Bienvenidos al curso Conceptos Básicos en Gestión …planeacion.bogota.unal.edu.co/pdf/Curso_Gestión_Documental.pdf · inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos

BIENVENIDA OBJETIVOS

Está en Bienvenida

METODOLOGÍA CONTENIDOS

Bienvenidos al curso Conceptos

“Básicos en Gestión Documental”

Acompáñenos a conocer juntos la importancia de este trabajo en la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá

Socializar a los funcionarios de la Sede Bogotá, el marco normativo,conceptos básicos y herramientas en materia de gestióndocumental, en el ámbito de la Universidad Nacional de Colombia.

• Socializar la normatividad aplicable en materia de gestióndocumental.

• Describir los conceptos básicos en gestión documental.• Detallar características de la gestión documental asociados al

puesto de trabajo y en el contexto de la Universidad Nacional deColombia.

Objetivos Específicos


Está en Objetivos


METODOLOGÍA

El presente curso se desarrollará a través de cinco módulos. Alfinalizar cada módulo el participante tendrá que desarrollar yaprobar una evaluación como requisito de certificación decompetencias.Se suministrarán enlaces, sitios de interés, presentaciones y lecturasque apoyarán el desarrollo de cada una de las temáticas.


Está en Metodología


2

3

4

1Generalidades

Gestión Documental

Organización de los Archivos de Gestión

Política Documental UN

5División de Gestión Documental UN


Está en Contenidos


Módulo 1: Generalidades

En este capítulo se abordarán aspectos conceptuales y metodológicos que comprenden los

procesos de gestión documental.

Bienvenido

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“Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los

soportes informáticos”.

“Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio

de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal”

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La Organización Documental es el principal centro de eficiencia y

mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones

que habitualmente realizan trámites con documentos.


Ésta permite replantear acciones y estrategias en el uso de los sistemas

de información, con el fin de obtener resultados óptimos en los

problemas organizacionales.

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Se evita la pérdida de documentos.

Se evita inconvenientes, sanciones,pérdida de tiempo en la gestiónadministrativa, fiscal y legal asociada.

SEGURIDADAcceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

CONTROLControl de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.

FUNCIÓN DE CONSTANCIA Apoyo informativo para la toma de decisiones y por el poder probatorio que les concede la ley.

FUNCIÓN DE COMUNICACIÓNRecurso básico de información para los ciudadanos y garantia en la transparencia administrativa imprescindible en un estado de derecho.


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Un documento digital es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos, videos.Un documento digital tiene información codificada en bits y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos.

DIGITAL

Documento Electrónico, todo mensaje que contiene información escrita en datos, generada, transmitida, presentada, recibida o archivada por medios electrónicos.

ELECTRÓNICO

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No. 01Documento de archivos (F/E)

No. 02Archivos institucionales (F/E)

No. 03Sistemas de información corporativos

No. 04Sistemas de administración de documentos

No. 05Sistemas de mensajería electrónica

No. 06Portales de internet y extranet

No. 07Tecnología en la nube

No. 08Cintas y medios de soporte (Backup)

No. 10Sistemas de bases de datos

No. 09Discos duros, servidores, medios portables

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Has terminado la unidad. En la plataforma encontrarás una evaluaciónde auto-chequeo de las generalidades, con ella comprobarás losconocimientos adquiridos en este módulo.

Para avanzar al siguiente módulo haz clic en el siguiente botón:

¡Éxitos!

Módulo 2

Módulo 2 : Gestión Documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por la entidades desde su origen hasta su destino final

con el objeto de facilitar su acceso y conservación.

Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar flujo de

documentos de todo tipo en una organización.

1 2

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Haga clic en cada uno de los pasos para ampliar la

información

EFICIENCIA

CONTROL Y SEGUIMIENTO

ECONOMÍA

PLANEACIÓN

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La planeación se deberá soportar en cada una de las funciones, ejecución de los flujos documentales y relación

normativa

La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y

archivístico que determine las utilidad de estos con

evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de

dicho análisis determinará si debe crearse o no un

documentos

PLANEACIÓN

EFICIENCIA

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PLANEACIÓN

EFICIENCIA

Aplicación de procesos automatizados se debe generar un proceso efectivo para el análisis del

cambio (Procesos y funciones)

Las entidades debe producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los que

una función o un proceso lo requieran.

ECONOMÍA

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PLANEACIÓN

EFICIENCIA

ECONOMÍAControl de consumo y gasto entorno a los procesos documentales, medición y mejora

continua.

Las entidades deben evaluar en todo

momento los costos derivados de la gestión

de sus documentos buscando ahorrar en los diferentes procesos de la función archivística.


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Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la

totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de

todo el ciclo de vida.

Implementación de métodos y mecanismos para el control del desperdicio y la

reducción en actividades innecesarias.


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Las entidades deberánimplementarmecanismos quegaranticen que losdocumentos estándisponibles cuando serequiere y para laspersonas autorizadaspara consultarlos yutilizarlos.

Oportunidad

Los documentos sonevidencia de lasactuaciones de laadministración y por lotanto respaldan lasactuaciones de losservidores y empleadospúblicos.

