Koordinativni sastanak Erazmus+ KA1 projekata  u oblasti mladih  (konkursni rok 2017. godine) Beograd, Fondacija Tempus  

Evropski volonterski servis

05.06.2017.

Prikaz projektnog ciklusa – kvalitativno sprovođenje 

projekata

Koordinativni sastanak za korisnike, 

KA1, oblast mladih, EVS 05. jun 2017. godine 

EVS 

RASPISIVANJE KONKURSA

PRIJAVE PROJEKATA

ODABIR PROJEKATA

ODLUKA O DODELI FINANSIJSKIH SREDSTAVA

POTPISIVANJE UGOVORA

ISPLATA PRVE TRANŠE

SPROVOĐENJE PROJEKTA

3 FAZE PROJEKTA:

• pre aktivnosti - priprema

•  tokom aktivnosti -sprovođenje

•    nakon aktivnosti - evaluacija

Projektni ciklus

PROJEKAT

- Početni datumi iz prijave

- Definisani ugovorom- Formalno prihvatljivi 

troškovi

Promena datuma = Aneks ugovoru

AKTIVNOST/SERVIS

- Datumi održavanja aktivnosti (odgovaraju priloženom rasporedu 

aktivnosti)

Promena datuma aktivnosti = potrebno odobrenje 

Agencije

Projekat

EVS je:•prilika mladima da poboljšaju svoj obrazovni i profesionalni razvoj upotrebom metoda 

neformalnog obrazovanja 

•prilika mladima za lični rast i razvoj 

•prilika mladima za upoznavanje drugih kultura i jezika

•prilika mladima da izraze svoju solidarnost i društvenu odgovornost putem volontiranja u 

razvoju lokalne zajednice

•aktivnost koja podstiče mlade na mobilnost i doprinosi izgradnji evropskog građanstva

•jedinstveno životno iskustvo – istinska „služba učenja”

EVS nije:•nestrukturirano, povremeno volontiranje            

•stažiranje u preduzeću ili stručno usavršavanje

•razonoda ni turizam

•kurs jezika

•zamena za radnu snagu/zaposlene

EVS povelja! 

Projektni ciklus

ODABIR VOLONTERA

•vodite se načelom dostupnosti, uključivanja i transparentnosti!•važno je pružiti volonteru informacije o aktivnostima i praktičnim uslovima službe•proveriti motivaciju, interese i potrebe volontera - realna očekivanja!Prava i obaveze učesnika u projektu (EVS Povelja, čl I.1.3):•interni sporazumi sa partnerskim organizacijama – opcionalno!•ugovor sa volonterom (Volunteering Agreement) - obavezno!

PRIPREMA VOLONTERA PRE POLASKA NA SLUŽBU

•„pre-departure training”: detaljne informacije o projektu, obaveze i prava volontera, uloge uključenih organizacija •INFO KIT:  Pismo volonteru, Šta očekivati od EVS-a, EVS Povelja •osiguranje volontera : CIGNA osiguranje, Evropska zdravstvena kartica•kupovina karte i planiranje putovanja

Pre aktivnosti

PRIPREMA ORGANIZACIJE/AKTIVNOSTI PRE DOLASKA VOLONTERA

•organizacija logistike (smeštaj, hrana, džeparac, lokalni prevoz)•prijava volontera (vize, boravišna dozvola): pre ili po dolasku na volontiranje (zavisi od zemlje iz koje dolazi), popunjavanje informativnih obrazaca za volontere i slanje Agenciji zajedno sa skeniranim dokumentima volontera•planiranje jezične podrške (voditelj procesa podrške)•priprema radne sredine (materijal, radni prostor, osoblje)•priprema sistema podrške - supervizora i mentora (upoznavanje s projektom i dužnostima)•priprema aktivnosti (raspored, dozvole i sl.)•upisivanje aktivnosti u Mobility Tool+ •komunikacija s partnerima 

