Priručnik za internet servise Udruženje studenata tehnike Evrope ­ BEST Beograd

Sadržaj:

I Uvodna reč II Gmail

1. Kreiranje naloga 2. Izgled i osnovne funkcije Gmail­a

2.1 Sandučići 2.2 Kreiranje pošte 2.3 “Reply” i “Reply all” 2.4 Dodatni sadržaji

2.4.1 Dodavanje priloga (“Attachment”) 2.4.2 Dodavanje datoteka s Google Drive servisa 2.4.3 Dodavanje slika 2.4.4 Dodavanje linka 2.4.5 Dodavanje smajlija

2.5 Hangouts 3. Podešavanja

3.1 General (Opšta podešavanja) 3.1.1 Potpis 3.1.2 Vacation responder 3.1.3 Zvezdice

3.2 Labele 3.2.1 Dodavanje iz podešavanja 3.2.2 Dodavanje kroz mail

3.3 Nalozi i alijasi 3.3.1 Šta je alijas i kako funkcioniše 3.3.2 Povezivanje alijasa i naloga

3.4 Filteri 3.4.1 Dodavanje iz podešavanja 3.4.2 Dodavanje kroz mail

3.5 Teme 3.6 Labs

3.6.1 Undo send III Google groups

1. Pristupanje Google grupama 2. Kreiranje Google grupe 3. Podešavanja

3.1. Pozivanje članova (Invite people to join the group) 3.2. Opisna podešavanja grupe (Customize your group’s settings) 3.3. Započinjanje teme i slanje poruka (Add a topic and start posting) 3.4. Podešavanja vašeg profila

4. Opcije Manage, Members i About

4.1. Manage 4.1.1. Članovi (Members) 4.1.2. Messages 4.1.3. Settings 4.1.4. Permissions 4.1.5. Roles 4.1.6. Information

4.2. Members 4.3. About

IV Google Drive 1. Formulari (Google Forms)

1.1. Otvaranje Google Drive­a 1.2.Otvaranje formulara 1.3. Kreiranje formulara 1.4. Završna faza pravljenja formulara 1.5. Pregled podataka

2. Tabele (Google Spreadsheet) 2.1. Kreiranje tabele 2.2. Dodatne funkcije

2.2.1. Jezičci 2.2.2. Formatiranje teksta 2.2.3. Komentari (Comments)

3. Dokumenta (Google Documents) 3.1. Kreiranje dokumenta 3.2. Formatiranje teksta 3.3. Komentari (Comments)

4. Deljenje dokumenata (Share) V Doodle

1. Upotreba Doodle­a 2. Zakazivanje događaja

2.1. Opšte informacije (General) 2.2. Vremenske odrednice (Time proposals) 2.3. Podešavanja (Settings) 2.4. Pozivanje učesnika (Invite)

2.4.1 Popunjavanje poziva 2.4.2. Ažuriranje podataka

2.5. Administraciona stranica 2.5.1. Zaključavanje Doodle­a 2.5.2. Izmene (Edit) 2.5.3. Uređivanje obaveštenja (Notifications) 2.5.4. Brisanje Doodle­a (Delete)

VI Autori

I Uvodna reč Dragi članovi,

U BEST­u se za komunikaciju najčešće koriste mailing liste i drugi internet servisi, poput Google

Drive­a i Doodle­a. Prvenstveno ih koristimo da se obaveštavamo o sastancima, događajima,

radionicama, da iznosimo ideje i diskutujemo o njima ­ dakle za sve što se tiče naše lokalne grupe,

naših članova, projekata – pa i malo šire. Osim toga, na njih se kači i veliki broj internih

dokumenata, kao što su izveštaji sa sastanaka, treninga, godišnji izveštaji, budžeti i sl, tako da

predstavljaju i jednu solidnu bazu znanja i hroniku našeg LBG­ja. Pored ovoga, online servisi

ubrzavaju našu komunikaciju jer na pisanju ili sređivanju jednog online dokumenta može raditi više

ljudi istovremeno, a sve promene su automatski sačuvane i vidljive svima, što ima značaj i za

buduće članove koji će raditi na sličnim projektima.

Korišćenje ovih servisa nije ograničeno samo na BEST, već će vam olakšati i druge sfere života.

Npr. želite da organizujete roštilj ali niste sigurni koji termin najviše odgovara vašim prijateljima.

Napravite Doodle i pošaljite im da popune, a na osnovu najzastupljenijeg odgovora ćete lakše

odrediti termin kada ćete roštilj organizovati. Ili je potrebno da uradite seminarski rad za fakultet

zajedno sa još nekoliko kolega. Najlakše je da otvorite online dokument na kom ćete paralelno svi

moći da radite.

U nastavku priručnika imate detaljno i slikovito opisane funkcije često korišćenih online servisa,

pogotovo one koje će vam biti neophodne za aktivan rad u BEST­u. Nadamo se da će vam

priručnik biti koristan i da će vam olakšati snalaženje sa novom materijom. Ako vam i pored

priručnika nešto ne bude jasno, možete se obratiti na beograd@best.eu.org.

Tim za upravljanje znanjem

II Gmail

1. Kreiranje naloga

Da biste kreirali Google nalog, potrebno je da odete na adresu https://accounts.google.com gde ćete zateći sledeći ekran:

Potrebno je da kliknete na opciju “Create an account” ponuđenu ispod kutije za logovanje.

Nakon što to uradite, biće vam prikazan ekran za unos osnovnih podataka. Preporuka je da vam korisničko ime bude oblika “ime.prezime”, ukoliko nalog planirate da koristite i za profesionalne svrhe, ili “ime.prezime.best”, ukoliko nalog planirate da koristite isključivo za BEST. Izbegava se korišćenje nadimaka (“acmanrakic”), nasumičnih brojeva (“lepibora6969”) i slično jer nije profesionalno i teže se pamti.

Primer pravilno popunjenog formulara za kreiranje naloga dat je na slici ispod.

Naredna stranica će vam ponuditi da personalizujete svoj nalog slikom i nakon toga ćete biti spremni da započnete sa korišćenjem Gmail­a.

U gornjem desnom uglu ekrana biće prikazana kartica sa osnovnim opcijama i funkcionalnostima naloga:

Ukoliko kilknete na brojčanik zaokružen na slici biće vam ponuđeni različiti servisi koje vam posedovanje Google naloga pruža:

Ono što nas trenutno interesuje je korišćenje Gmail­a. Gmail­u možete pristupiti klikom na odgovarajuću ikonicu ili tako što u vašem browseru unesete adresu mail.google.com ili gmail.com.

2. Izgled i osnovne funkcije Gmail­a

Pri narednom korišćenju Gmail naloga, otvoriće vam se prozor za logovanje prikazan na početku prve teme. Tu je potrebno uneti korisničko ime i šifru koju ste odabrali pri kreiranju naloga.

