hágalo simple, hágalo fácil , pero hágalo bien

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GESTIÓN DOCUMENTAL• DEFINICIÓN Y CONCEPTUALIZACIÓN

La Gestión Documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Es un proceso transversal tanto a los procesos misionales, como de apoyo,

para el cumplimiento de la misión institucional.

• CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCESO

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22, la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende:

Procesos como: Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Ciclo vital del documento: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico

PROCESOS ARCHIVISTICOS PRODUCCIÓN

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de funciones(origen, creación y diseño de formatos y documentos) Comunicaciones Oficiales Documentos normativos Documentos Contractuales

RECEPCIÓN Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar•Radicación de comunicaciones oficiales en soporte físico , ó electrónico, (grupoadmondocumentos@sena.edu.co) y a nivel externo (mipregunta@sen.edu.co )

DISTRIBUCIÓN La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. (personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros).

En las dependencias la distribución se debe controlar a través del registro de traslado a dependencia o a funcionario en el aplicativo OnBase

TRÁMITE Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa Cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, los cuales integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

ORGANIZACIÓNConjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

CLASIFICACIÓN “Procedimiento archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”.

Actividades:•Identificación de unidades administrativas y funcionales. •Aplicación TRD •Conformación de series y sub-series documentales. •Identificación de tipos documentales •Control en el tratamiento y organización de los documentos.

ORDENACIÓNUbicación física de los documentos dentro de las respectivas series docuemntales

Actividades:•Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. •Conformación y apertura de expedientes.•Determinación de los sistemas de ordenación. •Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. •Foliación.

DESCRIPCIONEs el proceso archivístico de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.

Actividades: •Análisis de información y extracción de contenidos. •Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. •Actualización permanente de instrumentos

GESTIÓN DOCUMENTALOBJETIVO:

Aplicar las reglas y principios generales que regulan la función archivística en el Estado y regularizar y normalizar los procesos para la gestión documental (producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final) con el fin de preservar la memoria institucional.

Los procesos de gestión documental están a cargo de:

Dirección General: Grupo de Administración de Documentos y oficinas productoras.

(Comité Nacional de Administración de Documentos se creó mediante Resolución 002645 del 15 de diciembre de 2005)

Regionales: Unidades de correspondencia, oficinas productoras y archivos centrales.

Centros de Formación: Unidades de correspondencia, oficinas productoras y archivos centrales adscritos a las Direcciones Regionales.

MANUALES

MANUALES APLICATIVO ONBASE

Para apoyar y facilitar el manejo y operación del aplicativo, se cuenta con los Manuales de Operación de los procesos que se han incorporado tanto en la Dirección General, como en las Regionales y Centros de Formación Profesional.Manual correspondencia recibida http://intranet.sena.edu.co/Intranet/gestion-documental/manual-correspondencia-recibida-onbase-V3.pdf

Manual correspondencia producida http://intranet.sena.edu.co/intranet/gestion-documental/manual-correspondencia-producida-V2.pdf

Manual web correspondenciahttp://intranet.sena.edu.co/Intranet/gestion-documental/manual-web-correspondencia-V2.pdf

MANUAL PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL

Los procesos para la gestión documental se encuentran soportados en el Manual de Procesos de la Entidad y en el Manual de Microfilmación.

Manual de procesos (proceso de gestión documental)

Manual de procedimientos de microfilmación

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

TRD : Son un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases.

Actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos.

La Retención de documentos: “Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención”.

• La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.

• Actividades: • • Elaboración de inventarios documentales. • •Organización y entrega de transferencias documentales. • •Aplicación de la disposición final de las TRD

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Proceso archivístico mediante el cual una unidad administrativa (dependencia) de la entidad Transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el Archivo de Gestión.

El procedimiento de transferencias del archivo de gestión al central se realizará de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental, en cada uno de los Centros de Formación Profesional y Direcciones Regionales.

PASOS METODOLÓGICOS

1. Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia.

2. Selección de expedientes en series y subseries documentales de acuerdo a las TRD

3. Realice la selección. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente, como son: impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de Leyes y Decretos, cuando no hagan parte integral del expediente; entre otros.

4. Foliación. La foliación debe efectuarse diariamente en orden ascendente en atención a la cronología, correspondiendo el número uno (1) al documento más antiguo y el número mayor al documento más reciente.

5. Ordene los expedientes por años y de manera secuencial siguiendo el código y la cronología en forma ascendente. Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n) tantas carpetas vaya a transferir.

6. Guarde en las cajas de archivo inactivo los expedientes organizados en la misma forma como quedaron registrados en el inventario para transferencia documental.

7. Previa legalización de la transferencia, solicite la asesoría y revisión de la transferencia por parte de los funcionarios del archivo central.

8. Actualice los datos (fecha final, No. de folios, entre otros) en el formato ¨”INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL¨ e imprímalo en original y copia. Además enviar copia electrónica al responsable del Archivo central

9. Cuando el funcionario que ofrece la asesoría conceptúe que la transferencia cumple con los requisitos exigidos por el archivo central, firmará el inventario documental en la casilla correspondiente.