Los documentos debeestar disponibles cuandose requieran indepen-dientemente del mediode creación.

Los documentos de archivodebe ser agrupados enclases o categorías (series,subseries y expedientes)manteniendo las relacionessecuenciales dentro de unmismo trámite

Los documentos restantesde un mismo trámite debenmantener el vínculo entresi, mediante laimplementación desistemas de clasificación,sistemas descriptivos ymetadatos de contexto,estructura y contenido, deforma que se facilite sugestión como conjunto.

Las entidades deben evitarla producción dedocumentos impresos enpapel cuando este medio nosea requerido por razoneslegales o de preservaciónhistórica, dada lalongevidad del papel comomedio de registro deinformación.

Transparencia Disponibilidad AgrupaciónVínculo

archivísticoProtección del

medio ambiente

1. Aseguramiento de la disponibilidad, “Plan de Continuidad”.2. Respeto a la organización, disponibilidad y conservación de los fondos documentales en diferentes entornos.3. Respecto a las disposiciones en los instrumentos archivísticos (CCD, TRD).4. Aplicación de técnicas, mejores y prácticas, disposiciones normativas y respeto a los principios archivísticos.5. Mecanismos de preservación de modelos de Cero Papel.

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5

1 Contar con una política de Gestión Documental aprobada por el sujeto obligado.

2Contar con un archivo institucional

3 Elaborar, aprobar y publicar sus Tablas de Retención Documental.

4Diseñar políticas para la gestión de sus documentos electrónicos, incluyendo políticas de preservación y

custodia digital.

5 Integrarse al Sistema Nacional de Archivos.

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Workflow o flujo de trabajo

consiste en el estudio de aspectos operacionales de una actividad de trabajo, esto es, cómo se realizan y estructuran las tareas, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información y cómo se hace su seguimiento.

Enviar

Aprobar

Realizar

Tramitar

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PLANEACIÓN

Actividades a planear, generar y valorar los documentos analizando todos los contextos.

PRODUCCIÓN

Estudio de los documentos y su actuación dentro de la entidad

GESTIÓN Y TRÁMITE

Actividades necesarios para la captura, relación con los trámites, distribución, recuperación, acceso, control y seguimiento de los trámites de la entidad – Aseguramiento del proceso.

ORGANIZACIÓN

Operaciones Técnicas para la clasificación y ordenación de los documentos dentro del Sistema de Gestión Documental

TRANSFERENCIA

Procedimientos documentados y probados para la transferencia de los documentos en cualquiera de las etapas del archivo.

DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Aplicación de Métodos de Selección de documentos gestionando su preservación.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Estándares de migración y conservación preventiva de los documentos para garantizar la existencia de los mismos.

VALORACIÓN

Determinación de los valores del documento en cualquiera de las instancias de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

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Paso1

Producción y recepción

Paso2

Trámite

Paso3 Distribución

Paso4

Consulta

Paso5

RetenciónPaso

6

Almacenamiento

Paso7

Recuperación

ProtecciónPaso8

Preservación Temporal

Paso9

DISPOSICIÓN FINALPaso10

Eliminación

Transferencia Primaria/

Secundaria

ConservaciónSelección

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COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN

Análisis Externo de la OrganizaciónContexto de la Organización (cultural, social, económico,

político. Etc.)Requisitos legales del NegocioNecesidades de Información

Análisis Interno de la OrganizaciónPlanes, Políticas, Procesos, Procedimientos. Forma y la

extensión de la organización.Expectativas de las partes interesadas

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- Alcance- Objetivos- Metas

Mejora Continua

Revisión por la Dirección

Auditoria al programa de Gestión Documental

Recursos

Roles, Competencias y Responsabilidades

Control de registro y documentos

CAPACITACIÓN, CONCIENTIZACIÓN, FORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

PLANES DE ACCIÓN

Planeación Producción Gestión y Trámites Transferencia

Disposiciones y documentos Preservación a largo plazo Valoración

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Módulo 2: Gestión Documental

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Terminaste la unidad. En la plataforma encontrarás una evaluación deauto chequeo de Gestión Documental, con ella comprobarás losconocimientos adquiridos en este módulo.


¡Éxitos!

Módulo 3

Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

El de las oficinas productoras de

documentos, en el que se reúne

los documentos en trámite en

busca de soluciones a los

asuntos iniciados, sometida a la

continua utilización y consulta

administrativa por las mismas

oficinas u otras que lo soliciten

Unidad administrativa dondese agrupan documentostrasferidos trasladados por losdistintos archivos de gestiónde la entidad respectiva, unavez finalizado su trámite, quesiguen siendo vigentes yobjeto de consulta por laspropias oficinas y losparticulares en general.

Aquel al cual se transfiere ladocumentación del archivocentral o del archivo degestión, que por decisión delcorrespondiente Comité deArchivos, debe conservarsepermanentemente, dado elvalor que adquiere para lainvestigación, la ciencia y lacultura.