Nakon što se uspešno ulogujete zateći ćete ekran sličan sledećem

2.1 Sandučići

Sa leve strane ekrana vam se nalaze sandučići u kojima je vaša pošta razvrstana na:

­ ulaznu, gde imate imate pregled sve dospele pošte. Ukoliko ste sa nekim imali konstantnu korespodenciju, biće prikazani i vaši mail­ovi u vidu konverzacije;

­ “ozvezdana” pošta (“starred”, obeležena kao važna) je lista poruka koju ste zvezdicom obeležili kao bitnu iz nekog razloga. Obeležavanje zvezdicom se vrši tako što kliknete na praznu ikonicu zvezde ispred naslova poruke i time je obojite. Kasnije ćemo pokazati kako se može povećati broj opcija kojima možete obeležiti poruku; ­ izlaznu, u kojoj je prikazana sva pošta koju ste vi poslali;

­ nacrti (“drafts”, pošta na kojoj se još uvek radi) su poruke koje ste počeli da pišete i niste završili. Poruku možete sačuvati sami klikom na opciju “save as draft” a Google automatski svaku započetu poruku sačuva kao nacrt (što možete primetiti kada počnete da pišete poruku) i nastaviće automatski da je čuva na svakih par minuta vašeg pisanja. Ukoliko morate da se naglo

izlogujete ili vam se računar ugasi poruka će ostati sačuvana dok se sledeći put ne ulogujete i možete da nastavite sa radom.

Važno je napomenuti da je sve sačuvano na serveru pa Gmail­u možete da pristupite sa bilo kog računara koji ima pristup internetu i nastaviti gde ste stali sa korespodencijom.

2.2 Kreiranje pošte

Sa leve strane ekrana se nalazi i opcija za kreiranje novog mail­a (“Compose”). Pritiskom na ovo dugme otvoriće vam se sledeći pomoćni prozor:

U delu “To” potrebno je uneti primaoce mail­a. Imate tri opcije za vrstu primaoca:

­”To”: ovde unosite mail adresu primarnog/primarnih primaoca vašeg maila; ­”Cc” (Carbon copy): nema razlike u odnosu na “To” opciju, ali poruka nije namenjena toj

osobi već je više prosleđena informativno; ­”Bcc” (Blind carbon copy): ista svrha kao za “Cc” sa bitnom razlikom ­ osobe stavljene u

“To” i “Cc” ne mogu da vide kome je poruka prosleđena kao Bcc. Ovo je namenjeno osobama koje nadgledaju konverzaciju (ukoliko, recimo, ugovarate nešto sa kompanijom u Bcc stavite nadležnog FR koordinatora).

U delu “Subject”, odnosno “Tema poruke”, unosite naslov vaše poruke. Tu bi trebalo da u nekoliko reči opišete o čemu je poruka, na primer “Prijava za koordinatora logistike” ili “Spisak dostupnosti za dane kursa” i sl.

U BEST­u postoji praksa da se ispred naslova poruke stavljaju takozvani tag­ovi (obeležja) u vidu reči ili skraćenica između uglastih zagrada. Primeri su [BEST Active!], [BDW], [JobFair 2014], itd. Ovo znatno olakšava pretraživanje i sortiranje pošte i poželjno je koristiti ih što češće.

U telu mail­a pišemo poruku. U dnu pomoćnog prozora nalaze se opcije za formatiranje poruke (veličina i boja slova, font, itd.) i za dodavanje netekstualnog sadržaja (prilozi, smajliji, slike) i linkova u telo poruke.

2.3 “Reply” i “Reply all”

Recimo da vam neko prosledi mail kao članu grupe (mailing lista, više mailova, itd.) i da hoćete da odgovorite na taj mail. U zavisnosti od toga ko sve želite da vidi taj mail, imate dve moguće opcije za odgovor: “reply” i “reply all”.

“Reply” opcija će vaš odgovor proslediti samo pošaljiocu maila. Ovo je korisno ukoliko želite da na neko javno obaveštenje prosleđeno svima nastavite konverzaciju sa pošaljiocem a da ne gubite tok priče.

“Reply all” opcija će vaš odgovor proslediti svim primaocima originalnog maila. Ovo se koristi ukoliko hoćete da javno nastavite konverzaciju a možete čak i na svoj mail poslat nekoj grupi odgovoriti na ovaj način i tako dopuniti neko obaveštenje, pingovati i slično.

Topao savet je da pre odgovora na poruku proverite kome sve šaljete mail kao i da proverite koji alijas koristite. To se lako može videti nakon što ste kliknuli na “reply” ili “reply all” kada klinete na liniju sa adresom primaoca.

Ovde će vam biti izlistani “To”, “Cc”, “Bcc” i “From” polja koja sva možete da pre odgovora izmenite po potrebi.

2.4 Dodatni sadržaji

Klikom na spajalicu otvara se pomoćni prozor za dodavanje dokumenata a samo prevlačenjem pokazivača preko spajalice prikazuju vam se opcije za dodavanje sa Google drive­a, slika, linkova i smajlija.

2.4.1 Dodavanje priloga (“Attachment”)

Nakon klika na spajalicu otvara se prozor koji vam pruža odabir datoteke sa vašeg računara koju želite da pošaljete uz poruku kao prilog. Ovo može biti bilo kakva datoteka (slika, tekst, .zip datoteka itd) manja od 25MB. Gmail neće poslati poruku dok se učitavanje datoteke ne završi. Odabir datoteke može se izvršiti i prostim prevlačenjem iste u telo mail­a.

2.4.2 Dodavanje datoteka s Google Drive servisa

Nakon klika na “insert files using Google Drive” otvara se goreprikazani pomoćni prozor pomoću kog možete ubaciti datoteke iz vašeg drive­a. Imate opcije da upload­ujete datoteku sa računara na drive odakle je Gmail automatski dodaje u telo mejla pritiskom na “upload” ili dodavanje postojećih datoteka sa drive­a.

2.4.3 Dodavanje slika

Treća opcija otvara prozor koji omogućava ubacivanje slika jednom od sledećih opcija: Photos (Fotografije) ­ odabir slika sa računara Albums (Albumi) ­ odabir slika iz vašeg Google albuma Upload (Dodavanje) ­ dodavanje slike prevlačenjem Web address (URL) ­ dodavanje slike u vidu linka sa inteneta

Prve tri opcije nude mogućnosti ubacivanja slike i u vidu priloga.

2.4.4 Dodavanje linka

Klikom na ikonicu lanca otvara se pomoćni prozor za dodavanje linka. U njemu se prvo dodeljuje tekst koji će biti prikazan u telu poruke a koji će voditi na odabranu adresu. Zatim imate izbor da li će to biti web adresa ili email.

2.4.5 Dodavanje smajlija

Klikom na petu opciju otvara se pomoćni prozor sa velikim izborom smajlija kojima možete ulepšati ili uneozbiljiti mail.

2.5 Hangouts Google ima svoj zaseban chat servis nazvan “Hangouts” (blejalište :D) pomoću kog možete da se dopisujete sa drugim korisnicima. Može se razgovarati sa svakom osobom pojedinačno ili napraviti grupna konverzacija.

3. Podešavanja

3.1 General (Opšta podešavanja)

3.1.1 Potpis

Kada želite da napravite potpis u Gmailu, obično ćete uzeti nečiji već postojeći (koji će vam biti prosleđen) i samo umesto njihovih, ubaciti svoje podatke.

Prvo ćete ući u inbox i pronaći potpis koji treba da kopirate (obeležite ceo potpis I SLIKU, desni klik i idite na Copy, ili samo obeležite i ctrl+C).

Zatim ćete otići u Settings ili Podešavanja i ostati na General tab­u.

Otvoriće vam se ovakav prozor:

Pomeranjem kotura miša na dole pronaći ćete mesto gde treba da unesete svoj potpis, koje izgleda ovako:

U slučaju da imate alijase, treba da izaberete mail za koji želite da vam stoji potpis.

Klikom na mail koji je prikazan dobićete drop meni sa svim mail­ovima koji su vam podešeni kao alijasi, izaberite koji vama treba.

