Boligforeningen Fremad REFERAT...3 Referat til offentliggørelse fra bestyrelsesmøde i Boligforeningen Fremad Tirsdag den 7. marts 2017 kl. 16.30 på DABs kontor Storegade 33, 2

sep13

Referat til offentliggørelse fra bestyrelsesmøde

i Boligforeningen Fremad

Tirsdag den 7. marts 2017 kl. 16.30

på DABs kontor

Storegade 33, 2.

6700 Esbjerg

Referatet er indskrevet med fremhævet skrift efter dagsordenens punkter.

Til stede var:

Boligforeningen Fremad

REFERAT

Bestyrelsesmøde den 7. marts 2017

Udsendt 17. marts 2017 MDR-2017-00094 Initialer 7200 / Lejer 07-03-2017 16:30 07-03-2017 18:30

Bestyrelsen Poul Lauridsen

Henri Langhoff

Mogens Husted

Jan Wolfgang Nielsen

Preben Mathiasen

Ole Leth-Sørensen

René Vorsaa

Thomas Olesen

Afbud

DAB

Torben Søgaard Hansen

Poul Kirk Sørensen

Lisbeth Nygaard Jacobsen

Udarbejdet af Lisbeth Nygaard Jacobsen


REFERAT


Udsendt 9. marts 2017 MDR-2017-00094 Side 2 af 24

sep13

1) Boligforeningen Fremad 4

a) Godkendelse af dagsorden 4

b) Godkendelse af referat 4

c) Orientering fra formanden 4

d) Nyt fra FU – samarbejde med øvrige boligforeninger 5

e) Orientering fra DAB’s bestyrelsesmøde den 25. januar 2017 5

f) EU Persondataforordningen 7

g) Udlejning 8

1. Venteliste 8

2. Fraflytninger 8

3. Tomgange 9

h) Regnskab- og budgetopfølgning for foreningen og afdelingerne 9

i) Elektronisk syn 10

j) Førstehjælpskursus og hjertestartere 10

k) DABs repræsentantskabsmøde den 17. maj 2017 i København 11

2) Evaluering af bestyrelsens arbejde (bilag 1) 12

a) 2017 12

3) Planlægning af møder 12

a) Repræsentantskabsmøde den 9. maj 2017 12

b) Afdelingsmøder 2017 13

4) Godkendelse af regnskab for 1/1 – 31/12 2016 14

a) Selskabets årsberetning 14

b) Selskabets regnskab 2016 14

c) Revisionsprotokollat 16

d) Afdelingernes regnskaber 16



REFERAT



sep13

5) Revisor 17

a) Valg/genvalg af revisor 17

6) Godkendelse af budget for 1/1 – 31/12 2018 18

a) Selskabets budget 2018 18

b) Afdelingernes budgetudkast 2018 18

7) Byggesager 20

a) Kvoter til nybyggeri 20

b) Havnegade 20

8) Afd. 1 – Godthåbsvænget 20

a) Erhvervslejemål 20

9) Afd. 2 – Gefionsparken 21

a) Eventuel byggeskadesag 21

10) Afd. 5 - Åhaven 21

a) Eventuel ansøgning om en helhedsplan 21

11) Afd. 6 – Siriusparken 22

a) Helhedsplan – tage, altaner, tilgængelighed, sammenlægning 22

12) Afd. 17 – Bryndum/Tarp 22

a) Indbliksgener fra Berntsensvej til landbrug beliggende Klokkevej 22

13) Planlagte møder 2017 22

14) Eventuelt 24

15) Punkter til referat til offentliggørelse 24



REFERAT



sep13

1) Boligforeningen Fremad

a) Godkendelse af dagsorden

Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen.

Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger.

b) Godkendelse af referat

Der har ikke været indsigelser til referat fra sidste møde.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender referatet.

Referatet blev godkendt og underskrevet af næstformand Poul Lau-

ridsen.

c) Orientering fra formanden

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Lisbeth Nygaard Jacobsen og informerede i formandens fravær om,

at Boligforeningen Fremads inkassosager fremover behandles af In-

trium Justitia, da de har fusioneret med Fremad nuværende inkas-

sofirma Lindorff. Da DAB også anvender Intrium indgår Fremad i

DABs portefølje, hvorfor der opnås en mindre besparelse.

Oplyste videre, at alle ansatte funktionærer og administrative med-

arbejdere inviteres til DABs 75 jubilæum, der holdes i København

den 16. september 2017. Arrangementet er med ledsager, og der

arrangeres bustransport fra og til Esbjerg.

BL har inviteret alle afdelingsbestyrelser og selskabsbestyrelser til

Almene Boligdage i Aarhus den 17. og 18. november 2017. Der er

begrænset deltagerantal (1.200 i alt). Afdelingerne skal selv afholde

alle udgifter for de deltagere, der meldes til.

Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning.