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Archivo de Gestión

Archivo Central Archivo Histórico

Transferencias primarias Transferencias secundarias

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

ADMINISTRATIVOSLEGALESFISCALES

ACADÉMICOS

CULTURALES

CIENTÍFICOS

HISTÓRICOS

División de Gestión Documental

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Oficina Productora Edificio de Archivo Central e Histórico – Sede Bogotá – División de Gestión Documental

Archivo de Gestión

Fase Activa

Se generan los documentos

Se aplica la TRD

AC

TIV

IDA

DES

Archivo Central Archivo Histórico

Fase Semi-Activa Fase Inactiva

Se conservan parcialmenteSe seleccionanSe seleccionan

Se consultan y/o exponen

Conservación total

Se consultan y/o exponenTran

sfe

ren

cias

pri

mar

ias

Tran

sfe

ren

cias

se

cun

dar

ias

AdministrativosAcadémicos

FiscalesLegales

CientíficosCulturalesHistóricosV

ALO

RES

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

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Tabla de Retención Documental “TRD”

Serie Documental

Sub-serie Documental

Tipo Documental

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Serie Documental


Tipo Documental

1 2 3 4 5 6 7 8 9



Serie Documental


Tipo Documental

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Serie Documental


Tipo Documental

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SE REALIZAN DE FORMA SIMULTÁNEA

Paso 1 CLASIFICACIÓN

Paso 2 ORDENACIÓN Paso 3

DEPURACIÓN

Paso 4LIMPIEZA

Paso 5MARCACIÓN

Paso 7INVENTARIO

Paso 6FOLIACIÓN

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Paso 1 CLASIFICACIÓN

Paso 2 ORDENACIÓN

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Paso 2 ORDENACIÓN

Orden cronológico

Orden numérico

Orden alfabético

Trazabilidad – principio de orden

Orden mixto

Ninguno

ORGANIZACIÓN FÍSICA UBICACIÓN FÍSICAPaso 3

DEPURACIÓN

LOS FACTORES A TENER EN CUENTA SON:

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ORDEN CRONOLÓGICO

ORDEN NUMÉRICO

ORDEN ALFABÉTICO

ORDEN MIXTO

NINGUNO

Paso 2 ORDENACIÓN

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ORDEN CRONOLÓGICO

ORDEN NUMÉRICO

ORDEN ALFABÉTICO

ORDEN MIXTO

NINGUNO

Paso 2 ORDENACIÓN

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ORDEN CRONOLÓGICO

ORDEN NUMÉRICO

ORDEN ALFABÉTICO

ORDEN MIXTO

NINGUNO

Paso 2 ORDENACIÓN

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1

3

2

Regresar

Paso 2 ORDENACIÓN

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01

ACTAS CONSEJO DE FACULTAD 2013

INFORMES DE GESTIÓN 2013

ACTAS

INFORMES

INFORMES DE GESTIÓN 2012

RESOLUCIONES

RESOLUCIONES 2012

ACTAS CONSEJO DE FACULTAD 2012

SECRETARÍA DE FACULTADACTAS Consejo de FacultadINFORMES RESOLUCIONES

Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales,observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de RetenciónDocumental.

Paso 2 ORDENACIÓN

Regresar

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Paso 3 DEPURACIÓN

Paso 4 LIMPIEZA

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Paso 4 LIMPIEZA Proceso que consiste retirar todo elemento que afecte la conservación del documento en el transcurso del tiempo:

LIMPIEZA

Cuando sea estrictamente necesario la utilización de grapas,

clips, ganchos mariposas utilizar papel de

protección antes de grapar y debajo de los

elementos ya descritos.

Adicional deberá retirarse los sobres de manila, carpetas de yute, cauchos o bandas elásticas,

señaladores plásticos, papel

adhesivo para notas.

Para los documentos que tienen que ser perforados y

legajados utilizar gancho plástico, con el fin de que el

expediente se proteja del posible óxido que genera el uso de ganchos metálicos. El

uso de los mismo deberá tener previa autorización de la

DGD.Paso 5

MARCACIÓN

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Paso 5 MARCACIÓN

MARCACIÓN DE CARPETA


Se debe identificar las unidades de conservación (carpetas) hasta el 2015 así:

PROGRAMA DE EGRESADOS 2014

EVENTOSDirección de BienestarFacultad de Ciencias

Dependencia Serie y/o Subserie 2014

Oficina productora

Facultad de IngenieriaA C TA S COM ITÉ PERM ANENTE DE DIRECTORES DE UNIDADES ACADÉM ICAS BASICAS 2 0 14

Vicedecanatura de Investigacion y Extension

SERIE-mayuscula y negrilla VigenciaSUBSERIE-mayuscula sin negrillaOFICINA PRODUCTORADEPENDENCIA

Carpeta de Pestaña

Carpeta de Celuguia

Siguiente

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MARCACIÓN DE CARPETA


Se debe identificar cada una unidad de conservación (carpetas) desde la vigencia 2016:

SiguienteAnterior

Paso 5 MARCACIÓN

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MARCACIÓN DE CAJA


Se debe identificar cada unaunidad de conservación (caja)

así (solo hasta la vigencia 2015):

1. Dependencia

2.Oficina

Productora

3.

Contenido

documental: Serie

/ Subserie

4. Fechas Extremas

5. N° Caja

6.N° Carpetas en la

Caja

7. Observaciones:

1. DependenciaFACULTAD DE

INGENIERÍA

2.Oficina

Productora

UNIDAD DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

3.

