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DIRECCION DE CALIDAD CORPORACION TECNOLOGICA INDUSTRIAL COLOMBIANA - TEINCO
CARTILLA DE
INDUCCION DE
CALIDAD PUNTOS IMPORTANTES DEL SGC
A continuación,
encontrarás algunos
puntos relevantes del
SGC de la Institución
TEINCO
TABLA DE CONTENIDO
1. GLOSARIO ............................................................................................. 3
2. HORIZONTE INSTITUCIONAL ......................................................... 4
3. OBJETIVOS DE CALIDAD. ................................................................. 5
4. MAPA DE PROCESOS .......................................................................... 6
5. ORGANIGRAMA ................................................................................... 7
6. COMUNICACIÓN Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. .................... 8
8. ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA ...................................... 8
9. SERVICIO NO CONFORME ................................................................ 10
10. GESTIÓN DEL RIESGO Y OPORTUNIDADES .............................. 12
11. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO .......................................................... 15
12. DISEÑO Y DESARROLLO ................................................................. 16
13. MANEJO DEL SAYC ........................................................................... 17
1. GLOSARIO
A continuación, te informamos algunos conceptos que te ayudaran a comprender mejor
nuestro Sistema de Gestión de Calidad de nuestra institución.
DOFA: Análisis que se realiza de los factores que afectan a la institución tanto en el
ámbito interno como externo, por lo tanto, toma en cuenta las debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas que pueden impactar de alguna forma a la
organización
Dropbox Institucional: Es una herramienta que permite sincronizar archivos a través
de un servidor virtual contratado por la institución
Impacto: Es el conjunto de consecuencias que origina un riesgo si llegará a
presentarse
Indicador de gestión: Es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño
de un proceso
Nivel de vulnerabilidad: Corresponde a la capacidad que tiene la institución de
enfrentar la materialización de un riesgo o de aprovechar una oportunidad
No conformidad: Incumplimiento de un requisito
Partes interesadas: Conjunto de factores internos y externos que ejercen influencia
sobre la organización
PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). A este ciclo también se les conoce
como ciclo Deming debido a su autor, se trata de un ciclo dinámico que se puede
emplear en procesos y proyectos de las organizaciones.
Probabilidad: Es la posibilidad de que ocurra un riesgo
Oportunidades: Hace referencia al momento o circunstancia oportunos o
convenientes para algo
Riesgos: Son factores que pueden causar incertidumbre en cualquier organización
Servicio No Conforme: No cumple con los requerimientos o características exigidos
2. HORIZONTE INSTITUCIONAL
TEINCO en su horizonte institucional ha establecido los siguientes fundamentos:
“Contribuir en la formación integral de nuestros estudiantes mediante programas
académicos, que desde el modelo de formación por ciclos propedéuticos y
mediante procesos de docencia, investigación y extensión, respondan a las
exigencias del sector productivo, empresarial y económico del país con principios
de equidad, diversidad, y cuidado ambiental.”.
“La Corporación Tecnológica Industrial Colombiana TEINCO, está
comprometida en la formación integral de estudiantes en
modalidad de ciclos propedéuticos, basado en un recurso humano
idóneo al servicio de la comunidad, con un enfoque de mejora
continua, adaptable y contextualizado; logrando egresados de
calidad, coherentes con las necesidades del sector productivo y el
desarrollo social del país apuntado siempre a la satisfacción del
cliente.”
“En el año 2027 TEINCO será reconocida a nivel nacional como institución líder en la formación por ciclos propedéuticos, dinámica y con reconocimiento por la calidad y pertinencia de sus programas en diferentes áreas del conocimiento, y la formación de profesionales idóneos con sentido social y habilidades para asumir las exigencias de la globalización, además de fortalecer el desarrollo de la formación bajo la metodología presencial y el de nuevos espacios virtuales y duales, todo con alto sentido de responsabilidad ambiental.”.
