CAPÍTULO 3 – BASES DE DATOS

1- INTRODUCCION A ACCESS

El programa Microsoft Access es el sistema gestor de bases de datos más popular, sobre todo, por estar incluido dentro del paquete informático Office.

Cuando hablamos de Base de Datos (BD) nos referimos a uno o varios ficheros en los que se almacena información. Esta información estará almacenada en tablas relacionadas entre sí. Podremos acceder a la información mediante formularios, realizar consultas o imprimir informes.

Podemos encontrarnos con bases de datos muy sencillas, por ejemplo, una agenda telefónica. Pero habitualmente se trabaja con bases de datos mucho mayores y complicadas como, por ejemplo, aquellas que almacenan toda la información de una empresa: trabajadores, clientes, facturación, pedidos,...

La mayoría de personas que empiezan a trabajar con una base de datos parten de un diseño ya realizado, es decir, las tablas que forman la base de datos ya están definidas y relacionadas. Entonces, el trabajo que se espera que realicemos es de manipulación de la información: introducir datos, modificarlos, realizar consultas de la información,...

Sin embargo en este curso vamos a partir desde una base de datos en blanco. Diseñaremos las tablas necesarias y las relacionaremos, aunque esto en muchas empresas, es labor del departamento de informática

Desde esta ventana tenemos varias opciones:

1. Crear una BD desde una plantilla, bien sea local o en linea. 2. Crear una BD en blanco. 3. Abrir una BD existente.

Nosotros partiremos desde una base de datos en blanco. Al pulsar esta opción debemos elegir el nombre de la base de datos (nombre del archivo) y su ubicación. A diferencia de otros programas Access crea al archivo antes de empezar a trabajar con la base de datos.

2- CREACION DE TABLAS

Cuando queremos iniciar una base de datos en blanco debemos crear la tabla o tablas donde se almacenará la información. Por eso, por defecto, Access nos crea una tabla vacía (tabla1) y espera que añadamos los campos (las columnas) que definirán nuestra tabla.

Para crear una tabla en Access debemos definir los campos que la forman (las columnas). Tenemos varias maneras de crear tablas. El método que aparece por defecto al iniciar la base de datos es el que se observa en la imagen:

Esta tabla ya dispone de un campo llamado Id de tipo autonumérico (más adelante hablaremos de este campo). Podemos agregar tantos campos como deseemos indicando su nombre. Mediante este método no podemos definir el tipo de dato de los campos (se define automáticamente al introducir la información) ni determinar sus propiedades.

Después podemos añadir los registros (las filas) con los datos que seamos almacenar.Al guardar la tabla esta queda almacenada en el panel de exploración en la parte izquierda de la ventana. Podemos acceder a la tabla en cualquier momento pulsando doble clic sobre su nombre.

Si deseamos agregar más tablas accedemos al grupo de opciones Tablas De la ficha Crear, .

3- DISEÑO DE LAS TABLAS

El método recomendado para crear nuevas tablas en Access es el Diseño de tabla. Accedemos a él desde el grupo de opciones Tablas de la ficha Crear.

Al pulsar sobre esta opción nos aparece la siguiente ventana:

Desde aquí podremos crear la nueva tabla indicando:

• Nombres de campo: Identifica y define a cada campo. • Tipo de datos de cada campo. • Descripción de los campos: Comentario que podemos añadir para describir el campo,

indicar su finalidad, especificar la información que contendrá,... o cualquier otra aclaración que deseemos dejar reflejada.

• Propiedades de los campos.

Tipo de datos:

Definimos qué tipo de información se va a añadir en el campo. Tenemos 10 tipos de datos disponibles:

Texto: Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos (ejemplo: números de teléfono). El tamaño de este tipo de datos es de hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo.

Memo: Texto extenso de hasta 64.000 caracteres.

Número: Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora.

Moneda: Valores numéricos de moneda utilizados en cálculos matemáticos.

Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único. No se puede actualizar.

Sí/No: Campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso,...)

Objeto OLE: Objeto (imagen, documentos, hojas de cálculo,...) vinculado o incrustado en el campo.

Hipervínculo: Texto utilizado como dirección de hipervínculo. Útil para almacenar direcciones web o correos electrónicos.

Datos adjuntos: Para adjuntar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, y otros tipos de archivos admitidos.

Asistente para búsquedas: Al elegir esta opción aparece un asistente para búsquedas que nos permite crear un campo de búsqueda, campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores.

Propiedades de campo:

A cada uno de los campos añadidos a la tabla le podemos definir una serie de propiedades mediante la ficha situada en la parte inferior. Hay muchas propiedades y estas dependen del tipo de dato elegido para el campo. A continuación vamos a describir las propiedades más relevantes:

• Tamaño del campo: en campos de tipo texto es el máximo número de caracteres que se pueden introducir. En datos de tipo número definimos si el número es entero o decimal.

