Besoins Et Marche Public

DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE-MarseilleOctobre 2009 Page 15

La dfinition du besoin

particulirement important pour toutar?cle 5

ses besoins. Que faut-il entendre par besoin et que recouvre exactement ce?e obliga?on? Ce?eobliga?on est double : , les recenser dans une nomenclature

-mme labore, les valuer et dfinir les niveaux de procdures rglementaires adapts,tat prvisionnel de la commande publique (EPCP),

la circulaire n2002-126 du 5 juin 2002 publie au BOEN n24 du 23 juin 2002 ; du besoin

qui permettra la rdaction du cahier des charges ou du rglement de consultation.

Un march public va gnralement se drouler en trois phases :

- La phase prparation du march- La phase passation du march- La phase excution du march

De la russite de ces trois phases dpendra la russite du march, elles vont se droulersuccessivement et sontmarch ; elle commence par une premire tape, la dfinition du besoin.

La df article 5 du code des marchs publics conditionne

dans les meilleures conditions conomiques. La dfinition prcise des besoins en fonction du

Phase excution du march

Prparation et excution Rglement du march

Phase passation du march

Consulta?on ??ribu?on

Phase prparatoire du march

Dfinition du besoin Rdaction des documents de consultation

Les trois phases d'un march


montant et des caractristiques des prestations raliser va dterminer la procdure mettre en-dessous dtaille les diffrents points aborder.

_____

Une bonne valuation des besoins correspond galement une exigence juridique. Le conseill'insuffisante dfinition de la nature et de l'tendue de leurs besoins ; il a considr

que constituaient des manquements la dfinition des besoins :

- La sous-estimation des quantits du march,Lognan, n 190452,

- Le renvoi de la dfinition de certains besoins un dispositif ultrieur,08.08.2008 Rgion Bourgogne, n 307143,

- La possibilit pour les candidats de proposer des services annexes non dfinis, Conseiln 310380. eu gard

l'insuffisante dfinition de la nature et de l'tendue de leurs besoins

Que faut-il entendre par besoin ?

Par besoins d , on entend tous les besoins lis son activit et son fonctionnement propre que ce soit en travaux, en fournitures ou en services(exemple : des achats de fournitures de bureaux,d'ordinateurs, de prestations d'assurance pour les lves, de maintenance, etc..).

Pourquoi iden??er ses besoins ?

lesquelles ceux-ci sont effectus.souvent

Dfinition dubesoin

Rdaction dudossier de

consulta?on

Le besoin

Iden??ca?on dubesoin

Montant dubesoin et calcul

des seuils

Forme et dure dumarch, procdure

de passa?on

Le calendrier de laconsulta?on


improviser sans cesse ; il en dcoule certaines consquences ngatives qui pnalisent

juridique.

Deux rgles simples peuvent, pour y remdier, tre poses :

fax et devenir de ce fait ordonnateur ou ges?onnaire de fait.

Nul ne peu

L'acheteur ne doit rpondre l'urgence que lorsque la scurit est en jeu ; il doit viter lepige de la fausse urgence. Ldes besoins lis des notamment des problmes

e etpour lesquels les dlais ordinaires de procdure ne peuvent pas tre respects.Le code des marchs publics propose des procdures telles que les accords-cadres ou les marchs bons de commandes, qui permettent une certaine ractivit.

Il est important de programmer les besoins de manire viter des achats prcipit, de rpondre, et

non pas au cas par cas la demande de tel ou tel -cadres oude marchs bons de commande.

commande publique tablies. Il faut viter certains travers : l'habitude, le manque de temps et-faire

(technicit - conomie - relationnel).

Les besoins devront tre recenss, ordonns, caractriss, hirarchiss ; il faudra juger dela per?nence du besoin ressen?.

pour la rationalisation et la performance ; en effet les commandes

ponctuelles, individuelles et/

exemple : adaptation une nouvelle norme, innovation technologique, bris de matriel, rupture destock par accroissement de la demande imprvisible ou par insuffisance de prvision.