Política de Calidad
Misión
Visión
3. OBJETIVOS DE CALIDAD.
Asi mismo con el fin de poder realizar la trazabilidad de sus actividades la institución definió
sus objetivos de calidad enlazándolos a las directrices de la política de calidad de la siguiente
forma:
Nº Directriz de Política de Calidad Objetivo de Calidad
1
TEINCO está comprometida en la formación
integral de estudiantes en modalidad de
ciclos propedéuticos,
Realizar seguimiento al desempeño académico de los
estudiantes para crear estrategias que mejoren la calidad
ACADÉMICA de la institución
2 basado en un recurso humano idóneo al
servicio de la comunidad,
Propender por la constante actualización del recurso
humano garantizando la idoneidad de su perfil.
3 con un enfoque de mejora continua;
Cumplir con los indicadores de los procesos de calidad
en todas las instancias enfocadas a la prestación de
servicio al cliente.
4 adaptable y contextualizado;
Desarrollar actividades pedagógicas que se adapten y se
contextualicen a los cambios presentados por
contingencia, prestando un servicio educativo de calidad
5 logrando egresados de calidad, Realizar actividades que mejoren continuamente el perfil
de los egresados
6 coherentes con las necesidades del sector
productivo
Desarrollar y consolidar espacios de asesoría y
consultoría
7 y el desarrollo social del país.
Promover actividades que contribuyan a desarrollar y
fortalecer los procesos de equidad social y construcción
de país.
8 apuntado siempre a la satisfacción del cliente
Mejorar continuamente el servicio al cliente
4. MAPA DE PROCESOS
Para el año 2020 la institución actualizo su mapa de procesos unificando las siguientes
actividades.
Obteniendo el siguiente esquema:
Gestión Académica Dirección De Investigación Institucional División Admisiones Registro y Control
Dirección de Sector Externo Dirección de Bienestar
Gestión de Talento Humano y Administrativa División de Sistemas de Información
Gestión Académica
Gestión y Relación con la Comunidad
Gestión Administrativa
5. ORGANIGRAMA
Nuestra institucion cuenta con la siguiente organización:
6. COMUNICACIÓN Y SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.
TEINCO ha establecido una Matriz de Requisitos de Clientes
con el aporte de todos los líderes de proceso, la cual se
encuentra en constante revisión y actualización. Además la
institución cuenta con los siguientes medios de comunicación
para conocer la percepción de los clientes:
Encuesta de satisfacción: Es una actividad que se realiza semestralmente, con el fin de poder
conocer la opinión que tienen nuestros estudiantes sobre los servicios ofrecidos.
Registro de PQRSF: Está se realiza directamente en la
página web de la institución en la opción de PQRSF, y se
enlaza de forma automática a la plataforma del SAYC, donde
se gestiona el control y seguimiento de estas situaciones.
Dado que, en el momento de realizar el registro, el usuario
tiene la oportunidad de escoger el área a la cual dirige su
inquietud, por lo tanto, el sistema remite esta situación
directamente al responsable, con el fin de que ingrese a la
plataforma, revise el caso y de respuesta en un tiempo menor
igual a cinco días hábiles.
“Con el fin de poder realizar de forma efectiva el registro de PQRSF por favor
tener encuenta estos conceptos”
7. ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
•Cuando se trate de realizar una solicitudPetición:
•Es una inquietud generada por una mala atención al público Queja
•Cuando se trata de una inconformidad relacionada directamente con los bienes o servicios adquiridosReclamo
•Cuando sea una recomendación realizada para mejorar el servicio prestadoSugerencia
•Cuando se trate de un cumplido por el buen servicioFelicitación
7. ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA
La institución tiene establecido dentro su sistema de gestión de calidad la documentación,
seguimiento y control de sus acciones correctivas y de mejora por medio del
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA GDC-P05, según lo
establecido en la norma ISO 9001:2015 y el cual indica
ACCION CORRECTIVA ACCION DE MEJORA
Una acción correctiva se utiliza para eliminar la causa
de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir Una acción de mejora incrementa la capacidad de la
organización para cumplir los requisitos
Estas acciones se pueden originan a partir de las siguientes
situaciones: Análisis de contexto y partes interesadas
Riesgos y oportunidades
Análisis de datos e indicadores
Hallazgos de auditoria
Resultados de auditoría
Servicios no conformes
¿Se trata de
una acción
correctiva?