• Formato: diseño de presentación, es decir, cómo se va a visualizar. Útil en tipo de datos moneda, fecha/hora y número.

• Máscara de entrada: un módelo para los datos introducidos. Ejemplo: DNI 0000000X • Título: etiqueta para el campo cuando se visualiza en formularios o informes.

• Valor predeterminado: valor por defecto. • Regla de Validación: una condición que limita los valores que pueden introducirse. • Texto de Validación: mensaje de error que aparecerá si no se cumple la regla de validación. • Requerido: hacer obligatoria la entrada del dato. • Indexado: para acelerar búsquedas y ordenación. Además podemos prohibir la existencia de

duplicados en el campo. • Lugares decimales: número de dígitos a la derecha de la coma decimal en los datos de tipo

número o moneda.

Para crear una tabla es necesario definir los campos con su nombre y tipo de datos. Las propiedades comentadas en este apartado son opcionales. Sin embargo también es necesario definir uno o más campos como clave principal.

Clave principal:

Los campos clave principal son aquellos que me permiten identificar a los elementos o registros de una tabla. Es un campo único para cada registro. Por ejemplo, si la tabla es un listado de coches podríamos definir la matrícula como clave principal, ya que la matrícula identifica a los automóviles y es un dato único para cada uno.

Para definir un campo como clave principal en la vista diseño nos colocamos sobre el campo y accedemos a la opción Clave principal en la ficha Diseño.

Aparecerá una llave a la izquierda del campo seleccionado para indicarnos que se trata de la clave principal.

Siguiendo estos pasos podemos crear una tabla mediante el método diseño de tabla. Podemos guardarla y se almacenará en el panel de exploración situado a la izquierda de la ventana.

En cualquier momento podemos acceder a nuestras tablas desde este panel pulsando doble clic sobre ellas. En este caso accederemos a la vista hoja de datos que nos permite visualizar los datos, modificarlos o añadir nuevos registros.

Podemos cambiar la vista a diseño de tabla desde la opción Ver de la ficha hoja de datos.

De esta manera tan sencilla es posible cambiar entre estas dos vistas para modificar el diseño de la tabla en la Vista diseño o trabajar con los datos almacenados en la tabla desde Vista hoja de datos.

4- RELACIONES ENTRE TABLAS

Para que la base de datos funcione correctamente no basta con crear las distintas tablas que van a contener la información que deseamos almacenar en la misma. Estas tablas deberían estar relacionadas. De hecho toda la información que incluiremos en la base de datos, seguramente tendrá algún tipo de relación.

Sin embargo, este punto es el que puede considerarse más complicado dentro del diseño de bases de datos. Exige un amplio y profundo estudio para que las relaciones establecidas sean las más eficaces. En muchos libros de texto y tutoriales se pasa por alto este punto o se trata mínimamente, pero en este curso deseamos darle la atención que merece.

Plantearemos en primer lugar las distintas relaciones lógicas que se pueden encontrar y, posteriormente, veremos cómo implementar estas relaciones mediante las herramientas que nos ofrece el programa Access.

Tipos de relaciones:

• Uno a uno: relación en la que UN registro de una tabla está relacionado con UN único registro de otra tabla.

Ejemplo:

En este ejemplo un registro de la tabla Estudiantes se relaciona con un único registro de la tabla Padres.

• Uno a varios: relación entre dos tablas en la que UN registro de una de ellas está relacionado con VARIOS registros de la otra.

Ejemplo:

En este ejemplo un registro de la tabla Clientes se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos.

• Varios a varios: relación en la que UN registro de una tabla está relacionado con VARIOS registros de la otra y viceversa (sería como la relación anterior, pero leída en los dos sentidos)

Ejemplo:

En este ejemplo cada registro de la tabla Productos se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos y, además, cada registro de la tabla Pedidos se relaciona con varios registros de la tabla Productos

Relaciones en Access:

Después de comentar teóricamente los tipos de relaciones existentes veamos cómo las implementaríamos en Access. Para ello accedemos a la opción Relaciones de la ficha Herramientas de base de datos. Añadiremos en la ventana que aparece las tablas que deseamos relacionar. Podemos arrastrar las tablas desde el panel de exploración o usar el botón Mostrar tabla de la ficha Diseño.

• Uno a uno: este tipo de relación se realizará uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrán el mismo tipo de información. Serán dos campos que tendrán el mismo tipo de datos y las mismas características (el nombre puede ser distinto). Además estos campos deben ser únicos en su tabla, es decir, no pueden haber varios registros con el mismo dato en este campo. Podemos utilizar, por tanto, las claves principales si estas contienen el mismo tipo de información en las dos tablas.

