Buenas practicas CEROPAPEL Sector

Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio República de Colombia Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Calle 18 No.7-59 Bogotá, D. C.

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www.minvivienda.gov.co

INFORME CERO PAPEL

DOCUMENTO BUENAS PRÁCTICAS

OFICINA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y

LAS COMUNICACIONES – MINISTERIO DE VIVIENDA,

CIUDAD Y TERRITORIO

Bogota, D.C., Abril de 2013



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1. INTRODUCCIÓN El Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, en concordancia con la estrategia de eficiencia

administrativa y “cero papel” del Gobierno Nacional, quiere generar estrategias de “cero papel” a partir de

algunas recomendaciones de Gobierno en Línea, que se exponen a continuación:

Se hace necesario generar una estrategia que permita racionalizar el uso de papel, el reciclaje e

implementación del archivo electrónico. Creando así unos hábitos sencillos para el correcto uso del papel

podemos contribuir a la construcción de la estrategia “cero papel”.

Existen importantes oportunidades para lograr reducciones en el consumo de papel en la Administración

Pública mediante campañas de tipo cultural asociadas con la formación de buenos hábitos de consumo

de papel, que en organizaciones privadas y públicas han tenido proveído ahorros importantes en insumos

y espacios de almacenamiento, favoreciendo mejoras en la productividad.

Las evidencias de las actividades realizadas por la administración pública son registradas en documentos

de archivo tales como: memorandos internos, Actas, Resoluciones, Órdenes Administrativas, Circulares,

Oficios y demás documentos de apoyo. En un alto porcentaje estos documentos tienen como soporte

físico el papel, desde su creación y/o recibo y en los procesos de distribución generalmente se exigen

copias adicionales e innecesarias de los mismos.

En las etapas previas a la producción final de un documento es frecuente la impresión de dos y hasta tres

borradores para su revisión y en la mayoría de los casos solo utiliza una cara de la hoja y no se

aprovechan eficazmente las herramientas existentes tales como el correo electrónico, la red interna, los

sitios web internos, repositorios de documentos entre otros, que constituirían potenciales alternativas a la

utilización del papel.

Si bien la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública tiene un componente de gestión

documental y tecnológico importante, se pueden alcanzar reducciones significativas con los recursos que

actualmente disponen las Entidades. La formación de una cultura de Ahorro en Papel, que usa

racionalmente los recursos redundará en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados

con la gestión documental y por ende la utilización de documentos electrónicos de archivo.



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2. QUE ES CERO PAPEL El concepto de oficinas CeroPapel u oficina sin papel se relaciona con la reducción sistemática del uso

del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos.

Es una consecuencia de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y

almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

La oficina Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel. La experiencia de

países que han adelantado iniciativas similares ha demostrado que los documentos en papel tienden a

convivir con los documentos electrónicos en la medida que el Estado no puede negar a los administrados

la utilización de canales presenciales o en papel.

3. OBJETIVOS 3.1 Objetivo general. Disminuir el uso de papel en el ministerio mediante la aplicación de estrategias que permitan el cambio de

hábitos y costumbres en el personal, y que sirvan como herramientas para mejorar la gestión

administrativa de forma eficiente, eficaz y efectiva, así mismo contribuir con la disminución de la carga

ambiental.

3.2 Objetivos específicos.

1. Lograr sensibilizar al personal de todas las dependencias respecto del uso del papel, manejo de

tecnologías y herramientas, existentes, de forma eficiente.

2. Promover entre los funcionarios y contratistas un compromiso con la reducción del consumo de

papel, contribuyendo a la eficiencia administrativa.

3. Establecer las pautas para el uso eficiente de los recursos en el ministerio

4. Identificar, conocer y reafirmar la conceptualización del proceso a través de la estrategia “Cero

papel”.

5. Establecer como herramienta transversal, los productos y servicios digitales, a fin de que aporten

valor agregado a los procesos internos y externos de la entidad.

Uso y Manejo de archivos digitales.

Lectura y Revisión Documental Digital.

Envió y recibido de comunicaciones Digitales.