Une analyse la plus exhaustive possible des besoins ainsi que son tude budgtaire doiventpermettre que doit jouerprvisionnel de la commande publique introduit par la circulaire n2002-126 du 5 juin 2002 publieau BOEN n24 du 23 juin 2002 : analyse et recensement des besoins dans une nomenclature que

rglementaires adapts.

trieurement.

Analyser le besoin


dfinir le besoin rel et traduire les lments

consultation.

Comment tre efficace ?

L'expression des besoins doit reposer sur :

- l'analyse des besoins fonctionnels des services sur la base, par exemple, d'tats deconsommation ;

- la connaissance aussi approfondie que possible des marchs fournisseurs, qui peut

de la documentation technique ;

- la distinction, y compris au sein d'une mme catgorie de biens ou d'quipements, entreachats standards et achats spcifiques ;

- et enfin, lorsqu'elle est possible, l'adoption d'une dmarche en cot global prenant encompte non seulement le prix l'achat, mais aussi les cots de fonctionnement et demaintenance qui seront associs l'usage du bien ou de l'quipement achet. A ce titre, lepouvoir adjudicateur peut prendre en compte des proccupations de dveloppementdurable.

ques?onnaire ci-dessous perme?ra de mieux iden??er le besoin.

fiche besoin : ilconvient de se poser un certain nombre de questions.

Ces questions sont rcurrentes quelque soit le secteur ; elles permettront de dfinir- A quelle fonction, quel usage est destin la prestation, le matriel, la fourniture.- Quel est le lieu- Quelle est la frquence- A quelle priode va-t-- Quelle quantit prvoir ?

L'objec?f d'un achat est avant tout de sa?sfaire l'usager ou l'u?lisateur.

Ques?ons

Quoi?Pour quoi faire?

Quand?Par qui?

Pour qui?Comment?Combien?

En plaantl'u?lisateur au centre

de la dmarche

Quelles sontses a?entes ?


Fiche expression du besoin

Date :Nom du demandeur :Discipline ou service :

:

Caractristiques gnrales du produit ou de la prestation :

Quantit :Prix estim :

Nature du besoin :- Ponctuel- Rgulier- Spcifique (unit fonctionnelle)

Fournisseurs potentiels :- nom et adresse - rfrence

Nom du coordonnateur

Date signature

Cadre rserv au gestionnaire

Code nomenclature :

EPCP :

March ou accord-cadre existant :


Il faut alors dresser un tat des lieux :

Puis tablir un diagnos?c, c'est--dterminer objectivement les travaux, les fournitures, les services tant au niveau qualitatif quequantitatif et ce, en prenant en compte le dveloppement durable, au niveau :

Ceci permettra de dfinir les caractristiques du besoin et de favoriser la meilleure ouverture concurrence possible. Il faut envisager le besoin, non pas court terme, mais moyen terme ; il fautprvoir la continuit du besoin dans le temps ainsi que son volution technologique.

La rflexion sur le niveau de qualit ou de scurit prvoir permettra de dterminer lescaractristiques techniques requises par rapport aux normes et rglementations existantes en lamatire conformment ; ceslments constitueront le cahier des charges technique. Cette rflexion doit permettrepublic le juste niveau de qualit technique que requiert le besoin en vitant deuxcueils : la sous-qualit (prpondrance du prix) et la sur-qualit (prescriptions techniques excessivesnon justifies par rapport aux besoins rels).Si le juste niveau de qualit technique les cots induits seront importants etaugmenteront sans raisonen compte les objectifs de dveloppement durable (article 5 du code des marchs publics).

