COMMERCIAL CORRESPONDENCE

Orders

An order letter accurately and clearly includes:- Details of description, quantities, prices and

catalogue number.- Requirements of delivery place and date,

means of transport.- The terms of payment.

Printed order forms are pre-numbered, including important details and the general conditions under which orders are placed. (it should be sent with a covering letter).

2 forms of order

OPENING

- Express your thanks for the offer and pleasure in placing an order.

e.g. – We thank you for your offer No…. dated …. and have pleasure in placing/ are pleased to place an order on the following terms and conditions:

- Clarify that you have an enclosed order (covering letter).

e.g. –Pleased find enclosed our order No…. for…

Practice: Translate into English1. Chúng tôi đã nhận được thư quý công ty gửi ngày 25

tháng 8, và xin gửi kèm đơn đặt hàng số 187 của chúng tôi đặt mua mặt hàng máy chữ xách tay (type-writer) mẫu CO-35 của quý công ty.

We have received your letter of August 25 and enclose our order No.187 for your model CO-35 portable type-writer.

2. Chúng tôi cảm ơn chào hàng của các ông đề ngày… và xin gủi kèm theo đây đơn hàng chính thức số… đặt mua…

=> We thank you for your offer date ... and pleased find enclosed our official order No… for ....

Practice: Translate into English (cont)3. Nếu quý công ty có thể đảm bảo gửi hàng từ

HongKong đến Keelung trước ngày 30/3 thì chúng tôi rất vui được đặt mua của quý công ty các mặt hàng sau đây:

We are pleased to place the following order with you if you can guarantee shipment from HongKong to Keelung by March 30.

4. Chúng tôi rất quan tâm đến các loại đồng hồ đeo tay mà ông chào bán và quyết định đặt mua một đơn hàng thử theo các điều kiện sau.

=> We are very interested in the type of wristwatches you offer and have decided to place a trial order under the following terms and conditions.

MESSAGESConfirm the terms and conditions:

1. Name of the commodity/ goods:2. Quality and specifications: as per enclosed catalogue No 234 LD.3. Quantity: 1,000 pcs/ units4. Price: unit price ….. including packing, total price is ….5. Packing: as usually export customary packing6. Delivery: one shipment/ in one lot, date….7. Payment: is to be made/ effected in USD by an irrevocable letter of credit at (30 days) sight to be opened at/ through/ by the Bank for Foreign Trade of Vietnam (VCB) , 15 days prior to/ before shipment, valid for 15 days to the account of Royal Bank, London.

ENDING

Express the hope of further orders:

e.g. – We hope that this will be the first of many orders we place with you.

- We will place further orders if this one is completed to our satisfaction.

Sample Order LetterDear sirs,

We would like to thank you for your offer dated 20 October 2011 and have pleasure in placing an order on the following terms and conditions:

1. Commodity: water-heaters2. Quality and specifications: as per enclosed catalogue No.WH 134.3. Quantity: 300 units4. Price: 200 USD/unit FOB Haiphong port, excluding packet5. Packing: as usually export customary packing6. Delivery: one shipment by the end of October.7. Payment: by confrmed L/C at sight as usual.Please confirm your acceptance of this order and your acceptance

should reach us not later than 5 days after the date of this order.We look forward to your soon reply.Yours faithfully,

Exercise: Letter Writing• Anh/ chị viết thư đặt hàng theo gợi ý sau:

Thông báo chuyến máy kéo vạn năng đầu tiên đã bán hết trong vòng 1 tuần khi hàng đến và xin đặt hàng cố định theo các điều kiện sau:

1. Tên hàng: máy kéo vạn năng (Multi-purpose tractor) kiểu CT 860

2. Số lượng: 30 chiếc.

3. Quy cách phẩm chất: Theo ca-ta-lô số 4/80 và bản thuyết minh kỹ thuật với chào hàng số 4567 ngày 10/8/20...

4. Giá mỗi chiếc là 2,200 đôla Mỹ, tổng số 66,000 đôla Mỹ, C.I.F. Cảng Hải Phòng kể cả phí đóng hàng.

5. Giao hàng 02 chuyến: 10 chiếc vào 20/8/20... Và 20 chiếc vào 20/9/20...

6. Bao bì: theo tập quán xuất khẩu xa bằng đường biển.

7. Ký hiệu: ở hai bên đối diện nhau của mỗi kiện bằng sơn không phai, chữ không nhỏ hơn 5 cm như sau:

- Đặt hàng số TD 44/50

- Người gửi hàng: Export tractor Co., Ltd

- Kiện số: từ 1 trở lên

- Trọng lượng tịnh: Trọng lượng cả bì:

8. Thanh toán: bằng tín dụng thư không thể hủy ngang tính bằng đôla Mỹ mở qua ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 15 ngày trước chuyến hàng thứ nhất qua ngân hàng Thương mại Tokyo vào tài khoản cho người bán được hưởng 100% giá trị chuyến hàng. Được phép giao từng phần.

