Innovació tecnològica i gestió documental

JUNY 2016 I Nº 117

1

06 Notícies

04 Editorial

09 Jornades

2

11 Publicacions

SUMARI

13 Estàndards

14 Normativa

18 Licitacions

20 http://

3

EDITORIAL

Desplegament de l'Administració electrònica

El Govern de l'Estat, des de l'entrada en vigor de la Llei 11/2007, d'accés

electrònic als serveis públics, ha estat impulsant de forma constant un

model d'administració electrònica destinat tant a la transformació de

l'Administració -i ens que directament gestiona-, com també a influir en

la resta d'administracions de l'Estat (especialment en les comunitats

autònomes).

La Llei 11/2007 va deixar un marge molt ampli per la seva

implementació i és probablement un dels fets més ressenyats que

aquesta manca d'obligació hagi tingut com a resultat el baix grau de

desenvolupament de l'e-administració en el conjunt de les

administracions públiques espanyoles. Tot i així, també cal tenir en

compte que va establir l'obligatorietat d'un seguit d'instruments tècnics:

són les conegudes Normes Tècniques d'Interoperabilitat (NTI) i Normes

Tècniques de Seguretat (NTS).

Des de l'any 2007 l'Administració de l'Estat ha anat desplegant

progressivament les NTI de forma que ha anat creant un corpus tècnic

molt ampli que, de facto, han de seguir totes les administracions

públiques. De fet, aquestes NTI regulen un seguit d'aspectes molt

concrets i amb molt de detall (política de gestió documental, esquema

de metadades, digitalització, etc.) que, en alguns casos, podríem

considerar que depassen la seva finalitat: la interoperabilitat, i que

podrien condicionar la potestat d'autoorganització de cada

administració.

4

Tot aquesta normativa s'ha anat elaborant sota l'impuls de la

Conferència Sectorial de l'Administració Pública, un ens de cooperació

entre l'Administració de l'Estat i les de les comunitats autònomes en

matèria d'administració electrònica. D'aquesta Conferència hi depèn el

Comitè Sectorial d'Administració Electrònica, encarregat de dur a terme

els acords adoptats per la Conferència. Aquest Comitè està adscrit al

Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP).

Actualment, a través de l'aprovació de les Lleis 39/2015 de procediment

administratiu comú de les administracions públiques i 40/2015 de règim

jurídic del sector públic -que estableixen unes disposicions i calendaris

per l'execució i entrada en vigor de les lleis molt més ben definits que

amb l'anterior legislació-, el MINHAP ha renovat l'impuls de la seva tasca

normativa.

Així, s’estableix que del Comitè Sectorial d'Administració Electrònica hi

depenen uns grups de treball per treballar diverses especialitats

(Identitat digital, Telecomunicacions integrades, Interoperabilitat,

Intermediació i serveis, Seguretat, Reutilització i RISP, Planificació i

Governança, etc.). Un d'aquests grups és el corresponent al ‘Document,

expedient i arxiu electrònic’, un grup que al seu torn està compost per

un seguit de subgrups que en breu termini iniciaran les seves tasques en

matèries com és l’Arxiu electrònic únic, Línies estratègiques del

document electrònic, Protocols de conservació, validesa i disponibilitat,

Política de gestió documental per ens locals, Sistema d'Informació

Administrativa local, Esquema d’estructures d'informació (metadades

d'ingrés i transferència) i Manifest pel patrimoni del document electrònic.

En aquest punt, i tenint en compte que aquesta normativa pot tenir un

impacte directe en els centres del Sistema d'Arxius de Catalunya, la

Direcció General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni s'integrarà en

les tasques de diversos subgrups i informarà al conjunt d'arxius del SAC.