Pre aktivnosti

•dočekivanje volontera! – upoznavanje, informisanje, dobrodošlica

•raspored aktivnosti - sprovođenje aktivnosti u skladu s prijavljenim – aktivno učešće volontera, lični projekat volontera

•evaluacija aktivnosti – uvrstiti u raspored aktivnosti

•vidljivost projekta – koristiti logotip, poštovati pravila vidljivosti

•komunikacija s partnerima 

PRUŽANJE PODRŠKE VOLONTERIMA TOKOM EVS-a

•supervizor  - brine za sprovođenje zadataka u okviru projekta, prati i usmerava volontera 

•mentor - pruža volonteru ličnu podršku, podršku tokom prilagođavanje na drugu kulturu, podršku u praćenju i vrednovanju učenja;

•plan učenja - dnevnik učenja, u svrhu izdavanja YouthPass sertifikata

•jezička podrška (časovi jezika organizovani od strane organizacije koja prima volontera

•ciklus EVS obuka za volontere

Tokom aktivnosti

U nadležnosti Salto SEE Resursnog centra:

•Obuka po dolasku volontera (On-arrival training) (za servise koje traju 2 meseca i više) 

•Obuka na sredini servisa (Mid-term training) (za servise koje traju 6 meseci i više)

•Godišnji sastanak za bivše volontere (Final EVS event) (za volontere iz Republike Srbije koji su bili na servisu u inostranstvu u protekloj godini)

Organizator obuka:  Salto SEE Resursni centar

Organizacije prijavljuju volontere na obuke! (Info obrazac o volonterima, upis u Mobility Tool+, kontakt sa organizatorom obuke)

EVS obuke 

• Evaluacija projekta – na svim nivoima    (učestvuju svi uključeni u projektu, partneri, volonteri)

• Izdavanje Youthpass potvrda www.youthpass.eu    Ugovorna obaveza: informisati volontere o pravu na   dobijanje YouthPass sertifikata;    izdavanje potvrde svim volonterima

• Širenje i iskorištavanje rezultata (diseminacija) – ciljano,    planirano; Erazmus+ platforma projektnih rezultatahttp://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects

• Komunikacija s partnerima 

Nakon aktivnosti 

Evaluacija / merenje dugotrajnog učinka i ostalih aspekata projekta (kvalitativni i kvantitativni pokazatelji)Upitnici/ intervjui / fokus grupe/ druge metode neformalnog obrazovanjaEvaluacija prilagođena potrebama projekta, objektivno izveštavanje, zaključci!

NIVO PROJEKTA – evaluacija projektaNIVO VOLONTERA / ORGANIZACIJA – evaluacija učinka

DNEVNA/NEDELJNA

TOKOM AKTIVNOSTI

NAKON AKTIVNOSTI

Evaluacija 

Uticaj EVS projekta na zajednicu i organizaciju

Saradnja između SO i RO

Lični razvoj volontera i 

rezultati učenjaRealizacija zadataka od 

strane volontera

Kvalitetna priprema projekta 

(pre početka projekta)

Zadovoljstvo korisnika radom 

volontera

Praktična pitanja (smeštaj, hrana, 

putovanje)

Jezička podrška

Kvalitet mentorstva i 

praćenja razvoja

Zadovoljstvo volontera zadacimaEvaluacija EVS 

projekta

Evaluacija 

Negative:We did not have a lot of tasks, most of the time we spend doing nothing, I did not come for EVS just to sit arround;Before-Arrival Preparations;Adding a little more variety on the tasks would be amazing.

