Beschreibung) - Die Software für die Hausverwaltung · © 2009 - Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 3 2. Funktionsumfang im Detail (Anwendungsbeschreibung) 2.1 Erweitern

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Inhaltsverzeichnis

1. FUNKTIONSUMFANG IM ÜBERBLICK .................................................................................................................. 1 1.1 Erweitern des Word Exports (MS Word-Anbindung) ..................................................................................... 2 1.2 Versenden von E-Mails (MS Outlook-Anbindung) ......................................................................................... 2 1.3 Archivieren als PDF-Dokument ..................................................................................................................... 2 1.4 Archivieren als Einzelbrief ............................................................................................................................. 2 1.5 Anlegen der Archivstruktur ........................................................................................................................... 2

2. FUNKTIONSUMFANG IM DETAIL (ANWENDUNGSBESCHREIBUNG) ..................................................................... 3 2.1 Erweitern des Word Exports (MS Word-Anbindung) ..................................................................................... 3 2.1.1 E/A-Abrechnung ............................................................................................................................................... 4 2.1.2 Kontostände ..................................................................................................................................................... 4 2.1.3 Abrechnung für ein Miethaus (Betriebs- und Nebenkostenabrechnung) ........................................................ 5 2.1.4 Abrechnung für eine Wohnanlage (WEG-Hausgeldabrechnung) ..................................................................... 6 2.1.5 Wirtschaftsplan ................................................................................................................................................ 8 2.1.6 Objektstamm (Export für alle Nutzer einer Wohnanlage) ................................................................................ 8 2.1.7 Nutzerstamm (Export für alle selektierten Nutzer einer Wohnanlage) .......................................................... 10 2.2 Anlegen der Archivstruktur ......................................................................................................................... 12 2.2.1 Beispiel einer Archivstruktur .......................................................................................................................... 12 2.2.2 Anlegen von Archivordnern für bestehende Stammdaten ............................................................................. 12 2.2.3 Anlegen von Archivordnern für zukünftige Stammdaten ............................................................................... 14 2.2.4 Anzeigen des Archivordners (Beispiel im Nutzerstamm) ............................................................................... 14 2.2.5 Der SIDOMO-Reader (Weitergabe von SIDOMO-Ausdrucken als QRP-Dateien) ............................................ 15 2.3 Archivieren und E-Mail-Versand (MS Office-Anbindung) ............................................................................. 16 2.3.1 Unterschied: Serienbrief gegenüber Einzelbrief ............................................................................................. 16 2.3.2 Archivieren als Gesamt-Serienbrief ................................................................................................................ 17 2.3.3 Archivieren als Einzel-Serienbrief ................................................................................................................... 17 2.3.4 Archivieren als PDF-Dokument ....................................................................................................................... 18 2.3.5 Versenden von E-Mails (MS Outlook-Anbindung) .......................................................................................... 19

3. EINSTELLUNGEN FÜR ARCHIVIERUNG UND E-MAIL-VERSAND .......................................................................... 22 3.1 Dokumententitel und E-Mail-Text ............................................................................................................... 22 3.2 Automatisches Archivieren ......................................................................................................................... 22 3.3 Verwendbare Variablen in den Optionen und im Exportformular ............................................................... 23

4. EINSATZVORAUSSETZUNGEN ........................................................................................................................... 24 4.1 Archivieren und Versenden als PDF-Dokument ........................................................................................... 24 4.2 E-Mail-Versand ........................................................................................................................................... 24

Herausgeber: Deflize und Partner GmbH, 67067 Ludwigshafen am Rhein SIDOMO®-Zusatzmodul «Office-Premium-Export» (Teil I – Beschreibung) Ausgabe Oktober 2009 Copyright Deflize und Partner GmbH – Alle Rechte vorbehalten. SIDOMO® ist ein eingetragenes Warenzeichen der Deflize und Partner GmbH.

© 2009 - Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 1

1. Funktionsumfang im Überblick

Das Modul «Office-Premium-Export» wurde primär für die Erweiterung bestehender Word-Exporte und zur Optimie-rung der Archivierungsmöglichkeiten konzipiert. Unter anderem beinhaltet dieses Modul folgende Funktionen:

Erweiterung des Word-Exports Erstellen eines Abrechnungsbriefs mit Anschreiben + Abrechnung + Wirtschaftsplan + ESt.-Abzug + Tagesordnung + Vollmacht (ein Beispiel von diversen Möglichkeiten - auch für Duplexdruck)

E-Mail-Versand Erstellen und Versenden von Dokumenten als E-Mail-Anhang

Archivierung im PDF-Format Archivieren erstellter Word-Dokumente PDF-Dokument

Archivierung als Einzelbrief Archivieren erstellter Word-Dokumente je Nutzer, je Lieferant, je Objekteigentümer in deren Archivordner

Anlage einer Archivstruktur Anlegen einer globalen Ordnerstruktur für vorhandene und zukünftige Stammdaten

Office-Premium-

Export

Archivstruktur anlegen

Einzelbriefe archivieren

E-Mails versenden

Briefe als PDF archivieren

Word-Exporte erweitern


1.1 Erweitern des Word Exports (MS Word-Anbindung)

Um einem Mieter eine vollständige Jahresabrechnung zusenden zu können, müssen Bestandteile wie das Anschreiben, die Abrechnung, der Kontoauszug der Vorauszahlungen, die neuen angepassten Vorauszahlungen, der Ausweis gemäß §35a EStG teilweise einzeln ausgedruckt und im Anschluss von Hand einsortiert werden. Wohnungseigentümer benöti-gen zusätzlich den Wirtschaftsplan, die Tagesordnung und die Vertretungsvollmacht für die Eigentümerversammlung. Mit dem Zusatzmodul «Office-Premium-Export» sind Sie nunmehr in der Lage, diese bisherigen "Einzel-Bestandteile" in ein einziges Word-Dokument zu integrieren. Dadurch entfällt das zeitintensive zusammenzuführen der einzelnen Aus-drucke. Einzig die Heizkostenabrechnung müsste noch einsortiert werden. Unter anderem beinhalten folgende Programmteile die erweiterten Exportfunktionalitäten:

E/A-Abrechnung für Objekteigentümer

Kontostände für Objekteigentümer (Objektabrechnung)

Nebenkostenabrechnung für Mieter

Hausgeldabrechnung für Wohnungs- und Teileigentümer

Duplexfunktionalität (doppelseitiges Drucken) Durch die ebenfalls erweiterte Duplexfunktionalität kann das Anschreiben auf einem separaten Blatt mit Vorder- und Rückseite gedruckt werden, unabhängig ob das Anschreiben 1 oder 2 Seiten benötigt. Über in Microsoft Word integrier-te Makrofunktionen können bedingt Leerseiten zwischen den einzelnen Bestandteilen und den einzelnen Briefen einge-fügt werden.