Para realizar la unión física pulsamos con el ratón sobre uno de los campos y lo arrastramos hasta el otro. Al soltar el ratón nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Mediante este cuadro de diálogo podemos crear las relaciones. En este caso, al haber seleccionado dos campos que son únicos en su tabla, el tipo de relación será Uno a uno (como indica en la parte inferior del cuadro de diálogo).

Podemos exigir integridad referencial a la relación. Esto garantiza que cualquier registro siempre se va a relacionar con otros registros existentes y válidos. Si pulsamos esta opción además podremos Actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en cascada los registros relacionados. De esta manera si se modifican los datos en una tabla se modificarán también en la tabla con la que está relacionada.

Cuando pulsamos sobre el botón crear nos aparecen las tablas relacionadas.

• Uno a varios: este tipo de relación se realizará uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrán el mismo tipo de información. Serán dos campos que tendrán el mismo tipo de datos y las mismas características (el nombre puede ser distinto). Además UNO de estos campo debe ser único en su tabla, es decir, no pueden haber varios registros con el mismo dato en este campo. Normalmente se utiliza la clave principal.

Usamos el mismo método comentado anteriormente para unir físicamente estos dos campos. Observaremos que, en esta ocasión, en el cuadro de diálogo Modificar relaciones aparece el tipo de relación Uno a varios.

Varios a varios: este tipo de relación no puede ser implementada directamente en la base de datos. Por eso, para que entre dos tablas exista una relación varios a varios, crearemos una tabla intermedia que nos permita crear dos relaciones uno a varios. Esta tabla intermedia debe tener, al menos, dos campos que contendrán el mismo tipo de información que las claves principales de las tablas que queremos relacionar, tendrán el mismo tipo de datos y las mismas características. Además estos dos campos serán claves principales de la nueva tabla creada.

Como podemos ver en el ejemplo, esta tabla intermedia, creada a propósito para que exista esta relación varios a varios, contiene dos claves principales que son una "copia" de las claves principales de las tablas que queremos relacionar. Además puede contener otros campos si lo vemos necesario.

De esta manera, podremos crear dos relaciones uno a varios entre esta tabla intermedia y las dos tablas que deseábamos relacionar originalmente. En definitiva, por tanto, tenemos una relación varios a varios entre las dos tablas iniciales.

¿Cómo utilizar las relaciones?

La verdad es que todo esto puede parecer un poco lioso pero, es cuestión de práctica llegar a controlarlo. Ante un problema real, diseñaremos las tablas que creamos necesarias para almacenar toda la información. Posteriormente estudiaremos las relaciones que deseamos que existan entre las tablas. Y, dependiendo del caso, aplicaremos uno de los tipos de relaciones explicados aquí.

Llegados a este punto es más que recomendable el practicar lo estudiado mediante algunos ejercicios. Se han planteado cuatro distintos ejercicios a fin de que quede claro cómo diseñar las tablas de una base de datos y cómo relacionarlas.

EJERCICIO 1

Practica crear y relacionar tablas

Realizar una Base de Datos para controlar el movimiento de una biblioteca.

• Nombre de la Base de Datos: BIBLIOTECA.

La Base de Datos estará compuesta por tres tablas: socios, libros y préstamos. Las características de cada una de las tablas se muestran a continuación:

Ingresar a cada tabla los siguientes registros:

Crear las relaciones necesarias entre las tablas para el correcto funcionamiento de la base de datos

EJERCICIO 2

Practica crear y relacionar tablas

Realizar una Base de Datos para controlar el movimiento de un VIDEOCLUB. Nombre de la Base de Datos: VIDEOCLUB.

La Base de Datos estará compuesta por las tablas que se presentan a continuación:

Crear las relaciones necesarias entre las tablas para el correcto funcionamiento de la base de datos.

Ingresar a cada tabla algunos registros. Por ejemplo:

EJERCICIO 3

Practica crear y relacionar tablas

Realizar una Base de Datos que almacene la información relativa a los pedidos de productos por parte de los clientes de una empresa. Nombre de la Base de Datos: Pedidos de clientes.

La Base de Datos estará compuesta por las tablas: Clientes, Productos, Modos Envío, Pedidos, Productos Pedido, Proveedores.

Las características de cada una de las tablas se muestra a continuación:

Crear las relaciones necesarias entre las tablas para el correcto funcionamiento de la base de datos.

5- BUSCAR, ORDENAR Y FILTRAR DATOS

Ahora que ya hemos explicado cómo crear las tablas de nuestra base de datos y cómo relacionarlas, veamos algunas opciones que tenemos para trabajar con ellas desde la vista Hoja de datos.

Vista hoja de datos

Desde esta vista (aparece al pulsar doble clic sobre la tabla desde el panel de exploración) podemos visualizar los datos almacenados, añadir nuevos registros a la tabla, eliminar los existentes o modificar los datos. Desde el grupo de opciones Registros en la ficha Inicio encontramos la mayoría estas opciones.

