Business Case v. 1 (4)B

8/19/2019 Business Case v. 1 (4)B

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Business Case

Adición de funcionalidades al Sistema de

Evaluación Online del cuerpo docente de launiversidad ESPOL

• Christian Falconí

•

Fabricio Medina• isella Murillo

• !iana S"nche#



Tabla de contenido$%& 'ntroducción%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% (

(%& Ob)etivo estrat*+ico de la or+ani#ación%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%,

,%& -esultados del Estudio de Factibilidad%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%,

.%& -e/uisitos iniciales%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%,

0%& Bene1ciarios Principales%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%.

2%& An"lisis de -ies+os%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%.

3%& -esultados del Pro4ecto%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%% 0

1.- Introducción

Desde el 2008 la Escuela Superior Politécnica del Litoral, mediante el departamento de Servicios

Estudiantiles, tiene implementado el Sistema de Evaluación Docente en línea CENACAD, esta

$



plataorma se encar!a de presentar resultados de encuestas diri!idas a los estudiantes so"re el

desempe#o de sus Docentes$ Dado el interés por parte de los Directivos % Docentes so"re los

resultados &ue la plataorma orece % con el propósito de me'ora continua es de suma importancia

&ue la inormación o"tenida del sistema sea vera( % oportuna$

De la e)periencia ad&uirida en los primeros a#os de operación del sistema , se identiicó &ue los

estudiantes no reali(a"an las encuestas durante los pla(os esta"lecidos % los resultados no ueron

los esperados, por lo &ue se decidió &ue el completar las encuestas sea de car*cter o"li!atorio$ Es

así &ue el no completar las encuestas !enera una deuda con el Sistema ACAD+-C. de la

ESP.L, encar!ado del ma%or porcenta'e de tr*mites estudiantiles$ Lue!o de llenar las encuestas

esta deuda de"e de ser eliminada de los re!istros, uncionalidad &ue CENACAD actualmente no

posee$

En "ase, al an*lisis precedente, se determina &ue es necesario implementar un módulo inte!rado

al sistema &ue cumpla con la uncionalidad de des"lo&uear autom*ticamente al estudiante,después de /a"er culminado la encuesta de evaluación docente, de tal manera &ue se sincronicen

los procesos interdepartamentales de inali(ación de encuesta % actuali(ación de deuda$

Con este eno&ue se presentaron dos soluciones potenciales

1$ Actuali(ación en línea de la deuda en los sistemas Esta solución consiste en crear un

módulo &ue realice una sincroni(ación en línea de los re!istros tanto en el Sistema

CENACAD como en el sistema ACAD+-C. lue!o de &ue el estudiante /a%a reali(ado

todas las evaluaciones pendientes, des"lo&ue*ndolo de manera autom*tica$

2$ Actuali(ación por lotes o masiva de las deudas en los sistemas$ Esta solución consiste en

crear un módulo &ue realice la actuali(ación masiva de las deudas en am"os sistemas$

Esta actuali(ación se iniciaría lue!o de las 0000, tomando el listado de todos los

estudiantes &ue inali(aron las evaluaciones durante el día anterior % des"lo&ue*ndolos de

los sistemas al día si!uiente$

Lue!o de reali(ar un estudio de acti"ilidad inanciero, de mercado, técnico, am"iental % de

responsa"ilidad social se tomó la decisión de implementar la propuesta de Actuali(ación en línea la

cual se a'usta a los o"'etivos or!ani(acionales de innovación permanente en los procesos de la

.r!ani(ación, reduciendo los tiempos de espera en los procesos % me'orando el nivel de

satisacción de los estudiantes % usuarios actuales del sistema$

(



2.- Objetivo estratégico de la organización

Este pro%ecto contri"u%e al o"'etivo estraté!ico de me'orar la eiciencia en las actividades

permanentes de la 3niversidad e incrementar la vinculación de los usuarios actuales con el

Sistema de Evaluación a Docentes$

3.- Resultados del Estudio de Factibilidad

Los resultados del estudio de acti"ilidad reali(ado al módulo ueron positivos desde los dierentes

eno&ues anali(ados$ Si "ien es cierto la solución seleccionada es la m*s costosa, la tasa de

renta"ilidad % el a/orro &ue !enerar* a la 3niversidad son superiores a la propuesta de

actuali(ación por lotes$ Esta solución !enerar* un a/orro de alrededor 3SD 14,000$00 por a#o al

ser reempla(adas las actividades manuales &ue se reali(an para un des"lo&ueo estudiantil,

adem*s de darnos un 5-6 del 87$

Por otra parte esta solución !enera un ma%or "eneicio al estudiante % al personal administrativo de

la 3niversidad, al otor!ar un proceso *!il % una respuesta autom*tica al tr*mite de des"lo&ueo

estudiantil de los sistemas$ Siendo esto lo m*s atractivo para el usuario inal$

A nivel técnico las /erramientas necesarias para poder desarrollar el módulo son accesi"les para la