REFERAT



sep13

d) Nyt fra FU – samarbejde med øvrige boligforeninger


Lisbeth Nygaard Jacobsen oplyste, at Esbjerg Kommune har ønske

om fælles fleksible udlejningsregler for alle boligforeninger. Kom-

munen ønsker at fortrinsstille tilflyttere til kommunen, så de får for-

trinsret til 25% af de ledige boliger – dog ikke gældende for række-

huse. Punktet tages med til videre drøftelse på bestyrelsesmødet i

maj.

Poul Kirk Sørensen supplerede med at fortælle, at mødet var startet

med en orientering af John Snedker og Anders Kronborg fra Social-

demokratiet. Bl.a. blev der fra boligforeningerne peget på, at ram-

mebeløbet i Esbjerg-området er noget lavere end i det øvrige Dan-

mark. Anders Kronborg gav udtryk for at ville arbejde videre med

denne udfordring.


e) Orientering fra DAB’s bestyrelsesmøde den 25. januar 2017

Status på konsekvenser af kontanthjælpsreformen

Bestyrelsen blev orienteret om status på konsekvenserne af kontanthjælps-

reformen. Reformen trådte i kraft den 1. oktober 2016. Overordnet har DAB

endnu ikke kunnet konstatere alvorlige konsekvenser af reformen. DAB føl-

ger fortsat udviklingen og konsekvenserne af reformen løbende. På lands-

plan overvåger BL konsekvenserne ved, for det første at se på antallet af

udsættelser, som registreres på halvårlig basis af Domstolsstyrelsen og for

det andet udarbejder Arbejderbevægelsens Erhvervsråd et barometer, som

ved hjælp af stikprøver, måler antallet af udsættelser. DAB følger resulta-

terne af disse undersøgelser for en sammenligning med de af DAB admini-

strerede selskaber.



REFERAT



sep13

IT-beredskabsplan

Som led i bestyrelsens årshjul blev resultatet af den foretagne IT-revision

gennemgået, og sammenfattende udtrykker revisionen, at de på baggrund

af revisionen af de generelle IT-kontroller, ikke har identificeret væsentlige

svagheder.

Udlejningsproblemstillinger

Ses samtlige administrerede selskaber under et, er antallet af aktive bolig-

søgende steget. Udlejningssituationen generelt er væsentligt forbedret, det

betyder, at boliger i stort set alle dele af DAB’s administration nu kan lejes

ud, med begrænset tomgangstab de steder, hvor der tidligere har været

udlejningsvanskeligheder. Det kan konstateres, at lejeledighed og tomgang-

stab i de administrererede selskaber ligger ca. 50% under landsgennem-

snittet i BL’s statistik.

Tilbud via e-mail sikrer fortsat en større respons fra de boligsøgende, så der

overføres forholdsmæssigt færre ansøgere fra aktive til passive ansøgere.

80% af tilbuddene sendes med e-mail.

Servicecenteret startede i maj 2015. Statistik for centeret for perioden juni

2015 til november 2016 viser en stigning i antallet af besvarede samtaler

pr. boligrådgiver såvel som et fald i ventetiden. De gennemsnitlige venteti-

der i november 2016 har været omkring 2½ minut, hvilket er en væsentlig

forbedring fra centerets opstart.

Status på effektiv drift og administration

DAB’s bestyrelse blev, på bestyrelsesmødet den 14. juni 2016, præsenteret

for det samlede effektiviseringsmål for alle selskaber administreret af DAB.

Effektiviseringsmålet er 130 mio. kr., svarende til 8,15% af de variable ud-

gifter, som skal opnås i år 2020 med udgangspunkt i 2014-regnskaberne.

De variable udgifter udgjorde 1,61 mia. kr. i 2014.

DAB har gennemregnet udgiftsbasen for alle selskaber med baggrund i

2015 regnskaberne, og samlet set viser beregningen en effektivisering på

25 mio.kr. Der er taget højde for pris- og lønudviklingen, hvilket svarer til

en effektivisering på 1,54%. Når der tages højde for udviklingen i boligbe-

standen og beboersammensætningen beregnes effektiviseringen til 1,49%.



REFERAT



sep13

DAB’s strategi 2014 – 2017

Bestyrelsen fik en kort gennemgang af de igangværende og forestående

projekter i relation til strategien.


Bestyrelsen tog orienteringen fra DABs bestyrelses til efterretning.

f) EU Persondataforordningen

Den danske persondatalov bliver erstattet af EU Persondataforordningen

den 25. maj 2018. Den indeholder bl.a. strengere krav til beskyttelse af

data, indsigt i egne data, ret til sletning af data samt dokumentationen af

processer og systemer.

DAB behandler på vegne af de administrerede boligselskaber i dag en lang

række personlige oplysninger om både medarbejderne og beboerne. Oplys-

ningerne om medarbejderne kommer ved rekruttering og i løbet af ansæt-

telsestiden. Oplysningerne om beboerne får vi f.eks. ved opskrivning på

fleksible ventelister, anvisninger fra kommunerne, dialog med beboerne,

klagesagsbehandling mv.