También podemos añadir registros escribiendo los datos en la última fila de la tabla o eliminar un registro pulsando sobre él con el botón derecho del ratón.

Para desplazarnos por los registros de la tabla podemos utilizar los botones accesibles desde la parte inferior de la tabla.

Formato de la tabla:

Tenemos algunas opciones para modificar el formato del texto y de la tabla en el grupo de opciones Fuente desde la ficha Inicio: tipo de letra, tamaño, alineación, negrita, cursiva, subrayado, color de la fuente, lineas de división de la tabla y color de fondo.

Buscar texto

En la misma ficha inicio tenemos una opción que nos permite buscar rápidamente dentro de la información contenida en la tabla. Al pulsar en el icono Buscar aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Desde este cuadro de diálogo podemos buscar un texto en la tabla o en algún campo en concreto haciendo coincidir todo el campo con el texto de búsqueda o indicando si este aparece al principio o en cualquier parte del campo.

Ordenar la tabla

Desde el grupo de opciones Ordenar y filtrar de la ficha inicio podemos ordenar la tabla por el campo que deseemos. Bastaría con colocarnos sobre el campo por el que queremos ordenar y pulsar sobre el botón de orden Ascendente o Descendente.

También podemos ordenar la tabla si accedemos al menú que aparece al pulsar sobre la flecha situada en los nombres de campo. En este menú también tenemos opciones para ordenar por el campo seleccionado.

Filtrar datos:

Desde el grupo de opciones Ordenar y filtrar de la ficha inicio podemos filtrar los datos de la tabla para que se visualice solo la información que deseemos. Tenemos varias opciones para filtrar:

• Filtro de Selección. Seleccionamos la información de la tabla por la que queremos filtrar y accedemos al botón Selección.

• Filtro. Al pulsar sobre esta opción del grupo Ordenar y filtrar nos aparece este menú donde también tenemos opciones para filtrar por el campo seleccionado.

• Filtro por formulario. Accesible desde el botón Avanzadas.

• Filtro avanzado. Accesible desde el botón Avanzadas.

EJERCICIO 4

Practica Ordenar, filtrar y buscar registros en las tablas

A partir de la base de datos “Videoclub.mdb” realizar las siguientes tareas con las tablas en Vista Hoja de Datos:

Ordenar por ...

• año de estreno la tabla Películas.• título de películas la tabla Dvd.• nombre la tabla de Clientes.• DNI del cliente la tabla Alquiler.

Filtros

(Antes de aplicar cada filtro elimina el anterior)

• Mostrar todas las comedias en la tabla películas.• Mostrar los dramas del año 2000 en la tabla películas.• Mostrar las películas dirigidas por Vicente Aranda.• Mostrar los alquileres de 4,00 €.• Mostrar los alquileres de 3,00 € del cliente con DNI 33333333C .

Buscar registros:

• En la tabla películas buscar ...• directores que se llamen Pedro.• directores o intérpretes que se llamen Alex.

• En la tabla clientes buscar la palabra SE en cualquier campo.

Modificar el formato de la Hoja de Datos:

• Cambiar las propiedades del texto y de la cuadrícula de cada una de las tablas.

6- CONSULTAS DE SELECCION

Una de las tareas más habituales que necesitamos realizar en una base de datos en funcionamiento es consultar y seleccionar la información deseada con el fin de visualizarla o imprimirla.

Access tiene disponible un objeto para realizar esta acción: las consultas de selección.

Aunque podemos crear consultas mediante un asistente, explicaremos en esta lección cómo crear consultas desde la vista Diseño de consulta. Para ello accedemos a la ficha Crear y la opción Diseño de consulta entre las opciones del grupo Otros.

Nos aparecerá la ventana que se observa en la imagen:

En primer lugar debemos elegir la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la información. En el caso de elegir más de una tabla deben de estar relacionadas entre sí.

Si posteriormente queremos agregar más tablas a nuestra consulta podemos hacerlo desde la opción Mostrar Tabla desde el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño.

Las tablas seleccionadas nos aparecerán en la parte superior de esta ventana mostrándonos los campos que la forman e indicándonos con una pequeña llave qué campo es la clave principal.

Ahora debemos elegir los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta de selección. Para ello podemos dar doble clic sobre estos campos en la vista superior de la tabla o seleccionarlos desde los apartados Campo y Tabla de la parte inferior de la vista.

En el ejemplo mostrado se han seleccionado dos campos (AUTOR y AÑO NACIMIENTO) de la tabla llamada AUTORES.

Podemos elegir tantos campos como deseemos o necesitemos. Si queremos elegir todos los campos de una tabla podemos usar el símbolo asterisco (*).

