CARMEN CEINOS ECOMIT - Ameticametic.es/sites/default/files/media/CarmenCeinos_Ecomit.pdf · Effort: La mayor parte del presupuesto de un proyecto de I+D, va destinado a gastos de

ASPECTOS PRACTICOS EN LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS

CARMEN CEINOSECOMIT

• ¿Por qué participar en Programas Europeos de I+D+i?

• Modalidades de participación en Programas Europeos

• Dónde encontrar la documentación necesaria

• Palabras y conceptos clave para entender los programas

europeos

• Cómo preparar una propuesta de éxito. Recomendaciones

• Ayudas a la preparación de propuestas

• Next steps: la evaluación

INDICE

Razones para la participación en Programas Europeos.

Es una decisión estratégica. Ventajas:

- Renovación tecnológica

- Posibilidad de compartir riesgos con otras organizaciones

- Acceso a información tecnológica de caracter estratégico y a la colaboración con consorcios internacionales

- Apertura a nuevos mercados

- Acceso a financiación

- Incremento visibilidad y prestigio ante clientes y socios


• Modalidades de participación en Programas

Europeos



europeos

• Cómo preparar una propuesta de éxito, recomendaciones



INDICE

Modalidades de participación en Programas Europeos

Dos formas de participación:

- Como socio, integrándose en consorcios que requieran un

perfil similar al de nuestra organización.

- Como coordinador, miembro del consorcio inicial que lanza la

idea y la propuesta de proyecto.

Participación en Programas Europeos. En calidad de

Socio:

- Manera más fácil de adquirir experiencia de participación en programas europeos.

- Inconvenientes: el papel a jugar suele venir prefijado (tareas, ppto, etc), con poca flexibilidad para adaptarlo a los objetivos o necesidades de la organización.

Recomendaciones:

- inscribirse en Ideal.IST (http://www.ideal-ist.net), o http://cordis.europa.eu/partners.-service) servicio de búsqueda de socios. Permite enviar el perfil de la organización y recibir solicitudes de colaboración de otros países.

- Redactar un perfil de empresa atractivo

http://www.ideal-ist.net/



http://cordis.europa.eu/partners.-service



Participación en Programas Europeos. Como coordinador

- Permite ajustar el papel en el proyecto a los objetivos estratégicos de la organización

- Requiere un mayor grado de dedicación en el proceso de preparación de la propuesta

A tener en cuenta:

- Inversión financiera en la fase de preparación.

- Implicación de recursos humanos (conocimiento del inglés, personal cualificado,...)

- Viabilidad financiera de la empresa





europeos




INDICE

Dónde encontrar la documentación necesaria

En la Web Cordis de la Comisión (http://cordis.europa.eu)

está el paquete de Información (“INFO PACK”) específico

para la convocatoria, e incluye toda la información para

preparar la propuesta.

Contiene los documentos siguientes:

1.Texto oficial de la Convocatoria.

2. Programa de Trabajo (líneas de actuación de la

convocatoria)

3. Información breve del FP7 (resumen de los objetivos e

instrumentos del FP7).

4. La Guía del Proponente

http://cordis.europa.eu/







Otros documentos de interés, a consultar:

5. Guía de Evaluación: detalla las pautas para evaluar la propuesta y

los procedimientos de selección.

6. Notas para guiar a los evaluadores (se basa en la Guía de

Evaluación pero con detalles prácticos que dependen de la

convocatoria).

7. Modelo de Contrato (contiene los términos y condiciones

contractuales).

8. Guía Financiera (contiene las normas para los aspectos

financieros).

9. Guía de Negociación (imprescindible para la negociación previa a

la firma del contrato).

Documentos clave- la convocatoria

La convocatoria detalla:

- las líneas de investigación abiertas y los presupuestos asociados.

- los requisitos mínimos para participar (número de socios).

- los plazos de presentación y el lugar de presentación.

- las modalidades de presentación (por ejemplo, número de fases de evaluación de las propuestas, los instrumentos elegibles).

- las acciones especiales de la convocatoria (por ejemplo, para las PYMEs).

- otra información de interés: direcciones, referencias, etc.

Documentos clave- el programa de trabajo

Documento esencial que compila los detalles sobre temarios,

presupuestos, fechas de presentación, financiación máxima,

si se seleccionarán una o varias propuestas, etc.

Recomendable leer muy detenidamente los criterios de

evaluación de las propuestas. Puede ayudar a configurar

mejor la propuesta.

A tener en cuenta:

Elección correcta del instrumento para elaborar la propuesta (

IP, STREP, CA) y respetar límites máximos de funding

Documentos clave- la guia del proponente

Texto clave para el coordinador.