Både bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere kommer således løbende i

besiddelse af og behandler personfølsomme oplysninger.

I dag er mange af disse oplysninger omfattet af beskyttelsen i den danske

persondatalov, som forpligter virksomheder, organisationer og offentlige

myndigheder til at sikre de persondata, som vi modtager, opbevarer og be-

handler om borgerne.

Det handler f.eks. om almindelige oplysninger som navn, adresse, telefon-

numre mm., men også følsomme oplysninger som f.eks. sygdomsoplysnin-

ger, samlivsforhold, sociale anvisninger, handicap, strafferetlige forhold

samt selvfølgelig cpr.nr.

DAB har allerede i dag fokus på sikring af data om både medarbejdere, bo-

ligsøgende, lejere og tidligere lejere. Det sker blandt andet ved løbende sik-

ring af it-systemerne og uddannelse af medarbejderne.



REFERAT



sep13

Bødestørrelsen i Persondataforordningen for overtrædelse af reglerne kan i

grove tilfælde udgøre op til 20 mio. euro eller 4 % af den samlede årlige

omsætning.

For at imødegå ændringerne har DAB iværksat projekt ”Persondata i DAB”,

hvor vi frem til maj 2018 vil gennemgå alle interne processer, forretnings-

gange og it-systemer. Vi vil samtidig sørge for, at alle bestyrelser og med-

arbejdere, uanset arbejdssted, bliver opdateret og klædt på til overholdelse

af de nye regler.

I løbet af de kommende år kommer vi således til at tale meget mere om

persondata, så DAB fortsat er garanter for en ordentlig og redelig admini-

stration.


Bestyrelsen tog redegørelsen om EUs Persondataforordning til ef-

terretning.

g) Udlejning

1. Venteliste

Der er 1.142 medlemmer på den aktive venteliste.



2. Fraflytninger

I januar har der været 10 flytninger.





REFERAT



sep13

3. Tomgange

Pr. 15. februar 2017 er der ingen tabsgivende boliger i tomgang.



h) Regnskab- og budgetopfølgning for foreningen og afdelingerne

Fra 1. januar 2017 har DAB overtaget en lang række udgifter, som tidligere

skulle dækkes af Fremad. Der er tale om udgifter til kontorhold, lønninger til

administrativt personale, lokaleudgifter, edb udgifter m.v. Fremad betaler i

stedet et fast årligt honorar til DAB.

Kontoudtoget pr. 21. februar 2017 udtrykker derfor alene en lang række

udgiftsposter, som skal indgå i en mellemregning med DAB.

Afdelingsbestyrelserne vil fra den 1. april 2017 have mulighed for at følge

udgifterne i egen afdeling.

Fremover vil det være muligt for bestyrelsen selv at følge foreningens udgif-

ter via bestyrelsesportalen. Det synes derfor ikke længere relevant at ud-

sende budgetopfølgningen i sin tidligere form.

Det indstilles, at bestyrelsen drøfter punktet.

Bestyrelsen tog til efterretning, at de selv har mulighed for at se in-

formationerne fra den 1. april, og pegede samtidig på, at de også

ønsker at kunne se og følge omkostningerne på konto 115 og 116 i

de enkelte afdelinger. Lisbeth Nygaard Jacobsen undersøger om det

er en mulighed.

Under punktet blev det videre drøftet, at der umiddelbart efter 1.

april indføres rekvisitioner i afdelingerne. Det betyder, at de rekvi-

rerede arbejder reserveres på kontoen med det samme.



REFERAT



sep13

i) Elektronisk syn

Alle eksisterende tegninger er fundet frem til Eseebase, og de udarbejder

opmålinger i Afd. 1 til 6 i uge 11. Samtidig vil varmemestrene gerne ind i

flest mulige lejemål for at konstatere, om der er sket bygningsmæssige æn-

dringer – fx nedtagning af vægge m.v.

Planen er, at tegningerne er færdige omkring sommerferien, og derefter

indhentes der tilbud på maler- og gulvarbejde samt rengøring efter hånd-

værkere. Ca. 1. november forventes det, at vi kan påbegynde elektronisk

syn i afdelingerne.


Bestyrelsen tog redegørelsen om E-syn til efterretning.

j) Førstehjælpskursus og hjertestartere

Henri Langhoff har bedt om at få følgende punkt drøftet i bestyrelsen:

På et tidspunkt har forslagsstilleren og formanden talt om at Hjertestarteren

ikke kunne stå helt alene, hvilket betyder at man nok burde have et sted

imellem 10-15 personer i hver afdeling, som har gennemført et kursus i ud-

videt førstehjælp hvor man bl.a. får kendskab til brug af Hjertestarteren.

Der har for en del år siden været gennemført et udvidet førstehjælpskursus

- dog uden Hjertestarteren, da den var ikke på markedet dengang. Godt 20

personer i Vædderens Kvarter gennemført dette kursus med diplom.

