Bidang Tugas Staff Cawangan

Sheet1

Bahagian / UnitWilayah Zon ( Jualan )

JawatanKerani Cawangan 2

Melapor KepadaKetua Kerani Cawangan

1) Bertanggugjawab kepada prestasi keseluruhan pasaran yang ditetapkan dengan mengikut dasar dan garis panduan syarikat.Fungsi &2) Memastikan tinjauan pasaran dilakukan dari masa ke semasa untuk memastikan agar langkah-langkah di ambil untuk meningkatkan pasaran.Tanggungjawab3) Bertanggungjawab mengambil langkah-langkah berkesan untuk menentukan agihan sempurna dlaksanakan oleh vendor / agen.4) Memastikan agar setiap penerbitan Syarikat diedar dengan berkesan setanding dengan terbitan pesaing oleh vendor / agen.5) Membuat laporan dan maklumbalas seperti yang ditetapkan oleh Syarikat serta menjalin hubungan dagang yang baik dengan penjual. 6) Bertanggungjawab mengambilalih tugas sewaktu ketiadaan Ketua Kerani / Kerani.7) Bertanggungjawab terhadap kutipan hutang vendor mingguan.8) Memastikan vendor yang tidak membuat bayaran dihubungi untuk mendapatkan bayaran.9) Bertanggungjawab terhadap arahan tugas lain dari masa ke semasa.


JawatanKerani Cawangan


1) Bertanggugjawab menyediakan pesanan akhbar dan majalah.Fungsi &2) Bertanggungjawab menerima pesanan atau pembetulan pesanan daripada vendor /agen.Tanggungjawab3) Memastikan pesanan bekalan adalah bertetapan dengan permintaan semasa.4) Sentiasa berhubung dengan vendor / agen untuk memastikan bekalan mencukupi atau memerlukan perubahan pesanan.5) Melaporkan kepada Eksekutif Zon jika berlaku kekurangan / kehilangan bekalan semasa penerimaandai kontraktor pengangkutan.6) Menerima dan membuat kutipan bayaran akhbar dan majalah pada setiap hari.7) Menerima pulangan akhbar dan majalah mengikut peratusan yang dibenarkan.8) `Load data daripada sistem online kepada `SCMS offline pada waktu mula bertugas di awal pagi.9) Betrtanggungjawab memasukkan data bayaran dan pulangan kedalam sistem pada setiap hari dan mencetak Penyata Akaun vendor.

1) Merekod pulangan dan bayaran yang diterima selepas akaun ditutup di Pengesahan Sementara Pulangan dan Bayaran.Fungsi &2) Memastikan bekalan akhbar dan majalah di finalise mengikut masa yang telah ditetapkan.Tanggungjawab3) Menyediakan slip bank untuk kutipan yang akan dibankkan dan di serahkan kepad Ketua Kerani untuk semakan dan wang dihantar ke bank.4) Mencetak laporan-laporan untuk kegunaan (distribution list, laporan kutipan harian, daily payment / collection detail, daily closing summary by dealer dan unsold report).5) Transfer data offline kepada online selepas akaun ditutup.6) Bertanggungjawab terhadap arahan tugas dari masa ke semasa.

Bidang Kuasa1. Pengesahan penerimaan akhbar dan majalah.


JawatanKetua Kerani Cawangan

Melapor KepadaEksekutif Zon

1) Bertanggungjawab terhadap menyusun, menyemak dan mengesahkan tugas-tugas yang dilakukan oleh petugas di bawah jagaannya.Fungsi &2) Bertanggungjawab dalam perkara berhubung dengan vendor dan agen di kawasan jagaannya.Tanggungjawab3) Bertanggungjawab terhadap prestasi cawangan berhubung dengan pesanan, edaran, agihan, pulangan dan hutang.4) Memastikan dasar dan garis panduan syarikat berhubung dengan kutipan, hutang dan pulangan dipatuhi.5) Memastikan segala kutipan agen dibawah seliaan pada setiap bulan.6) Memastikan urusan wang panjar mengikut prosedur.7) Bertanggungjawab dalam membuat laporan dan maklumbalas seperti mana yang telah ditetapkan oleh Eksekutif Zon / Pengurus Jualan.8) Mengambil alih tugas Kerani Cawangan sewaktu ketiadaan beliau.9) Mengawasi disiplin kakitangan dari segi kedatanga, pelaksanaan tugas dan amanah.10) Memastikan kebersihan dan keselamatan pejabat cawangan.11) Bertanggungjawab terhadap arahan tugas dari masa ke semasa.