Si no realizamos ninguna otra acción sobre la consulta visualizaremos todos los datos almacenados en lo/s campo/s seleccionados de la/s tabla/s. Sin embargo, normalmente desearemos establecer un criterio de selección para visualizar solo aquellos datos deseados.

Criterio de selección:

Colocaremos el criterio de selección sobre un campo en el apartado Criterios. Si deseamos establecer varios criterios sobre el mismo campo podemos hacerlo en las filas inferiores. Estas condiciones se aplicarán con un O lógico, es decir, se visualizarán los datos que cumplan cualquiera de los criterios establecidos.

Podemos utilizar los habituales símbolos de comparación:

• > (mayor) • < (menor) • >= (mayor o igual) • <= (menor o igual) • <> (distinto de) • Entre -- y --

Si deseamos colocar un criterio que nos permita visualizar los datos cuando un campo está en blanco usamos la condición Es Nulo, tal y como se observa en el ejemplo de la imagen.

Una vez establecidos los criterios de selección podemos visualizar los resultados en la vista hoja de datos. Para cambiar a esta vista accedemos al botón Ver del grupo de opciones Resultados en la ficha Diseño. También podemos ver los resultados si pulsamos el botón Ejecutar.

Si los resultados son los deseamos podemos guardar la consulta. Ésta se almacenará en el panel de exploración en la parte izquierda de la ventana. En cualquier momento podremos dar doble clic sobre la consulta para observar los resultados o poder modificar el diseño de la misma. Podemos cambiar fácilmente de la vista hoja de datos a la vista diseño desde el botón Ver.

Debemos tener en cuenta que las consultas no guardan una copia de los datos almacenados en las tablas. Los datos siguen estando en las tablas y las consultas sólo nos permiten hacer una selección de estos datos. De esta forma cualquier modificación en las tablas se verá reflejado en las consultas. Y cualquier modificación de los datos visualizados en las consultas se almacenará en las tablas.

Comentemos a continuación algunos otros detalles a tener en cuenta al realizar consultas de selección:

• Como se ha comentado, si elegimos más de una tabla en nuestra consulta las tablas seleccionadas deben tener algún tipo de relación entre ellas. Si esta relación no aparece automáticamente deberemos añadir las tablas necesarias para que exista una relación indirecta entre las tablas que nos interesan. Añadiremos estas tablas aunque, en principio, no deseemos visualizar en nuestra consulta ningún campo almacenado en ellas. Para más información sobre la relación entre las tablas visitar la sección Relaciones entre tablas.

• Por otra parte, debemos tener en cuenta que podemos establecer diferentes criterios de selección sobre distintos campos en una misma consulta. Como se puede ver en esta imagen:

En este caso en concreto las condiciones se unen con un Y lógico, es decir, se deben cumplir ambas para que se presenten los resultados. Si queremos unir las condiciones con un O lógico (se muestren los resultados si se cumple alguna de las condiciones) escribiremos los criterios en distintas filas.

• Como criterios de selección podemos hacer uso de algunos caracteres comodín.• * (asterisco) - Sustituye a un conjunto de caracteres.• ? - Sustituye a un carácter.

• Ejemplos: • D?? buscará los datos que comiencen por D y luego tengan dos letras

más • ?a?a buscará los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a • */12/13 buscará los datos de cualquier día del mes de diciembre del 13 • Na* buscará los datos que comiencen por Na

En estos casos Access coloca la palabra COMO delante de nuestro criterio.

EJERCICIO 5

Practica consultas de selección

Antes de realizar cada uno de estos ejercicios estudiar la distribución de información en tablas y las relaciones entre estas.

A. A partir de la base de datos “BIBLIO.mdb” que contiene información sobre los libros de una biblioteca, realizar las siguientes consultas:

1. Nombre, dirección y teléfono de las editoriales de Nueva York (New York).2. Nombre, dirección y teléfono de las editoriales del estado Massachusetts (MA).3. Nombre y año de nacimiento de los escritores nacidos antes de 1950.4. Nombre de los escritores de los que no se conoce el año de nacimiento.5. Título de los libros publicados por editoriales de Boston después de 1990.6. Nombre, dirección y teléfono de las editoriales con número de teléfono que empiece por 2.7. Nombre completo de los escritores que se llamen Michael.8. Título y año de publicación de los libros publicados recientemente (desde 1995) y que

contengan la palabra “Access” en su titulo.

(Resultado en cantidad de registros: 1–18, 2-6, 3-5, 4-434, 5-28, 6-11, 7-11, 8-38)

B. La BD “Neptuno.mdb” contiene información relativa a los pedidos de una empresa. Realizar las siguientes consultas sobre los datos allí almacenados:

1. Nombre, apellido y cargo de los empleados que estén trabajando desde antes del 1993 (El campo es de tipo fecha así que el criterio también debe realizarse con una fecha: 1/1/1993).