Bereitgestellte Seriendrucklagen Die Deflize und Partner GmbH stellt Ihnen hierzu diverse Seriendruckvorlagen zur Verfügung, welche schon viele der verfügbaren Bestandteile beinhalten. Einige dieser Vorlagen wurden zusätzlich für den Duplexdruck optimiert.

1.2 Versenden von E-Mails (MS Outlook-Anbindung)

Analog zum konventionellen papiergebundenen Schriftverehr kann die Korrespondenz auch auf elektronischem Wege via E-Mail automatisiert werden. Diese Funktionalität wurde insbesondere auch für Mischformen optimiert, bei denen einzelne Ansprechpartner mit hinterlegter E-Mail-Adresse das Schreiben per E-Mail und alle übrigen Ansprechpartner das Schreiben in Papierform erhalten. Der E-Mail kann das betreffende Dokument als Anhang (bspw. im PDF-Format) beigefügt und mit einem Be-treff/Nachrichtentext versehen werden.

1.3 Archivieren als PDF-Dokument

Serienbriefe als auch Einzelbriefe können über den Exportdialog im PDF-Format archiviert werden.

1.4 Archivieren als Einzelbrief

Diverse Word-Exporte können auch als Einzelbriefe archiviert werden. Beispielsweise werden Rundschreiben an Nutzer in deren nutzerspezifischen Archivordner unter einem individuellen Dokumententitel abgelegt. Dadurch kann die Kor-respondenz eines bestimmten Nutzers direkt in dessen Archiv nachvollzogen werden kann.

1.5 Anlegen der Archivstruktur

Mit Hilfe des SIDOMO®-Archivs kann für sämtliche bestehenden und zukünftigen Stammdaten eine global verfügbare Ordnerstruktur vordefiniert und angelegt werden. Auf die Archivordner können alle Anwender gleichermaßen zugrei-fen. Die einzelnen Archivordner können aus den jeweiligen Stammsätzen direkt aufgerufen werden. Hinterlegen Sie bereits in SIDOMO® die entsprechenden Pfade Ihrer Objektordner und lassen Sie sich beim Erstellen eines Word-Schreibens den Briefnamen automatisch vorschlagen. Auf Wunsch wird der Brief in dem zugehörigen Ord-ner gespeichert. Auch sämtliche SIDOMO®-Protokolle, die Sie bisher in ein einziges Exportarchiv gespeichert haben, können nun automatisiert indem jeweiligen Objektordner archiviert werden. Über die automatische Ansteuerung des Windows-Explorers erhalten Sie einen umfassenden Überblick der vorhandenen Dokumente.

SIDOMO-Reader Im Leistungsumfang dieses Moduls ist zusätzlich der sog. SIDOMO®-Reader enthalten, mit dessen Hilfe Sie die abgespei-cherten SIDOMO®-Ausdrucke lesen können, auch ohne das SIDOMO® Programm installiert zu haben. Der SIDOMO®-Reader kann an Dritte kostenlos weitergegeben werden.


2. Funktionsumfang im Detail (Anwendungsbeschreibung)

2.1 Erweitern des Word Exports (MS Word-Anbindung)

Der Office-Premium-Export umfasst diverse Programmteile. Den vollständigen Funktionsumfang im Bereich des erwei-terten Word-Exportes möchten wir Ihnen anhand der folgenden Tabelle veranschaulichen:

Programmteil Bestandteile Musterbriefvorlagen

E/A-Abrechnung Objektabrechnung für den Objekteigentümer (Miethaus)

Es kann ein Word-Dokument je Objekt mit folgenden Bestandteilen erzeugt werden:

Anschreiben

Aufstellung der Einnahmen/Ausgaben

Kontoauszug des Objekts

Offene-Posten-Liste

E-A-Abrechnungsbrief inkl. Auszug und OPs.doc

Kontostände Objektabrechnung für den Objekteigentümer (Miethaus)

Es kann ein Word-Dokument je Objekt mit folgenden Bestandteilen erzeugt werden:

Anschreiben

Aufstellung (komprimiert, detailliert oder detailliert mit Lieferanten)

Soll-Haben-Buchungsliste oder Soll-Haben-Summenliste

Kontoständebrief inkl. S-H-Buchungen.doc Kontoständebrief inkl. S-H-Summen.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage ver-fügbar.

Abrechnung NK-Abrechnung (Miethaus)

Es kann ein Word-Dokument mit folgen-den Bestandteilen erzeugt werden:

Anschreiben

geänderte Vorauszahlungen

Betriebskostenabrechnung

Kontoauszug der Vorauszahlungen

Abrechnungsbrief inkl. NK.doc Abrechnungsbrief inkl. NK und VZ.doc Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ und ESt.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage ver-fügbar.

Abrechnung Hausgeldabrechnung (Wohnanlage)


Anschreiben

Hausgeldabrechnung

Kontoauszug der Vorauszahlungen

Wirtschaftsplan

ESt.-Abzug

Tagesordnung inkl. TOPs

Vollmacht inkl. relevanter TOPs

Abrechnungsbrief inkl. TOP.doc Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ, ESt, WP und TOP.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage ver-fügbar.

Wirtschaftsplan (Wohnanlage)


Anschreiben

Wirtschaftsplan

Wirtschaftsplanbrief inkl. WP.doc

Objektstamm alle Nutzer eines Objekts (Wohnanlage)

Folgende Exporte erzeugen jeweils ein Dokument je Nutzer innerhalb des Ob-jekts:

Stimmzettel

Stimmzettel je TOP

Tagesordnung

Vollmacht inkl. relevanter TOPs Export für ein Objekt:

Anwesenheitsliste

WEG-Nutzer-Stimmzettel.doc WEG-Nutzer-Stimmzettel (je TOP).doc WEG-Nutzer-Tagesordnung.doc WEG-Nutzer-Vollmacht.doc WEG-Nutzer-Anwesenheitsliste.doc

Nutzerstamm selektierte Nutzer (Wohnanlage)

Es kann ein Word-Dokument je (selektier-ten) Nutzer als Einladungsschreiben mit folgenden Bestandteilen erzeugt werden:

Anschreiben

Tagesordnung inkl. TOPs

Vollmacht inkl. relevanter TOPs

Nutzerbrief für WEG-Versammlung.doc


2.1.1 E/A-Abrechnung

Den Export der Einnahmen-Ausgaben-Abrechnung, die üblicherweise für das reguläre Berichtswesen mit dem Objektei-gentümer verwendet wird, können Sie jetzt um den Kontoauszug sowie die Offene-Posten-Liste erweitern. Folgende Bestandteile können in die Einnahme-Ausgabe-Abrechnung integriert werden:

Anschreiben

Zusammenfassung inkl. Objekt-, Bankkonto- und Kontosalden

Kontoauszug des Objekts (detaillierte Auflistung sämtlicher Buchungen im gewählten Zeitraum)

Offene-Posten-Liste (sämtliche Offene-Posten zum Ende des gewählten Zeitraums)

Anwendung Lassen Sie sich wie gewohnt die Zahlen in der E/A-Abrechnung ermitteln und rufen Sie anschließend die Exportfunktion über «Drucken Exportieren E/A-

Abrechnung» bzw. «Drucken Exportieren E/A-

Abrechnung je Objekt» auf.