Nakon što podesite alijase i povežete neki od naloga, moći ćete za svaki nalog ponaosob da napravite poseban potpis, što je korisno ukoliko sa istog mail­a šaljete lične i poslovne mailove, sa brzom promenom potpisa. Kada ste izabrali, na prazno polje koje je predviđeno za potpis idete desni klik i Paste (ili klik na prazno polje i ctrl+V). I to bi sada trebalo ovako nekako da izgleda. Nemojte se brinuti ako tekst “viri” izvan prozora.

Sada kada ste kopirali potpis treba da izmenite podatke, tj. da ubacite vaše. To ćete uraditi tako što ćete prvo obeležiti ime i upisati svoje.

Ispod imena nalazi se vaša pozicija, tj. tu treba da napišete kom timu pripadate, a to ćete uraditi na isti način kao i za ime. Obeležićete ceo tekst i ispisati umesto toga Tim za … .

Zatim odete sajt koji najverovatnije nećete morati da menjate sem ukoliko pravite potpis za novi događaj. U tom slučaju, kliknite negde u sredini linka za sajt, pojaviće vam se opcije ‘Go to link’, ‘Change’ i ‘Remove’. U slučaju da ima više sajtova i vama trenutno ne trebaju svi kliknite Remove, a ako treba samo da izmenite kliknite Change i tada će vam se pojaviti ovakav jedan prozorčić gde ćete staviti link sajta koji želite. Bitno je da izmenite na oba mesta!

Zatim imate broj telefonа i vaš mail. To promenite na isti način na koji biste menjali sajt, samo za broj telefona, mesto gde se upisuje link na koji treba da vas odvede ostaje prazno, dok kod mail­a upisujete vaš mail.

Ako se desi da treba da menjate sliku, prvo ćete klikom na sliku dobiti meni i ići ćete na Remove. Odmah zatim treba da kliknete na Insert picture iz gornjeg menija.

Tu će vam se pojaviti ovakav prozorčić gde samo treba da u polje koje je prazno kopirate URL vaše slike koju želite u potpisu. Ako želite da stavite BEST­ov logo kao sliku u vašem potpisu, ovo je link za logo BEST­a Beograd

http://best.rs/wp­content/themes/Scratch/images/best­logo.png .

Možete ga pronaći i tako što ćete otići na sajt i desnim klikom na logo izabrati “Copy image URL” i Paste na mesto gde treba da ide URL slike.

Zatim ćete iz menija kada vam je obeležena slika izabrati veličinu slike koju želite (Small, Medium, Large ili Original size, kao na prvoj slici vezanoj za menjanje slike) .

Na kraju je samo potrebno da skrolujete skroz dole i sačuvate izmene klikom na dugme Save Changes.

3.1.2 Vacation responder

Vacation respodner je vrlo korisna opcija ako znate da nećete biti dostupni neko vreme, a želeli biste da ljudi znaju da niste u mogućnosti da odgovorite i da im kažete kada odgovor mogu da očekuju od vas.

Ova funkcija se isto podešava iz General Tab­a, ako se ne sećate, pogledajte početak ovog poglavlja. Kada se nalazite na General Tab­u skrolujte skroz dole jer je ovo poslednja funkcija koja se ovde nalazi. Da biste aktivirali ovu funkciju potrebno je da ga aktivirate klikom na ‘Vacation responder on’.

Zatim ćete izabrati datum kada želite da se uključi ova funkcija. U slučaju da ne znate kada ćete moći da odgovarate na mail­ove ne morate ukucavati datum kada želite da se isključi ova funkcija,

ali ako znate tačan datum onda to ukucate u polje predviđeno za poslednji dan vašeg odmora.

Zatim samo treba da sastavite kako želite da izgleda mail koji će biti poslat ljudima koji vam u to vreme budu pisali. Prvo treba da upišete naslov mail­a ili Subject, i zatim upišite telo mail­a po želji.

Na kraju, imate opciju da Google odgovori samo na mail­ove koje dobijate od vaših kontakata, ili ako ne obeležite ovo, odgovaraće na sve mail­ove. Samo ću da napomenem, da neće stalno

odgovarati na sve mail­ove koje dobijete, tj. neće 2, 3 i više puta odgovoriti na istu email adresu, već će odgovarati jednom na svaka 4 dana u slučaju da vam taj kontakt konstantno bude pisao (ovo sve piše u napomeni obeleženoj na slici). I sve što treba da uradite za kraj je da sačuvate sve što ste uradili pritiskom na Save Changes.

3.1.3 Zvezdice

Zvezdice ili Stars je funkcija koja bi trebalo da vam pomogne da sortirate mail­ove po važnosti tako što možete da obeležite mail­ove koje želite zvezdicom i tako je stavite u posebnu kategoriju u inboxu (Starred, odmah ispod opcije Inbox, kao što je obeleženo na slici) i kasnije je mnogo lakše pronađete. Zvezdice mogu biti raznih boja, pa tako kada jednom kliknete na zvezdicu na mailu, taj mail će imati recimo žutu zvezdicu, ako budete više puta kliknuli na zvezdicu ona će postati druge boje, ili čak više neće biti zvezdica. Vi sami određujete koliko puta treba da kliknete za koju boju zvezdice, tako što ćete otići u Settings (Podešavanja) na General i skrolujete dok ne pronađete zvezdice.

Zatim ćete jednostavno prebaciti zvezdice i oblike koji nisu upotrebljeni još uvek ­ donji red, u gornji red, gde su zvezdice poređane po tome koliko puta treba na njih da kliknete da bi postale te boje.

Naravno možete menjati raspored zvezdica u gornjem redu kako želite i kada god želite, i kada ste zadovoljni rasporedom samo skrolujete skroz dole i pritisnete da sačuvate podešavanja (Save changes).

Ovo se koristi da biste obeležili zbog čega je vama važna neka poruka, npr. možda će žuta zvezdica značiti da vam je poruka draga, dok će crvena biti tu da vas podseti da nešto treba da uradite. Poruke se neće sortirati po bojama zvezdica u Starred odeljku u inboxu. 3.2 Labele

Labele nam, kao i mnogi korisni alati gmail­a, olakšavaju pretragu mail­ova. Pomoću njih, mi označavamo, svrstavamo poštu u neku vrstu fioka kojima dajemo naziv, boju, prioritet i stavljamo mejlove u odgovarajuće kategorije.

3.2.1 Dodavanje iz podešavanja Dodavanje labele iz podešavanja može se učiniti skrivenom opcijom jer je potrebno pokazivačem preći preko chat­a (koji se, po default­u nalazi u donjem levom uglu), tačnije njegovog začelja, odmah ispod opcije “Circles”. Ovime nam se otkrivaju dve opcije, “Manage labels” i “Create new label”.

3.2.2 Dodavanje kroz mail

Određeni mail možete svrstati u željenu labelu i direktno: obeležavanjem kutijice ispred mail­a (“štikliranjem”) a zatim odabirom labele u koju želite da ga smestite ili da kreirate posebnu, novu labelu .

Nakon odabira da kreiramo novu labelu, otvoriće se jednostavni prozor sa opcijom da se novoj labeli da naziv i eventualno zavede pod neku od već postojećih labela (“Nest label under”) ukoliko obeležimo tu kutiju.

Na prethodnoj slici, ispod opcije za kreiranje nove labele nalazi se opcija za “doterivanje” labela (“Manage labels”) koja nam otvara opcije za sve labele koje imamo i podešavanje vidljivosti istih. Postoje sistemske labele (automatske) poput Inbox­a, Drafts­a, Spam­a, itd, one sa grupama (obeležene su kao “prijatelji”,”porodica”...) i one koje smo sami kreirali.