5

NOTÍCIES

Pla d’acció d’administració electrònica 2016-2020 La Comissió europea anuncia el Pla d’acció d’administració electrònica

per als anys 2016-2020 el qual s’estructura en 7 principis bàsics,

destaquen els següents: els serveis oferts per les administracions

públiques han de ser preferentment digitals i s’han de prestar a través

de la finestreta única; l’administració ha de garantir la reutilització

interna de documents aportats pels ciutadans i empreses, així com

permetre que puguin accedir a la documentació d’aquells processos

administratius que els afecti i controlar, accedir i rectificar les seves

dades personals; també ha d’ assegurar la protecció d’aquestes dades i

la seva privacitat, per tal d’augmentar la confiança en els serveis

electrònics que ofereix. Per a conèixer en més detall el pla d’actuació:

https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/european-egovernment-

action-plan-2016-2020

Accés i ús digitals del patrimoni cultural europeu El Consell europeu de la Unió

Europea publica les conclusions

adoptades durant la seva sessió

núm. 3471 (el 30 i 31 de maig) en

relació a l’accés, la visibilitat i l’ús

digital del patrimoni cultural europeu. Es fa especial èmfasi en la

digitalització del patrimoni i la seva conservació i també en el paper

que desenvolupa, en aquest sentit, el projecte Europeana.

Per accedir a les conclusions:

http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-9643-2016-

INIT/es/pdf

6

Codi de conducta dels alts càrrecs i personal

directiu El Govern de la Generalitat ha aprovat el ‘Codi

de conducta dels alts càrrecs i personal

directiu de l'Administració de la Generalitat i de

les entitats del seu sector públic, i altres mesures

en matèria de transparència, grups d'interès i ètica pública’. Destaquem

d’aquest codi que conté uns principis i regles de conductes específics

en matèria de gestió de documents públics, introduïdes a proposta del

Departament de Cultura i que tenen la següent redacció:

- (5.23) Complir la normativa en matèria de gestió de documents

públics, especialment la relacionada amb la no destrucció de

documents o informació pública en suport paper o en mitjà

electrònic sense seguir els procediments i controls establerts

normativament.

- (5.24) No endur-se'n còpia de la informació i de la

documentació un cop hagi finalitzat el seu mandat.

Podeu consultar el codi a:

http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/7148/1508607.pdf

Gestión documental en el Yucatán Per tal d’adequar-se a la Llei de Transparència i Accés a la Informació

pública de l’Estat de Yucatán, el Consell General de l’Institut Electoral i

de Participació Ciutadana (IEPAC) ha aprovat recentment el seu

Quadre General de Classificació Arxivística. El document, elaborat per

la Secretaria Executiva, obeeix a allò estipulat per la Llei Estatal

publicada el passat maig de 2016. La seva funció principal és esdevenir

una eina bàsica que permeti gestionar i conèixer els expedients

agrupats en sèries i subsèries documentals mitjançant una referència

7

estructural que segueix l’establert per l’Arxiu General de l’Estat de

Yucatán. Per consultar el nou Quadre de Classificació General i el

Catàleg de Disposició Documental:

http://www.yucatan.gob.mx/transparencia/ipo.php?id=13544

Norma Foral de transparencia de la Diputación

de Bizkaia La diputació de Bizkaia ofereix una

versió de la Norma foral de

transparència que té com a finalitat

explicar de forma didàctica, senzilla i

amena la regulació vigent, aprovada

per les Juntes generals de Bizkaia, en

matèria de transparència.

Concretament, destaquem l’apartat dedicat a l’accés a la informació

(Solicitar información pública), on s’especifica -entre altres qüestions- en

quins casos hi ha accés lliure i en quins és restringit o quin és el

procediment a seguir. Per accedir-hi:

http://www.bizkaia.eus/gardentasuna/NormaForaldeTransparenciadeBiz

kaia_CA/index.html#/20/

8

JORNADES

VII Congreso de Archivos de Castilla y León.

