Think.Pink www.pinkelephant.nl

“Dankzij capaciteitstoename kunnen projecten strakker gemonitord worden, wat veel tijd en geld bespaart.”

CASE NPB

NPBNationaal Publiciteitsbureau (NPB) is de

grootste en meest ervaren exploitant van

lichtmastreclames in Nederland. Reclameruimte

aan elektriciteitsmasten en straatverlichting wordt

verhuurd aan lokale en regionale bedrijven. In

ruim 160 gemeenten zijn lichtmastreclames van

NPB aanwezig, wat neerkomt op 8300 straten.

Met de samenwerking met gemeenten en klanten

is veel data gemoeid, maar het gedateerde

softwarepakket waar NPB mee werkte was niet

toereikend om deze gegevens overzichtelijk te

managen, noch om de managementinformatie te

bieden die nodig was voor procesoptimalisatie.

Na een uitgebreid selectietraject heeft NPB

gekozen voor Exact Globe gecombineerd met

Exact Synergy, wat Pink Elephant succesvol heeft

geïmplementeerd.

Feiten in het kort

Bedrijf

Branche

Werknemers

Activiteiten

Geleverde oplossing:

Nationaal Publiciteitsbureau (NPB)

Zakelijke dienstverlening

50

NPB is de grootste aanbieder van lichtreclame aan gemeentelijke

lichtmasten in Nederland

Exact Globe en Exact Synergy | website

www.pinkelephant.nl

“Meer capaciteit, tijdswinst,

en managementinformatie

verkregen dankzij overzichtelijk

informatiebeheer”

Marc Bijl,Directeur Operations | Nationaal Publiciteitsbureau (NPB)

“

“www.pinkelephant.nl

Gebrek aan cruciale managementinformatieMarc Bijl, Directeur Operations bij NPB, heeft de leiding

genomen in het keuzetraject voor een ander softwarepakket.

“Het oude systeem was voornamelijk maatwerk, wat al tijden

niet geüpdatet was. We zaten op de grens van wat het pakket

aankon. Waar we vooral tegenaan liepen was dat we uit dat

pakket bijna geen managementinformatie konden halen.

Voor de financiële crisis kwamen voor ons gevoel orders

redelijk makkelijk binnen, maar daar hadden we verder geen

inzicht in. We wisten niet waar orders vandaan kwamen,

hoe onze sales funnel was, of hoe de accountmanagers

presteerden. Toen tijdens de crisis de orders terug liepen

kwamen we erachter dat zulke informatie cruciaal is om

processen te optimaliseren en zaken weer de goede richting

in te sturen,” legt Bijl uit. Vervolgens heeft Bijl een lijst gemaakt

met welke informatie en dergelijke belangrijk was voor NPB

en wat ze nu misten.

Op basis daarvan zijn een aantal leveranciers van pakketten

uitgenodigd en is uiteindelijk gekozen voor Exact Globe en

Exact Synergy. “We zochten een pakket wat goed met andere

pakketten kon communiceren. Twee losse pakketten voor

CRM en Objectbeheer, zoals we het eerst hadden, was niet

handig omdat je soms data mist als de pakketten niet goed

communiceren met elkaar. Met Exact Globe en Exact Synergy

hebben we dat probleem niet. Het grote voordeel van Exact

Synergy vonden we dat het modulair is op gebouwd en we

ook zelf dingen aan konden passen. Dat we dit autonoom

konden doen zonder tussenkomst van de leverancier heeft

ons veel geld bespaard.”

www.pinkelephant.nl

Bedrijfsspecifieke informatie overzichtelijk gemaaktDe lichtmastreclame is een niche in de markt van

buitenreclame, wat vraagt om gespecialiseerde applicaties.

“Er zijn verschillende add-ons toegevoegd aan Exact Synergy

zodat wij onze processen optimaal kunnen monitoren en

analyseren. We kunnen nu veel meer data vastleggen bij

relaties of entiteiten. We werken veel samen met gemeenten,

en iedere gemeente heeft een eigen regelgeving rondom

het formaat van de reclame, hoe hoog het moet hangen,

en op hoeveel afstand van verkeersborden of kruisingen.

Die informatie was voorheen onoverzichtelijk opgeslagen:

niet handig als accountmanagers snel over deze informatie

moeten beschikken om klanten juist te kunnen adviseren,”

benadrukt Bijl. “Nu is die informatie gekoppeld aan alle

lichtmastreclames die we in Nederland hebben hangen. In

Solution Builder zijn daar entiteiten voor ingericht, die ook

gekoppeld kunnen worden met contracten en gemeente-

specifieke informatie.