Henri Langhoff vurderer derfor, at det må være muligt at finde flere af be-

boere, som vil gå aktivt ind i arbejdet, nu da Hjertestarter allerede er på

plads i flere afdelinger.

Henri Langhoff beder bestyrelsen overveje, hvem der skal betale, såfremt

der etableres et førstehjælpskursus for afdelingernes beboere.

Det indstilles til bestyrelsen at drøfte, om der skal afholdes et førstehjælps

kursus for interesserede beboere. Det indstilles samtidig til bestyrelsen at

beslutte, hvem der skal afholde udgifterne til kurset.



REFERAT



sep13

Bestyrelsen drøftede forslaget og besluttede, at den enkelte afde-

ling selv må stå for at arrangere kurser i brug af hjertestarter. Be-

styrelsen besluttede samtidig, at der indkøbes et elektrodesæt til

opbevaring i hver afdelingen, så man kan gøre hjertestarteren klar

med det samme efter brug. Det koster ca. kr. 400 pr. sæt, og udgif-

ten betales af de enkelte afdelinger. Poul Kirk Sørensen bestiller til

alle afdelinger.

k) DABs repræsentantskabsmøde den 17. maj 2017 i København

B’32s bestyrelse har gennem flere år arrangeret en bustur til København for

interesserede afdelings- og bestyrelsesmedlemmer i forbindelse med DABs

repræsentantskabsmøde. Mødet afholdes på Hotel Radisson på Amager den

17. maj 2017 kl. 17.00.

DAB afholder udgifterne til bussen, og i B’32 har man vedtaget, at afdelin-

gerne selv afholder øvrige udgifter på kr. 300 pr. deltagende medlem, mens

organisationen betaler resten.

Bussen afgår fra Esbjerg omkring kl. 8.00, og der arrangeres et besøg ved

en seværdighed i Københavns området efterfulgt af frokost. Herefter går tu-

ren til Radisson, hvor mødet starter kl. 17.00. Herefter serveres middag

(DAB betaler), hvorefter bussen kører retur mod Esbjerg omkring kl. 21.00.

B’32s formandskab har spurgt, om Fremad har interesse i at deltage i ar-

rangementet.

Punktet indstilles til bestyrelsens drøftelse.

Bestyrelsen besluttede at invitere alle afdelingsbestyrelser og sel-

skabsbestyrelsen, så man sammen med B’32 arrangerer en tur til

DABs repræsentantskabsmøde. Samtidig godkendte bestyrelsen den

foreslåede finansiering af turen, hvor afdelingerne hver i sær afhol-

der udgifter på kr. 300 pr. tilmeldt bestyrelsesmedlem – og resten

dækkes af selskabet.



REFERAT



sep13

2) Evaluering af bestyrelsens arbejde

(bilag 1)

a) 2017

På sidste møde besluttede bestyrelsen at evaluere samarbejdet. Sammen

med dagsorden er der derfor udsendt et spørgeskema som kan danne bag-

grund for drøftelse af punktet.

Det indstilles til bestyrelsen at evaluere samarbejdet.

Bestyrelsen besluttede ikke at anvende det udsendte evaluerings-

skema fra DAB, da samarbejdet med DAB er så nyt endnu. Bestyrel-

sen ønsker gerne at bruge skemaet næste år, og bestyrelsen beslut-

tede, at evalueringen sker hvert år forud for den årlige stryringsdia-

log med Esbjerg Kommune.

Poul Lauridsen spurgte, om andre havde noget til punktet. Preben

Mathiesen foreslog, at man ændrede det nuværende bestyrelsesan-

tal fra 9 til 7, men den øvrige bestyrelse bakkede ikke om forslaget.

3) Planlægning af møder

a) Repræsentantskabsmøde den 9. maj 2017

Der holdes – som aftalt – repræsentantskabsmøde den 9. maj 2017 kl.

17.00. Bestyrelsen bedes inden mødet overveje

- Valg af dirigent

- Fremlæggelse af mundtlig beretning

- Valg/genvalg af bestyrelsesmedlemmer

- Valg af suppleanter

Det indstilles til bestyrelsen at evaluere samarbejdet.



REFERAT



sep13

Bestyrelsen besluttede at foreslå John Jacobsen som dirigent, og at

formanden udarbejder udkast til beretningen, som rundsendes til

øvrige bestyrelsesmedlemmer inden repræsentantskabsmødet.

Bestyrelsen foreslog genvalg af de medlemmer der er på valg, og at

forslag til suppleanter fremsendes pr. mail til formand eller næstfor-

mand, som kontakter de foreslåede kandidater inden repræsentant-

skabsmødet.

b) Afdelingsmøder 2017

Som de tidligere år deltager bestyrelsens medlemmer – i det omfang det la-

der sig gøre – som dirigent ved afdelingsmøderne.