3niversidad tanto en inraestructura ísica como en tecnolo!ía "*sica re&uerida$

.- Re!uisitos iniciales

Los re&uisitos iniciales del módulo son los si!uientes

& -mplementar el pro%ecto a manera de módulo &ue permita su inte!ración a cual&uier

componente de sistema &ue se desee desarrollar m*s adelante$

& -mplementar las estructuras, componentes, % am"iente de prue"as utili(ando las

tecnolo!ías open source &ue %a se encuentran en producción PP % Post!reS9L:$

& El proceso de"e ser totalmente transparente para el usuario$

& La sincroni(ación de las ;ases de datos no de"e tomar m*s all* de 4 a 10 minutos$

Dependiendo del nivel de transaccionalidad de los e&uipos$

& No e)iste un ront<end, la uncionalidad es a nivel de procesos en "ac=!round$

,



".- #ene$ciarios %rinci&ales

Los principales "eneiciarios del módulo a implementarse son los si!uientes

Docente -nteresado en &ue los resultados de la

plataorma CENACAD so"re su desempe#o

como docente sea ia"le % oportuna$Estudiante -nteresado en &ue la plataorma CENACAD

posea la uncionalidad de des"lo&ueo

autom*tico % de esta orma no se presenten

inconvenientes para reali(ar sus tr*mites

estudiantiles$Personal Administrativo Centro de

Servicios Estudiantiles

-nteresado en reempla(ar el proceso manual de

des"lo&ueo en los sistemas por un proceso

autom*tico % de esta manera reducir costos en

sus operaciones$Personal Administrativo Centro de

Servicios -norm*ticos

-nteresado en reempla(ar el proceso manual de

des"lo&ueo en los sistemas por un proceso

autom*tico % de esta manera reducir costos en

sus operaciones$Directivos -nteresado en &ue el pro%ecto cumpla con los

re&uerimientos solicitados en las

especiicaciones acordadas tanto en tiempos

como costos$Comunidad Politécnica -nteresado en &ue la 3niversidad posea

tecnolo!ía de punta con el in de proveer a la

Comunidad de sistemas % procesos *!iles$ 5abla $% Bene1ciarios Principales

'.- (n)lisis de Riesgos

Se /an identiicado % clasiicado los ries!os relevantes &ue podrían impactar al desarrollo del

pro%ecto$ En la ta"la 2 /emos deinido los mismos en sus respectivas cate!orías

Riesgos en la Planificación Riesgos Tecnológicos Riesgos Organizacionales

Poca e)periencia en la

Administración de Pro%ectos

;a'o rendimiento del e&uipo de

pro%ectos

>alta de apo%o de la

Dirección

?estión de interesados ineica(

Desconocimiento de las

/erramientas de desarrollo

Poco apo%o

interdepartamental

.



Alcance del pro%ecto no

deinido

-mplementación del pro%ecto

inadecuada

6etraso en entre!a de las

instalacionesLevantamiento de inormación

incompleto Comunicación poco eectiva

6ecursos poco

comprometidos 5abla (% 5abla de -ies+os del Pro4ecto

Ca"e recalcar &ue para &ue podamos llevar una correcta Administración del Pro%ecto es necesario

/acer un plan de ?estión de estos ries!os con el in de miti!arlos$ Las "uenas pr*cticas del P-@

su!ieren el uso de plantillas para la identiicación % control de los ries!os las cuales de"en ser

constantemente actuali(adas durante el tiempo de vida del pro%ecto$ Estas plantillas de"en

contener la inormación principal del ries!o Cate!oría, descripción, causa, responsa"le, etc$:, así

como las acciones potenciales para contrarrestarlo$

*.- Resultados del %ro+ecto

Al inali(ar el pro%ecto, se /a"r* eliminado el proceso manual de des"lo&ueo, por uno autom*tico$

Adicional, a!ilitar* el tr*mite tanto para clientes internos como e)ternos, es decir, personal

administrativo % estudiantes$

El pro%ecto "eneiciar* a me'orar el nivel de educación %a &ue las evaluaciones en línea sirven

para tomar acciones correctivas % preventivas ante alencias institucionales$

>inalmente, este sistema coopera al pro%ecto ecoló!ico de la ESP.L, en lo reerente al uso de

nuevas tecnolo!ías % de tal manera, evita desperdicio de insumos materiales, o !eneración de una

alta /uella ecoló!ica$

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