionario competente o debidamente autorizado, y por el ganador de la Buena Pro, ya sea directamente o por medio de su apoderado, tratándose de persona natural, y tratándose de persona jurídica, a través de su representante legal, de conformidad con lo establecido en el artículo 139 del Reglamento.

Para suscribir el contrato, el postor ganador de la Buena Pro deberá presentar, además de los documentos previstos en las Bases, los siguientes:

Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. Garantía de fiel cumplimiento. Garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias, en caso corresponda. Garantía por el monto diferencial de propuesta, en caso corresponda. Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los integrantes, de ser el caso. Código de cuenta interbancario (CCI). Traducción oficial efectuada por traductor público juramentado de todos los documentos de la

propuesta presentados en idioma extranjero que fueron acompañados de traducción certificada, de ser el caso.

3.2. VIGENCIA DEL CONTRATO

En aplicación de lo dispuesto en el artículo 149 del Reglamento, el contrato tiene vigencia desde el día siguiente de la suscripción del documento que lo contiene. Dicha vigencia rige hasta que el funcionario competente dé la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista y se efectúe el pago correspondiente.

3.3. DE LAS GARANTÍAS

3.3.1. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO

El postor ganador debe entregar a la Entidad la garantía de fiel cumplimiento del contrato. Esta deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.

De manera excepcional, respecto de aquellos contratos que tengan una vigencia superior a un (1) año, previamente a la suscripción del contrato, las Entidades podrán aceptar que el ganador de la Buena Pro presente la garantía de fiel cumplimiento y de

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ser el caso, la garantía por el monto diferencial de la propuesta, con una vigencia de un (1) año, con el compromiso de renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación.

3.3.2. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO POR PRESTACIONES ACCESORIAS

En caso el contrato conlleve a la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación o actividades afines, se otorgará una garantía adicional por este concepto, la misma que se renovará periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentación en ningún caso.

3.3.3. GARANTÍA POR EL MONTO DIFERENCIAL DE PROPUESTA

Cuando la propuesta económica fuese inferior al valor referencial en más del veinte por ciento (20%) de éste, para la suscripción del contrato, el postor ganador deberá presentar una garantía adicional por un monto equivalente al veinticinco por ciento (25%) de la diferencia entre el valor referencial y la propuesta económica. Dicha garantía deberá tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.

3.4. REQUISITOS DE LAS GARANTÍAS

Las garantías que se presenten deberán ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática en el país al sólo requerimiento de la Entidad. Asimismo, deben ser emitidas por empresas que se encuentren bajo la supervisión de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, y deben estar autorizadas para emitir garantías; o estar consideradas en la lista actualizada de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú.

IMPORTANTE:

Corresponde a la Entidad verificar que las garantías presentadas por los postores o contratistas cumplen con los requisitos y condiciones necesarios para su aceptación y eventual ejecución.

3.5. EJECUCIÓN DE GARANTÍAS

Las garantías se harán efectivas conforme a las estipulaciones contempladas en el artículo 164 del Reglamento.

3.6. ADELANTOS

La Entidad entregará adelantos directos, conforme a lo previsto en el artículo 171 del Reglamento, siempre que ello haya sido previsto en la sección específica de las Bases.

En el supuesto que no se entregue el adelanto en el plazo previsto, el contratista tiene derecho a solicitar la ampliación del plazo de ejecución de la prestación por el número de días equivalente a la demora, conforme al artículo 172 del Reglamento.

3.7. DE LAS PENALIDADES E INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

Las penalidades por retraso injustificado en la entrega del bien requerido y las causales para la resolución del contrato, serán aplicadas de conformidad con los artículos 165 y

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168 del Reglamento, respectivamente.

De acuerdo con los artículos 48 de la Ley y 166 del Reglamento, en las Bases o el contrato podrán establecerse penalidades distintas a la mencionada en el artículo 165 del Reglamento, siempre y cuando sean objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la convocatoria, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse. Estas penalidades se calcularán de forma independiente a la penalidad por mora.

3.8. PAGOS

La Entidad deberá realizar todos los pagos a favor del contratista por concepto de los bienes objeto del contrato. Dichos pagos se efectuarán después de ejecutada la respectiva prestación; salvo que, por razones de mercado, el pago del precio sea condición para la entrega de los bienes.

La Entidad deberá pagar las contraprestaciones pactadas a favor del contratista en la forma y oportunidad (pago único o pagos parciales) establecida en las Bases o en el contrato, siempre que el contratista los solicite presentando la documentación que justifique el pago y acredite la existencia de los bienes, conforme a la sección específica de las Bases.

Para tal efecto, el responsable de otorgar la conformidad de la recepción de los bienes, deberá hacerlo en un plazo que no excederá de los diez (10) días calendario de ser éstos recibidos, a fin que la Entidad cumpla con la obligación de efectuar el pago dentro de los quince (15) días calendario siguientes, siempre que se verifiquen las condiciones establecidas en el contrato.

En el caso que se haya suscrito contrato con un consorcio, el pago se realizará de acuerdo a lo que se indique en el contrato de consorcio.

En caso de retraso en el pago, el contratista tendrá derecho al pago de intereses conforme a lo establecido en el artículo 48 de la Ley, contado desde la oportunidad en que el pago debió efectuarse.

3.9. DISPOSICIONES FINALES

Todos los demás aspectos del presente proceso no contemplados en las Bases se regirán supletoriamente por la Ley y su Reglamento, así como por las disposiciones legales vigentes.

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SECCIÓN ESPECÍFICA

CONDICIONES ESPECIALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

(EN ESTA SECCIÓN LA ENTIDAD DEBERÁ COMPLETAR LA INFORMACIÓN EXIGIDA, DE ACUERDO A LAS INSTRUCCIONES INDICADAS)

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CAPÍTULO IGENERALIDADES

1.1. ENTIDAD CONVOCANTE

Nombre : Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado – OSCE

RUC Nº : 20419026809

Domicilio legal : Av. Gregorio Escobedo Cdra. 7 s/n – Residencial San Felipe - Jesús María - Lima

Teléfono/Fax: : 613 5555

Correo electrónico: : [email protected]

1.2. OBJETO DE LA CONVOCATORIA

El presente proceso de selección tiene por objeto la “ADQUISICIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (ST) VERSIÓN 2.0.0 Y SISTEMA DE ARCHIVO VERSIÓN 3.0.0”

1.3. VALOR REFERENCIAL2

El valor referencial asciende a S/. 2,211,000.00 (Dos Millones Doscientos Once Mil con 00/100 Nuevos Soles), incluido los impuestos de Ley y cualquier otro concepto que incida en el costo total del bien. El valor referencial ha sido calculado al mes de junio de 2013.

El valor referencial comprende:

Prestación Principal3: S/. 1,394,609.00 (Un Millón Trescientos Noventa y Cuatro Mil Seiscientos Nueve con 00/100 Nuevo Soles)

Prestación Accesoria 1 (Soporte Técnico): S/. 570,041.00 (Quinientos Setenta Mil Cuarenta y Uno con 00/100 Nuevos Soles)

Prestación Accesoria 2 (Capacitación y/o entrenamiento): S/. 246,350.00 (Quinientos Setentinueve Mil Cuarenta y Uno con 00/100 Nuevos Soles)

IMPORTANTE:

Las propuestas económicas no pueden exceder el monto consignado en las Bases como valor referencial de conformidad con el artículo 33 de la Ley. No existe un límite mínimo como tope para efectuar dichas propuestas.

2 El monto del valor referencial indicado en esta sección de las Bases no debe diferir del monto del valor referencial consignado en la ficha del proceso en el SEACE. No obstante, de existir contradicción entre estos montos, primará el monto del valor referencial indicado en las Bases aprobadas.

3 La prestación principal, consiste en la adquisición de un (1) Software para el Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0 (En las especificaciones técnicas se encuentra detallada la solución).

mailto:[email protected]

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1.4. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

El expediente de contratación fue aprobado mediante Memorando N° 691-2013/LOG de fecha 25 de julio de 2013.

1.5. FUENTE DE FINANCIAMIENTO

Recursos Directamente Recaudados.

IMPORTANTE:

La fuente de financiamiento debe corresponder a aquellas previstas en la Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público del año fiscal en el cual se convoca el proceso de selección.

1.6. SISTEMA DE CONTRATACIÓN

El presente proceso se rige por el sistema de SUMA ALZADA de acuerdo con lo establecido en el expediente de contratación respectivo.

1.7. MODALIDAD DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL

Llave en mano.

1.8. ALCANCES DEL REQUERIMIENTO

El alcance de la prestación está definido en los Requerimientos Técnicos Mínimos que forman parte de la presente sección en el Capítulo III.

1.9. PLAZO DE ENTREGA

Las prestaciones materia de la presente convocatoria se ejecutaran en el plazo de CUATRO (4) meses, contados a partir del día siguiente de suscrito el contrato. Dicho plazo constituye un requerimiento técnico mínimo que debe coincidir con lo establecido en el expediente de contratación.

Al quinto mes se iniciará la mesa de ayuda y soporte técnico de las adecuaciones de los requerimientos solicitados por el área usuaria, por el periodo de seis (6) meses.

1.10. COSTO DE REPRODUCCIÓN DE LAS BASES

S/. 0.08 (08/100 Nuevos Soles), por cara de cada folio.

1.11. BASE LEGAL

- Ley N° 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto.- Ley Nº 29951 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013.- Ley N° 29952 - Ley del Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público para el año

fiscal 2013.- Decreto Legislativo N° 1017 - Ley de Contrataciones del Estado, modificada por Ley N°

29873.(en adelante La Ley)

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- Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, modificado por Decreto Supremo N° 021-2009-EF. modificado por Decreto Supremo N° 138-2012-EF. (en adelante El Reglamento)

- Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General. - Texto Único Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la

Información Pública, aprobado por Decreto Supremo N° 043-2003-PCM.- Directiva 003-2003-CONSUCODE/PRE Disposiciones Complementarias para la

participación de postores en consorcio en las contrataciones y adquisiciones del Estado.- Texto Único Ordenado de la Ley Nº 28016 – Ley de Promoción de Competencia y

Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del Acceso al Empleo, aprobado por Decreto Supremo Nº 007-2008-TR.

- Directiva Nº 009-2009-OSCE/CD - Lineamientos para la aplicación de la garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias.

- Directiva Nº 016-2012-OSCE/CD y modificaciones dispuestas mediante Resolución Nº 391-2012-OSCE/PRE de fecha 6 de diciembre de 2012) - Participación de proveedores en Consorcio en las Contrataciones del Estado.

Las referidas normas incluyen sus respectivas modificaciones, de ser el caso.

http://portal.osce.gob.pe/osce/sites/default/files/391-2012-OSCE-PRE.pdf

http://portal.osce.gob.pe/osce/sites/default/files/391-2012-OSCE-PRE.pdf

http://portal.osce.gob.pe/osce/sites/default/files/Documentos/legislacion/Legislacion%20y%20Documentos%20Elaborados%20por%20el%20OSCE/Directivas/MODIFICACION%20DIRECTIVA%20016-2012%20CONSORCIOS.pdf

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CAPÍTULO IIDEL PROCESO DE SELECCIÓN

2.1.CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN4

Etapa Fecha, hora y lugarConvocatoria : 16/08/2013Registro de participantes : Del: 19/08/2013

Al: 18/09/2013Formulación de Consultas : Del: 19/08/2013

Al: 23/08/2013Absolución de Consultas : 02/09/2013Formulación de Observaciones a las Bases

: Del: 03/09/2013Al: 09/09/2013

Absolución de Observaciones a las Bases

: 16/09/2013

Integración de las Bases : 17/09/2013Presentación de Propuestas : 25/09/2013

* El acto público se realizará en : Edificio “El Regidor” ubicado en el sub. Lote 69-B, Zona Comercial del Conjunto Residencial San Felipe – Jesús María - Lima / Hora: 09:00.AM

Calificación y Evaluación de Propuestas

: Del: 26/09/2013Al: 03/10/2013

Otorgamiento de la Buena Pro : 04/10/2013* El acto público se realizará en : Edificio “El Regidor” ubicado en el sub. Lote

69-B, Zona Comercial del Conjunto Residencial San Felipe – Jesús María - Lima / Hora: 16:00.AM

IMPORTANTE:

Debe tenerse presente que en una licitación pública, entre la convocatoria y la etapa de presentación de propuestas debe existir como mínimo veintidós (22) días hábiles y, entre la integración de Bases y la etapa de presentación de propuestas debe existir como mínimo cinco (5) días hábiles.

2.2.REGISTRO DE PARTICIPANTES

El registro de los participantes es gratuito y se realizará en la Unidad de Logística del OSCE, sito en Av. Gregorio Escobedo Cdra. 7 s/n – Piso 3 - Residencial San Felipe - Distrito de Jesús María, Lima sito en las fechas señaladas en el cronograma, en el horario de 08:30 a 17:30horas.

En el momento del registro, se emitirá la constancia o cargo correspondiente en el que se indicará: número y objeto del proceso, el nombre y firma de la persona que efectuó el registro, así

4 La información del cronograma indicado en las Bases no debe diferir de la información consignada en el cronograma de la ficha del proceso en el SEACE. No obstante, de existir contradicción en esta información, primará el cronograma indicado en la ficha del proceso en el SEACE.

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como el día y hora de dicha recepción.

IMPORTANTE:

Al consignar el horario de atención, debe tenerse en cuenta que el horario de atención no podrá ser menor a ocho horas.

Los participantes registrados tienen el derecho de solicitar un ejemplar de las Bases, para cuyo efecto deben cancelar el costo de reproducción de las mismas.

2.3.FORMULACIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES

Las consultas y observaciones se presentarán por escrito, debidamente fundamentadas, ante la ventanilla de Mesa de Partes de la Entidad (Unidad de Trámite Documentario), sito en Edificio “El Regidor” ubicado en el sub. Lote 69-B, Zona Comercial del Conjunto Residencial San Felipe – Jesús María – Lima; en las fechas señaladas en el cronograma, en el horario de 08:30 a 16:30 horas, debiendo estar dirigidos al Presidente del Comité Especial de la LICITACIÓN PÚBLICA N° 003-2013-OSCE, pudiendo ser remitidas adicionalmente al siguiente correo electrónico: [email protected]

IMPORTANTE:

Al consignar el horario de atención, debe tenerse en cuenta que el horario de atención no podrá ser menor a ocho horas.

2.4.ACTO PÚBLICO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Las propuestas se presentarán en acto público, en Edificio “El Regidor” ubicado en el sub. Lote 69-B, Zona Comercial del Conjunto Residencial San Felipe – Jesús María – Lima; en la fecha y hora señalada en el cronograma. El acto público se realizará con la participación de NOTARIO PUBLICO.

Se podrá contar con la presencia de un representante del Sistema Nacional de Control, quien participará como veedor y deberá suscribir el acta correspondiente. La no asistencia del mismo no vicia el proceso.

Las propuestas se presentarán en dos (2) sobres cerrados y estarán dirigidas al Comité Especial de la LICITACIÓN PÚBLICA N° 003-2013-OSCE, conforme al siguiente detalle:

SOBRE N° 1: Propuesta Técnica. El sobre será rotulado:

SeñoresORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCEAv. Gregorio Escobedo S/N – Cdra. 7 – Jesús María - LimaAtt.: Comité Especial

LICITACIÓN PÚBLICA N° 003-2013-OSCE - ADQUISICIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (ST) VERSIÓN 2.0.0 Y SISTEMA DE ARCHIVO VERSIÓN 3.0.0” – PRIMERA CONVOCATORIA

SOBRE N° 1: PROPUESTA TECNICA[NOMBRE / RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR]

mailto:[email protected]

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SOBRE Nº 2: Propuesta Económica. El sobre será rotulado:

2.5.CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS

2.5.1. SOBRE N° 1 - PROPUESTA TÉCNICA

Se presentará en un original y tres (3) copias5.

El sobre Nº 1 contendrá, además de un índice de documentos6, la siguiente documentación:

Documentación de presentación obligatoria:

a)Declaración jurada de datos del postor.Cuando se trate de consorcio, esta declaración jurada será presentada por cada uno de los consorciados. (Anexo Nº 1).

b) Declaración jurada de cumplimiento de los Requerimientos Técnicos Mínimos contenidos en el Capítulo III de la presente sección7 (Anexo Nº 2).

c)Declaración jurada simple de acuerdo al artículo 42 del Reglamento (Anexo Nº 3).En el caso de consorcios, cada integrante debe presentar esta declaración jurada, salvo que sea presentada por el representante común del consorcio.

d)Promesa formal de consorcio, de ser el caso, en la que se consigne los integrantes, el representante común, el domicilio común y las obligaciones a las que se compromete cada uno de los integrantes del consorcio así como el porcentaje equivalente a dichas obligaciones. (Anexo Nº 4)

La promesa formal de consorcio deberá ser suscrita por cada uno de sus integrantes.

Se presume que el representante común del consorcio se encuentra facultado

5 De acuerdo con el artículo 63 del Reglamento, la propuesta técnica se presentará en original y en el número de copias requerido en las Bases, el que no podrá exceder de la cantidad de miembros que conforman el Comité Especial.

6 La omisión del índice no descalifica la propuesta, ya que su presentación no tiene incidencia en el objeto de la convocatoria.

7 El Comité Especial debe determinar al elaborar las Bases si solo bastará la presentación de una declaración jurada para acreditar el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos o, de lo contrario, si será necesario que lo declarado se encuentre respaldado con la presentación de algún otro documento (tales como: folletos, instructivos, catálogos o similares), en cuyo caso, deberá precisar dicha información en el listado de documentación de presentación obligatoria del numeral 2.5.1 de la sección específica de las Bases.

SeñoresORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCEAv. Gregorio Escobedo S/N – Cdra. 7 – Jesús María - LimaAtt.: Comité Especial

LICITACIÓN PÚBLICA N° 003-2013-OSCE - ADQUISICIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (ST) VERSIÓN 2.0.0 Y SISTEMA DE ARCHIVO VERSIÓN 3.0.0” – PRIMERA CONVOCATORIA

SOBRE N° 2: PROPUESTA ECONÓMICA[NOMBRE / RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR]

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para actuar en nombre y representación del mismo en todos los actos referidos al proceso de selección, suscripción y ejecución del contrato, con amplias y suficientes facultades.

e)Declaración jurada de Plazo de Entrega (Anexo Nº 5)8.

f) Declaración jurada de compromiso para la transparencia en el accionar del personal contratado para el OSCE (Anexo Nº 8)

g) Carta emitida por el fabricante o subsidiaria local indicando que los servicios de instalación y puesta en marcha serán ejecutados por el fabricante o personal del postor que cuente con las certificaciones técnicas respectivas para los productos ofertados.

h) Carta emitida por el fabricante o subsidiaria local certificando la solución ofertada.

i) Carta emitida por el fabricante o subsidiaria local indicando que es proveedor certificado o proveedor autorizado de los productos ofertados.

j) Acreditar con contratos u órdenes de servicio, con su respectiva conformidad, haber instalado su sistema Trámite Documentario y Sistema de Archivo y/o desarrollado y/o personalizado dichos sistemas en un mínimo de tres (03) de Entidades Públicas y/o Privadas.

k) Acreditar el siguiente personal:

GERENTE DE PROYECTO Perfil:- Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software.- Maestría en tecnologías de la información, gestión pública, administración de

negocios, gestión de proyectos.- PMP.- Conocimiento de CMMI.Experiencia- 05 años de experiencia gestionando proyectos de sistemas de información.- 03 años de experiencia gestionando proyectos Web.- 03 años de experiencia gestionando proyectos de sistemas de información

empleando PMI, RUP e ISO 9000.

JEFE DE PROYECTOPerfil- Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software.- Maestría en tecnologías de la información, gestión pública, administración de

negocios, gestión de proyectos.- PMP.- Conocimiento de CMMI.- Conocimiento de RUP.- Conocimiento de UML.- Conocimiento de la Familia ISO 9000.Experiencia:- 05 años de experiencia gestionando proyectos de sistemas de información.

8 En caso de considerar como factor de evaluación la mejora del plazo de entrega, el plazo ofertado en dicho anexo servirá también para acreditar este factor de evaluación.

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- 01 año de experiencia gestionando proyectos Web empleando el lenguaje de programación Java.

- 01 años de experiencia gestionando proyectos de sistemas de información empleando PMI, RUP, UML e ISO 9000.

ARQUITECTO DE SOFTWAREPerfil- Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software.- Conocimiento de RUP.- Conocimiento de UML.- Conocimiento de la Familia ISO 9000.- Conocimiento de Java.- Conocimiento de Oracle.Experiencia- 03 años de experiencia en proyectos de sistemas de información.- 01 año de experiencia como arquitecto de software definiendo e

implementado arquitectura de tres capas (modelo, vista, controlador) empleando el lenguaje de programación Java..

- 01 año de experiencia como programador empleando RUP, UML, Java, Java Server Faces, Oracle, etc.

- 01 año de experiencia en sistemas de información empleando RUP, UML, Java Server Faces, etc.

ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOSPerfil- Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software.- Conocimiento de RUP.- Conocimiento de UML.- Conocimiento de la Familia ISO 9000.- Conocimiento de Administración de Base de Datos Oracle oficial.Experiencia- 03 años de experiencia en proyectos de sistemas de información.- 01 año de experiencia como Administrador de Base de Datos en Oracle.- 01 año de experiencia empleando RUP, UML, Java, con base de datos

Oracle.

ANALISTA DE CALIDADPerfil- Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software.- Conocimiento de RUP.- Conocimiento de UML.- Conocimiento de la Familia ISO 9000.- Conocimiento de Java.- Conocimiento de Oracle.Experiencia- 03 años de experiencia en proyectos de sistemas de información.- 01 año de experiencia como Analista de Calidad empleando la familia ISO

9000 de calidad de software.- 01 año de experiencia empleando RUP, UML, PMI e ISO 9000.

ANALISTA FUNCIONALPerfil

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- Título profesional en ingeniería, derecho, economía o carreras a fin.- Conocimiento de RUP.- Conocimiento de UML.- Conocimiento de PMI.Experiencia- 03 años de experiencia como analista funcional en proyectos de sistemas de

información y afines.- 01 año de experiencia en temas relacionados al uso de la normatividad de la

normatividad trámite documentario y archivo.- 01 años de experiencia empleando RUP, UML, PMI e ISO 9000.

DESARROLLADORPerfil- Bachiller o Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software.- Conocimiento de RUP.- Conocimiento de UML.- Conocimiento de Java.- Conocimiento de Oracle.Experiencia- 02 años de experiencia en proyectos de sistemas de información Web.- 01 año de experiencia empleando RUP, UML, Java, Java Server Faces,

Oracle.

El perfil del personal propuesto se acreditará con diplomas, constancias, certificados u otros documentos relacionados y la experiencia se acreditará con constancia, certificado, contratos u órdenes de servicio con su respectiva conformidad y comprobantes de pago debidamente cancelado.

IMPORTANTE:

La omisión de alguno de los documentos enunciados acarreará la no admisión de la propuesta, sin perjuicio de lo señalado en el artículo 68 del Reglamento.

Documentación de presentación facultativa:

a) Factor mejoras a las características técnicas de los bienes y a las condiciones previstas: Copia simple de contratos u órdenes de compra, y su respectiva conformidad por la prestación efectuada; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente.

b) Factor experiencia del postor: Copia simple de contratos u órdenes de compra, y su respectiva conformidad por la prestación efectuada; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente. Adicionalmente, para acreditar experiencia adquirida en consorcio, deberá presentarse copia simple de la promesa formal de consorcio o el contrato de consorcio.

Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben presentar el Anexo Nº 6 referido a la Experiencia del Postor.

c) Factor cumplimiento de la prestación: Presentar constancias de prestación o cualquier otro documento que, independientemente de su denominación, acredite que la prestación se ejecutó sin penalidad.

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IMPORTANTE:

En caso exista contradicción entre la información presentada en la propuesta técnica, la propuesta será descalificada.

2.5.2. SOBRE N° 2 - PROPUESTA ECONÓMICA9

El Sobre Nº 2 deberá contener la siguiente información obligatoria:

Oferta económica expresada en la moneda del valor referencial. (Anexo Nº 7).

Se debe presentar oferta económica para la prestación principal, así como para las prestaciones accesorias, expresada con dos decimales.

El monto total de la propuesta económica deberá ser expresada con dos decimales.

IMPORTANTE:

La admisión de la propuesta económica que presenten los postores dependerá de si aquella se encuentra dentro los márgenes establecidos en el artículo 33 de la Ley y el artículo 39 de su Reglamento.

En caso la información contenida en la propuesta económica difiera de la información contenida en la propuesta técnica, la propuesta económica será descalificada.

2.6.DETERMINACIÓN DEL PUNTAJE TOTAL

Una vez evaluadas las propuestas técnica y económica se procederá a determinar el puntaje total de las mismas.

El puntaje total de las propuestas será el promedio ponderado de ambas evaluaciones, obtenido de la siguiente fórmula:

PTPi = c1 PTi + c2 PEi

Donde:

PTPi= Puntaje total del postor iPTi = Puntaje por evaluación técnica del postor iPEi = Puntaje por evaluación económica del postor i

Se aplicará las siguientes ponderaciones:

c1 = Coeficiente de ponderación para la evaluación técnica. = 0.60

c2 = Coeficiente de ponderación para la evaluación económica. = 0.40]

Donde: c1 + c2 = 1.00

9 De acuerdo con el artículo 63 del Reglamento la propuesta económica solo se presentará en original.

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2.7.REQUISITOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El postor ganador de la Buena Pro deberá presentar los siguientes documentos para suscribir el contrato:

a) Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.b) Garantía de fiel cumplimiento del contrato. [DEBE PRESENTARSE CARTA FIANZA]c) Garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias. [DEBE PRESENTARSE CARTA

FIANZA]d) Garantía por el monto diferencial de la propuesta, de ser el caso. [DEBE PRESENTARSE

CARTA FIANZA]e) Garantía por adelanto, de ser el caso. [DEBE PRESENTARSE CARTA FIANZA]

f) Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los integrantes, de ser el caso.g) Código de cuenta interbancario (CCI). h) Traducción oficial efectuada por traductor público juramentado de todos los documentos de

la propuesta presentados en idioma extranjero que fueron acompañados de traducción certificada, de ser el caso.

i) Domicilio para efectos de la notificación durante la ejecución del contrato.j) Correo electrónico para notificar la orden de compra.

IMPORTANTE:

En caso de que el postor ganador de la Buena Pro sea un consorcio y la Entidad opte por solicitar como garantía para la suscripción del contrato carta fianza o póliza de caución, conforme a lo indicado por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones en los Oficios Nº 5196-2011-SBS y Nº 15072-2012-SBS, a fin de que no existan problemas en la ejecución de las mencionadas garantías, resulta necesario que éstas consignen en su texto, el nombre, denominación o razón social de todas y cada una de las personas naturales y/o jurídicas que integran el consorcio.

Adicionalmente, debe presentar otro tipo de documentación, tales como:

a) Copia de DNI del Representante Legal.b) Copia de la vigencia del poder del representante legal de la empresa.c) Copia de la constitución de la empresa y sus modificatorias debidamente actualizado.d) Copia del RUC de la empresa.e) Estructura de costos o detalle de precios unitarios de los bienes y servicios, para la

formalización del contrato.

IMPORTANTE:

La Entidad no podrá exigir documentación o información adicional a la consignada en el presente numeral para la suscripción del contrato.

2.8.PLAZO PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El postor ganador de la Buena Pro, sin mediar citación alguna por parte de la Entidad, deberá presentar toda la documentación prevista para la suscripción de contrato dentro del plazo de siete (7) días hábiles, contados a partir del día siguiente de consentida la Buena Pro. Asimismo, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la presentación de dicha documentación, deberá concurrir ante la Entidad para suscribir el contrato.