Wählen Sie anschließend die von SIDOMO® zur Verfü-gung gestellte Serienbriefvorlage. Folgende Vorlage kann verwendet werden:

E/A-Abrechnungsbrief inkl. Auszug und OPs.doc

Zum Anpassen der von uns zur Verfügung gestellten Seriendruckvorlage, deaktivieren Sie die Option "Serien-druck in neues Dokument" und starten den Export über

. In der im Anschluss öffnenden Vorlage können nun Layout und Formatierung angepasst sowie zusätzlich benötigte Seriendruckfelder ergänzt werden.

2.1.2 Kontostände

Den Export aus dem Programmteil Kontostände, der üblicherweise analog zur Einnahme-Ausgabe-Abrechnung für das reguläre Berichtswesen mit dem Objekteigentümer verwendet wird, jedoch zusätzlich Bilanzkontotypen berücksichtigt, können Sie jetzt um die Soll-Haben-Buchungsliste bzw. Soll-Haben-Summenliste erweitern. Folgende Bestandteile können in den Export integriert werden:

Anschreiben

Aufstellung der Umsätze und Kontostände (komprimiert, detailliert oder detailliert mit Lieferanten)

Soll-Haben-Buchungsliste bzw. Soll-Haben-Summenliste

Anwendung Lassen Sie sich wie gewohnt die Zahlen im Programmteil Kontostände ermitteln und rufen anschließend die Ex-portfunktion über «Drucken Exportieren Konto-

stände» bzw. «Drucken Exportieren Kontostände je Objekt» auf.


Im nachfolgend erscheinenden Optionsdialog wählen Sie den gewünschten Modus aus. Je nach gewählter Metho-de werden die Buchungen nur in Summe je Konto oder detailliert je einzelner Buchung aufgeführt.

Wählen Sie anschließend eine von SIDOMO® zur Verfü-gung gestellte Serienbriefvorlage. Folgende Vorlagen können verwendet werden:

Kontoständebrief inkl. S-H-Buchungen.doc

Kontoständebrief inkl. S-H-Summen.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage verfügbar.



2.1.3 Abrechnung für ein Miethaus (Betriebs- und Nebenkostenabrechnung)

Den Export aus der Nebenkostenabrechnung können Sie zusätzlich um die Nebenkostenkostenabrechnung selbst, die Darstellung der angepassten Vorauszahlungen, den Kontoauszug der geleisteten Vorauszahlungen und den Ausweis gemäß §35a EStG erweitern. Folgende Bestandteile in den Export integriert werden:

Anschreiben

Nebenkostenabrechnung (Abrechnungsformular analog zum Ausdruck)

Darstellung der angepassten Vorauszahlungen (gemäß geänderter Nutzerstaffeln)

Kontoauszug der geleisteten Vorauszahlungen

Ausweis gemäß §35a EStG

Anwendung

Besonderheiten bezüglich der "angepassten Vorauszahlungen" Damit auch die neu veranschlagten Vorauszahlungen im Abrechnungsschreiben ausgewiesen werden können, müssen diese im Nutzerstamm hinterlegt worden sein. Wird bspw. die Abrechnung mit dem "Brief-Datum" 06.07.2009 erstellt, werden zukünftige Staffeln (bspw. zum 01.08.2009) als neue Vorauszahlungen übernommen. Tipp: Die Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen können automatisch über das Modul "Staffeländerung" be-rechnet und in den Nutzerstamm eingetragen werden. Hierbei werden die für den Abrechnungszeitraum (i.d.R. ein Jahr) angefallenen Kosten der Einheit (wichtig bei Nutzerwechseln) auf die Periode (bspw. monatlich) herunter gerechnet. Wahlweise kann eine prozentuale Anpassung eingepreist werden (nur Modul "Staffeländerung/Mietanpassung").

Besonderheiten bezüglich dem "Ausweis gemäß §35a EStG" Vor dem Berechnungslauf der Abrechnung muss der Ausweis gemäß §35a EStG durchgeführt worden sein, um in den Abrechnungsexport integriert werden zu können (nur Modul "Ausweis gemäß §35a EStG"). Um sämtliche verfügbaren Bestandteile in den Export integrieren zu können, sollte folgende Checkliste abgearbeitet werden:

Checkliste

Vorauszahlungen angepasst?

ESt.-Abzug berechnet?


Lassen Sie die Abrechnung wie gewohnt durchrechnen und exportieren Sie anschließend die Abrechnungsdaten. Es ist unerheblich, ob die Abrechnungsdaten manuell wie in der Abbildung oder automatisch über das Ausgabe-formular am Ende des Berechnungslaufes exportiert werden.


Abrechnungsbrief inkl. NK.doc

Abrechnungsbrief inkl. NK und VZ.doc

Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ und ESt.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage verfügbar.



2.1.4 Abrechnung für eine Wohnanlage (WEG-Hausgeldabrechnung)

Den Export aus der Abrechnung einer Wohnanlage können Sie zusätzlich um die Hausgeldabrechnung selbst, den Wirt-schaftsplan, den Ausweis der steuerbegünstigten Aufwendungen gemäß §35a EStG, den Kontoauszug der geleisteten Hausgeldzahlungen, die Tagesordnung und die Vertretungsvollmacht erweitern. Folgende Bestandteile können in den Export integriert werden:

Anschreiben (bspw. auch als Einladungsschreiben zur Eigentümerversammlung)

Hausgeldabrechnung (Abrechnungsformular analog zum Ausdruck)

Wirtschaftsplan (inkl. geänderter Hausgeldzahlungen)

Ausweis gemäß §35a EStG

Kontoauszug der geleisteten Hausgeldzahlungen

Tagesordnung

Vertretungsvollmacht (inkl. beschlussrelevanter TOPs)

Anwendung

Besonderheiten bezüglich dem "Wirtschaftsplan" Vor dem Berechnungslauf der Abrechnung muss der Wirtschaftsplan durchgeführt worden sein, um in den Abrech-nungsexport integriert werden zu können (nur Modul "WEG-Verwaltung").

Besonderheiten bezüglich dem "Ausweis gemäß §35a EStG" Vor dem Berechnungslauf der Abrechnung muss der Ausweis gemäß §35a EStG durchgeführt worden sein, um in den Abrechnungsexport integriert werden zu können (nur Modul "Ausweis gemäß §35a EStG").

