ASOCIACION RESIDENTES OLYMPIC PARK & COURT JUNTA DE DIRECTORES

ENERO 2015

Deseándoles a todos una Feliz Navidad y un Próspero Ano Nuevo. ASAMBLEA PARA LA SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS JUNTA La próxima asamblea para la selección de los miembros de la Junta de Directores se efectuará bajo los siguientes términos y condiciones: 1) Primera convocatoria:

27 enero 2015 a las 7pm

Constituye quorum el 50% más uno de los residentes con derecho al voto

Residentes con derecho al voto son aquellos que estén al día en el pago de la cuota de mantenimiento, incluyendo la correspondiente al mes de enero 2015.

De no establecerse el quorum requerido a las 7:30pm, se establece una segunda convocatoria

2) Segunda convocatoria

27 enero 2015 a las 7:45pm

Constituyen quorum los residentes con derecho al voto que estén presentes.

Incluimos la agenda de la asamblea, así como el documento de proxy. Para ambas convocatorias, aquellos residentes que no estén al día en el pago de la cuota de mantenimiento podrán pagar la totalidad de la deuda si desean ejercer su derecho al voto. No se aceptarán pagos en efectivo ni con cheque personal. Nuevamente traemos a la atención de los residentes la poca asistencia a las asambleas anteriores, así como la falta de disponibilidad de los residentes de ser parte de la Junta de Directores. Como les informamos previamente, ello puede tener efectos y consecuencias serias para nuestra comunidad; de no constituirse una Junta debidamente electa, los servicios contratados no podrán continuarse y se tendría que prescindir del control de acceso. Por ello, una vez más, exhortamos a todos los residentes a participar de la asamblea y mostrar disponibilidad para ser miembros de la Junta de Directores. CONTRATACIÓN DE ADMINISTRADOR Luego de un proceso de solicitud y evaluación de propuestas, la Junta autorizó la contratación de un Administrador. Efectivo el 1 de diciembre de 2014 el Sr. Reynaldo Fuentes comenzó a prestar servicios como Administrador.

El Administrador está a cargo de varios asuntos; entre los que mencionamos:

1) Supervisión de los proveedores de servicios 2) Venta de sellos y llaves de las facilidades 3) Arrendamiento del gazebo 4) Atender a residentes mediante cita previa 5) Informes mensuales ingresos y gastos 6) Desactivar acceso por sello a residentes morosos y

sin plan de pago 7) Programación y cambios de teléfonos y códigos en

los teleentrys 8) Orientar a residentes sobre disposiciones del

Reglamento y Escritura de Condiciones Restrictivas

9) Hacer cumplir tales disposiciones 10) Actualizar el directorio de propietarios y residentes 11) Asesorar a la Junta en asuntos que se le deleguen.

Actualmente estamos identificando una serie de proyectos e iniciativas a desarrollar; algunas de esas iniciativas requerirán su aprobación mediante asamblea general. Oportunamente se les informará. Cualquier asunto que quiera coordinar con el Administrador o proveer su recomendación sobre algún aspecto, puedes contactarlo por correo electrónico a admolympicpc@gmail.com, a juntaolympicpark.court@gmail.com, o llenado un formulario que estará disponible en la caseta de los oficiales de seguridad. Con la contratación del Administrador, se alivia la carga de trabajo de los miembros de la Junta, por lo que te exhortamos a ser parte de ésta. DESACTIVACIÓN ACCESO POR SELLOS A RESIDENTES MOROSOS A principios del año 2014 distribuimos a los residentes de Olympic Park y Olympic Court el documento Procedimiento de Acceso por Sello en la Entrada Principal, en las Urbanizaciones y Directrices a los Oficiales de Seguridad. En esa ocasión se obtuvo la firma de los residentes a los cuales se les entregó el documento. El documento establecía que efectivo el 1 de marzo de 2014 se desactivaba el acceso a todos los beepers. Además, establecía que efectivo el 15 de marzo de 2014 se desactivaba el acceso a todos los propietarios, arrendatarios y residentes cuando la propiedad adeude más de tres meses de cuota de mantenimiento y no estuviera acogido a un plan de pago.