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La citada documentación deberá ser presentada ante la ventanilla de Mesa de Partes de la Entidad (Unidad de Trámite Documentario), sito en Edificio “El Regidor” ubicado en el sub. Lote 69-B, Zona Comercial del Conjunto Residencial San Felipe – Jesús María, en el horario de 08:30 a 16:30 horas.

2.9. ADELANTOS10

La Entidad otorgará un adelanto directo por el 30% del monto del contrato original.

El contratista debe solicitar el adelanto en la fecha de entrega de los documentos para la suscripción del contrato, adjuntando a su solicitud la garantía por adelanto,11 mediante la presentación de una CARTA FIANZA, por el mismo monto del adelanto y el comprobante de pago correspondiente. Vencido dicho plazo no procederá la solicitud.

La Entidad debe entregar el monto solicitado dentro de los quince (15) días calendario siguiente a la presentación de la solicitud del contratista.

En el supuesto que los adelantos no se entreguen en la oportunidad prevista, el contratista tendrá derecho a solicitar la ampliación del plazo de ejecución de la prestación por el número de días equivalente a la demora, conforme al artículo 172 del Reglamento.

2.10. FORMA DE PAGO

La Entidad deberá realizar el pago de la contraprestación pactada a favor del contratista, previa recepción de los bienes y conformidad por parte de la Oficina de Estudios Económicos del OSCE.

La forma de pago, así como las fechas, están determinadas en la Tabla 11: Cronograma de Pago desde iniciado el Proyecto, contenido en las especificaciones técnicas.

De acuerdo con el artículo 176 del Reglamento, para efectos del pago de las contraprestaciones ejecutadas por el contratista, la Entidad deberá contar con la siguiente documentación:

- Recepción y conformidad a cargo de la Oficina de Estudios Económicos del OSCE.- Informe técnico a cargo de la Dirección del SEACE.- Comprobante de pago.

2.11. PLAZO PARA EL PAGO

La Entidad debe efectuar el pago dentro de los quince (15) días calendario siguiente al otorgamiento de la conformidad respectiva, siempre que se verifiquen las demás condiciones establecidas en el contrato.

10 Si la Entidad ha previsto la entrega de adelantos, deberá consignar el procedimiento para su entrega y la respectiva garantía, precisando el plazo en el cual el contratista solicitará los adelantos. Asimismo, deberá consignar la oportunidad y plazo en el cual se entregarán dichos adelantos, conforme a lo previsto por los artículos 171 y 172 del Reglamento.

11 De conformidad con el artículo 162 del Reglamento, esta garantía deberá ser emitida por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres (3) meses, renovable trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortización total del adelanto otorgado. Cuando el plazo de ejecución contractual sea menor a tres (3) meses, la garantía podrá ser emitida con una vigencia menor, siempre que cubra la fecha prevista para la amortización total del adelanto otorgado.

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CAPÍTULO IIIESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS

SISTEMA TRÁMITE DOCUMENTARIO (TD) Versión 2.0.0 y SISTEMA DE ARCHIVO Versión 3.0.0

1. AREA USUARIA:Oficina de Administración y Oficina de Gestión Institucional.

2. FINALIDAD PÚBLICA:El Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0 permitirá al OSCE, conforme a lo establecido en el Plan Estratégico Institucional 2012 – 2016, convertirse en aliado estratégico de las entidades y agentes económicos, por la calidad de sus servicios, por el uso intensivo de TI, así como por promover la eficiencia, probidad y transparencia en la gestión de las contrataciones del Estado, contribuyendo a mejorar el acceso al mercado estatal y elevar la calidad del gasto público.

3. OBJETO:Adquisición de un Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0 y la adecuación del sistema de acuerdo a las necesidades de la Oficina de Administración y Oficina de Planeamiento y Desarrollo.

4. ACTIVIDAD DEL POI:Aliado estratégico de las entidades y agentes económicos.

5. DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES:

ITEM

CANTIDAD

UNIDAD DE MEDIDA DESCRIPCIÓN

1 01 Software Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0

Revisar el Documento Especificaciones Técnicas del “Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” elaborado por la Oficina de Administración, Oficina de Gestión Institucional, y la Dirección del SEACE en el cual se encuentra el detalle de la descripción del bien.

5.1. Garantía Comercial de los bienes:Garantía del fabricante del bien adquirido que conforma la arquitectura de la solución del proveedor, la cual debe ser por treinta y seis (36) meses y de seis (06) meses por la adecuación implementación de las funcionalidades del sistema para toda la solución ofertada, contados a partir de la conformidad del área usuaria y la Dirección del SEACE. Garantía técnica debe ser por seis (06) meses. La garantía deberá estar acreditada por una carta del fabricante o subsidiaria local de los bienes y/o equipos.

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6. PRESTACIONES ACCESORIAS A LA PRESTACIÓN PRINCIPAL:6.1. Mantenimiento preventivo:

No aplica.

6.2. Soporte TécnicoPara los componentes de software la atención técnica será “on site” en un plazo no mayor de cuatro (04) horas desde el reporte del incidente. En el caso del software la atención podrá realizarse de manera remota y de ser necesario en forma local. Se debe diferenciar entre el soporte del producto y el soporte a los requerimientos implementados.

6.3. Capacitación y/o entrenamiento:Revisar el documento Especificaciones Técnicas del “Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” en el cual se encuentra el detalle de la descripción del bien, la capacitación y/o entrenamiento.

7. DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS Y/O REPUESTOS:El mantenimiento correctivo deberá incluir cambio de componentes de la arquitectura a adquirir, mano de obra y atención 24x7. La actualización de firmware y versiones de software deberá realizarse durante toda la duración de la garantía (06 meses para el nuevo Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo, y 36 meses para los componentes de software del nuevo sistema). Estos servicios son sin costo alguno para el OSCE.

8. REQUISITOS DEL PROVEEDOR:8.1. Del Proveedor:

El proveedor debe presentar una carta emitida por el fabricante o subsidiaria local indicando que los servicios de instalación y puesta en marcha serán ejecutados por el fabricante o personal del postor que cuente con las certificaciones técnicas respectivas para los productos ofertados.El proveedor debe presentar una carta emitida por el fabricante o subsidiaria local certificando la solución ofertada. El proveedor debe presentar una carta emitida por el fabricante o subsidiaria local indicando que es proveedor certificado o proveedor autorizado de los productos ofertados.El proveedor deberá acreditar con contratos u órdenes de servicio, haber instalado su sistema Trámite Documentario y Sistema de Archivo y/o desarrollado y/o personalizado dichos sistemas en un mínimo de tres (03) de Entidades Públicas y/o Privadas.

8.2. Del personal:El personal designado para la transferencia de conocimiento, será personal debidamente certificado por el fabricante de los productos ofertados, definido en el punto 7.1 del documento Especificaciones Técnicas del “Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0”.

9. PLAZO DE ENTREGA:Cuatro (04) meses contados a partir del día siguiente de la suscripción del contrato. Al quinto mes se iniciará la mesa de ayuda y soporte técnico de las adecuaciones de los requerimientos solicitados por el área, por el periodo de seis (06) meses usuaria.

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El detalle del cronograma de trabajo para la entrega del producto se indica en la sección 7.5 del documento Especificaciones Técnicas del “Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0”.

9.1. Entregables:El proveedor deberá entregar la documentación de implementación y configuración de la solución, de acuerdo a las metodologías y estándares aprobados por la Dirección del SEACE, cuyo detalle se indica en la secciones 7.2.1, 7.2.2, 7.3.1 y 7.4 del documento Especificaciones Técnicas del “Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0”.

10. INFORME DE CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:La conformidad funcional estará a cargo de Oficina de Administración y Oficina de Gestión Institucional.La conformidad técnica estará a cargo de la Dirección del SEACE.

11. LUGAR DE ENTREGA:En el Almacén del OSCE (Sub – Lote 69-B Zona Comercial del conjunto Residencial San Felipe Edificio El Regidor, 6to. Piso – Jesús María).

12. FORMA DE PAGO:Revisar el documento Especificaciones Técnicas del “Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” en el cual se encuentra el detalle de la descripción del bien, sección 7.6.

13. ADELANTOS:Revisar el documento Especificaciones Técnicas del “Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” en el cual se encuentra el detalle de la descripción del bien, sección 7.6.En el caso que no se solicite adelanto, se realizará el pago de acuerdo a los porcentajes indicados en la sección 7.6 del documento Especificaciones Técnicas del “Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0”

14. MODALIDAD DE EJECUCIÓN CONTRACTUALLlave en Mano

15. PENALIDADES APLICABLES:15.1. Penalidades por mora:

De acuerdo al artículo Nº 165 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

15.2. Otras penalidades:No aplica.

16. CONFIDENCIALIDAD:Toda información es confidencial, no puede emplearse ni difundirse sin la autorización expresa de la Dirección del SEACE y/u Oficina de Administración y/u Oficina de Gestión Institucional.

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17. RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS:De un (01) año contado a partir de la conformidad otorgada.

18. ANEXOS:Documento Especificaciones Técnicas del “Sistema Trámite Documentario (TD) Versión 2.0.0 y Sistema de Archivo Versión 3.0.0” elaborado por la Oficina de Administración, Oficina de Gestión Institucional y la Dirección del SEACE en el cual se encuentra el detalle de la descripción del bien.

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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

“SISTEMA TRÁMITE DOCUMENTARIO (TD) Versión 2.0.0 y SISTEMA DE ARCHIVO Versión 3.0.0”

Mayo-2013

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Tabla de Contenido1. Resumen Ejecutivo 36

2. Definiciones37

3. Antecedentes 39

3.1. Beneficios generales 39

3.2. Datos del sistema de actual 40

4. Base Normativa y Documental 42

5. Objetivo 43

6. Alcance del Sistema 43

6.1. Diagnóstico de Procesos. 44

6.2. Análisis y Diseño del Sistema. 44

6.3. Construcción y/o Personalización del Sistema. 45

6.4. Pruebas del Sistema. 45

6.5. Implantación del Sistema. 46

6.6. Migración 52

6.7. Puesta en Marcha 52

6.8. Transferencia Tecnológica a la Dirección del SEACE del OSCE 52

6.9. Capacitación a los Usuarios Internos del OSCE 53

6.10. Mesa de Ayuda para los Actores del Sistema 54

6.11. Soporte Técnico Post Implementación 55

6.12. Horas Adicionales de Soporte 55

6.13. Software y Hardware Incluido en la Solución 55

6.14. Consideraciones Generales 55

6.14.1. Lugar de prestación 56

6.14.2. Requerimientos de conectividad, Hardware y Software. 56

6.15. Requerimientos Funcionales. 57

6.15.1. General. 57

6.15.2. Interfaces. 61

6.16. Requerimientos No Funcionales. 62

6.16.1. Funcionalidad Horizontal62

6.16.2. Arquitectura63

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6.16.3. Otras consideraciones 63

6.17. Requerimientos de Integración 65

6.17.1. Sistema de Seguridad. 65

6.17.2. Sistema del Registro Nacional de Proveedores (Sistema RNP) en sus diferentes versiones. 65

6.17.3. Sistema de Contrataciones del Estado (Sistema SEACE) en sus diferentes versiones. 66

6.17.4. Sistema de Tribunal de Contrataciones del Estado. 66

6.17.5. Sistema GERP. 66

6.17.6. Portal OSCE, Portal RNP, Portal Arbitraje, y Portal del SEACE.66

6.17.7. Integración con otros sistemas. 66

6.18. Requerimientos Técnicos (integración con equipos y SW comercial) 67

6.18.1. Mecanismos de identificación electrónica. 67

6.18.2. Consideraciones para el desarrollo del sistema. 67

7. Gestión del Proyecto de Análisis, Diseño, Construcción, Pruebas, e Implantación del Nuevo Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo. 72

7.1. Organización del Equipo.75

7.1.1. Planificación de Recursos Humanos del Equipo.75

7.1.2. Responsabilidades del Equipo. 76

7.1.3. Experiencia del Equipo. 77

7.1.4. Perfil del Equipo. 78

7.1.5. Gestión de Cambio del Equipo. 79

7.2. Entregables de Gestión del Proyecto de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE. 79

7.2.1. Resumen de los Procesos de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos 80

7.2.2. Los Entregables de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos que debe elaborar el Equipo. 80

7.3. Entregables del Sistema de la Metodología de Desarrollo de Software del OSCE. 80

7.3.1. Los Entregables de la Metodología de Desarrollo de Software que debe elaborar el Equipo. 80

7.3.2. Entrenamiento al usuario 80

7.3.3. Implantación 81

7.3.4. Post-Implantación 81

7.4. Entregables de Calidad de la Metodología de Calidad de Software del OSCE.82

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7.4.1. Los Entregables de la Metodología de Calidad de Software que debe elaborar el Equipo. 82

7.5. Cronograma de Trabajo. 83

7.6. Forma de Pago 84

8. Anexo A: Consideraciones Generales para el Requerimiento del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo. 86

9. Anexo B: Consideraciones Técnicas del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo.87

10.Anexo C: Requerimientos Funcionales para el Sistema de Trámite Documentario. 88

11.Anexo D: Requerimientos Funcionales para el Sistema de Archivo. 92

12.Anexo E: Proceso de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE. 103

13.Anexo F: Lista de Entregables de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE.104

14.Anexo G: Lista de Entregables de la Metodología de Desarrollo de Software del OSCE. 108

15.Anexo H: Lista de Entregables de la Metodología de Desarrollo de Calidad del OSCE. 112

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1. Resumen Ejecutivo

En el contexto de la sociedad de la información, el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) propicia la necesidad de tener mejores, más rápidos y más eficientes métodos para realizar, registrar, controlar y supervisar la información de una organización en cualquier ámbito de su organización.

Por esta razón, el Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo será utilizado en la Sede Central y Oficinas Zonales, centralizando la información que se registra en la entidad y colocándolo a disposición de los funcionarios cuando se requiera. Los documentos internos del OSCE deben derivarse y recibirse a través de formularios digitales bajo la política de cero papeles, la impresión de un documento deber ser una funcionalidad a emplearse en casos excepcionales, por esta razón el Sistema de Trámite Documentario debe tener un motor de flujo de documentos el cual podrá configurarse en cualquier momento. Los documentos digitales también deberán seguir el procedimiento de archivo tal como corresponde con la documentación impresa el mismo que debe registrarse en el Sistema de Archivo, para ello se impulsará la política de digitalización de cualquier documento que ingrese al OSCE por Mesa de Partes o Atención al Usuario. Estos sistemas deben estar integrados con otros sistemas internos del OSCE, para ello el proveedor en coordinación con la Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos y la Unidad de Tecnologías de la Información crearan componentes comunes los mismo que serán públicos para ser usados por otros sistemas y de la misma manera se expondrán los servicios de otros sistemas.

El seguimiento y control de los documentos es otra funcionalidad que debe implementarse en estos sistemas, es decir que debe conocerse a través de las consultas la ubicación de algún documento, los plazos y quien lo tiene. Asimismo, debe mostrar reportes consolidados por unidades orgánicas o agrupación de unidades orgánicas los documentos registrados y su estado, así como los que se encuentran archivados. En el caso de los documentos archivados es necesario saber su ubicación física y las funcionalidades que permitan trabajar con dispositivos periféricos que ayuden acelerar el trabajo de las personas que trabajan en el OSCE, cuando se trabaja con documentos impresos.

Dada la importancia de ello, el OSCE decide adquirir en forma integral los Sistemas de Trámite Documentario y Sistema de Archivo, y espera con ello implementar todas las funcionalidades del área usuaria y mejorar los tiempos de respuesta de los administrados.

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2. Definiciones

En esta sección se listan y describen definiciones del análisis, diseño, construcción, pruebas e implantación del nuevo Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo para comprender las diversas secciones del documento.

Consorcio: El contrato asociativo por el cual dos (02) o más personas se asocian, con el criterio de complementariedad de recursos, capacidades y aptitudes, para participar en un proceso de selección y, eventualmente, contratar con el Estado.

Contratación: Es la acción que deben realizar las Entidades para proveerse de bienes, servicios u obras, asumiendo el pago del precio o de la retribución correspondiente con fondos públicos, y demás obligaciones derivadas de la condición del contratante.

Contratista: El proveedor que celebre un contrato con una Entidad, de conformidad con las disposiciones de la Ley y del presente Reglamento.

Contrato: Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento.

Estandarización: El proceso de racionalización consistente en ajustar a un determinado tipo o modelo los bienes o servicios a contratar, en atención a los equipamientos preexistentes.

Heurística: Tipos de búsqueda inteligente que utilizan los antivirus para detectar los cambios de forma de los virus.

Hoax (falsos virus): Mensajes que se propagan por Internet en forma de e-mail y que hacen alusión a determinados virus, los cuales recomiendan difundir las advertencias de éstos a múltiples usuarios para provocar una cadena de miles de mensajes.

Java: Lenguaje de programación creado por Sun Microsystem para proporcionar más velocidad y facilidad de uso a Internet, es independiente de la plataforma utilizada y está disponible para cualquier navegador de la WWW que admita este lenguaje.

OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres): Software que permite reconocer los caracteres y convertirlos a texto informático.

OSCE: Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.

Plug-Ins: Aplicaciones que permiten interpretar y visualizar distintos tipos de ficheros que contienen elementos multimedia y que funcionan sincronizadamente con el navegador.

Programación por capas: Es un estilo de programación en el que el objetivo primordial es la separación de la lógica de negocios de la lógica de diseño; un ejemplo de esto consiste en separar la capa de datos y la capa de negocios de la capa de presentación al usuario.

Proveedor: La persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios generales o de consultoría o ejecuta obras.

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Sistema TD: Sistema de Trámite Documentario del OSCE.

Sistema Archivo: Sistema de Archivo del OSCE.

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3. Antecedentes

El OSCE dispone de un Sistema de Trámite Documentario Externo el cual permite recibir los documentos físicos a través de Atención al Usuario o Mesa de Partes, asimismo dispone de un Sistema de Trámite Documento para Tribunal de Contrataciones del Estados el cual es la Mesa de Partes del Tribunal de Contrataciones del Estado. Asimismo, tiene un Sistema de Trámite Documentario Interno en el cual solo se registran los datos de derivación de los documentos entre unidades orgánicas, no se almacena los archivos digitales de los documentos recibos por Atención al Usuario o Mesa de Partes. Cabe resaltar que se tiene 20 Oficinas Zonales las cuales cuentan con Mesa de Partes, y tienen a su disposición estos sistemas. Estos sistemas están implementados con herramientas que han cumplido con su ciclo de vida, los cuales acreditan la obsolescencia y necesidad de implementar un Sistema de Trámite Documentario Integral en el OSCE. Los sistemas que dispone el OSCE están integrados con el Sistema de Tribunal de Contrataciones y Sistema RNP.

En el OSCE dispone de un Sistema de Archivo, denominado Sistema Archivo Institucional V.2.0.0 cuya última actualización se realizó en el año 2002; sin embargo, no se encuentra integrado con el Sistema de Trámite Documentario ni han sido sistematizados todos los procesos archivísticos que permitan una adecuada gestión de los archivos periféricos, de gestión y central; no se relacionan los cambios organizativos implementados en OSCE y los otros fondos documentales con las agrupaciones documentales; con lo cual el sistema no brinda la posibilidad de ser utilizado por todos los gestores documentales.

En ese sentido, se requiere contar con un Sistema que se integre a la gestión estratégica y permitan organizar de forma apropiada y estructurada los documentos físicos, electrónicos y digitales recibidos por los administrados o instituciones externas o generados por las unidades orgánicas en la sede central y oficinas zonales, que guarde correlación con lo físico y la normatividad archivística en el ámbito de las competencias del OSCE.

3.1. Beneficios generales

El Sistema de Trámite Documentario permitirá trabajar bajo el concepto o política de cero papeles, es decir que todo documento interno del OSCE será elaborado, registrado, aprobado y derivado por el sistema. Asimismo, se digitalizará todo documento físico que llegue al OSCE, el mismo que se podrá adjuntar y derivar por el sistema creándose de esta forma un gran repositorio de información. Finalmente, se podrá realizar el seguimiento y control de cualquier documento ingresado al sistema en cualquier momento a través de reportes operativos, consolidados y resumidos. Estos son los beneficios más relevantes de este sistema y el detalle del mismo se encuentra en la sección del requerimiento funcional del Sistema de Trámite Documentario.

En relación al Sistema de Archivo este permitirá realizar seguimiento y control de todo documento físico ingresado al OSCE, es decir sede central, oficinas zonales y/o unidades orgánicas. Los procesos de archivo para documentos físicos deben ser similares para los documentos electrónicos. Este sistema deberá estar en capacidad de trabajar con dispositivos de E/S que agilicen el trabajo de las personas que trabajan en la organización para mejorar el control y seguimiento de los documentos.

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3.2. Datos del sistema de actual

En el siguiente cuadro se describen los problemas que se han identificado durante el análisis de la situación actual correspondiente a los procesos involucrados en el alcance funcional del documento Diagnóstico de la Situación Actual de Procesos de Trámite Documentario Externo del servicio análisis y el diseño funcional para el desarrollo e implementación del sistema Web de trámite documentario en los módulos de trámite documentario externo, sus integraciones con el sistema RNP y otros sistemas, utilizando Java 2EE.

Tabla 1. Problemas identificados de Trámite Documentario Externo.

N° Problema OrigenImpacto del Problema

1 Imposibilidad de mantener un seguimiento y control del documento.

Desarrollo de la aplicación.

Desconocimiento de la ubicación y trazabilidad o estado de un documento o trámite.

Utilización de algún otro software, como Excel, para realizar el seguimiento, en algunos casos.

2 No considera la política institucional sobre uso de Cero Papel.


No seguir con la política institucional.

3 Falta de herramientas tecnologías modernas y robustas que soporten estos cambios.

Institucional No satisface adecuadamente necesidades actuales y futuras.

En el siguiente cuadro se describen los problemas que se han identificado durante el análisis de la situación actual correspondiente a los procesos involucrados en el alcance funcional del documento Diagnóstico de la Situación Actual de Procesos de Trámite Documentario Interno del análisis y el diseño funcional para el desarrollo e implementación del sistema Web de trámite documentario en los módulos de trámite documentario interno, configurador y reportes sus integraciones con el sistema RNP y otros sistemas, utilizando Java 2EE.

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Tabla 2. Problemas identificados de Trámite Documentario Interno.

Nro. Problema OrigenImpacto del Problema

1 No soporta la definición de flujos de gestión documental.

Desarrollo de la aplicación, en un formato muy rígido.

No se puede personalizar la forma de trabajo con las diferentes áreas. Atención al Usuario registra el documento y no puede realizar un seguimiento de la ubicación y estado actual de dicho Trámite.

2 Imposibilidad de mantener un seguimiento y control del documento.


Desconocimiento de la ubicación y trazabilidad de un documento, ni el estado en el que se encuentra.

Utilización de algún otro software, como Excel, para realizar el seguimiento, en algunos casos.

3 No considera la política institucional sobre uso de Cero Papel.


No seguir con la política institucional.

4 Falta de herramientas tecnologías modernas y robustas que soporten estos cambios.

Institucional No poder satisfacer adecuadamente necesidades actuales y futuras.

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4. Base Normativa y Documental

En esta sección se lista y describe la base normativa y documental relacionada a la gestión documental:

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

D.S. N° 054-2011-PCM, Plan Estratégico de Desarrollo Nacional

Plan Estratégico Institucional 2012 – 2016

NTP ISO 15489-1 2004 INFORMACION Y DOCUMENTACION. Gestión de registros. Parte 1: Generalidades

NTP ISO-TR 15489-2 2005 INFORMACION Y DOCUMENTACION. Gestión de registros. Parte 2: Directrices

Resolución Ministerial Nº 129-2012-PCM aprueba el uso obligatorio de la Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI Tecnología de la Información. Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de seguridad de la Información. Requisitos” en todas las entidades integrantes del Sistema Nacional de Informática.

Ley Nº 27444, Ley General de Procedimientos Administrativos.

Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento, aprobado por D.S. N° 072-2003-PCM.

Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.

Decreto Supremo N° 022-75-ED, que aprueba el Reglamento del D. L. N° 19414.

Decreto Supremo N° 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323.

Resolución Ministerial Nº 789-2011-EF/10 aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del OSCE

Resolución Jefatural Nº 073-85/ AGN-J, Normas del Sistema Nacional de Archivos.

Resolución Jefatural N°173-86-AGN-J, se aprueba las Directivas del Sistema Nacional de Archivos.

Resolución Jefatural Nº 076 – 2008 – AGN / J Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación.

Resolución Jefatural N° 346-2008-AGN/J (03/09/08) Aprobación de Normas para la formulación y aprobación del Plan de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las entidades de la administración pública.

Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG (28/10/08) Contralor General autoriza aprobar la “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado”

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Resolución N° 099-2012/OSCE/PRE aprueba la conformación del Comité de Evaluación de Documentos – CED.

Directiva Nº 017-2010-OSCE/CD Normas archivísticas del Archivo Central del OSCE

Directiva Nº 003-2009-OSCE/PRE Procedimiento para la foliación de documentos en el OSCE

Resolución 227-2011-OSCE/PRE, aprueba el Instructivo Nº 002-2011-OSCE/PRE Plan de Prevención contra Siniestros del Archivo Central del OSCE

5. Objetivo

El OSCE requiere de un sistema que permita controlar el flujo de documentos interno y externo buscando la digitalización de los documentos, el uso de formularios electrónicos, gestión cero papeles, realizar el seguimiento y control de los documentos a todo nivel del OSCE, tendiendo a realizar en forma electrónica todo actividad de trámite documentario y archivo.

En ese sentido, se requiere un Nuevo Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo.

6. Alcance del Sistema

Para la implementación del Sistema se debe realizar el análisis, diseño, construcción, pruebas e implantación del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo, e incluir las siguientes actividades:

Diagnóstico de Procesos.

Análisis del Sistema.

Construcción y/o personalización del Sistema.

Pruebas del Sistema.

Implantación del Sistema.

Migración.

Puesta en Marcha.

Transferencia Tecnológica a la Dirección del SEACE del OSCE.

Capacitación a los Usuarios Internos del OSCE.

Mesa de Ayuda para los Actores del Sistema.

Soporte Técnico Post Implementación.

Horas Adicionales de Soporte.

Software y Hardware Incluido en la Solución.

Consideraciones Generales del Requerimiento.

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Requerimientos Funcionales.

Requerimientos No Funcionales.

Requerimientos de Integración.

Requerimientos Técnicos (integración con equipos y SW comercial).

A continuación se desarrollará cada componente:

6.1. Diagnóstico de Procesos.

El proveedor debe realizar el diagnóstico de los procesos de los Sistemas de Trámite Documentario y Archivo que tomará como flujo de información de entrada para la identificación de los requerimientos durante la fase de análisis de los nuevos sistemas. Es importante para ello seguir la Metodología de Procesos aprobada por el OSCE. El proveedor deberá tener conocimiento y experiencia del negocio trámite documentario y archivo, para ello deberá dominar los aspectos normativos que regulan los procesos de estos sistemas. Sobre los aspectos técnicos relacionados al negocio puede solicitar reuniones de trabajo a la Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos de la Dirección del SEACE.

6.2. Análisis y Diseño del Sistema.

Antes de la implementación el proveedor debe realizar el análisis del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo, identificando los requerimientos del usuario, analizando las fuentes, casos de uso del sistema, mapa de fuentes, modelización, dimensiones, tablas de hecho, nomenclatura y modelos de datos. Para ello será necesario seguir la Metodología de Desarrollo de Software aprobada por la Dirección del SEACE y deberá emplearse como herramienta de modelamiento el Power Designer Versión 16.1. El OSCE no proporcionará al proveedor esta herramienta.

