Embed Size (px)
Citation preview
AutorINFRASOFT SRL
Dată creareAugust 2015
Data ultimului reviewAugust 2015
Document RefDMS.DRIVE.04.3
Versiune6.7
DescriereDocumentul conţine descrierea procedurii de configurare şi utilizare a conectorului Documenta Drive – integrarea aplicației cu Windows Explorer.
AudienţaPrezentul document este destinat utilizatorilor sistemului Documenta DMS.
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Documenta DMS
Documenta DriveInstrucţiuni de configurare şi utilizare
Page 1w w w . i n f r a s o ft . r o
Modul Documenta Drive
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
CuprinsCaracteristici generale...................................................................................................................3
Descărcare Documenta Drive........................................................................................................4
Instalare Documenta Drive............................................................................................................4
Utilizare Documenta Drive.............................................................................................................9
Vizualizare şi modificare documente.......................................................................................10
Creare folder nou.....................................................................................................................11
Salvare documente în/din Documenta Drive...........................................................................11
Copy&Paste şi Drag&Drop...................................................................................................11
Save As din diferite programe..............................................................................................12
Ataşare fişiere în Microsoft Outlook....................................................................................13
Trimitere pe flux...................................................................................................................... 13
Categorie document................................................................................................................14
Vizualizare proprietăți și drepturi de acces fișiere...................................................................16
Căutare în Documenta Drive....................................................................................................16
Log-uri..........................................................................................................................................17
Page 2w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Caracteristici generale
Similar Dropbox, Google Drive și altor aplicații de top la nivel mondial pentru colaborarea privind documentele, Documenta este perfect integrată cu Windows Explorer, astfel încât utilizatorii pot naviga în spațiul virtual privat al organizației direct din Windows. Operațiuni precum copierea, lipirea, atașarea la e-mailuri, crearea de dosare noi și căutarea sunt disponibile direct în stațiile de lucru sau pe laptop-urile utilizatorilor.
După instalare, Documenta Drive este afișată utilizatorului ca o partiție a hard-ului.
Page 3w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Descărcare Documenta Drive
Pentru instalarea și configurarea componentei Documenta Drive, se descarcă fişierul DocumentaDrive_setup de la calea http://resurse.documenta-dms.com/, pe discul local.
După descărcare, intaller-ul se execută prin dublu-click și se urmează instrucțiunile de instalare.
Instalare Documenta Drive
Documenta Drive se instalează acţionând dublu-click pe executabilul salvat anterior şi urmând
paşii din ecranele afişate.
Page 4w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Page 5w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Dacă una din aplicaţiile deschise împiedică instalarea, va apărea mesajul de mai jos.
Utilizatorul are posibilitatea alegerii închiderii aplicaţiilor, alegând una din următoarele
opțiuni:
<Close all> pentru închiderea automată a aplicaţiilor;
<Retry> pentru închiderea manuală a aplicaţiilor;
<Abort>pentru anularea instalării Documenta Drive;
Page 6w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
După instalare, LOG-urile aplicației sunt regăsite accesând calea: %localappdata
%/DocumentaDrive/Sessions.
Page 7w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Documenta Drive va apărea în Computer, afișată ca o nouă parțitie:
Prin click dreapta pe Documenta Drive, opțiunile rezultate sunt următoarele:
Expand/Collapse – expandarea/restrângerea directoarelor din Documenta Drive Open in new window – Deschiderea într-un ecran nou a directoarelor principale
din Documenta Drive; Advanced Search – cautare avansată; Login As – autentificarea utilizatorului; Reconect – reconectare; Properties – proprietăți și detalii;
Page 8w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Acționând “Login” se introduc următoarele informații:
Nume utilizator Parola
Se acționează butonul de “Login”.
Documenta Drive afişează doar folderele, sub-folderele şi fişierele la care are acces utilizatorul.