La desactivación del acceso por beepers se implementó según le fuera informado. No obstante, por limitaciones de tiempo de los miembros de la Junta, se determinó postergar la implementación de la fase de desactivar el acceso por sello a los residentes que adeudaran tres meses o más de cuota de mantenimiento y que no estuvieran acogidos a un plan de pagos. Para su conocimiento, resaltamos las disposiciones más importantes:

Residente moroso es aquel que tiene una deuda de tres meses o más y no esté acogido a un plan de pago

Desactivado el sello, el residente utilizará el telentry para tener acceso en el portón principal y en el portón de su urbanización.

Está terminantemente prohibido a los oficiales de seguridad proveer acceso a residentes a los cuales se les haya desactivado el sello.

La desactivación del acceso por sello no se hará en aquellos casos en que el residente, aun cuando adeude más de tres meses de cuota de mantenimiento, está acogido a un plan de pago y está cumpliendo con los términos y condiciones del referido plan de pago.

Efectivo el 15 de febrero de 2015 se pondrá en vigor las disposiciones del Procedimiento, lo que incluye desactivar el acceso por sello a los residentes morosos que no estén acogidos a un plan de pago. Si necesitas copia del documento, envianos un email al correo electrónico de la Junta para proveerte copia. Además, estará disponible en Facebook Residentes Olympic Park & Court.

DISPOSICIONES SANA CONVIVENCIA Para beneficio de todos los residentes, sean propietarios o arrendatarios, repasamos las siguientes normas contempladas en el Reglamento de la Asociación de Residentes 1) Conducir vehículos de motor de manera prudente,

cortés y cuidadosa (Artículo 24.3) 2) Prohibición de estacionar vehículos que obstruyen el

libre tránsito de autos o que obstruyan la visibilidad (Artículo 24.5)

3) Prohibición de estacionamiento de camiones, autobuses, lanchas, grúas y otros vehículos pesados (Artículo 24.6)

4) Prohibición de conducir Go-cars, motoras de monte (moto-cross), four tracks y cualquier vehículo que pueda causar ruidos innecesarios (Artículo 24.7)

5) No producir ruidos, molestias o ejecutar actos que perturben la tranquilidad de los vecinos (Artículo 25.1 y 25.7)

6) Prohibición de mezclar cemento en las calles de la urbanización y de depositar materiales de construcción (Artículo 25.9)

7) Deber de los propietarios de informar a la Junta en caso de venta, cesión o arrendamiento de la propiedad y deber del propietario de informarle la obligación al adquiriente o arrendatario de que conoce y observará el Reglamento y la Escritura (Artículo 27.1)

8) Deber del adquiriente de notificar a la Junta su nombre (Artículo 27.2)

9) Deber de velar por que las mascotas no perturben a los vecinos (Artículo 27.3)

10) Disposiciones sobre construcción de verjas, desagüe, árboles, pintura de las residencia, mantenimiento de jardines, construcciones sobre el techo (Artículo 28)

11) Utilización de las viviendas solo para fines residenciales (Artículo 28.12 y 28.13)

12) Prohibición de rótulos en los solares, excepto aquellos que identifiquen la residencia, familia o que la propiedad está disponible para la venta o arrendamiento (Artículo 28.16)

13) Prohibición de abrir el portón de entrada con el control a cualquier persona o vehículo parado frente a éste (Artículo 29.1)

14) Deber de los visitantes de identificarse con el oficial de seguridad (Artículo 29.2)

También se ha traído a la atención de la Junta que, en ocasiones, menores de edad cruzan por los patios de las residencias. Exhortamos a los padres a que orienten a los hijos menores de edad sobre el particular, de manera que entiendan que tal práctica no debe realizarse, ya que representa una intromisión en propiedad privada.