Labelama, nakon kreiranja (ili već postojećim) možete izabrati boju, odabrati njihovu vidljivost, uslovnu vidljivost ili im dodati podlabelu na sledeći način: prelaskom pokazivačem preko labele formira se svetlo sivi kvadratić u njenom nastavku a klikom na njega otvara se padajući meni. Daljim prelaskom pokazivačem na strelicu u produžetku prve opcije otvara se paleta boja.

3.3 Nalozi i alijasi

Jedna od veoma korisnih opcija koju Gmail nudi je upotreba i kreiranje alijasa. Ukratko, alijas predstavlja ono što mu i ime kaže, vaše drugo, izmišljeno, lažno ime, u smislu druge e­mail adrese od one koju već imate.

3.3.1 Šta je alijas i kako funkcioniše

Recimo da ste napravili svoj Gmail nalog koji glasi ime.prezime.best@gmail.com. Ukoliko postanete punopravni član BEST­a dobićete mogućnost prisustva “privatnom području” (Private Area ili, kraće, PA) koje predstavlja riznicu znanja celog BEST­a. Da biste dobili pristup moraćete da obezbedite neki već postojeći mail nalog, najbolje onaj koji ste napravili za BEST.

Onog trenutka kada dobijete pristup Private area, dobićete i vaš alijas koji glasi ime.prezime@best.eu.org i to je vaš alijas. Međutim, poštu sa tog naloga ćete dobijati direktno u vaše sanduče na Gmail nalogu. Ovo je akcija koja je standardno omogućena, sva pošta poslata vašem alijasu biva prosleđena na vaš Gmail nalog.

Da biste mogli da odgovarate na poštu pomoću svog alijasa, morate da izvršite povezivanje naloga i alijasa.

3.3.2 Povezivanje alijasa i naloga

Potrebno je da u podešavanjima odete na tab Accounts.

Ovde ćete videti opciju za dodavanje nove e­mail adrese koju posedujete.

Nakon što kliknete na dugme iznad otvoriće vam se novi pomoćni prozor koji će vas provesti kroz ostatak procesa:

Unesite svoj “alijas” u polje za ime. Ovo će biti ime koje će se prikazivati kao vlasnik te e­mail adrese. U polje za e­mail unesite adresu koju povezujete. Ovde imate i opciju “Treat as an alias.” koju je potrebno da čekirate kako bi rezultat procesa bio ono što želimo.

Takođe, imate i opciju da odredite “reply­to” adresu, odnosno prijemnu adresu za poštu koja se šalje alijasu. Na ovaj način možete da izbegnete da se pošta šalje na vaš alijas nalog već se direktno odgovara na neku drugu adresu (najčešće onu sa kojom povezujete alijas). Ovo je korisno ukoliko alijas koristite fiktivno, tj. ukoliko ne postoji kao stvarni nalog ili ga imate samo zato što je adresa “lepša” od vašeg originalnog maila.

Nakon što klinete na “Next step” prikazaće vam se prozor koji od vas zahteva da pošaljete verifikaciju na alijas kako bi se dokazalo da ste vi stvarno vlasnik. Nakon što kliknete na “Send verification” biće vam ponuđen sledeći prozor:

Na alijas mail će vam sada stići poruka u kojoj se nalaze link za verifikaciju i kod za verifikaciju. Iako možete da iskoristite bilo koji od ta dva načina da završite kreiranje alijasa, preporučljivo je da koristite kod pošto je ceo proces onda pregledniji tako da ćemo njega i pokriti ovde.

Poruka koju ste dobili na alijas mail bi trebalo da izgleda ovako:

Nakon što unesete kod u odgovarajuće polje i kliknete na “Verify” prozor će se automatski zatvoriti. Sada je potrebno da u glavnom nalogu ponovo odete na Settings ­> Accounts and Import i sada ćete tu videti novi mail kako stoji među alijasima.

Dve opcije na koje ovde treba obratiti pažnju su “Make default” i “When replying to a message”. One su i glavna upotrebna moć pri korišćenju alijasa jer ubrzavaju i objedinjuju svu vašu komunikaciju na jedan mail.

“Make default” će od naloga za koji ste odabrali tu opciju učiniti podrazumevani nalog za slanje pošte, tj. kada sledeći put započnete novu poruku onaj nalog koji vam je odabran kao podrazumevani će biti pošaljilac.

Dva dugmeta za izbor u dnu slike kontrolišu opciju odgovora na mail. Prva opcija obezbeđuje da kada odgovarate na neku poruku, odgovarate adresom na koju je ta poruka poslata, bez obzira da li je nalog podrazumevan ili ne. Druga opcija obezbeđuje da se uvek odgovara sa podrazumevanog naloga, bez obzira ko je primalac poruke. 3.4 Filteri

3.4.1 Dodavanje iz podešavanja

Jedna od najkorisnijih opcija kojom nas Gmail oprema je baš ova. Najlakše joj pristupamo na sledeći način: na kraju pretraživača u vrhu glavne stranice gmaila nalazi se strelica a klikom na nju otvara se prozor sa raznim mogucnostima filtriranja tj.pretraživanja mail­a.

Kada kliknete strelice, otvoriće vam se ovakav prozor:

Nakon otvaranja možete odabrati kriterijum filtriranja: od koga je mail (“From”), kome se šalje (“To”), koja je bila tema/naslov (“Subject”), koje reči sadrži (“Has the words”) ili ne sadrži (“Doesn’t have”), obeležiti kućicu za “sadrži dodatak” (“Has attachment”) ili “ne uključivati chat­ove u pretragu” (“Don’t include chats”), veličina mail­a (“Size”), datum slanja/primanja (“Date”)… Nakon odabira jedne ili više opcija, svetlo sivo “Create filter with this search” u donjem desnom uglu će poplaveti što označava mogućnost da se kreira filter sa popunjenim osobinama. Nakon kreiranja filtera otvoriće se drugi prozor u kome možemo podesiti kako dalje filtrirati mail­ove. “Skip the inbox (Archive it)” premešta mail iz prijemnog sandučeta (“Inbox”) u arhivu, odnosno smešta ih u labele koje ste već kreirali. Arhivirani mail­ovi će se pojaviti u vašem Inbox­u jedino ako neko pošalje mail na vašu ličnu email adresu. “Mark as read” označava mail kao pročitan, “Star it” ga obeležava zvedicom kao važnog. Možemo odabrati i da se mail podvede pod neku od labela što je objašnjeno u tački 3.2.2, da se prosledi nekome (“Forward it”), da bude obrisan (“Delete it”), da se nikada ne šalje automatski u Spam odeljak (“Never send it to Spam”), uvek ili nikad ne obeleži kao važan (“Always mark it as important”/”Never mark it as important”). Na kraju ga možemo i kategorisati (“Categorize”) i zatim odabrani set opcija primeniti na još neke slične mail­ove, koji se podudaraju s podešavanjem filtera (“Also apply filter”).

3.4.2 Dodavanje kroz mail Kada odaberete i otvorite određeni mail, jedna od opcija iz menija “More” je “Filter messages like these”. Klikom na nju otvarate prozor u kome je popunjena opcija “Has the words” što označava da je Gmail sam podesio da se filtriraju poruke sa grupe kojoj ta poruka pripada ali možete izmeniti kriterijum ili izabrati drugi.