Etat des lieux

Lister les informations recueillir

Recueillir des informations fiables, pertinentes

Caractristiques du besoinau niveau

qualit

proprit

fonctionnalit

emploi

scurit

poids

forme

nature

emballage

dimension

Nature du besoin

ponctuel

rcurrent

continu

Priode sur laquelle court lebesoin

unique, une fois

plusieurs fois par an

plusieurs fois sur plusd'une anne

continu


La formulation des besoins doit tre exprime en termes neutres, sans rfrence une marque, unbrevet ou un produitcause.Il est aussi important de dterminer la catgorie du besoin, quelle est la nature du besoin, et sadure ; existe-t-il des incertitudes ?

les quantits ou sur la dure, le code des marchs publics propose desprocdures telles que les marchs tranche conditionnelle ou les accords-cadres ou les marchs bons de commandes, qui permettent de rpondre aux besoins tout en gardant une certaineractivit.

Exemples de dfinition de modalits

Exemple de dfinition de modalits des besoins pour la restaura?on

Marchs Objet du march Type demarch

Ar?cle ducode

Prix CCAGapplicable

March defourniture de

denresalimentaires

Marchs de fournitures

brutes)

Fourniture Prix desdenres

CCAG-FCS

assistance la gestion

prestations de conseil et

professionnel (pour laconfection des repas ou lapassation des marchs)

Service Honoraires duprestataire*

CCAG-PI

March defourniture de

denres

ensemble desdenres alimentairesncessaires la prparation

Fournitureet service

base prixforfaitaire par

repas

CCAG-FCS(ou CGAG-FCSavec des

Dlimitation du besoin

march ordinaire

existence d'incertitudes

incertitudes sur les quantits

incertitudes sur la dure

Catgorie de besoin

fournitures

services

travaux

fournitures et services

fournitures et travaux


alimentaires et

ges?onmenu prvisionnel tabli parle fournisseur.

clauses duCGAP-PI)

Marchs deservice

de restaura?on

Ces marchs portent sur laprparation et la fourniturede repas aux

ServiceArticle 30du code

prix de repas CCAG-FCS

*qui passe le march ; il ne doit y avoir aucune rmunration verse par les fournisseursretenus ; il y a paiement partiel ou total au lieu et place du comptable public etces derniers, les fournisseurs, deviendraient comptables de fait (principe de non contraction,

.

Exemple de dfinition des besoins pour le ne?oyage des locaux

des locaux :

par destale sur les produits achets.

.

Comment dterminer ses besoins en tenant compte des objectifs de dveloppementdurable ?

article 5compte des objectifs de dveloppement durable. La nature et l'tendue des besoins satisfairesont dtermines avec prcision avant tout appel la concurrence ou toute ngociation nonprcde d'un appel la concurrence en prenant en compte des objectifs de dveloppement

Produits denettoyage

Activit interne

produits et de

Externaliserl'activit

march de servicesde nettoyage


durable. Le ou les marchs ou accords-cadres conclus par le pouvoir adjudicateur ont pour objetexclusif de rpondre ces besoins.

Le concept de dveloppement durable peut tre dfini comme la possibilit de satisfaire les besoinsdu prsent sans compromettre la possibilit pour les gnrations futures de satisfaire leurs propresbesoins. Il a pour but de concilier dveloppement conomique, protection et mise en valeur de

nvironnement et progrs social. Ce concept a reu une conscration constitutionnelle lors deer mars 2005).

La r

Question crite n 25167 de M. Bernard Piras (JO du Snat du 9 novembre 2006)

sur

march public, il doit prendre en compte des objectifs de dveloppement durable .-

uneDanpas

Il lui demandde dveloppement durable doit tre justifie, en particulier, dans les documents de laconsultation du march public ?

