Capacitacin y Desarrollo de Recursos Humanos

La capacitacin es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemtica y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en funcin de objetivos definidos.McGee seala que el entrenamiento significa educacin especializada, abarca todas las actividades que van desde la adquisicin de habilidad motora hasta la obtencin de conocimientos tcnicos, el desarrollo de aptitudes administrativas y actitudes referentes a problemas sociales. El propsito de una capacitacin es ayudar a alcanzar los objetivos de la empresa, proporcionando oportunidades a los colaboradores de todos los niveles para obtener el conocimiento, la prctica y la conducta requeridos por la organizacin.

El contenido de capacitacin puede incluir 4 tipos de cambio de comportamiento:

1. Transmisin de informacin: Distribuir informacin entre los entrenados como un cuerpo de conocimientos. La informacin es genrica y referente al trabajo: informacin acerca de la empresa, sus productos, sus servicios, su organizacin, su poltica, sus reglamentos, etc.2. Desarrollo de habilidades: Aquellas destrezas y conocimientos relacionados directamente con el desempeo del cargo actual o de posibles ocupaciones futuras.3. Desarrollo o modificacin de actitudes: Se refiere al cambio de actitudes negativas por actitudes ms favorables entre los trabajadores, aumento de motivacin, desarrollo de la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisin, en cuanto a los sentimientos y reacciones de las dems personas. 4. Desarrollo de conceptos: La capacitacin puede estar dirigido a elevar el nivel de abstraccin y conceptualizacin de ideas y pensamientos, ya sea para facilitar la aplicacin de conceptos en la prctica administrativa o para elevar el nivel de generalizacin, capacitando gerentes que puedan pensar en trminos globales y amplios.

Objetivos de la capacitacin.

1. Preparar al personal para la ejecucin inmediata de las diversas tareas del cargo.2. Proporcionar oportunidades para el desarrollo personal continuo, no slo en su cargo actual, sino tambin en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona. 3. Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima ms satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivacin o hacerlos, ms receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia.

Ciclo de Capaacitacin

Entrada Proceso SalidaProgramas de entrenamiento Proceso de aprendizaje individualNecesidades de entrenamientoConocimientosActitudesHabilidadesEficaciaOrganizacional

RetroalimentacinEvaluacin de resultados

El proceso de entrenamiento se parece a un modelo de sistema abierto cuyos componentes son: Entradas (inputs). Individuos en entrenamiento, recursos empresariales, informacin, habilidades etc. Procesamiento u operacin (throughputs). Proceso de aprendizaje individual, programa de entrenamiento, etc. Salidas (outputs). Personal habilitado, xito o eficacia organizacional, etc. Retroalimentacin (feedback). Evaluacin de los procedimientos y resultados de entrenamiento, a travs de medios informales o investigaciones sistemticas.En trminos amplios, la capacitacin implica un proceso compuesto de 4 etapas:1. Inventario de necesidades de entrenamiento (diagnstico).2. Programacin del entrenamiento para atender las necesidades.3. Implementacin y ejecucin4. Evaluacin de resultados.

Evaluacin y control

-Seguimiento

-Verificacin o medicin

-Comparacin de la situacin actual con la situacin anterior

Implementacin o accin

-Aplicacin de los programas por la asesora, por la lnea o en conjunto.

Evaluacin de los resultados de la capacitacinEjecucin de la capacitacinDecisin en cuanto a estrategia

-A quien entrenar

-Cmo entrenar

-En qu entrenar

-Dnde entrenar

-Cundo entrenar

-Cunto entrenar

-Quin entrenar

Programacin de capacitacinDiagnstico de la situacin

-Logro de los objetivos de la organizacin.-Determinacin de los requisitos bsicos de la fuerza laboral.-Resultados de la evaluacin de desempeo.-Anlisis de problemas de la produccin-Anlisis de problemas de personal-Anlisis de informes y otros datos.