Positive:Both organizations ( Sending & Receiving ) were kind, honest and carismatic;Location;Food;Pocket money was distributed on it's respectfull time, every month;Hosts;Transportation

Bonus addings:Try to be a little more careful picking the volunteers, there were people that didn't gave a damn on some aspects;Please, less vacation time;More walks

Ødobra priprema pre dolaska na službuØdobra organizacija posla i zadataka (izbegavanje učestalog prekovremenog rada)Øraznolikost zadatakaØozbiljan radni pristup drugih volontera u istoj organizaciji – EVS nije odmorØljubaznost, predusretljivost i iskrenost SO i ROØisplaćivanje džeparca u dogovorenom rokuØadekvatni uslovi života (smeštaj, hrana, lokalni prevoz…)

Iz evaluacije volontera:

Šta volonterima treba i šta cene

Ugovorna obaveza: informisati učesnike o pravu na dobijanje YouthPass-a;EVS:  plan učenja (sa mentorom, u svrhu izdavanja YouthPass sertifikata)

Evaluacija - Youthpass

Prijavite    se na YouthPass web stranici

Unesite detalje projekta

Unesite detalje učesnika

Proverite ispravnost potvrde

Generišite potvrdu

Dobro je znati – alat za izradu YouthPass potvrde dopušta pripremu potvrde i pre početka aktivnosti!

Youthpass –koraci za izdavanje potvrde

Društvo, EU

Sektor mladihLokalna zajednica

Mladi

Projekat 

Aktiv-nost

Plan diseminacije (pružanje informacija o rezultatima projekta) i korišćenje rezultata (transfer rezultata - DEOR plan):  DEOR aktivnosti – u fazi planiranja projekta i pisanja projektne prijave

Zašto?

Šta?

Kome?

Kako?

Kada?

Gde?

Diseminacija i korišćenje rezultata

Zašto?Radi ispunjenja ciljeva 

strategije:- Maksimalan učinak projekta 

na pojedince, srodne organizacije, lokalnu i 

regionalnu zajednicu itd. - Širenje iskustava i stečenih rezultata može doprineti 

unapređenju rada organizacija – i onih koje učestvuju i onih koje nisu primarni učesnici- Uticaj na donosioce odluka

Šta? - Ishodi učenja (profesionalna i 

lična znanja, veštine, kompetencije)

- Rezultati i analize istraživanja, anketa 

- Preporuke; zaključci; uputstva- Informacije o 

lokalnim/nacionalnim politikama za mlade; mogućnostima učestvovanja/kreiranja 

politika…

Kome? Ciljne grupe: roditelji, prijatelji, 

novi potencijalni članovi organizacije i učesnici 

Erasmus+ projekata, novi potencijalni korisnici, 

organizacije civilnog društva, lokalna zajednica, političari, donosioci odluka, jedinice lokalne samouprave, saveti 

mladih, institucije koje se bave mladima, javna tela, 

poslodavci, mediji, opšta populacija

Kako?Tipove aktivnosti i kanale kojima će se rezultati širiti i koristiti prilagoditi ciljnim 

grupama (brošure, web, radio, novine, prezentacije, radionice, 

sastanci…) 

Kada?- Razrada na početku projekta

- Sprovođenje tokom i po završetku projekta 

- Rezultati se koriste i nakon završetka projekta

Gde? Definisati gde će se određene aktivnosti odvijati; prilagoditi prostor ciljnoj grupi i vrsti 

aktivnosti

Diseminacija – Plan širenja rezultata

• sprovodi je uglavnom nosilac projekta (ne i partneri)

• neinventivnost, nekreativnost, nedovoljno uloženog truda

• neuključivanje učesnika u planiranje i sprovođenje

• nedovoljan opis u završnom izveštaju

• nedostatak detalja i dokaza o sprovedenom širenju rezultata 

(linkovi, materijali, fotografije)

Najčešće slabosti diseminacije

Oganizacija koja šalje

• odabir volontera (u saradnji sa receiving 

organizacijom)

• organizacija Pre-departure treninga

• učestvovanje u potpisivanju ugovora s 

volonterom

• upis volontera u osiguranje CIGNA

• pomoć volonteru u organizaciji putovanja

pružanje podrške volonteru tokom aktivnosti i 

po povratku

• učestvovanje u promociji aktivnosti 

• učestvovanje u evaluaciji projekta

• učestvovanje u širenju rezultata

Organizacija koja prima 

• priprema i organizacija aktivnosti (u 

saradnji s partnerom i volonterom)