Adicionalmente, se debe considerar todos los elementos actuales del Portal Web del OSCE; así como incorporar las funcionalidades, herramientas y aplicaciones necesarias para apoyar los requerimientos del usuario de Trámite Documentario y Archivo. El proveedor deberá contar con tecnología de vigente, de fácil manejo y trabajo eficiente. Asimismo, se deberá tener en cuenta la normativa vigente.

Estos sistemas deben ser la mejor fuente de información y el punto de encuentro e interacción entre los actores del flujo de documentos en el OSCE, garantizando así, la mayor difusión y transparencia de las solicitudes realizadas por los administrados. Esto permitirá obtener las mejores condiciones de calidad, control, eficiencia y eficacia de los documentos en el OSCE.

En particular, se debe tomar en cuenta los siguientes factores críticos de éxito:

Adherirse a estándares internacionales de gestión de proyectos, desarrollo de software, calidad y funcionalidades (documentos electrónicos, transferencia, catalogación, etc.).

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Apoyar la introducción y adopción de los sistemas orientando sus funcionalidades al usuario, empleando concepto como utilidad, fácil uso, seguridad, calidad que contribuyen a la adopción del e-goverment.

Cubrir los procesos asociados a las fuentes de información.

Utilizar sistemas de catalogación adecuados y acordes con la realidad nacional.

Lograr interoperabilidad entre diferentes sistemas.

Altos niveles de servicio (SLA, seguridad, disponibilidad).

Un aspecto importante para determinar funcionalidades apropiadas en el nuevo Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo, el proveedor deberá efectuar un diagnóstico del rendimiento de la infraestructura de HW y SW comercial que se dispone en el OSCE, con la finalidad de poder efectuarse las recomendaciones sobre la pertinencia y detalle de una posible expansión futura, la que debe mantener relación con el diseño técnico elaborado para el sistema, además de determinar la frontera de tiempo en la que será necesario actualizar la plataforma tecnológica como consecuencia del crecimiento de las necesidades del usuario. Lo anterior deberá tenerse en cuenta para la coexistencia con otros módulos. Para conocer mayores detalles del hardware y software podrá coordinar visitas y reuniones de trabajo con la Unidad de Tecnologías de la Información.

6.3. Construcción y/o Personalización del Sistema.

Para la construcción y/o personalización de los módulos del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo, se pide seguir los estándares de programación en Java y Base de Datos aprobada por la Dirección del SEACE. La construcción y/o personalización de los sistemas deberá incluir todos los requerimientos identificados e implementarse de acuerdo a las especificaciones realizadas en las fases anteriores. La base de datos de los sistemas debe ser Oracle 11g. Asimismo, se debe tener en cuenta la coexistencia de algunos módulos del antiguo Sistema de Trámite Documentario, mientras sigan operando en la infraestructura, y coexistiendo con aplicaciones, módulos y sistemas que dispone en el OSCE. Para conocer mayores detalles del hardware y software podrá coordinar visitas y reuniones de trabajo con la Unidad de Tecnologías de la Información.

6.4. Pruebas del Sistema.

El proveedor después de construir y/o personalizar un módulo del Sistema deberá acreditar la realización de las pruebas funcionales unitarias e integrales proporcionando los casos de prueba y datos necesarios que garanticen un control de calidad del producto, el mismo que debe repetirse para todos los módulos de Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo. Asimismo, deberá acreditará la realización de pruebas técnicas que garanticen el cumplimiento de los estándares de código Java y Objetos de Base de Datos aprobados por el OSCE. Finalmente, antes de poner en operación los sistemas el proveedor deberá realizar las pruebas de stress en el ambiente productivo con el objetivo de afinar y optimizar el sistema.

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6.5. Implantación del Sistema.

Los sistemas deberán ser implantados en la infraestructura de Hardware y Software Básico (Linux, Oracle DB 11g, JBoss) existente en el OSCE.

A continuación se presenta un resumen de la infraestructura que se dispone:

La disponibilidad para el hardware tendrá que ser coordinada con la Unidad de Tecnologías de la Información, por esta razón listamos y describimos todo el hardware que se dispone para los sistemas internos del OSCE:

Tabla 3. Lista y descripción de bienes.

ITEM CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA

DESCRIPCIÓN

1

05 Servidores Tipo I Cinco servidores Tipo I para el CCP

01 Servidor CCS Un servidor HP Proliant BL460c G7

01 Librería de Backup Una librería de backup para el servidor del CCS

10 Servidores Tipo I Diez servidores Tipo I para el CCC

02 Enclosure Blade Dos gabinetes o enclosure blade para el CCP y CCC

01 Software de Virtualización

Software de Virtualización para los servidores del CCP y CCC

02 Gabinetes y accesorios Dos Gabinetes para alojar equipos del CCP y CCC

Nota:

CCP = Centro de Cómputo Principal

CCC = Centro de Cómputo de Contingencia

CCS = Centro de Cómputo de la Sede Central

Tabla 4. Listado y descripción individual de bienes.

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ITEM DESCRIPCION INDIVIDUAL DEL BIEN

01 Cinco (05) Servidores Tipo I para el CCP

1.1.- Factor de forma: Blade.

1.2 .- Un servidor físico para administración (incluye sistema operativo).

1.3.- 02 procesadores de 08 núcleos o cores de 2.6 GHz mínimo de 32 bits con emulación a 64 bits y cache L3 de 20 MB.

1.4.- 64 GB de memoria RAM con módulos DDR3 1333 MHz, con crecimiento a 256 GB como mínimo. Se deberá incluir 8GB por slots de memoria como mínimo.

1.5.- 01 Controladora de Arreglo de Discos Serial Attached SCSI. Con soporte RAID 0/1.

1.6.- 02 Discos duros de tecnología SAS de 146 GB y 15K rpm, instalados en RAID 1 por hardware.

1.7.- 04 puertos de red Ethernet 10/100/1000 base T

1.8.- 02 puertos de fibra canal de 08 Gb para conexión con la SAN.

2.- Un (01) Servidor HP Proliant BL460c G7

2.1.- La entidad cuenta con un enclosure marca HP C7000 y con 15 servidores blades BL 460c G7.

2.2.- El procesador deberá tener la máxima configuración en número de cores, velocidad de reloj (GHz), memoria cache, etc.; soportado por el servidor solicitado.

2.3.- 64 GB de memoria RAM con módulos DDR3 1333 MHz, con crecimiento hasta 256 GB 2.4.- como mínimo. Se deberá incluir 8GB por slots de memoria como mínimo.


2.6.- 02 Discos duros de tecnología SAS de 146 GB y 15K rpm, instalados en RAID 1 por hardware.

2.7.- 04 puertos de red Ethernet 10/100/1000 Base T.


3. Librería de Backup

3.1.- Fibra canal con al menos dos (02) drive con soporte lectura y escritura LT05 y lectura LT03.

3.2.- Con soporte como mínimo de 24 cintas de Backup.

3.3.- Tendrá contar con las licencias necesarias para sacar backup por la SAN.

3.4.- Solución de backup que permita realizar bakups de los servidores virtualizados y físicos en

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línea son necesidad de corte de servicio.

3.5.- Tendrá ser implementada y configurada en el CCS (Centro de Cómputo de la Sede Central del OSCE).

3.6.- Deberá ser compatible con la plataforma SAN (HP EVA P6350).

4.- Diez (10) Servidores Tipo I para el CCC

4.1.- Factor de forma: Blade.

4.2.- Un servidor físico para administración (incluye sistema operativo)

4.3 02 procesador de 08 núcleos o cores de 2.6 GHz mínimo de 32 bits con emulación a 64 bits y cache L3 de 20 MB.

4.4- 64 GB de memoria RAM con módulos DDR3 1333 MHz, con crecimiento hasta 256 GB como mínimo. Se deberá incluir 8GB por slots de memoria como mínimo.


4.6- 02 Discos duros de tecnología SAS de 146 GB y 15K rpm, instalados en RAID 1 por hardware.

4.7.- 04 puertos de red Ethernet 10/100/1000 Base T.


5.- Gabinete o Enclosure Blade

Tendrá la cantidad de gabinetes o enclosures blades necesarios para el CCP y CCC. Cada gabinete o enclosure el cual tendrá la siguiente configuración mínima:

5.1.- Debe ser rackeable.

5.2.- Debe soportar servidores Blade con procesadores de diferentes tecnologías y con sistemas operativos como Windows, Linux y Unix.

5.3.- Módulos de administración redundante instalado.

5.4.- El enclosure deberá soportar como mínimo 15 servidores similares a los ofertados.

5.5.- La solución de enclosures de cada site CCP y CCC deberá soportar un crecimiento del 50% adicional en servidores de iguales características a las solicitadas, sin la necesidad de agregar hardware y software adicional por parte de la entidad.

5.6.- El enclosure deberá contar como mínimo con 02 switches red Gigabit Ethernet redundantes, instalados en cada enclosure e incluir 04 puertos Gigabit Ethernet RJ-45 como mínimo.

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Adicionalmente deberá soportar el número máximo de servidores Blade soportados por el enclosure.

5.7.- El enclosure deberá contar con 02 switches o módulos de fibra canal redundantes instalados, con capacidad de soportar transmisiones de 08 Gb cada uno. Estos switches deben de estar integrados al Blade de manera de tener redundancia. Cada switch debe contar con todos los puertos licenciados y habilitados con Gbics para su uso. Deberá soportar el número máximo de servidores Blade soportados por el enclosure. Deberán estar licenciados para Full Fabric. Debe incluirse la instalación, configuración e interconexión con la plataforma SAN actual de la entidad (CCP: HP EVA 8400, CCC: HP EVA P6350) y con la librería de backup (CCP y CCC: IBM TS3200). La plataforma SAN y la librería de backup son equipos de propiedad del OSCE. La solución tecnológica se integra con la SAN y la librería de Backup.

5.8.- Fuentes de poder y ventiladores Hot Plug completamente redundantes e instalados para el soporte de la capacidad máxima del enclosure.

5.9.- Software y licenciamiento para la máxima capacidad de servidores del enclosure para la administración remota en forma grafica de cada uno de los servidores instalados en el enclosure. Esta funcionalidad debe contar con el soporte a dispositivos remoto como CDROM, DVDROM, disquetera, puerto serial y la funcionalidad de permitir apagar, prender, rebotear los servidores sin depender del sistema operativo instalado en el equipo.

5.10.- Software y licenciamiento para la máxima capacidad de servidores del enclosure para la administración, monitoreo de alertas, inventario y diagnóstico del enclosure y de los servidores instalados.

5.11.- Software y licenciamiento para la máxima capacidad de servidores del enclosure para la administración del despliegue de los sistemas operativos y de los servidores instalados.

5.12.- Software y licenciamiento para la máxima capacidad de servidores del enclosure que permita el análisis de rendimiento y detección de cuello de botella, detección de vulnerabilidades y aplicaciones (detección de issues de seguridad a nivel de firmware) de parches consolidados y para los servidores instalados.

6.- Software de Virtualización para los servidores del CCP y CCC

6.1.- Se ejecutará directamente sobre los niveles más bajos del hardware de los equipos como sistema operativo dedicado al manejo y administración de las maquinas virtuales. Debe contar con una consola de administración centralizada y esta debe estar licenciada (licencia incluida legalmente emitida) para ser instalada en cada uno de los Servidores (Blade Virtualizados).

6.2.- Soporte en sus máquinas virtuales para los siguientes sistemas operativos: Windows 7 o superior, Windows 2003 Server, Windows 2008 Server, Windows 2012 Server y Linux (Red Hat como mínimo).

6.3.- Deberá soportar las siguientes configuraciones: Multipathing, HBA Failover, Storage Port Failover en la SAN Fibra Canal.

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6.4.- Deberá incluir una herramienta de respaldo centralizado para máquinas virtuales.

6.5.- Deberá incluir el respaldo de las imágenes completas de las máquinas virtuales.

6.6.- Deberá incluir el respaldo de archivos completos e incrementales para máquinas virtuales Windows 2003/2008/2012.

6.7.- Deberá incluir el soporte de migración de máquinas virtuales apagadas (POWER OFF) de un servidor físico a otro desde la consola de administración.

6.8.- Deberá incluir el soporte de migración de máquinas virtuales en ejecución o encendidas (POWER ON) desde un servidor físico a otro similar, sin alterar la disponibilidad del servicio y la integridad de la transacción.

6.9.- Permitirá activar un modo de mantenimiento de servidor de tal modo que cada vez que se requiera realizar mantenimiento a un servidor físico, las máquinas virtuales se muevan automáticamente a servidores físicos alternativos.

6.10.- Soportará la administración multinodo de todos los servidores.

6.11.-Tendrá consola de administración con interface gráfica GUI sobre plataforma Windows.

6.12.- Soportará de administración basada en la Web.

6.13.- La administración deberá soportar un repositorio de información en base de datos relacional.

6.14.- La administración deberá proveer reportes de carga de CPU, Memoria y Red.

6.15.- El software de virtualización debe soportar la creación rápida de nuevas máquinas virtuales usando plantillas de máquinas virtuales.

6.16.- Deberá permitir realizar instalaciones de software en las máquinas virtuales directamente desde el CD / DVD de una computadora (Desktop).

6.17.- Se tendrán incluir las licencias (licencia incluida legalmente emitida) necesarias del software de virtualización.

6.18.- El software utilizado en la solución de virtualización debe permitir configurar Alta Disponibilidad para las máquinas virtuales. De tal manera que si un servidor físico queda fuera de servicio, las máquinas virtuales afectadas puedan reiniciarse automáticamente en otros servidores con recursos disponibles.

6.19.- Deberá permitir definir reglas y políticas avanzadas de asignación de recursos para máquinas virtuales asegurando CPU y memoria, para ello las máquinas virtuales deben tener la capacidad de moverse automáticamente a otros servidores físicos con disponibilidad de recursos, para asegurar y mejorar los niveles de servicio de las diferentes aplicaciones de la institución.

6.20.- Deberá permitir la recuperación automática ante un desastre de un mínimo de 25 máquinas virtuales, los servicios se deben recuperar automáticamente sin intervención del usuario de los servidores del CCP y el CCS hacia el CCC.

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6.21.- Deberá permitir simular escenarios de recuperación de servidores virtuales sin impactar la producción de los equipos

7.- Dos (02) Gabinetes y accesorios para alojar equipos del CCP y del CCC

7.1. - Gabinete de 42 unidades de rack como mínimo.

7.2. - Deberá de ser de la misma marca de los servidores ofertados.

7.3. - Diseñados para la instalación del servidor ofertado.

7.4. - Dos (02) paneles laterales.

7.5. - Una (01) puerta posterior metálica que permita la circulación del aire con cerradura y llave.

7.6. - Una (01) puerta anterior permita la circulación del aire con cerradura y llave.

7.7. - PDUs para la conectividad del hardware propuesto, adicionalmente 02 PDU para la instalación de servidores adicionales en el gabinete. Indicar cantidad de PDUs ofertados. No se aceptarán la instalación de canaletas redundantes en reemplazo de los PDUs.

7.8. - Pie Nivelador, colocado en las cuatro esquinas del zócalo, con eje roscante.

7.9. - Ruedas, para cambios de ubicación y/o mantenimiento continuo.

7.10. - Switch de consola – KVM, de mínimo 16 puertos. Incluir adaptadores KVM CAT5 y todos los cables respectivos, 1 por cada puerto del switch. Debe soportar mínimo 1 usuario remoto y 1 local.

7.11. - Monitor de 17” pantalla plana TFT especial para rack rebatible.

7.12. - Teclado y mouse (o puntero) especial para rack.

El software del Servidor de Aplicaciones: Jboss.

El software de Base de Datos:

01 Licencia de Software de Base de Datos (licencia de usuarios ilimitados de la Base de Datos, para 4 procesadores) ORACLE DATABASE 11g

Cualquier coordinación y visita al respecto, la pueden coordinar con la Unidad de Tecnologías de la Información.

El proveedor alcanzará al OSCE el Manual de Instalación de los Sistemas, conteniendo el detalle paso a paso de la instalación y creación de base de datos, así como las configuraciones necesarias de los productos anteriores que garanticen tiempos de respuesta óptimos de acuerdo a los criterios de calidad descritos en los requerimientos. Del mismo modo, el proveedor elaborará el documento Informe de Implantación, el cual se basará en el Plan y Estrategia de Implantación presentado al OSCE. Esta etapa

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incluirá un Informe de Situación Actual para que el OSCE proceda a dar la conformidad según corresponda. Finalmente, el proveedor también presentará un Informe de Diagnóstico del Hardware y Software existente. En el mismo se incluirá el punto de vista técnico sobre la capacidad disponible y podría requerir la ampliación de alguno de los componentes como resultado de los análisis de los datos y transacciones que serán operados en el Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo.

6.6.- Migración

Inmediatamente, definido y aprobado el diseño lógico y físico de la base de datos se debe dar inicio al servicio de migración de datos el cual determinará el traspaso coherente, ordenado y, transparente de la información que actualmente reside bases de datos, archivos planos y sistemas internos del OSCE.

Al respecto, es necesario considerar:

El criterio central de la migración es asegurar una transición fluida desde el actual sistema y sus mecanismos de registro de información, hacia el nuevo sistema.

Es fundamental aclarar que el referido proceso de migración debe definirse de forma tal que asegure la continuidad del servicio.

La migración debe incluir parámetros, variables, indicadores e información propia del negocio, así como sus equivalencias que permitan la integración con otros sistemas.

La información histórica estará a disposición de los usuarios a través de los Nuevos Sistemas.

El proveedor adjudicado presentará un Plan de Migración, que incluya todos los componentes necesarios para pasar organizadamente hacia el Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo.

El OSCE entregará los datos contenidos en las bases de datos actuales en el formato que convengan las partes. Este proceso no puede causar indisponibilidades del sistema.

6.7.- Puesta en Marcha

La estrategia a seguir para la puesta en marcha del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo se tendrá presente la gradualidad de la construcción y/o personalización, pruebas y aprobación de los módulos, considerando el riesgo de cambios debido a funcionalidades transversales e integraciones con otras aplicaciones, módulos o sistemas definidos en el alcance del sistema. Para la puesta en marcha también deberá cumplirse con los requerimientos de capacitación a la Dirección del SEACE y Usuarios Internos del OSCE.

6.8.- Transferencia Tecnológica a la Dirección del SEACE del OSCE

El proveedor del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo presentará para su aprobación y ejecución un programa de transferencia tecnológica dirigido al personal de la Unidad de Tecnologías de Información y de la Dirección del SEACE. En dicho programa se detallarán los temas

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que permitan la correcta comprensión de la operatividad del sistema para una eventual actualización de sus funcionalidades.

El proveedor proporcionará tanto el dictado del curso como el material para realizar dicha actividad.

Las personas a capacitar serán aproximadamente veinte y cinco (25) tanto de la Unidad de Tecnologías de Información como de la Dirección del SEACE, quienes recibirán cursos sobre los documentos elaborados, herramientas de desarrollo utilizadas, la construcción y/o personalización y funcionamiento del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo. El cual debe comprender una capacitación de 20 horas por módulo como mínimo.

El proveedor incluirá como parte de su propuesta la realización de las siguientes actividades:

Desarrollo del Plan de Capacitación para la Implementación de los Sistemas, considerando la estrategia, planificación y recursos asociados a dicha formación. Los horarios serán coordinados con la Dirección del SEACE.

La planificación debe indicar en qué momento se realizará la capacitación como actividad independiente y cómo se encuadra dentro de la planificación general establecida. También se identificarán cuantos cursos de un mismo tipo se impartirán, la duración de cada curso y el número total de horas de capacitación.

La actividad de formación será independiente a cualquier otra actividad del proyecto.

El proveedor hará una formación previa a la implantación y otra en la etapa de implantación.

Determinar el entorno operativo necesario para asegurar la formación.

Ejecutar el Plan de Capacitación en coordinación con la Dirección del SEACE.

El proveedor alcanzará los requerimientos para el dictado de los cursos en cuanto a: lugar, características de las aulas y herramientas necesarias.

El material debe ser proporcionado por el proveedor y será revisado por la Dirección del SEACE para su aprobación. Una vez aprobado, el proveedor entregará dicho material en formato Word, Ppt, impreso y en CD, en original y dos copias.

El proveedor deberá elaborar el documento Informe de Capacitación a la Dirección del SEACE, el cual se basará en el Plan de Capacitación.

6.9. Capacitación a los Usuarios Internos del OSCE

El proveedor capacitará a los usuarios internos del OSCE en el manejo del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo. Los usuarios internos serán determinados en coordinación con la Oficina de Gestión Institucional y Oficina de Administración, para ello se considera necesario capacitar aproximadamente cien (100) personas por parte de los usuarios internos, quienes recibirán los cursos sobre el funcionamiento de los sistemas.

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La capacitación ha de tener un enfoque de casos prácticos y a partir de ellos adecuar los cursos de formación, permitiendo una mayor efectividad de esta.

El material debe ser proporcionado por el proveedor y será revisado por la Dirección del SEACE en coordinación con las unidades orgánicas usuarias para su aprobación. Una vez aprobado, el proveedor entregará dicho material en formato Word, Ppt, impreso y en CD, en original y dos copias.

La ejecución del Plan de Capacitación se hará en coordinación con la Oficina de Gestión Institucional y Oficina de Administración. El cual debe comprender una capacitación de 20 horas por módulo.

El proveedor deberá elaborar el documento Informe de Capacitación a la Dirección del SEACE, el cual se basará en el Plan de Capacitación.

6.10. Mesa de Ayuda para los Actores del Sistema

El proveedor dispondrá de un equipo mínimo de 4 personas (o las que determine necesario) que serán las que atiendan las incidencias que se reporten producto del uso de los sistemas. Este servicio estará disponible por seis (06) meses en horario de oficina (5x8), durante el cual se irá entrenando al personal de la Dirección del SEACE que asumirá la mesa de ayuda al término de ese periodo.

Adicionalmente, se establecerá contacto telefónico desde el OSCE (de lunes a domingo, 24x7) y con los siguientes tiempos de respuesta (atención) y resolución:

Tiempos de respuesta:

Problema crítico: instantáneo

Problema grave: inferior a 30 minutos

Problema leve: inferior a 04 horas

Tiempos de resolución:

Problema crítico: inmediato, ofreciendo una solución lo antes posible (máximo 02 horas)

Problema grave: 04 horas

Problema leve: 1-2 días

El tiempo de resolución de la incidencia podría determinar el incremento de personal para atender las incidencias, por lo que el proveedor deberá gestionar apropiadamente la demanda de recursos para atender la demanda de incidencias.

En lo anterior, se considerarán:

Problemas críticos: los que afectan de forma masiva a los usuarios o implican paralización de las transacciones o retrasos.

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Problemas graves: los que, no estando en la categoría anterior, afecten a los usuarios finales que son los que buscan y consultan información en el sistema.

Problemas leves: resto de problemas.

6.11.- Soporte Técnico Post Implementación

Una vez implantado los sistemas en su totalidad, el proveedor otorgará al OSCE una garantía por un periodo de seis (06) meses, definido en su propuesta, con la finalidad de garantizar la estabilidad del sistema y complementar funcionalidades y requerimientos adicionales.

El proveedor deberá garantizar su capacidad para dar soporte técnico hasta por el periodo acordado, luego de terminado el período de implementación y en caso de ser requerido para tal efecto. El costo del soporte técnico posterior no estará incluido en el precio inicial y el OSCE no estará obligado a contratarlo.

Para la fase de Soporte Post Implantación el proveedor propondrá un equipo reducido capaz de atender dicha fase, el mismo que incluirá necesariamente por el periodo definido el personal necesario que participará en la atención de las incidencias presentadas durante la garantía de los sistemas.

6.12.- Horas Adicionales de Soporte

El proveedor indicará el catálogo de servicios profesionales que debe proporcionar durante la operación del Sistema Trámite Documentario y Sistema de Archivo (consultoría, expertos, desarrollo, etc.). El proveedor alcanzará información del personal disponible para proporcionar estos servicios, localización y su experiencia, añadiendo las tarifas por perfiles.

El OSCE considerará esta información si durante la etapa de garantía necesitara tomar alguno de estos servicios para efectos de mantenimiento evolutivo del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo.

6.13.- Software y Hardware Incluido en la Solución

El proveedor detallará el software que entregará al OSCE como parte de su solución para el correcto funcionamiento y uso legal de acuerdo a lo planteado en la propuesta técnico-económica el cual deberá estar licenciado.

En el caso de las licencias se otorgará al OSCE el derecho de uso permanente y sin obligaciones o requisitos onerosos posteriores o adicionales, el cual se entregará a los días de acuerdo ley de suscrito el contrato.

6.14.- Consideraciones Generales

Adicionalmente a lo descrito anteriormente se define las siguientes consideraciones generales del proyecto:

6.14.1.- Lugar de prestación

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El proveedor deberá disponer de un ambiente propio, en el cual pueda realizar la implementación de los requerimientos del sistema.

El OSCE facilitará y/o dispondrá un ambiente de reuniones para que pueda realizarse reuniones de trabajo. Es importante que el proveedor respete el horario de oficina y efectúe previamente las coordinaciones cuando sea necesario laborar fuera de hora o en instalaciones específicas. Sin perjuicio de lo anterior, como ya se describió, el proveedor podrá efectuar las tareas que considere conveniente en sus oficinas u otras instalaciones.

El proveedor deberá dimensionar los entornos de trabajos requeridos, correspondientes a las etapas de implementación del Sistema Trámite Documentario y Sistema de Archivo, especificando los recursos de hardware, los componentes y el software base necesarios para desarrollar su trabajo sin contratiempos y de la manera más eficiente.

Asimismo, deberá de considerar lo siguiente:

Todo el equipamiento (hardware, software, licencias, servidores de desarrollo) necesario para el despliegue del trabajo del equipo de desarrollo deberá ser proporcionado por el proveedor. Esto incluye su entorno de desarrollo y de pruebas. El mismo que deberá ser coordinado y aprobado por la Dirección del SEACE para no transgredir los estándares de desarrollo, gestión de proyectos y calidad aprobada.

El proveedor deberá adecuarse al horario de trabajo del OSCE y registrará la entrada y salida de su personal de nuestras instalaciones. El formato de registro será proporcionado por el OSCE.

Todos los útiles de oficina necesarios serán proporcionados por el proveedor, tales como impresora, papel, tóner, entre otros.

Las pruebas que realice el OSCE, como parte de sus actividades para dar conformidad al producto, se ejecutarán en su ambiente de pruebas, utilizando únicamente el manual de instalación y configuración (entregable) preparado por el proveedor. El ambiente estará constituido por servidores y será similar al ambiente de producción. La instalación y configuración del ambiente de producción se hará con el manual empleado para instalar y configurar el ambiente de pruebas. El ambiente de pruebas y producción es de uso exclusivo del OSCE.

El ambiente de capacitación será creado y proporcionado por el OSCE. Para instalar y configurar este ambiente también empleará el manual de instalación y configuración del ambiente de pruebas.

El ambiente de producción de la solución estará ubicado dentro del Centro de Cómputo que el OSCE asignará.

6.14.2.- Requerimientos de conectividad, Hardware y Software.

El proveedor detallará los requerimientos de Hardware y Software para poder desarrollar sus labores.

En general, el OSCE proveerá los accesos de conectividad necesarios, pero será responsabilidad de la firma contar con los elementos que sean inherentes a su contrato.

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6.15.- Requerimientos Funcionales.

