Bodega GestPyme

1Manual Bodega y Paol

1. Men Archivoa. Bodegas................................................................................................................ 003b. Artculos............................................................................................................... 004c. Familias................................................................................................................ 007d. SubFamilias.......................................................................................................... 008e. Cdigos Ingreso.................................................................................................... 009f. Cdigos Salida...................................................................................................... 010

2. Men Procesosa. Consultar Stock................................................................................................... 011b. Traspasos de Stock.............................................................................................. 012c. Inventarios........................................................................................................... 013d. Ingreso de Artculos............................................................................................. 015e. Salida de Artculos............................................................................................... 017f. Modificar Mnimos.............................................................................................. 019g. Herramientas Prestadas........................................................................................ 020h. Artculos a Cargo................................................................................................. 021i. Requisiciones....................................................................................................... 022j. Pedido Fabricacin.............................................................................................. 023k. Fabricacin Productos......................................................................................... 025l. Estimacin de Compra........................................................................................ 026

3. Men Informesa. Stock de Artculos............................................................................................... 027b. Reposicin de Stock............................................................................................ 028c. Inventario Valorizado.......................................................................................... 029d. Herramientas Prestadas........................................................................................ 030e. Informe de Salidas............................................................................................... 031f. Informe de Ingresos............................................................................................. 032g. Seguimiento de Requisiciones............................................................................. 033h. Kardex de Artculos............................................................................................. 034i. Informe Fabricacin............................................................................................. 035j. Cuadro de Dialogo Imprimir................................................................................ 036k. Descripcin Botones de Comando....................................................................... 037

31,. Men Archivo

Bodegas

Esta ventana nos permite definir las bodegas de artculos que tiene la empresa. El sistema puede trabajar hasta 99 bodegas por empresa.

Bodega: Nmero de bodega.

Descripcin: Nombre de la bodega.

Direccin: Direccin en donde esta ubicada fsicamente la bodega (Calle y Nmero).

4Artculos

Esta ventana nos permite crear y modificar los artculos, productos o servicios que la empresa vende o fbrica para la venta o los cdigos de los materiales que compra.

Pgina 1

Cdigo: Cdigo para identificar el artculo en bodega, en compras y ventas. (15 caracteres)

Nuevo Cdigo: Si desea cambiar el cdigo de un artculo ya creado debe ingresar aqu el nuevo cdigo para que el sistema realice el cambio automtico en todos los documentos relacionados con el artculo.

Cod. Barra: Cdigo de barra del artculo. Este cdigo es til para realizar ventas rpidas. (Opcional)

Descripcin: Nombre del artculo o producto. (40 caracteres)

Familia: Cdigo de la familia (grupo) al que esta relacionado el artculo. Si no sabe este cdigo digite 0 y luego Enter para ver el listado y seleccionar una familia.

SubFamilia: Cdigo de la Subfamilia (Subgrupo) al que esta relacionado el artculo. Si no sabe este cdigo digite 0 y luego Enter para ver el listado y seleccionar una subfamilia.

Impuesto: Cdigo del tipo de impuesto que posee el artculo (ILA, FEP, etc.). Si no sabe este cdigo digite 0 y luego Enter para buscar el impuesto. Los impuestos deben ser creados en la opcin Archivo-Impuestos del sistema Sicoven.

5P. Compra: Valor unitario neto de compra del artculo. Este valor se actualiza despus automticamente con cada compra ingresada al sistema, siempre y cuando el nuevo valor sea mayor al registrado en esta ficha.

P. Promedio: Valor unitario neto promedio de compra. Este valor es calculado automticamente por el sistema y corresponde al valor de compra promedio.

Utilidad: Porcentaje de utilidad que desea ganar por cada venta del artculo. Esta utilidad es aplicada al valor neto de compra que esta en esta misma ficha. Al colocar este valor el sistema calculara el precio de venta neto del artculo. Este valor puede ser dejado en 0 si no lo sabe o no desea aplicar esta regla.

P. Venta: Es el precio unitario neto de venta del artculo (precio general o de lista). Al colocar este valor el sistema calcula el precio de venta con IVA y la utilidad que se gana con respecto al precio de compra.

P. Mnimo: Es el precio unitario neto mnimo de venta del artculo. Este valor sirve para impedir que los usuarios puedan vender a precios inferiores al precio de compra o a la ganancia mnima esperada.

Valor c/Iva: Es el precio unitario con IVA e impuestos del artculo. Al colocar este valor el sistema calcula nuevamente el valor neto para ajustarlo a la cantidad de 3 decimales.