Inventario de necesidades de capacitacin

jk

Retroalimentacin Resultados satisfactorios

Retroalimentacin Resultados insatisfactorios

Inventario de necesidades de la capacitacinPrimera etapa de la capacitacin; corresponde al diagnstico preliminar de lo que debe hacerse. El inventario de necesidades puede efectuarse en 3 niveles de anlisis:1. Anlisis de la organizacin total: sistema organizacional2. Anlisis de los recursos humanos: sistema de entrenamiento3. Anlisis de las operaciones y tareas: sistemas de adquisicin de habilidades.Nivel de AnlisisSistema InvolucradoInformacin Bsica

Anlisis organizacionalSistema organizacionalObjetivos organizacionales y filosofa de la capacitacin

Anlisis de los recursos humanosSistema de capacitacinAnlisis de la fuerza laboral (anlisis de las personas)

Anlisis de operaciones y tareasSistemas de adquisicin de habilidadesAnlisis de habilidades, capacidades, actitudes, comportamientos y caractersticas personales exigidos por los cargos (anlisis de cargos).

Anlisis Organizacional como Inventario de Necesidades de Entrenamiento: SISTEMA ORGANIZACIONALEl anlisis organizacional consiste en Determinar en dnde deber hacer nfasis el entrenamiento. El anlisis organizacional deber verificar todos los factores (planes, fuerza laboral, eficiencia organizacional, clima organizacional, etc.) capaces de evaluar los costos implicados y los beneficios esperados del entrenamiento, en comparacin con otras estrategias capaces de alcanzar los objetivos empresariales, y determinar as la poltica global relacionada con el entrenamiento.

Anlisis de los Recursos Humanos como Inventario de Necesidades de Capacitacin: SISTEMA DE CAPACITACIN

El anlisis de los recursos humanos procura verificar si los recursos humanos son suficientes, cuantitativa y cualitativamente, para llevar a cabo las actividades actuales y futuras de la organizacin.Se recomienda realizar un anlisis de la fuerza laboral y analizar los recursos humanos mediante el examen de los siguientes datos:

1. Nmero de colaboradores en la clasificacin de cargos.2. Nmero de colaboradores necesarios en la clasificacin de cargos.3. Edad de cada empleado en la clasificacin de cargos.4. Nivel de calificacin exigido por el trabajo de cada colaborador.5. Nivel de conocimiento exigido por el trabajo de cada empleado.6. Actitud de cada colaborador con relacin al trabajo y a la empresa.7. Nivel de desempeo cualitativo y cuantitativo de cada empleado.8. Nivel de habilidad de conocimientos de cada colaborador para otros trabajos.9. Potencialidades de reclutamiento interno.10. Potencialidades de reclutamiento externo.11. Tiempo de entrenamiento necesario para la fuerza laboral reclutable.12. Tiempo de entrenamiento para los nuevos empleados.13. ndice de ausentismo.14. ndice de turnover (rotacin de fuerza laboral)15. Descripcin del cargo.

Anlisis de las Operaciones y Tareas: SISTEMA DE ADQUISICIN DE HABILIDADES

El anlisis de operaciones son estudios definidos para determinar qu tipos de comportamiento deben adoptar los empleados para desempear con eficiencia las funciones de sus cargos. El anlisis de operaciones consta de los siguientes datos relacionados con una tarea o un conjunto de tareas:1. Patrones de desempeo para la tarea o cargo.2. Identificacin de tareas que componen el cargo.3. Cmo deber desempearse cada tarea para cumplir los patrones de desempeo.4. Habilidades, conocimientos y actitudes bsicos para el desempeo de cada tarea.

Necesidades de capacitacinHabilidades actuales del ocupante del cargoRequisitos exigidos por el cargo

El anlisis de operaciones permite la preparacin de la capacitacin para cada cargo por separado, con el fin de que el ocupante adquiera las habilidades necesarias para desempearlo.