Los requerimientos funcionales que se muestran en esta sección deberán ser validados y verificados por la Oficina de Administración y Oficina de Gestión Institucional, motivo por el cual proveedor deberá detallar, actualizar y agregar otros requerimientos, cuando se realice el Modelo de Negocio, Requisitos y Análisis y Diseño.

6.15.1.- General.

Los requerimientos funcionales generales del Sistema de Trámite Documentario son los siguientes:

El sistema debe ser un sistema Web, en donde no existe limitaciones de ubicación geográfica. El mismo que nos permitirá mantener centralizada la información porque todas las unidades orgánicas, incluyendo la Oficinas Zonales podrán acceder al sistema.

Este sistema debe estar completamente integrado con el Sistema de Archivo y Sistema ERP del OSCE. Para ello deberá poder exponerse sus servicios.

El sistema debe tener un Módulo de Administración de Usuarios, el mismo que debe integrarse con el Sistema de Seguridad del OSCE. Con este sistema se debe administrar los permisos a los recursos del sistema, el mismo que podrá agruparse en roles, y los roles en perfiles o grupos de usuarios. Debe existir necesariamente un Administrador del Sistema, el mismo que gobernará todos los accesos al sistema.

El sistema debe tener un Módulo de Configuración de los Parámetros del sistema, el mismo que debe permitir administrar todas las funcionalidades del Sistema de Trámite Documentario. Por ejemplo se debe administrar, las unidades orgánicas, los tipos de documentos, la estructura de los documentos, la numeración y forma del documento, la asignación de personal a la unidad orgánica, agregar requisitos de los documentos cuando se presente por Mesa de Partes o Atención al Usuario, entre otros.

El sistema debe tener un Módulo de Mesa de Partes, el mismo que debe poder agregar y/o abrir las mesas de partes que se consideren sin necesidad de implementar o modificar el sistema (la administración de estas funcionalidades deben encontrarse en el Módulo de Configuración de los Parámetros del sistema). El módulo debe permitir recibir documentos en físico, tener la posibilidad de escanear los documentos, generar el código de barra que corresponda en el ticket que se genera al recibir un documento, deber permitir derivar el documento a la unidad orgánica que corresponda con el archivo escaneado, tener una interfaz para remitir el físico al archivo de la unidad orgánica que corresponda o Archivo del OSCE (situación de las Oficinas Zonales), tener un buscador empleando un lector de código de barras para evitar la digitación por el teclado, tener los requisitos de la presentación de documentos (la lista de requerimientos por tipo de documento y tipo de trámite debe ser configurable y debe poder realizarse a través del Módulo Configurador de Parámetros).

El sistema debe tener un motor de Workflow, el mismo que debe permitir agregar flujos de movimiento de documentos, por defecto tiene que cargarse en el sistema la estructura orgánica del OSCE, la misma que debe poder configurarse en cualquier momento. El motor de

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Workflow debe estar incluido en el Módulo de Configuración de Parámetros. Con esta funcionalidad se deberá cargar los procedimientos TUPA del OSCE, el mismo que debe considerar los tiempos para su atención. Los documentos físicos ingresados por Mesa de Partes o Atención al Usuario y los Formularios Electrónicos deberán utilizar el motor de Workflow.

El sistema debe diferenciar los tipos de documentos simples o compuestos como memorando, carta, oficio, etc., del tipo de documento contenedor (o expediente) el cual puede contener los tipos de documentos simples, compuestos y/u otros expedientes. La derivación de los tipos de documentos simples o compuestos puede realizarse de una a una, de una a muchas unidades orgánicas y/o personas con una solicitud de acción específica (las acciones de los tipos de documentos deben ser administrados en el Módulo de Configuración de Parámetros, los cuales pueden ser Informe, Proceder, Archivar, etc.). Asimismo, el tipo de documento contenedor (o expediente) puede derivarse de una a una, de una a muchas unidades orgánicas y/o personas con una solicitud de acción específica. Los tipos de documento contenedor (o expediente) tienen estados diferentes a los estados de los documentos simples, compuestos y expedientes contenidos, los cuales deben poder derivarse a la unidad orgánica que corresponda contenidos con el expediente. Los documentos contenidos en un tipo de documento expediente no pueden derivarse en forma independiente a través del sistema, mientras estén contenidos en un expediente. Para poder derivarse en forma independiente un documento y/o expediente contenido en un expediente, primero tiene que ser liberado del documento contenedor por el usuario que adjunto el documento o el Administrador del sistema (también el usuario del tipo Supervisor, Sub Director o Jefe de Unidad y Director o Jefe de Oficina del sistema).

El sistema debe tener un Módulo de Generación de Tipos de Documentos a través de Formularios los mismos que podrán derivarse entre las unidades orgánicas. Las secciones de los formularios electrónicos deben ser configurables en el Módulo de Configuración de Parámetros. Asimismo, debe disponer de un formulario editor similar al Microsoft Word incrustado en el módulo para cualquier otro documento que se decida emplear en el futuro. También debe disponer de la funcionalidad adjuntar referencias de documentos que existen en trámite documentario y otros tipos de documentos. Los formularios deben disponer de una funcionalidad de impresión de acuerdo a los formatos de la entidad, esto debido a que existe la posibilidad de remitir en impreso los documentos a otras entidades. Finalmente, los formularios deben disponer de la funcionalidad reservado el mismo que debe encriptar la información del documento.

El sistema debe tener un Módulo de Mensajería por Courier.

El sistema debe tener un Módulo de Mensajes para alertar el estado de los documentos a la persona, supervisor, Sub Director o Jefe de Unidad, y Director o Jefe de Oficina.

El sistema debe tener un Módulo de Reportes del estado de los documentos. Esta funcionalidad debe poder agrupar la información de acuerdo a la estructura orgánica del OSCE.

El sistema debe tener un Módulo de Auditoria que permita activar, monitorear y rastrear documentos de unidades orgánicas y documentos sensibles de alto valor para la Seguridad de la Información del OSCE. Además de disponer los campos de auditoría que correspondan.

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Todos los módulos del sistema deben disponer de una bandeja con criterios de búsqueda básica y avanzada, el mismo que devolverá los registros encontrados para acceder a las funcionalidades para registrar nuevos datos, modificar datos, eliminar datos, publicar datos y visualizar los datos a través de un reporte. Las bandejas deben alertar a los usuarios sobre los tiempos que disponen para atender los documentos, quien tiene el documento, los documentos que estén fuera de plazo con la cantidad de días de desfase, y los documentos atendidos. Las bandejas deben permitir acceder a la información en forma jerárquica, es decir que la unidad orgánica que se encuentre encima de otras unidades orgánicas, debe poder acceder a toda la información almacenada. Por ejemplo, Alta Dirección del OSCE debe poder acceder a toda la información almacenada en las unidades orgánicas de acuerdo a la estructura orgánica del OSCE.

Todos los módulos del sistema deben disponer de mensajes a nivel de formulario y campo. Los campos requeridos en un formulario deben ser alertados a los usuarios del sistema. Los mensajes sobre la disponibilidad de los servicios deben ser alertados a los usuarios del sistema.

El sistema debe estar preparado para incorporar la firma digital.

Las herramientas que conforman la arquitectura del sistema, deben incluir las licencias y/o soporte por tres años.

El sistema tiene que tener las funcionalidades de archivo en unidad orgánica, Archivos periféricos, Archivo Institucional, y Archivo de un Proveedor. La configuración o parametrización del Sistema de Archivo debe realizarse en el Módulo de Configuración de Parámetros del Sistema de Archivo.

El sistema debe integrarse con el Sistema RNP, Sistema SEACE, Sistema de Seguridad, Sistema de Tribunal de Contrataciones, Sistema de Arbitraje, y Sistema de Supervisión.

El detalle de los Requerimientos Funcionales del área usuaria se detallan en el Anexo C.

Los requerimientos funcionales generales del Sistema de Archivo son los siguientes:

El sistema debe ser un sistema Web, en donde no existe limitaciones de ubicación geográfica. El mismo que nos permitirá mantener centralizada la información porque todas las unidades orgánicas, incluyendo la Oficinas Zonales podrán acceder al sistema. Este sistema debe tener todas las funcionalidades de un sistema de archivo de acuerdo al marco normativo del Sistema Nacional de Archivos.

Este sistema debe estar completamente integrado con el Sistema de Trámite Documentario y Sistema ERP del OSCE.

El sistema debe tener un Módulo de Administración de Usuarios, el mismo que debe integrarse con el Sistema de Seguridad del OSCE. Con este sistema se debe administrar los permisos a los recursos del sistema, el mismo que podrá agruparse en roles, y los roles en perfiles o grupos de usuarios. Debe existir necesariamente un Administrador del Sistema, el mismo que gobernará todos los accesos al sistema.

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El sistema debe tener un Módulo de Configuración de los Parámetros del sistema, el mismo que debe permitir administrar todas las funcionalidades del Sistema de Archivo. Por ejemplo se debe administrar, las unidades orgánicas, la asignación de personal a la unidad orgánica encargada de realizar el archivamiento, entre otros.

El sistema debe permitir buscar un documento por código de barras con un dispositivo periférico, sin necesidad de digitarlo por teclado.

El sistema debe permitir agregar al Workflow del Sistema de Trámite Documentario el flujo que debe seguir en el Sistema de Archivo de acuerdo al negocio de este último sistema.

El sistema debe tener funcionalidades de organización de documentos de acuerdo al negocio de archivo, el mismo que debe ser administrable y fiel reflejo a lo físico.

El sistema debe archivar documentos en físico y documentos electrónicos.

El sistema debe tener un formulario de ubicación del o los documentos. Esto debe realizarse a través de una bandeja de búsqueda.

El sistema debe tener un Módulo de Mensajes para alertar el estado de los documentos a la persona, supervisor, Sub Director o Jefe de Unidad, y Director o Jefe de Oficina.

El sistema debe tener un Módulo de Reportes del estado de los documentos. Esta funcionalidad debe poder agrupar la información de acuerdo a la estructura orgánica del OSCE y las respectivas agrupaciones documentales previamente definidas a nivel de: fondo, sub fondo, secciones, series y sub series.

El sistema debe tener un Módulo de Auditoria que permita activar, monitorear y rastrear documentos de unidades orgánicas y documentos sensibles de alto valor para la Seguridad de la Información del OSCE. Además de disponer los campos de auditoría que correspondan.

Todos los módulos del sistema deben disponer de una bandeja con criterios de búsqueda básica y avanzada, el mismo que devolverá los registros encontrados para acceder a las funcionalidades para registrar nuevos datos, modificar datos, eliminar datos, publicar datos y visualizar los datos a través de un reporte.

Todos los módulos del sistema deben disponer de mensajes a nivel de formulario y campo. Los campos requeridos en un formulario deben ser alertados a los usuarios del sistema. Los mensajes sobre la disponibilidad de los servicios deben ser alertados a los usuarios del sistema.

El sistema debe estar preparado para incorporar la firma digital.

Las herramientas que conforman la arquitectura del sistema, deben incluir las licencias y/o soporte por tres años.

El sistema debe integrarse con el Sistema RNP, Sistema SEACE, Sistema de Seguridad, Sistema de Tribunal de Contrataciones, Sistema de Arbitraje, y Sistema de Supervisión.

El detalle de los Requerimientos Funcionales del área usuaria se detallan en el Anexo D.

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A modo de ejemplo, listamos la siguiente figura donde puede servir de referencia la cantidad de documentos que fluye en las oficinas zonales.

Tabla 5. Trámite Documentario por Oficina Zonal durante 2013 – Según Región. CUADRO Nº 02 - TRAMITE DOCUMENTARIO POR OFICINA ZONAL DURANTE EL 2013 - SEGÚN REGIÓN

N° Oficinas ZonalesDirección de

Arbitraje Administrativo

Dirección de Supervisión

Dirección del SEACE

Diversas Direcciones

(*)DTN OGI

Presidencia Ejecutiva

OSCE

Procaduría OSCE

Dirección de Registro

Nacional de Proveedores

Unidad de Finanzas

Tribunal OSCE

Total Registro

Promedio de Servicios por

Mes


Día


Hora

1 TRUJILLO 7 35 62 104 2 2 0 4 2193 139 40 2588 1,294 59 72 HUARAZ 5 27 48 86 2 1 0 6 1702 108 31 2016 1,008 46 63 HUANCAYO 5 27 47 83 2 1 0 6 1660 105 30 1966 983 45 54 CHICLAYO 5 25 44 77 2 1 0 6 1555 99 28 1842 921 42 55 PIURA 4 21 37 65 1 1 0 5 1305 83 24 1546 773 35 46 CUSCO 4 20 35 62 1 1 0 5 1244 79 23 1474 737 34 47 AREQUIPA 4 18 33 58 1 1 0 4 1152 73 21 1365 683 31 48 HUANUCO 3 18 32 56 1 1 0 4 1115 71 20 1321 661 30 49 AYACUCHO 3 15 27 49 1 1 0 4 964 61 17 1142 571 26 310 ICA 3 14 24 42 1 1 0 3 858 54 16 1016 508 23 311 PUNO 3 13 23 41 1 1 0 3 826 52 15 978 489 22 312 TARAPOTO 2 10 18 31 1 0 0 2 622 40 11 737 369 17 213 IQUITOS 2 10 17 30 1 0 0 2 598 38 11 709 355 16 214 PUCALLPA 2 8 15 26 1 0 0 2 519 33 9 615 308 14 215 CAJAMARCA 2 8 14 23 1 0 0 2 489 31 9 579 290 13 216 TUMBES 1 7 13 23 0 0 0 2 452 29 8 535 268 12 117 TACNA 1 7 12 21 0 0 0 2 421 27 8 499 250 11 118 ABANCAY 1 5 8 15 0 0 0 1 286 18 5 339 170 8 119 HUANCAVELICA 1 4 7 12 0 0 0 1 263 17 5 310 155 7 120 PUERTO MALDONADO 0 1 1 3 0 0 0 0 44 3 1 52 26 1 0

58 293 517 907 19 12 0 64 18,268 1,160 332 21,629 10,815 492 600.27% 1.35% 2.39% 4.19% 0.09% 0.06% 0.00% 0.30% 84.46% 5.36% 1.53%

Fuente: Sistema Operativo Xportal - OSCE y Mesa partes de TC - Enero a Febrero 2013(*) Corresponde a documentos registrados como "Comunicaciones Diversas" y "Colaboración entre Entidades".

Total Registro% Participación por División

6.15.2.- Interfaces.

El Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo debe integrarse con los siguientes sistemas del OSCE:

Sistema de Seguridad del OSCE.

Sistema del Registro Nacional de Proveedores (Sistema RNP) en sus diferentes versiones.

Sistema de Contrataciones del Estado (Sistema SEACE) en sus diferentes versiones.

Sistema de Tribunal de Contrataciones del Estado.

Sistema ERP, este sistema estará construyéndose en paralelo a estos sistemas, sin embargo se debe exponer los servicios para este sistema.

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Portal OSCE, Portal RNP, Portal Arbitraje, y Portal del SEACE mediante el cual se podrá consultar los registros autorizados por la entidad como públicos, para ello se deberá implementar una consulta pública que a través del portal que corresponde aparecerá solo la información de la unidad orgánica propietaria del portal.

Otros sistemas, este sistema deberá exponer sus servicios a otros sistemas, es decir por ejemplo un nuevo sistema podrá llamar a los servicios expuestos y cargarlo como una librería a un nuevo sistema. Esta actividad no tendrá ningún costo adicional para la entidad.

El Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo debe integrarse con los siguientes sistemas externos:

Servicio de SUNAT.

Servicio de RENIEC, se validará la disponibilidad de este servicio.

Servicio de SUNARP, se validará la disponibilidad de este servicio.

6.16.- Requerimientos No Funcionales.

Los sistemas deberán considerar lo siguiente:

6.16.1. Funcionalidad Horizontal

Más allá de la funcionalidad específica requerida para cada proceso de negocio soportado, el sistema requiere tener las siguientes características:

Exportación de información a formatos compatibles (Microsoft Office, Open Office, etc.).

Registro de las actividades y de los agentes responsables de ejecutarlas en el sistema. Estos agentes deberán ser validados y consistenciados en sus datos básicos.

Buscador eficiente de información (operadores booleanos).

Acceso a banners y links.

Ayudas contextuales, que brinden información del proceso u opción en curso.

Manejo de permisos para acceder a los recursos del sistema, debe entenderse como recursos menú, opciones de menú (y los diversos niveles de menú), pantallas, criterios de búsqueda, campos de registro, campos de visualización, listados y en general todo componente de visualización del sistema.

Relleno de campos de descripciones u otros, con información de tablas y/o datos ya registrados, que eviten duplicar el ingreso de información.

Integración fluida de video, sonido, imágenes.

Capacidad de administración documental con soporte a distintos formatos de archivos.

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Herramientas de notificación y trigger automático de acciones.

Integración fluida con e-mail desde las distintas pantallas de la Aplicación Web.

Salidas impresas definibles.

Acceso a información relevante de referencia.

Seguimiento y monitoreo de funcionalidades principales.

Administrador de contenidos.

Idiomas: Multilingüe Español, Inglés y traducible a cualquier idioma.

El sistema debe tener la capacidad de generar un “ambiente de capacitación” para los actores del negocio.

El sistema debe tener la capacidad de notificar el incumplimiento o transgresiones al marco normativo.

El sistema debe proveer alertas para el monitoreo del sistema:

Incumplimiento de regla de negocio.

Notificar al usuario.

Constancia del aviso.

Bloquear cualquier acción del usuario.

Tener en cuenta los registros observados, para que se pueda mantenerlo.

6.16.2. Arquitectura

En el Anexo B se encuentran las consideraciones técnicas del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo.

6.16.3. Otras consideraciones

A continuación se describen otras consideraciones que tiene que tener en cuenta el proveedor:

6.16.3. 1. Marco de Referencia.

El marco de referencia a emplear en este sistema es el siguiente:

Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 17799:2007 EDI, TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN. Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información. 2ª Edición”.

6.16.3. 2. Normas y Estándares (Ejem. Sistema 100% WEB y uso de protocolos estándar).

Para alcanzar el producto de software se requerirá las siguientes normas y estándares:

El OSCE a través de la Dirección del SEACE proporcionará estándar de programación en Java (o lenguaje elegido) y Base de Datos Oracle 11g.

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El OSCE a través de la Dirección del SEACE proporcionará la Metodología de Desarrollo de Software y plantillas la cual está basada en RUP y UML.

El OSCE a través de la Dirección del SEACE proporcionará la Metodología de Gestión de Proyectos y plantillas la cual está basada en PMI.

El OSCE a través de la Dirección del SEACE proporcionará la Metodología de Calidad y plantillas la cual permite realizar aseguramiento de calidad y control de calidad de software basada en la norma ISO 9000.

Accesibilidad: El diseño del sistema deberá tener en cuenta las características actuales de la infraestructura informática que posee nuestra sociedad, por lo tanto las interfaces deberán ser lo más livianas posibles y quedando descartado cualquier mecanismo que obligue a instalar aplicaciones clientes en las PC.

Acceso a Internet: Debido a esta realidad, el Sistema deberá ser construido íntegramente sobre ambiente Internet, descartando cualquier solución cliente servidor que se pueda encontrar en el mercado, ya que sería materialmente imposible instalar un sistema de este tipo sobre infraestructura inexistente.

Seguridad y Accesibilidad: Esta consideración también se deberá tener en cuenta para la solución de seguridad aplicada a todas las transacciones que se realicen en el marco del negocio. Esta solución deberá de ser sumamente económica y no utilizar medios físicos onerosos para los participantes del sistema. Asimismo, otra consideración técnica que habrá que tener en cuenta es la referida a los protocolos de comunicación, debiendo emplearse protocolos estándares certificados, tal como TCP/IP con SSL como medio de comunicación segura, y puertos estandarizados de comunicación, ya que algunos usuarios se conectarán detrás de firewalls y proxy’s.

6.16.3. 3.- Derechos de Propiedad.

OSCE tendrá todos los derechos intelectuales inherentes de las funcionalidades del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo implementado, y será propietario de los entregables y su contenido, el código fuente, estándares y normas entregados.

6.16.3. 4.- Coexistencia y Gradualidad.

Se ha definido como necesario e indispensable permitir la coexistencia de los mecanismos tradicionales, basados en medios físicos y trámites manuales, permitiendo la actuación de los usuarios conforme al sistema tradicional vigente. Sin embargo, cuando el usuario defina un proceso como “electrónico” no será aceptable la documentación en medio físico tradicional.

Asimismo, en vista que se trata de introducir a los usuarios en el mundo digital y esto requiere, de cierto nivel de inversiones que permitan la conectividad y la capacitación y “culturización” de los usuarios, se ha definido que los actores del negocio lo hagan en forma gradual y progresivamente, de acuerdo a la infraestructura de informática y de comunicaciones y a la disponibilidad de conectividad con que cuenten.

6.16.3. 5. Codificación de las Entidades y Actores Importantes.

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Se ha definido como necesario e indispensable permitir la coexistencia de los sistemas debido a ello se debe considerar como parte del análisis las equivalencias, consumo y exposición de los servicios para codificar a las entidades y actores importantes del negocio de la implementación de este nuevo sistema. Esta tarea será coordinada con personal de la Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos.

6.16.3. 6. Estandarización y Simplificación.

Se debe buscar estandarizar las reglas de negocio empleando los estándares definidos y simplificar los pasos requeridos para terminar una tarea en el sistema. Esta tarea será coordinada con personal de la Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos.

6.17. Requerimientos de Integración

El funcionamiento del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo requiere obligatoriamente la existencia de interfaces de integración empleando los conceptos de SOA con diversos sistemas, alguno de los cuales deberá ser implementado en el proyecto:.

6.17. 1. Sistema de Seguridad.

El OSCE proporcionará el módulo de seguridad el cual será incrustado en los nuevos Sistemas, el cual ofrece servicios de acceso a los recursos a un determinado usuario del sistema, el sistema tendrá las siguientes características:

Sistema de seguridad y control de acceso.

Esquema de seguridad con control de acceso multinivel.

6.17.2. Sistema del Registro Nacional de Proveedores (Sistema RNP) en sus diferentes versiones.

Todo documento que ingresa por mesa de partes para la Dirección del Registro Nacional de Proveedores debe ser expuesto a través de servicios. Asimismo, todo documento que haya sido derivado a través del Sistema de Trámite Documentario debe ser expuesto a través de servicios. Se deberá mantener el control del flujo del documento por esta razón debe tener un servicio que el Sistema de Registro Nacional de Proveedores invocará para actualizar el destino del documento y la asignación del documento.

6.17.3. Sistema de Contrataciones del Estado (Sistema SEACE) en sus diferentes versiones.

Todo documento que ingresa por mesa de partes para la Dirección del SEACE debe ser expuesto a través de servicios. Asimismo, todo documento que haya sido derivado a través del Sistema de Trámite Documentario debe ser expuesto a través de servicios. Se deberá mantener el control del flujo del documento por esta razón debe tener un servicio que los diferentes módulos del SEACE invocará para actualizar el destino del documento y la asignación del documento.

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6.17. 4. Sistema de Tribunal de Contrataciones del Estado.

Todo documento que ingresa por mesa de partes para el Tribunal de Contrataciones del Estado debe ser expuesto a través de servicios. Asimismo, todo documento que haya sido derivado a través del Sistema de Trámite Documentario debe ser expuesto a través de servicios. Se deberá mantener el control del flujo del documento por esta razón debe tener un servicio que el Sistema de Tribunal de Contrataciones del Estado invocará para actualizar el destino del documento y la asignación del documento.

6.17. 5. Sistema GERP.

Este sistema estará construyéndose en paralelo a estos sistemas, sin embargo se debe exponer los servicios para este sistema. Asimismo, el Sistema GERP colocará las tablas comunes como unidades orgánicas, personal, entre otros para que sean utilizados por el Sistema de Trámite Documento y Sistema de Archivo. Esta integración deberá ser coordinada con la Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos.

6.17. 6. Portal OSCE, Portal RNP, Portal Arbitraje, y Portal del SEACE.

Se podrán consultar los registros autorizados por la entidad como públicos, para ello se deberá implementar una consulta pública que a través del portal que corresponde aparecerá solo la información de la unidad orgánica propietaria del portal.

6.17. 7. Integración con otros sistemas.

El Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo deberá permitir consultas y validaciones de los códigos definidos a través de Web Services, con sistemas de otras entidades como por ejemplo SUNAT, RENIEC, SUNARP, entre otras.

Estos sistemas deberán exponer sus servicios a otros sistemas, es decir por ejemplo un nuevo sistema podrá llamar a los servicios expuestos y cargarlo como una librería a un nuevo sistema. Esta actividad no tendrá ningún costo adicional para la entidad. Esta integración deberá ser coordinada con la Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos.

6.18. Requerimientos Técnicos (integración con equipos y SW comercial)

La consultoría deberá considerar los siguientes requerimientos técnicos.

6.18.1. Mecanismos de identificación electrónica.

Conforme a los requerimientos, además del establecimiento de conexiones seguras en ambas vías, las propuestas que se envíen por medio electrónico deberán incorporarse mecanismos de identificación

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electrónica, en lugar de la firma autógrafa. Cabe señalar que debido a las características especiales de este sistema, estos mecanismos no deberán utilizar medios físicos, tales como token, card, ni ningún otro elemento de este tipo, que implique mayores costos para los usuarios.

Respecto a los mecanismos de identificación electrónica, éstos garantizan la confidencialidad, integridad y autenticidad de los documentos y consecuentemente la información. La confidencialidad se refiere a la capacidad de mantener un documento electrónico inaccesible a todos, excepto a quien está dirigido. La integridad está referida a la capacidad de asegurar que el contenido del documento electrónico recibido por el destinatario no ha sufrido modificación alguna. La autenticidad se refiere a la capacidad de determinar que el autor ha establecido su reconocimiento y compromiso sobre el contenido del documento electrónico.

Ambos aspectos, el de la confidencialidad y el de la autenticidad, se deberán resolver mediante la utilización usuarios y claves de acceso así como la función de “Solo Lectura” de los documentos enviados.

6.18.2. Consideraciones para el desarrollo del sistema.

El Proveedor deberá tener en consideración para el desarrollo del sistema lo siguiente:

6.18.2.1. Consideraciones funcionales.

Seguridad.

La seguridad del sistema deberá ser restrictiva tanto a nivel de funciones como a nivel de datos, según roles que tengan asignado los usuarios. Asimismo se deberá considerar la encriptación de aquella información que se considere confidencial, tanto a nivel WAN como a nivel LAN. Se deberá contemplar el empleo de mecanismos de autenticación e encriptación tales como los certificados electrónicos y digitales. Los requerimientos de seguridad deben considerar los siguientes aspectos:

Tabla 6. Lista de Requerimientos de Seguridad que debe tener un sistema.

Requerimientos de Seguridad

Descripción

Autenticidad

La cual debe asegurar que los usuarios del sistema son quienes dicen que son y que se puede verificar su autenticidad. La solución debe basarse en la dupla user/password y potencialmente incorporar soluciones más robustas de autentificación, incluyendo time stamping.

AutorizaciónCorresponde a los poderes conferidos a cada usuario, en el caso de los compradores, a la autorización requerida para que un usuario realice alguna acción en el sistema.

Confidencialidad Debe proveer mecanismo para asegurar la confidencialidad de datos y transacciones, por ejemplo a través de sesiones seguras vía SSL u otros

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mecanismos de encriptación.

Integridad El sistema debe asegurar la integridad de datos y transacciones.

No-repudiación

No-repudiación significa que un usuario no pueden negar una transacción, por lo que el sistema debe entregar mecanismo de no repudiación.

TrazabilidadEl sistema debe proveer de mecanismos de realizar un seguimiento a las transacciones y a la historia contenida en el sistema.