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DOCUMENTO BUENAS PRÁCTICAS SEGUNDO SEMESTRE

Línea base de las Impresiones del MVCT consolidado de Julio a diciembre de 2013, en el cual se

realizaron 2 Campañas de CERO PAPEL denominadas “MOVIMIENTO CERO” y “CONTÁGIATE” de

acuerdo al cronograma establecido con fechas desde Agosto a Noviembre, adicionalmente el Sector se

integro para las campañas propuestas realizando un cronograma donde se definieron 3 Fases para la

implementación y ejecución de las 2 Campañas.

Se adjunta imagen de la Campaña de CERO PAPEL y los objetivos propuestos por el MVCT y el sector.

Se adjunta imagen del cronograma implementación y ejecución de las campañas de CERO PAPEL.



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Para el Segundo semestre de 2013 la información otorgada sigue el mismo procedimiento dado en el

primer semestre por cantidad de impresiones, en el marco de sensibilización en el mes de octubre se

implemento el taller en “ANÁLISIS DE IMPACTO DEL CAMBIO EN GESTION DOCUMENTAL Y

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS – GESTIÓN DEL CAMBIO”. En el cual se realizaran 15 Sesiones

para los funcionarios del ministerio, de la cual se definieron varios listados sobre las personas que más

consumen papel y que superaron las 5.000 impresiones en el primer semestre.

Se adjunta imagen sobre el Taller de sensibilización GESTIÓN DEL CAMBIO.

La Tabla de variación Porcentual Vs la Línea Base de Enero – Vs el Promedio de Usuarios.

Mes Total

Cantidad Impresiones

Promedio Usuarios

Variación % VS Línea Base de Enero

Variación % VS Promedio*

ene-13 116.737

436

21%

feb-13 101.288

335 -23% -7%

mar-13 106.196

306 -30% -15%

abr-13 152.328

288 -34% -20%

may-13 211.445

387 -11% 7%

jun-13 209.743

380 -13% 5%

jul-13 269.727

408 -6% 13%

ago-13 229.488

356 -18% -2%

sep-13 246.473

353 -19% -2%

Promedio* 1.643.425

361



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La Tabla de variación Porcentual Vs la Línea Base de Enero, muestra la medición sobre el ahorro de

papel y las posibles soluciones a la orientación sobre los eventos y/o actividades externas que no se

pueden controlar o mitigar.

Grafico variación Porcentual Vs la Línea Base.

La Tabla de variación Porcentual Vs el Promedio de Usuarios se puede valorar cuales están por encima y

por debajo de la línea base.

Grafico variación Porcentual Vs el Promedio de Usuarios.



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En el análisis trimestral se evidencia que el trimestre con menor consumo en el MVCT y por la cantidad

total de Usuarios se presento en el Trimestre Abril – Junio 2013.

Grafico Promedio por Usuario Trimestral 2013 - Consumo de Impresiones.

Análisis del Consumo de impresiones y fotocopias 2013 línea base de Enero con corte a Octubre

Se adjunta fotos de las campañas de Movimiento cero y Contágiate para el evento del Ministerio de

Vivienda donde se presentaron todas las piezas que se utilizaron en la Semana Expectativa.



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Semana 1 y 2.

Semana 3 y 4.



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Semana 5 y Cierre de Campaña.



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Tabla de Consumos total de impresiones.

Cantidad de Impresiones Mes Total %

ene-13 116.737 6%

feb-13 101.288 5%

mar-13 106.196 6%

abr-13 152.328 8%

may-13 211.445 11%

jun-13 209.743 11%

jul-13 269.727 14%

ago-13 229.488 12%

sep-13 246.473 13%

oct-13 267.346 14%

Total general 1.910.771 100% Se adjunta el Cronograma de Gestión del Cambio establecido para el Proceso de Gestor Documental como iniciativa de la sensibilización y capacitación de los funcionarios y contratistas para el uso eficiente de sus actividades diarias en su vida personal, laboral, de las metas propuestas, y la mejora de los medios ecológicos de los recursos informáticos.