Kada kliknete “Filter messages like this” otvoriće vam se ovakav prozor:

3.5 Teme

Teme su estetska opcija koja personalizuje i ulepšava naš gmail nalog. Njima pristupamo klikom na zupčanik koji označava podešavanja, ”Settings”, a nalazi se u gornjem desnom uglu naše početne Gmail stranice.

Klikom na “Themes” se otvara prozor sa opcijama za izgled pozadine Gmail­a odnosno njegove teme, od najjednostavnijih kao što je ova po default­u ili sličnih jednobojnih do onih sa HD slikama.

Interesantna je još i opcija “Custom themes” gde možemo odabrati neku od ponuđenih umetničkih, naših fotografija sa našeg Google+ profila ili računara kao i sa bilo koje Web adrese tj. interneta.

3.6 Labs

3.6.1 Undo send

Labs je još jedan Tab koji možete pronaći u podešavanjima. Ovde ćemo konkretno pričati o opciji Undo Send. Ova opcija odlaže slanje vaše poruke za nekoliko sekundi od trenutka kada ste pritisnuli dugme Send. U slučaju da ste slučajno pritisnuli dugme ili da ste primetili neku grešku možete da poništite slanje i to ispravite. Ovu opciju uključićete tako što ćete otići na Tab Labs i skrolovati dok ne pronađete Undo Send. Tu samo treba da pritisnete Enable.

Na kraju samo sačuvate podešavanja:

III Google groups

1. Pristupanje Google grupama Da biste pristupili Google grupama, možete to uraditi na dva načina: a) direktno preko address bar­a https://groups.google.com (brži i preporučljiviji način za pristupanje) b) preko Google­a, na sledeći način:

U oba slučaja dolazite do sledećeg prozora:

2. Kreiranje Google grupe

Da biste napravili novu grupu, kliknite na dugme CREATE GROUP (gore naznačeno). Dolazite do prozora gde treba upisati ime, e­mail adresu i opis grupe. Takođe postoji i opcija biranja jezika, u smislu na kom jeziku će stizati od strane Google servisa. Po popunjavanju ovih podataka, kliknite na crveno dugme CREATE. Nakon toga potrebno je proći verifikaciju u vidu ispisivanja brojeva koji su vam zadati na ekranu.

Po kreiranju grupe, stići će vam email sa obaveštenjem da ste upravo napravili Google grupu.

3. Podešavanja Nakon što kreirate novu Google grupu date su vam opcije za početak rada grupe: 3.1. Pozivanje članova (Invite people to join the group)

U prvom polju upisujete mail adrese ljudi koje želite da pozovete u vašu grupu. Naravno, kao i za sve ostalo vezano za Google, ukoliko nekoga imate u kontaktima, dovoljno je ukucati samo ime.

U donjem polju treba dodati poruku koja će svim pozvanim kontaktima stići u mailu kojim se pozivaju u vašu grupu.

Pozvani kontakti moraju da prihvate poziv (Accept This Invitation) da bi postali član grupe. 3.2. Opisna podešavanja grupe (Customize your group’s settings)

Ova opcija vas praktično ponovo vraća na prozor gde možete dodati opis grupe, promeniti ime ili email adresu grupe, kao i još neka podešavanja. Treba napomenuti da se ime grupe i prvi deo email adrese ne moraju poklapati, ali je to iz praktičnih razloga više nego poželjno. Imajte u vidu da ako promenite naziv grupe, neće se automatski promeniti i email adresa, već to morate sami uraditi.

3.3. Započinjanje teme i slanje poruka (Add a topic and start posting) U ovom prozoru možete započeti novu temu u vašoj grupi. Potrebno je u polju Subject napisati naslov odnosno predmet ove teme. U sklopu nje možete poslati i neki fajl, klikom na Attach a file, ili dodati nekoga ko nije u grupi na Add Cc. Takođe, ova tema može imati dva karaktera, koji vi, ili neko naredni ko bude pravio sledeću temu, birate pomoću opcije Type of post. Mogući tipovi su diskusija (Start a discussion), ili obaveštenje (Make an announcement). Pored ove opcije postoje dva checkbox­a, prvim određujete da ova tema uvek bude na vrhu (Display at the top), a drugim da nije moguće odgovarati dalje na tu temu (Lock).

3.4. Podešavanja vašeg profila Posle ovih podešavanja (ili izbegavanja istih u prvom koraku), dolazite do homepage­a vaše grupe koji u tom trenutku izgleda otprilike ovako:

U obojenom delu se nalaze podešavanja vezana za vaše predstavljanje u ovoj grupi. Opcije su da povežete svoj Google profil i da se pokaže i vaša slika uz svaki vaš post, a ispod možete izabrati i da li želite da se pokazuje vaše puno ime (tj. ono koje stoji u Google profilu), ili pak nadimak koji tom prilikom upisujete. Posle toga možete videti kako to izgleda drugim osobama, i opcije da snimite date promene, ili sačuvate originalna podešavanja.

4. Opcije Manage, Members i About Sledeće opcije koje ćemo razjasniti su opcije koje stoje sa desne strane: Manage, Members i About.

4.1. Manage U ovom prozoru se vrše podešavanja za članove grupe, za svakog pojedinačno, ili za više njih.

Klikom na ime člana grupe (ili na bilo koju stavku dalje u istom redu), dolazi se do prozora sa određenim podešavanjima.

Ovde možete podesiti da li je data osoba samo član grupe, njen menadžer ili vlasnik. Menadžer i vlasnik mogu menjati podešavanja grupe, dok član ne može. Dalje, podešavate na koji način njoj stižu mailovi (bez maila; jedan mail dnevno sa svim aktivnostima na grupi; do 25 novih poruka u istom mailu; svaka poruka kao jedan email). Sledeća stavka određuje stepen dozvole slanja poruka (članu je dozvoljeno da šalje, nije dozvoljeno ili se njegove poruke prvo pregledaju).

Sve ove modifikacije moguće je odraditi i na drugi način. U prvom prozoru označite checkbox pored imena člana, i iznad će vam ‘proraditi’ dugme pod nazivom Actions.

U padajućem meniju možete izabrati i modifikovati sve o čemu je gore bilo reči (opcije Add to role, Change delivery setting i Set posting permission). Pored toga, ovde se nalazi i opcija kojom nekoga sklanjate iz grupe (Remove from group), ili banujete (zabranite zbog nedoličnog ponašanja da prima i šalje poruke na određeno vreme, tj. dok se to podešavanje ne promeni ­ na isti način, klikom na dugme Unban). Sve banovane članove možete pronaći klikom na dugme Banned, levo od dugmeta Actions.

Između opcija Banned i Actions nalazi se dugme Bounced. Ako kliknete na to dugme, izaći će vam spisak ljudi koji nisu prihvatili poziv u grupu.

U levom meniju nalaze se opcije Members, Messages, Settings, Permissions, Roles i Information

4.1.1. Članovi (Members) Klikom na Manage sa desne strane prozora, o čemu je iznad bilo reči, automatski smo upućeni na podopciju All members. Pomoću sledeće opcije Invite members, možete pozvati ljude u grupu, na način opisan u delu Invite people to join the group. Direct add members služi za direktno dodavanje članova u grupu. Ovo treba koristiti pažljivo, u smislu da treba na ovaj način dodavati samo ljude koje znate. Takođe, ovde je po default­u čekirana opcija da im ne stižu mailovi, pa to treba promeniti i čekirati opciju All email. Outstanding invites opcija prikazuje članove koji nisu prihvatili pozivnicu da pristupe grupi. Kada označite njihovo ime pojaviće vam se 2 ponuđene opcije ­ da ponovo pošaljete poziv tom članu (Resend invitation) ili da povučete poziv (Revoke invitation).