Innovación, participación y diversidad Ja es troben disponibles les actes del congrés realitzat el passat mes de

maig a Segovia. Per accedir-hi:

http://www.acal.es/index.php/actualidad/item/2033-publicadas-las-

actas-de-cacyl

22nd Americas Conference on Information

Systems Dates: De 11 a 13 d’agost de 2016

Lloc: San Diego (EEUU)

Més informació: http://amcis2016.aisnet.org/index.php

Archives and Records Association, UK and

Ireland Annual Conference: "Global Futures" Dates: De 31 d’agost a 2 de setembre de 2016

Lloc: Londres (Regne Unit)

Més informació:

http://www.archives.org.uk/ara-in-action/the-ara-conference.html

9

International Association

of Sound and

Audiovisual Archives

(2016 IASA) Dates: De 24 de setembre a 1 d’octubre de 2016

Lloc: Washington, D.C. (EEUU)

Més informació: http://www.iasa-web.org/notice_board/2016-iasa-

conference-registration-

open?utm_medium=twitter&utm_source=twitterfeed

10

PUBLICACIONS

Dades personals i transparència en

determinades actuacions dels ens locals El grup de treball de documents normalitzats -constituïts amb l'objectiu

de col·laborar en matèria de transparència, accés a la informació

pública i bon govern en el marc del món local - analitza en aquest

document dictàmens, informes i/o resolucions emeses per l'Autoritat

catalana de protecció de dades i la Comissió de garantia per a l'accés

a la informació pública, entre d'altres. La finalitat és conèixer la seva

interpretació, especialment, respecte a la difusió de les actuacions i de

les actes, dels òrgans de govern. Per consultar el document:

https://web.aoc.cat/suport/wp-content/uploads/

Libros del Consejo de Transparencia y Buen

Gobierno El Consejo de Transparencia y Buen

Gobierno, en col·laboració amb

l’Instituto Nacional de Administración

Pública, ofereix a la seva pàgina web

dos llibres electrònics centrats en el dret

d’accés a la informació pública. Aquestes publicacions són: Estudio

comparado sobre normativa internacional en materia de derecho de

acceso a la información pública i La normativa autónomica en materia

de derecho de acceso a la información pública. Per consultar-los:

http://consejodetransparencia.es/ct_Home/consejo/criterios_informes_c

onsultas_documentacion/documentacion.html

11

Dos informes sobre els reptes de la gestió dels

documents electrònics Els Arxius Nacionals d’Anglaterra potencien estratègies i iniciatives

d’innovació tecnològica per tal de fer accessibles a llarg termini els

documents nascuts digitals. En aquest marc d’investigació publiquen

dos informes tècnics que tracten de donar més llum a una sèrie de

desafiaments que la gestió i la preservació dels documents electrònics

suposa per als professionals. El primer informe, titulat The digital

landscape in government 2014-2015: business intelligence review, mostra

la situació actual al Regne Unit, presentant un conjunt de reptes que cal

resoldre a curt o mig termini pel que fa a la gestió de documents

electrònics. El segon, The application of technology-assisted review to

born-digital records transfer, Inquiries and beyond: research report,

indica de quina manera la tecnologia pot contribuir a donar resposta a

cadascun dels punts anteriors basant-se en investigacions actuals, en

entrevistes a experts i posant a prova el software actual. Per accedir-hi:

http://www.nationalarchives.gov.uk/information-

management/manage-information/policy-process/reviewing-digital-

records-management-government/research/

12

ESTÀNDARDS

Criteria for Managing Email Records in

Compliance with the Managing Government

Records Directive Al mes d’abril els NARA van publicar i enviar a tots les agències

governamentals un memoràndum pel tractament del correus

electrònics en concordança amb la directiva Managing Government

Records Directive (M-12-18) que obliga a totes les agències el 31 de

desembre de 2016 han de tractar tots els correus electrònics de manera

electrònica i per tant hauran d’estar arxivats en un sistema electrònic

adequat. Aquest memoràndum amb els seus apèndixs ajuda a les

diferents agències dels Estats Units a implementar un sistema eficient pel

tractament dels correus electrònics, tant en els seu accés, tractament i

avaluació. El que esta clar és que el tractament dels correus electrònics

és un procés que anirà més enllà den guany i amb aquesta guia els

NARA volen ajudar a les diferents agències en aquesta tasca.