2. Nombre de compañía, contacto, dirección y ciudad de los clientes a los que se les envió un pedido (fecha envío) en 1996. (¡Cuidado que el campo es de tipo fecha!).

3. Nombre de contacto y teléfono de los proveedores de los productos con pocas unidades en existencia (<10). Incluid también el nombre del producto en la consulta.

4. Nombre de los productos con un precio por unidad (tabla productos) de más de 30 dólares enviados a Alemania.

5. Nombre, apellido y cargo de los empleados que han realizado pedidos de más de 100 unidades (campo cantidad en la tabla detalles de pedidos).

6. Nombre de la compañía, contacto y teléfono de los clientes que han efectuado un pedido sin descuento (descuento = 0). Incluid también la fecha del pedido en la consulta.

(Resultado en cantidad de registros: 1–3, 2-143, 3-12, 4-108, 5-13, 6-1317)

C. Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos VIDEOCLUB proporcionada por el profesor:

1. Ident-Dvd y título de los dvd sin devolver (Fecha devolución = nulo).2. DNI, nombre, dirección, teléfono y correo electrónico de los clientes que han alquilado

algún dvd el año 2001. (Cuidado que el campo fecha de alquiler es de tipo fecha).3. Título de los dramas del 1999, comedias de 1997 y de todas las películas del 2001.4. Nombre de los clientes que han alquilado una película que se estrenó en 1997. Incluid

también el título de la película.

(Resultado en cantidad de registros: 1–6, 2-38, 3-8, 4-4)

7- CONSULTAS DE SELECCION CON PARAMETROS

En ocasiones nos puede interesar crear una consulta de selección de datos pero sin especificar el criterio de selección sino definiéndolo como un parámetro. De este modo, cada vez que ejecutemos la consulta podremos introducir el criterio deseado.

Por ejemplo, imaginemos que tenemos una base de datos con un listado de libros y de autores (véase el ejercicio 7: consultas de selección con parámetro) y deseamos realizar una consulta para ver los libros que ha escrito cierto autor. En este caso el nombre del autor sería nuestro criterio de selección. Pero podemos definir un parámetro para que cada vez que ejecutemos la consulta nos pregunte el nombre del autor, tal y como se observa en la imagen. De esta forma, cada vez que ejecutemos la consulta, podremos definir un criterio de selección distinto.

Para realizar este tipo de consultas, las consultas de selección con parámetro, realizamos los mismos pasos que con las consultas de selección explicadas anteriormente:

1. Creamos una nueva consulta desde el icono Diseño de consulta. 2. Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la información (si elegimos

varias tablas debe existir una relación entre ellas). 3. Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta. 4. Establecemos el criterio de selección.

En este último punto encontraremos la diferencia respecto a las consultas de selección habituales. En el criterio de selección debemos indicar que nuestra consulta va a solicitar un parámetro cada vez que se ejecute.

Para ello bastaría con escribir en el criterio del campo deseado dos corchetes [ ] . De esta manera le indicamos que se trata de una consulta con parámetro.

Entre los corchetes podemos escribir el texto que deseamos que aparezca en la ventana que solicita el parámetro. Por ejemplo: [Introduce el nombre del autor:]

Si delante de los corchetes escribimos la palabra COMO permitiremos que se utilicen los caracteres comodín * ? cuando se introduzca el parámetro solicitado.

EJERCICIO 6

Practica consulta de selección con parámetro

Antes de realizar cada uno de estos ejercicios estudiar la distribución de información en tablas y las relaciones entre estas.

A. A partir de la base de datos “BIBLIO.mdb” realizar las siguientes consultas con parámetro:

1. Título y año de publicación de los libros escritos por un autor determinado.2. Título y año de publicación de los libros publicados por una determinada editorial (indicad

el nombre de la compañía).

(Resultado en cantidad de registros: 1–Ej: “Blanc,Iris” 1, 2-Ej: “Que Corp” 162)

B. Realizar las siguientes consultas sobre los datos almacenados en la base de datos “Neptuno.mdb”:

1. Precio y nombre de los productos enviados por una compañía de envíos en concreto. Mostrad la fecha del envío.

2. Nombre y apellidos de los empleados que han realizado un pedido para cierto cliente (nombre de compañía). Mostrad la fecha del pedido.

(Resultado en cantidad de registros: 1–Ej: “Speedy Express” 643, 2-Ej: “Que Delícia” 9)

C. Realiza las siguientes consultas sobre la base de datos VIDEOCLUB proporcionada por el profesor:

1. Ident-dvd y título de los dvd alquilados por cliente en concreto (solicitad el DNI). Incluid también la fecha de alquiler y devolución.