Especifica las reglas aplicables a la composición del

consorcio: número mínimo de socios independientes,

número mínimo de países distintos y organizaciones

consideradas, etc., y detalla el tipo de información

necesaria que se solicita.




• Palabras y conceptos clave para entender los

programas europeos




INDICE

Budget: Presupuesto total de la organización (o del proyecto) que se estima

necesario para llevar a cabo las tareas descritas, para un socio concreto o para

el proyecto en su conjunto.

Funding: Financiación máxima concedida por la Comisión, para el proyecto en

su conjunto y para cada socio. Es muy Importante cuando nos ofrecen

participar en una propuesta, distinguir entre budget y funding.

Effort: La mayor parte del presupuesto de un proyecto de I+D, va destinado a

gastos de personal. Por ejemplo, nos pueden proponer participar en una

propuesta con 40 meses-hombre. Traducción 40 m-m x coste empresa

promedio (5.000 €)= 200.000 €

ecomit consulting, s.l.

Evaluation, Consulting and Management on Information Technologies

Conceptos básicos

Overheads: Costes indirectos (gastos generales, administración, etc). Pueden

ser reales o aplicar un flat rate sin justificación adicional (20% o 60%). Los flat

rate se aplican sobre todos los costes directos elegibles, excepto

subcontracting. Los centros de investigación, universidades y PYMES (sin

contabilidad analítica) pueden optar al 60%.

Work package: Los paqueste de trabajo en que se agrupan las distintas

actividades que se desarrollan a lo largo del proyecto.

Deliverable: Resultados del proyecto que se “entregan” a la Comisión.

Importante: vigilar si nos asignan responsabilidad en varios deliverables y si

guarda proporción con el presupuesto asignado.

Conceptos básicos

Esquemas de financiación

Conceptos básicos

•Las actividades apoyadas por el VII PM se pueden desarrollar según diferentes

esquemas de financiación. No todos se aplican a todas las áreas.

•Los programas de trabajo y las convocatorias definen el tipo de esquema a

aplicar.

Principales esquemas de financiación:

Proyectos de Colaboración (Integrated Project (IP)/ Specific Targeted

Research Project (STREP)

Redes de Excelencia (NoE)

Acciones de Coordinación y Apoyo (CSA)

Proyectos de investigación en beneficio de las PYME (Research for the

benefit of SME)

Actividades I+D: 75% de contribución a los costes elegibles para

Organismos Públicos, Centros de educación superior y

secundaria, Centros de investigación y PYMES. Para grandes

empresas se aplica el 50%.

Actividades de demostración: 50% de los costes elegibles

Otras actividades: 100% de contribución para actividades de

coordinación, difusión y formación

Financiación- Porcentajes máximos

Conceptos básicos



• Donde encontrar la documentación necesaria


europeos

• Cómo preparar una propuesta de éxito,

recomendaciones

• Ayuda financiera a la preparación de propuestas


INDICE

Preparación de la propuesta-nuestra idea

- Comprobar que la idea encaja con los objetivos de Bruselas.

Work Programme

- Comprobar que la idea es innovadora (beyond state of the art)

- Consultar la bibliografía disponible: publicaciones, proyectos

anteriores o en ejecución.

- Asistir a jornadas de información: averiguar qué hace la

competencia, qué se está haciendo a nivel europeo.

Preparación de la propuesta- fases principales

- preparación del resumen de la propuesta (“abstract”),

- validación con las autoridades competentes: Comisión, Puntos

de Contacto Nacional,

- búsqueda de socios,

- preparación de la propuesta: parte técnica, parte de gestión,

parte financiera

- iteración con los socios,

- envío de la propuesta.

La estructura de una propuesta se compone de 2 partes bien

diferenciadas:

Parte A: formularios administrativos A1, A2 y A3. impreso

A1: información general de la propuesta (un solo impreso).

A2: información del consorcio (un impreso por socio).

A3: desglose de costes (un solo impreso).

Parte B: contenido científico-técnico de la propuesta.

La parte B es la parte evaluada por el panel de evaluadores

externos independientes.

Elaboración de la propuesta. Documentos a preparar

Parte B. La parte B es la más importante de la propuesta. Su

presentación difiere en función de cada instrumento pero la parte comúnes la siguiente:

- Relevancia en el programa elegido

- Objetivos científicos y tecnológicos

- Impacto potencial

- Programa de Trabajo

- Calidad del consorcio

- Gestión del proyecto

- Reparto de los recursos (humanos, financieros)

Preparación de la propuesta. Documentos a preparar


La parte B debe contener la siguiente información:

- Descripción de los objetivos científicos y tecnológicos del proyecto,

así como la explicación/justificación de cómo estos objetivos

superan el estado del arte actual.