Descuento: Es el porcentaje de descuento que tiene el artculo por defecto al momento de vender. (Opcional)

Proveedor: RUT del proveedor al que se le compra principalmente el artculo o producto. Si no sabe el RUT del proveedor digite parte del nombre para que el sistema muestre el listado de proveedores y lo seleccione.

Pgina 2

Cuenta Compra: Es la cuenta contable de gasto o activo que se registra al momento de ingresar las facturas de compra en el sistema (opcional). Si no sabe el cdigo de la cuenta digite parte del nombre de la cuenta y luego Enter, para que el sistema muestre el plan de cuentas.

Cuenta Venta: Es la cuenta contable de activo o ingreso que se registra al momento de ingresar los documentos de venta en el sistema (opcional). Si no sabe el cdigo de la cuenta digite parte del nombre de la cuenta y luego Enter.

Precio Venta 1: Es el precio de venta que el sistema mostrara al momento de venderle a los clientes que hayan sido destacados como Categora 1 en la ficha de clientes.



Precio Fabricacin: Es el precio que se paga a los trabajadores por fabricar el producto dentro de la empresa.

Precio Terminacin: Es el precio que se paga a los trabajadores por realizar las terminaciones finales del producto fabricado en la empresa.

Unidad de Medida: Unidad de medida el artculo, ejemplo: UN, KG, MT, etc.

Peso: Peso unitario del artculo en kilogramos.

6Porcentaje de comisin: Porcentaje de comisin que se le da al vendedor al momento de realizar una venta registrada a su nombre y que incluya este artculo.

Pgina 3

En esta pgina se puede agregar la fotografa del artculo. Para realizar esto se debe hacer doble clic en la imagen blanca o en la imagen antigua si desea cambiarla. El sistema mostrara entonces una ventana para seleccionar la imagen desde el disco duro o cualquier otro dispositivo. El formato de la imagen debe ser JPG.

7Familias

Esta ventana permite definir las familias o grupos para catalogar u ordenar los artculos que manejara la empresa. Estos pueden ser Artculos de Seguridad, Artculos de Aseo, etc. Dependiendo del rubro de la empresa.

Cdigo: Cdigo de la familia.

Descripcin: Nombre de la familia.

Comisin: Porcentaje de comisin por venta aplicado a los artculos pertenecientes a esta familia.

8SubFamilias

Esta ventana nos permite definir los subfamilias o subgrupos para catalogar u ordenar los artculos que manejara la empresa. Un ejemplo puede ser la familia Artculos de Seguridad tiene las subfamilias Cascos, Guantes, Zapatos, etc.

Para crear o modificar las familias debemos hacer clic primero en el botn y posteriormente seleccionar la familia deseada para trabajar con sus subfamilias.

Cdigo: Es el cdigo de la subfamilia.

Descripcin: Es el nombre de la subfamilia.

9Cdigos de Ingreso

Esta ventana permite definir cdigos de ingreso. Estos cdigos sirven solamente para difrenciar los ingresos de artculos por algn criterio.

Cdigo: Cdigo de ingreso.

Descripcin: Nombre del ingreso.

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Cdigos de Salida

Esta ventana permite definir cdigos de salida de artculos. Estos cdigos sirven solamente para catalogar las salidas por algn criterio.

Cdigo: Cdigo de la salida.

Descripcin: Nombre de la salida.

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2.- Men Procesos

Consultar Stock

Esta ventana nos permite consultar el stock actual de los artculos en las bodegas de la empresa.

Bodega: Nmero de bodega (opcional).

Cdigo: Cdigo del artculo (opcional). Si no sabe el cdigo digite parte del nombre y luego Enter.

Familia: Cdigo de familia de artculos (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

Subfamilia: Cdigo de la subfamilia de artculos (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

Para consultar el stock debe hacer clic en el botn MOSTRAR.

Para modificar el stock mnimo del artculo debe hacer clic en el botn MODIFICAR.

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Traspaso de Stock

Esta ventana permite realizar trapasos de stock desde una bodega hacia otra.

Nmero: Nmero de traspaso. Este nmero es asignado por el sistema, pero puede ser modificado por el usuario.

Fecha: Fecha del traspaso.

Guia: Nmero de gua de despacho (opcional). Si se coloca un nmero de gua el sistema grabara una gua de venta para traslado en el Sistema de Compras y Ventas.

Bodega de Origen: Es el nmero de la bodega desde donde salen los artculos traspasados.

Bodega de Destino: Es el nmero de la bodega hacia donde son enviados los artculos.