Besonderheiten bezüglich der "Tagesordnung" und der "Vertretungsvollmacht" Vor dem Berechnungslauf der Abrechnung müssen die Tagesordnungspunkte erfasst sowie die beschlussrelevanten Tagesordnungspunkte mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen worden sein, um in den Abrechnungsexport integriert werden zu können (nur Modul "Beschluss-Sammlung").


Um sämtliche verfügbaren Bestandteile in den Export integrieren zu können, sollte folgende Checkliste abgearbeitet werden:

Checkliste

Wirtschaftsplan berechnet?

ESt.-Abzug berechnet?

Tagesordnung erfasst?

TOPs mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen? Wählen Sie im Berechnungslauf der Abrechnung im Formular «Modus Reg. Variable» muss der gewünsch-te Alternativplan (Wirtschaftsplan), der in den Abrech-nungsexport einfließen soll.

Lassen Sie die Abrechnung wie gewohnt durchrechnen und exportieren Sie anschließend die Abrechnungsdaten. Es ist unerheblich, ob die Abrechnungsdaten manuell wie in der Abbildung oder automatisch über das Ausgabe-formular am Ende des Berechnungslaufes exportiert werden.


Abrechnungsbrief inkl. TOP.doc

Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ, ESt, WP und TOP.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage verfügbar.




2.1.5 Wirtschaftsplan

In den Export des Wirtschaftsplans kann zum Anschreiben der eigentlich Wirtschaftsplan mit seien einzelnen Bestand-teilen integriert werden. Folgende Bestandteile können in den Export integriert werden:

Anschreiben

Wirtschaftsplan (inkl. geänderter Hausgeldzahlungen)

Anwendung Lassen Sie den Wirtschaftsplan wie gewohnt durchrech-nen und exportieren anschließend die Wirtschaftsplanda-ten. Es ist unerheblich, ob die Wirtschaftsplandaten manuell wie in der Abbildung oder automatisch über das Ausgabeformular am Ende des Berechnungslaufes expor-tiert werden.


Wirtschaftsplanbrief inkl. WP.doc



2.1.6 Objektstamm (Export für alle Nutzer einer Wohnanlage)

Im Objektstamm können insbesondere zur Verwaltung von Eigentümergemeinschaften angepasste Word-Exporte er-stellt werden. Aus SIDOMO® können zwar bisher Stimmzettel und Anwesenheitslisten ausgedruckt, jedoch nicht indivi-dualisiert werden. Über das Modul Office-Premium-Export wurden diese Möglichkeiten stark erweitert. Unter anderem ist es nun möglich, Stimmzettel je Tagesordnungspunkt zu erstellen oder eine Vertretungsvollmacht mit den beschluss-relevanten Tagesordnungspunkten zu erstellen. Aus dem Objektstamm können je Eigentümer einer Gemeinschaft folgende Dokumente erzeugt werden:

Stimmzettel

Stimmzettel je TOP

Tagesordnung

Vertretungsvollmacht inkl. beschlussrelevanter Tagesordnungspunkte

Für das Gesamtobjekt kann weiterhin folgendes Dokument erstellt:

Anwesenheitsliste


Anwendung

Besonderheiten bezüglich der Stimmzettel Es stehen 2 verschiedene Vorlagen für Stimmzettel zur Verfügung. Sie können entweder einen Stimmzettel mit sämtli-chen beschlussrelevanten Tagesordnungspunkten je Eigentümer erstellen oder einen Stimmzettel je beschlussrelevan-ten Tagesordnungspunkt je Eigentümer erstellen.

Besonderheiten bezüglich "Tagesordnung", "Stimmzetteln" und "Vertretungsvollmacht" Vor dem Export müssen die Tagesordnungspunkte erfasst sowie die beschlussrelevanten Tagesordnungspunkte mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen worden sein, um in den Export integriert werden zu können (nur Modul "Be-schluss-Sammlung"). Um die verfügbaren Bestandteile in den Export integrieren zu können, sollte folgende Checkliste erfolgreich abgearbei-tet werden:

Checkliste (für Stimmzettel, Tagesordnung, Vertretungsvollmacht)


TOPs mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen?

Vorgehensweise im Detail: (1) Objektstamm aufrufen (2) gewünschtes Objekt markieren (3) Kontextmenü aufrufen (4) Funktion Exportieren wählen (5) Exportvariante wählen

(hier: WEG-Stimmzettel)

Im Anschluss wird Ihnen ein Dialog mit weiteren Einstel-lungsmöglichkeiten eingeblendet. Als Stichtag muss der Termin der Eigentümerversammlung gewählt werden. Zu diesem Datum müssen auch die relevanten Tagesord-nungspunkte erfasst worden sein.


WEG-Nutzer-Stimmzettel.doc

WEG-Nutzer-Stimmzettel (je TOP).doc

WEG-Nutzer-Tagesordnung.doc

WEG-Nutzer-Vollmacht.doc

WEG-Nutzer-Anwesenheitsliste.doc




2.1.7 Nutzerstamm (Export für alle selektierten Nutzer einer Wohnanlage)

Aus dem Nutzerstamm können Sie unabhängig vom Abrechnungsexport ein Einladungsschreiben zur ordentlichen Ei-gentümerversammlung inkl. der Tagesordnung und einer Vertretungsvollmacht mit den jeweils beschlussrelevanten Tagesordnungspunkten erstellen.

Anwendung

Besonderheiten bezüglich der "Tagesordnung" und der "Vertretungsvollmacht" Vor dem Berechnungslauf der Abrechnung müssen die Tagesordnungspunkte erfasst sowie die beschlussrelevanten Tagesordnungspunkte mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen worden sein, um in den Abrechnungsexport integriert werden zu können (nur Modul "Beschluss-Sammlung").

Vorarbeiten zur Integration für Uhrzeit und Ort der Versammlung Im Bearbeitungsformular des Objektstamms können Sie unter «Reg. Abrechnung Reg. Ver-

waltung» die Uhrzeit sowie den Ort der Versammlung eingeben. Diese Daten werden beim Ex-port aus dem Nutzerstamm als Variable "ObjektVersammlung" exportiert.

Zur Verwendung der Variable "ObjektVersammlung" muss diese als Seriendruckfeld in die Seriendruckvorlage einge-fügt werden. Beispiel: Darstellung in der Seriendruck-vorlage

Beispiel: Darstellung im fertigen Serien-druckdokument

Um die verfügbaren Bestandteile in den Export integrieren zu können, sollte folgende Checkliste erfolgreich abgearbei-tet werden:

Checkliste (für Stimmzettel, Tagesordnung, Vertretungsvollmacht)

Versammlung: Uhrzeit und Ort im Objekt eingetragen?

Variable «ObjektVersammlung» in Seriendruckvorlage integriert?