Det indstilles til bestyrelsen at planlægge, hvem der deltager som dirigent.

Møderne er planlagt og bestyrelsen besluttede sig for følgende diri-

genter:

Møde: Dato: Dirigent :

Afdelingsmøde Afd. 6 og 7 Tirsdag den 18.

april 2017 kl. 19.00

Afd. 6 – Mogens

Afd. 7 - Thomas

Afdelingsmøde Afd. 4 og 17 Onsdag den 19.

april 2017 kl. 19.00

Afd. 4 – Torben

Afd. 17 - Poul

Afdelingsmøde Afd. 16 Torsdag den 20.

april 2017 kl. 15.00

Afd. 16 - Ingen

Afdelingsmøde Afd. 5 og 14 Torsdag den 20.

april 2017 kl. 19.00

Afd. 5 – Mogens

Afd. 14 – Poul

Afdelingsmøde Afd. 2 og 1 Mandag den 24.

april 2017 kl. 19.00

Afd. 2 – Poul

Afd. 1 - Torben

Afdelingsmøde Afd. 3 og 12 Tirsdag den 25.

april 2017 kl. 19.00

Afd. 3 – Torben

Afd. 12 - Ingen

Afdelingsmøde Afd. 10 Onsdag den 26.

april 2017 kl. 17.00

Afd. 10 - Ingen

Afdelingsmøde Afd. 15 Onsdag den 26.

april 2017 kl. 19.00

Afd. 15 - Ingen



REFERAT



sep13

4) Godkendelse af regnskab for 1/1 – 31/12 2016

a) Selskabets årsberetning

Selskabets årsberetning skal behandles på repræsentantskabsmødet og ef-

terfølgende fremsendes til kommunen. Årsberetningen udsendes inden be-

styrelsesmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager årsberetningen til efterretning.

Bestyrelsen tog til efterretning, at beretningen udsendes til besty-

relsen inden repræsentantskabsmødet.

b) Selskabets regnskab 2016

Selskabet har et overskud på 483.355 kr., der overføres til arbejdskapita-

len.

Herefter udgør arbejdskapitalen 4.317.019 kr.

Selskabets bruttoadministrationsudgifter opgøres som følger:

Bestyrelsesvederlag 67.530 kr.

Mødeudgifter m.v. 398.962 kr.

Personaleudgifter 3.547.472 kr.

Kontorholdsudgifter(inkl. EDB) 602.619 kr.

Kontorlokaleudgifter 164.702 kr.

Afskrivning, driftsmidler 39.385 kr.

Revision 129.875 kr.

I alt 4.950.546 kr.

Pr. 31. december 2016 andrager dispositionsfonden 22.144.000 kr., hvoraf

15.378.000 kr. er disponible. Der er i alt ydet tilskud fra dispositionsfonden

på 3.253.000 kr. og der er tilbageført 6.032.000 kr. fra helhedsplanen i Afd.

4 – Hedelundsparken.

Tilskud til dækning af tab ved lejeledighed og fraflytning udgør 449.000 kr.

og øvrige tilskud på 3.253.000 kr. fordeler sig således:



REFERAT



sep13

Afd. 1 – Godthåbsvænget 43.000 kr. til skimmelsag

Afd. 2 – Gefionsparken 88.000 kr. til foreløbig helhedsplan

Afd. 3 – Søndermarken 373.000 kr. løbende tilskud til tagudskiftning

Afd. 4 – Hedelundsparken 825.000 kr. løbende tilskud til helhedsplan

106.000 kr. løbende tilskud til badeværelser

6.032.000 kr. tilbageføres fra helhedsplan

Afd. 5 – Åhaven 88.000 kr. til foreløbig helhedsplan

412.000 kr. til syns og skøns sag

395.000 kr. til regulering af rentesikringen fra LBF

Afd. 6 – Siriusparken 100.000 kr. løbende tilskud til vinduer

100.000 kr. til ekstra lønudgifter

514.000 kr. til helhedsplan

55.000 kr. til moderniseringslån

Afd. 17 80.000 kr. til advokatomkostninger

Bydelsprojekt 3i1 har modtaget tilskud på 75.000 kr.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender selskabets regnskab med henblik på

endelig godkendelse på repræsentantskabsmødet.

Bestyrelsen godkendte regnskabet, og indstiller det til godkendelse

på repræsentantskabsmødet.

