Embed Size (px)
Citation preview
Board BOOK
BRUKERVEILEDNINGDENNE VEILEDNINGEN ER OPPDATERT FOR WEB VERSION 3.3 OG IPAD VERSJON 3.1
Admincontrol Board Book forenkler prosessen med å utarbeide og få tilgang til styredokumenter. Man lager agendaen direkte i portalen, legger inn anbefalte tiltak og vedlegger relevante dokumenter. Resultatet er enklere tilgang, bedre
navigasjon og mer fokus på ønsket resultat per sak.
W W W . A D M I N C O N T R O L . C O M
Board BOOK
1. Du kan opprette et møte fra en mappe eller direkte fra møtemenyen.
TRINNVIS VEILEDNING OM HVORDAN MAN BYGGER EN AGENDA OG EN BOARD BOOK.
2. På møteoversikten har du tilgang til alle tidligere og kommende møter. Du kan se status for møtet: “Publisert” eller “Utkast”. Du kan også se om en Board Book er benyttet for møtet eller om det kun er et vanlig møte med vedlagte dokumenter.
3. Skriv inn de nødvendige møtedetaljene . Tittel, adresse, dato og klokkeslett vil vises i agendaen. Du har også muligheten til å endre “Beskrivelse”, og “Ansvarlig” uten å måtte publisere Board Booken på nytt.
4. Med rollen «Administrator» eller «Contentadmin» har du rettigheter til å lage en agenda og et Board Book møte. Du kan også velge å bare legge ved dokumenter og ikke lage agendaen i Admincontrol.
Forbered møtet med Board Book.
Forbered møtet uten Board Book.
BRUKERVEILEDNING2
Board BOOK
5. Du er nå klar til å sette opp en informativ agenda. Bruk agendabyggeren med dens enkle verktøy og skriv inn agendaelementene. Alt vil bli lagret automatisk underveis.
6. For å spare tid, kan du opprette en agenda fra en tidligere agenda. Alt innholdet i den valgte agendaen, bortsett dokumenter som er knyttet opp vil da gjenbrukes . Du kan enkelt redigere, slette og endre sortering med dra og slipp.
7. Tilpass eller endre agendaen ved å legge til logo, nummerering og tidsformat . Agendaoverskriften er basert på hva du har skrevet i møtedetaljene . Du kan også endre teksten “Agenda” til noe annet hvis ønskelig.
3 BRUKERVEILEDNING
Velg tidsformat.
Velg nummerering.
Legg til eller fjern
vannmerke.
Legg til logo.
Hvis du ønsker å fortsette nummereringen for å kunne koble sammen møter, anbefaler vi å først velge foreslått nummerering og deretter manuelt legge til spesifikk nummerering som del av agendaen.
Board BOOK
8. Sett inn sakene og legg til/velg ønsket informasjon.
a. For å gjøre agendaen mer informativ og brukervennlig kan du legge til et sammendrag eller en kort beskrivelse av sakene.
b. Ved å legge til foreslått løsning på sakene blir det enklere å komme til en beslutning.
c. Tildel tid til hver sak. (ikke mulig for undernivåer)
d. Hvem skal presentere denne saken? Du kan skrive inn et navn her hvis det ikke er oppført i listen allerede.
4 BRUKERVEILEDNING
Board BOOK
f. Legg ved ett eller flere vedlegg til agendapunktet.
i. Du kan laste opp fra din eksisterende mappestruktur i Admincontrol, eller
ii. Du kan laste opp direkte fra din datamaskin og lagre dem i en ønsket mappe i Admincontrol, eller
iii. Du kan gjøre en kombinasjoniv. Husk å forsikre deg om at dokumentene er printaktiverte hvis
du ønsker at et skal være tillat å printe ut Board Booken.
9. Du kan ordne sakene dine basert på tre nivåer Vi anbefaler å bruke bare to.
10. I løpet av prosessen, og når du er ferdig kan du få en forhåndsvisning av agendaen og et til og med et utkast av Board Booken.
11. Du kan endre rekkefølgen på saker underveis eller enkelt gjennomføre endringer med dra og slipp. Du kan også bytte ut vedlagte elementer eller slett elementer ved å trykke på x øverst i høyre hjørne.
e. Hvilken “Type” er dette punktet? Du kan skrive inn ønsket “Type” manuelt hvis du ikke finner det i listen. g. Når vedlegg legges i “Møtevedlegg” vinduet, er det koblet til en
sak, og du kan lukke vinduet.
5 BRUKERVEILEDNING
Board BOOK
12. Før publisering og under forberedelsen av agendaen, kan du når som helst åpne et utkast av både agendaen og Board Booken. Du kan også laste ned lokalt og dele utkastet med andre. Utkastet vil av sikkerhetsmessige årsaker inneholde et vannmerke.
13. Statusen gir deg viktig informasjon. Du kan se om Board Boken er et utkast eller om den er publisert, når den sist ble endret og av hvem. Når du er ferdig, må du huske å invitere og varsle brukere og publisere Board Booken/Møtet. PS! Når du har publisert vil endringer i tittel, dato, tid og sted i møteoversikten kreve at Board Booken publiseres på nytt.
14.
15. Hvis det skulle oppstå behov for å gjøre endringer i siste liten er det bare å gjennomføre endringene og publisere Board Booken på nytt. Alle eksisterende mottakere kan settes opp for varsling på dette. Hvis du kun endrer i agendaen blir alle merknader og notater med videre til ny versjon. Hvis vedlegg har blitt erstattet blir merknader på erstattede dokumenter borte. I dette tilfellet anbefaler vi å legge til det nye dokumentet, og beholde den gamle versjonen som vedlegg til den aktuelle saken.
16. For å differensiere tilgangen til saker kan du opprette en egen mappe i mappestrukturen og laste opp dokumentasjonen som krever begrenset tilgang til denne. Når du legger ved dokumenter fra denne mappen, vil bare brukere med riktig mappetilgang kunne lese dette innholdet.
17. Brukere med rollen “Adminstrator” eller “ Contentadmin” kan under utarbeidelse eller etter publisering få tilgang til nedlastingsloggen på agendaen / Board Booken. Etter publisering og dersom det blir nødvendig med endringer i siste liten, er det nyttig å vite om Board Booken vises eller ikke. Hvis den ikke vises du kan publisere og velge ikke å varsle.
6 BRUKERVEILEDNING
18. For styremedlemmer og andre sluttbrukere er navigasjonen i agendaen på iPad svært enkel og brukervennlig. Board Book har et fint grensesnitt og oversikt over kommenterte sider og de ulike Board Bookene med sine agendaer er enkelt tilgjengelig fra hjemmesiden i appen.
Board BOOK
7 BRUKERVEILEDNING
KONTAKT OSS GJERNE DERSOM DU HAR SPØRSMÅL TIL OSS.
+47 2283 6100 [email protected]
Board BOOK
W W W . A D M I N C O N T R O L . C O M