Join requests opcija prikazuje spisak osoba koje su poslale poziv da pristupe grupi iako nisu pozvane. Možete odobriti ili odbiti pristup grupi.

4.1.2. Messages Ovde se mogu naći poruke koje iz nekog razloga nisu poslate (recimo da je podešeno da poruke dotične osobe prvo treba da prođu vašu proveru). Možete ih odobriti, ili izbrisati.

4.1.3. Settings Email options sadrži podešavanja prefiksa naslova mail­a (poput [BEST Belgrade], itd), teksta koji će stajati na kraju svakog mail­a koji pošaljete i gde sve stižu odgovori (celoj grupi, samo pošiljaocu mail­a, samo vlasniku grupe, samo menadžeru grupe ili da sami odlučite).

Sledeća opcija je Identity gde možete podesiti kako želite da pošiljaoci poruka budu identifikovani (prikazano ime, prezime, nadimak… ili email adresa). Pomoću Moderation opcije podešavate da vi odobravate poruke koje se šalju na grupu kao i kakva automatska poruka stiže članu čiji mail nije odobren.

Opcija Tags na početku nije uključena već je sami morate uključiti. Koristi se za još detaljnije označavanje i razvrstavanje mail­ova. Isto važi i za opciju Category.

4.1.4. Permissions Basic permissions sadrži podešavanja ko sve može da vidi teme, ko može da piše, ko može da pristupi grupi, i sl.

Opcijom Posting permissions dajete ili ukidate dozvole u vezi sa pisanjem u grupi.

Opcija Moderation permissions služi za odobravanje ili neodobravanje mail­ova koji su poslati na grupu.

Access permissions opcija služi za davanje dozvola ko može da vidi kontakte članova grupe kao i da kontaktira vlasnika grupe.

4.1.5. Roles Ovde možete podesiti koja sve ovlašćenja imaju vlasnik, menadžer i član grupe. Klikom na ovu opciju otvara vam se ovakav prozor:

Klikom na dugme Create možete napraviti novu ulogu sa novim podešavanjima:

Takođe, ukoliko kliknete neku od 3 osnovne uloge, recimo Owner, otvoriće vam se prozor u kom možete namestiti podešavanja i dozvole vezane za ovu ulogu:

Opcija Directory služi da se vaša grupa pojavi u pretrazi Drive­a. Pomoću Content control opcije možete uključiti/isključiti arhiviranje mail­ova u okviru grupe kao i klasifikaciju sadržaja. Web view customize opcija sadrži podešavanje maksimalnog broja karaktera u naslovu poruke.

Opcijom Advanced možete onesposobiti, obrisati ili ponovo namestiti generička podešavanja.

4.1.6. Information General information sadrži osnovne informacije poput naziva grupe, email adrese i opisa grupe, jezika, tipova diskusije, postovanja i nadograđivanja grupe (kod).

4.2. Members Kada kliknete na ovo dugme, dobićete spisak članova, sa podacima kao što su funkcija u grupi i datum učlanjenja.

4.3. About Ovde se mogu naći neki osnovni podaci o aktivnosti grupe, kao i statistika.

IV Google Drive

1. Formulari (Google Forms) U ovom tekstu obrađivaćemo Google formulare (Google Forms). Ovo je jedan od često korišćenih alata u BEST­u i koristi kada želite da:

sprovedete anketu među određenom ciljnom grupom; pošaljete poziv za prijavljivanje na određenu aktivnost (npr. kupovina majica, prijavljivanje

za žurku itd) Ukoliko ih ne koristite za rad u BEST­u, verujem da ćete barem jednom u životu biti u prilici da se poslužite ovim alatom, tako da je koristan i za neku privatnu ili buduću poslovnu upotrebu. 1.1. Otvaranje Google Drive­a Prvenstveno, nije toliko bitno da li koristite Google Chrome, Mozzilu, Operu ili neki drugi pretraživač. Da biste pristupili Drive­u (Disku), možete to učiniti direktno sa Google­a ukoliko ste automatski prijavljeni na vaš Gmail nalog. a) Direktno sa Google­a

b) Pristup sa Gmail­a

Kada otvorite Drive u levom uglu se nalazi dugme Create,a kada to otvorite izaberite Form (formular)

1.2.Otvaranje formulara Ovde počinje vaš rad na formularu. Prvo treba da odaberete naslov, odnosno temu vašeg upitnika/ankete (ovde je kao primer uzeto “Naručivanje majica BEST­a”). Kada vam se otvori ponuđeno polje, imaćete prilike da date ime svom formularu, a potom da izaberete njegov dizajn. Kada to obavite pritisnite OK.

1.3. Kreiranje formulara

U ovom koraku detaljno pravite vaš formular, te možete početi sa smišljanjem pitanja. Prvi box ”Question Title” služi da postavite pitanje (u mom primeru to je: “Veličina majice?”). Help Text predstavlja opis vašeg pitanja, odnosno služi da bliže objasnite šta tražite od ljudi da vam odgovore.(U našem slučaju je to: “Ovde napišite da li želite M, L ili XL.”) Question type: ovo je bitna opcija u formularu i služi da definišete tip pitanja koji postavljate. Stoga, kada stisnete padajući meni (na trouglić) dobijete ponuđeno sledeće:

Text ­ ukoliko želite da dobijete odgovor u vidu jedne reči/rečenice, dakle kratka i koncizna forma. Paragraph text ­ Ukoliko želite opisni odgovor, gde ljudi treba da napišu nekoliko rečenica ili ceo paragraf, kliknite na ovu opciju. Multiple choice ­ Ako vam treba više od jednog odgovora, odnosno odabira više od ponuđenog; Checkbox ­ Za Ili/Ili odgovore (npr.Da/Ne); Scale ­ Kada tražite odgovor u vidu ranga, npr. od 1 do 10;

Date ­ Kada tražite da vam ljudi napišu tačan datum (npr. kada su slobodni); Time ­ Kada tražite da vam se naznači vreme; Kada završite sa sastavljanjem pitanja možete preći na sledeće, klikom na Add item (Dodaj stavku). Važno! Pre nego što pređete na sledeće pitanje, ne zaboravite da kliknete Required question, ukoliko želite da odgovor na pitanje bude obavezan, tj. da formular ne može da se pošalje ako to pitanje nije popunjeno. Ukoliko to nije slučaj, nemojte čekirati.