Spec af dispositionsfonden: 2016 2017 2018 2019 2020 2021

Saldo primo -14.674.201 -22.144.410 -21.976.326 -23.814.922 -23.596.202 -23.375.406

Afdelingernes bidrag til dispositionsfonden - - - - - -

Renter af dispositionsfonden - - - - - -

Renter konto for egen trækningsret - -3.000 -3.000 -3.000 -3.000 -3.000

80307000 Nettoproveneu ved salg af afdeling 11 -12.473

Tilskud fra dispositionsfonden til afdelingerne -2.778.534 4.378.000 2.368.000 2.368.000 2.368.000 2.368.000

Dækket afd. tab ved fraflytninger 116.424 102.000 104.040 106.121 108.243 110.408

Dækket afd. tab ved lejeledighed 332.525 918.000 936.360 955.087 974.189 993.673

Udamortiserede lån, egen andel(1/3) -4.263.675 -4.351.967 -4.354.019 -2.302.185 -2.305.698 -2.704.607

Ydelser udamortiserede lån afd 8(kun egen disp.fond -123.613 -123.613 -123.613 -123.613 -123.613 -123.613

A- og G-indskud, egen andel (60%) -740.861 -751.349 -766.376 -781.704 -797.338 -813.285

Hævet på konto for egen trækningsret-tilskud til afdelinger - - - - - -

-22.144.410 -21.976.339 -23.814.935 -23.596.215 -23.375.419 -23.547.830

Bunden del:

Adm bygning 2.058.151 - - - - -

Indskud i landsbyggefonden (kto 716) 4.709.128 5.463.478 6.232.854 7.017.558 7.817.895 8.634.180

Kapitalindskud i sideaktivitetsafdeling - - - - - -

Disponibel del -15.377.130 -16.512.861 -17.582.081 -16.578.658 -15.557.524 -14.913.650



REFERAT



sep13

c) Revisionsprotokollat

Revisionsprotokollen er under udarbejdelse, og vil blive fremsendt, når den

er færdig. Protokollen vil blive forlagt til godkendelse på repræsentant-

skabsmødet.

Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning.

Bestyrelsen tog til efterretning, at protokollen udsendes til bestyrel-

sen inden repræsentantskabsmødet, hvor revisor gennemgår både

regnskaber og protokol.

d) Afdelingernes regnskaber

Nedenstående opgørelse udtrykker alene årets resultat samt resultatkonto-

ens indestående på statusdagen. Opgørelsen viser ikke øvrige overførsler

fra resultatkontoen til driften.

Generelt ser afdelingernes regnskaber fornuftige ud, og i de afdelinger der

har underskud, er der tale om små og ubetydelige underskud. For afdelin-

gerne kan følgende særligt bemærkes:

Afd. 4 – Hedelundsparken

Afdelingens helhedsplan er afsluttet, og i den forbindelse er der indtægtsført

kr. 1.000.000 fra den første afdragsfrie termin. Der er derfor overført udgif-

ter på ca. kr. 800.000 fra konto 116 (planlagt vedligeholdelse) til konto 115

(akut vedligeholdelse) for på denne måde at styrke afdelingens henlæggel-

ser.

Afd. 5 – Åhaven

Afdelingen har fået tilbageført rentesikring for 3 år på i alt ca. kr. 400.000,

som bestyrelsen har godkendt at dække fra dispositionsfonden. I budgettet

for 2018 stiger nettokapitaludgifterne dog med den øgende fremtidige ud-

gift.

Resultat 2015 Resultat 2016

Kroner Kroner

Afd. 1 - Godthåbsvænget -32.261 0

Afd. 2 - Gefionsparken -86.608 -30.263

Afd. 3 - Sønderparken 0 0



REFERAT



sep13

Afd. 4 - Hedelundsparken -12.779 0

Afd. 5 - Åhaven 248.053 -52.074

Afd. 6 - Siriusparken -16.530 -2.134

Afd. 7 - Midtbyen 49.277 27.109

Afd. 8 - Institutionen 36.802 52.624

Afd. 10 - Kokspang 160 5.357

Afd. 12 - Frøkærparken 35.410 40.378

Afd. 14 - Rosenhaven -8.406 16.832

Afd. 15 - Tranbergvænget -785 19.221

Afd. 16 - Hvnegade -2.612 5.675

Afd. 17 - Bryndum/Tarp 42.069 -

Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes regnskaber forinden

godkendelse på repræsentantskabsmødet.

Bestyrelsen godkendte regnskaberne forud for endelig godkendelse


5) Revisor

a) Valg/genvalg af revisor

Ifølge normalvedtægterne for et selvejende boligselskab § 18, revideres sel-

skabet, herunder afdelingerne, af en statsautoriseret/registreret revisor.

Revisor afgår hvert år – genvalg kan finde sted. Boligorganisationen har

gennem mange år brugt Ole Pedersen, Dansk Revision som revisorer.

Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til genvalg af Ole Pedersen,

Dansk Revision for det kommende regnskabsår, forinden punktet besluttes


Bestyrelsen indstiller til repræsentantskabsmødet at genvælge

Dansk Revision, Ole Pedersen, for det kommende år.



REFERAT



sep13

6) Godkendelse af budget for 1/1 – 31/12 2018

a) Selskabets budget 2018

Selskabets budget for 2018 er anderledes i forhold til tidligere år idet forret-

ningsførelsen fra DAB er indarbejdet.