- Demostración de la relevancia del proyecto respecto a los objetivos

del Programa de Trabajo: ¿cómo cumple el proyecto con los temas

de trabajo definidos en el objetivo estratégico al que se presenta?

- Explicación del impacto potencial del proyecto: ¿cuál es el impacto a

nivel europeo? ¿cuáles son los planes de explotación y

difusión?¿cuál el impacto a nivel de normas técnicas, contribución a

estándares y apoyo a la toma de decisiones?


- Descripción y datos del consorcio y de los recursos asociados

(incluyendo los aspectos financieros y económicos).

- Descripción de los mecanismos de gestión del proyecto

- Plan detallado de trabajo: planificación, desglose del trabajo en

paquetes de trabajo con resultados bien definidos,

interdependencias, etc.

- Aspectos éticos y otros que pudieran ser relevantes.

Importante: siempre, tener presentes los criterios de evaluación al

redactar la parte B de nuestra propuesta (Relevancia

,Impacto,Consorcio/Mgm y presupuesto)

Criterios de Evaluación

1. S/T quality (in relation to the topics addressed by the call)

All funding schemes Clearly defined objectives and quality of the concept

Networks of

Excellence

Contribution to long-term integration of high quality S/T research

Quality and effectiveness of the joint programme of activities and

associated work plan

Collaborative projects Progress beyond the state-of-the-art

Quality and effectiveness of the S/T methodology and associated

work plan.

Coordination

&

support

actions

CA Contribution to the co-ordination of high quality research

Quality and effectiveness of the co-ordination mechanisms, and


SA Quality and effectiveness of the support action mechanisms, and



2. Implementation

All funding

schemesAppropriateness of the management structure and procedures

Quality and relevant experience of the individual participants

Networks of

Excellence

Quality of the consortium as a whole (including ability to tackle

fragmentation of the research field, and commitment towards a

deep and durable institutional integration)

Adequate expertise and resources for successfully carrying out

the joint programme of activities

Collaborative

projects

Quality of the consortium as a whole (including complementarity,

balance) [for SA: only if relevant]

Appropriate allocation and justification of the resources to be

committed (budget, staff, equipment)

Coordination &

support actions


3. Impact

All funding schemes

Contribution, at the European [and/or international level], to the

expected impacts listed in the work programme under the relevant

topic/activity

Broader beneficial impacts related to the objectives of the theme

[and/or area] given in the work programme.

Networks of

ExcellenceAppropriateness of measures for spreading excellence, exploiting

results, and disseminating knowledge, through engagement with

stakeholders outside the network, and the public at large. Coordination &

support actions

Collaborative

projectsAppropriateness of measures envisaged for the dissemination and/or

exploitation of project results, and management of intellectual property

Presentación electrónica obligatoria mediante la herramienta

EPSS que permite presentar on-line las propuestas.

Alta en el sistema por parte del coordinador. Muy

importante: al darse de alta seleccionar correctamente el

topic y el instrumento.

El sistema provee de passwords para el coordinador y para

los socios.

Preparación de la propuesta. Presentación a la Comisión

Hemos tenido en cuenta todos los criterios de evaluación…

-Repartiendo el esfuerzo en todos los criterios de

evaluación, sin olvidar ninguna parte de la

propuesta.

-Facilitando el trabajo del evaluador:

-No escribiendo demasiado

-No escribiendo demasiado poco: cubriendo

los temas requeridos

No dejar que los evaluadores tengan que

adivinar por qué algo es bueno: en la propuesta

debe quedar establecido por qué lo es. Poner el

objetivo en su contexto (estado del arte)

Otros consejos sabios que ya conocemos

Darle mayor importancia a los aspectos de gestión-management delproyecto. Normalmente se “copian” de otras propuestas. Añadir ciertogrado de originalidad.

La estructuración en paquetes de trabajo debe ser muy clara. No repetirde nuevo qué se va a hacer (ya se debería de haber explicado) sino“cómo”.

Huir de los proyectos “enmarañados” con multitud de actividades,tareas, dependencias...

Cuidar la descripción del consorcio: el know how de la empresa deeestar “adaptado”a esta propuesta concreta (si es posible). Lo mismopara la descripción del CV.

Hacer lobby sólo con aquellas propuestas que tengan algunaprobabilidad de éxito.

Otros consejos

Utilizar los Puntos de Contacto disponibles para ayudar a preparar

la propuesta: desde comprobar que la idea encaja con el programa

de trabajo de la convocatoria, hasta buscar socios, o conseguir

información sobre como se envía una propuesta, etc.

Recurrir a la ayuda de expertos

Consultar la Guía de Evaluación de Propuestas. Aconsejable para

entender los criterios generales y específicos de evaluación, pesos

y umbrales de los criterios de evaluación, el proceso de evaluación,

cómo conocer el resultado de la evaluación de la propuesta,

Recomendable tener una adecuada representación de PYMEs en el

consorcio, siempre que su presencia esté debidamente justificada.