Bidang Kuasa1. Menahan bekalan jika hutang melebihi tempoh yang dibenarkan.2. Mengurangkan bekalan jika pulangan melebihi daripada tahap yang dibenarkan.3. Mengesahkan wang kutipan yang dikutip untuk dibankkan.4. Mengesahkan pulangan yang akan dihantar ke loji.5. Mengesahkan tuntutan kakitangan (lebih masa, elaun malam, elaun tugas luar).


JawatanOperator Cawangan


1) Mengira dan menyemak semua bungkusan yang diterima dari kontraktor pengangkutan mencukupi seperti yang di tempah dari loji.Fungsi &2) Bertanggungjawab mengagihkan bekalan akhbar dan majalah kepada vendor mengikut senarai agihan yang telah ditetapkan oleh Kerani Cawangan.Tanggungjawab3) Menyediakan borang 7B untuk pulangan daripada agen yang telah dikira.4) Memastikan jumlah pulangan yang diterima dari setiap vendor / agen mencukupi dan menguruskan pulangan untuk dihantar ke loji dengan mengisikan Borang 7C5) Bertangungjawab memastikan pejabat cawangan berada dalam keadaan bersih, kemas dan teratursepanjang masa.6) Membuat kutipan pulangan vendor mingguan bersama kontraktor.7) Bertanggungjawab terhadap arahan tugas lain dari masa ke semasa.8) Perlu membandingkan kiraan pulangan fizikal akhbar dan majalah pada hari tersebut dengan unsold report (SCMS) sebelum di panjangkan ke Ketua Kerani.

Sheet2

Fungsi dan tugas Petugas cawangan Kuching.

JawatanKetua Kerani Cawangan

Melapor KepadaEksekutif Zon

Fungsi & Tanggungjawab1Bertanggungjawab terhadap menyusun, menyemak dan mengesahkan tugas-tugas yang dilakukan oleh petugas di bawah jagaannya.2 Bertanggungjawab dalam perkara berhubung dengan vendor dan agen di kawasan jagaannya.3Bertanggungjawab terhadap prestasi cawangan berhubung dengan pesanan, edaran, agihan, pulangan dan hutang.4 Memastikan dasar dan garis panduan syarikat berhubung dengan kutipan, hutang dan pulangan dipatuhi.5Memastikan segala kutipan agen dibawah seliaan pada setiap bulan.6 Memastikan urusan wang panjar mengikut prosedur.7Bertanggungjawab dalam membuat laporan dan maklumbalas seperti mana yang telah ditetapkan oleh Eksekutif Zon / Pengurus Jualan.8Mengambil alih tugas Kerani Cawangan sewaktu ketiadaan beliau.9Mengawasi disiplin kakitangan dari segi kedatangan, pelaksanaan tugas dan amanah.10Memastikan kebersihan dan keselamatan pejabat cawangan.11Memastikan setiap dokumen, rekod dan lapuran (bercetak) lengkap dan disimpan 12Bertanggungjawab terhadap arahan tugas lain dari masa ke semasa.Bidang Kuasa1Menahan bekalan jika hutang melebihi tempoh yang dibenarkan.2Mengurangkan bekalan jika pulangan melebihi daripada tahap yang dibenarkan.3Mengesahkan wang kutipan yang dikutip untuk dibankkan.4Mengesahkan pulangan yang akan dihantar ke loji.5Mengesahkan tuntutan kakitangan (lebih masa, elaun malam, elaun tugas luar).