1.4. Završna faza pravljenja formulara

Kada sastavite pitanja vašeg fomulara onako kako ste želeli, vreme je da se čitav formular sačuva na Drive­u. Na slici vidite neke od ponuđenih boksova koje treba da kliknete te je neophodno da učinite kao što je prikazano na slici iznad: Show link to submit another response ­ ovo služi da se napravi poseban spreadsheet za odgovore Allow responders to edit responses after submitting­ Ukoliko se neko predomislio u vezi sa formularom, ovo mu omogućava da svoj odgovor izmeni. Sledeće što će vam iskočiti je ovaj prozor:

U polju Send from via email treba da ukucate mejl ili listu sa kime želite da podelite formular. Ako želite da ga sačuvate kao link u određenom mail­u, on se nalazi u polju Link to share. Ovim ste završili najveći deo posla. Ako ste poslali formular na mejl, to će u njihovom Inbox­u izgledati ovako:

Dakle, ljudi mogu direktno sa mejla da popunjavaju formular ili ga možete prikačiti kao link u prilogu mejla koji im svima šaljete. 1.5. Pregled podataka Svi odgovori na pitanja iz formulara se skladište u tabelu koju Google Drive automatski pravi za vas. Da biste je videli, ponovo uđite na svoj Drive (koracima sa početka uputstva) i ukucajte u pretraživaču isti naziv formulara. Vaša tabela se naziva isto kao i formular, s tim što ima u nastavku u zagradi Responses (moj primer: “Naručivanje majica BEST­a (Responses)”).To bi trebalo da izgleda ovako:

Sadržaj tabele:

2. Tabele (Google Spreadsheet) Članovi BEST­a Google tabele koriste za razne namene:

prikupljanje podataka od učesnika događaja (dolazak, odlazak, veličina majice itd) pravljenje rasporeda aktivnosti za događaje pravljenje i popunjavanje baza (bilo to FR, PR ili članova)

2.1. Kreiranje tabele Kreiranje tabele je veoma jednostavno. Kada otvorite Drive u levom uglu se nalazi dugme Create, a kada to otvorite izaberite Speadsheet (tabela).

Ukoliko umete da rukujete Microsoft Excel­om, Google tabele vam neće predstavljati problem jer su veoma slični. Proći ćemo kroz specifične funkcije Google tabela koje se najčešće koriste. Za početak izgled i imenovanjem nove tabele. Levim klikom na već postojeći naziv (koji se nalazi u gornjem levom uglu) se otvara prozor u kome se menja i potvrđuje promena naziva dokumenta.

2.2. Dodatne funkcije

2.2.1. Jezičci Sledeća funkcija s kojom ste možda već upoznati je pravljenje dodatnih jezičaka i njihove opcije.

1) Levim klikom automatski dodaje novi jezičak sa imenom ­ Sheet# (#redni broj jezička) 2) Novi jezičak ­ da se primetiti da je jezičak u kome se trenutno nalazite svetliji u odnosu na ostale. 3) Jezičak “Sedi jedan” je skriven između “Sheet3” i “Sheet4” opcijom 4), a preimenovan opcijom 5) kojima se može pristupiti levim klikom na ikonicu koja se nalazi odmah uz naziv jezička .

Zaokruženo dugme (All Sheets) prikazuje sve jezičke od prvog do poslednjeg s vrha na dole. Jezičci se mogu pomerati selektovanjem levim klikom miša i prevlačenjem na željenu poziciju ili opcijama “Move left” i “Move right”.

2.2.2. Formatiranje teksta Prilikom izrade rasporeda aktivnosti za događaje kao i popunjavanja baza, veoma je korisno bojenje teksta i ćelija u različite boje. Sada ćemo preći najosnovnije funkcije prikazane na slici.

1) Biranje Fonta ­ Fontovi u google tabelama su ograničeni i svode se na: Arial, Courier New, Georgia, Verdana, Times New Roman i Trebuchet MS. 2) Standardna podešavanja Fonta redom: veličina, podebljavanje (boldovanje), iskošavanje (italikovanje), i precrtavanje teksta. 3) Bojenje teksta i 4) Bojenje ćelija, pri čemu je potrebno voditi računa o slaganju boja teksta i njegove ćelije. Ovo je primer kako izgleda raspored aktivnosti događaja:

2.2.3. Komentari (Comments) A sada nešto sasvim drugačije i jedinstveno za Google Drive, to su komentari (Comments).

Unutar google tabela moguće je postaviti komentar samo na jednu ćeliju. Čak i ako je više ćelija selektovano komentar će biti vezan za ćeliju u gornjem levom uglu. 1) Prilikom prelaska mišem preko crnog oblačića svi komentari unutar jezička postaće vidljivi. Ukoliko želite da svi oni ostanu vidljivi potrebno je samo kliknuti levim tasterom miša na oblačić. 2) Ukoliko u jezičku postoje komentari pojaviće se crni pravougaoni oblačić pored naziva jezička sa brojem komentara koji se nalaze u tom jezičku. Sledeća slika prikazuje elemente i funkcije komentara.

1) Komentar ­ nečija pridika, savet ili feedback za ono što stoji u ćeliji 2) Odgovor na nečiji komentar 3) Prostor za pisanje odgovora na komentar 4) Kada komentar više nije potreban on se može razrešiti, ali on se neće izbrisati. 5) Svi komentari se mogu naći u padajućem meniju koji se otvara levim klikom na dugme Comments u gornjem desnom uglu. 6) Komentari koji su razrešeni su štiklirani zelenom bojom i mogu se ponovo pokrenuti levim klikom na “Re­open”. Svako razrešenje i otvaranje se beleži ispod odgovora.

3. Dokumenta (Google Documents)

Nastavićemo sa uputstvom za korišćenje Google dokumenata. Oni se najčešće koriste za pisanje i izradu raznih tekstualnih dokumenata (dopisi, ponude, grantovi, pravilnici) na kojima se može raditi grupno, jer ih je moguće jasno feedback­ovati bez izmene teksta. Pravljene i nazivanje dokumenta je isto kao i za tabele, i kao što su Google tabele slične Microsoft Excel­u tako je Google Doc sličan Microsoft Word­u. 3.1. Kreiranje dokumenta

1) Izabrati dugme Create za otvaranje padajuće liste 2) Za otvaranje novog dokumenta izabrati opciju Document 3) Kliknuti levim tasterom na već postojeći naziv dokumenta 4) Dati dokumentu novi naziv

3.2. Formatiranje teksta Kako se radi o alatu za obradu tekstualnog dokumenta Google Doc se odlikuje mnoštvom fontova i nekoliko stilova, ali sa druge strane ne postoji opcija senčenja teksta.

3.3. Komentari (Comments) Što se tiče opcije Komentari, tu su stvari drugačije. Za razliku od tabela u dokumentu se može ostaviti komentar na bilo šta što se može selektovati, pri čemu će ono biti osenčeno žućkastom bojom.

Kao što je prikazano na gornjoj slici, čak iako se neke sekcije teksta preklapaju, može se i dalje ostaviti komentar. Svi komentari su poređani uzduž teksta sa desne strane. Kada se selektuje neka prepiska za komentar, tekst koji je vezan za taj komentar posvetli a sam početak komentara se poravna sa selektovanim tekstom.

4. Deljenje dokumenata (Share)

Sada ćemo pažnju posvetiti funkciji koja je zajednička za sve usluge Google Drive­a, a to je

deljenje i ograničavanje pristupa dokumentima koje smo napravili, levim klikom na . Pritiskom na dugme otvara se ovaj prozor: 1) ukazuje na osobu koja je kreirala dokument 2) otvara novi prozor za određivanje mogućnosti ljudi koje ste vi ovlastili da mogu da edituju dokument a) editori imaju mogućnost da dele sa ljudima dokument i podešavaju ovlašćenja ljudi b) samo vlasnik može da odlučuje ko šta sme da radi.

Klikom na 3) levim tasterom miša podešava se priroda pristupa ljudi čije ste ime ili adresu naveli u kutijici pored. Pored vlasnika, postoje tri nivoa pristupa:

can edit ­ može da unosi izmene u dokument can comment ­ može da postavlja i odgovara

na komentare can view ­ može samo da vidi sadržaj

dokumenta.