Contenido

documental:

Serie / Subserie

ORDENES

CONTRACTUALES

SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS - SAR

UGI

4. Fechas Extremas 2010

5. N° Caja 3

6.N° Carpetas en la

Caja1

Falta SAR UGI No 5

SAR UGI 1 - 5

Observaciones: 7.

Paso 5 MARCACIÓN

SiguienteAnterior

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MARCACIÓN DE CAJA


Se debe identificar cada una unidadde conservación (caja) desde la

vigencia 2016:

Paso 5 MARCACIÓN

Paso 6 LA FOLIACIÓN

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Paso 6 FOLIACIÓN


La foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales, deberáser en el extremo superior derecho en sentido de la lectura, con un lápiz de mina negra y blanda HB, B, legible,sin enmendaduras, empezando por el más antiguo.

PALABRAS CLAVES

LA FOLIACIÓN

Paso 7 INVENTARIO

DOCUMENTAL

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Paso 7 INVENTARIO

DOCUMENTAL


Inventario único documental

(físico y digital) de recuperación

de Instrumento información que

describe de manera exacta y

precisa las series o asuntos de un

fondo documental, Levante el

inventario documental

diligenciando para tal fin el

Formato Único de Inventario

Documental siguiendo las

instrucciones del Acuerdo 038 de

2002.

INVENTARIO DOCUMENTAL

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Codigo U-FT-11.005.001

Pagina

Oficina Productora: Acta de Aprobación No. 3

ORIGINALARCH GESTION ARCH CENTRAL O COPIA C S E O

B.FCA.25-01 ACTAS 5 10 Original XB.FCA.25-01.01 COMITÉ ASESOR DE PROGRAMA CURRICULAR DE

PREGRADOAgendaActaSoportes

B.FCA.25-01.02 COMITÉ ASESOR DE PROGRAMA CURRICULAR DE POSGRADOAgendaActaSoportes

(firma)

SECRETARIO DE SEDE BOGOTÁ

CÓDIGODISPOSICIÓN FINALRETENCION EN AÑOS

SEDE BOGOTÁ

DECANATURAVigente a partir del 2/02/2015

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS

Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES

ÁREA CURRICULAR DE CIENCIAS AGROINDUSTRIAL

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALVersion 2.0

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

Aprobación del Comité Nacional de GPD

(firma)

JEFE DIVISIÓN DE GESTIÓN

Presentación ante el AGN

Esta serie se Conserva pasando su tiempo de retención en el ArchivoCentral ya que adquiere valores secundarios pues constituyen la memoriade la Facultad. Además luego de ser firmadas son documentos públicos que pueden ser consultados por cualquier persona natural o jurídica. Nota: Acuerdo 18 de 2001 del Consejo de Sede, el cual fija los pasos paraelaborar las Actas.

DÍA 24 MES 10 AÑO 2014

DÍA MES AÑO

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La transferencia documental,

consiste en el traslado ordenado y

clasificado de los documentos que

cumplen su tiempo de retención

(estipulado en la TRD), previo

diligenciamiento del formato de

inventario de documentos, según

calendario de transferencias

previamente programado, lo cual

permite:

Garantizar el acceso a la información1

Evitar la producción y acumulación irracional de documentos2

Permitir el control y ordenación eficaz de los documentos3

Evitar la acumulación de documentos en las áreas de oficinasespacios inadecuados.4

Garantizar mejores condiciones de conservación.5

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Verificar con las TDR las series y subseries que hayan cumplido el tiempo de retención en archivo de gestión1

3

2 Confirme que los expedientes cumplan con los requerimientos para transferencia como son: identificación, orden, cronología, limpieza, depuración, foliación e inventario

documental.

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1Deberá ser solicitada formalmente (adjuntado el inventario único documental cuando aplique) a la División de Gestión Documental para su aprobación y eliminación, sea archivo de gestión o documentación de apoyo. 2Comité de Gestión Documental

3 Sólo podrá eliminar documentos la División de Gestión Documenetal.

4Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan utilidad o vigencia.

5 Debe realizarse de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD que aplique para el documento

PASOS PARA LAS SOLICITUDES DE ELIMINACIÓN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Finalizaste la unidad. En la plataforma encontrarás una evaluación deauto chequeo de Organización de Archivos de Gestión, con ellacomprobarás los conocimientos adquiridos en este módulo.


¡Éxitos!

Módulo 4

Módulo 4: Política Documental UN

Objetivo

Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de archivo tanto externas como internas.

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Constitución Política de Colombia1

Ley General de Archivos en Colombia2Ley de transparencia y acceso a la información3

Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura4

Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135

EL MARCO NORMATIVO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL

Resolución 1017 de Rectoría de 20166

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Constitución Política de Colombia1

ARTICULO 15

Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

ARTÍCULO 23

“Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

ARTÍCULO 74

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Regresar

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Ley General de Archivos en Colombia2

Regula la obligación que tienen las entidades públicas yprivadas que cumplen funciones públicas, de elaborarprogramas de gestión documental. Enmarcados dentrodel concepto de Archivo Total, comprendiendo procesoscomo la producción, consulta, organización y disposiciónfinal de los documentos.