Per accedir al document:

http://www.archives.gov/records-mgmt/email-management/2016-

email-mgmt-success-criteria.pdf

13

NORMATIVA

Accés Al DOUE de 15 de juny de 2016 es publica la Directiva (UE) 2016/943 del

parlament europeu i del consell de 8 de juny de 2016 relativa a la

protecció dels coneixements tècnics i la informació empresarial no

divulgada (secrets comercials) contra la seva obtenció, utilització i

revelacions il·lícites.

http://eur-lex.europa.eu/legal-

content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.157.01.0001.01.SPA&toc=OJ:L:2016

:157:TOC

Al DOUE de 30 de juny de 2016 es publica el Reglament d’execució (UE)

2016/1055 de la Comissió de 29 de juny de 2016 pel qual s’estableixen

normes tècniques d’execució en relació amb les modalitats tècniques

de la difusió pública adequada d’informació privilegiada i del retard de

la difusió pública d’informació privilegiada de conformitat amb el

Reglament (UE) núm. 596/2014 del Parlament europeu i del Consell.

http://eur-lex.europa.eu/legal-

content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.173.01.0047.01.SPA&toc=OJ:L:2016

:173:TOC

Administració electrònica Al DOGC núm. 7133 de 2 de juny de 2016 es

publica l’edicte de l’Ajuntament de Teià sobre

l’aprovació definitiva de l'Ordenança municipal

reguladora de l'administració electrònica.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/

pdogc_resultats_fitxa/?action=fitxa&documentId=

14

730629&language=ca_ES

Al BOP de Barcelona de 3 de juny de 2016 es publica l’anunci

d’aprovació inicial del Reglament de creació i funcionament de la seu

electrònica de l’Ajuntament d’Orpí.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201600922

8.pdf&1

Al DOGC núm. 7135 de 6 de juny de 2016 es publica l’edicte de

l’Ajuntament de Sant Celoni sobre aprovació inicial de l’Ordenança

d’administració electrònica.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=732513&language=ca_ES

Al DOGC núm. 7139 de 10 de juny de 2016 es publica l’anunci de

l’Ajuntament de Malla sobre informació pública de l'aprovació inicial de

l'Ordenança reguladora de l'administració electrònica.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=733405&language=ca_ES

Al BOE núm. 144 de 15 de juny de 2016 es publica la Resolució de 24 de

maig de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas,

per la qual es publica el Conveni de col·laboració amb la Comunidad

de Castilla y León, per a la prestació mútua de solucions bàsiques

d’administració electrònica.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5842

Al BOP de Lleida núm.116 de 17 de juny de 2016 es publica l’edicte

d’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’administració

electrònica de l’Ajuntament de l’Alt Àneu.

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_116_4226

15

Al BOP de Lleida núm.116 de 17 de juny de 2016 es publica l’edicte

d’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’administració

electrònica de l’Ajuntament de Torrefarrera.

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_116_4312

Avaluació Al DOGC núm. 7133 de 2 de juny de 2016 es publica l’Ordre

CLT/132/2016, de 24 de maig, per la qual s'aproven, es modifiquen i es

deroguen taules d'accés i avaluació documental.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=730713&language=ca_ES

Al DOGC núm. 7150 de 28 de juny de 2016 es publica la correcció

d’errades a l'Ordre CLT/132/2016, de 24 de maig, per la qual s'aproven,

es modifiquen i es deroguen taules d'accés i avaluació documental

(DOGC núm. 7133, de 2.6.2016).

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=744240&language=ca_ES

Digitalització

Al DOUE de 14 de juny de 2016 es publiquen les Conclusions del Consell

sobre la funció d’Europeana en l’accés, la visibilitat i l’ús digital del

patrimoni cultural europeu.

http://eur-lex.europa.eu/legal-

content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.C_.2016.212.01.0009.01.SPA&toc=OJ:C:201

6:212:TOC

16

Patrimoni documental Al BOE núm. 147 de 18 de juny de 2016 es publica la Llei 5/2016, de

patrimoni cultural de Galícia.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5942

Reglament d’arxiu i SGD Al BOP de Girona núm. 112 de 13 de juny de 2016 es publica l’edicte

d’aprovació del Reglament de l’Arxiu històric de Besalú.