ID DIA HORA LUGAR

1 Octubre 09 8 a.m. - 12-00 m Botica salón principal

2 Octubre 11 8 a.m. - 12-00 m Botica salón principal

3 Octubre 24 8 a.m. - 12-00 m Edificio calle 18 piso 10




7 Noviembre 06 8 a.m. - 12-00 m Edificio calle 18 piso 7











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Promoción de buenas prácticas de uso de papel en las campañas de Agosto a Octubre de 2013

Para la implementación de las campañas Sectoriales que se iniciaron en el mes de agosto y finalizaron

en el mes de octubre se tenía como resultado evaluar el comportamiento de cada Entidad y de sus

dependencias en el consumo y disminución de papel para una crear conciencia y una cultura de ahorro.

de acuerdo a la estrategia de cero papel una de las iniciativas visuales era cambiar la forma de pensar y

de actuar de las personas vinculadas con la entidad y definir pasos de acción prácticos para disminuir el

consumo de papel y el desperdicio del mismo en cada dependencia o piso, en la prueba piloto que se

definió desde la Oficina Tic se encontró que en el seguimiento mensual del consumo y el desperdicio de

papel en la fase de las 2 campañas en el MVCT siguió presentando consumos mayores a lo esperado por

la campaña de Movimiento cero y Campaña Contágiate Slogan “CERO Excusas”. En él mes de agosto se

implemento una pieza con las 10 dependencias de mayor consumo de papel de la línea base de enero a

junio de 2013 para proceder a evaluar las campañas de Agosto a Octubre evidenciando que el consumo

de papel aumento y no se encontró una disminución significativa, esto demuestra que en el MVCT se

encontró resistencia al cambio, de acuerdo a la iniciativa de disminuir los consumos de impresión y

fotocopias y del desperdicio de papel con cajas de reciclar el papel a 1 y 2 caras.

El Nivel de madurez propuesto por el Ministerio para el año es un nivel Inicial donde se contempla el

plan de eficiencia administrativo liderado por la oficina TIC, Grupo de Soporte Técnico con el apoyo

del Ministerio con el propósito de alcanzar las victorias tempranas con la Sensibilización e

implementación de buenas prácticas para el ahorro de papel, otra solución a corto plazo es la integración

del GESDOC con los procesos de BPM para dar una solución a los sistemas existentes y mejorar la

cultura del funcionario para trabajar documentos digitales y dar soluciones al cliente interno y externo con

el análisis y priorización de procesos, flujos documentales, funciones y responsabilidades de las

dependencias que compran los insumos para reducirlos en forma raciona e implementar el plan de

trabajo para el reciclaje.

Nivel Inicial Se realiza la entrega de los resultados a la fecha del Nivel de cumplimiento en el Seguimiento y Control del Componente de Transformación, que tiene como objetivo hacer uso de medios electrónicos en procesos y procedimientos internos y Estrategia de Cero Papel. Porcentaje: 45% La Iniciativa de CERO Papel es “Establecer lineamientos para hacer más eficientes y efectivos los trámites y eliminar el uso del papel en la gestión que realizan las entidades públicas, tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan hacia los ciudadanos”.



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Buenas prácticas alcanzadas. Seleccione las buenas prácticas adoptadas por la Entidad para la reducción de consumo de papel.

a. Impresión a doble cara b. Reducción del tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar. c. Reducción del tamaño de letra y fuentes al imprimir. d. Lectura y corrección en pantalla antes de imprimir. e. Uso correcto de impresoras y fotocopiadoras. f. Reciclaje de papel. g. Uso de la intranet para evitar impresiones injustificadas. h. Uso del correo electrónico para evitar impresiones injustificadas. i. Uso de herramientas tecnológicas de colaboración para compartir información. j. Campaña Top de impresión semanal/mensual k. No ha adoptado buenas prácticas

Buenas prácticas que faltan ser alcanzadas.

a. Fotocopia a doble cara b. Configuración correcta de los documentos antes de imprimir c. Revisión y ajuste de formatos d. Evitar copias e impresiones innecesarias e. Reutilización de papel usado por una cara f. Uso de aplicaciones/sistemas de información de gestión de documentos electrónicos de archivo y

gestión de contenido.