Requerimientos a equipos de

usuarios finales

El uso del sistema no debe requerir equipamiento y/o una plataforma tecnológica fuera de los estándares normales.

Interfaz Gráfica de Usuario.

El diseño de las interfaces de los usuarios deberá ser sumamente amigable e intuitivo. Asimismo deberán de ser lo más livianas posibles a fin de agilizar su carga en los navegadores.

Re-uso Intensivo.

El concepto de reutilización de componentes empresariales deberá ser aplicado, para generar librerías de objetos con código probado, eficiente y mantenible.

Ingreso de datos.

Debido a la diversidad de escenario que presenta la realidad de las entidades y los proveedores, el sistema debe permitir que la información sea suministrada por diferentes medios, tanto en archivos en medios digitales, como enlínea.

Consistencia y Calidad de la Información.

Toda la información manejada por el sistema, en particular por cada uno de sus módulos, debe tener consistencia y calidad. Esto implica que la solución debe contar con los mecanismos de control, validación, completitud y racionalidad que garanticen dicha consistencia y calidad.

Parámetros determinados por el usuario en las consultas.

En los reportes o consultas solicitados por el usuario, y en general, en toda consulta de datos, deberá existir la opción de determinar el período de consulta de datos (diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, anual o un rango de fechas). Asimismo, todas las consultas deberán permitir la visualización de los datos con diferentes opciones de gráficos.

Procesos óptimos.

Se deberá tomar como base la definición de los procesos actuales, estos procesos deberán ser revisados y el proveedor podrá proponer mejoras, las cuales podrán ser implementadas según su implicancia en la normativa vigente, es decir que sea viable modificar leyes, reglamentos o directivas que incorporen

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las mejoras propuestas. Para el modelamiento de procesos se usará el uso de una herramienta de BPM (Business Process Managment).

Flexibilidad.

El sistema deberá ser flexible, de tal forma que los cambios puedan ser manejados por alteraciones en el valor de sus parámetros, por lo tanto la codificación de los programas deberá estar libre de la utilización de valores fijos (constantes) que obliguen a mantenimiento posterior por este concepto.

Ayudas en línea.

El sistema deberá contar con la opción de ayudas en línea para obtener una breve descripción de las funciones y acciones que se definan en las diferentes interfaces de modo tal que todo usuario del sistema pueda operarlo fácilmente.

Segmentación de acuerdo a necesidad, 1:1/n.

Se deberá poder realizar diferentes tipos de segmentaciones. El modelo de datos debe garantizar una evolución hacia una profundización del conocimiento de los participantes, teniendo la capacidad de ser flexible en la agregación de campos e información.

Funciones de auditoría.

En coordinación con el OSCE se definirán funciones que brinden facilidades de pistas de auditoría (registro de usuarios, acciones, fecha, hora, imágenes anteriores y posteriores, entre otras).

Control de Cambios.

El proceso debe describir cómo controlar, rastrear y monitorear cambios de manera de permitir un desarrollo iterativo exitoso. Controlar los cambios de todos los artefactos del sistema (modelos, código, documentos, etc.).

Help Desk.

Debe permitir a los usuarios realizar consultas sobre la operación del sistema, así como sobre temas administrativos y legales, canalizando dichas consultas a los especialistas del OSCE según el tema.

Información no estructurada.

Para la información no estructurada, se deberán disponer de una herramienta que permita las búsquedas “full-texto” y a través de formularios electrónicos programables.

Tiempo de respuesta.

El sistema deberá tener un tiempo de respuesta aceptable, el cual deberá ser menor a 5 segundos para transacciones efectuadas sobre conexiones de banda ancha.

6.18.2.2. Consideraciones técnicas.

Marco de referencia.

De acuerdo a las políticas y estándares definidos por el OSCE.

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Arquitectura.

El sistema debe estar diseñado para funcionar en un ambiente Web y una arquitectura mínima de tres (03) capas, en la que se pueda diferenciar y separar la capa de presentación, la capa de lógica de negocio y la capa de datos. En este sentido la aplicación debe estar diseñada para funcionar con un middleware.

Sistema Operativo.

El sistema operativo en donde residirá el sistema será de alta disponibilidad, contemplando que el Sistema se convertirá en un sistema de misión crítica para el funcionamiento del aparato estatal. El OSCE proporcionará como mínimo el Hardware y Sistema Operativo del ambiente de pruebas y producción.

Servidor de aplicaciones.

Se usará un servidor de aplicaciones que permita aprovechar al máximo los componentes nativos para los que está diseñado. El proveedor deberá proporcionar las licencias que sean necesarias como parte de la solución y propuesta técnica. Las licencias que serán cedidas al OSCE deben otorgarse desde la conformidad del servicio y por tres años de soporte.

Software de desarrollo.

Se deberá considerar el uso de software de desarrollo que permita el desarrollo de los componentes estándar de las aplicaciones Web. El mismo que debe ser coordinado y aprobado por la Dirección del SEACE.

Manejador de Base de Datos.

Se deberá utilizar el motor de base de datos definido por el OSCE. El proveedor deberá proporcionar las licencias que sean necesarias como parte de la solución y propuesta técnica.

Motor de búsquedas “full-texto”.

Permita ubicar información no estructurada a través del uso de operadores booleanos.

Documentación.

Se deberá hacer uso de una herramienta CASE para apoyar en el análisis y diseño del sistema, la cual será aprobada por el OSCE. Para el proyecto se debe emplear Power Designer Versión 16.1. El OSCE no proporcionará esta herramienta, sin embargo el proveedor debe utilizar esta herramienta.

Hardware y Software Complementario.

Se deberá definir alternativas de hardware y/o software complementario requeridos para el mejor funcionamiento de la aplicación. La recomendación planteada deberá ser coordinada y aprobada por el OSCE.

Estándares del Sistema.

Todos los entregables a presentar (datos, procesos, programas, diagramas, documentación y demás objetos en general), deberán ceñirse a la nomenclatura y estándares definidos y aprobados por la

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Dirección del SEACE, de modo que se garantice un fácil entendimiento del sistema y un mantenimiento total al alcance de terceros.

Especificaciones del front-end.

Los front-end de la aplicación deberán cumplir la especificación HTML 4.01 de w3Consortium (http://www.w3.org/TR/html4/). Estas páginas deberán tener igual funcionalidad en los navegadores más comunes del mercado, tales como Microsoft Explorer, Google Chrome, Mozilla FireFox, Safari. Asimismo los estilos aplicados deberán cumplir las especificación Cascading Style Sheets, level 2 CSS2 Specification (http://www.w3.org/TR/REC-CSS2/). Emplear la última tecnología dispuesta o libre para el front-end el mismo que será considerado en la evaluación de la propuesta técnica.

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7.- Gestión del Proyecto de Análisis, Diseño, Construcción, Pruebas, e Implantación del Nuevo Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo.

La gestión del proyecto se deberá dar en base a las metodologías elaboradas y aprobadas por la Dirección del SEACE y deberá emplearse por el periodo que dure la implementación de los requerimientos del usuario. A continuación se muestra la cadena de valor de las metodologías elaboradas y aprobadas que rigen el desarrollo y mantenimiento de software en el OSCE.

Mejora Continua (o Reingeniería de Procesos)

Aspectos Técnicos de Software

Figura 1. Enfoques metodológicos de la Dirección del SEACE del OSCE.

Nota: Descripción de la cadena valor de la Dirección del SEACE.01 -> Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos de Software.02 -> Plan de Calidad, basado en RUP, COBIT, ISO.03 -> Metodología BPM para el Diseño de Procesos.04 -> Gestión del Cambio, basado en RUP.05 -> Plan de Comunicación, basado en PMI.06 -> Metodología de Desarrollo de Software y Metodología de Mantenimiento de Software.07 -> Metodología de Implantación de Software, basado en RUP.08 -> Metodología de Soporte de Software, basado en ITIL.09 -> Proceso PMI, se empleará las buenas prácticas de este proceso.10 -> Lenguaje de Modelamiento de Software, basado en UML.11 -> Plan de Ejecución del Software, basado en ITIL.12 -> Artefactos de Software, basado en RUP.13 -> Actividades de Integración de Software.14 -> Herramientas de Modelamiento, se propone Rational Rose y/o Power Designer.15 -> Modelo atención de consultas para Mesa de Ayuda – Help Desk.

Dirección y Gestión de Proyectos de Software.

Plan de Aseguramiento y Control de Calidad

Diseño de Procesos Gestión del CambioPlan de Comunicación

Desarrollo Mantenimiento

Pre - Implantación

Implantación

Puesta en Marcha y Post-Implantación

Soporte

91

2

3 4 5

10

12

13

14

6 6 10

12

13

7 7 10

7 11

8 12

15

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Las metodologías antes descritas están basadas en tecnologías probadas y muy conocidas en el mercado de tecnologías de la información, las cuales debe ser de total conocimiento y dominio de la empresa proveedora según sea el tipo de proyecto.

A continuación se muestra la cadena de valor de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE elaborada y aprobada por la Dirección del SEACE.

Figura 2. Cadena de Valor de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE.

Nota: A continuación el detalle de las actividades:1.1 Desarrollo del Plan de Proyecto1.2 Ejecución del Plan de Proyecto1.3 Control Integral de Cambios2.1 Recopilar Requisitos2.2 Definir el Alcance2.3 Crear la EDT2.4 Verificación del Alcance2.5 Control del Alcance3.1 Definición de Actividades3.2 Secuenciamiento de Actividades3.3 Estimar los Recursos de las Actividades3.4 Estimación de duraciones3.5 Desarrollo del Cronograma3.6 Control del Cronograma4.1 Estimación de Costes4.2 Estimación del Presupuesto4.3 Control de Costes5.1 Plan de Calidad5.2 Aseguramiento de la Calidad5.3 Control de Calidad6.1 Planificación Organizativa6.2 Adquisición de Personal6.3 Desarrollo del Equipo6.4 Dirigir el Equipo7.1 Identificar a los Interesados7.2 Planificación de la Comunicación7.3 Distribución de la Información7.4 Expectativas de los Interesados7.5 Informes de Rendimiento8.1 Plan de Gestión de Riesgos8.2 Identificación de Riesgos8.3 Análisis Cualitativo de Riesgos

Cadena de Valor de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE

Cierre7.5, 9.4

Ejecución1.2, 5.2, 6.3, 6.4, 7.3, 7.4, 7.5, 8.6, 9.3

Planificación1.1, 2.2, 2.3, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 4.1, 4.2, 5.1, 6.1, 6.2, 7.1, 7.2, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5, 9.1, 9.2

Iniciación2.1

Control1.3, 2.4, 2.5, 3.6, 4.3, 5.3, 7.4, 7.5, 8.6

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8.4 Análisis Cuantitativo de Riesgos8.5 Plan de Respuesta a Riesgos8.6 Supervisión y Control de Riesgos9.1 Plan de Adquisiciones9.2 Efectuar las Adquisiciones9.3 Administrar las Adquisiciones9.4 Cierre las Adquisiciones

Asimismo, se muestra la Cadena de Valor de Desarrollo de Software que aplica a este documento.

Figura 3. Cadena de Valor de la Metodología de Desarrollo de Software del OSCE. Fuente: Basada en RUP.

De la misma forma, se muestra la Cadena de Valor de

Figura 4. Cadena de Valor de la Metodología de Calidad del OSCE.

Nota: A continuación el detalle de las actividades:5.1 Plan de Calidad.5.2 Aseguramiento de la Calidad (Informe de Resultado).5.3 Control de Calidad (Informe de Resultado).5.4 Listado de Requisitos Priorizado.5.5 Listado de Políticas de Calidad.5.6 Listado de Criterios de Calidad Establecidos.5.7 Informe de avance del Plan de Calidad.5.8 CheckList.5.9 Informe Resumen Final de Calidad.

Cadena de Valor de la Metodología de Desarrollo de Software del OSCE

Cadena de Valor de la Metodología de Calidad de Software del OSCE

Implementación

Análisis y Diseño

Requisitos

Modelo de Negocio

Pruebas Despliegue

Cierre5.3

Ejecución5.2, 5.8

Planificación5.1

Iniciación5.4, 5.5, 5.6

Control5.7

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7.1. Organización del Equipo.

7.1.1. Planificación de Recursos Humanos del Equipo.

La estructura organizacional para la realización del proyecto tiene la siguiente estructura:

Figura 5. Organigrama de Recursos Humanos del Proyecto.

Nota: n1, n2, y n3 es la cantidad de personas que se requiere para el análisis, diseño, construcción, pruebas e implantación de los Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo, el cual debe ser controlado por el proveedor de acuerdo a la demanda por cada fase y/o etapa del proyecto. El mismo que no implicará mayores costes para la entidad.El organigrama (a) es del equipo del proveedor, el organigrama (b) es de la Dirección del SEACE, y el organigrama (c) es de la Oficina de Gestión Institucional y Oficina de Administración.

El proveedor deberá mitigar el riesgo de salida de personal, para ello deberá contar con un plan de gestión de personal.

(a) (b) (c)

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7.1.2. Responsabilidades del Equipo.

La siguiente tabla describe el rol y las responsabilidades definidos en la estructura organizacional:

Tabla 7. Listado de Roles y Responsabilidades del Equipo.N° Rol Cant. Responsabilidad

01 Gerente de Proyecto

01 Asegurar el cumplimiento de los objetivos del Proyecto, además de hacer cumplir metas previstas.

Participar en las reuniones de Comité Directivo. Asegurar y velar la disponibilidad de los recursos del proyecto. Garantizar los recursos que se asignen para el proyecto.

02 Jefe de Proyecto 01 Asegurar el cumplimiento de las actividades y entregables del Proyecto, además de hacer el seguimiento del Proyecto.

Convocar y conducir reuniones de Comités. Asegurar la disponibilidad de los recursos que aseguren el éxito del

proyecto. Supervisar en forma directa la ejecución del Plan detallado del

Proyecto. Administrar y controlar los recursos que se asignen para el

proyecto. Controla que el Proyecto se lleve a cabo en los plazos previstos y

con la calidad adecuada.

03 Arquitecto de Software

01 Define las vistas de la arquitectura de una aplicación. Planea y conduce la revisión formal del modelo de caso de uso.

(framework de programación) Define las responsabilidades, operaciones, atributos y relaciones de

las clases, y determina cómo serán implementadas. Responde sobre las inquietudes relacionadas con la selección de

herramientas y ambientes de desarrollo.04 Administrador de

Base de Datos01 Administrar la estructura de la Base de Datos.

Administrar el Sistema Manejador de Base de Datos. Asegurar la confiabilidad de la Base de Datos.

05 Analista de Calidad

n1 Revisar y analizar el ciclo del proceso de desarrollo de software y asegurando un producto terminado, a fin de verificar el cumplimiento de la metodología de desarrollo de software.

Notificar los resultados de las pruebas.06 Analista Funcional n2 Participar y supervisar en la ejecución de la parte del plan del

proyecto asignada por el Director del Proyecto. Manejar adecuadamente la relación con la contraparte técnica y los

usuarios. Identificar, diseñar, implementar y dar soporte a los procesos y/o

procedimientos que requieren mecanizarse o mejorarse. Administrar y controlar los recursos que se le asignen para el

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N° Rol Cant. Responsabilidad

cumplimiento de sus labores. Supervisar que la documentación de los sistemas estén debidamente

actualizados. Sostener reuniones periódicas con las áreas usuarias. Determinar y especificar los casos de uso. (del negocio, del

sistema). Verifica que los resultados de los requerimientos sean conformes a

la vista del cliente Responsable de la elaboración detallada de los casos de usos

(negocio, sistema) y sus diagramas. Define las responsabilidades, operaciones, atributos y relaciones de

las clases, y determina como serán implementadas. Elabora el modelo de datos.

07 Desarrollador n3 Elaborar el Diseño Técnico del sistema. Elaboración de código fuente.

7.1.3. Experiencia del Equipo.

La siguiente tabla se describe la experiencia del Equipo:

Tabla 8. Listado de Experiencia del Equipo.

N° Rol Experiencia


05 años de experiencia gestionando proyectos de sistemas de información. 03 años de experiencia gestionando proyectos Web. 03 años de experiencia gestionando proyectos de sistemas de información

empleando PMI, RUP e ISO 9000.02 Jefe de Proyecto 05 años de experiencia gestionando proyectos de sistemas de información.

01 año de experiencia gestionando proyectos Web empleando el lenguaje de programación Java.

01 año de experiencia gestionando proyectos de sistemas de información empleando PMI, RUP, UML e ISO 9000.


03 años de experiencia en proyectos de sistemas de información. 01 año de experiencia como arquitecto de software definiendo e

implementado arquitectura de tres capas (modelo, vista, controlador) empleando el lenguaje de programación Java.

01 año de experiencia como programador empleando RUP, UML, Java, Java Server Faces, Oracle, etc.

01 año de experiencia en sistemas de información empleando RUP, UML, Java Server Faces, etc.

04 Administrador de Base de Datos

03 años de experiencia en proyectos de sistemas de información.

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N° Rol Experiencia

01 año de experiencia como Administrador de Base de Datos en Oracle. 01 año de experiencia empleando RUP, UML, Java, con base de datos

Oracle.05 Analista de

Calidad 03 años de experiencia en proyectos de sistemas de información. 01 año de experiencia como Analista de Calidad empleando la familia ISO

9000 de calidad de software. 01 año de experiencia empleando RUP, UML, PMI e ISO 9000.

06 Analista Funcional 03 años de experiencia como analista funcional en proyectos de sistemas de información y afines.

01 año de experiencia en temas relacionados al uso de la normatividad Trámite Documentario y Archivo.

01 año de experiencia empleando RUP, UML, PMI e ISO 9000.07 Desarrollador 02 años de experiencia en proyectos de sistemas de información Web.

01 año de experiencia empleando RUP, UML, Java, Java Server Faces, Oracle.

7.1.4. Perfil del Equipo.

La siguiente tabla se describe el perfil del Equipo:

Tabla 9. Listado del Perfil del Equipo.N° Rol Perfil


Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software. Maestría en tecnologías de la información, gestión pública,

administración de negocios, gestión de proyectos. PMP. Conocimiento de CMMI.

02 Jefe de Proyecto Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software. Maestría en tecnologías de la información, gestión pública,

administración de negocios, gestión de proyectos. PMP. Conocimiento de CMMI. Conocimiento de RUP. Conocimiento de UML. Conocimiento de la Familia ISO 9000.

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N° Rol Perfil


Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software. Conocimiento de RUP. Conocimiento de UML. Conocimiento de la Familia ISO 9000. Conocimiento de Java. Conocimiento de Oracle.

04 Administrador de Base de Datos

Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software. Conocimiento de RUP. Conocimiento de UML. Conocimiento de la Familia ISO 9000. Conocimiento de Administración de Base de Datos Oracle oficial.

05 Analista de Calidad Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software. Conocimiento de RUP. Conocimiento de UML. Conocimiento de la Familia ISO 9000. Conocimiento de Java. Conocimiento de Oracle.

06 Analista Funcional Título profesional en ingeniería, derecho, economía o carreras a fin. Conocimiento de RUP. Conocimiento de UML. Conocimiento de PMI.

07 Desarrollador Bachiller o Ingeniero de Sistemas, Informático, Industrial, y/o Software. Conocimiento de RUP. Conocimiento de UML. Conocimiento de Java. Conocimiento de Oracle.

7.1.5. Gestión de Cambio del Equipo.

El cambio de cualquier persona del equipo debe ser informado previamente a la Dirección del SEACE para su revisión, verificación y validación del personal para que ingrese al proyecto, toda vez que debe cumplirse estrictamente la experiencia y perfil establecido en los párrafos anteriores.

Es necesario para los cargos como Gerente de Proyecto, Jefe de Proyecto, Arquitecto de Software, Administrador de Base de Datos, Analista de Calidad, y Analista Funcional la presentación de una terna a la Dirección del SEACE en el caso de cambio de personal para su revisión, verificación y validación que permita dar el visto bueno de ingreso al proyecto.

7.2. Entregables de Gestión del Proyecto de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE.

Los entregables de gestión del proyecto estarán basados en la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE elaborada y aprobada por la Dirección del SEACE.

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7.2.1. Resumen de los Procesos de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos

En el Anexo E se muestra el Procesos de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos aprobada por la Dirección del SEACE, cabe resaltar que la cantidad de entregables dependerá del tipo de proyecto y producto.

7.2.2. Los Entregables de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos que debe elaborar el Equipo.

En el Anexo F se muestra la Lista de Entregables de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE aprobada por la Dirección del SEACE, esta metodología puede cambiar o ajustarse antes del inicio del proyecto el mismo que será comunicado por la Dirección del SEACE. Cabe resaltar que en ejecución del proyecto se empleará la metodología alcanzada al proveedor y no podrá variar hasta terminado el proyecto.

7.3. Entregables del Sistema de la Metodología de Desarrollo de Software del OSCE.

La Metodología de Desarrollo de Software está basada en RUP y UML, motivo por el cual se emplea los procesos de RUP y el lenguaje de modelamiento de UML.

7.3.1. Los Entregables de la Metodología de Desarrollo de Software que debe elaborar el Equipo.

En el Anexo G se muestra la Lista de Entregables de la Metodología de Desarrollo de Software del OSCE aprobada por la Dirección del SEACE, esta metodología puede cambiar o ajustarse antes del inicio del proyecto el mismo que será comunicado por la Dirección del SEACE. Cabe resaltar que en ejecución del proyecto se empleará la metodología alcanzada al proveedor y no podrá variar hasta terminado el proyecto.

7.3.2. Entrenamiento al usuario

En la fase de cierre después de pasar por la fase de certificación del producto de software, el proveedor debe iniciar un proceso capacitación funcional y técnica. Motivo por el cual el proveedor deberá elaborar el siguiente entregable:

Material de la capacitación Técnica y Funcional en Microsoft PowerPoint y archivos Microsoft Word de material de ayuda.

Informe de Resultado de la Capacitación. Es la plantilla empleada en el proceso de Despliegue de la Metodología de Desarrollo de Software.

Listado de Asistencia a la Capacitación.

La capacitación en lo técnico debe realizarse para una cantidad de veinte y cinco (25) personas.

La capacitación en lo funcional debe realizarse para una cantidad de 100 personas.

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7.3.3. Implantación

En esta etapa el proveedor deberá realizar la instalación y configuración del sistema en los ambientes de capacitación y producción.

Deberá emplear el Manual de Instalación y Sistemas del proceso de Despliegue de la Metodología de Desarrollo de Software.

El Sistema será instalado en un entorno clusterizado, motivo por el cual la empresa proveedora debe tomar sus previsiones para construir un producto de software para un hardware de alta disponibilidad.

El proveedor debe realizar Pruebas de Stress en el ambiente productivo, con el objetivo de optimizar el Sistema, para ello deberá hacer entrega de un Informe, y de presentarse anomalías y/o incidencias debe realizar las optimizaciones que correspondan. Para esta actividad la entidad realizará una actividad coordinado con la empresa proveedora para verificar y validar tiempos de respuesta óptimos de acuerdo a los criterios de calidad definidos en el documento Políticas de Calidad de Software del OSCE.

7.3.4. Post-Implantación

En esta etapa el proveedor deberá monitorear y garantizar la operatividad del sistema por un periodo de seis (06) meses atendiendo las incidencias encontradas en el sistema:

Mesa de Ayuda y Garantía del Sistema. Después de obtener la aprobación y conformidad del sistema, el proveedor deberá realizar las siguientes actividades.

Mesa de Ayuda: Por un periodo de seis (06) meses la empresa proveedora debe presentar por cada mes un informe de incidencias atendidas.

Garantía del Sistema: El Sistema deberá tener una garantía de seis (06) meses, el mismo que debe circunscribirse a las incidencias del sistema. Al término de la garantía la empresa proveedora deberá presentar un informe de esta fase.

Migración de Datos. La migración de datos estará dividida en dos etapas, la primera de ellas debe realizarse en la fase de pruebas del producto de software y debe formar parte de la conformidad del sistema. La segunda etapa consiste en realizar seguimiento y control a la data migrada durante el periodo de mesa de ayuda. Los documentos a entregar son los siguientes:

Plan de Trabajo de Migración de Datos.

Procedimiento de Migración de Datos. De emplearse alguna técnica de migración o herramienta de software para poder realizar la migración de datos de SQL Server a la base de datos Oracle 11g esta no debe significar gasto alguno para la entidad. La empresa proveedora deberá proporcionar a la entidad la herramienta de software sin costo alguno.

Informe de Migración de Datos.

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7.4. Entregables de Calidad de la Metodología de Calidad de Software del OSCE.

El proveedor deberá seguir las Políticas de Calidad de Software aprobada por Dirección del SEACE, asimismo debe cumplir estrictamente los atributos de calidad interna y externa de un producto software de acuerdo a la Metodología de Calidad de Software elaborada y aprobada por la Dirección del SEACE.

En la siguiente figura se muestra los atributos de calidad interna y externa que debe cumplir el proveedor.

Figura 6. Atributos de Calidad Interna y Externa del Software.

Para garantizar ello, el proveedor debe seguir la Metodología de Calidad de Software elaborada y aprobada por la Dirección del SEACE, asegurando el cumplimiento de los procesos definidos y realizando controles de calidad que garanticen el cumplimiento de los atributos de calidad de software definidos.

7.4.1. Los Entregables de la Metodología de Calidad de Software que debe elaborar el Equipo.

En el Anexo H se muestra la Lista de Entregables de la Metodología de Desarrollo de Calidad del OSCE aprobada por la Dirección del SEACE, esta metodología puede cambiar o ajustarse antes del inicio del proyecto el mismo que será comunicado por la Dirección del SEACE. Cabe resaltar que en ejecución del proyecto se empleará la metodología alcanzada al proveedor y no podrá variar hasta terminado el proyecto.

7.5. Cronograma de Trabajo.

A continuación se muestra el cronograma de trabajo que debe seguir el proveedor.

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Tabla 10. Cronograma de Trabajo en Meses desde iniciado el Proyecto.

Fases Meses Observaciones

1.Iniciación Al mes cero de suscrito el contrato.

Toda indagación, revisión y lectura de acuerdo a las metodologías aprobadas.

2. Planificación Al mes cero de suscrito el contrato.

Todo plan de trabajo debe ser elaborado y aprobado.

3. Ejecución Al primer mes de suscrito el contrato

Se debe haber completado satisfactoriamente los procesos de la Metodología de Desarrollo de Software Modelo de Negocio, Requisitos, Análisis y Diseño (primera iteración).

Al segundo mes de suscrito el contrato

Se debe haber completado satisfactoriamente los procesos de la Metodología de Desarrollo de Software Modelo de Negocio, Requisitos, Análisis y Diseño (segunda iteración).

Al tercer mes de suscrito el contrato

Se debe haber completado satisfactoriamente los procesos de la Metodología de Desarrollo de Software Implementación y Pruebas (primera iteración).

Se deberán activar los procesos de la Metodología de Calidad de Software.

Al cuarto mes de suscrito el contrato

Se debe haber completado satisfactoriamente los procesos de la Metodología de Desarrollo de Software Implementación y Pruebas (segunda iteración).

Se deberán activar los procesos de la Metodología de Calidad de Software.

Se debe haber completado satisfactoriamente el proceso de la Metodología de Desarrollo de Software Despliegue (primera iteración).

Debe haber finalizado la implantación del Sistema.

Debe haber culminado el entrenamiento al usuario.

Debe haber culminado las pruebas de migración de datos (primera iteración).