Chứng từ cho việc thanh toán:

• Hóa đơn thương mại (3 bản)

• Vận đơn gốc (2 bản)

• Phiếu đóng gói (3 bản)

• Giấy chứng nhận chất lượng (1 bản)

• Chứng nhận bảo hiểm (1 bản)

9. Tài liệu kỹ thuật: 2 bộ bản vẽ kỹ thuật lắp giáp, vận hành và bảo trì bằng tiếng Anh gửi cùng hàng hóa. Một bộ gửi cho người mua bằng đường hàng không chậm sau ngày 30/8/20...

10. Bảo hành: 12 tháng kể từ ngày giao hàng, 6 tháng kể từ ngày sử dụng. Bảo hành không áp dụng cho những tổn thất do người sử dụng.

Mong nhận được xác nhận đơn đặt hàng này sớm.

• Dear Sirs,

• We would like to inform you that the first shipment of your multi-purpose tractors was sold out within a week of arrival and we now have decided to place a further firm order on the following terms and conditions:

• 1. Commodity: Multi-purpose tractor Model CT 860• 2. Quantity: 30 units• 3. Specification: as per catalogue No 4/80 and your technical document and

your offer No 4467 dated August 10, 20...• 4. Price: Unit price 2,220 USD; total value 66,000 USD including packing,

CIF Sai Gon Port, Ho Chi Minh City• 5. Delivery: in two shipment, 10 units in August 20..., 20 units in September

20...• 6. Packing: in customary export packing for long voyage.• 7. Marking: is made in both sides of each case in weather proof paint and

with letters not shorter than 5cm.• Order No TD 44/55

• Consignor: Export tractor Co., Ltd• Case No: 1 upward

• Net weight: Gross weight:

• 8. Payment: in USD by irrevocable L/C to be opened with the Bank of Foreign Trade of Vietnam 15 days prior to the first shipment to the account of Tokyo Commercial Bank in favor of the seller for the total value of shipment.

• Partial shipment is allowed• Payment is made against the following documents:- Commercial invoice (03 copies)- Original Bill of Lading (01 copy)- Packing list (01 copy)- Certificate of Quality (01 copy)- Insurance Policy (01 copy)9. Technical documents: two sets of technical drawing instruction for

assembly, operation and maintenance in English are to be shipped with the goods. One set is to be airmailed the buyer not later than 30 August 20...

10. Guarantee: 12 months after dispatch, 6 months after operation, the guarantee does not apply to damage caused by the user.

We look forward to your order acknowledgement/ confirmation.

Yours faithfully,

COVERING LETTER- Confirm the terms of payment.

e.g. – We would like to confirm that payment is to be made by irrevocable letter of credit, which we have already applied to the bank for.

- Confirm the agreed discounts.

e.g. – We would like to thank you for the 30% trade discount and 10% quantity discount you allowed us.

- Confirm the delivery date.

e.g. – Delivery before 25 November is a firm condition of this order, and we reserve the right to refuse goods delivered after that time.

• Confirm methods of delivery.e.g. – We advise delivery by road to avoid

constant handling of this fragile consignment.• Confirm packing.e.g. –The carpets should be wrapped, and the

packaging reinforced at both ends to avoid wearing out.

Practice: Translate into English

• Mỗi mặt hàng sẽ phải gói riêng bằng giấy mềm, sau đó được đóng vào thùng gỗ, các thùng gỗ được đóng đinh cẩn thận.

=>Each item/piece should be wrapped in soft paper, then packed in wooden crates, carefully nailed.

• Hàng hoá phải đóng trong thùng carton phù hợp với việc vận chuyển bằng đường biển.

=>The goods should be packed in seaworthy cartons.

Covering Letter Sample• Dear Mr./Ms. ......,

Re: Order for 100 copies of Mastering Mathematics

As per our discussions on __________ we are pleased to place an order for 100 copies of Mastering Mathematics book by _________ for Class VII for the ICSE Board on the following terms and conditions:The cost of each book will be ________ inclusive of all taxes.Payment terms will be a post-dated cheque for 50% advance with order. This cheque will be cleared on the day of the deliver. The balance payment of 50% 7 days after delivery and after random inspectionDelivery will be done within 7 days from the order date.Delivery will be done at ________________ If the order is not delivered as per the above terms and conditions, the order stands cancelledPlease find enclosed cheque number ________ dated ________ for ________ towards/ in advance for the order.We hope to have a long business relationship with you.