La ejecución de cualquier acción esta debe estar
planificada, esto significa que deben estar
organizadas en el tiempo y que se deben definir los
recursos y responsabilidades adecuados
La organización debe registrar y verificar que se han
llevado a cabo las acciones planificadas
Una vez realizadas las acciones es necesario
comprobar que estas han sido eficaces y que se ha
eliminado la causa de origen de las no
conformidades o que se ha aprovechado las
oportunidades de mejora detectadas.
Realizar la identificación de la(s) causas(s)
utilizando las siguientes metodologías: Lluvia de Ideas
Espina de Pescado
Los cinco ¿por qué?
8. SERVICIO NO CONFORME
La institución dentro del sistema de gestión de calidad tiene establecido el PROCEDIMIENTO
DE SERVICIO NO CONFORME GDC-P06 el cual tiene como objetivo de asegurar que los
servicios ofrecidos por TEINCO que no sean conformes con los requisitos, sean identificados y
controlados para prevenir su uso o entrega no intencional.
Por lo cual la institución ha definido los siguientes servicios NO conformes:
Proceso Servicio Situación
Gestión de Calidad
PQRS No dar solución a las PQRS generadas por los clientes
Sistema de Gestión de
Calidad
No realizar seguimiento al Sistema de Gestión de
Calidad Institucional
Autoevaluación Autoevaluaciones sin planes de mejoramiento
Auditoria No realizar por lo menos una auditoria interna en el
transcurso del año
Gestión Gerencial
Planeación Institucional Realizar la planeación Institucional fuera de los tiempos
establecidos
Comunicación con el Cliente No tener canales de comunicación efectivos
Revisión por la Dirección Realizar la revisión fuera del cronograma y no tener en
cuenta los elementos de entrada.
Gestión Académica
Diseño y Desarrollo de
Programas
Planes de estudios que no cumplen con los
requerimientos legales, institucionales, del usuario y la
sociedad
Formación Académica
Actividades académicas programadas para el semestre
no cumplen con la formación académica de los
estudiantes
No socializar el contenido de las asignaturas
Falta de docentes en clase
Incumplimiento en los horarios de clases y tutorías
Incumplimiento en la orientación de los contenidos
descritos en el Micro currículo
Baja percepción de los estudiantes sobre la formación
que se imparte en el programa
Competencias de los
Docentes Docentes sin las competencias pedagógicas
Gestión en Investigación
Incumplimiento de las actividades programadas en
función de la investigación, establecidos en el plan de
estudios a través de grupos de investigación, y
estrategias investigativas en general, de tal manera que
los resultados no permitan su visibilización
Atención al Estudiante Información desactualizada, inadecuada, confusa o
incompleta para la admisión y matricula de estudiantes
Matricula No realizar seguimiento de los procesos de ingreso,
permanencia y graduación de los estudiantes
Proceso Servicio Situación
Gestión y Relación con
la Comunidad
Prácticas Empresariales
No cumplir con la consecución de empresas para
prácticas de los estudiantes así como el seguimiento
correspondiente que dé cuenta de la calidad de nuestros
pasantes
Egresados
No realizar el seguimiento correspondiente a los
Egresados de la Institución
No realizar Actividades de comunicación con los
egresados en la Institución permitiendo una constante
actualización del currículo
Bienestar
Incumplimiento en la programación y desarrollo de las
actividades de las diferentes áreas de Bienestar
Institucional.