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AGENDA ASAMBLEA ELECCIÓN MIEMBROS JUNTA DIRECTORES

Fecha: 27 de enero de 2014 7:00 a 7:30 p.m. Registro de residentes 7:30 p.m. Determinación de quórum reglamentario En caso de que se determine el quorum reglamentario para la Primera Convocatoria, la agenda continuara con los siguientes asuntos: 7:30 a 8:00 p.m. Breve informe sobre las gestiones realizadas por la Junta actual y sobre la situación financiera

de la Asociación de Residentes:

Informe de Ingresos y Gastos Año 2014

Informe Cuentas por Cobrar a 31 de diciembre de 2014 y estado de morosidad de residentes

Presupuesto mensual de la Asociación

Balances en cuentas bancarias 8:00 a 8:30 p.m. Nominaciones, votación y notificación de resultados para los puestos de Presidente,

Vicepresidente, Tesorero y Secretario 8:30 a 8:45 p.m. Nominación de los vocales por cada calle para que asistan a los miembros de la Junta 8:45 a 9:00 p.m. Asuntos Nuevos 9:00 p.m. Clausura En caso de que no se determine el quorum reglamentario para la Primera Convocatoria, la agenda continuara con los siguientes asuntos: 7:45 p.m. Establecimiento quorum Segunda Convocatoria 7:45 a 8:15 p.m. Breve informe sobre las gestiones realizadas por la Junta actual y sobre la situación financiera

de la Asociación de Residentes:

Informe de Ingresos y Gastos Año 2014

Informe Cuentas por Cobrar a 31 de diciembre de 2014 y estado de morosidad de residentes

Presupuesto mensual de la Asociación

Balances en cuentas bancarias 8:15 a 8:45 p.m. Nominaciones, votación y notificación de resultados para puestos de Presidente,

Vicepresidente, Tesorero y Secretario 8:45 a 9:00 p.m. Nominación de los vocales por cada calle para que asistan a los miembros de la Junta 9:00 a 9:15 p.m. Asuntos Nuevos 9:15 p.m. Clausura

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PROXY PARA VOTACIÓN

Yo (nosotros) _______________________________________________________,

Propietario(s) en Olympic ___________ (Park/Court), propiedad #

_____________________, CERTIFICO (CERTIFICAMOS):

1) Que estoy al día en el pago de las cuotas de mantenimiento de la Asociación

de Residentes de la Urb. Olympic Park & Court.

2) Que nuestra propiedad esta arrendada a ____________________________

mediante contrato de arrendamiento con fecha de vigencia de

________________________ a ____________________________.

3) Que estoy consciente que el 27 de enero de 2015 se celebrará una Asamblea

para seleccionar a los miembros de la nueva Junta de Directores.

4) Que por compromisos previos no podré asistir a la Asamblea convocada para

las fechas mencionadas.

5) Que en el interés de ejercer mi voto para dicha Asamblea, expresamente

autorizo al arrendatario de mi propiedad en Olympic _____________

(Park/Court), ______________________________________, a que ejerza

por mí el voto que me corresponde en la Asamblea del 27 de enero de 2015.

6) Que dicho arrendatario está completamente autorizado por mí a ejercer el

voto de acuerdo a los criterios que entienda procedentes y no está

condicionado de mi parte a ejercer el voto de una manera en particular.

POR LO ANTERIORMENTE EXPRESADO, certifico que la información

brindad es correcta y autorizo a la Junta de Directores a corroborar la corrección

de la misma, por lo que firmo esta autorización en Las Piedras, Puerto Rico, hoy

________ de enero de 2015.

_______________________________________________________________

Nombre y firma del propietario

Teléfonos: ____________________________________________

____________________________________________

Correo electrónico: ____________________________________________

La Junta de Directores de la Asociacion de Residentes Olympic Park & Court se

reserva el derecho de corroborar la corrección y procedencia de la autorización

brindada mediante este documento.