Cliente: Rut del cliente (opcional). Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter. El nombre del cliente es requerido en caso de que se ingrese el nmero de gua de venta.

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Inventarios

Esta ventana permite ingresar los inventarios de artculos tomados en las distintas bodegas de la empresa. Los inventarios se pueden realizar en cualquier fecha.

Se debe tener cuidado al tomar un inventario de no realizar ventas en ese da. Si se realizan ventas se deben sumar las cantidades de los artculos vendidos a las cantidades contadas o ingresar el inventario con fecha del da siguiente. Esto es debido a que el kardex de artculo toma los movimientos de bodega desde el mismo da del inventario hacia adelante.

Nmero: Nmero de inventario. Este nmero es asignado por el sistema.

Fecha: Fecha del inventario.

Bodega: Nmero de bodega inventariada.

Familia: Cdigo de la familia de artculos (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.


Procesado: Cuando este campo esta con el ticket indica que el inventario fue procesado y no puede ser modificado ni borrado, solamente puede ser impreso.

El sistema preguntar si desea recuperar los cdigos de bodega. Si responde que si colocara de forma inmediata en la cuadricula los cdigos de artculos. Si coloco cdigos de Familia y Subfamilia el sistema solamente recuperar los artculos que pertenezcan a estas familias y subfamilias.

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Cdigo: Cdigo del artculo. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter.

Nombre Producto: Nombre del artculo.

Cdigo: Cdigo del artculo. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

Nombre Producto: Nombre del artculo.

Cantidad: Cantidad contada del artculo.

Ubicacin: Ubicacin fisica del artculo en la bodega (opcional). Puede ser un cdigo que identifique la ubicacin del artculo en la bodega, ejemplo: Estante 1 (E1).

Al momento de GRABAR el inventario el sistema preguntara si desea actualizarlo. Si responde SI el sistema enviara las cantidades contadas a bodega reemplazando los stock actuales por los contados en el inventario y cerrara este inventario para que no puede ser modificado. Si responde NO el sistema dejara abierto el inventario y no actualizara la bodega hasta que sea grabado nuevamente y se responda que si a esta pregunta.

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Ingreso de Artculos

Esta ventana permite registrar el ingreso de artculos a caulquier bodega de la empresa. Si la empresa ingresa los artculos directamente por Mantencin de Compras, no dbe volver a ingresarlos por esta opcin a menos que sean ingresos no relacionados con compras.

Esta ventana tambin sirve para registrar las devoluciones de herramientas prestadas o artculos a cargo de los trabjadores de la empresa.

N Ingreso: Nmero de ingreso. Este nmero es asignado por el sistema, pero el usuario puede modificarlo.

Fecha: Fecha del ingreso de artculos.

Bodega: Nmero de bodega en donde ingreso el artculo.

Movimiento: Tipo de movimiento.

Cd. Mov: Cdigo del movimiento.

O. Compra: Nmero de orden de compra (opcional).

Requisicin: Nmero de requisicin (opcional).

O.T: Nmero de orden de trabajo (opcional).

Funcionario: Rut del trabajador que realizo el ingreso o devolvi los materiales a bodega. Si no sab el rut digite parte del nombre del trabajador y luego Enter.

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Nombre del Artculo: Nombre del artculo.

Cantidad: Cantidad ingresada del artculo.

Valor: Valor unitario neto del artculo ingresado. Generalmente este valor corresponde al precio neto de compra.

U. Negocio: Cdigo unidad de negocio (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

C. Costo: Cdigo del centro de costo (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

Equipo: Nmero del equipo (opcional).

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Salida de Artculos

Esta ventana permite registrar las salidas de artculos de bodega. Estas salidas pueden ser mermas, robos, prestamos, artculos a cargo, etc.

N Salida: Nmero de salida. Este nmero es asignado por el sistema, pero el usuario puede modificarlo.

Fecha: Fecha de la salida de artculos.

Bodega: Nmero de bodega de donde salen los artculos.

Movimiento: Tipo de movimiento.

Cd. Mov: Cdigo del movimiento.

O. Compra: Nmero de orden de compra (opcional).

Requisicin: Nmero de requisicin (opcional).

O.T: Nmero de orden de trabajo (opcional).

Funcionario: Rut del trabajador que realizo el ingreso o devolvi los materiales a bodega. Si no sab el rut digite parte del nombre del trabajador y luego Enter.


Nombre del Artculo: Nombre del artculo.

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Cantidad: Cantidad retirada del artculo.