Onze accountmanagers kunnen nu ook handig op de iPad

via Synergy zien waar welke klant behoefte aan heeft en hoe

deze getriggerd is om een afspraak met ons te maken: dat

biedt inzichten en informatie die we eerst niet hadden.”

www.pinkelephant.nl

Uitgebreide capaciteit en kennis bij Pink ElephantIn 2013 heeft NPB Pink Elephant in de arm genomen om

Exact Synergy en Exact Globe te implementeren in de

organisatie, nadat eerdere implementatiepogingen door een

andere partner niet succesvol waren. Bijl zegt hierover: “In de

samenwerking met Pink hebben we ervaren dat het beter is

om een partner te hebben die een team van professionals

beschikbaar heeft dan een waarbij je afhankelijk bent van

één persoon met de juiste kennis. Omdat de capaciteit en

dus ook de kennis van Pink Elephant groter was dan van onze

vorige partner, werd de voortgang en continuïteit van de

implementatie beter in scope gehouden. Pink bleek erg sterk

in het daadwerkelijk realiseren van het project en dan zie je

ook dat je met een team toch meer kan bewerkstelliggen.”

Begin 2014 ging NPB live met Exact.

Significante tijdswinst“Dankzij Exact Synergy en Exact Globe hebben we nu

meer inzicht verkregen en daarmee ook de cruciale

managementinformatie die eerst miste.

De doorlooptijd is verbeterd en kosten zijn beter beheersbaar.

Vanwege die betere doorlooptijd is ook onze capaciteit

vergroot, omdat we minder tijd kwijt zijn met andere zaken.”

Als voorbeeld van significante tijdswinst noemt Bijl het

verwerken van de inkoopfacturen. “Jaarlijks krijgen we zo’n

4000 inkoopfacturen, alleen al van onze eigen fabrikant.

Voorheen moesten we dat handmatig invoeren, coderen,

en boeken in het systeem, wat ons twee dagen in de week

kostte. Omdat het nu geautomatiseerd is in Readsoft kost het

me nu maar één uur per maand: een enorme tijdswinst.” Ook

met het verzenden van facturen en objectenlijsten naar de

samenwerkende gemeenten ieder kwartaal is veel tijdswinst

geboekt. Bijl: “Eerst waren daar drie medewerkers anderhalve

dag mee bezig om dat te verzenden, nu is dat er maar één en

kost het een halve dag. Puur omdat het geautomatiseerd is.

Het is nu een kwestie van alles nalopen en met een druk op

de knop is alles verzonden en opgeslagen onder de relatie.”

www.pinkelephant.nl

Beter monitoren communicatie stakeholdersSinds de implementatie van Exact Globe en Exact Synergy

door Pink Elephant is de capaciteit van NPB met 40%

toegenomen. De tijd die men bezig is met het verzenden

van objectenlijsten is 30% van wat het vroeger was, voor

de inkoopfacturen is dit nog maar 10%. “De tijd die we nu

overhouden zorgt voor de toename in capaciteit, maar

nu kunnen we ook de gemeentelijke communicatie beter

monitoren. Wanneer in een gemeente een kruispunt wordt

verbouwd tot rotonde betekent dat een pauze in onze

lichtmastcontracten voor bepaalde tijd. Nu hebben we de tijd

om dit in de gaten te houden, waardoor we projecten strakker

kunnen monitoren en na reconstructies onze reclames sneller

kunnen herplaatsen. Dat we daar nu meer grip op hebben

scheelt ons veel geld, omdat contracten sneller weer door

kunnen lopen. Dat waren belangrijke issues die we nu snel

kunnen tackelen,” aldus Bijl.

www.pinkelephant.nl

90 % tijdsbesparing factuurverwerking

70 % tijdsbesparing verzenden objectenlijsten

40 % toename capaciteit

Meer autonoom werken in systeem

Betere grip op kosten

Managementinformatie beschikbaar

Inzicht in prestaties accountmanagers

+ VOORDELEN

www.pinkelephant.nl

OplossingenBekijk onze oplossingen

Mis ons nieuws niet Meld u nu aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van onze events, nieuws en tips.

ReferentiesBekijk onze andere referenties

Relevante documenten> Pink Add-ons voor Exact> Factsheet Exact Synergy Enterprise

bullseye

News

avatar

document

Maak kennis met onze experts!Dat levert u altijd wat op!usergroup

Of bel ons op +31(0)88 235 66 55Afspraak maken

www.pinkelephant.nl