Ley 594 del 2000

<<Por medio de la cual se dicta la Ley General deArchivos y se dictan otras disposiciones>>.

Regresar

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Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143

Regresar

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

No. 01Principio de Transparencia

No. 02Principio de Buena fe

No. 03Principio de Facilitación

No. 04Principio de no Discriminación

No. 05Principio de Gratuidad

No. 06Principio de Celeridad

No. 07Principio de Eficiencia

No. 08Principio de Calidad de la Información

No. 10Principio de responsabilidad en el uso de la información

No. 09Principio de divulgación proactiva

Haga clic en cada principio para

ampliar la informaión

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Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.













ampliar la información

Regresar

Por medio de la cual se

crea La Ley de

Transparencia y Del

Derecho al acceso a la

Información Pública

Nacional y se dictan otras

disposiciones

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PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

Principio conforme al cual toda la información en poder delos sujetos obligados definidos en esta ley se presumepública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están enel deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma enlos términos más amplios posibles y a través de los mediosy procedimientos que al efecto establezca la ley,excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepcionesconstitucionales y legales y bajo el cumplimiento de losrequisitos establecidos en esta ley.


crea La Ley de

Transparencia y Del




disposiciones

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PRINCIPIO DE BUENA FE

En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con lasobligaciones derivadas del derecho de acceso a lainformación pública, lo hará con motivación honesta, leal ydesprovista de cualquier intención dolosa o culposa.


crea La Ley de

Transparencia y Del




disposiciones

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PRINCIPIO DE FACILITACIÓN

En virtud de este principio los sujetos obligados deberánfacilitar el ejercicio del derecho de acceso a la informaciónpública, excluyendo exigencias o requisitos que puedanobstruirlo o impedirlo.


crea La Ley de

Transparencia y Del




disposiciones

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PRINCIPIO DE NO DISCRIMINACIÓN

De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán entregarinformación a todas las personas que lo soliciten, enigualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias ysin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud.


crea La Ley de

Transparencia y Del




disposiciones

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PRINCIPIO DE GRATUIDAD

Según este principio el acceso a la información pública esgratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo dereproducción de la información.


crea La Ley de

Transparencia y Del




disposiciones

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PRINCIPIO DE CELERIDAD

Con este principio se busca la agilidad en el trámite y lagestión administrativa. Comporta la indispensable agilidaden el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades yservidores públicos.


crea La Ley de

Transparencia y Del




disposiciones

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PRINCIPIO DE EFICACIA

El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organis-mos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales.


crea La Ley de

Transparencia y Del




disposiciones

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PRINCIPIO DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Toda la información de interés público que sea producida,gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá seroportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable,procesable y estar disponible en formatos accesibles paralos solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuentalos procedimientos de gestión documental de la respectivaentidad.


crea La Ley de

Transparencia y Del




disposiciones

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PRINCIPIO DE LA DIVULGACIÓN PROACTIVA DE LA INFORMACIÓN

El derecho de acceso a la información no radica únicamente en laobligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sinotambién en el deber de los sujetos obligados de promover ygenerar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligaciónde publicar y divulgar documentos y archivos que plasman laactividad estatal y de interés público, de forma rutinaria yproactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo alímites razonables del talento humano y recursos físicos yfinancieros.


crea La Ley de

Transparencia y Del




disposiciones

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PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD EN EL USO DE LA INFORMACIÓN

En virtud de este, cualquier persona que haga uso de lainformación que proporcionen los sujetos obligados, lohará atendiendo a la misma.


crea La Ley de

Transparencia y Del




disposiciones

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Quienes están obligados por la Ley para garantizar el acceso a la información se llaman SUJETOS OBLIGADOS estos son:

Entidades Públicas de todo Nivel

Partidos políticos y grupos significativos de ciudadanos

Entidades privadas que ejerzan función pública, autoridad pública, quienes presten servicios públicos o administren recursos públicos.

Entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público.

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Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 20143Existen tres obligaciones que debe cumplir cualquier entidad con el fin de facilitar el acceso a la

información que conserva:

ARTÍCULO 11: Información sobre servicios, procedimientos y funcionamiento3

2 ARTÍCULO 10: Publicidad de la contratación. Contrataciones en curso , link de contratación pública

1ARTÍCULO 9: Estructura del Sujeto Obligado.

Organigrama, Presupuesto, Directorio, Normatividad, Plan de Compras, Plazos de Cumplimiento de los Contratos.

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PARA PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS

✓ Qué afecte el derecho a la intimidad

✓ Qué afecte el derecho a la vida

✓ Qué afecte secretos comerciales, industriales y profesionales.

POR DAÑO A LOS INTERESES PÚBLICOS

✓ La defensa y seguridad nacional.

✓ La seguridad pública.

✓ Las relaciones internacionales.

✓ La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso.

✓ El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales.

✓ La administración efectiva de la justicia.

✓ Los derechos de la infancia y la adolescencia.

✓ La estabilidad macroeconómica y financiera del país.

✓ La salud pública.