Dette medfører, at personaleudgifter afholdes af DAB og der betales for for-

retningsførelse i stedet. Udgiften til DAB er 3.730 t.kr. svarende til 3.542 kr.

pr. enhed/år inkl. moms.

Bruttoadministrationsudgifter inkl. udgiften til DAB, revision, bestyrelsesud-

gifter, møder mv. udgør herefter 4.097 t.kr. svarende til at afdelingerne be-

taler 3.892 kr. pr. enhed/år.

Selskabet yder ingen tilskud til afdelingerne.

Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for foreningen.

Bestyrelsen godkendte budgettet for foreningen.

b) Afdelingernes budgetudkast 2018

Budgetterne er udarbejdet på baggrund af tidligere års forbrug. Og er juste-

ret med forventede prisstigninger.

Henlæggelser til hovedistandsættelse er reguleret i forhold til de planlagte

arbejder i afdelingernes langtidsplaner. Til forskel fra tidligere år, er en

række udgifter medtaget i afdelingens langtidsplaner for vedligeholdelse,

hvorfor konto 115 (akut vedligeholdelse) er reduceret væsentligt, og konto

120 (henlæggelse til hovedistandsættelse) er øget tilsvarende.

Der er fortsat stor fokus på afdelingens henlæggelsesniveau, og i de afdelin-

ger, hvor det er skønnet muligt, er de årlige henlæggelser øget.

Tab ved fraflytninger (konto 130) er i henhold til lovgivningen dækket af

henholdsvis henlæggelser og boligorganisationens dispositionsfond.

Budgetterne vil blive forelagt til bestyrelsens godkendelse, når afdelingsmø-

derne er afholdt.



REFERAT



sep13

Det bør nævnes, at der kan ske ændringer i afdelingernes budgetter, når de

drøftes med afdelingsbestyrelserne, og i forbindelse med godkendelse på af-

delingsmøderne.

Det indstilles, at bestyrelsen tager budgetforslagene til efterretning.

Bestyrelsen tog budgetforslagene til efterretning.

Antal Leje pr. Ændring Dato for godkendelse på

boliger i % afdelingsmøde og eventuelle

i gnst. pr. m² bemærkninger

Afd. 1 - Godthåbsvænget 52 545 1,22%

Afd. 2 - Gefionsparken 77 583 2,50%

Afd. 3 - Søndermarken 88 595 2,18%

Afd. 4 - Hedelundsparken 201 755 1,45%

Afd. 5 - Åhaven 178 675 2,86%

Afd. 6 - Siriusparken 219 704 0,70%

Afd. 7 - Midtbyen 48 778 0,91%

Afd. 8 - Institutionen 740 0,00%

Afd. 10 – Kokspang 10 841 2,21%

Afd. 12 - Frøkærparken 14 776 0,00%

Afd. 14 - Rosenhaven 39 732 0,00%

Afd. 15 - Tranbergvænget 22 821 2,25%

Afd. 16 - Havnegade 6 854 0,59%

Afd. 17 - Bryndum/Tarp 40 735 2,50%

18. april 2017

20. april 2017

26. april 2017

24. april 2017

18. april 2017

24. april 2017

Afdeling

25. april 2017

19. april 2017

25. april 2017

20. april 2017

19. april 2017

20. april 2017

Boligforeningen Fremad7. marts 2017

26. april 2017



REFERAT



sep13

7) Byggesager

a) Kvoter til nybyggeri

Fremad har indgivet følgende ønsker til kvoter i 2017:

Grafisk Trykcenter 24 familie boliger areal i alt 2.340 m2

Stormgade 39, 10-12 familieboliger areal i alt 1.080 m2.

Ønskerne medtages overfor Esbjerg Kommune i forbindelse med deres drøf-

telser af fremtidige behov for nybyggeri.

Det indstilles til bestyrelsen at godkende de ønskede kvoter til nybyggeri.

Bestyrelsen godkendte de ønskede kvoter til nybyggeri.

b) Havnegade

Der arbejdes fortsat på udarbejdelse af lokalplan for området.


Taget til efterretning.

8) Afd. 1 – Godthåbsvænget

a) Erhvervslejemål

Det foreslås at ombygge det nuværende administrationskontor til en bolig

på ca. 110 m2, et viceværtkontor samt et mødelokale for afdelingsbestyrel-

sen.

Boligen forventes at kunne indbringe en årlige leje som ved nybyggeri, hvil-

ket vil sige ca. kr. 800 pr. m2. Den samlede leje anslås derfor til at udgøre

kr. 7.300 pr. måned uden forbrug.

Det vil koste ca. kr. 600.000 at ombygge boligen.



REFERAT



sep13

Bygningen er i dag værdi sat til ca. 2.000.000, som er anført som et bundet

beløb i selskabets dispositionsfond. Hvis bygningen ombygges til en bolig,

vil der formentlig kunne optages et realkreditlån på ca. 1.400.000, hvoraf

de kr. 600.000 skal bruges til direkte ombygningsudgifter og kr. 800.000

skal bruges til nedskrivning af den bundne del. Herefter vil restbeløbet på

kr. 1.200.000 skulle straks afskrives, og vil derfor blive et tab fra dispositi-

onsfonden.