Se debe dar la conformidad del sistema.4. Seguimiento y Control Durante los diez meses El seguimiento y control del proyecto

debe darse en todo momento con el objetivo de asegurar el cumplimiento de

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Fases Meses Observaciones

los atributos de calidad de software.5. Cierre Al quinto mes de suscrito

el contrato Se debe concluir las actividades de

construcción del sistema. Al quinto mes de suscrito

el contrato El quinto mes debe empezar la mesa de

ayuda, y el décimo mes debe terminar la mesa de ayuda.

Se debe concluir las actividades de mesa de ayuda.

Se debe concluir la migración de datos (segunda iteración).

Al décimo mes de suscrito el contrato

El quinto mes debe empezar la garantía del sistema, y el décimo mes debe terminar la garantía del sistema.

Se presentará el informe final del proyecto.

7.6. Forma de Pago

El proveedor del proyecto tendrá la siguiente forma de pago, la misma que espera concretar productos con conformidad. Se entregará el 30% de adelanto del monto total del contrato.

Tabla 11. Cronograma de Pago desde iniciado el Proyecto.Fases Meses Porcentaje Pago Pago

Acumulado

1.Iniciación Al primer mes de suscrito el contrato.

5% Primer Pago (10% del monto total)

40% del monto total del contrato (30% de Adelanto + 10% Primer Pago).

2. Planificación Al primer mes de suscrito el contrato

5%

3. Ejecución Al segundo mes de suscrito el contrato

25%

Al tercer mes de suscrito el contrato

60% Segundo Pago (40% del monto total)

80% del monto total del contrato.

Al cuarto mes de suscrito el contrato

90%

4. Seguimiento y Control Durante los diez meses

Incluido en los porcentajes anteriores y posteriores

Tercer Pago (20% del monto total)

100% del monto total del contrato.

5. Cierre Al quinto mes de 95%

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Fases Meses Porcentaje Pago Pago Acumulado

suscrito el contrato

Al octavo mes de suscrito el contrato

98%

Al décimo mes de suscrito el contrato

100%

Respecto al pago de las prestaciones accesorias requeridas se realizará de la siguiente forma:

a. Para el soporte, iniciará después de conseguir la aprobación funcional y técnica del sistema y terminará a los seis meses con la conformidad técnica, previa coordinación con la Oficina de Gestión Institucional y Oficina de Administración. Al finalizar el mismo se procederá con el pago respectivo.

b. Para la capacitación y/o entrenamiento, se realizará después de conseguir la aprobación funcional y técnica del sistema, el cual puede darse después del cuarto mes, contados a partir del día siguiente de la firma del contrato y previa coordinación con la Oficina de Gestión Institucional y Oficina de Administración.

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8. Anexo A: Consideraciones Generales para el Requerimiento del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo.

Requerimiento Descripción del Requerimiento

Consideraciones Generales

Fiabilidad en el uso La fiabilidad se refiere al porcentaje de errores cometidos por el usuario en el uso del sistema y el tiempo que se tarda en recuperarse de estos errores.La fiabilidad en el uso de nuestro sistema deberá ser alta ya sea a través de su sencillo uso o a múltiples mensajes de confirmación.

Disponibilidad El sistema tiene que estar disponible 100% del tiempo. Las 24 horas del día los 7 días de la semana.

Confidencialidad Debe proveer mecanismo para asegurar la confidencialidad de datos y transacciones, por ejemplo a través de sesiones seguras vía SSL u otros mecanismos de encriptación.

Integridad El sistema debe asegurar la integridad de datos y transacciones.

Trazabilidad La aplicación deberá proveer de mecanismos para realizar seguimiento a las transacciones realizadas.

Auditoria Deberá contar con funciones que brinden facilidades de pistas de auditoría (registro de usuarios, acciones, fecha, hora, entre otras).

Tiempo de respuesta.

El sistema deberá tener un tiempo de respuesta aceptable, el cual deberá ser menor a 5 segundos para transacciones efectuadas sobre conexiones de banda ancha.

Exportación de información

Se deberá poder exportar información de la aplicación a formatos compatibles (MS Office, Open Office, PDF, etc.).

Aplicación Web El sistema debe estar diseñado para funcionar en un ambiente Web. Periféricos para lectura de Datos

Deberá permitir la incorporación y uso de periféricos de lectura para facilitar y agilizar las consultas y/o búsquedas.

SeguridadAutenticidad La cual debe asegurar que los usuarios del portal son quienes dicen

que son y que se puede verificar su autenticidad. La solución debe basarse en la dupla user/password y potencialmente incorporar soluciones más robustas de autentificación, incluyendo time stamping.

Autorización El proceso de autorización se usa para decidir si la persona, programa o dispositivo X tiene permiso para acceder al dato, funcionalidad o servicio Y.

Integración con LDAP

Poder integrar el mecanismo de autenticación con el producto OID de Oracle

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9. Anexo B: Consideraciones Técnicas del Sistema de Trámite Documentario y Sistema de Archivo.


Arquitectura de Desarrollo

Arquitectura de desarrollo JEE

Deberá contener como mínimo de 3 capas, en la que se pueda diferenciar y separar la capa de presentación, la capa de lógica de negocio y la capa de datos. En este sentido la aplicación debe estar diseñada para funcionar con un middleware.

Arquitectura orientada a servicios - SOA

La aplicación deberá estar basada en SOA para tener un sistema escalable en la cual podamos exponer o invocar servicios, lo cual facilita la interacción entre diferentes aplicaciones propias o de terceros.

Consideraciones Técnicas

Sistema Operativo La aplicación deberá poder correr sobre los sistemas operativos Windows, Linux, Unix o Solaris en 64 bits.

Servidor de aplicaciones

La aplicación deberá estar contenida en un servidor de aplicaciones Java EE

Base de Datos Se deberá utilizar el motor de base de datos Oracle 10g u 11g

CMS Se deberá poder integrar con el producto Alfresco.

Navegadores Web La aplicación deberá poder ejecutarse en los navegadores Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Google Chrome y Safari.

Servidor de Correo La aplicación deberá poder conectarse a un servidor de correo electrónico para envío de notificaciones, alertas, etc.

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10. Anexo C: Requerimientos Funcionales para el Sistema de Trámite Documentario.

REQUERIMIENTOS DE LA OFICINA A APOYO A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL


REQUERIMIENTOS GENERALES

UNIDAD DE ATENCIÓN AL USUARIO

Recepción Mesa de partes Realizar el Registro, control y seguimiento documentario. Llevar un control de la documentación desde su presentación por la mesa de partes de Trámite Documentario que se deriva a las diferentes áreas y fluye para su revisión, aprobación y archivo según corresponda.

Registro de Documentos. Que el sistema registre los datos del documento de acuerdo a la codificación de los procedimientos TUPA del OSCE y requisitos (scheklist) según corresponda, así como a los Trámites NO TUPA.

Digitalización. Que permita pasar por el scanner los documentos que han sido recepcionados; así mismo, debe de relacionar cada documento con el Formulario solicitud que indica el TUPA del OSCE, así como los trámites NO TUPA.

Envío a través del flujo. Luego anexar la documentación o contenido digitalizado, debe proceder a enviarlo a través de un workflow de trámite con tan solo hacer un Clic. Cabe indicar, que toda acción que se realice en el sistema debe quedar grabada (hora, minuto, segundo, quien y que hizo). El sistema debe enviar un mail al receptor para anunciar que tiene un documento dentro del sistema de trámite.

Brindar información. El sistema debe permitir la información al interesado o representante que desee información respecto al documento que puso en trámite, respecto al estado en que se encuentra.

Emisor interno o usuario interno

Tramitación de documentos El sistema debe permitir gestionar: listas de trabajo, bandejas de entrada, salida, avisos, plazos; constituir expediente electrónico, tramitación agrupada y en bloque, búsqueda directa y avanzada, delegación de trámites y expedientes, relación de expedientes, generación de informes, historial de la tramitación.

Registro de Datos. Debe iniciarse en el sistema con un formulario electrónico (tipo página web) en donde se registrarán los datos del

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documento origen; así mismo, se registrarán los datos del receptor, del área y la persona.

Crear o Anexar documento.- Esta acción debe permitir crear el documento; en el caso que se trate de un documento que lo hemos digitalizado (a través de escáneres centralizados), el sistema permitirá subirlo y anexarlos al documento requerido.

Envío a través del flujo. Luego de crear el Formulario y anexar la documentación o contenido digitalizado, se debe proceder a enviarlo a través del workflow de trámite con tan solo hacer un Clic. Cabe indicar que toda acción que se realice en el sistema, debe quedar grabada (hora, minuto, segundo, el nombre del usuario y que hizo). El sistema enviará un mail al receptor para anunciar que tiene un documento dentro del sistema de trámite.

Revisar trámite. Cuando se desee información respecto al documento que se puso en trámite, el sistema debe permitir la información del estado del mismo.

Receptor Interno

Recepción: Quien recibe la documentación derivada; debe ser anunciado mediante el envío de un correo electrónico que le indique datos relevantes de los documentos ofreciendo un link para verlo y gestionarlo en el sistema de trámite

Revisar Documentos. Mediante esta acción el receptor deberá visualizar los documentos recibidos; al visualizarlos también se tendrá la posibilidad de crear notas, poner sellos y subrayar el documento visualizado.

Asignar o Derivar Documento. El receptor interno ante un documento recibido el sistema debe permitirle las siguientes posibilidades: la primera, es recibir la información y cerrar el proceso; la segunda, es responder la información y cerrar el proceso; la última es realizar una serie de actividades adicionales como medio para proceder a responder y/o cerrar el proceso. En este sentido, esta acción, debe permitir al emisor realizar una asignación de responsabilidad y remitir el documento a la persona asignada o derivar el documento a un colaborador para que desarrolle una actividad por encargo. En el segundo caso, es importante mencionar que el sistema de trámite debe permitir indicar: la acción que se espera que se realice, el tiempo en el cual se debe entregar y los comentarios adicionales que hagan falta.

Respuestas. El sistema debe permitir al emisor dar una respuesta directa o como consecuencia de un trabajo previamente realizado, puede generar varias respuestas antes de dar por cerrado el trámite.

Dar por terminado el flujo. Esta acción es la que pone punto final al proceso de trámite.

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Una vez que el documento o expediente sale del sistema de trámite, este queda en el sistema de gestión documental para ser consultado en cualquier momento.

Integración de Sistemas

Integración con el Sistema de RR.HH.-

Es importante indicar que todo este proceso de automatización prevé una integración con los sistemas de RRHH para obtener los nombres y cargos de los ejecutivos de la organización; es decir, la solución puede obtener cierta información de los sistemas existentes.

Integración con el Sistema de Mensajería

El sistema de Mensajería debe formar parte del Sistema de Trámite Documentario, en razón a que forma parte de la gestión documentaria respecto al registro y control de la documentación que sale de la Institución, la misma que concluye con la devolución de los cargos que deben terminar en el archivo.

Reportes El sistema debe permitir los siguientes reportes:1.-Reportes estadísticos:- Reporte de trámites por región-Reporte de Trámites no presentados-Reporte de trámites observados y-Reporte de trámites2.-Reportes de tipo de movimiento:-Reporte de atención de personal-Consulta de movimiento por región

REQUERIMIENTOS GENERALES.

Se requiere además contar con las funcionalidades del sistema de Trámite Documentario – Incorporación de check list de requisitos, cuyo Manual de Sistemas se encuentra publicado en la Intranet de la Institución:Producto: 1502 - A1 – 001Asunto: Manual de Sistemas – Módulo de Trámite DocumentarioÁmbito: Sede Central y Oficinas DesconcentradasSe requiere contar con la incorporación de las funcionalidades del sistema de Mensajería al Sistema de Tramite Documentario, el mismo que cuenta las siguiente funcionalidades:- 02 Recepción de correspondencias- 03 Devolución de cargos- 04 Reporte de cargos- 05 Consultas- 06 Registro de factura- 07 Reportes estadísticos- 08 Registro de Courier- 09 Registro de servicios- 11 Reporte consolidado

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- 12 Reporte de Courier- 13 Reporte de liquidación- 17 Estadísticas de devolución de cargo- 18 Devolución de cargos- Importar archivo- A Registro de cobertura- A Registro de correspondencia- A1 Registro de penalización- A2 Consulta de penalización- A3 Registro de Topes- A4 Reporte de topes- B Seguimiento correspondencia- C Motivo de devolución- I Registro de Indicadores de Penalización

2. REQUERIMIENTOS DE LA SECRETARIA DEL TRIBUNAL DE CONTRATACIONES


MESA DE PARTES DEL TRIBUNAL DE CONTRATACIONES

Generación de reportes para le entrega de documentos a la Secretaria del Tribunal.

El Sistema de Mesa de Partes del Tribunal debe generar un reporte automático de entrega de documentos (cargos de entrega) que identifique la Sala y/o asistente que es responsable del expediente administrativo al momento de la recepción del documento.

Identificación de expedientes duplicados

El Sistema de Mesa de Partes del Tribunal debe identificar la generación de “expedientes duplicados” de los recursos impugnativos y procedimientos administrativos sancionadores a través de alertas al momento del registro.

Implementación de Impresoras Térmicas

La implementación de impresoras térmicas al Sistema de Mesa de Partes del Tribunal permitirá que los datos del documento registrado genere un “voucher” el mismo que se adjuntara al documento y permitirá un mejor control de la documentación recepcionada.

Utilización de soportes alternativos El Sistema de Mesa de Partes del Tribunal debería generar un archivo (PDF) el mismo que sea un soporte adicional a la documentación entregada en físico.

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11. Anexo D: Requerimientos Funcionales para el Sistema de Archivo.

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS


REQUERIMIENTOS GENERALES

Realizar control y seguimiento documentario.

Llevar un control de la documentación que fluye a través de las diferentes áreas para su revisión y aprobación para ser transferidos al Archivo periférico y/o centralWorkflow para los procesos técnicos archivísticos: transferencia documental (interna y externa), organización de documentos, eliminación de documentos, descripción documental, conservación de documentos y servicios archivísticos.

Permitir seguimiento de auditoria

Debe permitir el manejo de diferentes unidades de negocio (Nivel de archivo Central, periféricos, gestión)Debe contar con Información Gerencial (reportes y consultas) que tenga las siguientes características:.- Información presentada en modalidad de datos y en modalidad gráfica..- Facilidad para la definición de parámetros.- Todas las consultas deben mostrar información totalmente actualizada.- Las consultas deben ser fáciles de realizar, conservando en su mayoría los mismos patrones.- Debe permitir al área administrativa responsable del nivel de archivo el análisis de la informaciónDebe permitir la administración centralizada de toda la información de configuración necesaria para la correcta operación de los módulos que compone el Sistema de Gestión documental. Debe permitir el registro y elaboración de documentos en plantillas electrónicas que permita la relación y asociación con otros documentos. Debe contar con los mecanismos necesarios que permitan garantizar la seguridad en gestión de documentos y determinación de flujo documental Soportar la administración de la gestión de almacenamiento de documentos en unidades de instalación (repositorios internos y externos, ambientes, edificio, piso, estantería) y de archivamiento (cajas, paquetes, file).Todas las opciones, pantallas, reportes y manuales deben están en español.Aplicar las normas establecidas para el sector público para cada proceso establecido. Se precisa que los requerimientos normativos a los que se hace referencia son los mismos que se indican en las especificaciones técnicas.Parametrizable, mínima necesidad de cambiar código fuente.

Modular e integrado entre módulos, pero con autonomía de funcionamiento, por errores que se presenten en alguno de ellos.

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Multiusuario.Jerarquía de usuarios de acuerdo a las funciones que cada usuario está permitido a realizar.

Conjunto de reportes por módulo.Confidencialidad, según jerarquía y perfil del usuario. Importación y exportación de data.Códigos de operaciones. Maestro de Código de Operaciones que permita identificar a través del código el tipo de operación.Clases de documentos. Maestro de Tipos de Documentos que permita establecer los tipos de documentos válidos y que permita la creación futura de nuevas clases de documentosLa solución debe ofrecer una ayuda en línea con el fin de conocer el uso de cada uno de los campos y funcionalidades de la solución.El usuario debe poder acceder las funciones de la solución a través de un menú único consolidado.

SeguridadContemplar niveles de autorización en el sistema administrativo. Debe contemplar niveles de autorización y de atributos de acuerdo a los niveles de responsabilidad y de supervisión.Cambio de Password. Seguimiento de auditoriaPermitir el manejo de passwords, guardando un histórico de passwords limitado por algún criterio razonable.Debe contar con Módulo de seguridad de información, para configuración de perfiles y accesos de usuarios de acuerdo a sus roles y funciones, así como niveles de autorización.Debe permitir crear a los usuarios que podrán ingresar en los diferentes módulos. Éstos pueden ser usuarios empleados de la empresa o personas externas que sólo accederán por un tiempo limitado a las opciones (por ejemplo auditores). Además permitir definir el tiempo de vida de sus passwords o la posibilidad de cambiarlos.Contar con pistas de auditoría a nivel de transacciones de los procesos críticos y en las tablas de la base de datos.El sistema debe ser auditable. El sistema debe dejar pistas de auditoría y tener habilitada la opción, según atributos de los usuarios, de bloquear y desbloquear periodos, procesos y registros.Permitir control de accesos. Debe contar con mecanismos que garanticen la integridad de datos.

Contar con mecanismos que garanticen la disponibilidad de la aplicación y los datos 7 días X 24 horas.Debe contar con mecanismos de seguridad a nivel transaccional y niveles de autorización dependiendo del tipo de transacción y montos autorizados según perfiles y/o roles. Debe poseer mecanismos que garanticen la integridad de la información, en caso de presentarse un fallo en la línea de comunicación entre una sede o sucursal y el servidor central Debe incluir salvaguardas y mecanismo para prevenir alteración de la data en forma ilegal o accidental.La aplicación ofrecida debe contar con un mecanismo de identificación de los usuarios internos y externos ante el sistema y de prevención de suplantación de usuarios; por ejemplo User ID y Password o certificados digitales. A nivel de seguridad, la solución ofrecida debe ser capaz de administrar los permisos o privilegios necesarios para que cada grupo de usuarios pueda ejecutar ciertas o todas las transacciones en algún módulo de la aplicación, incluso a nivel de componente o pantalla. La solución ofrecida debe contar con la posibilidad de llevar archivos de registro de actividades

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(logs), que permitan establecer trazabilidad de los datos y de las acciones que los usuarios ejecuten sobre dichos datos con el fin de llevar a cabo labores de auditoría.Control de integridad transaccional (procesamiento completo de transacciones).

Integridad de base de datos.Mecanismos de seguridad que garanticen la confidencialidad de la información.

Soportar el uso de firmas digitalesDebe contar con mecanismos para recuperarse con precisión de un apagado impropio o accidental evitando la pérdida de integridad de la información. Debe asegurar la funcionalidad para recuperarse de una caída o permanecer en línea durante un incidente. La información es el primer recurso, por lo cual es imperativo mantener la integridad de la data.Procedimientos de contingencia y recuperación para asegurar la continuidad de las operaciones correspondientes a los procesos críticos. Pruebas de recuperación de desastres.Pistas de auditoría, que permitan evaluar accesos al sistema, transacciones realizadas y actualizaciones por usuario con fecha, hora, estación de trabajo entre otros.Monitoreo y AdministraciónLa solución ofrecida debe tener capacidades de monitoreo centralizado a nivel de aplicación y base de datos.La aplicación debe poseer un log técnico en el que se lleve trazabilidad de las principales actividades técnicas del sistema y pueda visualizarse errores y la causa de los mismos.La solución debe provee capacidades de archivado de la información histórica.

Formularios para ingreso de informaciónLa solución debe permitir la generación de documentos PDF de manera dinámica para la consulta de información.

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DE PROCESOS DE ARCHIVO APLICABLES DE ACUERDO A LOS NIVELES DE ARCHIVO (VER ANEXO 01)Requerimiento Descripción del RequerimientoARCHIVO DE GESTIÓNRegistro de Procedimientos El sistema debe contar con una relación de los procedimientos

por cada unidad administrativa, reconocer el flujo documental que se siguen por cada uno así como los tipos documentales (simples y compuestos) relacionados, gestionar los plazos, requisitos, trámite a realizar, plantillas, fases, accesos.

Registro de documentos El sistema permitirá ingresar los datos de registro de cada documento que se genere, en soporte papel, agregándose en imagen digital o mediante un formulario electrónico de acuerdo a los tipos documentales aprobados.La descripción de los metadatos de los documentos deberán contener mínimamente: Codificación del documento (número, siglas de oficina, año) la cual se reinicia por cada año; persona

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que envía el documento, persona a quien se dirige, asunto, referencia, fecha, cuerpo del documento, folios, cantidad de tomos, firma, opciones de envío múltiple. Asimismo, se deberá controlar el versionado de documentos.

Acumulación de documentos De acuerdo al workflow, se podrán relacionar documentos asociándolos como un expediente. En caso de que se trate de un procedimiento libre también se podrá relacionar los documentos aún cuando estos sean generados por impulso de un funcionario o servidor o haya sido recibido en las mesas de partes de la institución: Mesa de partes central (Trámite documentario), Mesa de partes del Tribunal, Mesa de partes desconcentradas (Oficinas zonales)Se debe establecer un tipo de ordenación en los expedientes y los documentos simples, dentro de la serie documental.

Desgloce de expediente El sistema debe permitir aplicar el desglose o retiro de documentos en un expediente.

Aprobación de documentos De acuerdo a los niveles y perfiles de los usuarios el sistema debe permitir la aprobación de documentos.

Finalización del trámite Una vez finalizado el trámite del documento se asignará su correspondiente categoría documental: serie o sub serie documental, sección o sub sección documental y fondo o sub fundo documental; las cuales han sido aprobadas previamente determinada por el Comité de Evaluación de Documentos.

Procesos archivísticos El sistema debe permitir a este nivel de archivo tener acceso a los procesos de organización, descripción, transferencia, conservación, servicio archivístico.

ARCHIVO CENTRAL y PERIFÉRICOS

REGISTRO DE USUARIOS AL SISTEMA

Identificación de Gestores documentales o usuarios del Sistema

Asignar perfiles delimitando acceso a adicionar, modificar, eliminar, consultar e imprimir registros, documentos y agrupaciones documentales

Administración de Archivo

Administración del espacio físico en los ambientes de archivo

El sistema debe permitir la gestión de cada repositorio asignado para la implementación de un archivo, identificando los ambientes, estantes, cuerpos, baldas.Conocer las ubicaciones libres y ocupadas a nivel de porcentaje y metros lineales.Permitir la asignación y reubicación de las unidades de instalación y de archivamiento al momento de la transferencia o eliminación de documentos.Asignación de signaturas, puede realizarse de manera manual o automática.Posibilidad de unir o desdoblar expedientes o documentos simples en varias unidades de archivamiento.

Programación de actividades en El sistema debe permitir generar y realizar el seguimiento y

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Archivos de gestión, periféricos y central

evaluación de cumplimiento del Plan anual de trabajo archivístico de acuerdo a los ítems contemplados en la Directiva Nº Directiva Nº 0032008AGN/DNDAAI “ Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública”

Reportes Generar reportes a detalle y consolidado que permitan un análisis ejecutivo de la situación del archivo así como visualizar gráficamente en cuadros estadísticos la información relacionada a la Administración del archivo.

REGISTRO DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

Programa de Control de Documentos

El sistema debe permitir crear Fondos, secciones y series documentales o categorías documentales delimitando acceso a adicionar, modificar, eliminar, consultar e imprimirlos de acuerdo al formato de Cuadro de Clasificación de Documentos que puede ser funcional, orgánico, orgánico-funcional y el Programa de Control de Documentos compuesto por el Inventario de Series Documentales (este debe contener toda la información descriptiva de modo detallado que permita un adecuado reconocimiento de la serie así como su sustento legal y composición para una correcta valoración), el Indice Alfabético de Series Documentales y la Tabla General de Retención de Documentos. Se debe considerar que sólo el Archivo Central tiene la potestad de crear, modificar, reubicar, incorporar o eliminar agrupaciones documentales las cuales pueden ser electrónicos, físicos, digitales o mixtos. Así mismo se podrá desplegar los niveles de archivos y agrupaciones documentales; asociar control de acceso a los elementos del Cuadro de Clasificación según perfiles de los usuarios.

Valoración de agrupaciones documentales

Asignar y controlar la valoración temporal o permanente a nivel de secciones y serie documentales, así como establecer el plazo de retención expresado en años a nivel de cada serie documental delimitando acceso a adicionar, modificar, eliminar, consultar e imprimir de acuerdo al formato de la Tabla General de Retención de Documentos. Se debe considerar que sólo el Archivo Central tiene la potestad de crear, modificar o eliminar agrupaciones documentales

Niveles de accesibilidad a los documentos

Se deberá considerar asignar a nivel de documentos, grupo de documentos (expediente) asignar niveles de acceso que permitan restringir la visualización a documentos en condición de: Confidencial, Reservado u otro que se determine

PROCESO ARCHIVÍSTICO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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Asignación de categorías documentales

El sistema debe permitir asignar los documentos que han finalizado su tramitación a una categoría documental (agrupación) aprobada para la respectiva unidad orgánica.

Ordenamiento y signatura El sistema debe permitir reconocer el modo como se ordena la unidad documental así como generar etiquetas que se colocaran en la parte externa de las unidades de archivamiento considerando la generación de código de barras para una rápida identificación.Asimismo, debe permitir la reasignación de ubicaciones topográfica así como administrar eficientemente la capacidad de almacenamiento de los repositorios.

Reportes Generar reportes a detalle y consolidado que permitan un análisis ejecutivo de la estructura del cuadro de clasificación de documentos por cada fondo documental así como visualizar gráficamente en cuadros estadísticos la información relacionada a la organización de los documentos.

PROCESO ARCHIVÍSTICO DE DESCRIPCION DE DOCUMENTOS

Descripción de instrumentos descriptivos

El sistema debe permitir elaborar: Guias, inventario general, Inventarios de registro, catálogo considerando la estructura del fondo documental (descripción multinivel)

Reportes Generar reportes a detalle y consolidado que permitan identificar a nivel de unidades de archivamiento, de instalación y de repositorios de lo que se custodia en el archivo en un determinado momento, así como visualizar gráficamente en cuadros estadísticos la información relacionada a la descripción de los documentos.

PROCESO ARCHIVÍSTICO DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Seguimiento de conservación preventiva

El sistema debe permitir registrar los campos a nivel de unidades de archivamiento, instalación y repositorios el estado en que se encuentran asi como permitir mediante un sistema de alerta identificar las actividades de conservación preventiva que deben realizarse a las series documentales a nivel de: cambio de files, retiro de elemento metálicos, identificación de restauración, nivel de acceso, programación de fumigaciones, limpieza en ambientes, cambio de extintores, seguimiento en los niveles de humedad y temperatura etc.

Reportes Generar reportes a detalle y consolidado que permitan un análisis ejecutivo de la situación del archivo así como visualizar gráficamente en cuadros estadísticos la información relacionada a la conservación de los documentos.

PROCESO ARCHIVÍSTICO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Generación de cronograma de transferencia

Permitir interactuar con el calendario para la programación anual de transferencias por cada área

Manejar un sistema de alertas para El sistema debe permitir manejar sistema de alertas para el

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el control de los plazos para la transferencia de documentos

control de los plazos de entrega de documentos que comuniquen a los gestores documentales de cada área administrativa, las mismas que deben ser habilitadas al momento de la implementación

Preparación de las unidades de archivamiento

Se debe contar con una signatura y generación de etiquetas que identifiquen las unidades documentales y unidades de archivamiento

Generación de inventario de transferencia

Derivación de documentos a ser transferidos al Archivo Periférico, Central o al Archivo General de la Nación, de modo automático de acuerdo a los plazos de retención establecidos en la Tabla General de Retención de documentos a nivel de unidades documentales en piezas simples y/o compuestas (relacionadas con otros documentos) de acuerdo al formato de Inventario de Transferencia de documentos que consta de los siguientes campos: Fondo documental, Sub fondo documental, sección documental, sub sección documental, ítem del registro, tipo de unidad de archivamiento, número de file, paquete, caja, serie documental, descripción de la serie documental, fechas extremas, ubicación topográfica, cantidad de folios, tipo de trámite, estado de conservación, observaciones como mínimo.El Sistema deberá permitir la impresión del Inventario de Transferencia de documentos y el Inventario de Registro correspondiente (detallado y general).