Medios para Inventariar Necesidades de Capacitacin

El inventario de necesidades de capacitacin es un diagnstico que debe basarse en informacin pertinente, gran parte de la cual debe ser agrupada de modo sistemtico. El inventario de necesidades de capacitacin es una responsabilidad de lnea y una funcin de staff: corresponde al administrador de lnea la responsabilidad de detectar los problemas provocados por la carencia de capacitacin. Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de capacitacin son:

1. Evaluacin del desempeo2. Observacin3. Cuestionarios4. Solicitudes de supervisores y gerentes5. Entrevistas con superiores y gerentes6. Reuniones interdepartamentales7. Examen de empleados8. Modificacin del trabajo9. Entrevista de salida10. Anlisis de cargos11. Informes peridicos de la empresa o de produccin

Indicadores de Necesidades de Capacitacin

1. Indicadores a priori: Eventos que, si ocurrieran, proporcionaran necesidades futuras de capacitacin fcilmente previsibles. Los indicadores a priori son:

a. Expansin de la empresa y admisin de nuevos empleadosb. Reduccin del nmero de empleadosc. Cambio de mtodos y procesos de trabajod. Sustituciones o movimiento de personale. Ausencias, licencias y vacaciones del personalf. Expansin de los serviciosg. Cambio de los programas de trabajo o de produccinh. Modernizacin de maquinaria y equipoi. Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios.

2. Indicadores a posteriori: Problemas provocados por necesidades de entrenamiento no atendidas, estn relacionados con la produccin o con el personal.

a. Problemas de produccin:1. Calidad inadecuada de la produccin2. Baja productividad3. Averas frecuentes en equipos e instalaciones4. Muy prolongado tiempo de aprendizaje e integracin en el cargo.5. Comunicaciones defectuosas6. Gastos excesivos en el mantenimiento de mquinas y equipos7. Exceso de errores y desperdicios8. Elevado nmero de accidentes9. Poca versatilidad de los colaboradores10. Mal aprovechamiento del espacio disponible, etc. b. Problemas de personal1. Relaciones deficientes entre el personal2. Nmero excesivo de quejas3. Poco o ningn inters por el trabajo4. Falta de cooperacin5. Demasiadas ausencias y sustituciones6. Dificultades en la obtencin de buenos elementos7. Tendencia a atribuir faltas a los dems8. Errores en la ejecucin de rdenes, etc.

Programacin de la Capacitacin

1. Cul es la necesidad?2. Dnde fue sealada por primera voz?3. Ocurre en otra rea o en otro sector?4. Cul es su causa?5. Es parte de una necesidad mayor?6. Cmo satisfacerla, Por separado o en conjunto?7. Se necesita alguna indicacin inicial antes de satisfacerla?8. Si la necesidad es inmediata, ?Cul es su prioridad con respecto a las dems?9. La necesidad es permanente o temporal?10. A cuntas personas y cuntos servicios alcanzar?11. Cul es el tiempo disponible para el entrenamiento?12. Cul es el costo probable del entrenamiento?13. Quin va a impartir el entrenamiento?

El inventario de necesidades de capacitacin debe suministrar la siguiente informacin para disear la programacin de capacitacin:

Qu debe ensear? Quin debe aprender? Cundo debe ensearse? Dnde debe ensearse? Cmo debe ensearse? Quin debe ensear?

Planeacin de la Capacitacin

El programa de entrenamiento exige una planeacin que incluya los siguientes aspectos:

1. Enfoque de una necesidad especifica cada vez.2. Definicin clara del objetivo de capacitacin3. Divisin del trabajo por desarrollo, en mdulos, paquetes o ciclos.4. Determinacin del contenido del entrenamiento5. Eleccin de los mtodos de entrenamiento y de la tecnologa disponible.6. Definicin de los recursos necesarios para la implementacin de la capacitacin7. Definicin de la poblacin objetivo, es decir, el colaborador que va a ser entrenado, considerando: Nmero de personas Disponibilidad de tiempo Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes Caractersticas personales de comportamiento

8. Lugar donde se efectuara el entrenamiento, considerando las alternativas: en el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.9. poca o periodicidad del entrenamiento, considerando tambin el horario ms oportuno o la ocasin ms propicia.10. Clculo de la relacin costo-beneficio del programa.11. Control y evaluacin de los resultados.