Documentos electrónicos. La entidad ha iniciado la incorporación de esquemas de gestión de documentos electrónicos y estas son las actividades alcanzadas.

a. Identificación de requisitos y necesidades. b. Evaluación de sistemas existentes c. Definición de estrategias y diseño del sistema requerido d. Análisis de los procesos y servicios de la entidad.

Actividades pendientes por ser alcanzadas

e. Sustitución de memorandos y comunicaciones internas en papel por electrónicas f. Sustitución de correspondencia entre las entidades de papel a electrónico g. Sustitución de materiales informativos, publicaciones, guías, manuales y otros.

INFORME CERO PAPEL MOVIMIENTO CERO Fondo Nacional del Ahorro

1

El Fondo Nacional del Ahorro atendiendo las Políticas de Desarrollo Administrativo, Eficiencia Administrativa y

Cero papel, creó la estrategia Movimiento Cero, la cual fue replicada para el Ministerio de Vivienda, Ciudad

y Territorio y la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico CRA.

Mediante una campaña institucional se realizaron diferentes acciones para dar a conocer el Movimiento Cero al interior de cada entidad, por lo cual se realizaron las siguientes actividades:

LA CAMPAÑA Se realizaron diferentes mesas de trabajo con el fin unificar criterios y establecer un concepto creativo adecuado, el cual diera a conocer el objetivo de la campaña y desarrollo de las actividades. Teniendo en cuenta los aportes, comentarios y observaciones de las entidades del sector, se definieron dos

fases para la campaña Movimiento Cero - Cero excusas, contágiate:

Objetivo de la campaña: Fomentar hábitos que evidencien las buenas prácticas para la protección del medio ambiente mejorando además las condiciones de trabajo, de acuerdo a la premisa de que “Es más agradable y seguro trabajar en un lugar limpio y ordenado”. Objetivos específicos:

1. Lograr que las personas eliminen de su puesto de trabajo aquello que no es útil para sus actividades diarias mediante la clasificación, así como la eliminación y agrupación de residuos.

2. Mantener el área de trabajo bajo estándares de limpieza. 3. Lograr que los esfuerzos implementados durante las 5 semanas de campaña se mantengan. 4. Conseguir que se tome conciencia de los beneficios de ser amigable con el medio ambiente a través de

la reducción del consumo de papel. Implementación:

Se enviarán correos electrónicos con las piezas gráficas sobre las buenas acciones para la conservación del medio ambiente al mismo tiempo que mantener integralmente la entidad en un ámbito limpio, ordenado y de calidad bajo el concepto “ cero excusas, contágiate”

Durante la campaña se escogerá un día a la semana para realizar una actividad correspondiente a las 5S, tales como; clasificar, ordenar y limpiar.

El delegado de Movimiento Cero de cada área será participante activo de cada actividad y rendirá

un informe y/o soporte de las actividades realizadas entorno a la “S” en particular.

2

MAILING A continuación se presentan algunas de las piezas gráficas remitidas por correo electrónico a toda la entidad durante el desarrollo de la campaña:

3

4

ACTIVIDADES Con la colaboración de los delegados de Movimiento Cero se realizaron actividades en donde, con la

participación de todos los funcionarios se incentivó la práctica promovida durante la semana. Clasificar:

5

Ordenar:

Limpiar:

DOCUMENTO BUENAS PRÁCTICAS CERO PAPEL Fondo Nacional del Ahorro

1

Como resultado de la campaña denominada Movimiento Cero - Cero excusas, contágiate cada delegado

de los procesos remitió los tips de buenas prácticas para contribuir a la disminución del consumo de papel y replicar lo promovido durante los días de la campaña. A continuación se presentan los tips consolidados:

No. Tip Dependencia /proceso

1 Reutilización de papel usado por una cara, para impresiones. Tesorería, Presupuesto, Mercadeo, Cesantías, Contabilidad, Desarrollo Organizacional.