(JO du Snat du 11 janvier 2007)

des besoins satisfaire sont dtermines avec prcision (...) en prenant en compte des objectifsde dveloppement durable . Cet article impose au pouvoir adjudicateur une obliga?on de

. Lano?on de comprend trois piliers

possible de combiner : efficacit conomique, quit sociale et dveloppementcologiquement soutenable. Ainsi, pour chacun de ses achats, le pouvoir adjudicateur a

possibilit dcahier des charges, condi?onscandidatures ou critres de slection des offres) des exigences en termes de dveloppementdurable, partir piliers.Dans la mesure o cette obligation pse sur le pouvoir adjudicateur lors de la dfinition de son

-- --vis desoprateurs conomiques, de son impossibilit de prendre en compte des objectifs dedveloppement durable dans les documents de la consultation du march public. En revanche,

obligation qui lui est impose par le code, le pouvoir adjudicateurdoit tre en mesure de justifier toutde son impossibilit de prendre en compte de tels objectifs de dveloppement durable. Le pouvoiradjudicateur peut notamment u?liser le rapport de prsentexpliquer sa dcision.


est responsable de la matrise de la qualitde la prestation, de son cot et de la limitation des impacts causs aux hommes ou

ur sa ralisation.

Exemple : dterminer ses besoins en tenant compte des objectifs dedveloppement durable

Qualit cologique = (Performance ; Environnement ; Sant)

Dtermination exacte des besoins

Exigences intgres au march Demander des chantillons de produits,accompagns de leurs fiches techniques(article 49 du code)

Considrations relatives au produit

produitPrsence de substances dangereusesExistence de produits dit cologiques Rfrence aux colabelsBiodgradabilit du produitTaux de concentra?on des produits concentrs ou non

doser prcisment les quantits de produits utiliser

Quantit ncessaire de produits utiliser pour unesurface donne

impliquentProblmes de pollution

Forma?on

Emballages recyclable ou nonEmballages pouvant aussi tre rechargeables avec desrecharges dont le condi?onnement est moindre??lisa?on de grands condi?onnements

les caractristiques environnementales mais galement sociales dela presta?on. -responsable est trs large et va bien au-del duvolet insertion des publics loigns de l'emploi et des populations handicapes. Il recouvre aussil'galit professionnelle entre hommes et femmes, la promotion de la diversit selon les origines


culturelles et sociales, l'accessibilit des services publics, l'accs la commande publique facilit pourles PME et les entreprises de l'conomie sociale et solidaire, les achats thiques et quitables, etc.

Un certain nombre de critres de responsabilit sociale sont inscrits dans la lgislation tels que :

Critres Textes Objet

La sant-scuritau travail

-1 ducode du travail - Dcretdu 5 novembre 2001

Ola sant et la scurit au travail des salaris

Loi handicap n2005-102 du 11fvrier 2005

L

tablissements recevant du public et les lieux detravail.

La lu?e contre lesdiscrimina?ons

Loi n2008-496 du 27mai 2008

Article 1 : Constitue une discrimination directe lasituation dans laquelle, sur le fondement de sonappartenance ou de sa non-appartenance, vraie ousuppose, une ethnie ou une race, sa religion, sesconvictions, son ge, son handicap, son orientationsexuelle ou son sexe, une personne est traite de

Constitue une discrimination indirecte unedisposition, un critre ou une pratique neutre en

des motifs mentionns au premier alina, undsavantage particulier pour des personnes par

disposition, ce critre ou cette pratique ne soitobjectivement justifi par un but lgitime et que lesmoyens pour raliser ce but ne soient ncessaires etappropris .

professionnellehomme / femme

Loi n2001-397 du 9 mai

professionnelle entreles hommes et lesfemmes

L alit professionnelle entre les hommes et lesfemmes

La lu?e contre letravail illgal

Code des marchspublics Article 43 etarticle 44 du CMP

Exclusion des candidats qui ne sont pas en rgle auregard de leurs obligations fiscales et sociales.(formulaires DC7 et DC6 exigs du candidat retenu).Les pices prvues aux articles D.8222-5 ou D.8222-7et D.8222-8 du code du travail relatif la luttecontre le travail dissimul, sont produire tous les 6

Le travail desenfants

Article L216-10 du code

Anciens textes:

Pour les achats de fournitures destins auxtablissements scolaires, les collectivits publiqueset tablissements concerns veillent ce que la


Loi n99-478 du 9 juin1999 - art. 2 (Ab)

fabrication des produits achets n'ait pas requisl'emploi d'une main-conditions contraires aux conventionsinternationales reconnues.