TOPs mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen?


Die zu exportierenden Eigentümer können Sie im Nutzer-stamm wie gewohnt durch Markieren und Filtern wäh-len. Rufen Sie die Funktion «Exportieren» im Kontextmenü auf und wählen eine passende Exportvariante (hier: alle Rundbriefteilnehmer).


Nutzerbrief für WEG-Versammlung.doc




2.2 Anlegen der Archivstruktur

2.2.1 Beispiel einer Archivstruktur

Folgende Übersicht stellt beispielhaft einen möglichen Aufbau der Archivstruktur dar.

2.2.2 Anlegen von Archivordnern für bestehende Stammdaten

In folgenden Stammsätzen kann die Funktion «Ändern Archiv-Ordner» zum Erstellen einer globalen Archivstruktur verwendet werden (für bestehende Stammsätze):

Firma

Objekt

Einheit

Nutzer

Lieferant

Dienstleister

Darlehen

Bankkonto

Objektgruppe

Nutzergruppe Analog zur hierarchischen Anlage von Stammdaten in SIDOMO® muss auch bei der Anlage von Archivordnern die fol-gende Hierarchie eingehalten werden:

(6) Firma (7) Objekt (Objektarchive müssen immer unter Firmenarchiven liegen, soweit Firmenarchive existieren) (8) Einheit (Einheitenarchive müssen immer unter Objektarchiven liegen, soweit Objektarchive existieren) (9) Nutzer (Nutzerarchive müssen immer unter Einheitenarchiven liegen, soweit Einheitenarchive existieren)

Es muss nicht jede Hierarchiestufe angelegt werden. Weiterhin ist es unerheblich, ob sich untergeordnete Archivord-ner direkt unterhalb des übergeordneten Archivordners befinden.

Nutzer...Nutzertyp (optional)

Eigentümer...Einheiten...Dienstleist. ...

EigentümerEinheitenDienstleisterAbr./W-Plan

Objekte...Firmen...

FirmenLieferantenBankkontenDarlehen

Datenbank

Datenbank

Firmen

DP Real Estate

MiethausHoher Weg 9

Eigentümer

Müller,Anja

Müller, Hans

Abrechnungen W-Pläne

Einheiten

Wohnung2.OG

Eigentümer

Zwischen-mieter

Mieter

MieterAust, Tobias

MieterSchmidt, Reg.

MieterBalz, Horst

MieterFam. Enz,

MieterRoth, Erna

Wohnung1. OG

LadenEG

Dienstleister

HausmeisterE. Rost

Elektroinstall.M. Förstner

NotdienstErnst & Söhne

BürohausBergstraße 4

WohnanlageSiedegasse 7

Gewerbeobj.Industriestr.93

DB Immo-bilienverw.

Deflize & P. Verw.ges.

Lieferanten

Bankkonten

Darlehen


Anlegen von Archivordnern am Beispiel des Nutzerstamms Im ersten Schritt sollten Sie sämtliche Filter deaktivieren, um auch alle derzeit angeleg-ten Nutzer bei der Anlage von Archivord-nern berücksichtigen zu können. Im Nutzerstamm können Sie hierzu die Schaltfläche «Alle» verwenden. Alternativ können Sie die Filter auch manuell deakti-vieren.

Wählen Sie anschließend die Funktion «Andern Archiv-Ordner» des Kontext-menüs.

Im nun eigeblendete Abfragedialog wählen Sie die Option «alle Nutzer».

Hauptordner Im Feld «Hauptordner» wird der überge-ordnete Archivordner angezeigt.

Unterordner Im Feld «Unterordner» können Sie aus diversen Variablen und festen Bestandtei-len die spezifischen Nutzerarchivordner erstellen lassen.

Archiv-Verzeichnisse anlegen Mit Aktivierung dieser Option werden die Archivordner sofort angelegt, die ansonsten bei erstmaliger Verwendung angelegt wer-den.

In unserem Beispiel wird ein Ordner "Mieter" unterhalb des Einheitenarchivs angelegt, unterhalb dessen die jeweiligen Nutzer-Archivordner angelegt werden. Die Nutzer-Archivordner werden aus dem Nachnamen und dem Vornamen des Ansprechpartners zusammengesetzt.

Beispiel: «Nutzer Reg. Memo»

Im sämtlichen Nutzern unter dem Register-blatt «Memo» wurden nun die entspre-chenden Nutzer-Archivordner eingetragen.


2.2.3 Anlegen von Archivordnern für zukünftige Stammdaten

«Extras Optionen Reg. Archiv Reg. Ordner»

Für zukünftige Stammdaten können Sie in den Optionen unter «Extras Optionen Reg. Archiv» die Archivord-ner hinterlegen. Bei der Neuanlage von Stammsätzen wird der hier vordefinierte Archivordner automatisch beim Abspeichern eingetragen. Die jeweiligen Archivordner können feste und variable Bestandteile enthalten.

Hinweis: In den nebenstehenden Beispielen wurde die Archivstruktur passend zur Übersicht «Beispiel einer

Archivstruktur» angelegt.

«Extras Optionen Reg. Archiv Reg. Ordner (Fortsetzung)»

Benötigte und verfügbare Variablen können Sie über das Kontextmenü einfügen.

2.2.4 Anzeigen des Archivordners (Beispiel im Nutzerstamm)

Um sich direkt den Archivordner des Nutzer anzeigen zu lassen, wählen Sie im Kontextmenü die Funktion «Anzeigen Archiv».


Alternativ können Sie innerhalb des Nutzer-Bearbeitungsformulars die auf der rechten Seite angebrachte Schnellstartleiste (Schaltfläche «Archiv») verwenden.

Anschließend gelangen Sie in den SIDOMO®-Explorer, der Ihnen schon direkt den gewünsch-te Archivordner vorgewählt. Über die Funktion «Öffnen» des Kontextmenüs (bzw. Doppelklick) wird das gewünschte Doku-ment mit dem dazugehörigen Programm ange-zeigt (bspw. Word, Excel, SIDOMO®-Reader, usw.).

Innerhalb des SIDOMO®-Explorers können Sie Dokumente nach folgenden Merkmalen filtern:

Dateinamen

Bearbeitungsdatum

Dokumenttyp (Word, Excel, PDF, Bilder usw.)

Nachdem die Schaltfläche betätigt wurde, werden die entsprechenden Dateien angezeigt. Die Suche von Datei-en in Unterordnern sowie die Suche innerhalb des gesamten Dateinamens sind ebenfalls möglich. Alternativ können Sie einfach über die Schaltflä-

che den Windows-Explorer aufrufen, wobei auch hier direkt der gewählte Archivordner vorgewählt wird.