2 Clasificación de papel para reciclaje Tesorería

3 Imprimir sólo lo necesario Tesorería

4 Mayor utilización de correo electrónico Tesorería, División Administrativa.

5 Escanear los documentos para garantizar su conservación Tesorería, Gestión Humana

6 Compartir en red información con las dependencias involucradas para evitar imprimir documentos

Tesorería, Gestión Humana

7 Utilizar tacos pequeños de papel reciclado para anotar mensajes o notas cortas.

Tesorería

8 Procurar imprimir por las dos caras. Tesorería, Desarrollo Organizacional,

9 Configurar bien los documentos antes de imprimir, para evitar dejar páginas en blanco.

Tesorería

10 En los memorandos utilizar al máximo documentos escaneados, para adjuntar como soportes

Tesorería

11 Conservar adecuadamente los documentos físicos para evitar solicitarlos nuevamente o imprimirlos reiterativamente.

Tesorería

12

Guardar los correos en el PC para consultarlos cada vez que sea necesario, así se evitan las impresiones, que más adelante se convierten en basura en nuestros puestos de trabajo o en nuestros hogares.

Tesorería

13 Uso de la herramienta Isolución, como instrumento de consulta y sólo imprimir los formatos necesarios.

Desarrollo Organizacional

14 Fomentar la cultura del uso de la USB Desarrollo Organizacional

15 Implementación de Gestión documental para la entidad División Administrativa

2


16 Fotocopiar los documentos por ambos lados de las hojas División Administrativa, Presupuesto

17 Espacios virtuales de trabajo División Administrativa

18 Imprimir la versión final del documento para su firma o radicación División Administrativa

19 Preservación digital de los archivo de los funcionarios División Administrativa

20 Conocimiento por parte todos los funcionarios del FNA sobre el correcto funcionamiento de las impresoras

División Administrativa, Mercadeo

21 Realizar jornadas de concientización a todos los funcionarios sobre el tema; haciendo especial énfasis en su importancia, impacto ambiental y económico.

Contabilidad

22 Jornadas de capacitación para conocer los beneficios que permiten las herramientas ofimáticas.

Contabilidad

23 Mayor capacidad de memoria para envió y recepción de correos electrónicos.

Contabilidad

24 Almacenamiento de soportes y evidencias en medio magnético. Contabilidad, Cesantías

25 Establecer límites de consumo máximo permitido de papel por área, en relación con sus actividades y número de personas.

Contabilidad

26

Programar campañas de medición de consumo de papel, otorgando incentivos para aquellas áreas que presenten el menor índice de consumo, en proporción con el tipo de proceso y cantidad de personas que lo integran.

Contabilidad

27 Reducir al mínimo posible la documentación física que suministran los afiliados, como soporte para sus operaciones en el FNA.

Contabilidad

28 Solicitar la digitalización de documentos a los proveedores, en caso de la información soporte de contratos; en la medida de lo posible.

Contabilidad

29 Limitar el uso de las impresoras y fotocopiadoras. Contabilidad

30 Guardar la mayor información posibles en el computador Presupuesto, Mercadeo,

31 Corregir los documentos en lo posible en el computador y validarlos mediante correo electrónico, para no imprimir para ajustes o vistos buenos

Presupuesto, Contabilidad, Mercadeo, Cesantías

3


32 Memorandos a través de Orfeo Mercadeo

33 Utilizar las herramientas del PC como agenda, calendario, block de notas, documentos compartidos etc.

Mercadeo

34 Reducción del tamaño de los documentos reduciendo el tamaño de la letra y disminuyendo los márgenes para reducir la cantidad de hojas

Mercadeo, Presupuesto

35 Promover el uso de la intranet para la consulta de documentos y evitar su impresión.

Mercadeo

36 Reducir el uso de sticker para los visitantes Gestión Humana

37 Comprar resmas de papel reciclable Gestión Humana

38 Que el FNA suministre a los trabajadores 1 vaso por semestre, para disminuir el uso de vasos desechables

Gestión Humana

39 Implementar sellos digitales para las actas Gestión Humana

40 Implementar la recepción de manera virtual de las hojas de vida y los documentos de respaldo

Gestión Humana

Plan de Divulgación Cero Papel y Eficiencia Administrativa

Versión 01 12 de Diciembre de 2013

2013 Este documento contiene las acciones a seguir para la divulgación de la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico para el año 2014.