Valor: Valor unitario neto del artculo retirado. Generalmente este valor corresponde al precio neto de compra.


C. Costo: Cdigo del centro de costo (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

Equipo: Nmero del equipo (opcional).

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Modificar Mnimos

Esta ventana permite modificar los stock mnimos de los artculos. Este stock es esencial para poder obtener el informe de reposicin stock.


Familia: Cdigo familia de artculos (opcional). Si no sabe el cdigo digite '0' y luego Enter.

Subfamilia: Cdigo subfamilia de artculos (opcional). Si no sabe el cdigo digite '0' y luego Enter.

El sistema mostrara los artculos basado en los 3 campos (Bodega,Familia,Subfamilia) y permitira modificar el stock mnimo de estos artculos.

Para aceptar los cambios debe hacer clic en el botn GRABAR.

20

Herramientas Prestadas

Esta ventana sirve para consultar las herramientas prestadas entregadas a cada funcionario.

Funcionario: Rut del trabajador. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter.

21

Artculos a Cargo

Esta ventana sirve para consultar los artculos a cargo entregados a los trabajadores de la empresa.

Funcionario: Rut del trabajador. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter.

22

Requisiciones

Esta ventana permite ingresar e imprimir las requisiciones de artculos generadas por el bodeguero o por los centros de costo de la empresa.

Las requisiciones son rebajadas al momento de incluirlas en una orden de compra.

Requisicin: Nmero de requisicin. Este nmero es asignado por el sistema, pero el usuario puede modificarlo.

Fecha: Fecha de emisin de la requisicin.

U. Negocio: Cdigo unidad de negocio. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

C. Costo: Cdigo del centro de costo. Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

Solicitado: Nombre de la persona que realiza la solicitud de materiales.

Cdigo: Cdigo del artculo o material. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter.

Descripcin: Nombre del artculo o material.

Cantidad: Cantidad solicitada.

Unidad: Unidad de medida. Ejemplo: KG, MT, etc.

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Pedido de Fabricacin

Esta ventana permite generar pedidos de fabricacin de productos hechos en la empresa.

N Pedido: Nmeo de nota de pedido de taller. Este es asignado por el sistema, pero puede ser modificado por el usuario.

F. Emisin: Fecha de emisin de la nota de taller.

F. Entrega: Fecha de entrega estimada del pedido.

Cliente: Rut del cliente que lo solicita (opcional). Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter.

Factura: Nmero de factura de venta asociada al pedido.

Solicitado: Nombrede la persona solicitante.

Contacto: Tipo de contacto con el cliente (P=Personal,T=Telefonico).

Funcionario: Rut del trabajador responsable del pedido de taller. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter.

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Descripcin: Nombre del artculo.

Talla: Talla del artculo. Ejemplo: 37, 38, Xl, etc.

Cantidad: Cantidad solicitada para fabricacin.

Observaciones: Observaciones sobre los productos a fabricar.

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Fabricacin de Productos

Esta ventana permite generar fabricaciones de productos de la empresa y actualizar las bodegas de forma inmediata. Para que esta funcin sea completa deben estar creadas las recetas de la fabricacin en Productos Fabricados.

Nmero: Nmero de fabricacin.

Fecha: Fecha de fabricacin:

Funcionario: Rut del trabajador a cargo de la fabricacin. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter.

Bodega 1: Bodega desde donde se rebajaran los insumos.

Bodega 2: Bodega donde se cargaran los productos terminados.



Cantidad: Cantidad fabricada.

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Estimacin de Compra

Esta ventana entrega un informe de los insumos o materiales que faltan para fabricar cierta cantidad de productos. Siempre y cuando esten las recetas de los productos ingresadas al sistema.



Cantidad: Cantidad que se prentende fabricar.

Para ver el informe de estimacin de compra, debe hacer clic en el botn IMPRIMIR.

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5.- Men Informes

En la mayoria de las ventanas los unicos datos obligatorios son los fecha, los dems campos son cas todos opcionales y pueden ser combinados para obtener distintos resultados.

Stock de Artculos

Esta ventana entrega el informe del stock actual de los artculos de una bodega determinada.

Bodega: Nmero de boodega.

Familia: Codigo de familia de artculos (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

Subfamilia: Cdigo de subfamilia de artculos (opciona). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

Imprimir Artculos Sin Stock: Indica si se imprimen los artculos cuyo stock sea igual a 0.

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Reposicin de Stock

Esta ventana entrega el informe de los artculos que estan por debajo del stock mnimo.


Ordenado por Cdigo: Indica que el informe ser ordenado por el cdigo del artculo.