2. Nombre, dirección y teléfono de los clientes que han alquilado cierto Dvd.3. Ident-dvd y título de los dvd sin devolver de un cliente concreto (solicitad el DNI). Incluid

también la fecha de alquiler.4. Ident-dvd y título de los dvd de un género determinado.

(Resultado en cantidad de registros: 1–Ej: “11111111A” 2, 2-Ej: “AIR-1” 1, 3-Ej:”00000000J” 1, 4-Ej:”drama” 25)

8- FORMULARIOS

Los formularios son unos objetos de la base de datos que nos permiten acceder a la información almacenada en las tablas. Los podremos utilizar para escribir, modificar, eliminar, buscar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Son como ventanas por las que los usuarios visualizan y acceden a las bases de datos.

Podemos crear los formularios desde el grupo de opciones Formularios en la ficha Crear.

Existen diferentes métodos para crear formularios y distintos tipos de formularios. Veamos algunos.

• Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Formulario en la ficha Crear. Este es el método más sencillo para crear un formulario. Si además la tabla estaba relacionada con otra con una relación del tipo uno a varios en el formulario creado aparecerán los datos de las dos tablas.

• Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Formulario dividido en la ficha Crear. En este tipo de formulario aparecen los datos de la tabla de dos formas distintas en una ventana dividida: con vista formulario y vista hoja de datos.

• Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Varios elementos en la ficha Crear.

• Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Más Formularios/Hojas de datos en la ficha Crear. En este tipo de formulario tiene una forma similar a la vista hoja de datos de las tablas.

Asistente para formularios:

Este es el método recomendado puesto que, a pesar de ser bastante sencillo de utilizar, nos permite controlar qué datos se van a visualizar en el formulario y modificar algunas opciones de diseño.

Accedemos a la opción Más Formularios / Asistente para formularios en la ficha Crear. Nos aparecerá un asistente como el de la imagen. A continuación describiremos los pasos de este asistente.

1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el formulario. Podemos seleccionar datos de más de una consulta o tabla.

En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecerán los campos disponibles en la lista de la izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasándolos a la lista de la derecha usando los botones con forma de flecha que están entre ambas listas.

Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botón Siguiente >.

2. Este paso del asistente sólo aparecerá si hemos seleccionado campos de más de una tabla o consulta. Indicaremos cómo deseamos ver los datos en el formulario.

Elegimos la opción deseada y continuamos con el paso Siguiente.

3. Elegimos la distribución de los datos en el formulario. Siguiente.

4. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al formulario. Siguiente.

5. Por último escribimos el nombre para el formulario. Si hemos elegido campos de varias tablas o consultas aparecerán dos objetos: formulario y subformulario.

Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opción Abrir el formulario para ver o introducir información, visualizaremos el formulario resultante. Además este formulario se habrá guardado en el panel de exploración con el nombre que le hayamos indicado.

Diseño del formulario:

Esta es una vista que tenemos disponible para trabajar con los formularios ya creados. Accedemos a ella si abrimos un formulario y acudimos a la opción Ver de la ficha Inicio. Desde esta vista podemos hacer modificaciones en el diseño del formulario.

También se puede crear un formulario utilizando esta vista. Para ello accedemos a la opción Diseño del formulario de la ficha Crear.

• Desde la ficha Diseño podemos pulsar al botón Agregar campos existentes para añadir los campos que deseemos visualizar en nuestro formulario.

• También podemos añadir distintos controles desde el grupo de opciones con ese nombre: cuadros de texto, etiquetas, botones, cuadros combinados, listas,... Al insertarlos aparecerá un asistente para definir algunas propiedades del objeto insertado.

• Podemos activar el panel Hoja de propiedades desde la ficha Diseño para visualizar y modificar todas las propiedades de cada uno de los objetos de nuestro formulario.

Aunque es posible crear formularios usando este método no es recomendable para aquellos que empiezan a trabajar con el Access.

Vista presentación:

Esta es una vista que tenemos disponible para hacer modificaciones en los formularios ya creados. Accedemos a ella si abrimos un formulario y acudimos a la opción Verde la ficha Inicio.

Desde esta vista podemos:• Cambiar de posición los objetos. • Modificar el tamaño de los objetos. • Elegir otro autoformato del formulario. • Modificar las propiedades de la fuente. • Cambiar algunas propiedades de los controles. • ...

EJERCICIO 8

Practica Formularios

A. Crear los siguientes formularios sobre la base de datos VIDEOCLUB:

• Usando el asistente:

1. Un formulario que muestre las Películas y un subformulario que indique los Dvds que existen de cada película.

2. Dvd y sus Alquileres (subformulario).3. Clientes y sus Alquileres (subformulario).4. Dvds sin devolver de un cliente concreto (formulario de una consulta de selección con

parámetros: Ejercicio 7C-3).