Kilikom na 4) levim tasterom otvara se sledeći prozor, koji podešava vidljivost i dostupnost dokumenta. a) podešava da je dokument javan i da mu svako može pristupiti b) daje pristup svima koji poseduju link. Ovaj tip je najčešće korišćen kada se dokumenti dele velikim grupama ljudi (šalju na listu). Prilikom prva dva navedena tipa svako ko pristupa dokumentu je automatski anoniman, što sam može izmeniti pokretanjem konverzacije sa nekim (bilo u vidu četa ili komentara). c) je zatvoren tip pristupnosti i koristi se kada je potrebno da dokumentima ima pristup nekolicina ljudi. Naravno, bez obzira na prirodu vidljivosti dokumenta uvek se mogu ponaosob dodavati ljudi i podešavati njihova priroda pristupa.

Nekoliko korisnih linkova za one koji žele više informacija: https://support.google.com/drive/answer/2494886?p=visibility_options&rd=1&authuser=0 https://support.google.com/drive/answer/2494822/?authuser=0 https://support.google.com/drive/?hl=en# https://support.google.com/docs/?hl=en#

V Doodle

1. Upotreba Doodle­a Doodle je aplikacija koja se koristi za zakazivanje i potvrđivanje prisustva na sastancima i drugim događajima. Kako je često teško naći termin koji odgovara svim učesnicima, Doodle nam pomaže da brzo i efikasno vidimo koliko će se ljudi odazvati na naš poziv.

2. Zakazivanje događaja Za početak, nakon otvaranja stranice http://doodle.com, potrebno je izabrati opciju Schedule an event. Nakon toga, sve što je potrebno je popuniti Doodle upitnik sa odgovarajućim informacijama. 2.1. Opšte informacije (General) U odeljku General dajemo neke osnovne informacije o planiranom sastanku. Popunjavamo: Title – naziv sastanka; Location – mesto održavanja sastanka; Description – opis sastanka, prema željama i potrebama, ili u krajnjem slučaju poziv učesnicima da popune Doodle; Your name, E­mail address – informacije o organizatoru sastanka, odnosno o nama samima.

2.2. Vremenske odrednice (Time proposals)

U odeljku Time proposals možemo predložiti više mogućih termina sastanka da bismo videli kada će biti najviše prijavljenih. 2.3. Podešavanja (Settings) U odeljku Settings biramo hoćemo li objaviti klasičnu anketu ili anketu sa dodatnim opcijama. Ukoliko izaberemo opciju Basic Poll, koja je inače i najkorišćenija, nema potrebe za daljim podešavanjima.

Opcija Settings nam nudi naprednija podešavanja, na primer: ­ Yes­No­Ifneedbe poll – uglavnom za poslovne sastanke, gde se zauzeti učesnici mogu izjasniti sa Da, Ne ili Ako moram, biću tu; ­ Hidden poll – gde se odgovori učesnika ne objavljuju javno; ­ Participant can only choose one option – gde učesnici biraju isključivo jednu opciju koja im najviše odgovara; ­ Limit the number of the participants per option – gde se nakon određenog broja prijavljenih onemogućuje dalje prijavljivanje učesnika. 2.4. Pozivanje učesnika (Invite) Poslednji korak pri zakazivanju sastanka, nakon obezbeđivanja svih potrebnih informacija učesnicima, jeste njihovo pozivanje, koje obavljamo pomoću odeljka Invite. I ovo se može obaviti na dva načina: ­ You send the invitation – ukoliko želimo da šaljemo sami pozive za sastanak sa našeg mail­a. ­ Doodle sends the invitation – gde možemo povezati Doodle sa našim imenikom ili sami ukucati mailove pozvanih ljude, pri čemu bismo ih odvajali zarezima. Kada kliknete na dugme Finish otvoriće vam se sledeći prozor sa linkom koji se deli sa učesnicima sastanka i administracionim linkom za ponovna podešavanja.

Doodle će vam automatski poslati dva mail­a na mail koji ste stavili u prethodnom postupku gde će vam se nalaziti opcije za ponovno uređivanje zakazivanja, tj. stići će vam isti linkovi koje ste dobili kada ste završili sa kreiranjem događaja.

Link za deljenje sa učesnicima događaja:

2.4.1 Popunjavanje poziva Kada pozovemo učesnike, učesnici će se otvoriti sledeći prozor:

Žutom strelicom smo obeležili mesto gde se upisuje ime učesnika. Učesnik u ovom slučaju ima opcije koje prikazuju dostupnost u određenom vremenskom intervalu ili u tačno određenom terminu. Ukoliko će učesnik prisustvovati, čekiraće Yes, ukoliko će možda prisustvovati čekiraće (Yes), a ukoliko neće uveličati događaj svojim prisustvom čekiraće No. Nakon završetka odlučivanja o prisutnosti potrebno je potvrditi vašu odluku klikom na dugme Save. Zelena boja prikazuje da ćete prisustvovati, narandžasta da ćete možda prisustvovati, a roze da nećete prisustvovati događaju.

Kada ste završili sa datim koracima izbaciće vam sledeći prozor kojim ćete biti sigurni da ste uspešno izvršili unos vaših podataka u Doodle.

2.4.2. Ažuriranje podataka Prilikom svakog registrovanja učesnika u Doodle, Doodle vam automatski šalje mail koji obaveštava o ažuriranju podataka za vaš događaj.

Obaveštenje o ažuriranju podataka:

Posle pristizanja obaveštenja iskoristićemo opciju Go to poll da bismo videli ko je čekirao koje vreme. 2.5. Administraciona stranica Nakon isteka roka za prijavljivanje zaustavićemo dalje prijavljivanje učesnika i zaključaćemo Doodle, tako što ćemo kliknuti na dugme Administration.

Otvoriće nam administracionu stranicu gde imamo mogućnost ponovnog podešavanja, zatvaranja, brisanja, itd…

2.5.1. Zaključavanje Doodle­a Ako želimo da zaključamo doodle posle upisivanja učesnika, kliknućemo na dugme Close.

Kada to uradimo otvoriće nam stranicu koja nam omogućava dalje zatvaranje prijava i na nama je samo da kliknemo na dugme Save .

2.5.2. Izmene (Edit) Dalje u administracionom delu imamo opciju Edit, koja nam služi za ponovno podešavanje termina. Biranjem opcije Edit, otvara nam se početni prozor za popunjavanje i podešavanje.

2.5.3. Uređivanje obaveštenja (Notifications) Takođe, na administracionoj strani imamo opciju i za uređivanje obaveštenja Notifications. Kada kliknemo na dugme Notifications otvara nam stranicu koja nam omogućava da odaberemo da li ćemo dobijati obaveštenja o ažuriranju ili ne.

Čekiramo ako želimo da nam stižu obaveštenja.

2.5.4. Brisanje Doodle­a (Delete) Za kraj, kada smo već zakazali i organizovali sastanak, brišemo Doodle na administracionoj stranici tako što kliknemo na opciju Delete.

VI Autori Priručnik za online komunikaciju je produkt rada članova Tima za upravljanje znanjem. Autori dokumenta su:

Gmail Aleksandar Rakić, Danica Božin i Dunja Dabić

Google Groups Maja Golubović i Sonja Mihajlov

Google Drive Gvozden Jovanović i Stefan Zrnović

Doodle Jovana Popović i Marko Kosić

Koordinator tima, urednik i lektor priručnika Sonja Mihajlov

Za bilo koje pitanje i dodatne informacije možete poslati mail na beograd@best.eu.org.

Jun 2014. godine, Beograd