Plan de Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel 2014 2

Generalidades

La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA, ha incorporado en el Sistema Integrado de Gestión y Control la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel aprobada en el Comité Sistema Integrado de Gestión y Control N°13 del día 9 de Diciembre; este documento está enmarcado en la iniciativa del Gobierno Nacional a través del Ministerio de Tecnologías de la Información (TIC’s) y la Dirección de Gobierno en Línea que desea promover la implementación de oficinas Cero Papel como un proyecto que permita combinar esfuerzos para mejorar la eficiencia de la administración pública con las buenas prácticas ambientales. Es importante reconocer que esta política menciona algunas de las buenas prácticas que están asociadas a la responsabilidad con el ambiente y el desarrollo sostenible. El compromiso de la entidad es apoyar el proceso de sustitución de trámites basados en papel, por trámites y/o procedimientos que puedan desarrollarse por medios electrónicos. La entidad ha documentado en su plan de Acción 2013 su interés por lograr avances en términos de eficiencia administrativa y Cero papel, la Alta Dirección considera importante la implementación de buenas prácticas que permitan : identificar, racionalizar, simplificar y automatizar procesos, procedimientos, trámites y servicios, tanto internos como externos, con el fin de optimizar el uso de recursos, disminuir los tiempos de respuesta y mejorar la capacidad de seguimiento y control de resultados.

Estrategia Cero Papel Para el desarrollo de la estrategia de reducción del consumo de papel, la Entidad efectuó en el 2012, el diagnóstico frente a las condiciones (elementos y equipos disponibles), las acciones que se están llevando a cabo al respecto y el comportamiento del personal frente al uso de papel. Como resultado de las diversas acciones desarrolladas por la Entidad para un mejor uso del papel, la cantidad de papel utilizado entre mayo y octubre de 2012, mostró una notable reducción, tal y como se puede observar en el siguiente gráfico:

0

20

40

60

80

100

120

Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre

Re

smas

de

Pap

el

Consumo de Papel Mayo a Octubre de 2012


Dicho comportamiento positivo, es el resultado de las mejoras incorporadas en los procesos de citación y seguimiento a Comités de la Entidad, que actualmente se realizan de manera virtual y cuyos documentos de trabajo se entregan únicamente mediante correo electrónico. Además para este año la entidad logró formalizar su interés en la estrategia por medio de la incorporación de su Política sobre Eficiencia Administrativa y Cero Papel en el Sistema Integrado de Gestión y Control, paralelo a esto y dando cumplimiento a la promoción de buenas prácticas se realizó desde el mes de Septiembre hasta el mes de Octubre una campaña de sensibilización por medio del correo electrónico institucional para sensibilizar a funcionarios y/o contratistas sobre la importancia de adoptar buenas prácticas en el uso de los recursos. En este documento se presentan a continuación los temas que se van a socializar en el Plan de divulgación para todos los funcionarios y/o contratistas con el propósito de mantener la adopción de buenas prácticas que permitan continuar con la reducción del consumo de papel, formalizar de manera institucional la disposición final del material de residuo y mejorar la gestión de la entidad por medio de la racionalización y automatización de trámites internos. Por lo anterior, se tiene programado realizar acciones de divulgación para lograr la eficacia de la estrategia a través de los siguientes medios: Canales internos de comunicación

Carteleras

Existen siente (7) carteleras informativas en las instalaciones de la Comisión. Allí se habrá de publicar en papel reutilizado la estrategia de Eficiencia Administrativa y Cero Papel. Ejemplo:

Correo electrónico

Cada funcionario de la Comisión tiene asignada una cuenta de correo electrónico. Allí, se les puede enviar a todos cualquier información directamente. Ésta, al igual que la publicada en las carteleras, puede ser de carácter interno o externo. Ejemplo:


Reuniones informativas

Son citadas por el Director Ejecutivo en ejercicio, como vocero oficial y primera autoridad de la Comisión, para dar a conocer algún procedimiento o información relevante para todos los funcionarios. Son programadas a discreción y de acuerdo con la necesidad. También se pueden citar con el fin de celebrar un evento especial a nivel interno. Ejemplo:

Intranet

Esta herramienta está concebida para que a través de 5 secciones y 30 canales distintos se brinde información de interés para los funcionarios de la entidad. Su actualización depende de los responsables de cada canal. Es administrada desde el área de planeación y puede afirmarse que es el medio de comunicación más importante a nivel interno.