• En vista diseño:

• Crear un formulario similar al siguiente que nos servirá de menú para acceder al resto de formularios. Este formulario está formado por 6 botones de comando y 6 etiquetas.

B. Crear los siguientes formularios sobre la base de datos “Neptuno.mdb”:

1. Un formulario que muestre los Clientes y dos subformularios que muestren los Pedidos y los Detalles de Pedidos.

2. Un formulario que muestre las Categorías y dos subformularios que muestren los Productos y los Detalles de Pedidos.

3. Empleados y los Pedidos realizados por estos (Formulario con subformulario).4. Proveedores y los Productos suministrados por estos (Formulario con subformulario).5. Crear un formulario que nos sirva como menú para acceder a los formularios anteriores.

Este formulario tendrá además dos botones que ejecutarán dos consultas de acción realizadas en el ejercicio 10:

• Suma las unidades pedidas a las unidades en existencia de la tabla Productos. Actualiza las unidades pedidas a 0.

• Crea una nueva tabla con los siguientes datos: nombre de compañía del cliente, nombre de producto y fecha de pedido.

9- INFORMES

Un informe es un objeto de la base de datos que se utiliza para mostrar, imprimir o exportar los datos. Se pueden hacer informes tanto de tablas como de consultas, aunque suele ser más habitual realizar informes de este último tipo de objetos.

Podemos crear informes desde el grupo de opciones Informes de la ficha Crear.

Comentaremos a continuación dos métodos distintos para crear informes:

• Seleccionamos la tabla o consulta de la que queremos hacer un informe y pulsamos la opción Informes en la ficha Crear. Este es el método más sencillo para crear informes, sin embargo, no tenemos ningún tipo de control sobre los campos elegidos y sobre el diseño del informe.

• También podemos crear informes mediante el asistente para informes disponible en la ficha Crear. Describimos ahora los pasos de este asistente:

1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el informe. Podemos seleccionar datos de más de una consulta o tabla.

En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecerán los campos disponibles en la lista de la izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasándolos a la lista de la derecha usando los botones con forma de flecha que están entre ambas listas.

Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botón Siguiente >.

2. Este paso del asistente sólo aparecerá si hemos seleccionado campos de más de una tabla o consulta. Indicaremos cómo deseamos ver los datos en el informe.

Elegimos la opción deseada y continuamos con el paso Siguiente.

3. En este paso podemos agregar algún nivel de agrupamiento. Siguiente.

4. En este paso podemos indicar algún criterio de ordenación. Siguiente.

5. Elegimos la distribución de los datos en el informe y la orientación de la hoja. Siguiente.

6. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al informe. Siguiente.

Vista presentación:

Esta es una vista que tenemos disponible para hacer modificaciones en los informes ya creados. Accedemos a ella si abrimos un informe y acudimos a la opción Ver de la ficha Inicio.

Desde esta vista podemos:

• Cambiar de posición los objetos. • Modificar el tamaño de los objetos. • Elegir otro autoformato del informe. • Modificar las propiedades de la fuente. • Cambiar algunas propiedades de los controles. • ...

Vista preliminar:

Esta es una vista que tenemos disponible para visualizar e imprimir los informes ya creados. Accedemos a ella si abrimos un informe y acudimos a la opción Ver de la ficha Inicio.

Desde esta vista podemos:

• Ver cómo va a imprimirse el documento • Configurar el diseño de la página de impresión • Exportar los datos en otros formatos • ...

EJERCICIO 9

Practica Informes

A. Crear los siguientes informes sobre la base de datos VIDEOCLUB a partir de las consultas ya creadas en ejercicios anteriores:

1. Dvds sin devolver (Ejercicio 6C-1).2. Alquileres de un cliente en concreto (Ejercicio 7C-1).3. Clientes que han alquilado cierto Dvd (Ejercicio 7C-2).4. Dvds de un género determinado (Ejercicio 7C-4).5. Clientes que han alquilado dvds el año 2001 (Ejercicio 6C-2).

Crear en vista diseño un formulario similar al siguiente que nos servirá de menú para acceder a los informes recién creados.

B. Crear los siguientes informes sobre la base de datos “Neptuno.mdb”:1. Productos enviados por una compañía de envíos en concreto (Ejercicio 7B-1).2. Empleados que han realizado un pedido para cierto cliente (Ejercicio 7B-2).3. Clientes a los que se les envió un pedido en 1996 (Ejercicio 6B-2).4. Proveedores de los productos con pocas unidades en existencia (Ejercicio 6B-3).5. Empleados que han realizado pedidos de más de 100 unidades (Ejercicio 6B-5).6. Clientes que han efectuado un pedido sin descuento (Ejercicio 6B-6).

Crear en vista diseño un formulario similar al del ejercicio anterior que nos servirá de menú para acceder a los informes recién creados.