2.2.5 Der SIDOMO-Reader (Weitergabe von SIDOMO-Ausdrucken als QRP-Dateien)

Im Leistungsumfang dieses Moduls ist zusätzlich der sog. SIDOMO®-Reader enthalten, mit dessen Hilfe Sie die abgespei-cherten SIDOMO®-Ausdrucke lesen können, auch ohne das SIDOMO® Programm installiert zu haben. Der SIDOMO®-Reader kann an Dritte kostenlos weitergegeben werden.


2.3 Archivieren und E-Mail-Versand (MS Office-Anbindung)

Das Standard-Exportformular wurde umfassend für die Archivierung von Dokumenten sowie den Versand von E-Mails optimiert. Aus diesem Grund können Sie sämtliche Funktionen direkt aus einem Formular ansteuern.

2.3.1 Unterschied: Serienbrief gegenüber Einzelbrief

In der folgenden Übersicht möchten wir Ihnen den Unterschied zwischen der Archivierung des gesamten Serienbriefs und der Archivierung von Einzelbriefen am Beispiel des Exports aus der Abrechnung veranschaulichen.

Serienbrief Einzelbrief

Über die Exportfunktion wird ein Abrechnungsbrief erstellt, welcher sämtliche Einzelschreiben der Nutzer eines Objektes beinhaltet. Dieses Schreiben kann direkt im Archivordner des Objekts gespeichert werden.

Über die Exportfunktion wird ein Abrechnungsbrief erstellt, welcher sämtliche Einzelschreiben der Nutzer eines Objektes beinhaltet. Jedes dieser Einzelschreiben kann eigenständig im Archivordner des jeweiligen Nut-zers unter einem individuellen Dateinamen gespeichert werden.

Serienbrief archivieren

Einzelbriefe archivieren

E-Mails versenden

PDF-Dokument erstellen

Exportformular

gesamter Serienbrief

Einzelbrief

"Müller"

Einzelbrief

"Schmidt"

Einzelbrief

"Mayer"

Einzelbrief

"Mayer"

Einzelbrief

"Schmidt"

Einzelbrief

"Müller"

Archivordner des Objekts

"Hoher Weg 2"

Archivordner des Nutzers

"Mayer"

Einzelbrief

Einzelbrief

Einzelbrief

Archivordner des Nutzers "Schmidt"

Archivordner des Nutzers

"Müller"


2.3.2 Archivieren als Gesamt-Serienbrief

Der gesamte Serienbrief beinhaltet sämtliche Einzelbriefe. In diesem Archivierungsmodus wird der Gesamt-Serienbrief als ein Dokument im Archivordner des übergeordneten Stammsatzes abgelegt (hier: Objekt-Archivordner). Zur Archivierung des Serienbriefs aktivieren Sie die Funk-tion «Serienbrief im Archiv speichern».

Archivordner Der vorgeschlagener Archivordner wird aus dem überge-ordneten Stammsatz (hier: Objekt Reg. Memo) bezo-gen und kann bei Bedarf geändert werden.

Dokumententitel Der vorgeschlagene Dokumententitel wird gemäß den Einstellungen unter «Extras Optionen Archiv

Dokumente» generiert und kann bei Bedarf überschrie-ben werden.

Dateiformat: Je nach Verfügbarkeit können folgende Dateiformate für das Archivdokument gewählt werden:

DOC (Word 97 – 2003)

DOCX (Word 2007)

PDF (Adobe)

2.3.3 Archivieren als Einzel-Serienbrief

In diesem Archivierungsmodus wird jeder einzelne Einzelbrief direkt im Archivordner des Adressaten abgelegt (hier: Nutzer-Archivordner). Folgende Programmteile beinhalten das automatische Archivieren von Einzelbriefen sowie den E-Mail-Versand:

Objektstamm

Nutzerstamm

Lieferantenstamm

Dienstleisterstamm

Abrechnung

Wirtschaftsplan

ESt.-Abzug

Sonderumlage Zur Archivierung der Einzelbriefe aktivieren Sie die Funkti-on «Einzelbrief im Archiv» speichern.

Archivordner Der vorgeschlagener Archivordner wird aus dem jeweili-gen Stammsatz des Adressaten (hier: Nutzer Reg. Me-mo) bezogen.

Dokumententitel Der vorgeschlagene Dokumententitel wird gemäß den Einstellungen unter «Extras Optionen Archiv

Dokumente» generiert und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Dateiformat: Je nach Verfügbarkeit können folgende Dateiformate für das Archivdokument gewählt werden:

DOC (Word 97 – 2003)

DOCX (Word 2007)

PDF (Adobe)


2.3.4 Archivieren als PDF-Dokument

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die von SIDOMO® über die Verwendung von Seriendruckvorlagen erstellten Word-Dokumente automatisch ins PDF-Format umzuwandeln. Die erstellten PDF-Dokumente können archiviert bzw. als E-Mail-Anhang verwendet werden. Diese Funktion ist in sämtlichen Programmteilen verfügbar, in denen das Exportformular die Funktionen "Serienbrief im Archiv speichern", "Einzelbrief im Archiv speichern" oder "Einzelbrief versenden (E-Mail)" unterstützt.

Bei der Wahl mindestens einer der vorgenannten Funktionen kann das PDF-Format aus dem Drop-downmenü ausgewählt werden. SIDOMO® merkt sich das einmal gewählte Dateifor-mat und wird Ihnen dieses bei späteren Exporten wieder vorschlagen. Folgende Dateiformate können für das Archivdoku-ment gewählt werden:

DOC (Word 97 – 2003)

DOCX (Word 2007)

PDF (Adobe)

Voraussetzung zum Archivieren im PDF-Format ist Microsoft Word 2007 und die In-stallation des Add-Ins "Speichern unter – PDF" von Microsoft, welches kostenfrei von der Microsoft-Homepage heruntergeladen werden kann.

PDF-Format

Serienbrief archivieren

Einzelbrief archivieren

E-Mail versenden


2.3.5 Versenden von E-Mails (MS Outlook-Anbindung)

Analog zum konventionellen papiergebundenen Schriftverehr kann die Korrespondenz auch auf elektronischem Wege via E-Mail automatisiert durchgeführt werden. Diese Funktionalität wurde insbesondere auch für Mischformen optimiert, bei denen einzelne Ansprechpartner mit hinterlegter E-Mail-Adresse das Schreiben per E-Mail und sämtliche übrigen Ansprechpartner das Schreiben in Papier-form erhalten. Der E-Mail kann das betreffende Dokument als Anhang (bspw. im PDF-Format) beigefügt und mit einem Betreff/E-Mail-Text versehen werden. Folgende Programmteile beinhalten das automatische Archivieren von Einzelbriefen sowie den E-Mail-Versand:

Objektstamm

Nutzerstamm

Lieferantenstamm

Dienstleisterstamm

Abrechnung

Wirtschaftsplan

ESt.-Abzug

Sonderumlage

Voraussetzung zum automatisierten Erstellen und Versenden von E-Mails ist der Einsatz einer vollständig konfi-gurierten Microsoft Outlook-Installation (Version 2007).