• Yours faithfully,

EXERCISE: Viết một bức thư theo yêu cầu dưới đây

• Công ty Sao Việt nhận được đơn chào hàng số OF/234 đề ngày 5 tháng 12 của một công ty Nhật Bản: High Tech Co. Ltd; chào bán máy photocopy. Anh/ chị hãy viết một bức thư gửi kèm với đơn đặt hàng số AB01 với những nội dung chính sau đây:

• Công ty Sao Việt xin cảm ơn đơn chào hàng của họ và xin gửi kèm thư này đơn đặt hàng số AB01 đặt mua 1,000 máy photocopy hiệu Ricoh, qui cách hàng hóa theo catalogue số MN 289, giao hàng vào trung tuần tháng 2, nếu chậm hơn công ty có quyền từ chối nhận hàng.

• Giá bán phải hiểu là giá CIF cảng Hải Phòng. Thanh toán bằng thư tín dụng thời hạn 30 ngày, trên cơ sở chấp nhận thanh toán đổi chứng từ. Lưu ý Công ty Nhật phải mua bảo hiểm cho lô hàng của một công ty bảo hiểm hạng nhất với điều kiện All Risks.

• Công ty Sao Việt chấp nhận mức chiết khấu 10% đối với đơn hàng này nhưng hy vọng Công ty Nhật xem xét lại điều khoản này cho các đơn hàng tiếp theo.

• Đây là hàng dễ vỡ nên bao bì phải theo tập quán xuất khẩu. Các kiện hàng phải ghi rõ tên người gửi, người nhận hàng, số kiện và dòng chữ "Hàng dễ vỡ- Bốc xếp cẩn thận”

• Khi hoàn tất việc xếp hàng tại cảng đi, cần nhanh chóng chuyển bộ chứng từ cho người mua bằng đường hàng không.

• Công ty anh chị đề nghị thời gian bảo hành là 24 tháng tính từ khi giao hàng. Đề nghị gửi bản hướng dẫn sử dụng và qui cách kỹ thuật bằng tiếng Anh.

• Anh chị có thể thêm các chi tiết khác.

EXERCISE: AnswerDear Mr Smith,

We thank you very much for your offer No OF/234 dated 05 December and are very pleased to enclose herewith our order No AB01 for 1,000 units of photocopier Model Ricoh, with specifications as per the catalogue No MN 289, for delivery in mid-February , after which we reserve the right to refuse the goods.

The price should be understood CIF Haiphong Port. Payment is to be made by a Letter of credit, at 30 days’ sight on a D/A basis (on the basis of Documents against Acceptance). We request that the consignment be insured under All Risks terms by a first-class insurance company.

We accept a 10% discount rate for this order but do hope you will review this rate for further orders (do hope this term to be reviewed for the next orders).

As the goods are fragile, they must be packed in customary export crates, which are marked with the consignor’s name, the consignee’s name, the crate number and the words: Fragile – Handle with Care.

After the goods are loaded on board the vessel at the Port of Departure, please send us the shipping documents by airmail.

We request the goods be guaranteed within 24 months from delivery/ dispatch. Could you please also send us the users’ manual and technical specifications in English?

We do hope that this order will be completed to our satisfaction.

We look forward to your early confirmation.

Yours sincerely,

Assignment Anh/ chị viết thư gửi ông Mancini đặt mua 22 máy trộn đứng cá nhân (stand mixers) Model #43423, tất cả màu đỏ.

Thanh toán bằng tài khoản kinh doanh đã có với họ từ trước, tài khoản # 543234.

Hy vọng nhận được lô hàng trước thứ Sáu, ngày 11/11/2011. Gửi kèm theo thư phương thức chuyển hàng và địa chỉ nhận hàng.

Đề nghị họ gọi điện xác nhận thư đặt hàng theo số 232-231-4563 trong giờ hành chính, từ thứ Hai đến thứ Sáu

Assignment : AnswerDear Mr. Mancini,We would like to purchase twenty two (22) individual stand mixers (Model #43423), all in red.

We would like you to charge this purchase to the preexisting account that we have with you, business account #543234.We hope to receive this order no later than Friday, November 11th, 2011. Attached to this letter please find our preferred shipping method and receiving address.Please confirm that you received this order by calling us at 232-231-4563 anytime during business hours, Monday to Friday.Thank you for your cooperationKeller Kitchen Co.

Assignment 2Anh/Chị hãy viết một thư để gửi kèm với đơn hàng số PO/35 đặt mua 100 chiếc bơm bê tông (concrete pumps) với những nội dung chính sau:

1.Chào hàng của họ số FO/203 ngày 23/2

2.Cảm ơn thư chào hàng của họ và xin gửi kèm thư này đơn hàng số PO/35 đặt mua 100 chiếc bơm bê tông theo mã số CP/071 ghi trong catalogue và bảng giá mà họ gửi kèm với chào hàng.