Bienestar Baja percepción de los estudiantes frente a los servicios
que ofrece Bienestar Institucional
Deserción Aumento en la deserción de los estudiantes
Bienestar
No promover en los programas la participación de los
estudiantes en actividades académicas, en grupos o
centros de estudio, en actividades artísticas, deportivas,
proyectos de desarrollo empresarial, en la investigación
aplicada, en un ambiente académico propicio para la
formación integral.
Gestión Administrativa
Infraestructura Infraestructura en mal estado
Presentación Infraestructura Mala prestación del servicio de mantenimiento
Atención por parte de los
funcionarios
Mala atención y colaboración por parte del personal en
general
Recurso de Apoyo
Académico y Administrativo
Falta de dotación en equipos y materiales adecuados y
actualizados según la naturaleza, metodología y
exigencias del programa y el desarrollo de actividades
administrativas
Mal funcionamiento de los equipos de cómputo o de
laboratorio propios del programa
Social Media Página web y redes sociales desactualizadas
Sistema de Información Falta de actualización de los sistemas de información
internos y externos de la Institución
Gestión Financiara Efectiva
No contar con los recursos financieros disponibles para
el desarrollo con calidad de los programas de la
Institución
No cumplir con las normas financieras vigentes dentro
de las fechas establecidas
Cuyo manejo se encuentra descripto en el PROCEDIMIENTO DE SERVICIO NO
CONFORME en el cual se indica que al presentarse cualquiera de estos casos, este debe ser
tratado con una acción correctiva.
9. GESTIÓN DEL RIESGO Y OPORTUNIDADES
La institución a definido una metodología de gestión de riegos basada en su Matriz de riesgos
y oportunidades, y debe ser revisada por procesos semestralmente, en esta herramienta se busca
identificar situaciones no deseadas o deseadas a partir de las distintas actividades ejecutadas y
de los factores identificados en análisis de contexto interno y externo de la institución (DOFA).
Por medio de la siguiente TABLA DE RESUMEN
Una vez identificadas estas situaciones se realiza la evaluación teniendo en cuenta los siguientes
tres criterios; probabilidad, impacto y los criterios de vulnerabilidad, los cuales se encuentran
descritos en las siguientes tablas:
NIVEL PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN
1 Raro Existe entre el 0% y 5% de probabilidad que ocurra
2 Improbable Existe entre el 5,1% y 10% de probabilidad que ocurra
3 Posible Existe entre el 10,1% y 25% de probabilidad que ocurra
4 Probable Existe entre el 25,1% y 80% de probabilidad que ocurra
5 Casi seguro Existe entre el 80,1% y 99% de probabilidad que ocurra
NIVEL IMPACTO DESCRIPCIÓN
1 Insignificante afecta entre 0% y 5% los resultados del proceso
2 Menor afecta entre 5,1% y10% los resultados del proceso
3 Moderado afecta entre 10,1% y 25% los resultados del proceso
4 Mayor afecta entre 25,1% y 80% los resultados del proceso
5 Enorme afecta entre 80,1% y 100% los resultados del proceso
NIVEL Criterios de
vulnerabilidad Descripción en caso de ser un riesgo Descripción en caso de ser una oportunidad
1 Baja
Cuenta con todos los medios
posibles para garantizar que ante una
amenaza el daño sea el menor
posible: equipos, capacitaciones,
charlas, etc.
Cuenta con pocos o ningún medio para
aprovechar el impulso ante una oportunidad.
3 Media
Cuenta con algunos medios para que
ante un riesgo los daños generados
sean de medio nivel
Cuenta con algunos medios para que ante una
oportunidad, los beneficios generados sean de
medio nivel
5 Alta No cuenta con ningún medio para
mitigar el daño ante un riesgo.
Cuenta con muchos medios para aprovechar el
impulso ante una oportunidad.