alle Ansprechpartner mit Korrespondenz-

funktionE-Mail

mit Anlage für Ansprech-

partner mit E-Mail-Adresse

für alle Nutzer kann das Schreiben archiviert werdenBrief in

Papierform für Ansprech-

partner ohneE-Mail-Adresse


Funktionsweise

Schritt 1 – Exportformular (alle zum Export bereitgestellte Ansprechpartner) Für den Export nach Word werden wie bisher sämtliche selektierten Ansprechpartner (Nutzer, Lieferanten, Ob-jekteigentümer) bereitgestellt. Aktivieren Sie im Exportformular die Funktion "Einzelbrie-fe versenden" und wählen Sie das gewünschte Dateifor-mat für den E-Mail-Anhang. Der Versand von E-Mails kann unabhängig von der Archivierung des Gesamt- und Einzel-briefs gesteuert werden. Tragen Sie anschließend den Betreff und den Nachrichten-text der E-Mail ein.

In die Felder "Betreff" und "Nachricht" können Sie über das Kontextmenü (Rechtsklick) Variablen einfügen. Den Nachrichtentext können Sie zusätzlich in den Optionen unter «Extras Optionen Archiv Dokumente» vordefinieren.

Schritt 2 – Abfrage zur Erstellung der E-Mails (nur Ansprechpartner mit hinterlegter E-Mail-Adresse) Im Anschluss werden von SIDOMO® alle Ansprechpartner mit eingetragener E-Mail-Adresse ermittelt und für die Erstellung einer E-Mail bereitgestellt. SIDOMO® berück-sichtigt ausschließlich die 1. E-Mail-Adresse! Nutzer ohne eine hinterlegte E-Mail-Adresse werden in der unteren Rubrik aufgelistet. Bei Bedarf können Sie die Meldung und die darin gelisteten Adressaten über die

Schaltfläche nach Microsoft Word exportieren.

Die bisher in den Ansprechpartnern unter der Gruppe "Korrespondenz" verwendeten Merkmale zur Erstellung des Schriftverkehrs bleiben weiterhin maßgebend. Nur Ansprechpartner, denen eine primäre E-Mail-Adresse eingetragen wurde, erhalten auch eine E-Mail. Eingetra-gene E-Mail-Adressen in den Feldern "E-Mail-Adresse 2" bleiben unberücksichtigt.

Die erstellten E-Mails werden an Microsoft Outlook übergeben. Den einzelnen E-Mails wird der jeweilige Einzelbrief als Anlage beige-fügt. Sämtliche weiteren Schritte, wie insbesondere das automatische Senden und Empfangen von E-Mails, werden ausschließlich von Microsoft Outlook gesteuert. Im Regelfall brauchen Sie hier keine weiteren manuellen Eingriffe vor-nehmen werden.


Schritt 3 – Abfrage zur Erstellung der Briefe zum Ausdruck (nur Ansprechpartner ohne hinterlegter E-Mail-Adresse) Nachdem die E-Mails an Microsoft Outlook übergeben wurden, erhalten Sie in der folgenden Meldung die Auflis-tung sämtlicher Ansprechpartner, denen keine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde. Es werden also nur noch solche Ansprechpartner für die Erstellung eines herkömmlichen Schreibens bereitgestellt, die im vorherigen Schritt keine E-Mail erhalten haben.

Nach erfolgter Bereitstellung können Sie die Briefe direkt ausdrucken.

Schritt 4 – Bereitstellung des gesamten Serienbriefs (alle zum Export bereitgestellte Ansprechpartner) Zum Abschluss des gesamten Exportlaufes wird der "Gesamt-Serienbrief" mit sämtlichen An-sprechpartnern erzeugt. Dieser kann bei Bedarf bspw. für das manuelle Archivieren weiterver-arbeitet werden.


3. Einstellungen für Archivierung und E-Mail-Versand

3.1 Dokumententitel und E-Mail-Text

In den Optionen unter «Extras Optionen Reg. Ar-

chiv Reg. Dokumente» kann der beim Archivieren vorgeschlagene Dateiname und der Nachrichtentext für E-Mails hinterlegt werden.

Über das Kontextmenü (Rechtsklick im Eingabefeld) können verfügbare Variablen eingefügt werden.

Serienbrief Definieren Sie hier über feste und variable Bestandteile den Dateinamen/Dokumententitel des zu archivierenden Gesamtserienbriefs vor. Der Dateiname wird im Export-formular vorgeschlagen und kann dort noch abgeändert werden.

Beginnt das Archivdokument mit der variablen Datumsangabe "JJJJ-MM-TT", dann können die archivierten Dokumente später einfach über das führende Datum im Dateinamen in chronologi-scher Reihenfolge sortiert werden.

Einzelbrief Definieren Sie hier über feste und variable Bestandteile den Dateinamen/Dokumententitel des zu archivierenden Ein-zelbriefs vor. Der Dateiname wird im Exportformular vorgeschlagen und kann dort noch abgeändert werden.

Die Variable «PartnerNachname» enthält bspw. den Nachnamen des Ansprechpartners. Insbesondere für Stammsätze mit mehreren Ansprechpartnern ist dies sinnvoll. Daher sollte der Einzelbrief wenigstens einen un-terscheidbaren Bestandteil des Ansprechpartners beinhalten!

Einzel-E-Mails Bei Bedarf geben Sie hier den zum Versenden von E-Mails benötigten Nachrichtentext ein. Sie können auch hier variable und feste Bestandteile verwenden. Der Nachrichtentext wird im Exportformular vorgeschlagen und kann dort noch abgeändert werden.

Beispiel: Dateiname Dateiname: ............................................ JJJJ-MM-TT_<<PartnerNachVorname>> (<<Musterbrief>>) Datum: .................................................. 26.09.2009 Nachname des Ansprechpartners: ........ Müller Vorname des Ansprechpartners: ........... Gerhard Seriendruckvorlage/Musterbrief: .......... Abrechnungsbrief.doc Ergebnis für Dateinamen: ............... 2009-09-26_Müller, Gerhard (Abrechnungsbrief)

3.2 Automatisches Archivieren

Unter «Extras Optionen Reg: Fortsetzung Reg. Einstellungen Reg. Export» können Sie entscheiden, welche der Archivierungsfunktionen im Exportformular automatisch aktiviert werden sollen. Diese können im Exportformular bei Bedarf manuell wieder aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Word-Serienbriefe archivieren

Word-Einzelbriefe archivieren

Excel-Arbeitsmappen archivieren


3.3 Verwendbare Variablen in den Optionen und im Exportformular

Die nachfolgend aufgeführten Variablen können in den Optionen unter «Extras Optionen Reg. Archiv Reg.