Utilizare Documenta Drive
Documenta Drive pune la dispoziţia utilizatorului vizualizarea tuturor fişierelor din directoarele şi sub-directoarele la care are acces în Documenta Web. La accesarea Drive-ului, fişierele sunt catalogate astfel:
Page 9w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
My Blocked files: fişierele aflate în editare la utilizator;
My Document Types: tipurile de documente la care are acces utilizatorul;
My Recent files: fişierele accesate recent de către utilizator;
SITE: toate fişierele şi directoarele la care are acces utilizatorul.
Vizualizare şi modificare documenteFişierele pot fi deschise prin dublu-click, click (selectare document) și Enter sau prin alegerea opțiunii Open din meniul contextual.
Înainte ca documentul sa fie deschis, este necesar să alegem formatul în care acesta să se deschidă; se selectează varianta dorită și se acționează OK. Documentele Word și Excel pot fi vizualizate/previzualizate și în format PDF.
Fişierele se editează şi se salvează direct în programul selectat, versiunile actualizate fiind disponibile automat în Documenta Web.
Page 10w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Creare folder nouUtilizatorul poate crea un sub-director nou în orice director are drepturi, selectând opțiunea New > New folder din meniul contextual al directorului părinte.
Salvare documente în/din Documenta Drive
Copy&Paste şi Drag&DropDocumentele pot fi salvate în şi din Documenta Drive utilizând opțiunile copy&paste sau Drag&Drop de pe calculatorul local.
Page 11w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Save As din diferite programeFişierele pot fi salvate în Drive direct din programul în care este editat documentul.
ex: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Visio, Paint etc.
Accesând Documenta Drive din ecranul de salvare a fișierului, se selectează directorul părinte dorit din structura aplicației:
Dacă este accesată aplicația Documenta în versiunea web, se poate observa că fișierul de mai sus a fost salvat în directorul selectat:
Page 12w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Ataşare fişiere în Microsoft Outlook
Fiind accesibilă structura de directoare Documenta, fișierele se pot ataşa la e-mailuri direct din Microsoft Outlook:
Trimitere pe flux
Documentul poate fi transmis pe un flux de lucru selectând opțiunea Send to Workflow din menul contextual; în ecranul afișat, va fi selectat automat fluxul predefinit pentru tipul de document.
Page 13w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
În situația în care există mai multe fluxuri asociate unui tip de document, utilizatorul va alege din listă fluxul dorit:
Categorie document
Utilizatorul poate completa atributele sau schimba categoria documentului prin selectarea opțiuni Properties > tab Setare categorie document din meniul contextual al fișierului:
Page 14w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Aplicația Documenta Drive permite previzualizarea documentului simultan cu completarea valorilor atributelor.
Toate valorile completate pentru atribute sunt afişate şi în Documenta Web, iar documentul se redenumeşte conform formulei de denumire presetate pentru tipul de document:
Vizualizare Documenta Drive
Vizualizare Documenta web
Page 15w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Vizualizare proprietă i i drepturi de acces fi iereț ș șPentru a fi vizualizate drepturile de acces ale utilizatorilor la fișiere se selectează opțiunea Properties > tab Securitate din meniul contextual al fiecărui fișier:
Căutare în Documenta DrivePentru a realiza căutări în Documenta Drive, se selectează opțiunea Advanced Search din meniul contextual al directorului în structura căruia se dorește căutarea. Astfel, se caută în toate sub-folderele acestuia. Din ecranul afișat cu rezultatele căutării, documentele pot fi deschise (dublu-click) sau copiate, individual sau bulk, pe calculator.
Page 16w w w . i n f r a s o ft . r o
Documenta DMS Manual – Modul Documenta Drive
Pentru o mai mare eficacitate, rezultatele căutării pot fi filtrate în funcție de: nume, director părinte, utilizator, data când documentul a fost creat, etc.
Log-uri
Fiecare acţiune efectuată de utilizator este salvată în fişierul de log-uri.
Log-urile sunt disponibile în locația:
C:\Users\user_name\AppData\Local\DocumentaDrive\Sessions.
Page 17w w w . i n f r a s o ft . r o