3.Lưu ý họ rằng nếu bơm bê tông theo mã số trên mà không có sẵn để giao ngay, họ có thể giao hàng thay thế theo mã số CPX/075 có cùng tính năng.

4. Thanh toán bằng đô-la Mỹ, bằng tín dụng thư không hủy ngang, trả tiền ngay, được mở qua Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam 15 ngày trước ngày giao hàng, có giá trị 45 ngày vào tài khoản của Ngân hàng NatWest, thành phố Luân-đôn cho người bán được hưởng toàn bộ giá trị hàng hóa sẽ được giao.

5.Yêu cầu họ quan tâm đặc biệt đến thời hạn giao hàng, chậm nhất là cuối tháng 5, nếu giao chậm hơn, Tổng công ty Anh/chị sẽ từ chối nhận hàng.

6.Đề nghị họ cung cấp cho mỗi máy bơm hai bản hướng dẫn bằng tiếng Anh cho người sử dụng theo như hai bên đã thỏa thuận.

7.Hy vọng đơn đặt hàng này sẽ được thực hiện làm tổng công ty Anh/chị hài lòng.

Assignment 2: AnswerDear Mr Smith,

We thank you for your offer No FO/203 dated 23 January and are pleased to enclose an order No PO/35 for 100 units of concrete pumps Code No CP/071 as specified in your catalogue and price list enclosed with your offer.

Please be noted that if the concrete pumps Code No CP/071 are not available for immediate delivery, you could supply the subsitites, Code No CPX/075 having the same functions/features.

Payment is to be made in USD, by an irrevocable L/C at sight to be opened at/through Vietcombank 15 days prior to shipment, valid for 45 days to your account at NatWest bank, London in your favour for the total value of the goods to be shipped/delivered.

We would appreciate your special attention to delivery to be made by late May, after which we reserve the right to refuse the goods.

Could you please supply us with 2 copies of the users’ guide/manual in English with each unit (of concrete pump) as agreed earlier?

We hope that this order will be completed to your satisfaction and look forward to your confirmation.

Yours sincerely,

Assignment 3• Công ty TNHH Ánh Dương, nhận được thư chào

hàng số BJ/305 ngày 25/10 của Marco Toy Company, Inc. Anh/Chị hãy viết một bức thư gửi kèm với đơn đặt hàng số DH/029 với những nội dung chính sau đây:

•Đơn đặt hàng này mua thử 36 búp bê Baby Jenny với giá CIF Hải Phòng là US$12 một chiếc, và 78 gấu teddy Tootsie-Wootsie loại 18 inches với giá US$9 một con, kể cả chi phí bao bì.

•Nói rõ cho họ biết nếu họ không có sẵn bất kỳ mặt hàng nào để giao theo thời hạn đã nêu trong đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế.

• Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 10% chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ, nhưng đối với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 15% chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi chứng từ (documents against acceptance).

Yêu cầu họ gửi hàng bằng đường hàng không và giao hàng chậm nhất vào cuối tháng 11 để kịp thời phân phối cho các đại lý trong toàn quốc để bán vào trước dịp lễ Giáng sinh. Công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi phí và rủi ro do bên bán chịu nếu giao hàng chậm.

•Bày tỏ hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng này sẽ làm công ty anh/chị hài lòng, và nếu thấy có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì công ty anh/chị chắc chắn sẽ đặt mua tiếp với số lượng lớn hơn.

•Đề nghị người bán gửi xác nhận bán sớm.

AnswerDear Mr Smith,

We thank you for your offer No. BJ/305 of 25 October and are pleased to enclose our trial order No. DH/029 for 36 Baby Jenny dolls and 78 18-inchTootsie-Wootsie teddy bears, at the price of US$12 and US$9 each respectively including packaging.

In addition, we would like to draw your attention to the following points:

If any of the above items are not available in stock for delivery at the time specified (stated/mentioned) in the order, please do not send substitutes for them (in their places).

For this first order, we have decided to accept the 10% trade discount you offered and agree to pay by a letter of credit at sight, documents against payment. However, for further (the next) orders, could (would) you please give us a 15% trade discount and accept payment by a letter of credit at 60 days, documents against acceptance?

The above items should be shipped (sent) by air and be delivered by the end of November in time for distribution to our agents across (throughout) the country for the pre-Christmas selling season. We reserve the right to cancel the order or return the goods with all the expenses and risks to your account if delivery is late.

We hope that this order will be completed (processed/executed) to our satisfaction and if we feel we can develop this market in Vietnam, we will place larger orders with you in the future.

We look forward to your sales confirmation soon.

THANK YOU FOR YOUR ATTENTION!