Ombygningen, om mærkning, finansiering og lejefastsættelse skal godken-

des af bestyrelsen, afdelingsmødet og Esbjerg Kommune forinden arbejdet

kan igangsættes.

En anden mulighed kan være, at forsøge at genudleje administrationsbyg-

ningen til en interesseret lejer.

Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til hvordan der skal arbejdes vi-

dere med sagen.

Bestyrelsen besluttede at arbejde videre med indretning af en bolig

i de nuværende administrationslokaler.

9) Afd. 2 – Gefionsparken

a) Eventuel byggeskadesag

På nuværende tidspunkt afventes den endelige rapport, hvorefter der kan

indsendes ansøgning til Landsbyggefonden.



10) Afd. 5 - Åhaven

a) Eventuel ansøgning om en helhedsplan

På nuværende tidspunkt afventes den endelige rapport, hvorefter der kan

indsendes ansøgning til Landsbyggefonden.



REFERAT



sep13



11) Afd. 6 – Siriusparken

a) Helhedsplan – tage, altaner, tilgængelighed, sammenlægning

Landsbyggefonden har udsendt brev om, at der foreløbig er afsat kr.

35.000.000 til sagens gennemførelse i 2018. Beløbet dækker ikke de ønsker

der er for gennemførelse af arbejderne, hvorfor Kuben drøfter sagen videre

med Landsbyggefonden.



12) Afd. 17 – Bryndum/Tarp

a) Indbliksgener fra Berntsensvej til landbrug beliggende Klokkevej

Vi afventer Esbjerg Kommunes yderligere kommentarer forinden der foreta-

ges videre i sagen.



13) Planlagte møder 2017

Bestyrelsen bedes – af hensyn til godkendelse af budgetter - overveje om mødet

kan flyttes fx til den 4. maj 2017.

Det indstilles til bestyrelsen at godkende den foreslåede møderække.

Bestyrelsen godkendte at flytte mødet fra den 20. juni til den torsdag

den 4. maj. På mødet underskrives regnskab og protokol, ligesom bud-

getterne for afdelingerne forelægges til endelig godkendelse.



REFERAT



sep13

Møde: Dato: Punkter til dagsorden:

Regnskabs- og budgetmøder

med afdelingsbestyrelser

Mandag den 13. marts

2017 kl. 17.00 og 18.00

Kl. 17.00:

Afd. 7, 14 og 15

Kl. 18.00:

Afd. 5, 6, og 17

Regnskabs- og budgetmøder

med afdelingsbestyrelser

Tirsdag den 14. marts

2017 kl. 17.00 og 18.00

Kl. 17.00:

Afd. 2, 3 og 12

Kl. 18.00:

Afd. 1, 4 og 10

Afdelingsmøde Afd. 6 og 7 Tirsdag den 18. april 2017

kl. 19.00

Afdelingsmøde Afd. 4 og 17 Onsdag den 19. april 2017

kl. 19.00

Afdelingsmøde Afd. 16 Torsdag den 20. april

2017 kl. 15.00

Afdelingsmøde Afd. 5 og 14 Torsdag den 20. april

2017 kl. 19.00

Afdelingsmøde Afd. 2 og 1 Mandag den 24. april 2017

kl. 19.00

Bestyrelsesmøde Tirsdag den 25. april 2017

kl. 16.30

Drøftelse af indkomne forslag

til repræsentantskabsmøde –

mødet holdes kun, hvis der

er indkomne forslag

Afdelingsmøde Afd. 3 og 12 Tirsdag den 25. april 2017

kl. 19.00

Afdelingsmøde Afd. 10 Onsdag den 26. april 2017

kl. 17.00

Afdelingsmøde Afd. 15 Onsdag den 26. april 2017

kl. 19.00

Bestyrelsesmøde Torsdag den 4. maj 2017

kl. 16.30

Repræsentantskabsmøde Tirsdag den 9. maj 2017

kl. 17.00

Bestyrelsesmøde Tirsdag den 15. august

2017 kl. 16.30

Bestyrelsesmøde Tirsdag den 17. oktober

2017 kl. 16.30

Bestyrelsesmøde Tirsdag den 21. november

2017 kl. 16.30



REFERAT



sep13

14) Eventuelt

Intet til referat

15) Punkter til referat til offentliggørelse

Lisbeth Nygaard Jacobsen udarbejder udkast, og fremsender til bestyrel-

sen forinden offentliggørelse.

Documents

Boligforeningen Fremad REFERAT...3 Referat til offentliggørelse fra bestyrelsesmøde i Boligforeningen Fremad Tirsdag den 7. marts 2017 kl. 16.30 på DABs kontor Storegade 33, 2