RECOMENDACIONES GENERALES EN LA PRODUCCIÓN Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

• Nunca intervenir los documentos con el uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento. Se debe emplear el formato de trámite de documentos o escribir con lápiz sobre el documento. Las tintas de impresión y de firma de los documentos deben ser de color negro.

• Evite de ser posible, perforar los documentos. Si es necesario aplicar este procedimiento emplee ganchos legajado res plásticos. Si requiere emplear ganchos de cosedora o clips, utilice siempre una protección de papel entre el documento y el gancho. Preferiblemente emplee clips plásticos para sujetar documentos que requieran estar unidos.

• Un número adecuado de documentos por expediente está en el rango de 120 a 180 documentos. En todo caso el gancho legajador plástico debe cerrar sin dificultad.

• Los documentos que hayan sido transmitidos vía fax y se hayan recepcionado en papel térmico se deben fotocopiar en papel bond para asegurar la preservación de la información.

• Se debe radicar todas las comunicaciones oficiales así: en las Unidades de Correspondencia las que se reciban en soporte físico, en el aplicativo OnBase, aquellas que se reciban en soporte electrónico y de la cuenta mipregunta@sena.edu.co, las comunicaciones recibidas en soporte electrónico del medio externo.

• Por ningún motivo las comunicaciones internas podrán elaborarse en soporte físico. Se exceptúan las comunicaciones referidas a situaciones de tipo laboral o a procesos judiciales.

• Si los documentos sirven solamente de apoyo a la gestión que desarrolla la dependencia y ésta decide conservarlos, los puede organizar sueltos, en carpetas que no se mezclen con las series documentales específicas y eliminarlos al finalizar la vigencia.

• Por ningún motivo podrán archivarse en A-Z en forma consecutiva y mucho menos, podrán existir expedientes matriculados con los nombres de CORRESPONDENCIA RECIBIDA O ENVIADA.

RECOMENDACIONES GENERALES EN LA PRODUCCIÓN Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS

• En el expediente de cualquier serie documental no se deben archivar documentos duplicados. Cuando se trate de varios ejemplares de un mismo documento se seleccionará aquel que se encuentre en mejores condiciones y se eliminarán las copias o fotocopias repetidas y duplicadas.

• En cada dependencia, la recepción de las comunicaciones oficiales en soporte físico, deberá confrontar el formato de Comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deberá devolverlo firmado a satisfacción, o con las observaciones correspondientes a la Unidad de Correspondencia. En la dependencia se debe verificar que el documento enviado corresponda a las funciones que allí. Nota: Cuando el documento recibido no tiene relación directa con su dependencia se debe remitir de inmediato a la oficina competente según el caso y efectuar el registro de traslado en el aplicativo OnBase.

• El encargado en cada dependencia de la distribución de las comunicaciones deberá controlar que todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios y/o contratistas, queden registrados en el aplicativo OnBase.

• Cuando se trate de comunicaciones electrónicas, se debe solicitar al Jefe de la dependencia remitirle copia al encargado de controlar los traslados, del e-mail a través de Outlook., mediante el cual asigne para trámite la comunicación.

• Para el control interno de los expedientes de archivo, elabore el formato de “Inventario para Transferencia Documental”, y actualícelo permanentemente; le facilitará el control y consulta permanente de la documentación. Ver anexo.

• El préstamo de documentos para consulta o fotocopia debe hacerse solo con el visto bueno de la Subdirección y debe ser solicitado por escrito cuando se trate de otras entidades o personas particulares.

• El respectivo Jefe de cada oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN EN SOPORTE ELECTRÓNICO

• En cada una de las Tablas de Retención se incluye en el procedimiento, la forma de organizar y conservar el expediente electrónico por cada una de las series y sub-series documentales.

• El soporte electrónico se organiza por vigencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia /NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL/Nombre de la Sub-serie Documental/Tipos Documentales. Y La apertura de los expedientes electrónicos estará a cargo de cada una de las personas en cada una de las dependencias.

• Cuando se estén trabajando versiones preliminares; es decir que no sean definitivas, se recomienda conservar en una carpeta provisional, de borrador o de versiones preliminares, todos los documentos en construcción.

• Una vez se vayan aprobando las versiones en construcción, se debe conservar la versión definitiva en la carpeta de la serie o sub-serie a la cual pertenezca el documento en el formato original del programa que se haya empleado para su creación y en PDF.

• Los nombres de los documentos electrónicos deben tener denominaciones que correspondan al asunto del que tratan para evitar pérdida de la información y facilitar su recuperación o consulta.

• El back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo y estará a cargo del área de Sistemas y tecnología

• Será responsabilidad de cada funcionario realizar la consulta permanente de cambios y actualizaciones a los proceso y TRD en los siguientes links: http://intranet.sena.edu.co/intranet y http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2

¡G R A C I A S!