• priprema radnog okruženja

• priprema i osiguranje podrške volonteru 

(supervizor, mentor)

• briga za smeštaj, hranu, džeparac, lokalni 

prevoz…volontera 

• organizacija jezičke podrške

• podrška volonteru u sprovođenju ličnog 

projekta

• slanje volontera na osposobljavanja u 

okviru EVS ciklusa osposobljavanja

• učestvovanje u promociji aktivnosti 

• učestvovanje u evaluaciji projekta

• učestvovanje u diseminaciji rezultata

• finansijsko upravljanje projektom

• priprema završnog izveštaja

Odgovornosti i zaduženja

SupervizorPodrška u sprovođenju zadataka

• upoznavanje volontera s organizacijom

• tehnička podrška

• uputstva i organizacija u vezi sa dnevnim ili 

nedeljnim zadacima

• nadzor sprovođenja aktivnosti, evaluacija i 

povratne informacije

• podrška u pohađanju EVS osposobljavanja

• podsticanje volontera na učenje jezika 

(zemlje domaćina)

MentorLična podrška

• podrška u integraciji u društvo

• kulturološko prilagođavanje i podrška u 

interkulturalnom učenju

• pomoć u kriznoj situaciji i rešavanje 

problema

• podrška u izradi plana učenja i razmišljanju 

o učenju tokom EVS službe 

• procena ishoda učenja volontera (sertifikat Youthpass)

• potencijalni posrednik u slučaju konflikta 

između volontera i supervizora

Odgovornosti i zaduženja

1. RASPISIVANJE KONKURSA

2. ODABIR PRISTIGLIH PROJEKATA

3. ODLUKA O DODELI FINANSIJSKE PODRŠKE

4. POTPISIVANJE UGOVORA

5. PRVA TRANŠA

1. Završni izveštaj volontera

2.    Završni izveštaj koordinatora

6. SPROVOĐENJE PROJEKTA

8. ZAVRŠETAK PROJEKTA  

9. ZAVRŠNI IZVEŠTAJ

Nakon aktivnosti

2. ODABIR PRISTIGLIH PROJEKATA

5. PRVA TRANŠA7. PRIVREMENI IZVEŠTAJ

10. ZAVRŠNA TRANŠA

1. RAPISIVANJE KONKURSA

3. ODLUKA O DODELI FINANCIJSKE PODRŠKE

9. ZAVRŠNI IZVEŠTAJ

4. POTPISIVANJE UGOVORA

6. SPROVOĐENJE PROJEKTA

8. ZAVRŠETAK PROJEKTA  

Završna isplata

…KONSULTUJTE LITERATURU:

Hopscotch to Quality in EVS – priručnik za kvalitet EVS projekata u Erazmus+ programu

Making Waves  -  brošura  za  program Mladi  u  akciji,  ali  i  dalje  relevantna  za  Erazmus+  širenje rezultata, uputstva za vidljivost i iskorištavanje rezultata

 Meant to be a mentor – priručnik za mentore u EVS-u SALTO publikacije – velik broj priručnika koji služe za kvalitetnije sprovođenje Erazmus+ projekata

Syncro EVS Waves – inspiration guidebook – praktični saveti i informacije za EVS organizacije i volontere

Naše preporuke

• preporučuje se kontaktiranje e-mailom: 

youth [ at ] tempus.ac.rs

• u predmetu svake korespondencije navesti  

referentni broj projekta

q pre kontaktiranja Fondacije 

Tempus potražite odgovore u dostupnim 

izvorima: 

ü ugovor i aneksi

ü http://erasmusplus.rs/

ü priručnici (ECAS, Mobility tool, Erasmus+ 

platforma projektnih rezultata)

ü tekst Nacionalnog poziva 

ü najčešća pitanja (FAQ)

INFORMACIJE, SAVETOVANJE, PODRŠKA

Kontaktirajte nas

Hvala na pažnji

Fondacija Tempus  Ruže Jovanović 27a, Beograd 011/3342-430 youth@tempus.ac.rswww.erasmusplus.rs