Ordenado por Descripcin: Indica que el informe ser ordenado por el nombre del artculo.

29

Inventario Valorizado

Esta ventana entrega el informe de inventario valorizado por bodega y tambin entrega el informa para la toma de inventario.


Familia: Cdigo de familia de artculos (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.


Informe: Tipo de informe (Inventario Valorizado, Toma de Inventario).

Orden: Ordenado por Cdigo de artculo o por Nombre de artculo.

Valor: Utiliza el ultimo precio de compra o el precio promedio ponderado.

30

Herramientas Prestadas

Entrega el informe de herramientas prestadas a los trabajadores de la empresa.

Desde: Fecha de inicio del informe.

Hasta: Fecha de termino del informe.

Funcionario: Rut del trabajador (opcional). Si no lo sabe digite parte del nombre o apellido y luego Enter.

Herramienta: Cdigo del artculo (opcional). Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter.

31

Informe Salidas de Artculos

Esta ventana nos permite obtener el informe de las salidas de artculos grabadas en el sistema.

F. Inicio: Fecha de inicio del informe.

F. Termino: Fecha de termino del informe.


Cdigo: Cdigo de salida de bodega (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.


C. Costo: Cdigo centro de costo (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.

32

Informe Ingreso de Artculos

Esta ventana nos permite obtener un informe de las ingresos de artculos grabados en el sistema.

F. Inicio: Fecha de inicio del informe.

F. Termino: Fecha de termino del informe.


Cdigo: Cdigo de ingreso de bodega (opcional). Si no lo sabe digite '0' y luego Enter.



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Seguimiento de Requisiciones

Esta ventana nos permite obtener un informe con el estado de las requisiciones grabadas en el sistema.

F. Desde: Fecha de inicio del informe.

F. Hasta: Fecha de termino del informe.



Solamente Requisiciones Pendientes: Este ticket indica al sistema que solamente debe mostrar en el informe las requisiciones que no estan completas con ordenes de compra.

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Kardex de Artculos

Esta ventana permite obtener el informe de todos los movimientos de un artculo y una bodega especifica. Es muy til para investigar en caso de robos o perdidas o discrepancias de inventario.


Artculo: Cdigo del artculo. Si no lo sabe digite parte del nombre y luego Enter.

35

Informe de Fabricacin

Entrega un informe de las fabricaciones grabadas en el sistema.

F. Desde: Fecha de inicio del informe.

F. Hasta: Fecha de termino del informe.

Funcionario: Rut del trabajador (opcional). Si no lo sabe digite parte del nombre o apellido y luego Enter.

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Cuadro de Dialogo Imprimir

Esta ventana aparecera siempre que se imprima algn informe o ducumento.

Impresora: Envia el informe o formulario hacia alguna impresora de windows. Todos los informes del sistema estan diseados para tamao carta.

Pantalla: Muestra el informe en pantalla antes de imprimirlo.

Excel: Envia el informe hacia una planilla de Excel.

Acrobat: Envia el informe hacia el programa Acrobat Reader en formato PDF.

Cerrar: Cierra esta ventana y regresa a la ventana anterior.

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Descripcin Botones de Comando

En esta seccin se describen las funciones de los botones de comando generales utilizados en la mayora de las ventanas del sistema Gestpyme.

Este botn permite ingresar un nuevo registro o documento. Ejemplo: Agregar un nuevo cliente o proveedor, una nueva venta o una nueva compra.

Este botn permite borrar el registro o documento que esta en pantalla. Primero busque el registro o documento que quiere borrar y posteriormente oprima este botn. El sistema le preguntara si confirma la accin con SI o NO.

Este botn permite modificar el registro o documento que esta en pantalla. Primero busque el registro o documento y posteriormente oprima este botn para modificarlo.

Este botn permite grabar el registro o documento actualmente seleccionado en pantalla. El sistema no guarda ninguna modificacin a menos que se presione este botn.

Este botn nos permite cancelar la modificacin de un registro o documento y dejarla como estaba antes de la modificacin, es decir, nos permite cancelar los cambios sin grabar.

Este botn permite imprimir el registro, documento o informe seleccionado actualmente en pantalla.

Este botn nos permite buscar un registro o documento del sistema.

Este botn permite cerrar la ventana seleccionada.

Este botn permite agregar una lnea (registro) en una cuadricula de datos. Las cuadriculas son parecidas a una planilla Excel.

Este botn permite eliminar una lnea (registro) desde una cuadricula de datos.

Documents

Bodega GestPyme