Business TransformationAvoiding The Pit Falls

Objectives

• To show you that IT needs to understand the business

• People are our greatest resource and biggest obstacle

• Communicate, Communicate and Communicate

Agenda

• Who am I

• What I intend to cover– Reasons for change– People– Processes– Technology– The major pitfalls

• Q & A session

Reasons for change

• Company direction changes• Economic environment• Competition• Customer requirements• Government legislation• Disaster• New opportunities• Acquisition• Consolidation• Technology• Etc…..

“Willingness to change is a  strength, even if it means plunging  part of the company into total  confusion for a while.”

Jack Welch

Perspective

• Question?– How many people in the room work in internal IT support?

– How many of you sit on the executive board of your company?

– How many people in the room are from a IT service organization?

– How many of you are aware of your customers business objectives?

• Different Perspectives– The business owns the change and should see how it fits in with the 

company objectives

– Vendor only has visibility of their project

Yin Yang  

• People– Decide on the change– Drive the change– Understand the requirements and reasons for the change

– Have a single vision – See the whole picture– ‘Bought into’

the new vision 

• Process– Well defined and understood

– New processes deliver objectives– Based on the reason for the change

Yin Yang cont…

• Technology– The tool for delivering the change– Seen as a business enabler– Mirrors the business 

– Championed from above

These are the positives, each point can be mapped to an negative, and it  is somewhere in between where most programmes of change start.

Pitfalls

• Communication– To the customer

– Within the business

– Between partners

• Driven from the top– Championed by a senior business director

– Focus and reported on to the board

• Seen as an IT project– IT team visible – business team invisible

– New technology ‐

new risks

Communication

• To the customer– What is their future experience– Does it satisfy their needs

• Within the business– Regular and repetitive communication– Communication methods reflects culture– Success factors highlighted– What is in it for every stakeholder

• Between Partners– Roles and responsibilities defined and agreed– Informed of business vision – Long term relationship defined

Driven from the top

• Senior Director seen to champion the change

• Reasons for the change regularly communicated

• Focus placed on the progress set as KPI

• Management delivering with focus on the change

• All the team have the same vision

• Communicated as a programme or project of change

Seen as an IT project

• All the training is based around the new technology

• IT staff are very visible

• No business staff are involved

• Business does not own the change initiative

• All the drive coming from IT

• All the changes seen as IT– New servers– New Applications

• No business process change doing the same thing with new  technology

Best Practice

• Driven from the top• Communicate, Communicate, Communicate• Show by your actions this is the way forward• Ensure it is business owned• Get your people behind the change• Communicate the benefits for all• Develop incentives• Communicate the vision• Deliver quick wins• Praise and reward efforts• Use Frameworks as guidance

Summary

PeopleOur greatest resource and biggest obstacle

ProcessUnderstand, Monitor, Measure, Manage

TechnologyThe tool which makes it happen

OwnershipThe business owns the change

CommunicateOften and regular

CommunicateRepeat your message

Repeat your message

Repeat your message

Repeat your message

Repeat your message

IT needs to understand the business

Driven from the top

Inform stakeholders

Yin YangPeople, People and People

IT needs to understand the business

Driven from the top

Include stakeholders

Yin Yang

People, People and People

Keep Customizations DownLowers cost and complexity

Communicate

Communicate

and Communicate again

Best Practice Frameworks

PRINCE

ITIL

MSP

TOGAF

Communicate

Communicate

Communicate

Often and Repeat Your message

The only constant is CHANGE

Change is not in our culture

This is the BIG Issue

Not an IT Project

IT as business partner

Business Owner

Drive by your actions

Same Vision

Quick wins

Get your message across

The new way is the only way

Do it the new way

Not the same way with different technology

Yin Yang

PeopleAccept change

See the requirement for change

Understand when it is explained

PeopleResist change

Do not see the need

Do not accept the explanation

Programme of ChangeAt least 3 projects

Human Resource

Business

Technology

PeopleDo the work

ProcessIs how people do the work

TechnologyIs what people do the work with

People 

Process

Technology

Manage these for success

People 

are the common denominator

within change

So communicate to the PEOPLE

Get over ‘what is in it for them’

Get your VISION across

Obtain buy‐in

Communicate

Communicate

Communicate

You can never over Communicate

Measure

• To show you that IT needs to understand the business

• People are our greatest strength and biggest obstacle

• Communication is utmost

• Have I met my objectives?