EXCEPCIONES DEL ACCESO A LA INFORMACIÓNExisten excepciones para la entrega de información. Estas son:

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Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura4

El Archivo General de la Nación, es una entidad del orden nacional adscritaal Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del SistemaNacional de Archivos, de regir la política archivística del País y de custodiar,resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva.

¿Esto quiere decir que el Decreto 1080 modifica los demás decretos enmateria archivística?

No. Ahora solo se citará el decreto Único Reglamentario del Sector Cultura1080 de 2015 y no será necesario referirse a varios decretos.

Para ampliar la información visite el siguiente enlace:

¿Cómo afecta el Decreto 1080 la normatividad archivística?

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http://www.archivogeneral.gov.co/decreto-unico-sector-cultura


Disposiciones Generales

Elaboración y Aprobación de TRD y TVD

Publicación y Presentación

Evaluación y Convalidación

Implementación y Actualización

Disposiciones Finales


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Haga clic en cada títulopara ampliar la

información

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Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135TÍTULO I: Disposiciones Generales

ARTÍCULO 1: AMBITO DE APLICACIÓN

Entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones públicas. Los organismos regulados por la Ley 594 del 2000

ARTÍCULO 2: ALCANCE

Las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como documentos electrónicos.Las TVD se deben elaborar y aplicar para la organización de fondos documentales Acumulados.

ARTÍCULO 3: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

Las TRD y TVD deben ser elaboradas por un equipo profesional en diferentes disciplinas como archivística, historia, derecho, ingeniería entre otras.

ARTÍCULO 4: CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Las TRD y TVD deben elaborarse a partir del CCD. Siguiendo la estructura orgánico funcional.Tener en cuenta los procesos de la entidad, principio de orden original y el desarrollo del PGD. Los tiempos de retención se fijan a las series documentales, Independientemente que se trate de tipos documentales físicos o electrónicos.

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Elaboración y Aprobación de TRD y TVD

ARTÍCULO 5 : ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TDR Y TVD

La elaboración de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental se deben elaborar teniendo en cuenta el “Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental”, aprobado por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 6: CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN

En la elaboración de las mismas se deben reflejar criterios como la idoneidad, análisis contextual, trazabilidad y control. Se deberá conservar de manera permanente todos los soportes generados en el proceso de elaboración.

ARTÍCULO 7: FIRMAS RESPONSABLES

Las TRD y TVD deben ser suscritas por: el Secretario General o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía, responsable del área de archivo y gestión documental de la entidad.

ARTÍCULO 8: APROBACIÓN

La aprobación debe hacerse mediante un acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad.Previo concepto emitido por el Comité Interno de Archivo. Y consignado en el acta del respectivo comité.

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Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 20135Publicación y Presentación

ARTÍCULO 9 : PUBLICACIÓN Y PRESENTACIÓN

Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental se deberán publicar en la página web de la entidad, y deben permanecer en el sitio web.

ARTÍCULO 10: PRESENTACIÓN, REVISIÓN Y AJUSTES

El procedimiento de presentación, revisión y ajustes de las tablas se debe hacerse dentro de los 30 días siguientes a su aprobación y así iniciar el seguimiento al cumplimiento de su disposición haciendo una evaluación técnica o convalidación.Acto seguido se solicitará la inscripción de las tablas en el “Registro Único de Series Documentales” del Archivo General de la Nación.

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Evaluación y Convalidación

ARTÍCULO 11 : EVALUACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE AJUSTES

En cuanto a la Evaluación técnica y solicitud de ajustes el AGN tendrá 90 días luego de la recepción de las tablas para evaluarlas con el fin de convalidar que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedidas por el AGN y emitir el concepto correspondiente.

ARTÍCULO 12: OBLIGATORIEDAD PARA LA REALIZACIÓN DE AJUSTES

Después de la expedición del Decreto 2578 del 2012 las entidades tendrán un plazo máximo de 30 días para para presentarlas a dichas instancias para su revisión y convalidación de conformidad con el numeral 5 del artículo 9 o del Decreto 2578 de 2012; contados a partir del vencimiento del plazo de que trata el artículo 32 del Decreto 2578 de 2012, los ajustes y modificaciones son de carácter obligatorio de no hacerse así se aplicaran sanciones.

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Implementación y Actualización

ARTÍCULO 13: IMPLEMENTACIÓN

Una vez aprobadas y convalidadas las entidades deberán proceder a su implementación, su no se ha cumplido con este proceso la entidad podrá ser sujeto de las sanciones.

ARTÍCULO 14: ACTUALIZACIÓN

• Cuando existan cambios en la estructura orgánica.

• Cambios en las funciones;• Supresión, fusión, escisión o liquidación• Cambios en el marco normativo del país;• Cuando se transformen tipos documentales

físicos en electrónicos, entre otros

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ARTÍCULO 15 : ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

• Eliminación de documentos ya sean físicos o electrónicos.

• Acordes con las TRD o TVD.

• Eliminación aprobada por el Comité, y previa publicación de los inventarios en la pagina web entre otros.

• El incumplimiento en las normas del presente acuerdo dará lugar a las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

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Disposiciones Finales

ARTÍCULO 16: INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

• El Archivo General de la Nación (AGN) podrá revisar las TRD o TVD en cualquier momento.