JawatanKerani (Gred2) Cawangan


Fungsi & Tanggungjawab1Bertanggungjawab kepada prestasi keseluruhan pasaran yang ditetapkan dengan mengikut dasar dan garis panduan syarikat.2Memastikan tinjauan pasaran dilakukan dari masa ke semasa untuk memastikan agar langkah-langkah di ambil untuk meningkatkan pasaran.3Bertanggungjawab mengambil langkah-langkah berkesan untuk menentukan agihan sempurna dilaksanakan oleh vendor / agen.4Memastikan agar setiap penerbitan Syarikat diedar dengan berkesan setanding dengan terbitan pesaing oleh vendor / agen.5Membuat laporan dan maklumbalas seperti yang ditetapkan oleh Syarikat serta menjalin hubungan dagang yang baik dengan penjual. 6Bertanggungjawab mengambilalih tugas sewaktu ketiadaan Ketua Kerani / Kerani.7Bertanggungjawab terhadap kutipan hutang vendor mingguan.8Memastikan vendor yang tidak membuat bayaran dihubungi untuk mendapatkan bayaran.9Memastikan setiap penerimaan masuk fizikal pulangan dan fizikal pulangan keluar di cawangan direkodkan secara harian.10Bertanggungjawab membantu kerani Cawangan di dalam memastikan setiap tugasan harian dan sasaran yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan.11Bertanggungjawab terhadap arahan tugas lain dari masa ke semasa.

JawatanKerani (Am) Cawangan


Fungsi & Tanggungjawab1Bertanggugjawab menyediakan pesanan akhbar dan majalah.2Bertanggungjawab menerima pesanan atau pembetulan pesanan daripada vendor /agen.3Memastikan pesanan bekalan adalah bertetapan dengan permintaan semasa.4Sentiasa berhubung dengan vendor / agen untuk memastikan bekalan mencukupi atau memerlukan perubahan pesanan.5Melaporkan kepada Eksekutif Zon jika berlaku kekurangan / kehilangan bekalan/pulangan sama ada penerimaan dari pihak kontraktor pengangkutan ke cawangan atau dari penerimaan dari pihak vendor/agen.6Menerima dan membuat kutipan bayaran akhbar dan majalah pada setiap hari.7Menerima pulangan akhbar dan majalah mengikut peratusan yang dibenarkan.8 `Load data daripada sistem online kepada `SCMS offline pada waktu mula bertugas di awal pagi.9Bertanggungjawab memasukkan data bayaran dan pulangan ke dalam sistem pada setiap hari dan mencetak Penyata Akaun vendor.10Bertanggungjawab menyediakan, mencetak (difailkan) dan e mel lapuran operasi malam dan ketibaan akhbar ke lokasi yang berkaitan pada pihak Eksekutif Zon Pemasaran dan pihak-pihak yang berkenaan setiap hari.11Bertanggungjawab mengambil alih tugas sewaktu ketiadaan Pembungkus - bekerja pada operasi malam di kilang cetak dan edaran akhbar di cawangan.12Bertanggung jawab menyediakan dan memastikan setiap dokumen dan lapuran berkaitan waktu ketibaan, lapuran cetak operasi malam, Lapuran Kutipan Harian Lapuran edaran dan lain-lain rekod yang berkaitan difailkan, disimpan dan disusun secara efisien dan sistematik.13Bertanggungjawab untuk menyediakan lapuran pulangan (fizikal) yang diterima dari pihak Kilang Cetak (Wasteages, plat akhbar dan lain-lain) , pihak vendor dan agen dan maklumat jumlah yang dihantar kepada pihak kontraktor yang dilantik oleh pihak syarikat UMMB.14Merekod pulangan dan bayaran yang diterima selepas akaun ditutup di Pengesahan Sementara Pulangan dan Bayaran.15Memastikan bekalan akhbar dan majalah di finalise mengikut masa yang telah ditetapkan.16Menyediakan slip bank untuk kutipan yang akan dibankkan dan di serahkan kepada Ketua Kerani untuk semakan dan wang dihantar ke bank.17Mencetak laporan-laporan untuk kegunaan (distribution list, laporan kutipan harian, daily payment / collection detail, daily closing summary by dealer dan unsold report).18Membuat pengesahan penerimaan ke atas setiap penerimaan borang 7A (pulangan agen/sub agen) yang diterima dari pihak kontraktor pengangkutan19Membuat semakan/pengesahan borang kiraan manual (7B) dan pengesahan ke atas borang penerimaan fizikal pulangan dari pihak kontraktor pengangkutan / agen/ vendor berkaitan pulangan atau wasteages dari sumber yang berkaitan yang disediakan oleh pihak pembungkus. 20Bertanggungjawab memasukkan maklumat dari borang kiraan manual 7B akaun yang terlibat ke dalam SCMS seterusnya mencetak lapuran 7B dan diakhiri dengan Lapuran Dispose. 21Menyediakan stiker barcode dan mencetak resit Airway bill (MAS) serta CN Note (Stiker - Air Asia) untuk kegunaan petugas operasi pengedaran.22Menyediakan label akhbar (mengikut akaun) , list edaran dan surat serahan bekalan akhbar untuk kegunaan petugas/ pembungkus untuk operasi cetak dan edaran akhbar.23Bertanggungjawab terhadap arahan tugas dari masa ke semasa.

JawatanOperator (Pembungkus) Cawangan


Fungsi & Tanggungjawab1Berada di kilang cetak untuk memastikan jumlah fizikal bekalan akhbar yang dicetak dari pihak Kilang Cetak adalah tepat dan mengikut jumlah yang disediakan oleh Kerani Cawangan.2Mendapatkan maklumat waktu mula cetak dan habis cetak akhbar UMMB dan Pesaing serta maklumat cetakan pesaing dan lain-lain maklumat yang berkaitan.3Bertanggungjawab mengagihkan bekalan akhbar dan majalah kepada vendor mengikut senarai agihan yang telah ditetapkan oleh Kerani Cawangan.4Melengkapkan maklumat berkaitan operasi cetak, waktu ketibaan dan berlepas kontraktor pengangkutan ke dalam buku log yang ditetapkan.5Mengira dan menyemak semua bungkusan akhbar/majalah dan sisipan yang diterima dari kontraktor pengangkutan mencukupi seperti yang di tempah dari loji UMMB / loji Cetak swasta.6 Menyediakan borang manual 7B untuk pulangan daripada agen/ vendor yang telah dikira.7 Memastikan jumlah pulangan yang diterima dari setiap vendor cawangan mencukupi dan menguruskan pulangan untuk dihantar ke loji dengan mengisikan Borang 7C.8Perlu membandingkan kiraan pulangan fizikal akhbar dan majalah pada hari tersebut dengan unsold report (SCMS) sebelum di panjangkan ke Ketua Kerani.9Memastikan setiap fizikal pulangan akhbar/majalah (fizikal penuh, wasteages, plat, masthead, kulit dan lain-lain yang berkaitan) yang diterima dari pihak agen dan kontraktor pengangkutan dikira , ditimbang dan direkodkan dan diserahkan kepada Kerani Cawangan untuk pengesahan sebelum diserahkan kepada pihak kontraktror kitar semula yang dilantik oleh pihak UMMB.10Melengkapkan maklumat berkaitan operasi cetak, waktu ketibaan dan berlepas kontraktor pengangkutan ke dalam buku log yang ditetapkan.11Bertanggungjawab menghantar maklumat dan label cetakan akhbar ke kilang Cetak pada waktu yg telah dipersetujui oleh pihak UMMB dan pihak Loji Cetak Swasta.12Memastikan setiap surat serahan bekalan akhbar/ majalahtelah ditandatangani oleh pihak yang berkaitan.13Bertangungjawab memastikan pejabat cawangan berada dalam keadaan bersih, kemas dan teratur sepanjang masa.14 Bertanggungjawab terhadap arahan tugas lain dari masa ke semasa.

Sheet3

Documents

Bidang Tugas Staff Cawangan