Validación de documentos transferidos

Verificación de documentos transferidos al Archivo Periférico y/o Central a nivel de unidades documentales (pieza documental simple y/o compuesta)

Observación en documentos transferidos

Permitir la devolución de documentos no transferidos correctamente para la subsanación correspondiente por parte del gestor documental emisor

Aprobación de transferencia de documentos

Aprobación por parte del Archivo Periférico y/o Central la recepción y verificación conforme de documentos transferidos.

Ingreso de documentos en unidades de archivamiento y de instalación

Permitir el acceso a adicionar, modificar, eliminar, consultar e imprimir a nivel de registros, documentos y agrupaciones documentales asignadas a una determinada unidad de archivamiento y de instalación (ubicación topográfica). El Archivo receptor deberá registrar el estado de conservación en que se encuentre el documento o la unidad de archivamiento para su posterior control.El sistema debe permitir la generación de etiquetas que se colocaran en la parte externa de las unidades de archivamiento considerando la generación de código de barras para una rápida identificación.Asimismo, debe permitir la reasignación de ubicaciones topográfica así como administrar eficientemente la capacidad

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de almacenamiento de los repositorios.Reportes Generar reportes como mínimo por Oficina, Fondo o sub fondo

documental, Sección o sub sección documental, serie o sub serie documental, por documentos, de aquellos documentos con transferencia aprobada por el Archivo Central o periférico indicando el número de envío, documento con el que transfiere (Memorando u otro tipo que se implemente), fecha, cantidad de unidades de archivamiento a nivel de (files, paquetes, caja)

PROCESO DE SERVICIO ARCHIVÍSTICO DE DOCUMENTOS

Requerimiento de servicio archivístico

El requerimiento de servicio archivístico debe generarse de manera automática; contemplando la opción de que el usuario del sistema acceda a la búsqueda electrónica del documento o documentos requeridos indicando el tipo de pedido: por consulta, préstamo, reproducción de fotocopias o en imagen digital; de modo automático se deben registrar los datos del solicitante: apellidos y nombre, anexo telefónico, área a la que pertenece, fecha de pedido, número de pedido. Si lo solicitado es un documento físico o acceso a un documento electrónico o digital restringido, debe contar con la autorización expresa del jefe inmediato superior de quien solicita.

Características en el acceso a los tipos de servicios archivísticos: PRESTAMO, CONSULTA, FOTOCOPIAS, IMAGEN DIGITAL

Para el requerimiento de servicio archivístico de préstamo el sistema debe generar formatos de préstamo, formatos Hoja testigo; en el caso de un documento original, debe contar con la autorización del Jefe de la Oficina a la que pertenece el solicitante.Asimismo, se deberá llevar un registro de un histórico de préstamos e identificarlos ante un proceso de transferencia de documentos.En el caso que el documento físico haya sido retirado de su ubicación deberá generarse un formato de hoja testigo el cual será impreso para indicar físicamente el préstamo realizado y en el sistema se deberá actualizar el estado del documento como prestado.Asimismo, deberá mostrar los datos del solicitante, por quien fue autorizado, anexo telefónico y los datos del documento prestado, código, a que oficina pertenece, fecha del documento, folios y plazo de devolución indicado por archivo.

En los casos de reproducción de fotocopias o en imagen digital puede considerarse como una condición del perfil usuario solicitante accediendo directamente a realizar el pedido cuando corresponda a documentos que han sido generados en su respectiva área administrativa. En los casos que correspondan a otras oficinas se requiere aprobación por parte del área a la que pertenecen los

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documentos; salvo en los casos de identificar que son documentos que corresponden a series documentales que han sido identificadas previamente como de conocimiento y acceso público.En caso de solicitar en consulta un documento se podrá asignar a una sala de consulta la entrega del documento o documentos asignándose al solicitante.

Registro de plazos de préstamo de documentos

El sistema debe permitir ingresar plazos de devolución de documentos originales, a fin de notificar mediante alertas al correo electrónico al usuario el plazo por vencer y al jefe del área correspondiente el plazo vencido.En caso que el usuario solicitante cuente con un documento prestado con el plazo de devolución vencido, es decir sin devolver no podrá acceder a solicitar nuevamente otro documento.

Búsqueda de documentos El sistema debe permitir la búsqueda por:Navegación gráfica a través del Cuadro de Clasificación y de los índices de descriptores establecidosAsistente de búsqueda, mediante combinación de consultas: tipo texto libre, acotaciones por fechas y/o contexto jerárquico en el cuadro de clasificación.Búsqueda experta: por selección de campos, localización por texto, combinación de condiciones de búsqueda.El sistema debe permitir la ubicación topográfica de los documentos físicos (papel) a nivel de repositorios (considerar si hay más de un ambiente y/o pisos), unidad de instalación (mobiliario, estantería, cuerpo, balda), unidad de archivamiento (caja, paquete, file o folder).En el caso de los documentos electrónicos y digitales se deberá controlar el acceso de acuerdo a la clasificación que se determine, en caso de estar siendo utilizados no podrán agregase páginas o documentos.

Tratamiento de la imagen El sistema debe permitir navegar por las imágenes de la unidad archivística, acceso a las imágenes, rotaciones y desplazamientos; ampliaciones y reducciones; aplicación de tratamientos de mejora de legibilidad de documentos digitalizados.

Ampliación y Devolución de Documentos

Permitir la solicitud de ampliación de plazo de devolución de un documento o documentos en condición de préstamo por parte del usuario solicitante, la cual será aprobada por el Archivo periférico o Central.En el caso de hacer efectivo la devolución deberá actualizar el estado del documento en condición de archivado, así como actualizar la ubicación topográfica en el repositorio en los casos de devolución del documento o documentos prestados.

Reportes Generar reportes con los siguientes datos como mínimo por tipo

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de requerimiento archivístico, a nivel de día, mes, año, por Oficina solicitante, por usuario solicitante, por funcionario que aprobó el servicio archivístico, por cantidad de folios, por agrupaciones documentales: Fondo, Sección, sub sección y serie y sub serie documental, por documentos, condición del documento (prestado, en consulta u otros) en los cuales se deberán totalizar los ítems que generen a fin de contar con la estadística respectiva de modo gráfico.

PROCESO ARCHIVÍSTICO DE SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

Identificación de documentos a seleccionar

Reconocer y seleccionar de modo automático los documentos cuyo plazo de retención se encuentra dentro del periodo que se ingrese a consultar: a nivel de día, mes y año; referenciando la ubicación topográfica y totalizando la cantidad de documentos (unidades y metros lineales) y folios.Deberá diferenciar los documentos de valor permanente y temporal.

Modificación de plazos de retención

Corresponderá únicamente al Archivo Central poder extender o modificar el plazo de retención de una serie o sub serie documental por aprobación del Comité de Evaluación de Documentos.

Propuesta de eliminación de documentos

El Sistema debe permitir notificar al Jefe del área y Archivo Central, que cuenta con documentos de valor temporal que se encuentran próximos a vencer su plazo de retención. De ser viable la selección de documentos deberá identificarse los documentos que constituyen la muestra del lote seleccionado por serie documental para luego generar e imprimir el Inventario de Eliminación de documentos y el Inventario de Registro correspondiente estipulados en la normatividad archivística peruana en relación a este proceso.El estado del documento o documentos seleccionados y eliminados serán identificados como ELIMINADO y se deberá permitir al registro del número de Resolución Jefatural del Archivo General de la Nación que aprobó la eliminación.

Aprobación de propuesta de eliminación de documentos

El sistema debe permitir la aprobación por parte del Area productora de los documentos identificados por el Archivo Central como propuesta de eliminación, que serán presentados ante el Comité de Evaluación de Documentos para la deliberación y aprobación final.

Reportes Generar reportes general y detallado por: describiendo como mínimo el Valor del documento (temporal o permanente), estado de documento (Prestado, seleccionado para eliminación, Eliminado) a nivel de día, mes, año, por Oficina, funcionario que corresponde aprobar, por cantidad de folios, por agrupaciones documentales: Fondo, Sección, sub sección y serie y sub serie documental, por documentos, en los cuales se deberán totalizar los ítems, cantidad de documentos y metros

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lineales que generen, a fin de contar con la estadística respectiva así como el historial de los documentos eliminados

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12. Anexo E: Proceso de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE.

Tabla 12. Procesos de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE.

Fases de un Proyecto

Inicio Plan Ejecución Control Cierre

Procesos de PMI

1.Integración 1.1 Desarrollo del Plan de Proyecto

1.2 Ejecución del Plan de Proyecto

1.3 Control Integral de Cambios

2. Alcance 2.1 Recopilar Requisitos

2.2 Definir el Alcance2.3 Crear la EDT

2.4 Verificación del Alcance2.5 Control del Alcance

3. Tiempos 3.1 Definición de Actividades3.2 Secuenciamiento de Actividades3.3 Estimar los Recursos de las Actividades3.4 Estimación de duraciones3.5 Desarrollo del Cronograma

3.6 Control del Cronograma

4. Costos 4.1 Estimación de Costes4.2 Estimación del Presupuesto

4.3 Control de Costes

5. Calidad 5.1 Plan de Calidad

5.2 Aseguramiento de la Calidad

5.3 Control de Calidad

6. RRHH 6.1 Planificación Organizativa6.2 Adquisición de Personal

6.3 Desarrollo del Equipo6.4 Dirigir el Equipo

7. Comunicaciones 7.1 Identificar a 7.3 Distribución 7.4 7.5 Informes de

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Fases de un Proyecto

Inicio Plan Ejecución Control Cierre

Procesos de PMI

los Interesados7.2 Planificación de la Comunicación

de la Información

Expectativas de los Interesados7.5 Informes de Rendimiento

Rendimiento

8. Riesgos 8.1 Plan de Gestión de Riesgos8.2 Identificación de Riesgos8.3 Análisis Cualitativo de Riesgos8.4 Análisis Cuantitativo de Riesgos8.5 Plan de Respuesta a Riesgos

8.6 Supervisión y Control de Riesgos

9. Contratación y Compras (Procurement)

9.1 Plan de Adquisiciones9.2 Efectuar las Adquisiciones

9.3 Administrar las Adquisiciones

9.4 Cierre las Adquisiciones

13. Anexo F: Lista de Entregables de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE.

Tabla 13. Lista de Entregables de la Metodología de Dirección y Gestión de Proyectos del OSCE.Fases Entregable Descripción del Contenido del

EntregableTipo de

Entregable

Registro de Interesados

Listado de personas interesadas en la ejecución del proyecto.

Excel

Enunciado del Alcance Documento que describe el proyecto técnicamente, funcionalmente y operativamente para su aprobación.

Word

2. Planificación Requerimientos El Listado de requerimientos del Excel / Word

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Fases Entregable Descripción del Contenido del Entregable

Tipo de Entregable

usuario, es el mismo del entregable de la Metodología de Desarrollo de Software.

Descripción del Producto

Descripción del producto a implementar

Excel / Word

Entregables Listado de entregables del proyecto, su respectiva descripción.

Excel / Word

EDT o WBS Codificación y estructura de los entregables del proyecto.

Excel / Word

Plan de Gestión del Alcance

Conjunto de actividades de la gestión del alcance.

Word

Cronograma Archivo con la programación de actividades. El cual debe tener la fase de todos los entregables del proyecto.

Excel / Project

Hitos Puntos clave a tener en cuenta en el proyecto los cuales requieren especial atención.

Excel

Plan de Gestión del Cronograma

Conjunto de actividades de la gestión del tiempo.

Word

Línea Base Presupuesto previsto inicialmente. ExcelPlan de Gestión de Costos

Conjunto de actividades de la gestión del presupuesto previsto para el proyecto.

Word

Plan de Gestión de la Calidad

Conjunto de actividades que se realizarán con el objetivo de asegurar y controlar los entregables del proyecto asegurando su calidad.

Para este entregable se usará el mismo entregable de la Metodología de Calidad de Software.

Word

Plan de Gestión de RRHH

Conjunto de actividades para gestionar los recursos humanos y otros.

Word

Organización Diagrama de la organización del equipo de proyecto.

Word

Responsabilidades Definición de las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proyecto.

Word

Infraestructura, Equipo, Materiales y Accesorio

Listado de necesidades para una apropiada ejecución del proyecto.

Excel

Directorio de Listado de Personas clave del Excel /

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Tipo de Entregable

Stakeholders proyecto. WordPlan de Gestión de Comunicaciones

Conjunto de actividades para la gestión de las comunicaciones entre todos los actores del proyecto.

Word

Registro de Riesgos Listado de Riesgos que se presentan en el proyecto.

Excel

Plan de Gestión de Riesgos

Conjunto de actividades para gestionar los riesgos del proyecto.

Word

Plan de Gestión de Adquisiciones

Conjunto de actividades para gestionar las adquisiciones que se tengan que hacer en el proyecto.

Word

Plan Consolidado del Proyecto.

Documento que contiene toda la documentación del proyecto.

Word

Resumen de Estrategia a Seguir

Acciones a seguir para alcanzar el objetivo del proyecto.

Excel

3. Ejecución Actualización del Plan Consolidado del Proyecto

Este documento será actualizado cuando se requiera.

Word.

Actualización del Cronograma

Se deberá actualizar el cronograma manteniendo la línea base

Excel / Project

Cuadro de Riesgos y Problemas

Se identificará y registrará el estado de los riesgos y problemas.

Excel

Informe de Avance Diario

Documento que permitirá conocer el avance que se tiene a la fecha.

Word.

Plantilla de Actividades por Recursos Humanos

Documento que permite saber que actividades se han realizado en el día, semana y mes.

Excel

Listado de Pendientes y Nuevas Necesidades.

Documento que consolida los entregables pendientes y nuevas necesidades del proyecto.

Excel

Listado de Entregables Documento que consolida los entregables y su estado.

Excel

Acta de Reunión Interna

Documento que contiene los acuerdos tomados en interno del equipo.

Word

Plantilla de Informe Análisis Funcional y Técnico

Documento que contiene la justificación funcional y técnica de los requerimientos del usuario.

Word

Acta de Reunión de Trabajo Simple

Documento resumen que contiene los acuerdos tomados con los usuarios

Word

Acta de Reunión de Documento que contiene los Word

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Tipo de Entregable

Trabajo acuerdos tomados con los usuariosInforme Mensual de Avance

Documento que contiene las actividades realizadas en el mes por parte de consultor o proveedor.

Word

Informe General de Actividades de los Proyectos

Informe presentado por el coordinador, supervisor o jefe de proyecto de las actividades realizadas en un intervalo de tiempo.

Word

4. Seguimiento y Control

CheckList de Artefactos Revisados

Documento de control que verifica el correcto contenido de los artefactos del proyecto.

Para este entregable se usará el mismo entregable de la Metodología de Calidad de Software.

Excel

Informe de Avance de las Actividades de Revisión

Documento de control que verifica el correcto contenido de los entregables del proyecto.

Word

Informe de Avance de Control de Actividades de los RRHH

Documento de control de actividades del personal.

Word

5. Cierre Informe de Desempeño del Personal

Informe de desempeño del personal a cargo de actividades en el proyecto. Este aplica a todo el personal de cualquier modalidad de contratación.

Word

Cuadro de Desempeño del Personal

Informe a RRHH sobre el desempeño del personal.

Word

Informe Final del Proyecto

Documento que contiene las actividades realizadas en el proyecto, que han determinado el cierre del proyecto.

Word

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14. Anexo G: Lista de Entregables de la Metodología de Desarrollo de Software del OSCE.

Tabla 14. Lista de Entregables de la Metodología de Desarrollo de Software del OSCE.

Procesos Entregable Descripción del Contenido del Entregable

Tipo de Entregable

Modelado del negocio

Diagnóstico Situacional Contiene la situación actual del negocio que se requiere optimizar y/o rediseñar. En el documento se hace referencia a los documentos elaborados por la Unidad de Métodos y que se encuentren vigentes.

Word

Alcance de Alto Nivel Contiene los módulos y funcionalidades que se van a contemplar en el nuevo sistema, a nivel macro y general. En el documento se hace referencia a los documentos elaborados por la Unidad de Métodos y que se encuentren vigentes.

Para los indicadores emplear la ficha del Anexo A.

Word

Requisitos Especificación de Requerimientos

Contiene el listado de los requerimientos funcionales y no funcionales, solicitados por las áreas usuarias encargadas, así como información relacionada a la clasificación de cada requerimiento.

Análisis y Diseño

Diseño Funcional (DF). El documento está compuesto de las siguientes secciones:Diagrama de actores (roles)Listado de Casos de UsoEspecificación de Casos de UsoBosquejos de Casos de UsoDiagramas de Casos de

Diseño Funcional (DF) Word Diagrama de actores (roles).

Diagrama que contiene los actores o roles que se han identificado en el sistema.

Excel

Listado de Casos de Uso. Contiene los casos de uso del sistema, indicando la agrupación funcional y módulo al cual pertenecen.

Archivo de Diagrama

Especificación de Casos de Uso. Contiene la descripción de los pasos o las actividades que deberán

Excel

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Tipo de Entregable

Uso realizarse para llevar a cabo algún proceso en el sistema.

Bosquejos de Casos de Uso. Contiene la interfaz gráfica del caso de uso.

Word

Diagramas de Casos de Uso. Diagrama UML que contenga la funcionalidad del sistema agrupándola en descripciones de acciones ejecutadas por un sistema para obtener un resultado. Diagrama UML que contenga la relación entre los casos de uso y con los actores del sistema. Se va a diagramar los casos de uso que corresponden a un módulo o paquete del sistema.

Archivo de Diagrama

Diseño Técnico (DT). El documento está compuesto de las siguientes secciones:Diagrama de PaquetesDiagramas de ClasesDiagramas de EstadosDiagramas de InteracciónModelo Conceptual de Datos.Modelo Lógico de Datos.Modelo Físico de Datos.

Diseño Técnico (DT) Word Diagramas de Interacción.

Diagramas UML como "Secuencia" o "Colaboración", contienen la interacción entre los objetos y los mensajes que intercambian entre sí junto con el orden temporal de los mismos o la organización estructural de los objetos, respectivamente.

Archivo de Diagrama

Diagramas de Clases. Diagrama UML que contenga las clases de análisis, las cuales pueden agruparse por módulos o paquetes del sistema. Las clases deben mostrar su nombre y las relaciones entre ellas, debe especificar el estereotipo de la clase (Boundary, Control, Entity)

Archivo de Diagrama

Diagramas de Estados. Diagrama UML que contenga los estados de las clases de entidad del diagrama de clases. Para cada una de las entidades que cambian de estado deberá mostrarse un diagrama de estados. Si existen entidades que cumplen con un cambio de estados

Archivo de Diagrama

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Tipo de Entregable

igual, se puede graficar un solo diagrama de estados y se deberá indicar las clases que cumplen con ese cambio de estados.

Diagrama de Paquetes. Diagrama UML que muestra cómo un sistema está dividido en agrupaciones lógicas mostrando las dependencias entre esas agrupaciones. Se va a diagramar los paquetes correspondientes al sistema, asimismo los paquetes de los sistemas relacionados.

Archivo de Diagrama

Archivos fuente implementados que contienen la lógica de negocio.

Archivos fuentes que permiten la creación de objetos de base de datos.

Archivo de Diagrama

Implementación

Versión de Código Fuente y Objetos de Base de Datos

Diagrama UML que contenga los componentes del sistema, además deberá incluirse componentes externos con los que se interactúe.

Archivos

Diagrama de Componentes

De acuerdo al cronograma de pruebas se consolidará todas las incidencias encontradas durante el proceso de pruebas. Las incidencias encontradas permitirán mejorar la funcionalidad del sistema y servirá de evidencia para aceptar o aprobar el módulo cuando estas se levanten.

Archivo de Diagrama

Pruebas Informe de Pruebas Documento que contiene las incidencias reportadas por los responsables de la verificación y aprobación de las funcionalidades contempladas en el sistema.

Word

Reporte de Incidencia Documento que aprueba la funcionalidad del sistema y autoriza su pase a producción

Word

Acta de Aprobación El documento contendrá la Word

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Tipo de Entregable

funcionalidad del sistema de acuerdo a los roles creados en el sistema.

Manual de Usuario El documento contendrá los pasos que se requieran para configurar los servidores, software base, herramientas que usa el sistema, creación de base de datos y sus objetos, y sistema.

Word

Despliegue Manual de Instalación y Sistema

Es el documento que informa las actividades de capacitación de acuerdo al cronograma establecido para los diversos roles creados para el sistema.

Word

Informe de Capacitación Archivos actualizados de fuentes implementadas que contienen la lógica de negocio.

Archivos actualizados de fuentes que permiten la creación de objetos de base de datos.

Word

Versión Final de Código Fuente y Objetos de Base de Datos

Es la actualización del entregable Documento Alcance de Alto Nivel.

Archivos

Gestión del Cambio y Configuraciones

Documento de Alcance Es el documento que informa los diversos cambios solicitados por el usuario que fueron aceptados, rechazados y pendientes.

Word

Informe de Cambio de Alcance

Los entregables de esta metodología serán definidos en el proceso de gestión de proyectos.

Word

18


15. Anexo H: Lista de Entregables de la Metodología de Desarrollo de Calidad del OSCE.

Tabla 15. Lista de Entregables de la Metodología de Calidad del OSCE.Fases Entregable Descripción del Contenido del

EntregableTipo de Entregable

1.Iniciación Listado de Requisitos Priorizado

Listado de requerimientos priorizados que deben revisarse prioritariamente. Es importante considerar todo tipo de requerimiento funcional, no funcional, técnico, red, etc.

Excel

Listado de Políticas de Calidad

Listado de políticas que rigen la calidad de software del OSCE para el desarrollo y mantenimiento de software.

Excel

Listado de Criterios de Calidad Establecidos

Listado de criterios de calidad interna y externa que deberán tener los productos de software.

Excel

2. Planificación Plan de Calidad Se debe identificar los requerimientos y/o estándares de calidad para el proyecto de desarrollo o mantenimiento de software, así como los entregables que lo conforman. Se debe considerar documentar y demostrar la conformidad con los requerimientos de calidad del proyecto.

Es importante elaborar por cada proyecto o mantenimiento software el plan de trabajo que corresponda.

Word

3. Ejecución Informe de Resultado del Aseguramiento de la Calidad

Por cada actividad de aseguramiento de calidad se debe elaborar un informe de resultado del aseguramiento de la calidad de los procesos del desarrollo o mantenimiento de software.

Word.

CheckList Se debe llenar y registrar en el CheckList todas las observaciones encontradas. Así como la conformidad de la actividad o entregable.

Excel

19



Tipo de Entregable

4. Seguimiento y Control

Informe de Avance del Plan de Calidad

Es documento de gestión que debe presentarse cuando se solicite para informar el avance de la actividad del plan de calidad.

Word

5. Cierre Informe de Resultado del Control de la Calidad

Por cada actividad de control de calidad se debe elaborar un informe de resultado de control de calidad del producto de software.

Para el caso de productos de software que se están en mantenimiento deberá remitirse al documento Informe Resumen Final de Calidad.

Word

Informe Resumen Final de Calidad

Informe que resume las actividades de calidad realizada, dando por terminado el plan, con conformidad o con observaciones que se deben atender en forma inmediata.

Para productos de software que están en mantenimiento, solo se debe informar sobre su conformidad u observación.

Word

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CAPÍTULO IVCRITERIOS DE EVALUACIÓN TÉCNICA

EVALUACIÓN TÉCNICA (Puntaje Máximo: 100 Puntos)

Es de exclusiva responsabilidad del Comité Especial que los factores permitan la selección de la mejor oferta en relación con la necesidad que se requiere satisfacer.

De acuerdo con el artículo 44 del Reglamento, se consideran los siguientes factores de evaluación:12:

FACTORES DE EVALUACIÓN- OPCIONALES PUNTAJE / METODOLOGÍA PARA SU ASIGNACIÓN

A. MEJORAS A LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS BIENES Y A LAS CONDICIONES PREVISTAS13

[20] PUNTOS

Acredita mejora: [20] puntos

Criterio:Se evaluará y calificará al postor que acredite haber implementado un Sistema de Trámite Documentario O Sistema de Gestión Documentaria, en una entidad pública, en los últimos dos (2) años , contados hasta la fecha de presentación de propuestas

Acreditación:Se acreditará mediante la presentación de constancias, certificados, contratos u órdenes de servicio con su respectiva conformidad o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente.

B. EXPERIENCIA DEL POSTORCriterio:Se evaluará considerando el monto facturado acumulado por el postor por la venta o implementación de bienes iguales o similares al objeto de la convocatoria, durante un periodo NO MAYOR A OCHO (8) AÑOS] a la fecha de la presentación de propuestas, hasta por un monto máximo acumulado mayor a TRES (3) VECES EL VALOR REFERENCIAL DE LA CONTRATACIÓN.

Se considerarán bienes similares: Ventas o implementación de SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTARIA, SISTEMAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y/O FINANCIERA.

Acreditación:La experiencia se acreditará mediante copia simple de: contratos u órdenes de compra, y su respectiva conformidad por la venta o suministro efectuados; o

12 El Comité Especial podrá utilizar todos o algunos de los factores contenidos en el presente capítulo. Cabe precisar que, de acuerdo al artículo 44 del Reglamento pueden establecerse otros factores de evaluación; sin embargo, debe verificarse que estos sean congruentes, razonables y proporcionales con el objeto de la convocatoria.

13 Las Bases podrán establecer aquellos aspectos que serán considerados como mejoras, debiéndose precisar a qué tipo de mejoras se le otorgará puntaje.

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comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente, con VOUCHER DE DEPÓSITO, REPORTE DE ESTADO DE CUENTA, CANCELACIÓN EN EL DOCUMENTO, correspondientes a un máximo de veinte (20) contrataciones.

En caso los postores presenten varios comprobantes de pago para acreditar una sola contratación, se deberá acreditar que corresponden a dicha contratación; de lo contrario, se asumirá que los comprobantes acreditan contrataciones independientes, en cuyo caso solo se considerará, para la evaluación y calificación, las veinte (20) primeras contrataciones indicadas en el Anexo Nº 6 referido a la Experiencia del Postor.

En el caso de suministro, sólo se considerará como experiencia la parte del contrato que haya sido ejecutada a la fecha de presentación de propuestas, debiendo adjuntarse copia de las conformidades correspondientes a tal parte o los respectivos comprobantes de pago.

En los casos que se acredite experiencia adquirida en consorcio, deberá presentarse la promesa formal de consorcio o el contrato de consorcio del cual se desprenda fehacientemente el porcentaje de las obligaciones que se asumió en el contrato presentado; de lo contrario, no se computará la experiencia proveniente de dicho contrato.

Asimismo, cuando se presenten contratos derivados de procesos de selección convocados antes del 20.09.2012, se entenderá que el porcentaje de las obligaciones equivale al porcentaje de participación de la promesa formal de consorcio del contrato de consorcio. En caso que en dichos documentos no se consigne el porcentaje de participación se presumirá que las obligaciones se ejecutaron en partes iguales.