• El AGN solicitará ajustes a las mismas.• Realizará inspección al plan de

implementación.

ARTÍCULO 17: SANCIONES

El incumplimiento a las normas del presente decreto dará lugar a sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

ARTÍCULO 18: USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Se deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración, consulta y actualización de sus tablas de tal forma que facilite el control y registro de las series, y tipos documentales.

ARTÍCULO 20: TRANSITORIO

Todas las entidades que cuenten con la TRD o TVD debidamente aprobadas antes de la expedición del Decreto 2578 de 2012, tendrán 180 días para su inscripción en el RUDS “Registro Único de Series Documentales”.

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Siguiente


Por la cual se regula la función del Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia

ARTÍCULO 1: OBJETO

Regular la función del Sistema

Nacional de Gestión y Patrimonio

Documental de la Universidad

Nacional de Colombia, la cual

permite establecer los

parámetros y lineamientos

generales en la materia así como

el alcance, estructuración,

conceptos, conformación,

características, programas

necesarios para el desarrollo y

preservación de la

documentación de la

Universidad.

ARTÍCULO 3: CONCEPTOS

• Gestión documental• El Patrimonio Documental

de la Universidad

ARTÍCULO 4: RESPONSABLES Y FUNCIONES

Asesoran y dirigen:

• Secretaría General

• Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

• Comité del Sistema Integrado de Gestión Académica,

Administrativa y Ambiental

• Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental

• Comités de Gestión Documental de las Sedes Andinas

Coordinan:

• Secretarías de Sede

• Unidades de Gestión Documental de Sede y Secretarías de

Sede de presencia Nacional.

Ejecutan:

• Oficinas productoras de documentos

• Jefes de las oficinas productoras documentales

• Funcionarios y contratistas. Realizan las actividades

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ARTÍCULO 6: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Conforme a lo estipulado en el Decreto 1081 de 2015, del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental elaborará trianualmente el programa de Gestión Documental de la Universidad y anualmente el Plan Institucional de Archivo de la Universidad PINAR

ARTÍCULO 7: AMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente resolución deberán ser aplicadas por todas las oficinas productoras de documentos de la Universidad Nacional de Colombia, en todos los niveles y Sedes, y comprende todos los documentos e información física y/o electrónica que se encuentran bajo su custodia, los recibidos en donación, legado, fusión, comodato o encargo, archivos centrales e históricos de la institución atinentes a la actividad académica y administrativa y la que se derive de sus fines misionales, producidos por ella o por terceros de naturaleza pública o privada.

ARTÍCULO 5: ACTOS ADMINISTRATIVOS

Se delega en la Secretaría General la expedición de los Actos Administrativos requeridos para la aprobación de instrumentos y lineamientos tratados por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

ARTÍCULO 8: ANEXO

Hace parte integral de la presente resolución el documento "Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental" elaborado por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental avalado por el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.

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Has terminado la unidad. En la plataforma encontrarás una evaluaciónde auto chequeo de Política Documental UN, con ella comprobarás losconocimientos adquiridos en este módulo.


¡Éxitos!

Módulo 5

Módulo 5: División de Gestión Documental

Reconocimiento y Carácter Misional

Construcción e Integración

Autorregulación

Modernización

Reconocer los documentos en cualquier soporte,producidos y conservados en desarrollo de su misiónacadémica como su patrimonio documental yPatrimonio de la Nación y acatando los mandatos de laCarta Constitucional adelantar las acciones necesariaspara conservarlo y difundirlo a la comunidaduniversitaria y nacional.

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De una cultura especial de conocimiento y valoraciónde los documentos, los archivos y la memoriadocumental-histórica de la Universidad, al interior dela misma, y contribuir al desarrollo del mismo objetivofrente a la Nación.



Autorregulación

Modernización

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En desarrollo de la autonomía universitaria y lasprescripciones de la Ley General de Archivos y elReglamento General de Archivos Acuerdo 07 de 1994del Archivo General de la Nación-, autorregular susPolíticas y gestión de archivos a través de un Sistema,consultando su especial naturaleza, proyección yrespeto por el cumplimiento de los fines del Estadorespecto al patrimonio cultural de la Nación, al igualque las pautas emanadas del Archivo General de laNación.



Autorregulación

Modernización

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Propender de acuerdo a su disponibilidad de recursos,por el fortalecimiento de la infraestructura para susarchivos, al igual que por la implantación yactualización de procedimientos y herramientaseficientes -sistemas de información- para laadministración de sus archivos e información.



Autorregulación

Modernización

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REGISTROS

MANUALES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS, INSTRUCTIVOS Y PROTOCOLOS

CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

MAPADE PROCESOS

DOCUMENTOS ESTRATÉGICOS

LEGISLACIÓN

Leyes, Decretos, Resoluciones, entre otros.

Documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas

Documentos que establecen los responsables y la manera como se lleva a cabo un proceso

Documentos que establecen el alcance de un proceso

Documentos que establece, de forma esquemática los procesos que hacen parte del sistema de gestión.