Sensibilización: Con esta actividad, la Oficina Asesora de Planeación y TIC’s desea dar a conocer a los funcionarios y/o contratistas la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel destacando las disposiciones que fueron aprobadas tales como: 1. Fotocopiar e imprimir a doble cara:

Se debe invitar a todos los funcionarios y/o contratistas de la entidad a identificar aquellos documentos que se deben imprimir de forma obligatoria tales como: comunicados de salida y actos administrativos, es importante concientizar a todos sobre el gasto ambiental y económico de hacer impresiones de documentos de borrador, dado que las revisiones de los mismos puede hacerse en el computador. Una vez se hayan identificado aquellos documentos que deben ser impresos, cada funcionario y/o contratista debe configurar desde su computador las impresiones a doble cara, de esta manera, se disminuye el riesgo de olvido que puede presentarse al momento de mandar a imprimir los documentos. Es importante, que cada funcionario y/o contratista elija para imprimir sólo aquellos documentos que son requeridos en papel. 2. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar: La entidad ha elegido como fuente de letra Arial y el tamaño de los documentos impresos debe ser 10, estas características han permitido reducir el papel en las impresiones de los documentos de trabajo de la Subdirección de Regulación y la Oficina Asesora Jurídica que corresponden a la labor misional de la entidad. 3. Configurar de manera correcta las páginas y verificar los documentos antes de enviarlos a imprimir: Para la impresión de aquellos documentos en una sola cara, será importante que funcionarios y/o contratistas se comprometan con el ajuste cuidadoso de sus documentos antes de enviarlos a imprimir, es muy valioso que se verifique: datos de los destinatarios de la información, vigencia de los documentos que utiliza tales como formatos y/o plantillas del Sistema de Gestión de Calidad, márgenes de los documentos, tipo de fuente y tamaño, ortografía, redacción, profesionales responsables de firma, etc. 4. Las impresoras y fotocopiadoras deberán utilizarse para el cumplimiento de las labores propias de la gestión de la entidad, en ningún caso para impresiones que sean de tipo personal. Se debe sensibilizar al personal de la entidad de no hacer uso de las impresoras y/o fotocopiadoras para fines personales, estas son herramientas asociadas a la labor que cumple al interior de la entidad y bajo ninguna circunstancia deben ser utilizadas para otro tipo de trabajos. 5. Reutilización de papel que sólo sea impreso por una cara, estas hojas podrán reemplazar el uso de aquellas que no se han utilizado y que se utilizan como hojas de borrador. Se debe crear conciencia en todos los funcionarios Y7o contratistas sobre el adecuado uso del papel, es importante que aquellas hojas que se han impreso por una sola cara sean utilizadas como papel para tomar apuntes y como hojas de borrador. No se deben utilizar hojas limpias para hacer anotaciones informales o de borrador, para esto, sirve la cara de una hoja que ya ha sido utilizada.


6. Identificación de documentos que pueden ser entregados mediante correo electrónico Los funcionarios y/o contratistas deben identificar aquellos documentos de trabajo, comunicaciones, memorandos u otro tipo de información que se pueda manejar y gestionar a través del correo electrónico institucional. Será importante que aprender a intercambiar información de forma rápida evitando el uso del papel y utilizando herramientas de la red como las aplicaciones para edición de documentos compartidos. Estos correos electrónicos no deben imprimirse, salvo que sea estrictamente necesario. 7. Digitalización de documentos de trabajo compartidos Cuando una de las oficinas tenga responsabilidad de gestionar un documento que deba ser tramitado de manera conjunta con otra dependencia, será labor de la primera (la que tiene la información impresa) digitalizar el documento y compartirlo a través de la red para todas las partes interesadas, no vale la pena reimprimirlo o fotocopiar el mismo cuando pueda darse a conocer en forma digital.

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