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/112/201611204868.pdf

Transparència Al DOGC núm. 7143 de 16 de juny de 2016 es publica la Resolució

EXI/1471/2016, de 13 de juny, per la qual es designa l'òrgan

departamental al qual s'atribueix la condició d'unitat d'informació en

matèria de transparència i informació pública del Departament d'Afers i

Relacions Institucionals i Exteriors i Transparència.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=743353&language=ca_ES

Al BOP de Lleida núm. 122 de 28 de juny de 2016 es publica l’anunci

d’aprovació definitiva del Reglament de Transparència i administració

electrònica de l’Ajuntament de Sudanell.

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_122_4485

17

LICITACIONS

Administració electrònica Al BOP de Barcelona de 23 de juny de 2016 es publica l’anunci de

contractació del servei d'implantació, manteniment i assistència tècnica

i jurídica d'una plataforma integral d'administració electrònica de gestió

dels expedients administratius de l’Ajuntament de Parets del Vallès.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201601088

3.pdf&1

Custòdia de documentació Al BOE núm. 152 de 24 de juny es publica l’anunci de licitació de la

Junta de Contratación del Ministerio de Justicia, l’objecte del qual és el

servei de custòdia, arxiu i gestió administrativa dels fons documentals

generats pels òrgans judicials adscrits a la Gerencia Territorial de

Órganos Centrales. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-

2016-29397

Digitalització Al DOGC núm. 7140 de 13 de juny de 2016 es publica l’anunci pel qual

es fa pública la licitació d'un contracte de digitalització de proves finals

de l'Institut Obert de Catalunya.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=743049&language=ca_ES

18

Tractament de la documentació Al BOE núm. 141 de 11 de juny de 2016 es publica l’anunci de la

Tesorería General de la Seguridad Social

pel qual es publica la convocatòria de la

licitació de l’expedient 2016/ADGT per a

la contractació del servei de tractament,

conversió i destrucció d’expedients

d’arxiu de les Direccions Provincials de la Tesorería General.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-26695

19

http://

Projecte EURECA

Aquest mes volem destacar el projecte EURECA i la seva web. El seu

objectiu és permetre reutilitzar la informació sanitària mitjançant la

vinculació dels sistemes d’informació de la recerca clínica (com són els

assajos clínics) amb els sistemes d’historials clínics que es genera amb

l’atenció mèdica diària. El nucli del projecte és, doncs, aconseguir la

interoperabilitat semàntica entre aquests sistemes, gràcies a la qual es

podran crear eines i programaris que milloraran l’àmbit sanitari.

En el lloc web l’usuari pot trobar informació més detallada sobre

EURECA, des de vídeos i notícies relacionades amb determinats

aspectes del projecte -passant pels patrocinadors o partners-, fins el

Resource Centre, on es recullen tots aquells recursos que es creen en

aquest marc, informes o newsletters.

http://eurecaproject.eu/

20

BUTLLETÍ ITGD

El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una

publicació de caràcter mensual, editada per la Subdirecció General

d’arxius i Museus. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió

documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de

continguts relatius a:

- La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i

preservació

- L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i

aplicacions informàtiques que la fan possible

- Els diferents processos associats a la gestió de documents

- L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat

d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva,

etc.

Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu

sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats,

adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i

comentar aspectes rellevants per als professionals del sector.

El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de

forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es

pot consultar via web.

21

QUI SOM?

La Subdirecció General d’Arxius i Museus, pel que fa al Sistema

d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents

competències:

- Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de

la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en

l’àmbit d’arxiu i gestió documental

- Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius

Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de

Catalunya

- Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats

amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la

comunicació.

22

SUBSCRIPTORS

Si estàs interessat en rebre aquest butlletí,

omple el breu formulari que trobaràs al

següent enllaç:

https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU

tAYhycfEoqiF2geK8sutEWC-

gnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1

Per a qualsevol modificació de les teves

dades o per donar-te de baixa, pots

adreçar-te a la bústia del Butlletí:

Itgd.cultura@gencat.cat

DADES I PRIVACITAT

Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són

en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat

de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999,

de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots

exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçant-

te a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm.

1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu

electrònic: itgd.cultura@gencat.cat

23

24