Misión, visión y objetivos estratégicos

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② Solicitar la elaboración, modificación o eliminación

de un documento

① Identificar la necesidad documental

③ Revisar la solicitud documental de elaboración, modificación o eliminación

④ Registrar la solicitud en el módulo de documentos de

SOFTEXPERT

Fondo de solicitud documental

⑤ Revisión y aprobación en el Módulo de Documentos de

SOFTEXPERT por parte del líder que aprobó en el formato de

solicitud documental

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CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Genera y actualiza la información documentada, por lo que debe asegurarse de:

a) Se realiza la identificación y la descripción.b) El formato y los medios de soporte.c) Revisar y aprobar según la adecuación de la

norma.

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Se encuentre disponible y sea idóneo para utilizarlo, cuando y donde se necesite.a

Se encuentre adecuadamente protegidab

Acceso, distribución, recuperación y utilización.a

Almacenamiento y conservación de la legibilidad.b

Control de cambiosc

Conservación y disposiciónd

La información documentada con la que cuente de origen externo, que la empresa determine como necesaria para realizar la planificación y operación del Sistema de Gestión dela Calidad, se tiene que identificar según resulte apropiado.La información documentada se conserva como evidencia de la conformidad, se tiene que proteger frente a posibles modificaciones no autorizadas.

La información documentada que se requiere por el Sistemade Gestión de la Calidad y por la norma ISO 9001 debe estarcontrolada para asegurarse de que:

Para poder controlar toda la información documentada, laempresa tiene que abordar todas las actividades que realice,según corresponda:

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Orientar a las oficinas directivas y oficinasproductoras de documentos sobre temáticasgenerales o situaciones particulares de gestióndocumental de acuerdo con las competencias de lasUnidades de Archivo y Secretarías de Sede depresencia nacional.

Asesoría en gestión documental

Transferencia y eliminaciones documentales

Consulta documental

Préstamo documental

Capacitación en gestión documental

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Remitir los documentos del archivo de gestión alcentral, y de éste al histórico, de conformidad conlos plazos establecidos en las tablas de retención.

Eliminar técnicamente los documentos de laUniversidad de acuerdo con las Tablas de Retencióny Valoración Documental con el fin de controlar elcrecimiento de los archivo y dar movilidad al Sistemade Archivos de la Universidad.



Consulta documental



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Atender las necesidades de consulta de informaciónque requieran los usuarios, poniendo a sudisposición la documentación contenida en losArchivos de Gestión, Central e Histórico de la Sede,bien sea con fines administrativos, académicos,judiciales o de índole informativa y cultural.



Consulta documental



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Atender las necesidades de préstamo deinformación que requieran los usuarios, poniendo asu disposición la documentación contenida en losArchivos de Gestión, Central e Histórico de la Sede,bien sea con fines administrativos, académicos,judiciales o de índole informativa y cultural.



Consulta documental



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Reforzar el conocimiento y el desarrollo dehabilidades al personal que desarrolla o coordinaactividades en gestión documental que les permitanejecutar con eficiencia los procesos asociados con lagestión documental en los archivos de gestión.



Consulta documental



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Aclarar las inquietudes en cuento a la aplicación deidónea de los instrumentos relacionados congestión documental.

Solicitud de conceptos de gestión documental

Solicitud de reactivación documental

Solicitud de digitalización (reprografía) de documentos

Solicitud de suministros

Solicitud de correspondencia externa

Solicitud de actualización de tablas de retención documental

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Atender las necesidades de reactivacióndocumental que requieran los usuarios, poniendo asu disposición la documentación contenida en losArchivos de Gestión, Central e Histórico de la Sede.







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Facilitar el acceso y difusión de la informacióncontenida en los archivos Centrales e Históricos dela Universidad, de igual forma proteger losdocumentos de carácter histórico en regular o malestado de conservación para salvaguardar y difundirel patrimonio documental de la Universidad.







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Suministrar los elementos e insumos requeridospara adelantar correctamente las actividades degestión documental.







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Administrar adecuadamente las comunicacionesoficiales de la Universidad Nacional de Colombia,con el fin de gestionar las comunicaciones quedeben ser enviadas de manera ágil y oportuna.







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Actualizar el instrumento archivístico esencial para lanormalización de la gestión documental, laracionalización de la producción documental y lainstitucionalización del ciclo vital de los documentos:Archivos de Gestión, Central e Histórico de laUniversidad.







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La División de Gestión Documental, dispuso de lossiguientes canales de comunicación.Teléfono: 3165000 – Ext. 19233 – 19235.

E-mail: [email protected]

Web: www.archivo.bogota.unal.edu.co - tramites yservicios.

Mediante aplicación dirigida por el Jefe deDivisión

Visita al Edificio 500 B.

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mailto:[email protected]

http://www.archivo.bogota.unal.edu.co/


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Has finalizado el curso. En la plataforma encontrarásuna evaluación de auto chequeo del capítulo DivisiónDocumental, con ella comprobarás los conocimientosadquiridos en este módulo.

Te felicito por tu compromiso con la excelencia

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Bienvenidos al curso Conceptos Básicos en Gestión …planeacion.bogota.unal.edu.co/pdf/Curso_Gestión_Documental.pdf · inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos