Cap.2-Sistema de Información,SIG

UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ GALLO

ESCUELA DE POST GRADOCURSO : SISTEMA DE INFORMACION

GERENCIAL

TEMA:SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

Profesor: Miguel Cruz Labrín

Concepto de sistemas

“un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas ,interactuantes e

interdependientes “

SISTEMA NERVIOSO

SISTEMA DE COMPUTO

MATERIA PRIMA

PROCESOINDUSTRIAL

PRODUCTOTERMINADO

Datos de la Materia prima:Fecha requeridaCantidad

Datos del proceso:Duración Personal

Datos del Producto:Costo de producciónCalidad.

Sistema en un Proceso Industrial

OBJETIVOS RESULTADOS

EMPRESA COMO UN SISTEMA

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

“Conjunto de componentes interrelacionados que capturan ,almacenan,procesan y distribuyen la información para apoyar la toma de decisiones ,el control,análisis y visión de una institución”

Kenneth C. Laudon

Concepto de Sistema de Información

“Un sistema de información es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar(entrada),manipular (proceso) y diseminar (salida)datos e información y para proveer un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un objetivo”

Ralph M. Stair

SALIDA:INFORMACIONUTIL,POR LOGENERALEN FORMA DE DOCUMENTO O INFORMES

ENTRADA:ACTIVIDADCONSISTENTE EN LA RECOPILACION Y CAPTURA DE DATOS

PROCESAMIENTO:CONVERSIÓN O TRANSFORMACION DE DATOS

Almacenamiento o insumos

Salida o Producto

ProcesamientoClasificarOrdenarCalcular

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Proceso demanufactura

Entrada deMaterias primas Salida de productos

terminados

ENTORNO

Otros sistemas

Control de laGerenciaSeñales de

controlSeñales de

control

SeñalesDe retroalimentaciòn

Señales de retroalimentaciòn

Límite del sistema

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN VALIOSA

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN VALIOSA

EXACTACOMPLETAECONÓMICAFLEXIBLECONFIABLEPERTINENTE

SIMPLEOPORTUNAVERIFICABLEACCESIBLESEGURA

HARDWARE SOFTWARE BASE DE DATOSTELE-

COMUNICACIONES

VENTAS MANUFACTURA FINANZAS CONTABILIDAD RR. HUMANOS

1

2

1.- APLICACIONES2.-BASE COMPUTACIONAL

ARQUITECTURA DE INFORMACION

SISTEMA DE PROCESAMIENTODE TRANSACCIONES

SISTEMA DE INFORMACIÓNADMINISTRATIVA

SISTEMA DE APOYO A LATOMA DE DECISIONES

SISTEMA DE INTELIGENCIA ARTIFICIALSISTEMAS EXPERTOS

Principales Retos de Administración para construir e implementar

sistemas de información

Principales Retos de Administración para construir e implementar

sistemas de informaciónDiseñar sistemas que sean competitivos y eficientes.Entender los requerimientos del Sistema dentro de un

entorno global del negocio.Crear una arquitectura de información que dé soporte a

las metas de la institución Determinar el valor en negocios del sistema.Diseñar sistemas que las personas puedan

controlar ,entender y usar de una manera ética y responsable.

niveles de la empresaniveles de la empresa

Ventas yMarketing

Producción Finanzas Contabilidad Recursoshumanos

Administradores operativos

Trabajadores de datosy de conocimiento

Directivos intermedios

Administradores denivel superior (alta dirección)

Nivel operacional

Nivel deconocimiento

Nivel deadministración

Nivel estratégico

CLASE DE SISTEMA DEINFORMACIÓN

GRUPOS A LOS QUE SIRVE

tipos de SI por niveles de la empresa

tipos de SI por niveles de la empresa nivel operacional:

realiza el seguimiento de las actividades elementales y las transacciones de la organización (ventas, recibos, depósitos, nóminas, flujo de materiales,...)

preguntas como: ¿cuántos artículos hay en el inventario?, ¿qué sucedió con la factura del Sr. González? la información debe ser de fácil acceso, actualizada y exacta

nivel de conocimiento: ayudan a descubrir, organizar e integrar nuevo conocimiento en el negocio y a ayudar a la organización a controlar

el flujo de trabajo y de documentos principales aplicaciones actuales: aplicaciones de trabajo cooperativo, estaciones de trabajo, sistemas de oficina,...

nivel de administración: monitorizan, controlan, ayudan a decidir y a administrar las actividades de los ejecutivos medios. responden a

cuestiones como ¿van las cosas bien? principal cuestión: ¿van bien las cosas? proporcionan

informes periódicos, no información instantánea apoyo a la toma de decisiones. Preguntas del tipo ¿qué impacto tendría sobre la programación de la

producción una duplicación de ventas en el mes de diciembre? nivel estratégico:

ayudan a la toma de decisiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en el entorno como en el interior de la empresa.

objetivo: acomodar la capacidad y funcionamiento de la organización a los cambios del entorno exterior.

principales tipos de sistemas

Ventas y Marketing

Sistemas de nivel operativo

seguimientopedidosprocesamiento pedidos

control maquinariacontrol movimiento materiales

gestión de efectivocompraventa de valores

nóminacuentas por pagarcuentas por cobrar

expedientes empleadosformación

Fabricación Finanzas Contabilidad Recursos humanos

Sistemas de nivel de conocimientoestaciones de trabajo de ingeniería

procesamiento de textos

estacionesCAD

almacenamiento óptico documentos

estaciones detrabajo gerencial

agendaselectrónicas

Sistemas de nivel de gestión

gestión ventas

análisis ventas por región

análisis dereubicación

análisis de precios/rentabilidad

controlinventario

planificación producción

presupuestos anuales

análisis decostes

Sistemas de nivel estratégicopronósticosventas a 5años

plan operativoa 5 años

pronósticopresupuestarioa 5 años

pronósticosbeneficios

SISTEMAS DE INFORMACIÓNPARA LA DIRECCIÓN (ESS)

SISTEMAS DE INFORMACIÓNPARA LA GESTIÓN (MIS)

SISTEMAS DE SOPORTEDE DECISIONES (DSS)

SISTEMAS DE TRABAJODEL CONOCIMIENTO (KWS)

SISTEMAS OFIMÁTICOS (OAS)

SISTEMAS DEPROCESAMIENTODE TRANSACCIONES(TPS)

tipos de SI por especialidad funcional

tipos de SI por especialidad funcional

los SI se pueden clasificar por su especialidad funcional las principales áreas (ventas y márketing, producción,...) cuentan con sus propios sistemas

de información en organizaciones grandes hay subáreas que tienen sus propios SI. Ejemplo:

el área de producción puede tener sistemas para:> controlar inventarios> mantener la planta> ingeniería asistida por computador> planificación de necesidades de materiales de producción

existen SI en los distintos niveles para cada área funcional. Por ejemplo, Ventas puede tener:

nivel operativo: sistema para registrar cifras diarias de ventas y procesar pedidos nivel de conocimientos: herramientas para diseñar publicidad, escaparates,

presentaciones de productos,... nivel de administración: sistema para rastrear cifras de ventas mensuales por

territorio de ventas, señalando aquellos en los que hay divergencia con los valores esperados

nivel estratégico: sistema para el pronóstico de ventas a cinco años

sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)

sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)

TPS: sistema informático que efectúa y registra las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio

características: nivel operacional, con tareas, recursos y metas predefinidos y altamente

estructurados (ejemplo: concesión un crédito) inputs: transacciones, eventos procesamiento: clasificación, listado, actualización, outputs: informes detallados, listas, resúmenes usuarios: personal de operaciones

responden a cuestiones como: ¿cuántas piezas del tipo x hay en el almacén? ¿ha sido tramitada la factura de este proveedor?

proveen de información a otras partes y sistemas de la empresa de importancia vital para el negocio

líneas de caja en grandes superficies sistemas de reserva de líneas aéreas sistemas de rastreo de paquetes en empresas de transportes



control maquinariacontrol movimiento material

gestión de efectivo

nóminapagoscobros

control empleadosformación


Sistemas de nivel de conocimientoestacionesingeniería


estacionesgráficas


calendarios electrónicos


gestión ventas


análisis derecolocación

análisis de costes contractuales

controlinventario


análisisinversión decapitales

análisis de rentabilidad ypolítica precios


plan operacióna 5 años

pronósticopresupuestario


Sistemas de nivel operativoSistemas de nivel operativo




nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












ejemplo de TPS: sistema de nóminas

ejemplo de TPS: sistema de nóminas

Archivomaestronóminas

consultason-line

Sistema denóminas

Informesgestión

Elementos de datos en el archivo maestro de nómina:

EmpleadoNúmeroNombreDirecciónDepartamentoOcupaciónSalario brutoGanancias acumuladas

FiscalesRetención IRPFSeguridad SocialOtras deducciones

Elementos de datos en el archivo maestro de nómina:

EmpleadoNúmeroNombreDirecciónDepartamentoOcupaciónSalario brutoGanancias acumuladas

FiscalesRetención IRPFSeguridad SocialOtras deducciones

datos de empleados (varios departamentos)

transferencias y cheques empleados

documentos Hacienda y Seg. Social

Num. Nombre Salario IRPF S.S. Salarioempleado bruto acumulado

8769 Pérez, P. 200.000 50.000 25.000 750.000

Num. Nombre Salario IRPF S.S. Salarioempleado bruto acumulado

8769 Pérez, P. 200.000 50.000 25.000 750.000





nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario












nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












a Contabilidad General: sueldos y salarios

tipos de TPStipos de TPSTIPOS DE TPS

Ventas/Marketing Producción Contabilidad/

Finanzas Recursos humanos

Otros tipos (ej: Universidad)

Principales funciones del sistema

Gestión ventas Investigación de mercados Promoción Precios Nuevos productos

Planificación Compras Envíos/Recepción Ingeniería Operaciones

Presupuestos Contabilidad general Facturación Contabilidad de costes

Registros personal Acción social Compensación Retribuciones Relaciones laborales Formación

Admisiones Calificacines Cursos Ex-alumnos

Principales aplicaciones

Sistema de pedidos Sistema de investigación de mercados Sistema de precios

Sistemas de planificación de recursos materiales Sistemas de control de órdenes de compra Sistemas de ingeniería Sistemas de control de calidad

Sistema de contabilidad Cuentas por cobrar/pagar Presupuestos Sistemas de gestión de fondos

Nómina Expedientes de empleados Sistemas de prestaciones Sistemas de trayectoria profesional

Sistema de registro Sistema de certificados y calificaciones Sistemas de control de planes de estudios Sistema de ex-alumnos benefactores





nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario












nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












sistemas de trabajo del

conocimiento (KWS)sistemas de trabajo del

conocimiento (KWS) características

nivel de conocimiento inputs: especificaciones de diseño, bases de conocimiento,... procesamiento: modelado; simulaciones outputs: modelos, gráficos,... usuarios:staff técnico

trabajadores del conocimiento: profesionales con titulación universitaria creación de nueva información y conocimiento

integración de conocimientos y capacidades técnicas en la empresa ejemplos:

estación cad ejemplo práctico: proyecto sable offshore energy





nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario












nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












sistemas ofimáticos (OAS)

sistemas ofimáticos (OAS)

características nivel de conocimiento inputs: documentos; calendarios procesamiento: gestión documental; calendarios y agenda; comunicación outputs: documentos; planificaciones; correo usuarios: administrativos; oficinistas; contables, operadores,...

trabajadores de datos procesan información, no la crean

ejemplos: procesamiento de textos edición almacenamiento óptico (usaa)





nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario












nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












BDdocumental

almacenam.en discos

índiceimágenes

mainframeIBM

red deárealocal

estacióngráfica

estacióngráfica

estaciónescaneado

estaciónescaneado

discos almacenamientoóptico





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controlinventario












nóminapagoscobros





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gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












USAA (United Services Automobile Association): recibe 100.000 cartas y realiza 25.000 envíos diarios y ha creadoel mayor sistema de almacenamiento óptico del mundo:1500 millones de páginas10000 usuariosreduce en 1/3 el tiempo de trabajo ahorra costes de papel y almacenamientomejor servicio al cliente (acceso más rápido)

ejemplo de OAS: almacenamiento óptico

sistemas de información para la gestión (MIS)

sistemas de información para la gestión (MIS)

Características nivel de administración:

Resumen y preparan informes sobre las operaciones básicas de la empresa usuarios: directivos intermedios

inputs: datos pasados y presentes de transacciones de los TPS procesamiento:

compresión y resúmenes de datos generación de informes poca capacidad analítica (resúmenes, comparaciones,... en vez de modelos

matemáticos o estadísticos) outputs:

resúmenes de datos procedentes de TPS y presentación en informes en fechas preestablecidas informes sumarios, rutinarios o extraordinarios

orientados a sucesos internos, no del entorno ni externos decisiones: estructuradas y semi-estructuradas poco flexibles





nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario












nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












MIS: obtención de datos de los TPSMIS: obtención de datos de los TPS

sistemaprocesamiento

pedidos

sistema planificación

recursos materiales

sistema contabilidad

general

archivo pedidos

archivo maestroproducción

archivos contables

TPS MIS

archivos MIS

datos ventas

datos unitarioscoste deproducción

datos cambioproducto

datos gastos

MIS Informes

DIRECTIVOS





nóminapagoscobros





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gestión ventas




controlinventario












nóminapagoscobros





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gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












ejemplo informe MISejemplo informe MISVentas por producto y región de ventas: 1999 Cód. producto

Descripción producto

Región ventas

Ventas reales Ventas previstas

Reales vs. previstas

4469 Limpiador tapicerías

Norte Sur Este Oeste

4.066.700 3.778.112 4.867.001 4.003.440.

4.800.000 3.750.000 4.600.000 4.400.000

0.85 1.01 1.06 0.91

TOTAL 16.715.253 17.550.000 0.95 5674 Ambientador Norte

Sur Este Oeste

3.676.700 5.608.112 4.711.001 4.563.440

3.900.000 4.700.000 4.200.000 4.900.000

0.94 1.19 1.12 0.93

TOTAL 18.559.253 17.700.000 1.05

sistemas de soporte de decisiones (DSS)

sistemas de soporte de decisiones (DSS)

características nivel de administración inputs:

procedentes de TPS y MIS (orientación interna) datos procedentes del entorno (cotizaciones de acciones, precios de

productos de competidores,...) procesamiento: interactivos, simulaciones, análisis outputs:

informes especiales, análisis de decisiones, respuestas a preguntas (rutas de distribución que maximizan el

beneficio, asignación de trabajos que mejoran la productividad,...) ofrecen a los usuarios flexibilidad, adaptabilidad y rápida respuesta. dan soporte a decisiones y problemas cuyas soluciones no se pueden

especificar de antemano. utilizan sofisticadas técnicas estadísticas y modelos matemáticos para el

análisis de datos.





nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario












nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












ejemplo DSSejemplo DSS

archivos barco(ej: capacidad)

archivo restriccionesdistancia puertos)

archivo costesconsumo combustible)

histórico costesalquiler barcos)

archivo costesportuarios

BD modelosanalíticos

PC

gráficos informes





nóminapagoscobros





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gestión ventas




controlinventario












nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












sistemas de información para la dirección (ESS)


características nivel estratégico (alta dirección) inputs: datos externos (nuevas leyes, nuevos competidores,...) e internos (procedentes

de MIS y DSS) procesamiento: gráficos, simulaciones, interactivos outputs: proyecciones, respuestas a preguntas objetivo: acomodar las capacidades y funcionamiento de la empresa a los cambios del

entorno presentes y futuros diseño:

no se diseñan para problemas específicos no utilizan grandes capacidades analíticas conjunto de capacidades informáticas y telecomunicaciones respuesta a preguntas:

en qué negocio deberíamos estar?, ¿qué está haciendo nuestra competencia?, ¿qué nuevas adquisiciones nos podrían proteger de las oscilaciones cíclicas del

mercado?, ¿qué partes de la empresa podríamos vender para obtener efectivo para nuevas

adquisiciones?.





nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario












nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












Datos internos

• Datos TPS/MIS• Datos financieros• Sistemas de oficina• Modelado/análisis

•Datos externos

• Dow Jones• Gallup Poll• Gartner’s Group

Estación ESS

Estación ESS

Estación ESS

•Menús•Gráficos•Comunicaciones

•Menús•Gráficos•Comunicaciones•Procesamiento•local

•Menús•Gráficos•Comunicaciones•Procesamiento•local


•Enlaza al CEO con todos los niveles de la empresa•Muy caros de desarrollar y mantener•Ejemplo: plan de operaciones a 5 años





nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario












nóminapagoscobros





estacionesgráficas




gestión ventas




controlinventario





gestión ventas




controlinventario












Ventas y Marketing

Sistemas de nivel operativoseguimientopedidosprocesamiento pedidos



nóminapagoscobros





estacionesgráficas



Sistemas de nivel de gestióngestión ventas




controlinventario








integración de sistemasintegración de sistemas

Problemas:Muy caroComplejoLleva mucho tiempo

Necesidad de equilibrio: costes integración vs. necesidades empresa

ESS

TPSKWS

OAS

DSSMIS

Interconexión en red empresarial y Global:1990 – 2000Sistemas de información interconectados en red.

Para el Usuario final, la empresa y la computación interorganizacional, las comunicaciones y la colaboración, incluidas las operaciones globales y el manejo en Internet, intranets, extranets y otras redes empresariales y globales.

Soporte estratégico y al usuario finalSistemas de Computación para el usuario final.

Soporte computacional directo para la productividad del usuario final y la colaboración del grupo de trabajo

Sistemas de información ejecutivos.Información crítica para la alta gerencia

Sistemas ExpertosConsejo experto basado en el conocimiento para usuarios finales

Sistemas de Información estratégicaProductos y servicios estratégicos para la ventaja competitiva.

Soporte a las decisiones: 1970-1980Sistemas de soporte a las decisiones

Soporte ad hoc interactivo del proceso de toma de decisiones gerenciales

Elaboración de Informes Gerenciales: 1960-1970Sistemas de información Gerencial

Informes gerenciales de información especificada con anterioridad para respaldar la toma de decisiones.

Procesamiento de datos: 1950-1960Sistemas de procesamiento de datos

Procesamiento de transacciones, mantenimiento de registros y aplicaciones contables tradicionales

Los

rol

es e

n e

xpan

sión

del

SI

en la

em

pre

sa y

la g

eren

cia

La

par

tici

pac

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en

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eren

tes

en lo

s S

I

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

“Un Sistema de Información Gerencial sirve para convertir datos de fuentes externas e internas en información ,la cual es comunicada en una forma apropiada a los administradores de todo nivel,en todas las funciones para permitirles tomar a tiempo las decisiones efectivas de planeamiento,y control de las que son responsables”

Terry Lucey

Concepto de Sistema de Información Gerencial

“Los Sistemas de Información Gerencial efectivos permiten a los encargados de la toma de decisiones ,combinar su experiencia subjetivas con una salida computarizada objetiva ,a fin de producir información significativa para la toma de decisiones .Aprovechan el procesamiento interactivo cuando utilizan las capacidades de consulta para obtener la información deseada para la toma de decisiones .Cuando es apropiado ,emplean modelos matemáticos para resolver el problema bajo estudio. Desde un punto de visto generalizado ,los sistemas de información gerencial efectivos brindan una amplia perspectiva al permitir un medio de comunicación entre el encargado de la toma de decisiones y la computadora a lo largo de todo el proceso de resolución de problemas”

Robert J. Thierauf

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACION

GERENCIAL

“Un Sistema de Información Gerencial tiene como objetivo proporcionar en el

momento oportuno, información pertinente a las personas apropiadas

de la Empresa”

Edilberto Segura

CONCEPTO DE SISTEMA DE

INFORMACION GERENCIAL

“Dentro de la organización ,el Sistema de Información Gerencial consta de entradas que cubren los ambientes internos y externo ;asociadas a éste primer sistema existe un segundo sistema de asimilación ,almacenamiento y análisis que proporciona la salida de información necesaria para administrar la organización en forma efeciente y efectiva ,en el lugar y el momento requerido.

Además de proporcionar dichas salidas ,el sistema de información gerencial permite que se le interroguepara que entregue datos o análisis adicionales .Usualmente ,en forma moderna ,un computador es parte integral del sistema ;pero no es un requerimiento”

American National Institute (ANSI)

CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL


CARACTERÍSTICA ESTRATEGICA TACTICA OPERATIVA

Información de naturaleza ¿Qué pasa si?

Muy alta Alta Baja

Información predictiva centrada en el largo plazo (años)

Muy alta Alta Baja

Información predictiva centrada en el corto plazo(meses)

Alta Muy Alta

Moderada

Dependencia de la información externa

Muy Alta Moderada

Muy baja

Dependencia de la información interna

Moderada Alta Muy Alta

CARACTERISTICA ESTRATEGICA TACTICA OPERATIVA

Información en Línea Moderada Alta Muy Alta

Facilidad de reporte periódico Moderada Alta Muy Alta

Información sobre performance actual

Moderada Alta Muy Alta

Información histórica Baja Alta Muy Alta


INFORMACIÓN

FILTRO

INFORMACIÓN INTERNA

INFORMACIÓN EXTERNA

TOMA DE DECISIONES

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Documents

Cap.2-Sistema de Información,SIG