Tcnicas de Capacitacin en cuanto al Uso

1. Tcnicas de capacitacin orientadas al contenido.2. Tcnicas de entrenamiento orientadas al proceso.3. Tcnicas mixtas de capacitacin.

Tcnicas de Capacitacin en cuanto al Tiempo

1. Capacitacin de induccin o de integracin a la empresa.El programa de integracin contiene informacin referente:1. La empresa: historia, desarrollo y organizacin2. El producto o servicio3. Los derechos y deberes del personal4. Los trminos de contrato de trabajo5. Las actividades sociales de los empleados: beneficios y servicios6. Normas y reglamentos internos7. Nociones sobre proteccin y seguridad en el trabajo.8. Cargo por ocupar: Naturaleza del trabajo, horarios, salarios, oportunidades de ascenso.9. El supervisor del nuevo empleado 10. Relaciones del cargo con otros cargos11. Descripcin detallada del cargo.

Este programa, que busca integrar al empleador en el cargo de manera adecuada, brinda ventajas como:

a. El nuevo colaborador recibe la informacin general de la empresab. Reduccin del nmero de despidos o de acciones correctivas, gracias al conocimiento del reglamento interno.c. El supervisor puede explicar al nuevo colaborador su posicin en la organizacind. El nuevo colaborador es instruido de acuerdo a los requisitos definidos en la descripcin del cargo que va a ocupar.

2. Capacitacin despus del ingreso del trabajo. Despus del ingreso a ejercer el cargo, la capacitacin podr llevarse a cabo:1. En el lugar o sitio de trabajo 2. Fuera del lugar de trabajo Tcnicas de Capacitacin en cuanto al lugar de aplicacin

1. Capacitacin en el lugar de trabajo. Presenta las siguientes modalidades:a. Admisin de aprendices para ser entrenados en ciertos cargosb. Rotacin de cargosc. Capacitacin de tareasd. Enriquecimiento del cargo

2. Capacitacin fuera del lugar de trabajo. Sus principales tcnicas son:a. Aulas de exposicinb. Pelculas, diapositivas, videosc. Mtodo de casosd. Discusin en grupo, paneles, debatese. Dramatizacin f. Simulacin y juegosg. Instruccin programada

Factores de la ejecucin de la Capacitacin

1. Adecuacin del programa de capacitacin a las necesidades de la organizacin2. Calidad del material de entrenamiento presentado3. Cooperacin de los jefes y dirigentes de la empresa4. Calidad y preparacin de los instructores5. Calidad de los aprendices.

Evaluacin de los Resultados de la Capacitacin

La etapa final del proceso de capacitacin es la evaluacin de los resultados obtenidos. Esta evaluacin debe considerar 2 aspectos:

1. Determinar si la capacitacin produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.2. Verificar si los resultados de la capacitacin presentan relacin con la consecucin de las metas de las empresas.

La evaluacin de los resultados de la capacitacin puede hacerse en 3 niveles:

1. En el nivel organizacional. Debe proporcionar resultados como:a. Aumento de la eficacia organizacionalb. Mejoramiento de la imagen de la empresac. Mejoramiento del clima organizacionald. Mejores relaciones entre empresa y colaboradorese. Facilidad en los cambios y en la innovacinf. Aumento de la eficiencia, etc. 2. En el nivel de los recursos humanos. Debe proporcionar resultados como:1. Reduccin de la rotacin del personal2. Disminucin del ausentismo3. Aumento de la eficiencia individual de los empleados4. Aumento de las habilidades de las personas5. Elevacin del conocimiento de las personas6. Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas. 3. En el nivel de las tareas y operaciones. Debe proporcionar resultados como:a. Aumento de la productividadb. Mejoramiento de la calidad de los productos y serviciosc. Reduccin del ciclo de la produccind. Mejoramiento de la atencin al clientee. Reduccin del ndice de accidentesf. Disminucin del ndice de mantenimiento de mquinas y equipos, etc.