Dokumente» und im Exportformular als Dokumententitel, E-Mail-Betreff und E-Mail-Text verwendet werden.

Variable der Seriendruckvorlage Diese Variable beinhaltet den Dateinamen der Seriendruckvorlage (Musterbrief). <<Musterbrief>> ................................... z.B. "Abrechnungsbrief.doc" "Abrechnungsbrief"

Variablen der Systemdaten Diese Variablen werden aus dem Systemdatum des ausführenden Rechners generiert. <<JJJJ-MM-TT>> .................................... 2009-09-27 (27.09.2009) <<HH-NN-SS>> ...................................... 13-45-17 (13:45 Uhr und 17 Sek.)

Variablen des Ansprechpartners Diese Variablen werden aus dem Ansprechpartner generiert, der in dem jeweiligen Schreiben als Adressat verwendet wird (bspw. Nutzer, Objekteigentümer, Lieferant). <<PartnerNachname>> ......................... Müller <<PartnerVorname>> ............................ Gerhard <<PartnerNachVorname>> .................... Müller, Gerhard <<PartnerZusatz>> ................................ Müller & Söhne GmbH <<PartnerBriefanrede>> ........................ Sehr geehrter Herr Müller, (Sehr geehrter Herr «N1»,)

Variablen des angemeldeten Benutzers Diese Variablen werden aus dem Sachbearbeiter generiert, der dem derzeit in SIDOMO® angemeldeten Benutzer zuge-ordnet wurde. Dem Administrator kann kein Sachbearbeiter zugeordnet werden. Unter «Extras Benutzerverwaltung» kann der Administrator Benutzern bestimmte Sachbearbeiter zuordnen. Die

Daten des Sachbearbeiters können unter «Grunddaten Sachbearbeiter» eingesehen und abgeändert werden. <<BenutzerName>>............................... Maria Schmidt <<BenutzerZeichen>> ............................ ms <<BenutzerTelefon>> ............................ 0621/54969-0 <<BenutzerTelefon_2>> ........................ 0621/54969-54 <<BenutzerMobiltelefon>> ................... 0171/1234567 <<BenutzerTelefax>>............................. 0621/54969-54 <<BenutzerE_Mail>> ............................. [email protected]

Variablen der aktuellen Firma Diese Variablen werden aus der aktuellen Firma generiert. Exportieren Sie bspw. Daten aus der SIDOMO®-Firma "Defli-ze und Partner GmbH", dann werden die Daten dieser Firma exportiert. <<BenutzerFirmaName>> ..................... Deflize und Partner GmbH Immobilienverwaltung ( «Name» + «Name(F.)»)

<<BenutzerFirmaName_F>> .................. Immobilienverwaltung ( «Name(F.)») <<BenutzerFirmaStrasse>> ................... Hoher Weg 2 <<BenutzerFirmaPlzOrt>> ..................... 67067 Ludwigshafen a. Rhein


4. Einsatzvoraussetzungen

Um den vollständigen Funktionsumfang des Moduls «Office-Premium-Export» nutzen zu können, müssen diverse Vo-raussetzungen erfüllt sein. Bitte entnehmen Sie aus der folgenden Übersicht die Kompatibilität mit Ihrer derzeitigen Microsoft Office Installation. Wir empfehlen den Einsatz des jeweils aktuellsten Service Packs.

MS Office 2000

MS Office XP (2002)

MS Office 2003

MS Office 2007

Erweiterter Export teilweise1 teilweise1 X X

Duplex-Funktionalität teilweise1 teilweise1 X X

Archivieren als Einzelbrief - - X X

Archivieren als PDF-Dokument - - - X

Archivieren als DOCX-Dokument - - - X

E-Mail Versand - - teilweise2 X 1 Die Funktionsfähigkeit ist abhängig von der Rechnerausstattung (insbesondere vom Arbeitsspeicher) und vom installierten Service Pack. 2 Vor jeder E-Mail erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage von Microsoft Outlook 2003.

4.1 Archivieren und Versenden als PDF-Dokument

Voraussetzung zum Archivieren im PDF-Format ist Microsoft Word 2007 und die Installation des Add-Ins "Speichern unter – PDF", welches kostenfrei von der Microsoft-Homepage unter folgendem Link heruntergeladen werden kann: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=de Das Add-In kann laut Microsoft unter den Betriebssystemen Windows Server 2003, Windows Vista und Windows XP (inkl. SP2) installiert werden.

4.2 E-Mail-Versand

Voraussetzung zum automatisierten Erstellen und Versenden von E-Mails ist der Einsatz einer vollständig konfigurierten Microsoft Outlook-Installation (Version 2007).

Warnmeldungen in Microsoft Outlook 2007 deaktivieren Mit den folgenden Schritten können Sie störende Warnmeldungen ausblenden, die unter bestimmten Sicherheitsein-stellungen bei der Erstellung von E-Mails über Microsoft Outlook auftreten.

Windows-Sicherheitscenter aktivieren: Häufig deaktivieren Antivirenprogramme das Windows-Sicherheitscenter. Bei deaktiviertem Windows-Sicherheitscenter erhalten Sie von SIDOMO® die neben-stehende Abfrage.

Um das Sicherheitscenter in Windows XP zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

(1) Rufen Sie die Einstellungen des Sicherheitscenters über «Start Systemsteuerung Verwaltung Dienste Sicherheitscenter» auf.

(2) Wählen Sie im Einstellungsformular die Startup-Option «Automatisch». Das Sicherheitscenter wird nun automatisch bei jedem Start des Rechners geladen.

(3) Um das Sicherheitscenter sofort zu aktivieren, wählen Sie die Funktion «Starten» des Kontextmenüs.

Makros in Outlook zulassen: Unter bestimmten Sicherheitseinstellungen erhalten Sie von Microsoft Outlook vor der Erstellung jeder einzelnen E-Mail die nebenstehende Sicherheitsabfrage.

Um die Sicherheitsabfrage von Microsoft Outlook auszublenden, gehen Sie wie folgt vor:

(1) Rufen Sie in Microsoft Outlook das Vertrauenscenter unter «Extras Vertrauenscenter Makrosicher-

heit» auf.

(2) Wählen Sie die Option «Keine Sicherheitsüberprüfung für Makros» aus.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=de%20


Sollten Sie Interesse an einer ausführlichen Schulung haben, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Die Deflize und Partner GmbH führt in regelmäßigen Abständen Kurse für Einsteiger und Fortgeschrittene durch. Ihr Team der ...

Deflize und Partner GmbH Hoher Weg 2 67067 Ludwigshafen Tel.: 06 21 / 54 969-0 Fax: 06 21 / 54 969-54 E-MAIL: [email protected] Internet: http://www.sidomo.de

http://www.sidomo.de/

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