Al multiplicarse entre sí estos criterios nos permite definir si la situación no deseada o no deseada
evaluada debe ser controlada o aprovechada según el resultado obtenido. Como se puede ver en
la siguiente tabla:
7.1 Tratamiento de Riesgos
Dependiendo la calificacion obtenida en las siguientes tablas se define el proceso a realizar
En el caso que la calificación de riesgo u oportunidad este en alto o superior esta situación
requiere obligatoriamente la generación de una acción para mitigar el riesgo o aprovechar la
oportunidad cuya definición y seguimiento se registra en la misma matriz de riesgos y
oportunidades.
11. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
TEINCO han establecido distintas herramientas para la evaluación medición y el seguimiento,
cuyos resultados se encuentran en el Dropbox institucional en la carpeta de Evaluaciones SGC,
y estas son:
:
Sin embargo, una de las herramientas más útiles que nos sirven para verificar el cumplimiento
de cada proceso es la MATRIZ DE INDICADORES el cual se actualiza semestralmente y
presenta los resultados de los seguimientos de todos los procesos
Evaluación de comprensión de
la política de calidad
Satisfacción del cliente
Evaluación docente
Evaluación de programa
Autoevaluacion institucional
Encuesta de egresados
Evaluación clima
organizacional
Evaluacion de desempeño
Administrativo
Deserción
Promedios
Evaluacion de Proveedores
12. DISEÑO Y DESARROLLO
La instucion con el fin garantizar la calidad en en el diseño, revision, verificacion y validacion
de los programas ha establecido un procedimiento de Diseño y Desarrollo del servicio, así como
aspectos para su revisión, verificación y validación de acuerdo al Decreto 1075 de 2015,
condiciones de Calidad del Programa disponibles en la carpeta del Dropbox Institucional
DISEÑO Y DESARROLLO 2021 En estos documentos se realiza la explicación y revisión de
cada una de las condiciones en las que aportan los procesos de Gestión académica, Bienestar,
sector externo e investigación desde las actividades establecidas en su caracterización.
El segumiento al cumplimiento de las etapas del diseño y desarrollo se realiza por medio de
PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y DESARROLLO GAC-P01 en el cual se indican los
siguientes aspectos:
REV
ISIO
N
Revisión del PEI y su congruencia con la oferta de formación.
El Coordinador Académico determina y define los elementos de entrada para el diseño curricular teniendo en cuenta: Norma ISO 9001, NTC 5555, NTC 5581, PEI, Evaluación Institucional, Diseño Curricular anterior y normatividad vigente. Se revisan elementos como las competencias, los resultados de aprendizaje, los conocimientos de concepto, el conocimiento de proceso, los criterios de evaluación, el perfil de ingreso y de egreso, los requisitos mínimos en infraestructura, los medios educativos y el perfil del docente.
VER
IFIC
AC
ION
Establecer mediante los resultados la funcionalidad y eficiencia de un proceso.
El Coordinador Académico verifica que cada programa de formación presente debidamente relacionadas las competencias por programa y se establece su coherencia frente a los mismos. En caso de evidenciarse cambios propuestos en determinado programa, se definen y diligencian en las actas de revisión, verificación y validación.
VA
LID
AC
ION
Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos específicos para tener un producto y/o servicio.
El Coordinador Académico realiza un proceso de retroalimentación con los docentes donde verifica la articulación del Diseño Curricular en su versión actualizada y que la planeación de las actividades sea acorde con los resultados de aprendizaje de los estudiantes
13. MANEJO DEL SAYC
Inicialmente ingresamos a
nuestro buscador favorito
Ingresamos a la página web de
TEINCO.
WWW.TEINCO.EDU.CO
Ingresamos a la opción zona de
acceso
Una vez ya en el sistema SAYC,
vamos a ingresar nuestras
credenciales
Usuario: # documento
Contraseña : # documento
Debemos ingresar al proceso
que pertenezcamos
DAMOS CLIC EN LA OPCION LISTADO
MAESTRO DE DOCUMENTOS
Ingresamos el nombre del documento
que deseemos