Recomendable, incluir la participación de mujeres. La Comisión

Europea todavía hace hincapié en promocionar la igualdad entre

hombres y mujeres

Pensar en aquellos toques que pueden denotar unapropuesta de calidad:

En el contenido:

Las secciones de la Parte B reflejan directamente los

criterios de evaluación.

Temas éticos.

En la presentación:

Lenguaje claro.

Contenidos organizados. Evitar la repetición

Diagramas y tablas útiles.

Cada medio punto cuenta

A evitar

Errores ortográficos, tipográficos.

Inconsistencias, cuentas que no salen.

Cut & Paste evidentes.

Páginas perdidas.

Redundancias.

Cada medio punto cuenta





europeos




INDICE

Ayudas a la preparación de propuestas

Hay varias líneas de ayudas financiera a la preparación de propuestas de I+D al

7PM:

- Las APC +, Ayudas a la Preparación de Propuestas, destinadas a empresas y

gestionadas por CDTI.

- Acciones complementarias del Plan Nacional de I+D+I, destinadas tanto a

empresas como a otros organismos y gestionadas por el Ministerio de Ciencia

e Innovación.

- Ayudas especificas de las Comunidades Autónomas

Además de la ayuda financiera, el plan Euroingenio contempla diversas

actuaciones destinadas a promover la participación de las empresas y organismos

españoles en el 7PM, entre ellas el programa Tecnoeuropa (UIIs y servicio de

Bonos Tecnológicos) . El Servicio de Bonos Tecnológicos va dirigido a entidades

intermediarias (Consultoras, Centros Tecnológicos), cuya misión es identificar

empresas con potencial de participación y liderazgo en el P.M. y la elaboración de

estrategias de internacionalización de la I+D.

Ayudas a la preparación de propuestas: APC+



Acciones complementarias

Actuaciones de apoyo a la presentación de propuestas,

gestionadas por el Ministerio de Ciencia e Innovación

(http://www.micinn.es)

Ayudas Regionales

Las CC.AA tienen diferentes programas de apoyo a la

presentación de propuestas.

http://www.micinn.es/











europeos




INDICE

La propuesta llega a Bruselas. Se inicia el proceso de evaluación, por los servicios internos:

Verificación de A y B, todos los documentos incluidos.

Se confirma que la propuesta encaja con el objetivo estratégico

(muy importante: si no es así, se hace un cross-objective

evaluation).

Se comprueba que el consorcio es elegible.

Si no encaja en los objetivos de la Call, la propuesta queda fuera

de la evaluación.(El caso de la propuesta que no se ha evaluado nunca.El caso de la propuesta que se presenta a dos strategic objectives de la misma Call)

NEXT STEPS: LA EVALUACIÓN

GRACIAS POR SU ATENCIÓN



[email protected]

www.ecomit.net

Carmen Ceinos

mailto:[email protected]

http://www.ecomit.net/

Funcionamiento del FP7

1

2

34

5

6

7 8 Programa Marco

Programa específico

Programa de trabajo

Convocatorias (CALLS for proposals)

Evaluación

Negociación

Contratos

Proyectos

Proyectos de investigación llevados por consorcios europeos, desde accionesfocalizadas a pequeña o mediana escala, hasta proyectos integrados a granescala para alcanzar un objetivo definido.

Integrated Project (IP)

Proyectos a gran escala, con objetivos ambiciosos , cubriendo desde lainvestigación hasta la explotación

Duración típica: 36 a 60 meses.

Consorcio: 10 a 20 participantes.

Contribución UE: 4-25M€ (10M€ de promedio).

Flexibilidad en la implementación: actualización anual del plan de trabajo,posibilidad de concursos para ampliación del Consorcio.



Esquemas de financiación: Proyectos de Colaboración

(Collaborative Projects, CP)

Conceptos básicos

Specific Targeted Research Project (STREP)

“small or medium-scale focused research actions”

Objetivo específico marcado con aproximación muy focalizada. Ënfasis en lainvestigación.

Duración típica: 18 a 36 meses

Consorcio medio: 6-8 participantes.

Contribución media UE: 1-2 M€.



Esquemas de financiación: Proyectos de Colaboración

(Collaborative Projects, CP)

Conceptos básicos

Objetivo: Acciones de Coordinación y Apoyo a actividades destinadasa coordinar o apoyar actividades y políticas de investigación

Duración típica: 18 a 36 meses.

Consorcio óptimo: 13 a 26 participantes.

Contribución EU: 0.5-1.8M€ (1M€ de promedio)



Esquemas de financiación: Coordination Action (CA)

Conceptos básicos

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