Cuando en los contratos, órdenes de compra o comprobantes de pago el monto facturado se encuentre expresado en moneda extranjera, debe indicarse el tipo de cambio venta publicado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP correspondiente a la fecha de suscripción del contrato, de emisión de la orden de compra o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda.

Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y presentar el Anexo Nº 6 referido a la Experiencia del Postor.

[60] PUNTOS

M = Monto facturado acumulado por el postor por la venta de bienes iguales y/o similares al objeto de la convocatoria

M >= [3] veces el valor referencial14: [60] puntos

M >= [2] veces el valor referencial y <[3] veces el valor referencial:

[50] puntos

M >= [1] vez el valor referencial y <[2]veces el valor referencial:

[40] puntos15

14 No puede establecerse como único parámetro de evaluación la asignación del máximo puntaje a montos facturados mayores a cinco (5) veces el valor referencial del proceso.

15 El Comité Especial define los rangos de evaluación e indica cuáles son los parámetros en cada rango. Asimismo, podrá cambiar la metodología para la asignación de puntaje.

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C. CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN

[20] PUNTOS

Se debe utilizar la siguiente fórmula de evaluación16:

PCP= PF x CBC NC

Donde:

PCP = Puntaje a otorgarse al postor.PF = Puntaje máximo al postor.NC = Número de contrataciones presentadas para acreditar la experiencia del postor.CBC = Número de constancias de prestación válidas.

Criterio:Se evaluará el nivel de cumplimiento del postor, respecto de los contratos presentados para acreditar la experiencia del postor, en función al número de constancias de prestación presentadas.

Acreditación:Mediante la presentación de un máximo de veinte (20) constancias de prestación o cualquier otro documento que, independientemente de su denominación, indique, como mínimo, lo siguiente:

1. La identificación del contrato u orden de compra, indicando como mínimo su objeto.

2. El monto correspondiente; esto es, el importe total al que asciende el contrato, comprendiendo las variaciones por adicionales, reducciones, reajustes, etc., que se hubieran aplicado durante la ejecución contractual.

3. Las penalidades en que hubiera incurrido el contratista durante la ejecución de dicho contrato.

PUNTAJE TOTAL 100 puntos17

IMPORTANTE:

Los factores de evaluación no pueden calificar con puntaje el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos.

Para acceder a la etapa de evaluación económica, el postor deberá obtener un puntaje técnico mínimo de sesenta (60) puntos.

16 Para mayor detalle, se recomienda revisar los Pronunciamientos Nº 095-2010/DTN y Nº 111-2010/DTN enwww.osce.gob.pe

17 Es la suma de los puntajes de todos los factores de evaluación.

http://www.osce.gob.pe/

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CAPÍTULO VPROFORMA DEL CONTRATO

IMPORTANTE:

Dependiendo del objeto del contrato, de resultar indispensable, podrá efectuarse la inclusión de cláusulas adicionales o la adecuación de las propuestas en el presente documento, las que en ningún caso pueden contemplar disposiciones contrarias a la normativa vigente ni a lo señalado en este capítulo.

La misma proforma del contrato es aplicable para la ejecución de las prestaciones accesorias, con las adecuaciones correspondientes.

Conste por el presente documento, la contratación de [CONSIGNAR LA DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA], que celebra de una parte [CONSIGNAR EL NOMBRE DE LA ENTIDAD], en adelante LA ENTIDAD, con RUC Nº [………], con domicilio legal en [………], representada por [………..…], identificado con DNI Nº [………], y de otra parte [……………….....................], con RUC Nº [................], con domicilio legal en [……………….....................], inscrita en la Ficha N° [……………….........] Asiento N° [……….......] del Registro de Personas Jurídicas de la ciudad de [………………], debidamente representado por su Representante Legal, [……………….....................], con DNI N° [………………..], según poder inscrito en la Ficha N° […………..], Asiento N° […………] del Registro de Personas Jurídicas de la ciudad de […………], a quien en adelante se le denominará EL CONTRATISTA en los términos y condiciones siguientes:

CLÁUSULA PRIMERA: ANTECEDENTESCon fecha [………………..], el Comité Especial adjudicó la Buena Pro delaLICITACIÓN PÚBLICA Nº[CONSIGNAR NOMENCLATURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN]para la contratación de[CONSIGNAR LA DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA], a [INDICAR NOMBRE DEL GANADOR DE LA BUENA PRO], cuyos detalles e importe constan en los documentos integrantes del presente contrato.

CLÁUSULA SEGUNDA: OBJETO El presente contrato tiene por objeto [CONSIGNAR EL OBJETO DE LA CONTRATACIÓN], conforme a las Especificaciones Técnicas.

CLÁUSULA TERCERA: MONTO CONTRACTUALEl monto total del presente contrato asciende a [CONSIGNAR MONEDA Y MONTO], [CONSIGNAR SI O NO] incluye IGV.18

Este monto comprende el costo del bien, transporte hasta el punto de entrega, seguros e impuestos, así como todo aquello que sea necesario para la correcta ejecución de la prestación materia del presente contrato.

CLÁUSULA CUARTA: DEL PAGO 19 LA ENTIDAD se obliga a pagar la contraprestación a EL CONTRATISTA en [INDICAR MONEDA], en [INDICAR EL DETALLE DELPAGO ÚNICOO PAGOS PARCIALES, SEGÚN CORRESPONDA], luego de la recepción formal y completa de la documentación correspondiente, según lo establecido en el artículo 181 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Para tal efecto, el responsable de otorgar la conformidad de la prestación deberá hacerlo en un

18 Consignar que NO incluye IGV en caso el postor ganador de la Buena Pro haya presentado la Declaración jurada de cumplimiento de condiciones para la aplicación de la exoneración del IGV (Anexo Nº 8) en su propuesta técnica.

19 En cada caso concreto, dependiendo de la naturaleza del contrato, podrá adicionarse la información que resulte pertinente a efectos de generar el pago.

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plazo que no excederá de los diez (10) días calendario de ser estos recibidos.

LA ENTIDAD debe efectuar el pago dentro de los quince (15) días calendario siguiente al otorgamiento de la conformidad respectiva, siempre que se verifiquen las demás condiciones establecidas en el contrato.

En caso de retraso en el pago, EL CONTRATISTA tendrá derecho al pago de intereses conforme a lo establecido en el artículo 48 de la Ley de Contrataciones del Estado, contado desde la oportunidad en el que el pago debió efectuarse.

CLÁUSULA QUINTA: DEL PLAZO DE LA EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓNEl plazo de ejecución del presente contrato es de [……..] días calendario, el mismo que se computa desde [CONSIGNAR SI ES DEL DÍA SIGUIENTE DE SUSCRITO EL CONTRATO O DESDE EL DÍA SIGUIENTE DE CUMPLIDA LA CONDICIÓN PARA EL INICIO DE LA EJECUCIÓN, DEBIENDO INDICAR LA CONDICIÓN EN ESTE ULTIMO CASO].

CLÁUSULA SEXTA: PARTES INTEGRANTES DEL CONTRATOEl presente contrato está conformado por las Bases integradas, la oferta ganadora20 y los documentos derivados del proceso de selección que establezcan obligaciones para las partes.

CLÁUSULA SÉTIMA: GARANTÍASEL CONTRATISTA entregó a la suscripción del contrato la respectiva garantía solidaria, irrevocable, incondicional y de realización automática a sólo requerimiento, a favor de LA ENTIDAD, por los conceptos, importes y vigencias siguientes:

De fiel cumplimiento del contrato21: S/. [CONSIGNAR EL MONTO], a través de la [INDICAR EL TIPO DE GARANTÍA Y NUMERO DEL DOCUMENTO, EMPRESA QUE LA EMITE]. Cantidad que es equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original, la misma que deberá mantenerse vigente hasta la conformidad de la recepción de la prestación.

En el caso que corresponda, consignar lo siguiente:

Garantía fiel cumplimiento por prestaciones accesorias22: S/. [CONSIGNAR EL MONTO], a través de la [INDICAR EL TIPO DE GARANTÍA Y NUMERO DEL DOCUMENTO, EMPRESA QUE LA EMITE], la misma que deberá mantenerse vigente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas.

Garantía por el monto diferencial de la propuesta23: S/. [CONSIGNAR EL MONTO], a través de la [INDICAR EL TIPO DE GARANTÍA Y NUMERO DEL DOCUMENTO, EMPRESA QUE

20 La oferta ganadora comprende a las propuestas técnica y económica del postor ganador de la Buena Pro.

21 En aplicación de lo dispuesto en el artículo 158 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, la garantía de fiel cumplimiento deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.De manera excepcional, respecto de aquellos contratos que tengan una vigencia superior a un (1) año, las Entidades podrán aceptar que el ganador de la Buena Pro presente la garantía de fiel cumplimiento y de ser el caso, la garantía por el monto diferencial de la propuesta, con una vigencia de un (1) año, con el compromiso de renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación.

22 En aplicación de lo dispuesto en el artículo 159 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en las contrataciones de bienes que conllevan la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación o actividades afines, se otorgará una garantía adicional por dicho concepto. La garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias se renovará periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentación en ningún caso.

23 En aplicación de los dispuesto por el artículo 160 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, cuando la propuesta económica fuese inferior al valor referencial en más del veinte por ciento (20%) de éste en el proceso de selección para la contratación de bienes, para la suscripción del contrato el postor ganador deberá presentar una garantía adicional por un monto equivalente al veinticinco por ciento (25%) de la diferencia entre el valor referencial y la propuesta económica. Dicha garantía deberá tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.

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LA EMITE], la misma que deberá mantenerse vigente hasta la conformidad de la recepción de la prestación.

CLÁUSULA OCTAVA: EJECUCIÓN DE GARANTÍAS POR FALTA DE RENOVACIÓNLA ENTIDAD está facultada para ejecutar las garantías cuando EL CONTRATISTA no cumpliera con renovarlas, conforme a lo dispuesto por el artículo 164 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

CLÁUSULA DÉCIMA: CONFORMIDAD DE RECEPCIÓN DE LA PRESTACIÓNLa conformidad de recepción de la prestación se regula por lo dispuesto en el artículo 176 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y será otorgada por la Unidad de Tecnologías de la Información del OSCE.

De existir observaciones se consignarán en el acta respectiva, indicándose claramente el sentido de éstas, dándose al contratista un plazo prudencial para su subsanación, en función a la complejidad del bien. Dicho plazo no podrá ser menor de dos (2) ni mayor de diez (10) días calendario. Si pese al plazo otorgado, EL CONTRATISTA no cumpliese a cabalidad con la subsanación, LA ENTIDAD podrá resolver el contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan.

Este procedimiento no será aplicable cuando los bienes manifiestamente no cumplan con las características y condiciones ofrecidas, en cuyo caso LA ENTIDAD no efectuará la recepción, debiendo considerarse como no ejecutada la prestación, aplicándose las penalidades que correspondan.

CLÁUSULA UNDÉCIMA: DECLARACIÓN JURADA DEL CONTRATISTAEL CONTRATISTA declara bajo juramento que se compromete a cumplir las obligaciones derivadas del presente contrato, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.

CLÁUSULA DUODÉCIMA: RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOSLa conformidad de recepción de la prestación por parte de LA ENTIDAD no enerva su derecho a reclamar posteriormente por defectos o vicios ocultos, conforme a lo dispuesto por el artículo 50 de la Ley de Contrataciones del Estado.

El plazo máximo de responsabilidad del contratista es de UN (1) años.

CLÁUSULA DÉCIMO TERCERA: PENALIDADESSi EL CONTRATISTA incurre en retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, LA ENTIDAD le aplicará una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del monto del ítem que debió ejecutarse, en concordancia con el artículo 165 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

En todos los casos, la penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:

Penalidad Diaria = 0.10 x MontoF x Plazo en días

Donde:

F = 0.25 para plazos mayores a sesenta (60) días o;F = 0.40 para plazos menores o iguales a sesenta (60) días.

Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato o ítem que debió ejecutarse o, en caso que éstos involucraran obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que fuera materia de retraso.

Esta penalidad será deducida de los pagos parciales o del pago final; o si fuese necesario se

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cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías de Fiel Cumplimiento o por el monto diferencial de la propuesta (de ser el caso).

Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, LA ENTIDAD podrá resolver el contrato por incumplimiento.

La justificación por el retraso se sujeta a lo dispuesto por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, el Código Civil y demás normas aplicables, según corresponda.

IMPORTANTE:

De preverse en las Especificaciones Técnicas penalidades distintas a la penalidad por mora, se deberá consignar el listado detallado de las situaciones, condiciones, etc., que serán objeto de penalidad, los montos o porcentajes que le corresponderían aplicar por cada tipo de incumplimiento y la forma o procedimiento mediante el que se verificará la ocurrencia de tales incumplimientos.

CLÁUSULA DÉCIMO CUARTA: RESOLUCIÓN DEL CONTRATOCualquiera de las partes podrá resolver el contrato, de conformidad con los artículos 40, inciso c), y 44 de la Ley de Contrataciones del Estado, y los artículos 167 y 168 de su Reglamento. De darse el caso, LA ENTIDAD procederá de acuerdo a lo establecido en el artículo 169 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

CLÁUSULA DÉCIMO QUINTA: RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES Cuando una de las partes no ejecute injustificadamente las obligaciones asumidas, debe resarcir a la otra parte por los daños y perjuicios ocasionados, a través de la indemnización correspondiente. Ello no obsta la aplicación de las sanciones administrativas, penales y pecuniarias a que dicho incumplimiento diere lugar, en el caso que éstas correspondan.

Lo señalado precedentemente no exime a ninguna de las partes del cumplimiento de las demás obligaciones previstas en el presente contrato.

CLÁUSULA DÉCIMO SEXTA: MARCO LEGAL DEL CONTRATOSólo en lo no previsto en este contrato, en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en las directivas que emita el OSCE y demás normativa especial que resulte aplicable, serán de aplicación supletoria las disposiciones pertinentes del Código Civil vigente, cuando corresponda, y demás normas de derecho privado.

CLÁUSULA DÉCIMO SÉTIMA: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 24

Cualquiera de las partes tiene el derecho a iniciar el arbitraje administrativo a fin de resolver las controversias que se presenten durante la etapa de ejecución contractual dentro del plazo de caducidad previsto en los artículos 144, 170, 175, 176, 177 y 181 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estadoo, en su defecto, en el artículo 52 de la Ley de Contrataciones del Estado.

Facultativamente, cualquiera de las partes podrá someter a conciliación la referida controversia, sin perjuicio de recurrir al arbitraje en caso no se llegue a un acuerdo entre ambas, según lo señalado en el artículo 214 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

El Laudo arbitral emitido es definitivo e inapelable, tiene el valor de cosa juzgada y se ejecuta como una sentencia.

El arbitraje será resuelto por la Cámara de Comercio de Lima, siendo de aplicación su

24 De conformidad con los artículos 216 y 217 del Reglamento, podrá adicionarse la información que resulte necesaria para resolver las controversias que se susciten durante la ejecución contractual. Por ejemplo, para la suscripción del contrato y, según el acuerdo de las partes podrá establecerse que el arbitraje será institucional o ante el Sistema Nacional de Arbitraje del OSCE (SNA-OSCE), debiendo indicarse el nombre del centro de arbitraje pactado y si se opta por un arbitraje ad-hoc, deberá indicarse si la controversia se someterá ante un tribunal arbitral o ante un árbitro único.

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Reglamento interno.

CLÁUSULA DÉCIMO OCTAVA: FACULTAD DE ELEVAR A ESCRITURA PÚBLICACualquiera de las partes podrá elevar el presente contrato a Escritura Pública corriendo con todos los gastos que demande esta formalidad.

CLÁUSULA DÉCIMO NOVENA: DOMICILIO PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUALLas partes declaran el siguiente domicilio para efecto de las notificaciones que se realicen durante la ejecución del presente contrato:

DOMICILIO DE LA ENTIDAD:[...........................]

DOMICILIO DEL CONTRATISTA: [CONSIGNAR EL DOMICILIO SEÑALADO POR EL POSTOR GANADOR DE LA BUENA PRO AL PRESENTAR LOS REQUISITOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO]

La variación del domicilio aquí declarado de alguna de las partes debe ser comunicada a la otra parte, formalmente y por escrito, con una anticipación no menor de quince (15) días calendario.

De acuerdo con las Bases, las propuestas técnico y económica y las disposiciones del presente contrato, las partes lo firman por duplicado en señal de conformidad en la ciudad de [................] al [CONSIGNAR FECHA].

“LA ENTIDAD” “EL CONTRATISTA”

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FORMATOS Y ANEXOS

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FORMATO N° 1 25

MODELO DE CARTA DE ACREDITACIÓN

Lima, [CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]

SeñoresCOMITÉ ESPECIAL LICITACIÓN PÚBLICA Nº [CONSIGNAR NOMENCLATURA DEL PROCESO]Presente.-

[CONSIGNAR NOMBRE DEL POSTOR (PERSONA NATURAL, PERSONA JURÍDICA Y/O CONSORCIO)], identificado con DNI [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA NATURAL] y Nº RUC Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], debidamente representado por su [CONSIGNAR SI SE TRATA DE REPRESENTANTE LEGAL EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA O DEL REPRESENTANTE COMÚN EN CASO DE CONSORCIOS, ASÍ COMO SU NOMBRE COMPLETO], identificado con DNI Nº […………], tenemos el agrado de dirigirnos a ustedes, en relación con la Licitación PúblicaN° [CONSIGNAR NOMENCLATURA DEL PROCESO], a fin de acreditar a nuestro apoderado: [CONSIGNAR NOMBRE DEL APODERADO] identificado con DNI Nº [………], quien se encuentra en virtud a este documento, debidamente autorizado a realizar todos los actos vinculados al proceso de selección.

Para tal efecto, se adjunta copia simple de la ficha registral vigente del suscrito.26

…..………………………….…………………..Firma, Nombres y Apellidos del postor o

Representante legal o común, según corresponda

25 El presente formato será utilizado cuando la persona natural, el representante legal de la persona jurídica o el representante común del consorcio no concurra personalmente al proceso de selección.

26 Incluir dicho párrafo sólo en el caso de personas jurídicas.

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ANEXO Nº 1

DECLARACIÓN JURADA DE DATOS DEL POSTOR

SeñoresCOMITÉ ESPECIALLICITACIÓN PÚBLICA Nº [CONSIGNAR NOMENCLATURA DEL PROCESO]Presente.-

Estimados Señores:

El que se suscribe, [……………..], postor y/o Representante Legal de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], identificado con [CONSIGNAR TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD] N° [CONSIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD], con poder inscrito en la localidad de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA] en la Ficha Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA] Asiento Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA],DECLARO BAJO JURAMENTO que la siguiente información se sujeta a la verdad:

Nombre o Razón Social :Domicilio Legal :RUC : Teléfono : Fax :

[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]

……...........................................................Firma, Nombres y Apellidos del postor oRepresentante legal, según corresponda

IMPORTANTE:

Cuando se trate de consorcios, esta declaración jurada será presentada por cada uno de los consorciados.

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ANEXO Nº 2

DECLARACIÓN JURADA DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS


De nuestra consideración:

Es grato dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que luego de haber examinado las Bases y demás documentos del proceso de la referencia y, conociendo todas las condiciones existentes, el postor ofrece el [CONSIGNAR LA DENOMINACIÓN DE LA CONVOCATORIA], de conformidad con las Especificaciones Técnicas, las demás condiciones que se indican en el Capítulo III de la sección específica de las Bases y los documentos del proceso.


…….………………………….…………………..Firma, Nombres y Apellidos del postor o


IMPORTANTE:

Adicionalmente, puede requerirse la presentación de otros documentos para acreditar el cumplimiento de los Requerimientos Técnicos Mínimos, conforme a lo señalado en el contenido del sobre técnico.

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ANEXO Nº 3

DECLARACIÓN JURADA (ART. 42 DEL REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO)



Mediante el presente el suscrito, postor y/o Representante Legal de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], declaro bajo juramento:

1.- No tener impedimento para participar en el proceso de selección ni para contratar con el Estado, conforme al artículo 10 de la Ley de Contrataciones del Estado.

2.- Conocer, aceptar y someterme a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de selección.

3.- Ser responsable de la veracidad de los documentos e información que presento a efectos del presente proceso de selección.

4.- Comprometerme a mantener la oferta presentada durante el proceso de selección y a suscribir el contrato, en caso de resultar favorecido con la Buena Pro.

5.- Conocer las sanciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como en la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.


………………………….………………………..Firma, Nombres y Apellidos del postor oRepresentante legal, según corresponda

IMPORTANTE:

Cuando se trate de consorcios, esta declaración jurada será presentada por cada uno de los consorciados.

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ANEXO Nº 4

PROMESA FORMAL DE CONSORCIO(Sólo para el caso en que un consorcio se presente como postor)


De nuestra consideración,

Los suscritos declaramos expresamente que hemos convenido en forma irrevocable, durante el lapso que dure el proceso de selección, para presentar una propuesta conjunta a la LICITACIÓN PÚBLICA Nº [CONSIGNAR NOMENCLATURA DEL PROCESO], responsabilizándonos solidariamente por todas las acciones y omisiones que provengan del citado proceso.

Asimismo, en caso de obtener la Buena Pro, nos comprometemos a formalizar el contrato de consorcio bajo las condiciones aquí establecidas (porcentaje de obligaciones asumidas por cada consorciado), de conformidad con lo establecido por el artículo 141 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Designamos al Sr. [..................................................], identificado con [CONSIGNAR TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD] N° [CONSIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD], como representante común del consorcio para efectos de participar en todas las etapas del proceso de selección y para suscribir el contrato correspondiente con la Entidad [CONSIGNAR NOMBRE DE LA ENTIDAD]. Asimismo, fijamos nuestro domicilio legal común en [.............................].

OBLIGACIONES DE [NOMBRE DEL CONSORCIADO 1]: % de Obligaciones [DESCRIBIR LA OBLIGACIÓN VINCULADA AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA] [ % ] [DESCRIBIR OTRAS OBLIGACIONES] [ % ]

OBLIGACIONES DE [NOMBRE DEL CONSORCIADO 2]: % de Obligaciones [DESCRIBIR LA OBLIGACIÓN VINCULADA AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA] [ % ] [DESCRIBIR OTRAS OBLIGACIONES] [ % ]

TOTAL: 100%


..…………………………………. …………………………………..Nombre, firma, sello y DNI del Nombre, firma, sello y DNI del Representante Legal Consorciado 1 Representante Legal Consorciado 2

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ANEXO Nº 5

DECLARACIÓN JURADA DE PLAZO DE ENTREGA


De nuestra consideración,

Mediante el presente, con pleno conocimiento de las condiciones que se exigen en las Bases del proceso de la referencia, me comprometo a entregar los bienes objeto del presente proceso de selección en el plazo de [CONSIGNAR EL PLAZO OFERTADO, EL CUAL DEBE SER EXPRESADO EN DÍAS CALENDARIO] días calendario.


……..........................................................Firma, Nombres y Apellidos del postor o


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129

ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO – OSCELICITACIÓN PÚBLICA N° 003-2013-OSCE - “ADQUISICIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (ST) VERSIÓN 2.0.0 Y SISTEMA DE ARCHIVO VERSIÓN 3.0.0”– PRIMERA CONVOCATORIA

ANEXO Nº 6

EXPERIENCIA DEL POSTOR


Mediante el presente, el suscrito detalla la siguiente EXPERIENCIA:

Nº CLIENTE OBJETO DEL CONTRATO

N° CONTRATO / O/C / COMPROBANTE DE

PAGO FECHA27 MONEDA IMPORTE TIPO DE CAMBIO

VENTA28MONTO FACTURADO

ACUMULADO29

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10TOTAL

27 Se refiere a la fecha de suscripción del contrato, de la emisión de la Orden de Compra o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda.

28 El tipo de cambio venta debe corresponder al publicado por la SBS correspondiente a la fecha de suscripción del contrato, de la emisión de la Orden de Compra o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda.

29 Consignar en la moneda establecida para el valor referencial.

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ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO – OSCELICITACIÓN PÚBLICA N° 001-2013-OSCE - ADQUISICIÓN DE UNA SOLUCIÓN DE SERVIDORES CONSOLIDADOS Y SOFTWARE DE VIRTUALIZACIÓN – PRIMERA CONVOCATORIA


………..........................................................Firma, Nombres y Apellidos del postor o


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ANEXO Nº 7

CARTA DE PROPUESTA ECONÓMICA(MODELO)

SeñoresCOMITÉ ESPECIALLICITACIÓN PÚBLICA Nº[CONSIGNAR NOMENCLATURA DEL PROCESO]Presente.-


Es grato dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que, de acuerdo con el valor referencial del presente proceso de selección y las Especificaciones Técnicas, mi propuesta económica es la siguiente:

CONCEPTO PRESTACIÓN COSTO TOTAL [CONSIGNAR MONEDA]

Principal

Accesoria 1

Accesoria 2

TOTAL

La propuesta económica incluye todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas, y de ser el caso, los costos laborales conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda tener incidencia sobre el costo delbiena contratar, excepto la de aquellos postores que gocen de exoneraciones legales.


……………………………….…………………..Firma, Nombres y Apellidos del postor o


IMPORTANTE:

Cuando el proceso se convoque a suma alzada, únicamente deberá requerirse que la propuesta económica contenga el monto total de la oferta, sin perjuicio de solicitar que el postor adjudicado presente la estructura de costos o detalle de precios unitarios para la formalización del contrato, lo que deberá ser precisado en el numeral 2.7 de la sección específica.

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ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO – OSCELICITACIÓN PÚBLICA N° 003-2013-OSCE - “ADQUISICIÓN DEL SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO (ST) VERSIÓN 2.0.0 Y SISTEMA DE ARCHIVO VERSIÓN 3.0.0”- PRIMERA CONVOCATORIA

ANEXO Nº 8

DECLARACIÓN JURADA DE COMPROMISO PARA LA TRANSPARENCIA EN EL ACCIONAR DEL PERSONAL CONTRATADO PARA EL OSCE

SeñoresComité Especial LICITACIÓN PÚBLICA Nº [CONSIGNAR NOMENCLATURA DEL PROCESO]Presente.-

Por el presente, yo ........……………………………………….. identificado (a) con DNI N°………….........................................., que me encuentro postulando al servicio de ………………… para el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado - OSCE, manifiesto que durante la ejecución del servicio me comprometo, en caso se me otorgue la buena pro del presente proceso de selección, a:

1. No obstante a no ser colaborador del OSCE bajo ningún régimen laboral, cumplir fielmente con las tareas y funciones asignadas a mi persona, sujetándome a la normativa de contrataciones y disposiciones establecidas en la Directiva "Normas para la Conducta y Desempeño del Personal del Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado - OSCE".

2. Informar por escrito sobre cualquier incompatibilidad que pueda afectar el servicio a brindar en términos de calidad, objetividad, eficiencia y credibilidad, entre otros, con la finalidad que se determinen las acciones a seguir, para asegurar el ejercicio de mis funciones en forma transparente, libre de conflictos de intereses, prohibiciones, impedimentos, o situaciones que pudieran dar motivo a que otros cuestionen mi independencia y calidad de trabajo.

3. Guardar reserva de la información privilegiada que conociera en el ejercicio de mis labores o actividad funcional; no revelando ni en forma oral, ni escrita, ni por cualquier otro medio, hechos, datos, procedimientos y documentación de acceso restringido (secreta, reservada y/o confidencial), incluso aun después de culminar el servicio materia del presente proceso de selección.


……..........................................................Firma, Nombres y Apellidos del postor o


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BASES ESTÁNDAR DE LICITACIÓN PÚBLICA PARA …zonasegura.seace.gob.pe/mon/docs/procesos/2013/001952/... · Web viewLey Nº 27806, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información