Les renseignements correspondants peuvent tredemands l'appui des candidatures et des offres.

Le respect desconven?ons de

Arrt du 19 janvier2009 publi au JO du 19mars 2009 article 6

Le nouveau CCAG-FCS (Fournitures courantes etservices) est conforme avec les normes OIT.

Mme pour un march pass selon une procdure adapte tenircompte des critres de responsabilit sociale inscrits dans la lgislation pour dfinir ses besoins,

; il pourra facilement le faire en exigeant du ?tulaire et en faisant expressment rfrence dans le rglement

de consulta?on au CCAG-FCS (confer les brefs avril 2009). Pour ce faire, il a le choix entre deuxpossibilits :1 se rfrer au cahier des clauses administratives gnrales pour les marchs publics de fourniturescourantes et services (CCAG-FCS) quitte, ventuellement, prciser les dispositions du cahier desclauses administratives particulires (CCAP) du march qui y drogent ;2 ne pas se rfrer explicitement au cahier des clauses administratives gnrales pour les marchspublics de fournitures courantes et services (CCAG-FCS) maisadministratives particulires (CCAP).

Deux principes lis la dfinition du besoin et aux principes gnraux de la commande publiqueLdevront toujours tre lies cet objetdemandes devront tre cohrentes par rapport au besoin exprim.Ces exigences et ces critres devront toujours tre prdtermins, annoncs et publis.

La prise en compte du dveloppement durable lors de la dfinition des besoins estobligatoire ; l'absence d'objectif en la matire doit tre justifie.

Comment susciter la concurrence ? Quel mode de dvolution choisir ?

Le mode de dvolution dpendra du niveau de concurrence du marchdoit tre en mesure de connaitre en permanencebesoin (existence de monopole, oligopole ou entente, ou concurrence trs ouverte) pour pouvoiranticiper ou ragir ; il doit rflchir aux points forts et faibles de la rponse commerciale et envisagerle mode de dvolution.

Le besoin se rpartit-il en lots ?

Rpartition du besoin

lot unique

plusieurs lots


Rpartir son besoin en diffrents lots est un excellent moyen pour dynamiser la concurrence et seconformer , enprincipe, la rgle ; de plusentreprises (un dveloppement conomique harmonieux est le 3me pilier du dveloppementdurable). 2009-245 du 2 mars 2009 relatif ladfinition des petites et moyennes entreprises.

?

article 45 du code des marchs prcise il ne peut tre exig que de niveaux minimaux deUn arrt (arrt du 28 aot 2006 JO du 29 aot

2006, p12766), pris enpouvant tre demands aux candidats. Cette liste est limitative.

article 52

des candidats?

L'acheteur public doit valuer, ds la dfinition du besoin, le montantapproximatif de l'achat (prix planchers et plafonds pratiqus par les entreprises sur le niveau dequalit arrt) ; cela lui permettra, sauf dans le

un processus de veille des prix sur les achatsconomiq e calcul de tendance, afin d'valuer au mieux lefutur achat, permettra

Il faut toujours privilgier la logique de cot global et envisager la solution conomique la plusavantageuse pour l ; par exemple pour un photocopieur, faut-il acheter ou louer ?

L une fois dfini de faon trs prcise ne doit pas tre modifi tout au long de laprocdure.

Faisabilitcombien d'entreprises peuvent rpondre?Le rapport offre/demande est-il normal?

Quel niveau de capacit exiger des candidats?

Documents

Besoins Et Marche Public